Privatarkiv i Norge – privatarkivutredningen 2014

– oppgaver 2015

Ellen Røsjø

Samdok

samla samfunnsdokumentasjon

DELPROSJEKT

Privatarkiv

Privatarkiv?

• Privat sektor - privatarkiv: i hovedsak arkiv etter:

organisasjoner

bedrifter

enkeltpersoner

• Statlige, kommunale og private arkiv er integrerte deler av samfunnets hukommelse…

• SAMDOK – samla samfunnsdokumentasjon

Samdok/PRIV

2 Samdok 22.01.2015

Politikk for privatarkiv?

• NOU 1987:35; Samtidens arkiver – fremtidens kildegrunnlag

• St.meld. nr. 22 (1999- 2000) Kjelder til kunnskap og oppleving. Om arkiv, bibliotek og museum i ei IKT-tid

• St. meld. Nr. 45 (2002-2003) Kulturpolitikk fram mot 2014

• St.meld. nr. 23 (2008-2009), Bibliotek. Kunnskapsallmenning, møtestad og kulturarena i ei digital tid

• St.meld. nr. 24 (2008-2009) Nasjonal strategi for digital bevaring og formidling av kulturarv

• St. meld. Nr. 49 (2008-2009) Framtidas museum, forvaltning, forskning, formidling fornying

• St. meld. 20 (2009–2010): Omorganisering av ABM-utvikling

• Melding til Stortinget nr. 7. (2012 – 2013): Arkiv

• NOU 2013: 4. Kulturutredningen 2014

Samdok/PRIV

3 Samdok 22.01.2015

Samla samfunnsdokumentasjon (SAMDOK) St. meld. 7 (2012 – 2013) Arkiv

• … ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte.

• Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader,

• og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete.

Samdok/PRIV

4 Samdok 22.01.2015

Hvor mye? Økt privatarkivmengde, men…

• St.meld. 7 (2012 – 2013) Arkiv: påpeker at privat sektor er klart underrepresentert i forhold til de to andre:

Ein samla samfunnsdokumentasjon set som vilkår at arkiva

både frå statleg, kommunal og privat sektor blir bevarte og tilgjengeleggjorde.

Det er bevart langt færre privatarkiv enn offentlege arkiv, og det som er bevart, er samla sett mindre tilgjengeleg på

grunn av manglande ordning og katalogisering.

• Arkivstatistikken 2013: privatarkivandel 20,9 %

Samdok/PRIV

5 Samdok 22.01.2015

Ny strategi for privatarkivarbeidet

• Oppdraget fra arkivmeldinga om å konkretisere nivået for privatarkivarbeidet – en utredning i samarbeid med andre aktører i SAMDOK-arbeidet – ulike veivalg og anbefalinger. Ferdig: 31.12./19.01

– På bakgrunn av dette vil Riksarkivaren utvikle en ny strategi for privatarkivfeltet.

• Vi er stolte over utredningen og hva vi har fått til i 2014!

• Beslutninger gjenstår, og vi er spent på oppfølging både her og der!

• Resultat: metodeutvikling, analyseverktøy!

Samdok/PRIV

6 Samdok 22.01.2015

Store forskjeller og skjevheter • Mange institusjoner jobber (litt) med privatarkiv - 164

– stadig flere som en integrert del av annen arkivbevaring for stat, kommune og/eller fylke.

• Riksarkivet - Arkiv etter nasjonale organisasjoner som ikke faller inn under sfæren til Arbark og Nasjonalbiblioteket.

• Fylkesarkiv, byarkiv, statsarkiv, IKAer og enkelte museer - Privatarkiv med regional og lokal tilknytning – samt folkemusikkarkiv, fotoarkiv, filmarkiv, lydarkiv, stadnamnarkiv

• Særegne privatarkivinstitusjoner: Arbark, Misjonsarkivet, Opplandsarkivet

• Kun 48 arkivinstitusjoner har bevart en bestand av privatarkiv på 400 hyllemeter eller mer.

• Fortsatt for store skjevheter i bevart materiale, både geografisk og mht typer av privatarkiv.

• Bevaring av digitalt skapte privatarkiv, er helt ubetydelig

• Privatarkiv med rettighetsdokumentasjon er i liten grad sikra

Samdok/PRIV

7 Samdok 22.01.2015

Uhøytidelige fylkesforskjeller bevaring privatarkiv

Samdok/PRIV

0 0,01 0,02 0,03 0,04 0,05 0,06

Østfold

Akershus

Oslo

Hedmark

Oppland

Buskerud

Vestfold

Telemark

Aust-Agder

Vest-Agder

Rogaland

Hordaland

Sogn og fjordane

Møre og Romsdal

Sør-Trøndelag

Nord-Trøndelag

Nordland

Troms

Finnmark

hm ca pr. innbygger

hm ca pr. innbygger

8 Samdok 22.01.2015

Mest prekært for å få bevart en større andel privatarkiv i Norge er:

• Å få samlet inn etterslepet av viktige privatarkiv på papir, særlig bedriftsarkiv.

• Å få økt magasinplass til bevaringsverdig arkivmateriale.

• Å få muligheten til å bevare elektronisk skapt arkivmateriale fra privat sektor.

• Å få utarbeidet regionale og nasjonale bevaringsplaner, herunder sektorvise bevaringsplaner som ser private og offentlige arkiv samlet.

Vi trenger å styrke og koordinere innsatsen for å få dette til.

Utredningen anbefaler flere tiltak.

Samdok/PRIV

9 Samdok 22.01.2015

Tiltak • Lover: Revidert arkivlov og forskrift, div. andre lover

(kulturloven)- så vernet for privatarkiv styrkes (1-2) – Tydeligere i lovteksten, styrke særskilt verneverdig, følge off. krav om arkiv ved

privatisering av off. tjenester

– Kommuner og fylkeskommuner tydeligere ansvar for planstrategier på kulturområdet, inkludert arkiv. Riksarkivets ansvarsområde tydeligere spesifisert. Styrker kulturpolitisk samordning.

• Koordinering (3-5):

– Fylkeskoordinerende ledd gis mer avklarte oppgaver, støttes av stat og fylke med lik andel av ½ stilling.

– Styrking av koordineringsoppgavene i RA. Nasjonal koordinering av nasjonale bevaringsinstitusjoner. • Faglige kraftsentra.

• NHO.

• Høyere prioritering PA i RA

Samdok/PRIV

10 Samdok 22.01.2015

Tiltak

• Felles metodikk. Bevaringsplaner fylkesvis basert på bestandsanalyse, samfunnsanalyse (6). Verktøy. Prøvefylker.

• Alle depotinstitusjoner bruker Asta og publiserer på Arkivportalen (7)

– letter analyser og avdekker svakheter → de facto Samkatalog (arkivloven)

– felles nasjonalt driftsmiljø

Samdok/PRIV

11 Samdok 22.01.2015

Tiltak • Økte ressurser (8)

– Støtteordningen for privatarkiv styrkes vesentlig

– Utviklingsmidler og midler til forsknings- og utredningsarbeid på arkivfeltet styrkes, midler bør gå til bl.a.: • Metodikk og verktøy for høsting, tilgjengeliggjøring og

langtidsbevaring av elektroniske privatarkiv.

• Utvikling av et planmessig bevaringsarbeid.

• Etablering av en forskningsagenda for å bedre arkivarprofesjonens evne til å dokumentere samfunnet.

• Samarbeid med forsknings- og brukermiljøer

Samdok/PRIV

13 Samdok 22.01.2015

Tiltak • Synliggjøring av arkivenes betydning og rolle i

samfunnet generelt og privatarkivene spesielt (9): arkivene er ledd i demokratiets infrastruktur.

arkivene er del av den kulturelle grunnmuren i lokalsamfunnene.

arkivene er byggesteiner for identitet og historieforståelse.

arkiv er grunnlagsmateriale for enhver type forskning

Samdok/PRIV

14 Samdok 22.01.2015

Tiltak • Stimulere regionale samlokaliseringstiltak på tvers av

forvaltningstilknytning med mål å stimulere til samhandling og bedre ressursutnyttelse (10):

– stimulere til utprøving av modeller for sterkere regionale arkivinstitusjoner, som arbeider med statlige, kommunale og private arkiv – og som formidler disse i sammenheng.

– spleiselag drift fra stat, fylke og kommune; støtte fra næringslivet.

– felles elektronisk sikringsmagasin for privatarkiv (Riksarkivaren & KDRS).

• Arkivverket - samarbeid med skifteretten/bobestyrere (11) – om kontakt med aktuelt statsarkiv / fylkeskoordinerende institusjoner for

bevaringsvurdering av arkiv etter bedrifter som er gått konkurs, og gi tilbud om oppbevaring i Riks-/statsarkiv.

Samdok/PRIV

15 Samdok 22.01.2015

Prioritering 2015

• Digitale privatarkiv:

– Verktøy for høsting prøves ut:

• Kopieringsverktøy for fil- og mappestrukturer, e-post

• SIARD som verktøy for bevaring av databaser

• Konvertering av e-post med mer med Archivematica,

• Hos konkrete arkivskapere

• I depotinstitusjoner – RA, samarbeidspartnere i Samdok

• RA vurderer nettopplastingsløsning for arkivskapere

Samdok/PRIV

16 Samdok 22.01.2015

Prioritering 2015

• Digitale privatarkiv:

– Tilrettelegging under arkivdanning for langtidsbevaring hos arkivskaper:

• Arbeidsgruppe med NA-, LLP-, KS-folk

• Veiledning til arkivskapere

• Oppfølging av utredningen, inklusive bedriftsarkivfeltet

Samdok/PRIV

17 Samdok 22.01.2015

Prioritering 2015 • I Riksarkivet:

– Bedriftsarkiv – NHO-initiativ? Plass i Arkivverket? – Lovrevisjon etc. – Bevaringsplanarbeid: – oppfølging prøvefylker og RA videreutvikling av analyse og metodikk – Asta og Arkivportalen.no – nettverk – starte opp? – Koordinering, samarbeid LLP, NMF, NKR – Lager produksjonsløype for digitale privatarkiv inkl. Konvertering av allerede innsamlet materiale: – testing av bruk av Archivematica?

Samdok/PRIV

18 Samdok 22.2015