MUNICIPALIDAD DE LA ESPERANZA … · Guatemala, 26 de mayo de 2014 Ingeniero Juan Cástulo López...

GUATEMALA, MAYO DE 2014

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE LA ESPERANZADEPARTAMENTO DE QUETZALTENANGO

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

Guatemala, 26 de mayo de 2014 IngenieroJuan Cástulo López XicaráAlcalde MunicipalMunicipalidad de La EsperanzaDepartamento de Quetzaltenango Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que fueron nombrados para el efectoy quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, sonresponsables del contenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 26 de mayo de 2014 IngenieroJuan Cástulo López XicaráAlcalde MunicipalMunicipalidad de La EsperanzaDepartamento de Quetzaltenango Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueronnombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

GUATEMALA, MAYO DE 2014

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE LA ESPERANZADEPARTAMENTO DE QUETZALTENANGO

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

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126.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

6.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Visión (Anexo 1)11.2 Misión (Anexo 2)11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato porFuente de Financiamiento (Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)NombramientoForma Única de EstadísticaFormulario SR1

1. 2. 3.

Guatemala, 26 de mayo de 2014

IngenieroJuan Cástulo López XicaráAlcalde MunicipalMunicipalidad de La EsperanzaDepartamento de Quetzaltenango Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los)Nombramiento (s) No. (s) DAM-0249-2013 de fecha 28 de agosto de 2013, he(hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de LaEsperanza, del Departamento de Quetzaltenango, con el objetivo de evaluar larazonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de La Esperanza, del Departamento de Quetzaltenango, laejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos anivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios degastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicaciónde pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando lamaterialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajorealizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen acontinuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Tarjetas de Responsabilidad desactualizadasFalta de segregación de funcionesLibro de inventario no conciliado con el Balance General

1. 2.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera

Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del EstadoFalta de información en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP-

La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Licda. MariaElena Cor Silvestre (Coordinador) y Lic. Luis Alfredo Casimiro Dominguez(Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto.

Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

Licda. MARIA ELENA COR SILVESTRE

Coordinador Gubernamental

Lic. LUIS ALFREDO CASIMIRO DOMINGUEZ

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

Municipalidad de La Esperanza, Departamento de QuetzaltenangoAuditoría Financiera y Presupuestaria

Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, asatisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimientodomiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros,administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento dedesechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento,regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales,servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales,reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Nombramiento DAM-0249-2013 de fecha 28 de agosto de 2013. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenidaen los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados,Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivasNotas, correspondientes al ejercicio fiscal 2013; asi como el estudio y evaluaciónde la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de normas,leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos

Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidadaplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General enlas cuentas de activo, pasivo y patrimonio.Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía,eficiencia y eficacia.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,




reglamentos, normas y metodologías aplicables.Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldopresentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes alperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, con énfasis enlas áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo asu naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General,Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Fondo Común (Bancos), Anticipos aContratistas a Corto Plazo, Construcciones en Proceso de Bienes de uso común yno común, Proyectos de Inversión Social, Retenciones a Pagar, Convenios aPagar a Largo Plazo, Transferencia y Contribuciones de Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Ventade Servicios y Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de Gastos,la cuenta: Sueldos y Salarios. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del SectorPúblico de la Administración Central y Transferencias de Capital del SectorPúblico de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 11Servicios Públicos Municipales, Recursos Naturales y Medio Ambiente y 13 Red




Vial, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades,así como de los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 100Servicios no Personales, 300 Propiedad, Planta y Equipo. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2013, la del Balance General,Cuenta 1112 Bancospresenta saldo por un valor de Q449,419.03, sin embargo, según saldosconciliados con los estados de cuenta, la disponibilidad es de Q507,609.48,integrada por 2 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una CuentaÚnica del Tesoro (Pagadora), número 3-556-01089-3 del Banco de DesarrolloRural; Una Cuenta receptora, número 02-001-000703-7 del Banco CréditoHipotecario Nacional, abiertas en el Sistema Bancario Nacional; la diferenciacorresponde a intereses por la cantidad de Q190.18 y nota de crédito No.NCAH588 por la cantidad de Q58,000.27, registrados en enero 2014.

Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2013. Anticipos

Al 31 de diciembre de 2013 la Cuenta Anticipos, presenta en el Balance General elsaldo de Q1,116,574.23, correspondiente a anticipos a Contratistas para laejecución de obras, los cuales no se amortizaron al cierre del ejercicio fiscal,




siendo los siguientes: 1) Construoha, 2) Cojjaga, 3) Constructora Santos, 4)Copelsa Constructora de Proyectos Electrificación Sales, 5) Depsa, 6)Constructora de Desarrollo Industrial Marquense Codima, 7) Consultoría eIngeniería Total, 8) Invercom, 9) Fabrica de Blocks Villa Violeta AnexoConstructora Técnica, 10) Constructora e Ingeniería Futura.

Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles

Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 1230 presenta un saldo de Q53,539,854.82integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad Planta en operación, 1232Maquinaria y Equipo, 1233 Tierras y Terrenos, 1234 Construcciones en Proceso,1237 Otros Activos Fijos, 1238 Bienes de Uso común, los saldos de las cuentassegún el Balance General, no concilian con los registros del Inventario General dela Municipalidad a esa fecha. (Ver Hallazgo No. 3 de Control Interno.) Proyectos de Inversión Social En dicha cuenta se capitalizaron las erogaciones de fondos con destino específicopara inversión, que corresponden a ejecución de proyectos que no generan capitalfijo, cuyas amortizaciones fueron efectuadas de conformidad con los lineamientoscontables emitidos por el ente rector. Dichos proyectos se detallan en el Anexo delpresente informe. PASIVO Gastos del Personal a Pagar

Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 2113 Gastos de Personal a Pagar, presentaun saldo de Q128,174.22, en concepto de Cuota Cooperativa, ISR en Relación deDependencia, ISR Sobre Dietas, Plan de Prestaciones del Empleado Municipal,Timbre y Papel Sellado, Prima de Fianza, Impuesto Sobre la Renta y Cuota IGSS,canceladas en enero 2014. Documentos a Pagar a Largo Plazo

Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 2221 Documentos a Pagar a Largo Plazo,presenta un saldo por pagar de Q196,503.50, en concepto de convenio de pagoNo. 276/2012 de fecha 30 de marzo de 2012, de Cuota Patronal con el InstitutoGuatemalteco de Seguridad Social, correspondiente a los años 2009, 2010 y2011.




PATRIMONIO Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas

Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones deCapital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q83,320,114.82.

Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores

La cuenta 3112 Resultados de Ejercicios Anteriores, acumula una pérdida al 31de diciembre de 2013 de Q 16,699,752.74.

Resultado del Ejercicio

El Resultado del Ejercicio 2013 generó una pérdida de Q7,612,411.73. 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos

Ingresos

Venta de Servicios La cuenta 5140 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública,presenta un saldo de Q1,687,992.00.

Transferencias corrientes recibidas Las transferencias corrientes del sector público recaudadas y registradas al 31 dediciembre de 2013, ascienden a la cantidad de Q2,244,483.90.

Donaciones Corrientes Recibidas

Durante el ejercicio 2013 la Municipalidad reportó que no percibieron donaciones.




Gastos

Gastos de Consumo

Los gastos de consumo se integran por remuneraciones, bienes y servicios,depreciación y amortización, los que en el ejercicio 2013 ascienden a la cantidadde Q12,714,417.41. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2013, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 14 dediciembre de 2012, según Acta No. 124-2012.

Ingresos

El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a lacantidad de Q15,955,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q8,539,708.32, paraun presupuesto vigente de Q24,494,708.32, ejecutándose la cantidad deQ19,475,020.87 (79.50% en relación al presupuesto vigente), en las diferentesClases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad deQ219,984.00, 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q1,136,166.06, 13 Ventade Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q341,493.00,14 Ingresos de Operación, la cantidad de Q1,346,499.00, 15 Rentas de laPropiedad, la cantidad de Q2,280.47, 16 Transferencias Corrientes, la cantidad deQ2,244,483.90 y 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q14,184,114.44;esta última Clase es la más significativa, en virtud que representa un 72.83% deltotal de ingresos percibidos.

Egresos

El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a lacantidad de Q15,955,000.00 el cual tuvo una ampliación de Q8,539,708.32, paraun presupuesto vigente de Q24,494,708.32, ejecutándose la cantidad deQ18,894,745.20 (77.13% en relación al presupuesto vigente), a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q3,558,227.01, 11 Servicios Públicos Municipales, Recursos Naturales y MedioAmbiente la cantidad de Q7,784,433.44, 12 Cultura, Deportes y Recreación, lacantidad de Q890,557.17, 13 Red Vial, la cantidad de Q3,382,000.43, 14Educación, Salud y Asistencia Social, la cantidad de Q1,597,645.99, 15 Atenciónal Cumplimiento, Ordenanzas, Seguridad Interna, Reglamentos, demás




Disposiciones y Ordenamiento Territorial, la cantidad de Q1,072,840.72, 16Desarrollo Urbano y Rural, por la cantidad de Q150,000.00, 99 Partidas noAsignables, por la cantidad de Q459,040.44, de los cuales el programa 11 es elmás importante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un41.20% del mismo.

La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2013, fue aprobada conformeAcuerdo del Concejo Municipal según Acta No. 29-2013 de fecha 22 de marzo de2013. Modificaciones presupuestarias

En el período auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias,mediante ampliaciones (y/o disminuciones) por un valor de Q8,539,708.32 ytransferencias por un valor de Q4,683,365.35, verificándose que las mismas estánautorizadas por el Concejo Municipal y registras en el Módulo de Presupuesto delSistema Contable. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios La Municipalidad reportó que al 31 de diciembre 2013, no tiene conveniosvigentes. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad reportó que durante el ejercicio 2013, no recibió donaciones enespecie ni dinerarias.




5.2.5 Préstamos La Municipalidad reportó que en el ejercicio 2013 no contrajo préstamos conninguna institución bancaria ni con el Instituto Nacional de Fomento MunicipalINFOM. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad reportó que durante el ejercicio 2013 no transfirió ni trasladófondos a ninguna entidad. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada para GobiernosLocales (SICOIN GL). Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada para GobiernosLocales, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, losiguiente: adjudicó 11 concursos, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0,Publicaciones sin Concurso 121, total 132, según reporte de Guatecomprasgenerado el 09 de abril de 2014. (Ver hallazgo No. 2 de Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables.) Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad no cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo. (Verhallazgo No. 3 de Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables.)




6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General




6.2 Estado de Resultados




6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




6.4 Notas a los Estados Financieros




7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Tarjetas de Responsabilidad desactualizadas CondiciónSe comprobó que las tarjetas individuales de responsabilidad de estaMunicipalidad, del período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre 2013,no se encuentran actualizadas y en su mayoría no están firmadas por el EmpleadoResponsable y la Autoridad Superior, de la muestra seleccionada se enumeran lastarjetas números: 082 a cargo del Alcalde Municipal, 083 a cargo del SíndicoMunicipal I, 084 a cargo del Síndico Municipal II, 088 a cargo del Oficial I deSecretaría, 102 a cargo del Técnico de Proyectos, 113 a cargo del Oficial III deSecretaría, 115 a cargo del Policía Municipal y 133 a cargo del MensajeroMunicipal. CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- primeraversión, en el módulo II de Tesorería, numeral 3 Otros Controles y RegistrosNecesarios en Tesorería, inciso 3.9 Libro de Inventario, segundo párrafoestablece: "…se hace necesario implementar tarjetas de responsabilidad personalen las que se anotará el nombre del empleado, puesto que ocupa, útiles y bienesque posee bajo su cargo, monto de cada bien, fecha de ingreso, y firma deresponsable. Al renunciar o ser destituido, debe entregar todos los bienes quetiene bajo su responsabilidad, para que le sean pagadas sus prestaciones o suliquidación". El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, segundaversión, Módulo de la Administración Financiera Integrada Municipal, numeral 3.2Funciones Básicas establece: “Las Funciones Generales de la Unidad deAdministración Financiera Municipal (AFIM) de conformidad al Código Municipal, yde acuerdo con la modernización financiera municipal, son las siguientes: 3.2.1 Esla responsable de dirigir, planificar, organizar, administrar, supervisar y evaluar,todas las operaciones presupuestarias, contables y financieras de las áreas depresupuesto, contabilidad y tesorería de la Municipalidad, y coordinar con lasdemás unidades de la organización municipal, lo relativo a la información quedeberá registrarse en el Sistema”. De conformidad con la Circular 3-57, emitidapor la Dirección de Contabilidad del Estado, Disposiciones Generales, en loreferente a Tarjetas de Responsabilidad, establece: "Con el objeto de poder




determinar en cualquier momento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirántarjetas individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarsedetalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes porlos cuales responde cada funcionario o empleado público, agregándose al final ypor separado el detalle de los artículos que por su naturaleza fungibleno hayansido incluidos en el inventario. Para mayor facilidad en su identificación, todos losobjetos se numerarán correlativamente, consignando tales números en inventariosy tarjetas…". CausaIncumplimiento a la Normativa Legal Vigente por parte del Director deAdministración Financiera Integrada Municipal y Encargada del control deInventario Municipal, en no actualizar las tarjetas de responsabilidad de losempleados de la municipalidad. EfectoLa falta de actualización de las tarjetas, libera la responsabilidad del empleado yse corre el riesgo de no registrar bienes relevantes que menoscaben el patrimoniomunicipal. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal Municipal, y encargada del Control del Inventario a

de manera que efecto que actualicen las tarjetas de responsabilidad, los bienessean registrados en las tarjetas individuales de los empleados municipales,

de los bienes a su cargo y su custodia y quienes serán responsables que lasmismas estén debidamente firmadas. Comentario de los ResponsablesEn memorial de fecha 07 de abril de 2014, presentado por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, Yensi Arnulfo García Barrios,manifiesta lo siguiente: “…no se actuó por negligencia o desinterés de mi parte ode la persona encargada de contabilidad sino que se debe a que se mandaron aimprimir y autorizar nuevas tarjetas de responsabilidad con un formato másactualizado y completo, es la razón por cual cuando usted verifico las tarjetasobservo lo que menciona en la condición presentada, por lo que solicito su buencriterio a efecto de proceder al descargo de este hallazgo." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo debido que los argumentos vertidos por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal no lo eximen de su responsabilidadde mantener actualizadas las Tarjetas de Responsabilidad, por el riesgo que




existe. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL YENSI ARNULFO GARCIA BARRIOS 8,000.00Total Q. 8,000.00

Hallazgo No. 2 Falta de segregación de funciones CondiciónSe comprobó la falta de segregación de funciones, en las diversas comisiones queconformó el Concejo Municipal para el período fiscal 2013. En el libro número02-2012 de sesiones Ordinarias y Extraordinarias, autorizado por la ContraloríaGeneral de Cuentas, se suscribió el acta número 1-2013 de fecha 10 de enero de2013, en los folios 320 al 331, de Sesión Pública Ordinaria, celebrada por elHonorable Concejo Municipal, en el punto CUARTO, numerales 3, 5, 6 y 9, dondese confirma que el Alcalde Municipal, integra las comisiones de: Servicios,Infraestructura, Ordenamiento Territorial, Urbanismo y Vivienda;Descentralización, Fortalecimiento Municipal y Participación Ciudadana; DeFinanzas; De La Familia, La Mujer, La Niñez y La Juventud; Lo que evidencia lafalta de segregación de funciones. CriterioEl Acuerdo Interno 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, queaprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 1.5,Separación de Funciones, establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridadde cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidadesadministrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantizaindependencia entre los procesos de: autorización, ejecución, registro, recepción,custodia de valores y bienes y el control de las operaciones. La separación defunciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o personaejerza el control total de una operación.” CausaEl Concejo Municipal para el período fiscal 2013, nombró indistintamente al señorAlcalde Municipal, para que participara en las diferentes comisiones municipales,incumpliendo a la normativa legal vigente.




EfectoEl Alcalde Municipal, al participar en diferentes comisiones del Concejo Municipal,limita la participación de los demás concejales y se corre el riesgo de monopolizarel control interno y la toma de decisiones de la Municipalidad. RecomendaciónEl Concejo Municipal, deberá reestructurar las comisiones municipales, para queexista pluralismo participativo en la Administración Municipal. Comentario de los ResponsablesEn memorial de fecha 07 de abril de 2014, presentado por los señores: JuanCástulo López Xicará, Alcalde Municipal, Ismael Fermín González Oroxom,Síndico Municipal I, Martín Eustaqueo Say Chaj, Síndico Municipal II, Juan CotomVentura, Concejal I, Rudy Oswaldo Arango Arreaga, Concejal II, Cesar AugustoAjanel García, Concejal III, Víctor Manuel Soto Alvarado, Concejal IV, miembrosdel Concejo Municipal, manifiestan lo siguiente: “Derivado del criterio presentadopor la suscrita Auditora Gubernamental que antecede esta respuesta donde indicaque “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitarcuidadosamente, las funciones de las unidades administrativasEl articulo 35.* del Código Municipal Atribuciones generales del ConcejoMunicipal. Reformado por el Artículo 7. Del Decreto Número 22-2010 el

Son atribuciones22-06-2010 ARTÍCULO 36. Organizaciones de Comisiones. del Concejo Municipal: *En su primera sesión ordinaria anual, el Concejo Municipal organizará lascomisiones que considere necesarias para el estudio y dictamen de los asuntosque conocerá durante todo el año, teniendo carácter obligatorio las siguientescomisiones:1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes;2. Salud y asistencia social;3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales;5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana;6. De finanzas;7. De probidad;8. De los derechos humanos y de la paz;*9. De la familia, la mujer, la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otraformada proyección Social; todas las municipalidades deben reconocer, del montode ingresos recibidos del situado Constitucional un monto no menor del 0.5% paraesta Comisión, del Municipio respectivo. El Concejo Municipal podrá organizarotras comisiones además de las ya establecidas.




Reformado el numeral 9 por el Articulo 8. del Decreto Número 22-2010 el22-06-2010Por tanto dichas Comisiones son integradas por miembros del Concejo Municipal yel criterio acuerdo 09-03 del jefe de la Contraloría se refiere a UnidadesAdministrativas es decir a los empleados y en dicho criterio no menciona, ni en elcódigo Municipal se prohíbe que el Alcalde forme parte de las ComisionesMunicipalesCódigo Municipal artículo 3. Autonomía. En ejercicio de la autonomía que laConstitución Política de la república Garantiza al Municipio, éste elige a susautoridades y ejerce por medio de ellas, el gobierno y la administración de susintereses, obtiene y dispone de sus recursos patrimoniales, atiende los serviciospúblicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción, su fortalecimientoeconómico y la emisión de sus ordenanzas y reglamentos. Para el cumplimientode los fines que le son inherentes coordinará sus políticas con las políticasgenerales del Estado y en su caso, con la política especial del ramo al quecorresponda. Ninguna ley o disposición legal podrá contratar, disminuir otergiversar la autonomía municipal establecida en la Constitución Política de laRepública.Si así lo conviene al Concejo Municipal nombrar al Alcalde en las distintasComisiones es por su autonomíaEl Código Municipal establece que por lo menos nueve comisiones como semenciona en el criterio anterior deben conformarse dentro de los miembros delConcejo, el cual está conformado por siete miembros por tanto se ve en lanecesidad de que no participen en una sola Comisión, sino en más de una comoes el caso del AlcaldeHacemos de su conocimiento que las unidades administrativas, si se encuentrancada una desarrollando sus funciones por tanto el principio administrativo dedisgregación de funciones no aplica para el Concejo sino para las unidadesadministrabas” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Alcalde Municipal, debido que, al haber participadoen las diferentes comisiones, limitó su labor administrativa y para cada uno de losmiembros del Concejo Municipal, por autorizarlo a través del Acuerdo Municipal.Además la finalidad de la comisión de Finanzas es revisar y autorizar los gastosprevios a ejecutarlos, por lo que existe incompatibilidad de las funciones querealiza el Alcalde, al intervenir en la fase de ejecución y luego de fiscalización. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 14, para:




Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JUAN CASTULO LOPEZ XICARA 8,000.00SINDICO I ISMAEL FERMIN GONZALEZ OROXOM 8,000.00SINDICO II MARTIN EUSTAQUEO SAY CHAJ 8,000.00CONCEJAL I JUAN (S.O.N.) COTOM VENTURA 8,000.00CONCEJAL II RUDY OSWALDO ARANGO ARREAGA 8,000.00CONCEJAL III CESAR AUGUSTO AJANEL GARCIA 8,000.00CONCEJAL IV VICTOR MANUEL SOTO ALVARADO 8,000.00Total Q. 56,000.00

Hallazgo No. 3 Libro de inventario no conciliado con el Balance General Condición Al comparar los saldos que figuran en el Balance General de la municipalidad, al31 de diciembre de 2013, con los saldos reflejados en el libro físico de inventario,se comprobó que no concilian las siguientes cuentas: 1232 Maquinaria y Equipo;1234 Construcciones en Proceso y 1237 Otros Activos Fijos.

No. No. DeCuenta

Nombre de laCuenta

Saldo en elBalance General

Saldo en Librode Inventario

Diferencias

1 1232 Maquinaria yEquipo

Q780,342.42 Q780,341.15 Q1.27

2 1234 Construccionesen Proceso

Q34,256,639.17 Q0.00 Q34,256,639.17

3 1237 Otros ActivosFijos

Q1,105,728.12 Q1,105,729.39 Q 1.27

Totales Q36,142,709.71 Q1,886,070.54 Q34,256,639.17 CriterioEl Acuerdo Interno No. 09-03 del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, queaprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.6Tipos de Controles, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad decada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos decontrol que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros.” Norma5.5 Registro de las operaciones contables, indica: "…Las autoridades superioresde cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas dedevengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, correspondaúnicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con ladocumentación de soporte, para garantizar la generación de información contable,presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todoregistro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir




aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y engeneral el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables. Norma 5.8 Análisis de la información procesada, establece: “La máximaautoridad de cada ente público, debe normar que toda la información financiera,sea analizada con criterios técnicos. Las unidades especializadas de cada entepúblico son las responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda lainformación procesada, así como la interpretación de los resultados para asegurarque la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que segeneran periódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivelgerencial.” El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal segunda versión,Módulo de Contabilidad, numeral 3.5 Organización y Funciones Básicas del Áreade Contabilidad, 3.5.2 Funciones Básicas, literal n) establece: “Velar por laintegridad de la información financiera registrada en el sistema, oportunidad de losregistros y la razonabilidad de las cifras presentadas”. CausaIncumplimiento a la normativa legal, para la conciliación de saldos del BalanceGeneral y Libro de Inventarios de la Municipalidad. EfectoAl verificar los saldos en el Libro físico de Inventario y el Balance General, norefleja saldos iguales, lo que incide en la toma de decisiones del ConcejoMunicipal. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, Encargado de Contabilidad y la Encargada delControl del Inventario Municipal, para que procedan a la regularización de losbienes que conforman el rubro de Propiedad Planta y Equipo del Balance Generaly se coteje con los saldos registrados en el Libro físico de Inventario, para que noexistan diferencias entre los registros contables de la Municipalidad. Comentario de los ResponsablesEn memorial de fecha 07 de abril de 2014, presentado por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, el señor Yensi Arnulfo GarcíaBarrios, manifiesta lo siguiente: “En respuesta a la condición presentada en estehallazgo Derivado del criterio presentado por la suscrita Auditora Gubernamentalacuerdo interno 09-03 del jefe de la Contraloría General de Cuentas “la máximaautoridad de cada ente público debe normar que toda la información financiera,sea analizada con criterios técnicos . Las unidades especializadas de cada ente




público son las responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la, así como la interpretación de los resultados para asegurarinformación procesada

que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que segeneran periódicamente sean confiables. Por tanto es competencia del Ministerio de finanzas Públicas y no de la Contraloríageneral de cuentas regular las acciones que considere pertinentes para laherramienta SICOIN-GL por ser ente financiero rector. Se hace mención del criterio anterior porque en la condición usted menciona queal 31 de diciembre de 2013 no ha regularizado dicha cuenta pero la circular diceque lo del año anterior debe regularizarse en el inmediato siguiente por noestablecer fecha entonces se interpreta que debe regularizarse en el 2014. Por loque adjunto la circular." Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo debido que los argumentos vertidos por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal no lo eximen de su responsabilidadde velar por la integridad de la información financiera registrada en el sistema,oportunidad de los registros y la razonabilidad de las cifras presentadas. Además,las unidades especializadas deben de realizar las conciliaciones de saldos deacuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado, ylas autoridades superiores de cada entidad, deben velar, en su respectivo ámbito,porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una maneratécnica, adecuada y oportuna. La Constitución Política de la República deGuatemala, artículo 232 Contraloría General de Cuentas. Establece: “LaContraloría General de Cuentas es una institución técnica descentralizada, confunciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y en general de todo interéshacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidadesdescentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondosdel Estado o que haga colectas públicas. También están sujetos a estafiscalización los contratistas de obras públicas y cualquier otra persona que, pordelegación del Estado, invierta o administre fondos públicos.” Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL YENSI ARNULFO GARCIA BARRIOS 10,000.00Total Q. 10,000.00




HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera Hallazgo No. 1 Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado CondiciónAl efectuar el análisis legal de los expedientes de obras por contrato, ejecutadosen el 2013 por la Municipalidad, según la muestra determinada, se establecierondeficiencias que se detallan a continuación: a) Contrato sin costos unitarios, b)Contrato sin partidas presupuestarias, c) Las actas de adjudicación no contienencuadro de evaluación y calificación de las ofertas, d) La junta de cotización fuenombrada por el Concejo Municipal, e) El Acta de aprobación del contrato fuesuscrita sin haber presentado previamente la fianza de cumplimiento, en lossiguientes proyectos: 1) Mejoramiento Calle 2ª. Avenida "A" Zona 4, LaEsperanza, Quetzaltenango, Contrato No. 05-2013 de fecha 13/08/2013 por unmonto de Q744,750.00, Adjudicado según acta No. 12-2013 de fecha 01/08/2013.2) Mejoramiento Calle Final 3ra. Avenida Zona 2, La Esperanza, Quetzaltenango,Contrato No. 06-2013 de fecha 13/08/2013 por un monto de Q395,000.00,Adjudicado según acta No. 13-2013 de fecha 01/08/2013. El total de los proyectosevaluados ascienden a la cantidad de Q1,139,750.00, con IVA. Además, se comprobó que el Director Municipal de Planificación, publicó en formaextemporánea en el sistema de Guatecompras, los siguientes documentos: a)Acta de adjudicación b) Acta de aprobación de la adjudicación de los eventos decotización c) Contrato, con su respectiva aprobación, y el oficio dirigido al Registro

: 1)de Contratos de la Contraloría General de Cuentas, de los siguientes proyectosMejoramiento Calle 3ra. Avenida "A" Zona 2, La Esperanza, Quetzaltenango,Contrato No. 07-2013 de fecha 14/08/2013 por un monto de Q352,800.00. 2)Mejoramiento Calle Callejón, Pablo Escobar Zona 2, La Esperanza,Quetzaltenango, Contrato No. 09-2012 de fecha 17/09/2012 por un monto deQ439,750.00. El monto total de las negociaciones asciende a la cantidad deQ792,550.00 con IVA. CriterioEl Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado y sus reformas vigentes en el período auditado, Artículo3, establece: “Disponibilidades Presupuestarias. Los organismos del Estado,




entidades descentralizadas y autónomas, unidades ejecutoras y lasmunicipalidades a que se refiere el artículo primero, podrán solicitar ofertas aún sino se cuenta con las asignaciones presupuestarias que permitan cubrir los pagos.Para la adjudicación definitiva y firma del contrato, sí se requerirá la existencia departidas y créditos presupuestarios que garanticen los recursos necesarios pararealizar los pagos por los avances de ejecución a ser realizados en el ejerciciofiscal correspondiente. Solicitadas las ofertas no podrá transferirse la asignaciónpresupuestaria para otro destino, salvo que se acredite que los recursos no seránutilizados durante el ejercicio fiscal en vigor para cubrir avances de ejecución.Cuando el contrato continúe vigente durante varios ejercicios fiscales, la entidadcontratante debe asegurar las asignaciones presupuestarias correspondientes. Lacontravención a lo dispuesto por el presente artículo, hace responsables a losfuncionarios o empleados correspondientes de lo establecido en el Artículo 83 dela presente Ley, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que haya lugar.”Artículo 6, establece: “Precios Unitarios y Totales. Las ofertas y contratos que sepresenten y/o suscriban, para el suministro de bienes y servicios, para lacontratación de obras, deben contener el precio unitario de cada uno de losrenglones que lo integran, expresados en quetzales, tanto en números como enletras, cuando corresponda.”Artículo 9, establece: “Autoridades Superiores. Corresponde la designación de losintegrantes de la Junta de Licitación y la aprobación de la adjudicación de todalicitación, a las autoridades superiores siguientes:..6. Para Las Municipalidades ysus Empresas Ubicadas fuera de las Cabeceras Departamentales, establece: “6.1.Al Alcalde o al Gerente, según sea el caso, cuando el monto no exceda denovecientos mil quetzales (900,000.00) 6.2. A la Corporación Municipal o a laautoridad máxima de la empresa, cuando el valor total exceda de novecientos milquetzales (900,000.00)…”El Acuerdo Gubernativo No. 1056 del Congreso de la República de Guatemala,Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas vigentes en elPeríodo Auditado, Artículo 8. Publicación de anuncios y convocatorias...."Asimismo, los organismos del Estado, sus entidades descentralizadas yautónomas, unidades ejecutoras, las municipalidades, las empresas públicasestatales o municipales y todas las entidades sujetas a la Ley, previamente alprocedimiento establecido en la Ley y su reglamento, publicaran y gestionaran enel Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,denominado GUATECOMPRAS, los anuncios o convocatorias y toda lainformación relacionada con la compra, venta y contratación de bienes,suministros, obras y servicios que requieran; dicha información será de carácterpúblico a través de la dirección en Internet www.guatecompras.gt. El Ministerio deFinanzas Publicas, a través de la Dirección Normativa de Contrataciones yAdquisiciones del Estado, establecerá las fechas, normas, procedimientos y

http://www.guatecompras.gt/




aspectos técnicos, de seguridad y responsabilidad que regulan el inicio y uso delSistema de Información sobre Contrataciones y Adquisiciones del Estadodenominado GUATECOMPRAS."Artículo 12, establece: “Adjudicación. La Junta de Licitación debe faccionar acta dela adjudicación en la cual debe hacer constar los aspectos a que se refiere elartículo 33 de la Ley, emitiendo la resolución correspondiente. El acta deadjudicación debe contener los cuadros o detalles de la evaluación efectuada acada una de las ofertas recibidas, conteniendo los criterios de evaluación, laponderación aplicada a cada uno de ellos y el puntaje obtenido por cada oferta encada uno de los criterios de evaluación aplicados. Esta información de detalledebe ser publicada en GUATECOMPRAS. Los criterios de evaluación que laentidad contratante consideró en las bases para adjudicar el concurso, incluyendola formula, escala o mecanismo que, se utilizó para asignar los puntajes en cadauno de esos criterios y la ponderación que se aplicó a cada uno de ellos, debenestar previamente definidos en las bases, siendo objetivos y cuantificables…”.Resolución No. 11-2010 del 22 de abril de 2010, Emitida por el Director de laDirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Normas parael Uso del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado; Artículo 11.Procedimiento, Tipo de información y momento en que debe publicarse. Literales:…“k) Acta y Resolución de Adjudicación: Son los documentos que emite una Juntarespectiva con el objeto de adjudicar o declarar desierto un concurso. l)Resolución de aprobación, improbación o de prescindir: Es el documento queemite la autoridad compradora en donde hace constar la aprobación definitiva delresultado de un concurso. Las notificaciones por publicación de las literales k) y l)en el Sistema GUATECOMPRAS deberán hacerse dentro de los dos días hábilessiguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda……n)Contrato: Es el documento que contiene el pacto o convenio suscrito entre eladjudicatario y la entidad compradora. La Unidad Ejecutora Compradora debeasegurar que el contrato, con su respectiva aprobación, así como el oficio quecontiene la remisión de éste al Registro de Contratos de la Contraloría General deCuentas, se publique en el Sistema GUATECOMPRAS, como plazo máximo al díahábil siguiente de la remisión al referido Registro.” CausaIncumplimiento a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento, en la adjudicación y ejecución de obras de infraestructura. EfectoRiesgo en la documentación de soporte contenida en los expedientes de losproyectos evaluados, por la deficiencia en aspectos de cumplimiento legal yrestricción de la información pública en el portal de GUATECOMPRAS, lo cualdificulta que la población tenga acceso oportuno en relación a las obrasejecutadas.




RecomendaciónEl Concejo Municipal, deberá girar instrucciones al Alcalde Municipal, SecretariaMunicipal, Director Municipal de Planificación y Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, a efecto verifiquen y le den cumplimiento a loestablecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, asimismodeberán nombrar al personal idóneo y capacitado para formar parte de las juntasde cotización de la Municipalidad. Comentario de los ResponsablesEn memorial de fecha 07 de abril de 2014, presentado por el Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, el señor Yensi Arnulfo GarcíaBarrios, manifiesta lo siguiente: “…b) Contrato sin partidas presupuestarias. Hacemos de su conocimiento que dentro del presupuesto vigente para el ejerciciofiscal 2013 si se contempló la ejecución de dichos proyectos, además al trabajar elmódulo de contratos requiere esta partida de lo contrario no dejaría ingresardichos proyectos….” Asimismo en presentado por memoriales de fecha 07 de abril de 2014, losseñores: Juan Cástulo López Xicará, Alcalde Municipal, Ismael Fermín GonzálezOroxom, Síndico Municipal I, Martín Eustaqueo Say Chaj, Síndico Municipal II,Juan Cotom Ventura, Concejal I, Rudy Oswaldo Arango Arreaga Concejal II, CesarAugusto Ajanel García, Concejal III, Víctor Manuel Soto Alvarado, Concejal IV yLilian Aracely Ortiz Ixtabalan, Secretaria Municipal, manifiestan lo siguiente: “…a) Contrato sin costos unitarios. Por este medio manifestamos que derivado delhallazgo mencionado según la muestra seleccionada de que en los contratos nose consigna los costos unitarios. Adjuntamos a este memorial fotocopia de loscontratos como prueba de que los costos unitarios si se encuentran detalladosdentro del contrato de la obra. b) Contrato sin partidas presupuestarias. Hacemos de su conocimiento que dentrodel presupuesto vigente para el ejercicio fiscal 2013 si se contempló la ejecuciónde dichos proyectos, además al trabajar el módulo de contratos requiere estapartida de lo contrario no dejaría ingresar dichos proyectos. c) Las actas de adjudicación no contienen cuadro de evaluación y calificación delas ofertas. Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento, Artículo 10. Juntasde Licitación y Cotización. La Junta de Licitación y/o Junta de Cotización, son elúnico órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas yadjudicar el negocio. Por este medio manifestamos que la responsable de incluirdentro del acta el cuadro de evaluación y calificación de las ofertas es la Junta deCotización según artículo 29 de la Ley de Contrataciones y no el Concejo




Municipal la ley indica que la Junta deberá elevar el acta de adjudicación a laAutoridad Superior para la aprobación o improbación respectiva, por tanto se debededucir responsabilidades como corresponde. d) La junta de cotización fue nombrada por el Consejo Municipal. Manifestamosque en efecto así fue, para que legalmente este constituida y ejercer las funcionesasignadas. e) El acta de aprobación del contrato fue suscrita sin haber presentadopreviamente la fianza de cumplimiento, en los siguientes proyectos: 1)Mejoramiento Calle 2ª. Avenida “A” Zona 4, La Esperanza, Quetzaltenango,Contrato No.05-2013 de fecha 13/08/2013 por un monto de Q.744, 750.00,Adjudicado según acta No. 12-2013 de fecha 01/08/2013, 2) Mejoramiento CalleFinal 3ra. Avenida Zona 2, La Esperanza, Quetzaltenango, Contrato No. 06-2013de fecha 13/08/2013 por un monto de Q.395,000.00, Adjudicado según acta No.13-2013 de fecha 01/08/2013. El total de los proyectos evaluados ascienden a lacantidad de Q.1,139,750.00 con IVA. En respuesta a este hallazgo adjuntamos almemorial fotocopia de los contratos y la aprobación del mismo y fotocopias de lasfianzas de cumplimiento para el análisis respectivo.f) El Director Municipal de Planificación, publico en forma extemporánea en elsistema de Guatecompras. Por este medio manifiesto que debe deducirseresponsabilidades como corresponde pues como se menciona en la condición delpresente hallazgo el responsable es el Director Municipal de Planificación por serla persona designada para esas funciones y no es el Concejo Municipal, porqueesto es un error de una Unidad Administrativa no del Órgano Colegiado dedeliberación. PETICION:1. Se admita para su trámite el presente memorial, previo a conceder el descargo

de este hallazgo.2. Que tomando en cuenta las razones expuestas en el aparato de exposición se

conceda el descargo de dichos hallazgos ya que no fue una acción intencionalni de mala fe o por negligencia.

3. Que conocida la solicitud contenida en el presente memorial se nos notifique laresolución que se genere….” Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo por lo siguiente: 1) En la petición No. 2manifiestan que no fué una acción intencional ni de mala fé o por negligencia, sinembargo las deficiencias establecidas persisten. 2) Luego de analizar ladocumentación presentada a la Comisión, se confirma porque el ConcejoMunicipal, aprobó los contratos sin contar previamente con las Fianzas deCumplimiento. 3) El Director Municipal de Planificación no presentó respuestaverbal o escrita, tampoco presentó documentos de respaldo para el análisiscorrespondiente, por parte de la Comision de Auditoría.




Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 83, y Reglamentode la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo Número 1056-92,Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL JUAN CASTULO LOPEZ XICARA 16,821.43SINDICO I ISMAEL FERMIN GONZALEZ OROXOM 16,821.43SINDICO II MARTIN EUSTAQUEO SAY CHAJ 16,821.43CONCEJAL I JUAN (S.O.N.) COTOM VENTURA 16,821.43CONCEJAL II RUDY OSWALDO ARANGO ARREAGA 16,821.43CONCEJAL III CESAR AUGUSTO AJANEL GARCIA 16,821.43CONCEJAL IV VICTOR MANUEL SOTO ALVARADO 16,821.43DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION TOMAS (S.O.N.) ZAPETA CALEL 14,152.68Total Q. 131,902.69

Hallazgo No. 2 Falta de información en el Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP- CondiciónAl revisar los expedientes del programa 13 Red Vial, renglón 331 Construcción debienes nacionales de uso común, se estableció que la Municipalidad, no ingresóinformación de avance financiero, correspondiente al proyecto denominadoMejoramiento Calle 5ta. Calle Zona 2 entre 3ra. y 4ta. Avenida, La Esperanza,Quetzaltenango, Contrato No. 08-2012 de fecha 06/09/2012 por un monto deQ1,078,200.00. CriterioEl Decreto Número 30-2012 Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresosdel Estado para el Ejercicio Fiscal 2012, artículo 57, establece: “Información delSistema Nacional de Inversión Pública e informes de calidad del gasto y rendiciónde cuentas. La Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia,pondrá a disposición de los ciudadanos guatemaltecos, a través de su sitio deinternet, la información de los proyectos de inversión pública contenida en elSistema Nacional de Inversión Pública, tomando como base la información deprogramación y de avance físico y financiero que las Entidades responsables delos proyectos le trasladen, según tiempos establecidos. Las Entidades de laAdministración Central, Descentralizadas y Autónomas, incluyendo lasMunicipalidades y sus empresas, deberán registrar mensualmente en el módulode seguimiento del Sistema Nacional de Inversión Pública, el avance físico yfinanciero de los proyectos a su cargo.”




La Circular Conjunta de la Secretaría General de Planificación -SEGEPLAN-, Contraloría General de Cuentas y Ministerio de Finanzas Públicas, de fecha 5 denoviembre de 2008, en su numeral 4, establece: “…al 15 de diciembre del 2008, las municipalidades y sus empresas y demás entidades que administran fondospúblicos, deberán de haber actualizado la información física y financiera de susproyectos en ejecución”. CausaIncumplimiento a la Normativa Legal Vigente por parte del Director deAdministración Financiera Integrada Municipal y el Director Municipal dePlanificación. EfectoFalta de información financiera en el portal del Sistema Nacional de InversiónPública, lo cual dificulta que la población tenga acceso a la misma en relación alas obras ejecutadas. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y al Director Municipal de Planificación, a efectoque cumplan con el seguimiento de la información financiera en la ejecución deobras, por medio del Sistema Nacional de Inversión Pública -SNIP- en el tiempooportuno. Comentario de los ResponsablesEn memorial de fecha 07 de abril de 2014, el Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, el señor Yensi Arnulfo García Barrios, manifiestalo siguiente: “Por este medio manifiesto que es responsabilidad de la DirecciónMunicipal de Planificación actualizar constantemente la información en el SistemaNacional de Inversión Publica SNIP puesto que es la persona que posee dichousuario y está dentro de sus funciones mantener actualizada la información de losproyectos. Por tal razón se debe deducir responsabilidades como corresponde.En lo que a mí respecta, mi responsabilidad es mantener acuatizado el módulo decontratos de la herramienta SICOIN-GL para actualizar la información financiera, alo cual si le he dado cumplimiento.El código municipal artículo 95. Establece que la Dirección Municipal dePlanificación. El Concejo Municipal tendrá una Dirección Municipal de Planificaciónque coordinará y consolidará los diagnósticos, planes, programas y proyectos dedesarrollo del municipio.La Dirección Municipal de Planificación podrá contar con el apoyo sectorial de losministerios y secretarias del Estado que integran el Organismo Ejecutivo.La Dirección Municipal de Planificación es responsable de producir la informaciónprecisa y de calidad requerida para la formulación y gestión de las políticas




públicas municipales. El Director de la Oficina Municipal de Planificación deberáser guatemalteco de origen, ciudadano en ejercicio de sus derechos políticos yprofesional, o tener experiencia calificada en la materia….” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo debido que, el Director Municipal de Planificación nopresentó respuesta verbal o escrita, asimismo, tanto el Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal como el Director Municipal de Planificación, nopresentaron documentación de respaldo para el análisis correspondiente, porparte de la Comisión de Auditoria. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL YENSI ARNULFO GARCIA BARRIOS 10,000.00DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION TOMAS (S.O.N.) ZAPETA CALEL 10,000.00Total Q. 20,000.00

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dió seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2012, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que sele dió cumplimiento y se implementaron las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO1 JUAN CASTULO LOPEZ XICARA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2013 - 31/12/20132 ISMAEL FERMIN GONZALEZ

OROXOMSINDICO I 01/01/2013 - 31/12/2013

3 MARTIN EUSTAQUEO SAY CHAJ SINDICO II 01/01/2013 - 31/12/20134 JUAN COTOM VENTURA CONCEJAL I 01/01/2013 - 31/12/20135 RUDY OSWALDO ARANGO

ARREAGACONCEJAL II 01/01/2013 - 31/12/2013

6 CESAR AUGUSTO AJANEL GARCIA CONCEJAL III 01/01/2013 - 31/12/20137 VICTOR MANUEL SOTO ALVARADO CONCEJAL IV 01/01/2013 - 31/12/20138 YENSI ARNULFO GARCIA BARRIOS DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA

MUNICIPAL01/01/2013 - 31/12/2013

9 LILIAN ARACELY ORTIZ IXTABALAN SECRETARIA MUNICIPAL 01/01/2013 - 31/12/201310 TOMAS ZAPETA CALEL DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/2013 - 31/12/201311 JOSE EDWIN ROBERTO MARIN

COYOYAUDITOR INTERNO 01/01/2013 - 31/12/2013




10. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

Licda. MARIA ELENA COR SILVESTRE

Coordinador Gubernamental

Lic. LUIS ALFREDO CASIMIRO DOMINGUEZ

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.




11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Visión (Anexo 1) Ser una Municipalidad modelo a nivel regional y conocida ante el mundo quepromueve y facilita procesos de desarrollo integral para los ciudadanos a través deuna gestión participativa, personal eficiente, solidario, calificado, competente,innovador y creativo; para que la población del municipio de La Esperanza gocede una ciudad ordenada, mas humana, segura, más culta, competitiva,financieramente sostenible y sustentable, con servicios eficientes. 11.2 Misión (Anexo 2) Somos el ente rector municipal que facilita procesos de desarrollo, solución deproblemas colectivos, prestación de servicios municipales y la promoción de lainterculturalidad respetuosa; a través de una gestión participativa, incluyente,fundamentada en la trasparencia, justicia y equidad, eficiencia y eficacia; paralograr el desarrollo integral de todos los habitantes del municipio de La Esperanza.




11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)




11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente deFinanciamiento (Anexo 4)




11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)




11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)

MUNICIPALIDAD DE LA ESPERANZA … · Guatemala, 26 de mayo de 2014 Ingeniero Juan Cástulo López...

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