NOTULA

Notula rapat adalah

Catatan tentang pelaksanaan kegiaan rapat

disertai hasil pembicaraannya.• Notula ini disusun oleh petugas khusus yang

disebut notulis dan harus ditandatangani oleh pemimpin rapat sebagai pengesahan.

• Notula disusun setiap kali kegiatan dilaksanakan dan dibukukan secara berurutan sehingga menjadi dokumen tertulis.

Selain sebagai arsip kegiatan,

keputusan yang ditulis dalam notula

rapat juga bermanfaat bagi kepala

instansi (pemimpin organisasi)

sebagai pertimbangan dalam

menentkan keputusan, menetapkan

kebijakan, atau menyelesaikan

masalah pada masa yang akan datang.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menulis

notula:• Isi pembicaraan dalam rapat tidak semuanya harus

ditulis dalam notula. Notulis cukup mengambil intinya. Oleh karena itu, notulis diharapkan mampu mengikhtisarkan pembicaraan beberapa orang secara panjang lebar menjadi bentuk ringkas dan informative.

• Penulisan risalah (laporan rapat) diawali dengan nama atau jabatan pembicara sebagai subjek, baru diikuti materi pembicaraannya, contoh:

-Pemimpin rapat menjelaskan bahwa ….

-Sdr. Hassel berpendapat bahwa ….

-Sdri. Olivia mengusulkan agar ….

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SEKOLAH MENENGAH ATAS KRISTEN IPEKA

Jalan Baru Sunter Agung

Jakarta Utara

• Hari, Tanggal : Sabtu, 24 Mei 2011• Tempat : Ruang Rapat• Pukul : 12.15 – 13.15 WIB• Susunan Acara : 1. Pembukaan

2. Pengarahan dari Kepala Sekolah

3. Pembentukan susunan panitia pelaksana

“Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” dan

penetapan jadwal kerja

4. Doa

5. Penutup

Hasil-hasil Rapat:• Rapat dipimpin dan dibuka oleh Ketua OSIS SMAK

IPEKA Sunter pada pukul 12.15 WIB. Ketua OSIS mengharapkan susunan panitia “Dialog dengan Tokoh Kebudayaan” yang akan dibentuk melibatkan wakil-wakil kelas X dan XI, dengan tujuan untuk mengembangkan pengalaman berorganisasi dan memudahkan pengkomunikasian program. Kelas XII tidak dilibatkan dalam kepanitiaan karena tengah mengikuti persipan UN. 

• Ibu Kepala Sekolah mengarahkan agar seluruh panitia dapat bekerja sama, panitia menyusun perincian atau panduan tugas setiap koordinator panitia, koordinator panitia melaporkan hasil pelaksanaan tugasnya. Jika ada kesulitan, diharapkan segera member tahu ketua.

Susunan panitia dan jadwal kerja dapat dirinci sebagai berikut:• Susunan Panitia:

Ketua Panitia : Rinda Rahmasari

Wakil Ketua panitia : Aji Pangestu

Sekretaris : Lulu Rosita Hapsari

Bendahara : Gita Saputra

Koordinator :

Pengetikan dan Panggandaan Makalah : Andara

Penerima Tamu : Rossy

Konsumsi : Rina Hastuti

Perlengkapan : Teguh Jujur Bintoro

Penggalangan Dana Sponsor : Lolita Siregar

Catatan:

Setiap coordinator dipersilakan memilih anggota 3 – 5 orang. 

 

Jadwal Kerja

- Persiapan masing-masing coordinator tanggal 26 – 31 Mei 2011

- Rapat akhir panitia tanggal 25 Mei 2011, pukul 13.15 – 14.15

WIB

- Pengecekan persiapan masing-masing coordinator tanggal 26 Mei

2011, pukul 14.00 WIB

- Pelaksanaan kegiatan tanggal 1 Juni 2011, pukul 11.00 – 13.00

WIB

• Doa dipimpin Sdr. Alex• Rapat diakhiri pada pukul 13.15 WIB 

Notulis,  

Sandra

 

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang

telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk

pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan

keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat

selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir,

notula dapat menjadi informasi atas materi yang

dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat

juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari

waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta

rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat

oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk

untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya

dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar

pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan

notula : • Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami

dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.• Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis • Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat

dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan• Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi

yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan

• Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat

berlangsung merupakan notula

awal. Notula ini perlu

disempurnakan dengan tidak

mengubah isi materi semula,

kemudian diketik rapi dan dimintakan

persetujuan pada pimpinan untuk

menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :• Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut

rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007

• Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.

• Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat

• Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang………………………………

• Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap

• Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula : • Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang

sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book,Laptop untuk penyusunan notula atau

• Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.

• Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai

• Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat• Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang

menyelenggarakan rapat.• Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.• Sifat rapat.• Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.• Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.• Susunan acara rapat.• Ringkasan jalannya rapat.• Hasil rapat.• Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.• Catatan khusus.• Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.