Ny ekonomi 2016 2014-11-26 EKONOMIDAGEN

Innehåll

• Bakgrund / repetition

• Vad är på gång? Vad ändras?

• Hur förbereder vi oss?

• Svar på frågan: Hur påverkas jag?

Vad går projektet ut på?

Att byta

ekonomisystem och

ekonomimodell

….inklusive påverkan

andra system och rutiner

Nytt ekonomisystem

Upphandling genomförd:

- Raindance som levereras av CGI Sverige AB

Införande under 2015

- Förberedelser pågår

”Tjuvtitt”

Ex: Kundfaktura – enkel manuell registrering

Inte bara ekonomisystem…

Successiv implementering

• Framtidens lösningar – hur möter Lunds

universitet bäst sina systemanvändare/

sällananvändare?

Ny ekonomimodell

• Kodsträngens uppbyggnad håller på att ta form

– ska stämmas av med systemleverantören

• Lägger en grund för enklare hantering: interna

transaktioner, rekvisitioner, periodisering etc

• Detaljer sätts längre fram – mycket under våren 2015

Arbetet hittills

Omvärldsanalyser

Möten med ledning, administratörer etc

Kartläggning av krav och behov

Remiss

Processkartläggningar

Kodplansmodellering

Beslut om vägval och inriktningar

Upphandling av ekonomisystem

Stöd till projekt i EOS

Framtagande av utbildningsstrategi

Tidplanen i grova drag

• 2013: förstudie och internremiss

• 2014: utreda, bestämma och upphandla

• 2015: sätta rutiner, detaljmodellera

kodplaner, installera, testa, utbilda

• 2016: följa upp, komplettera

Skarp drift Raindance: 2016-01-01

Målgrupper - roller

• Ekonomer

• Controllers

• Ledningen på olika nivåer

• Attestanter

Metod för ett lyckat införande

• Fånga verksamhetens krav och behov – lyssna!

• Involvera personer från verksamheten

• Extern input och inspiration

• Bra samarbete med styrgruppen

Vår styrgrupp

• Lise Bröndum sektionen Ekonomi

• Birgitta Carlsson Löner och förmåner

• Gert Paulsson Företagsekonomiska inst

• Jan-Inge Månsson LDC

• Karin Ekborg-Persson Stab Utveckling

• Karin Salmonsson Kulturvetenskaper

• Klas Malmqvist Forskning, samverkan, innovation

• Stina Ahlenius Laboratoriemedicin

• Torun Forslid Naturvetenskapliga fakulteten

• Viktor Öwall Elektro- och informationsteknik

Bikupor

Diskutera med dina närmaste grannar om hur vi i projektet

bäst kommunicerar

Infobrev

Hemsidan

Stormöte ………

Projekthantering

Stöd till forskning i EOS - förstudie

• Upprättande av kalkyler och budget/simulering i EOS

• Utdata i EOS och Kuben – tänk målgrupp

• Möjligt att erbjuda en lösning våren 2015

”Det ska gå att enkelt och överskådligt planera,

simulera och följa upp fleråriga projekt”

Projekthantering

Kodplan

Orfi 11i

ekonomisk händelse

verksamhet

annan

indelning

Kostnads-

ställe Konto

Verksam-

hets-

gren

Koncern

-kod Finansiär-

kod Aktivitet Fritt

fält

Rapport-

kod: Momsred.

Utbet stip.

Kodsträngen idag

Orfi 11i

Kostnads-

ställe Konto Verksamhet Motpart Finansiär

Aktivitet

Modellering ny kodsträng (pågår!):

Funktion

ekonomisk händelse

verksamhet

annan indelning

Ny kodplan: Kostnadsställe

• Behåller namnet

• Enhetlig namnsättning, sv + eng

• Kodning/egenskaper för att underlätta nivå,

klassificering, summeringsnivåer

• Kan bli aktuellt med nummerbyten på vissa håll

(fakultetsbeslut)

”Beteckningen Kostnadsställe är allmänt vedertaget

både på universitet och utanför och bör därför

behållas. Blir förvirrande att ha Ansvar som

beteckning då detta förknippas med en person.”

”Strukturen ska spegla LUs linjeorganisation.”

Ny kodplan: Konto

• Grova dragen klara, detaljmodellering pågår,

arbetsgrupper/referenspersoner är med och påverkar

• Inte ha kvar kontoklass 9, mer än till indirekta kostnader

• Inköp av anläggningstillgångar och aktivering i

kontoklass 1, ej 65*/67*

”begränsa, tydliggör”

”behövs inte fler konton. Enkelhet prioriteras!”

”Mer specificerad kontoplan = fler kontoslag för att kunna se vad vi

köper på mer detaljnivå. Ger användbar statistik inför upphandlingar.”

”interna transaktioner skulle kunna särskiljas på ett enklare sätt än

genom särskilda konton.”

”mer liknande den privata sektorn”

Ny kodplan: Verksamhet

• Utbildning:11

• Uppdragsutbildning: 54 och 58

• Forskning: 21 och 35 (24 och 36 försvinner, läses ihop)

• Uppdragsforskning: 55 (56 försvinner, läses ihop)

• Stödverksamhet: 91 (10 och 30 försvinner, måste

fördelas)

” Så få verksamhetsgrenar som möjligt”

”Ta bort v-gren 10 och 30 och lägg bokföringen på

kärnverksamhetens v-grenar.”

”Vi har redan avskaffat verksamhetsgren 24 och 36!”

”Ett projekt är ett projekt, 21, 35 eller 55 spelar ingen roll!”

Ny kodplan: Motpart

• Nytt namn!

• Färre värden för interna motparter

– Inom fakulteten (alltså mellan dess institutioner)

– Utanför fakulteten

– (Utanför fakulteten inom samma institution)

– Hör ihop med internfaktureringslösningen

Ny kodplan: Rapportkod

• Utgår!

• Nödvändig för vissa rapporteringar

• Efter 2015: Behövs ej, rapporteringen

löses på annat sätt

Ny kodplan: Person

• Ingen egen koddimension

• Lönetransaktioner med personinformation

från Primula till Raindance (jfr leverantörs-

/fakturainformation på andra utgifter)

• Möjliggör summering och rapportering i

ekonomisystem och andra

uppföljningssystem

• Hör ihop med ev. funktionalitet för

lönekostnadsfördelningar och tidredovisning

Ny kodplan: Finansiär

• Viktigt när vi sätter upp ekonomisystemet

– registrera så mycket information som möjligt vid

källan (kunder, kontrakt, rekvisitioner mm.)

– underlätta processen för hantera inbetalningar

Ny kodplan: Aktivitet

• En kod för att fånga delverksamhet, projekt,

kontrakt etc.

• Koppling till kontraktsuppgifter, andra

egenskaper

• Viktigt med bra rutiner samt lämplig

arbetsfördelning mellan nivåer beträffande,

upplägg, ändringar och avslut

• Viktigt mål med flexibilitet! Struktur och

numrering återstår, …kan bli aktuellt med

nummerbyten

Ny kodplan: Funktion

• Nyhet!

• Ersätter delvis Fritt fält

• För att lösa tvärsgående uppföljningsbehov

• Funktion som behöver följas upp på tvärs mot

den ordinarie organisationsindelningen som

kostnadsställe och aktivitet ger

• Ofta något som bokförs på flera

kostnadsställen, men kan även förekomma

inom ett kostnadsställe

• Arbetsgrupper/referenspersoner ska vara med

och påverka

BENSTRÄCKARE

PAUS – hur smart är din högra fot?

• Lyft höger fot, cirkulera den medurs

• Fortsätt snurra foten

• Skriv siffran 6 i luften med höger hand

Vissa förändringar sker med automatik…

Förbättrade rutiner o processer

• Rekvisitioner

• Interna transaktioner

…Interna transaktioner

• Köp/sälj

• Vidarefördelning

• Rättning

Tydliga processer/rutiner,

systemval samt konteringsregler!!

Förbättrade rutiner o processer

• Rekvisitioner

• Interna transaktioner

• Internfakturor

• Kundfakturor och internfakturor med både artikelregister

och fritextfakturering. Samordningsbehov?

• Export- och import mellan Excel och Raindance

• Andra lösningar än buntöversikter för godkännande av

interna transaktioner samt inbetalningar

• Redovisning av indirekta kostnader

Förbättrade rutiner o processer

Återstår att lösa i ekonomimodell och system

• Kontraktsuppgifter, samfinansiering och periodisering

• Lönekostnadsfördelning och omfördelning

• Tidredovisning

• Redovisning av lokalkostnader

Är du redo?

• Anläggningsregistret

• Opostade transaktioner

• Rese- och institutionsförskott

• Utestående kundfordringar

• Utestående internfakturor

Se vidare Pengaktuellt nr 308

Hur påverkas jag som ekonom?

2015

• Nytt kalkylstöd till forskningsprojekt under våren

(pilot?)

• Utbildning i ekonomimodellen kvartal 2 - 3

• Arbete med kodplansöversättning kvartal 3 - 4

• Utbildning i ekonomisystemet kvartal 4

• Ökad arbetsbelastning

• Höjd kompetens!

Hur påverkas jag som ekonom?

2016

• Fortsatt utbildning i modell och system,

rätt utbildning vid rätt tillfälle

• Ökad arbetsbelastning initialt

Hur påverkas min prefekt?

2015 – med stöd av institutionsekonomen

• Fastställa hur institutionens verksamhet bäst

planeras och följs upp. Vill jag t ex se

ekonomiskt utfall per avdelning,

forskningsprojekt, utbildningsprogram?

• Bestämma – utifrån ny modell – om rutiner

för ansvar och godkännande

• Utbildning

Det kommer tydliga anvisningar och

tidsangivelser om detta längre fram

Hur påverkas min prefekt?

2016 – med stöd av institutionsekonomen

• Tillämpa nya ekonomimodellen och nytt system

Obs! 2015 års bokföring görs klar i Orfi

Vad kommer jag att uppleva som

annorlunda 2016?

• Förenklade rutiner

• Mer enhetliga rutiner

• Större flexibilitet vid omorganisationer

• Ökade/enklare uppföljningsmöjligheter

• Färre papper

• Färre system

• Projekthantering – ett gemensamt, frivilligt stöd

vid ansökan och uppföljning

Stora saker skapas av att en

serie små saker sammanstrålar.

~ Vincent van Gogh

Nyekonomi2016@eken.lu.se

Tack för idag!