BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ

------- -------

BÀI GIẢNG

NGHIỆP VỤ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Mã số: MH19.

NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Địa chỉ: QL 1K, Phường Bình An, TX. Dĩ An, Tỉnh Bình Dương

Email: cntt.cnnlnb@gmail.com.

[Lưu hành nội bộ]

-2019-

GIỚI THIỆU

Hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan doanh nghiệp,

đây là bộ phận cốt yếu tham mưu cho các nhà quản lý trong việc tổ chức, vận hành hoạt

động của cơ quan, doanh nghiệp.

Ngày nay, để đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển, làm hành chính văn phòng

người làm hành chính văn phòng phải năng động và sáng tạo, chuyên nghiệp, thành thục

kỹ năng hành chính, mà còn phải có khả năng tiếp cận với công nghệ hiện đại và thích

ứng cao với hoàn cảnh thì mới có thể hoàn thành tốt công việc.

Hành chính văn phòng bao gồm những công việc hàng ngày như: Lễ tân văn

phòng; Thư ký hỗ trợ; Quản lý hạ tầng - trang thiết bị; Soạn và lưu trữ văn bản hồ sơ;

Chấm công - thực thi chính sách; Duy trì môi trường làm việc; Xử lý thông tin ra vào;

Tiếp khách.

Để đáp ứng được nhu cầu công việc hành chính văn phòng với cách làm việc theo

cơ chế mở, có tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao, theo yêu cầu của các nhà tuyển

dụng, các ứng viên văn phòng phải đa năng, có thể làm được nhiều việc. Tài liệu được

xây dựng cho Học sinh – Sinh viên học tập gồm các phần cụ thể như sau:

- Chương 1: Nghiệp vụ phòng.

- Chương 2: Kỹ năng giao tiếp.

- Chương 3: Văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày.

- Chương 4: Tổ chức công tác văn thư – lưu trữ.

Tài liệu được biên soạn có tham khảo từ các tài liệu, bài giảng và kinh nghiệm

giảng dạy của tập thể giáo viên Khoa, nên không thể tránh khỏi các thiếu soát rất mong

nhận được ý kiến góp ý để tài liệu hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về Khoa

Công nghệ thông tin, Trường Cao đẳng Công nghệ và Nông Lâm Nam Bộ.

Điện thoại: 0274 3772 899; Email: cntt.cnnlnb@gmail.com.

Chân thành cảm ơn !

Bình Dương, ngày 01 tháng 4 năm 2019

Nhóm biên soạn

2

MỤC LỤC GIỚI THIỆU ............................................................................................................................... 1

MỤC LỤC ................................................................................................................................... i

NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI GIAN ..................................................... 3

DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU......................................................................................... 3

Chương 1. NGHIỆP VỤ PHÒNG. ............................................................................................ 4

1.1. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG. ...................................................................................... 5

1.1.1. Khái niệm văn phòng. ............................................................................................ 5

1.1.2. Chức năng của văn phòng...................................................................................... 5

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng. ....................................................................................... 7

1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị. ............................................ 9

1.1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng. ....................................................................... 12

1.2. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG. .................... 12

1.2.1. Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp. ................................................................. 12

1.2.2. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký. ........................................................ 15

1.2.3. Lập chương trình, kế hoạch công tác. ................................................................ 19

1.2.4. Yêu cầu đối với nhân viên tiếp khách. ................................................................ 21

1.2.5. Kỹ thuật tiếp khách. ............................................................................................. 22

1.2.6. Tiếp chuyện qua điện thoại. ................................................................................. 24

CÂU HỎI ÔN TẬP. ................................................................................................................. 27

Chương 2. KỸ NĂNG GIAO TIẾP. ........................................................................................ 29

2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP. .......................................................................... 30

2.1.1. Khái niệm. ............................................................................................................. 30

2.1.2. Vai trò của giao tiếp. ............................................................................................ 30

2.1.3. Chức năng của giao tiếp. ...................................................................................... 30

2.2. CÁC PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP CƠ BẢN............................................................... 33

2.2.1. Phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ. ................................................................ 33

2.2.2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ. ................................................................... 35

2.3. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN. ...................................................................... 45

2.3.1. Lắng nghe. ............................................................................................................. 45

2.3.2. Đặt câu hỏi. ............................................................................................................ 45

2.3.3. Thuyết phục. ......................................................................................................... 45

2.3.4. Thuyết trình. ......................................................................................................... 46

2.3.5. Viết. ........................................................................................................................ 57

2.3.6. Đọc và tóm tắt văn bản. ....................................................................................... 57

CÂU HỎI ÔN TẬP. ................................................................................................................. 58

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG. ........................................................................................................ 58

ii

Chương 3. VĂN BẢN, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY. ................................... 60

3.1. VĂN BẢN, PHÂN LOẠI VĂN BẢN. ......................................................................... 60

3.1.1. Khái niệm. ............................................................................................................. 60

3.1.2. Phân loại văn bản. ................................................................................................ 64

GIẤY BIÊN NHẬN HỒ SƠ ............................................................................................ 2

3.2. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN. .............................................. 3

3.2.1. Thể thức của văn bản. ............................................................................................ 3

3.2.3. Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản. ............................................... 23

3.2.4. Kiểu trình bày, đánh số trang văn bản. ............................................................. 28

3.3. CÂU HỎI ÔN TẬP. ...................................................................................................... 29

3.3.1. Phần lý thuyết. ...................................................................................................... 29

3.3.2. phần thực hành. .................................................................................................... 30

Chương 4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ. .............................................. 32

4.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. ............................................. 32

4.1.1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư. .................................... 32

4.1.2. Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan. ............................................... 34

4.2. TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN....................................................... 37

4.2.1. Khái niệm văn bản đến. ....................................................................................... 37

4.2.2 Trình tự giải quyết văn bản đến. ......................................................................... 38

4.3. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI. ......................................................................... 40

4.3.1. Khái niệm văn bản đi. .......................................................................................... 40

4.3.2. Các bước tổ chức quản lý văn bản đi. ................................................................ 41

4.4. LƯU TRỮ HỒ SƠ. ....................................................................................................... 41

4.4.1. Khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ. ..................................................................... 41

4.4.2. Các loại tài liệu lưu trữ. ....................................................................................... 42

4.4.3. Chức năng. ............................................................................................................ 42

4.4.4. Tính chất công tác lưu trữ. .................................................................................. 42

4.4.5. Nguyên tắc công tác lưu trữ. ............................................................................... 42

4.4.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ. .................................................................................... 43

4.5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU. ....................................................................... 44

4.5.1. Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu. ....................................................... 44

4.5.2. Các loại con dấu. .................................................................................................. 45

4.5.3. Những quy định về quản lý và sử dụng con dấu. .............................................. 46

4.5.4. Bảo quản con dấu và nguyên tắc đóng dấu. ...................................................... 48

3

NỘI DUNG TỔNG QUÁT VÀ PHÂN PHỐI THỜI

GIAN

Số

TT Tên các bài trong mô đun

Thời gian

Tổng

số

Lý

thuyết

Thực

hành

Kiểm

tra*

1 Nghiệp vụ văn phòng. 12 4 8

2 Kỹ năng giao tiếp. 20 4 15 1

3 Văn bản – Kỹ thuật soạn thảo văn bản. 16 4 11 1

4 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ. 12 3 7 2

Tổng cộng: 60 15 41 4

DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.

TT TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ

- VẬT LIỆU

THÔNG

SỐ KT ĐƠN VỊ

SỐ

LƯỢNG GHI CHÚ

I THIẾT BỊ- MÁY MÓC

1 Máy chiếu. Cái 1

2 Máy tính Cái 1

3 Máy tính học viên Cái 18

II DỤNG CỤ

1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01

III VẬT LIỆU

1 Phấn viết bảng. MIC Viên

2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8

3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 10

4 Viết lông viết làm bài tập

nhóm.

Thiên long -

WB03 Cây 8

5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1

4

Chương 1.

NGHIỆP VỤ PHÒNG. Thời gian: 12h (LT: 4h;TH: 8h)

A. MỤC TIÊU:

Sau khi học xong người học có khả năng:

- Trình bày được khái niệm, chức năng của văn phòng; nhiệm vụ; cơ cấu tổ

chức; hiện đại hóa công tác văn phòng của cơ quan đơn vị;

- Thực hiện được một số nghiệp vụ cơ bản của người thư ký văn phòng như:

Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp; Lập chương trình kế hoạch công tác, yêu cầu

đối với nhân viên văn phòng, một số kỹ thuật tiếp khách; tiếp chuyện qua điện

thoại…

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và

sáng tạo.

B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.

TT TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ

- VẬT LIỆU

THÔNG

SỐ KT ĐƠN VỊ

SỐ

LƯỢNG GHI CHÚ

I THIẾT BỊ- MÁY MÓC

1 Máy chiếu. Cái 1

2 Máy tính. Cái 1

II DỤNG CỤ

1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01

III VẬT LIỆU

1 Phấn viết bảng. MIC Viên 2

2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8

3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 8

4 Viết lông viết làm bài tập

nhóm.

Thiên long -

WB03 Cây 8

5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1

5

C. NỘI DUNG:

1.1. TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG.

1.1.1. Khái niệm văn phòng.

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và

tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà

quản lý điều hành công việc đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho

hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

1.1.2. Chức năng của văn phòng.

Có 3 chức năng:

- Chức năng tham mưu tổng hợp.

- Chức năng hậu cần.

- Chức năng đại diện.

1.1.2.1. Chức năng tham mưu tổng hợp.

Hiểu tham mưu là gì?: Là phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các hoạt

động của lãnh đạo. Nói cách khác là tham mưu giúp việc lãnh đạo cho các cơ quan.

Hiểu tổng hợp là gì?: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình

hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết

và xử lý.

Tóm lại: Văn phòng giúp việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý các công việc

như sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.

- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.

1.1.2.2. Chức năng hậu cần.

Là tổ chức việc quản lý, sử dụng các tài khoản, sử dụng các khoản kinh phí,

quản lý tài sản vật chất của cơ quan.

6

Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan.

7

1.1.2.3. Chức năng đại diện.

Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan, tổ chức đó.

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng.

Để đảm bảo thực hiện tôt các chức năng trên, văn phòng cần thực hiện các

nhiệm vụ cụ thể sau:

- Xây dựng các chương trình công tác của lãnh đạo của cơ quan, cách quản lý

việc thực hiện chương trình, lịch công tác này.

- Chuẩn bị tài liệu, tư liệu cần thiết để phục vụ cho lãnh đạo tổ chức và làm

việc trong các cuộc họp, giải quyết các công việc hàng ngày.

- Chuẩn bị đầy đủ các tư liệu, tài liệu cho việc ban hành các văn bản, đôn đốc

và đề xuất các biện pháp để đảm bảo việc thi hành các văn bản đó và quản lý văn

bản, hồ sơ.

- Tổ chức phục vụ và tiếp khách đến công tác. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối

ngoại của cơ quan, đơn vị.

- Quản lý và lưu trữ công văn, giữ gìn bí mật nhà nước.

- Quản lý nhân sự của văn phòng, bồi dưỡng nhân viên về chuyên môn nghiệp

vụ, chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, nhân viên cơ quan. Tổ

chức và thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe.

- Lập các kế hoạch thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin trong cơ quan. Tổ chức

thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin để giúp lãnh đạo ra quyết định và theo dõi, đôn

đốc việc thực hiện các quyết định đó.

- Tổ chức các buổi hội họp, sinh hoạt của cơ quan.

- Quản lý tài sản của cơ quan và bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức. Quản

lý và thực hiện sử chỉ đạo cơ quan trong iệc sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, trang

thiêt bị máy móc, vật tư,...

8

- Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp,

hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng.

9

1.1.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị.

1.1.4.1. Nguyên tắc hoạt động.

- Hoạt động theo nguyên tắc hành chính (Thủ trưởng lãnh đạo).

- Văn phòng cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ

chuyên môn công tác văn phòng đối với văn phòng cơ quan cấp dưới.

- Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và

theo quy định của cơ quan, đơn vị.

1.1.4.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức văn phòng.

1.1.4.2.1. Lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính.

Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng,

những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính:

- Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính).

- Giúp việc có các Phó chánh văn phòng ( hoặc Phó phòng hành chính).

1.1.4.2.2. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng.

- Bộ phận văn thư.

Thực hiện những công việc như: Soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển

giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con

dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các

Chánh văn phòng/ Trưởng phòng hành

chính

Phó chánh văn phòng/ Phó phòng hành

chính

Bộ phận

văn thư

Bộ phận

tổng hợp

Bộ phận lưu

trữ tài liệu

Bộ phận quản

lý cơ sở vật

chất (quản trị)

Bộ phận lễ tân,

bảo vệ, tạp vụ

10

cơ quan, … được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen

thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức.

- Bộ phận quản lý cơ sở vật chất (Quản trị).

Phòng Quản lý cơ sở vật chất (CSVC) là cơ quan chức năng có nhiệm vụ tham

mưu giúp Cháng văn phòng/ Trưởng phòng ra quyết định chỉ đạo và điều hành về

công tác Quản lý CSVC; Tổ chức khai thác, sử dụng cơ sở vật chất; Tổ chức mua

sắm thiết bị phục vụ cho đơn vị; Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, quản lý

công tác phòng cháy chữa cháy, giữ gìn trật tự an toàn trong cơ quan ... và trực tiếp

tham gia một số khâu công tác.

- Bộ phận tổng hợp.

Tham mưu cho Cháng văn phòng/ Trưởng phòng công tác cải cách hành chính;

xây dựng kế hoạch thực hiện cải cách hành chính hàng năm. Ban hành các văn bản,

biểu mẫu thực hiện công tác cải cách hành chính và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc

trường thực hiện.

- Bộ phận lưu trữ tài liệu.

+ Tham mưu cho Cháng văn phòng/ Trưởng phòng ban hành và bổ sung (khi

cần thiết) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

+ Tham mưu ban hành các văn bản của cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm

vụ của Phòng gồm: Quy chế, quy định, kế hoạch, công văn, chương trình công tác,

thông báo, thông tri triệu tập, hướng dẫn tổ chức các hoạt động.

+ Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ theo uỷ quyền của lãnh đạo

cơ quan, đơn vị.

+ Y sao các văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành (trừ văn bằng, chứng chỉ,

bảng điểm); sao lục các văn bản để phục vụ các hoạt động của cơ quan, đơn vị.

+ Xác nhận chữ ký của cán bộ, viên chức trong các văn bản được phép.

11

+ Theo dõi, quản lý, vào sổ công văn đến để trình Cháng văn phòng/ Trưởng

phòng, chuyển công văn đến các đơn vị chức năng, các cá nhân (qua hệ thống quản

lý hành chính điện tử eOffice) để thực hiện; theo dõi và báo cáo Cháng văn phòng/

Trưởng phòng tiến độ xử lý văn bản và công việc của các đơn vị.

+ Kiểm tra thể thức, tính hợp pháp của công văn đi; trình duyệt, ký, nhân bản

đúng số lượng, vào sổ theo dõi và gửi các công văn đi.

+ Thực hiện công tác lưu trữ chính xác, khoa học, đầy đủ công văn đi, đến;

định kỳ đóng thành tập, đưa vào kho lưu trữ, cất giữ và phục vụ kịp thời, chính xác

cho việc khai thác tài liệu.

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị, dấu của các đơn vị trong cơ

quan và các công văn, giấy tờ theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc chế độ bảo

mật của Nhà nước.

+ In các loại văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận do cơ quan, đơn vị ban

hành.

- Bộ phận lễ tân, bảo vệ, tạp vụ...

+ Đầu mối tổ chức các hoạt động kỷ niệm, sự kiện lớn của cơ quan, đơn vị;

phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động lớn của cơ quan, đơn vị.

+ Phối hợp tổ chức các hoạt động, lễ nghi tại Nhà truyền thống.

+ Chuẩn bị và thực hiện công tác tiếp khách đến thăm và làm việc với cơ quan,

đơn vị; xây dựng chế độ tiếp khách và tiếp khách phù hợp với từng đối tượng.

+ Quản lý tài sản của Phòng được cơ quan, đơn vị trang bị, tài sản các phòng

làm việc của cơ quan, đơn vị, các phòng họp, phòng khánh tiết, Hội trường và các

trang thiết bị cơ quan, đơn vị giao cho Phòng quản lý.

+ Nhân bản tài liệu, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, các hoạt động, sự

kiện của cơ quan, đơn vị.

12

+ Quản lý, điều hành hoạt động của Tổ xe phục vụ cho các hoạt động của cơ

quan, đơn vị.

- Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; thanh toán xăng dầu, mua bảo hiểm xe định

kỳ theo quy định, quy trình kỹ thuật, các quy định của Nhà nước và của cơ quan,

đơn vị; thực hành tiếp kiệm chống lãng phí trong vận hành xe.

1.1.4.3. Bố trí văn phòng.

- Mục đích:

+ Tạo môi trường thích hợp cho công việc của người lao động.

+ Tạo tiền đề cần thiết cho việc tiếp khách của cơ quan có hiệu quả.

- Máy móc thiết bị: Điện thoại, máy fax, máy photo copy, máy vi tính, máy

ghi âm, máy tình điện tử...

- Đồ dùng trong văn phòng: Bàn, ghế, bàn ghế salông, tủ đựng hồ sơ, tử sách,

tủ lạnh...

1.1.5. Hiện đại hóa công tác văn phòng.

- Hiện đại hóa công sở và nơi làm việc cho cán bộ, công chức nói chung và

nhân viên văn phòng nói riêng.

- Từng bước tin học hóa, tự động hóa, viễn thông hóa công tác hành chính.

- Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ quản lý, chuyên môn và

nghiệp vụ, kỹ năng hành chính cao.

1.2. MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG.

1.2.1. Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp.

1.2.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, các hình thức tổ chức hội họp.

1.2.1.1.1. Khái niệm.

Hội họp là sự tập hợp của một số người trong một thời gian nhất định đặt dưới

sự điều khiển của một người (gọi là chủ trì) hoặc của nhiều người (gọi là chủ tịch

13

đoàn) để bàn về một hay nhiều vấn đề và tìm ra những giải pháp tối ưu cho vấn đề

đó.

1.2.1.1.2. Ý nghĩa.

Về việc tổ chức hội họp có một số ý nghĩa sau:

- Là biện pháp quan trọng cho việc phối hợp các công việc và nhất là tạo ra sự

thống nhất về ý thức, quan điểm, thông qua hội nghị giúp con người nâng cao trình

độ nhận thức. Hội họp là làm việc, là môi trường để học tập.

- Nó kích thích sự suy luận, tranh luận để tìm ra những giải pháp tối ưu. Nhưng

nếu ta không biết cách tổ chức hội nghị tốt thì sẽ làm mất thời gian, hao tốn kinh

phí, không thống nhất được các ý kiến.

- Tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo

ra năng suất lao động cao.

- Phổ biến những tưu tưởng, quan điểm mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sửa

chữa những sai lệch trong quá trình thực hiện.

1.2.1.1.3. Các loại hội họp.

Tùy thuộc vào nội dung hình thức, có 3 loại:

- Hội nghị chỉ huy:

+ Mục đích: Truyền đạt chỉ thị hoặc mệnh lệnh, một quyết định, một giải pháp

đã được quyết định trước hội nghị, hay giao nhiệm vụ cho thuộc cấp nắm được vấn

đề đó để triển khai, thực hiện.

+ Người chủ trì: Lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy nhiệm của lãnh

đạo. Hội nghị mang tính chất độc thoại, hội viên không có quyền phát biểu vì hội

nghị đã được quyết định sẵn, coi như là mệnh lệnh hành chính. Hội nghị này không

cần thư ký ghi biên bản.

- Hội nghị thăm dò (hay còn gọi là hội thảo).

14

+ Mục đích: Tìm kiếm thông tin, giải pháp để giúp nhà quản trị quyết định một

giải pháp nào đó.

+ Người chủ trì: Hội nghị này nhà lãnh đạo không nhất thiết phải chủ trị hội

nghị, thành phần tham dự là những người ngoài cơ quan. Hội nghị này có sự thảo

luận và có thư ký ghi biên bản.

Bố trí phòng họp sao cho các hội viên ngồi đối diện nhau.

- Hội nghị quyết nghị (Hội nghị quyết định).

+ Mục đích: Nhằm kiểm điểm những công việc đã làm và đề ra phương hướng

nhiệm vụ cho giai đoạn tới, sau cùng đề ra Nghị quyết chung.

Các hội viên có quyền phát biểu, chất vấn và phê phán. Hội nghị này cần có

thư ký ghi lại biên bản. Kết thúc hội nghị phải có một biểu quyết để đưa ra một

quyết nghị, khi đưa vào văn bản sẽ trở thành Nghị quyết.

1.2.1.2. Những nội dung chuẩn bị trước hội họp.

1.2.1.2.1. Những việc cần phải chuẩn bị của người chủ trì.

- Mục tiêu, tính chất và nội dung của hội họp đã chuẩn bị rõ ràng chưa? Về

vấn đề gì? Yêu cầu cần đạt đến mức độ nào?

- Đã chuẩn bị đặt vấn đề một cách rõ ràng và đơn giản chưa?

- Chuẩn bị thông suốt tất cả các văn bản cho hội họp (phải biết là nội dung

gì?).

1.2.1.2.2. Yêu cầu thư ký, trợ lý tóm tắt nội dung từng văn bản và chuẩn bị.

Phải kiểm soát lại danh sách các thành viên tham gia. Phải mời đúng, mời đủ

thành phần của hội họp.

Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phát cho các hội viên.

Phải phát tài liệu trước khi vào hội họp được tậo trung

1.2.1.2.3. Những nội dung cần chuẩn bị cho hội viên.

15

Thư mời:

Nếu cuộc họp có tính chất kín thì không nên báo trước nội dung trong thư mời.

Thư mời phải được báo trước để hội viên sắp xếp thời gian và chuẩn bị.

Trong thư mời phải ghi rõ ràng, đầu đủ thời gian, địa điểm họp.

1.2.2. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của người thư ký.

1.2.2.1. Vị trí, vai trò của người thư ký.

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị

văn phòng ngày càng đổi mới theo hướng ngày càng tiện lợi và hiện đại hơn. Vị trí

của văn phòng ngày càng trở nên hết sức quan trọng, có ảnh hưởng và tác động

mạnh mẽ đến hoạt động và sự phát triển của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác

hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liến quan

đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp

khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư

ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay

các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ).

Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư

ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.

Xuất phát từ những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà thư ký thường xuyên

phải đảm nhận cũng như đóng góp của họ đối với hoạt động chung của cơ quan.

Chính vì vậy, quan niệm và nhận thức của xã hội nói chung, của những người lãnh

đạo nói riêng đối với vị trí của người thư ký văn phòng đã có nhiều thay đổi với

những đểm chính sau đây:

Thứ nhất: Thư ký là người đóng góp phần bảo đảm và cung cấp thông tin kịp

thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan và người lãnh đạo.

16

Trong hoạt động quản lý nói chung không thể thiếu thông tin, nếu không có

thông tin người lãnh đạo, quản lý không thể có cơ sở, căn cứ để ban hành các quyết

định quản lý của mình đã được triển khai và thực hiện như thế nào trong thực tế.

Thư ký là những người giúp cơ quan lãnh đạo thu thập các thông tin từ nhiều nguồn

(thông qua sự tiếp nhận và xử lý thông tin từ văn bản, điện thoại, Fax…). Việc thu

thập và xử lý thông tin có được đầy đủ, kịp thời và chính xác hay không phụ thuộc

vào hoạt động của các thư ký. Do vậy, nhìn ở góc độ này thì hoạt động của thư ký

có ảnh hưởng rất đáng kể tới các quyết định quản lý của cơ quan.

Thứ hai: Thư ký văn phòng là những người đóng góp phần đàm bảo cho hoạt

động của cơ quan, đơn vị và hoạt động của người lãnh đạo được đề đặn và thông

suốt.

Để hoạt động của các cơ quan tổ chức thông suốt người lãnh đạo phải tiến

hành hàng loạt các hành động cụ thể: Hộp họp, đàm phán, kiểm tra ra quyết định,

giao tiếp…. Những hoạt động náy rất đa dạng và được tiến hành thường xuyên liên

tục. Tham gia vào hoạt động này không chỉ nhà quản lý mà còn có các cán bộ chuyên

môn thuộc nhiều đơn vị, nhiều bô phận khác nhau.

Để các hoạt động này được tiến hành thông suốt và đều đặn cần phải có sự sắp

xếp và tổ chức điều hành một cách khoa học và hợp lý. Đó chính là một trong những

chức năng của văn phòng do một hoặc nhiều thư ký đảm nhận.

Thứ ba: Thư ký văn phòng (thư ký lãnh đạo) trong một chừng mực nào đó còn

là tham mưu, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm

vụ của văn phòng.

Ví dụ: Chánh văn phòng thông báo cho thủ trưởng biết tình hình các đơn vị

triển khai thực hiện một quyết định nào đó của thủ trưởng cơ quan, phản ánh những

vướng mắc các đơn vị đang gặp phải và đề xuất ý kiến tháo gỡ. Trên cơ sở đó thủ

trưởng sẽ nghiên cứu và ra các quyết định tiếp theo cho phù hợp. Hoặc chánh văn

17

phòng có thể tham mưu cho thủ trưởng trong việc bố trí sắp xếp nơ làm việc của các

bộ phận trong cơ quan sao cho hợp lý và hiệu quả.

Thứ tư: Thư ký văn phòng là mắt xích, nối liền và duy trì các mối quan hệ của

cơ quan cũng như là của người lãnh đạo.

Hoạt động của cơ quan, tổ chức luôn gắn liền với các mối quan hệ đa chiều:

quan hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, với cấp chính quyền địa phương, với

các tổ chức bên ngoài và các cá nhân có liên quan… các mối quan hệ này được tiến

hành theo nhiều phương thức khác nhau như: qua văn bản, điện thoại, gặp gỡ trực

tiếp và trao đổi… nhưng dù dưới hình thức nào thì hầu như các mối quan hệ này

đều qua khâu trung gian là các thư ký văn phòng. Họ là những người trực tiếp nhận

và chuyển giao văn bản từ nơi khác gửi đến cho thủ trưởng và các bộ phận trong cơ

quan. Thái độ và phong cách làm việc của thư ký có thể góp phần tăng cường, mở

rộng các quan hệ đó nhưng đồng thời cũng có thể gây ảnh hưởng theo chiều ngược

lại.

Thứ năm: Trong một chừng mực nào đó, thư ký còn là người thân cận nhất

được thủ trưởng cơ quan tin cậy.

1.2.2.2. Nhiệm vụ.

Lĩnh vực công tác của người thư ký trực thuộc phạm vi trách nhiệm của thủ

trưởng. Người thư ký càng nhận thức và hiểu rõ trách nhiệm của mình bao nhiêu thì

thủ trưởng càng có khả năng thực hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu.

Ngoài những nhiệm vụ chung mà bất cứ người cán bộ nào cũng phải thực hiện,

người thư ký còn phải hoàn thành những nhiệm vụ sau:

- Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân:

+ Tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trưởng và chuẩn bị các chuyến đi

công tác của thủ trưởng. Giữ vững liên lạc trong suốt thời gian thủ trưởng đi công

tác. Hướng dẫn một cách khái quát công việc của những cán bộ trên đường đi công

18

tác dưới quyền điều khiển của thủ trưởng và thu thập tình hình trên đường đi công

tác của họ sau khi trở về.

+ Làm khâu trung gian trong quan hệ điện thoại của thủ trưởng.

+ Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp, thảo luận của thủ trưởng.

- Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ cơ quan:

+ Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền thủ trưởng,

vào sổ bưu phẩm đến và đi.

+ Chăm lo việ giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận.

+ Giải quyết trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trưởng, đánh máy

công văn trao đổi của thủ trưởng.

+ Kiểm tra hình thức và những sự việc giải quyết đối với những văn bản trình

thủ trưởng ký, việc gửi các văn bản đi.

- Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc:

+ Lập lịch ngày, lịch tuần, lịch tháng…của thủ trưởng.

+ Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của thủ trưởng.

+ Chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng.

- Những nhiệm vụ khác:

+ Sắp xếp, bảo quản những văn bản, hồ sơ nguyên tắc.

+ Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác,

những sự kiện quan trọng trong cơ quan, xí nghiệp.

+ Quản lý thư viện, tư liệu riêng của thủ trưởng, chăm lo chuyển tạp chí trong

các bộ phận thuộc quyềnt hủ trưởng.

+ Tổ chức một số vấn đề về hành chính sự vụ có tính chất cá nhân, các vấn đề

thuộc về giao thông và những vấn đề sự vụ thuộc lĩnh vực kinh tế, giúp đỡ trong các

nhiệm vụ có tính chất đại diện của thủ trưởng…

19

+ Chăm lo một số công việc cần thiết khác mà do yêu cầu cần thiết thủ trưởng

giao cho.

1.2.2.3. Các yêu cầu đối với thư ký văn phòng.

- Nắm vững chuyên mông nghiệp vụ.

- Có kỹ năng thu thập và xử lý các thông tin.

- Có khả năng thể hiện ý tưởng của thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản.

- Có khả năng độc lập tổ chức triển khai công việc.

- Có khả năng tổng kết những công việc đã làm.

- Có khả năng phối hợp.

1.2.3. Lập chương trình, kế hoạch công tác.

1.2.3.1. Khái niệm, ý nghĩa.

1.2.3.1.1. Khái niệm.

Chương trình, kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng

và phương thức thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức

trong một khoảng thời gian nhất định.

1.2.3.1.2. Ý nghĩa.

- Tạo ra sự chủ động, toàn diện trong quản lý.

- Giúp cho việc điều hành được liên tục, thống nhất, tập trung.

- Hoạt động của cơ quan luôn có mục tiêu rõ ràng, cụ thể.

- Lãnh đạo luôn nắm được tiến độ công việc (dù rất bận rộn).

- Làm căn cứ cho hoạt động điều chỉnh, kiểm tra, tạo khả năng tiết kiệm và

phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

- Làm cơ sở để tổng kết khách quan.

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý.

- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

20

- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của mối trường bên ngoài.

1.2.3.2. Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác và những yêu cầu đối với

chương trình, kế hoạch công tác.

1.2.3.2.1. Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác.

Việc lập chương trình, kế hoạch công tác phải dựa vào các căn cứ sau:

- Các chỉ tiêu của Nhà nước và yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn

tương ứng với chức năng nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị.

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách, luật lệ của Nhà nước, kế hoạch, quyết

định của cấp trên.

- Căn cứ vào kết quả của năm trước và kế hoạch hàng năm của cơ quan, đơn

vị.

- Những căn cứ trên thường có tính ổn định, ngoài ra các nhà lập chương trình,

kế hoạch công tác còn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau:

- Căn cứ vào thực tiễn công tác của cơ quan, đơn vị.

- Tình hình giao dịch với các cơ quan khác.

- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức.

- Sự thay đổi nhân sự.

- Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng nâng cao chất lượng công việc.

- Những biến động về chính trị, kinh tế, xã hội có tác động đến họat động của

cơ quan, đơn vị.

1.2.3.2.2. Yêu cầu đối với chương trình, kế hoạch công tác.

- Trong nội dung văn bản cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, người

chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành.

- Nội dung phải bám sát và thể hiện được chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ

quan, đơn vị.

- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên.

21

- Phải ăn khớp với chương trình, kế hoạch công tác của tổ chức Đảng, đoàn

thể cấp trên, địa phương (Nếu có liên quan).

- Phải đảm bảo có tính khả thi.

1.2.3.3. Phương pháp xác định nội dung công việc.

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc.

- Xác định nội dung công việc.

- Xác định cách thức thực hiện.

- Xác định phương pháp kiểm soát.

- Xác định phương pháp kiểm tra.

- Xác định nguồn lực thực hiện.

1.2.4. Yêu cầu đối với nhân viên tiếp khách.

1.2.4.1. Yêu cầu về kiến thức.

- Ngôn ngữ: Phải sử dụng thành thạo tiếng mẹ đẻ và biết sử dụng một vài ngoại

ngữ.

- Luật pháp: Phải hiểu biết luật pháp, các quy định Nhà nước.

- Tâm lý: Nắm bắt được tâm lý của khách.

- Phong tục tập quán: Hiểu biết được phong tục tập quán của khách.

1.2.4.2. Yêu cầu về thái độ.

- Đối với khách ở ngoài:

+ Ân cần, tươi cười vui vẻ.

+ Không khi nào có vẻ không hài lòng vì chuyện nội bộ hoặc vì chuyện có liên

quan tới khách.

- Đối với nhân viên trong cơ quan, đơn vị:

+ Ân cần.

+ Khiêm tốn.

+ Luôn giúp đỡ mọi người, tránh thái độ thờ ơ, lạnh nhạt.

22

1.2.4.3. Yêu cầu về tác phong.

- Trang phục: phù hợp với môi trường và công việc.

- Nét mặt: vui tươi, linh hoạt.

- Lời nói:

+ Nguyên tắc nói: Nói chuyện trong các cuộc giao tế cần phải tôn trọng các

nguyên tắc sau đây:

* Nói với ai? (đối tượng).

* Nói ở đâu, nói lúc nào? (thời gian, địa điểm).

* Nói những gì? (nội dung, mục đích).

* Nói như thế nào? (cách nói).

+ Giọng nói: Nói nhã nhặn, mềm mỏng tự nhiên, tránh giọng nói điệu bộ có

vẻ hách dịch, mặc dù người nghe có cương vị thấp.

+ Cách nói:

* Nói những câu ngắn gọn, dùng nhiều từ dễ hiểu, tránh dùng từ chuyên môn,

kỹ thuật, từ nhiều nghĩa, mơ hồ.

* Nói mạch lạc, chặt chẽ, rành mạch.

1.2.5. Kỹ thuật tiếp khách.

1.2.5.1. Kỹ thuật.

- Chào hỏi

- Mời ngồi: bàn làm việc, ghế salông, hỏi chuyện..

- Khi tiếp chuyện:

+ Luôn luôn tỏ sự chú ý đến ngưới khác: lắng nghe người khác phát biểu và

cần thiết lấy sổ tay ra ghi chép.

+ Tỏ ra sốt sắng với công việc.

+ Tránh tuyệt đối các va chạm.

+ Luôn có mặt tại bàn làm việc.

23

1.2.5.2. Tiếp khách trong trường hợp đặc biệt.

- Khách say rượu.

Nhân viên văn phòng có quyền từ chối tiếp những khách hàng có hành vi, lời

nói, ăn mặc thiếu lịch sự hoặc say rượu, bia làm ảnh hưởng đến văn minh, trật tự

chung. Trong trường hợp cần thiết, nhân viên Văn phòng có thể yêu cầu sự can thiệp

của các cơ quan có thẩm quyền để duy trì trật tự, an toàn cho Văn phòng và cho cả

khách hàng.

- Khách tham quan.

+ Bố trí sắp xếp trước, dẫn khách theo một chu trình nhất định.

+ Tặng khách một món quà.

1.2.5.3. Khách ở xa đến.

Để khách nghỉ ngơi và hỏi những công việc cần giải quyết ngày hôm sau.

1.2.5.4. Tổ chức tiếp khách.

- Đón tiếp khách: Việc đón tiếp khách khi khách đến liên hệ cần phải tuân thủ

một số nguyên tắc nhất định.

+ Trước tiên là việc bố trí phòng tiếp khách để khách ngồi đợi trước khi vào

làm việc hoặc gặp người cần gặp:

+ Tại đây nên treo bảng nội quy tiếp khách.

+ Nhân viên trực có trách nhiệm niềm nở chào và hỏi khách cần gặp ai, cần

giúp gì.

+ Sau đó nhân viên trực thông báo về sự hiện diện của khách để cho người có

trách nhiệm kịp thời đón tiếp.

- Tặng quà:

+ Quà tặng và đồ lưu niệm không chỉ là phép lịch sự mà còn là thông điệp mà

khách mời ghi nhớ.

24

+ Đồ lưu niệm là đồ vật dùng để tặng hay làm lưu niệm cho khách nhằm giúp

khách nhớ đến người hay cơ quan, đơn vị đã tặng và những sự kiện có liên quan.

+ Khi trao quà tặng cần đảm bảo một số quy ước sau:

* Tặng đúng mục đích.

* Tặng đúng thời điểm.

* Không phạm vào những kiêng kị truyền thống của người được tặng.

Ví dụ: Người Nhật không thích được tặng trà hay vật sắc nhọn; người Đức

không thích được tặng rượu; người Hàn Quốc có kiêng kị giống người Việt là không

tặng nhau dao kéo...

* Tôn trọng những nghi thức truyền thống.

- Chiêu đãi.

+ Chọn kiểu tiệc cho tương xứng với mục đích và yêu cầu của từng cuộc chiêu

đãi.

+ Trang trí phòng đãi tiệc: trang trí bàn tiệc, hoa trên bàn tiệc và trong phòng.

+ Sắp xếp khách ngồi trên bàn tiệc.

+ Tiếp đãi và quan tâm đến khách về việc tiếp thức ăn, sử xự và giao tiếp trong

bữa tiệc.

1.2.6. Tiếp chuyện qua điện thoại.

1.2.6.1. Khái lược về việc nói chuyện qua điện thoại.

Nói chuyện qua điện thoại thực chất là một cuộc giao tiếp hoặc tiếp khách gián

tiếp. Người gọi là khách, người nghe là tiếp khách. Vì vậy vế mặt thái độ, lời nói,

giọng nói cũng phải rất hòa nhã, lịch thiệp như là nói chuyện trực tiếp.

Nói một cách khác, tất cả các nghệ thuật xử thế trong giao tế thể hiện trong

tiếp khách trực tiếp như thế nào thì nó cũng thể hiện như thế trong tiếp khách qua

điện thoại.

25

Điểm khác: thời gian nói chuyện qua điện thoại không cho phép kéo dài như

trong tiếp khách trực tiếp. Việc diễn đạt nội dung phải hết sức ngắn gọn, rõ ràng dễ

hiểu

1.2.6.2. Trường hợp nhận điện thoại.

1.2.6.2.1. Nguyên tắc khi nghe điện thoại.

- Nhấc ống nghe khi có tiếng chuông reo và trả lời ngay: Tay trái cầm ống

nghe, tay phải cầm bút và phiếu ghi nhắn tin để ghi những lời nhắn khi cần thiết.

- Tự xưng danh.

- Đối đáp lịch sự.

- Chuyển đường dây.

- Chấm dứt điện đàm: phải biết chấm dứt các cuộc nói chuyện điện thoại một

cách lịch thiệp và thân mật. Khi người gọi muốn kết thúc, người nghe phải cám ơn

người gọi trước khi có lời chào.

- Sau khi nói lời chào, đặt ống nghe nhẹ nhàng. Người nhận điện thoại đặt ống

nghe trước và mình đặt ống nghe sau.

1.2.6.2.2. Các bước tiếp nhận điện thoại.

- Nhấc điện thoại trong vòng 3 hồi chuông.

- Chào người gọi.

Ví dụ: Xin chào! Công ty A xin nghe.

Alô! Hoàng phòng bảo vệ nghe ạ!

- Xử lý cuộc gọi .

Ví dụ: Tôi có thể giúp gì anh/chị không à?

Anh/chị vui lòng chờ một chút.

- Kết thúc cuộc gọi.

Ví dụ: Xin cám ơn.

1.2.6.3. Trường hợp gọi điện thoại.

26

1.2.6.3.1. Các nguyên tắc khi gọi điện thoại.

- Sử dụng danh bạ điện thoại: phải có một danh bạ điện thoại và biết tra danh

bạ. Ngoài ra cần có một cuốn sổ để ghi chép những số điện thoại của cơ quan, đơn

vị thường có quan hệ giao dịch để khi cần có thể sử dụng nhanh.

- Chuẩn bị các nội dung sẽ trao đổi qua điện thoại.

- Các thao tác khi gọi điện thoại:

+ Chọn số;

+ Nhấc ống nghe, bắt tín hiệu, quay số;

+ Nhận lới đáp, tự xưng danh, nói tên người cần gặp và công việc cần giải

quyết;

+ Trường hợp phải gọi qua tổng đài và có số phụ, khi nhận được số phụ thì

xưng danh và cho biết tên người cần gặp;

+ Nếu gọi nhầm số thì phải xin lỗi.

1.2.6.2.1. Các bước gọi điện thoại.

- Chuẩn bị.

- Tự giới thiệu.

- Lý do cuộc gọi.

- Nội dung cuộc gọi.

- Kết thúc cuộc gọi.

1.2.6.4. Những điều cần ghi nhớ khi sử dụng điện thoại.

- Không lạm dụng điện thoại vào công việc riêng.

- Không nói những điều bí mật trong điện thoại

- Những điều cần nói trong điện thoại phải được chuẩn bị kỹ, nếu cần phải ghi

ra giấy

- Khi cầm máy phải có thói quen cầm theo bút và phiếu nhắn tin

27

- Giọng nói phải rõ ràng, nói với tốc độ vừa phải, nói với tốc độ vừa phải, trong

trường hợp người nghe cần phải ghi chép những những điều mình nói thì cần nhắc

lại để người nghe ghi chép. Không nên hạ thấp giọng làm người nghe cảm thấy khó

chịu. Giọng nói cần có âm điệu lên xuống một chút để người nghe không cảm thấy

nhàm chán.

10 điều cần biết khi sử dụng điện thoại:

(1) Chuẩn bị.

(2) Trả lời chuyên nghiệp.

(3) Chờ điện thoại/ chuyển cuộc gọi.

(4) Kiểm soát cuộc gọi.

(5) Ghi lại và chuyển tin nhắn chính xác.

(6) Tránh các tạp âm khi đang điện thoại.

(7) Tạo sự tập trung.

(8) Không ngắt quãng.

(9) Tạo tín hiệu phản hồi khi nghe.

(10) Để lại ấn tượng tốt cuối cuộc gọi.

CÂU HỎI ÔN TẬP.

1. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng là gì? Cho ví dụ cụ thể.

2. Thư ký, thư ký văn phòng là gì? Phân biệt các khái niệm: thư ký, thư ký văn

phòng.

3. Thư ký văn phòng có những nhiệm vụ gì? Cho ví dụ cụ thể thể hiện các

nhiệm vụ đó?

4. Thư ký có vị trí như thế nào trong hoạt động của cơ quan, tổ chức? Cho một

số ví dụ thể hiện những vị trí đó?

5. Các yêu cầu đối với một người thư ký là gì?

28

6. Nêu những yêu cầu cơ bản đối với nhân viên tiếp khách văn phòng? Cho ví

dụ cụ thể trong từng trường hợp?

7. Yêu cầu kỹ thuật tiếp khách đối với nhân viên văn phòng? Cho ví dụ cụ thể?

29

Chương 2.

KỸ NĂNG GIAO TIẾP. Thời gian: 20h (LT: 4h;TH: 15h; KT: 1h)

A. MỤC TIÊU:

Sau khi học xong người học có khả năng:

- Trình bày được tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp cơ bản.

- Nói, đặt câu hỏi, thuyết phục, nghe, đọc, viết và ứng xử hiệu quả hơn trong

giao tiếp.

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng

tạo.

B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.

TT TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ

- VẬT LIỆU

THÔNG

SỐ KT ĐƠN VỊ

SỐ

LƯỢNG GHI CHÚ

I THIẾT BỊ- MÁY MÓC

1 Máy chiếu. Cái 1

2 Máy tính Cái 1

II DỤNG CỤ

1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01

III VẬT LIỆU

1 Phấn viết bảng. MIC Viên 2

2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8

3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 10

4 Viết lông viết làm bài tập

nhóm.

Thiên long -

WB03 Cây 8

5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1

30

C. NỘI DUNG:

2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP.

2.1.1. Khái niệm.

Là một hoạt động xác lập vận hành các mối quan hệ giữa con người với con

người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.

Là một bộ phận của giao tế ứng xử được tiến hành trong phạm vi các cơ quan,

đơn vị, các tổ chức xã hội. Nó thể hiện mối quan hệ hợp tác trong công việc giữa

các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức với nhân

dân.

Ví dụ: Giám đốc gặp gỡ đối tác, trưởng phòng trò chuyện với nhân viên, bạn

bè thư từ cho nhau…

2.1.2. Vai trò của giao tiếp.

Giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội, trong đời sống

mỗi con người và cả trong công tác thư ký văn phòng. Trong phạm vi giáo trình tôi

chỉ xin giới thiệu vai trò của giao tiếp trong công tác thư ký văn phòng.

Với vai trò là cầu nối giữa lãnh đạo với bộ phận còn lại của tổ chức (cơ quan,

xí nghiệp, công ty…), hoạt động của người thư ký trước hết và chủ yếu là hoạt động

giao tiếp. Các công việc của người thư ký như tiếp khách, tổ chức hội nghị và các

cuộc họp, gọi và trả lời điện thoại, chuẩn bị các loại văn bản , thư tín… đều là những

loại hình giao tiếp khác nhau. Chính vì vậy một người thư ký giỏi trước hết phải là

người giao tiếp giỏi. Cho nên muốn trở thành một thư ký giỏi, bên cạnh việc nắm

vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, chúng ta cần nghiên cứu khoa học giao tiếp,

nắm vững các kỹ năng giao tiếp và thường xuyên rèn luyện những kỹ năng này để

thống lĩnh nghệ thuật giao tiếp.

2.1.3. Chức năng của giao tiếp.

31

Giao tiếp có vai trò to lớn như vậy bời vì nó thực hiện nhiều chức năng quan

trọng. có thể chia các chức năng này thành 2 nhóm: chức năng xã hội và nhóm chức

năng tâm lí.

2.1.3.1. Nhóm chức năng xã hội.

2.1.3.1.1. Chức năng thông tin.

Chức năng thông tin được biểu hiện ở khía cạnh truyền thông (trao đổi thông

tin của giao tiếp: qua giao tiếp, con người trao đổi cho nhau những thông tin nhất

định.

Ví dụ: người thư ký báo cáo lại kết quả của buổi làm việc với một đối tác theo

ủy quyền của giám đốc, giám đốc đưa ra những yêu cầu chỉ thị mới với người thư

ký.

2.1.3.1.2. Chức năng tổ chức, phối hợp hành động.

Trong một tổ chức, một công việc thường do nhiều bộ phận, nhiều người cùng

thực hiện. Để có thể hoàn thành công việc một cach tốt đẹp, những bộ phận, những

con người này phải thống nhất với nhau, tức là phải phối hợp với nhau một cách

nhịp nhàng. Muốn vậy họ phải tiếp xúc với nhau để trao đổi, bàn bạc, phân công

nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng người, phổ biến quy trình, cách thức thực hiện

công việc và trong quá trình thực hiện công việc cũng phải có những “tín hiệu” hành

động để mọi người cùng thống nhất.

2.1.3.1.3. Chức năng điều khiển.

Chức năng điều khiển thể hiện ở khía cạnh ảnh hưởng tác động qua lại của

giao tiếp. trong giao tiếp, chúng ta ảnh hưởng, tác động đến người khác và ngược

lại, người khác cũng ảnh hưởng đến chúng ta bằng nhiều hình thức khác nhau như:

thuyết phục, ám thị, bắt chước. Đây là một chức năng rất quan trọng của giao tiếp.

Một người có khả năng lãnh đạo chính là người có khả năng ảnh hưởng đến người

32

khác, biết “thu phục lòng người”, lời nói của người đó “trọng lượng” đối với người

khác.

2.1.3.1.4. Chức năng phê bình và tự phê bình.

Trong xã hội, mỗi người là một “chiếc gương”. Giao tiếp với họ chính là chúng

ta soi mình trong chiếc gương đó. Từ đó chúng ta thấy được những ưu điểm, những

thiếu sót của mình và tự sửa chữa, hoàn thiện bản thân.

2.1.3.2. Nhóm chưc năng tâm lí.

2.1.3.2.1. Chức năng động viên, khích lệ.

Chức năng động viên, khích lệ của giao tiếp liên quan đến lĩnh vực cảm xúc

trong đời sống tâm lí con người. Trong giao tiếp, con người còn khơi dậy ở nhau

những xúc cảm, tình cảm nhất định; chúng kích thích hành động của họ. Một lời

khen chân tình được đưa ra kịp thời, một sự quan tâm được thể hiện đúng lúc có thể

làm người khác tự tin, cảm thấy phải cố gắng làm việc tốt hơn.

2.1.3.2.2. Chức năng thiết lập, phát triển, củng cố các mối quan hệ.

Giao tiếp không chỉ là hình thức biểu hiện mối quan hệ giữa con người với con

người, mà còn là cách thức để con người thiết lập các mối quan hệ mới, phát triển

và củng cố các mối quan hệ đã có. Tiếp xúc gặp gỡ nhau – đó là khởi đầu của các

mối quan hệ mới, nhưng các mối quan hệ này có tiếp tục phát triển hay không, có

trở nên bền chặt hay không điều này phụ thuộc nhiều vào quá trình giao tiếp.

Ngày nay, hàng năm, các công ty lớn thường tổ chức “hội nghị khách hàng”.

Mục đích của hội nghị này không chỉ để khách hàng trao đổi kinh nghiệm, không

chỉ để công ty tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của khách hàng mà còn nhằm thắt chặt

hơn nữa mối quan hệ khách hàng – công ty.

2.1.3.2.3. Chức năng cân bằng cảm xúc.

33

Trong cuộc sống, nhiều khi chúng ta có những cảm xúc cần được bộc lộ.

Những niềm vui hay những nỗi buồn, sung sướng hay đau khổ, lạc quan hay bi quan,

chúng ta muốn được người khác cùng chia sẻ. Chỉ có trong giao tiếp, chúng ta mới

tìm được sự đồng cảm, cảm thông và giải tỏa được cảm xúc của mình

2.1.3.2.4. Chức năng hình thành, phát triển tâm lí, nhân cách (xem phần

vai trò của giao tiếp).

2.2. CÁC PHƯƠNG TIỆN GIAO TIẾP CƠ BẢN.

Phương tiện giao tiếp là tất cả những yếu tố mà chúng ta dùng để thể hiện thái

độ, tình cảm, mối quan hệ và những tâm lý khác của mình trong một cuộc giao tiếp.

2.2.1. Phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ.

Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người, bằng ngôn ngữ con

người có thể truyền đi bất cứ một loại thông tin nào, như diễn tả tình cảm, ám chỉ,

miêu tả sự vật. Nó dựa vào các yếu tố sau:

2.2.1.1. Nội dung ngôn ngữ.

Ý nghĩa của ngôn ngữ có hai hình thức để tồn tại là: Khách quan và chủ quan.

Khía cạnh khách quan biểu hiện ở chỗ từ luôn có nghĩa xác định, không phụ

thuộc vào ý muốn của chúng ta. Mỗi từ hoặc cụm từ được dùng để chỉ một sự vật,

hiện tượng hoặc một loại sự vật, hiện tượng nào đó. Do đó chúng ta không thể dùng

từ “tâm lí” để chỉ “con đường”, “ngôi nhà” để chỉ “cây cối”, “người thư kỳ” để chỉ

“giám đốc”. Như vậy, một trong những điều kiện thiết yếu của sự thông hiểu trong

giao tiếp là dùng từ phải chuẩn xác.

Khía cạnh chủ quan trong nội dung ngôn ngữ thể hiện ở chỗ, ngôn ngữ được

chúng ta dùng để truyền tải ý của chúng ta, tức là ý cá nhân. Nhiều khi ý này không

trùng với “nghĩa thật” của từ, của âu mà chúng ta dùng. Chẳng hạn: người khách

mà bạn đang tiếp cảm thấy nóng bức, muốn bạn bật quạt lên cho mát nhưng lại

nói:”Thời tiết hôm nay nóng quá cô nhỉ!”. Hơn nữa cùng một từ, một câu có thể gây

34

ra những phản ứng, những cảm xúc không giống nhau ở những người khác nhau.

Trong giao tiếp hiểu được ý cá nhân là cơ sở tạo nên sự đồng điệu trong giao tiếp,

còn được gọi là khả năng đồng cảm.

2.2.1.2. Tính chất của ngôn ngữ.

Gồm nhịp điệu, âm điệu ngữ điệu… Có vai trò hết sức quan trọng trong giao

tiếp, nó tạo lợi thế cho ta để giao tiếp được thành công. Điệu bộ khi nói sẽ phụ họa

theo lời nói để giúp thêm ý nghĩa cho nó. Tuy nhiên, điệu bộ phải phù hợp với phong

tục tập quán, nền văn hóa, do đó đừng gò ép mình bằng cách bắt chước điệu bộ của

người khác, vì điệu bộ tự nhiên là đáng yêu nhất.

Trong giao tiếp bằng ngôn ngữ nói, việc người nói phát âm có chuẩn hay

không, có rõ ràng hay không, giọng nói của họ như thế nào, tốc độ nhanh hay chậm,

điều này có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của quá trình giao tiếp.

2.2.1.3. Phong cách ngôn ngữ.

Được thể hiện qua lối nói, lối viết, tức là cách dùng từ ngữ để diễn đạt ý trong

giao tiếp. Có nhiều phong cách ngôn ngữ khác nhau, tùy theo tình huống giao tiếp

mà chúng ta lựa chọn phong cách ngôn ngữ cho phù hợp.

2.2.1.3.1. Lối nói thẳng.

Là lối nói thẳng, viết thẳng ra ý nghĩ của mình, cái mình muốn, mình cần, cái

mình biết, không quanh co, vòng vèo, không ẩn ý.

Ví dụ: Sao bạn nói nhiều vậy?

Tôi không đồng ý với cô về điều này.

2.2.1.3.2. Lối nói lịch sự:

Người nói sử dụng ngôn từ làm cho các cảm nghĩ, thái độ được thể hiện một

cách nhã nhặn, lịch thiệp.

Ví dụ: Hy vọng rằng, quan hệ giữa 2 công ty chúng ta ngày càng bền chặt hơn.

35

Cô làm ơn chỉ giúp tôi phòng giám đốc ở đâu.

2.2.1.3.3. Lối nói ẩn ý.

Trong giao tiếp, đôi khi có những điều muốn nói nhưng không tiện nói ra và

chúng ta thường phải dùng lối nói ẩn ý, tức là nói một điều khác hàm chứa điều

muốn nói để làm cho người nghe nghĩ đến điều đó.

Ví dụ: Đêm đã khuya, một vài đồng nghiệp vẫn rì rầm nói chuyện, trong khi

công việc của họ ngày mai rất nặng nề. Bạn lo lắng nên lên tiếng :”Công việc ngày

mai rất nặng nề đấy các bạn”. Những người đó hiểu ý bạn và đáp :”Cậu yên tâm,

chúng tớ đi ngủ ngay đây”.

Như vậy: Lối nói ẩn ý là lối nói nhẹ nhàng, tế nhị, khéo léo, đòi hỏi một sự

tinh tế ở người nói và người nghe. Đôi khi người nghe không hiểu được ẩn ý của

người nói, hoặc hiểu nhưng muốn lảng tránh nên giả vờ không hiểu.

2.2.1.3.4. Lối nói mỉa mai châm chọc.

Trong cuộc sống, có những người hay mỉa mai, châm chọc người khác. Họ

đưa chuyện vui buồn, chuyện tốt xấu, thiếu sót, lỗi lầm, thậm chí cả những khuyết

tật bẩm sinh như cái chân thọt, cái lưng gù, cái mắt lé của người khác ra để chế giễu.

Mỉa mai, châm chọc người khác là một thói xấu. Nó không đem lại cho chúng ta

điều gì tốt đẹp mà chỉ đem đến sự hận thù, xa lánh của người xung quanh.

2.2.2. Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ.

Nghiên cứu phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ rất quan trọng nó giúp ta nhạy

cảm hơn trong giao tiếp.

2.2.2.1. Nét mặt.

Nét mặt có thể truyền tải một lượng lớn thông tin không lời. Một nụ cười có

thể hiểu là sự hạnh phúc, trong khi một cái cau mày thể hiện sự không chấp thuận.

36

Trong một số trường hợp, biểu hiện khuôn mặt có thể tiết lộ những cảm xúc thật

của chúng ta về một tình huống cụ thể.

Ví dụ khi bạn nói rằng bạn cảm thấy hài lòng, nhìn trên khuôn mặt của bạn có

thể đưa ra một thông điệp khác với mọi người.

Hình 2.1: Nét mặt biểu lộ các thái độ cảm xúc.

Các công trình nghiên cứu thống nhất rằng nét mặt của con người biểu lộ 6

cảm xúc: Vui mừng, buồn, ngạc nhiên, tức giận, sợ hãi, ghê tởm. Ngoài ra, nét mặt

còn cho ta biết về cá tính của con người.

Một số biểu cảm sau có thể được diễn giải qua nét mặt như:

Hình 2.2: Nét mặt hạnh phúc.

37

Hình 2.3: Nét mặt buồn.

Hình 2.4: Nét mặt giận dữ.

Hình 2.5: Nét mặt Bất ngờ.

Hình 2.6: Nét mặt ghê tởm, khinh thường.

38

Hình 2.7: Nét mặt Sợ hãi.

2.2.2.2. Nụ cười.

2.2.2.2.1. Cười là gì?

Cười là một phản xạ tự nhiên của con người mà từ khi sinh ra ta đã biết cười,

cười là cảm xúc mà chỉ con người mới có, cười thể hiện khi chúng ta vui vẻ, hạnh

phúc, khi cuộc sống có nhiều điều thú vị , hài hước.

Theo Rabelais, một đại văn hào Pháp ở thế kỷ XVI đã từng viết: “Tiếng cười

là đặc trưng của con người, là một yếu tố của sức khoẻ, một phương pháp trị bệnh”.

2.2.2.2.2. Ý nghĩa của nụ cười?

Nụ cười có rất nhiều ý nghĩa tùy vào lúc ta nở nụ cười và nó cũng có rất nhiều

cách cười mà chứa ẩn những ý nghĩa khác nhau. Nụ cười là một món quà vô giá, đã

tiếp cho con người thêm niềm tin, sức mạnh và nghị lực để vươn lên trong cuộc

sống và nó cũng là niềm hạnh phúc mỗi người.

- Nụ cười giúp mọi người gần gũi, thân thiện và hòa hợp với nhau hơn.

+ Giúp bạn có nhiều bạn bè hơn: Ai cũng muốn có những người bạn vui vẻ,

thân thiện, hòa đồng, điều đó giúp bạn hòa nhập hơn và thấy cuộc sống ý nghĩa hơn.

+ Giúp công việc của bạn thuận lợi hơn: Khi bạn làm việc với đối tác, với khác

hàng chỉ cần bạn cởi mở khi nói chuyện hay là cười một tiếng cười sảng khoái trong

câu chuyện sẽ gây được ấn tượng vợi họ, từ đó bạn có thể có được khách hàng và

39

xây dựng mối quan hệ khăng khít với họ. Rất nhiều người từ vị trí khách hàng họ

đã trở thành những người bạn thân thiết của nhau.

+ Giúp cuộc sống bạn bớt căng thảng, xì trét: Hai vợ chồng đang cãi nhau hay

bất đồng quan điểm chỉ cần một tiếng cười của đứa con về một hành động nào đó.

Chắc hẳn sẽ giúp hai vợ chồng bạn giải tỏa không khí căng thẳng lúc đó.

+ Trong học tập: Nụ cười giúp bạn hòa đồng hơn với bạn bè, cũng như giúp

giáo viên quý bạn hơn.

- Ý nghĩa của nụ cười là thể hiện sự lạc quan, yêu đời.

Theo những nghiên cứu của các nhà tâm lý học, tính lạc quan thường đi chung

với hoà hợp và dễ tha thứ. Nụ cười thể hiện sự lạc quan, yêu đời nhưng không vì

thế mà chúng ta lạm dụng tiếng cười quá mức. Cười cũng nên đúng lúc đúng chỗ,

chúng ta không thể cười khi đi một đám tang, không nên cười khi người bên cạnh

ta không vui... Và nếu bạn sở hữu tiếng cười đúng lúc, đúng chỗ thì nụ cười sẽ đem

lại cho bạn thật nhiều điều mà bạn không tưởng được.

2.2.2.2.3. Tác dụng của nụ cười.

- Đối với sức khỏe?

Tiếng cười là một hình thức vận động cơ thể có thể giảm stress, giảm đau và

cải thiện nhiều chức năng sinh lý của cơ thể.

Ngày nay, sự hài hước và tiếng cười đã được sử dụng rộng rãi để làm giảm

đau trong điều trị các bệnh ung thư và khớp, hai loại bệnh có cường độ đau cao hơn

so với các loại bệnh khác.

- Trong giao tiếp.

Nụ cười có vai trò rất lớn trong nghệ thuật giao tiếp. Nó chính là ngôn ngữ phi

văn tự con người có được và có sức hấp dẫn lớn trong cuộc sống. Mỉm cười là một

biểu hiện văn minh, cũng là thể hiện sức mạnh hoặc truyền đạt thông tin.

40

Việc chúng ta đến công sở mỗi ngày với nụ cười thân thiện sẽ tạo được kết

quả giao tiếp tốt hơn bao giờ hết, bởi nụ cười là dấu hiệu có tác động rất mạnh, giúp

truyền tải sự vui vẻ, thân thiện, nhiệt tình và thích thú trong công việc.Việc chúng

ta luôn nở nụ cười trong công sở sẽ làm cho nhân viên luôn cảm thấy thoải mái và

làm việc sẽ hiệu quả.

Thông thường, lần đầu gặp mặt người lạ. Họ thường có tâm lý cảnh giác, không

an toàn. hãy cười thân thiện, nó sẽ làm tan biến tâm lý đó. Nụ cười sẽ trở thành sứ

giả của cảm tình, giúp quan hệ xã hội thuận lợi hơn. Một người trên môi lúc nào

cũng có nụ cười rạng rỡ sẽ làm cho người khác cảm thấy dễ chịu, thoải mái. Khi

chúng ta khẩn cầu người khác, nhận được nụ cười từ chối cũng không đến nỗi tức

giận. Cũng là từ chối mà đối phương dù có lịch sự nhưng không nở một nụ cười

chúng ta sẽ cảm thấy thật lạnh lẽo. Đây chính là sức mạnh của nụ cười.

Trong giao tiếp, người ta có thể dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ của

mình. Con người có bao nhiêu kiểu cười thì có bấy nhiêu cá tính. Do đó, trong giao

tiếp ta phải biết quan sát nụ cười của đối tượng giao tiếp.

2.2.2.3. Ánh mắt.

Ánh mắt được xem như là cửa sổ của tâm hồn. Ánh mắt phản ánh tâm trạng,

xúc cảm, tình cảm của con người như vui buồn, tức giận, sợ hãi, lo lắng hay yên

tâm. Ánh mắt không chỉ bộc lộ tâm hồn của con người mà còn là con đường chủ

yếu mà qua đó các thông tin cảm tính từ môi trường bên ngoài được mắt cung cấp.

Vì vậy trong giao tiếp ta nhất thiết phải biết sử dụng mắt, biết giao tiếp bằng mắt.

Những lưu ý khi giao tiếp bằng ánh mắt:

- Nhìn thẳng vào người đối thoại.

- Không nhìn chăm chú vào người khác.

- Không nhìn người khác với ánh mắt khinh thường, giễu cợt hoặc không thèm

để ý.

41

- Không đảo mắt hoặc đưa mắt liếc nhìn một cách vụng trộm.

- Không nheo mắt hoặc nhắm cả 2 mắt.

Ánh phản ánh trạng thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng và ước nguyện

của con người. Trong giao tiếp, nó phụ thuộc vào vị trí xã hội của mỗi bên.

2.2.2.4. Các cử chỉ.

Gồm các chuyển động của đầu, bàn tay, cánh tay… vận động của chúng có ý

nghĩa nhất định trong giao tiếp.

Cử chỉ và điệu bộ trong giao tiếp bộc lộ những suy nghĩ thầm kín, thể hiện

được nhiều điều mà lời nói không làm được. Thái độ ứng xử cho biết giao tiếp bằng

cử chỉ thể hiện được nhiều điều mà lời nói không làm được

Khi không thể diễn đạt được bằng lời nói, tốt hơn hết chúng ta nên sử dụng

điệu bộ. Điệu bộ phản ánh chính xác, cảm giác, thái độ và ý định của con người.

Trong khi trò chuyện, người nói không nên mân mê quần áo, đồ trang sức hay

bất kì vật dụng nào, vì điều đó cho thấy bạn đang bối rối hoặc bị phân tán tư tưởng

trong quá trình tiếp xúc với ai đó.

Nhiều người có quan điểm sai lầm rằng “vung vẫy” tay càng nhiều trong lúc

nói chuyện thì hình ảnh của họ càng trở nên lôi cuốn. Trong thực tế, bạn chỉ nên sử

dụng bàn tay để diễn giải vấn đề thêm rõ ràng trước người nghe. Hoạt động của bàn

tay trong quá trnh nói chuyện nên đúng mực, kết hợp khéo léo với quan điểm , thái

độ bản thân, hoặc gắn kết với cao trào của câu chuyện cũng như tầm quan trọng của

vấn đề.

2.2.2.5. Tư thế.

Cử chỉ trang nhã không phải là thứ tự nhiên sinh ra đã có, mà đòi hỏi mỗi

người phải bồi dưỡng hàng ngày, tích luỹ, uốn nắn từng li từng tí mới có được. Chỉ

cần có ý thức bồi dưỡng và rèn luyện có thể trở thành người có cử chỉ trang nhã,

lịch thiệp.

42

Để trở thành một người có phong cách ưu việt, cần phải rèn luyện thường

xuyên. Có thể bắt đầu chú ý từng động tác thường ngày. Qua một quá trình kiên trì

luyện tập sẽ dần dần có được tư thế dáng vẻ dễ coi.

2.2.2.5.1. Tư thế ngồi.

- Khi ngồi, hai chân bạn phải khép lại, bạn không được ngồi dạng chân ra, nhất

là bạn nữ khi mặc váy ngắn, bạn phải chú ý che kín đùi.

a. Tư thế ngồi sai. B. Tư thế ngồi đúng.

Hình 2.8: Tư thế ngồi.

- Lúc ngồi xuống phải từ từ nhẹ nhàng không để có tiếng động.

- Sau khi ngồi, thân mình phải thẳng không nên nghiêng ngã sang bên trái hay

bên phải, hai tay để tự nhiên lên đùi hay thõng xuống tuỳ ý.

- Hai bàn chân và hai ống chân tốt nhất là nên vuông góc với nhau, tư thế này

đẹp nhất đối với nữ giới.

- Tư thế ngồi của nam giới có thể mở rộng đùi 10 20 cm, nhưng cũng không

nên mở đùi quá rộng; còn nữ giới phải đặc biệt chú ý khép kín đùi.

2.2.2.5.2. Tư thế đứng.

- Tư thế đứng đúng nhất cần phải ngẩng cao đầu, rướn ngực lên, thót bụng, hai

đùi hơi mở ra để hai bàn chân rộng ngang hai vai, kết hợp với vẻ mặt tự tin.

43

Hình 2.9: Tư thế đứng.

- Lưng thẳng không được cong (gù).

- Đầu ngay ngắn hai mắt nhìn thẳng.

- Nam giới đứng chân có thể hơi xiên, lòng bàn tay hướng vào trong, ngón tay

có thể khép cong hờ.

- Nữ giới đứng hai chân khép lại, nếu là tư thế đứng chỉ có thể đứng theo động

tác nghỉ một chân.

2.2.2.5.3. Tư thế đi.

- Tư thế đi đúng nhất là ngẩng cao đầu, rướn ngực về phía trước, hai chân bước

thong thả, hai tay hơi vung nhẹ.

44

Hình 2.10: Tư thế đi.

- Khi đi, hai vai cân bằng và tay ngắn, không nên cho tay vào túi quần hay vừa

đi vừa ăn vặt.

- Khi bước đi đầu ngẩng cao, dướn ngực về phía trước lấy lực từ lưng và chân

để bước.

- Nữ giới mặc váy khi đi chú ý hai chân bước thẳng đều , nhịp nhàng mới đẹp.

Dáng vẻ của bạn phải hài hoà giữa cử động tay và bước đi , dáng vẻ trang nhã

thể hiện bạn là người được dạy dỗ chu đáo, biểu lộ vẻ đẹp tự tin.

Dáng vẻ đẹp có thể làm cho bạn trẻ ra, cũng có thể làm cho y phục bạn mặc

càng lộng lẫy, đẹp ra (người làm đẹp quần áo). Giỏi dùng lời lẽ thân tình giao lưu

với người khác, bạn có thể được lợi ích không ít.

Tư thế trong giao tiếp liên quan mật thiết với vai trò vị trí xã hội của cá nhân,

thông thường một cách vô thức nó bộc lộ cương vị xã hội mà cá nhân đảm nhận.

2.2.2.6. Diện mạo.

Là những đặc điểm tự nhiên ít thay đổi như: Dáng người, màu da và những

đặc điểm thay đổi được như tóc, râu, trang điểm trang sức.

2.2.2.7. Không gian giao tiếp.

Là một phương tiện để bộc lộ mối quan hệ tình cảm giữa các bên với nhau. Có

4 vùng giao tiếp: Vùng mật thiết: Từ 0-0.5m, vùng riêng tư: 0.5-1.5m, vùng xã giao:

1.5-3.5m, vùng công cộng từ 1<x<3.5m.

2.2.2.8. Những hành vi giao tiếp đặc biệt.

Gồm những động tác ôm hôn, vỗ vai, xoa đầu, khoát vai, bắt tay… Nó chỉ sử

dụng trong trường hợp đặc biệt.

2.2.2.9. Đồ vật.

45

Trong giao tiếp người ta cũng hay dùng đồ vật nhất định như: bưu ảnh, tặng

hoa, tặng quà, đồ lưu niệm…

Tóm lại, các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ chịu ảnh hưởng rất lớn của

các yếu tố văn hóa, đặc điểm dân tộc, phong tục, tập quán.

2.3. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN.

Các kỹ năng giao tiếp cơ bản là: lắng nghe, đặt câu hỏi, thuyết phục, thuyết

trình, viết, đọc và tóm tắt văn bản.

2.3.1. Lắng nghe.

Để lắng nghe có hiệu quả, ngoài việc chú ý hạn chế ảnh hưởng của các yếu tố

cản trở, chúng ta phải biết tạo không khí bình đẳng, thân mật và thoải mái, biết gọi

mở để người đối thoại trút bầu tâm sự; biết tỏ ra quan tâm và thông cảm với họ, biết

phản hồi một cách thích hợp.

2.3.2. Đặt câu hỏi.

Trong giao tiếp, câu hỏi được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau: Thu thập

thông tin, kích thích tư duy ở người đối thoại theo hướng này hay hướng khác, đề

xuất ý kiến, kết thúc cuộc gặp gỡ hay chỉ đơn giản là thể hiện sự quan tâm nhằm tạo

không khí tốt khi tiếp xúc. Nói cách khác là có nhiều loại câu hỏi, mỗi loại câu hỏi

đều có những ưu thế nhất định và chúng ta cần biết đặt câu hỏi sao cho phù hợp với

tình huống cụ thể để đạt được mục đích giao tiếp.

2.3.3. Thuyết phục.

Thuyết phục người khác là một nghệ thuật, nó không những đòi hỏi sự lập luận

chặt chẽ, chứng cứ rõ ràng mà cả sự khéo léo, nhạy cảm, tinh tế. Trong thuyết phục,

chúng ta cần chú ý đến quy trình gồm bốn bước như sau:

- Tạo không khí bình đẳng.

- Chú ý lắng nghe.

46

- Bày tỏ sự thông cảm.

- Giải tỏa những phân vân, lo ngại ở đối tượng giao tiếp.

2.3.4. Thuyết trình.

2.3.4.1. Khái niệm.

Thuyết trình là trình bày một vấn đề một cách bài bản, hệ thống trước một

nhóm người hay nhiều người để nhằm cung cấp thông tin, tri thức cần thiết cho đối

tượng nghe.

Kĩ năng thuyết trình là một trong nhiều kĩ năng giao tiếp cơ bản. Do đó, kĩ

năng thuyết trình bên cạnh đặc điểm riêng vẫn mang những đặc điểm chung của kĩ

năng giao tiếp. Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài

và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong.Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn

ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình

giao tiếp đạt được mục đích đã định.

Ví dụ: Nhóm trưởng thuyết trình trước nhóm để truyền đạt ý kiến quyên góp,

giúp cho một bạn có hoàn cảnh khó khăn…

2.3.4.2. Yêu cầu của kĩ năng thuyết trình.

- Người thuyết trình phải đánh giá đúng bản thân mình: đúng về kiến thức, mối

quan hệ, cương vị, bề dày thực tiễn..

- Tìm hiểu kĩ về đối tượng, trình tự, nghề nghiệp, nhu cầu…

- Chuẩn bị trước về kiến thức, thông tin, tài liệu thuyết trình.

- Phải xác định rõ mục đích của thuyết trình, có lý do, thời gian, địa điểm

thuyết trình.

- Phải biết lắng nghe đối tượng và có sự phản hồi kịp thời.

- Cấu trúc tốt 3 phần của bài thuyết trình: Mở đầu, thân bài, kết luận.

2.3.4.3. Các bước thuyết trình.

2.3.4.3.1.Chuẩn bị bài thuyết trình.

47

Để có thể tự tin thuyết trình chúng ta cần phải có sự chuẩn bị chu đáo, cẩn

thận. Ở giai đoạn này, chúng ta cần phải:

- Thứ nhất, chuẩn bị bản thân:

+ Về tinh thần: Người thuyết trình trước tiên cần sự chuẩn bị về mặt tinh thần

để tạo sự tự tin, thoải mái và không có tâm trạng lo lắng, run sợ. Những người hay

hồi hộp, sợ nói trước đám đông phải thực hành bằng nhiều cách khác nhau như: tập

nói nhiều lần trước bạn bè, người thân, tham gia các hoạt động tập thể( ví dụ: tham

gia tình nguyện…) hay thậm chí là nói một mình trước gương.

+ Về kiến thức: Khi được mời thuyết trình hay được phân công thuyết trình,

chúng ta cần đánh giá bản thân xem mình am hiểu về vấn đề đó như thế nào, có đủ

thông tin trình bày hay không? Để từ đó chuẩn bị các kiến thức cần thiết cho bài

thuyết trình. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị kiến thức xung quanh vấn đề mình thuyết

trình để có thể chủ động trong các tình huống xảy ra bất ngờ, sẵn sàng trả lời các

câu hỏi từ người nghe. Với mục đích đem lại sự giải thích cho người khác hiểu thì

đây cũng là yếu tố giúp chúng ta chủ động và bộc lộ sự tự tin bên trong của mình.

+ Các yếu tố bên ngoài: chuẩn bị đầu tóc, trang phục, giầy dép…phù hợp, gọn

gàng, sạch sẽ.

- Thứ hai, tìm hiểu đối tượng nghe: Bài thuyết trình phải được xây dựng xung

quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm. Cùng một vấn đề nhưng thuyết

trình cho các đối tượng khác nhau thì cần xây dựng bài thuyết trình khác nhau.Chẳng

hạn, cùng giảng một vấn đề nhưng khi giảng ở lớp tại chức giảng viên sẽ phải triển

khai vấn đề khác với khi giảng lớp chính quy.

Do đó, để có bài thuyết trình tốt chúng ta phải tìm hiểu đối tượng nghe để trình

bày những điều người nghe chờ đợi chứ không đơn giản chỉ là nói những gì mình

muốn.Vì vậy, phải xác định đối tượng nghe là những ai, vốn kiến thức của họ như

thế nào hay họ hiểu biết vấn đề sắp trình bày đến đâu....

48

- Thứ ba, chuẩn bị bài thuyết trình:

+ Xác định mục đích của bài thuyết trình (nói cái gì): Xác định mục đích của

bài thuyết trình sẽ dễ dàng chuẩn bị về nội dung bài nói. Bài thuyết trình cần xác

định thông điệp cũng như nội dung nhất định tránh trường hợp có quá nhiều thông

điệp đan xen trong bài thuyết trình, nội dung thuyết trìnhlan man, dài dòng không

thể để xác định được vấn đề trọng tâm.

+ Xác định nói như thế nào: để tạo chủ động khi thuyết trình chúng ta cần lập

dàn ý trước, xem mình sẽ nói những vấn đề gì trong khoảng thời gian đó? Vấn đề

nào là trọng tâm hướng tới?Dàn ý bài thuyết trình được chuẩn bị trước sẽ giúp cho

người nói có một bài nói logic, đủ ý…điều đó tạo được sự chủ động cũng như sự tự

tin trong khi thuyết trình.

+ Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình:

* Chuẩn bị phần mở đầu: Phần mở đầu của bài nói chuyện có nhiệm vụ giới

thiệuchủ đề và thu hút sự chú ý của người nghe. Chúng ta cần biết tận dụng sự tập

trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt người nghe vào bài nói chuyện

(dẫn nhập). Có nhiều cách dẫn nhập, tùy theo tình huống cụ thể có thể chọn một

trong các cách sau đây khi mở đầu bài nói chuyện:

Dẫn nhập trực tiếp: Nêu thẳng chủ đề và mục đích của bài nói chuyện, các

vấn đề chính sẽ được trình bày trong bài nói chuyện.

Dẫn nhập bằng cách đặt câu hỏi: bằng cách đặt ra những câu hỏi ngay ở

phần mở đầu để làm người phải suy nghĩ đến chủ đề bài nói chuyện. Chẳng hạn, khi

thuyết trình về vấn đề “ Bình luận về vấn đề tội phạm hiện nay” thì có thể mở đầu

bằng câu hỏi như: hỏi bất kì một bạn sinh viên nào : ý kiến của bạn về vấn đề này

như thế nào? Bạn có nghĩ rằng vấn đề tội phạm hiện nay ngày càng nghiêm trọng…

49

Dẫn nhập theo lối kể chuyện: Người nói chuyện từ từ dẫn đưa người nghe

đến với chủ đề của bài nói chuyện bằng cách nhắc lại một sự kiện trong quá khứ có

liên quan đến chủ đề.

Dẫn nhập tương phản: Người nói chuyện bắt đầu bằng việc nhấn mạnh một

mâu thuẫn nào đó để gây sự chú ý.

Dẫn nhập bằng cách trích dẫn lời nói của danh nhân: Một câu trích dẫn

thích hợp có thể là một cách mở đầu thú vị. Ngoài những cách mở đầu nêu trên còn

có thể có cách mở đầu khác. Tùy theo tình huống, đặc điểm của người nghe và sở

thích của bạn mà chọn một cách mở đầu cho phù hợp.

* Chuẩn bị phần khai triển: Trong quá trình khai triển chúng ta phải đưa ra

được các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó

thể hiện được ý tưởng của mình. Khi chuẩn bị phần này cần lưu ý: nên đưa ra những

ví dụ, những số liệu cụ thể minh họa cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mình hoặc có

thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí của buổi

nói chuyện đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe.

* Chuẩn bị phần kết: Theo quy luật của sự chú ý thì ở những giây phút cuối

cùng của buổi nói chuyện, người nghe lại một lần nữa dồn sự chú ý vào bạn. Chúng

ta cần biết lợi dụng sự chú ý này để chốt lại trong người nghe những điểm then chốt

của bài nói chuyện và tùy theo tính chất, mục đích của buổi nói chuyện mà đưa ra

lời chúc mừng, lời kêu gọi hoặc đề ra nhiệm vụ cho tương lai.

2.3.4.3.2. Tiến hành thuyết trình.

- Tạo không khí tiếp xúc: Để tạo không khí thoải mái và thân thiện cho

ngườinghe thì thông thường khi mở đầu người thuyết trình thường nhắc đến người

nghe với từ “chúng ta”.Trước khi bắt đầu nói chuyện cần giới thiệu về bản thân một

cách ngắn gọn.

50

- Trình bày nội dung: Triển khai bài thuyết trình, người nói nên diễn đạt theo

dàn ý đã lập sẵn từ trước để đảm bảo sự logic, không bị thiếu hoặc trùng ý. Tuy

nhiên không nên phụ thuộc quá nhiều vào giấy chuẩn bị, tốt nhất nên thoát li khỏi

văn bản đó. Tập trung thời gian của bài nói vào những vấn đề trọng tâm để giải

quyết mục đích của bài cũng như tránh sự lan man, mở rộng vấn đề làm cho bài nói

bị “loãng”. Tuy nhiên để để tránh tạo cảm giác khô khan cho người nghe thì khi

triển khai bài thuyết trình, người thuyết trình cần phải có những kĩ năng nhất định

để làm nên sự hấp dẫn trong bài thuyết trình của mình. Trong đó, người thuyết trình

cần chú ý những điểm sau:

+ Về giọng nói: giọng nói của người thuyết trình cần vừa đủ để người ở xa

nhất có thể nghe, không nói quá to hay quá nhỏ, không nói quá nhanh hoặc quá

chậm, giọng nói cần có sự thay đổi tùy từng hoàn cảnh mà có độ cao thấp hay trầm

bồng, có điểm nhấn. Phát âm phải chuẩn, rõ chữ, không nhầm lẫn giữa các âm, tránh

nói lắp.Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng nghe.

+ Dáng điệu và cử chỉ: Khi đứng trên bục giảng phải thể hiện sự đàng hoàng,

đĩnhđạc tự tin, thoải mái. Đứng trên bục giảng bạn cần đứng thẳng với tư thế tự

nhiên, không bỏ tay vào túi quần, mắt nhìn thẳng người nghe, nhẹ nhàng tôn trọng

và quan tâm người nghe...chúng ta có thể đi lại trong lúc nói chuyện, song không

nên rời khỏi tầm nhìn của một nhóm người nghe một lúc qua lâu. Tư thế tốt nhất để

bắt đầu bài thuyết trình là đứng thẳng, hai chân hơi mở rộng sang hai bên và trọng

lượng cơ thể đều đổ dồn xuống hai chân. Giữ điệu bộ một cách tự nhiên, tránh những

cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý

nơingười nghe.

+ Nét mặt: Trong khi thuyết trình tùy vào vấn đề mà mình thuyết trình cần thể

hiện sự thân thiện,vui tươi, hồ hởi đồng thời cũng phải nghiêm túc, lịch sự để thu

hút người nghe và phù hợp với vấn đề thuyết trình.

51

Ví dụ: Khi sinh viên lên thuyết trình bài tập nhóm trên lớp thì nét mặt phải thể

hiện sự vui vẻ, chủ động, không thể biểu lộ nét mặt mệt mỏi, cau có, buồn rầu…

như thế sẽ không thu hút, không gây thiện cảm với người nghe.

+ Ánh mắt: Trong quá trình trình bày, thường xuyên đưa mắt nhìn về phía

người nghe, bao quát tất cả những người có mặt trong phòng, đừng để ai có cảm

giác bị bạn “bở rơi”. Nhìn một cách thân mật.Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một

số người trong đám đông và thỉnh thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói.Tuy

nhiên, không nên nhìn thẳng vào mắt thính giả vì như vậy sẽ làm họ bối rối và đôi

khi chính bản thân diễn giả cũng trở nên bối rối.

+ Tay: Khi thuyết trình ta thường thấy “tay chân thừa thãi”, đó là do chúng ta

chưa biết vung tay thế nào cho hợp lí. Thực tế nếu ta biết kết hợp nói với cử chỉ

củatay, bàn tay sẽ là vũ khí lợi hại trong thuyết trình vì nó giúp bổ trợ lời nói, đồng

thời bày tỏ sự thân thiện. Nguyên tắc là phải luôn để tay trong khoảng từ thắt lưng

tới dưới cằm. Nếu đưa quá cao, tay sẽ che mặt làm cho ta phát âm không rõ, còn

đưa quá thấp thì những người ngồi dưới sẽ không nhìn thấy. Khi đưa tay phải luôn

nhớ “ trong ra, dưới lên”. Trong khi thuyết trình chú ý liên tục đổi tay để tạo sự

khác biệt.

- Trả lời người nghe: Bài thuyết trình sẽ trở nên nhàm chán nếu chỉ đơn giản

là một người nói và mọi người còn lại nghe. Như đã khẳng định ở trên thì muốn đạt

được sự thành công thì cần có sự tương tác trực tiếp giữa hai bên tham gia thuyết

trình.Cụ thể là trong khi thuyết trình, người thuyết trình nên có sự đen xem một

khoảng thời gian nhất định để người nghe có thể đặt câu hỏi liên quan đến nội dung

đang triển khai.Việc đặt và trả lời câu hỏi như vậy sẽ giúp cho người nghe kịp thời

giải đáp được thắc mắc của mình, nhằm kích thích sự chú ý đồng thời tạo cơ hội cho

người thuyết trình bộc lộ sự tự tin của mình về kiến thức đã chuẩn bị.

52

- Kết thúc bài thuyết trình: tóm lại ý chính, kết luận vấn đề thuyết trình. Mỗi

khi kết thúc một vấn đề nào đó thì việc đơngiản nên làm là cần tóm tắt lại những

vấn đề trọng tâm hay những điểm cần lưu ý để người nghe nắm được ý chính mà

không bị lan man, nhớ nhiều.

Thông báo việc kết thúc có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại...; để

kết thúc, tôi tóm tắt lại...; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình

bày... Việc thông báo này còn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những

thông tin cốt lõi nhất.

Phần kết luận của bài thuyết trình cần cám ơn sự lắng nghe của mọi người và

nên có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động. Có thể kêu gọi sự cam

kết bằng hành động cụ thể như: vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay( ví

dụ: khi thuyết trình về quyên góp từ thiện thì kết thúc cuộc nói chuyện cần kêu gọi

mọi người thực hiện ngay bằng cách đóng góp tiền vào quỹ từ thiện). Hoặc có thể

đơn giản là sử dụng những cách hướng người nghe đến hành động cụ thể như việc

áp dụng ngay những gì họ thu được từ bài thuyết trình vào công việc cụ thể của họ.

2.3.4.4. Các vấn đề cần chú ý để thuyết trình trước đám đông hiệu quả.

Có rất nhiều yếu tố quan trọng quyết định thành công hoặc thất bại, bên cạnh

đó là cần có kỹ năng trình bày trước đám đông, kỹ năng diễn đạt hay kỹ năng giao

tiếp. Để hiểu cụ thể hơn về những kỹ năng mềm quan trọng này bạn tham khảo thêm

phần sau đây.

2.3.4.4.1. Thực hành.

Đương nhiên, bạn sẽ muốn luyện tập nhiều lần cho phần trình bày của bạn.

Nhưng đôi khi bạn sẽ không có đủ lượng thời gian luyện tập cần thiết, Nhưng bạn

thực sự có thể tận dụng mọi không gian để có thể luyện tập, một trong những cách

giúp việc thực hành của bạn hiệu quả là hãy nói và ghi âm những gì mình nói, sau

53

đó bạn nghe lại bạn sẽ thấy cần điều chỉnh chỗ nào, cần thêm những thông tin gì,

những dữ liệu nào bạn có thể bỏ qua ...

2.3.4.4.2. Biến đổi năng lượng thần kinh Into Enthusiasm.

Nó nghe có vẻ lạ, nhưng tôi cũng sẽ thường xuyên uống 1 ít nước và nghe 1

chút âm nhạc trong tai nghe của tôi trước khi trình bày. Tại sao? vì điều này giúp

tôi đỡ bồn chồn cũng như giúp tôi tập trung vào buổi nói chuyện sắp tới.

2.3.4.4.3. Tham dự thuyết trình khác.

Nếu bạn đang đem lại một cuộc nói chuyện như là một phần của một cuộc họp,

cố gắng tham dự một số cuộc đàm phán trước đó của các diễn giả khác. Điều này

cho thấy sự tôn trọng cho các diễn viên của bạn trong khi cũng tạo cho bạn một cơ

hội để cảm nhận ra khán giả. Tâm trạng của đám đông là những gì? Là phần trình

bày chiến lược hay chiến thuật trong tự nhiên? Loa khác cũng có thể nói điều gì đó

mà bạn có thể chơi tắt của sau này trong bài thuyết trình của riêng bạn.

2.3.4.4.4. Đến sớm.

Đây luôn luôn tốt nhất để cho phép bạn dành nhiều thời gian để giải quyết

trước khi trình bày vấn đề của bạn trong buổi thuyết trình. Thêm thời gian, đảm bảo

bạn sẽ không bị trễ và cung cấp cho bạn rất nhiều thời gian để thích nghi với không

gian trình bày của bạn.

2.3.4.4.5. Hãy điều chỉnh tầm mắt của bạn đến toàn bộ khán phòng.

Bạn nên thay đổi hướng nhìn và phân bổ nó đến nhiều khu vực trong khán

phòng nhằm giúp tạo thiện cảm với các khán giả. Điều này cũng 1 phần giúp bạn

thấy được phần lớn mọi người có tập trung lắng nghe bạn hay không, bạn cũng có

thể biết được khu vực nào chưa thực sự tập trung như bạn mong muốn và đưa ra

những điều chỉnh kịp thời.

2.3.4.4.6. Trao đổi với khán giả.

54

Trao đổi với khán giả làm cho bạn có vẻ dễ thương hơn và gần gũi. Hãy hỏi

những người tham dự sự kiện trong các câu hỏi và câu trả lời của họ. Họ thậm chí

có thể cung cấp cho bạn một số cảm hứng để dệt thành nói chuyện của bạn. Bạn có

thể rèn luyện các phương pháp tương tác với người nghe thông qua chương trình

đào tạo kỹ năng thuyết trình tại cổng đào tạo trực tuyến Academy.vn:Kỹ năng cho

người đi làm:

2.3.4.4.7. Sử dụng tư duy tích cực.

Cho dù bạn có tin hay không thì việc bạn thường xuyên suy nghĩ tích cực về 1

vấn đề, tạo cho mình những trạng thái hưng phấn về tâm lý trước khi bắt đầu buổi

thuyết trình sẽ giúp bạn vượt qua nhiều rào cản về tâm lý khi nói trước đám đông.

Khi bạn tư duy tích cực và tưởng tượng về những điều tích cực sẽ diễn ra trong buổi

thuyết trình của mình, bạn sẽ hình dung rõ hơn các tình huống và xử lý chúng 1 cách

dễ dàng.

2.3.4.4.8. Hãy tạo sự đồng cảm với khán giả.

Một trong những lo ngại và khó khăn nhất khi thuyết trình và nói trước công

chúng là những khán giả đang bí mật chờ đợi để cười vào những sơ suất hoặc sai

lầm của bạn. May mắn thay, đây không phải là trường hợp trong đại đa số các bài

thuyết trình. Các khán giả muốn nhìn thấy bạn thành công. Trong thực tế, nhiều

người có một nỗi sợ nói trước công chúng, vì vậy ngay cả khi khán giả dường như

không quan tâm, rất có thể là khá tốt mà hầu hết mọi người nghe bài thuyết trình

của bạn có thể liên quan đến cách thức nó có thể được. Nếu bạn bắt đầu cảm thấy

lo lắng, nhắc nhở mình rằng khán giả được nghe những gì bạn nói, và thực sự muốn

nhìn thấy bạn nói về chủ đề hôm nay.

2.3.4.4.9. Hãy hít thở sâu.

Khi bạn lo lắng, cơ bắp của bạn thắt chặt, thậm chí bạn có thể gặp khó khăn

trong việc giữ nhịp thở của bạn. Ngay lúc này, bạn có thể hít thở thật sâu. Những

55

hơi thở sâu sẽ giúp máu của bạn lưu thông tốt hơn và cung cấp nhiều oxy lên não,

điều này sẽ giúp bạn cảm thấy thư giãn và dễ chịu hơn.

2.3.4.4.10. Nụ cười.

Khi bạn cười lượng endorphins của bạn sẽ tăng lên, điều này có tác dụng làm

giảm đi sự lo lắng của bạn và giúp bạn bình tĩnh cũng như cảm thấy phấn chấn hơn.

Mỉm cười cũng là 1 mẹo nhỏ trong kỹ năng giao tiếp giúp bạn thể hiện sự tự tin và

nhiệt tình với đám đông.

2.3.4.4.11. Tập thể dục.

Tập thể dục trước đó trong ngày trước khi trình bày của bạn để tăng cường

endorphins, chất này sẽ giúp làm giảm bớt sự lo lắng.

2.3.4.4.12. Hãy biết các tạo điểm dừng thông minh.

Khi bạn lo lắng, nhịp tim của bạn sẽ tăng lên, tốc độ nói và âm vực nói của

bạn cũng thay đổi và bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc nhấn trọng âm cũng

như diễn đạt. Lúc này, 1 quảng nghỉ trong vài giây hoặc vài phút sẽ giúp bạn thoải

mái hơn trước khi tiếp tục chủ đề thuyết trình của mình.

2.3.4.4.13. Bạn hãy là người chủ động thu hút và tương tác với người nghe.

Phần lớn tâm lý của mọi người đến 1 buổi thuyết trình đều sẽ rơi vào trạng thái

thụ động, điều này có thể dẫn tới tình trạng tương tác 1 chiều và làm giảm đi hiệu

quả trong thông điệp mà bạn muốn truyền tải trong buổi thuyết trình. Để khắc phục

điều này, bạn hãy xem xét việc bắt đầu với một cuộc thăm dò hoặc khảo sát. Không

được đưa ra bởi những câu hỏi bất ngờ - thay vào đó, hãy xem chúng như là một cơ

hội để cung cấp cho khán giả của bạn những gì họ muốn.

2.3.4.4.14. Hãy dành ít phút thư giãn.

Ngay cả khi bài trình bày của bạn đã được chuẩn bị sẵn và vừa khít với thời

gian dự kiến diễn ra thì việc bạn biết cách tận dụng những quãng nghỉ để chèn vào

56

đó những mẩu truyện cười ngắn hay 1 câu nói nhẹ nhàng nào đó sẽ là 1 cách tuyệt

vời để giúp người nghe cảm thấy thoải mái hơn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu

buổi thuyết trình của bạn chứa nhiều thông tin. Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý để

duy trì sự cân bằng, bạn không nên sử dụng nó quá nhiều vì có thể làm cho người

nghe quên đi những nội dung mà bạn muốn truyền tải.

2.3.4.4.15. Đừng cố gắng cho mọi người thấy bạn có thể trả lời tất cả các câu

hỏi.

Rất ít người khi trình bày hay thuyết trình có thể công khai thừa nhận rằng họ

thực sự không biết câu trả lời cho 1 câu hỏi nào đó, vì điều này khiến họ cảm thấy

quyền lực hoặc sức ảnh hưởng của mình có thể bị suy yếu. Tuy nhiên, vì tất cả chúng

ta đều biết rằng, không ai có thể biết hết về mọi thứ. Chính vì vậy, đôi khi bạn thừa

nhận bạn chưa sẵn sàng trả lời cho 1 vấn đề nào đó, việc làm này có thể cải thiện độ

tin cậy của bạn. Nếu ai đó hỏi 1 câu hỏi mà bạn chưa biết, bạn hãy trả lời bạn không

biết.

2.3.4.4.16. Uống nước.

Việc bạn thiếu nước có thể dẫn đến 1 sự lo lắng không đáng có, ngay lúc này,

bạn có thể uống 1 ngụm nước trước khi tiếp tục câu chuyện của bạn. Bạn cũng có

thể giữ 1 chai nước trên tay phòng trước hợp bạn cảm thây khô miêng, hay cảm thấy

lo lắng. Đây cũng có thể được xem là 1 mẹo giúp bạn bình tĩnh hơn trước khi trình

bày những điều quan trọng. Khô miệng là một kết quả chung của sự lo lắng. Ngăn

chặn xanh cottonmouth bằng cách ở lại ngậm nước và uống thật nhiều nước trước

khi nói chuyện của bạn (chỉ cần không quên nhấn vào phòng tắm trước khi bắt đầu).

Giữ một chai nước ở tầm tay khi trình bày trong trường hợp bạn bị khô miệng khi

nói chuyện lên một cơn bão. Nó cũng cung cấp một đối tượng rắn để ném vào tiềm

năng.

2.3.4.4.17. Đừng đấu tranh với nỗi sợ.

57

Chấp nhận nỗi sợ hãi của bạn sẽ dễ dàng hơn so với việc bạn chống lại nó. Ai

cũng có những cảm giác sợ hãi khi thuyết trình, nhưng nó sẽ qua sau 1 vài phút. Hãy

nhớ rằng, những cảm xúc bồn chồn, lo lắng không phải là xấu và bạn hãy biết nó

thành năng lượng, nhiệt tình và tích cực bạn sẽ cảm thấy nỗi sợ sẽ không còn và bạn

sẽ mau chóng vượt qua nó.

Có rất nhiều cách để cải thiện kỹ năng thuyết trình và nói trước đám đông của

bạn. Nhưng điều quan trọng là bạn cần có tinh thần cầu tiến, khắc phục các nhược

điểm của mình. Đó mới là yếu tố quan trọng để trở thành một diễn giả chuyên

nghiệp. Thuyết trình trước đám đông không phải là điều gì quá khó khăn. Hãy bình

tĩnh, hít thở thật sâu, nhớ lại quá trình luyện tập thuyết trình của mình, chúng tôi tin

bài thuyết trình của bạn sẽ hiệu quả vô cùng.

2.3.5. Viết.

Viết là một trong những kỹ năng cơ bản nhất trong giao tiếp. Đặc biệt đối với

một nhân viên văn phòng, một người thư ký thì việc soạn thảo các văn bản như báo

cáo, biên bản, tờ trình hay các loại thư tín lại là công việc mạng tính chuyên môn,

nghiệp vụ. Để có một văn bản như ý, trước hết chúng ta cần xác định rõ chủ đề

chung của văn bản, tiếp đến là lập dàn ý và cuối cùng mới tiến hành viết.

2.3.6. Đọc và tóm tắt văn bản.

- Đọc văn bản là một công việc quan trọng đối với không ít người, đặc biệt là

một nhân viên văn phòng, một người thư ký trong nhiệm vụ thu thập thông tin phục

vụ lãnh đạo. Để đọc có hiệu quả, chúng ta cần:

+ Sử dụng phương pháp “khảo sát, phân tích và đọc với tốc độ thích hợp”.

+ Chọn hình thức đọc.

+ Rèn luyện phương pháp đọc nhanh.

58

- Tóm tắt văn bản là trình bày lại nội dung của một văn bản gốc, có loại bỏ

những nội dung không cần thiết. Việc tóm tắt văn bản có thể thực hiện theo kỹ thuật

sau:

+ Xác định số đoạn văn có trong văn bản và chủ đề của mỗi đoạn.

+ Diễn đạt lại chủ đề của mỗi đoạn.

+ Liên kết các phần diễn đạt lại để có văn bản tóm tắt.

CÂU HỎI ÔN TẬP.

1. Vai trò của việc giao tiếp trong đời sống xã hội cũng như trong công tác văn

phòng là gì?

2. Các phương tiện giao tiếp cơ bản là gì? Hãy giải thích tại sao trong giao

tiếp bạn sẽ cần phải sử dụng đến phương tiện phi ngôn ngữ?

3. Muốn thuyết phục có hiệu quả, bạn cần lưu ý điều gì?

4. Nêu những lợi ích của việc lắng nghe. Làm thế nào để lắng nghe có hiệu

quả?

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG.

1. Bạn là thư ký văn phòng 1 công ty. Trước một cuộc thương lượng quan

trọng với một đối tác mới, bên đối tác tặng bạn một món quà. Bạn sẽ xử lý như thế

nào?

2. Công ty A có nhiều dự án làm ăn trên địa bàn tỉnh Y. Trong đợt thay đổi

nhân sự vừa qua, tỉnh Y có một vị tân chủ tịch. Theo phép xã giao, công ty A cần

chúc mừng vị tân chủ tịch. Trong ban giám đốc có hai ý kiến:

Thứ nhất: Gửi thiệp chúc mừng;

Thứ hai: Gửi thiệp chúc mừng và kèm theo một món quà;

Theo bạn ý kiến nào tốt hơn, tại sao?

59

3. D, 23 tuổi, mới được tuyển vào làm thư ký văn phòng cho công ty T. Trong

một lần xuống kiểm tra một cơ sở sản xuất, giám đốc để D đi cùng. Lần đầu tiên

xuất hiện trước công nhân, D chọn bộ trang phục mốt nhất của mình và trang điểm

rất cẩn thận. Tại cơ sở sản xuất, mọi ánh mắt đều đổ dồn vào D. Tuy nhiên, những

ánh mắt đó hình như thiếu thân thiện. Từ đâu đó D còn nghe những lời bàn tán: ”

Trẻ, đẹp lại ăn mặc tân thời thế chả trách giám đốc nhận làm thư ký”…. Bạn có

nhận xét gì về trang phục của D trong tình huống giao tiếp trên?

60

Chương 3.

VĂN BẢN, THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY. Thời gian: 16h (LT: 4h;TH: 11h; KT: 1h)

A. MỤC TIÊU:

Sau khi học xong người học có khả năng:

- Trình bày được các khái niệm về văn bản, Phân biệt được các loại văn bản;

- Soạn thảo, định dạng văn bản đúng thể thức theo quy định.

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng

tạo.

B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.

TT TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ

- VẬT LIỆU

THÔNG

SỐ KT ĐƠN VỊ

SỐ

LƯỢNG GHI CHÚ

I THIẾT BỊ- MÁY MÓC

1 Máy chiếu. Cái 1

2 Máy tính Cái 1

3 Máy tính học viên Cái 18

II DỤNG CỤ

1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01

III VẬT LIỆU

1 Phấn viết bảng. MIC Viên

2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8

3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 10

4 Viết lông viết làm bài tập

nhóm.

Thiên long -

WB03 Cây 8

5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1

C. NỘI DUNG:

3.1. VĂN BẢN, PHÂN LOẠI VĂN BẢN.

3.1.1. Khái niệm.

3.1.1.1. Khái niệm về văn bản.

61

Văn bản là một phương tiện ghi thông tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn

ngữ (hay ký hiệu) nhất định.

3.1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước.

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm

quyền và đúng nguyên tắc, thể thức, thủ tục và quy chế luật định cụ thể theo thông

tư số: 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011. Thông tư này hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp

dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ

chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan,

tổ chức).

3.1.1.2.1. Thể thức văn bản.

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những

thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong

những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định

của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.

3.1.1.2.2. Kỹ thuật trình bày văn bản.

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu

trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,

cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn

thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp

hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không

áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm

khác.

3.1.1.2.3. Phông chữ trình bày văn bản.

62

Phông (Font) chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ

tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

3.1.1.2.4. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày.

- Khổ giấy.

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297

mm).

Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển

được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn

(khổ A5).

- Kiểu trình bày.

Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định

hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng

không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều

rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4).

+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4

được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông

tư này (Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang

giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại phụ lục trên.

3.1.1.2.5. Nhận dạng các loại văn bản.

Nhận biết văn bản quản lý nhà nước với văn bản của các tổ chức chính trị, các

tổ chức khác trong hệ thống chính trị:

63

- Văn bản quản lý nhà nước: Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành,

đó là những quyết định quản lý thành văn nhằm thực hiện quyền hành pháp và hành

chính.

- Văn bản lãnh đạo: Do các cơ quan Đảng các cấp ban hành đó là những văn

bản mang tính chất chủ trương, đường lối, chiến lược chung tạo ra sự thống nhất

trong hành động. Văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội khác chủ yếu dùng để

điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ.

- Văn bản quản lý nhà nước mang tính chất quyền lực đặc biệt và có tác dụng

đơn phương một chiều. Các văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội không mang

tính quyền lực nhà nước mà chủ yếu dùng phương thức giáo dục tuyên truyền, vận

động…

Ý nghĩa:

- Là hình thức pháp luật chủ yếu trong các hình thức quản lý nhà nước, chứa

đựng quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực thi hành.

- Là nguồn thông tin quy phạm, là sản phẩm hoạt động quản lý hành chính và

là công cụ điều hành của các cơ quan và các nhà lãnh đạo trong hệ thống cơ quan

nhà nước.

- Là những căn cứ pháp lý để các khách thể hiện quyết định của các chủ thể

quản lý nhà nước, và là những chứng cứ để các chủ thể kiểm tra khách thể trong

việc thực hiện các quyết định của mình.

Chính vì vậy, văn bản quản lý nhà nước không chỉ có ý nghĩa truyền đạt các

quyết định quản lý, mà nó còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan nhà nước.

3.1.1.3. Văn bản quản lý hành chính.

Là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý

nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm

64

điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính Nhà nước giữa các cơ quan nhà nước

với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

3.1.2. Phân loại văn bản.

Có nhiều tiêu chí để phân loại văn bản như: phân loại theo tên loại văn bản,

phân loại theo nội dung, theo tác giả, theo hiệu lực pháp lý, hoặc theo mục đích ban

hành văn bản… Dưới đây, ta phân loại văn bản theo hiệu lực pháp lý của văn bản.

3.1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL).

3.1.2.1.1 Khái niệm.

- Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được

áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả

nước hoặc đơn vị hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền

quy định trong Luật này ban hành và được Nhà nước bảo đảm thực hiện.

- Văn bản quy phạm pháp luật là hình thức thể hiện của các quyết định pháp

luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự và dưới hình thức

nhất định, có chứa đựng các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh một loại quan hệ

xã hội nhất định, đước áp dụng nhiều lần trong thực tiễn đời sống và việc thực hiện

văn bản đó không làm chấm dứt hiệu lực của nó.

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) đã được Quốc hội nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 22

tháng 6 năm 2015. Tại điều 02 Luật ban hành văn bản QPPL số: 80/2015/QH13 quy

định:

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban

hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này.

Văn bản có chứa quy phạm, pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm

quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản

quy phạm pháp luật.

65

3.1.2.1.2. Thẩm quyền ban hành và hình thức văn bản quy phạm pháp luật.

Điều 15. Luật, nghị quyết của Quốc hội

1. Quốc hội ban hành luật để quy định:

a) Tổ chức và hoạt động của Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Tòa án nhân

dân, Viện kiểm sát nhân dân, Hội đồng bầu cử quốc gia, Kiểm toán nhà nước, chính

quyền địa phương, đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt và cơ quan khác do Quốc

hội thành lập;

b) Quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân mà theo Hiến

pháp phải do luật định, việc hạn chế quyền con người, quyền công dân; tội phạm và

hình phạt;

c) Chính sách cơ bản về tài chính, tiền tệ quốc gia, ngân sách nhà nước; quy

định, sửa đổi hoặc bãi bỏ các thứ thuế;

d) Chính sách cơ bản về văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi

trường;

đ) Quốc phòng, an ninh quốc gia;

e) Chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo của Nhà nước;

g) Hàm, cấp trong lực lượng vũ trang nhân dân; hàm, cấp ngoại giao; hàm, cấp

nhà nước khác; huân chương, huy chương và danh hiệu vinh dự nhà nước;

h) Chính sách cơ bản về đối ngoại;

i) Trưng cầu ý dân;

k) Cơ chế bảo vệ Hiến pháp;

l) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội.

2. Quốc hội ban hành nghị quyết để quy định:

a) Tỷ lệ phân chia các khoản thu và nhiệm vụ chi giữa ngân sách trung ương

và ngân sách địa phương;

66

b) Thực hiện thí điểm một số chính sách mới thuộc thẩm quyền quyết định của

Quốc hội nhưng chưa có luật điều chỉnh hoặc khác với quy định của luật hiện hành;

c) Tạm ngưng hoặc kéo dài thời hạn áp dụng toàn bộ hoặc một phần luật, nghị

quyết của Quốc hội đáp ứng các yêu cầu cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội, bảo

đảm quyền con người, quyền công dân;

d) Quy định về tình trạng khẩn cấp, các biện pháp đặc biệt khác bảo đảm quốc

phòng, an ninh quốc gia;

đ) Đại xá;

e) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Quốc hội.

Điều 16. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

1. Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành pháp lệnh để quy định những vấn đề

được Quốc hội giao.

2. Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành nghị quyết để quy định:

a) Giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh;

b) Tạm ngưng hoặc kéo dài thời hạn áp dụng toàn bộ hoặc một phần pháp lệnh,

nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội đáp ứng các yêu cầu cấp bách về phát

triển kinh tế - xã hội;

c) Bãi bỏ pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; trường hợp

bãi bỏ pháp lệnh thì Ủy ban thường vụ Quốc hội có trách nhiệm báo cáo Quốc hội

tại kỳ hợp gần nhất;

d) Tổng động viên hoặc động viên cục bộ; ban bố, bãi bỏ tình trạng khẩn cấp

trong cả nước hoặc ở từng địa phương;

đ) Hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân;

e) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

Điều 17. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

Chủ tịch nước ban hành lệnh, quyết định để quy định:

67

1. Tổng động viên hoặc động viên cục bộ, công bố, bãi bỏ tình trạng khẩn cấp

căn cứ vào nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; công bố, bãi bỏ tình trạng

khẩn cấp trong cả nước hoặc ở từng địa phương trong trường hợp Ủy ban thường

vụ Quốc hội không thể họp được;

2. Vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước.

Điều 18. Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính

phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ và Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung

ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành, nghị quyết liên tịch để quy định chi tiết

những vấn đề được luật giao.

Điều 19. Nghị định của Chính phủ.

Chính phủ ban hành nghị định để quy định:

1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong luật, nghị quyết của Quốc hội,

pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ

tịch nước;

2. Các biện pháp cụ thể để tổ chức thi hành Hiến pháp, luật, nghị quyết của

Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định

của Chủ tịch nước; các biện pháp để thực hiện chính sách kinh tế - xã hội, quốc

phòng, an ninh, tài chính, tiền tệ, ngân sách, thuế, dân tộc, tôn giáo, văn hóa, giáo

dục, y tế, khoa học, công nghệ, môi trường, đối ngoại, chế độ công vụ, cán bộ, công

chức, viên chức, quyền, nghĩa vụ của công dân và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền

quản lý, điều hành của Chính phủ; những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn

của từ hai bộ, cơ quan ngang bộ trở lên; nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của

các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan khác thuộc thẩm

quyền của Chính phủ;

68

3. Vấn đề cần thiết thuộc thẩm quyền của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc

hội nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh để đáp ứng yêu

cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh, tế, quản lý xã hội. Trước khi ban hành nghị định

này phải được sự đồng ý của Ủy ban thường vụ Quốc hội.

Điều 20. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.

Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định để quy định:

1. Biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành

chính nhà nước từ trung ương đến địa phương, chế độ làm việc với các thành viên

Chính phủ, chính quyền địa phương và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Thủ

tướng Chính phủ;

2. Biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ; kiểm

tra hoạt động của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, chính quyền

địa phương trong việc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp

luật của Nhà nước.

Điều 21. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.

Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao ban hành, nghị quyết để hướng

dẫn việc áp dụng thống nhất pháp luật trong xét xử thông qua tổng kết việc áp dụng

pháp luật, giám đốc việc xét xử.

Điều 22. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao.

Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành thông tư để thực hiện việc quản

lý các Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự về tổ chức và những vấn đề khác được

Luật tổ chức Tòa án nhân dân và luật khác có liên quan giao.

Điều 23. Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành thông tư để quy định,

những vấn đề được Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân và luật khác có liên quan

giao.

69

Điều 24. Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành thông tư để quy định:

1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong luật, nghị quyết của Quốc hội,

pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội, lệnh, quyết định của Chủ

tịch nước, nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

2. Biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mình.

Điều 25. Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện

trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng

cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm

sát nhân dân tối cao

Chánh án Tòa án nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối

cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và Chánh án Tòa án nhân dân tối cao,

Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành thông tư liên tịch để quy định

về việc phối hợp giữa các cơ quan này trong việc thực hiện trình tự, thủ tục tố tụng.

Điều 26. Quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước

Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành quyết định để quy định chuẩn mực kiểm

toán nhà nước, quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán.

Điều 27. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh

Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ban hành nghị quyết để quy định:

1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của

cơ quan nhà nước cấp trên;

2. Chính sách, biện pháp nhằm bảo đảm thi hành Hiến pháp, luật, văn bản quy

phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên;

3. Biện pháp nhằm phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách, quốc phòng, an ninh

ở địa phương;

70

4. Biện pháp có tính chất đặc thù phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã

hội của địa phương.

Điều 28. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành quyết định để quy định:

1. Chi tiết điều, khoản, điểm được giao trong văn bản quy phạm pháp luật của

cơ quan nhà nước cấp trên;

2. Biện pháp thi hành Hiến pháp, luật, văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên,

nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp về phát triển kinh tế - xã hội, ngân sách,

quốc phòng, an ninh ở địa phương;

3. Biện pháp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương.

Điều 29. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị

hành chính - kinh tế đặc biệt

Hội đồng nhân dân ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành nghị quyết,

Ủy ban nhân dân ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt ban hành quyết định theo

quy định của Luật này và các luật khác có liên quan.

Điều 30. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, quyết định của Ủy ban nhân dân

cấp huyện, cấp xã

Hội đồng nhân dân cấp huyện, cấp xã ban hành nghị quyết, Ủy ban nhân dân

cấp huyện, cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật giao.

3.1.2.2. Văn bản cá biệt.

Hiện nay chưa có một khái niệm chính thống thế nào là văn bản cá biệt, nhưng

hầu hết các khoa học hành chính, pháp lý đều thống nhất rằng: Văn bản cá biệt là

loại văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, căn cứ vào văn bản QPPL để

ban hành, được áp dụng một lần để giải quyết những vụ việc cụ thể.

Sự khác nhau giữa văn bản QPPL và văn bản cá biệt

Văn bản QPPL Văn bản cá biệt

71

Về nội

dung

Đặt ra những quy phạm pháp

luật, được áp dụng nhiều lần.

Không đặt ra những QPPL, mà căn cứ

vào văn bản QPPL để giải quyết những

vụ việc cụ thể, được áp dụng một lần.

Về tính

chất

Mang tính cưỡng chế, tức là buộc

mọi cơ quan nhà nước, mọi tổ

chức kinh tế, xã hội và mọi công

dân nghiêm chỉnh thi hành.

Không hẳn mang tính cưỡng chế, tức là

không bắt buộc mọi cơ quan nhà nước,

mọi tổ chức kinh tế, xã hội và mọi công

dân nghiêm chỉnh thi hành.

Về

thẩm

quyền

ban

hành

Do cơ quan nhà nước có thẩm

quyền ban hành mới có giá trị

(được quy định trong luật ban

hành văn bản).

Cơ quan nào cũng có thẩm quyền ban

hành nếu xét thấy cần thiết để giải quyết

công việc trong phạm vi quyền hạn của

mình và không chịu sự điều chỉnh của

luật ban hành văn bản QPPL.

3.1.2.3. Văn bản hành chính thông thường.

Là văn bản dùng để thực thi các văn bản QPPL hoặc thực hiện các tác nghiệp

hành chính. Những văn bản hành chính thông thường dùng trong cơ quan đơn vị

bao gồm như sau:

3.1.2.3.1. Công văn.

Công văn hành chính dùng để giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước

với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, đơn vị và công dân...Đây là loại

văn bản không có tên loại và độc lập theo một thể thức nhất định.

Mẫu số 1: Công văn

ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB

_______________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________ Số : /ĐV-..(1)... Bình dương, ngày tháng năm 20…

V/v .....(2) ……

Kính gửi : ……… (3)……………………………

72

………………………………………(4)……………………………………

……..............

…………………………………………………………………………………

………..

…………………………………………………………………………………

…………..

Nơi nhận: TRƯỞNG ĐƠN VỊ

- Như trên ; Hoặc KT. TRƯỞNG

ĐƠN VỊ

- Lưu ...(5)..., VT. PHÓ TRƯỞNG ĐƠN

VỊ

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

(1) Tên viết tắt của đơn vị soạn thảo

(2) Trích yếu văn bản;

(3) Nơi nhận văn bản;

(4) Nội dung văn bản;

(5) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản;

3.1.2.3.2. Thông cáo.

Là văn bản do cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng và Nhà nước dùng để công

bố quyết định hay một sự kiện quan trọng.

3.1.2.3.3. Thông báo.

Là văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để công bố, thông tin cơ quan

cho tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc

các vấn đề khác để thực hiện hoặc biết.

Mẫu số 3: Thông báo

ĐƠN VỊ SOẠN THẢO

_______________________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

___________________________

73

Số : /TB-ĐVST Bình dương, ngày tháng năm 20...

THÔNG BÁO

V/v ...................(1)..............................

………………………………………(2)……………………………………

…….......

…………………………………………………………………………………

………

…………………………………………………………………………………

………

…………………………………………………………………………………

………

Nơi nhận: TRƯỞNG ĐV - .....(3)........ Hoặc KT. TRƯỞNG ĐV

- Lưu . (4)..., VT. PHÓ TRƯỞNG ĐV

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

_

(1) Trích yếu của thông báo;

(2) Nội dung thông báo;

(3) Nơi nhận thông báo;

(4) Lưu nơi soạn thảo văn bản;

3.1.2.3.4. Chương trình.

Là văn bản dùng để trình bày toàn bộ dự kiến về những hoạt động theo một

trình tự nhất định trong thời gian nhất định, chương trình được trình bày một cách

tóm tắt.

Mẫu số 7: Chương trình

74

ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB

_____________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

___________________________

Số : /CTr-CĐCNNLNB Bình dương, ngày tháng năm 20…

CHƯƠNG TRÌNH ..........................(1)..............................

…………………………………………(2)………………………………………...

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - .....(3).... Hoặc KT. HIỆU TRƯỞNG

- ....... PHÓ HIỆU TRƯỞNG

- Lưu ...(4)..., VT.

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

________

(1) Tên loại chương trình (chương trình làm việc, cuộc họp, hội nghị; chương trình hành động để thực

thi một chủ trương lớn của cấp trên đã được duyệt ...)

(2) Nội dung chương trình;

(3) Nơi nhận văn bản;

(4) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản.

3.1.2.3.5. Kế hoạch công tác.

Là văn bản trình bày hệ thống dự kiến về một chương trình công tác, một công

việc hay một tổ chức trong thời gian nhất định.

Mẫu 3: Kế hoạch

75

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

TRƯỜNG ..................................... (1) _______________________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________________________________________________________

Số: /KH-..... (2) Bình Dương, ngày ….. tháng ….. năm 20…

KẾ HOẠCH

...................................................................... (3)

___________________________

....................................................................................................................................

................................................................................................................................................

.....................................................................................................(4).......................................

.....................................

....................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

./.

Nơi nhận: - ……………;

- ……………;

- Lưu: VT (6), ... (7).

GIÁM ĐỐC (5)

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (2) Chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (3) Trích yếu nội dung kế hoạch (4) Nội dung kế hoạch. (5) Trường hợp cấp phó được giao ký thay thủ trưởng cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào

trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường

hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 01. (6) Thống nhất ghi VT (văn thư) thay cho HCTH (Hành chính - Tổng hợp) như trước đây. (7) Chữ viết tắt tên đơn vị tham mưu soạn thảo.

3.1.2.3.6. Đề án.

Là văn bản dùng để trình bày một cách hệ thống ý kiến về một việc nào đó cần

làm được nêu lên thảo luận thông qua.

76

3.1.2.3.7. Phương án.

Là văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công

việc trong điều kiện, hoàn cảnh nào đó.

3.1.2.3.8. Báo cáo.

Là văn bản dùng để phản ảnh tình hình chấp hành công việc của cấp dưới lên

cấp trên và ngược lại hoặc để trình bày một vấn đề, một sự việc, một đề tài trước

hội nghị, trước một người hay một cơ quan có trách nhiệm theo chế độ quy định.

Mẫu 1: BÁO CÁO

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

TRƯỜNG..................................... (1) _______________________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________________________________________________________

Số: /BC-........ (2) Đà Nẵng, ngày ….. tháng ….. năm 20…

BÁO CÁO

................................................................... (3)

....................................................................................................................................

................................................................................................................................................

............(4)............................................................................

....................................................................................................................................

................................................................................................................................................

.................................................................................................................. ./.

Nơi nhận: - ……………;

- ……………;

- Lưu: VT (6), ... (7).

HIỆU TRƯỞNG (5)

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (2) Chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (3) Trích yếu nội dung báo cáo (4) Nội dung báo cáo.

77

(5) Trường hợp cấp phó được giao ký thay thủ trưởng cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào

trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường

hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư 01. (6) Thống nhất ghi VT (văn thư) thay cho HCTH (Hành chính - Tổng hợp) như trước đây. (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (theo quy ước đã thống nhất ví dụ: Phòng Hành chính–

Tổng hợp = HCTH, Phòng Đào tạo = ĐT, Phòng Công tác Sinh viên = CTSV/Phòng Công

tác học sinh, sinh viên = HSSV; riêng Phòng Khoa học, Sau Đại học và Hợp tác quốc tế,

tùy tính chất của quyết định, chọn một trong những cách viết tắt sau: Khoa học Công nghệ

= KHCN, Đào tạo Sau Đại học = SĐH, Hợp tác quốc tế = HTQT).

3.1.2.3.9. Tờ trình.

Là văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất một vấn đề nào đó lên cơ quan cấp

trên; phê chuẩn về chủ trương, phương án, chế độ chính sách, tiêu chuẩn, định hướng

hoặc sửa đổi chế độ, chính sách.

Mẫu 5: Tờ trình

ĐƠN VỊ SOAN THẢO VB

________________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

Số : /TTr-ĐVST Bình Dương, ngày tháng năm 20….

TỜ TRÌNH (*) ................................(1)..................................

………………………………………(2)…………………………………………...

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

Nơi nhận: TRƯỞNG ĐƠN VỊ - ......(3)........ Hoặc KT. TRƯỞNG ĐƠN VỊ

78

- Lưu ...(4)..., VT. PHÓ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

(1) Trích yếu của tờ trình;

(2) Nội dung tờ trình

(3) Nơi nhận văn bản ( * dùng để cấp dưới trình lên cấp trên về một vấn đề nào đó xin chủ trương

giải quyết, nội dung tờ trình phải ghi rõ trình vấn đề gì, đề nghị giải quyết như thế nào ...)

(4) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản;

3.1.2.3.10. Biên bản.

Là văn bản ghi lại đầy đủ hoặc phần diễn biến và kết quả của một hội nghị,

một cuộc họp có xác nhận của người chủ tọa và thư ký; hoặc ghi lại một việc có xác

nhận của đương sự và người làm chứng có liên quan đến vụ việc đó.

Mẫu Biên bản

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT

TRƯỜNG CAO ĐẲNG

CÔNG NGHỆ VÀ NÔNG LÂM NAM BỘ _______________________

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________________________________________________________

Số: /BB-ĐHĐN Bình Dương, ngày ….. tháng ….. năm 20…

BIÊN BẢN ................................................................. (1)

___________________________

Cuộc họp bắt đầu lúc ..... giờ ..... ngày ..............................................................

Địa điểm: .........................................................................................................

Thành phần tham dự:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

........................

Chủ trì (chủ tọa): ..............................................................................................

Thư ký (người ghi biên bản): ............................................................

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp):

79

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

..........................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng …..

năm …… ./.

THƯ KÝ

(Chữ ký)

Họ và tên

CHỦ TỌA

[Chữ ký, dấu (nếu có)]

............................ (2)

Họ và tên

Nơi nhận:

- ……….;

- Lưu: VT, hồ sơ.

(1) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo. (2) Ghi chức vụ chính quyền (Giám đốc, Phó Giám đốc, v.v...), nếu cần.

3.1.2.3.11. Công điện.

Là văn bản dùng để thông tin hay truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hay người

có thẩm quyền trong những trường hợp cần thiết.

Mẫu 1.9 – Công điện

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /CĐ- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

CÔNG ĐIỆN

………….. (5)………………

………….. (6) điện

80

- ………………………………..; (7)

- ………………………………..

.................................................. (8) ........................................................

.....................................................

..................................................... ...........................................................

.....................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ./.

Nơi nhận: - …………;

- ……………;

- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.

(4) Địa danh

(5) Trích yếu nội dung điện.

(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu.

(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận điện

(8) Nội dung điện.

(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

3.1.2.3.12. Giấy chứng nhận.

Là văn bản dùng để cấp cho cá nhân hoặc cơ quan để xác nhận một sự kiện

nào đó có thực.

Mẫu 1.14 – Giấy chứng nhận

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

81

Số: /GCN- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY CHỨNG NHẬN

…………..………………

................................................... (2) ..................................... chứng

nhận: ……………………….. (5) ………………………………………………….

………………………………………………………………………………………

……

…………………………………………………………………………………

………………………. ./.

Nơi nhận: - …………;

- ……………;

- Lưu: VT, …. (6) A.xx (7)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.

(4) Địa danh

(5) Nội dung chứng nhận: xác định cụ thể người, sự việc, vấn đề được chứng nhận.

(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

3.1.2.3.13. Giấy ủy nhiệm.

Là văn bản của một cơ quan này trao cho một cơ quan khác hoặc trao cho một

cá nhân được ủy nhiệm đại diện cho mình, trong đó xác lập nội dung phạm vi thẩm

quyền cơ quan hay cá nhân ủy nhiệm để giải quyết một công việc nhất định.

82

Trong ủy nhiệm có ủy quyền, tức là ủy quyền của người có chức vụ thay bởi

người không có chức vụ đảm nhiệm công việc đó.

3.1.2.3.14. Giấy giới thiệu.

Là văn bản dùng cấp cho công chức, nhân viên đi liên hệ giao dịch để thực

hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc của cá nhân hay tổ chức. Giấy

giới thiệu được cấp trong trường hợp sau: Cán bộ, nhân viên đi giải quyết công việc

của cơ quan; cấp cho cán bộ, nhân viên giải quyết công việc cá nhân; cấp tiếp cho

một cán bộ, nhân viên của cơ quan khác đến cơ quan mình công tác đến một cơ

quan khác thuộc cơ quan mình quản lý.

Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GGT- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY GIỚI THIỆU

.................................... (2) ..................... trân trọng giới thiệu:

Ông (bà) ...................................... (5) .....................................................

Chức vụ: ....................................... ...........................................................

Được cử đến: ................................ (6) .....................................................

Về việc: ........................................ ...........................................................

...................................................... ...........................................................

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành

nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày ............................................. ./.

Nơi nhận: - Như trên;

- Lưu: VT.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

83

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(4) Địa danh

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.

(6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.

3.1.2.3.15. Giấy nghỉ phép.

Là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên khi đi nghỉ phép. Giấy nghỉ phép dùng

thay giấy đi đường trong thời gian nghỉ phép và làm căn cứ để thanh toán tiền đi

đường.

Mẫu 1.16 – Giấy nghỉ phép

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GNP- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY NGHỈ PHÉP

Xét Đơn xin nghỉ phép ngàycủa ông (bà) ...............................................

................................... (2) …………………… cấp cho:

Ông (bà): .................... (5) ......................................................................

Chức vụ:....................................... ...........................................................

Nghỉ phép năm ………. trong thời gian: …………., kể từ ngày ……….

đến hết ngày ...........................................

tại ........................................................... (6) .....................................................

..................................................... ...........................................................

Nơi nhận: - …. (7)….;

- Lưu: VT, …. (8)….

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

84

Họ và tên

Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc

chính quyền địa phương nơi nghỉ phép

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.

(4) Địa danh

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.

(6) Nơi nghỉ phép.

(7) Người được cấp giấy nghỉ phép.

(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

3.1.2.3.16. Giấy đi đường.

Là văn bản cấp cho cá nhân được cử đi công tác, dùng để thanh toán tiền công

tác, không có giá trị liên hệ công tác.

Mẫu 1.15 – Giấy đi đường

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GĐĐ- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Cấp cho ông (bà): ...... (5) .......................................................................

Chức vụ:....................................... ...........................................................

Nơi được cử đến công tác: ........... ...........................................................

85

Giấy này có giá trị hết ngày: ......

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Nơi đi và đến Ngày

tháng

Phương

tiện

Độ dài

chặng

đường

(Km)

Thời gian

ở nơi đến

Xác nhận

của cơ

quan (tổ

chức) nơi

đi, đến

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

- Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ

- Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ

- Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé x …… đ = ……………. đ

- Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ

1. Phụ cấp đi đường: .............................................................................................. đ

86

2. Phụ cấp lưu trú: .................................................................................................. đ

Tổng cộng: ............................................................................................................. đ

NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC

(Chữ ký)

Họ và tên

PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

KẾ TOÁN TRƯỞNG

(Chữ ký)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.

(4) Địa danh

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy.

3.1.2.3.17. Giấy mời.

Là văn bản dùng để mời đại diện cơ quan hay cá nhân làm một việc gì đó.

Mẫu số 4: Mời họp

TRƯỜNG … CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

__________ _________________________

Số: /MH-ĐVL Bình Dương, ngày tháng năm 20..

GIẤY MỜI HỌP

Kính gửi : ……… (1)…………......

Thừa lệnh Hiệu trưởng,…………(2)....................

Kính mời ……………… đến dự họp về ……..

…………………………………

87

…………………………………………………………………………

…………

Thời gian: ……………………………………………………………..

Địa điểm: ………………………………………………………………

Đề nghị …….………………………(3)……………………………….

Nơi nhận: TL.HIỆU TRƯỞNG

- .........(4) TRƯỞNG HOA/PHÒNG/BAN…........... - Lưu ...(5)...

- Lưu VT (nếu có) hoặc lưu đơn vị

(Ký tên, đóng dấu)

________________________________________________________________________

_

(1) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân cần mời;

(2)Tên đơn vị chủ trì họp;

(3) Nêu rõ người được mời cần chuẩn bị tài liệu, ý kiến tham gia; người dự họp phải đúng thành phần

được mời để có trách nhiệm giải quyết (tham gia ý kiến và sau khi họp). Nếu cử người khác đi thay thì báo

cho cơ quan chủ trì mời họp biết trước (nếu có);

(4)Nêu rõ thành phần được mời để người dự họp biết;

(1) Lưu đơn vị soạn thảo văn bản;

3.1.2.3.18. Phiếu gửi.

Là văn bản kèm theo văn bản gửi đi. Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác

nhận vào phiếu gửi và trả lại phiếu gửi cho người gửi, phiếu gửi có tác dụng làm

bằng chứng để biết đã gửi văn bản đi.

Mẫu 1.18 – Phiếu gửi

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /PG- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

PHIẾU GỬI

..................................

88

................................... (2) …………………… gửi kèm theo phiếu này

các văn bản, tài liệu sau:

1. ................................ (5) ......................................................................

2. .................................................. ...........................................................

..................................................... ...........................................................

Sau khi nhận được, đề nghị ........ (6)……….. gửi lại phiếu này cho ....

..................................................... (2)

................................................................ ./.

Nơi nhận: - …. (6)….;

- …. (7)….;

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

…. (8)…, ngày ….. tháng ….. năm

……

Người nhận

(Chữ ký)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.

(4) Địa danh

(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu gửi.

(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu.

(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại VT cơ quan, tổ chức để theo

dõi. (8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu đóng trụ sở.

89

3.1.2.3.19. Đề nghị.

Là văn bản của cơ quan hay cá nhân dùng để đề nghị giải quyết một vấn đề gì

đó.

Mẫu 1.19 – Thư công

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

(6) …. (2)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

TÊN LOẠI THƯ CÔNG (3)

…….…….. (4) …………..........….

. .................................. (5) .......................................................................

................................... .............................................................................

...................................

. .................................................... ...........................................................

..................................................... ./.

CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI GỬI THƯ

(Chữ ký)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức nơi công tác của người ban hành Thư công.

(2) Địa danh

(3) Tên loại thư công (Thư chúc mừng, Thư khen, Thư thăm hỏi, Thư chia buồn).

(4) Trích yếu nội dung Thư công.

(5) Nội dung Thư công.

(6) Logo của cơ quan, tổ chức.

Chú ý: Thư công không đóng dấu của cơ quan, tổ chức.

1

3.1.2.3.20. Hợp đồng.

Hợp đồng là sự thỏa thuận của các bên về một việc nào đó được thực hiện trong

một thời gian nhất định.

3.1.2.3.21. Phiếu chuyển.

Mẫu phiếu chuyển hồ sơ là mẫu văn bản về chuyển hồ sơ giữa các cơ quan để

đảm bảo giải quyết theo đúng chức năng, nhiệm vụ, bao gồm những nội dung: các

loại hồ sơ gửi kèm, nội dung giải quyết hồ sơ, thời gian trả kết quả ... Mẫu phiếu

chuyển hồ sơ như sau:

Mẫu 1.17 – Phiếu chuyển

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /PC- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

PHIẾU CHUYỂN

…………..………………

.................................................. (2) ………..có nhận được ……… (5) .

..................................................... ..........................................................

.....................................................

..................................................... (6) ....................................................

..................................................... ..........................................................

Kính chuyển ................................. (7) …………. xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận: - …….. (8) …..;

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.

(4) Địa danh.

2

(5) Nêu cụ thể: đơn, thư của cá nhân, tập thể hoặc văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức nào, về vấn

đề hay nội dung gì.

(6) Lý do chuyển.

(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận phiếu chuyển văn bản, tài liệu.

(8) Thông thường, phiếu chuyển không cần lưu nhưng phải được vào sổ đăng ký tại văn thư cơ quan,

tổ chức để theo dõi, kiểm tra.

3.1.2.3.22. Giấy biên nhận hồ sơ.

Giấy biên nhận hồ sơ là biểu mẫu phổ biến được sử dụng trong các giao dịch.

Sử dụng mãu giấy biên nhận sẽ giúp cho quá trình giao dịch hay chuyển nhượng đảm

bảo được theo đúng quy của pháp luật hơn, quá trình trao đổi luôn là vấn đề nhạy

cảm, do vậy để tránh được những việc ngoài ý muốn xảy ra sau này việc sử dụng mẫu

giấy biên nhận đóng vai trò thiết yếu.

Mẫu Giấy biên nhận hồ sơ ban hành Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV

ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ bao gồm thông tin bên giao, nhận hồ sơ,

số lượng, thời gian và các vấn đề khác liên quan. Đây là mẫu giấy biên nhận hồ sơ

được cập nhật mới nhất tại thời điểm hiện nay, mời các bạn cùng tham khảo và tải về

sử dụng.

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Số: /GBN- ...(3)....

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

........... (4).,,, ngày ..... tháng ..... năm 20...

GIẤY BIÊN NHẬN HỒ SƠ

Họ và tên:(5) …....................................................................................................

Chức vụ, đơn vị công tác: .....................................................................................

Đã tiếp nhận hồ sơ của:

Ông (bà): (6) ........................................................................................................

..............................................................................................................................

Bao gồm:

(7) .........................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

3

Nơi nhận: - (8)........;

- Lưu: Hồ sơ ..

NGƯỜI TIẾP NHẬN (Ký tên, đóng dấu (nếu có))

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ.

(4) Địa danh.

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người tiếp nhận hồ sơ.

(6) Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người gửi hồ sơ.

(7) Liệt kê đầy đủ, cụ thể các hàng hóa, tài liệu có khi gửi hồ sơ.

(8) Tên người hoặc cơ quan sẽ nhận hồ sơ.

3.1.2.4. Văn bản chuyên môn, kỹ thuật.

3.1.2.4.1. Văn bản chuyên môn.

Là loại văn bản mang tính chất đặc thù nghiệp vụ chuyên môn trong các lĩnh

vực như: Thống kê; Tài chính; Kế hoạch; Ngân hàng...

3.1.2.4.2. Văn bản khoa học kỹ thuật.

Là văn bản được ban hành trong các lĩnh vực như: Kiến trúc; Xây dựng; Công

nghệ; Cơ khí; Bản đồ...

3.2. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN.

3.2.1. Thể thức của văn bản.

3.2.1.1. Khái niệm thể thức văn bản.

Thể thức văn bản là những yếu tó hình thức và nội dung có tính bố cục đã được

thể chế hóa. Các yếu tố thể thức tùy thuộc theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có

thể được bố trí theo những mô hình kết cấu khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản.

Cơ cấu văn bản được hiểu là bố cục các phần, các ý, các câu và các yếu tố hình

thức liên kết với nhau theo chủ đề nhất định nhằm tạo nên chỉnh thể thống nhất của

văn bản.

4

3.2.1.2. Các yếu tố thể thức của văn bản.

Điều 6. Quốc hiệu.

1. Thể thức.

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ

NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

2. Kỹ thuật trình bày.

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều

ngang, ở phía trên, bên phải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ

13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm;

được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa,

giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có

độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),

cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

Điều 7. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

1. Thể thức.

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc

hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban

nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ

quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

5

a) Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được

viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư

cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền,

ví dụ:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH THÁI NGUYÊN

b) Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ

thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam

(VN), ví dụ:

UBND TỈNH QUẢNG BÌNH

SỞ NỘI VỤ

VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN

VIỆN DÂN TỘC HỌC

2. Kỹ thuật trình bày.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng

1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng

cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản

dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ

như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan,

tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến

1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ

chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

6

Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản.

1. Thể thức.

Số và ký hiệu văn bản ghi dưới tên cơ quan ban hành văn bản.

Số của văn bản được đánh theo thứ tự từng loại văn bản từ số 01 bắt đầu từ ngày

01 tháng 01 đến hết nagỳ 31 tháng 12 của năm đó. Năm sau tiếp tục quay lai đánh số

như năm trước đó.

- Đối với văn bản QPPL: Số và ký hiệu được quy định như sau:

Ví dụ:

+ Luật của Quốc hội: Luật số: 09/2005/QH 10

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ: Số: 15/2005/QĐ-TTg

- Đối với văn bản cá biệt (ADPL)

Lưu ý: Không ghi năm ban hành văn bản.

Ví dụ:

+Thông tư của Bộ tài chính: Số: 09/TT-BTC;

+ Quyết định của UBND: Số: 05/QD(-UBND

- Đối với văn bản hành chính thông thường:

Văn bản hành chính thông thường có tên loại như: Báo cáo, tờ trình, thông

báo...số và ký hiệu cũng ghi như văn bản cá biệt.

Riêng Công văn hành chính là văn bản không ghi tên loại (CV) vào ký hiệu văn

bản mà chỉ ghi tên cơ quan ban hành văn bản, nếu cần thiết ghi thêm đơn vị soạn.

Ví dụ: Công văn của Văn phòng chính phủ: Số: 50/VPCP-HC.

a) Số của văn bản.

Số........./Năm ban hành/Tên viết tắt loại văn bản –

Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản

Số........./Tên viết tắt loại văn bản –

Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản

7

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức.

Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và

kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

b) Ký hiệu của văn bản.

- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo

bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và

chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh

Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.

Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau:

Số: …/QĐ-HĐND

Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức

danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận)

soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:

Số: …/CP-HC.

Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:

…/BNV-TCCB

Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số:

…./HĐND-KTNS

Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi

lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX

Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu

của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành

văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi

tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:

8

BỘ NỘI VỤ

HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

Số: 01/QĐ-HĐTTCC

Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ

viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh

vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc

lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo

đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

2. Kỹ thuật trình bày.

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi

thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm

chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:

Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);

Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban

Kinh tế ngân sách soạn thảo);

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).

Điều 9. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

1. Thể thức.

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên

riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc

tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị

hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi

tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

9

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,

thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện

lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,

Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ

sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,

Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

(có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị

xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc

Trung ương, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc

thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban,

ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,

+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc

tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban

nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành

phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng

và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng):

Lâm Đồng,

Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên

thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Tuy Hòa (tỉnh Phú Yên) và của các

phòng, ban thuộc thành phố: TP. Tuy Hòa,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:

10

Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Bắc Tân Uyên (Tỉnh Bình Dương) và của

các phòng, ban thuộc huyện: Bắc Tân Uyên,

Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các

phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,

Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các

phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,

- Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của

các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Tân Mỹ (huyện Bắc Tân Uyên, tỉnh Bình

Dương): Tân Mỹ,

Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà

Nội): Phường Điện Biên Phủ,

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân

dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy

định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,

tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2

phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2019

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2019

2. Kỹ thuật trình bày.

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một

dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,

kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu

phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

Điều 10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.

1. Thể thức.

11

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi

ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh

khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày.

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình

bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình

và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ

đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn

bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường

kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối

so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ

in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu

văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

Số: 72/VTLTNN-NVĐP

V/v kế hoạch kiểm tra công tác

văn thư, lưu trữ năm 2019

Điều 11. Nội dung văn bản.

1. Thể thức.

a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy

định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

12

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ

ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác

định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng

Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có

thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu

ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu

văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản,

trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật,

pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp

theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định

viết hoa trong văn bản hành chính.

b) Bố cục của văn bản.

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban

hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm

hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định,

cụ thể:

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành

kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc

theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì

phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

2. Kỹ thuật trình bày.

13

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả

hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải

dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến

1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là

6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách

dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng

cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ

phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc

bằng dấu “phẩy”.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,

điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình

bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu

chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của

phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến

14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh

giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của

mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng

chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in

thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự

có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự

có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu

khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng,

bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

14

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ

tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần

lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm

thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng

riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số

thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh

giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình

bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số

thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự

có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu

khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng,

bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng,

đậm;

- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,

chương, mục, điều, khoản, điểm.

Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

1. Thể thức.

a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào

trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt

“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

KT. BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

15

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp

trưởng;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước

chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL. BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL. CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền)

vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

b) Chức vụ của người ký.

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản

trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ

trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám

đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó

thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn

bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh,

ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức

của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng,

nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký

văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử

dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong

ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của

Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban,

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

KT. TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

16

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG

Nguyễn Văn A

THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG

Trần Văn B Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây

dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng

ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó

Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG

CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG

Trần Văn B

KT. TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học

vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức

sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm,

học vị, quân hàm.

2. Kỹ thuật trình bày.

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của

người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”,

“TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa,

cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ

chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ

của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

- Chữ ký:

Phải là người có đủ thẩm quyền và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mà

mình ký.

Nguyên tắc ký văn bản:

17

- Thủ trưởng cơ quan ký văn bản về những vấn đề quan trọng, những công việc

chủ yếu của cơ quan, những văn bản gửi lên cấp trên, giấy giới thiệu cấp cho những

người giữ chức vụ quan trọng hoặc đi giải quyết những vấn đề quan trọng.

- Cấp phó ký thay thủ trưởng cơ quan khi thủ trưởng cơ quan đi vắng hoặc ký

những văn bản về mặt công tác mình phụ trách.

- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng tổ chức ký các bản sao, công văn giao

dịch hoặc những văn bản do Thủ trưởng ủy quyền và những văn bản đóng dấu văn

phòng.

- Khi ký văn bản, người ký phải ghi rõ chức vụ, họ tên. Cấp phó ký thay cấp

trưởng phải ghi “KT”.

- Trong trường hợp thừa quyền thủ trưởng phải ghi “Q” trước chức vụ ký.

- Người thừa ủy quyền ký phải đề “TUQ”, việc thừa ủy quyền phải được ghi

bằng văn bản, người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

- Các cơ quan lãnh đạo tập thể như: Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân khi

ký đề “TM” sau đó đề “CHỦ TỊCH”, nếu có phó cơ quan đó ký thì đề “KT.CHỦ

TỊCH”, ở phía dưới là “PHÓ CHỦ TỊCH”.

Không được ký văn bản bằng mực đỏ, mực dễ phai màu. Việc ký văn bản phải

được thực hiện nghiêm túc theo quy định của Nhà nước. văn bản phải ký trước đóng

dấu sau.

Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức.

1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và

Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu

giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện

theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng

vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các

tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Điều 14. Nơi nhận.

18

1. Thể thức.

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và

có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo

cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp

luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công

tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì

soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn

bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ

quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số

nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần

liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc

đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là

tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

2. Kỹ thuật trình bày.

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ

chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được

trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc

19

cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ

quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu

dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu

dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các

loại văn bản khác) được trình bày như sau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ

“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in

thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình

bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị

và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên

một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu;

riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết

tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận)

soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là

dấu chấm.

Điều 15. Các thành phần khác.

1. Thể thức.

a) Dấu chỉ mức độ mật.

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối

với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6,

7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn.

Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn

theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn

bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn

trình người ký văn bản quyết định.

20

c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn

chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI

NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ

cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ

trang thông tin điện tử (Website).

đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành

phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn

về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì

các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.

2. Kỹ thuật trình bày.

a) Dấu chỉ mức độ mật.

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được

khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm

2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi

tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào

ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.

b) Dấu chỉ mức độ khẩn.

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm,

40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA

TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New

Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ

nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng

màu đỏ tươi.

c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI

SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

21

trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông

chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex,

số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng

chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo

dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số

Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

e) Phụ lục văn bản.

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự

của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ

chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa,

cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

g) Số trang văn bản.

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số

Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ

lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa

tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư này.

3.2.2. Bố cục của văn bản.

22

2

3

5b

1

4

5a

11

10a 9a

10b 12

6

9b

13

7a

7c

7b

14

8

20-25mm

30-35mm

20

-25

m

m

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

Ghi chú:

Ô số: Thành phần thể thức văn bản.

1 : Quốc hiệu.

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành.

3 : Số, ký hiệu của văn bản.

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

5b: Trích yếu nội dung công văn hành chính.

20-25mm

23

6 : Nội dung văn bản.

7a, 7b, 7c: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan tổ chức

9a, 9b: Nơi nhận

10a: Dấu chỉ mức độ mật khẩu

10b: Dấu chỉ mức độ khẩn

11: Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12: Chỉ dẫn dự thảo văn bản

13: Ký hiệu người đánh máy và số lượng phát hành

14: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; đại chỉ Email; địa chỉ Website; số điện thoại,

số Telex, số Fax

3.2.3. Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản.

Mẫu chữ và chi tiềt trình bày thể thức văn bản được thực hiện theo thông tư số

55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ về

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN

VÀ THỂ THỨC BẢN SAO

Thành

phần thể

thức và

chi tiết

trình

bày

Loại

chữ

Cỡ

ch

ữ

Kiểu

chữ Ví dụ minh họa

(2) (3) (4) (5) (6)

Quốc

hiệu

- Dòng

trên

In hoa 12-

13

Đứng,

đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

- Dòng

dưới

In

thường

13-

14

Đứng,

đậm

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Dòng

kẻ bên

dưới

24

Tên cơ

quan, tổ

chức

- Tên cơ

quan, tổ

chức

chủ

quản cấp

trên trực

tiếp

In hoa 12-

13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH

- Tên cơ

quan, tổ

chức

In hoa

12-

13

Đứng,

đậm

CỤC QUẢN LÝ GIÁ

- Dòng

kẻ bên

dưới

Số, ký

hiệu của

văn bản

In

thường

13 Đứng Số: 32/2002/NĐ-CP

Địa

danh và

ngày,

tháng,

năm ban

hành

văn bản

In

thường

13-

14

Nghiên

g

Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2004

Gò Vấp, ngày 29 tháng 06 năm 2004

Tên loại

và trích

yếu nội

dung

Đối với

văn bản

có tên

loại

- Tên

loại văn

bản

In hoa 14-

15

Đứng,

đậm CHỈ THỊ

- Trích

yếu nội

dung

In

thường

14 Đứng,

đậm Về công tác phòng chống lụt bão

25

- Dòng

kẻ bên

dưới

Đối với

công

văn

Trích

yếu nội

dung

In

thường

12-

13

Đứng V/v Nâng bậc lương năm 2004

Nội

dung

văn bản

In

thường

13-

14

Đứng Trong công tác chỉ đạo...

- Gồm

phần,

chương,

mục,

điều,

khoản,

điểm

- Từ

“phần”,

“chương

” và số

thứ tự

của

phần,

chương

In

thường 14

Đứng,

đậm Phần I Chương I

- Tiêu đề

của

phần,

chương

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm QUY ĐỊNH

CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG

- Từ

“mục” và

số thứ tự

In

thường

14 Đứng,

đậm Mục 1

- Tiêu đề

của mục In hoa

12-

13

Đứng,

đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH

- Điều In

thường

13-

14

Đứng,

đậm Điều 1. Bản sao văn bản

- Khoản In

thường

13-

14

Đứng 1. Các hình thức...

- Điềm In

thường

13-

14

Đứng a) Đối với...

26

Gồm

phần,

mục,

khoản,

điểm

- Từ

“phần”

và số thứ

tự

In

thường

14 Đứng,

đậm Phần I

- Tiêu đề

của phần

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ

- Số thứ

tự và

tiêu đề

của mục

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ...

- Khoản:

Trường

hợp có

tiêu đề

In

thường

13-

14

Đứng,

đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Trường

hợp

không

có tiêu

đề

In

thường

13-

14 Đứng

1. Thông tư náy có hiệu lực thi hành sau 15 ngày

kể...

- Điểm In

thường

13-

14 Đứng a) Đối với

Chức

vụ, họ

tên của

người

ký

- Quyền

hạn của

người

ký

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm TM. CHÍNH PHỦ KT. BỘ TRƯỞNG

- Chức

vụ của

người ký

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm THỦ TƯỚNG THỨ TRƯỞNG

- Họ tên

của

người

ký

In

thường

13-

14

Đứng,

đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B

27

Nơi

nhận

Từ “kính

gửi” và

tên cơ

quan, tổ

chức, cá

nhân

In

thường 14 Đứng

- Gửi

một nơi Kính gửi: Bộ Công nghiệp

- Gửi

nhiều

nơi

Kính gửi: - Bộ Nội Vụ;

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

- Bộ Tài chính.

Từ “nơi

nhận” và

tên cơ

quan, tổ

chức, cá

nhân

Từ “nơi

nhận”

In

thường 12

Nghiên

g, đậm Nơi nhận:

Nơi nhận: (đối với công

văn)

- Tên cơ

quan, tổ

chức, cá

nhân

nhận văn

bản, bản

sao

In

thường 11 Đứng

- Các Bộ, cơ quan

ngang Bộ,...;

- ...............;

- Lưu: VT, CST.

- Như trên;

- ..............;

- Lưu: VT, TCCB.

Dấu chỉ

mức độ

khẩn

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm

Chỉ dẫn

về phạm

vi lưu

hành

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm

Chỉ dẫn

về dự

thảo văn

bản

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm

Ký hiệu

người

đánh

In

thường 11 Đứng PL.300

HỎA TỐC KHẨN

LƯU HÀNH NỘI BỘ

28

máy,

nhân

bản và

số lượng

bản

Địa chỉ

cơ quan,

tổ chức;

địa chỉ

Email,

Website

; số điện

thoại, số

telex, số

Fax

In

thường

11-

12 Đứng

Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

ĐT: (04)XXXXXX

Fax: (04)XXXXXX

Email: Website:

Phụ lục

văn bản

- Từ

“phụ

lục” và

số thứ tự

của phụ

lục

In

thường 14

Đứng,

đậm Phụ lục I

- Tiêu đề

của phụ

lục

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Số trang In

thường

13-

14

Đứng 2, 7, 13

Hình

thức sao

In hoa 13-

14

Đứng,

đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC

3.2.4. Kiểu trình bày, đánh số trang văn bản.

3.2.4.1. Kiểu trình bày.

- Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều

dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)

- Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành

các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy

(định hướng bản in theo chiều rộng)

29

3.2.4.2. Đánh số trang văn bản.

- Nếu văn bản có 01 trang thì không cần đánh số.

- Nếu văn bản có từ 02 trang trở lên, phải đánh số trang văn bản. Cách trình bày

được quy định như sau:

+ Kiểu số: Sử dụng số Ả rập (1,2,3,4...).

+ Vị trí đánh số trang: Ngay chính giữa lề trên của văn bản (phần Header) hoặc

tại vị trí góc phải, ở cuối trang giấy (phần Footer), bằng với cỡ chữ trình bày phần

nội dung, kiểu chữ đứng.

+ Chỉ bắt đầu từ trang 2 (số 2). Không ghi số 1 trên trang 1.

3.3. CÂU HỎI ÔN TẬP.

3.3.1. Phần lý thuyết.

(1) Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước. Cho các ví dụ minh họa

(2) So sánh khái niệm văn bản quản lý nhà nước và khái niệm văn bản quản lý

hành chính nhà nước.

(3) Văn bản quản lý nhà nước có vai trò gì trong hoạt động của cơ quan nhà

nước và vai trò đó đã được phát huy như thế nào trong thực tiễn?

(4) Kể tên các nhóm văn bản trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước và phân

tích đặc điểm của từng nhóm. Cho các ví dụ minh hoạ.

(5) Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt. Cho các ví dụ cụ

thể.

(6) Bằng các ví dụ cụ thể, hãy phân tích yêu cầu sử dụng ngôn ngữ trong văn

bản quản lý nhà nước.

(7) Nêu những yêu cầu về thể thức đối với văn bản quản lý nhà nước.

(8) Trình bày quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước và nêu

rõ sự cần thiết phải thực hiện theo quy trình này.

(9) Nêu phương pháp, kỹ thuật soạn thảo quyết định cá biệt.

(10) Nêu tên và công dụng của các loại công văn chủ yếu. Phân biệt công văn

đề nghị với tờ trình, công văn có tính chất thông báo với thông báo.

30

(11) Trình bày mẫu thể thức công văn, mẫu thể thức văn bản có tên loại và phân

tích sự khác nhau giữa hai mẫu trình bày này.

(12) Nêu phương pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản hành chính thông

thường.

(13) So sánh hoạt động lấy ý kiến đóng góp cho dự thảo văn bản và hoạt động

thẩm định văn bản trong quy trình xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

(14) Trình bày quy định về hiệu lực thời gian của văn bản quy phạm pháp luật.

Tại sao về nguyên tắc, cần quy định thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm

pháp luật muộn hơn so với thời điểm văn bản đó được ban hành?

3.3.2. phần thực hành.

Soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước cụ thể:

(1) Quyết định của một cơ quan về việc:

- Tuyển dụng nhân viên mới;

- Bổ nhiệm cán bộ, công chức;

- Khen thưởng cán bộ công chức;

- Xử lý một hay một số văn bản sai phạm.

(2) Văn bản của một cơ quan:

- Đề nghị cơ quan khác phối hợp thực hiện một hoạt động nào đó;

- Đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp

luật;

- Đề nghị cơ quan khác đóng góp ý kiến cho dự thảo văn bản quy phạm pháp

luật.

(3) Văn bản của một cơ quan thông tin cho các đơn vị trực thuộc về một hoạt

động chuẩn bị được tiến hành.

(4) Văn bản của một cơ quan gửi cơ quan, đơn vị trực thuộc nhắc nhở việc đảm

bảo tiến độ và nội dung công việc được giao.

(5) Văn bản của một cơ quan trả lời cơ quan khác về một vấn đề mà cơ quan đó

quan tâm.

31

(6) Văn bản của một cơ quan, đơn vị mời cấp trên đến tham dự một sự kiện nào

đó do cơ quan, đơn vị đó tổ chức.

(7) Văn bản của một cơ quan chỉ đạo cấp dưới thực hiện một công việc nào đó.

(8) Văn bản của cơ quan giới thiệu chức danh, chữ ký của Chánh văn phòng

(hay Trưởng phòng hành chính) mới được bổ nhiệm trong cơ quan đó.

(9) Văn bản của một cơ quan, đơn vị:

- Đề nghị phê duyệt kế hoạch tổ chức một hoạt động nào đó;

- Đề nghị phê duyệt dự thảo một văn bản nào đó.

(10) Văn bản của một cơ quan, đơn vị:

- Tổng kết công tác trong một năm;

- Sơ kết tình hình thực hiện nhiệm vụ trong sáu tháng;

- Phản ánh lại tình hình thực hiện nhiệm vụ trong một tháng.

(11) Văn bản của một cơ quan ghi lại:

- Diễn biến cuộc họp bình xét thi đua cuối năm;

- Việc bàn giao tài sản, tài liệu trong cơ quan.

32

Chương 4.

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ. Thời gian: 12h (LT: 3h;TH: 7h; KT:2h)

A. MỤC TIÊU:

Sau khi học xong người học có khả năng:

- Trình bày được một số nghiệp vụ cơ bản về công tác văn thư – lưu trữ như:

Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến; tổ chức quản lý văn bản đi;

- Lưu trữ hồ sơ đúng quy định;

- Rèn luyện ý thức lao động, tác phong công nghiệp, có trách nhiệm và sáng

tạo.

B. DỤNG CỤ - THIẾT BỊ - VẬT LIỆU.

TT TÊN THIẾT BỊ - DỤNG CỤ

- VẬT LIỆU

THÔNG

SỐ KT ĐƠN VỊ

SỐ

LƯỢNG GHI CHÚ

I THIẾT BỊ- MÁY MÓC

1 Máy chiếu. Cái 1

2 Máy tính Cái 1

II DỤNG CỤ

1 Bảng viết (bảng từ) 3.6x1.25m cái 01

III VẬT LIỆU

1 Phấn viết bảng. MIC Viên 2

2 Giấy A1 làm bài tập nhóm. A1 Tờ 8

3 Giấy cắt làm thẻ màu. A4 Pgrand Tờ 10

4 Viết lông viết làm bài tập

nhóm.

Thiên long -

WB03 Cây 8

5 Băng keo giấy 2cm Cuộn 1

C. NỘI DUNG:

4.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

4.1.1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư.

4.1.1.1. Khái niệm.

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc

lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan

33

Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân

dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).

4.1.1.2. Nội dung.

Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:

- Soạn thảo và ban hành văn bản:

+ Thảo văn bản.

+ Duyệt văn bản.

+ Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản.

+ Ký văn bản.

- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của

các cơ quan, tổ chức.

+ Quản lý văn bản đi.

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến.

+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Quản lý và sử dụng con dấu.

+ Các loại con dấu.

+ Bảo quản con dấu.

+ Sử dụng con dấu.

4.1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư.

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ

quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

- Nhanh chóng.

- Chính xác.

+ Chính xác về nội dung của văn bản.

+ Chính xác về thể thức văn bản.

+ Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ.

- Bí mật.

- Hiện đại.

34

4.1.2. Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan.

4.1.2.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị.

Người cán bộ văn thư cơ quan hằng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được

những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất

bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất

chính trị.

Nói chung người cán bộ văn thư phải có phẩm chất chính trị tốt. Cụ thể là:

- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được

thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, và trung thành với các cơ

quan và trung thành với chính bản thân mình;

- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính sách của

Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống

nào.

- Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp

luật của Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp là nghĩa vụ của mình.

- Người cán bộ văn thư phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính

trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ

thường xuyên.

4.1.2.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ.

Yêu cầu về nghề nghiệp chuyên môn của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên

hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

- Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ

công tác văn thư, trong đó biểu hiện nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện

thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ

chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp

vụ chuyên môn của mình. Điều quan trọng đặt ra là không những chỉ học tập về lý

luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn luôn học tập nâng cao trình độ

35

lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình

cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.

- Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận

nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo

năng lực thực tế của người cán bộ văn thư. Không thể nói: người cán bộ văn thư giỏi

mà không thực hành các nghiệp vụ công tác văn thư một cách thành thạo, có chất

lượng và năng suất cao. Qúa trình thực hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn

thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào

việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.

4.1.2.3. Những yêu cầu khác.

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan không

những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cư lao động nào như tính trung thực thẳng

thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công

bằng... mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:

4.1.2.3.1. Tính bí mật.

Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể:

- Có sự kín đáo.

- Có ý thức giữ gìn bí mật.

- Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn

bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt

rác.

- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Nhà

nước, bí mật của cơ quan.

4.1.2.3.2. Tính tỉ mỉ.

Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán

bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

36

- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ,

không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống

kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v...

Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như

đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.

4.1.2.3.3. Tính thận trọng.

Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách

thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về

công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi

vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc có những đề xuất mới trong

tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý

kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm.

4.1.2.3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng.

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư.

Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức

tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến công việc.

Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm

việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra

tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v... Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng

không tốt đối với cán bộ văn thư.

4.1.2.3.6. Tính tin cậy.

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động

của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy.Do có nhiều

công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi công việc của văn thư.

Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững

sự tin tưởng đó để Thủ trưởng có thể yên tâm làm việc.

37

Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và

luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên

tâm.

4.1.2.3.7. Tính nguyên tắc.

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà

nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật,

quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v... Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người

cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã được quy định không được phép thay đổi quy

định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một

ngoại lệ nào trong các quy định.

Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Nhà

nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không

được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định.

4.1.2.3.8. Tính tế nhị.

Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối

tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân

mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân

tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sả kiểu bạn bè đối

với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc

khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều

gì đó trong công việc.

Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu

mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan. Điều đó giúp cho người

cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình. Đó

cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc.

4.2. TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN.

4.2.1. Khái niệm văn bản đến.

38

Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công.

4.2.2 Trình tự giải quyết văn bản đến.

4.2.2.1 Nhận văn bản đến.

Khi văn bản đến văn thư cơ quan tiếp nhận. Khi tiếp nhận cần thực hiện những

công việc sau:

- Xem nhanh qua một lượt ngoài bì.

- Sơ bộ chia văn bản, thư từ, sách báo... thành các loại riêng:

+ Những thư riêng, sách báo, bản tin... không phải vào sổ văn bản đến.

+ Đối với những văn bản đến cơ quan đều đăng ký vào sổ nhưng chia thành 02

loại:

+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan không ghi dấu

mật.

+ Loại không phải bóc bì mà chỉ vào sổ: là văn bản có ghi rõ họ tên người nhận;

văn bản mật; văn bản Đảng ủy và đoàn thể trong cơ quan.

4.2.2.2 Bóc bì văn bản.

Những văn bản có dấu hỏa tốc, khẩn bóc trước.

Khi bóc bì không làm mất địa chỉ noi gửi, mất dấu bưu điện.

Lấy văn bản ra phải nhẹ tay, đề phòng văn bản bị dính hồ làm rách văn bản.

Khi lấy văn bản ra cần rà soát lại xem có còn sót văn bản không, ký hiệu ghi

ngoài bì với văn bản xem có khớp không. Nếu có sai sót báo với người phụ trách

phòng biết và hỏi lại nơi gửi. Những văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận

đủ phải ký nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại phiếu cho cơ quan gửi.

Đối với đơn thư khiếu tố, nặc danh phải kiểm tra điều đó, nên giữ lại cả phong

bì, đính kèm văn bản (đơn thư) để làm bằng chứng.

Đối với những văn bản mật, văn thư chỉ bóc bì ngoài, vào sổ và chuyển cho

người có trách nhiệm bóc bì bên trong.

4.2.2.3 Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.

39

Đóng dấu đến vào văn bản để xác định văn bản đó đã qua văn thư cơ quan và

cũng để biết văn bản đó đến ngày nào, ai nhận văn bản đó; nếu có thất lạc dễ quy

trách nhiệm.

4.2.2.4 Trình Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính) cho ý kiến về

phân phối, giải quyết văn bản.

4.2.2.5. Đăng ký văn bản đến.

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản

đến trên máy vi tính.

- Lập sổ đăng ký văn bản đến

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng:năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.

+ Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn ổan đến một năm thì

cần lập ít nhất hai loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản

mật);

* Sổ đăng ký văn bản mật đến.

+ Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một

năm, nên lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành,. cơ quan trung ương;

* Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

* Sổ đăng ký văn bản mật đến.

+ Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bán đến một năm thì

cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và

sổ đăng ký văn bản mật đến.

Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có

thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên

sử dụng sổ đãng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng

năng tiếp nhận, giải quyết số lượng đơn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các

40

yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng

ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

+ Đăng ký văn bản đến.

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện

theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký văn bán đến kèm theo Công văn này.

Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III

- Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn này.

- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dựng chương trmh quản lý văn bản

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực

hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ

ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN -TTNC ngày 19 tháng 1 1 năm 1999 của

Cục Lưu trữ Nhà nước (nay à Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực

hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý. văn bản của cơ quan,

tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì,

bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng..

4.2.2.6. Chuyển giao văn bản đến.

Sau khi đăng ký xong, văn bản phải được chuyển giao ngay cho người có trách

nhiệm nghiên cứu giải quyết.

Cần lưu ý:

Việc chuyển giao phải nhanh chóng và đảm bảo bí mật (đối với văn bản mật).

Văn bản có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải được phân phối ngay cho người

nhận. Các văn bản khác chuyển ngay trong ngày.

Không để người không có trách nhiệm xem văn bản người khác.

4.3. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI.

4.3.1. Khái niệm văn bản đi.

41

Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ

quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm

vụ của mình.

4.3.2. Các bước tổ chức quản lý văn bản đi.

4.3.2.1. Kiểm tra thể thức văn bản.

Văn bản sau khi được đánh may, trước khi đưa lãnh đạo ký và đóng dấu làm thủ

tục gửi đi đều phải được kiểm tra về thể thức. Việc này thường giao cho bộ phận phụ

trách văn thư làm.

4.3.2.2. Vào sổ đăng ký văn bản.

Tất cả văn bản của cơ quan gửi đi đều đăng ký vào sổ. Có thể đăng ký bằng sổ

hoặc máy vi tính tùy theo số lượng văn bản của mỗi cơ quan.

4.3.2.3. Tổ chức bao gói và gửi văn bản đi.

Đây là khâu mà văn thư cơ quan thực hiện. Việc đóng gói gửi văn bản đi phải

được thực hiện cẩn thận từ cách dán phong bì, đóng dấu đến việc ghi địa chỉ cơ quan

nhận.

4.3.2.4 Giữ và sắp xếp bản lưu văn bản đi.

Tất cả văn bản của cơ quan khi gửi đi, bất kể đơn vị nào thảo, nếu đóng dấu và

đăng ký cơ quan đều phải giữ lại ít nhất 02 bản chính có đầy đủ thể thức rõ ràng nhất

để lưu.

- 01 bản giao cho bộ phận thừa hành lưu vào hồ sơ công việc.

- 01 bản giao cho văn thư để lưu trữ.

4.4. LƯU TRỮ HỒ SƠ.

4.4.1. Khái niệm lưu trữ, tài liệu lưu trữ.

Lưu trữ là giữ các tài liệu, giấy tờ của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và

tra cứu khi cần thiết.

42

Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đoàn

thể, đơn vị và cá nhân có ý nghĩa kinh tế, chính trị, văn hóa được đưa vào bảo quản

trong các phòng, kho lưu trữ để sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người.

4.4.2. Các loại tài liệu lưu trữ.

Tài liệu quản lý hành chính: Là loại tài liệu phổ biến nhất, bao gồm các văn kiện

như: nghị quyết, quyết định, thông tư, chỉ thị...

Tài liệu kỹ thuật: Là tài liệu hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học,

sản xuất của các cơ quan: Các bản thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, trắc địa...

Tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

Tài liệu văn học nghệ thuật.

Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị như tài liệu của lưu trữ

quốc gia.

4.4.3. Chức năng.

Giúp Nhà nước tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ

quốc gia

Tổ chức sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia nhằm góp phần thực hiện tốt

các đường lối, chủ trương, chính sách và những nhiệm vụ chính trị mà Đàng và Nhà

nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng

4.4.4. Tính chất công tác lưu trữ.

- Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước, vì vậy bảo

đảm an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ không để lọt vào tay kẻ thù là một nhiệm vụ

nặng nề và là một đòi hỏi nghiêm khắc đối với công tác lưu trữ

- Tính chất khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng rất lớn thông

tin về nhiều mặt. Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các

khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân loại xác định giá trị, bổ sung xây dựng tra cứu... đều

phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và phải có hệ thống lý luận riêng.

4.4.5. Nguyên tắc công tác lưu trữ.

43

- Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia và bảo quản trong mạng lưới

các kho, phông lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống

nhất của Cục lưu trữ nhà nước.

- Tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức cơ quan lưu trữ, pháp chế

và nghiệp vụ lưu trữ

4.4.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.

4.4.6.1. Nội dung.

- Phòng ngừa: Là sử dụng mọi biện pháp khoa học, kỹ thuật để ngăn chặn hoặc

loại trừ mọi nhân tố gây tác hại trực tiếp đối với tài liệu lưu trữ

- Phòng hỏng: Bao gồm tất cả phương pháp đặc biệt để loại trừ (hoặc làm chậm)

các quá trình thoái hóa tự nhiên của tài liệu.

- Phục chế: Bao gồm cách thức và chuyên môn nhằm phục hồi trạng thái vật lý

của tài liệu

- Phòng gian bảo mật: Bao gồm chống kẻ địch phá hoại, thủ tiêu, đánh cắp tài

liệu lưu trữ hoặc ăn cắp bí mật chứa đựng trong nội dung tài liệu. Ngăn chặn những

hành động thiếu ý thức làm tiết lộ những bí mật

4.4.6.2. Nguyên tắc bảo quản.

Phải đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ. Pháp lệnh về bảo vệ tài liệu lưu

trữ quốc gia phải là bản chính của các văn kiện hoặc tài liệu khác ghi trên giấy, phim,

ảnh...hoặc cá phương tiện ghi tin khác. Trong trường hợp không còn bản chính mới

được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính.

4.4.6.3. Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ.

- Nguyên nhân tự nhiên: độ ẩm, nhiệt độ, bụi, mốc...

- Nguyên nhân do con người:

+ Kẻ địch phá hoại, thủ tiêu, đánh cắp.

+ Do thiếu tinh thần trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ.

+ Do thiếu thiết bị, phương tiện, nhà kho với công tác bảo quản.

+ Do xác định tài liệu không chính xác.

44

+ Do việc chấp hành không đúng, không nghiêm chỉnh chế độ công tác văn thư,

không tổ chức tốt văn kiện ở bộ môn văn thư.

- Nguyên nhân do các yếu tố hóa học: Hóa chất ngấm vào giấy, môi trường bên

ngoài bị ô nhiễm dẫn đến không khí trong phòng bị ô nhiễm.

4.4.6.4. Một số biện pháp bảo quản.

- Chống ẩm bằng thông gió.

+ Trang bị các phương tiện: Quạt, máy hút ẩm, máy điều hòa không khí.

+ Dùng chất hút ẩm, dùng bóng điện sấy không khí trong phòng, trong kho lưu

trữ.

+ Dùng bao bì chống ẩm.

- Chống nấm, mốc.

- Chống mối, gián.

Tóm lại: Để bảo quản tài liệu lưu trữ được an toàn, phục vụ tốt việc sử dụng,

bgoài những biện pháp phòng chống âm mưu phá hoại của địch, cón phải chú ý, quan

tâm thật đúng mức tới việc bố trí nhà kho và trang bị các phiên tiện kỹ thuật.

4.5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU.

4.5.1. Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu.

4.5.1.1 Khái niệm.

Con dấu là thành phần thể thức thể hiện giá trị pháp lý của văn bản và vị trí của

cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước.

4.5.1.2. Tầm quan trong của con dấu.

Như đã trình bày ở trên, con dấu là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của

văn bản:

- Văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý và hiệu

lực thi hành.

- Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà

nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực

hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.

45

- Con dấu còn là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh được

tình trạng giả mạo giấy tờ.

4.5.2. Các loại con dấu.

4.5.2.1. Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy.

Theo quy định tại Điều 3, Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP, ngày 24 tháng 8 năm

2001 của Chính phủ thì các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước sau đây được

phép sử dụng con dấu có hình Quốc huy:

Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội,

Văn phòng Quốc hội, đoàn Đại biểu Quốc hội các Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung

ương.

Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ.

Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ.

Văn phòng Chủ tịch nước.

Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, các Viện Kiểm sát Nhân dân địa phương, các

Viện Kiểm sát Quân sự.

Tòa án Nhân dân Tối cao, các Tòa án Nhân dân địa phương, các Tòa án Quân

sự và các Tòa án khác do luật định.

Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân các cấp.

Cơ quan thi hành án dân sự.

Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Cơ quan đại diện nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài,

gồm: Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế

liên Chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực

hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với các nước, tổ chức

quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định.

Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Ủy ban người Việt

Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép.

46

4.5.2.2. Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy.

Theo Điều 4 của Nghị định Số: 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 thì Các cơ

quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy:

Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm

sát nhân dân, Viện Kiểm sát Quân sự, Tòa án Nhân dân, Tòa án Quân sự các cấp.

Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban Nhân dân cấp

tỉnh, cấp huyện.

Tổ chức chính trị, các tổ chức Chính trị - Xã hội, các tổ chức Xã hội - Nghề

nghiệp, các Hội Hữu nghị, các tổ chức hoạt động Nhân đạo, Hội bảo trợ xã hội, Qũy

xã hội, Qũy từ thiện; các tổ chức Phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm

quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động.

Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động.

Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp nhà nước, Luật

Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật khuyến khích đầu tư trong

nước, Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các

đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này.

Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép sử dụng

con dấu.

Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

4.5.3. Những quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức có

trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức

mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.

Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau đây:

- Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh Nhà nước chỉ được sử dụng một con

dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì

47

phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có

ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất;

- Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp Văn bằng, Chứng chỉ, Thẻ Chứng minh

Nhân dân, Thị thực Visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục

vụ cho công tác nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung

con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng.

- Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ

phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp “Giấy chứng

nhận đăng ký mẫu dấu”. Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải

thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.

- Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp

luật.

- Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu

của cơ quan; tổ chức mình.

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ.

Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng

cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc

mang con dấu ra khỏi cơ quan.

- Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.

- Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan

công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng

thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.

- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức thay

đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.

- Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm

quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

- Cơ quan, tổ chức khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm

vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và

nộp lại con dấu cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

48

Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải

thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.

4.5.4. Bảo quản con dấu và nguyên tắc đóng dấu.

4.5.4.1. Bảo quản con dấu.

Con dấu phải được bảo quản cẩn thận tại trụ sở làm việc của cơ quan, không

được phép mang con dấu ra khỏi cơ quan khi chưa có sự đồng ý của người có thẩm

quyền.

Con dấu phải được treo trên giá, cất vào tủ có khoá cẩn thận, không được để

con dấu trên bàn khi không có mặt ở phòng làm việc.

Khi con dấu bị bẩn, không được dùng vật nhọn để cậy chất bụi, bẩn bám trên

con dấu, nên dùng xăng và bàn chải lông mềm để cọ rửa con dấu.

4.5.4.2. Nguyên tắc đóng dấu.

- Con dấu được đóng trùm từ ¼ đến 1/3 bên trái của chữ ký.

- Không được đóng dấu vào các văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm

quyền, không đóng vào giấy trắng, giấy nháp.

- Dấu phải được đóng khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không

được đóng trước khi ký.

- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, không được đóng chồng lên nhau, không

nhoè mực. Trong trường hợp đóng dẫu sai thì phải huỷ bỏ văn bản và làm lại văn bản

mới.

49

Phụ lục I

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Stt Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt

1 Nghị quyết (cá biệt) NQ

2 Quyết định (cá biệt) QĐ

3 Chỉ thị (cá biệt) CT

4 Quy chế QC

5 Quy định QyĐ

6 Thông cáo TC

7 Thông báo TB

8 Hướng dẫn HD

9 Chương trình CTr

10 Kế hoạch KH

11 Phương án PA

12 Đề án ĐA

13 Dự án DA

14 Báo cáo BC

15 Biên bản BB

16 Tờ trình TTr

17 Hợp đồng HĐ

18 Công văn

19 Công điện CĐ

20 Bản ghi nhớ GN

21 Bản cam kết CK

22 Bản thỏa thuận TTh

23 Giấy chứng nhận CN

24 Giấy ủy quyền UQ

25 Giấy mời GM

26 Giấy giới thiệu GT

50

27 Giấy nghỉ phép NP

28 Giấy đi đường ĐĐ

29 Giấy biên nhận hồ sơ BN

30 Phiếu gửi PG

31 Phiếu chuyển PC

32 Thư công

Bản sao văn bản

1 Bản sao y bản chính SY

2 Bản trích sao TS

3 Bản sao lục SL

51

Phụ lục II

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ)

52

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

53

1 : Quốc hiệu

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận

10a : Dấu chỉ mức độ mật

10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số

điện thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

54

Phụ lục III

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức bản sao

1 : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”

2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

3 : Số, ký hiệu bản sao

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao

5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

55

6 : Dấu của cơ quan, tổ chức

7 : Nơi nhận

56

Phụ lục IV

MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Stt Thành phần thể thức và

chi tiết trình bày Loại chữ

Cỡ

chữ Kiểu chữ

Ví dụ minh họa

Phông chữ Times New Roman Cỡ

chữ

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1 Quốc hiệu

- Dòng trên In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12

- Dòng dưới In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 13

- Dòng kẻ bên dưới

2 Tên cơ quan, tổ chức

- Tên cơ quan, tổ chức chủ

quản cấp trên trực tiếp In hoa 12-13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12

- Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC QUẢN LÝ GIÁ 12

- Dòng kẻ bên dưới

3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BKHCN-VP; Số: 12/UBND-

VX 13

57

4 Địa danh và ngày, tháng,

năm ban hành văn bản In thường 13-14 Nghiêng

Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2009 13

5 Tên loại và trích yếu nội

dung

a Đối với văn bản có tên

loại

- Tên loại văn bản In hoa 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14

- Trích yếu nội dung In thường 14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14

- Dòng kẻ bên dưới

b Đối với công văn

Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2009 13

6 Nội dung văn bản In thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo… 14

a

Gồm phần, chương mục,

điều, khoản, điểm, tiết,

tiểu tiết

- Từ “phần”, “chương” và

số thứ tự của phần,

chương

In thường 14 Đứng, đậm Phần I Chương I 14

- Tiêu đề của phần,

chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14

- Từ “mục” và số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Mục 1 14

58

- Tiêu đề của mục In hoa 12-13 Đứng, đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 13

- Điều In thường 13-14 Đứng, đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14

- Khoản In thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức… 14

- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với … 14

- Tiết In thường 13-14 Đứng - 14

- Tiểu tiết In thường 13-14 Đứng + 14

b Gồm phần, mục, khoản,

điểm, tiết, tiểu tiết

- Từ “phần” và số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Phần I 14

- Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14

- Số thứ tự và tiêu đề của

mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14

- Khoản:

Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14

Trường hợp không có tiêu

đề In thường 13-14 Đứng

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày

kể… 14

- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với …. 14

- Tiết Đứng - 14

- Tiểu tiết Đứng + 14

59

7 Chức vụ, họ tên của người

ký

- Quyền hạn của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƯỞNG 14

- Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14

- Họ tên của người ký In thường 13-14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14

8 Nơi nhận

a Từ “kính gửi” và tên cơ

quan, tổ chức, cá nhân In thường 14 Đứng 14

- Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Công thương 14

- Gửi nhiều nơi

Kính gửi:

- Bộ Nội vụ;

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

- Bộ Tài chính.

14

b Từ “nơi nhận” và tên cơ

quan, tổ chức, cá nhân

- Từ “nơi nhận” In thường 12 Nghiêng,

đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12

- Tên cơ quan, tổ chức, cá

nhân nhận văn bản, bản

sao

In thường 11 Đứng

- Các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, …;

- ……..;

- Lưu: VT, TCCB.

- Như trên;

- ……..;

- Lưu: VT, NVĐP. 11

9 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 13-14 Đứng, đậm HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN

13

60

10 Chỉ dẫn về phạm vi lưu

hành In thường 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ

13

11 Chỉ dẫn về dự thảo văn

bản In hoa 13-14 Đứng, đậm DỰ THẢO DỰ THẢO 10

13

12 Ký hiệu người đánh máy,

nhân bản và số lượng bản In thường 11 Đứng PL.(300) 11

13

Địa chỉ cơ quan, tổ chức;

địa chỉ E-Mail, Website;

số điện thoại, số Telex, số

Fax

In thường 11-12 Đứng

Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội

ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX

E-Mail: Website:

11

14 Phụ lục văn bản

- Từ “phụ lục” và số thứ

tự của phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14

- Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14

15 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14

16 Hình thức sao In hoa 13-14 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14

Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ

chữ 14; nhưng Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.

61

Phụ lục V

MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

1. Mẫu trình bày văn bản hành chính

Mẫu 1.1 - Nghị quyết (cá biệt)

Mẫu 1.1.1 - Nghị quyết (cá biệt) của Thường trực HĐND

Mẫu 1.1.2 - Nghị quyết của Hội đồng quản trị

Mẫu 1.2 - Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp)

Mẫu 1.3 - Quyết định (cá biệt) (quy định gián tiếp)

Mẫu 1.4 - Văn bản có tên loại khác

Mẫu 1.5 - Công văn

Mẫu 1.6 - Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) của Thường trực HĐND

Mẫu 1.7 - Văn bản có tên loại của các Ban HĐND

Mẫu 1.8 - Văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội

Mẫu 1.9 - Công điện

Mẫu 1.10 - Giấy mời

Mẫu 1.11 - Giấy giới thiệu

Mẫu 1.12 - Biên bản

Mẫu 1.13 - Giấy biên nhận hồ sơ

Mẫu 1.14 - Giấy chứng nhận

Mẫu 1.15 - Giấy đi đường

Mẫu 1.16 - Giấy nghỉ phép

Mẫu 1.17 - Phiếu chuyển

Mẫu 1.18 - Phiếu gửi

Mẫu 1.19 - Thư công

2. Mẫu trình bày bản sao văn bản

Mẫu 2.1 Bản sao văn bản

62

Mẫu 1.1 – Nghị quyết (cá biệt)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /NQ-….(3)... …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

NGHỊ QUYẾT

………………….. (5) …………………..

THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn cứ ...................................................................................................

Căn cứ .................................................................................................... ;

............................................................................................................... ;

QUYẾT NGHỊ:

Điều 1. ........................................... (6) ...................................................

.................................................................................................................

Điều ... .................................................................................................... .................................................................................................................

Điều ... .................................................................................................... .................................................................................................................

Nơi nhận: - Như Điều …;

- ……..;

- Lưu: VT, …. (7) A.xx (8)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.

(4) Địa danh

(5) Trích yếu nội dung nghị quyết.

(6) Nội dung nghị quyết.

(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).

(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

63

Mẫu 1.1.1 – Nghị quyết (cá biệt) của Thường trực HĐND

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

…..(1)….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /NQ-HĐND …. (2)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

NGHỊ QUYẾT

………………….. (3) …………………..

THƯỜNG TRỰC HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN …. (1)…………..

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26

tháng 11 năm 2003;

Căn cứ ......................................... (4) .....................................................

..................................................... ;

QUYẾT NGHỊ:

Điều 1. ........................................... (5) ...................................................

.................................................................................................................

Điều ... .................................................................................................... .................................................................................................................

Nơi nhận: - Như Điều …;

- ……..;

- Lưu: VT, …. (7). A.xx (8)

TM. THƯỜNG TRỰC HĐND

CHỦ TỊCH (6) (Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (tên thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tên xã, thị trấn).

(2) Địa danh

(3) Trích yếu nội dung nghị quyết.

(4) Các căn cứ khác để ban hành nghị quyết.

(5) Nội dung nghị quyết.

(6) Chức vụ của người ký, trường hợp Phó Chủ tịch được giao ký thay Chủ tịch thì ghi chữ viết tắt

“KT.” vào trước chức vụ Chủ tịch, bên dưới ghi chức vụ của người ký (Phó Chủ tịch).

(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng ản phát hành (nếu cần).

64

Mẫu 1.1.2 – Nghị quyết của Hội đồng quản trị

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

(2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /NQ-….(3) …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

NGHỊ QUYẾT

………………….. (5) …………………..

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ……. (2)……

Căn cứ ...................................................................................................

Căn cứ .................................................................................................... ;

..................................................... ......................................................... ;

QUYẾT NGHỊ:

Điều 1. ........................................... (6) .................................................

...............................................................................................................

Điều ... .................................................................................................. ............................................................................................................. ./.

Nơi nhận: - Như Điều …;

- ……..;

- Lưu: VT, …. (8). A.xx (9)

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH (7) (Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) hoặc Công ty mẹ (nếu cần).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.

(3) Chức viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.

(4) Địa danh.

(5) Trích yếu nội dung nghị quyết.

(6) Nội dung nghị quyết.

(7) Chức vụ của người ký, trường hợp Phó Chủ tịch được giao ký thay Chủ tịch thì ghi chữ viết tắt

“KT.” vào trước chức vụ Chủ tịch, bên dưới ghi chức vụ của người ký (Phó Chủ tịch).

(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).

(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

65

Mẫu 1.2 – Quyết định (quy định trực tiếp)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: (3) /QĐ-….(4)... …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ………………….. (6) …………………..

THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7)……

Căn cứ .......................................... (8) ................................................. ;

Căn cứ .......................................... (9) .................................................. ;

Xét đề nghị của .................................................................................... ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ........................................... (10) ..............................................

..............................................................................................................

Điều ... .................................................................................................

............................................................................................................ ./.

Nơi nhận: - Như Điều …;

- ……..;

- Lưu: VT, …. (12) A.xx (13)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA

NGƯỜI KÝ (11)

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.

(3) Đối với quyết định cá biệt, không ghi năm ban hành giữa số và ký hiệu của văn bản.

(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.

(5) Địa danh

(6) Trích yếu nội dung quyết định.

(7) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ

của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…, Viện trưởng Viện

…., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ

66

chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy

ban nhân dân….).

(8) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức).

(9) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.

(10) Nội dung quyết định.

(11) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…;

trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức

hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…);

trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước

chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực

hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.

(12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(13) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

67

Mẫu 1.3 – Quyết định (quy định gián tiếp) (*)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /QĐ-….(3)... …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành (Phê duyệt) ………………….. (5) …………………..

THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6)

Căn cứ .......................................... (7) ................................................. ;

Căn cứ .......................................... ;

Xét đề nghị của ........................... ........................................................ ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này …….. (5) ...

........................................................ .....................................................

Điều ... ................................................................................................. ............................................................................................................ ./.

Nơi nhận: - Như Điều …;

- ……..;

- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8)

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như

quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án...

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.

(4) Địa danh

(5) Trích yếu nội dung quyết định.

(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ

của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…., Viện trưởng Viện

…., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ

chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy

ban nhân dân….).

68

(7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (như ghi chú ở mẫu 1.2).

(8) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…;

trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức

hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…);

trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước

chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực

hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.

(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

69

Mẫu văn bản (ban hành kèm theo quyết định) (*)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TÊN LOẠI VĂN BẢN

………………….. (1) …………………..

(Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-……

ngày ….. tháng ….. năm 20…… của …….)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. ............................................ .................................................... ........................................................

Điều 2. ............................................ .................................................... ........................................................ ;

Chương …

………………………………………

Điều ... ............................................ .................................................... ........................................................ ;

Chương …

………………………………………

Điều ... ............................................ ....................................................

........................................................ ;

Điều ... ............................................ .................................................... ........................................................ ;

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

Ghi chú:

70

(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục có

thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.

(1) Trích yếu nội dung của văn bản.

Mẫu 1.4 – Văn bản có tên loại khác (*)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /…. (3) -….(4)…. …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

TÊN LOẠI VĂN BẢN (6)

………….. (7)………………

................................................................ (8) ....................................................

................................................................ ...........................................................

................................................................ ...........................................................

................................................................ ...........................................................

................................................................ ...........................................................

................................................................ ./.

Nơi nhận: - …………;

- ……………;

- Lưu: VT, …. (10) A.xx (11)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9)

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú: * Mẫu này áp dụng chung đối với đa số các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại cụ thể

như: chỉ thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, quy định v.v…

Riêng đối với tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” ở vị trí 9a.

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.

(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

(5) Địa danh

(6) Tên loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), tờ trình, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương

án, báo cáo .v.v…

(7) Trích yếu nội dung văn bản.

71

(8) Nội dung văn bản.

(9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…;

trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức

hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…);

nếu người ký văn bản là cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước

chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực

hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.

(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản vàsố lượng bản phát hành (nếu cần).

72

Mẫu 1.5 – Công văn

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /…. (3) -….(4)….

V/v …….. (6) ………

…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

Kính gửi:

- ………………………………..;

- ………………………………..;

- ………………………………..;

............................................................ (7) .........................................................

..................................................................... ...............................................................

..................................................................... ./.

Nơi nhận: - Như trên;

- ……………;

- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8)

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

ĐT: (043) XXXXXXX, Fax: (043) XXXXXXX

E-Mail:………………. Website:………………… (11)

Ghi chú: (1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

(4) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo công văn.

(5) Địa danh

(6) Trích yếu nội dung công văn.

(7) Nội dung công văn.

(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…;

trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc

tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…; nếu

người ký công văn là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT” vào

73

trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn; các trường hợp

khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này

(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ E-Mail; Website (nếu cần).

* Nếu nơi nhận (kính gửi) là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận

không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh, chức vụ ấy vào.

74

Mẫu 1.6 – Quyết định (cá biệt) của Thường trực Hội đồng nhân dân

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

….. (1)….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: …. (2) …./QĐ-HĐND …. (3)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUYẾT ĐỊNH

Về………………….. (4) …………………..

THƯỜNG TRỰC HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN …. (1)…………..

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26

tháng 11 năm 2003;

..................................................... (5)

................................................................ ;

..................................................... ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ........................................... (6) ...................................................

.................................................................................................................

Điều ... .................................................................................................... ............................................................................................................. ./.

Nơi nhận: - Như Điều …;

- ……………..;

- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)

TM. THƯỜNG TRỰC HĐND (7)

CHỦ TỊCH (8) (Chữ ký và dấu HĐND)

Họ và tên

Ghi chú: (1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, thị

trấn.

(2) Số thứ tự đăng ký quyết định của Hội đồng nhân dân.

(3) Địa danh

(4) Trích yếu nội dung quyết định.

(5) Các căn cứ khác áp dụng để ban hành quyết định.

(6) Nội dung quyết định.

(7) Thẩm quyền ký văn bản.

(8) Nếu Phó Chủ tịch ký thì ghi: KT. CHỦ TỊCH

75

PHÓ CHỦ TỊCH

Nếu Ủy viên Thường trực ký thì ghi: KT. CHỦ TỊCH

ỦY VIÊN THƯỜNG TRỰC (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu 1.7 – Văn bản có tên loại của các Ban Hội đồng nhân dân

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

…..(1)….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: …. (2) …./ … (3)…. -

HĐND

…. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

TÊN LOẠI VĂN BẢN

………………….. (5) …………………..

..................................................... (6) .....................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ;

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

..................................................... ;

Nơi nhận: - ………….…;

- ……………..;

- Lưu: VT, …. (8)….. A.xx (9)

TM. BAN KINH TẾ NGÂN SÁCH

TRƯỞNG BAN (7)

(Chữ ký và dấu HĐND)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã,

phường, thị trấn.

(2) Số thứ tự đăng ký văn bản của Hội đồng nhân dân.

(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.

(4) Địa danh

(5) Trích yếu nội dung văn bản.

76

(6) Nội dung văn bản.

(7) Nếu Phó Trưởng ban ký thì ghi:

KT. TRƯỞNG BAN

PHÓ TRƯỞNG BAN (8) Chữ viết tắt tên Ban soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

(Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên loại do các Ban của Hội đồng nhân dân ban

hành).

77

Mẫu 1.8 – Văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội

ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

…..(1)….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: ….…./ … (2)…. -ĐĐBQH …. (3)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

TÊN LOẠI VĂN BẢN

………………….. (4) …………………..

..................................................... (5) .....................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ;

.................................................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

..................................................... ./.

Nơi nhận: - ………….…;

- ……………..;

- ……………..;

- Lưu: VT, …. (8)….. A.xx (9)

TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI (6)

TRƯỞNG ĐOÀN (7)

(Chữ ký, dấu ĐĐBQH)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

(2) Chữ viết tắt tên loại văn bản.

(3) Địa danh

(4) Trích yếu nội dung văn bản.

(5) Nội dung văn bản.

(6) Thẩm quyền ký văn bản. Nếu Trưởng Đoàn ký với thẩm quyền riêng thì không có dòng quyền

hạn.

(7) Nếu Phó Trưởng đoàn ký thì ghi:

KT. TRƯỞNG ĐOÀN

PHÓ TRƯỞNG ĐOÀN (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(9) Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (nếu cần).

78

(Mẫu này dùng chung cho tất cả các loại văn bản có tên loại của Đoàn Đại biểu Quốc hội).

79

Mẫu 1.9 – Công điện

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /CĐ- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

CÔNG ĐIỆN

………….. (5)………………

………….. (6) điện

- ………………………………..; (7)

- ………………………………..

.................................................. (8) ........................................................

.....................................................

..................................................... ...........................................................

.....................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ./.

Nơi nhận: - …………;

- ……………;

- Lưu: VT, …. (9) A.xx (10)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.

(4) Địa danh

(5) Trích yếu nội dung điện.

(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu.

(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận điện

(8) Nội dung điện.

(9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(10) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

80

Mẫu 1.9 – Giấy mời

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GM- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY MỜI

………….. (5)………………

................................... (2) ..................... trân trọng kính mời:

Ông (bà) ...................................... (6) .....................................................

Tới dự ......................................... (7) .....................................................

..................................................... ...........................................................

Thời gian: ..................................... ...........................................................

Địa điểm ..................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ./.

Nơi nhận: - …………;

- ……………;

- Lưu: VT, …. (8) A.xx (9)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

(4) Địa danh

(5) Trích yếu nội dung cuộc họp.

(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.

(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…

(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

81

Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GGT- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY GIỚI THIỆU

.................................... (2) ..................... trân trọng giới thiệu:

Ông (bà) ...................................... (5) .....................................................

Chức vụ: ....................................... ...........................................................

Được cử đến: ................................ (6) .....................................................

Về việc: ........................................ ...........................................................

...................................................... ...........................................................

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành

nhiệm vụ.

Giấy này có giá trị đến hết ngày ............................................. ./.

Nơi nhận: - Như trên;

- Lưu: VT.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(4) Địa danh

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.

(6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.

82

Mẫu 1.12 – Biên bản

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /BB- … (3)….

BIÊN BẢN

………… (4) …………..

Thời gian bắt đầu .........................

Địa điểm ......................................

Thành phần tham dự ....................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

Chủ trì (chủ tọa): ......................... ...........................................................

Thư ký (người ghi biên bản): ...... ...........................................................

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):

..................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng

….. năm …… ./.

THƯ KÝ

(Chữ ký)

Họ và tên

CHỦ TỌA

(Chữ ký, dấu (nếu có))

(5)

Họ và tên

Nơi nhận: - ……….;

- Lưu: VT, hồ sơ.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.

83

(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

84

Mẫu 1.13 – Giấy biên nhận

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GBN- …(3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY BIÊN NHẬN

Hồ sơ….

Họ và tên: .................. (5) .......................................................................

Chức vụ, đơn vị công tác: ........... ...........................................................

Đã tiếp nhận hồ sơ của:

Ông (bà): .................................... (6) .....................................................

..................................................... bao gồm:

1. .................................................. ...........................................................

2. ................................................. (7) .....................................................

3. .................................................. ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ./.

Nơi nhận: - …. (8)….;

- Lưu: Hồ sơ.

NGƯỜI TIẾP NHẬN

(Ký tên, đóng dấu (nếu có))

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hồ sơ.

(4) Địa danh

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người tiếp nhận hồ sơ.

(6) Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ.

(7) Liệt kê đầy đủ, cụ thể các văn bản, giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ.

(8) Tên người hoặc cơ quan gửi hồ sơ.

85

Mẫu 1.14 – Giấy chứng nhận

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GCN- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY CHỨNG NHẬN

…………..………………

................................................... (2) ..................................... chứng

nhận:

...................................................... (5) .....................................................

...................................................... ...........................................................

...................................................... ...........................................................

......................................................

...................................................... ...........................................................

...................................................... ...........................................................

...................................................... ...........................................................

......................................................

...................................................... ...........................................................

...................................................... ...........................................................

...................................................... ./.

Nơi nhận: - …………;

- ……………;

- Lưu: VT, …. (6) A.xx (7)

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy chứng nhận.

(4) Địa danh

(5) Nội dung chứng nhận: xác định cụ thể người, sự việc, vấn đề được chứng nhận.

(6) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

86

(7) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

87

Mẫu 1.15 – Giấy đi đường

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GĐĐ- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Cấp cho ông (bà): ...... (5) .......................................................................

Chức vụ:....................................... ...........................................................

Nơi được cử đến công tác: ........... ...........................................................

Giấy này có giá trị hết ngày: ......

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Nơi đi và đến Ngày

tháng

Phương

tiện

Độ dài

chặng

đường

(Km)

Thời gian

ở nơi đến

Xác nhận

của cơ

quan (tổ

chức) nơi

đi, đến

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

88

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

Đi ………….

Đến………..

- Vé người: … vé x …… đ = ……………. đ

- Vé cước: … vé x ……. đ = ……………. đ

- Phụ phí lấy vé bằng điện thoại: ..… vé x …… đ = ……………. đ

- Phòng nghỉ: …….. … vé x …… đ = ……………. đ

1. Phụ cấp đi đường: .............................................................................................. đ

2. Phụ cấp lưu trú: .................................................................................................. đ

Tổng cộng: ............................................................................................................. đ

NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC

(Chữ ký)

Họ và tên

PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

KẾ TOÁN TRƯỞNG

(Chữ ký)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy đi đường.

(4) Địa danh

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy.

89

Mẫu 1.16 – Giấy nghỉ phép

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GNP- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY NGHỈ PHÉP

Xét Đơn xin nghỉ phép ngày

.............................................. của ông (bà) ........................................................

.................................... (2) …………………… cấp cho:

Ông (bà): .................... (5) ......................................................................

Chức vụ: ....................................... ..........................................................

Nghỉ phép năm ………. trong thời gian: …………., kể từ ngày ……….

đến hết ngày ...........................................

tại ........................................................... (6) .....................................................

...................................................... ..........................................................

Nơi nhận: - …. (7)….;

- Lưu: VT, …. (8)….

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc

chính quyền địa phương nơi nghỉ phép

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.

(4) Địa danh

(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.

(6) Nơi nghỉ phép.

(7) Người được cấp giấy nghỉ phép.

(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

90

Mẫu 1.17 – Phiếu chuyển

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /PC- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

PHIẾU CHUYỂN

…………..………………

.................................................. (2) ………..có nhận được ……… (5) .

..................................................... ...........................................................

.....................................................

..................................................... (6) ....................................................

..................................................... ...........................................................

Kính chuyển ................................ (7) …………. xem xét, giải quyết./.

Nơi nhận: - …….. (8) …..;

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu chuyển.

(4) Địa danh.

(5) Nêu cụ thể: đơn, thư của cá nhân, tập thể hoặc văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức nào, về vấn

đề hay nội dung gì.

(6) Lý do chuyển.

(7) Tên cơ quan, tổ chức nhận phiếu chuyển văn bản, tài liệu.

(8) Thông thường, phiếu chuyển không cần lưu nhưng phải được vào sổ đăng ký tại văn thư cơ

quan, tổ chức để theo dõi, kiểm tra.

91

Mẫu 1.18 – Phiếu gửi

TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /PG- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

PHIẾU GỬI

..................................

................................... (2) …………………… gửi kèm theo phiếu này

các văn bản, tài liệu sau:

1. ................................ (5) ......................................................................

2. .................................................. ...........................................................

..................................................... ...........................................................

Sau khi nhận được, đề nghị ........ (6)……….. gửi lại phiếu này cho ....

..................................................... (2)

................................................................ ./.

Nơi nhận: - …. (6)….;

- …. (7)….;

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

…. (8)…, ngày ….. tháng ….. năm

……

Người nhận

(Chữ ký)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.

92

(4) Địa danh

(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu gửi.

(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu.

(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại VT cơ quan, tổ chức để theo

dõi. (8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu đóng trụ sở.

93

Mẫu 1.19 – Thư công

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

(6) …. (2)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

TÊN LOẠI THƯ CÔNG (3)

…….…….. (4) …………..........….

. .................................. (5) .......................................................................

................................... .............................................................................

................................... .............................................................................

...................................

. .................................................... ...........................................................

..................................................... ...........................................................

..................................................... ./.

CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI GỬI THƯ

(Chữ ký)

Họ và tên

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức nơi công tác của người ban hành Thư công.

(2) Địa danh

(3) Tên loại thư công (Thư chúc mừng, Thư khen, Thư thăm hỏi, Thư chia buồn).

(4) Trích yếu nội dung Thư công.

(5) Nội dung Thư công.

(6) Logo của cơ quan, tổ chức.

Chú ý: Thư công không đóng dấu của cơ quan, tổ chức.

94

Mẫu 2.1 – Bản sao văn bản

BỘ ……………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:…./20…./TT-B ……. Hà Nội, ngày ….. tháng ….. năm 20…

THÔNG TƯ

…...............…………………

. .................................................... ...........................................................

............................................................................

............................................................................ ....................................

............................................................................ ./.

Nơi nhận: - …. ….;

- ….…..;

- Lưu: VT, … A.300.

BỘ TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

Số: …. (3)…../SY(4)-…. (5)….

SAO Y BẢN CHÍNH (1)

..…. (6)…, ngày ….. tháng ….. năm 20…

Nơi nhận: - …. ….;

- ….…..;

- Lưu: VT.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7)

(Chữ ký, dấu)

Nguyễn Văn A

Ghi chú: (1) Hình thức sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục.

(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản.

(3) Số bản sao.

(4) Ký hiệu bản sao.

(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

95

(6) Địa danh.

(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký bản sao.

96

Phụ lục VI

VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU

1. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm

câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau

dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng.

2. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và

dấu phẩu (,) khi xuống dòng. Ví dụ:

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công

nghệ,

II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI

1. Tên người Việt Nam

a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng

chỉ tên người. Ví dụ:

- Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, Giàng A Pao, Kơ Pa Kơ Lơng…

b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết.

Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Đinh Tiên Hoàng, Lý Thái Tổ, Bác

Hồ, Cụ Hồ….

2. Tên người nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt

a) Trường hợp phiên âm qua âm Hán – Việt: Viết theo quy tắc viết tên người

Việt Nam.

Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn…

b) Trường hợp phiên âm không qua âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách

đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành tố.

Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen, Phi-đen Cat-xtơ-rô…

III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ

1. Tên địa lý Việt Nam

a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, huyện, xã…)

với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo

thành tên riêng và không dùng gạch nối.

97

Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định, tỉnh Đắk Lắk…; quận Hải

Châu, huyện Gia Lâm, huyện Ea H’leo, thị xã Sông Công, thị trấn Cầu Giát…;

phường Nguyễn Trãi, xã Ia Yeng…

b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp

với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành

chính đó.

Ví dụ: Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ…

c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội.

d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển,

cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm v.v…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành

tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh.

Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy….

Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết

hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng.

Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long…

đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ

phương hướng kết hợp với từ chỉ phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả

các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo

bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì phải viết hoa các chữ

cái đầu mỗi âm tiết.

Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ, Nam Kỳ, Nam Trung Bộ…

2. Tên địa lý nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt

a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán Việt: Viết theo quy tắc viết hoa

tên địa lý Việt Nam.

Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh, Mỹ, Thụy Sĩ, Tây Ban Nha…

b) Tên địa lý phiên âm không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách

đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định

tại Điểm b, Khoản 2, Mục II.

Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen, Béc-lin…

IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam

Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức

năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Ví dụ:

98

- Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng; Ban Quản lý dự án Đê

điều…

- Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Ủy ban Đối ngoại của Quốc hội; Ủy ban Trung

ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Ủy ban về Các vấn đề xã hội của Quốc hội; Ủy

ban Nhà nước về Người Việt Nam ở nước ngoài;

- Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Ủy ban nhân

dân tỉnh Nam Định…

- Bộ Tài nguyên và Môi trường; Bộ Khoa học và Công nghệ; Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn; Bộ Công thương; Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Bộ

Thông tin và Truyền thông…

- Tổng cục Thuế; Tổng cục Hải quan; Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp

luật; Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục…

- Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam; Tổng công ty Hàng hải Việt Nam; Tổng

công ty Hàng không Việt Nam…

- Tập đoàn Dầu khí Việt Nam; Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt

Nam; Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam; Ngân hàng Ngoại thương Việt

Nam;…

- Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La; Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh; Ủy ban

nhân dân quận Ba Đình; Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản;…

- Sở Tài chính; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Xây dựng; Sở Kế hoạch và

Đầu tư; Sở Giáo dục và Đào tạo;…

- Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; Trường Đại học

Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; Trường Đại

học dân lập Văn Lang; Trường Trung học phổ thông Chu Văn An; Trường Trung

học cơ sở Lê Quý Đôn; Trường Tiểu học Thành Công;…

- Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

Viện Ứng dụng công nghệ;…

- Trung tâm Nghiên cứu Giáo dục dân tộc; Trung tâm Khoa học và Công nghệ

văn thư, lưu trữ; Trung tâm Triển lãm văn hóa nghệ thuật Việt Nam; Trung tâm Tư

vấn Giám sát chất lượng công trình;…

- Báo Thanh niên; Báo Diễn đàn doanh nghiệp; Tạp chí Tổ chức nhà nước;

Tạp chí Phát triển giáo dục; Tạp chí Dân chủ và Pháp luật;…

- Nhà Văn hóa huyện Gia Lâm; Nhà Xuất bản Hà Nội; Cổng Thông tin điện

tử Chính phủ;…

99

- Nhà máy Đóng tàu Sông Cấm; Nhà máy Sản xuất phụ tùng và Lắp ráp xe

máy; Xí nghiệp Chế biến thủy sản đông lạnh; Xí nghiệp Đảm bảo an toàn giao thông

đường sông Hà Nội; Xí nghiệp Trắc địa Bản đồ 305;…

- Công ty Cổ phần Đầu tư Tư vấn và Thiết kế xây dựng; Công ty Nhựa Tiền

Phong; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch và Vận tải Đông Nam Á; Công ty Đo

đạc Địa chính và Công trình;…

- Hội Nhạc sĩ Việt Nam, Hội Người cao tuổi Hà Nội, Hội Chữ thập đỏ Việt

Nam, Hội Nông dân Việt Nam…

- Vụ Hợp tác quốc tế; Phòng Nghiên cứu khoa học; Phòng Chính sách xã hội;

Hội đồng Thi tuyển viên chức; Hội đồng Sáng kiến và Cải tiến kỹ thuật;…

- Trường hợp viết hoa đặc biệt:

Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam; Văn phòng Trung ương

Đảng.

2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài

a) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết

tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam.

Ví dụ: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc

gia Đông Nam Á (ASEAN)….

b) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết

tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La – tinh nếu nguyên ngữ

không thuộc hệ La-tinh.

Ví dụ: WTO; UNDP; UNESCO; SARBICA; SNG….

V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC

1. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự

Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và

các từ chỉ thứ, hạng.

Ví dụ: Huân chương Độc lập hạng Nhất; Huân chương Sao vàng; Huân

chương Lê-nin; Huân chương Hồ Chí Minh; Huân chương Chiến công; Huân chương

Kháng chiến hạng Nhì; Huy chương Chiến sĩ vẻ vang; Bằng Tổ quốc ghi công; Giải

thưởng Nhà nước; Nghệ sĩ Nhân dân; Nhà giáo Ưu tú; Thầy thuốc Nhân dân; Anh

hùng Lao động; Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân;…

2. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu

Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể.

Ví dụ:

100

- Chủ tịch Hồ Chí Minh, Tổng thống V.V. Pu-tin, Đại tướng Võ Nguyên

Giáp,…

- Phó Thủ tướng, Tổng Cục trưởng, Phó Tổng Cục trưởng, Phó Cục trưởng,

Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn

phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Tổng thư ký…

- Giáo sư Viện sĩ Nguyên Văn H., Tiến sĩ khoa học Phạm Văn M….

3. Danh từ chung đã riêng hóa

Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong

một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng.

Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt

Nam),…

4. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm

Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm.

Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9; ngày Quốc tế Lao động 1-5; ngày Phụ nữ Việt

Nam 20-10; ngày Lưu trữ Việt Nam lần thứ Nhất,...

5. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại

Tên các sự kiện lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện

và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và

viết hoa chữ đó.

Ví dụ: Phong trào Cần vương; Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh; Cách mạng

tháng Tám; Phong trào Phụ nữ Ba đảm đang;…

Tên các triều đại: Triều Lý, Triều Trần,…

6. Tên các loại văn bản

Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất

tạo thành tên riêng của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể.

Ví dụ: Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng; Bộ luật Dân

sự; Luật Giao dịch điện tử;…

Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết

hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm

Ví dụ:

- Căn cứ Điều 10 Bộ luật Lao động…

- Căn cứ Điểm a, Khoản 1, Điều 5 Luật Giao dịch điện tử…

7. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí

Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo

101

Ví dụ: tác phẩm Đường kách mệnh; từ điển Bách khoa toàn thư; tạp chí Cộng

sản;…

8. Tên các năm âm lịch, ngày tiết, ngày tết, ngày và tháng trong năm

a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành

tên gọi.

Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hội, Mậu Tuất, Mậu Thân….

b) Tên các ngày tiết và ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo

thành tên gọi.

Ví dụ: tiết Lập xuân; tiết Đại hàn; tết Đoan ngọ; tết Trung thu; tết Nguyên

đán;…

Viết hoa chữ Tết trong trường hợp dùng để thay cho một tết cụ thể (như Tết

thay cho tết Nguyên đán).

c) Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm

tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số:

Ví dụ: thứ Hai; thứ Tư; tháng Năm; tháng Tám;…

9. Tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo

- Tên gọi các tôn giáo, giáo phái: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo

thành tên gọi.

Ví dụ: đạo Cơ Đốc; đạo Tin Lành; đạo Thiên Chúa; đạo Hòa Hảo; đạo Cao

Đài… hoặc chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi như: Nho giáo; Thiên Chúa

giáo; Hồi giáo;…

- Tên gọi ngày lễ tôn giáo: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành

tên gọi.

Ví dụ: lễ Phục sinh; lễ Phật đản;….