intranet.mpaj.gov.myintranet.mpaj.gov.my/images/PKPA myPortfolio _FAREEZ.doc · Web viewKebersihan,...
Transcript of intranet.mpaj.gov.myintranet.mpaj.gov.my/images/PKPA myPortfolio _FAREEZ.doc · Web viewKebersihan,...
BAHAGIAN : BAHAGIAN DASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK
ALAMAT : JALAN PANDAN UTAMA, PANDAN INDAH, SELANGOR 55100 KUALA LUMPUR
NO. TELEFON : 03-42817113
NO. FAKS. : 03-42809050
LAMAN SESAWANG : www.mpaj.gov.my
15
myPortfolioKETUA BAHAGIAN DASAR INOVASI DAN
PERANCANGAN STRATEGIKJABATAN PERANCANGAN KORPORAT
MAJLIS PERBANDARAN AMPANG JAYA (MPAJ) (MPAJ) >>
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama : MOHAMAD FAREEZ BIN NORMANSHAH
Gelaran Jawatan : KETUA BAHAGIAN
DASAR INOVASI DAN
PERANCANGAN STRATEGIK
Gred Hakiki Jawatan : N41
Tarikh Penempatan : 15 MEI 2015
Nama : ROSLIZA BINTI MOHD
Gelaran Jawatan : PENGARAH JABATAN
Gred Jawatan : N48 / F48
Tarikh :
BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA
DILULUSKAN OLEH
JADUAL PENGEMASKINIAN
1.
Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas
kini apabila berlaku sebarang perubahan.
PERKARA MUKA SURAT
KANDUNGAN
Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
1.1 Agensi
15
1. CARTA ORGANISASI
1.2 Bahagia
15
15
2. CARTA FUNGSI
JABATAN PERANCANGAN KORPORAT
1.Melaksanakan urusan pentadbiran Jabatan Perancangan Korporat berkaitan dengan urusan kakitangan (cuti kakitangan, kenderaan Jabatan, elaun dan yang berkaitan).
2. Mengawal semua rekod-rekod fail Jabatan Perancangan Korporat.
3. Merekod dan menyimpan semua keputusan Mesyuarat berkaitan dengan Jabatan Perancangan Korporat
4. Merekod dan mengawal semua peralatan pejabat yang di terima dari Bahagian Pentadbiran Am, Jabatan Khidmat Pengurusan
5. Merekodkan vot dan budget Jabatan Perancangan Korporat.
Menguruskan dan melaksanakan sistem kualiti menyeluruh (TQM) serta menguruskan dan menyelia perlaksanaan standard berkualiti seperti program seperti berikut:
1) Pelan Perancangan Strategik MPAJ
2) MS ISO 9001 : 2015 3) Perancangan Kerja Tahunan
& Kajian Semula Kerja Setengah Tahun MPAJ
4) Manual Prosedur Kerja (MPK) MPAJ dan Fail Meja (FM)
5) Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK)
6) Amalan Persekitaran Berkualiti 5S (APB 5S)
7) Anugerah – Anugerah Inovasi (APPC, AIPBT, AIPK, AISAS, AIPA, dll)
8) Sistem Penggredan Pihak Berkuasa Tempatan – Star Rating (SSR – PBT)
9) Balanced Score Card (BSC) 10) Kunci Petunjuk Prestasi
(Key Performance Indicator – KPI)
11) Penandaarasan (Benchmarking)
12) Akujanji Produktiviti 13) Piagam Pelanggan MPAJ 14) Standard Operating
Procedure (SOP) 15) Penilaian Prestasi
Perkhidmatan (Mystery Shopping)
16) Borang Kaji Selidik Pelanggan (Laporan Cadangan Pelanggan)
17) Minggu Inovasi MPAJ 18) Menyelaras aduan yang di
terima di Unit Aduan
1) Sistem Aplikasi (Pembangunan/Pengubahsuaian Sistem)
2) Penyelenggaraan Perkakasan/Peralatan Komputer
3) Penyelenggaraan Server 4) Perolehan Aset
Komputer 5) Multimedia 6) Pengeluaran Bil Dan
Notis Cukai Taksiran (Bil Awal)
7) Pemprosesan Bil/Notis/Waran Cukai Taksiran
8) Kamera Litar Tertutup (CCTV)
9) Membantu Meningkatkan Keberkesanan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Kerajaan
a. Bantuan Semakan Aplikasi Atas Talian Melalui Telefon/E-mail/Faks
b. Pengurusan E-Mel c. Pengemaskinian
Maklumat Portal, Facebook Dan Twitter MPAJ
d. Pengurusan Server e. Sistem Daftar Bil ( Bil
Cukai Dikembalikan)
10) Pengurusan Sistem Keselamatan Elektronik Pengurusan Geografical Information System (GIS)
BAHAGIAN PENTADBIRAN BAHAGIAN DASAR DAN INOVASI DAN PERANCANGAN
STRATEGIK
BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
3.1 FUNGSI UNIT PEMBUDAYAAN INOVASI
BIL AKTIVITI – AKTIVITI1 INOVASI
2
ANUGERAH INOVASI ; - Sepanjang tahun
• Anugerah Inovasi Negeri Selangor• AISA (AIPBT, AIICT,AIPK)• Anugerah Inovasi Negara• Lain – Lain Anugerah Inovasi
3MAJLIS PERSADA INOVASI PERKHIDMATAN AWAM• Sepanjang tahun
4KONVENSYEN TEAM EXCELLENCE (QE 5S, ICC, ICQCC dan IQPC)• Sepanjang tahun
5
PENGIKTIRAFAN; (Sepanjang tahun) • Anugerah Pengurusan Pejabat Dan Pentadbiran
Cemerlang (APPC) • Sistem Penarafan Bintang Pihak Berkuasa Tempatan
(SPB – PBT) • Sistem Penarafan Bintang - Bahasa Kebangsaan
(SPBBK – PBT)• Lain-lain pengiktirafan
6RUANG PENCAPAIAN DAN PENGIKTIRAFAN • Aras 16, Menara MPAJ• Galeri aras 4, Menara MPAJ
7
ANUGERAH DAN PERTANDINGAN
• Medan Selera• Tandas Bersih• Berbalas Pantun• OKU• Lain-lain
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
3.2 FUNGSI UNIT PENGURUSAN SUMBER DAN PENERBITAN
BIL AKTIVITI – AKTIVITI
1PENGURUSAN SUMBER• Menyelaras maklumat asas MPAJ
2
MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM) KAKITANGAN
• MPK dan diluluskan oleh ketua jabatan dan mempunyai tarikh kemas kini
3
PIAGAM PELANGGAN • Dikaji semula dan ditambah baik• Borang tindakan pemulihan • Melibatkan pelanggan dalam penetapan standard piagam
pelanggan• Sepanjang tahun
4
AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S• Persijilan• Auditan dalaman / Promosi / Latihan
5
TABUNG INOVASI MPAJ • Sepanjang tahun berdasarkan permohonan / Permintaan• Promosi 2 kali setahun (Makluman pada jabatan)
6CENDERAHATI MAJLIS • Pembelian Cenderahati • Sepanjang tahun
7
PENERBITAN DAN PERCETAKAN; • Laporan Tahunan – Bulan 5 Setiap tahun• Laporan tahunan disiapkan dan didokumenkan sebelum
September tahun semasa• Takwim - Setiap tahun (Bulan 12)• Buletin - Pengeluaran Buletin 1 / 2/ 3• Diari - Setiap tahun (Bulan 10)• Kad & Sampul Raya - Melayu, Cina dan India
8JURUFOTO• Gambar / Pelaporan.
9LAWATAN RASMI DAN PENANDAARASAN• Penyelarasan lawatan• Pengumpulan laporan penandaarasan
3.3 FUNGSI UNIT PENGURUSAN MAJLIS DAN PELANGGAN
BIL AKTIVITI – AKTIVITI
1
MAJLIS RASMI DALAMAN / LUAR (PROTOKOL) • Semua program rasmi MPAJ (Dalaman / Luaran)• Semakan protokol dan susunan majlis• Pelaporan ringkas semua program
2PENGURUSAN PROGRAM MINGGUAN DAN HARIAN• Kemaskini maklumat di Jabatan / Bahagian secara mingguan
dan harian
3KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN• Pemantauan kaunter/Jadual bulanan/ Pakaian/Kekemasan
4PENGURUSAN LOBI ARAS 4, MENARA MPAJ.• Kebersihan, kekemasan, keperluan, hiasan dari semasa ke semasa
5
KEPUASAN PELANGGAN• Kaji Selidik ( Jan – Jun, Jul – Dis)• Peti Cadangan (Setiap Hari)• E-rating (Bulanan)• Semakan semula soalan dan wajaran
6
PENILAIAN PRESTASI PERKHIDMATAN (MYSTERY SHOPPING) • 2 kali setahun• Dilaksanakan pada Bulan 3 ( Mesyuarat Pengurusan Bulan 5 )
dan Bulan 8 ( Mesyuarat Pengurusan Bulan 10 )• Semakan semula soalan dan wajaran
7
PAMERAN LUAR • Menyelaras pameran luar yang disertai oleh MPAJ.• Pelaporan semua pameran luar• Pembelian peralatan pameran
8 MENGURUS KUMPULAN KOIR MPAJ• Kursus 1 kali setahun / Latihan / Pembelian pakaian
9PENGURUSAN BILLBOARD• Billboard / Eletronic Board• Pemantauan / Pemakluman / Pengemaskini maklumat
3.4 FUNGSI UNIT PENGURUSAN DASAR DAN KUALITI
BIL AKTIVITI – AKTIVITI
1
ISO , ISMS, DAN LAIN-LAIN• Persijilan / proses-proses utama dipersijilkan (perkhidmatan
teras )• Hebahan tentang pelaksanaan MS ISO• Penilaian kefahaman warga kerja tentang pelaksanaan MS ISO • Pengurusan Risiko / Strategi bagi menangani risiko yang tidak
dapat diterima/ promosi pengurusan risiko• MKSP dan Pra MKSP
2
PELAN STRATEGIK MPAJ • Pelan strategik menyokong aspirasi pembangunan Negeri dan
memenuhi 7 ciri utama• Pelaksanaan Penilaian Impak dan tindakan susulan penilaian
impak • Program/aktiviti yang menerapkan kesedaran di kalangan warga• Pencapaian Pelan strategik (SKT)
3
PERANCANGAN KERJA TAHUNAN DAN KAJIAN SEMULA KERJA SETENGAH TAHUN MPAJ (SKT) • Pemantauan pencapaian ( 2 Kali setahun)• Bengkel
4HARI INOVASI MPAJ • Pameran / kursus/ lawatan / pertandingan• Sekali setahun
5PELAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN• Penyelarasan Pelan
6
HUBUNGAN ANTARABANGSA Pengiktirafan antarabangsa (Selain inovasi)• Green apple award• Capam• International Geospatial dan lain-lain
7
PELAN PENGURUSAN RISIKO MPAJ • Ujian Pelan Pengurusan Risiko• Kemaskini mengikut perubahan ujian pelan• Kajian keberkesanan
8Penyambut tetamu• Lantikan / Kursus / Pakaian
3.5 FUNGSI UNIT PENGURUSAN ADUAN
BIL AKTIVITI – AKTIVITI
1
MAJLIS RASMI DALAMAN / LUAR (PROTOKOL) • Semua program rasmi MPAJ (Dalaman / Luaran)• Semakan protokol dan susunan majlis• Pelaporan ringkas semua program
2PENGURUSAN PROGRAM MINGGUAN DAN HARIAN• Kemaskini maklumat di Jabatan / Bahagian secara mingguan
dan harian
3KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN• Pemantauan kaunter/Jadual bulanan/ Pakaian/Kekemasan
4PENGURUSAN LOBI ARAS 4, MENARA MPAJ.• Kebersihan, kekemasan, keperluan, hiasan dari semasa ke
semasa
5
KEPUASAN PELANGGAN• Kaji Selidik ( Jan – Jun, Jul – Dis)• Peti Cadangan (Setiap Hari)• E-rating (Bulanan)• Semakan semula soalan dan wajaran
6
PENILAIAN PRESTASI PERKHIDMATAN (MYSTERY SHOPPING) • 2 kali setahun• Dilaksanakan pada Bulan 3 ( Mesyuarat Pengurusan Bulan 5 )
dan Bulan 8 ( Mesyuarat Pengurusan Bulan 10 )• Semakan semula soalan dan wajaran
7
PAMERAN LUAR • Menyelaras pameran luar yang disertai oleh MPAJ.• Pelaporan semua pameran luar• Pembelian peralatan pameran
8MENGURUS KUMPULAN KOIR MPAJ• Kursus 1 kali setahun / Latihan / Pembelian pakaian
9PENGURUSAN BILLBOARD• Billboard / Eletronic Board• Pemantauan / Pemakluman / Pengemaskini maklumat
3.6 FUNGSI UNIT PROMOSI DAN GRAFIK
BIL AKTIVITI – AKTIVITI
1Pengurusan TV MPAJ• Mengemaskini semua maklumat dan imej program atau
mesyuarat secara harian
2
Pengurusan Media sosial MPAJ (Facebook, Instagram, Twitter)• Mempromosikan semua maklumat dan imej program atau
mesyuarat secara harian• Pengemaskini maklumat dan imej program (30 minit
selepas program)• Pengurusan aduan/cadangan/penghargaan media sosial
3Mereka bentuk bahan digital• Bahan promosi (program) ucapan Tahniah, muka hadapan
fail, banner, bunting, billboard, media sosial MPAJ
4
Mereka bentuk video dan rakaman suara • Video inovasi• Video program• Rakaman suara
*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi
MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATANKETUA BAHAGIAN DASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK
KETUA PERKHIDMATAN YANG DIPERTUA
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KB(DIPS) KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN N41 / 44 BIDANG UTAMA PERANCANGAN KORPORAT
GRED JD N41 SUB-BIDANGDASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK
STATUS JAWATAN KONTRAK DISEDIAKAN OLEHMOHAMAD FAREEZ BIN NORMANSHAH,KB(DIPS)
HIRARKI 1(BAHAGIAN) JABATAN PERANCANGAN KORPORAT DISEMAK OLEH ROSLIZA BINTI MOHD
P(PC)
HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)BAHAGIAN DASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK
DILULUSKAN OLEHTUAN ABD. HAMID BIN HUSSAIN,YDP
SKIM PERKHIDMATAN PEGAWAI TADBIR TARIKH DOKUMEN
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
MENYELARAS PROGRAM DASAR INOVASI DAN PERANCANGAN STRATEGIK BAGI MEMASTIKAN PENCAPAIAN SELARI DENGAN PERANCANGAN PELAN STRATEGIK MPAJ
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
MENYELARAS PROGRAM UNIT PEMBUDAYAAN INOVASI BAGI MEMASTIKAN KEBERKESANAN PEMBUDAYAAN INOVASI
1. MEMASTIKAN PROGRAM INOVASI DILAKSANAKAN2. MEMASTIKAN PENYERTAAN DALAM AUDITAN /
ANUGERAH / PENGIKTIRAFAN (WILAYAH / SELANGOR / KEBANGSAAN / ANTARABANGSA)
MENYELARAS PROGRAM UNIT PENGURUSAN SUMBER DAN PENERBITAN BAGI MEMASTIKAN UNIT MELAKSANAKAN FUNGSI YANG DITETAPKAN DENGAN CEKAP DAN BERKESAN
1. MEMASTIKAN MAKLUM BALAS MESYUARAT DIBERI DALAM TEMPOH YANG DITETAPKAN
2. MEMASTIKAN PIAGAM PELANGGAN DAN MYPORTFOLIO DILAKSANAKAN DISETIAP JABATAN
3. MEMASTIKAN PEMBUDAYAAN APB 5S DAN DIPERSIJILKAN
4. MEMASTIKAN PENERBITAN DAN PERCETAKAN MENGIKUT TEMPOH MASA YANG DITETAPKAN
5. MEMASTIKAN PENYELARASAN LAWATAN RASMI DAN PENANDAARASAN
MENYELARAS PROGRAM UNIT PENGURUSAN MAJLIS DAN PELANGGAN BAGI MEMBOLEH AGENSI MENJALANKAN PERLAKSANAAN TUGAS DENGAN BERKESAN
1. MEMASTIKAN MAJLIS RASMI BERLANGSUNG MENGIKUT SUSUNAN DAN PROTOKOL
2. MEMASTIKAN KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN LOBI MENARA MPAJ DALAM KEADAAN BAIK DAN TERSUSUN
3. MEMASTIKAN PERLAKSANAAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DAN MYSTERY SHOPPING MENGIKUT TEMPOH YANG DITETAPKAN
4. MEMASTIKAN PENYERTAAN DAN JEMPUTAN PAMERAN DI LUAR MENARA MPAJ
5. MEMASTIKAN PEMANTAUAN TERHADAP
MENYELARAS PROGRAM UNIT PENGURUSAN DASAR DAN KUALITI BAGI MEMASTIKAN AGENSI MELAKSANAKAN TUGAS DENGAN BERKESAN
1. MEMASTIKAN PERLAKSANAAN ISO DAN ISMS SERTA DIPERSIJILKAN
2. MEMASTIKAN PELAN STRATEGIK, PELAN PENGURUSAN RISIKO, PELAN KESINAMBUNGAN PERKHIDMATAN, BENGKEL SASARAN KERJA TAHUNAN DAN HARI INOVASI DILAKSANAKAN
3. MEMASTIKAN PENYERTAAN DALAM PENGIKTIRAFAN ANTARABANGSA
4. MEMASTIKAN HUBUNGAN KERJASAMA DUA HALA DILAKSANAKAN
5. MEMASTIKAN PENYELARASAN TERHADAP PENYAMBUT TETAMU RASMI MPAJ
MENYELARAS PROGRAM UNIT PENGURUSAN ADUAN KE ARAH MEMASTIKAN ADUAN DISELESAIKAN DALAM TEMPOH YANG DITETAPKAN
1. MEMASTIKAN PENYELARASAN ADUAN, PERMOHONAN DAN CADANGAN DISELESAIKAN
2. MEMASTIKAN MAKLUM BALAS TERHADAP SEMUA ADUAN, PERMOHONAN DAN CADANGAN DISELARASKAN
3. MEMASTIKAN PERLAKSANAAN KAJIAN PENGURUSAN ADUAN MENGIKUT TEMPOH YANG DITETAPKAN
MENYELARAS PROGRAM UNIT PROMOSI DAN GRAFIK SELARI DENGAN 1. MEMASTIKAN PENYELARASAN KEPERLUAN PROMOSI
4. DESKRIPSI TUGAS
KEPERLUAN DAN PERMOHONAN SEMASA
DAN GRAFIK MENGIKUT TEMPOH YANG DITETAPKAN2. MEMASTIKAN PENGURUSAN YANG BERKESAN
TERHADAP MEDIA SOSIAL MPAJ (FACEBOOK, INSTAGRAM DAN TWITTER)
DIMENSI
1. UNIT PEMBUDAYAAN INOVASIa. BILANGAN KAKITANGANb. BILANGAN JABATANc. BILANGAN ANUGERAH / KONVENYSEN (MALAYSIA)d. BILANGAN ANUGERAH / KONVENSYEN (ANTARABANGSA)
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
KOMPETENSI
PENGALAMAN
Aktiviti 1:
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
5. PROSES KERJA
Aktiviti 1:
TANGGUNGJAWAB
MULA
Tidak
TAMAT
Ya
Tidak
Ya
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
6. CARTA ALIR
7. SENARAI SEMAK
8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
Buat pindaan
Buat pindaan
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
BIL. BORANG KOD BORANG
1.
9. SENARAI BORANG
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI