NOÇÕES DE

FLUXOGRAMA

MÓDULO 2 Fevereiro de 2002

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SUMÁRIO INTRODUÇÃO

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1.

MÉTODO PADRONIZADO DE FLUXOGRAMA 04

2.

TESTES DE ADERÊNCIA AO SISTEMA 05

3.

PLANO GERAL DE AUDITORIA ANALÍTICA 06

4.

RECOMENDAÇÕES PARA PREPARAÇÃO DOS FLUXOGRAMAS 07

5.

SIMBOLOGIA 09

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INTRODUÇÃO Uma das técnicas tradicionais de organização e métodos, amplamente utilizada em auditoria é a técnica de representação gráfica de rotinas através de fluxogramas. Rotina é o termo utilizado para descrever passo a passo como as pessoas interagem dentro das empresas, ou entre elas e os clientes, fornecedores, etc. As etapas para o estudo de rotinas seguem basicamente, a seguinte seqüência:

- escolha da rotina a ser analisada; - coleta dos dados; - desenho da rotina; - análise.

Quando se executa uma auditoria analítica em uma empresa, um conjunto de fluxogramas padronizados deve ser mantido atualizado, fazendo parte dos papéis de trabalho. Esses gráficos podem ser úteis no entendimento dos ciclos operacionais a fim de tomada de decisões, como por exemplo, a implantação de novos sistemas informatizados.

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1. MÉTODO PADRONIZADO DE FLUXOGRAMA Um esquema de auditoria orientado para o sistema operacional deve incluir algum método de registro de informação, de maneira clara e facilmente compreensível. A descrição sob a forma de narrativa escrita tem muitas desvantagens para o nosso trabalho. Geralmente é muito extensa, tornando-se difícil sua absorção e a integração mental de pontos relacionados entre si. Um método padronizado de fluxograma é a resposta lógica para esse problema. Em primeiro lugar, é a maneira mais concisa de registrarmos a nossa revisão do sistema. Não só permite uma visão geral, como também uma documentação eficiente e detalhada do exame desse sistema. Em segundo lugar, o fluxograma é o instrumento mais eficiente para fazer a própria análise. Os fluxogramas mostram claramente o que está acontecendo e oferecem um método fácil de localização de fraquezas no sistema ou áreas onde poderiam ser introduzidos melhorias. Dos diferentes tipos de fluxogramas usados, o horizontal provou ser mais eficiente para a auditoria analítica. O fluxograma horizontal tem a vantagem de nos permitir visualizar a relação entre as diferentes partes de um sistema integrado. Os pontos positivos ou negativos (fraquezas) do controle interno, originados da maneira pela qual as funções foram divididas entre os funcionários da empresa, podem ser imediatamente observados nos fluxogramas.

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2. TESTES DE ADERÊNCIA DO SISTEMA Antes de avaliar o sistema e investigar as fraquezas, temos que ter certeza de que o sistema a ser avaliado está realmente em operação. Com esse objetivo, investigamos um número limitado de transações (quatro ou cinco de cada tipo) através do sistema, desde a sua origem, até sua conclusão, ou vice-versa, conhecido como teste de aderência. Isto é feito após completarmos os fluxogramas, a fim de assegurar que não desperdiçamos tempo no estudo de um sistema planejado que não está sendo executado na prática. É importante compreender por que esse teste limitado de quatro ou cinco transações é o bastante. As razões são as seguintes:

a) Não estamos testando somente quatro ou cinco transações no total, mas sim,

quatro ou cinco transações de cada tipo, processadas de maneira diferente. Isso nos assegura que os fluxogramas demonstram todos os passos mais importantes do sistema sob exame;

b) Não estamos tentando neste ponto de nossa auditoria provar que erros não

ocorram, mas simplesmente estabelecer qual é o sistema em operação.

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3. PLANO GERAL DE AUDITORIA ANALÍTICA

REVISÃO DETALHADA DO

SISTEMA

REGISTRO DESSA REVISÃO NOS

FLUXOGRAMAS

ANÁLISE DOS

FLUXOGRAMAS

DETERMINAÇÃO DOS PONTOS

FRACOS DETERMINAÇÃO

DOS PONTOS FORTES

EXECUÇÃO DE UM TRABALHO DE EXTENSÃO RELACIONADO DIRETA- MENTE C/ESSAS ÁREAS

TESTES DOS

CONTROLES

RECOMENDAÇÕES

RECOMENDAÇÕES DE POSSÍVEIS

MELHORAMENTOS

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4. RECOMENDAÇÕES PARA PREPARAÇÃO DOS FLUXOGRAMAS

a) Faça os fluxogramas finais em formulários próprios, usando o gabarito padrão, baseando-se nos rascunhos, verificados ou modificados com base na auditoria de fluxo;

b) Os fluxogramas devem ser legíveis para terceiros. O fato de os fluxogramas serem exatos não é o bastante. Eles devem ser inteligíveis para um revisor ou para um novo membro da equipe nos anos posteriores. Os fluxogramas devem ser claros, concisos, logicamente dispostos e sem ambigüidades;

c) Assegure-se que os fluxogramas respondem às questões básicas de controle interno. Lembre-se que a avaliação do controle interno terá que ser demonstrada nos fluxogramas pelo assistente ao encarregado e por este ao gerente. Os fluxogramas devem, por conseguinte, fornecer o suporte necessário para as conclusões sobre o controle interno;

d) Siga os padrões de auditoria analítica. O bom senso, naturalmente, deverá ser utilizado na aplicação destas técnicas. Inovações pessoais e variações do método adotado, entretanto, não são admitidas. Os fluxogramas serão úteis se forem padronizados e se puderem ser lidos por qualquer auditor. Símbolos especiais ou gostos pessoais destruirão as vantagens de uma linguagem padrão;

e) Todos os fluxogramas devem ser feitos a lápis, ou via sistema informatizado para que possam ser modificados onde for necessário;

f) Todas as palavras que apareçam no fluxograma deve ser em letra clara e legíveis;

g) Divida o sistema entre os vários fluxogramas de maneira mais lógica possível. Uma seção que envolva nove departamentos poderá ser dividida, por exemplo, em quatro seções em uma folha e cinco na outra, e não necessariamente seis numa folha e as restantes na outra;

h) Faça o seu fluxograma o mais simples e o mais direto possível. Evite disposições que levem o leitor através de uma floresta de traços e setas;

i) Evite o cruzamento de linhas. Um semi-círculo, indicando a independência das linhas ao se cruzarem é um recurso imperfeito. Evite o problema logo de início. Isto normalmente pode ser obtido com uma nova disposição das informações no papel;

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j) Coloque os funcionários ou departamentos que tenham grande troca de documentos ou informações entre si, em colunas adjacentes. Evite o aparecimento de longas setas que cruzem o papel de um lado para outro, sobre colunas não utilizadas;

k) Assegure-se de que o início e o término de um fluxo são claramente visíveis, de forma que o leitor saiba para onde ir antes de descer aos detalhes;

l) Escolha cuidadosamente a maneira de representar alternativas em cada caso;

• por setas bifurcadas

• por diferentes fluxogramas para cada alternativa

• por notas de rodapé

• por notas mais extensas em folhas anexas.

Algumas variantes são tão importantes que deverão ser explicadas por uma dessas formas. Outras serão tão irrelevantes que não valerá a pena registrá-las.

Evite detalhes excessivos, mas assegure-se de cobrir todos os pontos importantes de controle.

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5. SIMBOLOGIA O fluxograma horizontal vem sendo usado por analistas há longos anos. Alguns símbolos são virtualmente universais entre eles, conforme apresentamos a seguir:

A Assinatura

Razão Geral ou Razão Auxiliar

Fonte de Lançamento no Razão Geral

Pontos de Início

Transferido para outro ou de outro fluxograma

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Documento.

Documento preparado.

Cópia de documento.

Documento produzido por computador ou relatório.

Capa de lote ou fita de máquina.

Fluxo físico de documentos ou fluxo sequencial de dados.

Fluxo de informação.

Decisão.

Transmissão de dados via telecomunicações.

Arquivo de fita magnética.

Arquivo de disco magnético.

Terminal de vídeo.

Unidade de entrada de dados ou terminal de consulta.

Finalização (deixa o sistema).

A DN Arquivo permanente:(A) ordem alfabética, (N) numérica, (D) data.

A N D Arquivo temporário:(A) ordem alfabética, (N) numérica, (D) data.

Anexado.

Destruído.

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Para cada documento será descrita apenas uma simbologia, mencionando a quantidade de vias emitidas ou existentes. A medida em que essas vias forem distribuídas no fluxo, será identificada na simbologia de direção do fluxo qual das vias está sendo remetida. A medida em que for sendo desenvolvido o fluxo, deverão ser solicitados modelos da documentação utilizada para posterior arquivamento junto ao fluxograma.

Com base no fluxograma desenvolvido, será elaborado o questionário de avaliação do sistema, e aplicado junto aos funcionários envolvidos.