Neue Wege bei der Dokumentenerstellung und -archivierung aus SAP | BITKOM ECM-Forum auf der DMS Expo...
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Enterprise Content Management at its best
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Folie 1 |Folie 1 | © INVARIS Informationssysteme GmbH
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Neue Wege bei der Dokumentenerstellung und-archivierung aus SAP
INVARIS und H&S bringen Fachbereiche und IT zur Höchstform
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Folie 2 |
INVARIS Informationssysteme GmbH und H&S Heilig und SchubertSoftware AG haben auf der DMS EXPO in Stuttgart den Abschluss ihrerVertriebspartnerschaft bekannt gegeben.
Ab sofort wird H&S Heilig und Schubert dieSoftwarelösungen der INVARIS in ihr Produkt-portfolio aufnehmen und in der DACH Regionvertreiben.
Die Lösungen der beiden Hersteller arbeitennahtlos zusammen und decken gemeinsamzwei wesentliche Komponenten von Output-und Dokumenten-Management-Systemen ab.
INVARIS schließt Vertriebspartnerschaft mit H&S Heiligund Schubert
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H&SINVARIS
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Folie 3 |
ZielsetzungAufzeigen neuer Wege bei der Dokumentenerstellung und -archivierung aus SAP
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Extremalles in der IT
ITIT
ITIT
OMS welches für die Pflege nachSpezialisten mit ausgeprägten Pro-grammierkenntnisse verlangt:
Þ Überlastung der ITÞ lange ReaktionszeitenÞ IT kann sich nicht auf ihre
Kernaufgaben konzentrieren
IT FAFA
CD §
Effizienz durchAufgabenverteilung
Zentral verwaltetes OMS, welchesunabhängig von Office Produktenarbeitet und ohne Programmier-kenntnissen gepflegt werden kann:
Þ schnelle ReaktionszeitenÞ CD sichergestelltÞ Effizienz => niedrige Kosten
Extremalles in der FA
FAFA
FAFA
Dezentrale verwaltetes OMS, welchesauf Office Produkten basiert und reindurch die FA gepflegt wird
Þ n-facher PflegeaufwandÞ Qualitätsprobleme (CD)Þ FA kann sich nicht auf ihre
Kernaufgaben konzentrieren
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Folie 4 |
Umständlich,darum Reserveeinplanen! Das kann doch
nicht so langedauern?
Anforderungen von Corporate DesignKundendokumente mit mehr Pep, Farbe und Corporate Identity
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Folie 5 |
Das mussdoch einfacher
gehen!
Typische UmsetzungFarbe & Grafiken umgesetzt durch vorgedrucktes Briefpapier
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IT
IT
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Vorgedrucktes Briefpapier
Schwarz/Weiß-Druck aus SAP
Herausforderungen• SAPscript & SAP
Smartforms nicht wirklichauf Farbdruck ausgelegt
• d.h. im Regelfall istSchwarz/Weiß-Druck aufvorgedrucktem, farbigemBriefpapier im Einsatz
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Folie 6 |
That‘s it!
Wie könnte es sein!State of the Art Formular-Designer
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IT
IT
Vorlage
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Formular DesignerMenü
Beinhaltet:• Grafische Zeichenobjekte• Verarbeitung undSkalierung von Grafiken
• Hohe Farbtiefe• etc.
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Folie 7 |
Vorsicht,zuerst gründlichanalysieren! Das kann doch
nicht so langedauern?
Anforderungen der FachabteilungNachdruck von bereits versandten Formularen
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Folie 8 |
Typische UmsetzungFormular-Vorschau anstelle von archivierten Formularen
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IT
ITFachanwendung
Datensatz v1
UrsprünglichesDokument
≠
+Vorlage
AktuelleVorlage
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AktuellesBriefpapier
UrsprünglicheVorlage
+
UrsprünglichesBriefpapier
+
+ =
=
Erstdruck
Nachdruck
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Dokumenten-nachdruck
2013
2014
Datensatz v2
2
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Folie 9 |
AuswirkungenFormular-Vorschau anstelle von archivierten Formularen
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IT
IT
mlkv KG1010 Wien, Breitenberg 7
Tel.: +43 1 1234-312www.mlkv-kg.at
mlkv KG – UID: ATU12345678 – FN 1234567f – www.mlkv-kg.atBankverbindung: MeineBank BLZ: 61234 – Konto Nr.: 7.123.123IBAN: AT126123400007123123 – BIC/Swift: OPSSSWW
Erstdruck
mlkv AG1020 Wien,Messeplast 27a
Tel.: +43 1 1234-312www.mlkv-ag.at
mlkv AG – UID: ATU22334455 – FN 1234567f – www.mlkv-kg.atBankverbindung: @Bank BLZ: 57000 – Konto Nr.: 9.333.111IBAN: AT125700000009333111 – BIC/Swift: OOSSXWW
Nachdruck
Das mussdoch besser
gehen!
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Folie 10 |
That‘s it!
Wie könnte es sein!Archiv einführen und mittels Standard SAP ArchiveLink anbinden
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IT
IT
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4SAP
Archiv
Nachdruck
2
SAP
Archiv
Erstdruck
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Folie 11 |
Umständlich,darum Reserveeinplanen! Das kann doch
nicht so langedauern?
Anforderungen der FachabteilungBarcode soll auf bestehendes Formular aufgebracht werden
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Folie 12 |
Typische UmsetzungBarcode Definition umständlich
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Herausforderungen1. ABAP Customizing
erforderlicha. Neuen Zeichensatz
(Font) einrichtenb. Stil für bestehendes
Formular anlegenc. Barcodefenster in
Struktur einfügend. Barcode einfügene. Barcode Werte
bestückenIT
IT
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Folie 13 |
Typische UmsetzungPositionierungshilfen mangelhaft
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Das mussdoch einfacher
gehen!
IT
IT
Barcode-Fenster-Vorschau
Arbeits-
platz
Trial & Error-
Ansatz
Herausforderungen1. ABAP Customizing
erforderlich2. Barcode-Fenster-
Vorschau Hilft nicht beider Positionierung
3. Barcode in Druck-Vorschau nichtabgebildet
4. Drucker benötigtBarcode-Modul
5. Barcode positionierenmittels Trial & Error
Druck-Vorschau
Barcode?
BarcodeModul
Barcode-Modul
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Folie 14 |
That‘s it!
Wie könnte es sein!Barcode mittels GUI anlegen, bestücken, drehen und positionieren
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Logik Vorlage
Kopf Logo
Fuß
Seitenleiste
Formular Designer
Testdaten+ root
+ record1
+ field1
+ field2
+ record 2
…
Vorschau
Kopf Logo
Fuß
Seitenleiste
MenüBarcodeBarcode
Barcode
Barcode
Testdaten+ root
+ record1
+ field1
+ field2
+ record 2
…
Drag & DropIT
IT
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Folie 15 |
Vorsicht,zuerst gründlichanalysieren! Das kann doch
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Anforderung der FachabteilungBestehendes Formular via E-Mail verschicken
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@
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Folie 16 |
Das mussdoch irgendwie
gehen!
Typische HerausforderungenBriefpapier kann nicht hinterlegt werden
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IT
IT
Hinterlegtes Briefpapier
fehlt in der Email!
@
Kopf?
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Folie 17 |
That‘s it!
Wie könnte es sein!Hinterlegen des Briefpapiers einfach an Bedingung knüpfen
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Logik+ IF „E-Mail“
+ Kopf
+ Logo
+ Seitenl.
+ Fuß
+ End
+ Brieftext
Vorlage
Kopf Logo
Fuß
Seitenleiste
Formular Designer
Testdaten Vorschau
Menü
Kopf Logo
Fuß
Seitenleiste
IT
IT
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Folie 18 |
Vorsicht,zuerst gründlichanalysieren! Das kann doch
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Anforderung der FachabteilungBestehendes Formular mit alternativer Fachanwendung verwenden
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Fachan-wendung
#2
SAP
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Seitenleiste
Vorlage
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Folie 19 |
Typische UmsetzungOMS zu stark verlinkt mit der Fachanwendung
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Das mussdoch irgendwie
gehen!
IT
IT
SAP Output Management nicht für dieVerwendung mit anderen Fach-anwendungenvorgesehen
SAP
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Fuß
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Vorlage
Bestehendes SAP OMS
X
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Folie 20 |
That‘s it!
Wie könnte es sein!OMS unabhängig von der Fachanwendung
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SAPKopf Logo
Fuß
Seitenleiste
Vorlage
Fachan-wendung #2
Fachan-wendung #nIT
IT
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Folie 21 |
Vorsicht,zuerst gründlichanalysieren! Das kann doch
nicht so langedauern?
Anforderung der FachabteilungInteraktive Texterfassung
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Q W E R T Z U
A S D F G H J K
Y X C V B N M
I O P
L Ö Ä
, . -
Alt GrAltStrg
> <↑ ↑
Strg
↑ Lock
↔ Ü Enter
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WYSIWYG Bearbeitung
InterInteraktiveInteraktive TextInteraktive TexterfasInteraktive Texterfassung
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Folie 22 |
Das mussdoch irgendwie
gehen!
Typische HerausforderungenInteraktive Textbearbeitung in SAP nicht vorgesehen
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IT
ITInteraktive Textverarbeitung imStandard SAP OMS nichtvorgesehen!
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Folie 23 |
That‘s it!
Wie könnte es sein!Texteingabe Parameter bereits Teil der Vorlagendefinition
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IT
IT
Vorlage
Kopf Logo
Fuß
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Formular DesignerMenü
<Datum>
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Folie 24 |
Erfolgskriterien für ein effektives OMS• OMS unabhängig von SAP
• Strikte Aufgabenverteilung zw. SAP & OMS, d.h.- Datenbeschaffung in SAP & Formularaufbereitung im OMS
- Integration zwischen SAP & OMS auf XML und nicht auf RDI Basis
• Zentrale Design- und Ressourcenverwaltung für:- Hell- & Dunkelverarbeitung
- Formulare, Einzel- & Massendokumente
- mehrere Sprachen & Mandanten
- unterschiedliche Ausgabekanäle
• State of the Art Vorlagendesign-Tools
• Effektives Archiv-System, angebunden über SAP ArchiveLink
Zusammenfassend
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Folie 25 |
Beispiel ImplementierungZentrale Vorlagenverwaltung und State of the Art Design-Tools
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OMS
SAP Kernsystem
Druckprogramm
WSI
Vorlagen
Formularaufruf
EPO Connector
Formular-Vorschau
WYSIWYG Bearbeitung
Datenbeschaffung (ABAP)
FachanwendungFachanwendungFachanwendung xyz
SAP
GUI
Dokumenten-produktion/Versand
Archiv
DesignerVorlage
TestdatenBausteine
LayoutLogik
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Folie 26 |
SAP
GUI
Beispiel ImplementierungFormular-Vorschau & -Bearbeitung nahtlos integriert
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OMS
SAP Kernsystem
Druckprogramm
WSI
Vorlagen
Formularaufruf
EPO Connector
Formular-Vorschau
WYSIWYG Bearbeitung
4. PDF/DDO
3. XML
Datenbeschaffung (ABAP)
FachanwendungFachanwendungFachanwendung xyz
Dialog
1
6
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Dokumenten-produktion/Versand
Archiv
Designer
2
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Folie 27 |
Beispiel ImplementierungMulti-Format- & Mutli-Kanal-Ausgabe mit Anbindung ans Archiv
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SAP
GUI
OMS
SAP Kernsystem
Druckprogramm
WSI
Vorlagen
Dokumenten-produktion/Versand
Archiv
Formularaufruf
EPO Connector
Formular-Vorschau
WYSIWYG Bearbeitung
8. XML
Datenbeschaffung (ABAP)
FachanwendungFachanwendungFachanwendung xyz
7
Kopf Logo
Fuß
Seitenleiste
10. PDF
9
10
Kopf Logo
Fuß
Seitenleiste
Kopf Logo
Fuß
Seitenleiste
Designer
11. PDF
12. ArchiveLink
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Folie 28 |
So finden Sie uns auf der Messe!H&S Heilig & Schubert Software AG
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Halle 5Stand C41Halle 5
Stand C41
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Folie 29 |
Danke für Ihre Aufmerksamkeit!
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INVARIS Center, A-7000 Eisenstadt
Tel: +43 (0) 2682 / 64 000-314
Mobile: +43 (0) 676 / 846 407-314
www.invaris.com
Ing. Mag. DIETER SCHMIDTSolution Sales
m. +43 676 4372712
Jochen DitterichSales
Vortragsvideo und weitere Informationen unter:
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