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(NORMA GENERAL) NORMA PARA EL USO Y CONTROL DE VEHICULOS

CODIGO VERSION FECHA

INICIAL DE

VIGENCIA

FECHA

FINAL DE

VIGENCIA

FIN-ACR-NG-006 01 08/01/2013

CARGO NOMBRE FECHA

ELABORADO

POR:

Supervisor de

Adquisición y

Servicios

Juan Medina Vigil 20/12/2012

14:31:45

REVISADO

POR:

Ejecutivo Senior de

Administración e

Infraestructura

Carolina Navarro Sanchez

Salazar

08/01/2013

09:23:50

APROBADO

POR:

Gerente Central de

Administración y

Finanzas

Patricia Gastelumendi Lukis 08/01/2013

09:33:37

NORMA PARA EL USO Y CONTROL DE VEHÍCULOS

1. Objetivo:

El presente documento tiene como finalidad poner en conocimiento a

todo el personal de Ferreyros SA, las normas y sanciones para el

control, uso y cuidado de las unidades móviles arrendadas y de

propiedad de la empresa.

2. Referencia o concordancia:

· Norma General: REGLAMENTO DE TRANSITO DE VEHÍCULOS ASIGNADOS A

PERSONAL DE FERREYROS -CÓDIGO: GEN-PER-NC-001. · Manual de Prevención de Pérdidas SEG-PI-004.

3. Alcance:

La presente norma es general y está bajo la responsabilidad de la

Gerencia Central de Administración y Finanzas a través de su

Dpto. de Administración e Infraestructura y se aplica a todos los

colaboradores de Ferreyros SA que tengan asignadas

camionetas arrendadas, a todos los colaboradores que requieran

alquilar alguna móvil a terceros de manera temporal o permanente y

a todos los colaboradores que tengan asignada alguna camioneta de

propiedad de Ferreyros S.A.

4. Definiciones:

· Empresa Arrendadora de Unidades de Flota: Son las empresas

comerciales cuya actividad principal es el alquiler de flotas de

vehículos, para lo cual cuenta con un contrato de Arrendamiento

como período regular hasta a 2 años; pudiendo haber excepciones

dependiendo del tipo de vehículo y el acuerdo entre ambas partes.

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· Empresa Tercera Arrendadora de Unidades: Son empresas

comerciales cuya actividad principal es el alquiler de vehículos

por períodos cortos. Para que una empresa tercera pueda alquilar vehículos a la

compañía deberá contar con un Contrato Marco de

Arrendamiento. · Contratos Marco: Acuerdo donde se detallan las condiciones

generales que deben cumplir las empresas terceras de Arrendamiento

de vehículos, asimismo se define la lista del personal autorizado

para la firma en los diferentes frentes. · Check List: Formato obligatorio a ser llenado por el conductor

antes de la salida y retorno de una unidad desde y hasta cualquier

sede de las compañías del grupo Ferreycorp. En el caso que las

unidades sean trasladadas por personal de los talleres del

arrendador, será responsabilidad de las personas asignadas para

recibir y despachar camionetas las que deberán llenar el check

list.

Este formato cuenta con 3 copias: Administración, seguridad

/garita y conductor según se muestra en el Anexo 1.

· Compañía de Seguro: Es una entidad que asume el valor asegurado

según el detalle de la Póliza Vehícular contratada. Ver Anexo 2.

· Deducible: Es la cantidad de dinero que No asumen las compañías

de Seguro con la finalidad de que el asegurado tenga

corresponsabilidad en los gastos que un accidente o una enfermedad

generan.

· Siniestro: Destrucción fortuita o pérdida importante que sufren

las personas o las cosas por causa de un accidente, estos suelen

ser indemnizados por las aseguradoras. También es considerado como

un siniestro los golpes que dañen las unidades, ya sea por una

mala maniobra, eventualidades, despistes o fallas de la unidad.

· Faltantes: Accesorios y equipos propios que son extraviados o

retirados de la unidad.

· Negligencia: Descuido, omisión e imprudencia del conductor de un

vehículo que desencadena en un siniestro o lesión a terceros.

· Daños Fortuitos: Daño ocasionado a la unidad durante su

operación cuya causa no es por negligencia del conductor Ej.

Rotura de luna o faro al saltar una piedra.

5. Contenido de la Norma:

5.1. Flota de Alquiler mediante Leasing Operativo.

5.1.1. El Dpto. de Administración e Infraestructura tendrá la

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responsabilidad de convocar a concurso a empresas arrendadoras de

unidades móviles a nivel nacional; en dicho concurso se

seleccionará a las empresas a contratar, así como la distribución

de los lugares asignados para brindar el servicio, plazo forzoso

de arrendamiento y tarifas a pagar. 5.1.2. La Gerencia Legal deberá elaborar los contratos de alquiler

por leasing operativo, así como las adendas a los mismos; la

información respecto a la cantidad de camionetas, inclusiones o

exclusiones al contrato deberá ser proporcionada por el Dpto de

Administración e Infraestructura. 5.1.3. La solicitud de los vehículos por áreas deberá ser

autorizado por cada gerencia y remitido al Dpto. de Administración

e Infraestructura una vez al año; cuando dicho departamento lo

requiera (aproximadamente en el mes de octubre), con la finalidad

que se gestionen con los proveedores las unidades adicionales

respectivas, así como la renovación o no de los contratos que

vencerán el siguiente año. 5.1.4. Las unidades de flota mediante Leasing Operativo

adicionales al contrato son adquiridos mediante el formato

solicitud de unidades nuevas, según se detalla en el Anexo 3. 5.1.5. El Dpto. de Administración e Infraestructura deberá

recepcionar las unidades nuevas de flota de arrendamiento de

acuerdo a cronograma acordado con la empresa arrendadora,

verificando su equipamiento. Estas camionetas serán recepcionadas

en Lima o provincia según lo acordado.

5.1.6. El Dpto. de Administración e Infraestructura deberá

coordinar con el arrendador los auxilios mecánicos y todos los

documentos necesarios de las unidades siniestradas. 5.1.7. El Dpto. de Administración e Infraestructura deberá

coordinar con el arrendador la cotización y colocación de

accesorios faltantes en las unidades en uso. La valorización y

adquisición de los faltantes serán realizadas en un concesionario

autorizado de la marca de la unidad o a través del arrendador con

repuestos originales y/o alternativos de óptima calidad y de

reconocidas marcas: con la finalidad de buscar la mejor calidad y

el mejor precio. 5.1.8. En caso de Accidentes de Tránsito se deberá cumplir con lo

estipulado en el SEG- PI 004 Reporte e Investigación de

Accidentes a fin de determinar las causas inmediatas y básicas que

ocasionaron el evento. 5.1.9. El Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente junto a las

gerencias o jefaturas de las áreas responsables, determinarán

cual fue la causa de un determinado accidente, consignando e

indicando en su informe final si el siniestro se dio por

Negligencia o Caso Fortuito. 5.1.10. El Dpto. de Administración e Infraestructura de acuerdo al

resultado de las investigaciones elaboradas por Dpto. de

Seguridad, Salud y Medio Ambiente, deberá elaborar un cuadro a la Gerencia Central de Recursos Humanos con los detalles de los

costos por deducible o la totalidad de estos que deberá cobrar la

Cia de Seguros.

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5.1.11. La Gerencia Central de Recursos Humanos de acuerdo al

resultado de las investigaciones es la que define quien asume el

costo del deducible del seguro o la totalidad del siniestro. 5.1.12. Está prohibido llevar o recoger en el camino a personas

ajenas a la empresa. 5.1.13. El transporte de terceros (clientes, proveedores, otros)

será autorizado por el jefe o supervisor inmediato por escrito. 5.1.14. Ferreyros S.A. no podrá ceder ni subarrendar total o

parcialmente los vehículos sin la autorización expresa y por

escrito del Arrendatario. 5.2. De los Seguros

5.2.1. Es obligación del jefe responsable y/o el mismo usuario dar

aviso de cualquier siniestro de manera inmediata a la Compañía de

seguros, al arrendador y al Dpto. de Seguridad, Salud y Medio

Ambiente con copia al Dpto. de Administración e Infraestructura;

asimismo deberán cumplir los plazos especificados en la cláusula

5.6 de la presente norma.

5.2.2. Todas las camionetas deben contar con póliza de Seguros

contra accidentes; según lo dispuesto en el Anexo 2

5.3. Alquiler de Flota a Empresas Terceras.

5.3.1. Es requisito indispensable contar con un contrato marco con

la empresa arrendadora para poder alquilar vehículos de empresas

terceras; debiendo contar con el Soat y la Póliza de Seguro de

acuerdo a el anexo 2 de la presente norma. Cualquier excepción

deberá ser revisada y aprobada por la Gerencia Central de

Administración y Finanzas.

5.3.2. La elaboración de los Contratos Marco por el alquiler de

unidades a empresas terceras a nivel nacional son coordinados con

la Gerencia Legal, debiendo consignar la información de dichas

empresas (razón social completa, número de RUC, dirección

completa, nombres, cargos de sus representantes que firmarán el

contrato Marco, número de DNI, y copia de sus poderes inscritos en

registros públicos). 5.3.3. Las condiciones y periodos de arrendamientos por cada

vehículo serán establecidos según el Anexo 4 de los contrato

Marco. 5.3.4. Durante la vigencia de los contratos Marco, el arrendador

mantendrá vigentes las pólizas de Seguro cuyas condiciones se

encuentran especificadas en el Anexo 2. 5.3.5. Ferreyros no podrá ceder ni subarrendar total o

parcialmente los vehículos sin la autorización expresa y por

escrito del arrendatario. 5.3.6. Los arrendadores de alquiler de vehículos no deben tener

una clasificación adversa como deudor en Infocorp. 5.3.7. No debe existir límite al kilometraje diario, el alquiler

es estrictamente por día.

5.4. Obligaciones de las jefaturas a cargo de las camionetas.

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5.4.1. Verificar que al momento de la asignación de unidades los

usuarios responsables cuenten con la licencia de conducir vigente

a partir de la categoría A1 la autorizada para vehículos pick up,

AIIa y/o AIIb para vehículos de 8 a más pasajeros, además de

contar obligatoriamente con el Curso de Manejo Defensivo dictado

por el Departamento de Seguridad, Salud y Medio Ambiente de

Ferreyros S.A., que Autoriza a conducir las camionetas de la

Corporación. 5.4.2. El Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente es la única

área que puede cancelar transitoriamente o definitivamente la

autorización de Manejo Defensivo. 5.4.3. Conservar los vehículos arrendados con la mayor diligencia,

y utilizarlos conforme a su naturaleza, propósito y destino,

siguiendo las instrucciones, recomendaciones, especificaciones de

funcionamiento y buen manejo contenidas en el manual del

fabricante, asimismo adoptar las medidas necesarias para que el

personal a su cargo les dé el correcto uso a las mismas. 5.4.4. Comunicar a la empresa arrendataria y al Dpto. de

Administración e Infraestructura, cuando hayan trasladado las

unidades a ubicaciones geográficas diferentes a las originalmente

fueron asignadas. 5.4.5. Controlar y coordinar él envió de las unidades a los

talleres para el servicio de mantenimiento preventivo cada 5,000

Km, ya que el fabricante no asume los daños por desperfectos en

las unidades cuando no ingresan a los mantenimientos preventivos

programados. 5.4.6. Es obligación del jefe responsable ó el mismo usuario dar

aviso de cualquier tipo siniestro (entiéndase accidentes o daños

por golpes) de manera inmediata a la Compañía de seguros; al

arrendador y al Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente con

copia al Dpto. de Administración e Infraestructura; asimismo

deberán cumplir los plazos especificados en la cláusula 5.6 de la

presente norma. 5.4.7. El jefe responsable deberá hacer seguimiento a los reportes

de velocidad (GPS) de la empresa Perutrak y aplicar las medidas

correctivas o sanciones respectivas a los conductores que excedan

la velocidad máxima permitida que es de 95 km/h. En caso detecten

un mal funcionamiento de los equipos GPS, ya sea por una

información errada emitida por estos equipos o por que no se esté

recibiendo ningún Reporte de Evento desde el correo DETEGIS, el

jefe responsable deberá comunicarse al Área de Servicio al Cliente

de la empresa Perutrak con copia al Departamento de Administración

e Infraestructura de FSA. 5.4.8. Coordinar un programa de lavado de unidades antes y después

de un determinado viaje, o trabajos dentro de operaciones mineras.

5.5. Obligaciones de los conductores de las camionetas.

5.5.1. Elaborar el check list a las unidades vehiculares tanto a

la salida y retorno de un determinado viaje así como al ingreso y

recojo de los talleres, verificando principalmente los niveles

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básicos como el líquido de freno e hidrolina, estado y ajuste de

los pernos de las llantas, estado óptimo del parabrisas. 5.5.2. Las camionetas no deben salir de viaje de trabajo, si

alguno de los ítems críticos del check list resaltados en color

rojo tiene alguna observación (están rotos, en mal estado,

averiado…etc.). 5.5.3. En viajes de rutas largas verificar que el vehículo en

especial el radiador este limpio, libre de lodo u otros residuos

que puedan causar obstrucción en la ventilación de la unidad. 5.5.4. Utilizar las herramientas del vehículo con el fin para el

que fueron diseñadas, no usar herramientas hechizas o en mal

estado y solicitar el cambio de las herramientas defectuosas. 5.5.5. Manejar con atención evitando distracciones y prisas

respetando las señales de tránsito de las rutas dispuestos por el

MTC y la velocidad establecida en Ferreyros S. A., que es 95km/h 5.5.6. Prohibido hablar por celular o enviar mensajes de texto

mientras maneja, aplicando en todo momento criterios de manejo

defensivo. 5.5.7. Realizar pausas activas cada 2 horas de manejo, por un

lapso de 10 minutos. 5.5.8. Reducir la velocidad ante condiciones climáticas adversas. 5.5.9. Los trabajadores que hicieron uso de las camionetas deberán

dejar las unidades en el proyecto minero, sucursal ó sede

correspondiente, al término de su labor. No está permitido el uso

de las camionetas para diligencias personales. 5.5.10. El usuario de la unidad tiene la obligación de reportar a

su jefe inmediato si se ha hecho acreedor a una infracción o multa

al reglamento de tránsito y pagar la misma dentro de los 7 días

hábiles siguientes, enviando al Dpto de Administración e

Infraestructura copia del depósito de pago. Si se tratara de una

infracción no avisada al usuario, administración se encargará de

realizar el pago correspondiente y enviar la boleta a la Gerencia

Central de Recursos Humanos para el descuento respectivo. 5.5.11. Los usuarios estarán obligados a llevar las camionetas

para que permanezcan en horas no laborables dentro de la

compañía, en las distintas localidades a nivel nacional. 5.5.12. Respetar las disposiciones respecto a la seguridad en el

manejo de vehículos asignados a personal de Ferreyros -CÓDIGO:

GEN-PER-NC-001.

5.6. Medidas a tomar en cuenta en caso de siniestro.

5.6.1. El conductor de un vehículo que preste servicios a

Ferreyros S.A. y que esté involucrado en un accidente de

tránsito, deberá informar inmediatamente lo sucedido a su Jefe

inmediato, al Arrendador (si es alquilado) a la compañía de

seguros, al Departamento de Seguridad, Salud y Medio Ambiente y al

Departamento de Administración e Infraestructura por el medio más

rápido. 5.6.2. Una vez ocurrido el siniestro el conductor responsable a

quien se le asignó la unidad vehicular deberá acercarse a la

comisaría más cercana del lugar de los hechos en un plazo no mayor

a 4 horas y deberá proceder de la siguiente manera:

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· Gestionar una Denuncia Policial. (dentro de las 24 horas) · Hacerse Dosaje Etílico (dentro de las 4 horas) · Gestionar que la Policía Nacional realice el Peritaje Policial

de daños. · Solicitar a la Policía Nacional el Acta de entrega del vehículo

y el Acta de situación (constancia de estado e inventario de la

unidad) si tuviera que dejar el vehículo en la comisaría. 5.6.3. Una vez realizada la denuncia policial el conductor

responsable a quien se le asignó la unidad vehicular deberá

entregar la siguiente documentación a su jefe inmediato superior

en un plazo no mayor de 12 horas: · Informe interno del siniestro. · Fotos de la unidad. · Copia de DNI y Licencia de Conducir del usuario responsable del

siniestro. 5.6.4. El Supervisor y/o Jefe del área responsable deberá

presentar Notificación Incidente (NOI) al Dpto. de Seguridad,

Salud y Medio Ambiente con copia al Dpto de Administración e

Infraestructura en un plazo máximo de 24 horas posteriores al

suceso, según lo indicado en el SEG-PI-004 Reporte e

Investigación de Accidentes del Manual de Prevención de Pérdidas. 5.6.5. El Supervisor y/o Jefe del área responsable enviará al

Departamento de Administración e Infraestructura, ya sea vía

correo electrónico o en un sobre cerrado, copia de los siguientes

documentos: · Denuncia Policial · Dosaje etílico · Peritaje Policial · Fotos de la unidad · DNI y Licencia de Conducir del conductor

responsable del siniestro. NOTA: De no enviarse alguno de los documentos mencionados la

empresa aseguradora no asumirá la reparación del vehículo.

5.7. Consideraciones de Seguridad.

5.7.1. Los usuarios responsables deberán contar con la licencia de

conducir vigente a partir de la categoría A1 la autorizada para

vehículos pick up, AIIa y/o AIIb para vehículos de 8 a más

pasajeros, además de contar obligatoriamente con los cursos de

manejo defensivo dictados por el Departamento de Seguridad, Salud

y Medio Ambiente de la compañía. 5.7.2. El Dpto. de Seguridad, Salud y Medio Ambiente junto a las

gerencias o jefaturas de las áreas responsables,

determinarán quién o que fue la causa de un determinado accidente,

consignando e indicando en su informe final si el siniestro se dio

por Negligencia o Caso Fortuito. 5.7.3. El Dpto. de Administración e Infraestructura de acuerdo al

resultado de las investigaciones elaboradas por Dpto. de

Seguridad, Salud y Medio Ambiente, deberá elaborar y emitir un

informe a la Gerencia Central de Recursos Humanos con los

detalles de las ocurrencias de siniestros cuando el arrendador

informe los costos por deducible o la totalidad de estos.

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5.7.4. La Gerencia Central de Recursos Humanos de acuerdo al

resultado de las investigaciones es la que define quien asume el

costo del deducible del seguro o la totalidad del siniestro. 5.7.5. En caso que el trabajador responsable a quien se le asignó

la unidad vehicular asuma el costo del deducible y/o reparación de

la unidad, la jefatura del área responsable del vehículo en

coordinación con la Gerencia Central de Recursos Humanos evaluarán

y definirán la forma de pago que asumirá el responsable.

5.8. De las sanciones

5.8.1. En lo que se refiere a las faltas que puedan cometer los

conductores, así como, los responsables de su control, estas se

ceñirán a lo estipulado en las normas emitidas por la Dirección

General de Tránsito, el monto de la sanción ó multa será informada

a la gerencia de RRHH para que proceda con el descuento

respectivo.

5.9. Del uso de las Unidades:

5.9.1. No está permitido el uso de las unidades para fines ajenos

a los intereses de la Compañía. 5.9.2. Está prohibido llevar o recoger en el camino a personas

ajenas a la empresa. 5.9.3. El transporte de terceros (clientes, proveedores, otros)

será autorizado por el jefe o supervisor inmediato por escrito. 5.9.4. No se podrá efectuar ninguna modificación en las unidades

sin la autorización expresa del arrendador. 5.9.5. Evitar conducir la unidad con el nivel mínimo de

combustible (menor a ¼ de tanque de combustible), para evitar

problemas con los inyectores, bomba de combustible, filtros y

sistema de inyección. 5.9.6. Evitar en lo posible abastecer de combustible en grifos de

dudosa procedencia. 5.9.7. No transitar las unidades con barro en los paneles del

radiador ya que puede ocasionar recalentamiento de motor. 5.9.8. En caso de Recalentamiento de motor, se deberá detener la

unidad y esperar a que retome su nivel normal de temperatura sin

apagar la unidad por 5 minutos aproximadamente, para luego apagar

el motor, pedir auxilio mecánico e indicaciones. 5.9.9. No cargar ni remolcar más de 700Kg en las unidades. 5.9.10. No se podrá ceder las unidades ni subarrendarlas, ni

permitir que sean usadas por terceros bajo ningún acuerdo,

contrato o forma legal, sin la debida autorización escrita del

arrendador. 5.9.11. No se podrá llevar las unidades fuera de territorio

nacional. 5.9.12. El Dpto. de Administración e Infraestructura podrá

coordinar con el proveedor un cronograma de cursos de manejo

defensivo 4x4.