Gestão de Projetos Sociais

Módulo 4 – Avaliação e Relatórios

Instituto Voluntários em Ação

Olá! Agora daremos início ao Quarto e último Módulo do nosso Curso de Gestão

de Projetos Sociais.

Neste Módulo você saberá como avaliar o impacto de seu Projeto Social e de que forma apresentá-lo aos seus parceiros e beneficiários da Organização.

Ao final desta apresentação você encontrará as atividades que deverá realizar. Verifique as datas de entrega das atividades no nosso Calendário!

Consulte também o Manual Escrito deste Módulo, disponível na página Seu Curso do nosso Site e também leia as Leituras Complementares,

disponibilizadas na Biblioteca.

Não deixe de participar dos Plantões de Dúvidas!

Bom trabalho!

Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado

1. 2.

3. 4. Disponibilização do Gabarito e Respostas comentadas das Atividades 3.

5. 10h – 12h: Chat de Dúvidas

6. 16h – 18h: Chat de Dúvidas

7. 8. 9.

10. 11. Início do Módulo 4 – Avaliação e Relatórios. Envio dos primeiros conteúdos e Atividades 4.

12. 13. 10h – 12h: Chat de Dúvidas do Módulo 4; Início do recebimento das Atividades 4.

14. 16h – 18h: Chat de Dúvidas do Módulo 4; Recebimento das Atividades 4.

15. Disponibilização do Gabarito e Respostas comentadas das Atividades 4.

16.

17. 18. Chat – Plantão de Dúvidas Geral 10h – 12h Recebimento das Atividades

19. 20. Finalização do Curso, últimas dúvidas e orientações para os próximos passos.

21. Certificação

22. Certificação

23.

24. 25. 26. 27.

28.

29. 30.

Nosso Cronograma - Junho

Onde

estamos?

Em muitas Organizações, a avaliação é vista mais como uma requisição de

parceiros financeiros do que uma ferramenta de gerenciamento. Os

parceiros certamente querem saber se seu dinheiro está sendo gasto de

maneira apropriada.

Porém, é muito mais importante o uso do monitoramento e avaliação para a

própria organização ou projeto. Assim, você saberá o andamento das

ações e de que forma os objetivos estão sendo alcançados.

Avaliação e Relatórios

Avaliação

Avaliação é a comparação do que foi planejado com o que foi feito, e como isso foi alcançado ao longo do Projeto.

Para que avaliar?

Avaliamos um Projeto para conhecer a eficácia, eficiência e impacto do seu projeto! Você lembra desses conceitos?

Os objetivos do Projeto foram atingidos

Eficácia Os objetivos do Projeto foram atingidos com a menor utilização dos recursos disponíveis;

Eficiência

se o que você realizou fez ou não alguma diferença

Impacto

Tipos de Avaliação Existem muitas maneiras e metodologias diferentes para avaliar projetos sociais. Neste

caso nos centraremos em duas:

AVALIAÇÃO SEGUNDO O IMPACTO AVALIAÇÃO SEGUNDO O RETORNO ECONÔMICO

“O projeto atinge seus objetivos?” “Os resultados do Projeto, diante de seus

custos, são razoáveis?”

Está relacionada ao impacto que o Projeto tem

sobre os beneficiários escolhidos. Estuda as

relações causais entre as ações efetuadas no

projeto e as mudanças observadas nos

indicadores escolhidos. Ou seja, nos permitirá

dizer se foi de fato o Projeto o responsável pelas

mudanças que sem o Projeto, não teriam

acontecido.

Esta pergunta é importante porque muitas vezes

embora o projeto tenha impacto positivo, ele

não é grande o suficiente diante dos custos da

sua implementação. Pode ser que outros

Projetos com um custo menor alcançassem

resultados semelhantes.

Como relatar a Avaliação? Após avaliar, veja o que um relatório de Avaliação deve conter:

SUMÁRIO Quanto mais curto, melhor. É o resumo geral sobre o desenvolvimento do projeto que deve conter de forma clara e ordenada as informações principais das seguintes

seções.

PREFÁCIO Não é essencial: agradecimentos ou outros comentários

ÍNDICE Com páginas enumeradas, para auxiliar as pessoas a encontrarem o que desejam ler no relatório.

1ª SEÇÃO: INTRODUÇÃO:

Informações básicas sobre o projeto, breve explicação do processo utilizado para o acompanhamento e avaliação e eventuais problemas ocorridos.

2ª SEÇÃO: DESCOBERTAS:

Aqui serão organizadas seções com áreas importantes de descobertas, p.ex. eficiência, eficácia e impacto, ou quaisquer outros temas que tenham emergido.

3ª SEÇÃO: CONCLUSÕES:

Aqui você apresentará conclusões de suas descobertas tanto positivas como negativas

4ª SEÇÃO: RECOMENDAÇÕES:

Sugestões específicas para os próximos passos (continuidade do projeto), o que deve mudar, etc.

APÊNDICE/ANEXO: Aqui devem ser incluídas as listas das pessoas entrevistadas, os questionários usados, um mapa da área, as planilhas de monitoramento e desempenho, etc.

Lembre-se que o propósito da avaliação é entender quão eficiente é o projeto em distribuir benefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam os resultados e por que.

Importante

Após a finalização ou prazo de implementação do Projeto, junte todas as informações e elabore o relatório de avaliação do Projeto, de forma clara e ordenada segundo as seções vistas no slide anterior.

Lembre-se que o propósito da avaliação é entender o quão eficiente é o projeto em distribuir benefícios para a comunidade em questão, se o dinheiro e tempo investidos justificam os resultados e por que.

Relatórios

Para que serve?

Relatórios servem para disseminar o Projeto

Desenvolver um sistema de relatórios é importante para compartilhar

resultados com todos os envolvidos, pois é assim que se aprende com

os erros.

Devem ser de fácil compreensão, breves, contendo apenas as informações mais

relevantes, cuidando a gramática e a apresentação.

Um excesso de informação pode fazer com que os destinatários percam o interesse e não leiam os dados mais relevantes sobre o Projeto.

O que contém num Relatório?

Relatório Informação sobre

a dinâmica do trabalho de

grupo

As manifestações dos beneficiários

Informações financeiras

Resultados parciais e finais

Conclusões das avaliações

Informações não mensuráveis

sobre o quefoi aprendido ao

longo do Projeto

Disseminação Após avaliar e elaborar o relatório final do Projeto é necessário informar os

envolvidos sobre a sua continuidade, sustentabilidade e replicabilidade.

O que é disseminar?

Disseminar o Projeto significa compartilhar as informações e resultados com o ambiente interno e externo à organização.

Ambiente Interno

A equipe de trabalho, os beneficiários, as

Organizações de apoio, os parceiros, grupos,

comunidades envolvidas e diretamente interessadas.

Ambiente Externo

Tudo o que não participa do projeto no seu

funcionamento: pessoas, grupos, instituições e

comunidades distanciadas da experiência do Projeto.

Por que disseminar no

ambiente externo?

Para multiplicar e replicar uma idéia e experiência que

tanto se for positiva como

negativa é de real utilidade social.

Disseminar

No Início: Para criar interesse público pelo porojeto que está para

acontecer.

Durante: Compartilhar lições aprendidas, multiplicar boas

experiências.

No Final: Desenvolver modelos, políticas, replicar casos de

sucesso.

Disseminar vai, por tanto, muito além de divulgar: é tornar o Projeto palpável à sociedade, que pode transformá-lo num novo modelo de trabalho. Disseminar é uma ATITUDE durante todo o tempo de duração do Projeto:

Diferentes destinatários • Você se reportará aos diferentes destinatários de diferentes maneiras, às vezes de forma escrita, outras verbalmente. • Novas ferramentas surgem a cada dia e ficam disponíveis para utilização muitas vezes gratuitas, como apresentações de PowerPoint, slides e vídeos. • Segundo o destinatário, a elaboração e os conteúdos dos diferentes relatórios se basearão nas seguintes questões:

Quem está atualmente se beneficiando do projeto e de que forma?

Como será transmitido o que se aprendeu? (formato, itens, tamanho e freqüência dos relatórios)

Como utilizar os relatórios?

Quem deve receber os relatórios?

O que melhoraria a eficiência, a eficácia e o impacto do projeto atual? (baseado na

interpretação dos indicadores, fazendo uma comparação entre o início e o final do projeto)

Que lições podem ser aprendidas deste projeto em termos de replicabilidade?

Que diferença fez o projeto? Transformou a realidade anterior?

A tabela abaixo traz algumas sugestões de mecanismos de relatórios para destinatários distintos

Público-Alvo (Destinatários)

Como? (Recomendação de Formato)

Quando? (Frequência)

Parceiros Financeiros Resumo por escrito das principais informações do acompanhamento pode ser enviado por email.

Periódico: ex. Trimestral

Relatório completo por escrito, impresso, com resumo executivo inicial, focado nos resultados e no retorno econômico.

Momento final: Avaliação

Equipe do Projeto Resumo escrito e apresentação verbal, focada no reconhecimento aos sucessos e principalmente a identificar e corrigir os erros que ameaçam o sucesso total ou parcial do projeto. Avaliar o desempenho e as contribuições de cada membro da equipe.

Periódico: ex. Trimestral

Discussão em grupo sobre o relatório completo, seguido de uma discussão em profundidade sobre as mudanças que o Projeto conseguiu

Momento final: Avaliação

Beneficiados Apresentação verbal, em forma de reunião informal, se possível com apoio de material audiovisual sobre as mudanças obtidas e a continuidade do Projeto, visando obter um feedback e controlando o nível de participação.

De tempos em tempos ao longo do Projeto

Sociedade em Geral Artigos de Jornal, conferências, mídias sociais, páginas de Internet, etc.

De tempos em tempos ao longo do projeto,

principalmente após a finalização.

Conclusão

Acima de tudo, gerenciar projetos é planejar e acompanhar a sua execução. O gerente do projeto deve manter-se alerta e flexível com os acontecimentos do dia-a-dia, mas deve estar sempre se reportando ao plano inicial para não perder o controle. A principal qualidade do gerente de projeto é saber se comunicar bem com todos. Ele é o ponto focal das informações, nele convergem informações que ele depois deverá processar e divulgar para todo o restante da equipe. O segredo é envolver a equipe, parceiros e beneficiários de tal forma que todos se sintam diretamente responsáveis pelo sucesso do projeto. Como diz aquele velho ditado caipira, "quando todos empurram na mesma direção, não há carroça que não saia do atoleiro".

Atividades do Módulo 4: Vimos que avaliar é comparar o que

foi planejado com o que foi feito, e como

isso foi alcançado ao longo do Projeto,

visando a melhoria de projetos futuros.

Sobre o processo de avaliação do

projeto, sinale a opção verdadeira:

a) A avaliação é simplesmente uma

requisição dos parceiros financeiros que

querem saber se seu dinheiro está sendo

gasto de maneira apropriada, e não tem

nenhuma utilidade para a organização

que desenvolve o projeto.

b) A avaliação sobre o impacto do projeto

responde a pergunta “O projeto atinge

seus objetivos?”

c) A avaliação sobre os resultados do

projeto responde a pergunta “Os

resultados do Projeto, diante de seus

custos, são razoáveis?”

d) Avaliamos o nosso projeto para

conhecer a eficácia, eficiência e impacto

do nosso projeto: se os resultados foram

atingidos segundo os recursos

disponíveis conseguindo ou não fazer

alguma diferença na realidade inicial.

Os Relatórios servem para disseminar

o Projeto. Assinale a opção verdadeira:

a) Os relatórios não são uma

ferramenta de gerenciamento de

projetos.

b) A organização deve elaborar um

relatório final detalhado, com

vocabulário técnico para ser entregue

impresso a todos os envolvidos:

parceiros financeiros, comunidade

atingida pelo projeto, meios de

comunicação e voluntários.

c) A sociedade tem muitas fontes de

informação disponíveis para conhecer o

esforço e as atividades das

organizações do Terceiro Setor, por

tanto, a organização não deve investir

tempo nem recursos na elaboração de

relatórios.

d) Após avaliar e elaborar o relatório

final do Projeto é necessário informar

os envolvidos sobre a sua

continuidade, sustentabilidade e

replicabilidade.

O projeto deve ser disseminado no

início, durante e no final da sua

realização, para criar interesse

público, compartilhar lições

aprendidas e replicar casos de

sucesso. Sobre a disseminação de

projetos sociais, sinale a opção

verdadeira:

a) Segundo o destinatário, a

elaboração e os conteúdos do

relatórios serão diferentes.

b) O projeto deve ser disseminado no

ambiente interno da organização: na

equipe de trabalho, os beneficiários,

as Organizações de apoio, os

parceiros, grupos, comunidades

envolvidas e diretamente

interessadas.

c) O projeto deve ser disseminado no

ambiente externo da organização,

mesmo que não participa do projeto

no seu funcionamento: pessoas,

grupos, instituições e comunidades

distanciadas da experiência do

Projeto.

d) Todas as anteriores são

verdadeiras.

Dúvidas? Em caso de dúvidas, estaremos sempre à disposição pelo e-mail

cursogestaodeprojetos@hotmail.com

Até o dia 22 de Junho ficaremos à disposição para recebimento de atividades e resolução de dúvidas. Entre em contato

conosco via e-mail ou consulte o nosso Cronograma para veras datas e horários dos nossos Chats de Plantões de

Dúvidas!

Mande suas atividades o quanto antes!

Desejamos muito sucesso para o seu Projeto!