MODUL PTJ KEWANGAN TAJUK PROSES KUNCI ... -...

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

ARAHAN KERJASISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDAD KERAJAAN NEGERI

(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES KUNCI MASUK DATA NOTA MINTARUJUKAN DOKUMEN AK0201 MUKA SURAT 1/14KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses kunci masuk data nota minta iaitu merupakan dokumen yang digunakanoleh Jabatan/PTJ untuk memohon kebenaran daripada Ketua Jabatan untukmembeli barangan/perkhidmatan yang diperlukan sebelum penyediaan pesanantempatan atau Local Order (LO).

2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 1 (Nota Minta).

SEKSYEN KHIDMAT PERUNDINGSEKSYEN KHIDMAT PERUNDINGBAHAGIAN PEMBANGUNAN PERAKAUNAN DAN PENGURUSANBAHAGIAN PEMBANGUNAN PERAKAUNAN DAN PENGURUSAN



(SPEKS)


2.2 Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Tarikh skrin ialah 01/09/2010.




(SPEKS)


2.3 Klik butang dan medan tahun kewangan, jenis urusniaga, tarikh,Jabatan Pembayar, PTJ Pembayar dan Jab Mohon akan dipaparkansecara auto. Skrin akan dipaparkan seperti berikut.




(SPEKS)


2.4 Medan tahun kewangan akan default kepada tahun semasa dan medantarikh akan memaparkan tarikh semasa tetapi masih boleh diedit.

2.5 Medan jenis urusniaga akan default pada 201 yang bermaksud nota minta.

2.6 Medan Jabatan Pembayar, PTJ Pembayar dan Jabatan Mohon yangdipaparkan adalah default mengikut id pengguna di Modul Sekuriti.

2.7 Ctrl + L bagi mengunci masuk medan PTJ Mohon, kod pembekal dan bekalkepada PTJ.

2.8 Sila pastikan butiran maklumat di medan bekal kepada PTJ adalah samadengan butiran maklumat di medan PTJ Pembayaran dan PTJ mohon.




(SPEKS)


2.9 Ctrl + L bagi mengunci masuk medan bekal kepada PTJ di mana maklumatyang dipilih mestilah sama dengan maklumat di medan PTJ pembayar danPTJ mohon.

2.10 Tekan papan kekunci secara Ctrl + L bagi mengunci masuk maklumat dicharge line.

2.11 Di medan jenis barang pengguna boleh memilih samaada barang tersebut Aset Alih – Inventori, Aset Alih – Bekalan Pejabat, Aset Tak Alih, Aset HidupHaiwan – Harta Modal, Aset Hidup Haiwan – Inventori, Aset Hidup Haiwan– Stok Ruminan, Aset Hidup Haiwan – Stok Non Ruminan atau Lain-Lainseperti paparan dibawah. (sila rujuk kepada AK 03 (Aset Alih) dan AK 06(Aset Hidup – Haiwan) untuk jenis barang berkaitan.




(SPEKS)


2.12 Tekan papan kekunci enter/tab setiap kali ingin menambah charge lineyang baru




(SPEKS)


2.13 Skrin adalah seperti berikut setelah semua medan dikunci masuk.




(SPEKS)


2.14 Klik butang setelah selesai dan berpuas hati semua medan telahdikunci masuk. No. nota minta akan dijana secara auto oleh sistem selepasproses simpan dilakukan. Mesej Adakah pilihan jenis barang/HartaModal/Inventori/Bekalan Pejabat/Aset Tak Alih/Lain-lain) telah dibuat. KlikYa seperti paparan dibawah.




(SPEKS)


2.15 Setelah buat pilihan Ya, mesej Rekod telah digunakan dan Disimpan dan klik Ok seperti paparan dibawah.




(SPEKS)


2.16 Klik butang dan medan Jab, PTJ dan tahun akan dipaparkan secara auto. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

2.17 Carian nota minta yang lebih spesifik boleh dibuat melalui status dokumen(belum disemak), tarikh, nombor dokumen atau tahun.

2.18 Medan Jab dan PTJ akan dipaparkan secara auto mengikut id penggunadi Modul Sekuriti.

2.19 Medan tahun akan memaparkan tahun semasa tetapi masih boleh diedit .




(SPEKS)


2.20Klik butang dan pilih rekod yang dipaparkan untuk proses semakandengan klik butang atau klik dua kali pada rekod berkenaan.

2.21 Skrin seperti berikut akan dipaparkan.




(SPEKS)





(SPEKS)


2.22 Klik butang dan tandakan senarai semak mana yang berkenaan danklik Simpan dan mesej Rekod telah digunakan dan disimpan. Klik Okseperti skrin berikut.

2.23 Klik butang untuk kembali semula ke skrin nota minta. Klik butang

sekiranya pegawai penyedia ingin meminda sebarang butiran yang




(SPEKS)


telah dikunci masuk sebelum ini dan klik butang untuk menyimpanbutiran maklumat yang telah dipinda.

2.24 Klik butang untuk membatalkan satu sahaja charge line.

2.25 Klik butang sekiranya nota minta yang telah dikunci masuksebelum ini sepatutnya tidak perlu disediakan selepas proses simpandilakukan.




(SPEKS)

MANUAL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES KUNCI MASUK DATA PTMANUAL/INDEN KERJARUJUKAN DOKUMEN AK0301 MUKA SURAT 1/12KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses kunci masuk data Pesanan Tempatan (PT) yang telah disediakan secaramanual untuk tujuan mengemaskini maklumat ke dalam SPEKS. Manakala IndenKerja (IK) pula merupakan satu dokumen kewangan yang dikeluarkan kepadakontraktor untuk melaksanakan kerja bagi sesebuah Jabatan/PTJ.

Pengguna terlebih dahulu perlu membuat pilihan jenis transaksi samada PTmanual atau IK.

2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 3 (PT Manual/IK)Tarikh skrin 08.06.2009.

2.2 Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Tarikh skrin 01/09/2010

SEKSYEN KHIDMAT PERUNDINGSEKSYEN KHIDMAT PERUNDINGBAHAGIAN PEMBANGUNAN PERAKAUNAN DAN PENGURUSANBAHAGIAN PEMBANGUNAN PERAKAUNAN DAN PENGURUSAN 1



(SPEKS)





(SPEKS)


2.3 Klik butang dan medan tahun kewangan, jenis transaksi, jenisurusniaga, tarikh, Jabatan Pembayar dan PTJ Pembayar akan dipaparkansecara auto. Skrin akan dipaparkan seperti berikut.




(SPEKS)


2.4 Medan tahun kewangan akan default kepada tahun semasa dan medantarikh akan memaparkan tarikh semasa tetapi masih boleh diedit.

2.5 Medan jenis transaksi mempunyai pilihan dan pegawai penyedia perlumemilih samada untuk transaksi PT atau IK..

2.6 Sekiranya transaksi PT dipilih makan medan jenis urusniaga akan defaultpada 206 bermaksud PT manual. Jika transaksi IK dipilih maka medanjenis urusniaga akan default pada 223 yang bermaksud IK.

2.7 Kunci masuk di medan no. PT/ Inden dengan dimulai huruf konsonan Mbagi PT diikuti dengan sebelas (11) digit terakhir dan untuk IK sistem akanmenjanakan nombor IK secara automatik. Sebagai contoh M00000000001dan I00000000001.

2.8 Medan Jab Pembayar dan PTJ Pembayar yang dipaparkan adalah defaultmengikut id pengguna di Modul Sekuriti.

2.9 Tekan papan kekunci secara Ctrl + L bagi mengunci masuk medan JabMohon, PTJ Mohon, kod pembekal dan bekal kepada PTJ.

2.10 Sila pastikan butiran maklumat di medan bekal kepada PTJ adalah samadengan butiran maklumat di medan PTJ Pembayaran dan PTJ mohon.

2.11 Kunci masuk sendiri medan ‘sila bekalkan sebelum’ bagi memastikanbarang/perkhidmatan tidak lewat diterima daripada pembekal.

2.12 Medan tarikh terima barang tidak perlu dikunci masuk selagi barang yangdipesan tidak diterima daripada pembekal.

2.13 Tekan papan kekunci secara Ctrl + L bagi mengunci masuk maklumat dicharge line dan buat pilihan samada pembelian tersebut samada aset,inventori atau lain-lain.

2.14 Tekan papan kekunci enter/tab setiap kali ingin menambah charge lineyang baru.




(SPEKS)


2.15 Setelah selesai kunci masuk pada charge line buat pilihan sama ada AsetAlih – Inventori, Aset Alih – Bekalan Pejabat, Aset Tak Alih, Aset HidupHaiwan – Harta Modal, Aset Haiwan Hidup – Inventori, Aset Haiwan Hidup– Stok Ruminan, Aset Haiwan Hidup – Stok Non Ruminan atau Lain-Lainseperti paparan dibawah. (sila rujuk kepada AK 03 (Aset Alih) dan AK 06(Aset Hidup – Haiwan) untuk jenis barang berkaitan.

2.16 Setelah pilihan dibuat, klik Simpan dan mesej akan dipaparkan ‘Adakah pilihanjenis barang (Harta Modal/Inventori/Bekalan Pejabat/Aset Tak Alih/Lain-lain)




(SPEKS)


telah dibuat? klik Ya seperti paparan dibawah.Kemudian no. IK akan dijanasecara auto oleh sistem selepas proses simpan dilakukan.




(SPEKS)





(SPEKS)


2.17 Klik butang dan medan Jab, PTJ dan tahun akan dipaparkansecara auto. Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Tarikh skrin07/10/2010.

2.18 Carian PT manual/IK yang lebih spesifik boleh dibuat melalui statusdokumen (belum disemak), tarikh, nombor dokumen atau tahun.






(SPEKS)


2.21 Klik butang dan pilih rekod yang dipaparkan untuk prosessemakan dengan klik butang atau klik dua kali pada rekodberkenaan.




(SPEKS)


2.22 Skrin seperti berikut akan dipaparkan (PT manual).

2.23 Klik butang dan tandakan senarai semak mana yang berkenaanseperti skrin berikut.

2.24 Pegawai penyedia perlu memastikan senarai semak PT manual/IK yang

ditandakan telah dilampirkan bersama-sama dan klik butang untukmenyimpan senarai semak tersebut




(SPEKS)





(SPEKS)


2.25 Kllik butang untuk kembali semula ke skrin PT manual/IK. Klik butang

sekiranya pegawai penyedia ingin meminda sebarang butiran yang

telah dikunci masuk sebelum ini dan klik butang untuk menyimpanbutiran maklumat yang telah dipinda.


2.27 Klik butang sekiranya PT manual/IK yang telah dikunci masuksebelum ini sepatutnya tidak perlu disediakan selepas proses simpandilakukan.




(SPEKS)

MANUAL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES SEMAK PESANAN TEMPATAN MANUAL/INDEN

KERJARUJUKAN DOKUMEN AK0302 MUKA SURAT 1/8KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses semakan Pesanan Tempatan (PT) manual/inden kerja (IK) sebelumdiserahkan kepada pembekal/kontraktor.

2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 3 (PT Manual/IK).




(SPEKS)







(SPEKS)



2.3 Klik butang dan medan Jab, PTJ dan tahun akan dipaparkansecara auto. Skrin seperti berikut akan dipaparkan.

2.4 Carian PT manual/IK yang lebih spesifik boleh dibuat melalui statusdokumen (belum disemak), tarikh, nombor dokumen atau tahun.






(SPEKS)







(SPEKS)



2.8 Skrin seperti berikut akan dipaparkan (PT manual).




(SPEKS)



2.9 Skrin seperti berikut akan dipaparkan (inden kerja).




(SPEKS)



2.10 Klik butang bagi memastikan senarai semakan PT manual/IKditandakan mengikut dokumen sokongan yang dilampirkan. Klik Simpandan mesej Rekod telah digunakan dan disimpan dan klik Ok sepertipaparan dibawah.

2.11 Semak butiran PT manual/IK. Jika terdapat sebarang keraguan, pegawaipenyemak perlu klik butang untuk membatalkan PTmanual/IKtersebut.

2.12 Jika pegawai penyemak berpuas hati butiran PTmanual/IK adalah betul, klikbutang untuk proses kelulusan seterusnya.




(SPEKS)



2.13 Mesej “Semak Tamat” akan dipaparkan seperti dibawah.




(SPEKS)

MANUAL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES LULUS PESANAN TEMPATAN MANUAL/INDEN


1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses kelulusan pesanan tempatan manual/inden kerja sebelum diserahkankepada pembekal/kontraktor.

2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 3 (Pesanan TempatanManual/ Inden Kerja).





(SPEKS)






(SPEKS)




2.4 Carian pesanan tempatan manual/inden kerja yang lebih spesifik bolehdibuat melalui status dokumen (disemak), tarikh, nombor dokumen atautahun.






(SPEKS)







(SPEKS)



2.8 Skrin seperti berikut akan dipaparkan (pesanan tempatan manual).




(SPEKS)



2.9 Skrin seperti berikut akan dipaparkan (inden kerja).




(SPEKS)



2.10 Klik butang bagi memastikan senarai semakan penyediaanpesanan tempatan manual/inden kerja ditandakan mengikut dokumensokongan yang dilampirkan. Skrin akan dipaparkan seperti berikut.

2.11 Semak butiran pesanan tempatan manual/inden kerja. Jika terdapatsebarang keraguan, pegawai pelulus perlu klik butang untukmembatalkan pesanan tempatan manual/inden kerja tersebut.




(SPEKS)



2.12 Jika pegawai pelulus berpuas hati butiran pesanan tempatan manual/indenkerja adalah betul, klik butang untuk proses kelulusan. Mesej LulusTelah Tamat akan dipaparkan dan kilk Ok seperti paparan dibawah.

2.13 Pesanan tempatan manual tidak perlu dicetak selepas proses lulus keranatelah disediakan secara manual sebelum ini tetapi bagi inden kerja perlu




(SPEKS)



klik butang dan skrin akan dipaparkan seperti berikut. Terdapatpenambahbaikan pada skrin ini iaitu tambahan butang Simpan. Maklumatyang dikunci masuk dalam borang inden kerja sebelum dicetak (salinanasal) akan disimpan di dalam pangkalan data. Sekiranya pengguna inginmencetak semula borang inden kerja, sistem akan paparkan maklumatyang telah dikuncimasukkan sebelum ini dan pengguna boleh melakukancetakan semula. Tarikh skrin ialah 16.08.2010 seperti paparan dibawah.




(SPEKS)



2.14 Kunci masuk medan ringkasan kerja, no. tanggungan, rujukan fail dan kerjaterperinci dan klik simpan. Kemudiannya pengguna hendaklah klik butangSimpan dan Cetak (cetak asal) seperti skrin paparan.




(SPEKS)



2.15 Skrin dibawah menunjukkan cetak asal sedang dilakukan. Proses selesai.




(SPEKS)



2.16 Borang inden kerja adalah seperti di bawah untuk ditandatangani dandiserahkan kepada kontraktor.




(SPEKS)



2.17 Medan tarikh terima barang boleh dikunci masuk apabila barang yangdipesan daripada pembekal telah selamat diterima oleh PTJ/Jabatanwalaupun selepas proses lulus pesanan tempatan manual dilakukan.




(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES KUNCI MASUK DATA BIL INVOIS DENGAN

PESANAN TEMPATANRUJUKAN DOKUMEN AK0501 MUKA SURAT 1/13KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses kunci masuk data bil/invois yang telah diterima oleh Jabatan/PTJ daripadapembekal setelah barang/perkhidmatan yang dipesan/dikehendaki melaluipesanan tempatan nota minta, pesanan tempatan manual, inden kerja dan waranperjalanan udara awam bagi jenis bayaran bukan pukal auto dan bukan pukalmanual telah diterima/dilaksanakan dengan baik dan memenuhi spesifikasi yangdiperlukan.

2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 5 (Bil Invois denganPesanan Tempatan).




(SPEKS)



2.2 Skrin seperti berikut akan dipaparkan yang menunjukkan tarikh skrin01.09.2010 adalah merupakan skrin yang telah dilakukan penambahbaikandengan wujud/gugurnya butang seperti berikut:-

2.2.1 Butang Kuiri – sekiranya terdapat pertanyaan, medan iniboleh digunakan oleh penyemak untuk menyemak status/perihalkuiri.

2.2.2 Butang Info – medan ini diwujudkan di skrin ini sebaliknyadi Baucer Bayaran tidak ada proses tersebut lagi dimana penyediadikehendaki menanda pada senarai semak/info bagi setiap dokumensokongan yang dikepil bersama serta tambahan ruang diakhir infodengan “lain-lain dokumen”dan info ini boleh dicetak .

2.2.3 Butang Lulus telah digugurkan – proses disingkatkandengan hanya ada peringkat Semak sahaja.




(SPEKS)






(SPEKS)



Contoh skrin apabila BB berkaitan dikuiri dan pengguna hendak menyemak perkara yangdikuiri oleh penyemak/pelulus di peringkat BB.




(SPEKS)



2.3 Klik butang dan medan tahun kewangan, jenis urusniaga, tarikh, dantarikh invois akan dipaparkan secara auto. Skrin akan dipaparkan sepertiberikut.

2.4 Medan tahun kewangan akan default kepada tahun semasa dan medantarikh dan tarikh invois akan memaparkan tarikh semasa tetapi hanyamedan tahun kewangan dan medan tarikh invois sahaja yang dibenarkanuntuk diedit.




(SPEKS)



2.5 Medan jenis urusniaga akan default pada 210 bermaksud daftar bil denganpesanan tempatan.

2.6 Tekan papan kekunci secara Ctrl + L bagi mengunci masuk medan No.PT/Inden/Waran Udara dan berikut merupakan senarai pesanan tempatannota minta, pesanan tempatan manual, inden kerja dan waran perjalananudara awam bagi jenis bayaran bukan pukal auto dan bukan pukal manualyang telah diluluskan dan diserahkan kepada pembekal/kontraktor.

2.7 Untuk memudahkan pegawai penyedia mengenalpasti dan membuatpilihan di mana pesanan tempatan nota minta dimulai dengan huruf F,pesanan tempatan manual dimulai dengan huruf M, inden kerja dimulaidengan huruf I dan waran perjalanan udara awam bagi jenis bayaran bukanpukal auto dimulai dengan huruf NM dan bukan pukal manual dimulaidengan huruf K.




(SPEKS)



2.8 Medan tarikh PT/WPU/KONTRAK akan dipaparkan secara auto setelahmedan No PT/Inden/Waran Udara dikunci masuk dan tidak dibenarkandiedit.

2.9 Medan no. invois dan amaun invois perlu dikunci masuk berdasarkan invoisyang telah diterima daripada pembekal. Penambahbaikan yang barudilakukan adalah sistem akan memastikan tiada no. invois, tarikh invois danamaun invois yang sama dikuncimasuk pada waktu tersebut. Sekiranyawujud no. Invois, tarikh invois dan amaun invois yang sama satu mesejakan terpapar seperti skrin berikut:




(SPEKS)



2.10 Medan tarikh invois perlu ditukar berdasarkan tarikh sebenar invoisditerima.

2.11 Medan tarikh terima invois di PTJ, tarikh invois disahkan dan tarikh terimainvois Unit Kew PTJ akan dijana secara auto sama dengan tarikh invoisyang telah dipinda tetapi dibenarkan untuk diedit kepada tarikh yangsebenar.

2.12 Medan tarikh terima barang akan dijana secara auto di skrin selepas asetdiluluskan di skrin daftar terimaan aset.

2.13 Medan Ap58(a) untuk melibatkan pembayaran selepas tamat tempohAkaun Kena Bayar (AKB) tahun yang berkenaan dan ia mempunyai dua (2)pilihan iaitu Ya dan Tidak dan sistem akan default kepada Tidak. Pegawaipenyedia perlu memilih mana yang berkenaan.

2.14 Medan tahun 58(a) hanya perlu dikunci masuk jika medan AP58(a) telahdikunci masuk dengan pilihan Ya.

2.15 Medan rujukan nota dt/kt/dk akan dijana secara auto perlu dikunci masuksekiranya terdapat perbezaan pada amaun invois dengan amaun di chargeline.

2.16 Amaun invois kurang daripada amaun di charge line mungkin disebabkanpemberian diskaun oleh pembekal, pemulangan barang yang rosak,kuantiti yang diterima kurang daripada yang dipesan atau harga barang jatuh dipasaran.

2.17 Amaun invois lebih besar daripada amaun di charge line mungkindisebabkan caj bayaran lewat yang dikenakan oleh pembekal kerana Jabatan/PTJ lewat membuat bayaran mengikut tempoh yang telahditetapkan, peningkatan harga barang di pasaran atau kuantiti barang yang




(SPEKS)



diterima lebih banyak daripada kuantiti asal yang telah dipesan olehJabatan/PTJ berkenaan.

2.18 Medan bentuk bayaran mempunyai pilihan iaitu cek, EFT dan bank draf/TTdan pegawai penyedia boleh memilih mana yang berkenaan.

2.19 Medan pemfaktoran mempunyai dua (2) pilihan sahaja iaitu Ya dan Tidak .Sistem akan default kepada Tidak di medan pemfaktoran apabila pembekalmampu memenuhi semua barang/perkhidmatan yang diperlukan olehJabatan/PTJ kecuali jika syarikat pembekal mempunyai masalah kewangandan terpaksa menggunakan sumber pembiayaan daripada pihak lain untukmenyediakan keperluan Jabatan/PTJ maka pegawai penyedia perlumemilih Ya.

2.20 Butiran maklumat di medan no. daftar syarikat penerima/pemfaktor, namapenerima/pemfaktor, alamat penerima/pemfaktor, no. akaun bankpenerima/pemfaktor, kod bank penerima bayaran akan dipaparkan secaraauto apabila papan kekunci tab/enter ditekan selepas medan denganpemfaktoran dikunci masuk. Ini adalah kerana semua maklumat penerimabayaran telah terlebih dahulu telah dikunci masuk di Skrin Kawalan Data(DCS).

2.21 Medan perihal cek mempunyai dua (2) pilihan iaitu akaun penerima danterbuka di mana sistem akan default kepada akaun penerima perludikekalkan.

2.22 Kunci masuk sendiri maklumat perihal berkenaan bil/invois denganpesanan tempatan untuk menerangkan tentang barang/perkhidmatan yangditerima daripada pembekal.

2.23 Skrin adalah seperti berikut setelah semua medan bil/invois denganpesanan tempatan nota minta dikunci masuk.




(SPEKS)






(SPEKS)



2.24 Klik butang setelah berpuas hati semua medan telah dikunci masukseperti paparan dibawah (satu mesej peringatan akan dipaparkan secaraauto kepada pegawai penyedia sekiranya amaun invois yang telah dikuncimasuk adalah tidak sama dengan amaun di charge line).




(SPEKS)



2.25 Pengguna boleh klik pada Maklumat Terperinci untuk memastikan charge line yang digunakan adalah betul. Klik Keluar sekiranya setelah berpuas hati dengan butir-butir yang telah dikunci masuk.

2.26 Pegawai penyedia adalah bertanggungjawab untuk memaklumkan terus kepada Pegawai Penyemak supaya meminda amaun di charge line agar sama seperti amaun invois. Ini adalah kerana hanya Pegawai Penyemak sahaja yang dibenarkan untuk meminda amaun pada pesanan tempatan nota minta. Proses ini juga amat penting bagi membolehkan bil/invois dengan pesanan tempatan dapat disemak dan seterusnya diluluskan.




(SPEKS)



2.27 Klik butang sekiranya pegawai penyedia ingin meminda sebarang

butiran yang telah dikunci masuk sebelum ini dan klik butang untukmenyimpan butiran maklumat yang telah dipinda.

2.28 Klik butang sekiranya bil/invois dengan pesanan tempatan yangtelah dikunci masuk sebelum ini sepatutnya tidak perlu disediakan selepasproses simpan dilakukan.

2.29 Langkah yang sama perlu diulangi untuk mengunci masuk maklumat bil/invois bagi pesanan tempatan manual, inden kerja dan waran perjalananudara awam bagi jenis bayaran bukan pukal auto dan bukan pukal manual.




(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES SEMAK BIL INVOIS DENGAN PESANAN

TEMPATANRUJUKAN DOKUMEN AK0503 MUKA SURAT 1/19KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses semakan bil/invois bagi pesanan tempatan nota minta, pesanan tempatanmanual, inden kerja dan waran perjalanan udara awam bagi jenis bayaran bukanpukal auto dan bukan pukal manual bagi membolehkan baucar bayarandisediakan.

2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 5 (Bil Invois denganPesanan Tempatan).





(SPEKS)






(SPEKS)




2.4 Carian bil/invois dengan pesanan tempatan nota minta yang lebih spesifikboleh dibuat melalui status dokumen (belum disemak), tarikh, nombordokumen atau tahun.






(SPEKS)







(SPEKS)



2.9 Pegawai penyemak perlu klik butang untuk menyemakbagi memastikan amaun invois adalah sama dengan amaun di charge line.




(SPEKS)



2.10 Sekiranya terdapat edit yang perlu dilakukan pada charge line hanya EditOsol sahaja yang dibenarkan. Laporan harian dan skrin seperti paparandibawah dapat dilihat sebelum proses edit osol. (Bagi kes Osol di PesananTempatan salah caj dengan syarat belum semak di skrin ini.




(SPEKS)



2.11 Klik pada Butang Edit Osol dan mesej berikut dipaparkan – ‘Adakah AndaPasti Untuk Edit Kod OSOL?’. Sekiranya ‘Ya’, klik ‘Ya’.




(SPEKS)



2.12 Paparan akan terus ke medan Kod Barang dimana Kod OSOL yang baru dengan CTL+L pada medan tersebut dan buat pilihan OSOL yang

baru dan klik Simpan. Skrin yang dipaparkan seperti di bawah.




(SPEKS)






(SPEKS)



2.13 Buat Pertanyaan pada medan Belum Semak dan buat pilihan sepertipaparan dibawah.




(SPEKS)






(SPEKS)



2.13 Klik butang Info. Butang info ini telah ditambah dalam penambahbaikan barubagi menyemak dokumen sokongan dan terdapat tambahan senarai di bil. 30untuk lain-lain dokumen (kegunaan kolum ini sekiranya ada tambahandokumen sokongan yang tiada dalam info maka tandakan di kotak ‘lain-laindokumen’ dan isikan dokumen tersebut di ruangan kosong yang disediakan).Butang cetak ditambah bagi kegunaan pengguna sekiranya diperlukan untukdikemukakan bersama semasa menyediakan baucer bayaran. Klik butangKeluar dan paparan skrin seperti dibawah. .




(SPEKS)






(SPEKS)



2.14 Sekiranya pegawai penyemak berpuas hati butiran bil/invois denganpesanan tempatan nota minta adalah betul klik butang untuk proseskelulusan seterusnya seperti paparan dibawah.




(SPEKS)



2.1.5 Kemudian satu mesej seperti dibawah akan terpapar bagi mengabungpembayaran tersebut dengan syarat pembekal adalah pembekal yangsama bagi tujuan penyediaan baucar bayaran. Pilih ’Ya’ sekiranyapembayaran ingin digabungkan dan ’Tidak’ untuk sebaliknya.




(SPEKS)



2.16 Mesej terpapar setelah semak tamat seperti di skrin bawah.

2.17 Proses Semak tamat. Di skrin di butang 5 dan butang 8 untuk DaftarBayaran tanpa PT hanya proses penyediaan dan semakan sahajamanakala proses lulus pada skrin terdahulu tidak terpakai bagipenambahbaikan baru.




(SPEKS)



2.18 Selepas disimpan Laporan Harian Buku Vot menunjukkan edit osol telahmengemakini peruntukan yang terlibat seperti paparan dibawah.

2.19 Langkah yang sama perlu diulangi untuk menyemak bil/invois bagi pesanantempatan manual, inden kerja dan waran perjalanan udara awam bagi jenisbayaran bukan pukal auto dan bukan pukal manual.




(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES LULUS BIL INVOIS DENGAN PESANAN

TEMPATAN - TERBATALRUJUKAN DOKUMEN AK0504 MUKA SURAT 1/1KELUARAN 1 PINDAAN 0 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini telah terbatal/ tidak diguna pakai berikutan penambahbaikanbaru.




(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES KUNCI MASUK DATA DAFTAR BAYARAN TANPA


1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses kunci masuk data daftar bayaran tanpa pesanan tempatan yang terdiridaripada transaksi seperti berikut:-

a) bil pelbagaidigunakan untuk apungan (float) dan juga tambahan peruntukan panjarwang runcit, utiliti, daftar bayaran kontrak dan semua bayaran bagipembelian yang tidak melibatkan penggunaan pesanan tempatan

b) bayaran elaun tetapdigunakan untuk membayar elaun lebih masa, elaun penceramah, elaunfasilitator, elaun pakaian panas, elaun pakaian istiadat dan lain-lain faedahkewangan yang layak kepada anggota perkhidmatan yang berstatus aktif didalam Senarai Induk Pembayaran Gaji di Modul Gaji.

c) tuntutan perjalanandigunakan untuk bayaran tuntutan elaun perjalanan

d) bil panjar wang runcitdigunakan bagi membuat rekupmen Panjar Wang Runcit

e) bayaran pinjaman kepada agensipinjaman yang telah diluluskan kepada agensi

f) bayaran balik pinjaman kepada persekutuanmembuat bayaran balik pinjaman kepada kerajaan Persekutuan

g) pelbagai bayaran (lejar kecil)pinjaman perumahan, kenderaan, komputer atau pendahuluan diri danpelbagai




(SPEKS)



h) deposit tetap (pelaburan)bayaran untuk menjelaskan deposit tetap

i) saham (pelaburan)bayaran untuk membeli saham

j) pengeluaran (pelaburan)sekiranya simpanan tetap atau saham yang telah matang dan hanyadividen sahaja yang hendak dilaburkan semula

k) pulangan deposit (PTJ)memulangkan deposit kepada orang awam

l) pulangan deposit (kontrak)memulangkan deposit kepada kontraktor yang telah menyiapkan kontrak

m) PWR – Rekupmen Akhir Tahun

n) pelarasan nota diskaun

o) pelarasan daftar bayaran kontrak

p) daftar bayaran gaji sambilanbayaran gaji kepada pegawai atau anggota perkhidmatansambilan/kontrak/pencen/anggota perkhidmatan awam Persekutuan yangdipinjamkan yang rekod gaji tidak wujud/tidak aktif di dalam Senarai IndukPembayaran Gaji.




(SPEKS)



2.0 TINDAKAN

2.1 Pada skrin kemasukan PTJ Kewangan, klik butang 8 (Daftar BayaranTanpa Pesanan Tempatan).




(SPEKS)







(SPEKS)



2.3 Klik butang dan medan tahun kewangan, jenis urusniaga, tarikh,tarikh invois, Jabatan, PTJ, bentuk bayaran dan bil. cek akan dipaparkansecara auto. Skrin akan dipaparkan seperti berikut.

2.4 Medan tahun kewangan akan default kepada tahun semasa dan medantarikh dan tarikh invois akan memaparkan tarikh semasa tetapi hanyamedan tahun kewangan dan medan tarikh invois sahaja yang dibenarkanuntuk diedit.




(SPEKS)



2.5 Medan jenis urusniaga mempunyai enam belas (16) pilihan seperti yangtelah diterangkan di atas dan pegawai penyedia hanya dibenarkan untukmemilih transaksi di para 1.0 (a hingga c dan n hingga p) sahaja manakalatransaksi yang lain merupakan pra-antaramuka daripada skrin/modul yanglain.

2.6 Pegawai penyedia perlu mengunci masuk medan no. invois/penyatatuntutan berdasarkan invois dan penyata tuntutan yang diterima. Pindaandaripada penambahbaikan adalah sistem akan memastikan tiada invoisyang sama dikuncimasuk pada waktu tersebut. Sekiranya wujud invoisyang sama satu mesej akan terpapar seperti skrin berikut:




(SPEKS)



2.7 Medan Jabatan dan PTJ akan dipaparkan secara auto mengikut idpengguna di Modul Sekuriti.

2.8 Medan tarikh invois perlu dipinda berdasarkan tarikh sebenar invoisditerima.

2.9 Medan tarikh terima invois di PTJ, tarikh invois disahkan dan tarikh terimainvois Unit Kew PTJ akan dipaparkan secara auto setelah medan tarikhinvois dipinda tetapi dibenarkan untuk diedit kepada tarikh yang sebenar.

2.10 Medan tarikh terima barang akan dijana secara auto di skrin selepas asetdiluluskan di skrin daftar terimaan aset.




(SPEKS)



2.11 Medan Ap58(a) untuk melibatkan pembayaran selepas tamat tempohAkaun Kena Bayar (AKB) tahun yang berkenaan dan medan AP96 hanyauntuk transaksi Panjar Wang Runcit (PWR) sahaja. Sekiranya terlibat makapegawai penyedia perlu klik di petak kecil tersebut mana yang berkenaan.

2.12 Medan tahun 58(a) hanya perlu dikunci masuk jika medan AP58(a) telahditandakan.

2.13 Tekan papan kekunci secara Ctrl + L untuk mengunci masuk medannombor kontrak dan amaun deposit kontrak (sekiranya ada) jika jenisurusniaga yang dipilih melibatkan kontrak dengan pembekal yang telahdidaftarkan sebelum ini di tab senggaraan butang 2 skrin daftar kontrak.Berikut merupakan senarai kontrak yang telah didaftarkan.




(SPEKS)



2.14 Medan kod pembekal akan dipaparkan secara auto setelah medan nomborkontrak dikunci masuk daripada senarai yang dipaparkan.

2.15 Kunci masuk medan amaun seperti di invois (untuk kontrak sahaja)berdasarkan invois yang diterima dan juga medan amaun deposit kontrak(sekiranya ada).

2.16 Sekiranya jenis urusniaga yang telah dipilih tidak melibatkan kontrakdengan pembekal maka medan nombor kontrak, amaun seperti diinvoisdan amaun deposit kontrak tidak perlu dikunci masuk dan kursor akan teruske medan bentuk bayaran apabila papan kekunci tab/enter ditekan.

2.17 Medan bil. cek akan dipaparkan secara auto kepada 1 dan sistem secaraauto akan memaparkan bil. cek yang lain bergantung kepada bilanganpenerima cek yang telah dikunci masuk pada butang butir cek (selepasproses simpan dilakukan).

2.18 Pegawai penyedia perlu membuat pilihan di medan bentuk bayaransamada dalam bentuk cek, EFT atau bank deraf/TT.

2.19 Medan no. akaun hanya akan dipaparkan secara auto sekiranya memilihjenis urusniaga seperti di para 1 (e hingga j) sahaja.

2.20 Tekan papan kekunci secara Ctrl + L bagi mengunci masuk maklumat dicharge line.

2.21 Tekan papan kekunci enter/tab setiap kali ingin menambah charge lineyang baru.

2.22 Skrin seperti berikut setelah semua medan daftar bayaran tanpa pesanantempatan telah dikunci masuk.




(SPEKS)



(sila rujuk kepada AK 03 (Aset Alih) dan AK 06 (Aset Hidup – Haiwan) untukjenis barang berkaitan.

2.23 Klik butang untuk mengunci masuk butiran maklumat cek.Sekiranya jenis transaksi yang dipilih adalah melibatkan kontrak denganpembekal maka semua maklumat akan dijana secara auto daripada tabsenggaraan butang 2 skrin daftar kontrak kecuali medan amaun (RM) danmedan perihal bayaran yang perlu dikunci masuk.




(SPEKS)



2.24 Pindaan daripada penambahbaikan baru adalah tambahan kategori yangterdiri dari tiga (3) iaitu :

2.24.1 Pembekal – merujuk kepada senarai pembekal yang telahdikuncimasuk oleh BN di modul Kawalan Data (DCS)

2.24.2 Kakitangan – merujuk kepada senarai maklumatkakitangan yang telah dikuncimasuk atau didaftar oleh BNdi modul DCS (butang 24 – Maklumat Kakitangan) danterpakai bagi tujuan eSPEKS.

2.24.3 Lain-lain – merujuk kepada kedua-dua samada pembekalatau kakitangan yang belum dikuncimasuk atau didaftaroleh BN dalam Modul DCS. Ia akan disimpan di dalamjadual sementara dan boleh diekstrak apabila penggunaingin mengguna nama tersebut lagi tetapi masih belumberdaftar dalam Modul DCS. Setelah didaftar dalam DCSpengguna bolehlah memilih kategori samada pembekalatau kakitangan.

2.25 Mengunci masuk sendiri maklumat pada medan no. K/P/no. daftar syarikat,nama penerima/syarikat, alamat penerima/syarikat, no. akaun bank (bolehList of Value(LOV) untuk pembekal/kakitangan yang mempunyai banyakno. akaun), amaun dan perihal bayaran. Tambahan penambahbaikan untuktujuan eSPEKS, pengguna perlu menguncimasuk salah satu daripadamedan berikut iaitu no. telefon bimbit, no. faks dan emel.

2.26 Jika jenis urusniaga yang dipilih adalah bayaran elaun tetap yang dipilihmaka medan no. K/P/no. daftar syarikat boleh dikunci masuk denganmenekan papan kekunci secara Ctrl + L dan pilih mana yang berkenaan.Medan nama penerima/syarikat akan dipaparkan secara auto oleh sistem.Ini adalah kerana data tersebut di ambil dari senarai fail induk di dalamModul Gaji (di mana kakitangan tersebut masih aktif lagi bekerja).




(SPEKS)



2.27 Medan kod bank penerima bayaran boleh dikunci masuk dengan menekanpapan kekunci secara Ctrl + L dan medan alamat/nama bank akan dijanasecara auto.

2.28 Medan perihal cek mempunyai dua (2) pilihan iaitu akaun penerima danterbuka di mana sistem akan default kepada akaun penerima dan perludikekalkan.

2.29 Medan jumlah akan dipaparkan secara auto setelah medan amaun (RM)telah dikunci masuk.

2.30 Sekiranya penerima cek adalah melebihi daripada satu (1) maka setelahbutir cek penerima yang pertama telah dikunci masuk maka pegawaipenyedia perlu letakkan kursor di medan no. K/P/no. daftar syarikat dantekan enter/tab maka maklumat butir cek yang kedua dan seterusnya bolehmula dikunci masuk (jika melibatkan perbelanjaan di dalam satu (1)chargeline sahaja).




(SPEKS)



2.31 Skrin adalah seperti berikut setelah semua medan butir cek dikunci masuk.

2.32 Klik butang setelah berpuas hati semua medan telah dikunci masuk.


butiran yang telah dikunci masuk sebelum ini dan klik butang untukmenyimpan butiran maklumat yang telah dipinda.


2.35 Klik butang sekiranya daftar bayaran tanpa pesanan tempatanyang telah dikunci masuk sebelum ini sepatutnya tidak perlu disediakanatau terdapat kesilapan yang tidak boleh diedit selepas proses simpandilakukan.




(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES EDIT DATA DAFTAR BAYARAN TANPA

PESANAN TEMPATAN DARIPADA SKRIN/MODUL LAINRUJUKAN DOKUMEN AK0602 MUKA SURAT 1/9KELUARAN 2 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses mengemaskini maklumat daftar bayaran tanpa pesanan tempatan yangtelah dijana secara auto daripada skrin/modul lain bagi jenis urusniaga c hingga mseperti yang telah diterangkan di dalam AK0601 pada para 1.0 sebelum ini.Berikut merupakan skrin/modul lain yang terlibat di antaranya adalah sepertiberikut:-

a) skrin panjar wang runcit- rekupmen biasa panjar wang runcit- rekupmen akhir tahun panjar wang runcit

b) modul pinjaman

c) modul pelaburan

d) modul lejar kecil subsidiari (SLAS)




(SPEKS)



2.0 TINDAKAN





(SPEKS)



2.2 Skrin seperti berikut akan dipaparkan (perubahan skrin daripadapenambahbaikan baru).




(SPEKS)




2.4 Klik medan sumber untuk memilih daftar bayaran tanpa pesanan tempatanyang dikehendaki untuk dikemaskini.

2.5 Carian daftar bayaran tanpa pesanan tempatan yang lebih spesifik bolehdibuat melalui status dokumen (belum disemak), tarikh, nombor dokumen,tahun atau sumber.






(SPEKS)







(SPEKS)




2.10 Semua maklumat yang dipaparkan adalah dijana secara auto daripadaskrin/modul lain yang berkenaan.

2.11 Klik butang dan pegawai penyedia hanya dibenarkan mengeditmaklumat pada medan tarikh invois, tarikh terima invois di PTJ, tarikh invoisdisahkan dan tarikh terima invois Unit Kew PTJ dan bentuk bayaran sahaja.




(SPEKS)



2.12 Pegawai penyedia boleh membuat pilihan di medan bentuk bayaransamada dalam bentuk cek, EFT atau bank deraf/TT.

2.13 Klik butang untuk membolehkan pegawai penyedia menguncimasuk butiran maklumat cek pada medan nama penerima/syarikat, alamatpenerima/syarikat, no. akaun bank (penambahbaikan baru menyediakankemudahan dimana boleh CTRL+L untuk menyenaraikan no akaun bankyang telah dikuncimasuk dalam modul DCS dan pilih yang berkenaan)danperihal bayaran. Ini melibatkan pindaan dari penambahbaikan, sila rujuk AK0601 berkaitan pilihan kategori.

2.14 Medan kod bank penerima bayaran boleh dikunci masuk dengan menekanpapan kekunci secara Ctrl + L dan medan alamat/nama bank akan dijanasecara auto.

2.15 Medan perihal cek mempunyai dua (2) pilihan iaitu akaun penerima danterbuka di mana sistem akan default kepada akaun penerima dan perludikekalkan.

2.16 Medan amaun dan jumlah adalah dipaparkan secara auto oleh sistem.




(SPEKS)



2.17 Skrin adalah seperti berikut setelah semua medan butir cek dikunci masuk.




(SPEKS)



2.19 Klik butang setelah berpuas hati semua medan telah dikunci masuk.


butiran yang telah dikemaskini sebelum ini dan klik butang untukmenyimpan butiran maklumat yang telah dipinda.

2.21 Klik butang sekiranya daftar bayaran tanpa pesanan tempatanyang telah dikunci masuk sebelum ini sepatutnya tidak perlu disediakanatau terdapat kesilapan yang tidak boleh diedit selepas proses simpandilakukan.




(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES SEMAK DAFTAR BAYARAN TANPA PESANAN


1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada pengguna untukproses semakan daftar bayaran tanpa pesanan tempatan.

2.0 TINDAKAN





(SPEKS)







(SPEKS)




2.4 Carian daftar bayaran tanpa pesanan tempatan yang lebih spesifik bolehdibuat melalui status dokumen (belum disemak), tarikh, nombor dokumen,tahun atau sumber.






(SPEKS)







(SPEKS)




2.9 Semak butiran daftar bayaran tanpa pesanan tempatan. Jika terdapatsebarang keraguan, klik butang untuk membatalkan daftarbayaran tanpa pesanan tempatan.

2.10 Klik butang Info. Butang info ini telah ditambah dalam penambahbaikanbaru di skrin ini bagi menyemak dokumen sokongan dan terdapattambahan senarai di bil. 30 untuk lain-lain dokumen (kegunaan kolum inisekiranya ada tambahan dokumen sokongan yang tiada dalam info makatikkan di kotak ‘lain-lain dokumen’ dan isikan dokumen tersebut di ruangankosong yang disediakan). Butang cetak ditambah bagi kegunaan




(SPEKS)



pengguna sekiranya diperlukan untuk dikemukakan bersama semasamenyediakan baucer bayaran. Klik butang Keluar dan paparan skrin sepertidibawah. .

Contoh info untuk jenis urusniaga selain daripada elaun tetap dan tuntutanperjalanan.




(SPEKS)






(SPEKS)



Info untuk bayaran elaun tetap.




(SPEKS)



Info untuk bayaran tuntutan perjalanan.

2.11 Sekiranya pegawai penyemak berpuas hati butiran daftar bayaran tanpapesanan tempatan adalah betul, klik butang untuk proses kelulusanseterusnya.




(SPEKS)



2.12 Kemudian satu mesej seperti dibawah akan terpapar bagi mengabungpembayaran tersebut dengan syarat pembekal adalah pembekal yangsama bagi tujuan penyediaan baucar bayaran. Pilih ’Ya’ sekiranyapembayaran ingin digabungkan dan ’Tidak’ untuk sebaliknya.




(SPEKS)






(SPEKS)

MODUL PTJ KEWANGANTAJUK PROSES LULUS DAFTAR BAYARAN TANPA PESANAN

TEMPATAN - TERBATALRUJUKAN DOKUMEN AK0604 MUKA SURAT 1/1KELUARAN 1 PINDAAN 1 TARIKH UBAHSUAI 30/11/2010

1.0 TUJUAN

Arahan kerja ini terbatal atau tidak digunapakai berdasarkan penambahbaikanbaru.


MODUL PTJ KEWANGAN TAJUK PROSES KUNCI ... -...

Documents

Transcript of MODUL PTJ KEWANGAN TAJUK PROSES KUNCI ... -...