Nuxeo Comentario sobre el documento.pdf
-
Upload
monica-belandria -
Category
Documents
-
view
53 -
download
4
Transcript of Nuxeo Comentario sobre el documento.pdf
Gestión Documental con Nuxeo • PRÁCTICO
33Número 64W W W . L I N U X - M A G A Z I N E . E S
en el atasco de la mañana hacia la oficina
de un cliente, nos damos cuenta de que
nos hemos dejado la presentación en el
ordenador del despacho. O aquellas otras
en las que el trabajo en grupo se complica
porque los documentos se transmiten por
correo electrónico, multiplicándose de
manera preocupante el número de copias
y versiones que existen de ellos.
Hasta el momento, las alternativas que
se consideraban a la hora de adquirir una
solución a estos problemas pasaba siem-
pre por elegir a una de esas mastodónticas
compañías de software propietario cuyos
En los últimos tiempos, la gestión
documental es un área de la infor-
mática de gestión que ha ido cre-
ciendo en popularidad abrumadoramente.
¿Y por qué ? Sencillamente porque está
respondiendo a preguntas que todos nos
hacemos día a día durante nuestro trabajo
diario: ¿Dónde dejé el documento XX?
¿Habrá terminado ya Juanito de redactar
el informe? ¿De verdad esta es la versión
buena de la presentación que hicimos
ayer? Seguro que a todos os suenan estas
cuestiones. Y quizás también otras como,
esas veces en las que, ya estando inmersos
productos sobrepasan los precios de cinco
ceros. Por suerte, esto va siendo cosa del
pasado, y ya existen varias soluciones de
software abierto cuyas posibilidades y fun-
cionalidades nada tienen que envidiar a
las soluciones de estas grandes corpora-
ciones. Aquí venimos a presentar una de
ellas: Nuxeo, que viene encabezando,
junto a Alfresco, una tête de la course de
dos corredores en la carrera de las solucio-
nes de gestión documental open source. El
resto del pelotón los sigue a cierta distan-
cia.
Nuestro recorrido por esta aplicación
comenzará con su instalación, para luego
jugar un rato con sus posibilidades utili-
zando diferentes formas de acceder a los
repositorios.
InstalaciónNuxeo se puede descargar de varias for-
mas desde la web de la comunidad, ya sea
en función del sistema operativo que utili-
cemos (Linux, Mac, Windows), de la
forma de empaquetada (un ejecutable ins-
talador, un targz con los binarios, el
código fuente, …) que prefiramos, de la
configuración de la aplicación (qué servi-
dor de aplicaciones, qué sgbd utilizará,
…) existente y del uso que vayamos a
hacer de la descarga (desarrollar o utili-
zarlo como usuario)
© X
an
dro
nic
o - F
oto
lia.c
om
Gestión documental open source con Nuxeo
ORGANIZANDOEL CAOSNuxeo ofrece tener un único repo-
sitorio documental accesible
desde la red, con funcionalidades
como la gestión de versiones, o la
gestión colaborativa de los docu-
mentos.
POR DANIEL TÉLLEZ
Y VÍCTOR SÁNCHEZ
Figura 1: Pantalla de login de Nuxeo 5 recién instalado.
PRÁCTICO • Gestión Documental con Nuxeo
34 Número 64 W W W . L I N U X - M A G A Z I N E . E S
Por defecto, siempre podemos descar-
gar la última versión estable de Nuxeo a
través de [1]. Pero si queremos tener a
nuestra disposición todas las releases así
como todas las configuraciones que
comentábamos antes, lo ideal es pasarse
por [2].
Nosotros navegaremos desde aquí hacia
la versión 5.3.1 hasta llegar al paquete
que contiene Nuxeo con JBoss, es decir,
utilizaremos la versión que se encuentra
en [3].
Una vez que tenemos descargado el
paquete, lo único que necesitaremos para
empezar a trastear con Nuxeo es descom-
primirlo y ejecutar el script de arranque:
$ unzip U
nuxeo-dm-5.3.1-U
jboss_02.zip
$ cd nuxeo-dm-U
5.3.1-jboss
$ ./bin/run.sh
Una vez hecho esto, comenzarán a apare-
cer trazas de ejecución, que nos van indi-
cando qué es lo que está ocurriendo en el
servidor de aplicaciones, en este caso en
JBoss. Sabremos que Nuxeo está arran-
cado cuando aparezca un mensaje similar
al siguiente en la traza:
09:01:42,618 INFO [Server] JBoss
(MX MicroKernel) [4.2.3.GA
(build: SVNTag=JBoss_4_2_3_GA
date=200807181417)] Started in
1m:33s:889ms
No os preocupéis, aunque veáis que la
traza no para de crecer a un ritmo relativa-
mente rápido, os daréis cuenta de cuándo
aparece nuestro mensaje sin ningún pro-
blema. Para ver que todo fue bien, abri-
mos un navegador (un servidor utilizará
Mozilla Firefox ver-
sión 3.6.6), y nos
vamos a la URL
http:// localhost:
8080/ nuxeo/.
Si todo está
correcto, debería-
mos ver la pantalla
de login tal y como
la que se muestra en
la Figura 1. Para
entrar la
primera vez
a la aplica-
ción utiliza-
remos el usuario administrador
que se configura por defecto. Su
identificador y contraseña son
Administrator y Administrator. Si
todo va bien, deberíamos ver la
pantalla principal de Nuxeo,
donde se muestran los espacios
en los que trabajaremos en el cen-
tro, las acciones globales en la
barra negra superior y la zona de
navegación o exploración a la
izquierda (Figura 2)
La Organización delCaosHay una cita de Abraham Lincoln
que dice “Si dispusiera de ocho horas para
cortar un árbol, dedicaría seis a afilar mi
hacha”, y es que para gestionar el caos
organizativo de una empresa, una de las
tareas previas más importantes es la de
determinar la forma en la que se
clasificará toda la documentación
que tenemos y la que se generará
a partir de ahora. Para ello se utili-
zan tanto la navegación por car-
petas o espacios de trabajo (como
solemos hacer con los habituales
navegadores de escritorio, como
Nautilus o Konqueror) como los
metadatos. Un metadato es una
información que adorna al docu-
mento para que sea más fácil de
encontrar en un futuro. Los meta-
datos pueden rellenarse de forma
automática o manual. Por ejem-
plo: el autor del documento, la
fecha de creación o la fecha de
modificación son metadatos que
se rellenan automáticamente; la
temática del documento o el área
geográfica a la que pertenece el
documento se rellenarían a mano.
Esto nos daría la posibilidad de
navegar por los documentos a través de
sus metadatos, siempre que los rellene-
mos convenientemente. Las figuras 3 y 4
muestran cómo quedaría el árbol de nave-
gación por temática y por cobertura geo-
gráfica respectivamente.
No sólo se pueden encontrar documen-
tos navegando. También disponemos de la
caja “mágica” de búsqueda, que podemos
encontrar arriba a la derecha, y que será
nuestra muy mejor amiga para encontrar
los documentos que nece-
sitamos, ya que indexa
también el contenido de
los documentos que car-
gamos en la plataforma.
Una vez que ya sabe-
mos cómo organizar la
documentación y cómo
buscarla cuando la nece-
sitemos, es el momento
de ir subiendo algún
documento. Me vais a
permitir que me ponga
exquisito, y que, ya que
tengo la oportunidad de
mostraros cómo se usa
esto, lo hagamos de la
mejor forma posible. Lo
haremos con un ejemplo:
Nuestro amigo Paul
Brown necesita clasificar y almacenar los
PDFs de su revista, así que crea en los
Espacios de trabajo (carpeta azul) un
nuevo espacio llamado Revistas, para
almacenar ahí todas las revistas. Como
todos los números de la
revista van manteniendo
una estructura común,
Paul quiere que se clasifi-
quen los artículos, por
ejemplo en Editoriales,
Portadas, Noticias,
Desarrollo, Comunidad,
etcétera. Para ello, en
lugar de crear un espacio
con todas estas carpetas
cada vez, Paul creará una
plantilla en Templates
(carpeta gris) llamada
Revista, donde genera
toda esta estructura
(Figura 5). Una vez hecho
esto, vuelve al espacio de
trabajo Revista, y crea un
nuevo documento de tipo
espacio de trabajo basado
en la plantilla que acaba-
mos de crear (Figura 6).
Figura 2: Pantalla principal de Nuxeo, donde se aprecian las zonas
principales de trabajo.
Figura 3: Navegación
por temática de los
documentos. Pinchando
en alguno de los ítems
aparecerían los docu-
mentos relacionados
con esa temática.
Figura 4: Navegación
por cobertura geográ-
fica. Útil para, por ejem-
plo, empresas que traba-
jen con proyectos a nivel
internacional, o para
Ayuntamientos que
necesiten agrupar sus
documentos por zonas
administrativas.
Gestión Documental con Nuxeo • PRÁCTICO
35Número 64W W W . L I N U X - M A G A Z I N E . E S
documento o cuando pinchamos en
Summary) nos muestra que está desblo-
queado. Si hacemos clic en Lock, sólo lo
podremos modificar nosotros o un
administrador del sistema.
• Creación de versiones en el momento
de modificar nos permite crear versio-
nes mayores (1.0, 2.0, …) o menores
(1.1, 1.2, … – Figura 8). Cuando hace-
mos clic en Editar un documento, al
final del formulario aparecen las opcio-
nes de generar la nueva versión y, por
supuesto, de añadir un comentario acla-
ratorio sobre el motivo de la modifica-
ción.
• Reversión y consulta de versiones
anteriores (Figura 9). Si hacemos clic
en la pestaña History, se mostrarán
dos tablas: una con todas las acciones
que han ocurrido en los documentos,
y que incluye el autor, la fecha de
autoría y el comentario añadido; y otra
con las versiones almacenadas hasta el
momento, con las opciones de borrar
la versión, restaurarla o simplemente
visualizarla.
Trabajo en GrupoLos de la conversación anterior pueden
además beneficiarse de otra tanda de fun-
cionalidades muy efectivas para el trabajo
en grupo. Dos de las más interesantes son:
• Anotaciones sobre los documentos
(Figura 10): Si pinchamos en la pestaña
Preview nos aparecerá una previsualiza-
ción del docu-
mento en cues-
tión. Además,
esta herramienta
nos permite posi-
cionarnos sobre el
documento y
crear un comenta-
rio asociado a una
zona del mismo,
permitiendo que otros usuarios compar-
tan esos comentarios.
• Comentarios en los documentos
(Figura 11): Desde la pestaña Comments
podremos realizar comentarios como si
de un foro se tratara, todo ello asociado
a cada documento, de forma que pode-
mos evitar sobrecargar el correo para
estas cosas. También se pueden crear
objetos de tipo foro, no asociados a
documentos.
Nuxeo, Blanco sobre NegroUna de las posibilidades más interesantes
que ofrece Nuxeo es el poder controlar los
repositorios documentales a través de un
cliente de línea de comandos desde el ser-
vidor, de modo que no se necesitará utili-
zar un navegador ni un cliente de escrito-
rio. Para probarlo, primero descargarnos el
cliente a través del enlace [7]. Para no per-
derlo de vista, lo descomprimimos en la
raíz de Nuxeo, que ya instalamos antes,
de manera que nos quede algo así:
$ tree -L 1
.
|-- bin
|-- client
|-- copyright.txt
|-- jar-versions.xml
|-- JBossORG-EULA.txt
|-- lgpl.html
|-- lib
|-- nuxeo-shell <-- terminal de
línea de comandos
|-- readme.html
|-- readme-java6.html
|-- readme-jboss.html
`-- server
Al hacer esto
provoca que se
cree un nuevo
espacio de tra-
bajo con todas
las carpetas que
se definieron en
la plantilla, con
lo que se ha
ahorrado un tiempo muy valioso. Cuando
quiera añadir documentos u otros tipos de
elementos ¿qué tendrá que hacer ? Lo
mismo que con los espacios de trabajo:
hacer clic en el botón Nuevo documento y
seguir los pasos.
Como recomendación, os dejo un
enlace a un plugin de Firefox [5] (también
existe para IExplorer [6] ) que os permitirá
subir carpetas y documentos simplemente
arrastrándolas desde vuestro escritorio al
navegador.
¿Dónde Está mi Foto?¿Quién no se ha hecho esa pregunta
alguna vez? Estamos trabajando con un
compañero y nos pasa el documento en el
que trabajamos ayer. Típica conversación:
- Mmm… ¿aquí no le metimos una foto?
- Yo me la encontré así cuando me la
enviaste por correo.
- ¿Seguro? Mira, la que tengo en mi orde-
nador sí que la tiene…
- Oops… pues yo ya he hecho un mon-
tón de modificaciones en el docu-
mento, ¿qué hacemos?
¿Que qué hacemos? Pues utilizar una
herramienta que no nos haga perder el
tiempo. Para esto Nuxeo nos proporciona
3 herramientas básicas:
• Bloqueo/ Desbloqueo de documentos,
que hace que cuando estemos modifi-
cando un documento, nadie más pueda
modificarlo: La captura de la figura 7,
tomada del Sumario de un documento
(que aparece cuando pinchamos en un
Figura 5: El árbol de
navegación muestra una
plantilla y varios espa-
cios de trabajo basados
en esta plantilla.
Figura 7: Bloqueo/ Desbloqueo de documen-
tos.
Figura 6: Haciendo clic en “New Document” aparecerá un diálogo
con todos los tipos de documentos que podemos crear.
Figura 8: Creación de versiones.
clientes para dispositivos móviles, el
modelo de puntos de extensión para
desarrollar plugins, la gestión de procesos
sobre documentos, etcétera.
Have fun! �
los dominios que
hay a nivel de repo-
sitorio, en este caso,
el dominio por
defecto (default-
domain) y el domi-
nio de etiquetas (tags).
Podemos probar a crear objetos desde la
interfaz web y veremos cómo aparecen
aquí. Para navegar por los espacios pode-
mos utilizar comandos similares a los utili-
zados en Linux, como “cd”, “ls”, “tree”,
etcétera. Para ver el listado completo de
comandos utilizamos la orden “help”.
Los comandos más utilizados y reco-
mendados de la shell son los que afectan a
operaciones masivas, como son fsimport
para importar documentos masivamente
desde sistema de ficheros; o export, que
realiza la operación contraria. No menos
interesante es la opción para ejecutar
scripts, scripts, desde la consola, que nos
da una enorme flexibilidad como adminis-
tradores del gestor documental para reali-
zar operaciones complejas. Para ver ejem-
plos de scripts podemos visitar el enlace
[8].
Terminamos… por HoyNo ha estado mal como introducción, pero
se nos han quedado muchas funcionalida-
des en el tintero, y algunas otras extensio-
nes que aportan muchísima potencia a la
herramienta. Aunque seguro que en próxi-
mos números podremos dar un segundo
repaso, ya algo más en profundidad, en el
que podríamos tratar, por ejemplo, los
Para entrar sólo tendríamos que ejecutar el
script correspondiente e indicarle a qué ins-
tancia queremos conectarnos, a través de
su IP:
cd nuxeo-shell
./nxshell.sh -h localhost
Hemos utilizado localhost porque aún no
hemos configurado ningún binding en
Nuxeo que lo asigne a ninguna IP especí-
fica. Por utilidad y por seguridad, esto lo
podemos cambiar más adelante [9].
Una vez ejecutado nos aparecerá el
prompt del terminal. La primera orden que
se ejecuta es la que realmente inicia la
conexión a Nuxeo. Probemos con un senci-
llo “ls”.
|> ls
Trying to connect
to nuxeo server at 127.0.0.1:62474
as system...
Connection established
default-domain tags
2 docs listed in 32ms
127.0.0.1>
Al ser la primera orden, el terminal conecta
al servidor de nuxeo y luego ejecuta el lis-
tado de objetos. Lo que nos devuelve son
PRÁCTICO • Gestión Documental con Nuxeo
36 Número 64 W W W . L I N U X - M A G A Z I N E . E S
[1] Descarga de Nuxeo: http:// www.
nuxeo. com/ en/ downloads/
download-dm-form/
[2] Todos los releases y complementos
de Nuxeo: http:// www. nuxeo. org/
static/ releases/
[3] Paquete Nuxeo con JBoss: http://
www. nuxeo. org/ static/ releases/
nuxeo-5. 3. 1/ nuxeo-dm-5. 3.
1-jboss_02. zip
[4] Comunidad de Nuxeo: http:// www.
nuxeo. org/
[5] Plugin de Firefox para Drag’n’drop:
https:// updates. nuxeo. org/
desktop-integration/ drag-drop/ firefox/
nuxeo-dragdrop-ff-extension. xpi
[6] Plugin de Internet Explorer para Drag
’n’drop: http:// download. nuxeo. org/
desktop-integration/ drag- drop/ msie/
Nuxeo-MSIEBrowser
Extension-latest-stable. msi
[7] Nuxeo Shell: http:// www. nuxeo. org/
static/ releases/ nuxeo-5. 3. 1/
nuxeo-shell-5. 3. 1. zip
[8] Arrancar nuxeo en una IP específica:
http:// doc. nuxeo. org/ 5. 1/ books/
nuxeo-book/ html/
admin-specific_IP_binding-configurati
on. html
[9] Ejemplos de scripts para shell: http://
hg. nuxeo. org/ addons/
nuxeo-shell-scripts
RECURSOS
Figura 10: Anotaciones sobre los documentos.
Figura 11: Comentarios en los documentos.
Figura 9: Reversión y consulta de versiones anteriores.