NEKK - Beställning till betalning Stormöte

NEKK - Beställning till betalningStormöte Lokala projektledare och Representanter i förvaltningsledning

2013-03-14

Dalheimers hus

Syftet med dagen är att få en bild av…

• kommande utrullningsprocess med utrullningsgrupper och tidpunkter.

• hur utbildningsprocessen ser ut och förvaltningens arbete med att utbilda användarna.

• hur beställningar kommer att göras med formulär och hur abonnemang används för återkommande fakturor.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314 2

Deltagare från projektet här idag


Birgitta Alö

Charlotta Martinsson

Fredric Holm

Lars Ljungblom

Lisa Manhof

Marie Karlsson

Per Svensson

Stefan Wassenius

Åse Nielsen

Agenda

• Inledning

• Kommunleasing – arbetssättet efter införandet av Winst 2.0

• Rollerna i Winst 2.0

• Utrullning och utbildning – principer och plan

• Dialog och fika

• Systemvisning Winst 2.0 – Abonnemang och formulärbeställningar

• Att börja arbeta med nu

• Sammanfattning och nästa steg

4NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Reflektion från dialogen på stormötet 28/2


• Förändrat beteende - beställningar läggs i Winst och vi lyfter inte längre luren.

• Förstärker styrning och uppföljning av inköpsprocessen.

• Alla behöver kunna konteringen.• Lättare att följa lagen och vi gör rätt

redan från början.• Kan krävas organisationsförändringar, då

arbetsuppgifter förändras.• Förändrat arbetssätt för kontroller.• Centraliserat inköp medför färre

direktupphandlingar utanför avtal

Hur påverkar det förnyade arbetssättet vårt dagliga arbete?

• Information, kommunikation och utbildning

• Se över nuvarande beställar-organisation och rutiner. Färre beställare.

• Rikta informationen till inköps-organisationen

• Se över befintligt attestregelmente

Hur kan vi redan nu förbereda förvaltningen på den kommande

förändringen?

Vad vi parkerade sist…

Hanteras på stormötet den 19 april

• Kontroller/Attest/Attest av egna kostnader

• Datumhantering/Bokföringsdatum – Stängningstabell och kontering vid bokslut

• Lokala systemadministratörer – Hur kommer de att arbeta i Winst 2.0?

• Elektronisk rekvisition

Hanteras på stormötet den 17 maj

• Entreprenader – Hur kommer de hanteras i Winst 2.0?

• Framtida inköpsorganisation på förvaltningen

• Framtida förvaltarorganisation och support


Agenda

• Inledning




• Dialog och fika





Process för hantering av beställningar/fakturor via KLAB - Långsiktig målbild

1. Beställning med fakturaadress KLAB görs i Winst, Beställning attesteras i Winst

2. Order skickas till KLAB via filöverföring

3. KLAB registrerar avtal i Weblisa

4. KLAB skickar order till leverantör, med tillägg av leasingavtalsnummer

5. Leverans till förvaltning, Förvaltning leveranskvitterar i Winst – information skickas till Weblisa via integration

6. Faktura skickas till KLAB

7. KLAB attesterar faktura utifrån leveranskvittens

8. (Förvaltning meddelar när det är dags att påbörja hyresdebitering - ev.)


Process för hantering av beställningar beställningar/fakturor via KLAB – fas 1

1. Förvaltning beställer leasingavtal i WebLisa, som skall bekräftas av undertecknare

2. Förvaltning gör sin beställning i Winst, Beställningen attesteras i Winst

3. KLAB får en faktura som skall vara märkt med leasingavtalsnummer samt kundens mottagarkod. Om fakturan saknar leasingavtalsnummer och/eller kundens mottagarkod i Weblisa kommer fakturan att sändas till förvaltningens leasingsamordnare som åtgärdar

4. KLAB presenterar fakturan i WebLisa är skall fakturan leveransbekräftas

5. Förvaltningen meddelar leverans även i Winst

6. Förvaltning meddelar i WebLisa när det är dags att påbörja hyresdebiteringen


Beställningar görs i Winst

•Processen förordas av referensgruppen och stödjer den långsiktiga målbilden.

•Piloterna deltar i utvärderingen av processen.

•Efter utvärdering kan beslut omprövas.


Agenda

• Inledning




• Dialog och fika





Användare på förvaltningen

•Skapar och konterar beställning

•Leveranskvitterar•Granskar och hanterar faktura vid avvikelse mellan order och faktura

•Vissa utsedda beställare kan genomföra förnyad konkurrensutsättning

Beställare

•Granskar, konterar och hanterar en faktura, som ej föregås av en beställning/order (vild faktura)

•Granskar och hanterar faktura vid avvikelse mellan abonnemang och faktura

Fakturagranskare

• Attesterar beställning• Attesterar faktura utan order• Attesterar faktura vid avvikelse mot order/abonnemang.

•Attesterar abonnemang (ej i Winst)

Attestant

•Den som har gjort beställningen får hantera fakturan vid avvikelse

•Beställare är också fakturagranskare

•Kan se sina beställningar/ordrar och tillhörande fakturor

• Faktura utan order styrs med mottagarkod

•Fakturagranskaren kan skicka faktura vidare till annan användare för kontroll innan godkännande eller överlåta rätten att godkänna.

•Kan se sina fakturor

•Styrs utifrån ansvaret enligt attest- och organisationsträd i Nekksus

•Om kontering sker på flera ansvar så sker attest i sekvens

•Kan se sina attesterade fakturor

Beställning eller faktura med avvikelse mot order

Faktura utan order eller abonnemang med avvikelse


Lokal fakturaadministratör

Fakturahantering i Winst • Hanterar fakturor utan giltig referens/mottagarkod • Hanterar fakturor med felaktig kontering i konteringskontrollen

• Hanterar fakturor där moms har justerats vid konteringen

• Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar

• Kan se förvaltningens alla fakturor och ordrar

Övriga uppgifter – utanför Winst• Utbildning och användarsupport• Upplägg av utbetalningsmottagare i PC-lev

Lokal fakturaadministratör(alla /merparten på ekonomiavdelningen)


Lokal systemförvaltare

Fakturahantering i Winst • Hanterar fakturor utan giltig referens/mottagarkod • Hanterar fakturor med felaktig kontering i konteringskontrollen

• Hanterar fakturor där moms har justerats vid konteringen

• Påminner och följer upp förvaltningens fakturor/ordrar• Kan se förvaltningens alla fakturor och ordrarAdministration i Winst • Användaradministration, nyupplägg och underhåll • Administration av mottagarkoder• Lägger upp lokala avtal, kataloger och forumlär• Lägger upp och underhåller abonnemang• Administrerar avvikande mappning av UNSPSC och konto

• Registrerar delegeringar

Övriga uppgifter – utanför Winst• Utbildning och användarsupport• Anmäler ärenden till central systemförvaltning• Underhåller attestträdet i Nekksus – separat behörighet i Nekksus

Lokal systemförvaltareFåtal personer per förvaltning (ekonomiavdelning/upphandlingsavdelning)


Central fakturaadministratör

Fakturahantering i Winst•Hanterar fakturor som inte kan kopplas till en leverantör

•Hanterar fel vid formaliakontroll av fakturor (Fakturainformation måste kontrolleras)

•Makulerar fakturor och ändrar förfallodag utifrån kommentar av granskare/attestant (Fakturainformation måste kontrolleras)

•Kan se hela stadens fakturor

Övriga uppgifter•Upplägg av nya leverantörer/betalningsmottagare i Horisonten/Scannit

Central fakturaadministratör (Levgruppen)


Central systemförvaltare

Fakturahantering (Behörighet men skall inte löpande göras.)

•Kan hantera alla fakturor oavsett status

Administration•Underhåller stängningstabell och hanterar perioder•Administration av gruppstruktur och roller enligt gemensamma principer

•Underhåller grunddata för organisation enligt gemensamma principer

•Lägger upp centrala och lokala sambandskontroller•Administrera fakturaleverantörsregister enligt gemensamma principer

•Underhåller grunddata för ordermatchning•Registrerar och tilldelar nya adresser.•Användaradministration, nyupplägg och underhåll •Administration av mottagarkoder

•Lägger upp lokala avtal, kataloger och formulär•Lägger upp och underhåller abonnemang•Administrerar avvikande mappning av UNSPSC och konto

•Registrerar delegeringar

Övriga uppgifter•Felsökning/Felhantering av integrationer•Felsökning av kommunikation med leverantör (EDI)•Support till lokala systemförvaltare•Kan se hela stadens fakturor och ordrar

Central systemförvaltare


Agenda

• Inledning




• Dialog och fika





Strategi för utrullning och utveckling

Mål och omfattningfas 1

Fas 1Maj 2014

Fas 2Nya förutsättningar baserat på gemensamma lösningar

Fas 3

Nya glasögon- nya insikter

Förändringsprocess

Skapaeffekt i verksamheten

”Utvecklingslogg”


UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING

Utrullningsprocessen 1)

Stormötenför gemensam

information, och dialog

Utrullningsplan Uppstartsmöteper grupp

av förvaltningarCa 3-4 mån före

driftstart

Uppföljnings-möte

per gruppav förvaltningarCa 2 mån före

driftstart

Central utbildningav lokala

utbildare och systemadmin. Ca 1-2 mån

före driftstart

Lokal utbildninggenomförs av

lokala utbildare

Välkomstbrevtill användare

Driftsstartper grupp avförvaltningar

?Kommunikation

Frågor ochutvecklingsförslag

Nyhetsbrev

Uppföljningav mål

per förvaltning

Lokal uppsättningoch

förberedelser


förberedelser

1 ) Piloterna genomgår samma process men också

ett kontinuerligt samarbete

med projektet samt tydlig utvärdering


Inriktningsprinciper för utrullning

Utgångspunkter

• Gemensam utrullningsprocess för alla

• Successivt lärande för förvaltningarna.

• Parallellt arbete med ordermatchning, abonnemang och organisationen kring inköp.

• Minimera negativa konsekvenser för leverantörer

• Utrullning enligt tidplan för projektets fas 1

• Hänsyn till arbetsbelastning vid årsbokslut.

• Obligatorisk för samtliga förvaltningar, förutom Kretslopp och Vatten.

Stegvis utrullning

• Inleds med tre pilotförvaltningar + utvärdering

• Agera ambassadörer för ett förändrat arbetssätt

• Utrullningsgrupper formas utifrån förvaltningars gemensamma behov, karaktär och storlek.

• Arbetspaket och instruktioner som förvaltningen hanterar under utrullningsprocessen.


Inriktningsprinciper för utrullning

Systemadministration och support

• Projektet tar huvudansvar för uppsättning av Winst 2.0. Sen successiv överlämning till central och lokal systemadministration.

• Projektet tar huvudansvar för att säkerställa supportorganisationen under utrullningen.

• Framtida centrala systemförvaltare deltar under utrullningsprocessen för att skapa goda förutsättningar för sin linjeroll.

Förvaltningen leder det lokala införandet

• Förvaltningen ansvarar för att införa det förändrade arbetssättet.

• Lokal projektledare leder till lokala införandet på förvaltningen.

• Förvaltningarna tar i samråd med projektet fram mål för införandet av nytt arbetssätt under fas 1.


Tidplan utrullning

jan feb aprilmarsokt dec febr apr juni augsept nov jan mars maj juli sept

2012 2013

okt decnov maj juni

2014

Konfigurering

Integrationer

Acceptanstest

Pilot

Konfigurering

Integrationer

Pilotdrift

Utrullningsgrupp 1

Test

Central utbildning Projektet utbildar CSF, LSF och utbildare under hela projektet

Effektiva processer Ordermatchning, abonnemang, organisation för inköp

Central projektledning Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation

Justeringar

Över-lämning

fas 1

Utrullningsgrupp 2

Utrullningsgrupp 3

Utrullningsgrupp 4

Utrullningsgrupp 5

Förberedelser

UtrullningFörberedelser






Utrullningsgrupper

Arkivnämnden

Färdtjänsten

Konsument och medborgarservice

Miljöförvaltningen

Stadsrevisionen

Valnämnden

Överförmyndarnämnden

Grupp 1 – November 2013

SDN Askim-Frölunda-Högsbo

SDN Norra Hisingen

SDN Västra Göteborg

SDN Örgryte-Härlanda

Social resursförvaltning

Grupp 2 – Februari 2014

SDN Centrum

SDN Lundby

SDN Majorna-Linné

SDN Västra Hisingen

SDN Östra Göteborg

Grupp 3 – Mars 2014

Kulturnämnden

Park- och Naturförvaltn.

Stadsbyggnadskontoret

Utbildningsförvaltningen

Grupp 4 – April 2014

Fastighetskontoret (N205)

Finansförvaltningen

Idrotts- och Föreningsförv.

Lokalnämnden

Stadsledningskontoret

Trafikkontoret

Vuxenutbildnings-förvaltningen

Grupp 5 – Maj 2014

Fastighetskontoret (N200)

Intraservice

SDN Angered

Piloter

• 83 000fakturor per år

• 500beställare

• 1 000fakturagr.


• 260 beställare

• 260 fakturagr.


• 1900beställare

• 2 100fakturagr.


• 625 beställare

• 1100 fakturagr.


• 700 beställare

• 900 fakturagr.


• 2 300 beställare

• 1 900fakturagr.


UTBILDNING GO LIVE/DRIFTSTART KOMMUNIKATION & UPPFÖLJNING

Utrullningsprocessen 1)

Stormötenför gemensam

information, och dialog

Utrullningsplan Uppstartsmöteper grupp

av förvaltningarCa 3-4 mån före

driftstart

Uppföljnings-möte

per gruppav förvaltningarCa 2 mån före

driftstart

Central utbildningav lokala

utbildare och systemadmin. Ca 1-2 mån

före driftstart

Lokal utbildninggenomförs av

lokala utbildare

Välkomstbrevtill användare

Driftsstartper grupp avförvaltningar

?Kommunikation

Frågor ochutvecklingsförslag

Nyhetsbrev

Uppföljningav mål

per förvaltning


förberedelser


förberedelser

1 ) Piloterna genomgår samma process men också

ett kontinuerligt samarbete

med projektet samt tydlig utvärdering


Inriktningsprinciper för utbildning

Utgångspunkter

• Viktig del i lärandeprocessen för nytt arbetssättet.

• Omfattar samtliga delar i processen

• Train the trainer-metodik

• Central utbildning genomförs av projektet - lokal systemförvaltarutbildning och lokala utbildare.

• Projektet tar fram utbildningsmaterial och Datorhjälpen

• Förvaltningarna kommer inte få tillgång till Winst 2.0 innan införandet.

Stegvis utbildning

• Utbildningen genomförs stegvis för att möjliggöra bättre lärande samt dialog/uppföljning om erfarenheter.

• Central utbildning sker före driftsättning genom bildspel, systemutbildning i testmiljö och datorhjälpen.

• Lokal utbildning sker i produktionsmiljö med användarens fakturor och beställningar vid driftsättning.


Inriktningsprinciper för utbildning

Projektets rekommendation för lokal utbildning

• Fokusera på fakturahanteringen för att säkerställa betalningar och övergången från Gasell.

• Användare i Winst 2.0 ska vara utsedda användare som har genomgått utbildning.

• För SDN och större förvaltningar rekommenderas att genomföra fyra utbildningsmoment med följande fokus:

1. Övergripande utbildning om förändrat arbetssätt och organisation.

2. Fakturahantering

3. Beställning

4. Uppföljning


Central utbildning

Lokal systemförvaltarutbildning Projektets utbildning av lokala utbildare

6 veckor innan driftstart 6 veckor innan driftstart

Målgrupp Lokala systemförvaltare Lokala utbildareLokala systemförvaltare

Syfte Ge förvaltningens lokala systemförvaltare förståelse för systemets uppbyggnad och för det nya arbetssättet.

Lära de lokala utbildarna de delar som de ska utbilda användarna i.

Medverkande från förvaltningen

2-4 2-8

Omfattning • Administration • Beställning• Fakturahantering• Roller• Nytta och mål• Processer och principer• Inköpspolicy• Internkontroll och attest

• Genomgång utbildningsmaterial • Beställning• Fakturahantering• Nytta och mål• Processer och principer• Inköpspolicy• Internkontroll och attest

Tidsåtgång 4 timmar vid två tillfällen 4 timmar + 2 timmar

Ansvarig Projektet tillsammans med UHB och SLK Projektet tillsammans med UHB och SLK


Rekommendation – lokal utbildning

Utbildning 1 Utbildning 2 Utbildning 3 Uppföljning

2-3 veckor innan driftstart Vid driftstart +1 vecka 3-4 veckor efter driftstart 5-6 veckor efter driftstart

Målgrupp Samtliga användare i Gasell och Winst 1.0 & 2.0)

Befintliga användare i Gasell och Winst 1.0

Beställare i Winst 2.0 Samtliga användare

Syfte Skapa gemensamma bilder och förståelse för det förändrade arbetssättet.

Lära användarna Winst 2.0 för att säkerställa betalningar och nuvarande beställningsflöden.

Lära användarna att arbeta med beställningar enligt ny process för att uppnå önskad nytta.

Lärdomar , erfarenhetsutbyte och identifiera utvecklingsområden.

Omfattning • Bakgrund, mål och nytta• Inköpspolicy, internkontroll

och attest• Systemvisning

• Fakturahantering • Beställning • Attest

• Övergångshantering• Utbildningsmaterial • Datorhjälpen

• Systemutbildning• Fakturahantering• Attest• Beställning

• Inköpspolicy, internkontroll och attest•Systemutbildning

• Beställning

• Repetition • Utvärdering

Tidsåtgång 4 timmar för varje tillfälle 2 timmar för varje tillfälle i mindre grupp

2 timmar för varje tillfälle i mindre grupp

2 timmar för varje tillfälle

Ansvar Förvaltningen Förvaltningen Förvaltningen Förvaltningen


Agenda

• Inledning




• Dialog och fika





Dialog

30

a) Utrullningsplan – Hur kan vi på förvaltningen planera och organisera det praktiska arbetet för att säkerställa ett bra införande?

b) Utbildningsplan – Hur kan vi på förvaltningen planera och organisera det praktiska arbetet för att säkerställa en bra utbildning?

30 minuters dialog. En fråga per bord.Dokumentera de tre viktigaste slutsatserna per fråga.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Agenda

• Inledning




• Dialog och fika





Formulärbeställningar i Winst

• Beställningar av tjänster

• Beställningar där det inte finns produktkatalog

• Kompletterande beställningar där produkten finns hos leverantör men inte i produktkatalog

32NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 20130314

Formulär, Glasögon


Formulär, Boende för psykiskt funktionshindrade


Enkelt beställningsformulär


Orderkopia formulär Glasögon


Orderkopia formulär Boende


Abonnemang

• Återkommande fakturor med samma belopp

• Automatmatchning inom fastställda belopp

• Automatkontering

• Läses in via excelfil


Registrering av abonnemang


Kontering av abonnemang


Agenda

• Inledning




• Dialog och fika





Att börja arbeta med redan nu

• Rensa utgångna attesträtter i Gasell

• Registrera personnummer/organisationsnummer på betalningsmottagare i Pc-lev


Rensa utgångna attesträtter

Under Behörigheter, och förslagsvis Roller finns Knappen Attesträtt. Där kan man välja Rensa utgångna attesträtter och då rensas de rader bort där tiden gått ut (för de användare som man bockat för i vyn).

Under vyn Förändringar loggas de borttag som gjorts.

Sökning där kan göras per användare eller datumet när rensningen gjordes.


Logg efter rensning utgångna attesträtter


Registrera personnummer/organisationsnummer på betalningsmottagare i Pc-lev

• I nytt ekonomisystem kommer person- eller organisationsnummer att vara en obligatorisk uppgift på betalningsmottagare/leverantörer. Uppgiften ska finnas för att vi ska kunna säkerställa att betalningar går till rätt betalningsmottagare.

• Möjligheten att registrera uppgiften finns redan i dagens system, eftersom det är ett omfattande arbete med att registrera uppgiften på varje betalnings-mottagare är det lämpligt att redan nu registrera dessa uppgifter.

• Detta arbete ska vara klart till juni 2013, då en ny version av Pc-lev kommer som kräver registrering av personnummer och organisationsnummer.


Registrera personnummer/organisationsnummer på betalningsmottagare i Pc-lev

Gå in i Pc-lev via översiktsbilden för grupper

Sortera efter överföringsdatum per grupp eller visa alla.

Välj ut de betalningsmottagare som är aktuella för utbetalningar framgent.


Registrera person- och organisationsnummer i Pc-lev


Agenda

• Inledning




• Dialog och fika





Besök hemsidan för att få mer information

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

Här finns t ex:

• Information om projektet

• Kontaktuppgifter

• Material från våra stormöten

• Informationsmaterial att använda på förvaltningen

• Här kommer även publiceras information inför och under utrullningen

• Frågor och svar

• Speciell sida för LPL är under utformning


https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

Kommande möten

• 19/4, kl 9-12: Maskinhallen, Elyseum

• Kontroller/Attest/Attest av egna kostnader

• Datumhantering/Bokföringsdatum - Stängningstabell

• Lokal systemadministratörer – Hur kommer de att arbeta i Winst 2.0?

• Elektronisk rekvisition

• 17/5, kl 9-12: Maskinhallen , Elyseum


TACK FÖR IDAG!


NEKK - Beställning till betalning Stormöte

Documents

Transcript of NEKK - Beställning till betalning Stormöte