Përgatitja e Dosjes se tenderit

Modul i 7 i trajnimit

Qershor 2016

1

TABELA E PERMBAJTJES

1. OBJEKTIVAT............................................................................................................................. 4

2. Kur duhet te përgatitet Dosja e Tenderit ne ciklin e prokurimit?. .4

3. Informata te përgjithshme – Direktivat e BE-se...........................................4

4. PARIMET UDHËZUESE PËR HARTIMIN E DOKUMENTEVE TË TENDERIT.......................................................................................................................................... 6

5. HARTIMI I SPECIFIKIMEVE - Hyrje......................................................................7

6. Perkufizimet sipas Direktivave te BE-se.............................................................8

7. Parimet kyçe............................................................................................................................. 9

8. HARTIMI I SPECIFIKIMEVE NË PRAKTIKË.................................................10

9. Përkufizimet nga direktiva – mallrat dhe shërbimet...............................11

10. Përkufizimet nga direktiva – punët...................................................................11

11. LLOJET E SPECIFIKIMIT......................................................................................... 11

11.1 Specifikimet e përgjithshme..................................................................................12

11.2 Specifikimet e pajtueshmërisë.............................................................................13

11.3 Specifikimet e detajuara të projektit..............................................................14

11.4 Specifikimet e performancës.................................................................................15

12. LEJIMI I NJË MUNDËSIE PËR NJË ZGJIDHJE ALTERNATIVE.....16

13. KONSIDERIMI I KONCEPTIT TË KOSTOS TOTALE TË PRONËSISË (TCO).................................................................................................................... 17

14. HARTIMI I DRAFTIT TË NJË SPECIFIKIMI...............................................18

15. Specifikimi i mallrave................................................................................................. 21

16. Specifikimi i shërbimeve..........................................................................................22

17. Specifikimi i punëve..................................................................................................... 23

18. Rregullat specifike per pergaditjen e dokumenteve te tenderit sipas LPP dhe legjislacionit dytesor............................................................................23

2

19. Specifikimet Teknike sipas LPP...........................................................................30

20. Ushtrim.................................................................................................................................. 32

21. Legjislacioni relevant:................................................................................................ 32

1. OBJEKTIVAT

Objektivi i këtij moduli është ndërgjegjësimi i pjesëmarrësve për: Përmbajtjen standarde të dokumenteve të tenderit Parimet udhëzuese për hartimin e dokumenteve të tenderit Hartimin e specifikimeve teknike Llojet e ndryshme të specifikimeve Praktikën e mirë dhe të keqe në përgatitjen e specifikimeve Përgjegjësitë e ndryshme gjatë procesit të specifikimit Mënyrën e menaxhimit të procesit për kthimin e përgjigjeve për

pyetjet nga operatorët ekonomikë Si te përdoret Dosja Standarde e tenderëve, pjese e legjislacionit

dytësor ne Kosove

2. Kur duhet te përgatitet Dosja e Tenderit ne ciklin e prokurimit?

HAPI 1 Planifikimi i Prokurimit

HAPI 2 Parashikimi i Vlerës dhe Klasifikimi i Kontratës

HAPI 3 Përcaktimi i Procedurës së Prokurimit

HAPI 4 Përgatitja e Dosjes së Tenderit

HAPI 5 Publikimi

HAPI 6 Hapja dhe Vlerësimi i Tenderëve

HAPI 7 Dhënia dhe Nënshkrimi i Kontratës

HAPI 8 Menaxhimi i Kontratës

3. Informata te përgjithshme – Direktivat e BE-se

3

Direktivat përfshijnë rregulla të detajuara për procesin e përzgjedhjes dhe kualifikimit, si dhe për detajimin e specifikimeve teknike, por në pjesën më të madhe ia lënë në dorë shteteve anëtare që të rregullojnë përmbajtjen e detajuar të dokumentacionit për fazën e kualifikimit paraprak dhe procesin e akordimit të kontratës.

Kërkesat bazë të parashtruara në direktiva janë se një ftesë për të dorëzuar një ofertë, duhet të përmbajë të paktën:

Një referencë për njoftimin e kontratës së publikuar, afatin e fundit për pranimin e ofertave, adresën ku duhen dërguar ofertat, gjuhën ose gjuhët në të cilat duhet të hartohen ofertat, një referencë për ndonjë dokument të mundshëm shtesë që duhet

dorëzuar, kërkesat minimale për kualifikim, dëshmitë e kërkuar për kualifikim, kriterin e shpërblimit te kontratës, mjetet juridike ne dispozicion, specifikimet teknike.

Disa vende gjithashtu kanë rregulla ose ligje që u kërkojnë nga autoritetet kontraktuese të përdorin dokumentacione të një modeli të caktuar për këto procese. Një aspekt tjetër me interes është fakti nëse ka ose jo rregulla për sa u përket kostove për dhënien e dokumentacionit të tenderit. Shumica e dosjeve standarde të shteteve anëtare, përfshijnë, në një farë shkalle, përmbajtjen kryesore të dokumentacionit të tenderit për sa i përket ftesës për ofertë, udhëzimeve për ofertuesit, specifikimet dhe draft kontratat.

Dokumentet e tenderit janë pjesa më kryesore në procesin e tenderit dhe duhet të japin të gjitha informacionet e nevojshme që ofertuesit potencial për përgatitje te një ofertë që u përgjigjet mallrave, shërbimeve dhe punëve që duhet siguruar. Ndërkohë që detajet dhe kompleksiteti i këtyre dokumenteve mund të ndryshojë sipas madhësisë dhe natyrës së kontratës. Në përgjithësi ato duhet të përfshijnë:

a. Ftesën për ofertë;b. Udhëzimet për ofertuesit;c. Kushtet e përgjithshme dhe të veçanta të kontratës;d. Specifikimet teknike;e. Formularin e tenderitf. Formularin e kontratës;g. Shtojcat (modelet e ofertave financiare, formularët e sigurimit etj.,

sipas rastit)

Dokumentet e tenderit hartohen në mënyrë të tillë që të lejojnë dhe të nxisin konkurrencën më të madhe të mundshme. Ato përkufizojnë qartë

4

objektin e furnizimeve dhe shërbimeve shoqëruese, shërbimet dhe punët që do të ofrohen, të drejtat dhe detyrimet e autoritetit kontraktues dhe të furnizuesve, të ofruesve të shërbimit dhe të kontraktorëve, si dhe kushtet që duhen përmbushur me qëllim që një ofertë të deklarohet e përgjegjshme. Ato përcaktojnë kritere të drejta dhe jodiskriminuese për përzgjedhjen e ofertës fituese.

4. PARIMET UDHËZUESE PËR HARTIMIN E DOKUMENTEVE TË TENDERIT

Është përgjegjësi e autoritetit kontraktues që: të përgatisë dokumentacionin e plotë të tenderit që do të lejonte një

konkurrencë optimale dhe, që në përgjithësi, do të bënte të mundur të merrej një vendim për shpalljen e fituesit pa negociata paraprake;

të sigurojë që përmbushen të gjitha formalitetet ligjore në lidhje me procedurat e tenderit; njoftimi i tenderit, dorëzimi dhe hapja e ofertave, prezantimi i kritereve të kualifikimit dhe regjistrimi i procesit;

të përfshijë kërkesat teknike, ekonomike, mjedisore dhe të tjera që do të ekuilibrojnë në mënyrë të saktë dhe do të pasqyrojnë në mënyrën optimale natyrën dhe madhësinë e kontratës.

Në veçanti fushat e mëposhtme janë me rëndësi në përgatitjen e dokumenteve të tenderit (udhëzimet për ofertuesit):

Në bazë të madhësisë dhe kohëzgjatjes së kontratës, përcaktimi i kritereve të kualifikimit ose përzgjedhjes për pjesëmarrjen në tender, të cilat bëhen publike në njoftimin e kontratës dhe dokumentet e tenderit, ku është e zbatueshme;

Përcaktimi i mënyrës së vërtetimit te dëshmive, pa vendosur kushte formale të panevojshme që mund të ndikojnë negativisht në pjesëmarrje;

Vendimi për ndarjen e përshtatshme të tenderit dhe për faktin nëse duhet lejuar dorëzimi i ofertave për lote ose variante;

Vendimi nëse grupeve ose bashkimit të operatorëve do t'u kërkohet një formë ligjore specifike për përmbushjen e kontratës;

Vendimi për kriteret e kualifikimit dhe rëndësia e tyre përkatëse, ose nëse nevojitet, rendi zbritës i rëndësisë së tyre, për renditjen në njoftimin e kontratës ose në dokumentet e tenderit;

Përcaktimi dhe tregimi i të gjitha aspekteve të rëndësishme të metodologjisë dhe procedurës së vlerësimit të ofertave, duke përfshirë rregullat për devijimet e vogla dhe të mëdha, për

5

korrigjimet e gabimeve aritmetike dhe rregullat për refuzimin e ofertave;

Vendimi për instrumentet e ftesave për pjesëmarrje ose për ofertë, përveç publikimit të njoftimit të kontratës në Gazetën Zyrtare të Bashkimit Europian (OJEU), si p.sh. në faqen e internetit të qeverisë ose në buletinin e prokurimeve të shtetit anëtar, si dhe në gazetat kombëtare dhe lokale;

Përcaktimi i afateve kohore të përshtatshme për përgatitjen dhe dorëzimin e ofertave, të cilat duhet të respektojnë afatet kohore minimale, por që të jenë të zgjeruara mjaftueshëm kur kërkohet, me qëllim që të pasqyrojnë me saktësi madhësinë dhe kompleksitetin e tenderit;

Tregimi i rregullave dhe procedurave për dorëzimin dhe hapjen e ofertave;

Përcaktimi i gjatësisë së periudhës për vlefshmërinë e ofertës, i cili duhet të caktohet për të mundësuar një vlerësim efikas dhe të saktë të ofertës, duke përfshirë shpalljen e fituesit dhe lidhjen e kontratës, por jo aq i gjatë sa të ndikojë negativisht te çmimet dhe kostot.

Marrja në konsideratë e nevojës për një konferencë përpara paraqitjes së ofertave, e cila mund të jetë e rëndësishme në rastin e specifikimeve teknike ose të kushteve komplekse të kontratës;

Tregimi i procedurës dhe rregullave për sqarimin e ofertave të dorëzuara;

Tregimi i rregullave për anulimin e procedurës së tenderit; Vendimi mbi nevojën për kërkimin e sigurimit të ofertës dhe të

sigurimit për ekzekutimin e kontratës; Përcaktimi i modelit të duhur të kontratës, duke marrë parasysh

madhësinë, llojin dhe kohëzgjatjen e kontratës; Tregimi i procedurave për pyetjet dhe paraqitjen e një ankese.

5. HARTIMI I SPECIFIKIMEVE - Hyrje

Qëllimi i specifikimeve teknike dhe i specifikimeve të shërbimit është që ato të japin udhëzime për ofertuesit në fazën e tenderimit për natyrën e ofertës që duhet të dorëzojnë, si dhe të shërbejnë si mandat i operatorit ekonomik gjatë zbatimit të kontratës. Specifikimet teknike përfshihen në dokumentet e tenderit dhe bëhen shtojcë e kontratës eventuale të akorduar si rezultat i ofertës.

Ato duhet të pasqyrojnë me saktësi nevojat e autoritetit kontraktues dhe vlerësimet e buxhetit në dispozicion për blerjen. Specifikimet e pasakta dhe jorealiste janë një arsye e zakonshme për shumë nga problemet që shpesh më vonë ndodhin gjatë procesit të tenderit dhe të kualifikimit, si p.sh. nevoja për bërjen e ndryshimeve në dosjen e ofertës, anulimi i procedurave të tenderit, paraqitja e ankesave dhe problemet e kontratës.

6

Përveç këtyre, një paketë specifikimesh koncize dhe të qarta është një kusht paraprak që ofertuesit t'i përgjigjen me realitet dhe konkurrencë kërkesave të autoritetit kontraktues. Ato duhet të hartohen në mënyrë të tillë që të lejojnë konkurrencën më të madhe të mundshme, dhe në të njëjtën kohë, të paraqesin një deklaratë të qartë të standardeve të kërkuara për fabrikimin, materialet, performancën dhe faktorët e tjerë me rëndësi që lidhen me produktet dhe shërbimet që do të prokurohen.

Specifikimet teknike duhet të garantojnë akses të barabartë për kandidatët dhe ofertuesit dhe nuk duhet kenë efektin e krijimit të pengesave të pajustifikueshme për ofertimin konkurrues.

Përgatitja e plotë e specifikimeve teknike është jashtëzakonisht e rëndësishme për suksesinmaksimal të zbatimit të kontratës. Është shumë e mundur të sigurohet që kontrata të kuptohet ashtu siç duhet, që puna do të kryhet sipas afateve dhe që burimet nuk do të çohen dëm. Prandaj, përpjekjet më të mëdha gjatë fazës së përgatitjes do të kursejnë kohë dhe para në fazat e mëvonshme të ciklit të projektit.

Direktivat parashikojnë që specifikimet teknike duhet të përkufizohen nga autoritetet kontraktuese duke iu referuar standardeve kombëtare në zbatim të standardeve europiane ose duke iu referuar miratimeve teknike europiane ose duke iu referuar specifikimeve teknike të zakonshme.

6. Përkufizimet sipas Direktivave te BE-se

Specifikimet teknike janë tërësia e kërkesave teknike që përfshihen në veçanti në dokumentet e kontratës dhe që përkufizojnë karakteristikat e kërkuara të një shërbimi që duhet ofruar, të një materiali ose produkti që duhet lëvruar ose të punëve që duhen ndërtuar, duke lejuar në këtë mënyrë që ato të përshkruhen në mënyrë të tillë që të përmbushin qëllimet për të cilat janë menduar të përdoren nga autoriteti kontraktues;

Standardi është një specifikim teknik i miratuar nga një organizëm i njohur standardizimi, për zbatim të përsëritur ose të vazhdueshëm, pajtueshmëria me të cilin në parim nuk është e detyrueshme;

Standardi europian është një standard i miratuar nga Komiteti Europian për Standardizimin (CEN) ose nga Komiteti Europian për Standardizimin në Fushën e Elektroteknikës (CENELEC) si “standarde europiane (EN)” ose “Dokumente harmonizimi (HD)” sipas rregullave të përbashkëta të këtyre organizatave;

7

Miratimi teknik europian është një vlerësim i favorshëm teknik i përshtatshmërisë së përdorimit të një produkti, bazuar mbi përmbushjen e kërkesave thelbësore për punët e ndërtimit, nëpërmjet karakteristikave të brendshme të produktit dhe kushteve të përkufizuara të aplikimit dhe të përdorimit. Miratimi europian lëshohet nga një organizëm miratimi i përcaktuar për këtë qëllim nga shteti anëtar;

Specifikimet teknike nuk duhet t'i referohen shërbimeve, mallrave ose punëve të një marke ose burimi ose procesi specifik, në veçanti markave tregtare, patentave, llojeve ose një origjine specifike, nëse kjo do të favorizonte ofrues shërbimi, furnizues, produkte ose kontraktorë të caktuar. Megjithatë, një tregues i tillë lejohet aty ku do të ishte e pamundur të përshkruhej objekti i kontratës me saktësi të mjaftueshme, por vetëm kur shoqërohet me fjalët "ose ekuivalente”.

Me Direktivat e KE-së, është miratuar një qasje bashkëkohore; këto sigurojnë që specifikimet teknike mund të bazohen te:

standardet kombëtare që transpozojnë standardet europiane, ose në mungesë të tyre, të njëjtën hierarki alternativash; ose

kërkesat funksionale ose të performancës; ose kërkesat funksionale ose të performancës duke iu referuar

standardeve kombëtare që transpozojnë standardet europiane, etj., si një mjet për të provuar konformitetin; ose

standardet e transpozuara etj. për disa karakteristika dhe te kërkesat funksionale për të tjerat.

Direktivat sigurojnë më tej se aty ku një specifikim teknik bazohet mbi standarde, autoriteti kontraktues nuk mund t'i refuzojë ofertat që nuk janë në pajtim me standardet, nëse ofertuesi mund të vërtetojë për të bindur autoritetin kontraktor se oferta do ta përmbushë kërkesën në një mënyrë ekuivalente. Në të njëjtën mënyrë, një autoritet kontraktor nuk mund ta refuzojë një ofertë që është në pajtim me një standard, etj., nëse oferta përmbush gjithashtu një kërkesë të kërkuar funksionale ose të performancës.

7. Parimet kyçeMosdiskriminimi

Siç u përmend më lart, ka një ndalim të përgjithshëm për specifikimet teknike që përmendin mallrat e një marke ose burimi specifik ose të një procesi të veçantë dhe që si rrjedhojë kanë efektin e favorizimit ose të eliminimit të disa ndërmarrjeve ose produkteve. Ndër specifikimet që kanë efekt kaq diskriminues dhe për pasojë janë të ndaluara, Direktiva përmend në veçanti përmendjen e markave tregtare, të patentave dhe të llojeve ose përmendjen e origjinës ose të produktit specifik.

8

Një përjashtim për këtë ndalim të përgjithshëm lejohet kur objekti i kontratës nuk mund të përshkruhet në mënyrë tjetër nga specifikime që janë mjaftueshëm të sakta dhe të kuptueshme për të gjitha palët e përfshira. Megjithatë, përdorimi i këtij përjashtimi nuk duhet të ketë efekte diskriminuese; për këtë qëllim, direktivat kërkojnë që përshkrime të tilla të shoqërohen nga fjalët "ose ekuivalente". Autoritetet kontraktuese që përdorin këtë ose përjashtime të tjera gjithmonë duhet të jenë në gjendje të provojnë se ato janë të nevojshme.

Parimi i ekuivalencës dhe i njohjes së përbashkët

Autoritetet kontraktuese duhet të supozojnë se produktet e prodhuara në përputhje me standardet e hartuara nga organizmat kompetente të standardeve janë në pajtim me kërkesat thelbësore të parashtruara në direktivën në fjalë. Ato nuk mund t'i refuzojnë produktet thjesht ngaqë nuk janë prodhuar në përputhje me këto standarde, nëse jepen prova që produktet janë në pajtim me kërkesat thelbësore të vendosura nga harmonizimi ligjor i Komunitetit.

Nëse nuk ka rregulla ose standarde teknike të përbashkëta, një autoritet kontraktues nuk mund t'i refuzojë produktet nga shtetet e tjera anëtare duke u bazuar vetëm në faktin se ato janë në pajtim me rregulla ose standarde të ndryshme teknike, pa kontrolluar më parë nëse ato përmbushin ose jo kërkesat e kontratës.

Në përputhje me parimin e njohjes së përbashkët, një autoritet kontraktues duhet t'i konsiderojnë në mënyrë të barabartë produktet nga shtetet e tjera anëtare, të cilat prodhohen në përputhje me rregullat ose standardet teknike që kanë të njëjtën shkallë të performancës dhe mbrojtjes së interesave legjitime në fjalë, ashtu si produktet e prodhuara në pajtim me specifikimet teknike të specifikuara në dokumentet e kontratës.

8. HARTIMI I SPECIFIKIMEVE NË PRAKTIKË

Ky seksion përshkruan procesin dhe mënyrat praktike të specifikimit të një kërkese në mënyrë të tillë që operatorët ekonomikë të mund ta kuptojnë atë që nevojitet. Kjo do t'u lejojë atyre që të paraqesin ofertat në formatin e kërkuar dhe të japin një zgjidhje për të përmbushur nevojat e autoritetit kontraktor, të palëve të interesuara dhe të përdoruesve të blerjes.

Roli i zyrtarit të prokurimeve në këtë fazë të procesit është të sigurojë që specifikimet të hartohet nga persona me kualifikimin e duhur dhe në mënyrë të tillë që çdo numër operatorësh ekonomikë të mund të paraqesë me sukses ofertën në tender.

9

Roli i palëve të interesuara specialiste teknike brenda një autoriteti kontraktues është që ata të përdorin njohuritë dhe ekspertizën e tyre, duke u konsultuar me të tjerët në autoritetin kontraktues, për të përgatitur një specifikim që i përshtatet qëllimit të përdorimit.

Specifikimi i një kërkese është një fazë themelore dhe e hershme në procesin e prokurimit.

E thënë thjeshtë, nëse specifikimi ka ndonjë mangësi, edhe ajo që ofrohet do të ketë mangësi.

Për një zyrtar prokurimesh, një përkufizim i dobishëm i një specifikimi është "një përshkrim i përgjithshëm i atributeve të nevojshme thelbësore për nevojat e përdoruesit kryesor të kërkesës, i cili përfshin një tregues sesi do të vlerësohet përshtatshmëria me qëllimin".

Zbërthimi i këtij përkufizimi bën që: Të kuptohet se specifikimi duhet të jetë i përgjithshëm. Kjo do të thotë

se specifikimet duhet të përgatiten në mënyrë të tillë që kërkesa e përshkruar të mund të përmbushet nga çdo numër operatorësh ekonomikë që furnizojnë punët, mallrat ose shërbimet e identifikuara.

Përkufizimi i atributeve thelbësore është kyçi. Atributi është një "karakteristikë thelbësore" ose "një fjalë që përshkruan një cilësi". Specifikimi duhet të përshkruajë atë që është thelbësore për përdoruesin parësor të punëve, mallrave ose shërbimeve që blihen.

Specifikimi duhet të përfshijë tekst rreth mënyrës sesi ata që kanë shkruar specifikimin dhe përdoruesit do të krahasojnë mallrat, punët dhe shërbimet e lëvruara me aspiratat e tyre. E thënë më thjesht, specifikimi duhet të tregojë "si duhet të jetë një punë e bërë mirë". Nëse ai që e ka shkruar dhe përdoruesi I ardhshëm i kërkesës nuk mund të përcaktojnë sesi do të jetë suksesi, sa mundësi ka që operatori ekonomik ta arrijë këtë sukses?

Për ta përmbledhur: zyrtarët e prokurimeve në çdo rast duhet të garantojnë që kërkesat të specifikohen në një mënyrë që të mos jetë diskriminuese; ata duhet t'i japin akses të barabartë në specifikim të gjithë ofertuesve; dhe mënyra me të cilën përgatitet specifikimi nuk duhet të ketë efektin e krijimit të pengesave të pajustifikuara për hapjen e prokurimit publik ndaj konkurrencës.

Objektivi i një specifikimi është promovimi i konkurrencës për një kërkesë. Në këtë mënyrë, specifikimi nuk duhet të favorizojë një operator ekonomik; ai duhet të lejojë sa më shumë operatorë ekonomikë të jetë e mundur që të bëjnë oferta për punët.

10

9. Përkufizimet nga direktiva – mallrat dhe shërbimet

Përkufizimet kryesore të zbatueshme gjenden në direktivë, e cila përdor përkufizimin e mëposhtëm për specifikimin teknik ([Shtojca VI 1(b)]:

“Specifikimi teknik”, në rastin e furnizimit publik ose të kontratave të shërbimit, është një specifikim në një dokument që përkufizon karakteristikat e kërkuara të një produkti ose shërbimi, si p.sh. nivelet e cilësisë, nivelet e performances mjedisore, projektimi për të gjitha kërkesat (përfshirë aksesibilitetin për personat me aftësi të kufizuara) dhe vlerësimi i konformitetit, performancës, përdorimit të produktit dhe të sigurisë ose të dimensioneve, duke përfshirë kërkesat që lidhen me produktin për sa i përket emrit me të cilin produkti shitet, terminologjisë, simboleve, testimit dhe metodave të testimit, paketimit, shënimit dhe etiketimit, udhëzimeve për përdorim, proceseve dhe metodave të prodhimit, si dhe

10.Përkufizimet nga direktiva – punët

Ashtu si më lart, Direktiva përdor përkufizimin e mëposhtëm për specifikimin teknik për punët publike [Shtojca VI 1(a)]:“Specifikimi teknik”, në rastin e kontratave të punëve publike, është tërësia e përshkrimeve teknike të përfshira në mënyrë të veçantë në dokumentet e tenderit dhe që përkufizojnë karakteristikat e kërkuara të një materiali, produkti ose furnizimi dhe që lejojnë që një material, produkt ose furnizim të përshkruhet në mënyrë të tillë që të përmbushë qëllimin për të cilin është menduar nga autoriteti kontraktues. Këto karakteristika përfshijnë nivelet e performances mjedisore, projektimin për të gjitha kërkesat (përfshirë aksesibilitetin për personat me aftësi të kufizuara) dhe vlerësimin e konformitetit, performancës, dhe të sigurisë ose të dimensioneve, duke përfshirë kërkesat që lidhen me garantimin e cilësisë, terminologjinë, simbolet, testimin dhe metodat e testimit, paketimin, shënimin dhe etiketimin, si dhe proceset dhe metodat e prodhimit. Ato duhet të përfshijnë gjithashtu rregullat për projektimin dhe vlerësimin e kostove, testimin, inspektimin dhe kushtet e pranimit për punët dhe metodat ose teknikat e ndërtimit, si dhe të gjitha kushtet e tjera teknike që autoriteti kontraktues është në gjendje të përshkruajë, në zbatim të rregullave të përgjithshme ose specifike, në lidhje me punët e mbaruara dhe materialet ose pjesët që ato përmbajnë.

Shënim nga praktika e mirë – Koha

Hartimi i specifikimeve është një proces prokurimi që bëhet para lidhjes së kontratës. Investoni kohë për marrjen e specifikimeve të sakta në lidhje me kërkesën tuaj. Investimi do

11

t'i japë përfitimet gjatë lëvrimit të kërkesës pas lidhjes së kontratës. Menaxhimi i kontratës është më pak problematik nëse specifikimi përmbush nevojat.

11.LLOJET E SPECIFIKIMIT

1. Specifikimet e përgjithshme2. Specifikimet e pajtueshmërisë3. Specifikimet e detajuara të projektit4. Specifikimet e performances

Modeli i papranueshëm i specifikimeve

Shpesh, palët e interesuara në autoritetet kontraktuese që janë të përfshirë në përgatitjen e specifikimeve përdorin informacione nga blerjet e mëparshme ose informacione nga një operator ekonomik, për të specifikuar një kërkesë. Kjo qasje përmban një rrezik të madh, sepse duke vepruar kështu, kërkesat mund të shkruhen në mënyrë të tillë që të favorizojnë operatorin ekonomik, informacioni i të cilit përdoret. Ky rezultat mund të jetë ose jo i qëllimshëm. Favorizimi i një operatori ekonomik të veçantë gjatë hartimit të një specifikimi mund të marrë, për shembull, formën e:

Përdorimit të një emri tregtar ose të një titulli Leximit të numrit të pjesës së artikullit Kontrollit të detajeve në katalogun e një operatori ekonomik dhe

kopjimi i tyre Përdorimit të informacionit të përgatitur për ta nga një operator

ekonomik për të përmbushur nevojën në fjalë

Përdorimi i një specifikimi që favorizon një operator të vetëm ekonomik do të çojë në pakësimin e alternativave të disponueshme për të siguruar se nga procesi i prokurimit ofrohet vlera më e mirë epërgjithshme. Përveç kësaj, kjo mund të çojë në kundërshtim ligjor të bazuar në disa arsye, ku përfshihet trajtimi jo i barabartë dhe/ose shkelja e dispozitave specifike të direktivës, ku parashikohet se një autoritet kontraktues:

“nuk duhet të përcaktojë specifikime teknike, të cilat i referohen materialeve ose mallrave të një marke ose shërbimi specifik ose që i referohen një procesi ose marke tregtare, patente, lloji, origjine ose mënyrave të prodhimit, të cilat përbëjnë diskriminim në favor të ose kundër operatorëve të veçantë ekonomikë”.

Koment: Mundësia për korrupsion

12

Ndërkohë që pranojnë parimet themelore të direktivës së BE-së, disa operatorë ekonomikë do të mundohen të punojnë me klientët e autoritetit të tyre kontraktues për ta zhvilluar specifikimin në mënyrë të tillë që t'i japë sa më shumë mundësi përzgjedhjes së pajisjeve ose shërbimeve të tyre nga autoriteti kontraktues, ndoshta duke theksuar një tipar unik të produktit të tyre. Ky mund të jetë një proces i hapur ose i fshehtë dhe operatorët ekonomikë i referohen këtij procesi si "krijimi i një nevoje". Disa operatorë ekonomikë madje ofrojnë ndihmën për të ndihmuar zyrtarët e zënë të prokurimeve që të shkruajnë specifikimin; megjithatë, shpesh janë specialistët teknikë ose palët e interesuara ato që mund të influencohen më lehtë dhe specialistët e prokurimeve duhet t'i paralajmërojnë kolegët e tyre që të mos pranojnë një "ndihmë" të tillë.

11.1 Specifikimet e përgjithshme

Specifikimi i përgjithshëm ka si qëllim ta përshkruajë kërkesën në një mënyrë të tillë që nuk kufizon numrin e operatorëve ekonomikë që autoriteti kontraktues mund të tërheqë. Ai mund të bazohet në standarde kombëtare, europiane ose ndërkombëtare (me kushtin që të pranohen ekuivalentet) si një mënyrë e hapjes së qartë të tregut.

Në kontekstin e prokurimit, specifikimet duhet të hartohen në mënyrë të tillë që kërkesa e përshkruar të mund të përmbushet nga çdo numër organizatash që furnizojnë mallrat ose shërbimet e identifikuara. Një specifikim i përgjithshëm:

i bën operatorët ekonomikë përgjegjës për propozimin dhe furnizimin e kërkesës, duke përmbushur nevojat e autoritetit kontraktues

mund të përdoret për të nxitur konkurrencën mund të përdoret aty ku nuk është nevoja që të jeni specifikë

Një shembull i një specifikimi të përgjithshëm do të ishte një makinë mesatare tip veturë, me katër dyer.

11.2 Specifikimet e pajtueshmërisëSpecifikimi i pajtueshmërisë parashtron në mënyrë të qartë kërkesat që operatorët ekonomikë duhet të plotësojë. Ai nuk lë hapësirë për manovra. Specifikimi përshkruan produktin ose shërbimin e kërkuar në detaje të imëta dhe mund të bazohet në standardet kombëtare, europiane ose ndërkombëtare (ose ekuivalente) si një mënyrë e specifikimit të qartë të asaj që nevojitet.

13

Për mallrat mund të specifikojë peshën, madhësinë, sipërfaqen, vëllimin, perimetrin dhe përdorimin me mallra të tjerë.

Për shërbimet mund të përshkruajë kohëzgjatjen, numrin e personave të nevojshëm, detyrat që do të kryejnë këta persona, si dhe vendin dhe kohën që do t'i kryejnë detyrat.

Operatorit ekonomik i kërkohet që të lëvrojë mallra ose shërbime që përmbushin këtë nevojë; ata nuk nxiten që të arrijnë diçka më të mirë. Specifikimet e pajtueshmërisë shpesh mbështeten nga skica. Ndërkohë që në disa kontekste specifikimet e pajtueshmërisë mund të funksionojnë si duhet, ekzistojnë rreziqet e mëposhtme:

Operatori ekonomik mund të dijë një mënyrë më të mirë ose me kosto më efikase për ta përmbushur nevojën. Nëse nuk nxitet që të shqetësohet për këtë aspekt, operatorët ekonomikë nuk do t'ia kalojnë autoritetit kontraktues përfitimet e përvojës që ata kanë.

Mund të ekzistojë ende dyshimi për atë që kërkohet me saktësi, sepse specifikimi nuk është ende "i qartë".

Shumë detaje që kërkojnë "pajtueshmëri" mund të çojnë në: kosto shtesë, ndërkohë që frenojnë operatorët ekonomikë që të ofrojë përfitimin e përvojës së tyre më të gjerë; marrëdhënie polemizuese, veçanërisht me shërbimet.

Megjithatë, aty ku për një arsye të caktuar specifikimi duhet të jetë "ashtu", një specifikim pajtueshmërie mund të jetë i përshtatshëm. Përveç kësaj, nëse autoriteti kontraktues ka një ekspert të njohur në rang kombëtar në fushën që ata po bëjnë specifikime, atëherë operatorët ekonomikë mund të mësojnë nga ky ekspert në përpjekjet për të përmbushur nevojën e specifikuar.

Një shembull i një specifikimi të pajtueshmërisë mund te jete:

Nëse duhet kondicioner ajri për një dhomë, specifikimi i pajtueshmërisë, ndër të tjera dhe pa përmendur emrat e markave, do të identifikonte pozicionin e saktë të:

1. Kontrolleve në mur2. Vendit të ventilatorëve të thithjes3. Vendit ku do të vihej kompresori në çati

Ai do të identifikonte gjithashtu:4. Madhësinë, kapacitetin dhe fuqinë e kompresorit.

Një operator ekonomik që i përgjigjet ftesës për ofertë mund të mendojë se pozicione të tjera për kontrollet, ventilatorët dhe kompresorin mund të kenë më tepër avantazhe.

Megjithatë, ata do të shqetësohen se nëse ata propozojnë pozicionet e ndryshme, oferta e tyre mund të shikohet si e papajtueshme dhe ata mund

14

të përjashtohen. Kështu që ata nuk do të propozojnë alternativën që ka më tepër avantazhe.

11.3 Specifikimet e detajuara të projektit

Kjo alternativë e zhvillon specifikimin e pajtueshmërisë një hap më tej. Një specifikim projekti i përkufizon karakteristikat teknike të kërkesës në detaje të vogla. Operatori ekonomik nuk ka asnjë kontribut në procesin e projektimit dhe nuk është përgjegjës për përfitimet e disponueshme për autoritetet kontraktuese. Kjo alternativë mund të përdoret aty ku:

Autoriteti kontraktues ka një ekspert të njohur në rang kombëtar në fushën që ata po bëjnë specifikime.

Nuk nevojitet novacioni nga operatori ekonomik. Do t'u kërkohet personave jo-ekspertë që të lëvrojnë kërkesën. Ekziston rreziku i ambiguitetit.

Një shembull i një specifikimi të te detajuar mund te jete:

Nëse duhet kondicioner ajri për një dhomë, specifikimi i detajuar i projektit, ndër të tjera dhe pa përmendur emrat e markave, do të identifikonte pozicionin e saktë të:

Kontrolleve në mur Vendit të ventilatorëve të thithjes Vendit ku do të vihej kompresori në çatiAi gjithashtu: Do të identifikonte madhësinë, kapacitetin dhe fuqinë e kompresorit Do të ofronte një skemë të lidhjeve elektrike Do të ofronte një skemë të qarkullimit të gazit ftohës Do të ofronte një skemë të vendit për vendndodhjen e të gjithë

përbërësve të kërkuar.

Njësoj si me specifikimet e pajtueshmërisë, një operator ekonomik mund të mendojë se pozicionet e tjera për pjesët përbërëse do të sjellin më tepër avantazhe, por nuk e ofrojnë zgjidhjen e preferuar nga frika e papajtueshmërisë që mund të çojë në përjashtimin e tyre.

11.4 Specifikimet e performancës

Specifikimet e performancës ndonjëherë quhen specifikime funksionale ose të rezultatit, sepse ato përqendrohen në funksionalitetin ose rezultatin që duhet arritur.

Specifikimet e performancës japin një tregues të qartë të qëllimit për të cilin kërkohet artikulli dhe kjo kërkesë i komunikohet plotësisht operatorëve

15

ekonomikë. Ndryshimi këtu është se operatorët ekonomikë më pas nxiten të përdorin ekspertizën e tyre për të ofruar zgjidhje (produkte dhe/ose shërbime), të cilat nga pikëpamja e ekspertit, përmbushin më së miri nevojën e specifikuar nga autoriteti kontraktues.

Një shembull i një specifikimi të performances mund te jete:

Nëse do të nevojitej kondicionim ajri për një dhomë, një specifikim i performancës do të tregonte se kërkesa është që dhoma, me 20 persona me nga një kompjuter secili dhe me dy printera, duhet të mbahet në një temperaturë 20 gradë Celsius, kur temperatura jashtë është midis -10°C deri në 32°C. Në këtë kuptim, karakteristikat e përbashkëta dhe pajtueshmëria arrihen, sepse operatorët ekonomikë përpiqen të japin një zgjidhje me kosto efikase për kërkesën, pa qenë nevoja që kërkesa të jetë përshkruese.

Shënim nga praktika e mirë – Specifikimet e performancës

Përdorimi i një specifikimi për performancën mund të çojë në nxitjen e një konkurrence më të madhe krahasuar me përdorimin e specifikimit të pajtueshmërisë. Direktivat e BE-së nxisin përdorimin e specifikimeve të performancës.

Jo gjithmonë mund të jetë e mundur të përdoret një specifikim i përgjithshëm performance.

Megjithatë, për shumë zyrtarë prokurimesh, ato janë alternativa e preferuar, sepse ato:

nxisin zgjidhjet alternative dhe novatore minimizojnë rrezikun e autoritetit kontraktues nëse performanca

është e dobët kundërshtojnë anshmërinë ulin burimet e kërkuara nga operatorët ekonomikë për të përgatitur

përgjigjet e detajuara minimizojnë kohën, burimet dhe përpjekjet për të përgatitur

specifikimin Brenda autoritetit kontraktuesMinimumi i kërkuar nga një zyrtar prokurimesh duhet të jetë një specifikim jodiskriminues që përshkruan plotësisht nevojën.

12.PËRDORIMI I STANDARDEVE PËR SPECIFIKIMETSipas së drejtës komunitare, është një kërkesë bazë që autoritetet kontraktuese t'u referohen standardeve të BE-së ose atyre ndërkombëtare

16

aty ku ato ekzistojnë. Kjo është një mënyrë e shkëlqyer për promovimin e konkurrencës:

në një industri të caktuar kur lëvrohet një mall ose shërbim i caktuar në rang kombëtar në Europë në rang ndërkombëtar

Një shembull është standardi i kontabilitetit IFRS1 (Standardi ndërkombëtar për Raportimin Financiar 1), sipas të cilit operatorët ekonomikë duhet të përgatisin llogaritë e tyre që të ekzaminohen nga klientët dhe organet rregullatore. Lokalizim – kontrolloni nëse zbatohet IFRS 1 dhe/ose gjeni një standard që kuptohet më gjerësishtTermi "standard" është një specifikim teknik i miratuar nga një organizëm i njohur standardizimi (në rastin e mësipërm, Bordi Ndërkombëtar i Standardeve të Kontabilitetit) për zbatim të përsëritur ose të vazhdueshëm. Pajtueshmëria me standardin mund të jetë ose jo e detyrueshme, i cili klasifikohet në një nga kategoritë e mëposhtme:

Standard ndërkombëtar: një standard i miratuar nga një organizatë ndërkombëtare standardesh dhe i vënë në dispozicion të publikut të gjerë

Standard europian: një standard i miratuar nga një organizatë europiane standardesh dhe i vënë në dispozicion të publikut të gjerë

Standard kombëtar: një standard i miratuar nga një organizatë kombëtare standardesh dhe i vënë në dispozicion të publikut të gjerë

Në të njëjtën mënyrë, një standard më i thjeshtë mund të jetë pesha e letrës së fotokopjimit që mund të specifikohet si 80 g/m2 (gram për metër katror) ose një EDIFACT, një standard për shkëmbimin e të dhënave elektronike. Këta dy të fundit janë shembuj të standardeve të industrisë. Një autoritet kontraktor që ka nevojë të fotokopjojë me letër më të rëndë duhet të specifikojë se makina e fotokopjimit që ai duhet të blejë duhet të jetë në gjendje që të funksionojë me letër 130 g/m2.

13.LEJIMI I NJË MUNDËSIE PËR NJË ZGJIDHJE ALTERNATIVESpecifikimet duhet t'u lënë gjithashtu hapësirë operatorëve ekonomikë që të ofrojnë një zgjidhje alternative. Siç shpjegohet më poshtë, direktiva kërkon që autoritetet kontraktuese të pranojnë standardet ekuivalente aty ku operatorët ekonomikë mund të demonstrojnë, për përmbushjen e nevojave të autoritetit kontraktues, se ato janë ekuivalente. Shpesh, kjo arrihet duke përmendur fjalët “ose ekuivalente”. Ndërkohë që nuk është praktikë e mirë të thuhet "Renault Megane", lokalizimi duke përdorur shprehjen "Renault Megane ose automjet ekuivalent", ofertuesit e mundshëm e dinë se ata

17

mund të ofrojnë një automjet nga një prodhues tjetër pa u konsideruar si të papajtueshëm.

Direktiva parashikon se aty ku autoriteti kontraktues përkufizon specifikimet teknike, ai nuk duhet të refuzojë një ofertë bazuar në faktin se materialet, mallrat ose shërbimet e ofruara janë të papajtueshme, nëse një operator ekonomik vërteton, për të bindur autoritetin kontraktues, me çfarëdo "mjeti të përshtatshëm" që një ose më shumë zgjidhje të propozuara përmbushin kërkesat në një mënyrë ekuivalente. Mos harroni se:

"Mjet i përshtatshëm" (më lart) përfshin një dosje teknike të një prodhuesi ose një raport testimi nga një organizëm i njohur.“Organizma të njohura” sipas termave të kësaj direktive janë “laboratorët e testimit dhe kalibrimit, dhe organizmat e certifikimit dhe të

14.KONSIDERIMI I KONCEPTIT TË KOSTOS TOTALE TË PRONËSISË (TCO)

Parimi i kostos totale të pronësisë

Aty ku një kërkesë, si p.sh. një makineri, automjet ose ndërtesë, nuk konsumohet brenda një periudhe të shkurtër pas lëvrimit të tij/saj tek autoriteti kontraktues, rëndësi duhet t'u jepet elementeve specifikuese të kostos për jetëgjatësinë e tyre.

Koncepti i kostos totale të pronësisë (TCO), i njohur gjithashtu si kostoja për të gjithë jetëgjatësinë, merr në konsideratë kostot e pronësisë, të përdorimit dhe ato të asgjësimit të një kërkese për të gjithë jetëgjatësinë e saj. Mund të ndodhë që një çmim më i ulët në blerje të shkaktojë kosto më të larta operative përgjatë jetëgjatësisë. Prandaj, kostoja totale e pronësisë së kësaj blerjeje teorikisht me kosto të ulët është më e madhe nga ç'do të kishte qenë në një rast tjetër.

Direktivat lejojnë përdorimin e kriterit të tenderit ekonomikisht më të favorshëm (MEAT).

Kjo u jep autoriteteve kontraktuese mundësinë për të përfituar nga koncepti TCO. Tabela më poshtë paraqet një shembull të blerjes së një autobusi. Shifrat e përdorura janë vetëm për ilustrim.

ElementiTCO

Përshkrimi i elementit

Kostoja ngaoperatori

Kostoja ngaoperatori

Kostoja ngaoperatori

18

ekonomik A ekonomik B ekonomik C

Çmimi iblerjes Çmimi faktik i blerjes EUR

1,000,000 EUR 1,100,000

EUR 1,400,000

Kostoja epronësisë

Kostoja e kredive,sigurimeve, taksave,amortizimit

EUR 200,000

EUR 210,000

EUR 205,000

Kostojaoperative

Kostoja e karburantit,e pjesëve të këmbimit,e numrit të personavepër të përdorur pajisjen.Kohëzgjatja e intervalittë shërbimit, gomave,ndërrimi i ndenjëseve kurthyhetpërgjatë 25 vjetëve

EUR 6,500,000

EUR 6,345,000

EUR 6,001,000

Kostoja easgjësimit

Vlera e mbetur ngaasgjësimi i pajisjes

EUR (75,000)

EUR (80,000)

EUR (92,000)

Kostojatotale

Kostojatotale

EUR 7,625,000

EUR 7,575,000

EUR 7,514,000

Ndikimi te specifikimet

Ndikimi i parimit të TCO-së mbi specifikimet është që zyrtarët e prokurimeve dhe autoritetet kontraktore nuk duhet të marrin në konsideratë në specifikime vetëm koston e blerjes, por gjithashtu duhet të specifikojnë kërkesat e tyre për sa u përket kostove operative. Kjo mund të bëjë që operatorët ekonomikë të propozojnë:

një paketë që ul koston e pjesëve të këmbimit një opsion që përfshin shërbimet një opsion të dhënies me qira në vend të opsionit të blerjes një version të artikullit që ka jetëgjatësi më të madhe një opsion rikthimi në fund të jetëgjatësisë efikase të pajisje

Një aspekt që nuk duhet harruar është se ndikimi që autoriteti kontraktues ka mbi operatorin ekonomik është më i madh kur kryhet prokurimi fillestar.

19

Pasi pajisja është blerë, mund të ndodhë që autoritetit kontraktues t'i duhet të blejë pjesët e këmbimit, pjesët e konsumueshme dhe pajisjen mbështetëse nga operatori ekonomik në fjalë, me çmimin më të lartë. Përfshirja e të gjithë kërkesës në paketë mund të sjelle kursime.

15.HARTIMI I DRAFTIT TË NJË SPECIFIKIMI

Shumë nga deklaratat e bëra në këtë pjesë të përshkrimit mund të duken të qarta. Megjithatë, kur kemi të bëjmë me dokumente që kanë si qëllim të specifikojnë kërkesat, nga përvoja e tyre shumë zyrtarë prokurimesh kanë parë se një ose më shumë nga pikat e mëposhtme harrohen nga specialistët teknikë dhe palët e tjera të interesuara. Prandaj, këto shënime do të ndihmojnë zyrtarët e prokurimit që punojnë me specialistët e palëve të interesuara për të hartuar një draft specifikimesh dhe parashikohet se shumica e aktivitetit në këtë seksion do të plotësohet nga pala e interesuar.

Në disa raste, e gjithë kërkesa mund të specifikohet saktësisht në formën e një vizatimi inxhinierik, një specifikimi shërbimi ose recete kimike. Hapat e mëposhtëm supozojnë se një specifikim i tillë nuk ekziston, edhe pse teksti tregon vendin e duhur për t'i përdorur këto referenca. Për hartimin e një draft specifikimi të përgjithshëm të performancës nevojitet:

të kuptohet natyra e kërkesës të ekzaminohen detajet e kësaj kërkese të deklarohet performanca e kërkuar nga mallrat ose shërbimi t'u komunikohet dhe të testohet kërkesa me palët e interesuara

Udhëzime për hartimin e specifikimeve teknike- për vetura

Në vend qe te hartoni specifikime shumë të detajuara teknike të pajisjeve të nevojshme,

Përcaktoni se çfarë do te beje pajisja ( p.sh. "Automjeti do të përdoret për të transportuar deri në tetë persona plus pajisjet dhe sende të bagazhit në të gjitha llojet e rrugëve")

Përcaktoni karakteristikat e përgjithshme konstruktive te automjetit , p.sh:

Lloji i motorit ( p.sh. Diesel) Konsumi maksimal karburantit ( p.sh. 7,5 në 8,5 l/100 km në

rruge ndër- urban ) Dimensionet maksimale dhe pesha (sa më shumë të jetë e

mundur duhet qe të mos jepen si shifra te sakta , përdorni

20

minimumin apo të përafërsisht , ose epni nje referencë të tërthortë për të, për shembull , duke përshkruar përdorimin e makinave , p.sh. " Dimensionet e brendshme për të siguruar komoditetin e duhur për 8 persona në veshje operative që udhëtojnë në distanca të gjata dhe duhet të mundësoj përdorimin e përkohshëm të hartave dhe fletoreve" )

ngjyra ( përcaktoni , kur është e zbatueshme një numër reference ose bashkëngjitni një mostër në TS )

mjetet minimale dhe pajisjet ( siç parashikohet nga legjislacioni i vendit ku automjeti do të përdoret )

shpejtësia Lloji i gomave ( p.sh. mjetit duhet të jetë i përshtatshëm për ne -

dhe - jashtë rrugës operacionale )

Kur është e mundur, përcaktoni standardet e njohura ndërkombëtare si: Shembuj: (për Standardet Evropiane):

emision i karburantit: Euro E5 transmetim, drejtuesi dhe sistemi i koqnicave (p.sh. sistemi

Drejtues në bazë të prodhimit, instalimit dhe specifikimet e kontrollit te 70/311/EEC, dimensionet e shërbimit dhe parkimit sistemet e frenave duhet të jenë në përputhje me 71/320/EEC për klasën e automjeteve M1)

Ndriçimi, sinjalizimi dhe paisjet e Komunikimit (p.sh. sipas 76/756/EEC)

Specifikoni kërkesat e përgjithshme për sigurinë, për shembull: Muret e jashtme, duke përfshirë derë rrëshqitëse, dyert e pasme

dhe zonën e kulmit duhet të jenë te izoluar në mënyrë adekuate kundër ngrohjes, të ftohtit, zhurmës dhe kondensimit nga brenda. Materialet e përdorura për rregullimin e kondensimit duhet të jetë jo-të ndezshme.

Materialet e përdorura duhet të jenë jo ndotëse dhe nuk duhet të ndikojnë në shëndetin e përdoruesit

Garancioni: Specifikoni kërkesat minimale për garanci për motor, akumulatorë,

korrozion, goma etj

Shmangni praktikat diskriminuese si në vijim:

Kërkesat shumë të detajuar në specifikimet teknike, të tilla si:

21

Specifikimet e hollësishme te motorit, ose pjesëve të tjera të makinave: (p.sh. për motor: 3956cc (4 litra) V6, 24 valvula, DOHC VVT-i).

Tregues i një teknologji të veçantë e përdorur vetëm nga makina të caktuara

Specifikimet teknike duhet gjithmonë të marrin parasysh kërkesat e homologimit të zbatueshme në vendin përfitues dhe gjithashtu, kur është e zbatueshme, standardet e përgjithshme të pranuara ndërkombëtarisht për prodhimin dhe sigurinë e automjeteve (specifikojë standardet në specifikacionin teknik). Është gjithashtu e nevojshme qe të merret parasysh disponueshmëria e shërbimeve pas-shitjes.

Lidhja me kushtet e kontratës

Elementet e specifikimit do të formojnë kushtet kryesore të përgjithshme të kontratës.

Kërkesat e performancës të përdorura si shembuj më lart mund të shndërrohen në dispozita të kontratës. Për shembull, kontrata ndërmjet autoritetit kontraktues dhe operatorit ekonomik mund:

Të kërkojë që operatori ekonomik të ofrojë 240 racione në ditë, përveç të premteve kur numri është vetëm 180

Të tregojë emrat dhe vendndodhjen e personave të cilëve duhet t'u dorëzohen materialet e kancelarisë në pikat zyrtare të dorëzimit në kontratë. Zyrtarët e zgjuar të prokurimeve i shënojnë këto në një tabelë të ndryshueshme në fund të kontratës, por megjithatë do të ketë një dispozitë.

Aty ku një vinç pirun nuk plotëson një numër "x" kilometrash përpara një karikimi, autoriteti kontraktues mund të kërkojë korrigjimin nga operatori ekonomik

Një pompë që nuk arrin të pompojë vëllimin e kërkuar të ujit për orë, ajo mund të kthehet si e papërshtatshme për qëllimin ose mund t'i kërkohet operatorit ekonomik që ta zëvendësojë falas

Specifikimi qëndron në zemër të kontratës, dhe treguesit kyçë të performancës dhe marrëveshjet për nivelin e shërbimit e kanë origjinën nga specifikimi.

Komunikimi dhe testimi i kërkesës me palët e interesuara

22

Edhe kjo zonë mund të duket e qartë. Megjithatë, komunikimet shpesh dështojnë dhe një ose më shumë prej elementeve nuk përfaqësojnë nevojat e gjithkujt që ka një interes në kërkesë. Kjo mund të çojë në kosto pas lidhjes së kontratës, kur nevojitet bërja e ndryshimeve.Specifikimet duhet t'u dërgohen të gjitha palëve të interesuara për aprovim përpara se tëbotohen.Duhet të bihet dakord për një format standard për specifikimin. Ky mund të përfshijë zërat e mëposhtëm si të përshtatshëm për nevojën që specifikohet:

Numrin e referencës së artikullit që specifikohet – ky mund të jetë i ndryshëm nga numri i tij i pjesës

Një numër versioni, një datë versioni dhe një miratim të ndryshimit; në disa raste, një arsye për ndryshimin

Një përshkrim të përmbledhur të artikullit Një përshkrim të plotë të artikullit Një tregues të qëllimit të përdorimit të artikullit Detajet sasiore të artikullit (madhësia, kapaciteti) Detaje të karakteristikave të tjera të artikullit (fileta, sipërfaqja,

shtresa) Aspektet cilësore të një artikulli Karakteristikat specifike të performancës, mundësisht "aty ku

përdoren"

16.Specifikimi i mallrave

Mallrat dhe materialet mund të numërohen, preken, peshohen dhe të testohen me kuptimin e plotë të fjalës, për të parë nëse ata janë të përshtatshëm, si përpara specifikimit, ashtu edhe pas lëvrimit. Nëse 1000 fije letër fotokopjimi ngjyrë rozë, e madhësisë A4 dhe 80 g/m2 specifikohen në dy pako me 500 fije letër secila, atëherë është e mundur:

Të shikohet nëse janë furnizuar dy pakot Të kuptohet nëse letra është dërguar te organizata dhe vendi i

duhur Të monitorohet orari i dorëzimit Të kontrollohet paketimi për të parë nëse është letër fotokopjimi Të numërohet 1000 fijet e letrës Të peshohet letrën për të përcaktuar peshën g/m2 Të kontrollohet nëse ngjyra është rozë

Natyra fizike e mallrave nënkupton se specifikimi dhe matja mund të shikohen dhe të përshkruhen me më pak vështirësi.

23

17.Specifikimi i shërbimeveNë një shërbim nuk ka asgjë inherente – p.sh. në një shërbim konsulence – që ndalon që ai të përkufizohet në terma funksionalë ose të performancës. Shërbimet, ashtu si mallrat, kërkohen me qëllim përmbushjen e nevojave specifike dhe specifikimet duhet të shkruhen në atë mënyrë që rezultati i arritur nga shërbimi të jetë i matshëm. Megjithatë, një shërbim ka një natyrë të patrupëzuar që e bën më të vështirë për ta specifikuar dhe akoma më të vështirë për ta matur.

Shërbimi i pastrimit të një zyre mund të shërbejë si shembull në këtë rast.Pikëpamja e dikujt për atë që është "e pastër" mund të rezultojë në ankesën e dikujt tjetër se zyra është e papastër.Shërbimet ndryshojnë nga mallrat në disa mënyra – për shembull: Shërbimet janë të paprekshme Shërbimet përfshijnë përmbushjen e veprimtarive ose detyrave Shërbimet nuk mund të zotërohen, si një produkt Shërbimet nuk mund të magazinohen Kampionët e shërbimeve nuk mund të shihen përpara blerjes Disa shërbime nuk mund të kryhen nga distanca Shërbimet ofrohen nga njerëzit

Këto ndryshime përbëjnë ndërlikime për specifikimet dhe për t'i kapërcyer vështirësitë që dalin, specifikimet e shërbimit nuk duhet të parashtrojnë vetëm parametrat për performancën e operatorit ekonomik, por gjithashtu duhet të shërbejnë edhe si bazë sasiore me anë të së cilës mund të maten personat që punojnë për operatorin ekonomik.

Kjo mbulon aspekte të tilla si: Detajet e shërbimeve që do të ofrohen Koha dhe vendi i ofrimit të shërbimit Emrat e personave të autorizuar për të ofruar shërbimin Koha e kërkuar e reagimit, si në rrethana normale, ashtu edhe në

emergjenca Rregullimet e mbështetjes dhe ato rezervë Dokumentacioni i kërkuar Mbikëqyrja dhe nënshkrimi i pranimit

Zakonisht kërkesa e shërbimit shprehet në një marrëveshje për nivelin e shërbimit e përfshirë brenda kontratës, shpesh si një grafik, që lidhet me natyrën specifike të shërbimit që do të ofrohet.

18.Specifikimi i punëve

24

Specifikimi i punëve mund të harxhojë kohë dhe kërkon ekspertizën e arkitektëve, supervizorëve dhe specialistëve të tjerë që kanë përvojë specifike për ndërtimin që do të kryhet. Punë të ndryshme civile – për shembull, urat, ndërtesat, aeroportet, autostradat dhe portet – paraqesin vështirësi të ndryshme dhe kërkojnë ekspertizë të ndryshme. Përveç projektit të punëve, specifikimet duhet të përfshijnë edhe aspekte si:

E drejta e aksesit në sheshin e ndërtimit Përcaktimi i mjediseve të disponueshme të ndërtimit dhe asaj që

bëhet nga autoriteti kontraktor dhe operatori ekonomik Aksesi i autoritetit kontraktues në mjedise gjatë ndërtimit të veprave Mjediset e disponueshme për shkarkim dhe magazinim Ato që kërkohen për sa i përket instalimit dhe komisionimit, kur

dorëzimi të konsiderohet i përfunduar Ku nis dhe përfundon përgjegjësia dhe risku për operatorin ekonomik

dhe për autoritetin kontraktues Çështjet rreth qëndrueshmërisë dhe mirëmbajtjes së vazhdueshme të structures pasi të ketë përfunduar

19.Rregullat specifike për përgatitjen e dokumenteve te tenderit sipas LPP dhe legjislacionit dytësor

Ky është hapi i katërt në procesin e prokurimit.

AK do të hartoj një dosje të tenderit për secilën kontratë të parashikuar apo konkurs të projektimit, përveç nëse kontrata është me vlerë minimale. Dosjet e tenderëve dhe dosjet e konkursit të projektimit do të përgatiten duke përdorur formularët relevant standard të aprovuara nga KRPP. KRPP ka aprovuar, varësisht nga procedura e përdorur, Dosje Standarde të Tenderëve (DT) të llojit të ndryshëm të cilat mund të shkarkohen nga faqja e KRPP-së.

a. DT për furnizime;b. DT për shërbime;c. DT për punë;d. DT për konkurs të projektimit;e. DT-ve për kontrata publike kornizë (furnizime, shërbime dhe punë); f. DT për Kuotim të çmimeve;g. DT për shërbime te konsulencës (sistemi me dy zarfa).

Struktura e dosjes së tenderit përbëhet nga tri pjesë:

PJESA A – Informata për tenderuesit

PJESA B – Draft Kontrata

25

PJESA C – Formulari i Tenderit

Dosja e tenderit përbëhet nga 3 pjesë

PJESA A - Procedurat e tenderimit - përmban udhëzime për përgatitjen e tenderit

PJESA B - Draft Kontrata - përmban kushtet e kontratës të cilat tenderuesi duhet ti pranojë

PJESA C - Formulari i dorëzimit te tenderit

Pjesa A, procedurat e tenderimit, përbëhet nga dy pjesë:

Udhëzimet për ofertuesit Fletë e të dhënave te tenderit dhe anekset

Në këtë pjesë AK përcakton të gjitha kërkesat dhe të gjithë informacionin e nevojshëm për përgatitjen e një ofertë të përgjegjshme.

Udhëzimi për ofertuesit është një formë standarde që nuk ka nevojë të plotësohet nga AK.

Zyrtari i prokurimit duhet të plotësojnë fletën e të dhënave tenderit

Pjesa B, draft kontrate, përmban kushtet që duhet ti pranojë tenderuesi që konkurron, kështu që nuk lejohen negociata. Përbëhet nga dy pjesë:

Kushtet e përgjithshme Kushtet e veçanta

Kushtet e përgjithshme nuk duhet të ndryshohet Kushtet e veçanta duhet të plotësohet nga Zyrtari i Prokurimit

Pjesa C, Formulari për dorëzimin e ofertës, është pjesa kryesore e tenderit, sepse në këtë pjesë ofertuesi deklaron se ai ka kontrolluar dhe pranon të gjitha kushtet e tenderit dhe dorëzon ofertën e tij financiare. Ajo përbëhet nga:

Formulari i tenderit Lista e çmimeve

OE duhet të plotësoj formularin (dy pjesët), sepse në qoftë se forma nuk është plotësuar kjo do të thotë se nuk ka asnjë ofertë.

26

Në dosjen e tenderit AK do të deklaron të gjitha informatat relevante për kontratës në fjalë që OE-të të interesuar duhet të dinë për përgatitjen e tenderëve pa kërkuar informata shtesë. Informata të tilla do të përfshijnë të gjitha specifikimet, kërkesat, kriteret, afatet kohore, metodologjitë, kushtet e kontratës, vizitat në lokacion ose takime para-tenderuese etj. të lidhura me procedurat e dhënies së kontratës. Çdo fjali në dosjen e tenderit do të konsiderohet mirë, pasi që dosja e tenderit është materiali themelor, në bazë të cilit operatorët ekonomik do të krijojnë tenderët e tyre. Dosja e tenderit do të përgatitet në mënyrë të tillë, që – si rregull parimor – të mos ketë nevojë për informata sqaruese shtesë. Veçanërisht, autoriteti kontraktues duhet të ketë parasysh, kur përgatitet dosja e tenderit, që mos të ketë komunikime, diskutime ose negocime në mes të autoritetit kontraktues dhe tenderuesve.

Dosjet e tenderit ose dosjet e konkursit të projektimit, kontratat me vlerë të vogël dhe të mesme do të përgatiten në gjuhën Shqipe dhe Serbe, por mund të përgatitet gjithashtu në gjuhën Angleze, ndërsa për kontratat me vlerë të madhe dosjet do të përgatiten versionin Shqip, Serbisht dhe Anglisht.

Në rast kur specifikimet teknike dhe/ose informacione tjera komerciale të përfshira në dosje të tenderit apo anekse të sajë shprehen në mënyrën më efikase përmes përdorimit të gjuhës Angleze ose ndonjë gjuhet tjetër të zakonshme komerciale, autoritetet kontraktuese nuk kanë nevojë që të përgatitin specifikimet e tilla dhe/ose informacionet në gjuhët Shqipe dhe Serbe me kusht që nuk krijohet ndonjë diskriminim.

Njësia përgjegjëse

Zyrtari i Prokurimit ose Departamenti/Njësia e Prokurimit është përgjegjës për përgatitjen e dosjes së tenderit.  Ai është plotësisht përgjegjës për përgatitjen e dokumenteve të tenderit, kriteret e përzgjedhjes, si dhe kriteret e dhënies, ndërsa specifikimet teknike do të përgatiten nga struktura të specializuara në çështjen që do të prokurohet, brenda AK. Në rastet e kontratave komplekse ose të veçanta, AK mund të caktojë ekspertë të jashtëm ose Kontraktorë, për të ndihmuar njësinë në hartimin e Dosjes së Tenderit. AK do të përcjellë LPP-në kur angazhohen ekspertë të jashtëm ose Kontraktorë.

AK gjithnjë do të bëjë kopje të dosjes së tenderit, që do të ofrohet pa pagesë për çdo OE. AK mund të kërkojë një pagesë në rast kur çmimi i prodhimit të materialit tenderues konsiderohet i shtrenjtë p.sh. modelet e printuara ose numër i lartë i printimeve teknike. Shuma e pagesës e kërkuar ne këto raste nuk mund te tejkaloje shumen e shpenzimeve për prodhim te materialeve.

27

Dosja e tenderit do të përgatitet në mënyrë që nuk:

Kufizon konkurrencën në mesin e OE, ose Diskriminon kundër ose vepron në favor të një ose më shumë EO-

ve.

Ekzistojnë katër procese të cilat AK duhet të respektoj deri në pranimin e tenderëve:

1. Procesi i përgatitjes së dosjes së tenderit 2. Procesi i publikimit ;3. Procesi i ofrimit të dosjes së tenderit; dhe4. Procesi i ofrimit të sqarimeve dhe informatave shtesë në dosjen e

tenderit

Nëse AK është i obliguar të publikoj Njoftimi për kontratë dosja e tenderit duhet të kompletohet para publikimi të njoftimit të tillë për kontratë.

Konflikti i interesit

Është shumë e rëndësishme të sigurohet që personat, konsulentët ose kompanitë të cilat janë involvuar në përcaktimin e standardeve, specifikimeve, TeR ose asistencë tjetër, nuk lejohen të përfshihen në procesin e tenderit, ose vlerësimit të tij.

Nenkontraktimi

AK do të deklaron gjithashtu në DT që OE-të duhet të tregojnë në tenderin e tyre çdo pjesë të kontratës që OE ka për qëllim të nënkontraktoj te palët e treta. Nenkontraktimi nuk bene te tejkaloje 40% te vlerës totale te kontratës

FPP

Kurdo që dosja e tenderit kërkohet apo jo, furnizimet, shërbimet ose punët e kontratës duhet të përshkruhen përmes fjalorit të përbashkët të

Përgatitja e Dokumente

ve të Tenderit

Publikimi

Ofrimi i Dokument

eve të Tenderit

Sqarimet

28

prokurimit (FPP) dhe kodeve. Një përshkrim udhëzues i FPP është bashkangjitur në Aneksin 2 të këtij udhëzuesi operativ.

Informata obligative të kërkuara gjatë kompletimit të Dosjes së Tenderit, në lidhje me LPP, është si në vijim:

29

Furnizimet

Një deklaratë e kërkesave për prokurimin e furnizimeve do të përmbajë përshkrime të plota, të sakta dhe precize të furnizimeve, orar të dorëzimit dhe përfundimit, listë të furnizimeve dhe sasive, specifikime teknike dhe projektime, dhe do të përfshijë sipas nevojës:

Shërbimet, konsulente dhe jo-konsulente

Një deklaratë e kërkesave për prokurimin e shërbimeve do të përkufizohet në terme të referencës të cilat do të përmbajnë një përshkrim të qartë, të saktë dhe precizë të shërbimeve, dhe do të përfshijë sipas nevojës:

Punët

Një deklaratë e kërkesave për prokurimin e punëve do të përmbajë përshkrim të qartë, të saktë dhe precizë ose parametra të punëve, faturën e sasisë, specifikime teknike dhe projektime, dhe do të përshijë sipas nevojës:

(a) përkufizim të qartë të parametrave të blerjes së propozuar;

(a) një narrativ i prapavijës së shërbimeve të kërkuara;

(a) një narrativ i prapavijës së punëve të kërkuara;

(b) qëllimin dhe objektivat e blerjes së propozuar;

(b) objektivat e shërbimeve të kërkuara dhe një listë e qëllimeve për të arritur nga një ofrues i shërbimeve;

(b) objektivat e punëve të kërkuara;

(c) përshkrim të plotë të kërkesës; (c)një listë e detyrave specifike ose kompetencave që do të ekzekutohen

(c) një listë e detyrave specifike për të ekzekutuar;

(d) specifikim të përgjithshme në nivel të mjaftueshëm të detajeve;

(d) një orar të dorëzimeve për rezultatet e detyrave ndaj të cilave do të krahasohen arritjet e shërbimeve;

(d) kërkesat e mbikëqyrjes, raportet e punës dhe aranzhimet specifike administrative që do të aplikohen;

(e) përshkrim funksional të cilësive, përfshirë veçori të kërkuara mjedisore apo të sigurisë të lëndës së prokurimit;

(e) mënyrat e menaxhimit dhe raportimit të operatorit të shërbimeve, te AK dhe aranzhimet specifike administrative dhe kërkesat e

(e) kohëzgjatja e punëve;

30

raportimit që do të aplikohen;(f) parametra të performancës, përfshirë rezultatet, afatet kohore, dhe çdo indikator tjetër ose kritere me të cilat performanca e kënaqshme e specifikimeve mund të vlerësohet;

f) kohëzgjatja dhe orari i angazhimit;

(f) një standard i përbashkët i komunikimit

(g) përshkrimi i procesit dhe materialeve;

(g) standardet e aplikueshme të industrisë për implementimin e angazhimit; dhe

(g) standardi relevant i industrisë; dhe

(h) kërkesat te dimensionet, simbolet, terminologjia, gjuha, paketimi, shënimi dhe etiketimi

(h) çdo informatë tjetër shtesë. (h) çdo informatë tjetër shtesë.

(i) një standard i përbashkët i specifikimeve(j) standardin relevant të industrisë; dhe(k) çdo informatë tjetër relevante.Asnjë specifikim nuk do të lëshohet me referencë ndaj një marke të caktuar tregtare, emër të brendit, patentë, dizajn, lloj, origjinë specifike, prodhues, montues, katalog ose artikull me numër.

Kur nuk ka mënyrë tjetër precize ose të përshtatshme për karakterizimin e kërkesave përveç referencës, përshkrimi do të përdorët, pasuar nga fjalët “ose të barasvlershme”

31

Dokumentet tenderike për furnizime do të specifikojnë informatat në vijim:

Dokumentet e Tenderit për shërbime do të kërkojë nga operatori ekonomik të komentoj për termat e referencës dhe do të specifikoj informatat në vijim:

Dokumentet e Tenderit për punë do të specifikojë informatat në vijim:

(a) specifikimet dhe listën e furnizimeve duke përfshirë sasitë;

(a) termat e referencës dhe kontributi i pritur i personelit kyç

(a) hartimi, specifikat, projektimet dhe faturën e sasive

(b) përbërjen e Loteve; nëse lejohen variantet apo jo; nëse lejohen tërheqjet e Tenderëve para skadimit të afatit të dorëzimit;

(b) përbërja e Loteve; nëse lejohen variantet apo jo; nëse lejohen tërheqjet e Tenderëve para afatit të fundit për dorëzim apo jo;

(b) përbërja e Loteve; nëse lejohen variantet apo jo; nëse lejohen tërheqjet e Tenderëve para afatit të fundit për dorëzim apo jo;;

(c) lloji i kontratës dhe procedurës (c) lloji i procedurës së kontratës

(c) lloji i procedurës së kontratës

(d) kriteret e kualifikimit (d) kriteret e kualifikimit (d) kriteret e kualifikimit (e)shuma dhe forma e kërkesës së sigurimit të tenderit;

(e) shuma dhe forma e sigurimit të tenderit që kërkohet;

(e) shuma dhe forma e sigurimit të tenderit që kërkohet;

(f) shuma dhe forma e kërkuar e sigurimit të ekzekutimit

(f) shuma dhe forma e sigurimit të ekzekutimit që kërkohet;

(f) shuma dhe forma e sigurimit të ekzekutimit që kërkohet

(g)afatet kohore, vendi ekzakt, data dhe koha e dorëzimit të tenderit dhe hapjes së tenderit

(g) afatet kohore, vendi ekzakt, data dhe koha e dorëzimit të tenderit dhe hapjes së tenderit

(g) afatet kohore, vendi ekzakt, data dhe koha e dorëzimit të tenderit dhe hapjes së tenderit

(h) forma e tenderit valid (h) forma e tenderit valid (h) forma e tenderit valid(i) metodologjia e dorëzimit të tenderit

(i) metodologjia e dorëzimit të tenderit

(i) metodologjia e dorëzimit të tenderit

(j) valuta në të cilën duhet të dorëzohet tenderi

(j) valuta në të cilën duhet të dorëzohet tenderi

(j) valuta në të cilën duhet të dorëzohet tenderi

(k) periudha e validitetit të tenderit

(k) periudha e validitetit të tenderit

(k) periudha e validitetit të tenderit

32

(l) informata të përgjithshme për ankesa

(l) informata të përgjithshme për ankesa

(l) informata të përgjithshme për ankesa

(m) kushtet e pagesës, përfshirë ndonjë pagesë në avans, pagesa në faza, pagesa të mbajtura dhe sigurime të pagesës

(m) kushtet e pagesës, përfshirë ndonjë pagesë në avans, pagesa në faza, pagesa të mbajtura dhe sigurime të pagesës

(m) kushtet e pagesës, përfshirë ndonjë pagesë në avans, pagesa në faza, pagesa të mbajtura dhe sigurime të pagesës

(n) baza për çmime fikse ose variabile, dhe metodën e kalkulimit të variacioneve në çmimet variabile

(n) baza për çmime fikse ose variabile, dhe metodën e kalkulimit të variacioneve në çmimet variabile

(n) baza për çmime fikse ose variabile, dhe metodën e kalkulimit të variacioneve në çmimet variabile

(o) metoda e pagesës (o) metoda e pagesës (o) metoda e pagesës(p) dokumentacioni që kërkohet për pagesë

(p) dokumentacioni që kërkohet për pagesë;

(p) dokumentacioni që kërkohet për pagesë

(q) kushtet e kërkuara të dorëzimit dhe periudha e dorëzimit

(q) kohëzgjatja, koha e kontributeve dhe orari i përfundimit

(q) orari i ekzekutimit të punëve

(r) kriteret e dhënies së kontratës përfshirë nën-kriteret dhe peshët e përcaktuara

(r) kriteret e dhënies së kontratës përfshirë nën-kriteret dhe peshët e përcaktuara

(r) kriteret e dhënies së kontratës përfshirë nën-kriteret dhe peshët e përcaktuara

(s) metodologjia e vlerësimit (s) metodologjia e vlerësimit (s) metodologjia e vlerësimit(t)çdo kërkesë e veçantë për paketim, shënim dhe etiketim

(t) dorëzimet ose rezultate që kërkohen

(t)funksionet dhe autoriteti i menaxherit të projektit të AK

(u) çdo inspektim ose testim i kërkuar

(u) çdo kërkesë e sigurimit (u) çdo inspektim ose teste që kërkohen, dhe metodat e testimit

(v) kërkesë në lidhje me certifikim të konformitetit

(v) çdo informatë tjetër ose kushte

(v) kërkesat në lidhje me certifikim të përshtatshmërisë

(w) çdo kërkesë për sigurime (w) çdo kërkesë për sigurim(x) çdo kërkesë për garancion (x) çdo kërkesë për garancion (y) çdo informatë tjetër apo kushte (y) çdo informatë tjetër ose

kushte

33

Një kontratë për furnizime do të tregojë qartë parametrat e përgjegjësive të një operatori nën kontratë, që do të përfshijë

Një kontratë për shërbime do të përfshijë

Një kontratë për punë do të theksojë qartë parametrat e punës dhe përgjegjësinë për projektim

(a) furnizim dhe dorëzim i furnizimeve, në pajtim me INCOTERM;

(b) instalimet dhe komisionimi i furnizimeve;

(c) trajnimet për përdorim, mirëmbajtje ose riparim të furnizimeve; ose

(d) dispozitat e shërbimeve pas shitjes, që mund të përfshijnë furnizimin dhe dorëzimin e materialeve shpenzuese dhe pjesëve rezervë dhe servisimit, mirëmbajtjes, riparimit, kalibrimit dhe modifikimit të pajisjeve.

(a) pronësia e tërë pronës së blerë ose të përdorur gjatë implementimit të kontratës;

(b) obligimet e një operatori në lidhje me kujdesin dhe mbikëqyrjen e pronës së AK-së, që është në shfrytëzim gjatë implementimit të kontratës;

(c) aranzhimet për dorëzimin e kthimin e tërë pronës së AK-së në shfrytëzim gjatë implementimit të kontratës; dhe

(d) aranzhimet për dorëzim, nëse aplikohet, e tërë pronësisë të blerë gjatë implementimit të kontratës

(a) procedura për transfer të punëve të përfunduara te AK, përfshirë transferin e titujve dhe dokumentacionit të transferimit;

(b)pronësia e pronës në vendin e punimeve gjatë implementimit të kontratës;

(c) obligimet e një operatori në lidhje me kujdesin dhe mirëmbajtjen e pronës së AK-së, në shfrytëzim gjatë implementimit të kontratës; dhe

(d) aranzhimet për dorëzim të përkohshëm dhe përfundimtarë të gjithë pronës së AK, të shfrytëzuar gjatë implementimit të kontratës.

Është e ndaluar përgatitja e Dosjes së Tenderit në një mënyrë që favorizon ose diskriminon kundër një ose më shumë nga Operatorët Ekonomik potencial

34

20.Specifikimet Teknike sipas LPP

AK do të parashtroj në dosjen e tenderit të gjitha specifikimet teknike të cilat çdo tender duhet ti përmbush.

Nëse është e aplikueshme, AK do të parashtroj në njoftim të kontratës specifikimet e tilla teknike ose do të ofroj deklarata të qarta që tregojnë ku mund të merren specifikimet e tilla teknike.

Specifikimet teknike do të përshkruajnë dhe përkufizojnë, në mënyrë jo-diskriminuese, karakteristikat e obligueshme të objektit të kontratës, siç janë cilësia, performanca, kërkesat e dizajnit, dimensionet, siguria, sigurimi i cilësisë, terminologjia, simbolet, testimi dhe metodat e testimit, paketimi, shënimi dhe etiketimit. AK do të tregojë nëse specifikimet teknike të parashtruara janë obligative apo kërkesa minimale.

Specifikimet /TER do të jetë e qartë, e saktë dhe precize dhe duhet të mos paraqet kufizime të panevojshme, në mënyrë që të mos kufizohet konkurrenca. Ato duhet të përkufizohen në mënyrë që mos të krijojnë dyshime rreth natyrës së mallrave, punëve ose shërbimeve të kërkuara.

Sa i përket direktivave të BE-së, parimi theksohet si në vijim:

““Specifikimet teknike do të ofrojnë qasje të barabartë për tenderuesit dhe nuk duhet të kenë efektin e krijimit të pengesave të paarsyeshme në hapjen e konkurrencës së prokurimit publik.”

Një specifikim teknik do të theksohet, për aq sa është e mundur, duke ju referuar standardeve të mirënjohura por mund të formulohet gjithashtu në aspektin e performancë apo kërkesave funksionale. Një AK mund të përdorë standardet për karakteristika të caktuara dhe performancë ose kërkesa të funksionalitetit për karakteristika tjera.

Referencë në një standard të njohur:

Hierarkia e Standardeve që do të referohet gjatë formulimit të specifikimeve teknike

(1) - një standard i Kosovës që implementon një standard të Evropës,

35

(2) - një standard Evropian,

(3) - një aprovim teknike Evropian,

(4) - një specifikim i përbashkët teknik,

(5) - një standard ndërkombëtarë dhe/ose

(6) – çdo sistem tjetër i referencës teknike i prodhuar nga organet Evropiane të standardizimit.

Re (1): Agjencia Kosovare për Standardizim implementon standardet Evropiane në Kosovë.

Re (2): Standardet Evropiane aprovohen nga Komisioni Evropian për Standardizim (CEN), www.cenorm.be, dhe Komisioni Evropian për Standardizimin Elektro-teknik (CENELEC), www.cenelec.org.

Re (3): Aprovimet Evropiane teknike (sektori i ndërtimtarisë) nxjerrën nga organe të aprovimit në Shtetet Anëtare të BE-së në bazë të “kërkesave esenciale” të përbashkëta.

Re (4): Specifikim i përbashkët teknik do të thotë një specifikim teknik i përcaktuar sipas një procedure të BE-së.

Re (5): Standarde ndërkombëtare janë për shembull ISO, www.iso.org, ASTM, www.astm.org etj.

Re (6): ndonjë referencë tjetër të prodhuar nga organe Evropiane.

18.6 Nëse nuk ekziston një standard i aplikueshëm ose standarde të tilla nuk do të ishin efikase në aplikim për arsye teknike apo ekonomike – AK mund të referohet te:

- një standard i Kosovës, ose- një aprovim teknik të Kosovës

Përcaktimi i specifikimeve teknike që referohen në një prodhim specifik ose burim, ose një proces të veçantë, ose marka tregtare, patenta, lloje ose origjina specifike ose prodhime, është si rregull i përgjithshëm i ndaluar. Megjithatë, një referencë e tillë mund të përdorët në raste të veçanta, nëse referenca e tillë përcjellët me fjalët “ose e barasvlershme”.

36

Nëse bëhet dhënia e një kontrate për tenderin ekonomikisht më të favorshëm, AK mund të autorizoj tenderuesit që të dorëzojnë variante. AK do të deklaroj kërkesat minimale për përmbushje nga variantet dhe vetëm variantet që përmbushin kërkesat minimale do të konsiderohen.

Specifikimet teknike janë të kërkesa të obligueshme, të cilat të gjithë tenderët duhet të respektojnë në mënyrë që të jenë të përgjegjshëm.

Në disa raste, AK mund të specifikojë funksione të dëshirueshme, performancë etj. dhe të përfshijë specifikime të tilla në kritere, mbi të cilat tenderuesit vlerësohen (parametrat e konkurrencës). Kjo do të thotë që funksionet e tilla të dëshiruara mundë të përcaktohen si nën-kritere (“karakteristikat funksionale”) për tenderin ekonomikisht më të favorshëm.

Një tender i përgjegjshëm, andaj, duhet të përmbushë të gjitha kërkesat e obligueshme, përderisa funksionet e dëshiruara balancojnë çmimin dhe karakteristika tjera të tenderit.

Një dallim i qartë në mes të kërkesave të obligueshme dhe funksioneve të dëshiruara duhet të bëhet nga AK.

21. Përcaktimi i kritereve te kualifikimit

Qëllimi i fazës së përzgjedhjes është për të verifikuar ekzistencën e karakteristikave dhe kapaciteteve të cilat Autoriteti Kontraktues konsideron se operatori ekonomik duhet të zotëroj në mënyrë që të jetë në gjendje qe të merr pjesë në procedurën e tenderit, duke u konsideruar kështu si potencialisht të aftë për kryerjen e kontratës.

Kjo fazë përfshin përcaktimin e kërkesave minimale të cilat Autoriteti Kontraktues mund të kërkojë nga operatorët ekonomik lidhur me situatën e tyre personale, përvojën dhe pajisjet e nevojshme, organizimin e duhur dhe gjendjen financiare.

Kriteret e përzgjedhjes duhet të ndryshojnë, në varësi të kushteve të përcaktuara në rastin e çdo kontrate. Autorët e dokumenteve të tenderit duhet të dinë se kriteret e përzgjedhjes i referohen profilit te operatorëve ekonomik dhe jo ofertave të tyre.

37

Përcaktimi i kritereve të përzgjedhjes është i nevojshme në të gjitha rastet e kontratave, pavarësisht nëse është zgjedhur kriteri për dhënien e kontratës “Tenderi ekonomikisht më i favorshëm” ose ekskluzivisht “çmimin më i ulët”.

20.1 Kategoritë e kritereve të përzgjedhjes Kriteret e përzgjedhjes mund të grupohen në katër (4) kategori:

1. Kriteret për verifikimin e situatës personale te operatorëve ekonomik, neni 65 i LPP. OE janë të përjashtuar nga pjesëmarrja në procedurat e tenderit për dhënien e kontratave publike, në qoftë se ata nuk i plotësojnë këto kërkesa. - Te detyrueshme dhe duhet gjithmonë të plotësohen nga OE.

Dëshmi - Deklarata nën betim duhet të dorëzohet me tenderin dhe dëshmitë duhet te dorëzohen vetëm nga fituesi para dhënies së kontratës.

3 kategori e tjera mund të percaktohen nga AK ku AK e konsideron të nevojshme për të siguruar, që vetëm OE qe posedojnë aftësi të caktuara profesionale, financiare ose teknike të marrin pjesë në tender. Ato duhet të jenë drejtpërdrejt relevante dhe proporcionale me objektin e kontratës përkatëse.

Ato

a. në asnjë mënyrë nuk mund të përdoret si kriteret e dhënies b. nuk mund të peshohen; c. janë kërkesa Kalon/ Nuk kalon

2. Kriteret për verifikimin e përshtatshmërisë profesionale të operatorëve ekonomikë, neni 66 të LPP.

Kërkesa Dëshmia

a. Regjistrimi i Biznesit në vendin themelimit të OE që dëshmon regjistrimin e OE në regjistrin e profesional, komercial dhe/ose korporatave.

a. Dëshmi ose një kopje e certifikatës së biznesit

38

b. Autorizim ose licencim ose anëtarësim në një organizatë të veçantë për shërbime profesionale të lëshuar nga një autoritet publik

b. një kopje e autorizimit/licencës/dëshmisë të anëtarësisë ose deklaratë nën betim që një kërkesë e tillë nuk ekziston në shtetin e tyre

3. Kriteret për verifikimin e gjendjes ekonomike dhe fiananciare të operatorëve ekonomikë, neni 68 të LPP.

Kërkesa Dëshmia

Kërkesat minimale të gjendjes ekonomike/ financiare duhet te përcaktohen nga AK

a. qarkullimi vjetor, duke përfshirë edhe një qarkullim të caktuar minimal në fushën specifike mbuluar nga kontrata;

b. llogaritë vjetore, përfshirë informacion në lidhje me asetet aktuale dhe detyrimeve aktuale;

c. burimet financiare në dispozicion

shënim:

- Në përcaktimin e qarkullimit minimal vjetor, autoriteti kontraktues nuk duhet të kalojë 2 fishin e vlerës së parashikuar të kontratës

- Një qarkullim minimal të specifikuar në fusha të caktuara të mbuluara në kontratë, nuk do të kalojë 1.50 herë vlerën e parashikuar te kontratës

a. Deklaratë adekuate ose deklarata nga një ose më shumë banka

b. Dëshmi të policës relevante të sigurimit të lëshuar nga një kompani e licencuar dhe me reputacion

c. Kopje të certifikuara të një ose më shumë pasqyrave të bilancit ose pjesë të pasqyrës së bilancit

d. kopjet e raporteve financiare dhe raporteve të menaxhimit të certifikuara nga një firmë e njohur e licencuar për kontrollim apo një auditor i licencuar i pavarur; ose

e. Deklaratat Tatimore Vjetore të dorëzuara në Administratën Tatimore të Kosovës.

39

Kërkesa vjetore e qarkullimit duhet të shprehet detyrimisht në shifra dhe do të ndërlidhet maksimum për tre vitet e fundit financiare

4. Kriteret për verifikimin e kapaciteteve teknike dhe profesionale të operatorëve ekonomikë, neni 69 të LPP.

Kërkesa Dëshmia

a. Vlera minimale e referencës në furnizimet ne 3 vitet e fundit - Përvojë në zbatimin e projekteve me një fushë të ngjashme me atë të kontratës

b. Numri minimal i teknik ose organeve teknike të përfshira, sidomos ai i kontrollit të cilësisë - përdorimi i ketij është i nevojshëm vetëm nëse në kontratë përfshihen aktivitete (p.sh. instalimi, mirëmbajtja, trajnimi)

c. Mostrat, përshkrimet, foto etj

d. Certifikata e përputhjes se

a. listën me të cilën specifikohen të gjitha furnizimet kryesore të rëndësishme të operatorit ekonomik të realizuara në tri vitet e shkuara, duke saktësuar produktet e furnizuara, shumën e kontratës, datën dhe pranuesit; (i) kur furnizimi është bërë për një autoritet publik në Kosovë ose në një vend tjetër, për dëshmi të këtij livrimi shërben kopja e certifikatës (certifikatave) të rëndësishme të lëshuar ose të bashkënënshkruara nga autoriteti i tillë; (ii) kur furnizimi është bërë për një blerës privat, për dëshmi të këtij livrimi shërben kopja e çdo dokumenti të nënshkruar nga blerësi dhe evidentimi i livrimit të tillë;; neni 69.2.1

a. b. Përshkrim i teknikëve ose organeve teknike të përfshira dhe CV-të e tyre

40

produkteve me specifikimet dhe standardet

c. Mostrat e produktit, prezantime grafike dhe/ose fotografi të produkteve për furnizim

d. Certifikatat e lëshuara nga institutet zyrtare për kontrollimin e cilësisë ose agjencitë kompetente të pranuara, që vërtetojnë përshtatshmërinë e produkteve në mënyrë të qartë

Dokumentet e tenderit duhet të sigurojnë që, në rast të Konzorciumit, është e mjaftueshme qe kriteret që i referohen verifikimit të gjendjes financiare dhe aftësitë teknike e profesionale të plotësohen në mënyrë kumulative prej anëtarëve të konzorciumit.

41