Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune · Side 1 av2 Møteinnkalling - Kontrollutvalget...

Side 1 av2

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune

Arkivsak: 12/48

Møtedato/tid: 23.04.2012, kl. 09:00

Møtested: Hitra Helsetun, Skarven

Deltagere: Tom Skare, leder

Lindis Heggvik Aune, nestleder

Bjørg Reitan Bjørgvik

Johannes Håvik

Ass.rådmann Edel Myhren

Revisor Ann Katharine Gardner

Ordfører Ole L. Haugen – Møterett

Forfall: Gunnar Andresen

Kopi: Ordfører, rådmann, revisor, 1.varamedlemmer, postmottak Hitra

kommune, postmottak Revisjon midt-Norge IKS, Hitra-Frøya

Sakliste

012/12 Godkjenning av protokoll

013/12 Referatsaker

014/12 Orientering fra rådmannen angående gebyrregulativet og

samhandlingsreformen

015/12 Revisjonsberetning 2011 for Hitra kommune - kontrollutvalgets uttalelse

– Saken ettersendes

016/12 Revisjonsberetning 2011 for Hitra Storkjøkken KF - kontrollutvalgets

uttalelse – Saken ettersendes

017/12 Avtaler for gjennomføring av finansiell- og forvaltningsrevisjon 2012

018/12 Plan for selskapskontroll 2012 - 2013

019/12 Kontrollutvalgets spørretime -

020/12 Oppfølging av politiske vedtak per 10.april 2012

021/12 Innkommet brev fra innbyggere til kontrollutvalget – Unntatt

offentligheten

022/12 Årsmelding for kontrollutvalget i Hitra kommune 2011

023/12 Eventuelt

Sak 015/12 og sak 016/12 blir ettersendt når de er ferdigstilt etter at regnskap og årsmelding

er mottatt av sekretariatet fra kommunens administrasjon.

Ordfører er invitert til å overvære møter i kontrollutvalget hvis ønskelig.

1

Side 2 av2

Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve

Gundersen på telefon 486 00 014, eller e-post: [email protected]

Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling.

Det er bestilt mat til møtedeltagere til ca. kl.14.30, møtet er ventet å senest avslutte kl.15.00.

Trondheim, 16.4.2012

Tom Skare (sign.)

Leder av kontrollutvalget

Jan-Åge Sneve Gundersen./sign

Rådgiver, KonSek

2

Godkjenning av protokoll

Saken behandles i Møtedato Saksnr

Kontrollutvalget i Hitra kommune 23.04.2012 012/12

Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/48-2

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes.

Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

3

Referatsaker




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering

Vedlegg Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen

Rapport 1 stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjon for Hitra og Frøya kommuner

Svarbrev rapport 1 fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Hitra og Frøya

kommune

Budsjettkontroll Mars 2012

Sykefraværet gikk opp igjen i fjor

Foreløpig forvaltningsrevisjonsrapport til kontrollutvalget

Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:

1. Kontrollrapport 2011 vedrørende skattekreverfunksjonen

a. Rapport 1 stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjon for Hitra og Frøya

kommuner

b. Svarbrev rapport 1 fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Hitra og

Frøya kommune

2. Sykefraværet gikk opp igjen i fjor – Kommunal rapport

3. Budsjettkontroll

4. Timeforbruk KonSek

5. Foreløpig forvaltningsrevisjonsrapport til kontrollutvalget – Brev fra Revisjon Midt-

Norge til kontrollutvalgene

6. Påmelding til Forum for kontroll og tilsyns konferanse i Trondheim juni 2012-03-28

4

a. Leder Tom Skare og Bjørg Bjørgvik er påmeldt fra kontrollutvalget i Hitra

kommune

5

Regnskap BudsjettKonto Konto (T) Ansvar Tjeneste 2.012 2.012 Avvik i kroner Forbruk i %

10802 Godtgjl. fsk. og komiteledere 1101 1100 0,00 20.000,00 20.000,00 0,00

10803 Møtegodtgjørelse 1101 1100 11.000,01 30.000,00 18.999,99 36,67

10804 Kompensasjon tapt arbeidsfortjeneste 1101 1100 5.582,75 52.000,00 46.417,25 10,74

10991 Arbeidsgiveravgift 1101 1100 845,72 5.000,00 4.154,28 16,91

11004 Aviser og tidsskrifter 1101 1100 0,00 2.000,00 2.000,00 0,00

11153 Bevertning ved møter/utvalg 1101 1100 0,00 5.000,00 5.000,00 0,00

11302 Telefon, fax 1101 1100 38,19 1.000,00 961,81 3,82

11504 Kursavgifter 1101 1100 14.200,00 23.000,00 8.800,00 61,74

11601 Reiseutgifter 1101 1100 3.251,85 0,00 -3.251,85

11602 Skyssgodtgjørelse 1101 1100 872,90 15.000,00 14.127,10 5,82

11604 Kostgodtgjørelse 1101 1100 0,00 1.000,00 1.000,00 0,00

11704 Utlegg bom/parkering/buss/båt m.v. 1101 1100 0,00 5.000,00 5.000,00 0,00

11951 Kontingenter 1101 1100 0,00 1.000,00 1.000,00 0,00

12901 Interne overføringer 1101 1100 0,00 -66.000,00 -66.000,00 0,00

14291 Merverdiavgift - utenfor mva-loven 1101 1100 269,70 0,00 -269,70

14751 Overføring Revisjon Midt-Norge IKS 1101 1100 150.750,00 603.000,00 452.250,00 25,00

14752 Overføring KU-sekretæriatet 1101 1100 51.000,00 204.000,00 153.000,00 25,00

17291 Komp.mva. påløpt i driftsregnsk. 1101 1100 -269,70 0,00 269,70

1101 237.541,42 901.000,00 663.458,58 185,70Sum 21.03.2012 237.541,42 901.000,00 663.458,58 185,70

16

Sykefraværet gikk opp igjen i fjor Kommunale arbeidstakere hadde marginalt høyere sykefravær i 2011

enn året før. Her ser du hvor stort legemeldt fravær var i din

kommune.

22. mars 2012 - 8:49 | Av Ole Petter Pedersen

Det legemeldte sykefraværet var på 7,6 prosent blant kommunale arbeidstakere i fjor,

viser tall Statistisk sentralbyrå har utarbeidet for kommunal-rapport.no.

Det er en liten oppgang fra 7,5 prosent året før - en reell endring på 1,9 prosent.

Oppgangen kommer etter at det var et kraftig fall i sykefraværet fra 2009 til 2010.

Nederst i saken finner du oversikt over legemeldt sykefravær i din

kommune.

Legemeldt sykefravær

Sykefraværsdagsverk for arbeidstakere i kommunal sektor med legemeldt sykefravær

etter arbeidsstedskommune. Kilde: Statistisk sentralbyrå.

SSB har utarbeidet den samme statistikken i åtte år. Den viser at det legemeldte fraværet

i sju av åtte år vaker mellom 7,4 og 7,9 prosent.

Et lyspunkt er imidlertid at fraværet i 2. halvår var det laveste SSB har målt siden

Kommunal Rapport begynte å få halvårstall i 2005.

Fraværet i årets siste seks måneder var 7,4 prosent, ned fra 7,6 prosent i 2010. Som

tidligere år er fraværet i 2. halvår litt lavere enn i 1. halvår.

Tallene viser at fraværet i fjor økte i 232 kommuner. Om vi ser bort fra kommuner med

under 2.000 innbyggere, der tilfeldigheter kan gi svært store prosentvise utslag, har 34

kommuner fått en økning i sykefraværet på over 20 prosent fra 2010 til 2011, inkludert

kommuner som Sunndal, Stord, Vestby, Re og Voss.

I motsatt ende er det 14 kommuner som har redusert sykefraværet med over 20 prosent

på ett år. Av større kommer har Grimstad den kraftigste nedgangen i fraværet, med

knapt 19 prosent.

17

http://www.kommunal-rapport.no/author/ole-petter-pedersen



http://www.kommunal-rapport.no/innhold/legemeldt_sykefravaer




















Sykefravær 2011

Knr Kommune Fylke Fravær 2011

Endring i % fra 2010

Rang fravær

Rang endring

1601 Trondheim Sør-Trøndelag 8.5 -2.8 350 159 1612 Hemne Sør-Trøndelag 7.7 -0.9 263 181 1613 Snillfjord Sør-Trøndelag 7.5 8.8 235 299 1617 Hitra Sør-Trøndelag 9.7 9.1 414 303 1620 Frøya Sør-Trøndelag 7.1 -5 182 129 1621 Ørland Sør-Trøndelag 6.2 -24.3 86 14 1622 Agdenes Sør-Trøndelag 5 -10.9 22 69 1624 Rissa Sør-Trøndelag 8.5 4.9 350 264 1627 Bjugn Sør-Trøndelag 9.3 -5 402 129 1630 Åfjord Sør-Trøndelag 4.6 28.2 15 402 1632 Roan Sør-Trøndelag 9.7 -6.2 414 109 1633 Osen Sør-Trøndelag 6.3 -8.4 99 91 1634 Oppdal Sør-Trøndelag 8.1 0 311 198 1635 Rennebu Sør-Trøndelag 6.4 -26.2 111 11 1636 Meldal Sør-Trøndelag 7.7 -5.7 263 117 1638 Orkdal Sør-Trøndelag 6.5 -5.8 118 113 1640 Røros Sør-Trøndelag 6.7 -5.2 134 124 1644 Holtålen Sør-Trøndelag 5.5 26.9 39 396 1648 Midtre Gauldal Sør-Trøndelag 7.5 -1.1 235 179 1653 Melhus Sør-Trøndelag 7.2 2 192 222 1657 Skaun Sør-Trøndelag 8.4 7.9 342 296 1662 Klæbu Sør-Trøndelag 8.9 -0.9 377 181 1663 Malvik Sør-Trøndelag 8.8 5.2 371 266 1664 Selbu Sør-Trøndelag 8.3 0.2 333 200 1665 Tydal Sør-Trøndelag 5.3 37.4 32 416

Kilde: Statistisk sentralbyrå, sykefraværsdagsverk for arbeidstakere i kommunal sektor

med legemeldt sykefravær etter arbeidsstedskommune. Utarbeidet på oppdrag fra

Kommunal Rapport.

18

http://www.kommunal-rapport.no/innhold/sykefravaer_2011















Orientering fra rådmannen angående gebyrregulativet og samhandlingsreformen




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering.

Saksutredning Kontrollutvalget kom til i sak 010/12 Kontrollutvalgets spørretime hvor utvalgsmedlemmene

orienterte rundt saker de hadde merket seg, at det var ønskelig med en orientering fra

rådmannen angående gebyrregulativet og behandling av søknad om lettelser i gebyr, samt

hvordan likebehandlingsprinsippet praktiseres.

Det framkom også at det var ønskelig med en orientering fra rådmannen om innføringen, og

avtaler gjort rundt samhandlingsreformen for Hitra kommunes del.

Følgende vedtak ble truffet i møtet i sak 010/12:

”Kontrollutvalget ber rådmannen orientere rundt gebyrregulativet og behandling av

søknad om lettelser i gebyr, samt hvordan likebehandlingsprinsippet praktiseres.

Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om innføringen, og avtaler gjort rundt

samhandlingsreformen for Hitra kommunes del.”

21

Revisjonsberetning 2011 for Hitra kommune - kontrollutvalgets uttalelse



Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/176-7

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Hitra kommunes årsregnskap for 2011 oversendes

kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til

kommunestyret i regnskapssaken.

Vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2011 Hitra kommune

Revisjonsberetning Hitra kommune 2011

Årsberetning Hitra kommune 2011

Årsregnskap Hitra kommune 2011

Saksutredning Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon avgi en uttalelse

om årsregnskapet til kommunestyret før regnskapet vedtas av kommunestyret. Videre skal

kopi av uttalelsen være formannskapet i hende tidsnok til at det kan avgi sin innstilling om

regnskapet til kommunestyret.

Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Hitra kommune for 2011 i

samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal

revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder.

Regnskapet og årsberetningen er avgitt innenfor gjeldene frister. Dette er viktig for at

administrasjonen og politikerne skal ha tilgang til oppdaterte regnskapsdata i sin styring av

kommunen.

Revisor konkluderer med at regnskapet er avgitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor

bekrefter at regnskapet i det alt vesentlige gir en dekkende fremstilling av den finansielle

stillingen til Hitra kommune ved utgangen av 2011.

Regnskapet for Hitra kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på 9 776 214 kr.

Selve driften i kommunen, utrykt ved brutto driftsresultat, viser et mindreforbruk på ca 9,7

mill kr., noe som er mer enn fra foregående år. Resultatet tilsier likevel at aktivitetsnivået er

innenfor det kommunens inntekter tilsier. Dette alene er likevel ikke tilstrekkelig for å dekke

22

inn kommunens økende kapitalkostnader, slik at kommunen er avhengig av fortsatt positiv

finansavkastning i årene fremover.

Hitra kommune må fortsatt ha et sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og

budsjettdisiplin i årene som kommer. Rådmannen signaliserer i sin årsberetning at dette er en

prioritet.

Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende

årsregnskapet og årsberetningen for Hitra kommune for 2011.

Kontrollutvalget vil også få kommunens årsmelding tilsendt før møtet. Denne inneholder

informasjon som er viktig i forhold til driften av kommunen – ut over det økonomiske.

Ass.rådmann/øk.sjef og revisor vil delta under behandlingen av regnskapssaken og vil kunne gi

kommentarer og svare på spørsmål fra kontrollutvalget.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning av årsregnskapet og årsberetningen for Hitra

kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen økonomiske virksomhet i 2011 og Hitra

kommunes økonomiske stilling pr. 31.12.2011.

Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Hitra kommunes årsregnskap for 2011 oversendes

kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til

kommunestyret i regnskapssaken.

23

Hitra kommune (Administrativt utkast)

KONTROLLUTVALGET

Til kommunestyret på Hitra

KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HITRA KOMMUNES

ÅRSREGNSKAP FOR 2011.

Kontrollutvalget har i møte 23.4.2012, i sak34/12, behandlet Hitra kommunes årsregnskap for

2011.

Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet og administrasjonssjefens

årsberetning mottatt av sekretariatet 17.4.2012, samt revisjonsberetningen datert 13.04.2012,

mottatt av sekretariatet den 16.4.2012. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen

supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under

behandlingen i kontrollutvalget.

Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap,

økonomiske oversikter og noter, er datert av rådmannen og økonomisjef den 14. februar 2012.

Rådmannen og ass.rådmann/økonomisjef har avgitt årsberetning. Fristen for avleggelse av

årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Kontrollutvalget er

tilfreds med at de formelle dokumenter for 2011 er avlagt innen gitte frister, da kommunen av

ulike grunner tidligere har strevet med dette i tidligere år.

Hitra kommunes driftsregnskap for 2011 er gjort opp med et mindreforbruk (overskudd) på i

overkant av 9,77 mill kr. Årsaken til dette er sammensatt og fremgår av årsberetningen.

Positiv premieavvik for pensjon har i stor grad bidratt til resultatet. Enkelte rammeområder

har merforbruk i 2011 og administrasjonen signaliserer en fortsatt tett oppfølging ogås

fremover, slik at kommunen får en kontinuerlig oversikt over økonomien.

Med stor lånegjeld og høye kostnader til renter og avdrag, må Hitra kommune fortsatt ha et

sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og budsjettdisiplin i årene som kommer, selv om

kommunen forstsatt har nødvendig handlefrihet.

Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne god

informasjon om den økonomiske virksomheten i 2011 og den økonomiske stillingen pr

31.12.2011.

Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Hitra kommunes årsregnskap for

2011 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet.

Hitra, 23.4.2012.

Tom Skare


Kopi: Formannskapet.

24

Revisjonsberetning 2011 for Hitra Storkjøkken KF - kontrollutvalgets uttalelse




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Hitra Storkjøkken KF sitt årsregnskap for 2011

oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin

innstilling til kommunestyret i regnskapssaken.

Vedlegg KUs uttalelse til regnskapet 2011 Hitra Storkjøkken KF

Revisjonsberetning Hitra storkjøkken KF 2011

Hitra Storkjøkken KF Regnskap 2011

Hitra Storkjøkken KF Årsberetning 2011

Møtereferat 20 02 12 Styret

Saksutredning Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en

uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse sendes

formannskapet tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til

kommunestyret.

Som det fremgår av ovennevnte er det ikke saken som forelegges kontrollutvalget som går

videre til kommunestyret. Eventuelle kommentarer fra kontrollutvalget må innarbeides i

kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet, som følger saken ved behandling i formannskap og

kommunestyre.

Hitra Storkjøkken KF har behandlet regnskapet på styremøte 20.2.2012 og godkjente

regnskap og årsberetning. Årsregnskap og beretning ble mottatt av sekretariatet den

17.4.2012, og styrevedtak er mottatt til sekretariatet 19.april. Utkastet til kontrollutvalgets

uttalelse fremstår i henhold til de opplysninger som er fremkommet i oversendte dokumenter.

Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Hitra Storkjøkken KF i samsvar

med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk.

Revisjonen har ikke tatt opp spesielle forhold i sin beretning datert 13.april, mottatt av

Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS den 16.april, som de mener det er viktig å uttale

seg om ut over bekreftelsen som de er pålagt å gi.

Samlet viser regnskapet et mindreforbruk (overskudd) på kr 165 498.

27

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra

kontrollutvalget i forhold til regnskapet for 2011. Dersom gjennomgangen i møtet ikke

frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med

eventuelle endringer foretatt i møtet.

28

(Administrativ utkast)

Hitra kommune

KONTROLLUTVALGET

Til kommunestyret på Hitra

KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HITRA STORKJØKKEN KF SITT

ÅRSREGNSKAP FOR 2010.

Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap og noter og er

avgitt av daglig leder og regnskapsfører 14. februar 2011. Det er godkjent i styret i sak 02/12

den 20.2.2012. Styret har i samme sak behandlet og godkjent årsberetning for 2011.

Kontrollutvalget ser seg fornøyd med at regnskap og årsberetning for 2011 er avlagt innen

formelle frister.

Kontrollutvalget er svært fornøyd med det arbeidet som er lagt ned i virksomheten i å kartlegge

arbeidsmiljøet og prioritere kompetanseheving av ansatte, samt det lave fraværet foretaket har.

Kontrollutvalget vil under henvisning til regnskapet peke på at Hitra Storkjøkken KF i de tre

siste år har forbedret resultatet vesentlig i forhold til 2008, og mindreforbruket (overskuddet)

for 2011 er på kr 165 498.

Kontrollutvalgets mener at regnskapet og årsberetningen for 2011 for Hitra Storkjøkken KF gir

et riktig uttrykk for resultatet av foretakets virksomhet for 2011 og for foretakets økonomiske

stilling pr. 31.12.2011.

Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet 2011 for Hitra Storkjøkken

KF.

Hitra, 23.04.2012

Tom Skare


Kopi: Formannskapet.

29

HITRA STORKJØKKEN KF

PROTOKOLL

FRA

STYREMØTE 20.02.2012, KL 15.30 – 18.00

Styreleder: Heidi Taraldsen Daglig leder: Monika Aunøien

Nestleder: Sverre Johansen

Styremedlem: Arild Hoff

Styremedlem: Edel Myhren

Styremedlem: Renate Hammer (ansatte rep.)

Varamedlemmer: Kjell Roar Sæther og Jon Birger Brevik ikke innkalt

Sak

2/12

Regnskap og årsberetning for 2011 – vedlagt

Gjenomgang av årsberetning: Kommentar til tap på fordringer. Ble forklart at dette er pga dødsbo, catering og

hjemmeboende som det ikke er betalt for. Dette blir nå tettere fulgt opp av

økonomiavdelingen.

Gjennomgang regnskap: Overføringer med krav til motytelser og annet salg. Se

sammenheng på inntekter. Den er lik i 2011 og 2012.

Årsberetning og Regnskap ble godkjent

Rett utskrift bekreftes

Monika Aunøien

Daglig leder

32

Avtaler for gjennomføring av finansiell- og forvaltningsrevisjon 2012


Kontrollutvalget i Hitra kommune 23.04.2012


Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og

avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon.

2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne.

Vedlegg Avtaler forvaltnings- og finansiellrevisjon Hitra kommune 2012

Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av

revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere

hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og

nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen.

Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter

rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette.

Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å

påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og

5 i kontrollutvalgsforskriften

Vedrørende regnskapsrevisjon:

Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap

blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om

revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov

og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med

revisor.

Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 122.

Vedrørende forvaltningsrevisjon:

Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for

forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av

forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til

kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.

Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den

videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat.

Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 92.

Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS

Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og

sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes

33

gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en

slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den

enkelte kommune.

For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne

bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn

av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har

blitt fordelt til Hitra kommune.

Rapportering på ressursbruken har vært diskutert mellom KonSek Midt-Norge IKS og

Revisjon Midt-Norge IKS. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere ressursbruk

til kontrollutvalgene på prosjektnivå, og at samlet forbruk for Hitra kommune rapporteres

årlig til Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap og ikke til kontrollutvalget.

Timetall for 2012

For 2012 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 320 timer, mot 295 i 2011.

Ramme til forvaltningsrevisjon for 2012 er satt til 256 timer, mot 289 i 2011.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene gir informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det er

lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med

kontrollutvalget sikres. Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i

2011, og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2012.

34

Plan for selskapskontroll 2012 - 2013




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for

kommunestyret med følgende innstilling:

1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2012-2013, med følgende

prioriterte prosjekter/selskaper:

1. TrønderEnergi AS

2. Hamos IKS

3. DalPro AS

4. Oppfølging av Hitra kommunes eierstyring

5. Trøndersk kystkompetanse AS

2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det

finner det nødvendig.

3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon

og selskapskontroll.

I selskaper med dominerende offentlig eierskap som ikke omfattes av kommuneloven § 80,

skal kommunens eierrepresentanter reise spørsmål om hjemling av innsynsrett for eiernes

kontrollorganer i selskapets vedtekter

Vedlegg Plan for selskapskontroll Hitra kommune - utkast - 2012-2013

Saksutredning Kontrollutvalget er pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens

eierinteresser. Utvalget har de senere år behandlet flere saker knyttet til kommunens

eieroppfølging og har vært opptatt av at kommunen skal få på plass eierskapsmeldinger og

praktisk organisering av oppfølgingsarbeidet. I kommunestyret i mars 2012 ble det vedtatt å

nedsette et politisk utvalg for å se nærmere på kommunens eierskap i selskaper, og vurdere

disse.

Kommuneloven har bestemmelser om at det skal utarbeides plan for selskapskontroll i hver

valgperiode. Planen skal være behandlet i kommunestyret innen utgangen av året etter

kommunevalget, som vil tilsi innen 31.12.2012. Vedlagt er utkast til plan for selskapskontroll,

hvor de formelle bestemmelser knyttet til selskapskontroll er gjengitt.

39

Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS (KonSek) har lagt opp til at plan for

selskapskontroll skal gjelde i to år, og rulleres en gang i valgperioden. Det vil gi

kommunestyret med muligheten til å gi signaler og prioriteringer underveis i perioden inn i

planen og kontrollarbeidet.

Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll

og forvaltningsrevisjon sees samlet. Den årlige rammen for denne type kontroll er satt til 256

timer. Sekretariatet anbefaler at kommunestyret og delegerer til kontrollutvalget hvordan

tilgjengelige ressurser kan brukes best mulig. Det er viktig at kontrollutvalget har denne

muligheten for å kunne koordinere kontroller i forhold til andre kontrollutvalg, for en best

mulig felles ressursutnyttelse samt best mulig kontroll med selskaper eid i felleskap med

andre kommuner.

Kontrollutvalget har i møte høsten 2011 i forrige valgperiode og i sitt møte den 13.februar

behandlet vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap, og gitt signaler

i forhold til prioriteringer i planen. KonSek oppdaterer sin database med opplysninger om

ulike selskaper jevnlig med informasjon som kan være viktig grunnlag for prioriteringer.

Kontrollutvalget må selv, ut fra egen kjennskap til ulike eierskap, vurdere foreslåtte

prioriteringer i planen.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Selskapskontroll er en viktig oppgave som det er utført lite av i forrige valgperiode. Som det

fremgår av sekretariatets innstilling legges det opp til at kontrollutvalget får stort spillerom i

forhold til prioritering mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, noe som også er

forankret i vedtak i kommunestyret i sak PS-49/12. Det samme gjelder hvilke selskaper som

skal omfattes av kontrollen, herunder når det skal samarbeides med andre kontrollutvalg.

40

Hitra kommune

UTKAST TIL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2013

41

1 Om selskapskontroll

I følge kommuneloven § 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å ”… påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.”. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner § 14 er dette videre definert slik:

Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3.

Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven § 77 nr. 4:

…kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger…

Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommuneloven § 27, stiftelser og foreninger.

1.1 Plan for selskapskontroll

I følge forskriftens § 13, første ledd skal det ”…minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.”

I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til forvaltningsrevisjon, mens det er kommunestyret som vedtar planen.

For forvaltningsrevisjon stiller forskriften krav om at planen skal ”…baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger…”. Gjeldende forskrift stiller ikke tilsvarende krav til plan for selskapskontroll, men i forslag til endringer av kommuneloven som har vært ute på høring er det lagt opp til at slikt krav stilles også for denne.

Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere.

1.2 Gjennomføring av selskapskontroll

Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet.

42

1.2.1 Bestilling av selskapskontroll

Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene.

1.2.2 Innsyn

Kommuneloven § 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette:

§ 80. Selskapskontroll

I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet.

Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor.

Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ.

Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler.

Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte.

Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll.

Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon.

Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov.

43

1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll

I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig.

Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere.

1.2.4 Ressurser

Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget.

1.3 Rapportering

Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig.

44

2 Eierskap og eierstyring i Hitra kommune

Kommunestyret vedtok i sak 30/12 en eierskapsstrategi. Denne saken omfatter alle eierskap i kommunen av vesentlig betydning. Kontrollutvalget har fulgt opp kommunalt eierskap i sin vedtaksoppfølging etter sak i kontrollutvalget angående forarbeid til selskapskontroll i 2010. Kontrollutvalget innstilte i sak 143/10, og følgende vedtak ble gjort i kommunestyret:

”Kommunestyret ber rådmannen om at arbeidet med utarbeidelse av eierstrategi/eierskapsmelding gis prioritet. Eierskapsmelding/eierstrategi inneholdende generelle retningslinjer for eierstyring og formål med det enkelte eierskap fremmes for kommunestyret innen utgangen av inneværende kommunestyreperiode.”

45

3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden

1. Eierstyring

Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være hensiktsmessig at kommunens eierstyring gjennomgås etter at eierskapsstrategien har fått virket en tid.

2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge

Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Signaler fra andre kontrollutvalg har aktualisert å gi rom for å delta i en eventuell kontroll i forhold til TrøndEnergi AS og Hamos IKS.

Det har blitt signalisert fra kontrollutvalget selv at, dersom Hitra kommune skal gjennomføre en selvstendig selskapskontroll, er DalPro AS et aktuelt prosjekt. Det ble også signalisert at fra kontrollutvalget i Hitra kommune at Trøndersk kystkompetanse kan være et aktuelt prosjekt.

Prioritering Prosjekt Involverte selskaper1 Involverte kommuner2

1

Trønderenergi AS TrønderEnergi AS, TrønderEnergi Nett AS

Klæbu, Agdenes, Snillfjord, Selbu, Skaun, Hitra, Malvik, Frøya, Midtre Gauldal, Meldal, Hemne, Orkdal, Melhus + 13 andre

2 Hamos IKS Hamos forvaltning IKS, med datterselskap

Hitra, Snillfjord, Agdenes, Rindal, Rennebu, Hemne, Meldal, Frøya, Skaun, Orkdal

3 DalPro AS DalPro AS Hitra, Frøya

4 Oppfølging av Hitra kommunes eierstyring

Vurderes av kontrollutvalget. Hitra

5 Trøndersk kystkompetanse AS

Trøndersk kystkompetanse AS3 Hitra, Frøya

1 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven § 80.

2 Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor.

3 Trøndersk kyskompetanse AS er ikke lagt inn i database over eierskap hos KonSek før saken er behandlet i

kontrollutvalget

46

3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene

Gjennomgående for alle prosjektene vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for det enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter.

3.1.1 TrønderEnergi AS

Nettvirksomheten til Trønderenergi har fått stor oppmerksomhet etter at Trønderenergi kjøpte opp nettvirksomheten til Trondheim Energi. Sentrale politikere i eierkommunene har både stilt spørsmål ved om lovnadene ved oppkjøpet har blitt fulgt opp, og hvorvidt selskapet i tilstrekkelig grad viser samfunnsansvar. En selskapskontroll kan for eksempel ta utgangspunkt i hvilke forventninger eierne har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av selskapet. Selskapet er organisert som et offentlig heleid aksjeselskap i konsernmodell, og forvalter vesentlige oppgaver til innbyggere i Hitra kommune innen infrastruktur. For Hitra sin del vil det antagelig bare være aktuelt å sette i gang et slikt prosjekt dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det.

3.1.2 Hamos IKS

Hamos IKS har ansvar for omfattende offentlige oppgaver innenfor renovasjon for eierkommunene

og utgjør en betydelig offentlig investering. I tillegg driver selskapet innenfor sin konsernstruktur en hel rekke andre oppgaver innenfor tilgrensende virksomhet, slik som kommersiell innsamling av næringsavfall, resirkulering og innkrevingsvirksomhet. En problemstilling som har kommet frem i analysearbeidet har vært hvorvidt disse virksomhetene er tilstrekkelig adskilt, hvorvidt den kommersielle virksomheten bidrar positivt til primærvirksomheten og hvorvidt all virksomheten er innenfor selskapets formål og eiernes intensjoner. Dette er også et prosjekt det antagelig bare vil være aktuelt å sette i gang dersom en stor andel av de øvrige eierne også prioriterer det.

3.1.3 DalPro AS

Eierstyring, ressursutnyttelse og formålsoppnåelse er aktuelle områder å se nærmere på for dette firmaet. DalPro As ble stiftet 15.januar 1988 og har som formål å være et redskap for kommunene Hitra og Frøya i arbeidet med tiltak for yrkeshemmede. Selskapet har stor omsetning og er en vesentlig investering for kommunen. Hitra kommune eier 60% av selskapet. De siste årene har det vært stigende omsetning i selskapet, og de siste 5 årene har det blitt bygd opp et varelager på bekostning av likviditeten til selskapet. De siste fire årene har det vært negativt og synkende resultat. Kontantbeholdning fremstår å være lav sammenlignet med den høye andelen lønnskostnader.

3.1.4 Oppfølging av Hitra kommunes eierstyring

Oppfølging av eierstyringen og praktiseringen av kommunens eierskapsstrategi skal gjennomføres i valgperioden. Denne kontrollen kan være i et enkeltselskap, eller en mer generell kontroll av kommunens eierstyring ovenfor selskaper hvor kommunen er eier eller deleier. For en slik kontroll kan det være hensiktsmessig at kommunens eierstyring har fått virke en tid og at det er høstet erfaringer av denne.

3.1.5 Trøndersk kystkompetanse AS

Eierstyring og ressursutnyttelse av offentlige innskudd for Hitra kommune vil være aktuelle inngangsvinkler for et prosjekt inn mot dette firmaet. Firmaet er ikke offentlig heleid, og Hitra kommune gikk inn på eiersiden i 2011 etter en aksjeutvidelse for å tilføre mer kapital inn i firmaet. Dette ble gjort i en prosess i forbindelse med avviklingen av Sammen for framtida AS. Andre eiere i Trøndersk kystkompetanse AS er blant annet Frøya kommune, og næringsforeninger.

47

4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap

Hitra kommune

Orgnr Selskapsnavn Selskapsty Eierand4 Off.hele

5 910568183 Biblioteksentralen AL BA 0,00% Nei

947097733 DalPro AS AS 60,00% Ja

990011532 Destinasjon Trøndelagskysten AS AS 2,98% Nei

984565801 Frøya flyplass DA

Annet

foretak 20,00% Nei

975936333 Hamos forvaltning IKS IKS 10,00% Ja

984648375 Hitra Golfbane AS AS 5,00% Nei

983401279 Hitra golfklubb Forening 10,00% Nei

986157573 Hitra storkjøkken KF KF 100,00% Ja

971375965 Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,68% Ja

988799475 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 3,60% Ja

986712720 Kristiansund og Nordmøre havn IKS IKS 6,00% Ja

874411132 Kystmuseet i Sør-Trøndelag Stiftelse 0,00% Nei

994425714 Midt-Norsk fergeallianse AS AS 20,00% Ja

993595675 Museene i Sør-Trøndelag AS AS 5,55% Nei

989870211 Ny Rv 714 AS AS 18,18% Nei

988067075 Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS AS 4,60% Nei

986532145 PreBio AS AS 10,03% Nei

977036283 Revisjon Midt-Norge IKS IKS 3,60% Ja

992231904 Sammen om framtida AS AS 50,00% Ja

971502967 Stiftelsen Aunøya Stiftelse 20,00% Nei

979615361 Tjeldbergodden utvikling AS AS 3,57% Nei

961245117 Trøndelag Reiseliv AS AS 0,04% Nei

980417824 TrønderEnergi AS AS 2,54% Ja

4 Foretak oppført med 0 % er enten foretak med svært liten eierandel, ukjent eierandel eller foretak uten eiere

der ”eierandel” ikke er estimert. Vekten av fylkeskommunens interesse i foretaket er estimert for enkelte stiftelser og foreninger ut fra andel av årlig tilskudd eller stiftelseskapital. 5 Hvorvidt selskapet i sin helhet er eid av kommuner og fylkeskommuner og dermed faller inn under

bestemmelsen om innsynsrett i kommuneloven § 80.

48

Kontrollutvalgets spørretime -




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering.

Saksutredning Aktuelle saker fra utvalgene de enkelte følger etter intern fordelingsmodell, samt de spørsmål

og anmerkninger som utvalgsmedlemmer ønsker å ta opp i møtet og eventuelt ønsker videre

utredet eller orienteringer rundt, tas i denne saken, kontrollutvalgets spørretime.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon De saker som tas opp i møtet, blir fulgt opp på den måte utvalget mener er passende.

49

Oppfølging av politiske vedtak per 10.april 2012




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar framlagt liste til orientering og ber sekretariatet følge opp listen videre,

samt ajourføre listen og følge opp eventuelle nye saker kontrollutvalget ønsker satt inn i listen

i møtet.

Vedlegg Sakslister kommunestyremøter i Hitra kommune februar og mars 2012

Politisk behandling - Kjørepla n vår 2012 -Rådmannens utgave

Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre

tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift

om kontrollutvalg klart frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i

tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller

forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp.

Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger i utgangspunktet til

rådmannen. Dette fremgår av kommuneloven § 23, 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen

ligger til rådmannen, vil kontrollutvalget også ha en oppgave i å påse at vedtak blir iverksatt.

Dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Kontrollutvalget har i de siste årene

hatt en egen oppfølging av politiske vedtak.

På bakgrunn av rådmannens ansvar for å gjennomføre politiske vedtak, vedtok

kontrollutvalget følgende som pkt 3 i sak 26/10:

1. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering om administrasjonens rutiner og

praktisk oppfølging av politiske vedtak i Hitra kommune i kontrollutvalgets

oktobermøte

Dette ble lagt frem som sak 39/10 i møte 22.10.10 og følgende ble vedtatt:

1. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen om dagens rutiner til orientering.

2. Kontrollutvalget er tilfreds med at administrasjonen vil ta i bruk nye og bedre rutiner

for oppfølging av politiske vedtak i løpet av 2010.

3. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding om status på vedtak og

en vurdering av praktiseringen av rutinene, innen 1. juni 2011.

Kontrollutvalget fikk i møte den 17.06 utdelt rådmannens manuelle oversikt over saker/vedtak

som står til rest. I tilknytning til saken orienterte rådmannen om det interne arbeidet som har

pågått en tid for å kunne ta i bruk mer rasjonelle rutiner for administrasjonens egen

50

oppfølging av politiske vedtak. Rådmannen opplyste at han ville orientere kontrollutvalget når

det administrative systemet for oppfølging endres.

Kontrollutvalget valgte og forsette med vedtaksoppfølgingen som gjøres gjennom

kontrollutvalgssekretariatet.

Da kontrollutvalget gikk igjennom oppfølgingslisten for vedtaksoppfølging på sitt møte den

13.desember 2011 ble følgende omforente forslag i møtet vedtatt i sak 038/11:

”Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om status for oppfølging av sak 3/2009

”Saksbehandling og etikk” for oppfølging av politiske vedtak, og ber rådmannen

komme med frist for ferdigstilling innen våren 2012.”

Kontrollutvalget ber om at rådmann deltar under oppfølging av politiske vedtak i

neste møte, og holde dialogen med komiteen.”

I kontrollutvalgets møte den 13.februar 2012 la rådmannen fram sine manuelle oversikter slik

det ble gjort i tidligere møter for kontrollutvalget, angående saker/vedtak som står til rest.

Rådmannen orienterte om utfordringene rundt bruk av ephorte som vedtaksoppfølgingssystem

samt de tre manuelle skjemaene som oppdateres kontinuerlig. Kontrollutvalget sa seg fornøyd

i møte med rådmannens oversikt over vedtak som står til rest samt den manuelle oversikten

over hvilke saker som kommer. Kontrollutvalget ønsket derfor å ta denne saken ut av videre

oppfølging, forutsatt at kontrollutvalget ble gitt månedlige oppdaterte oversikter, ifølge vedtak

i sak KU-005/12:

”Kontrollutvalget ser seg svært fornøyd med rådmannens orientering ang saken etikk

og saksbehandling og det systemet som er etablert for vedtaksoppfølging i kommunen.

Kontrollutvalget ber om å få oversendt månedlige oversikter på vedtaksoppfølging.”

Tidligere saker til oppfølging

Fra tidligere møter i kontrollutvalget står en del saker til oppfølging, selv om saker tas ut

fortløpende når de er avklart. Listen inneholder kun kommunestyresaker, eller saker som går

videre til kommunestyret.

Saker til oppfølging i perioden

Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter,

saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens

fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme.

Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker fra kommunestyret 16.februar

og 29.mars 2012.

Kontrollutvalget gjennomgår tidligere og nye saker og avklarer hvilke saker som skal følges

opp videre.

51

Saker for videre oppfølging:

Oversikten nedenfor inneholder kun saker som kontrollutvalget tidligere har satt opp på

oppfølgingslisten og som ikke er avklart. På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker

foreslår kontrollutvalget eller sekretariat nye saker settes til oppfølging. Eventuelle nye saker

tas inn på denne oppfølgingslisten etter en diskusjon i kontrollutvalgets møte den 23.4.2012.

Kontrollutvalget i Hitra kommune – saker til oppfølging:

Sak Tittel Kommentar Til oppfølging

KS

42/10 Forvaltningsrevisjonsrapport - Oppfølging av byggeprosjekt i Hitra kommune

Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om oppfølging av byggeprosjekt i Hitra kommune til etterretning og vil med henvisning til revisjonsrapporten understreke at Hitra kommunes økonomireglement skal følges ved gjennomføring av alle investeringsprosjekter.

Kommunestyret merker seg at økonomireglementet mangler rutiner for oppfølging av leverandørenes garantiansvar i større byggeprosjekter og ber rådmannen ta initiativ til at en rutine for oppfølging av garantier tas inn i økonomireglementet.

Følges opp.

Arbeidet med oppdatering er på gang iflg økonomisjefen.

Rådmannen orienterte 13.2 om at garantiansvar for entreprenører er bla innarbeidet og at øk.reglment skal komme opp i k.styre.

Rådmannen vil gi KU tilbakemelding på saken.

PS

84/10

Disponering av overskudd/underskudd - modell

1. Hitra kommunestyre slutter seg til at disponering av rammeområdenes/enhetenes resultat skjer i forhold til de modeller som er skissert i sakspremissene.

2. Bestemmelsene/modellene innarbeides i økonomireglementet.

Enstemmig.

Endring øk.reglement følges opp.

Det gjenstår noen endringer av øk.reglement. Omtalt i årsmeldingen til KU 2010.

Modell er innarbeidet i budsjett 2011, jf pkt 5 i sak 151/10.

Rådmann orienterte 13.2 om at innarbeidelser i øk.reglement og at det skal komme til k.styret.

Rådmannen vil gi KU tilbakemelding på saken.

52



Avventer ”utkvittering” til behandlet i k.styret.

PS

143/10

KU 73/11

KU 83/11

Forarbeid til gjennomføring av selskapskontroll

Kommunalt eierskap

Kommunalt eierskap

Behandling:

Kontrollutvalgets innstilling ble

enstemmig vedtatt.

Vedtak (143/10)

Kommunestyret ber rådmannen om at

arbeidet med utarbeidelse av

eierstrategi/eierskapsmelding gis

prioritet. Eierskapsmelding/eierstrategi

inneholdende generelle retningslinjer for

eierstyring og formål med det enkelte

eierskap fremmes for kommunestyret

innen utgangen av inneværende

kommunestyreperiode.

Følges opp i første møte etter valgperiodens utløp –

Kommunalt eierskap- årsmeldinger og regnskap behandlet som sak 73 i KS og utsatt til neste møte i KS 30.08 som sak 83. Utsatt også i dette møtet til neste møte.

Saken er vedtatt og politisk utvalg nedsettes etter k.møte 29.3.2012

Vedtatt i k.styremøte 29.3. Politisk utvalg settes ned.

Avventer ”utkvittering” til saken er ferdigbehandlet av k.styret.

PS

167/10

Energi- og klimaplan for Hitra kommune 2010 - 2020

1. Formannskapet anbefaler at Energi- og Klimaplan for Hitra kommune 2010 – 2020 vedtas. 2. Rådmannen bes prioritere 3 -5 tiltak (av de foreslåtte 71) for gjennomføring innen utgangen av 2012. 3. Benevnelsen ”Folkeversjon” endres til ”Kortversjon”.

Enstemmig

Til oppfølging jan 2013, eller at saken kommer på rådmannens oppfølgingsliste.

Rådmann orienterte i møte 13.02 at saken kommer til k.styret i oktober 12.

PS

12/11

Evaluering av legevaktsordningen i øyregionen

1. Evalueringen av legevaktsamarbeidet mellom Hitra og Frøya (LHF) og

kommunene i Orkdalsregionen (LIO) viser at vaktsamarbeidet fungerer godt, både med hensyn til kvalitet på legevaktarbeidet, fastlegenes arbeidsbetingelser og økonomi. Samarbeidet sikrer også befolkningens behov for øyeblikkelig hjelp hele

døgnet i tråd med lov og forskrift.

2. Kommunestyret i Hitra kommune vedtar å fortsette i denne egevaktsordningen,dersom kommunestyret i Frøya kommune gjør samme vedtak.

3. Legevaktsamarbeidet ble iverksatt med virkning fra 01.11.09 og evalueres på nytt etter 3 års drift. Som et ledd i denne evalueringen i 2012 bør det

Følges opp i 2012. Dette området bør ikke prioriteres i FR, men KU kan se på rapporten som kommer i 2012.

Pkt 3 Foreslås lagt på oppfølgingslisten

Rådmann orienterte 13.02 om at evaluering kommer ila 2012, ant. november. Se også www.bedrekommuneer.no

53

http://www.bedrekommuneer.no/
















foretas enbrukerundersøkelse som både omfatter akuttmedisinsk hjelp og legekontorenes ordinære helsetilbud til publikum i øyregionen.

Enstemmig

PS 71/11 Forvaltningsrevisjonsrapport – kostnadsutvikling innen helse- og omsorg – kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret

1. Kommunestyret tar rapporten – Kostnadsutviklingen innen helse og omsorg til etterretnig.

2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger knyttet til rammeområde 3.

3. Kommunestyret ber rådmannen fortsette pågående prosess internt i kommunen for å sikre gode rutiner for budsjettering og rapportering, herunder praktisk oppfølging.

Enstemmig.

Følges opp, tillagt av KU i møte 9.9.11!

Rådmannen orienterte i møte 13.02.

Rådmannen oversender liste på nærværstiltak til KU, ”utkvittering” avventes til så har skjedd.

54

HITRA kommune Kommunestyret 16.02.2012 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket

PS 13/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 26.01.2012

PS 14/12 Oppvekstkomiteen - utvidelse antall medlemmer

PS 15/12 Helse- og omsorgskomiteen - utvidelse antall medlemmer

PS 16/12 Teknisk komite - utvidelse antall medlemmer

PS 17/12 Oppnevning av alminnelig skjønnsnemnd for perioden 2012 - 2015

PS 18/12 Valg av forliksrådsmedlemmer for perioden 01.05.2012 - 30.04.2012

PS 19/12 Valg av jordskiftemeddommere for perioden 01.05.2012 - 30.04.2016

PS 20/12 Valg av lagrettemedlemmer og meddommere for perioden 1. januar

2013 til 31. desember 2016

PS 21/12 Valg av skjønnsmedlemmer for perioden 2012 - 2016

PS 22/12 Valg av meddommere til tingretten for perioden 01.januar til 31.

desember 2016.

PS 23/12 Revidering av kommunenes reglement for personalutvalg

PS 24/12 Fritt skolevalg i Hitra kommune

PS 25/12 Utvidelse / Midlertidige lokaler Fillan sentralskole/Hitra ungdomsskole

PS 26/12 Navneendring Fillan sentralskole / Hitra ungdomsskole

PS 27/12 Retningslinjer for kontrollutvalg i Hitra kommune

Referatsaker

RS 5/12 Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget i Hitra kommune - sak

36/11

RS 6/12 Høring til Regional planstrategi

RS 7/12 Informasjon vedrørende kommunale forskutteringer av

fylkesveiprosjekter

HITRA kommune Kommunestyret 29.03.2012 Orienteringer:

Prosjektleder Sivert Dombu, Samarbeidskomiteen for Orkdalsregion, orienterte om

tjenestesamarbeidet for Orkdalsregionen.

Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket

PS 29/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 16.02.2012

PS 30/12 Kommunalt eierskap - eierskapsstrategi

PS 31/12 Samarbeidsavtaler mellom Hitra kommune og St.Olavs Hospital HF

PS 32/12 Utbygging av nye ambulanselokaler samlokalisert med Hitra Helsetun

for utleie til Helsebygg Midt

PS 33/12 Samarbeidsavtale mellom Hitra kommune og Rusbehandling Midt -

Norge HF

PS 34/12 Merknadsbehandling og egengodkjenning - reguleringsplan og VA-plan

for Åkervika, gnr 68, bnr 10 m fl.

PS 35/12 Merknadsbehandling og egengodkjenning - reguleringsplan og VA-plan

for Lynglia II, gnr 97, bnr 2 m fl

PS 36/12 Prissetting - kommunale boligtomter

55

PS 37/12 Tiltak - " Ung -Sommer" - 2012

PS 38/12 Forslag til endring av aldersgrense på offentlig fest, fra 15 til 16 år

PS 39/12 Fastsetting av skolekretsgrenser i Hitra kommune

PS 40/12 Redningsselskapet - bygging landbase Fillan - finansiering

PS 41/12 Lervågen Vassverk - Forespørsel om kommunal overtakelse

PS 42/12 Nytt kulturbygg - fullfinansiering

PS 43/12 Søknad om forskuttering av spillemidler

PS 44/12 Valg av lagrettemedlemmer for perioden 1. januar 2013 til 31.desember

2016 - supplering

PS 45/12 Valg av representant til representantskapet for IKATrøndelag for

perioden 2011 - 2015

PS 46/12 Årsrapport skatt 2011

PS 47/12 Kontrollrapport - 2011 - skatteoppkreverfunksjonen

PS 48/12 Forvaltningsrevisjon - Offentlige anskaffelser – følges regelverket

PS 49/12 Plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune 2012-2013

PS 50/12 Kontrollutvalgssak - valg av formannskap

PS 51/12 eDemokrati i Hitra kommune - papirløs politiker

PS 52/12 Hitra næringsforening - samarbeidsavtale

56

FSK KST Kom FSK KST Kom FSK KST Kom FSK KST Kom FSK KST Kom FSK KST

KST 129/09 Dag REtterslepet på oppmåling over flere år på

rammeområde 4. X

KST xx/10 Ann-Vigdis Prosjekt – veinavn

KST 125/10 Edel Evaluering av avtaler med Kystmuseet. 27.3. 29.3.

KST 136/10 Jørgen Strand Oppvekstsenter - renovering 11.4. 17.4. 3.5. 3.5.

KST 167/10 Dag R

Energi- og klimaplan for Hitra kommune

2010 – 2020. X

KST 143/10 Edel Selskapskontroll 21.2. 29.3.

KST 5/11 Dag R Hitra Kysthavn - trinn I 10.4. 17.4. 3.5.

KST 54/11 Ann-Magrit Differensiering av tomtepriser 6.3. 27.3. 29.3.

KST 84/11 Jørgen Bibliotek-/kulturhus 10.4. 17.4. 3.5.

KST 85/11 Dag R Jøstenøya og utbygging 10.4. 17.4. 3.5.

KST 86/11 Dag R Hitra Turistservice as -ny terminal 17.4. 3.5.

KST 132/11 Dag R

Gang- og sykkelveier - kostnadsoverslag

over de 4 strekingene med alle pri 1 8.5. 15.5. 31.5.

KST 143/11 Omar Opplevelseskortet 21.2. 5.3. 27.3. 29.3.

KST 143/11 Dag R/ Edel

Overføring av strømutgiftene til

kommunale bygg fra budsjettet RO4 til

hvert enkelt 21.2. 6.3. 27.3. 29.3.

KST 143/11 Kjell R Skolebruksplan 11.4. 3.5.

KST 143/11 Kjell R

Utrede mulighetene for å etablere et

Newton-rom 21.2. 9.5. 30.5.

Edel Ny avtale med Hitrahallene 5.3. 27.3. 29.3.

SAK VedtakstekstHøst

2012

Saker til politisk behandling - kjøreplan vår 2012 Versjon 1-1

Ansv

Februar Mars April Mai Juni Juli

Roger A. Antonsen Side 1 16.04.201257


KST 143/11 Harald

vurdere muligheten for å ansette

«Livsglede for Eldre» - koordinator

inntil 50% stilling. 21.2. 10.4. 17.4. 3.5.

KST 143/11 Edel/ Roger

Fra FSK – økonomisk rapportering

hver 2. mnd. I tillegg vurdere å gå

over fra tertialrapportering til

kvartalsrapportering. 21.2. 27.3. 5.5.

FSK 51/10, 179/10 Dag R Trafikksikkerhetsplan 10.4. 3.5.

FSK 100/11 Ole S

Evaluering av arrangementene for

sesongen 2011 21.2.

FSK 117/11 Terje Neverlia 27.3. 29.3.

Tiltak Aurn - ref

vedtak 2006 Jørgen Opparbeiding til trivselsarene 5.5.

«Gangtunnel» i

Fillan sentrum

under FV 714. Jørgen

Utrede kostandene med en lik

undergang 11.6. 19.6.

Livsstils – og

Folkehelsesenter

Harald/

Jørgen Anbudsutlysning mars '12 10.4. 17.4.

Ambulanselokaler

Harald/

Jørgen Anbudsutlysning mars/april '12 5.3. 27.3. 29.3.Kvenvær

eldresenter og

eldreboliger

Harald/

Roger

Venter på planløsning fra Marit og

Monica 7.5. 15.5.DalPro og

dagtilbud til

demente Harald/ Heidi Venter på endelig tlbud fra DalPro 5.3. 27.3.

Hitra II –

vindmøller Dag R Møte med SAE-vind 14. feb

April Mai Juni Juli Høst

2012SAK Ansv Vedtakstekst

Februar Mars

SAK Ansv VedtakstekstFebruar Mars April Mai Juni Juli Høst

2012



Harald /Heidi

Prosjekter ifb med

samhandlingsreformen/tjenestesam

arb. 19.6. 27.6.

Harald /Heidi Særavtaler SiO 19.6. 27.6.

SAK Ansv Vedtakstekst Høst

2012


Unntatt offentlighet Opplysningar som er underlagde teieplikt

Innkommet brev fra innbyggere til kontrollutvalget




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.

Vedlegg Innkommet brev til kontrollutvalget - Unntatt offentligheten jf. off.lov § 13 jf. forv.lov § 13

Saksutredning Brev mottatt av leder Tom Skare i privat postkasse den 12.mars 2012, mottatt av sekretariatet

den 30.3.2012, legges fram for kontrollutvalget.

Brev og dokumenter som er mottatt, er av sekretariatet unntatt offentligheten jf. Offentleglova

§ 13 jf. Forvaltningsloven § 13.

60

Årsmelding for kontrollutvalget i Hitra kommune 2011



Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033, &17, Arkivsaknr.: 12/67-1

Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for 2011. Saken legges frem for

kommunestyret med følgende innstilling:

Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2011 til orientering.

Vedlegg Hitra-Årsmelding 2011

Saksutredning Etter endringer i kommunelovens bestemmelser om tilsyn og kontroll, er kontrollutvalgets

oppgaver og ansvar betydelig utvidet, og det er i så måte viktig med en nær dialog mellom

kontrollutvalget og kommunestyret.

Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende

tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget

rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere

foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet,

utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til

orientering.

Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til den vedlagte årsmeldingen for kontrollutvalget

for 2011.

Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende saken til kommunestyret

til orientering.

61

Hitra kommune

UTKAST TIL ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2011

62

1 Innledning

Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget har i 2011 gjennomført nok et aktivt år, der mange saker og problemstillinger har vært tatt opp til behandling. Gjennom kontakt med politikere og ansatte ønsker kontrollutvalget å være synlig og tilgjengelig slik at saker løses raskt og effektivt. Slik kan innbyggere og brukere ha trygghet for at Hitra kommune har en god og aktiv egenkontroll i egen organisasjon.

Kontrollutvalget har i 2011 hatt følgende sammensetning før valget: Per Ervik Leder 1. Odd H. Kjerringvåg / 2. Roy Prol Åse Mastad Nestleder Anne Broholm Annbjørg Strøm Medlem Leif Bakeng Leif Arne Westrum Medlem 1. Odd H. Kjerringvåg / 2. Roy Prol Johannes Håvik Medlem Anne Marie Hårstad

Kontrollutvalget har i 2011 hatt følgende sammensetning etter valget: Tom Skare Leder 1. Roy Prol / 2. Reidar M. Skaret / 3. Marit Løfald Lindis Aune Heggvik Nestleder 1. Roy Oldervik / 2. Egil O. Nygaard / 3. Leif Arne Westrum Gunnar Andresen Medlem 1. Roy Oldervik / 2. Egil O. Nygaard / 3. Leif Arne Westrum Bjørg Reitan Bjørgvik Medlem 1. Roy Prol / 2. Reidar M. Skaret / 3. Marit Løfald Johannes Håvik Medlem 1. Unni Selvåg Ulvan / 2. Tor Johan Sagøy / 3. Kåre Rømuld

I henhold til bestemmelser i kommuneloven skal minst et av medlemmene utgå fra kommunestyret. I Hitra kommune er nå leder av kontrollutvalget fast medlem av kommunestyret.

1.1 Likestilling

Kontrollutvalget består av 2 kvinner og 3 menn, som det også gjorde før valget i 2011.

63

2 Kontrollutvalgets funksjon

Kontrollutvalget skal være et aktivt organ som fremstår med integritet og respekt i den kommunale forvaltningen. Utvalget skal sikre at kommunen ivaretar sine oppgaver på en formålstjenlig og effektiv måte i henhold til lov og kommunestyrets forventninger. Kontrollutvalget utøver således sin funksjon på vegne av kommunestyret. Et velfungerende kontrollutvalg er en del av det kommunale selvstyret og en viktig bestanddel i lokaldemokratiet.

2.1 Resultater og saksbehandling

Kontrollutvalget har i 2011 avholdt 6 møter og behandlet 43 saker.

2.1.1 Regnskapsrevisjon (finansiell revisjon)

Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Hitra kommune for 2010 der utvalget, basert på revisjonsberetningen, anbefalte kommunestyret å godkjenne kommunens regnskap slik det var avlagt. Utvalget gav også en uttalelse til regnskapet for Hitra Storkjøkken.

Kontrollutvalget var tilfreds med at de formelle dokumenter for 2010 ble avlagt innen gitte Frister. Med stor lånegjeld og høye kostnader til renter og avdrag, må Hitra kommune fortsatt ha et sterkt fokus på nøkternhet, økonomistyring og budsjettdisiplin i årene som kommer, selv om kommunen fortsatt har nødvendig handlefrihet. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne god informasjon om den økonomiske virksomheten i 2010.

2.1.2 Forvaltningsrevisjon

Kontrollutvalget har i 2011 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport knyttet til kostnadsutvikling innen helse og omsorg i sak 16/11. Rapporten er fremlagt for kommunestyret.

Hovedkonklusjon i rapporten var at Hitra kommune ikke hadde kommet i mål når det gjelder målsettinger om kostnadsutvikling innen RO3. Kommunen hadde hatt en økning i budsjetterte drifts- og lønnskostnader i perioden, i 2010 var kostnadene høyere enn budsjettert både for driftutgifter, lønnsutgifter og kjøp av tjenester. Dette betydde at kommunen hadde vanskeligheter med å oppnå kommunestyrets vedtak. Kommunen hadde ikke nådd målsettingen om nedtrekk av 18,5 stillinger innen RO3, heller ikke om det ble tatt hensyn til at kommunestyret fattet vedtak om økning i antall stillinger i etterkant. Hitra kommune nærmet seg sammenlignbare kommuner når det gjelder nivå på tjenester og kostnader. Kommunen kom relativt bra ut, når det gjelder kvalitetsindikatorene i KOSTRA, med unntak av fagutdanning blant de ansatte.

Kommunestyret vedtok i tilknytning til sin behandling i sak 71/11:

”1. Kommunestyret tar rapporten Kostnadsutviklingen innen helse og omsorg til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger knyttet til rammeområde 3. 3. Kommunestyret ber rådmannen fortsette pågående prosess internt i kommunen for å sikre gode rutiner for budsjettering og rapportering, herunder praktisk oppfølging.”

64

2.1.3 Selskapskontroll

Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven §§ 77 nr. 5 og 80 pålagt å føre tilsyn med hvordan kommunen ivaretar sine eierinteresser i utenforliggende selskaper og følger opp at selskapene drives i henhold til formålet og kommunestyrets vedtak og intensjoner. Jo større kommunens eierandel er, jo større er kontrollutvalgets fokus for å følge opp selskapene. Arbeidet med selskapskontroll skal spesifiseres i en egen plan som skal vedtas av kommunestyret som er under utarbeidelse og skal behandles av kontrollutvalget i april 2012, og en slik plan for valgperioden 2007 – 2011 ble vedtatt av kommunestyret i sak KS-38/2008. Kontrollutvalget har også i 201 hatt fokus på at kommunestyrets vedtak fra 2007, om at rådmannen skal utarbeide rutiner eller en eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser, ikke er fulgt opp. Kontrollutvalget fremmet i oktober 2010 en egen sak til kommunestyret om ”Forarbeid til gjennomføring av selskapskontroll”. I saken pekes det på at det er viktig at kommunestyret har en eierstrategi som klargjør formålet og hensikten med eierskapet i de ulike selskapene. Kommunestyret ba rådmannen om at arbeidet med utarbeidelse av eierstrategi/eierskapsmelding gis prioritet. Eierskapsmelding/eierstrategi inneholdende generelle retningslinjer for eierstyring og formål med det enkelte eierskap skal fremmes for kommunestyret innen utgangen av inneværende kommunestyreperiode.

2.1.4 Andre saker til behandling i kontrollutvalget

Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunes virksomhet som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget har satt særlig fokus på oppfølging og gjennomføring av politiske vedtak i kommunen. Rådmannen tok i bruk kommunens saksbehandlingssystem til dette fra 1.1.2011, og har rapportert tilbake til kontrollutvalget, men kontrollutvalget valgte å holde fokus på denne saken da de enda ikke kom til at det var et tilfredsstillende system for vedtaksoppfølging i 2011. Utvalget har videre fulgt opp tilsynsrapport fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, samt holdt dialogen med Fylkesmannen igjennom sekretariatet. Utvalget har også bedt administrasjonen orientere om forskjellige områder i kommunen etter kontrollutvalgets ønsker.

Kontrollutvalget hadde et egent møte med noe opplæring i sitt første møte etter valget. I tillegg til dette har utvalgets medlemmer deltatt på en egen kursdag for kontrollutvalg i regi av Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS i november 2011.

65

3 Kontrollutvalgets økonomi

Regnskap

2010 Budsjett

2011 Regnskap

2011

Godtgjørelser og sosiale utgifter 33.316 37 000 33 317

Driftsutgifter, kurs og reiser 22.910 49 000 22 539

Kjøp fra IKS – Kontrollutvalgets sekretariat 187.400 197 000 197 000

Kjøp fra IKS – Revisjon Midt-Norge IKS 525.000 560 000 560 000

SUM 768.626 843 000 812 856

Til tross for et relativt stramt budsjett viser kontrollutvalgets regnskap et mindreforbruk. Utvalget har således drevet sin virksomhet innenfor de rammer som kommunestyret har satt for utvalgets virksomhet.

66

4 Avslutning

I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om eget arbeid. 2011 har vært preget av mange saker og problemstillinger som spenner over et vidt område av kommunens virksomhet. I tillegg er det foretatt noe opplæring av nytt kontrollutvalg, samt overlapping av ny oppdragsansvarlig i sekretariatet. Dette har også bidratt til at det er brukt 36 timer mer enn budsjettert til sekretariatsarbeid. Dette har ikke fått økonomiske konsekvenser for Hitra, men representantskapet i Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS har vedtatt at ressursbruken, over tid, skal tilsvare det den enkelte kommune betaler inn til selskapet.

Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Hitra kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Hitra kommune. Utvalget takker for samarbeidet i året som har gått og ser frem til et godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget bidra til en velfungerende forvaltning, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Hitra kommune.

Hitra 23.april 2012

Tom Skare

Kontrollutvalgets leder

67

Eventuelt




Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.

68

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune · Side 1 av2 Møteinnkalling - Kontrollutvalget...

Documents

Transcript of Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Hitra kommune · Side 1 av2 Møteinnkalling - Kontrollutvalget...