Nieuwe Media De Wedstrijd
-
Upload
elsjedijkstra -
Category
Documents
-
view
601 -
download
0
description
Transcript of Nieuwe Media De Wedstrijd
2011
Elsje Dijkstra
Albeda College
20-4-2011
Nieuwe media – de wedstrijd
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
2
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
3
1. De wedstrijd 4
1.1 Vraagstelling 4
1.2 Leeswijzer 4
2. Huidige situatie 5
3. Het plan 6
3.1 Doelstellingen 6
3.2 Mogelijkheden 8
3.3 Kostenreductie 9
3.4 Vormgeving 11
4 De aanpak 12
4.1 De waterval 12
4.2 Scrum 13
5 Conclusie 15
6 Literatuur 16
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
4
1. De wedstrijd
1.1 Vraagstelling
Hoe kunnen we
meer aanmeldingen krijgen
met minder kosten
met gebruik van de moderne communicatiemiddelen
waarbij het persoonlijke contact met studenten en hun ouders niet verloren
gaat?
1.2 Leeswijzer
In deze notitie wordt in hoofdstuk 1 de huidige situatie geschetst.
In hoofdstuk 2 wordt het plan gepresenteerd, waarbij drie aspecten aan de orde
komen: De geoperationaliseerde doelstellingen, de mogelijkheden die de
moderne communicatiemiddelen bieden om meer aanmeldingen te krijgen, terwijl
er tegelijkertijd een kostenreductie gerealiseerd kan worden en het belang van
een vormgeving van de website waarbij CGO en portfolio de kernwoorden
vormen.
De aanpak van het plan wordt in hoofdstuk 3 aan de hand van twee modellen uit
de doeken gedaan. Voor- en nadelen worden daarbij op een rij gezet.
Uiteindelijk wordt in hoofdstuk 4 een conclusie getrokken, op basis van de
argumenten uit het voorgaande hoofdstuk.
De gebruikte literatuur staat vernoemd in hoofdstuk 5.
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
5
2. Huidige situatie De interesse om een opleiding te volgen aan het Albeda College wordt meestal gewekt door mentoren, decanen en SLBers van de voorgaande opleiding, een goede tweede is de tips via het eigen netwerk, als derde worden de open dagen genoemd en soms is het door de website dat de studenten het Albeda College als mogelijkheid zien om hun opleiding te gaan doen. De stap van interesse naar inschrijving wordt het meest gemaakt met de steun van mentoren, decanen en SLBers, ook het trajectbureau speelt een actieve rol, als derde kan het trajectbureau worden genoemd en ook komt het voor dat op open dagen de student zich meteen inschrijft. Via de website worden de minste studenten ingeschreven. De kosten van bovenstaande activiteiten zijn voor het grootste gedeelte personele kosten. Het trajectbureau is hierbij koploper (voor het Albeda College) omdat daar niet alleen het inschrijfformulier wordt verstrekt, maar ook studiekeuzebegeleiding wordt gegeven. De open dagen zijn ook relatief duur, omdat ook hier geldt dat er hoge personele kosten gemaakt worden. Het werk van mentoren, decanen en SLBers levert veel minder kosten op, omdat de doorverwijzing naar een volgende opleiding het sluitstuk van hun werk is. Bovendien komen de mentoren en decanen van opleidingen buiten niet voor rekening van het Albeda College. De kosten van de website zijn alleen het onderhoud. Een kleine post op de
begroting.
Tabel 1. Effectiviteit en kosten bij het realiseren van aanmeldingen van nieuwe studenten, gerangschikt van hoog naar laag
Interesse door: Inschrijvingen door: Kosten
Mentoren, decanen, SLBers Inclusief externe informatiemarkten
Mentoren, decanen, SLBers Trajectbureau
Van mond tot mond reclame Trajectbureau Open dagen
Open dagen Open dagen Mentoren, decanen
Website Website Website
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
6
3. Het plan
De wensen van het CVB zijn mooi, maar vormen nog geen kapstok waaraan het
plan kan worden opgehangen. De doelstellingen moeten concreet gemaakt
worden en realiseerbaar zijn voor 2012 – het jaar dat in de beschrijving van het
CVB wordt genoemd. Daarna moet bekeken worden welke mogelijkheden er zijn
om met gebruik van de moderne communicatiemogelijkheden tot het gewenste
resultaat te komen. De volgende vraag die beantwoord moet worden is of de
nieuwe opzet ook leidt tot de gewenste kostenreductie. Tot slot wordt er gekeken
naar de vormgeving. Hierbij is vooral van belang dat vorm en inhoud elkaar
versterken. Uitgangspunt is daarbij dat de kwaliteit van het onderwijs voorop moet
blijven staan.
3.1 Doelstellingen
In hoofdstuk 2. Huidige situatie staat dat via de website de minste studenten
worden ingeschreven. Dat is jammer, omdat de website relatief goedkoop is.
Het Trajectbureau heeft een centrale functie bij de aanmeldingen van nieuwe
studenten. Zij kennen alle opleidingsmogelijkheden binnen het Albeda College, zij
hebben een netwerk dat zich uitstrekt tot buiten de school en het is daarom voor
de hand liggend om van het Trajectbureau een kenniscentrum Werving en
Selectie van Nieuwe Studenten te maken.
Als Spin in het Web kan het Trajectbureau ook van betekenis zijn bij het
ontwerpen van gestandaardiseerde formulieren en het efficiënter maken van de
Open Dagen.
Verhoog effectiviteit website
De goede informatie van de huidige website moet anders gerangschikt worden.
Nu is de site in feite een stapel documenten waar de bezoeker zelf doorheen
moet bladeren voordat hij bij de informatie komt die voor hem van belang is. Maak
een site waarbij de frontpage aansluit bij de toekomstige student. Zorg ervoor dat
hij als vanzelf uitkomt bij de opleiding die het best bij hem past. Nu staan de
opleidingen voorop – de meeste aankomend studenten weten niet precies welk
beroep ze later willen uitoefenen. Ze weten wel waar hun interesses en
capaciteiten liggen.
Samira zal binnenkort het diploma vmbo kader halen. Ze heeft de sector Zorg en
Welzijn gekozen en nu wil ze naar het mbo. Wat ze wil worden, weet ze nog niet
precies. Ze droomt er wel eens van om kraamverpleegkundige te worden. Maar
een opleiding als schoonheidsspecialiste lijkt haar ook erg mooi. Of mode – dat
vindt ze ook leuk. Ze kan toveren met lapjes en ze maakt van eenvoudige,
goedkope kleding iets bijzonders door haar creativiteit. Een vriendin van haar zit
al op het Albeda en zij heeft gezegd dat Samira maar eens op de website moet
kijken. Ze is verbaasd dat er zoveel keuze is. BOL, BBL, dichtbij en verder weg.
Iets met mensen wil ze, maar dat wist ze al. Misschien moet ze maar eens bellen.
Nou ja, dat kan morgen ook nog.
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
7
Met de nieuwe website gaat het anders.
Sander weet waar hij wil werken. In de haven, in de techniek. Als kleine jongen
kon hij al uren naar de schepen kijken. Zijn favoriete speelgoed was Lego, later
Technisch Lego. Maar alleen als het te slecht weer was om buiten te spelen. Het
liefst ging hij op de fiets naar de oude haven waar de boten werden
gerestaureerd. Als hij geluk had mocht hij meehelpen. Een plank vasthouden bij
het zagen, gereedschap aangeven.
Net zo min als Samira heeft Sander helder voor ogen welke opleiding hij het
beste kan volgen. Op de nieuwe website kan Sander kiezen uit een aantal foto’s.
Kies de foto die het beste bij jou past, staat er boven de collage. Hij klikt op een
foto van iemand die op een boot onderhoudswerk doet. Er komen weer foto’s
tevoorschijn, die allemaal te maken hebben met werken op een boot. Zo wordt
Sander door de website geleid, waarbij het programma “onthoudt” welke keuzes
hij gemaakt heeft. In feite klikt Sander de competenties aan die hem uiteindelijk
zullen voeren naar een geschikte opleiding. Op het eind wordt Sander gevraagd
om zijn email adres te geven. Hij kan dan uitgenodigd worden voor open dagen of
meedoen met toekomstige acties.
Gebruik expertise/netwerk trajectbureau
Bij het trajectbureau komen de email gegevens binnen van de belangstellenden.
Zo kan er een overzicht gemaakt worden van de interesse die er is voor
competenties in het algemeen of voor specifieke opleidingen. Deze gegevens
kunnen helpen bij het beter opzetten van de open dagen. Maar ook zal duidelijk
worden welke informatie nog ontbreekt of niet helder genoeg overkomt. Met hun
expertise kunnen de medewerkers de informatie duiden, de behoefte aan
persoonlijk contact, bijvoorbeeld op open dagen, bepalen. Door het Trajectbureau
te “upgraden” tot een kenniscentrum Werving en Selectie van Nieuwe Studenten
te maken zal de kennis en ervaring beter ingezet kunnen worden bij het maken
van een Albeda breed beleid. Minder versnippering, waarbij het wiel a.h.w.
telkens opnieuw moet worden uitgevonden, is te duur.
Voorkom dubbel werk
Bij de aanmelding en de inschrijving van nieuwe studenten hebben we gegevens
nodig. Waarom worden die gegevens in veel gevallen nog met de hand
verzameld? Waarom zijn er geen digitale standaardformulieren die door het hele
Albeda worden gebruikt. Per opleiding kan er een extra pagina worden
toegevoegd, als daar behoefte aan is. Juist bij de aanmelding en de inschrijving
kan veel gewonnen worden door gebruik te maken van de computer.
De formulieren voor de Zorgarrangementen moeten voor 13 april worden
ingeleverd. Het hele onderwijsteam werkt mee om deze klus te klaren.
Monnikenwerk is het, omdat de gevraagde gegevens uit verschillende formulieren
en andere documentatie gehaald moet worden. Per student moet het
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
8
intakeformulier gelezen worden, het mentoraatsverslag worden geraadpleegd en
het digitale portfolio worden geopend.
Bij de verwerking van de gegevens, of bij het gebruik maken van de verzamelde
gegevens ten behoeve van andere doeleinden, is het gebruik van
gestandaardiseerde formulieren kostenbesparend omdat de gegevens veel
toegankelijker zijn.
In 2012 gaat het invullen van de formulieren Zorgarrangementen veel sneller. Via
de gekoppelde databases worden de gegevens snel overgezet. Elke mentor leest
ter controle de formulieren door, zet de digitale handtekening en daarna wordt het
pakket in zijn geheel digitaal verzonden naar de account manager.
Maak open dagen efficiënter
De grootste kostenpost wordt gevormd door de Open Dagen. Vrijwel alle
vestigingen houden open huis, waarbij er van tevoren niet bekend is of en hoe
groot de belangstelling zal zijn. Meedoen lijkt het belangrijkste doel.
Leo en Samira hebben er flink de pest in. Binnen hun team was er geen
vrijwilliger te vinden voor de Open Dag op zaterdag. Al jaren is bekend dat de
belangstelling dan klein is. Daarom worden elk jaar per toerbeurt de docenten
voor die dag aangewezen. Ze weten best dat het eerlijk is dat zij nu voor die taak
staan. Leo maakt er maar een grapje over: ik denk dat ik mijn breiwerkje maar
meeneem. Samira lacht. Goed idee, zegt ze, dan zorg ik voor een boksbal in de
personeelstoilet om onze agressie uit te leven.
In 2012 wordt door het Trajectbureau van tevoren een inschatting van de
interesse voor opleidingen en locaties aangegeven. Via de website en hun
contacten met de vmbo’s uit de regio Rijnmond hebben ze kunnen peilen welke
vestigingen op welke dagen een grote toeloop kunnen verwachten. Op de
grootste vestigingen is het Trajectbureau vertegenwoordigd om voorlichting te
geven aan toekomstige studenten en hun ouders die belangstelling hebben voor
minder populaire opleidingen.
3.2 Mogelijkheden
Meer aanmeldingen
De leerlingen van wie bekend is dat zij interesse hebben (via de email van de
website) kunnen een pingbericht krijgen om hen te herinneren aan de open
dagen. Twitteren kan heel specifiek worden ingezet in combinatie met het
voortgezet onderwijs. In het laatste jaar zijn er vaak oriëntaties op het mbo. Een
virtuele rondleiding op de website kan worden versterkt met een open twitteruur,
waarin de leerlingen van het voortgezet onderwijs vragen kunnen stellen aan
medewerkers van het Trajectbureau.
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
9
Verbetering voorlichting
De leerlingen zelf, maar ook onze eigen studenten kunnen zich als geen ander
inleven in de wereld van de middelbare scholier. Zij kunnen als testgroep dienen
voor de nieuwe website, mogelijk kunnen zij zelfs meewerken aan de nieuwe
opzet in het kader van hun eigen opleiding. Zij zijn in ieder geval de
ambassadeurs van het Albeda College en kunnen in die hoedanigheid vaker
ingezet worden.
Groter gebied/tijdsonafhankelijk
Waar ontmoeten de leerlingen van het voortgezet onderwijs en onze studenten
elkaar? Op Hyves, Facebook, MSN. Ze pingen met elkaar of er wordt druk
getwitterd. Het Albeda College is daar niet vertegenwoordigd en dat moet ook zo
blijven. We gaan ten slotte ook niet gezellig meehangen met de jongeren op
Beurs of Capelse Brug. Maar er zijn wel mogelijkheden om het Albeda College te
presenteren via Hyves of Facebook. Op een aparte pagina kunnen promo’s voor
leerlingen gezet worden, die doorverwijzen naar de officiële website. Studenten
kunnen daar hun ambassadeursfunctie uitoefenen en bijzondere projecten
kunnen op Hyves en Facebook worden gepresenteerd.
Verbetering toegankelijkheid informatie
Informatie wordt waardevol wanneer de gegevens aansluiten bij wat er al bekend
is. Bij het verstrekken van informatie is het belangrijk om te weten wat de
doelgroep al weet, of waar de interesses liggen van de doelgroep.
Bij 1. De website zijn twee voorbeelden gegeven die duidelijk maken waarom
heldere informatie toch niet duidelijk overkomt.
En wat moeten de toekomstige studenten op zijn minst weten van het Albeda
College? Die vraag hebben we onszelf al gesteld. Het antwoord valt te lezen op
de huidige website, waar bijzonder goede informatie per opleiding staat. Het is de
uitdaging om deze goede en relevante informatie op een betere manier over te
brengen.
3.3 Kostenreductie
Laat anderen voor je werken
In Tabel 1. Effectiviteit en kosten bij het realiseren van aanmeldingen van nieuwe studenten, staat dat mentoren en decanen in hoge mate bepalend zijn voor het wekken van de interesse voor opleidingen bij het Albeda College. Ook zijn zij vaak betrokken bij de daadwerkelijke inschrijving. Mentoren en decanen uit het vmbo staan niet op de begroting. Een goede videopresentatie kan de mentoren en decanen het gereedschap geven waarmee ze nog beter kunnen voorlichten over de mogelijkheden van het Albeda College. De kosten van een
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
10
videopresentatie kunnen laag blijven wanneer deze gemaakt wordt door studenten (Dynamic), die daarmee bewijzen kunnen verzamelen voor hun eigen portfolio. Op de vraag waarom er voor het Albeda College is gekozen komt vaak ook het antwoord dat vrienden of familie de school hebben aangeraden. Het Albeda College wordt door hen blijkbaar gezien als betrouwbaar, als een goede school. Bij de verbetering van de toegankelijkheid van de informatie is daarom de opmerking geplaatst dat al te populair doen het gevaar oplevert van niet meer serieus genomen te worden. Toch blijven sites als Hyves, Facebook, MSN en Twitter, ook vanwege de geringe kosten een bijzonder interessant podium waarop het Albeda College zich kan presenteren.
Verminder personele kosten
De grootste post vormt personele kosten. Vooral de Open Dagen rukken zwaar
op de begroting en in de opdracht van het CVB werd dan ook nadrukkelijk de
wens geuit om daar met behulp van de moderne communicatiemogelijkheden de
kosten tot een kwart te reduceren.
In paragraaf 3.1 staat vermeld hoe de Open Dagen efficiënter kunnen worden
gemaakt. Een voorbeeld maakt veel duidelijk:
Shardy heeft nog geen definitieve keus gemaakt. Wordt het de zorg, de branche
waarvan haar decaan heeft verteld dat er altijd werk te vinden is? Of zal ze toch
maar gaan inschrijven voor de kappersopleiding? Met haar ouders gaat ze eerst
naar de videopresentatie van de zorg. In de hal heeft ze gezien dat die elk hele
uur worden gegeven. Op het halve uur zijn de presentaties van de
kappersopleiding. Bij het binnenkomen zag ze al een stukje van de
powerpointpresentatie op het grote scherm bij de liften. Ze had eigenlijk geen idee
dat er zoveel verschillende opleidingen waren. Haar vader zei dan ook dat hij een
gesprek wil met iemand van het Trajectbureau, dat met een stand naast de trap
naar boven staat.
Tabel 1. Effectiviteit en kosten bij het realiseren van aanmeldingen van nieuwe studenten, gerangschikt van hoog naar laag – huidige situatie
Interesse door: Inschrijvingen door: Kosten
Mentoren, decanen, SLBers Inclusief externe informatiemarkten
Mentoren, decanen, SLBers Trajectbureau
Van mond tot mond reclame Trajectbureau Open dagen
Open dagen Open dagen Mentoren, decanen
Website Website Website
Tabel 2. Effectiviteit en kosten bij het realiseren van aanmeldingen van nieuwe studenten, gerangschikt van hoog naar laag – in de nieuwe situatie
Interesse door: Inschrijvingen door: Kosten
Mentoren, decanen, SLBers Trajectbureau Trajectbureau
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
11
Inclusief externe informatiemarkten
Van mond tot mond reclame Mentoren, decanen, SLBers Open dagen
Website Website Website
Open dagen Open dagen Mentoren, decanen
3.4 Vormgeving
Inhoud en vormgeving dienen elkaar te ondersteunen. Als het Albeda College
zich wil afficheren als de school van de toekomst, de school die opleidingen biedt
waarmee je de wereld kunt veroveren, de school die niet voor niets gevestigd is in
de regio Rijnmond, dan is het gebruik van moderne communicatiemiddelen een
essentiële voorwaarde. Het voordeel van digitale communicatiemogelijkheden is
de mogelijkheid om voortdurend in te spelen op veranderingen. Een boek, een
papieren folder of andere promo-artikelen hebben een te trage omloopsnelheid
om mee te kunnen met de vaart der volkeren. Informatie veroudert tegenwoordig
sneller dan een boek gedrukt kan worden.
CGO
Toch is er inhoud met een langere levensduur. In het onderwijs, speciaal in het
mbo, is mede daarom gekozen voor CGO. De competenties, zeker de
kerncompetenties blijven door de jaren heen gelijk. Wanneer we het Albeda
College zien als een lerende organisatie, kunnen we de ankerpunten zien als de
kerncompetenties van onze school.
De betekenis van de kernwaarden komt tot uitdrukking in de beschrijvingen van
de beroepen waartoe binnen het Albeda College wordt opgeleid. In feite
verwoorden de onderwijsteams daar de competenties waarvoor zij garant staan.
Een schilder die de opleiding bij het Albeda College heeft genoten, is iemand die
niet alleen een deur glad kan aflakken. Hij is een collega met passie voor zijn
beroep, gevormd op onze school. De bewijzen daarvan staan in het portfolio, dat
de beginnend beroepsbeoefenaar kan laten zien.
Portfolio
De huidige website is een verzameling documenten, die geordend zijn per
beroep. Vorm en inhoud moeten elkaar versterken, een school die kiest voor
CGO zou zijn eigen organisatie dan ook moeten presenteren als een portfolio.
De kernwaarden, zoals verwoord in onze missie, staan. Ze bepalen de identiteit
van het Albeda College en leiden steeds weer tot bezinning. In elke jaaropening
komt de missie aan de orde en dit document is het instroomdocument dat de start
vormt van het nieuwe schooljaar.Het verwoorden van de kernwaarden, eventueel
in een modern jasje, is de POP van het portfolio van de lerende organisatie die
het Albeda College is.Het beleidsplan, dat elk jaar wordt bijgesteld, is de PAP van
het portfolio van het Albeda College en de portfoliobewijzen zijn de
(omschrijvingen van) de opleidingen die het Albeda College aanbiedt.Het
uitstroomdocument is het onderwijsjaarverslag, waarbij een aanzet naar het
nieuwe instroomdocument voor het volgend schooljaar wordt geformuleerd.
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
12
De vormgeving van het portfolio van het Albeda College moet voldoen aan de
eisen van toegankelijkheid van informatie, waarbij er een balans is tussen
aansluiten bij de leefwereld van de aankomend student, de inhoudelijke kwaliteit
en passen in de context van de regio Rijnmond. Anders verwoord: een flitsende
website waarbij kwaliteit en toegankelijkheid hand in hand gaan en waarin de
toekomstige wereldburger zich herkent.
Foto’s die een link vormen naar essentiële informatie, videofilmpjes die via You
Tube te delen zijn, korte pakkende teksten, verwijzingen naar PDF documenten
met uitgebreidere informatie, power point presentaties die uitstekende
samenvattingen zijn. En vooral geen aparte studiekeuzetest. De website zelf is de
studiekeuzetest, door de informatie zo te rangschikken dat de belangstellende als
vanzelf bij de meest passende opleiding terecht komt.
4 De aanpak
In het voorgaande hoofdstuk is een plan gepresenteerd om met gebruik van de
moderne communicatiemiddelen niet alleen een kostenreductie te realiseren,
maar ook om te komen tot een betere presentatie van het Albeda College, meer
van deze tijd en beter passend in de wereldomgeving van de regio Rijnmond.
Een pakket van maatregelen dat in onderlinge samenhang moet worden gelezen.
Een ambitieus plan, met gevolgen die niet allemaal te voorzien zijn. Met name de
ontwikkeling van ICT leidt in te veel gevallen tot een ongewenste
kostenoverschrijding waar juist kostenreductie de doelstelling was. De gemeente
Rotterdam heeft dit deze week nog tot haar spijt moeten constateren.
De juiste aanpak kan veel leed voorkomen. Er zijn pakweg twee methodieken die
bij een dergelijk project gebruikt kunnen worden: de waterval en scrum.
4.1 De waterval
De klassieke aanpak van een project is de planmatige opzet waarbij het
implementatietraject van idee tot eindevaluatie staat beschreven. Niet alleen de
rollen van de projectmedewerkers zijn duidelijk verwoord, ook de
achtereenvolgende fases zijn van tevoren aangegeven. Dit stappenplan wordt
ook wel de waterval genoemd. Eenmaal in beweging ontrolt het plan zichzelf.
Voordelen
Bij de medewerkers aan het project is veel duidelijkheid over de (inhoud van) de
werkzaamheden. Er zijn van tevoren controles ingepland, om onderweg te
kunnen toetsen of het project naar wens verloopt.
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
13
Nadelen
De klassieke aanpak gaat uit van een onveranderende omgeving waarvoor het
project is opgezet. Wanneer omstandigheden gewijzigd worden, ontstaat vaak het
dilemma: moeten we voortgaan of is het wijzer, goedkoper wellicht, om het project
stil te leggen? Pas op het eind van het implementatietraject worden de echte
resultaten verlangd. Tot die tijd is het mogelijk (en gebeurt het helaas ook te vaak)
om onoverkomelijke barrières te verdoezelen. De oplossing wordt vaak gezocht in
een haast juridische omschrijving van het project, terwijl de werkelijkheid meestal
weerbarstig is en zich niet laat voegen in het strakke keurslijf.
4.2 Scrum
Een nog niet zo lang geleden ontwikkelde aanpak is Scrum. De methodiek is het
antwoord bij projecten met ICT. Een belangrijk fenomeen in de wereld van de
computertechnologie is de snelle verandering. Een paar jaar gelden was Twitter
onbekend, wie had kunnen voorzien dat in de landen in Noord Afrika met behulp
van de moderne communicatiemogelijkheden volksmassa’s in opstand zouden
komen? Maar ook het gebruik van nieuwe materialen waarmee HTC’s ontwikkeld
konden worden, de enorme populariteit van websites als Hyves en Facebook zijn
ontwikkelingen die tien jaar geleden ondenkbaar waren.
Scrum gaat er daarom vanuit dat een totaalplan aan de veranderende
werkelijkheid voorbij schiet. Er wordt gewerkt met deelproducten die, in volgorde
van prioriteit, in veertien dagen gebruiksklaar opgeleverd moeten kunnen worden.
Uiteraard vormen alle producten tezamen het eindproduct dat opdrachtgever en
ontwikkelaar voor ogen hebben. Er is echter een keiharde afspraak: binnen de
veertien dagen dat er aan het deelproduct wordt gewerkt is er geen afwijking aan
het plan toegestaan – ten opzichte van het totaalplan is er een grote flexibiliteit
vereist.
Voordelen
Omdat er in sprints van veertien dagen wordt gewerkt zijn de kosten altijd
beheersbaar. Na twee weken wordt er een product geleverd dat hoe dan ook
werkt en onmiddellijk toepasbaar is. Binnen de taak voor die twee weken is voor
iedere projectmedewerker en voor de opdrachtgever alles duidelijk. Mocht er
geen resultaat gehaald worden dat voldoet aan de van tevoren gestelde criteria,
dan is er geen grote som geld mee gemoeid en vaak is het mogelijk om in een
volgende sprint alsnog bij te stellen.
Nadelen
Het kan gebeuren dat het project anders eindigt dan was voorzien. Binnen het
onderwijs is dit een manier van werken die haaks staat op wat men gewoon is.
Onderwijs is immers per definitie het voeren van de regie bij leren of veranderen.
Dit kan leiden tot fricties binnen de organisatie, gevoed door de gedachte dat “er
maar wat wordt gedaan” binnen het project.
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
14
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
15
5 Conclusie
Het toepassen van de moderne communicatiemiddelen met de bedoeling om
daarmee meer aanmeldingen vanuit het Voorgezet Onderwijs te krijgen tegen
geringere kosten en waarbij het persoonlijk contact niet verloren gaat is een
complexe opdracht. Het is van wezenlijk belang dat er een samenhangend plan
is dat alle onderdelen verwoordt, de onderlinge verbanden beschrijft en de
flexibel genoeg is om aangepast te kunnen worden wanneer de omstandigheden
zich wijzigen.
Het plan moet zich niet alleen richten op de behoefte van de organisatie die het
Albeda College is, er moet net zo hard rekening gehouden worden met de
toekomstige student en zijn omgeving.
Het plan kent kwaliteitseisen met betrekking tot de inhoud, maar zeker ook moet
de vormgeving van de te leveren producten aan een hoge standaard voldoen.
Het Albeda College wil zich richten op de toekomst en starten vanuit de
kernwaarden zoals die zijn verwoord in de missie. Aansluiten bij de studenten die
afkomstig uit de regio Rijnmond wereldburgers genoemd kunnen worden.
Kern van het plan vormt daarom de vernieuwde website die wordt opgezet als
een digitaal portfolio. De verwachting is dat de toeloop van studenten zal worden
verhoogd door de aansluiting bij het intuïtieve gedrag van de bezoeker van de
website. Waar wordt herkend, zal de interesse om verder te kijken worden
gewekt.
De kostenreductie wordt in het plan vooral gerealiseerd door het Trajectbureau te
upgraden naar een Kenniscentrum Werving en Selectie van Nieuwe Studenten.
Kennis en netwerk van het Trajectbureau kunnen zo beter worden ingezet, Open
Dagen worden veel doelmatiger.
Een ander middel om de kosten beperkt te houden is het benutten van de
ambassadeursfunctie die onze studenten hebben. Ook kunnen studenten
meehelpen aan het maken van wervingsmateriaal in het kader van hun studie,
bijvoorbeeld door het maken van videopresentaties door Dynamic.
Bij een project van een dergelijke omvang in een veranderende wereld, past een
aanpak die aan de ene kant de garantie biedt dat er werkbare producten worden
geleverd en die aan de andere kant mogelijkheden biedt om flexibel te kunnen
reageren bij gewijzigde omstandigheden. De methodiek Srum lijkt dan ook het
meest passend voor dit plan.
Nieuwe media – de wedstrijd
Elsje Dijkstra
16
6 Literatuur
De missie en de kernwaarden van het Albeda College:
https://mijn.albeda.nl/albedaalgemeen/college%20van%20bestuur/Pages/default.asp
x
De klassieke benadering (waterval):
https://mijn.albeda.nl/stafafdelingen/BSC/projectmanagement/Pages/default.aspx
Over Scrum:
http://www.scrum.nl/