NC´S Y AC´S.ppt

8/18/2019 NC´S Y AC´S.ppt

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Formación de Auditores

DENT F CAC ÓN DE HALLAZGOSY

ACC ONES CORRECT VAS


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DIRIGIDO A

(. )ersonal responsable de asegurar el establecimiento, documentación, implementación y certificación del *istema de +estión de la calidad, así como su mantenimiento,

. )ersonal #ue realice auditorías al *istema de +estión de la 'alidad

REQUISITOS PREVIOS

El participante debe conocer e interpretar los re#uisitos de la norma "*- //( ///, así como tener losconocimientos acerca de la documentación re#uerida por dicho sistema.

DURACIÓN(0 h


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CONTENIDO

1 Introducción .................................................................................................................. 6

1 od!"o d! un Si#t!$% d! G!#tión d! "% C%"id%d &%#%do !n 'roc!#o# .................... (

1 T)cnic%# d! E*%"u%ción d! "% Con+or$id%d ..............................................................

1 T)cnic%# d! !ntr!*i#t% dur%nt! un% %uditor-% ......................................................

1 Id!nti+ic%ción / c"%#i+ic%ción d! 0%""%12o# ........................................................

1 R!d%cción d! 4%""%12o# d! Auditor-% .....................................................................3

1 E"!$!nto# n!c!#%rio# '%r% c!rr%r No Con+or$id%d!# ............................................ 7

1 No Con+or$id%d!# / T)cnic%# d! In*!#ti2%ción d! C%u#%# ....................................

1 Accion!# Corr!cti*%# ......................... ..................................................................... 1 S!2ui$i!nto d! Accion!# Corr!cti*%# ........................................................................ 6

1 V!ri+ic%ción / Ci!rr! d! No Con+or$id%d!# / Accion!# Corr!cti*%# ....................... 8

1 Conc"u#ion!# .............................................................................................................


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1 Un% Auditor-% !# !" 'roc!#o sistem%tico e independiente y documentado para obtenerE*id!nci% d! "% %uditor-%y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar lae2tensión en #ue se cumplen losCrit!rio# d! Auditor-%.

1 3as Auditorías de *istemas de +estión son nuevas técnicas en el esfuerzo porcumplir con las necesidades #ue demanda el mercado actual.

1 *on una poderosa herramienta de la Alta &irección para conocer #ué tan efectiva essu organización.

1 4 se convierte en una parte esencial de las actividades de evaluación de laconformidad para conseguir la certificación de una organización.

NTRODUCC ÓN


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6.1 Inicio de Auditoría

6.2 Revisión de laDocumentación

6.3 Preparación de las Actividades de Auditoría

IN SIT

6.! Preparación" apro#ación$ distri#ución del in%orme

de la auditoría

6.6 &inali'aciónde la auditoría

6.( Reali'ación de las Actividades de Se)uimiento

de la Auditoría

6.* Reali'ación de las Actividades de Auditoría

IN SIT

ACT V DADES TÍP CAS DE AUD TORÍA(consid !"cion s#

L !"#! $% V%& ' (#( )*+ P #*%! $% M-%!"&%.

R% - ! ".! +$.(-0%*".! $%

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O12%" 3., A (#*(% +C& "%& .!

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3%& ' (#( )* + ( %&&% $%#(( .*%! + A-$ ".& #


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INICIO DE LA AUDITOR:A;

Objetivos: Definen qué es lo que se va a lograr con la auditor a!

"lcance: Describe la e#tensi$n % los l &ites de la auditor a!

'riterios: (on una referencia frente a la cual se deter&ina laconfor&idad % )ueden incluir )ol ticas! )rocedi&ientos! nor&as!le%es! regla&entos! requisitos del (*! requisitos contracturales oc$digos de conducta de los sectores industriales o de negociosa)licables+

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN;Durante la revisi$n se debe to&ar en cuenta! el ta&a,o! lanaturale-a! la co&)lejidad de la organi-aci$n! objetivo % alcance+

.n esta eta)a se deter&inan los requisitos a auditar /criterios0


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PREPARACIÓN DEL PLAN DEAUDITOR:A(e deben considerar dentro del lan todos loscriterios as co&o los docu&entos dereferencia+

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOSDE TRABAJO

os necesarios co&o referencia % registrso deldesarrollo de la auditor a:a0 istas de erificaci$n! b0 lanes de uestreo de la "uditor a

c0 ojas de rabajod0 istas de asistencia!e0 or&atos de 9 ';s!f0 .tc+


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Formación de AuditoresREALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITOR:AIN SITU

a0 =euni$n de ")ertura: 'onfir&aci$n del lan de "uditor a /objetivos!

alcance % criterios0

a0 'o&unicaci$n durante la "uditor a: .ntrevistas! observaci$n!co&unicaci$n )er odica de resultados al auditado+

b0 =eco)ilaci$n % verificaci$n de la infor&aci$n: =evisi$n de docu&entos através de un &uestreo a)ro)iado de acuerdo

c0 *eneraci$n de >alla-gos de auditor a: .valuaci$n de la evidencia frente alos criterios ? alla-gos /de confor&idad o no confor&idad0 % notificaci$nal auditado+

d0 re)araci$n de las conclusiones de auditor a: Docu&entaci$n de alla-gos

e0 =eali-aci$n de la =euni$n de 'ierre: 9otificaci$n de alla-gos!conclcusiones de aud tor a % solicitud de los )lanes de acci$n delsegui&iento


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PREPARACIÓN9 APROBACIÓN : DISTRIBUCIÓN DEL IN;OR E DE AUDITORACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUI IENTO DE UNA AUDITOR


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Formación de AuditoresRECOP LAC ÓN Y VER F CAC ÓN DE LA NFORMAC ÓN

Durante la auditor a es conveniente reco)ilar0%$ #*"% -*0-%!"&%. #9&.9 #$. la infor&aci$n )ertinente %verificarla de acuerdo a los objetivos! alcance % criteriosde la &is&a! inclu%endo la infor&aci$n relacionada entrefunciones! actividades % )rocesos+

(olo la infor&aci$n que es verificable )uede considerarseevidencia de la auditor a! % esa evidencia debe seregistrada+

a evidencia de la auditor a se basa en &uestras deinfor&aci$n dis)onible /grado de incertidu&bre0 % alconcluir se debe considerar+

E" t%$%?o d!" $u!#tr!odebe ser decidido por el auditor, deacuerdo al universo y est% basado en la documentación del *+',buscando las siguientes car%cterísticas

7erificar #ue la documentación e2iste.7erificar su transmisión y control.7erificar su conocimiento y aplicación por parte del auditado7erificar la generación de registros y su legibilidad,7erificar #ue estén completos y tengan nombres y firmas.7erificar #ue los registros sean controlados.

&uentes de In%ormación

Recopilación medianteun muestreo apropiado

$ veri%icación

+valuación %rente a los,riterios de Auditoria

Revisión

,onclusión de la Auditoria

Entrevistas

Observación de actividadesRevisión de Documentos

Hallazgos de la Auditoria

Evidencia de la Auditoria


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Formación de AuditoresFUENTES DE NFORMAC ÓN

as fuentes de infor&aci$n seleccionadas )ueden variar de acuerdocon el alcance % la co&)lejidad de la auditor a % )ueden incluirE

#< E*"&%3 !"#!con e&)leados % con otras )ersonas!1< O1!%&3#( )* de las actividades! del a&biente de trabajo %

condiciones circundantes!(< R%3 ! )* $% D.(-0%*".! tales co&o: )ol tica! objetivos!

)lanes! )rocedi&ientos! nor&as instrucciones de trabajo!licencias! )er&isos! es)ecificaciones! )lanos! contratos! )edidos!etc+

$< R% !"&.!tales co&o: de ins)ecci$n! actas de reuni$n! infor&esde auditor a! )rogra&as de segui&iento! resultado de&ediciones! =esF&enes de datos! anGlisis e indicadores dedese&)e,o! @nfor&aci$n sobre los )rogra&as de &uestreo delauditado sobre los )rocedi&ientos )ara el control de los

)rocesos de &uestreo % &edici$n! @nfor&es de otras fuentes! )oreje&)lo! retroali&entaci$n del cliente! otra infor&aci$n )ertinente de )artes e#ternas % calificaci$n de los )roveedores!Hase de datos infor&Gtico % sitios de internet+

http://www.freeimageparking.com/images/slpxsqrdknkwcdhdkgpc.jpghttp://www.freeimageparking.com/images/slpxsqrdknkwcdhdkgpc.jpg


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Formación de AuditoresT$CN CAS DE ENTREV STAS DURANTE UNA AUD TORÍA

as entrevistas son uno de los &edios i&)ortantes )ara reco)ilar infor&aci$n% se deben de llevar a cabo de &anera que se ada)ten a la situaci$n % a las )ersonas entrevistadas! )er&ite deter&inar el conoci&iento que tiene elentrevistado de sus )rocesos % docu&entos a)licados+

"segurarse de fijar los objetivos de la entrevista! deter&inar tie&)o! )reguntar en for&a clara % )recisa! to&ar notas! )restar total atenci$n alentrevistado! )reguntar si el entrevistado desea co&entar algo! infor&arresultado de la entrevista+

Durante las entrevistas considerar lo siguiente:

a0 .s conveniente que se realicen con )ersonas de niveles % funcionesadecuadas que dese&)e,en actividades o tareas dentro del alcance de laauditor a!

b0 =eali-arlas durante las >oras nor&ales de trabajo %! cuando sea )rGctico! enel lugar de trabajo >abitual de la )ersona a entrevistarse!

c0 antener un a&biente cordial % >acer todo lo )osible )ara tranquili-ar a la )ersona que se va a entrevistar antes % durante la entrevista!

d0 .#)licar la ra-$n de la entrevista % de las notas que se to&en!e0 uede iniciarse solicitando a la )ersona que describa su trabajo!f0 .vitar )reguntas inductivas o cerradas!g0 (olicitar la infor&aci$n necesaria )ara su evaluaci$n frente los criterios de

auditor a! los objetivos % el alcance de la &is&a!>0 =egistrar la evidencia % los >alla-gos de la auditor a!i0 os resultados de la entrevista deben resu&irse % revisarse con la )ersona

entrevistada % notificar resultados al concluir la entrevista!

j0 "gradecer su )artici)aci$n % coo)eraci$n a las )ersonas entrevistadas


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CONS DERAC ONES DURANTE LA OBSERVAC ÓN

a observaci$n es otro de los &edios i&)ortantes a través delos cuales se reco)ila infor&aci$n % se deben de llevar acabo de &anera que se ada)ten a la situaci$n % con las )ersonas adecuadas! )er&ite deter&inar el conoci&iento% la >abilidad que tiene el observado de sus )rocesos!equi)o % docu&entos a)licados+

'uando se lleve a cabo! asegurarse de lo siguiente:

a0 9o confiar )lena&ente en lo que infor&a el entrevistado!confir&ar &ediante el uso de la observaci$n+

b0 'onsiderar el nerviosis&o del entrevistado que lo llevan aco&eter errores! )ara distinguir la fuente de estos errores% considerarlos en su calificaci$n+

c0 .#)lique al entrevistado el )orqué de su observaci$n % noestorbe su Grea de trabajo+

d0 .vite distraerlo con )reguntas! durante la observaci$n+

http://www.tech4pcs.com/forum/index.php?showtopic=4107


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Formación de Auditores DENT F CAC ÓN Y CLAS F CAC ÓN DE HALLAZGOS

a evidencia de la auditor a debe ser evaluada frente a los criterios de

auditor a )ara generar los " "I*O( D. " "BD@ O=C"+ .stos>alla-gos )ueden indicar tanto confor&idad co&o no confor&iedad conlos criterios de la auditor a! 'uando los objetivos de la auditor a as loes)ecifiquen! los >alla-gos de la auditor a )ueden identificar ta&bién unao)ortunidad )ara la &ejora+

.l equi)o auditor debe reunirse cuando sea necesario! )ara revisar los>alla-gos de la auditor a en eta)as adecuadas durante la &is&a+

a confor&idad con los criterios de auditor a deber an resu&irse )araindicar las ubicaciones! funciones o los )rocesos que fueron auditados+ (iel lan lo inclu%e se deben registrar los >alla-gos % sus evidencias dea)o%o

as no confor&idadedes % las evidencias de la auditor a que las a)o%an

deben registrarse! las no confor&idades )ueden clasificarse % esconveniente revisarlas con el auditado )ara obtener el reconoci&iento deque la evidencia de la auditor a es e#acta % que las no confor&idades se>an co&)rendido+

.s i&)ortante reali-ar todo el esfuer-o )osible )ara resolver cualquiero)ini$n divergente relativa a las evidencias % o >alla-gos de auditor a % sedeben registrar los )untos donde no se >a%a quedado de acuerdo+

REPORTE DE NO CONFORMIDADN-0%&. ==== F%(># =====

Descri)ci$n de la 9o 'onfor&idad:

'lasificaci$n:"JO=KKKKK .9O= KKKK

"nGlisis de la 9o 'onfor&idad

Dis)osici$n 'orrecci$n=es)onsable: ec>a

"nGlisis de la 'ausa =a - de la 9o 'onfor&idad:

"cci$& 'orrectiva=es)onsble: ec>a

http://www.tech4pcs.com/forum/index.php?showtopic=4107


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3.1 Incumplimiento enla documentación

No está documentadolo que el requisitodetermina

Documentacióncontradictoria conese u otro requisito

Documentación incompleta

3.2 Incumplimiento enla implementación

No se está haciendo lo queestablece un requisito

El requisito establece unacosa y se está haciendootra

DENT F CAR LA NO CONFORM DAD


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Formación de AuditoresREDACC ÓN DE HALLAZGOS

.s i&)ortante considerar )ara la redacci$n de los >alla-gos de no confor&idad lo siguiente:10 ")o%arse en el te#to del requisito de la nor&a % docu&entarlo de &anera sencilla! )ara que cuand

el auditado lo lea lo co&)renda fGcil&ente!20 "segurarse de que es a)licado al requisito corrres)ondiente+

.je&)los de redacci$n de >alla-gos de no confor&idad:

a0 .n el anual de 'alidad no se inclu%en los detalles % la justificaci$n de la /s0 e#clusi$n /es0++++E! -*# N. C.*'.&0 $#$ (.* % &% - ! ". ?@ @ #<

b0 9o se &uestra evidencia de la co&)etencia necesaria que se deter&in$ )ara el )ersonal que reali-atrabajos que afectan a la calidad del ++++++!E! -*# N. C.*'.&0 $#$ (.* % &% - ! ". 6@ @ #<

c0 9o se &ostraron los registros de los resultados de las evaluaciones de los )roveedores!E! -*# N. C.*'.&0 $#$ (.* % &% - ! ". 7@?@

d0 "unque se deter&ina % obtiene la infor&aci$n relativa a la )erce)ci$n del cliente con res)ecto alcu&)li&iento de sus requisitos! no se &ostr$ evidencia de >aber sido utili-ada!E! -*# N. (.*'.&0 $#$ (.* % &% - ! ". 8@ @

e0 .#iste confusi$n en lo establecido )or el requisito8@ #< con res)ecto a L o&ando acciones )araeli&inar la no confor&idad detectadaM % lo que establece el requisito8@5@ $< LDeter&inar ei&)le&entar las acciones necesarias )ara asegurarse que las no confor&idades no vuelvan aocurrirM +++++++++++E! -*# *. (.*'.&0 $#$ (.* #01.! &% - ! ".!


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Formación de AuditoresELEMENTOS NECESAR OS PARA CERRAR NO CONFORM DADES


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Formación de AuditoresT$CN CAS DE NVEST GAC ÓN DE CAUSA RAÍZ


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Formación de AuditoresACC ONES CORRECT VAS


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Formación de AuditoresVER F CAC ÓN DE LA MPLEMENTAC ÓN DE ACC ONES CORRECT VAS


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Formación de AuditoresC ERRE DE ACC ONES CORRECT VAS


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6.8 REALI>ACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUI IENTO DE UNA AUDITOR


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6.8 REALI>ACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUI IENTO DE UNA AUDITOR


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8.3 Li#t%# d! V!ri+ic%ción=a! 6emoria au2iliar de auditor.b! Asegura la cobertura del alcance de la auditoría.c! *e cuenta con historial registrado de lo #ue se evaluó.d! Asegura orden y control de tiempo.e! El nivel de detalle depende de la e2periencia del del auditor.

7@ T CNICAS DE AUDITOR:A

8.5 Entr!*i#t%#=a! )ermite determinar el conocimiento #ue tiene el entrevistado de sus procesos y documentos aplicados.b! ;acer preguntas abiertas


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8. u!#tr!oa! )ara acumular hechos y evidencias, e2aminar ejemplos de documentos, productos, e#uipos, etc.b! El tama?o debe ser decidido por el auditor, de acuerdo al universo.c! El muestreo es basado en la documentación del *istema de +estión, buscando las siguientes

caracteristicas1 7erificar #ue la documentación e2iste.

1 7erificar su transmisión y control.1 7erificar #ue los registros estén completos1 >ue tengan nombres y firmas.1 >ue sean legibles, estén completos y controlados adecuadamente.


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1 :esumen general aplicable al proceso de auditorías

1 *ección de preguntas y respuestas

1 :esumen general aplicable a la calificación de auditores.

1 *ección de preguntas y respuestas

1 E2amen escrito

@ CONCLUSIONES

ió d di


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GR !I " #$R "% &EN!I'NGR !I " #$R "% &EN!I'N

Ing. Josefina HERNÁNDEZGUZMÁN

[email protected]

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