Riadenie projektov ého cyklu, tvorba projektov a základné kritériá hodnotenia projektov
Načrtovanje projektov
description
Transcript of Načrtovanje projektov
![Page 1: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/1.jpg)
Načrtovanje projektov
Matej Cepin
![Page 2: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/2.jpg)
Prva od treh faz
• Načrtovanje
• Izvedba
• Vrednotenje
![Page 3: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/3.jpg)
Načrtovanje
Analiza okolja
Naloge za izvedbo
poslanstvo
![Page 4: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/4.jpg)
Faze načrtovanja
• Analiza stanja
• Definiranje potreb
• Definiranje namenov
• Postavljanje ciljev (& rezultatov)
• Izbira metodologije
• Razvoj načrta dejavnosti
![Page 5: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/5.jpg)
Analiza stanja
• Notranja
• Zunanja
![Page 6: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/6.jpg)
ZUNANJA ANALIZA STANJAZgodovina okoljaKultura v okoljuGospodarske razmereVladni programiSocialno stanje...
NOTRANJA ANALIZA STANJA
Kdo smo?Kaj imamo?Kakšne so naše želje?Kakšne so naše sposobnosti?V čem smo dobri, v čem šibki?...
![Page 7: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/7.jpg)
Zunanja analiza stanja
• Prejšnja vrednotenja
• Mnenja različnih ciljnih skupin
• Objavljeni podatki (knjige, raziskave, institucije, ...)
![Page 8: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/8.jpg)
Notranja analiza stanja
• Evalvacija organizacije
• Srečevanja ljudi
![Page 9: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/9.jpg)
SWOT analiza
• Močne točke
• Šibke točke
• Priložnosti
• Grožnje
![Page 10: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/10.jpg)
Analiza stanja - napotki
• Vključite različne vire!• Ni je potrebno delati za vsak projekt
posebej! Morda je bolje narediti obširnejšo analizo stanja enkrat na leto ali dve in nato pri posameznih projektih izhajati iz nje.
• Smiselno jo je povezati z bazo znanja (know-how-om) organizacije, ki se neprestano obnavlja.
![Page 11: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/11.jpg)
Definiranje potreb
• Kaj je potrebno narediti?
• Poslanstvo!
![Page 12: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/12.jpg)
Definiranje potreb - napotki
• Upoštevati je potrebno prioritete organizacije.
• Poiskati pravo ravnovesje med »zunanjimi« in »notranjimi« potrebami.
![Page 13: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/13.jpg)
Definiranje namenov
namen
začetnostan je
cilj
![Page 14: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/14.jpg)
Namen (1)• Je poved, ki povzema odgovor na
najpomembnejše potrebe, ki smo jih opazili.
• Formuliran naj bo tako, da bi bili, če bi ga izpolnili, stoodstotno zadovoljni.
• Predstavlja nek ponavadi nedosegljiv ideal, ki pa je kljub svoji neizvedljivosti vseeno izzivalen.
![Page 15: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/15.jpg)
Namen (2)
• Preširoko zastavljen namen je že zelo podoben poslanstvu organizacije in s postavitvijo takega namena nismo naredili ničesar.
• Preozko zastavljen namen pa nas omejuje in nam ne pušča dovolj “maneverskega prostora” za načrtovanje.
![Page 16: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/16.jpg)
Nameni - vprašanja
• Zakaj projekt obstaja?• Kakšne spremembe želimo s
projektom doseči na socialnem področju?
• Kako je v skladu z namenom organizacije, katere del je?
• Kaj bi s projektom dosegli, če bi bil ta 100% uspešen?
![Page 17: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/17.jpg)
Kaj je metodologija?
• Kakšna je razlika med metodologijo in metodo?
![Page 18: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/18.jpg)
Metodologija : metoda
• Metodologija je proces, preko katerega uresničujemo svoje cilje. Predstavlja jo trditev: “tako delamo ves čas!”
• Metoda je način, kako izvedemo določeno nalogo.
![Page 19: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/19.jpg)
Methodologija : metoda
metodologija
metoda
![Page 20: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/20.jpg)
Metodologija
Določena s:• sredstvi, ki jih imamo na voljo za uporabo• izkušnjami organizacije in posameznikov (v
čem smo dobri?)• filozofijo in vrednotami organizacije (npr.
individualni pristop ali masovne prireditve)• koledarjem in časom, ki je na voljo• ciljno skupino in socialnim okoljem, v
katerem delamo.
![Page 21: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/21.jpg)
Metodologija
Pomembno pri določanju metodologije je:• koherenca: posamezne dejavnosti morajo
biti povezane med seboj.• Naj bo v skladu s poslanstvom in
vrednotami: dejavnosti morajo biti v skladu s tem, kar mi kot organizacija mislimo, da je prav in kar so vrednote organizacije.
• učinkovitost:– Pri doseganju ciljev– Pri porabi virov.
![Page 22: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/22.jpg)
Postavljanje ciljev
• S = specific - natančen
• M = measureable - merljiv
• A = achieveable - dosegljiv
• R = relevant - skladen
• T = time bounded – časovno omejen
![Page 23: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/23.jpg)
Cilji (1)
• Pogosto se cilji zamenjujejo z dejavnostmi.
• Pri ciljih se ne smemo spraševati: »Kaj bomo storili?«, ampak: »Kakšen bo končni rezultat naših dejanj?«
![Page 24: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/24.jpg)
Cilji (2)
• Cilj bo izpolnjen, če se bo nekaj spremenilo v svetu okoli nas, ne pa če bomo mi nekaj izvedli.
• Tako razmišljanje vključuje tudi učinkovitost. Na tak način ne bomo le zagotovili, da bo projekt izveden, ampak da bo prinesel dobre rezultate.
![Page 25: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/25.jpg)
Načrt dejavnosti
• Kaj je potrebno storiti?
• Kdo bo to storil?
• Kaj ta oseba potrebuje?
• Do kdaj bo naloga izpolnjena?
![Page 26: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/26.jpg)
Cilji in načrt dejavnosti
cilji Načrt dejavnosti
![Page 27: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/27.jpg)
Načrt dejavnosti (1)
Upoštevaj:
• Začetni in končni čas projekta
• Skladnost med cilji in aktivnostmi
• Kako so aktivnosti povezane med seboj? Kako lahko rezultate ene aktivnosti uporabiš kot vhodne podatke druge aktivnosti?
![Page 28: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/28.jpg)
Načrt dejavnosti (2)
• Ali katera od aktivnosti potrebuje kakšno pripravo? Bi bilo bolje, če bi bila priprava definirana kot samostojna aktivnost?
• Ali koledar upošteva okolje? Je v skladu s prazniki, šolskimi počitnicami, bolj z ostalimi aktivnostmi napolnjenimi meseci, roki za oddajo finančnih poročil?
![Page 29: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/29.jpg)
Načrt dejavnosti (3)
• Smo upoštevali priporočila prejšnjih projektov in možne zamude?
• Smo predvideli kakšne alternative? Kaj, če ena aktivnost ne uspe?
• Pustimo si časovno rezervo!
• Pozorni na čas pa bodimo tudi pri zaključevanju projekta.
![Page 30: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/30.jpg)
Ganttov diagram (1)
• Grafična oblika
• Horizontalno: dejavnosti
• Vertikalno: časovne enote
![Page 31: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/31.jpg)
Ganttov diagram (2)
• Izdelamo: v fazi načrtovanja
• Uporaba: v fazi izvedbe
![Page 32: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/32.jpg)
Ganttov diagram (2)Prednosti:• napoved končnega časa projekta,• razvrščanje dejavnosti,• zaporedna in vzporedna odvisnost med
nalogami v projektu,• pregled nad sredstvi, ki jih potrebujemo za
projekt,• nadzor nad opravljenim delom.• vidimo, kje se je projekt časovno ali
finančno zataknil in prestavimo predviden konec projekta.
• pohitritev bodočih nalog, dokler je za to še čas.
![Page 33: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/33.jpg)
Ganttov diagram (3)Omejitve:• Medsebojna odvisnost med dejavnostmi ni
prikazana.• Ne prikaže posledic zgodnjega ali poznega
začetka posamezne dejavnosti.• Če z nekaj dejavnostmi pri projektu
prehitevamo in z drugimi zaostajamo, je težko ugotoviti status v celotnem projektu.
• Ne prikazuje negotovosti, vezane na izvedbo posamezne dejavnosti, s tem pa tudi ne najkrajšega in najdaljšega predvidenega časa izvedbe.
![Page 34: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/34.jpg)
PERT graf
• Kritična pot
• Lahko še mnogo drugih podatkov
• Identifikacija ozkih grl
![Page 35: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/35.jpg)
PERT graf – uporaba (1)
• Določi vse dejavnosti projekta.• Določi dejavnost, ki jo je potrebno izvesti
najprej.• Določi dejavnosti, ki so lahko izvedene
hkrati s prvo dejavnostjo.• Določi dejavnosti, ki so lahko izvedene
takoj, ko je končana ena od začetnih dejavnosti.
![Page 36: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/36.jpg)
PERT graf – uporaba (2)
• Nadaljuj s tem procesom za vsako dejavnost.
• Poveži dejavnosti v graf.• Dejavnostim določi trajanje (in ostale
atribute).• Določi kritično pot. To so dejavnosti, ki
morajo biti dokončane v roku, da se bo projekt zaključil kar najhitreje.
![Page 37: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/37.jpg)
Logični okvir
• Zbere projektni namen, cilj, rezultate in dejavnosti v skupni tabeli.
• Omogoča prepoznavanje potencialnih tveganj.
• Lajša spremljanje rezultatov.
![Page 38: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/38.jpg)
Vertikalna hierarhija
NAMEN Dolgoročni učinek projekta.
CILJ Merljiv kratkoročni učinek projekta (ob njegovem zaključku)
REZULTATI Rezultati oz. izhodi projekta, za katere lahko koordinator garantira.
DEJAVNOSTI Ključne dejavnosti, s katerimi bomo prišli do rezultatov.
![Page 39: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/39.jpg)
Horizontalna hierarhija
OPIS Kratek opis z besedami.
INDIKATORJI Meritve, s katerimi preverimo, ali je opisana entiteta izpolnjena.
SREDSTVA EVALVACIJE
Viri podatkov, iz katerih dobimo informacije za meritve.
PREDPOSTAVKE Pogoji (tudi tveganja!), na katere nimamo vpliva.
![Page 40: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/40.jpg)
Logični okvir
OPISINDIKATORJ
ISREDSTVA
PREDPOSTAVKE
NAMEN
CILJ
REZULTATI
DEJAVNOSTI
![Page 41: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/41.jpg)
OPISINDIKATORJ
ISREDSTVA
PREDPOSTAVKE
NAMEN
CILJ
REZULTATI
DEJAVNOSTI
![Page 42: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/42.jpg)
OPISINDIKATORJ
ISREDSTVA
PREDPOSTAVKE
NAMEN
CILJ
REZULTATI
DEJAVNOSTI
![Page 43: Načrtovanje projektov](https://reader030.fdocument.pub/reader030/viewer/2022033100/56814f5f550346895dbd1376/html5/thumbnails/43.jpg)
OPISINDIKATORJ
ISREDSTVA
PREDPOSTAVKE
NAMEN
CILJ
REZULTATI
DEJAVNOSTI