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ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

Activo Corriente

NOTA No. 3 - Caja y Banco – Fondos Especiales

CAJA GENERAL (Fondos Especiales)Son los ingresos por la venta de bienes y servicios del último día del mes y que se depositarán al día siguiente.

CAJA CHICA (Fondos Especiales)

Los Fondos de Caja Chica están compuestos por 4 fondos los cuales son reintegrados periódicamente y se encuentran bajo la custodia de la persona encargada de bancos y el cajero:

1. Fondo de la Dirección por la suma de ¢1,000,000.00, atiende la adquisición de bienes y servicios indispensables para las operaciones de la institución de verdadera urgencia, cuyo pago se justifique fuera de los trámites ordinarios establecidos para las compras de bienes y servicios, que no excedan de ¢150,000.00 con autorización.

2. Fondo del cajero para cambio de moneda, en venta de bienes y servicios por la suma de ¢113,200.00.

3. Fondo de Especies Fiscales: por la suma de ¢60,000.00 para cambios de moneda por venta de timbres.

4. Fondo para compra de timbres por un monto de ¢300,000.00.

BANCOSCinco cuentas bancarias: cuatro en colones y una en dólares, las cuales se encuentran en el Banco de Costa Rica y en la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda (Caja Única), cuyos saldos al 31 de marzo del 2016 son los siguientes:

CUENTA MONTOCuenta BCR Nº 10165305-9 Cuenta Principal en Colones 21,679,808.61Cuenta BCR Nº 10165307-5 Cuenta Timbres en Colones 6,515,378.88Cuenta Tesorería Nacional Nº 73900011233201011 Caja Única 1,839,223,707.21Cuenta Tesorería Nacional Nº 73911178021313628 Caja Única 7,380,189.22Cuenta BCR Nº 10165306-7 Cuenta Dólares 19,761,560.79

TOTAL 1,894,560,644.71

DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO2016 2015

Caja y Banco - Cajero 1,894,560.64 2,040,707.35Caja y Banco - Fondos Especiales 2,901.20 1,420.00

Total 1,897,461.84 2,042,127.35 Las variaciones generadas en estas partidas corresponde principalmente a los movimientos normales de operación entre los ingresos, inversiones generadas en el mes menos los gastos que generan salida real de efectivo.

HECHO POR REVISADO POR 1

NOTA No. 4 - Cuentas por Cobrar corto plazoCorresponde a cuentas por cobrar provenientes de ingresos por cobrar pendientes al 31 de marzo del 2016.

DEUDOR SALDOBanco de Costa Rica 1,444,747.74Julio Mora Quirós 35,000.00Avianca 26,302.50TOTAL COLONES 1,506,050.24


Cuentas por Cobrar 1,506.05 1,337.74Total 1,506.05 1,337.74

El aumento corresponde a una venta mayor de timbres.

NOTA No. 5 - Provisión Cobranza Dudosa Corresponde a una estimación para incobrables, calculando el 2% sobre las Cuentas por Cobrar del mes de marzo del 2016.


Provisión Cobranza dudosa -30.12 -26.75Total -30.12 -26.75

El aumento corresponde por el aumento que se dio en las cuentas por cobrar.

NOTA No. 6 - Existencias (Inventarios)

INVENTARIO ESPECIES FISCALES Y SUMINISTROSEsta cuenta corresponde tanto al Inventario de los Timbres del Archivo Nacional de ¢5, ¢10, ¢20, ¢100 y ¢200 que se encuentran tanto en poder del Banco Central de Costa Rica como del Banco de Costa Rica; además de las existencias de especies fiscales para la venta que se encuentran en la caja de la institución. Asimismo esta partida contiene el inventario de materiales y suministros que se encuentran el Archivo Nacional para uso operacional de la institución.


Existencias 96,319.54 101,303.82Total 96,319.54 101,303.82

La disminución corresponde a una menor adquisición de suministros y materiales de oficina.


NOTA No. 7 - Provisión ExistenciasNo aplica en este momento.


Provisión (Existencias) 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 8 - Mercancías en TránsitoNo aplica en este momento.


Mercancías en Tránsito 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 9 - Gastos pagados por anticipadoRepresenta las pólizas de seguros del edificio, vehículos, equipo electrónico y riesgos profesionales, los cuales se difieren mensualmente y tienen una cobertura de 12 meses.


Gastos Pagados por Anticipado 25,448.43 29,752.49Total 25,448.43 29,752.49

La variación en la partida de Gastos Pagados por Anticipado corresponde a la amortización que se realiza mensualmente a las pólizas que tiene suscritas el Archivo Nacional y a las renovaciones de pólizas que realizan según la fecha de vencimiento.

NOTA No. 10 - Inversiones Corto PlazoNo aplica en este momento.


Inversiones Corto Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00


NOTA No. 11 - Documento por cobrar Largo PlazoNo aplica en este momento.


Docuementos por Cobrar Largo Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 12 - Cuentas por cobrar Largo PlazoNo aplica en este momento.


Cuentas por cobrar Largo Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 13 - Provisión Cobranza Dudosa No aplica en este momento.


Provisión Cobranza Dudosa 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 14 - PréstamosNo aplica en este momento.


Préstamos 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 15 - Provisión Cobranza Dudosa de PréstamosNo aplica en este momento.


Provisión Cobranza Dudosa 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 16 - Adquisición de ValoresNo aplica en este momento.



Adquisiciòn de Valores 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 17 - Otros Activos FinancierosNo aplica en este momento.


Otros Activos Financieros 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 18 - Maquinaria, Equipo y MobiliarioLas partidas de Bienes Duraderos adquiridos o ya existentes, relacionadas con las partidas de: Maquinaria, Equipo y Mobiliario independiente de su monto de adquisición, se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente.


Maquinaria, Equipo y Mobiliario 1,295,103.47 1,238,042.28Total 1,295,103.47 1,238,042.28

El aumento en esta partida corresponde a compras realizadas en el periodo.

NOTA No. 19 - Depreciación Acumulada Maquinaria, Equipo y MobiliarioEl método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General.


Depreciación Acumulada -574,460.83 -523,155.45Total -574,460.83 -523,155.45

La variación generada en esta partida corresponde a la depreciación mensual.


NOTA No. 20 - Construcciones, Adiciones y Mejoras


Construcciones, Adiciones y Mejoras 39,591.13 39,591.13Total 39,591.13 39,591.13

Corresponde a gastos incurridos para la construcción de la IV Etapa del Archivo Nacional.

NOTA No. 21 - TerrenosSe aplica un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre 2008, por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008.


Terrenos 2,489,987.70 2,489,987.70Total 2,489,987.70 2,489,987.70

NOTA No. 22 - EdificiosLas partidas de Bienes Duraderos adquiridos se registran a su costo de acuerdo con las características de la normativa vigente. Se aplica revaluación del edificio según Avaluó N° AV-407-2009.


Edificios 6,294,562.79 6,294,920.29Total 6,294,562.79 6,294,920.29

La variación corresponde a ajustes realizados a la cuenta.

NOTA No. 23 - Depreciación AcumuladaEl método de depreciación utilizado es el de Línea Recta, según lo estipulado en la Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta. Se reflejan el Gasto por Depreciación en el Estados de Resultados y la Depreciación Acumulada restando bajo el Bien Duradero correspondiente en el Balance General.


Depreciación Acumulada ### -1,482,510.74Total ### -1,482,510.74

La variación generada en esta partida corresponde a la depreciación mensual.


NOTA No. 24 - Otras ObrasNo aplica en este momento.


Otras Obras 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 25 - Depreciación Acumulada de Otras ObrasNo aplica en este momento.


Depreciación acumulada 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 26 – Otros Bienes Duraderos No aplica en este momento.


Otros Bienes Duraderos 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 27 - SemovientesNo aplica en este momento.


Semovientes 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 28 - Amortización y Agotamiento de SemovientesNo aplica en este momento.


Amortización y Agotamiento 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 29 - Piezas de ColecciónConstituye el registro de 5 esculturas y 68 obras de arte. Las cuales fueron revaluadas en Octubre 2014 por el Museo de Arte Costarricense.



Piezas y Obras Colección 178,627.80 178,627.80Total 178,627.80 178,627.80

NOTA No. 30 - Bienes de uso públicoNo aplica en este momento.


Bienes de Uso Público 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 31 - PatentesNo aplica en este momento.


Patentes 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 32 - DerechosNo aplica en este momento.


Derechos 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 33 - DepósitosRespaldan el buen uso de las líneas de teléfonos y contratación de servicios de Internet.


Depósitos 65.39 65.39Total 65.39 65.39

NOTA No. 34 - LicenciasNo aplica en este momento.


Licencias 0.00 0.00Total 0.00 0.00


NOTA No. 35 - Decomisos No aplica en este momento.


Decomisos 0.00 0.00Total 0.00 0.00

Pasivo y PatrimonioPasivo Corriente

NOTA No. 36 - Cuentas por pagar corto plazoLas cuentas por pagar al 31 de marzo del 2016, se detallan a continuación:

ACREEDOR MONTOFondo General de Gobierno 197.10Acondicionamiento de Oficinas S.A. 213,837.50Asesorías Creativas en Desarrollo Integral S.A. 95,000.00Asociación Solidarita CCSS 89,100.00Consorcio de Información y Seguridad S.A. 14,222,204.04Distribuidora Ramírez y Castillo S.A. 212,721.00Distribuidora y Envasadora de Químicos S.A. 7,538,300.00Formularios Standard S.A. 114,000.00Grupo Nación GN S.A. 309,095.00Indianápolis S.A. 54,387.88Instalaciones Telefónicas S.A. 196,645.00IS Productos de Oficina Centroamérica S.A. 250,510.26Miguel Cruz y Asoc LTDA 701,500.00Muebles Crometal S.A. 138,186.76Salazar y Velásquez S.A. 38,280.81

TOTAL COLONES 24,173,965.35


Cuentas por Pagar corto Plazo 24,175.92 319,269.35Total 24,175.92 319,269.35

La disminución en esta partida corresponde a una menor adquisición de deudas con respecto al año 2015.NOTA No. 37 Retenciones por pagarLas retenciones y cargas por pagar al 31 de marzo del 2016, se detallan a continuación:

ACREEDOR MONTO C.C.S.S. 8,905,838.43COOPESERVIDORES 8,914,331.10I.N.S. 132,915.00ANEP POLIZA 20,000.00ANEP 119,780.04COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES 34,500.00ANDE 20,000.00IMPUESTO DE RENTA SALARIOS 4,015,196.29BANCO POPULAR PRESTAMOS 5,257,567.92


BANCO POPULAR FIDEICOMISO 125,860.01BANCO POPULAR PENSIONES 65,000.00BN VITAL 7,000.00COLEGIO DE PROFESIONALES EN CIENCIAS ECONOMICAS 81,145.00PENSION ALIMENTARIA 823,039.77COOPECAJA 950,566.21COOPENAE 3,140,068.46COOPE SAN GABRIEL 196,302.58VIDA PLENA 5,000.15ASEMICULTURA EMPLEADOS 1,779,455.50ROBLEALTO 66,500.00EMBARGOS 426,549.46SALARIO ESCOLAR POR PAGAR 25,780,386.11DECIMOTERCER MES POR PAGAR 53,525,998.73CONTRIBUCIONES PATRONALES AL DESARROLLO Y LA SEGURIDAD SOCIAL 15,971,879.86CONTRIBUCIONES PATRONALES A FONDOS DE PENSIONES Y A OTROS FONDOS 5,925,418.21OTRAS DEUDAS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS C/P 1,071,483.63RETENCIONES DE IMPUESTOS NACIONALES -349,256.64

TOTAL 137,012,525.82

DESCRIPCION DE LA CUENTA PERIODO

2016 2015Retenciones por Pagar 137,012.53 181,040.18

Total 137,012.53 181,040.18 La variación en esta partida corresponde a la provisión que se realiza por Salario Escolar y Aguinaldo.

NOTA No. 38 - Gastos acumulados por pagarNo aplica en este momento.


Gastos Acumulados por pagar 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 39 - Endeudamiento corto plazoNo aplica en este momento.


Endeudamiento Corto Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 40 - Endeudamiento a largo plazo, porción corto plazoNo aplica en este momento.



0.00 0.00

Total 0.00 0.00

Endeudamiento a Largo Plazo -Porción (monto a pagar en el periodo)

NOTA No. 41 - ProvisionesNo aplica en este momento.


Provisiones 0.00 0.00Total 0.00 0.00

Pasivo no Corriente

NOTA No. 42 - Cuentas por pagar largo plazoNo aplica en este momento.


Cuentas por pagar Largo Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00


NOTA No. 43 - Endeudamiento a largo plazoNo aplica en este momento.


Endeudamiento Largo Plazo 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 44 - Provisiones para Beneficio Sociales


Provisiones para Benef. Sociales 6,412.03 2,564.81Total 6,412.03 2,564.81

Corresponde a la provision mensual de Beneficios Sociales, en aplicación de la NICSP

NOTA No. 45 - Ingresos cobrados por anticipadoNo aplica en este momento.


Ingresos Cobrados por Anticipado 0.00 0.00Total 0.00 0.00

NOTA No. 46 - JubilacionesNo aplica en este momento.


Jubilaciones 0.00 0.00Total 0.00 0.00


NOTA No. 47 - Otras cuentas del pasivoCorresponden a garantías de participación y cumplimento dadas en depósito.


Otras Cuentas del Pasivo 2,964.94 10,053.39Total 2,964.94 10,053.39

La disminución en esta partida corresponde al pago de sumas de dinero que no corresponde al Archivo Nacional.

Patrimonio

NOTA No. 48 - Hacienda públicaEl Patrimonio está conformado por las capitalizaciones de bienes, el superávit por donación, el cual contempla la capitalización de bienes entregados en donación por organismos internacionales y el Ministerio de Cultura y Juventud el Superávit por reevaluación, el que incluye la reevaluación de las obras de arte, de acuerdo al avalúo emitido por el Museo de Arte Costarricense. Igualmente, incluye un avalúo al terreno de la institución realizado en el mes de noviembre del 2008 por la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, según informe de avalúo A.V. 471-2008y a la revaluación del edificio efectuada el 17 de noviembre de 2009 Avaluó N° AV-407-2009.Para el año 2014 se solicitó por medio del Oficio DCN-1542-2013 de fecha 18 de diciembre 2013, que se determinara el Patrimonio Inicial, el cual se puede ver reflejado a partir de los Estados Financieros de Enero 2014. El patrimonio inicial se determinó aplicando la fórmula establecida en el oficio antes citado, la cual consiste en: Total de Activos Fijos (tangibles e intangibles) al 31 de diciembre 2013 es igual al Capital Inicial.


Hacienda Pública 7,965,128.91 7,965,128.91Total 7,965,128.91 7,965,128.91

NOTA No. 49 - ReservasNo aplica en este momento.


Reservas 0.00 0.00Total 0.00 0.00


NOTA No. 50 - Resultados acumuladosMonto correspondiente a resultados acumulados provenientes de ejercicios anteriores de la institución.


Resultados Acumulados 1,934,395.32 1,518,005.75Total 1,934,395.32 1,518,005.75

NOTA No. 51 - Resultados del periodoCorresponde a la diferencia entre los ingresos y los gastos del período.


Resultados del Período 166,395.78 414,000.66Total 166,395.78 414,000.66


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