O Processo de Automação - marilia.unesp.br · Avaliação de softwares para bibliotecas e...
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A decisão de automatizar
� Deve identificar aspectos como:◦ Cultura, missão, objetivos da instituição;
◦ Características do arquivo;
◦ Plataforma tecnológica existente na instituição:� Software
� Hardware,
◦ Os recursos humanos disponíveis;
1ª etapa
Planejamento
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Planejamento
� Formação de equipe◦ É fundamental o trabalho em equipe durante um
processo de automação;� Diferentes áreas envolvidas no processo de produção e uso
dos documentos arquivísticos;
� Necessidade de especialistas de diferentes áreas para desenvolver o projeto de automação e acompanhar a sua execução.
Planejamento
� A equipe que se formou será capaz de analisar e diagnosticar o conjunto documental;◦ compreender suas dimensões físicas e seu estágio de
tratamento;
◦ fragilidade dos itens documentais;
◦ o estado de conservação;
◦ estabelecer regras de acesso;
◦ identificar e conhecer potenciais usuários;
◦ comprovar a necessidade ou não de automação.
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Planejamento
� Uma vez estabelecido que a automação é necessária e viável para um determinado acervo, será essencial conhecer as características da massa documental com que se vai trabalhar.
� Nesse levantamento se procurará resgatar as origens dos documentos, as atividades e funções que os geram e uma outra dimensão prática, em que se procurará quantificar o acervo.
Planejamento
� Identificação dos processos a serem automatizados◦ Definir os processos (ou funções) que devam serão
automatizados;
◦ A seleção do sistema de gerenciamento de documentos apropriado está intimamente relacionada a essa definição.
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Planejamento
� Literatura◦ Casos de automação de acervos arquivísticos
na literatura da área são mais comuns do que propriamente textos teóricos que discorram sobre a automação de arquivo.
◦ Vale procurar na literatura existente (artigos de periódicos, livros, anais de congressos, etc.) casos de automação, apresentações de sistemas e autores que discorrem sobre o tema.
Planejamento
� Experiências semelhantes◦ Muito embora as experiências publicadas tendam a
mostrar o que deu certo, deixando de lado os obstáculos enfrentados, lê-las é importante para identificar pontos semelhantes nas necessidades de automação e nas características do conjunto documental a ser automatizado.
◦ A Internet é outra fonte importante para a pesquisa de relatos de casos que tiveram como desafio a automação de acervos arquivísticos.
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2º Etapa
Diagnóstico da situação atual
Diagnóstico da Situação Atual
◦ Elaboração do Documento de Diagnóstico:� Dados quantitativos:
� crescimento do acervo documental;
� tipos de documentos;
� projeções para o futuro;
� etc...
� Base tecnológica atual: � Analisar a base tecnológica atual do arquivo e da instituição,
� Padrões de tecnologia já adotados
� Sistema atual (se houver),
� padrões utilizados,
� quantidade de dados em meio legível por computador,
� infra-estrutura de hardware/software e comunicações.
� problemas identificados
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3ª Etapa
Identificar empresas produtoras de sistemas
Identificar empresas produtoras de sistemas
� Um grande número de produtores de sistemas possui sites na Internet divulgando seus produtos.
� A análise que se fará desses sistemas deve ser cuidadosa por se tratarem de sites comerciais que tendem a supervalorizar seus produtos.
� Cabe ainda recorrer a prospectos, folders e, principalmente, tentar contatar entidades que utilizam um sistema.
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Identificar empresas produtoras de sistemas� Estabelecer relações é tarefa primordial para entender e
saber diferenciar empresas e sistemas oportunistas daqueles considerados idôneos, que possuem credibilidade no mercado e que acompanham os avanços tecnológicos.
� Visita aos produtores e acompanhamento de demonstrações do sistema eletrônico de gerenciamento é uma saída para tirar dúvidas com relação à credibilidade e idoneidade do mesmo.
� Visitas a usuários de alguns sistemas para verificar o grau de satisfação, bem como os problemas detectados quando da implantação do sistema.
4ª Etapa
Pré-requisitos
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Pré-requisitos
� Devem ser observados:◦ Infraestrutura (hardware, software, rede) necessária
para o funcionamento dos Sistemas analisados;
◦ Verificar até que ponto a instituição já conta com a infraestrutura computacional e de redes requerida pelos Sistemas analisados;
◦ Condições políticas
◦ Elaboração do relatório de Requisitos Funcionais
5ª Etapa
Avaliação/seleção de sistemas
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Avaliação/seleção de sistemas
� Requisição de propostas das empresas que desenvolvem sistemas para arquivo.◦ Requisitos Funcionais do Sistema desejado,
� servirá de parâmetro de comparação com os produtos disponíveis no mercado;
◦ Elaboração do relatório de REQUISITOS FUNCIONAIS
◦ Inclusão dos Requisitos Funcionais no documento REQUISIÇÃO POR PROPOSTAS
◦ distribuição do documentos Requisição por Propostas entre os fornecedores candidatos
◦ Avaliação/pontuação dos Sistemas com base nas Requisições por Propostas preenchidas pelos fornecedores
Avaliação/seleção de sistemas
Requisito PesoEmpresa X Empresa Y
nota total nota totalMenus e telas em português 9 7 63 8 72
Utilizar banco de dados
relacional não proprietário
8 10 80 10 80
Possibilidade de
importação/exportação de
registros em XML
7 8 56 9 63
Atende à legislação
estabelecida pelo CONARQ
9 5 45 10 90
TOTAL 244 305
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Avaliação/seleção de sistemas
� Do universo visualizado de sistemas deve-se escolher aqueles que, submetidos aos critérios de avaliação, responderam bem tanto às necessidades da instituição do arquivo.
Questões sobre Software Livre
� O software livre é uma realidade em diversas áreas;
� Deve-se estar consciente dos riscos envolvidos na adoção de software livre. ◦ Suporte PRECÁRIO.
� Opção viável quando a instituição conta bonsprofissionais de informática;
� De qualquer maneira, software livres podem ser uma semente, um início para o desenvolvimento de um sistema próprio da instituição;
� Pode-se optar também por utilizar software básico livre, como o sistema operacional LINUX.
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6ª Etapa
Elaboração do projeto de automação
Elaboração do Projeto de Automação
� Projeto de automação ◦ Objetivo
� dimensionar o esforço requerido para a implantação do Sistema, seus custos e prazo de execução.
◦ Será submetido à direção da instituição e/ou a uma agência de fomento, a fim de obter os recursos necessários.
◦ Pode ter a seguinte estrutura� Diagnóstico da situação atual, já desenvolvido anteriormente (incluir o
Documento de Diagnóstico);
� Objetivos do arquivo com a automação;
� Infraestrutura de hardware/software e comunicações requerida especificada e dimensionada;
� Levantamento e definição dos requisitos funcionais básicos do sistema pretendido, custos estimados do projeto;
� Cronograma de implantação do projeto.
� Orçamento e cronograma de desembolso
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7ª Etapa
Negociação contratual
Negociação Contratual
� A aquisição deve ser um processo CONCORRENCIAL entre os possíveis fornecedores.
� Este é um processo bem mais complexo que adquirir um pacote de aplicativos como um editor de textos.
� Um Sistema é composto de módulos, tem que ser configurado e parametrizado para se adaptar às características de cada arquivo.
� Demanda treinamento e suporte permanente.
� Após selecionado um sistema, ainda restam muitos detalhes a serem resolvidos na proposta do fornecedor.
� A etapa de negociação dos detalhes da proposta do fornecedor, antes da mesma ser assinada, é uma ocasião que oferece grandes possibilidades da instituição contratante obter vantagens adicionais.
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Negociação Contratual
� Documento de contrato◦ Instalação
◦ Custos de atualização (upgrade)
◦ Condições de garantia e assistência técnica� prazo da garantia (o prazo médio padrão é de 12 meses);
� cobertura e limites (as exceções devem estar bem explicitadas);
� fornecimento sem ônus adicional de e versões novas do software ou de alguns dos seus módulos durante o prazo de garantia, pode-se incluir cláusulas garantindo instalação e configuração dessas atualizações;� tempo máximo de atendimento (o padrão é 24 horas);
� os tipos de atendimento:
� pessoal (on-site); por telefone; por e-mail; via Internet
Documento: Contrato
� Aspectos contratuais◦ Pacote de treinamento
◦ Representantes locais/regionais
◦ Necessidade de licenças de software de terceiros:� Muitos Sistemas utilizam Sistemas Gerenciadores de Bases de
Dados (SGBDs) de terceiros
� Deve-se verificar se o custo da aquisição destes sistemas já esta incluído no custo do Sistema ou deverá ser adquirido do fornecedor específico.
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Documento: Contrato
� Aspectos de suporte◦ Documentação◦ Treinamento◦ Contrato de Manutenção◦ Apoio Técnico◦ Atendimento por telefone (grátis?)
� Aspectos gerais◦ Grupos de Usuários◦ Periódicos ou Newsletter◦ Lista de Discussão◦ Congressos e Seminários
8ª Etapa
implantação do sistema
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Implantação do Sistema
� Procedimento posterior à seleção e aquisição do software;
� Porém, é possível perceber o comportamento ético e profissional do fornecedor;
� Ocorrem situações em que o produto é instalado mas nada funciona. Mensagens de erro, travamento do equipamento. Tudo isso confere descrédito e desconfiança na qualidade do sistema.
Implantação do Sistema
� Treinamento da equipe
� Definição dos parâmetros do sistema
� Carga inicial das bases de dados
� Testes
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Implantação do Sistema
� É necessário uma cláusula contratual que proteja a instituição. Em caso de falência, concordata ou mudança de ramo de atividade, a empresa seja obrigada a fornecer os programas-fonte da última versão.
Implantação do Sistema
� Suporte técnico e manutenção◦ É imprescindível firmar com o fornecedor um
contrato de suporte técnico e manutenção que incluam os seguintes serviços:� Correção de erros do software;
� Fornecimento e implantação de versões atualizadas, com os manuais e literatura técnica pertinentes;
� Apoio técnico no período de implantação de novas versões;
� Treinamento visando à perfeita compreensão das novas verões;
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Implantação do Sistema
� Treinamento◦ Capacitação técnica dos usuários do sistema;
� Documentação◦ é recomendável que a documentação do produto seja
apresentada em português na forma impressa e que o fornecedor entregue os manuais técnicos e do usuário devidamente atualizados e apresentados de forma didática, de modo a permitir a compreensão e a resolução de problemas quando eles surgirem.
Softwares e Empresas na Área de Arquivo
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Softwares e Empresas na área de Arquivo
EMPRESA:Control Informação e Documentaçãowww.control.com.br
SOFTWARE:Sistema ABCDSistema de Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação
Softwares e Empresas na área de Arquivo� Control Informação e Documentação◦ Empresa de consultoria especializada em serviços das áreas de
Biblioteconomia e Arquivologia.
◦ Experiência na organização, informatização e manutenção de Arquivos, Bibliotecas e Centros de Documentação de entidades públicas e privadas de vários segmentos, oferece soluções personalizadas para a gestão de documentos e informações.
◦ A empresa é dirigida pela Arquivista Rejane Tonetto e pela Bibliotecária Nádia Tanaka e conta com uma equipe qualificada de Arquivistas, Bibliotecários e profissionais de apoio especializados em gestão de documentos.
� Sistema ABCD◦ ABCD (Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação) é uma
aplicação WEB, open source e multilíngue de gestão de bibliotecas que compreende as principais funções de uma biblioteca: aquisição, catalogação, empréstimo e administração de bases de dados. Inclui inclusive um módulo avançado de empréstimos chamado de EmpWeb.
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Softwares e Empresas na área de Arquivo
EMPRESA:DATACOOPwww.datacoop.com.br/
SOFTWARE:Argonauta Arquivo
Softwares e Empresas na área de Arquivo
� Datacoop – Cooperativa de Bibliotecários◦ Procura oferecer soluções diferenciadas em Gestão da Documentação e Informação,
de acordo com as necessidades e anseios específicos dos clientes;
◦ Não possui funcionários, trabalha na forma de cooperativa e possui um quadro de noventa associados;
◦ Fundada em 1996, tem abrangência internacional e sede no Rio de Janeiro;
� Sistema Argonauta◦ Software para automação de acervos arquivísticos;
◦ Cumpre as normas do CONARq e do Conselho Internacional de Arquivos;
◦ Abrange todo o ciclo documental arquivístico e controla a vida do documento em suas fases corrente, intermediária e permanente;
◦ Controla o sistema de protocolo, a tramitação de documentos recebidos e gerados na instituição, organograma institucional, plano de classificação, tabela de temporalidade, vinculada ou não às tipologias documentais, elabora o termo de descarte, emite guia de empréstimo, etc.
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Softwares e Empresas na área de Arquivo
EMPRESA:SIPROSERwww.siproser.com.br/
SOFTWARE:O Arquivista
Softwares e Empresas na área de Arquivo
� Siproser Sistemas e Serviços Ltda◦ Fundada em 1984, com sede em São Paulo, tem atuação naciona;
◦ Presta consultaria em processos de gestão de bens e valores do ativo permanente e na organização documental;
◦ Presta serviços de digitação, alimentação de bases de dados, higienização de documentos, elaboração de Tabela de temporalidade e Plano de Classificação;
� O Arquivista◦ Controla a requisição de documentos em poder de terceiros e a
periodicidade dos documentos;
◦ Permite o uso e o armazenamento de tabela de temporalidade de documentos;
◦ Não está ainda atento à legislação estabelecida pelo CONARq.
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Portal do Arquivista
http://www.arquivista.net/software-para-arquivos/
CÔRTE, Adelaide R. et al. Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos. 2. ed.São Paulo: Polis, 2002