NATALIA MARÍA CELY MONTOYA CARLOS FERNANDO PINILLA …
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ACREDITACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UN LABORATORIO DE CALIDAD DEL AIRE EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ NATALIA MARÍA CELY MONTOYA CARLOS FERNANDO PINILLA ACOSTA UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS BOGOTÁ D.C. I SEMESTRE-2019
Transcript of NATALIA MARÍA CELY MONTOYA CARLOS FERNANDO PINILLA …
ACREDITACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UN LABORATORIO DE CALIDAD DEL
AIRE EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ
NATALIA MARÍA CELY MONTOYA
CARLOS FERNANDO PINILLA ACOSTA
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C. I SEMESTRE-2019
ACREDITACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UN LABORATORIO DE CALIDAD DEL
AIRE EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ
NATALIA MARÍA CELY MONTOYA
CARLOS FERNANDO PINILLA ACOSTA
Trabajo de Grado para Obtener el Título de Especialista en Gerencia de Proyectos
Director: MARCELA VELOSA GARCÍA
Ingeniera Industrial
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C. I SEMESTRE-2019
Dedicatoria
A Dios que guía nuestros días, a
nuestros padres y abuelos que nos han
acompañado en cada paso de nuestras
vidas con admiración y respeto, a
nuestros ángeles que desde el cielo nos
iluminan en cada despertar.
Agradecimientos
A nuestros padres por el apoyo y compresión durante cada proceso académico que
hemos desarrollado en el transcurso de nuestras vidas.
A nuestros profesores, por ser portadores de conocimiento y encargarse de
transmitirlo hacia nosotros y así poder ser mejores profesionales y seres humanos.
A la Universidad Piloto de Colombia por ser el medio para seguir creciendo académica
y personalmente.
TABLA DE CONTENIDO
Introducción ................................................................................................................... 12
Resumen Ejecutivo ........................................................................................................ 13
Abstract ......................................................................................................................... 14
Objetivos........................................................................................................................ 15
Objetivo general ........................................................................................................ 15
Objetivos específicos ................................................................................................ 15
1. Antecedentes ............................................................................................................ 16
1.1. Descripción organización fuente del problema o necesidad............................... 16
1.1.1. Objetivos estratégicos de la organización. .................................................... 16
1.1.2. Políticas institucionales. ................................................................................ 17
1.1.3. Misión, Visión y Valores. ............................................................................... 17
1.1.4. Estructura organizacional. ............................................................................. 18
1.1.5. Mapa estratégico. .......................................................................................... 19
1.1.6. Cadena de valor de la organización. ............................................................. 19
2. Evaluación y Formulación (Metodología del Marco Lógico) ...................................... 20
2.1 Planteamiento del problema ................................................................................ 20
2.1.1. Análisis de involucrados. ............................................................................... 20
2.1.2. Árbol de problemas. ...................................................................................... 22
2.1.3. Árbol de Objetivos. ........................................................................................ 22
2.2. Alternativas de solución...................................................................................... 23
2.2.1. Identificación de acciones y alternativas. ...................................................... 23
2.2.2. Descripción de alternativa seleccionada. ...................................................... 24
2.2.3. Justificación del proyecto. ............................................................................. 25
3. Marco metodológico para realizar trabajo de grado .................................................. 25
3.1. Tipos y métodos de investigación ...................................................................... 25
3.2. Herramientas para la recolección de información .............................................. 25
3.3. Fuentes de información ...................................................................................... 26
4. Estudios y Evaluaciones ............................................................................................ 26
4.1. Estudio Técnico .................................................................................................. 26
4.1.1. Diseño conceptual de la solución. ................................................................. 26
4.1.2. Análisis y descripción del proceso. ............................................................... 27
4.1.3. Definición del tamaño y Localización del proyecto. ....................................... 28
4.1.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto. ............................................. 28
4.2. Estudio de Mercado ........................................................................................... 29
4.2.1. Población ...................................................................................................... 30
4.2.2. Dimensionamiento de la demanda. ............................................................... 31
4.2.3. Dimensionamiento de la oferta...................................................................... 32
4.2.4. Precios. ......................................................................................................... 33
4.2.5. Punto de equilibrio oferta- demanda. ............................................................ 34
4.3. Estudio Económico-financiero ............................................................................ 35
4.3.1. Estimación de Costos de inversión del proyecto Versión 4 18/08/2018. ....... 35
4.3.2. Definición de Costos de operación y mantenimiento del proyecto. ............... 36
4.3.3. Flujo de caja del proyecto caso. .................................................................... 36
4.3.4. Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y fondos. ......... 38
4.3.5. Evaluación Financiera del proyecto .............................................................. 38
4.4. Estudio Social y Ambiental ................................................................................. 40
4.4.1. Descripción y categorización de riesgos e impactos ambientales................. 40
4.4.2. Definición de flujo de entradas y salidas. ...................................................... 43
4.4.3. Estrategias de mitigación de impacto ambiental. .......................................... 44
5. Inicio de Proyecto ...................................................................................................... 45
5.1. Caso de Negocio ................................................................................................ 45
5.2. Plan de Gestión de la Integración ...................................................................... 46
5.2.1. Acta de Constitución (Project Charter). ......................................................... 46
5.2.2. Informe Final del Proyecto. ........................................................................... 51
5.2.3. Plan de Gestión de Beneficios. ..................................................................... 53
5.2.4. Registro de Lecciones Aprendidas. ............................................................... 57
5.2.5. Control Integrado de Cambios. ..................................................................... 58
6. Planes de gestión ...................................................................................................... 59
6.1. Plan de Gestión del Alcance .............................................................................. 59
6.1.1. Enunciado del Alcance. ................................................................................. 59
6.1.2. EDT. .............................................................................................................. 62
6.1.3. Diccionario de la EDT a segundo nivel. ........................................................ 62
6.1.4. Matriz de trazabilidad de requisitos. .............................................................. 62
6.1.5. Validación del Alcance. ................................................................................. 63
6.2. Plan de gestión del cronograma ......................................................................... 64
6.2.1. Listado de actividades con estimación de duraciones esperadas. ................ 64
6.2.2. Línea base del Cronograma – Diagrama de Gantt con ruta crítica. .............. 66
6.2.3. Diagrama de Red con análisis de pase adelante y pase atrás y ruta crítica. 66
6.2.4. Aplicación de una de las técnicas de desarrollar el cronograma. ................. 67
6.2.4.1. Nivelación de Recurso y Uso. .................................................................... 67
6.3. Plan de gestión del costo ................................................................................... 67
6.3.1. Estimación de costos de las actividades. ...................................................... 68
6.3.2. Estimación ascendente de costos. ................................................................ 69
6.3.3. Línea base de costos y presupuesto del proyecto. ....................................... 69
6.3.4. Indicadores de medición de desempeño aplicados al proyecto. ................... 71
6.3.5. Aplicación técnica del valor ganado con curvas S avance. .......................... 72
6.4. Plan de gestión de Calidad ................................................................................. 72
6.4.1. Métricas de Calidad. ..................................................................................... 73
6.4.2. Documentos de prueba y evaluación. ........................................................... 75
6.4.3. Entregables verificados. ................................................................................ 75
6.5. Plan de gestión de Recursos .............................................................................. 76
6.5.1. Estructura de desglose de recursos. ............................................................. 77
6.5.2. Asignaciones de recursos físicos y Asignaciones del equipo del proyecto. .. 79
6.5.3. Calendario de recursos. ................................................................................ 80
6.5.4. Plan de capacitación y desarrollo del equipo. ............................................... 80
6.6. Plan de gestión de comunicaciones ................................................................... 80
6.6.1. Sistema de información de comunicaciones. ................................................ 81
6.6.1.1. Canales de información. ............................................................................. 81
6.6.1.2. Guía para los eventos de comunicación. ................................................... 83
6.6.2. Diagramas de flujo de la información. ........................................................... 83
6.6.3. Matriz de comunicaciones. ............................................................................ 84
6.7. Plan de gestión del riesgo .................................................................................. 86
6.7.1. Risk Breakdown Structure –RiBS.................................................................. 86
6.7.2. Matriz probabilidad impacto y el umbral. ....................................................... 87
6.7.3. Matriz de riesgos ........................................................................................... 88
6.8. Plan de gestión de adquisiciones ....................................................................... 92
6.8.1. Definición y criterios de valoración de proveedores. ..................................... 92
6.8.2. Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos. ......... 93
6.8.3. Cronograma de compras con la asignación del responsable. ....................... 96
6.9. Plan de gestión de interesados .......................................................................... 97
6.9.1. Registro de Interesados. ............................................................................... 97
6.9.2. Estrategias para involucrar los interesados. ................................................. 98
Conclusiones ............................................................................................................... 100
Referencias ................................................................................................................. 101
APENDICES ................................................................................................................ 102
Índice de Figuras
Figura 1. Estructura Organizacional Ambytec SAS. ...................................................... 18
Figura 2. Mapa Estratégico Ambytec SAS..................................................................... 19
Figura 3. Cadena de Valor de la organización. .............................................................. 20
Figura 4. Matriz de Involucrados. .................................................................................. 21
Figura 5. Árbol de Problemas. ....................................................................................... 22
Figura 6. Árbol de objetivos. .......................................................................................... 23
Figura 7. Ubicación Ambytec. ........................................................................................ 30
Figura 8. Estado de los títulos mineros en Boyacá. ....................................................... 31
Figura 9. Clasificación según el tipo de material. .......................................................... 32
Figura 10. Número de laboratorios acreditados en Boyacá. .......................................... 33
Figura 11. Entradas y salidas. ....................................................................................... 43
Figura 12. EDT. ............................................................................................................. 62
Figura 13. Curva S avance. ........................................................................................... 72
Figura 14. Estructura de desglose de recursos. ............................................................ 77
Figura 15. Diagrama de flujo de información. ................................................................ 84
Figura 16. Matriz de probabilidad e impacto. ................................................................. 87
Figura 17. Clasificación de los interesados. .................................................................. 98
Índice de Tablas
Tabla 1. Alternativa 1. .................................................................................................... 24
Tabla 2. Alternativa 2. .................................................................................................... 24
Tabla 3. Selección de alternativa. .................................................................................. 24
Tabla 4. Propuesta económica. ..................................................................................... 29
Tabla 5. Estimación precios competencia. .................................................................... 33
Tabla 6.Estimación punto de equilibrio. ......................................................................... 35
Tabla 7. Inversión laboratorio. ....................................................................................... 35
Tabla 8. Costo de operación y mantenimiento. ............................................................. 36
Tabla 9. Flujo de caja. ................................................................................................... 37
Tabla 10. Tasa interna de oportunidad. ......................................................................... 38
Tabla 11. TIR. ................................................................................................................ 39
Tabla 12. VAN. .............................................................................................................. 39
Tabla 13. Relación beneficio-coste. ............................................................................... 39
Tabla 14. Matriz de Impactos ambientales. ................................................................... 42
Tabla 15. Estrategias de mitigación de impacto ambiental. ........................................... 45
Tabla 16. Estrategias de mitigación de impacto ambiental. ........................................... 45
Tabla 17. Tablero control de cambios. .......................................................................... 58
Tabla 18. Proceso control de cambios. ......................................................................... 59
Tabla 19. Proceso control de cambios. ......................................................................... 64
Tabla 20. Nivelación de recursos y uso. ........................................................................ 67
Tabla 21. Estimación de costos por actividades. ........................................................... 69
Tabla 22. Indicadores de medición. ............................................................................... 72
Tabla 23. Lista de verificación de entregables............................................................... 76
Tabla 24. Plan de capacitaciones. ................................................................................. 80
Tabla 25. Comunicación stakeholders. .......................................................................... 82
Tabla 26. Canales de información. ................................................................................ 83
Tabla 27. Herramientas y medios de comunicación. ..................................................... 83
Tabla 28. Matriz de comunicaciones. ............................................................................ 85
Tabla 29. Supuestos y restricciones matriz de comunicaciones. ................................... 86
Tabla 30. Risk Breakdown Structure. ............................................................................ 87
Tabla 31. Matriz de riesgos. .......................................................................................... 90
Tabla 32. Plan de respuesta a riesgos prioritarios. ........................................................ 92
Tabla 33. Criterio de selección de proveedores. ........................................................... 93
Tabla 34. Roles y responsabilidades. ............................................................................ 94
Tabla 35. Garantías y pólizas. ....................................................................................... 95
Tabla 36. Métricas rendimiento de proveedores. ........................................................... 96
Tabla 37. Matriz de adquisiciones. ................................................................................ 96
Tabla 38. Cronograma de compras con asignación de responsable. ............................ 97
Tabla 39. Registro de interesados. ................................................................................ 97
Tabla 40. Estrategias para involucrar interesados. ........................................................ 99
Índice de Apéndices
Apéndice 1. Formato solicitud de cambio. ................................................................... 102
Apéndice 2. Matriz control de cambios. ....................................................................... 106
Apéndice 3. Diccionario de la EDT a segundo nivel. ................................................... 107
Apéndice 4. Matriz de trazabilidad de requisitos. ........................................................ 115
Apéndice 5. Línea base del cronograma. .................................................................... 116
Apéndice 6. Diagrama de red y ruta crítica.................................................................. 117
Apéndice 7. Diagrama de red y ruta crítica.................................................................. 118
Apéndice 8. Estimación ascendente de costos. .......................................................... 119
Apéndice 9. Línea base de costos y presupuesto del proyecto. .................................. 119
Apéndice 10. Matriz de Riesgos. ................................................................................. 123
Apéndice 11. Entregables Desarrollados. ................................................................... 128
Introducción
Colombia se encuentra dentro de los países que cuentan con una de las mayores
biodiversidades del mundo, ya que posee un extenso grupo de ecosistemas que hacen
parte del matrimonio natural y ambiental de la nación entre los cuales se encuentran su
flora y fauna, agua, aire y suelo.
El rápido desarrollo y crecimiento de las ciudades del país han acelerado el consumo
y degradación de estos recursos ingresando al ambiente cuerpos y sustancias extrañas
los cuales han afectado el bienestar de la sociedad y los ecosistemas.
La carencia de controles para la contaminación generada por las grandes y medianas
industrias es quizás uno de los problemas más grandes en la región, y es por esto por lo
que las corporaciones autónomas regionales junto con las entidades ambientales aúnan
esfuerzos para poder regular dichas emisiones con valores máximos de emisión.
A continuación, se va a mostrar la forma en que se acredita y pone en marcha un
laboratorio de calidad del aire para prestar sus funciones en el departamento de Boyacá.
Resumen Ejecutivo
Ambytec SAS es una empresa legalmente constituida que, desde su creación, se ha
caracterizado por buscar dar soluciones a problemas ambientales de carácter regional y
nacional. Actualmente, Ambytec busca lograr la acreditación de un laboratorio de calidad
del aire en el departamento de Boyacá, teniendo en cuenta que es uno de los
departamentos con mayor número de títulos mineros y por tanto con grandes índices de
contaminación del aire pero que actualmente tan solo cuenta con un laboratorio
acreditado de calidad del aire y el cual no tiene capacidad para atender toda la demanda
del departamento. La promesa de valor está basada en la calidad de los equipos que
serán comprados para el montaje del laboratorio y el talento humano que conformará el
grupo de trabajo del laboratorio.
Abstract
Ambytec SAS is a legally constituted company that, since its creation, has been
characterized by seeking solutions to environmental problems of a regional and national
nature. Currently, Ambytec seeks to achieve the accreditation of an air quality laboratory
in the department of Boyacá, taking into account that it is one of the departments with the
highest number of mining titles and therefore with high rates of air pollution but currently
only It has an accredited air quality laboratory and which does not have the capacity to
meet all the department's demand. The promise of value is based on the quality of the
equipment that will be purchased for the assembly of the laboratory and the human talent
that will make up the working group of the laboratory.
Objetivos
Objetivo general
• Obtener la acreditación y puesta en marcha del laboratorio de calidad del aire en
el departamento de Boyacá| con el IDEAM.
Objetivos específicos
• Identificar los equipos necesarios para poder aspirar a un proceso de acreditación
de un laboratorio de calidad del aire.
• Adquirir los equipos mínimos necesarios para poder iniciar el proceso de
acreditación del laboratorio de calidad del aire.
• Iniciar el montaje del laboratorio de calidad del aire en el departamento de Boyacá.
• Implementar todo el proceso documental para iniciar el proceso de certificación
ante el ente acreditador.
• Poner en marcha el laboratorio de calidad del aire en el departamento de Boyacá.
1. Antecedentes
1.1. Descripción organización fuente del problema o necesidad
AMBYTEC al ser una empresa dedicada a la solución de problemas ambientales, tiene
como principales clientes: empresas que cuentan con permisos de emisiones o que
requieren tramitarlo, titulares de licencias ambientales en jurisdicción de Boyacá, las
cuales hacen que AMBYTEC impulse su crecimiento y así pueda brindar un portafolio de
servicios más amplio y completo a sus clientes.
El departamento de Boyacá cuenta con un único laboratorio certificado para medir calidad
del aire, el cual no puede cubrir la demanda que se tiene en la región y en caso de que
la cubra no puede garantizarse la calidad, tiempos y precisión que se requiere para estos
análisis.
Los principales problemas con los que cuenta el laboratorio existente son:
• Carencia de tiempo para ejecutar proyectos.
• Número bajo de equipos adecuados para realizar los trabajos.
• La incapacidad de la infraestructura actual para cubrir la demanda.
Es por este motivo que AMBYTEC toma la decisión certificar y acreditar un laboratorio
para medir la calidad del aire con la capacidad adecuada para cubrir la demanda de la
región, cumpliendo con estándares de alta calidad, tiempos de entrega y superando las
expectativas de los clientes.
1.1.1. Objetivos estratégicos de la organización.
Adquirir equipos más modernos a mediano plazo.
• Fomentar el estudio y crecimiento de los trabajadores.
• Aumentar la eficiencia y calidad de las mediciones de la calidad del aire.
• Posicionar la empresa como la más importante del sector.
1.1.2. Políticas institucionales.
• Política Integrada de Seguridad Salud en el trabajo y Medio Ambiente.
• Política de uso restringido de celular
• Política de Prevención de Acoso Laboral
• Política Prevención Consumo de Alcohol, Tabaco y Sustancias Psicoactivas.
• Política Responsabilidad Social Empresarial.
1.1.3. Misión, Visión y Valores.
Misión
Empresa líder dedicada a la prestación de servicios de Ingeniería Sanitaria, Civil y
Ambiental, desarrolla proyectos especializados con el fortalecimiento e innovación en las
áreas de consultoría, auditoría e interventoría. AMBYTEC SAS está comprometida con
el desarrollo sostenible a través de la implementación de tecnología al servicio del medio
ambiente orientada por profesionales idóneos con experiencia calificada.
Visión
AMBYTEC SAS para la siguiente década será una empresa altamente competitiva a
nivel nacional y reconocida por su trabajo de preservación y equilibrio del medio
ambiente.
Valores
• Experiencia: En los servicios que ofrece nuestra empresa.
• Rigurosidad: De los métodos para alcanzar los objetivos.
• Liderazgo: Del grupo en la formación de investigadores y en la atención a
necesidades y problemas de la región.
• Capacidad de interacción disciplinaria: Con otros grupos.
• Actitud crítica y constructiva: Para la optimización de la calidad de los productos
y su aplicabilidad.
• Responsabilidad: Con los compromisos adquiridos y el medio ambiente.
• Respeto: Como condición para la convivencia y la tolerancia.
1.1.4. Estructura organizacional.
En la Figura 1. Estructura Organizacional Ambytec SAS se presenta la estructura
organizacional con la que actualmente está funcionando y desarrollando sus labores la
empresa Ambytec SAS.
Figura 1. Estructura Organizacional Ambytec SAS. Fuente: Ambytec.
1.1.5. Mapa estratégico.
El mapa estratégico de Ambytec se basa en el aprendizaje en compañía del cliente
para mejorar sus procesos y en el aprovechamiento de la parte financiera.
1.1.6. Cadena de valor de la organización.
En la Figura 3. Cadena de Valor de la organización se presenta la cadena de valor de
la organización que se encuentra basada en la orientación del personal a la mejora
continua y el servicio al cliente buscando siempre la fidelización de los mismos.
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA
Administración de la compañía, relacionado con la parte contable, financiera, gestión legal, presupuesto y relaciones comerciales.
ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO
Manejo de personal, contratación, capacitación y conformación de equipos de trabajo calificados.
DESARROLLO TECNOLÓGICO
Figura 2. Mapa Estratégico Ambytec SAS. Fuente: Ambytec.
Diseño de producto y proceso, incorporación de tecnología de punta, análisis de datos, investigación y desarrollo.
ABASTECIMIENTO
Selección de proveedores, cotizaciones, compra de materias primas y subcontrataciones.
LOGÍSTICA INTERNA
Recepción y control
materia prima
Recepción de equipos
Almacenamiento
Control de inventarios
Cargue y Descargue
OPERACIONES
Estudios ambientales
Alistamiento de
equipos
Aseguramiento de herramientas
Informes
LOGÍSTICA EXTERNA
Transporte de
equipos y personal
Trámite de permisos
Control de tiempos
MARKETING Y
VENTAS
Fidelización del cliente
Acuerdos con los
clientes
Pedidos y ventas
Análisis e investigación de
mercado
SERVICIOS
Análisis de calidad del
aire certificado
Figura 3. Cadena de Valor de la organización. Fuente: propia.
2. Evaluación y Formulación (Metodología del Marco Lógico)
2.1 Planteamiento del problema
2.1.1. Análisis de involucrados.
En la Figura 4. Matriz de Involucrados se presenta la matriz de involucrados para la
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el departamento
de Boyacá, en el cual se relacionan los interesados del proyecto.
Figura 4. Matriz de Involucrados. Fuente: propia.
La matriz de involucrados permite evidenciar los participantes que aportan al proyecto
de forma directa o indirecta, los cuales van a generar unas consecuencias positivas o
negativas al desarrollo del proyecto.
Los involucrados que se plantean en la Figura 4. Matriz de Involucrados son personas,
grupos, instituciones o empresas que van a tener un vínculo con el desarrollo del proyecto
y sobre todo que tienen intereses y expectativas sobre el mismo.
2.1.2. Árbol de problemas.
En la figura 5 se presenta el árbol de problemas. Donde se determina el problema
central, causas y efectos del proyecto.
Figura 5. Árbol de Problemas. Fuente: propia
2.1.3. Árbol de Objetivos.
En la figura 6 se presenta el árbol de objetivos para la Acreditación y puesta en marcha
de un laboratorio acreditado de calidad del aire en el departamento de Boyacá.
Figura 6. Árbol de objetivos. Fuente propia.
2.2. Alternativas de solución
2.2.1. Identificación de acciones y alternativas.
En la figura 7. Matriz de alternativas se presenta la matriz de alternativas para la
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el departamento
de Boyacá. Donde es posible evidenciar que las posibles alternativas que se presentan
para el proyecto son adquisición de equipos y talento humano para la acreditación y
puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire certificado, y rentar equipos y
subcontratar con talento humano con un laboratorio ya certificado.
Alternativa 1. Adquisición de equipos y talento humano para la acreditación y puesta en marcha de un
laboratorio de calidad del aire certificado.
Factor de Anlálisis
Ponderación del factor
Elementos de Análisis
Ponderación de Elemento
Valor 0 - 10
Calificación ponderada
Costo 50% Desarrollo 70% 8 2.8
Mantenimiento y soporte
30% 8 1.2
Tiempo 25% Desarrollo 40% 6 0.6
Implementación 60% 5 0.75
Recursos 25% Humanos 30% 3 0.22
Tecnológicos 70% 8 1.4
Total, Calificación Ponderada 6.97
Tabla 1. Alternativa 1. Fuente: propia.
Alternativa 2. Rentar equipos y subcontratar con talento humano con un laboratorio ya certificado.
Factor de Anlálisis
Ponderación del factor
Elementos de Análisis
Ponderación de Elemento
Valor Calificación ponderada
Costo 50% Desarrollo 70% 6 2.1
Mantenimiento y soporte
30% 5 0.75
Tiempo 25% Desarrollo 40% 5 0.5
Implementación 60% 3 0.45
Recursos 25% Humanos 30% 2 0.15
Tecnológicos 70% 6 1.05
Total, Calificación Ponderada 5
Tabla 2. Alternativa 2. Fuente: propia.
Alternativas Aceptación
1. Adquisición de equipos y talento humano para la acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire certificado.
Si
2. Rentar equipos y subcontratar con talento humano con un laboratorio ya certificado.
No
Tabla 3. Selección de alternativa. Fuente: propia.
2.2.2. Descripción de alternativa seleccionada.
Las posibles alternativas son: las posibles alternativas que se presentan para el
proyecto son adquisición de equipos y talento humano para la acreditación y puesta en
marcha de un laboratorio de calidad del aire certificado, y rentar equipos y subcontratar
con talento humano con un laboratorio ya certificado.
De lo anterior y según lo evidenciado en la tabla 3. Selección de alternativa, la
alternativa aceptada adquisición de equipos y talento humano para la acreditación y
puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire certificado puesto que es la
alternativa en la cual la organización ve una mejor oportunidad de negocio y considera
que es un buen momento en el cual se deben invertir sus recursos.
2.2.3. Justificación del proyecto.
La acreditación y puesta en marcha de un laboratorio acreditado de calidad del aire
en el departamento de Boyacá se hace necesaria después de identificar que en el
departamento solo existe un laboratorio con esas características pero que no cuenta con
tecnología de punta, es decir no se encuentra a la vanguardia comparado con laboratorios
de las mismas condiciones a nivel nacional.
También se contempla la necesidad del laboratorio al evidenciar que en el
departamento de Boyacá actualmente existe gran cantidad de expedientes que cuentan
con permiso de emisiones, de los cuales la gran mayoría son titulares de licencias
ambientales para temas de explotación minera.
3. Marco metodológico para realizar trabajo de grado
3.1. Tipos y métodos de investigación
El proyecto adopta el método de investigación descriptiva, el cual se desarrollará
recolectando información histórica relacionada con experiencia con proyectos similares,
información Web, recolección de información bibliográfica y en sitio. (IDEAM, s.f.)
(MINERIA, s.f.)
3.2. Herramientas para la recolección de información
Desde el inicio al final del proyecto van a ser utilizadas las siguientes herramientas:
• Observación directa: mediante el análisis de toda la documentación requerida
para el desarrollo del proyecto, que es suministrada básicamente por el ente
acreditador.
• Análisis de contenido: evaluando la competencia y el mercado en el que se va a
trabajar, teniendo en cuenta cotizaciones con valores actualizados y verificando
la calidad de servicios ofrecidos.
• Internet: búsqueda de posibles clientes, búsqueda de la competencia.
3.3. Fuentes de información
Las fuentes de información que van a ser consultadas para el desarrollo del presente
trabajo son primarias y secundarias, destacándose las siguientes:
• Investigación en medios Web: IDEAM, CORPOBOYACÁ, Agencia nacional de
Minería.
• Consultar normatividad de las corporaciones autónomas regionales del
departamento de Boyacá.
• Observación (notas de campo).
• Reuniones con los interesados del proyecto.
• Análisis de empresas similares: A&MA Planeta azul, que es la competencia directa
en el mercado.
• Lineamientos del PMBOK® 6ta Edición.
4. Estudios y Evaluaciones
4.1. Estudio Técnico
4.1.1. Diseño conceptual de la solución.
El proyecto consiste en la acreditación de un laboratorio de calidad del aire para poder
realizar estudios ambientales certificados principalmente para el sector industria.
El laboratorio se conforma de 12 equipos tecnológicos los cuales se importan desde
Alemania, previamente revisadas las especificaciones por el ente certificador. Los
equipos adquiridos son:
• 4 monitores de material particulado GRIMM EDM 180C (PM10 y PM2.5)
• 4 datalogger SICA
• 4 sensores meteorológicos Grimm 159-L
El laboratorio principal se encuentra en la ciudad de Duitama (Boyacá) en el sector de
Higueras. Allí se encuentran almacenados los equipos de medición y el equipo humano
quien se encargará de realizar las mediciones e informes finales del estudio.
Cuando el cliente solicita el estudio de calidad del aire, el ingeniero solicita los equipos
de medición junto con el personal y herramientas requeridos. Luego se desplaza hacia el
sitio a evaluar y se realiza la instalación de los equipos en sitio (monitor, datalogger y
sensores).
Los equipos deben permanecer en el sitio de estudio por aproximadamente 18 días,
durante los cuales los equipos sensan y toman muestras del aire. Finalizada toma de
datos el Ingeniero se traslada hacia el laboratorio principal, sitio donde se realiza el
análisis de datos e informe final para el cliente.
El cliente recibe el informe requerido para ser presentado a las autoridades
ambientales correspondientes o para el fin que se tenga previsto.
4.1.2. Análisis y descripción del proceso.
Ambytec actualmente cuenta con alianzas estratégicas con laboratorios acreditados
en la ciudad de Bogotá para poder desarrollar monitoreos de calidad del aire en el
departamento de Boyacá, lo cual ha generado un sobre costo comparado con el
laboratorio con el que cuenta actualmente el departamento (Competencia directa).
Debido a los altos costos de las alianzas, la empresa decide enfocarse en certificar un
laboratorio de calidad del aire, haciendo un análisis en inversión y ahorro a corto plazo
dando como resultado la viabilidad de la certificación del laboratorio.
Para lograr la certificación se deben tener en cuenta los siguientes ítems:
• Contar con el sitio donde estará el centro de proceso o laboratorio.
• Dotar el laboratorio de la infraestructura mínima requerida.
• Capacitar al personal de la empresa.
• Mejoramiento metrológico, compra de insumos, materiales y equipos.
• Estructurar la documentación para ser presentada al ente acreditador.
• Elaborar manual de calidad.
• Puesta en marcha del sistema.
• Seguimiento y análisis de las actividades.
• Autorización del laboratorio.
4.1.3. Definición del tamaño y Localización del proyecto.
El proyecto estará situado en la ciudad de Duitama en el departamento de Boyacá,
ciudad que está a 40 minutos de la capital boyacense, sitio que se tiene destinado para
la recolección de información, análisis y proyección de resultados. Inicialmente el
laboratorio contará con 4 equipos de toma de mediciones de calidad del aire.
4.1.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto.
Para poder desarrollar el proyecto adecuadamente, poder suplir la demanda del
departamento y generar impacto positivo en el mercado se piensa innovar con equipos
de tecnología de punta que cuentan con procesamiento de información de datos en
tiempo real, los cuales se relacionan a continuación con sus costos en pesos
colombianos.
POSICIÓN REF. DESCRIPCIÓN CANT VL. UNIT VL. PARCIAL
CA-01 Calidad del aire PM10 y PM25
Monitor de material particulado GRIMM EDM 180C para medida simultanea de PM10 y PM2.5
4 62.327.377,87 249.309.511,46
CA-06 Calidad del aire y datalogger
Sica Logger + WebCloud (3años)
4 16.796.814,01 67.187.256,05
CA07 Meteorología (DV, VV, TMP, PRE, PRES, HR)
Sensor Meteorológico
4 10.270.691,88 41.082.767,50
- Sonómetro
Sonómetro 2 20.541.383,75 41.082.767,50
SUBTOTAL IVA 19%
TOTAL
398.662.303
75.745.837
474.408.140
ITEM DESCRIPCIÓN CANT VL. UNIT VL. PARCIAL
1 Certificación, acreditación y software
1 $25.000.000 $25.000.000
2 Nómina (6 meses) 4 $32.191.602 $32.191.602
TOTAL $57.191.602
Tabla 4. Propuesta económica. Fuente: Ambytec.
4.2. Estudio de Mercado
Actualmente la sociedad es más competitiva y cambiante, por lo que el estudio de
mercado ayuda a identificar y reconocer como está evolucionando el entorno en el cual
gira el proyecto, así como a identificar el perfil y comportamiento del cliente objetivo. Con
el desarrollo del estudio de mercadeo se pretende identificar clientes potenciales e
impactar de forma positiva en el departamento de Boyacá.
El laboratorio específicamente realizará estudios y mediciones de calidad del aire.
Sus principales clientes son empresas del sector minero las cuales obligatoriamente
deben presentar estudios ambientales y de calidad del aire ante las autoridades
ambientales para mantener su funcionamiento ante la Agencia Nacional de Minería.
4.2.1. Población
Ambytec se encuentra localizada en la ciudad de Duitama sector higueras, zona en
la cual se encuentran la mayoría de los clientes potenciales.
Figura 7. Ubicación Ambytec. Fuente: Imagen tomada de Google maps.
Respecto a la competencia del mercado y los clientes potenciales, es posible
identificar que Boyacá cuenta con un laboratorio certificado para medir la calidad del
aire, el cual no cuenta con la capacidad para atender los expedientes existentes sobre
monitoreos de calidad del aire en el departamento; lo anterior, permite identificar que
actualmente es mayor la demanda que la oferta.
4.2.2. Dimensionamiento de la demanda.
Debido a la baja existencia de laboratorios de calidad del aire en el departamento de
Boyacá que estén acreditados por el IDEAM y por sistemas integrados de gestión de
calidad, el desarrollo de mediciones por medio de laboratorios acreditados se ha
convertido en un requisito clave para que las empresas cumplan los requisitos exigidos
por las autoridades ambientales.
El nicho de mercado será las empresas o personas naturales que cuentan con títulos
mineros otorgados por la corporación autónoma de su jurisdicción.
Según la ANM (Agencia Nacional de Minería) en su boletín del 1 de junio de 2017,
enuncia lo siguiente:
En el departamento de Boyacá existen 1446 títulos mineros vigentes que representan
un área de 287031,0085 Ha, correspondiente al 12,41% de superposición en el
departamento. (Actualizado con el Catastro Minero Colombiano - mayo 23 de 2017)
(MINERIA, s.f.)
• Por estado del proyecto, los títulos mineros vigentes en el departamento son los
siguientes:
Figura 8. Estado de los títulos mineros en Boyacá. Fuente: Agencia Nacional Minera.
63142
1241
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
Exploración Construcción y Montaje Explotación
Estado de los títulos mineros en el departamento de Boyacá
• Según el tipo de mineral de explotación se clasifican de la siguiente forma:
Figura 9. Clasificación según el tipo de material. Fuente: Agencia Nacional Minera.
4.2.3. Dimensionamiento de la oferta.
Según la lista de laboratorios acreditados por el IDEAM en Colombia con fecha de
corte 31 de enero de 2018, actualmente el departamento de Boyacá solo cuenta con un
laboratorio acreditado para la asistencia y monitoreo ambiental para prestar servicio a las
razones sociales que cuentan con permisos de emisiones. (IDEAM, s.f.)
5308
2324
22713
32147
222
292
0 100 200 300 400 500 600
Carbón
Carbón - Esmeraldas y otros minerales
Carbón - Materiales de Construcción - Oros minerales
Esmeraldas
Esmeraldas - Otros minerales
Materiales de Construcción - Otros minerales
Oro y materiales preciosos - Materiales de construcción
Otros minerales
Clasificación de los títulos mineros según el tipo de mineral en Boyacá
Figura 10. Número de laboratorios acreditados en Boyacá. Fuente: IDEAM.
Teniendo en cuenta lo anterior, se considera que el proyecto es viable ya que hay
una poca oferta y una gran demanda del servicio en el departamento.
4.2.4. Precios.
Se realiza el estudio de precios con los que opera la competencia, basándose en
dimensionamiento de la oferta y su localización, encontrando que sólo se encuentra un
laboratorio (1) certificado de análisis de calidad del aire en el departamento de acuerdo
con lo relacionado anteriormente en la Figura 10. Número de laboratorios acreditados en
Boyacá.
La empresa se llama A&MA Planeta Azul, se encuentra ubicada en Sogamoso en el
departamento de Boyacá, y se obtuvo el detallado de precios que se evidencia en la Tabla
5. Estimación precios competencia.
Descripción Unidad Cantidad Días Valor Unitario Valor Total
Análisis de Calidad del Aire material particulado PM-10 y PM 2.5
Estación
2
18
450.000
16.200.000
Tabla 5. Estimación precios competencia. Fuente: propia.
0
13
0
3
29
0 1 1 0 0 0 2 0 0 2 0 0 1 1 0 1 1 0 1 0 1 0
4
0 2
15
0 0
AM
AZ
ON
AS
AN
TIO
QU
IA
AR
AU
CA
AT
LÁ
NT
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TO
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A
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LL
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EL
…
VA
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ÉS
VIC
HA
DA
LABORATORIOS ACREDITADOS DE CALIDAD DEL AIRE POR DEPARTAMENTO EN COLOMBIA
4.2.5. Punto de equilibrio oferta- demanda.
Los costos fijos totales incluyen impuestos, nomina actual, arrendamientos,
consumibles y calibración anual de los equipos. Los costos operativos variables unitarios
son los gastos previstos por monitoreo de 18 días.
CANTIDAD DE
MONITOREOS VENTAS
COSTOS OPERATIVOS VARIABLES
COSTOS FIJOS
OPERATIVOS SEMESTRAL
UTILIDAD OPERATIVA
1 20.200.000,00 1.515.000,00 74.389.204,00 - 55.704.204,00 -10%
2 40.400.000,00 3.030.000,00 - 37.019.204,00 -7%
3 60.600.000,00 4.545.000,00 - 18.334.204,00 -3%
4 80.800.000,00 6.060.000,00 350.796,00 0%
5 101.000.000,00 7.575.000,00 19.035.796,00 4%
6 121.200.000,00 9.090.000,00 37.720.796,00 7%
7 141.400.000,00 10.605.000,00 56.405.796,00 11%
8 161.600.000,00 12.120.000,00 75.090.796,00 14%
9 181.800.000,00 13.635.000,00 93.775.796,00 18%
10 202.000.000,00 15.150.000,00 112.460.796,00 21%
11 222.200.000,00 16.665.000,00 131.145.796,00 25%
12 242.400.000,00 18.180.000,00 149.830.796,00 28%
13 262.600.000,00 19.695.000,00 168.515.796,00 32%
14 282.800.000,00 21.210.000,00 187.200.796,00 35%
15 303.000.000,00 22.725.000,00 205.885.796,00 39%
16 323.200.000,00 24.240.000,00 224.570.796,00 42%
17 343.400.000,00 25.755.000,00 243.255.796,00 46%
18 363.600.000,00 27.270.000,00 261.940.796,00 49%
19 383.800.000,00 28.785.000,00 280.625.796,00 53%
20 404.000.000,00 30.300.000,00 299.310.796,00 56%
21 424.200.000,00 31.815.000,00 317.995.796,00 60%
22 444.400.000,00 33.330.000,00 336.680.796,00 63%
23 464.600.000,00 34.845.000,00 355.365.796,00 67%
24 484.800.000,00 36.360.000,00 374.050.796,00 70%
25 505.000.000,00 37.875.000,00 392.735.796,00 74%
26 525.200.000,00 39.390.000,00 411.420.796,00 77%
27 545.400.000,00 40.905.000,00 430.105.796,00 81%
28 565.600.000,00 42.420.000,00 448.790.796,00 84%
29 585.800.000,00 43.935.000,00 467.475.796,00 88%
30 606.000.000,00 45.450.000,00 486.160.796,00 91%
31 626.200.000,00 46.965.000,00 504.845.796,00 95%
32 646.400.000,00 48.480.000,00 523.530.796,00 98%
33 666.600.000,00 49.995.000,00 542.215.796,00 102%
34 686.800.000,00 51.510.000,00 560.900.796,00 106%
35 707.000.000,00 53.025.000,00 579.585.796,00 109%
PRECIO UNITARIO DE VENTAS
20.200.000,00
COSTOS VARIABLES UNITARIOS
1.515.000,00
COSTOS FIJOS TOTALES POR SEMESTRE
74.389.204,00
Tabla 6.Estimación punto de equilibrio. Fuente: propia.
Cada monitoreo tiene una duración aproximada de 18 días dependiendo de los
requerimientos de la normatividad. En la estimación del punto de equilibrio se realizan los
cálculos hasta n cantidad de monitoreos y es posible identificar que el punto de equilibrio
se consigue en el monitoreo número 33 que es donde se genera la recuperación del total
de la inversión, no obstante, a partir del monitoreo número 4 el laboratorio empieza a ser
rentable para la organización ya que con el valor de las ventas se pueden suplir los costos
fijos y variables del proyecto.
4.3. Estudio Económico-financiero
En este estudio se evidenciará la información del costo del proyecto.
4.3.1. Estimación de Costos de inversión del proyecto Versión 4 18/08/2018.
Teniendo en cuenta los requerimientos del proyecto y los objetivos del mismo, es
necesaria la adquisición de equipos y talento humano para el desarrollo exitoso del
proyecto, lo cual está estipulado en la Tabla 7. Inversión laboratorio.
ITEM EQUIPO PRECIO ($ COP)
a) Inversión equipos PM-10 y PM-2.5 $ 421.128.140,75
b) Sonómetros $ 53.280.000,00
c) Certificación, acreditación y software $ 25 .000.000,00
d) Nómina (correspondiente a 6 meses) $ 32.191.605,00
Total Inversión $ 531.599.745,00
Tabla 7. Inversión laboratorio. Fuente propia.
4.3.2. Definición de Costos de operación y mantenimiento del proyecto.
En la Tabla 8. Costo de operación y mantenimiento se evidencia el costo de operación
y mantenimiento que requiere el proyecto durante un año, los gastos previstos por
monitoreo de 18 días hacen referencia a los gastos correspondientes a un equipo.
COSTO VALOR
Costo operativo variable
Gasto previsto por monitoreo de 18 días 1.515.000,00
Costo operativo fijo
Incluye impuestos, nómina anual, arrendamientos, consumibles y calibración anual de equipos
74.389.204,00
TOTAL 75.904.204,00
Tabla 8. Costo de operación y mantenimiento. Fuente: propia.
El costo operativo variable que se manifiesta en la Tabla 8. Costo de operación y
mantenimiento, depende de los monitoreos que resulten en el año.
4.3.3. Flujo de caja del proyecto caso.
En la Tabla 9. Flujo de caja, se plantea el flujo de caja de proyecto durante seis meses
en el cual es posible evidenciar que desde el primer mes se cuenta con un flujo de caja
positivo y en ningún momento pasa a ser negativo.
FUJO DE CAJA
Mes 1 Jun. 2018
Mes 2 Jul. 2018
Mes 3 Ago. 2018
Mes 4 Sept. 2018
Mes 5 Octubre 2018
Mes 6 Nov. 2018
INGRESOS
Monitoreo 1 20.200.000 20.200.000 20.200.000 20.200.000 20.200.000 20.200.000
Monitoreo 2 - - 20.200.000 20.200.000 20.200.000 20.200.000
Monitoreo 3 - - - 20.200.000 20.200.000 20.200.000
Monitoreo 4 - - - - 20.200.000 20.200.000
EGRESOS
Gasto previsto por monitoreo de 18 días
1.515.000 1.515.000 3.030.000 4.545.000 6.060.000 6.060.000
Impuestos, nómina, arrendamientos, consumibles y calibración de equipos.
12.650.700 12.650.700 12.650.700 12.650.700 12.650.700 12.650.700
FLUJO DE CAJA 6.034.300 6.034.300 24.719.300 43.404.300 62.089.300 62.089.300
Tabla 9. Flujo de caja. Fuente: propia.
4.3.4. Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y fondos.
El proyecto será financiado con recursos propios, por un valor total de $531.599.745
(quinientos treinta y un millones quinientos noventa y nueve mil setecientos cuarenta y
cinco pesos m/cte), correspondientes al dinero necesario para la acreditación y puesta
en marcha del laboratorio y el mantenimiento del proyecto durante un año; según lo
evidenciado anteriormente en las tablas Tabla 8. Costo de operación y mantenimiento y
Tabla 9. Flujo de caja.
4.3.5. Evaluación Financiera del proyecto
Al ejecutar 4 monitoreos se logra el punto de equilibrio del proyecto, de lo cual se está
en capacidad de desarrollar en un mes, ya que se cuenta con los equipos suficientes para
la ejecución, y el total de la inversión se puede recuperar con un total de 33 monitoreos,
es decir que se estaría recuperando toda la inversión en 8 meses.
• Indicadores de rentabilidad
A continuación, se presentan los indicadores: Tasa interna de oportunidad, tasa
interna de retorno y valor presente neto.
La tasa interna de oportunidad de este proyecto se estima que es de un 11.7%.
TIO (TASA INTERNA DE OPORTUNIDAD)
TASA DEL MERCADO FINANCIERO 4,64%
TASA ESPERADA DE INFLACION 3,15%
TASA ESPERADDA POR EL INVERSIONISTA 5,23%
TASA ESPERADA POR EL EMPRESARIO 5%
TIO =DTF - IPC + Ii+ Ie 11,7% Tabla 10. Tasa interna de oportunidad. Fuente: propia.
La tasa interna de retorno del proyecto es del 10% para un periodo de un semestre
(6 mese) de funcionamiento.
TASA INTERNA DE RETORNO
INVERSION INICIAL - 204.370.800
MES 1 20.200.000
MES 2 20.200.000
MES 3 40.400.000
MES 4 60.600.000
MES 5 80.800.000
MES 6 80.800.000
TIR 10%
Tabla 11. TIR. Fuente: propia.
El valor actual neto VAN, para el proyecto y estimando una tasa de descuento del 6%
es de $31.924.499 (treinta y un millones novecientos veinte cuatro mil cuatrocientos
noventa y nueve mil pesos m/cte).
VALOR ACTUAL NETO
TASA DE DESCUENTO 6%
INVERSION INICIAL - 204.370.800
MES 1 20.200.000
MES 2 20.200.000
MES 3 40.400.000
MES 4 60.600.000
MES 5 80.800.000
MES 6 80.800.000
VAN 31.924.499
Tabla 12. VAN. Fuente: propia.
• Relación beneficio-coste.
RELACIÓN BENEFICIO COSTE
PERIODO BENEFICIOS COSTES
Mes 0 204.370.800
Mes 1 20.200.000 6.034.300
Mes 2 20.200.000 6.034.300
Mes 3 40.400.000 24.719.300
Mes 4 60.600.000 43.404.300
Mes 5 80.800.000 62.089.300
Mes 6 80.800.000 62.089.300
VALOR PRESENTE NETO
236.295.299 360.736.357
TASA DE DESCUENTO 6%
RELACIÓN BENEFICIO COSTE 0,66
Tabla 13. Relación beneficio-coste. Fuente: propia.
La relación beneficio coste es viable puesto que da un valor de 0.66 y según la
definición de esta si es mayor a 0 es viable.
4.4. Estudio Social y Ambiental
4.4.1. Descripción y categorización de riesgos e impactos ambientales.
Para el análisis de los riesgos ambientales en el proyecto ACREDITACIÓN Y PUESTA
EN MARCHA DE UN LABORATORIO DE CALIDAD DEL AIRE EN EL DEPARTAMENTO
DE BOYACÁ que plantea la organización AMBYTEC se analizaron los siguientes
escenarios que se consideran de mayor impacto en el desarrollo de las fases del
proyecto:
AMBIENTAL: En la zona de influencia del proyecto se presentan diferentes
actividades que pueden afectar la calidad del aire, por lo cual es un aspecto decisivo por
contemplar para los dueños de títulos mineros, puesto que no lograr el cumplimiento de
requisitos establecidos por los entes de control conlleva a la pérdida de un título o licencia
minera.
AMBIENTAL: Debido a los periodos de lluvias en el sector donde se desarrolla el
proyecto se ve afectado el cronograma planeado para la ejecución de actividades del
proyecto, generando un retraso del proyecto.
LEGAL: Teniendo en cuenta que en la actualidad los entes gubernamentales están
implementando nuevas leyes en cuanto a la parte ambiental y calidad del aire se hace
necesario evaluar el riesgo que puede significar acoplarse a los nuevos requisitos
propuestos por una nueva ley lo que demoraría el proceso de acreditación del proyecto.
TECNOLÓGICO: En cuanto a comunicación el riesgo de no contar con conexiones a
redes de celular sin importar el operador, lo que puede interrumpir la transferencia de
datos, generando una captura de datos de manera manual en campo, conllevando a
incurrir en gastos de mano de obra calificada en el lugar por más días.
ECONÓMICO: Simulando que por una cuestión macroeconómica donde aumente el
tipo de cambio de la moneda, el precio de los equipos que se requieren para los estudios
y el montaje del laboratorio en cuanto a infraestructura aumenten significativamente
puede generar conflicto con el sponsor del proyecto.
VH ≥ 28
H 24 - 27
ESTIMADO DE
COSTOS ($COP)$ 670.000.000,00 M 17 - 23
DURACIÓN
(DÍAS)365 L 6 - 16
N 1 - 5
CATEGORÍA RIESGO PERSONASDAÑOS A
INSTALACIONESAMBIENTAL
ECONÓMICOS
(COSTOS)TIEMPO
IMAGEN Y
CLIENTESOTROS
VALORACIÓN
IMPACTO /
PROBABILIDAD
VALORACIÓN
GLOBAL
PLAN DE
RESPUESTAACCIÓN DE TRATAMIENTO
PERSONA
S
DAÑOS A
INSTALACI
ONES
AMBIENT
AL
ECONÓMI
COS
(COSTOS)
TIEMPOIMAGEN Y
CLIENTESOTROS
AMBIENTE Calidad del aire 1C 2A 1C 2A 2A 0 0 9 LActualizacion de
requisitos legales Establecer listas de control 9 5 9 5 5 0 0
AMBIENTE Precipitaciones 2A 2A 2A 2A 2A 0 0 5 NIdentificar temporadas
de invierno y lluvias
utilizar dotacion correcta para el tipo de actividad y
entorno 5 5 5 5 5 0 0
LEGAL Creación de nuevas leyes 3B 2A 1C 3E 1C 0 0 24 HDiseño de Matriz de
requisitos legalesAcualizacion y control de requisitos 16 5 9 24 9 0 0
TECNOLOGICO Fallo de redes de comunicación 3B 2A 2A 3B 2A 0 0 16 LRecoleccion manual de
informacion
Aumentar capacidad de dispositivos para guardar
informacion16 5 5 16 5 0 0
ECONOMICO Aumento del tipo de cambio 1C 2A 3E 3B 1C 0 0 24 HIdentificar alternativas
de equipos requeridos
investigar nuevos proveedores de equipos
tecnologicos9 5 24 16 9 0 0
PLAN DE TRATAMIENTO A LOS RIESGOS
VALORACIÓN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD
Elaborado por: Natalia Maria Cely Montoya, Carlos Fernando Pinilla Acosta
PROYECTO
Acreditación y
certificación de
laboratorio de
medición de calidad
del aire en Boyacá
GERENCIA DEL PROYECTO GESTIÓN DE RIESGOS
Tabla 14. Matriz de Impactos ambientales. Fuente: Propia.
4.4.2. Definición de flujo de entradas y salidas.
Figura 11. Entradas y salidas. Fuente: propia.
El proyecto genera un impacto ambiental mínimo que corresponde a los residuos y
emisiones generadas por equipos electrónicos de oficina y de medición que se instalan,
así como la emisión de gases debido al transporte de las personas que ejecutan el
proyecto.
El impacto ambiental asociado al uso de los productos hace referencia a las emisiones
generadas por los equipos electrónicos y de medición, así como los residuos sólidos. Por
otra parte, el impacto social y económico es positivo debido a que la puesta en marcha
de este proyecto tiene como misión el control y monitoreo de impacto ambiental del sector
empresarial.
Para la disposición final de los productos y equipos, así como de los residuos
generados por estos que en su mayor parte son equipos electrónicos se hace un
outsourcing con una compañía que presta el servicio de disposición final de residuos
peligrosos. En este caso es la empresa colombiana Descont.
4.4.3. Estrategias de mitigación de impacto ambiental.
Las medidas de mitigación ambiental están encaminadas a la prevención, atenuación,
restauración, control y compensación de los impactos ambientales negativos que deben
acompañar el desarrollo de un proyecto, con el fin de poder asegurar el uso sostenible
de los recursos naturales involucrados y en pro de la protección del medio ambiente.
Teniendo en cuenta lo anterior, las estrategias que se plantean a continuación están
relacionadas con acciones tendientes a controlar situaciones indeseadas que se puedan
presentar durante el desarrollo del proyecto.
Nombre de la estrategia
Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta
Programa de
ahorro y use
eficiente de
energía
1. Medición del consumo.
2. Caracterización de los mayores
consumos.
3. Evaluación de la implementación de
nueva tecnología.
4. Sensibilización y capacitación de
consumo de energía.
Disminuir
consumo
de energía
Disminución en un 20%
del consumo de
energía durante la vida
útil del proyecto-
Programa de
ahorro y uso
eficiente de
papel
1. Medición del consumo.
2. Implementación política de reutilización.
3. Aprovechamiento del recurso (papel).
4. Sensibilización y capacitación consumo
de papel
Reducir y
estabilizar
el
consumo
de papel
Disminución en un 10%
del consumo de papel
en su primer año.
Programa de
mantenimiento
de vehículos
1. Medición del consumo.
2. Caracterización de los principales
consumos e impactos ambientales de la
empresa.
3. Identificación de posibles residuos
peligrosos.
4. Clasificación del tipo de mantenimiento a
desarrollar
5. Implementación de ficha técnica de cada
vehículo donde se cuente con el estado
actual de mantenimiento y hoja de vida del
vehículo.
Disminuir
las
emisiones
generadas
por
vehículos
Disminución en un 12%
de la emisión de los
agentes contaminantes
atmosféricos y residuos
peligrosos durante 1
año.
Tabla 15. Estrategias de mitigación de impacto ambiental. Fuente: propia.
5. Inicio de Proyecto
5.1. Caso de Negocio
AMBYTEC SAS se crea en 2005 para ser una empresa líder y competitiva, que utiliza
la tecnología para la solución de problemas ambientales regionales y nacionales. Es una
empresa joven y emprendedora que con transparencia, calidad y dedicación ha venido
generando un espacio importante dentro de las firmas de ingeniería existentes en el
Departamento de Boyacá. Su trabajo se desarrolla con marco en los criterios de
responsabilidad, seriedad y análisis crítico. Sus productos se caracterizan por su calidad
formal y técnica. Cuenta con un equipo de trabajo, formado por profesionales destacados
en el campo de la ingeniería ambiental, sanitaria, forestal, civil, transportes y vías,
dispuestos a brindar apoyo, asesoría, acompañamiento y proyección de trabajos que se
adelanten en las áreas de consultoría, asesoría, interventoría, diseño y construcción.
(Ambytec, s.f.)
Costo Valor Beneficio Valor
Innovaciones en Tecnología
474.408.140 Mediciones de calidad del aire
606.000.000
Funcionamiento 32.191.602 Nuevos Proyectos 120.000.000
Certificación acreditación y Software
25.000.000 Salud Respiratoria 50.000.000
Total Costo 531.599.745 Total Beneficio 776.000.000
Tabla 16. Estrategias de mitigación de impacto ambiental. Fuente: propia.
5.2. Plan de Gestión de la Integración
5.2.1. Acta de Constitución (Project Charter).
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Natalia María Cely Fabio Cely 6/04/2018
1. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
PROYECTO
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el
departamento de Boyacá.
1. DESCRIPCION DEL PROYECTO
En los últimos años en el departamento de Boyacá se han incrementado notablemente el número de
títulos mineros y con ello aumenta el número análisis de calidad del aire requeridos en el departamento
por las corporaciones ambientales, análisis que son obligatorios para poder mantener el título ambiental.
El departamento de Boyacá cuenta actualmente con 1446 títulos mineros según la Agencia Nacional de
Minería (ANM) y actualmente según el IDEAM, el departamento de Boyacá cuenta con un único (1)
laboratorio acreditado en la calidad del aire, siendo este incapaz de suplir la alta demanda que el
departamento solicita.
El propósito de este proyecto es la acreditación de un laboratorio de calidad del aire en el departamento
de Boyacá de la empresa Ambytec, bajo los lineamientos del Instituto de Hidrología, Meteorología y
Estudios Ambientales, IDEAM, bajo la norma NTC-ISO/IEC 17025 “Requisitos Generales de
Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración”
El proceso de acreditación será de 6 meses, y su centro de procesos será en la ciudad de Duitama
(Boyacá).
2. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
El proyecto consiste en diseñar y establecer mejoras necesarias para obtener acreditación para un
laboratorio de calidad del aire dentro del marco organizacional de la empresa Ambytec, para que
mediante los lineamientos de calidad se planee, ejecute y evalúe el cumplimiento de los requisitos
solicitados por el IDEAM.
El laboratorio realizará análisis de calidad del aire según las normas vigentes con equipos de medición
PM10 y PM2.5 y sonómetros, con los cuales se puede determinar el estado actual de la calidad del aire,
que sirve como punto de partida para el análisis de deterioro ambiental o impacto, causados por obras,
proyectos o actividades y así realizar una comparación con la normatividad ambiental vigente.
Para lograr que el montaje del laboratorio para iniciar el proceso de certificación se debe tener en cuenta
los siguientes ítems:
• Contar con el sitio donde se ubicará el laboratorio.
• Dotar el laboratorio de la infraestructura requerida.
• Capacitar al personal de la empresa.
• Compra de equipos con tecnología de punta.
• Compra de nuevos materiales e insumos.
• Estructurar la documentación para ser presentada al ente acreditador.
• Puesta en marcha del sistema.
• Seguimiento y análisis de las actividades.
3. SPONSOR Fabio Eduardo Cely Herrera
CONCEPTO OBJETIVOS INDICADOR
DE ÉXITO
Alcance Acreditar el laboratorio de calidad del aire Igual al 100%
Cumplimiento de
los entregables
Tiempo La acreditación del laboratorio será otorgada a los seis (6)
meses luego de la fecha de inicio del proyecto.
SPI>1
Costo El costo de la acreditación tendrá un costo aproximado de
$531.599.745,75
CPI>1
Calidad Cumplir con los requerimientos del IDEAM para la
acreditación
Igual al 100%
Satisfacción del
Clientes
Brindar valor agregado. Calidad y costo Igual al 100%
4. CRONOGRAMA DEL PROYECTO
Comienzo
viernes
01/06/18
Fin
lviernes
31/05/19
Junio Julio Agosto
Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Enero
Febrero Marzo
Abril
Mayo
5. CRONOGRAMA E HITOS DEL PROYECTO
HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Diseño final del proyecto 6 de junio de 2018
Importar equipos 20 de junio de 2018
Acondicionamiento definitivo del Laboratorio 25 de julio de 2018
Trámite de certificación 1 de agosto de 2018
Obtener acreditación 25 de noviembre de 2018
Poner en marcha el laboratorio 10 de diciembre de 2019
Cierre y entrega del proyecto 17 de enero de 2019
6. RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA
ORGANIZACIÓN
El proyecto no puede superar los $700´000.000 Los tiempos de importación son de 1 mes aprox.
Retiro inesperado de apoyo financiero del Sponsor Variación no esperada del costo de los equipos
Modificación de las condiciones del proyecto Cambio de requerimientos de acreditación
durante la ejecución del proyecto.
7. SUPUESTOS
INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA
ORGANIZACIÓN
El laboratorio funcionará en la ciudad de Duitama
propiedad del Sponsor.
No se presentan modificaciones respecto a los
requerimientos de acreditación.
Los estudios previos demuestran viabilidad del
proyecto.
No existirán demoras en el proceso de
importación.
El sponsor cuenta con la capacidad económica
para respaldar el proyecto.
Los proveedores cumplen con estándares de
calidad.
8. PRINCIPALES RIESGOS DE ALTO NIVEL
Baja liquidez
No se cuenta con personal idóneo
Sobrecostos
Incumplimiento por parte de los proveedores
9. PRESUPUESTO PRELIMINAR
CONCEPTO MONTO ($)
1. Personal 32.191.602
2. Equipos 474.408.140
3. Certificación 25.000.000
4. Reserva de Contingencia 50.904.207
TOTAL LÍNEA BASE 582.503.949
5. Reserva de gestión 25.000.000
TOTAL PRESUPUESTO 607.503.949
10. LISTA DE INTERESADOS CLAVES (STAKEHOLDERS)
NOMBRE ROL EN EL PROYECTO
FASE DE MAYOR INTERÉS
EXPECTATIVAS PRINCIPALES
CLASIFICACIÓN
INTERNO /
EXTERNO
APOYO / NEUTRAL / OPOSITOR
Fabio Cely Sponsor Requerimientos
Estudio financiero
Fase de cierre
Acreditación Interno Apoyo
Natalia Cely Gerente del proyecto
Gestión eficiente y eficaz del proyecto
Planificación general del proyecto.
Cumplimiento de objetivos del
proyecto.
Interno Apoyo
Carlos Pinilla Ingeniero de Procesos
Procesos realizados durante el período del proyecto
Dar cumplimiento a los
requerimientos exigidos por el
IDEAM
Interno Apoyo
Andrés Pinilla Ingeniero de Laboratorio
Compra de equipos y montaje
Dar cumplimiento a los
requerimientos de acreditación
Interno Apoyo
Corporaciones Ambientales
Ente acreditador
Verificar Cumplimiento de requerimientos
Otorgar Acreditación
Externo Neutral
Juan Cetina Competencia Cierre del Proyecto No acreditación del laboratorio
Externo Opositor
11. NIVELES DE AUTORIDAD
ÁREA DE AUTORIDAD DESCRIPCIÓN DEL NIVEL DE AUTORIDAD
DECISIONES DE PERSONAL (STAFFING)
Las decisiones de personal se tomarán en conjunto con el gerente de
proyecto y el Ingeniero de procesos según los requerimientos de proyecto.
GESTIÓN DE PRESUPUESTO Y DE SUS VARIACIONES
El gerente del proyecto tiene plena autoridad para tomar decisiones en
cuanto a presupuesto se refiere con sus justificaciones debidas.
DECISIONES TÉCNICAS
El gerente de proyecto junto con el Ingeniero de Procesos tiene total
autoridad para tomar decisiones técnicas en el diseño y ejecución del
proyecto.
RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
La resolución de conflictos solo se podrá ejecutar por el gerente de proyecto, con ayuda del equipo de ejecución del proyecto.
RUTA DE ESCALAMIENTO Y LIMITACIONES DE AUTORIDAD
El gerente del proyecto establecerá las limitaciones de autoridad y sus respectivas rutas de escalamiento durante la ejecución del proyecto.
12. DESIGNACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
NOMBRE NATALIA MARIA CELY MONTOYA NIVEL DE AUTORIDAD
REPORTA A FABIO EDUARDO CELY HERRERA MEDIO
SUPERVISA A CARLOS FERNANDO PINILLA ACOSTA
13. APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Gerente de Proyecto 6/04/2018
Ingeniero de procesos 6/04/2018
Sponsor 6/04/2018
5.2.2. Informe Final del Proyecto.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Carlos Pinilla Natalia Cely 14/12/2018
INFORME FINAL DE PROYECTO
PROYECTO
(NOMBRE DEL
PROYECTO)
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire.
NOMBRE DEL CLIENTE O
SPONSOR
Fabio Eduardo Cely Herrera
FINANCIADOR DEL
PROYECTO
Fabio Eduardo Cely Herrera
ENTIDAD EJECUTORA Ambytec SAS
GERENTE DEL PROYECTO Natalia María Cely Montoya
FECHA INICIO: 12/06/2019 FECHA FIN: 14/11/2018
1. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
(Características, funcionalidad, soporte, entre otros)
El proyecto consiste en diseñar y establecer el proceso para obtener acreditación de un laboratorio de calidad del aire dentro del marco organizacional de la empresa Ambytec, para que mediante los lineamientos de calidad se planee, ejecute y evalúe el cumplimiento de los requisitos solicitados por el IDEAM. El laboratorio realizará análisis de calidad del aire “según la resolución 2254 del 2017 por la cual se adopta la norma de calidad del aire ambiente y se dictan otras disposiciones” con el cual se puede determinar el estado actual de la calidad del aire, que sirve como punto de partida para el análisis de deterioro ambiental o impacto, causados por obras, proyectos o actividades y así realizar una comparación con la normatividad ambiental vigente. Se prestará el servicio de análisis de calidad del aire para las empresas que requieran medir el impacto que le producen al aire. Los análisis de calidad del aire por empresa tienen un tiempo estimado de medición de 18 días más el tiempo de elaboración de informes.
El laboratorio cuenta con equipos de medición de alta gama importados de Alemania, los cuales cumplen
con los requisitos que exige el IDEAM para ser un laboratorio certificado.
2. CRITERIOS DE EXITO
(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad)
CONCEPTO RESULTADOS VARIACIÓN
Costo Aumento de los servicios por análisis de
calidad del aire
Aumento del 50% de los ingresos
económicos
Tiempo El proyecto no debe extenderse más de
lo planeado
Puesta en marcha del laboratorio en tiempos
establecidos
Alcance Lograr la certificación del laboratorio Aumento considerable de la base de clientes.
Calidad Garantías de por lo menos 2 años en el
funcionamiento de los equipos
Los equipos en garantía deben ser
manipulados únicamente por técnicos
autorizados por el proveedor.
Mantenimientos preventivos pueden ser
realizados por Ambytec.
3. ESTADO GENERAL DEL PROYECTO
Se logra la acreditación del laboratorio de calidad del aire de Ambytec dentro del tiempo esperado. Se
inicia a prestar el servicio de análisis de calidad del aire a los diferentes clientes.
4. ACEPTACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO
OBJETIVOS ENTREGABLES FECHA OBSERVACIONES
1. Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el departamento de Boyacá
1.1 Verificar equipos requeridos 13 jun 18 Aceptado
1.2 Comprar equipos 20 jun 18 Aceptado
1.3 Realizar el montaje de laboratorio
25 jul 18 Aceptado
1.4 Realizar proceso de acreditación
20 nov 18 Aceptado
1.5 Realizar puesta en marcha 10 nov 18 Aceptado
ACEPTADO POR
NOMBRE DEL CLIENTE, SPONSOR U OTRO
FUNCIONARIO
FECHA
Fabio Eduardo Cely Herrera 14/12/2018
DISTRIBUIDO Y ACEPTADO
NOMBRE DEL STAKEHOLDER FECHA
Natalia María Cely Montoya 14/12/2018
Carlos Fernando Pinilla Acosta 14/12/2018
5.2.3. Plan de Gestión de Beneficios.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Natalia Cely Fabio Cely 15/04/2018
PLAN DE GESTIÓN DE BENEFICIOS
PROYECTO
(NOMBRE DEL
PROYECTO)
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el
departamento de Boyacá.
1. BENEFICIOS TANGIBLES
CONCEPTO
PLANEADO REAL %
VARIACIÓN RESULTADO DE LA MEDICIÓN
Fecha 1 año Fecha
1. VALOR ACTUAL
NETO (NPV) 296.533.754
Es factible porque la relación VPN
en costo beneficio es mayor a Cero
2. RETORNO DE LA
INVERSIÓN (ROI) 43%
El retorno de la inversión está
estimado en un 43% para un
periodo de tiempo de 1 año.
3. TASA INTERNA DE
RETORNO (IRR) 1.4%
4. RELACIÓN
COSTO-BENEFICIO
(BCR)
0.26 Es factible ya que es valor es mayor
al cero.
2. BENEFICIOS INTANGIBLES
PLANEADO REAL RESULTADO DE LA
MEDICIÓN Fecha 5 junio de 2018 Fecha 20 de mayo de 2019
Reconocimiento en el mercado Reconocimiento en el 70%
del departamento de los
servicios ofrecidos por el
laboratorio.
Aumento de solicitud de análisis
de laboratorio.
Confiabilidad de los análisis Aumento de clientes
potenciales.
Comentarios y reseñas positivas
entre los clientes mediante
consulta telefónica del servicio
prestado.
Mejora de la imagen un 30% Mejorar la percepción de
los habitantes de Boyacá
acerca del servicio.
Clientes satisfechos mediante
encuesta al finalizar la ejecución
del trabajo.
Ampliar el mercado llegando a 500
empresas
Los resultados se medirán
en 6 meses.
Lograr acreditación y puesta en
marcha de un laboratorio en otro
departamento.
3. INTEGRACIÓN DE LOS ENTREGABLES EN EL ENTORNO OPERATIVO DE LA
ORGANIZACIÓN
La empresa Ambytec está dedicada en su gran mayoría a realizar consultorías ambientales relacionadas
con el aire, que en el 90% de estas exigen realizar un análisis de la calidad del aire. El laboratorio se
integra plenamente a la organización, representando el 50% de las actividades involucradas a la
compañía haciendo este proyecto funcional y de vital importancia para la organización.
El soporte del laboratorio se realiza por el ingeniero de procesos y el encargado de laboratorio.
4. PLAZO PARA OBTENER LOS BENEFICIOS
1. PLAZO PARA
OBTENER LOS
BENEFICIOS
2 años
2. ESTADO
FUTURO
DESEADO DE LA
ORGANIZACIÓN
Ampliación del mercado para tener cobertura de servicios a nivel nacional, lo
cual permite ampliar la visión de la organización. Lo mencionado anteriormente
permite un aumento notable en las utilidades de la empresa.
3. CICLO DE VIDA
DEL PROYECTO
5. DUEÑO DE LOS BENEFICIOS - INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
BENEFICIO OBJETIVO INTERESADO SEGUIMIENTO
Utilidad de la organización Sponsor Mensual
Reconocimiento en el mercado Grupo empresarial área administrativa
Semestral
Disminución de costos en subcontratar laboratorios
Sponsor Mensual
6. APROBACIONES
CARGO Fecha Firma
Sponsor 15/04/2018
Gerente de Proyecto 15/04/2018
5.2.4. Registro de Lecciones Aprendidas.
REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS
PROYECTO Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el
departamento de Boyacá.
FECHA
CÓDIGO DE
LECCIÓN
APRENDIDA
ENTREGABLE
AFECTADO
DESCRIPCIÓN
PROBLEMA CAUSA IMPACTO
ACCIÓN
CORRECTIVA
LECCIÓN
APRENDIDA
24/06/2018 LA1 1.2.5 Proceso
de información
El tiempo de
importación de los
equipos fue de más de
1 mes.
No se realizó la
compra con la
anterior adecuada
Se retrasó el
cronograma por 1
semana
Se adelantaron
actividades
durante el tiempo
de retraso de la
mercancía
En caso de
realizar
importaciones se
debe realizar con
anterioridad
previendo
demoras en el
proceso.
22/07/2018 LA2
1.3.1
Instalación de
equipos
Los equipos al ser
importados cuentan
con tecnologías
diferentes a las
nacionales y dificultan
su instalación y
configuración
No contratar al
personal con
conocimiento en
estas tecnologías
Se tuvo una
demora de 2
semanas
Se contrató
personal idóneo
con los
conocimientos
requeridos.
Se debe realizar
una selección
rigurosa de los
conocimientos del
personal.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
1.0 Carlos Pinilla Natalia Cely Fabio Cely 15/04/2018 Seguimiento
5.2.5. Control Integrado de Cambios.
Teniendo en cuenta que en desarrollo de los ciclos de vida del proyecto surgen
situaciones que obstaculizan la normal ejecución de las tareas planeadas, el sistema de
cambios en el proyecto se basa en facilitar el flujo de información por medio de
mecanismos formales que expresen la necesidad de modificar la línea base de tiempo,
alcance y costos del proyecto debido a problemas o restricciones a los cuales se debe
tomar una decisión para dar una conjunta solución y garantizar la correcta ejecución del
proyecto.
• Tablero de control de cambios.
NOMBRE ROL RESPONSABILIDAD AUTORIDAD
Fabio Cely Sponsor Proveer los recursos económicos y aprobar modificaciones de línea base del proyecto.
Alta
Natalia Cely Gerente del proyecto Planear y controlar el desarrollo del proyecto facilitando el flujo de información entre el
equipo de trabajo y los stakeholders, promoviendo la participación en toma de
decisiones
Media
Carlos Pinilla Ingeniero de Procesos Garantizar la correcta ejecución de los procesos de instalación y montaje del
Laboratorio, informar sobre necesidades de cambios o modificaciones en adquisiciones
de equipos o necesidades de contratar servicios de instalación.
Baja
Andrés Pinilla Ingeniero de Laboratorio Logística necesaria para la adquisición de equipos e instrumentos necesarios para la
acreditación del laboratorio informar necesidades de cambios en referencias de
equipos
Baja
Tabla 17. Tablero control de cambios. Fuente: propia.
• Proceso de control de cambios.
Envío de Solicitud de cambio Enviar por escrito la necesidad de cambio al responsable de área
o gerente de proyecto para su análisis por parte de stakeholders
Seguimiento de solicitudes de cambio La alta dirección del proyecto evalúa la necesidad y toma las decisiones pertinentes
Revisión de solicitud de cambio La alta dirección aprueba las modificaciones a realizar en la línea base
Tabla 18. Proceso control de cambios. Fuente: propia.
• Solicitudes de cambio.
En el Apéndice 1. Formato solicitud de cambio se evidencia el formato que debe ser
diligenciado para solicitar un cambio en el Proyecto Acreditación y puesta en marcha de
un laboratorio de calidad del aire en el departamento de Boyacá.
• Matriz de registro de cambios.
Esta matriz permite llevar un registro detallado de los cambios con su estado actual,
responsable y avance, el formato para poder diligenciarla de acuerdo a los requerimientos
del proyecto se encuentra en el Apéndice 2. Matriz control de cambios.
6. Planes de gestión
6.1. Plan de Gestión del Alcance
6.1.1. Enunciado del Alcance.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Natalia Cely Fabio Cely 06/04/2018
ENUNCIADO DEL ALCANCE
PROYECTO
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el
departamento de Boyacá.
1. DESCRIPCION DEL PROYECTO
En los últimos años en el departamento de Boyacá se han incrementado notablemente el número de
títulos mineros y con ello aumenta el número análisis de calidad del aire requeridos en el departamento
por las corporaciones ambientales, análisis que son obligatorios para poder mantener el título ambiental.
El departamento de Boyacá cuenta actualmente con 1446 títulos mineros según la Agencia Nacional de
Minería (ANM) y actualmente según el IDEAM, el departamento de Boyacá cuenta con un único (1)
laboratorio acreditado en la calidad del aire, siendo este incapaz de suplir la alta demanda que el
departamento solicita.
El propósito de este proyecto es la acreditación de un laboratorio de calidad del aire en el departamento
de Boyacá de la empresa Ambytec, bajo los lineamientos del Instituto de Hidrología, Meteorología y
Estudios Ambientales, IDEAM, bajo la norma NTC-ISO/IEC 17025 “Requisitos Generales de
Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración”
El proceso de acreditación será de 6 meses, y su centro de procesos será en la ciudad de Duitama
(Boyacá).
2. DESCRIPCION DEL PRODUCTO DEL PROYECTO
El proyecto consiste en diseñar y establecer el proceso para obtener acreditación para un laboratorio de
calidad del aire dentro del marco organizacional de la empresa Ambytec, para que mediante los
lineamientos de calidad se planee, ejecute y evalúe el cumplimiento de los requisitos solicitados por el
IDEAM.
El laboratorio realizará análisis de calidad del aire “según la resolución 2254 del 2017 por la cual se
adopta la norma de calidad del aire ambiente y se dictan otras disposiciones” con el cual se puede
determinar el estado actual de la calidad del aire, que sirve como punto de partida para el análisis de
deterioro ambiental o impacto, causados por obras, proyectos o actividades y así realizar una
comparación con la normatividad ambiental vigente.
3. ENTREGABLES
ENTREGABLE DEFINICIÓN
Project Charter Acta de iniciación del Proyecto.
1.1 Verificación de
equipos requeridos
Planear y definir los requerimientos técnicos y normativos de los equipos
a comprar.
1.2 Compra de equipos Importar equipos requeridos.
1.3 Montaje de laboratorio Instalar, configurar los elementos necesarios para el funcionamiento del
laboratorio.
1.4 Proceso de
Acreditación
Presentar documentos ante el IDEAM para la certificación del laboratorio.
1.5 Puesta en marcha Realizar los primeros laboratorios de calidad del aire de acuerdo con los
parámetros de la norma.
Acta de Cierre Acta de Finalización del Proyecto.
4. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN
1. TÉCNICOS La construcción y desarrollo del proyecto debe cumplir el 100% de los
objetivos.
2. CALIDAD Los equipos y procesos deben contar con altos estándares de calidad.
3. ADMINISTRATIVOS Todos los entregables deben ser aprobados por el Sponsor del
proyecto.
4. COMERCIALES Debe existir una viabilidad para ejecutar el proyecto y haberse
ejecutado un buen análisis de mercado.
5. EXCLUSIONES
Tipos de mediciones adicionales (ruido, calidad del agua). Insumos adicionales. Administración del laboratorio. Adecuación de la infraestructura de la locación. Permisos de funcionamiento del tipo de establecimiento. Estudios fuera de Boyacá. Costos de personal adicional. Solo se cubre el costo del personal durante el proceso de acreditación.
6. APROBACIONES
CARGO FECHA FIRMA
Sponsor 06/04/2018
Natalia Cely 06/04/2018
Carlos Pinilla 06/04/2018
6.1.2. EDT.
En la figura 13 se establece la EDT para la acreditación y puesta en marcha de un
laboratorio de calidad del aire en el departamento de Boyacá.
Figura 12. EDT. Fuente: propia.
6.1.3. Diccionario de la EDT a segundo nivel.
En el Apéndice 3. Diccionario de la EDT se encuentra la descripción detallada del
contenido de cada uno de los componentes de la EDT a segundo nivel.
6.1.4. Matriz de trazabilidad de requisitos.
En el Apéndice 4. Matriz de trazabilidad de requisitos se evidencia la matriz de
trazabilidad de requisitos del proyecto en la cual se vinculan todos los niveles de la EDT
y permite generar una ayuda para que cada requisito de la documentación de requisitos
sea aprobado.
6.1.5. Validación del Alcance.
La validación del alcance es el proceso mediante el cual se lleva a cabo la aceptación
de los entregables del proyecto de manera formal y se hace la validación de la
información que se suministra en cada entregable para rectificar que es veraz. (Project
Management Institute, 2017)
Para la validación del alcance de este proyecto se realiza al finalizar cada entregable
importante del mismo, esto a través de una verificación en la matriz de trazabilidad de
requisitos, verificación de los entregables y revisión documental de los requisitos.
Lo anterior mediante el uso de herramientas como auditorias o inspecciones y juicio
de expertos.
Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario validar que cada entregable este
completo y si se llega a presentar alguna modificación en el alcance se debe gestionar la
solicitud de cambios y esto se evidencia en la siguiente tabla.
Entregables ID Fecha de aceptación y cierre del entregable
Observación Requisito / Criterio de aceptación
1.1 Gerencia de proyectos
R1 11/06/2018 Aceptado Los documentos y requermientos de alto nivel deben ser firmados y aprobados por el Sponsor
1.2 Verificación de
quipos requeridos
R2 12/06/2018 Aceptado Los equipos cumplen con las especificaciones requeridas
para la acreditación.
1.3 Compra de equipos
R3 18/06/2018 Aceptado Previamente se realiza la selección de la mejor
alternativa para la compra de equipos
1.4 Montaje de laboratorio
R4 25/07/2018 Aceptado Se cuenta con todos los equipos para realizar el proceso de montaje e
instalación
1.5 Proceso de
Acreditación
R5 06/08/2018 Aceptado Se tienen los equipos instalados y en
funcionamiento. Se tienen
todos los documentos en regla
1.6 Puesta en marcha
R6 27/11/2018 Aceptado Firma del acta de cierre del proyecto
Tabla 19. Proceso control de cambios. Fuente: propia.
6.2. Plan de gestión del cronograma
Para la planificación de la gestión del cronograma empleamos técnicas y herramientas
como el juicio de expertos y reuniones con el fin de lograr una descomposición y
descripción de la lista de actividades a desarrollar llevando los lineamientos necesarios
para encontrar la ruta crítica de las actividades, con el fin de definir cuales actividades
preceden de otras y poder realizarlas en el orden correcto y describiendo la secuencia de
estas. Todo esto con el objetivo de estimar los posibles tiempos de ejecución, llevando a
cabo una estimación basada en tres valores.
6.2.1. Listado de actividades con estimación de duraciones esperadas.
Para realizar la estimación de duración de actividades se emplea el método de
ESTIMACIÓN BASADA EN TRES VALORES con el fin de definir un rango aproximado
de la duración de las actividades teniendo en cuenta la incertidumbre y los diferentes
riesgos en la ejecución de estas.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Natalia Cely Fabio Cely 06/04/2018
ACTIVIDADES CON ESTIMACIÓN DE DURACIÓN
Último nivel
de la EDT ID
Nombre de
la actividad
Predec
esora
Duración
Optimista
(Dias)
Duración
Probable
(Dias)
Duración
Pesimista
(Dias)
PERT
A
Analizar equipos
requeridos
Ningun
a 0,5 1 2 1,1
1.1.1
Presentación
de informe
B
Definir caracteristicas y
referencias A 0,5 1 2 1,1
C Realizar informe escrito B 0,5 1 2 1,1
D
Presentar informe escrito
al director B 0,5 1 2 1,1
1.2.1 Analisis
de
proveedores
E
Buscar posibles
proveedores de equipos D 0,5 1 1,5 1,0
F
Verificar existencia de
referencias de equipos E 0,5 1 1,5 1,0
1.2.2 Solicitud
de
cotizaciones
G
Enviar a los posibles
proveedores solicitud de
equipos F
0,66 1 2 1,1
H
Solicitar costos de
equipos e instrumentos F 0,66 1 2 1,1
I Solicitar costos de envio F 0,66 1 2 1,1
1.2.3
Selección de
alternativa
J Analizar costos y garantía H,I 0,3 0,66 1 0,7
K Analizar tiempos de envio J 0,3 0,66 1 0,7
L
Definir proveedor de
equipos K 0,3 0,66 1 0,7
1.2.4 Compra
de equipos
M
Confirmar compra al
proveedor L 0,3 0,66 1 0,7
N
Solicitar datos de
transferencia M 0,3 0,66 1 0,7
O Realizar consignación N 0,3 0,66 1 0,7
1.2.5 Proceso
de
importación Q
Diligenciar datos de
importación O
1 2 4 2,2
1.2.6
Recepción de
equipos
R
Definir lugar de recepción
de equipos Q 10 12 18 12,7
S
Delegar al encargado de
recepción R 10 12 18 12,7
1.3.1
Instalación de
equipos
T
Energizar hardware de
equipos e instrumentos S 2,5 3,5 6 3,8
U
Instalacion de software
de equipos e
instrumentos S
2,5 3,5 6 3,8
1.4.1 Gestión
documental
W
Consultar requisitos
legales T,U 1,66 2,3 4 2,5
X
Diseñar matriz de
requisitos legales W 1,66 2,3 4 2,5
Y
Realizar informe de
normativas para proceso
de acreditación X
1,66 2,3 4 2,5
1.4.2
Presentación Z
Entregar gestión
documental de requisitos Y 1 2 4 2,2
de
documentos
para acreditación a
entidad certificadora
1.4.3
Recepción de
respuesta AA
Delegar al encargado de
soliciatar respuesta Z
1 2 3 2,0
1.5.1 Entrega
de laboratorio
AB
Presentar laboratorio
terminado
T, U,
AA 2,5 4 7 4,3
AC
Socializar funcionamiento
y servicios del laboratorio
T, U,
AB 2,5 4 7 4,3
6.2.2. Línea base del Cronograma – Diagrama de Gantt con ruta crítica.
Teniendo en cuenta el listado de actividades con estimación de duración esperada
que presenta la predecesión de las actividades se realiza el diagrama que se evidencia
en el Apéndice 5. Línea base del cronograma donde se explica de manera gráfica la línea
base del cronograma mediante el diagrama de Gantt.
6.2.3. Diagrama de Red con análisis de pase adelante y pase atrás y ruta crítica.
Teniendo en cuenta el listado de actividades con estimación de duraciones esperadas
del literal 6.2.1., se desarrolla el cálculo del diagrama de red con análisis de pase adelante
y pase atrás y se determina la ruta crítica del proyecto.
En el diagrama del Apéndice 6. Diagrama de red y ruta crítica se presenta la ruta
crítica del proyecto en la cual se determina la ruta más larga del proyecto, y determina la
fecha más próxima en que se puede ejecutar el proyecto, lo anterior porque se presenta
una menor cantidad de holgura, conociendo que este término hace referencia al tiempo
que una actividad puede retrasarse sin retrasar una actividad importante o la fecha final
del proyecto.
6.2.4. Aplicación de una de las técnicas de desarrollar el cronograma.
Para poder generar mejoras al desarrollo del cronograma se plantea la aplicación de
la técnica de nivelación de recurso y uso.
6.2.4.1. Nivelación de Recurso y Uso.
El propósito de la nivelación de recursos es determinar con base en el cronograma el
personal responsable de cada actividad y verificando la fecha de entrega para evitar
retrasos y/o costos no esperados que afectan directamente el presupuesto del proyecto.
A continuación, se muestra el manejo de los recursos:
NOMBRE DEL RECURSO TRABAJO
Ingeniero de Procesos 136.5 horas
Presentar informe escrito 8 horas
Buscar posibles proveedores de equipos 16.5 horas
Solicitar costos de equipos e instrumentos
8 horas
Definir proveedor de equipos 8 horas
Confirmar compra al proveedor 8 horas
Diligenciar datos de importación 16 horas
Presentar laboratorio terminado 40 horas
Socializar funcionamiento y servicios del laboratorio
32 horas
Ingeniero de Laboratorio 134.5 horas
Analizar equipos requeridos 30.5 horas
Definir características y referencias 8 horas
Analizar costos y garantía 8 horas
Realizar consignación 8 horas
Consultar requisitos legales 8 horas
Entregar gestión documental de requisitos para acreditación a entidad certificadora
16 horas
Delegar al encargado de solicitar respuesta
16 horas
Presentar laboratorio terminado 40 horas
Tabla 20. Nivelación de recursos y uso. Fuente: propia.
6.3. Plan de gestión del costo
El plan de gestión de costos permite determinar y definir de manera concisa el
presupuesto que se asigna para cada una de las tareas que deben llevarse a cabo en
el transcurso del proyecto, por lo cual se debe realizar una rigurosa planificación y
estimación de los costos teniendo en cuenta las actividades propuestas en el
cronograma, para esto empleamos herramientas ofimáticas como hojas de cálculo y
Project que facilitan el proceso en la gestión de costos, para realizar esta planificación
dentro del proyecto se realiza un proceso que inicia con la planificación de los costos
donde se realizan reuniones con los stakeholders para definir las especificaciones de los
recursos, los cuales representan costos al proyecto y por lo tanto se debe asignar
presupuesto para que se ejecuten de manera correcta sin afectar el desarrollo de las
tareas.
Para la estimación de los costos se realiza un análisis por medio del juicio de expertos,
reuniendo el equipo de trabajo, director de proyecto y demás involucrados beneficiando
los acuerdos y toma de decisiones sobre las características de los recursos necesarios
para la ejecución del proyecto, así como en la asignación del presupuesto, finalmente se
emplea la herramienta de tareas periódicas en Proyect para delegar las tareas referentes
al control y supervisión de la utilización de recursos del proyecto garantizando el normal
desarrollo y éxito.
6.3.1. Estimación de costos de las actividades.
Cuenta de Control
Paquete de trabajo
ID Actividad Costo por actividad
Verificar Equipos
Requeridos
Presentación de informe
4 Analizar equipos requeridos 1.691.200,00
5 Definir características y referencias 445.200,00
6 Realizar informe escrito 22.400,00
7 Presentar informe escrito 75.600,00
Compra de equipos
Análisis de proveedores
11 Buscar posibles proveedores de equipos 75.600,00
12 Verificar existencia de referencias de equipos 89.600,00
Solicitud de cotizaciones
14 Enviar a posibles proveedores solicitud de equipos
89.600,00
15 Solicitar costos de equipos e instrumentos 75.600,00
16 solicitar costos de envío 00
Selección de alternativas
18 Analizar costos y garantía 445.200,00
19 Analizar tiempos de envío 112.000,00
20 Definir proveedor de equipos 75.600,00
Compra de equipos
22 Confirmar compra al proveedor 75.600,00
23 Solicitar datos de transferencia 89.600,00
24 Realizar consignación 534.800,00
Proceso de importación
26 Diligenciar datos de importación 137.200,00
Recepción de equipos
28 Definir lugar de recepción de equipos 64.400,00
29 Delegar al encargado de recepción 64.400,00
Montaje de laboratorio
Instalación de equipos
33 Energizar hardware de equipos e instrumentos 134.400,00
34 Instalar software de equipos e instrumentos 112.000,00
Proceso de acreditación
Gestión documental
38 Consultar requisitos legales 445.200,00
39 Diseñar matriz de requisitos legales 00
40 Realizar informe de normas para proceso de acreditación
67.200,00
Presentación de documentos
42 Entregar gestión documental de requisitos para acreditación a entidad certificadora
870.800,00
Recepción de respuesta
44 Delegar al encargado de solicitar respuesta
848.400,00
Puesta en marcha
Entrega de laboratorio
48 Presentar laboratorio terminado 2.646.000,00
49 Socializar funcionamiento y servicios del laboratorio
260.400,00
Tabla 21. Estimación de costos por actividades. Fuente: Propia.
6.3.2. Estimación ascendente de costos.
La estimación ascendente de los costos hace referencia a la suma de las estimaciones
de los componentes de nivel inferior en la EDT. Las actividades pueden o no tener algún
tipo de dependencia entre si y esto llegar a afectar la asignación de los recursos. La
estimación ascendente de costos del proyecto se evidencia en el Apéndice 8. Estimación
ascendente de costos.
6.3.3. Línea base de costos y presupuesto del proyecto.
En el Apéndice 9. Línea base de costos y presupuesto del proyecto está la Línea base
de costos y presenta la información respecto al presupuesto total que requiere la
ejecución del proyecto, así como el presupuesto por cada cuenta de control y actividades
que se tienen planeadas en el cronograma teniendo en cuenta las reservas de
contingencia para cada actividad y cuenta de control que representan el 2 % de su costo
total, así mismo, presenta la reserva de gestión asignada en el presupuesto total que
representa el 5 % de la Línea base de costos con el fin de tener un plan de contingencia
en caso de costos imprevistos en la ejecución del proyecto, los valores porcentuales
asignados a estas reservas fueron determinados por medio de reuniones con los
stakeholders llegando a un acuerdo entre las partes.
6.3.4. Indicadores de medición de desempeño aplicados al proyecto.
VALOR GANADO
Año 2018
Mes 3 SEPTIEMBRE
Mes 5 NOVIEMBRE
Mes 6 DICIEMBRE
Valor Planificado 4.231.993 515.432.817 522.047.576
Valor Planificado Acumulado PV 4.231.993 519.664.809 1.041.712.386
Costo Real 8.809.906 586.180.332 607.503.949
Costo Real Acumulado AC 8.809.906 594.990.237 1.202.494.186
Porcentaje de avance completado del mes %comp 25,0% 85,0% 100,0%
Valor ganado del trabajo realizado 151.875.987 516.378.357 607.503.949
Valor ganado del trabajo realizado acumulado EV 151.875.987 668.254.344 1.275.758.293
Indice de desempeño del cronograma SPI 35,89 1,29 1,22
Indice de desempeño del costo CPI 17,24 1,12 1,06
INDICADORES DE MEDICIÓN Valor
Variación del costo (CV/Cost Variance) [CV=EV-AC] 73.264.107
Variación del cronograma (SV/Schedule Variance) [SV=EV-PV]
234.045.907
Índice de desempeño del costo (CPI/Cost Performance Index) [CPI = EV/AC]
1,06
Índice de desempeño del cronograma del proyecto (SPI/Schedule Performance Index) [SPI = EV/PV]
1,22
Estimación a la conclusión (EAC/Estimate at Completion) [EAC = BAC/CPI]
572.616.279
Tabla 22. Indicadores de medición. Fuente: propia.
6.3.5. Aplicación técnica del valor ganado con curvas S avance.
En la figura 14 se muestra la curva de relación de tiempo y costo del proyecto, teniendo
en cuenta Valor planificado acumulado (VP), costo real acumulado (AC) y el valor ganado
del trabajo realizado acumulado (EV).
Figura 13. Curva S avance. Fuente: propia.
6.4. Plan de gestión de Calidad
Este plan de calidad está establecido para el desarrollo de todas las fases del proyecto
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio acreditado de calidad del aire en el
departamento de Boyacá y su vigencia está comprendida por la duración del proyecto.
-
50.000.000
100.000.000
150.000.000
200.000.000
250.000.000
300.000.000
350.000.000
400.000.000
450.000.000
Mes 1JUNIO
Mes 2JULIO
Mes 3AGOSTO
Mes 4SEPTIEMBRE
Mes 5OCTUBRE
Mes 6NOVIEMBRE
Mes 7DICIEMBRE
PV
AC
EV
6.4.1. Métricas de Calidad.
PLANTILLA DE MÉTRICA DE CALIDAD
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Natalia Cely Fabio Cely 25/10/2018
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del
aire
LACA
MÉTRICA DE:CALIDAD
PRODUCTO X
PROYECTO
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE:
Implementación de las mediciones requeridas por el cliente según el requerimiento de los entes reguladores ambientales.
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD:
Esta métrica es relevante dado que permitirá lograr el cumplimiento de los objetivos de este proyecto
PROPÓSITO DE LA MÉTRICA:
La métrica se desarrolla para obtener una trazabilidad del resultado final de mediciones vs requerimiento del cliente.
DEFINICIÓN OPERACIONAL:
Durante la entrega del informe final de mediciones, el usuario final validará que se encuentren todos los datos, ítems y características previamente solicitadas, firmando la carta de aceptación.
MÉTODO DE MEDICIÓN:
1. Solicitar al líder usuario las pruebas de conformidad de las mediciones realizadas.
. 2. Ejecutar las pruebas de calidad internas para las mediciones ejecutadas.
3. Analizar las no conformidades obtenidas por el usuario.
4. Verificar las sugerencias y/o oportunidades de mejora.
RESULTADO DESEADO:
El valor esperado equivale al 100% de conformidad
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES:
El cumplimiento de esta métrica de aceptación es indispensable para aumentar la eficiencia y calidad de las mediciones de la calidad del aire y así posicionar a la empresa como una de las más importantes del Sector.
RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD:
La persona encargada de supervisar el factor de calidad, resultados de las métricas y realizar mejoras en
los procesos es el laboratorista, pero la responsabilidad máxima la tiene el ingeniero de procesos quien
es el que supervise al laboratorista.
PLANTILLA DE MÉTRICA DE CALIDAD
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste
1.0 Natalia Cely Fabio Cely 25/10/2018
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del
aire
LACA
MÉTRICA DE:CALIDAD
PRODUCTO X
PROYECTO
FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE:
Todos los equipos de mediciones deben cumplir con las especificaciones técnicas del ente certificador
DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD:
Esta métrica es relevante dado que permitirá lograr el cumplimiento de los objetivos de este proyecto.
PROPÓSITO DE LA MÉTRICA:
La métrica se desarrolla para obtener una trazabilidad del resultado final de mediciones vs requerimiento
del cliente.
de DEFINICIÓN OPERACIONAL:
Durante la entrega del informe final de mediciones, el usuario final validará que se encuentren todos los
datos, ítems y características previamente solicitadas, firmando la carta de aceptación.
MÉTODO DE MEDICIÓN:
1. Solicitar al líder usuario las pruebas de conformidad de las mediciones realizadas.
. 2. Ejecutar las pruebas de calidad internas para las mediciones ejecutadas.
3. Analizar las no conformidades obtenidas por el usuario.
4. Verificar las sugerencias y/o oportunidades de mejora.
RESULTADO DESEADO:
El valor esperado equivale al 100% de conformidad
ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES:
El cumplimiento de esta métrica de aceptación es indispensable para aumentar la eficiencia y calidad de
las mediciones de la calidad del aire y así posicionar a la empresa como una de las más importantes del
Sector.
RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD:
La persona encargada de supervisar el factor de calidad, resultados de las métricas y realizar mejoras en
los procesos es el laboratorista, pero la responsabilidad máxima la tiene el ingeniero de procesos quien
es el que supervise al laboratorista.
6.4.2. Documentos de prueba y evaluación.
Buscando controlar y asegurar las métricas de calidad establecidas en el plan, se
utiliza la herramienta diagrama de control para tal fin, por lo cual se realizará una medición
mensual para cada variable plasmada en las métricas de calidad.
• Auditorias de calidad: Las auditorias serán llevadas a cabo por el gerente de
Ambytec en conjunto con el Gerente del Proyecto.
• Mejoramiento Continuo: Se debe trabajar en pro de la innovación y de un proceso
de mejora continua por medio de capacitaciones del personal.
6.4.3. Entregables verificados.
En la siguiente tabla, se encuentra el consolidado de los entregables del proyecto, con
fechas de aprobación y el interesado que realiza la aprobación. A cada uno de los
entregables se le aplica la métrica de calidad diseñada, obteniendo así las listas de
verificación.
LISTA DE VERIFICACIÓN DE ENTREGABLES
PROYECTO ACREDITACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UN LABORATORIO DE CALIDAD
DEL AIRE EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ
Descripción Entregable Método de verificación
Criterio de aceptación
Responsable Aprobado por
Verificar equipos requeridos
Presentación de informe escrito
Métrica de calidad
Aprobado del Sponsor
Carlos Pinilla Natalia Cely
Comprar equipos
Adquisición de los equipos
Métrica de calidad
Aprobado del Sponsor
Carlos Pinilla Natalia Cely
Realizar montaje de laboratorio
Laboratorio listo para la puesta en marcha
Métrica de calidad
Aprobado del Sponsor
Carlos Pinilla Natalia Cely
Realizar proceso de acreditación
Radicado de documentos ante IDEAM
Métrica de calidad
Aprobado del Sponsor
Carlos Pinilla Natalia Cely
Puesta en marcha
Laboratorio en funcionamiento
Métrica de calidad
Aprobado del Sponsor
Carlos Pinilla Natalia Cely
Tabla 23. Lista de verificación de entregables. Fuente: autor.
6.5. Plan de gestión de Recursos
El siguiente plan de gestión de recursos se construye y aplica al proyecto de
acreditación de laboratorio de calidad de aire para la compañía Ambytec, con el fin de
documentar los requisitos exigidos respecto a personal, insumos y equipos tecnológicos
para la correcta ejecución del proyecto. La estructura del plan está basada en la guía
para la planeación de recursos expuesta por el PMI en el PMBOK.
De acuerdo con los objetivos que traza el plan, se propone identificar, asignar y
proveer los recursos necesarios para la culminación del proyecto, por lo cual se generan
los entregables descritos en la gestión de alcance del plan, determinando
específicamente los recursos que se van a proveer de acuerdo a las referencias descritas
en las medidas, sin desviarse del objetivo revisando exclusiones y restricciones
determinadas por stakeholders, enfocado a los supuestos y factores de éxito.
Su metodología permite organizar y clasificar tanto a stakeholders como a personal
según sus niveles, instrumentos y equipos tecnológicos determinando sus
responsabilidades, roles y funciones en la ejecución del proyecto y desempeño con la
utilización de recursos.
Con la implementación de este plan se espera que la realización del proyecto cuente
con los recursos necesarios para la ejecución de cada una de sus tareas y pueda
desarrollarse según la planificación, dentro del tiempo esperado y cumpliendo las
expectativas de los interesados.
6.5.1. Estructura de desglose de recursos.
Con el fin de tener una correcta estimación de los recursos que logre adaptarse tanto
a la planeación del proyecto como a las restricciones, supuestos y criterios de éxito
estipulados por los stakeholders, se emplean técnicas y herramientas que permiten
identificar de manera ascendente cada una de las actividades o tareas que se deben
ejecutar para llevar a cabo el desarrollo del proyecto.
Principalmente se emplea el juicio de expertos para determinar las especificaciones y
referencias de los recursos como personal, materiales y equipos que se adaptan a la
capacidad financiera del proyecto garantizando proveer en cada una de las tareas los
recursos necesarios, posteriormente se analizan los datos para tomar decisiones en la
asignación de estos recursos y finalmente socializados por medio de las reuniones donde
participan los stakeholders llegando a un acuerdo que tenga beneficio para toda las
partes. Con la aplicación de dichas herramientas y técnicas se diseñan las siguientes
RBS por cada entregable del proyecto.
Figura 14. Estructura de desglose de recursos. Fuente: propia.
De acuerdo con los requisitos que se presentan en la ejecución y cumplimiento de
cada uno de los procesos estipulados en la EDT del proyecto, respecto a los recursos
necesarios, se deben tener ciertas medidas como estándar de calidad, para evaluar el
rendimiento de las entregas y el desempeño en funcionamiento de los equipos.
Según la figura 15 los recursos para verificación de equipos requeridos:
• 1 analista: Capacitado en diseño y presentación de informes, racional y asertiva
en la toma de decisiones, conocimiento de equipos de laboratorio y equipos
ambientales de última tecnología.
• 1 computador: Portátil de procesador robusto que cuente con paquetes de
software licenciado Office, Project, Visio.
• 1 celular: Smartphone con llamadas e internet disponibles para comunicación.
Según la figura 15 los recursos para compra de equipos:
• 1 ingeniero: Capacitado en procesos, buen análisis de alternativas, conocimiento
en procesos de adquisición, logística de importación, manejo de tecnologías de
información.
• 1 computador: Portátil de procesador robusto que cuente con paquetes de
software licenciado Office, Project, Visio.
• 1 celular: Smartphone con llamadas e internet disponibles para comunicación.
Según la figura 15 los recursos para Montaje de laboratorio:
• 1 laboratorista: Ingeniero químico o ambiental, conocimientos en instalación y
operación de equipos para medición de factores ambientales.
• 1 ayudante: Técnico en sistemas capacitado para instalación de equipos
tecnológicos.
• 1 computador: Portátil de procesador robusto que cuente con paquetes de
software licenciado Office, Project, Visio.
Según la figura 15 los recursos requeridos en el proceso de de acreditación:
• 1 ingeniero: Capacitado en gestión de calidad y procesos de acreditación, diseño
y presentación de procesos e informes, conocimiento en equipos tecnológicos,
manejo de tecnologías de información.
• computador: Portátil de procesador robusto que cuente con paquetes de software
licenciado Office, Project, Visio.
Según la figura 15 los recursos para la puesta en marcha y prestación de servicios:
• 1 ingeniero: Experiencia en gestión de personal, producción y operaciones;
conocimiento interdisciplinar de diferentes áreas de trabajo, capacidad de análisis
y toma de decisiones.
• 4 equipos tecnológicos de medición: Cada equipo debe contar con 3 elementos
debidamente instalados, probados y en funcionamiento. A demás de contar con
acreditación de calidad y normas específicas para el servicio.
• 1 monitor de material particulado Grimm EDM 180c
• 1 SICA Logger + Web Cloud licencia por 3 años
• 1 sensor meteorológico Grimm 159-I.
• 1 computador: Portátil de procesador robusto que cuente con paquetes de
software licenciado Office, Project, Visio.
6.5.2. Asignaciones de recursos físicos y Asignaciones del equipo del proyecto.
Para poder formar el equipo requerido para asignaciones del proyecto es necesario
confirmar el recurso humano disponible para el proyecto Acreditación y puesta en marcha
de un laboratorio de calidad del aire en el departamento de Boyacá.
Durante el proceso de adquisición del recurso humano se tuvo en cuenta las
capacidades de cada uno de los colaboradores que confirman en grupo de trabajo, que
esten capacitados para el desarrollo de sus funciones y cumplir con sus obligaciones.
El hecho de contar con un recurso humano altamente calificado da la posibilidad de
poder lograr el objetivo principal del proyecto, puesto que, estan en toda la capacidad de
poder apuntar a una certificación y puesta en marcha del laboratorio.
6.5.3. Calendario de recursos.
El tiempo establecido de trabajo es de lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm,
proponiendo metas semanales y haciendo un seguimiento del cumplimiento de estas,
para poder cumplir con el cronograma de actividades adecuadamente.
6.5.4. Plan de capacitación y desarrollo del equipo.
El desarrollo del equipo de talento humano es un proceso simultáneo y continúo con
el fin de desarrollar habilidades, alcanzar conocimientos y forjar valores permitiéndoles
un desempeño laboral superior.
Este proceso certifica la óptima formación del trabajador a lo largo de su vida laboral,
con posibilidades de ser promovido a cargos de categoría superior y prepararlo para los
cambios que se presenten a nivel empresarial.
Se desarrolló el siguiente plan de capacitación semestral para el personal humano:
Temas Teóricas Práctica Total
1 Primeros Auxilios 10 5 15
2 Ética y Valores 4 N/A 4
3 Inducción el puesto de trabajo 10 16 26
4 Funciones y operaciones del cargo 8 20 28
5 Seguridad y salud en el trabajo 4 4 8
Total Horas 36 45 81
Tabla 24. Plan de capacitaciones. Fuente: propia.
6.6. Plan de gestión de comunicaciones
El plan de comunicaciones del proyecto Acreditación y puesta en marcha de un
laboratorio de calidad del aire en el departamento de Boyacá, establece el registro de
metodologías a usar para la comunicación del equipo de trabajo y el grupo de
interesados, siendo el director de proyectos el facilitador entre los actores que planean y
ejecutan el proyecto, manteniendo así el correcto flujo de información e integrando a cada
uno de los representantes en el grupo de interesados quienes proporcionaran la
información como requisitos, restricciones, especificaciones técnicas, etc
Este plan establece el registro de metodologías a usar para la comunicación del
equipo de trabajo y el grupo de interesados, siendo el director de proyectos el facilitador
entre los actores que planean y ejecutan el proyecto, manteniendo así el correcto flujo de
información e integrando a cada uno de los representantes en el grupo de interesados
quienes proporcionaran la información como requisitos, restricciones, especificaciones
técnicas, etc.
6.6.1. Sistema de información de comunicaciones.
Con el fin de registrar de manera concreta a los actores que interactúan en el proyecto,
facilitando el flujo de información entre el equipo del proyecto y las partes interesadas, se
presenta por medio de la siguiente matriz la identificación de cada una de las partes
interesadas, sus requerimientos y expectativas en cuanto a la metodología que se llevara
a cabo en la comunicación.
6.6.1.1. Canales de información.
El flujo de información que proporciona los datos necesarios en el ciclo de vida del
proyecto para el planteamiento de objetivos y estrategias está dado por la siguiente matriz
N° Nombre Tipo/Rol Interés principal
Requerimientos principales
Expectativas
1 Fabio Cely Ext/Sponsor Factibilidad financiera del proyecto, puesta en marcha del proyecto
-Acreditación y licencia ambiental. -Ejecución de proyecto dentro
-Optimizar tiempo de ejecución. -Rentabilidad de proyecto.
Tabla 25. Comunicación stakeholders. Fuente propia.
De tal manera que los canales de información serán empleados en casos de
comunicación por necesidades de especificaciones técnicas, necesidad de asignación de
recursos, resolución de conflictos, informes de avance.
Nivel Emisor Receptor
1 Técnicos, colaboradores Ingeniero de Laboratorio
2 Ingeniero de Laboratorio Ingeniero de procesos
de restricciones del presupuesto.
2 Natalia Cely Int/Gerente del proyecto
Cumplimiento de objetivos del proyecto, integración y participación de interesados.
-Cumplimiento dentro de los límites de la línea base de costos, alcance y tiempo. -Facilitar información para toma de decisiones.
-Eficiencia en el desempeño del equipo en cada fase del proyecto. -Optimizar integración de partes interesadas en la toma de decisiones
3 Carlos Pinilla Int/Ingeniero de Procesos
Cumplimiento de paquetes de tareas en el tiempo establecido, cumplimiento de requisitos IDEAM.
-Determinación de requerimientos técnicos. -Registro de restricciones y documentación de procesos.
-Documentar correctamente los procesos y ejecución del proyecto para obtener la acreditación.
4 Andrés Pinilla Int/Ingeniero de Laboratorio
Cumplimiento de requisitos exigidos por el ente certificador, montaje de laboratorio exitoso.
-Actualización de normatividad vigente aplicada la gestión ambiental. -Registro de características de equipos e instalación.
-Proporcionar información necesaria para la adquisición de equipos e instrumentos. -Informar restricciones técnicas.
5 Corporaciones Ambientales
Ext/Ente acreditador
Verificación de requisitos, otorgar acreditación.
-Cumplimiento de requisitos técnicos y legales.
-Aumento de organizaciones certificadas para el control de calidad de aire y gestión ambiental.
6 Juan Cetina Ext/Competencia Oportunidades de mejora, aumento del mercado.
N/A -Aumento de la demanda en el servicio de evaluaciones de calidad de aire.
3 Ingeniero de procesos Gerente de proyecto
4 Gerente de proyecto Sponsor/Ente certificador
Tabla 26. Canales de información. Fuente: propia.
6.6.1.2. Guía para los eventos de comunicación.
En la siguiente tabla se describen las herramientas y medios de comunicación
empleados en el desarrollo del ciclo de vida del proyecto.
Medio
de comunicación
Descripción Frecuencia
Correo electrónico -Solicitudes de cambios -Citaciones a reuniones -Permisos -Informes de compras, avances
-Ocasional dependiendo novedades -semanal
Reuniones estructuradas -Solicitud modificaciones de línea base -Toma de decisiones -Informes de avance -Informes financieros -cumplimiento de agenda para reuniones
-Quincenal
Videoconferencias -Reuniones de emergencia -Reuniones fuera de sede
-Ocasional dependiendo novedades
Actas de avance -Informes de avance -Avance de entregables
-Mensual
Entrevistas -Resolución de conflictos -Solicitud de modificación de línea base
-Ocasional dependiendo novedades
Tabla 27. Herramientas y medios de comunicación. Fuente: propia.
6.6.2. Diagramas de flujo de la información.
A continuación, se plantea el diagrama de flujo de la información del plan de gestión
de comunicaciones para el proyecto teniendo en cuenta el medio de comunicación, su
descripción, frecuencia con la cual se va a desarrollar y su respectivo emisor y receptor.
Figura 15. Diagrama de flujo de información. Fuente: propia.
6.6.3. Matriz de comunicaciones.
La matriz de comunicaciones registra con detalle los tipos de información o mensajes
que comunica cada involucrado en el proyecto, determinando las metodologías y canales
de información que se emplearan.
INFORMACIÓN METODOLOGÍA HERRAMIENTA
ENVIAR A OBJETIVO FRECUENCIA
1 Planteamiento y planeación de proyecto con sponsor.
Invitación a Reunión Kick-off con el fin de socializar viabilidad, objetivos, metas y expectativas del proyecto.
Sponsor Comunicar la propuesta de proyecto al sponsor, para confirmar la ejecución.
Inicio del proyecto
Tabla 28. Matriz de comunicaciones. Fuente: propia.
Supuestos Restricciones
• Se tiene previsto que el laboratorio funcione dentro del área que actualmente posee la empresa en la ciudad de Duitama.
• Elevación no esperada del precio de equipos a importar acorde con la TRM.
• No se presentarán modificaciones respecto a los requisitos establecidos por el ente acreditador.
• No otorgamiento de la acreditación por el IDEAM.
2 Confirmación de la ejecución del proyecto
Primera reunión con quipo de trabajo para ultimar detalles sobre la ejecución de proyecto aclarando expectativas y supuestos.
Stakeholders, equipo de trabajo
Comunicar la ejecución del proyecto y fechas de inicio
Kick off
3 Asignar tareas y determinar roles con el equipo de trabajo
Reuniones estructuradas que permiten llevar un control por medio del seguimiento a su agenda y temas por comunicar
Equipo de trabajo
Informar de cada tarea asignada y responsabilidad a los miembros del equpo
unica
4 Determinar restricciones, requerimientos, necesidad de modificación a la línea base
Reuniones estructuradas, videoconferencias según la urgencia o exigencia del mensaje a comunicar y la disponibilidad de los stakeholders.
Stakeholders Presentar y comunicar a los involucrados sobre la situación necesaria de tomar decisiones
Única, según desarrollo
5 Informes, avances, evaluaciones del desempeño, necesidades de cambios, necesidad de emplear las reservas de contingencia
Reuniones estructuradas, Videoconferencias, actas de agendas y avance, correo electrónico, informes de necesidad de cambios
Stakeholders, quipo de trabajo
Informar y comunicar temas importantes involucrando y promoviendo la participación de stakeholders
semanal
6 Resolución de conflictos
Entrevista y reuniones donde se informe sobre los incidentes y se trabaje en la resolución del conflicto
Director del proyecto
Llegar a un acuerdo promoviendo el trabajo en equipo y la comunicación efectiva con el equipo de trabajo
Según necesidad
• No existen demoras en el proceso de importación de equipos.
• Retiro inesperado de apoyo financiero por parte del socio capitalista.
• Los proveedores cumplen con estándares internacionales de calidad.
• Modificación de las condiciones generales del proyecto.
Tabla 29. Supuestos y restricciones, matriz de comunicaciones. Fuente: propia.
6.7. Plan de gestión del riesgo
Lograr la acreditación y puesta en marcha del laboratorio es para Ambytec uno de sus
proyectos más ambiciosos puesto que representa su sello de valor ante las demás
organizaciones que prestan servicios de consultorías ambientales, y de igual forma
entrara a competir en el mercado con los laboratorios que solo prestan servicios de
laboratorio.
Al analizar el sector donde se desarrolla el proyecto es posible evidenciar que el
proyecto el realmente viable y que el mercado se presta para poder recibir un laboratorio
de la magnitud del que se está planteando, así mimo, al revisar el caso de negocio que
plantea la organización se puede soportar el planteamiento que se describe
anteriormente.
6.7.1. Risk Breakdown Structure –RiBS.
A continuación, en la tabla 25 se presentan las diferentes categorías de riesgo
mediante una estructura de desglose de los riesgos (RBS), en la cual se pueden
evidenciar las fuentes de las cuales se pueden derivar los riesgos individuales del
proyecto que parten de un nivel 0 y se van clasificando en un nivel 1 según su estado y
de allí pasan a un nivel 2 también identificando el estado en el que se encuentre.
Nivel 0 de RBS Nivel 1 de RBS Nivel 2 de RBS
1. RIESGO TÉCNICO
1.1. Definición del Alcance.
1.2. Estimación de supuestos y restricciones.
1.3. Tecnología.
2.1. Dirección de proyectos
0. FUENTES DE RIESGO DEL PROYECTO
2. RIESGO DE GESTIÓN 2.2. Organización
2.3. Planificación
2.4. Comunicación
3. RIESGO COMERCIAL
3.1. Contratación
3.2. Proveedores
3.3. Subcontratos
4. RIESGO EXTERNO
4.1. Legislación
4.2. Tasa de cambio
4.3. Locación
4.4. Ambiental/clima
4.5. Legislativo
Tabla 30. Risk Breakdown Structure. Fuente: propia.
6.7.2. Matriz probabilidad impacto y el umbral.
Mediante la matriz de probabilidad e impacto es posible priorizar las tareas de una
forma sencilla y visual, basando todo en dos dimensiones: en la probabilidad de que un
evento suceda y en el impacto que va a tener.
Es una matriz ordenada, con la Probabilidad y el Impacto en los ejes de coordenadas
y que facilita la comparación visual entre diversos riesgos. Permite combinar los dos
factores en un solo gráfico y evaluarlos al mismo tiempo.
PROBABILIDAD
IMPACTO
BAJO MEDIO ALTO ALTO MEDIO BAJO ALTA
MEDIA
BAJA
AMENAZAS OPORTUNIDADES
BAJO Hacer seguimiento, documentar los hallazgos.
MEDIO Reportar los hallazgos, hacer seguimiento.
ALTO Seguimiento de inmediato, asignar recursos, reportar de inmediato. Figura 16. Matriz de probabilidad e impacto. Fuente: propia.
6.7.3. Matriz de riesgos
En el Apéndice 10. Matriz de Riesgos se encuentra la matriz de riesgos, herramienta
que se utilizó para identificar los riesgos que puedan generar un impacto tanto negativo
como positivo durante el desarrollo del proyecto.
• Análisis cualitativo y cuantitativo.
En este análisis se verificará la prioridad de los riesgos previamente identificados en
la matriz de riesgos que se ubica en el Apéndice 10. Matriz de Riesgos, con base en el
impacto que se tiene en el proyecto junto con la probabilidad relativa.
PROBABILIDAD
IMPACTO
BAJO 1
MEDIO 3
ALTO 5
ALTO 5
MEDIO 3
BAJO 1
ALTA 5 5 15 25 25 15 5
MEDIA 3 3 9 15 15 9 3
BAJA 1 1 3 5 5 3 1
AMENAZAS OPORTUNIDADES
BAJO Hacer seguimiento, documentar los hallazgos.
MEDIO Reportar los hallazgos, hacer seguimiento.
ALTO Seguimiento de inmediato, asignar recursos, reportar de inmediato.
# Riesgo Probabilidad Impacto en Alcance 30%
Impacto en Cronograma 15%
Impacto en Costos 25%
Impacto en Calidad 30%
R1 Al momento de adquirir los equipos, estos pueden aumentar de precio debido al cambio de la moneda (Euro), lo cual ocasionaría un sobrecosto del proyecto.
Alta (5) -5 -5 -25 -5
R2 Durante el proceso de acreditación el ente regulador cambie los requisitos o la normatividad, ocasionando así el cambio del proceso de acreditación y el alcance
Baja (1) -5 -3 -1 -1
R3 Fallas en el cumplimiento del cronograma del proyecto por mala estructuración del mismo conllevan a incumplirse las fechas establecidas de entrega de parciales del proyecto
Media (3) -3 -15 -3 -3
R4 Luego de hacerse la compra y al realizarse el envío a Colombia los equipos pueden tomarse más tiempo debido a procesos de importación y de aduanas, lo cual ocasionaría un cambio en el cronograma
Media (3) -3 -15 -3 -3
R5 Al momento de elegir el personal para trabajar en el proyecto, estos no cumplen con la experiencia ni el conocimiento mínimo para llevar a cabo satisfactoriamente el proyecto, lo cual ocasionaría incumplimientos en alcance, tiempo y costos en el proyecto.
Baja (1) -5 -3 -5 -3
R6 Alta demanda de análisis de calidad del aire debido a que en el departamento solo existe un laboratorio ya certificado, lo cual ocasionaría una sobredemanda de
servicios.
Alta (5) 5 5 5 5
R7 Creación de nuevos laboratorios en el
Baja (1) -5 -3 -5 -1
departamento, creando competencias con precios bajos, lo cual llevaría a una pérdida significativa de clientes
R8 Creación de nuevos laboratorios en el departamento, creando competencias con precios bajos, lo cual llevaría a competir no por precio sino por calidad del servicio o análisis
Media (3) 3 3 3 3
R9 Durante la prestación de los servicios no seguir los procesos y procedimientos de operación puede ocurrir una mala toma de muestras, lo que ocasionaría errores en el informe final para presentar al cliente
Baja (1) -5 -3 -5 -5
R10 Demoras en el trámite de permisos, autorizaciones y Acreditación por parte del ente certificador IDEAM, lo cual puede ocurrir un aumento del tiempo de certificación llevando a una modificación del cronograma posponiendo así la puesta en marcha.
Baja (1) -1 -3 -1 -5
Tabla 31. Matriz de riesgos. Fuente: propia.
• Plan de respuesta a riesgos prioritarios.
ID Riesgo
Cate
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Estrategia de respuesta
Res
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R1 Al momento de adquirir los equipos, estos pueden aumentar de precio debido al cambio de la moneda (Euro), lo cual ocasionaría un sobrecosto del proyecto.
Com
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A
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Alto
MITIGAR: Consultar con un experto en compras para realizar la compra en el tiempo adecuado con un buen valor de la moneda al cambio
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rocesos
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R3 Fallas en el cumplimiento del cronograma del proyecto por mala estructuración del mismo conllevan a incumplirse las fechas establecidas de entrega de parciales del proyecto
Gestión
M
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Alto
MITIGAR: Realizar periódicas revisiones al cronograma previas a cada entrega. Realizar las modificaciones necesarias
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R4 Luego de hacerse la compra y al realizarse el envío a Colombia los equipos pueden tomarse más tiempo debido a procesos de importación y de aduanas, lo cual ocasionaría un cambio en el cronograma
Gestión
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EVITAR: Comprar una póliza de cumplimiento para la entrega de los equipos en la fecha deseada
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R6 Alta demanda de análisis de calidad del aire debido a que en el departamento solo existe un laboratorio ya certificado, lo cual ocasionaría una sobredemanda de
servicios.
Gestión
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Alto
MITIGAR: Pensar en la compra de equipos adicionales para suplir la demanda de servicios.
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R8 Creación de nuevos laboratorios en el departamento, creando competencias con precios bajos, lo cual C
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EVITAR: Atraer los clientes ofreciendo servicio de calidad y experiencia de servicio. In
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llevaría a competir no por precio sino por calidad del servicio o análisis
Tabla 32. Plan de respuesta a riesgos prioritarios. Fuente: propia.
6.8. Plan de gestión de adquisiciones
La empresa Ambytec SAS realiza mediciones de calidad del aire en empresas,
organizaciones, entes privados o públicos. Por lo tanto, la empresa busca adquirir
equipos de medición de alta tecnología que cumplan con los requisitos del ente
certificador en la región, en este caso el IDEAM y que a su vez puedan competir con el
mercado existente.
Para la adquisición de los equipos se realizó una búsqueda privada a nivel
internacional, mediante una solicitud de información RFI, en el que mínimo se contaron
con tres proveedores donde se revisaron distintos ítems por el gerente de proyecto y el
ingeniero de laboratorio. El personal por contratar hace parte del núcleo familiar del
Sponsor por lo que no se hace convocatoria para la contratación de los mismos, es decir,
ya estaban previamente seleccionados. Para todas las adquisiciones dentro del proyecto
se firmarán contratos de precio fijo cerrado.
6.8.1. Definición y criterios de valoración de proveedores.
En la tabla 28 se muestran con su respectiva descripción los bienes y servicios a
adquirir para el proyecto, los cuales son revisados por un grupo determinado de
profesionales los cuales se muestran más adelante.
Los criterios de selección de los proveedores deben seguirse tal cual como está
expresado en el plan, ya que dan la pauta necesaria para evaluar y seleccionar el mejor
proveedor para este proyecto.
Se debe garantizar que las métricas establecidas no lleguen a una calificación no
aceptable, puesto que esto podría retrasar el proceso de compra de los equipos.
A continuación, se describen los requisitos necesarios para los proveedores que
puedan estar interesados en realizar la venta de los equipos, bajo estos criterios se hace
la selección de la mejor opción.
Perfil Se verifica en forma general las características principales del proveedor y
trayectoria, así como tipo de proveedor y posición geográfica.
Referencias Se consultan opiniones a demás empresas o clientes que tengan en su
momento o hayan tenido relación con el proveedor para evaluar su experiencia.
Precio
Se verifica que el precio sea acorde con la calidad del producto y razonable.
Calidad
Se verifican las especificaciones del equipo y reseñas de clientes.
Tecnología
Se consulta la capacidad de aumentar la calidad del equipo adquirido.
Postventa Se analizan las diferentes garantías y soporte postventa que ofrece el
proveedor.
Peso Criterio
10% Perfil
25% Referencias
20% Precio
25% Calidad
5% Tecnología
15% Postventa
Tabla 33. Criterio de selección de proveedores. Fuente: propia.
6.8.2. Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos.
Para el proyecto de acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del
aire, se determinó que el gerente del proyecto y el ingeniero de laboratorio son las
personas encargadas de realizar las adquisiciones del proyecto y el Ingeniero de
procesos realizará un seguimiento o control a las mismas, lo anterior bajo previa
aprobación de la propuesta que se considere la mejor alternativa. A continuación, se
describen los roles y responsabilidades de cada actor:
• Roles y Responsabilidades.
Dentro del proyecto se cuentan con tres roles: gerente del proyecto, ingeniero de
laboratorio e ingeniero de procesos y sus responsabilidades se describen a continuación.
Gerente del Proyecto
1. Asignación de presupuesto para las compras. 2. Aprobación de equipos y materiales a comprar. 3. Verificación de los proveedores junto con el ingeniero de laboratorio. 4. Aprobación de proveedores. 5. Análisis y asignación de tipos de contrato. 6. Pago a proveedores. 7. Cierre y finalización de contratos.
Ingeniero Laboratorio
1. Realizar la búsqueda y establecer contacto con los proveedores. 2. Verificar que las adquisiciones cumplan con los requerimientos exigidos. 3. Seleccionar junto con el gerente del proyecto el proveedor. 4. Realizar los contratos con el proveedor.
Ingeniero Procesos
1. Realizará un seguimiento y revisión en toda la etapa con el fin de garantizar un buen proceso de adquisiciones.
2. Realizará evaluaciones periódicas al proveedor teniendo en cuenta los términos de contrato.
Tabla 34. Roles y responsabilidades. Fuente: propia.
Las anteriores responsabilidades son las principales del cargo, pero si en algún
momento es requerida una solicitud adicional será asumida por el rol que esté capacitado
para desarrollarla.
• Equipos por adquirir.
Los equipos que van a ser comprados inicialmente son los relacionados a
continuación, equipos mínimos para poder aspirar a una acreditación de un laboratorio
de calidad del aire en el país.
• Monitor de Material Particulado PM10 y PM2.5
• Datalogger
• Sensores Meteorológicos
• Garantías y pólizas.
Debido al alto costo de los equipos y complejidad de importación se exigen pólizas las
cuales garantizarán el cumplimiento del proveedor y a su vez asegurar el valor de los
equipos por si se presentan fallas ajenas a su operación. Éstas correrán por cuenta del
proveedor de los equipos.
Póliza de cumplimiento
10% del valor del contrato
Cumplimiento con fechas de envío.
Póliza de calidad 30% del valor del contrato
Garantiza la calidad de los equipos.
Póliza de garantía 15% del valor del contrato
Asegura el buen funcionamiento de los equipos.
Póliza de equipos 90% del valor del contrato
Asegurar el valor total de los equipos ante hurto o daño.
Tabla 35. Garantías y pólizas. Fuente: propia.
• Métricas de rendimiento para proveedores.
Para el proyecto de acreditación y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del
aire en el departamento de Boyacá se establecen las siguientes métricas de desempeño
de adquisiciones.
Ítem Métrica Calificación Ponderación
Tiempo de envío
No se pasarán de la fecha máxima de envío.
Aceptable: cumplimiento del 100 al 95% Necesita mejorar: cumplimiento del 94 al 79% No Aceptable: por debajo de 78%
20
Costo El costo previamente contratado no variará.
Aceptable: cumplimiento del 100 al 95% Necesita mejorar: cumplimiento del 94 al 79% No Aceptable: por debajo de 78%
20
Calidad Los casos de soporte no pueden ser mayores a 3 durante el primer año.
Aceptable: cumplimiento del 100 al 97%
30
Necesita mejorar: cumplimiento del 96 al 90% No Aceptable: por debajo de 89%
Cumplimiento Se entregará el 100% de lo contratado sin faltantes.
Aceptable: cumplimiento del 100 al 97% Necesita mejorar: cumplimiento del 96 al 90% No Aceptable: por debajo de 89%
30
Tabla 36. Métricas rendimiento de proveedores. Fuente: propia.
• Matriz de adquisiciones.
MATRIZ DE ADQUISICIONES
ELEMENTO TIPO DE CONTRATO
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN
FORMATO DE
CONTACTO
FECHAS ESTIMADAS
INICIO FIN
Monitor de Material Particulado PM10 y PM2.5
Contrato de precio fijo cerrado
Se solicitarán 3 cotizaciones
Vía telefónica y Email
21/06/2018 27/08/2018
Datalogger
Contrato de precio fijo cerrado
Se solicitarán 3 cotizaciones
Vía telefónica y Email
21/06/2018 27/08/2018
Sensores Meteorológicos
Contrato de precio fijo cerrado
Se solicitarán 3 cotizaciones
Vía telefónica y Email
21/06/2018 27/08/2018
Personal de trabajo
Contrato de precio fijo cerrado
Experiencia previa. Estudios relacionados con el cargo
Entrevista de trabajo
12/06/2018 Fin del proyecto
Tabla 37. Matriz de adquisiciones. Fuente: propia.
6.8.3. Cronograma de compras con la asignación del responsable.
A continuación, se presenta el cronograma establecido para la adquisición de los
equipos.
Nombre de la tarea Duración Fecha Inicio Fecha Fin Responsable
Confirmar compra al proveedor 1 día 21/06/2018 22/06/2018 Carlos Pinilla
Solicitar datos para la transferencia 1 día 21/06/2018 22/06/2018 Carlos Pinilla
Realizar la transferencia 1 día 22/06/2018 23/06/2018 Natalia Cely
Diligenciar datos de importación 2 días 25/06/2018 27/06/2018 Andrés Pinilla
Recepción de equipos Máx 60 días 27/06/2018 27/08/2018 Carlos Pinilla
Tabla 38. Cronograma de compras con asignación de responsable. Fuente: propia.
Para dar cierre al proceso de contrataciones el Gerente del Proyecto junto con el
Ingeniero de Laboratorio revisan los equipos adquiridos y verifican lo contratado de tal
forma que no exista ningún faltante.
El Ingeniero de procesos supervisa las revisiones y de no encontrarse errores o
faltantes se da por cerrada la contratación con el proveedor.
6.9. Plan de gestión de interesados
Con el objetivo de llevar a cabo una correcta planificación y ejecución por parte del
equipo y stakeholders que hacen parte del proyecto, se establece el siguiente plan de
gestión de interesados, el cual permite identificar cada uno de los actores involucrados
en el proyecto, plantea estrategias para promover la comunicación efectiva entre estos,
proporcionando la información y requisitos necesarios que estos manifiestan para la toma
de decisiones, facilitando al gerente del proyecto monitorear la participación,
involucramiento y compromiso de cada grupo de interesados.
6.9.1. Registro de Interesados.
STAKEHOLDER ROL INTERES PRINCIPAL
1. Fabio Cely Sponsor Factibilidad financiera del proyecto, puesta en marcha del proyecto
2. Natalia Cely Gerente del proyecto
Cumplimiento de objetivos del proyecto, integración y participación de interesados.
3. Carlos Pinilla Ingeniero de Procesos
Cumplimiento de paquetes de tareas en el tiempo establecido, cumplimiento de requisitos IDEAM.
4. Andrés Pinilla Ingeniero de Laboratorio
Cumplimiento de requisitos exigidos por el ente certificador, montaje de laboratorio exitoso.
5. Corporaciones Ambientales
Ente acreditador Verificación de requisitos, otorgar acreditación.
6. Juan Cetina Competencia Oportunidades de mejora, aumento del mercado.
Tabla 39. Registro de interesados.
Fuente: propia.
La siguiente matriz de clasificación de interesados según el poder e interés, clasifica
a los stakeholders determinando el enfoque de gestión que se debe aplicar con el fin de
llevar una buena gestión de los involucrados.
6.9.2. Estrategias para involucrar los interesados.
Teniendo en cuenta la siguiente clasificación se determinan las estrategias a realizar en
el plan de gestión de los interesados para cada uno de los actores que hacen parte del
proyecto.
PARTES INTERESADAS
NECESIDADES DE COMUNICACIÓN
MÉTODO TIEMPO
1. Fabio Cely Revisión de factibilidad financiera del proyecto.
Presentar por medio de reuniones estructuradas sobre requisitos legales, avances y costos de montaje del proyecto.
mensual
2. Natalia Cely Avance de planeación y ejecución de cuentas de control. Delegar mano de obra para ejecución de tareas.
Plan de comunicación con el equipo de trabajo e integración con los stakeholders por medio de reuniones y entrevistas
Semanal
3. Carlos Pinilla Adquisición de equipos y requerimientos
Informar por medio de reuniones, los requisitos y
Semanal
MANTENER SATISFECHOS
MONITOREAR
ADMINISTRAR DE CERCA
MANTENER INFORMADOS
P
O
D
E
R
INTERES
1 2
3 4
5
6
Figura 17. Clasificación de los interesados. Fuente: propia.
técnicos del laboratorio. Validación de compras.
referencias de equipos a instalar según especificaciones técnicas.
4. Andrés Pinilla Referencias de instrumentos y equipos necesarios para instalación y montaje.
Reuniones y entrevistas con el fin de registrar especificaciones técnicas a implementar necesarias para la acreditación.
mensual
5. Corporaciones Ambientales
Requisitos normativos legales
Reuniones estructuradas con el fin de registrar información y normatividad actual con el fin de determinar requisitos legales del proyecto
mensual
6. Juan Cetina Estudios de mercado Benchmarking para obtener información de la competencia por medio de matriz QFD
Mensual
Tabla 40. Estrategias para involucrar interesados. Fuente: propia.
Con el fin de llevar a cabo una pertinente gestión de los involucrados, se proponen las
estrategias registradas en la matriz anterior, que basándose en la integración por medio
de reuniones estructuradas y entrevistas que puedan fomentar el trabajo en equipo entre
el grupo de stakeholders se garantizara una comunicación efectiva, así mismo facilitara
el monitoreo y control del grupo de interesados.
Conclusiones
Los equipos adquiridos fueron seleccionados bajo varios criterios técnicos y de
calidad, lo cual permitió seleccionar la mejor alternativa para el montaje del laboratorio;
sin ser esta la alternativa más económica, pero si la más conveniente para lograr el
objetivo general del proyecto.
Se adquirieron 4 equipos de PM10 y PM2.5, 4 sensores meteorológicos y 2
sonómetros, equipos necesarios requeridos para poder lograr una certificación de un
equipo de calidad del aire en Colombia.
Teniendo en cuenta que se contó con recurso humano ampliamente calificado para
sus funciones, se logró hacer un montaje del laboratorio de calidad del aire de acuerdo a
las especificaciones requeridas por el IDEAM (entre certificador) teniendo en cuenta el
peso que representan los equipos adquiridos.
Después de adelantar todo el proceso de gestión documental ante el ente certificador
(IDEAM), se genera visita por medio del mismo para verificación el estado del laboratorio
y correcta adquisición de equipos; de lo anterior surge respuesta positiva del ente hacia
la empresa Ambytec quedando aprobado el funcionamiento legal del laboratorio.
Referencias
(DANE), D. A. (s.f.). DANE. Obtenido de https://www.dane.gov.co/
2019, M. d. (s.f.). Ministerio de medio ambiente. Obtenido de
http://www.minambiente.gov.co/
Ambytec. (s.f.). AMBYTEC SAS. Obtenido de http://ambytec.com.co/
Boyacá, C. a. (s.f.). Corpoboyacá. Obtenido de http://www.corpoboyaca.gov.co/
IDEAM. (s.f.). IDEAM. Obtenido de http://www.ideam.gov.co
Lledó, P. (2017). El ABC para un director de proyectos . USA.
MINERIA, A. N. (s.f.). AGENCIA NACIONAL DE MINERIA. Obtenido de ANM:
https://www.anm.gov.co/sites/default/files/DocumentosAnm/bullets_boyaca_01-
06-2017.pdf
Project Management Institute, I. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de
proyectos. Pensilvania: Project Management Institute, Inc.
S.A.S., A. T. (s.f.). Laboratorio CIMA. Obtenido de https://www.laboratoriocima.com/
APENDICES
Apéndice 1. Formato solicitud de cambio. Fuente: propia.
FORMATO SOLICITUD DE CAMBIO
ACREDITACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UN LABORATORIO DE CALIDAD
DEL AIRE EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ
Fecha: [dd/mm/aaa]
Datos de la solicitud de cambio
Nro control de solicitud de cambio
Solicitante del cambio
Área del solicitante
Lugar
Patrocinador del proyecto
Gerente del proyecto
Causa / origen del cambio
☐ Alcance
☐ Cronograma
☐ Costos
☐ Calidad
☐ Recursos
☐ Procedimientos
☐ Documentación
☐ Otros
Causa / origen del cambio
☐ Solicitud del Cliente
☒ Reparación de defecto
☐ Acción correctiva
☐ Acción preventiva
☐ Actualización / Modificación de
documento
☐ Otros
Descripción de la propuesta de cambio
Justificación de la propuesta de cambio
Impacto del cambio en la línea base
Alcance: Cronograma: Costo:
Calidad:
Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)
Implicaciones para los interesados
Implicaciones en la documentación del proyecto
Riesgos
Comentarios
Aprobación
Firmas del comité de cambios
Nombre Rol / Cargo Firma
Apéndice 2. Matriz control de cambios. Fuente: propia.
MATRIZ CONTROL DE CAMBIOS
ACREDITACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE UN LABORATORIO DE CALIDAD
DEL AIRE EN EL DEPARTAMENTO DE BOYACÁ
Firmas del comité de cambios
Nombre Rol / Cargo Firma
Matriz de control de cambios
Control
de
cambios
N°
Documento Aprobado Ejecutado Revisado Porcentaje
Ejecución
Descripción
Apéndice 3. Diccionario de la EDT a segundo nivel. Fuente: propia.
ID 1.1 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable Natalia Cely
DESCRIPCIÓN Gerencia de Proyectos
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Deben realizarse las tareas de definicion del proyecto, se define el
alcance del proyeccto y se realizan todos los procedimientos
administrativos necesarios para iniciar de forma oficial el proyecto
ENTREGABLES Reunión con el Sponsor
Elaborar el Project Charter
SUPUESTOS El Sponsor brindará toda la información requerida para elaborar el
project charter.
RECURSOS ASIGNADOS Gerente del proyecto, Equipo del proyecto.
DURACIÓN 3 semanas
ID 1.1.1 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable Natalia Cely
DESCRIPCIÓN Planeación
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Se establecen las actividades, calendario, objetivos y recursos que
serán llevados a cabo durante el proyecto.
ENTREGABLES Elaborar:
WBS y su diccionario
Presupuesto
Plan gestión de calidad
Organización del proyecto
Plan gestion de recursos humanos
Plan de gestión de comunicaciones
Plan de gestion de riesgos
Plan de adquisiciones
SUPUESTOS El grupo del proyecto conoce claramente el objetivo del proyecto
RECURSOS ASIGNADOS Gerente del proyecto, Equipo del proyecto.
DURACIÓN 1 semana
ID 1.1.2 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable Natalia Cely
DESCRIPCIÓN Ejecución
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Se controla el cumplimiento de la planificación y se pone en marcha lo
realizado en la planeación del proyecto. Se validan y desarrollan los
paquetes de trabajo y los sub-paquetes verificando que se cumplen los
objetivos.
ENTREGABLES Elaborar un informe completo del avance del proyecto
SUPUESTOS El grupo del proyecto conoce claramente el objetivo del proyecto
RECURSOS ASIGNADOS Gerente del proyecto, Equipo del proyecto.
DURACIÓN 1 semana
ID 1.1.3 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable Natalia Cely
DESCRIPCIÓN Monitoreo y control
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Se realiza comprobación de la correcta ejecución de las actividades
establecidas en la planeación. Realizar control progresivo al proyecto
para tomar acciones correctivas cuando haya lugar.
ENTREGABLES Comunicaciones al equipo del proyecto
Seguimiento de las actividades
Reuniones de seguimiento
SUPUESTOS Se tiene disponibilidad de reuniones una vez a la semana
RECURSOS ASIGNADOS Gerente del proyecto, Equipo del proyecto.
DURACIÓN 1 semana
ID 1.2 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable Andrés Pinilla
DESCRIPCIÓN Verificar equipos requeridos
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Deben revisarse al detalle los requerimientos técnicos de los equipos
exigidos por el IDEAM
ENTREGABLES Presentación de informe escrito
SUPUESTOS El IDEAM es el ente regulador
RECURSOS ASIGNADOS 1 analista, 1 Computador, 1 Celular
DURACIÓN 2 días hábiles
HITOS 12 de junio – Informe preliminar de equipos requeridos para compra.
13 de junio – Presentación de informe a los interesados
COSTO $120.000
ID 1.3 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Comprar equipos
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Los equipos deben cumplir 100% los requerimientos de acreditación
ante el IDEAM y contar con estándares de calidad.
ENTREGABLES Adquisición de los equipos
SUPUESTOS El laboratorista entrega informe de características de equipos
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador, 1 celular
DURACIÓN 25 días hábiles
HITOS 14 de junio – Informe final de equipos requeridos para compra.
19 de junio – Seleccionar la mejor alternativa de compra -Proveedor
20 de junio – Inicio proceso importación de equipos
COSTO $500.000
ID 1.3.1 Cuenta de
Control 1.2 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Analizar proveedores
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Los proveedores deben cumplir con los estándares de calidad exigidos
por la normatividad.
ENTREGABLES Informe análisis de proveedores
SUPUESTOS La norma indica que clase de equipos se deben adquirir.
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 1 días hábiles
HITOS 14 de junio – Informe final de equipos requeridos para compra.
15 de junio – Informe análisis de proveedores.
COSTO $100.000
ID 1.3.2 Cuenta de
Control 1.2 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Solicitar cotizaciones
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
Debe existir un equilibrio entre precio y calidad
ENTREGABLES Cotizaciones de proveedores
SUPUESTOS Los equipos cumplen con las especificaciones requeridas.
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 2 días hábiles
HITOS 14 de junio – Informe final de equipos requeridos para compra.
15 de junio – Informe análisis de proveedores.
17 de junio – Cotizaciones de proveedores.
COSTO $100.000
ID 1.3.3 Cuenta de
Control 1.2 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Seleccionar la mejor alternativa
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
El proveedor debe suministrar equipos de calidad a costo razonable.
ENTREGABLES Selección del proveedor de equipos
SUPUESTOS El proveedor suministra equipos de calidad.
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 1 días hábiles
HITOS 14 de junio – Informe final de equipos requeridos para compra.
15 de junio – Informe análisis de proveedores.
17 de junio – Cotizaciones de proveedores.
COSTO $100.000
ID 1.3.4 Cuenta de
Control 1.2 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Comprar equipos
CRITERIO DE
ACEPTACIÓN
El proveedor debe aceptar transferencias bancarias internacionales
ENTREGABLES Compra de los equipos
SUPUESTOS El proveedor podrá realizar envíos a Colombia
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 1 días hábiles
HITOS 14 de junio – Informe final de equipos requeridos para compra.
15 de junio – Informe análisis de proveedores.
17 de junio – Cotizaciones de proveedores.
18 de junio – Compra de equipos
COSTO $100.000
ID 1.3.5 Cuenta de
Control 1.2 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Procesar la importación
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El proceso de importación debe ser menor a un mes
ENTREGABLES Importación de los equipos
SUPUESTOS Los equipos están autorizados para ingresar al país
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 1 días hábiles
HITOS 14 de junio – Informe final de equipos requeridos para compra.
15 de junio – Informe análisis de proveedores.
17 de junio – Cotizaciones de proveedores.
18 de junio – Compra de equipos.
19 de junio – Proceso de importación
COSTO $100.000
ID 1.3.6 Cuenta de
Control 1.2 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Recepcionar equipos importación
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Los equipos se reciben en buen estado físico y funcional
ENTREGABLES Manifiesto de importación y pruebas de desempeño
SUPUESTOS Los equipos están en buen estado
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 20 días hábiles
HITOS 14 de junio – Informe final de equipos requeridos para compra.
15 de junio – Informe análisis de proveedores.
17 de junio – Cotizaciones de proveedores.
18 de junio – Compra de equipos.
19 de junio – Proceso de importación.
19 de julio – Recepción de equipos.
COSTO $100.000
ID 1.4 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable Andrés Pinilla
DESCRIPCIÓN Realizar Montaje de Laboratorio
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Se debe realizar la instalación de los equipos que cumplan con los
requerimientos
ENTREGABLES Laboratorio listo para la puesta en marcha
SUPUESTOS Los equipos cumplen con los requerimientos de acreditación
RECURSOS ASIGNADOS 1 laboratorista, 1 computador
DURACIÓN 5 días hábiles
HITOS 19 de julio – Recepción de los equipos
25 de julio – Finalización acondicionamiento del laboratorio
COSTO $250.000
ID 1.5 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Realizar proceso de Acreditación
CRITERIO DE ACEPTACIÓN El laboratorio tiene un montaje adecuado y los equipos cumplen los
requisitos de la acreditación
ENTREGABLES Presentación de documentos exigidos por el IDEAM, certificación
técnica de los equipos adquiridos.
SUPUESTOS Se cuenta con los documentos exigidos por el ente acreditador y los
equipos cumplen los requerimientos mínimos.
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 4 meses
HITOS 6 de agosto – solicitud de acreditación ante el IDEAM
20 de noviembre – Respuesta positiva del ente acreditador.
COSTO $2´000.000
ID 1.5.1 Cuenta de
Control 1.4 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Realizar gestión documental
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Se debe hacer un análisis detallado de los documentos exigidos por
el IDEAM
ENTREGABLES Presentación de documentos exigidos por el IDEAM, certificación
técnica de los equipos adquiridos.
SUPUESTOS El IDEAM es el ente acreditador
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 5 días
HITOS 25 de julio – finalización acondicionamiento del laboratorio.
30 de julio – Gestión documental acreditación.
6 de agosto – Solicitud de acreditación ante el IDEAM.
COSTO $600.000
ID 1.5.2 Cuenta de
Control 1.4 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Presentar documentos ante ente certificador
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Se debe hacer un análisis detallado de los documentos exigidos por
el IDEAM
ENTREGABLES Radicado de presentación de documentos ante el IDEAM
SUPUESTOS Los documentos requeridos se encuentran completos y en orden
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 1 días
HITOS 30 de julio – Gestión documental acreditación.
6 de agosto – Solicitud de acreditación ante el IDEAM.
COSTO $100.000
ID 1.5.3 Cuenta de
Control 1.4 Actualización Responsable Carlos Pinilla
DESCRIPCIÓN Recibir respuesta positiva del ente certificador
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Se obtiene la certificación
ENTREGABLES Acreditación del laboratorio
SUPUESTOS Los tiempos de certificación se encuentran dentro de lo planeado
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 1 computador
DURACIÓN 1 día
HITOS 30 de julio – Gestión documental acreditación.
6 de agosto – Solicitud de acreditación ante el IDEAM.
20 de noviembre – Respuesta positiva del ente certificador
COSTO $100.000
ID 1.6 Cuenta de
Control 1 Actualización Responsable
Natalia Cely
Carlos Pinilla
Andrés Pinilla
DESCRIPCIÓN Realizar Puesta en Marcha
CRITERIO DE ACEPTACIÓN Se cuenta con la acreditación del IDEAM
ENTREGABLES Laboratorio funcionando, acta de cierre del proyecto
SUPUESTOS Se cuenta con personal suficiente y capacitado para el correcto
funcionamiento del laboratorio
RECURSOS ASIGNADOS 1 ingeniero, 6 Equipos de medición, 1 Computador
DURACIÓN 1 semana
HITOS 27 de noviembre – Exitosa puesta en marcha del laboratorio
10 de diciembre—Entrega del laboratorio y acta de cierre.
COSTO $700.000
Apéndice 4. Matriz de trazabilidad de requisitos. Fuente: propia.
CODIGODESCRIPCIÓN DEL
REQUISITOVERSIÓN
ÚLTIMA FECHA
ESTADO
REGISTRADO
ESTADO ACTUAL
(AC, CA,DI, AD,AP)
NIVEL DE
ESTABILIDAD (A, M,
B)
GRADO DE
COMPLEJIDAD (A,
M, B)
CRITERIOS DE
ACEPTACIÓNENTREGABLES (EDT)
INTERESADO
(STAKEHOLDER)
DUEÑO DEL
REQUISITO
NIVEL DE
PRIORIDAD
RE11
Verificar equipos requeridos
según los requeriminetos
legales vigentes en el pais.
001 13-jun-18 AC A M
Sustentación
requisitos de la
norma
Listado con equipos
requeridos Gerente del proyecto ALTA
RE12 Comprar equipos 001 20-jun-18 AC A A
Los equipos deben
cumplir 100% los
requerimientos de
acreditación ante el
IDEAM y contar con
altos estándares de
calidad
Adquisición de los equipos Ingeniero de Procesos ALTA
RE121 Analizar proveedores 001 15-jun-18 AC A A
Los proveedores
deben cumplir con
los estándares de
calidad exigidos por
la normatividad
Informe análisis de
proveedoresSponsor ALTA
RE122 Solicitar Cotizaciones 001 17-jun-18 AC A M
Debe existir un
equilibrio entre precio
y calidad
Cotizaciones de
proveedores
Ingeniero de ProcesosALTA
RE123Seleccionar la mejor
Alternativa001 17-jun-18 AC A A
El proveedor debe
suministrar equipos
de calidad a costo
razonable
Selección del proveedor de
equiposIngeniero de Procesos ALTA
RE124 Comprar Equipos 001 18-jun-18 AC A A
El proveedor debe
aceptar
transferencias
bancarias
internacionales
Compra de los equiposIngeniero de Procesos
ALTA
RE125 Procesar la Importación 001 19-jun-18 AC M M
El proceso de
importación debe ser
menor a un mes
Importación de los equiposIngeniero de Procesos
ALTA
RE126Recepcionar los equipos de
importación001 19-jul-18 AC M M
Los equipos se
reciben en buen
estado físico y
funcional
Manifiesto de Importación y
pruebas de desempeño
Ingeniero de ProcesosALTA
Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos
Código de proyecto: [Código asociado al proyecto en la organización]
Proyecto: Acreditació y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el
departamento de Boyacá.
Apéndice 5. Línea base del cronograma. Fuente: propia.
CODIGODESCRIPCIÓN DEL
REQUISITOVERSIÓN
ÚLTIMA FECHA
ESTADO
REGISTRADO
ESTADO ACTUAL
(AC, CA,DI, AD,AP)
NIVEL DE
ESTABILIDAD (A, M,
B)
GRADO DE
COMPLEJIDAD (A,
M, B)
CRITERIOS DE
ACEPTACIÓNENTREGABLES (EDT)
INTERESADO
(STAKEHOLDER)
DUEÑO DEL
REQUISITO
NIVEL DE
PRIORIDAD
RE13Realizar Montaje de
Laboratorio 001 25-jul-18 AC M M
Se debe realizar la
instalación de los
equipos que cumplan
con los
requerimientos
Laboratorio listo para la
puesta en marchaIngeniero de Laboratorio ALTA
RE131 Instalar Equipos 001 25-jul-18 AC M M
Se debe realizar la
instalación de
acuerdo con la
norma
Equipos Instalados
correctamente Ingeniero de Laboratorio ALTA
RE14Realizar Proceso de
Acreditación001 20-nov-18 AC A A
El laboratorio tiene
un montaje
adecuado y los
equipos cumplen los
requisitos de la
acreditación
Presentación de
documentos exigidos por el
IDEAM, certificación técnica
de los equipos adquiridos
Ingeniero de ProcesosALTA
RE141Realizar gestión
documental001 06-ago-18 AC A A
Se debe hacer un
análisis detallado de
los documentos
exigidos por el
IDEAM
Presentación de
documentos exigidos por el
IDEAM, certificación técnica
de los equipos adquiridos
Ingeniero de ProcesosALTA
RE142Presentar documentos ante
ente certificador001 06-ago-18 AC A M
Se deben tener todos
los documentos
exigidos por el
IDEAM
Radicado de presentación
de documentos ante el
IDEAM
Ingeniero de ProcesosALTA
RE143Recibir respuesta positiva
ante el ente certificador001 20-nov-08 AC A B
Se obtiene la
certificación Acreditación del laboratorio
Ingeniero de ProcesosALTA
RE15 Realizar puesta en marcha 001 10-dic-08 AC A M
Se cuenta con la
acreditación del
IDEAM
Laboratorio funcionando,
acta de cierre del proyecto
Gerente del Proyecto
Ingeniero de Procesos
Ingeniero de Laboratorio
ALTA
Plantilla de matriz de trazabilidad de requisitos
Código de proyecto: [Código asociado al proyecto en la organización]
Proyecto: Acreditació y puesta en marcha de un laboratorio de calidad del aire en el
departamento de Boyacá.
Apéndice 6. Diagrama de red y ruta crítica. Fuente: propia.
Apéndice 7. Diagrama de red y ruta crítica. Fuente: propia.
Apéndice 8. Estimación ascendente de costos. Fuente: propia.
Apéndice 9. Línea base de costos y presupuesto del proyecto. Fuente propia.
Cuenta de
Control
Paquete de trabaj
o
ID
Actividad
Costo
por actividad
Reserva
contingencia
por activid
ad
Total Costos
actividad
Costo
por paquete de
trabajo
Costo
por cuenta de
Control
Reserva
contingencia
por cuenta
de control
Total
costos por cuenta de
Línea
base de costos
Reserva de
gestión
PRESUPUESTO
control
Verificar
Equipos
Requeridos
Presentación
de inform
e
4
Analizar equipos requeridos
USD 604,
00 USD 12,08
USD 616,08
USD 813,96
USD 813,96
USD 16,28
USD 830,24
USD 3.547,76
USD 177,39
USD 3.725,15
5
Definir características y referencias
USD 159,
00 USD 3,18
USD 162,18
6 Realizar informe escrito
USD 8,00
USD 0,16
USD 8,16
7
Presentar informe escrito
USD 27,0
0 USD 0,54
USD 27,54
Compra de equip
os
Analisis de
proveedores
11
Buscar posibles proveedores de equipos
USD 27,0
0 USD 0,54
USD 27,54
USD 60,1
8
USD 702,78
USD 14,06
USD 716,84
12
Verificar existencia de referencias de equipos
USD 32,0
0 USD 0,64
USD 32,64
Solicitud de
cotizaciones
14
Enviar a posibles proveedores solicitud de equipos
USD 32,0
0 USD 0,64
USD 32,64
USD 60,1
8 15
Solicitar costos de equipos e instrumentos
USD 27,0
0 USD 0,54
USD 27,54
16
solicitar costos de envío
USD - USD
- USD -
Selección de alternativas
18
Analizar costos y garantía
USD 159,
00 USD 3,18
USD 162,18
USD 230,52
19
Analizar tiempos
USD 40,0
0 USD 0,80
USD 40,80
de envío
20
Definir proveedor de equipos
USD 27,0
0 USD 0,54
USD 27,54
Compra de
equipos
22
Confirmar compra al proveedor
USD 27,0
0 USD 0,54
USD 27,54
USD 255,00
23
Solicitar datos de transferencia
USD 32,0
0 USD 0,64
USD 32,64
24
Realizar consignación
USD 191,
00 USD 3,82
USD 194,82
Proceso de
importacion
26
Diligenciar datos de importación
USD 49,0
0 USD 0,98
USD 49,98
USD 49,9
8
Recepción de equipo
s
28
Definir lugar de recepción de equipos
USD 23,0
0 USD 0,46
USD 23,46
USD 46,9
2 29
Delegar al encargado de recepción
USD 23,0
0 USD 0,46
USD 23,46
Montaje de
laboratorio
Instalación de equipo
s
33
Energizar hardware de equipos e instrumentos
USD 48,0
0
USD 0,96
USD 48,96
USD 89,7
6
USD 89,7
6
USD 1,80
USD 91,5
6
34
Instalar software de equipos e instrumentos
USD 40,0
0 USD 0,80
USD 40,80
Proceso de
Gestión
38
Consultar requisit
USD 159,
00 USD 3,18
USD 162,18
USD
USD
USD 16,26
USD
acreditación
documental
os legales
186,66
812,94
829,20
39
Diseñar matriz de requisitos legales
USD -
USD -
USD -
40
Realizar informe de normas para proceso de acreditación
USD 24,0
0
USD 0,48
USD 24,48
Presentacion
de documentos
42
Entregar gestión documental de requisitos para acreditación a entidad certificadora
USD 311,
00
USD 6,22
USD 317,22
USD 317,22
Recepción de respue
sta
44
Delegar al encargado de solicitar respuesta
USD 303,
00 USD 6,06
USD 309,06
USD 309,06
Puesta en
marcha
Entrega de
laboratorio
48
Presentar laboratorio terminado
USD 945,
00 USD 18,90
USD 963,90
USD 1.058,76
USD 1.058,76
USD 21,18
USD 1.079,94
49
Socializar funcionamiento y servicios del laboratorio
USD 93,0
0
USD 1,86
USD 94,86
Apéndice 10. Matriz de Riesgos. Fuente: propia.
I
D
Descripc
ión
Tipo
(Amen
aza u
Oport
unida
d
Causas Event
o de
riesgo
Efectos
o
Consec
uencias
Catego
ría
Dispar
adores
(señal
es de
alerta
tempra
na)
Respue
stas
potenci
ales
Propi
etario
Esta
do
R
1
Al
momento
de
adquirir
los
equipos,
estos
pueden
aumentar
de precio
debido al
cambio
de la
moneda
(Euro), lo
cual
ocasiona
ría un
sobrecos
to del
proyecto
Amen
aza
Alza en
el
precio
de la
moned
a
extranje
ra
(Euro)
Aume
nto del
precio
de los
equipo
s al
mome
nto de
la
adquis
ición
Afectaci
ón del
presupu
esto en
esta
activida
d
Nivel 1
3.Come
rcial
Nivel 2
3.2
Provee
dores
Aumen
to en el
históric
o del
valor
de la
moned
a al
cambio
Analizar
el
comport
amiento
de la
moneda
y
asignar
un tope
máximo
para la
adquisic
ión
CP
AP
Identi
ficado
R
2
Durante
el
proceso
de
acreditac
ión el
ente
regulador
cambie
los
requisito
s o la
normativi
dad,
ocasiona
ndo así el
cambio
Amen
aza
Cambio
de
requisit
os por
el ente
regulad
or para
la
certifica
ción
Durant
e el
proces
o de
acredit
ación
cambi
e el
alcanc
e del
proyec
to
Se debe
realizar
un
ajuste
en el
alcance
del
proyecto
Nivel 1
1.Riesg
o
Técnico
Nivel 3
1.1. Defi
nici
ón
del
alca
nce
Comun
icación
por
parte
del
IDEAM
en
boletin
es de
cambio
de
requisit
os
Consult
ar
previam
ente en
el
IDEAM
por
posibles
próximo
s
cambios
de
requisit
os para
acredita
ción del
AP
Propu
esto
del
proceso
de
acreditac
ión y el
alcance
laborato
rio
R
3
Fallas en
el
cumplimi
ento del
cronogra
ma del
proyecto
por mala
estructur
ación del
mismo
conllevan
a
incumplir
se las
fechas
estableci
das de
entrega
parciales
del
proyecto
Amen
aza
Cronog
rama
de
trabajo
poco
real
Al
realiza
r las
estima
ciones
del
tiempo
para
cada
grupo
de
trabajo
s
Incumpli
miento
en
fechas
pactada
s de
entrega
s
parciale
s
Nivel 1
2.Riesg
o de
Gestión
Nivel 2
2.3Plani
ficación
No
cumpli
miento
en los
hitos
del
proyect
o
Combin
ar
herrami
entas
de
estimaci
ón de
tiempo.
Estimar
tiempos
de
trabajo
con
experto
s en los
trabajos
a
desarrol
lar
NC
CP
Propu
esto
R
4
Luego de
hacerse
la
compra y
al
realizars
e el envío
a
Colombia
los
equipos
pueden
tomarse
más
tiempo
debido a
procesos
de
importaci
ón y de
aduanas,
lo cual
Amen
aza
Demora
s en la
importa
ción de
los
equipos
Demor
as en
proces
o de
import
ación
y
aduan
as
Recalcul
ar los
tiempos
y
cronogr
ama
Nivel 1
2.Riesg
o de
gestión
Nivel 2
2.3
Planific
ación
Realiza
ndo el
seguim
iento
de la
guía de
envío y
verifica
ndo las
fechas
estima
das de
llegada
de los
equipo
s
Se
establec
e un
tiempo
adecua
do
pensan
do en
las
posibles
demora
s
CP Identi
ficado
ocasiona
ría un
cambio
en el
cronogra
ma
R
5
Al
momento
de elegir
el
personal
para
trabajar
en el
proyecto,
estos no
cumplen
con la
experien
cia ni el
conocimi
ento
mínimo
para
llevar a
cabo
satisfacto
riamente
el
proyecto,
lo cual
ocasiona
ría
incumpli
mientos
en
alcance,
tiempo y
costos en
el
proyecto.
Amen
aza
Profesi
onales
no
califica
dos en
la
direcció
n y
operaci
ón del
proyect
o
Fallas
en la
integra
ción
del
equipo
de
trabajo
y
control
de
segui
miento
del
proyec
to
Incumpli
mientos
que
conlleva
n a
sancion
es y
entrega
bles no
aceptad
os
Nivel 1
3.
Riesgo
de
comerci
al
Nivel 2
3.1
Contrat
ación
Alguna
s
activid
ades
toman
más
tiempo
de lo
normal
y
empiez
an a
tener
costos
fuera
de lo
previst
o
Realizar
cambio
del
persona
l de
trabajo
por
medio
de una
empres
a
especial
izada en
talento
humano
NC Propu
esto
R
6
Alta
demanda
de
análisis
de
calidad
del aire
debido a
que en el
Oportu
nidad
Sobred
emand
a de
análisis
de
calidad
del aire
Apertu
ra del
merca
do y
fideliz
ación
de
cliente
s
Pérdida
de
clientes
porque
no se
cuenta
con
capacid
ad de
Nivel 1
2.Riesg
o de
gestión
Nivel 2
Los
equipo
s no se
encuen
tran
disponi
bles a
median
o plazo
Realizar
compra
de
equipos
suficient
es y
aument
ar la
capacid
NC
CP
AP
Propu
esto
departam
ento solo
existe un
laboratori
o ya
certificad
o, lo cual
ocasiona
ría una
sobrede
manda
de
servicios.
trabajo
suficient
e para
cubrir la
demand
a
2.3
Planific
ación
y los
cliente
s
aument
an
ad de
trabajo
R
7
Creación
de
nuevos
laboratori
os en el
departam
ento,
creando
compete
ncias con
precios
bajos, lo
cual
llevaría a
una
pérdida
significati
va de
clientes
Amen
aza
Precios
bajos
de la
compet
encia
Selecc
ión del
laborat
orio
por
parte
de los
cliente
s
Migració
n a otro
laborato
rio por
diferenci
a en
precios
Nivel 1
3.Riesg
o
comerci
al
Nivel 2
3.1
Contrat
ación
Dismin
ución
de
cliente
s
Reevalu
ar los
precios
razonab
les para
los
precios
CP
AP
Propu
esto
R
8
Creación
de
nuevos
laboratori
os en el
departam
ento,
creando
compete
ncias con
precios
bajos, lo
cual
llevaría a
competir
no por
precio
sino por
Oportu
nidad
Precios
bajos
de la
compet
encia
Selecc
ión del
laborat
orio
por
parte
de los
cliente
s
Fideliza
ción de
clientes
ofrecien
do
servicio
s de
calidad.
Nivel 1
3.Riesg
o
comerci
al
Nivel 2
3.1
Contrat
ación
Dismin
ución
de
cliente
s
Competi
r por
calidad
del
servicio
mas no
por
precios
del
mismo
CP
AP
Propu
esto
calidad
del
servicio o
análisis
R
9
Durante
la
prestació
n de los
servicios
no seguir
los
procesos
y
procedim
ientos de
operació
n puede
ocurrir
una mala
toma de
muestras
, lo que
ocasiona
ría
errores
en el
informe
final para
presentar
al cliente
Amen
aza
No
seguir
los
proceso
s y
procedi
mientos
de
operaci
ón
Toma
de
muestr
as de
calida
d del
aire en
campo
Errores
en el
informe
final de
calidad
del aire
que se
present
a al
cliente
Nivel 1
2.Riesg
o de
gestión
Nivel 2
2.1.
Direcció
n de
proyect
os
Datos
anorm
ales de
medici
ón
Realizar
capacita
ciones
continu
as y
seguimi
ento al
persona
l de
trabajo
CP Propu
esto
R
1
0
Demoras
en el
trámite
de
permisos
,
autorizac
iones y
acreditac
ión por
parte del
ente
certificad
or
IDEAM,
lo cual
puede
ocurrir un
aumento
del
Amen
aza
Demora
s en el
trámite
de
licencia
y
acredita
ción
Proce
so de
acredit
ación
Incumpli
mientos
en la
fecha
estimad
a de la
puesta
en
marcha
del
laborato
rio
Nivel 1
4.Riesg
o
Externo
Nivel 3
4.1
Legislac
ión
Supera
ción de
tiempo
pactad
o para
inicio
de
operaci
ón del
laborat
orio
Estable
cer un
tiempo
adecua
do con
sus
respecti
vos
tiempos
de
holgura
para el
proceso
de
acredita
ción
CP Propu
esto
tiempo
de
certificaci
ón
llevando
a una
modificac
ión del
cronogra
ma
posponie
ndo así la
puesta
en
marcha.
Propietarios
NC NATALIA CELY, CP CARLOS PINILLA, AP ANDRÉS PINILLA
Apéndice 11. Entregables Desarrollados. Fuente: propia.
• Entregable correspondiente a la actividad de compra de equipos.
En la anterior imagen se puede observar que los equipos se encuentran en laboratorio
luego de la importación.
• Entregable correspondienta a la puesta en marcha.
En la anterior imagen se puede observar el equipo de medición de calidad del aire
trabajando en campo.
