MUNICIPALIDAD DE LA LIBERTAD, DEPARTAMENTO DE ... · Municipalidad de la Libertad, Departamento de...

GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE LA LIBERTAD,DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2,012

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Carlos Rubilio Rivas Rivas.Alcalde MunicipalMunicipalidad de la Libertad, Departamento de HuehuetenangoSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales delmismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Carlos Rubilio Rivas Rivas.Alcalde MunicipalMunicipalidad de la Libertad, Departamento de HuehuetenangoSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada,hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado porlos Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para elefecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica,son responsables del contenido y efectos legales del mismo.


Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Carlos Rubilio Rivas Rivas.Alcalde MunicipalMunicipalidad de la Libertad, Departamento de HuehuetenangoSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los AuditoresGubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes,de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo.


GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE LA LIBERTAD, DEPARTAMENTODE HUEHUETENANGO

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2,012

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

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116.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Misión (Anexo 1)

11.2 Visión (Anexo 2)

11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)

11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato(Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con elConsejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuentede Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto(Anexo 8)

1.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Carlos Rubilio Rivas Rivas.Alcalde MunicipalMunicipalidad de la Libertad, Departamento de HuehuetenangoSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los)Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM-0828-2012 de fecha 31 de octubre 2012 he(hemos) efectuado Auditoría Financiera y Presupuestaria, en la (el) Municipalidadde la Libertad, Departamento de Huehuetenango con el objetivo de evaluar larazonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del01 de enero al 31 de diciembre de 2,012. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de la Libertad, Departamento de Huehuetenango, la ejecuciónpresupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel deprogramas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos,cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación depruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad eimportancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizadose detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales sedescriben a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNOÁrea Financiera

Registro incorrecto en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN-

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLESÁrea Financiera

1. 2. 3. 4.

Incompatibilidad de funcionesAplicación incorrecta de renglones presupuestariosActivos en mal estado sin gestión de baja de inventarioRentas consignadas

La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Jose LuisMenchu Ordoñez (Coordinador) y Lic. Jose Carmen Alvizuris Garcia (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en elinforme de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. JOSE LUIS MENCHU ORDOÑEZ

Coordinador Independiente

Lic. JOSE CARMEN ALVIZURIS GARCIA

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas1

Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG-

Auditoría Financiera y Presupuestaria

Municipalidad de la Libertad, Departamento de HuehuetenangoPeríodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2,012

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular ycoordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario deagua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración yautorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos yresiduos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulacióndel transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio depolicía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para elfuncionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para laprotección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua yluchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por elOrganismo Ejecutivo.





2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM-0828-2012 de fecha 31 de octubre 2012 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 GeneralesEvaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes a BalanceGeneral, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y de Liquidacióndel Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como laestructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos yotros aspectos aplicables. 3.1.2 EspecíficosEvaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable alproceso contable, presupuestario y de tesorería.

Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en lascuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importanciarelativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados.

Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia yeficacia.





Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdoal Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadorespresupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas ymetodologías aplicables.

Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transaccionesadministrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdoa las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamentesoportados con la documentación legal correspondiente.

Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al procesolegal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de laentidad.

Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplancon los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los funcionarios y empleados de la Municipalidad de la Libertad, Departamentode Huehuetenango, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31de diciembre de 2,012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasisen las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos y Propiedad y Planta enOperacion Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas:Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de gastos, las cuentasRemuneraciones y Transferencias de Capital al Sector Público

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del SectorPúblico de la Administración Central y Transferencias de Capital del SectorPúblico de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programassiguientes: 01 Actividades Centrales, 13 Red Vial, 14 Supervisió, reparación yMantenimiento de Obras Sociales y 99 Partidas no Asignables a Programas,considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gastosiguientes: 00 Servicios Personales, 01 Servicios no Personales, 02 Materiales y





Suministros, 03 Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles y 05 Transferencias deCapital, mediante la aplicación de pruebas selectivas., mediante la aplicación depruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General

De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: 5.1.1 Banlance General Bancos La Municipalidad reportó que maneja sus recursos en 4 cuentas bancarias, unacuenta recaudadora, una cuenta pagadora y 2 cuentas de proyectos; aperturadasen el Sistema Bancario Nacional, debidamente autorizadas por el Banco deGuatemala y al 31 de diciembre de 2012, según reportes de administración, reflejaun saldo conciliado por la cantidad de Q.4,963,397.15. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2012. Propiedad, Planta y Equipo Al 31 de diciembre 2012, el saldo de la cuenta 1231 Propiedad y Planta enOperación, presenta un saldo de Q.12,379,087.10, el cual se concilió con elregistro del inventario de bienes de la Municpalidad.





Estado de Resultados 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:

Ingresos y Gastos

Ingresos

Transferencias corrientes recibidas

Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 dediciembre de 2012, ascienden a la cantidad de Q.2,061,793.15.

Gastos

Gastos de Consumo

Al 31 de diciembre de 2012, los gastos de consumo correspondientea Remuneraciones presenta un saldo de Q.1,721,733.21 y la cuenta bienes yservicios presenta un saldo de Q.536,741.36. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 14 dediciembre de 2011, mediante Acta No. 45-2011. La Liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejerciciofiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 4 demarzo de 2013, mediante Acta No. 07-2013. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.10,296,772.83, el cual tuvo una ampliación de Q.4,774,231.46, paraun presupuesto vigente de Q.15,071,004.29, ejecutándose la cantidad deQ.13,236.266.80 (88%), en las diferentes clases de ingresos especificassiguientes: Ingresos Tributarios Q.69,732.00, Ingresos No Tributarios Q.63,860.00,





Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q.14,028.00, Ingresosde Operación Q.139,394.00, Rentas de la Propiedad Q.96,055.54, TransferenciasCorrientes Q.2,061,793.15 y Transferencias de Capital Q.10,791,404.11, esteúltimo rubro representa un 82% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, asciende a lacantidad de Q. 10,296,772.83, el cual tuvo una ampliación de Q.4,774,231.46,para un presupuesto vigente de Q.15,074,004.29, ejecutándose la cantidad deQ.9,176,749.51 (61%), a través de los programas específicos siguientes: 01Actividades Centrales Q.1,605,148.57 , 11 Mejoramiento de Condiciones de Saludy Ambiente Q.671,377.18, Salud y Medio Ambiente Q.174,690.20, 13 red VialQ.3,905,607.56, 14 Desarrollo Urbano y Rural Q.601,560.00, 15 EducaciónQ.61,637.85 y 99 Partidas no Asignables a Programas Q.2,156,728.15, de loscuales el programa 13 es el más importante con respecto a la ejecución yrepresenta un 43 % de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor deQ.4,774,231.46 y transferencias por un valor de Q.4,313,505.02, verificándose quelas mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradasadecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, tiene deficiencias, por lo que no sepudo medir la gestión. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de La Libertad, Huehuetenango reportó que al 31 de diciembre2012, no tiene convenios vigentes.





5.2.4 Donaciones La Municipalidad de La Libertad, Huehuetenango reportó que durante el ejercicio2012, no recibió donaciones. 5.2.5 Préstamos La Municipalidad de La Libertad, Huehuetenango reportó que durante el ejercicio2012, no realizo ningún préstamo, pero se está amortizando el préstamo realizadopor la corporación anterior. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad Reportó que no realizó transferencias o traslados de fondos adiversas entidades u organismos, durante el período 2012. 5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada

La municipalidad utiliza el sistema de contabilidad integrada, SICOIN GL.

Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones

Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 5, finalizados anulados0, finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado al 31de diciembre de 2012.

Sistema Nacional de Inversión Pública

La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.





6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General





6.2 Estado de Resultados





6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos





6.4 Notas a los Estados Financieros





7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Registro incorrecto en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOIN- CondiciónDerivado de la verificación de ingresos de Aportes Constitucionales durante el año2012, se determinó que no se registraron de manera correcta, ya que se registróen el sistema en el rubro de ingresos de Circulación de Vehículos parafuncionamiento, la cantidad de Q. 48,609.12, que corresponden al rubro deCirculación de vehículos para inversión; así mismo se registró en el sistema en elrubro de Situado Constitucional para funcionamiento la cantidad de Q. 415,077.90,que corresponde al rubro de Situado Constitucional para inversión; se registró enel sistema en el rubro Petróleo y sus derivados la cantidad de Q. 45,942.10 quecorresponde al rubro de Circulación de Vehículos para inversión y los aportes deSituado Constitucional para inversión Q.415,077.89 y Funcionamiento Q.46,119.76fueros registrados en el Sistema hasta el mes de septiembre. CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal –MAFIM-, SegundaVersión, en su numeral 6.3.3.1 Cuentas escriturales, en su tercer párrafo indica:“Los recursos recibidos por la Receptoría Municipal, deben depositarse,directamente en la Cuenta Única Pagadora y se registrará en la cuenta escrituralcorrespondiente”. Este cuerpo legal, en su primer párrafo, también establece: “Lascuentas escriturales son auxiliares de Tesorería que permiten llevar el registro delrecaudo de los ingresos tributarios, no tributarios y demás recursos que provienende fuentes como transferencias de Gobierno Central, en concepto de IVA Paz,Situado Constitucional, Impuesto Único Sobre Inmuebles, Circulación de vehículosy Petróleo. Es decir todos los ingresos que perciba la Municipalidad y susEmpresas y que se indican en el Artículo 100 del Código Municipal”. CausaDeficiencia en el control interno municipal, al no analizar técnicamente los ingresosprovenientes del gobierno central.





EfectoObtención de información errónea, inexacta o incorrecta reflejada en los EstadosFinancieros de la Municipalidad, con lo cual se originan discrepancias entre elsaldo de caja reportado en los pegritos y el saldo de bancos. Esta situaciónincrementa el riesgo de desvió de recursos hacia fines distintos, causandoperjuicio al erario municipal. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones por escrito al Director de AFIM aefecto que todo ingreso ya sea por Aportes, Donaciones o Prestación de unServicio debe ser ingresado con formas oficiales que correspondan en cada caso,registrándolo en el SICOIN GL, a efecto de llevar un mejor control de los ingresosMunicipales. Comentario de los ResponsablesSe giró el oficio No.03-DAM-0828-2012, de fecha 22 de marzo del año dos miltrece, donde se dio a conocer a los responsables del presente hallazgo, sinembargo no emitieron ningún comentario al respecto. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo porque los responsables no se pronunciaron enrelación al mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL CARLOS RUBILIO RIVAS RIVAS 4,000.00DIRECTOR DE AFIM MARIO ARTURO COBON 4,000.00Total Q. 8,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incompatibilidad de funciones





CondiciónSe comprobó que el Concejo Municipal, mediante Acta No. 05-2012 de fecha 18de enero de 2012, Punto Segundo, se aprobó el nombramiento del AlcaldeMunicipal, Síndico Primero y Concejal Primero, para la integración de la Comisiónde Finanzas, involucrando con ello al Alcalde Municipal en funciones defiscalización. CriterioEl Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal, en el artículo 35 Litera (d) del Código Municipal, establece:“Organización de Comisiones. En su primera sesión ordinaria anual, el ConcejoMunicipal organizará las comisiones que considere necesarias, entre las que secita la Comisión de Finanzas. El mismo Decreto, en su artículo 54, establece:Atribuciones y deberes de síndicos y concejales, inciso d) Integrar y desempeñarcon prontitud y esmero las comisiones para las cuales sean designados por elAlcalde o el Concejo Municipal”. El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría Generalde Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 1.5establece: “SEPARACION DE FUNCIONES. Es responsabilidad de la máximaautoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de lasunidades administrativas y sus servidores”. Una adecuada separación defunciones garantiza independencia entre los procesos de autorización, ejecución,registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de las operaciones.La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidadadministrativa o persona ejerza el control total de una operación. CausaEl Concejo Municipal desconoce la función principal de la comisión de finanzas. EfectoLa incompatibilidad de funciones de administración y fiscalización del AlcaldeMunicipal, limita el cumplimiento de las atribuciones fiscalizadoras propias delConcejo Municipal. RecomendaciónEl Concejo Municipal, mediante acuerdo, debe desligar al Alcalde Municipal de laComisión de Finanzas, ya que sus funciones son de administración y no defiscalización.





Comentario de los ResponsablesSe giró el oficio No.03-DAM-0828-2012, de fecha 22 de marzo del año dos miltrece, donde se dio a conocer a los responsables del presente hallazgo, sinembargo no emitieron ningún comentario al respecto. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo porque los responsables no se pronunciaron enrelación al mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 14, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL CARLOS RUBILIO RIVAS RIVAS 8,000.00SINDICO PRIMERO RODOLFO (S.O.N.) DE LEON RECINOS 8,000.00SINDICO SEGUNDO GILBERTO (S.O.N.) LUCAS ESCALANTE 8,000.00CONCEJAL PRIMERO ERIK JOSUE MARTINEZ HERRERA 8,000.00CONCEJAL SEGUNDO CUPERTINO (S.O.N.) PEREZ Y PEREZ 8,000.00CONCEJAL TERCERO MATILDE FLORENTINA MORALES GOMEZ DE GOMEZ 8,000.00CONCEJAL CUARTO MAURO RODOLFO MARTINEZ LOPEZ 8,000.00CONCEJAL QUINTO HECTOR GUSTAVO MARTINEZ HERRERA 8,000.00Total Q. 64,000.00

Hallazgo No. 2 Aplicación incorrecta de renglones presupuestarios CondiciónSe comprobó que en el Programa 01 Actividades Centrales, actividad 01 ServiciosNo Personales, se registraron gastos de pago por Q. 5,161.29 de ServiciosEconómicos Contables y de Auditoria al renglón 196 Servicios de atención yprotocolo, que corresponde al renglón 029, así mismo la factura No. 2046 serie A,compra de Thoner por Q. 1,500.00 fue registrada en el renglón 113 Telefonía quecorresponde al renglón 298 Accesorios y repuestos en general. CriterioEl Acuerdo Ministerial No. 215-2004, Manual de Clasificaciones Presupuestariaspara el Sector Público de Guatemala, clasifica los renglones por objeto de gastosde acuerdo a su naturaleza, los cuales tienen que ser aplicados en la ejecuciónpresupuestaria de egresos. El Manual de Administración Financiera IntegradaMunicipal, Versión II, Metodología Presupuestaria Uniforme, 4.3.2.1. Clasificaciónpor Objeto del Gasto, establece:”La clasificación por objeto del gasto constituye





una ordenación sistemática y homogénea de los mismos de tal manera quepermite identificar con claridad y transparencia los bienes y servicios que seadquieren, las transferencias que se realizan y las aplicaciones financierasprevistas. Esta ordenación primaria del gasto hace posible además, el desarrollode la contabilidad presupuestaria...”. CausaFalta de control y revisión de los registros presupuestarios por parte del Directorde AFIM, los renglones no están afectados de acuerdo a lo estipulado en elManual de Clasificaciones Presupuestarias. EfectoSe afectan renglones incorrectamente disminuyendo los mismos, lo que da comoresultado una mala información de la ejecución presupuestaria. Y la presentacióninadecuada de la ejecución presupuestaria de egresos, debido a que se afectanrenglones que no corresponden. RecomendaciónEl Director de la Administración Financiera Integrada Municipal, previo a laaprobación de los registros presupuestarios, contables y de tesorería, deberárevisar las Órdenes de Compra y CUR´s que genera el sistema, para cerciorarsede que los renglones afectados de la Estructura Presupuestaria sea de acorde a laEjecución Presupuestaria formulada y según el Manual de ClasificacionesPresupuestarias para el Sector Público de Guatemala, para evitar errores en laejecución presupuestaría. Comentario de los ResponsablesSe giró el oficio No.03-DAM-0828-2012, de fecha 22 de marzo del año dos miltrece, donde se dio a conocer al responsable del presente hallazgo, sin embargono emitió ningún comentario al respecto. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo porque el responsable no se pronunció enrelación al mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE AFIM MARIO ARTURO COBON 4,000.00Total Q. 4,000.00





Hallazgo No. 3 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventario CondiciónSe determinó que bienes del Activo Fijo inservibles, consistentes en equipo decomputación, mobiliario y equipo de oficina y un pick up marca Toyota, color azul,modelo 1982, en mal estado, sin que se hayan hecho las gestiones para darle bajadel inventario y de las cuentas correspondientes en el balance general, para loscuales no se han elaborado un inventario físico de los mismos. CriterioEl Acuerdo Gubernativo número 217-94 de fecha 11 de mayo de 1994,Reglamento de inventarios de bienes muebles de la Administración Pública. En suartículo 1 establece :” Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizableso en desuso, por encontrarse en mal estado, lo harán del conocimiento de laAutoridad Superior de que dependan, para que ésta por el conductocorrespondiente, solicite, la destrucción o trámite de baja correspondiente”. ElManual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, primera versión,en el numeral 3.9 Libro de Inventario establece lo siguiente:” Libro utilizado para elregistro de todos los bienes tangibles propiedad de la Municipalidad queconforman su activo fijo, en él se registran todos los ingreso y las bajas de bienesque se autorice, en su operatoria se debe anotar fecha de ingreso o egresonúmero de factura o acta de descargo, proveedor, descripción del bien con todassus características y valor del mismo”. CausaAtraso en las operaciones en el Estados de resultados. EfectoNo existe análisis oportuna para el seguimiento de la información financiera, paraque estas que sean eficientes y competentes. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AFIM, para quemensualmente depuren las cuentas de activo y estas se mantengan actualizadas. Comentario de los ResponsablesEn oficio No.03-DAM-0828-2012, de fecha 22 de marzo de 2,013, se notifico elpresente hallazgo mismo que no fue pronunciado por los responsables.





Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, debido a que los responsables no sepronunciaron al respecto y no aportaron pruebas para el desvanecimiento delmismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL CARLOS RUBILIO RIVAS RIVAS 3,000.00DIRECTOR DE AFIM MARIO ARTURO COBON 3,000.00Total Q. 6,000.00

Hallazgo No. 4 Rentas consignadas CondiciónAl practicar examen de las Rentas Consignadas en los registros contables de larendición de cuentas se determinaron saldos pendientes de pago: IGSS por valorde Q.370,081.20; Primas de Fianza por Q.12,600.43; Impuesto Sobre la Renta porQ.100,089.00; Impuesto del Timbre por Q.43,124.80 y Plan de Prestaciones delEmpleado Municipal por Q.31,568.90, que aún no han sido trasladas a lasInstituciones correspondientes, las cuales se encuentran depositadas dentro de laCuenta Única del Tesoro Municipal. CriterioEl Decreto Número 26-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley delImpuesto Sobre la Renta, artículo 63, Retenciones, indica, deben de enterarse enlas Cajas Fiscales dentro de los 10 días hábiles del mes inmediato siguiente aaquel en que se efectuaron los acreditamientos.

El Decreto Número 44-94, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y su Reglamento,artículo 19 inciso c); indica que estas retenciones deberán ser remitidas aldepartamento de contabilidad de esa entidad, dentro de los 10 primeros díassiguientes del mes que corresponda, la falta de cumplimiento dará motivo paraque se deduzcan al Alcalde y Tesorero Municipal, las responsabilidades Penalesque correspondan.





El Acuerdo Gubernativo Número 1118, de la Junta Directiva del IGSS, de fecha 30de enero de 2003, artículo 6 indica que todo patrono formalmente inscrito en elRégimen de Seguridad Social debe entregar al Instituto, bajo su responsabilidaddentro de los veinte primeros días de cada mes, la planilla de seguridad social ysus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios pagadosdentro del mes calendario anterior. Lo mismo indica el artículo 6 del Acuerdo deGerencia No. 36/2003.

El Decreto Número 1986, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica del Departamento de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional DeGuatemala, artículo 11 indica: Las primas referentes a las pólizas de fianza defuncionarios y empleados gubernamentales serán mensualmente satisfechas alDepartamento de Fianzas por conducto de las oficinas pagadoras, las cuales, bajola responsabilidad de sus jefes, descontarán de los emolumentos el valor de lasprimas y harán el entero correspondiente. Las oficinas pagadoras departamentalesremesarán de oficio y por correo certificado, al Departamento de Fianzas, el valorde las primas que descuenten. CausaInobservancia por parte del Director de AFIM, de la norma establecida, en elsentido de trasladar oportunamente las rentas consignadas a donde corresponda. EfectoPor falta de pago, las instituciones mencionadas no se hacen responsables de lasprestaciones del empleado municipal y que no se pueda accionar la prima defianza cuando se requiera. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AFIM, a efecto de quetraslade las retenciones, a las Instituciones que corresponda en las fechasestablecidas, y celebrar convenios en aquellos casos donde se requiera. Comentario de los ResponsablesSe giró el oficio No.03-DAM-0828-2012, de fecha 22 de marzo del año dos miltrece, donde se dio a conocer a los responsables del presente hallazgo, sinembargo no emitieron ningún comentario al respecto. Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo porque los responsables no se pronunciaron enrelación al mismo.





Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL CARLOS RUBILIO RIVAS RIVAS 4,000.00DIRECTOR DE AFIM MARIO ARTURO COBON 4,000.00Total Q. 8,000.00

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que nose le dio cumplimiento y no se implementaron las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERIODO1 ARDULFO RIVAS GARCIA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/20122 MIGUEL CASTILLO RECINOS SINDICO PRIMERO 01/01/2012 - 14/01/20123 CARLOS MARTINEZ SAMAYOA SINDICO SEGUNDO 01/01/2012 - 14/01/20124 MAURO RODOLFO MARTINEZ LOPEZ CONCEJAL PRIMERO 01/01/2012 - 14/01/20125 HORACIO CIFUENTES MARTINEZ CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2012 - 14/01/20126 RUBEIN LOPEZ LOPEZ CONCEJAL TERCERO 01/01/2012 - 14/01/20127 PEDRO REGINO GOMEZ MARTINEZ CONCEJAL CUARTO 01/01/2012 - 14/01/20128 ASBEL GARCIA CONCEJAL QUINTO 01/01/2012 - 14/01/20129 EDWIN AUGUSTO HERRERA HERNANDEZ SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/201210 CESAR JOSUE DE LEON RECINOS DIRECTOR PLANIFICACION 01/01/2012 - 14/01/201211 SENDER VINICIO RODRIGUEZ SERRANO DIRECTOR DAFIM 01/01/2012 - 14/01/201212 ERICA MARIOLA LOPEZ SAMAYOA ENCARGADA DE CONTABILIDAD 01/01/2012 - 14/01/201213 MELVIN YOVANI SAMAYOA PINTO OFICIAL PRIMERO DE TESORERIA 01/01/2012 - 14/01/201214 CARLOS RUBILIO RIVAS RIVAS ALCALDE MUNICIPAL 15/01/2012 - 31/12/201215 RODOLFO DE LEON RECINOS SINDICO PRIMERO 15/01/2012 - 31/12/201216 GILBERTO LUCAS ESCALANTE SINDICO SEGUNDO 15/01/2012 - 31/12/201217 ERIK JOSUE MARTINEZ HERRERA CONCEJAL PRIMERO 15/01/2012 - 31/12/201218 CUPERTINO PEREZ Y PEREZ CONCEJAL SEGUNDO 15/01/2012 - 31/12/201219 MATILDE FLORENTINA MORALES GOMEZ DE GOMEZ CONCEJAL TERCERO 15/01/2012 - 31/12/201220 MAURO RODOLFO MARTINEZ LOPEZ CONCEJAL CUARTO 15/01/2012 - 31/12/201221 HECTOR GUSTAVO MARTINEZ HERRERA CONCEJAL QUINTO 15/01/2012 - 31/12/201222 SAIRA MADAI LOPEZ MARTINEZ SECRETARIA MUNICIPAL 15/01/2012 - 31/12/201223 LUIS DANILO SILVESTRE REYES DIRECTOR DE PLANIFICACION 15/01/2012 - 31/12/201224 MARIO ARTURO COBON DIRECTOR DE AFIM 15/01/2012 - 31/12/201225 ERICA MARIOLA LOPEZ SAMAYOA ENCARGADA DE CONTABILIDAD-INVENTARIO 15/01/2012 - 31/12/201226 DALIA CONCEPCION CALDERON RODRIGUEZ ENCARGADO DE PRESUPUESTO DAFIM 15/01/2012 - 31/12/201227 AUGUSTO FELIPE MORALES CASTILLO ENCARGADO DE COMPRAS Y DEL IUSI 15/01/2012 - 31/12/201228 MELVIN YOVANI SAMAYOA PINTO CAJERO RECEPTOR 15/01/2012 - 31/12/2012





10. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Lic. JOSE LUIS MENCHU ORDOÑEZ

Coordinador Independiente

Lic. JOSE CARMEN ALVIZURIS GARCIA

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.





11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)11.1 Misión (Anexo 1) Somos una Municipalidad que brinda cumplimiento a las competenciasmunicipales, tiene satisfecha a la población para dar principal atención a lasdemandas de la población, basados en el marco legal. 11.2 Visión (Anexo 2) Ser una Municipalidad modelo, demostrativa, solidaria, que trabaja contransparencia, con espacios de participación ciudadana, de manera ordenadabuscando el desarrollo integral de la población. 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra porel Alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universalpara un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituyeel jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige laadministración municipal.

Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y dedecisión.

El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos queconocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes:

1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes;2. Salud y asistencia social;3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales;5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana;6. De finanzas;7. De probidad;8. De los derechos humanos y de la paz;9. De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otraforma de proyección social.





El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario.

La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para lafunción municipal, siendo las siguientes:

1. Dirección Municipal de Planificación2. Oficina Municipal de la Mujer3. Administración Financiera Integrada Municipal

Asimismo, la municipalidad cuenta con un Auditor Interno, quien vela por lacorrecta ejecución presupuestaria, que da seguimiento a la ejecuciónpresupuestaria y reporta ante el Concejo Municipal.





11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)





11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)





11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)





11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el ConsejoDepartamental de Desarrollo (Anexo 7)





11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente deFinanciamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

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