Módulo IV

Calculando y Graficando Datos con las Hojas de Cálculo CALC

OPENOFFICE CALC

Es una aplicación similar a Microsoft office EXCEL pero basado en software libre

El objetivo principal de Calc es brindarte herramientas que te permitan hacer cálculos de

manera sencilla y rápida a partir de datos.

¿Cómo encontramos esta aplicación en Linux (Debian)

Interfáz Gráfica de Calc

● Como vemos Calc cuando la abrimos para utilizarla

Interfáz Gráfica de Calc

Barras de Calc

Barra de Menú

Permite accedera todos los menús

de la aplicacióncon el fin de realizardiversas funcionesdentro de la misma

Barra de Título

Muestra elnombre de Archivo y

la aplicacion;contiene los botones

de manejo como minimizar,maximizar y cerrar

Barras de Calc

Barra de FórmulasBarra de

Herramientas

Se puede agregar cualquier texto,

número, formula o función en una celda

para obtener un resultado. Así

mismo, al seleccionar una celda permite visualizar su

contenido

Compuesta por varias barras, tales como: Barra estándar, de

formato, de imágen, de dibujos, de

fórmulas, entre otras

Barras de Calc

Barra EstándarBarra de Formatos

Presenta los íconos principales para

abrir documentos nuevos o ya

existentes, guardar o imprimir archivos,

asi como cortar, copiar y pegar

objtos, entre otros

Presenta los íconos necesarios para darle formato al texto, cambiar el

tipo de letra, tamaño, color,

además de alinear el texto en las celdas,

entre otros

Barras de Calc

Barra de EstadoÁrea de Trabajo

Muestra información sobre el documento,

ya que muestran distints mensajes sobre las acciones

que se están realizando en la

aplicación

Es la parte principal de la herramienta, donde

el usuario realiza el trabajo o edición, en

la que nos disponemos para trabajar con la

hoja de cálculo

Barras de Calc

Pestaña de Hojas

Permite visualizar las diferentes hojas de un documento de OpenOffice.org Calc. Cada

Archivo puede tener difierentes hojas en las cuales se podrán realizar cálculos individuales

o asociarlos entre sí, o incluso asociarse con otros documentos

¿Qué es una Celda?

Es cada uno de los rectágulos que divide la hoja de cálculo

Es necesario tener claro que las celdas tienen como referencia la barra horizontal que se encuentra en la parte superior con letras

ordenadas alfabéticamente (las columnas) y la barra vertical que se encuentra a la

izquierda (las filas).

Para seleccionar rangos no adyacentes de celdas

Para seleccionar celdas o rangos que no se encuentren continuo, se realiza una primera selección y antes de iniciar la siguiente, se manttiene presionada la tecla Control (ctrl.) y luego con el puntero se seleccionan las otras celdas. Por ejemplo:

a.- Selecciona el rango C3:C8.

b.- Presiona la tecla Control (ctrl.) (no la suelte), selecciona el rango E5:F10 y, finalmente, suelta la tecla Control.

Para seleccionar rangos no adyacentes de celdas

¿Como combinar celdas?

La combinación de celdas nos permite unir dos o más celdas en una sola, haciéndola más grande, de manera que nos permite introducir un texto que sea mayor al tamaño de una sola celda, veamos como hacerlo:

a.- Para combinar varias celdas, primero debemos seleccionar las celdas que deseamos combinar, el rango A1:C2:

¿Como combinar celdas?

¿Como combinar celdas?

Posteriormente, hacemos clic en el menú Formato ubicado en la Barra de Menú y

ahora vemos que aparece la opción Combinar Celdas. Al pulsar sobre esta opción se unen las celdas seleccionadas automáticamente. También podemos

utilizar el icono que aparece en la barra de herramientas

Insertando y eliminando filas y Columnas

● Las opciones Insertar fila, Insertar columna o Insertar celda, te permitirán agregar información adicional a la que ya posee, incluso en documentos realizados previamente. Estas acciones la realizamos haciendo clic en el menú Insertar/Celdas, Filas o Columnas dependiendo de la acción que necesitamos realizar. Pueden incluirse más de una fila o columna simultáneamente, si antes de llamar al menú seleccionamos las guías de columnas o filas, que es el área gris con letras (en el caso de las columnas) o el área gris con números (en el caso de las filas) y posteriormente hacemos clic en el menú.

Insertando y eliminando filas y Columnas

● Ahora seleccionemos una columna por ejemplo la F, haciendo clic en el botón

secundario del ratón, en la que se desplegará una ventana donde se

seleccionará la acción de insertar Columnas o en el menú Insertar en la barra de menú->

Columnas. Tal como observamos en la siguiente figura.

Insertando y eliminando filas y Columnas

Insertando y eliminando filas y Columnas

Las celdas se pueden insertar o eliminar en el menú Insertar ubicado en la barra de menú

->Celdas, o haciendo clic en el botón secundario del ratón, inmediatamente se

desplegará una ventana donde se seleccionará la acción de insertar celdas o

eliminar celdas, luego una segunda ventana se abrirá; en esta se plantea la acción que desea realizarse con las celdas próximas.

Insertando y eliminando filas y Columnas

Mostrando/Ocultando Columnas y Filas

La opción de ocultar filas y/o columnas es muy útil si se tiene información que es necesaria

para el documento como cálculos y especificaciones, pero que no se desean presentar impresas o en pantalla en un

momento determinado.

Mostrando/Ocultando Columnas y Filas

a.- Para ocultar una fila o columna, sin eliminarla, se seleccionan las filas o columnas que se desean ocultar, se hace clic en el menú Formato/Fila/Columna /Ocultar y quedan ocultas.

b.- Las filas o columnas que se oculten podrán mostrarse nuevamente al seleccionar las filas o columnas de los lados, luego clic en menú Formato/Fila/Columna/Mostrar.

¿Como formatear las celdas?

● Si es a todas las celdas se abre la aplicacion open office calc y se marca la combinacion de teclas Ctrl + 1

● Si es a solo algunas celdas se seleccionan las celdas a cambiar el formato y se marca la combinacion de teclas antes mencionada

¿Como formatear las celdas?

Si quieres darle un formato atractivo a las celdas de manera fácil y rápida, puedes utilizar la herramienta de Formateado automático.

Para empezar, selecciona el área o celdas a las que quieres aplicar un formato; luego, en la barra de

menú Formato/Formato automático, inmediatamente se desplegará una ventana como

la siguiente, donde observarás varias opciones para dar formato a un área determinada. Toma

el formato deseado ¡y listo!, se obtiene un formato completo en pocos pasos.

¿Como formatear las celdas?

Proteger Celdas

La pestaña Protección de Celdas en el recuadro de Formato, en el caso de que deba realizar una hoja

de cálculo en la que otras personas incluyan información, esta opción te podría ser muy útil, porque permiten indicar cuáles celdas estarán protegidas, y que solo las celdas seleccionadas sean cambiadas a menos que se sepan la clave para hacerlo, al igual de definir cuáles deben

ocultarse al momento de imprimir el documento.

Proteger Celdas

● a.- Haz clic en el menú Herramientas/Proteger documento/Hoja o

Documento.● b.- Si seleccionamos la opción Hoja, sólo protegeremos aquellas sobre la cual estamos

trabajando, si le decimos Documento, protegeremos el documento entero.

Proteger Celdas

Proteger Celdas

¿Cómo insertar hojas adicionales?

Los documentos de Calc traen tres hojas predeterminadas que pueden manejarse

individualmente; si requieres agregar mayor cantidad de hojas, pueden crearse siguiendo estos

pasos:● a.- Haz clic en menú Insertar/Hoja, se desplegará

la ventana Insertar hoja. Selecciona las características deseadas como el nombre de la hoja, la cantidad, la posición, y si pertenece o no a otro archivo de calc.

● b.- Haz clic en Aceptar y contamos con una nueva hoja.

¿Cómo insertar hojas adicionales?

Fórmulas y Funciones

Te preguntarás ¿para qué me sirve una Función? Imagínate por un momento

poder sacar, por ejemplo, un promedio sin la necesidad de sumar cada dato y luego dividirlo, pues, Calc te permite

realizar el mismo cálculo seleccionando sólo el rango que contiene los datos.

Fórmulas y Funciones

Existen varias maneras:● a.- Haz clic en menú Insertar/Función.● b.- Pulsa las teclas Ctrl + F2.● c.- Pulsa el icono de la barra de fórmulas.● d.- Escríbela directamente en la celda teniendo en

cuenta colocar el símbolo “=” al inicio

Fórmulas y Funciones● Las tres primeras opciones desplegarán una ventana

como la siguiente, en donde podrás escoger la fórmula o función deseada.

Fórmulas y Funciones

● Anotemos cinco cantidades en cinco celdas consecutivas y nos colocamos en la celda siguiente, como aparece en la siguiente figura. Luego aplicamos algunos de los pasos descritos anteriormente para desplegar la ventana Asistente: Funciones, donde ubicaremos la función Producto (están en orden alfabético) y se presiona el botón Siguiente, como la siguiente ventana

Fórmulas y Funciones

Manejo de Formulas2.Editor de formulas

Manejo de FormulasSuma desde celdas diferentes

Enlaces entre Hojas

Proviene del Archivo2

Crear Diagramas o Gráficos

● a.- Selecciona los datos a graficar● b.- Haz clic en el menú Insertar y selecciona la

opción Diagrama /Gráfico, también puede hacerse con el icono El puntero del ratón cambia y se debe escoger el área donde se quiere colocar el gráfico (hacer clic en la hoja). Una vez realizado esto debe desplegarse la siguiente ventana.

● c.- Si el área es la deseada haz clic en siguiente.

Crear Diagramas o Gráficos

Crear Diagramas o Gráficos

● Luego insertar Datos como nombre de columnas y ejes. Y luego hacemos Click en crear

Gracias por Su Atención