Modul Pengantar Administrasi Perkantoran€¦ · Modul ini disusun untuk menunjang kegiatan Belajar...
Transcript of Modul Pengantar Administrasi Perkantoran€¦ · Modul ini disusun untuk menunjang kegiatan Belajar...
1
KURIKULUM 2013
KELAS X SMK
PENERBIT EKAMILION EKA PUTRI PUSPITANINGTYAS
Modul
Pengantar Administrasi Perkantoran
2
KURIKULUM 2013
MODUL
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN DAN BISNIS
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN
Untuk KELAS X SMK
PENERBIT EKAMILION
3
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas limpahan
karunia, rahmat, taufik dan hidayah-Nya sehingga penulis masih diberi kesempatan untuk
mengabdi dan menyumbangkan pemikiran ini untuk dunia pendidikan.
Modul ini disusun untuk menunjang kegiatan Belajar Mengajar sesuai dengan
KIKD (Kompetensi Inti Kompetensi Dasar) yang terdapat dalam struktur kurikulum
SMK untuk kompetensi keahlian Manajemen dan Bisnis program studi Administrasi
Perkantoran yang berbasis pada pendidikan budaya dan karakter bangsa.
Modul ini menyajikan materi secara sistematis dan kronologis dengan
menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar sehingga tercipta pengertian yang
pas sarat dengan informasi dan mudah dipahami, baik yang sifatnya teori, latihan soal,
maupun praktik agar peserta didik dapat memahami secara tuntas.
Ucapan terima kasih tak terhingga penulis ucapkan kepada Bapak Mohammad
Arief yang telah membimbing penulis, sehingga modul ini dapat menjadi salah satu acuan
dalam mencerdaskan anak bangsa dalam dunia pendidikan khususnya kelas X SMK
program studi Administrasi Perkantoran.
Besar harapan penulis, modul ini dapat memberi kontribusi yang bermanfaat bagi
Bapak/Ibu guru dan peserta didik untuk menambah pengetahuan dan ketrampilan. Kritik
dan saran yang sifatnya membangun, penulis terima dengan senang hati dan penulis
ucapkan terima kasih.
Malang, Desember 2014
Eka Putri PuspitaningtyaS
KATA PENGANTAR
4
Kompetensi Inti:
1) Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
2)Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan
menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan
diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3)Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan prosedural dalam
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian
dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
4)Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
KOMPETENSI DASAR MATERI POKOK
3.4
4.4
Menguraikan pekerjaan kantor
Menyusun pekerjaan kantor
* Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
- menghimpun
- mencatat
- mengolah
- menggandakan
- menyimpan
- melakukan komunikasi
- menghitung
- pekerjaan lainnya
* Ciri-ciri Pekerjaan Kantor
- bersifat pelayanan
- merembes segenap
- dilakukan semua pihak
* Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan
Kantor
3.5
4.5
Mengidentifikasi struktur
organisasi dan jabatan di bidang
administrasi perkantoran.
Membuat struktur organisasi
kantor.
*Organisasi Kantor
- prinsip-prinsip organisasi kantor
- bentuk-bentuk organisasi kantor
- bagan/struktur organisasi kantor
- uraian tugas
STANDAR ISI
5
MIND MAPPING 1
PEKERJAAN KANTOR
JENIS JENIS HASIL/OUTPUT CIRI CIRI
MENGHIMPUN
MENCATAT
MENGOLAH
MENGGANDAKAN
MENGIRIM
MENGHITUNG
MENYIMPAN
PEKERJAAN LAINNYA
MELAKUKAN
KOMUNIKASI
BERSIFAT PELAYANAN
MEREMBES SEGENAP
DILAKUKAN SEMUA
PIHAK
KETRAMPILAN
MELAKUKAN BERBAGAI
JENIS PEKERJAAN
KANTOR
6
MIND MAPPING 2
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR
BENTUK-BENTUK ORGANISASI KANTOR
BAGAN atau STRUKTUR ORGANISASI KANTOR
URAIAN TUGAS
ORGANISASI KANTOR
7
Job discription adalah uraian dari pekerjaan atau kegiatan dari suatu pekerjaan.
Prosedur kerja adalah tata urutan pekerjaan yang saling berhubungan satu sama lain.
Spesialisasi Pekerjaan adalah derajat dimana derajat dalam organisasi dibagi menjadi
beberapa pekerjaan.
Privilege adalah hak istimewa yang dimiliki penguasa atau atasan.
GLOSARIUM
8
Halaman Judul 1
Kata Pengantar 3
Standar Isi 4
Mind Mapping 1 5
Mind Mapping 2 6
Glosarium 7
Daftar Isi 8
Deskripsi Umum 9
Petunjuk Penggunaan Modul 9
Tujuan Akhir Pembelajaran 10
A. Pengertian Pekerjaan Kantor 11
B. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor 12
C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor 14
D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor 16
Tes Formatif 20
Penilaian Pekerjaan 23
A. Pengertian Organisasi Kantor 24
B. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor 26
C. Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor 28
D. Bagan atau Struktur Organisasi Kantor 33
E. Uraian Tugas 36
Tes Formatif 47
Penilaian Pekerjaan 50
Daftar Pusta 51
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
BAB II PEKERJAAN KANTOR
BAB III ORGANISASI KANTOR
9
PENDAHULUAN
DESKRIPSI UMUM
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan tata usaha yang dirumuskan sebagai
segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap
organisasi dengan ciri-ciri tertentu dan dengan aturan sesuai dengan yang telah
ditetapkan.
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Petunjuk Bagi Peserta Didik
1. Bacalah dengan baik dan pahamilah dengan benar tujuan yang akan dicapai setelah
mempelajari modul ini.
2. Bacalah dengan cermat dan pahamilah dengan baik daftar pertanyaan pada cek
kemampuan sebagai tolok ukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini.
3. Baca dan pahamilah dengan baik materi dan contoh-contoh ilustrasi yang diberikan
oleh modul ini.
4. Bertanyalah pada guru/instruktur untuk memperjelas materi dan contoh-contoh
yang ada dalam modul ini, gunakan media jika diperlukan.
5. Berkomunikasilah pada guru/instruktur dan berdiskusilah dengan teman-teman bila
mendapatkan kesulitan dalam memahami materi belajar.
6. Kerjakan tugas-tugas yang diberikan dengan baik,baik secara individu maupun
kelompok.
7. Sediakan alat-alat yang dibutuhkan sebelum mnegerjakan tugas praktek dalam
modul ini.
8. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar di bab berikutnya jika belum
menguasai secara tuntas materi pada bab sebelumnya.
9. Laporkan pada guru/instruktur bila anda sudah yakin bahwa semua bab dalam
materi telah dikuasai dengan baik, kemudian mintalah untuk dievaluasi.
Petunjuk Bagi Guru/Instruktur
10
1. Bacalah modul ini dengan seksama.
2. Bimbinglah peserta didik agar tidak mendapat kesulitan dalam mempelajari modul
ini.
3. Berilah penjelasan mengenai materi dalam bab ini.
4. Berilah kesempatan pada peserta didik untuk bertanya.
5. Bantulah peserta didik dalam membentuk kelompok dan mengerjakan tugas
kelompok dan dokumentasikan hasilnya.
6. Berilah evaluasi dan dokumentasikan hasilnya.
7. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dalam pembelajaran, serta berikan
tanggapan dari hasil yang dicapai.
TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari modul ini diharapkan :
1. Peserta didik mampu memahami pengertian pekerjaan kantor.
2. Peserta didik mampu mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor.
3. Peserta didik mampu mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor.
4. Peserta didik mampu memahami dan melakukan outpun dari
pekerjaan di kan
11
PEKERJAAN KANTOR
A. Pekerjaan Kantor
ekerjaan kantor secara umum adalah pekerjaan atau kegiatan penunjang
tugas utama/pokok yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis
menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,
maupun pelayanan. Selain pengertian secara umum di atas ada juga pengertian
pekerjaan kantor berdasarkan beberapa ahli antara lain:
1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara
lisan dan pembuatan warkat-warkat tetulis dan laporan-laporan sebagai cara
untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu
landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
2. William Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan pada warkat-
warkat dari badan usaha, pembuatan warkar-warkat dan pemeliharaanya
untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi
kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat,
antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan
melindungi harta kekayaan.
P
12
Pekerjaan atau kegitan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan
prosedur kerja yang telah ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja
yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap
demi tahap serta jalan yang harus di tempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu
bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan
menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan
dengan tangan.
B. Jenis Jenis Pekerjaan Kantor
1. Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengusahakan segala keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap
dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat adalah kegiatan membubuhkan berbagai macam peralatan sesuai
dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang
diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
3. Mengolah adalah macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan adalah kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
MENGHIMPUN MENCATAT MENGOLAH
MENGGANDAKAN MENGIRIM MENYIMPAN
MELAKUKAN KOMUNIKASI
MENGHITUNGPEKERJAAN LAINNYA
Penjelasan
13
5. Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak kepada pihak lainnya.
6. Menyimpan adalah kegiatan menaruh atau meletakkan dengan berbagai cara dan
alat tempat tertentusehingga sistematis dan aman.
7. Melakukan komunikasi adalah kegiatan melakukan pengiriman ide atau
gagasan kepada pihak lain langsung ataupun menggunakan media dan mendapat
respon dari penerima pesan.
8. Menghitung adalah kegiatan melakukan penerapan data yang berkaitan dengan
angka.
9. Pekerjaan lainnya yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas
utama perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS,
persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan
adalah sebagai berikut:
Typing (mengetik)
Cheking (memeriksa)
Filling (menyimpan)
Duplicating (menggandakan)
Telephoning (menelpon)
Calculating (menghitung)
Mailing (persuratan)
24,6%
12,3%
19,5%
5,5%
6,4%
8,8%
10,2%
Other (lain-lain) 12,5%
14
MATCHING FUN
C. Ciri ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan yang sudah biasa dikerjakan oleh sebagian
besar anggota organisasi kantor. Beberapa ciri pekerjaan kantor ada di bawah ini:
Contoh-contoh kegiatan:
A. Membuat surat, mencatat
notula, mencatat kegiatan.
B. Membuat rekapiltulasi data,
membuat catatn tertulis,
membuat laporan keuangan.
C. Mengumpulkan data, mencari
informasi, membuat kliping.
D. Memfotocopy surat,
mencetak informasi.
E. Menyimpan surat/arsip,
menyimpan data/informasi ke
computer, menyusun buku di
perpustakaan.
F. Mengirim e-mail, faximile,
surat.
G. Correspondence, telepon,
teleconference, chatting.
H. Menghitung hasil penjualan,
menghitung data keuangan.
I. Pelayanan tamu, kurir,
cleaning service.
Jenis-jenis pekerjaan kantor:
1. MENGHIMPUN
2. MENCATAT
3. MENGOLAH
4. MENGGANDAKAN
5. MENGIRIM
6. MENYIMPAN
7. MELAKUKAN KOMUNIKASI
8. MENGHITUNG
9. PEKERJAAN LAINNYA
15
1. Pelayanan karena pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain
(pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tugas pokok tersebut dapat berjalan
secara efektif dan efisien.
Contohnya: Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan
pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru
adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru
memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, sepertimencatat kemajuan
belaajr siswa, menyiapkan rapot, dll.
2. Terbuka dan luas karena pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh semua pihak
dalam organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar
kantor sekali pun.
3. Dilaksanakan oleh semua anggota organisasi, pekerjaan kantor dapat
dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi, sampai
karyawan yang paling bawah sekalipun.
Contohnya: Seorang manajer tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk
bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk
Pelayanan
Terbuka & Luas
Dilaksanakan Oleh Semua
Anggota Organisasi
Penjelasan
16
membantu tugasnya dalam mengatur bawahannya, seperti menyimpan dokumen
sendiri,melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dll.
TRUE FALS POINT
NO PERNYATAAN B S 1. Ciri-ciri pekerjaan kantor bersifat pelayanan berarti pekerjaan kantor
hanya digunakan untuk mengerjakan pekerjaan pokok saja.
2. Seorang guru yang tugas utamanya adalah mengajar siswa kemudian
beliau juga mengerjakan administrasi sekolah merupakan contoh dari
ciri-ciri pekerjaan kantor yang bersifat terbuka dan luas.
3. Dilaksanakan oleh semua anggota organisasi berarti pekerjaan kantor
dapat dilakukan oleh siapa saja tentunya dengan ketrampilan yang
dimiliki.
D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
17
Tujuan dari adanya suatu kegiatan adalah adanya hasil akhir yang ingin dicapai, beberapa
hasil jasa atau produk pekerjaan kantor antara lain:
1. Surat
Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang
disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2. Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan
maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya
SURAT
LAPORAN
FORMULIRDOKUMEN TERTULIS
ARSIP
18
terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan
data.
a. Fungsi laporan :
1. sebagai bahan pertanggungjawaban
2. sebagai alat untuk menyampaikan informasi
3. sebagai alat pengawasan
4. sebagai bahan penilaian
5. sebagai bahan pengambilan keputusan
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
1. laporan yang dibuat harus jelas dan cermat
2. harus mengandung kebenaran dan objektivitas
3. laporan harus lengkap
4. laporan harus tegas dan konsisten
5. laporan harus langsung mengenai sasaran
6. harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
7. laporan sebaiknya disertai saran-saran
8. harus dibuat tepat waktu
c. Jenis-jenis laporan :
1. Laporan berdasarkan waktu
2. Lporan berdasarkan bentuk
3. Laporan berdasarkan penyampaian
4. Laporan berdasarkan sifat
5. Laporan berdasarkan isinya
d. Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)
3. Formulir
Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data
atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan
informasi yang tidak tetap.
a. Keuntungan membuat formulir :
1. Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan
kertas
2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
3. Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan
b. Fungsi formulir :
1. Mencari suatu keterangan tertentu
2. Menghimpun data yang sama
3. Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda
4. Sebagai bukti fisik
5. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :
1. Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas
19
2. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus
dibuatkan formulir
3. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
4. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
5. Formulir dibuat secara sederhana
6. Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang
cukup
7. Harus ada judul nama formulir
8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan
9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10. Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan
direncanakan secara matang.
4. Berbagai macam dokumen tertulis
Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil
kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.
Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak
kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara
langsung.
5. Arsip
Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan
berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan
dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
MATCHING FUN
Media komunikasi tertulis
yang berisi buah pikiran
atau informasi yang
disampaikan kepada pihak
lain untuk mendapatkan
tanggapan.
Pengertian surat
Fungsi formulir
Kegiatan melayani
tamu, memberikan
informasi secara
langsung.
Menghimpun data yang
sama, sebagai bukti fisik,
dasar petunjuk untuk
bekerja.
Produk jasa
20
Ringkasan materi
Pekerjaan Kantor adalah pekerjaan atau kegiatan penunjang tugas utama/pokok
yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis, catat mencatat yang
berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan. Beberapa jenis
pekerjaan kantor antara lain:menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim, menyimpan, melakukan komunikasi, menghitung, dan pekerjaan
lainnya. Sedangkan untuk ciri-ciri dari pekerjaan kantor sendiri antara lain:
pelayanan, terbuka dan luas, serta dilaksanakan ole semua anggota organisasi.
Pekerjaan kantor juga mempunyai hasil jasa atau produk seperti: surat, laporan,
formulir, berbagai macam dokumen tertulis, dan arsip.
A. Pilihlah jawaban yang paling tepat untuk soal-soal di bawah ini!
1. Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tetulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan. Pengertian pekerjaan kantor tersebut menurut …………..
a. William Leffingwell dan Edwin Robinson
b. George R. Terry
c. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford
d. Thomas Alfa Edison
2. Berikut ini jenis-jenis pekerjaan kantor, kecuali …………………………………..
a. Mencatat
b. Menghitung
c. Melakukan komunikas
d. Membuat makanan
3. Salah satu ciri dari pekerjaan kantor adalah terbuka dan luas, maksud dari
pernyataan tersebut adalah ………………………………………………………..
Tes Formatif
21
a. Semua rahasia yang ada dikantor dapat diketahui oleh siapa saja.
b. Pekerjaan kantor berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan
utama/pokok) agar pekerjaan tugas pokok tersebut dapat berjalan secara
efektif dan efisien.
c. Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi, tidak
terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekali pun.
d. Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang
paling tinggi, sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.
4. Beberapa contoh dari hasil pekerjaan kantor antara lain, kecuali ………………...
a. Surat
b. Laporan
c. Arsip
d. Artikel
5. Serangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan
adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus di tempuh dalam
rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas merupakan pengertian dari …………..
a. Jenis-jenis pekerjaan kantor
b. Ciri-ciri pekerjaan kantor
c. Hasil produk kantor
d. Prosedur kerja
6. Apakah yang dimaksud dengan menghimpun …………………………………….
a. Kegiatan mencari dan mengusahakan segala keterangan yang tadinya belum
ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana
diperlukan.
b. Kegiatan mencari dan mengusahakan segala keterangan yang tadinya belum
ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana
diperlukan.
c. Kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain langsung
ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
d. Kegiatan menaruh atau meletakkan dengan berbagai cara dan alat tempat
tertentusehingga sistematis dan aman.
22
7. Seorang guru yang tugas utamanya adalah mengajar siswa kemudian beliau juga
mengerjakan administrasi sekolah merupakan contoh dari ciri-ciri pekerjaan
kantor yang bersifat ……………………………………………………………….
a. Terbuka dan luas
b. Pelayanan
c. Dilaksanakan oleh semua anggota organisasi
d. Merembes
8. Di bawah ini merupakan beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mebuat
laporan, kecuali …………………………………………………………………...
a. Laporan harus lengkap
b. Laporan harus konsisten dan tegas
c. Laporan harus ada bukti keuangannya
d. Harus mengandung kebenaran dan objektif
9. Kegiatan melayani tamu dan memberikan informasi secara langsung merupakan
contoh dari hasil pekerjaan kantor yang bersifat …………………………………
a. Jasa
b. Pelayanan
c. Kewajiban
d. Pembiasaan
10. Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS,
persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan
di bawah ini yang benar adalah ……………………………………………………
a.
b.
c.
d.
B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !
Typing 24,6 %
Calculating 24,6 %
Cheking 6 %
Filling 15 %
23
1. Jelaskan pengertian organisasi kantor menurut Geoffrey Mills dan Oliver
Standing Ford !
2. Sebut dan jelaskan beberapa fungsi formulir !
3. Sebut dan jelaskan jenis-jenis pekerjaan kantor minimal lima !
4. Apa yang kamu ketahui tentang ciri-ciri pekerjaan kantor ?
5. Buatlah bagan keterkaitan antara organisasi kantor, jenis-jenis pekerjaan
kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor dan hasil dari pekerjaan kantor !
Petunjuk Penilaian :
1. Untuk setiap poin dari butir soal menggunakan skala berikut ini :
90-100 = Sangat Baik
80-89 = Memuaskan
70-79 = Menunjukkan kemajuan
<70 = Memerlukan perbaikan
NO Rincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan
Perbaikan
(D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat
Baik (A)
1. Pilihan Ganda
2. Uraian
2. Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter
siswa menggunakan skala berikut ini :
A = Sangat Baik
B = Memuaskan
C = Menunjukkan kemajuan
D = Memerlukan perbaikan
NO Rincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan
Perbaikan
(D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat
Baik (A)
1. Disiplin
2. Sopan santun
3. Rendah hati
4. jujur
24
ORGANISASI KANTOR
A. Pengertian Organisasi Kantor
ada dasarnya organisasi itu ada karena organisasi mempersatukan sumber-
sumber dan potensi individu-individu. Dua orang yang bekerja sama akan
lebih mudah melakukan pekerjaannya dibandingkan bila seorang diri
melakukannya. Akan tetapi untuk mencapai tujuan melalui kerja sama ada aturannya
dan mereka berusaha mengkoordinasikan kegiatan dan kebutuhannya. Sebab jika
salah seorang tidak bergerak, maka sasaran atau tujuan tidak akan tercapai sesuai
dengan apa yang diimpikan. Dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan alat untuk
mencapai tujuan, karena organisasi itu mengejar tujuan dan sasaran yang dapat
dicapai secara lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan yang dilakukan secara
bersama-sama (Gibson, 1984).
Ada beberapa alasan mengapa seseorang memasuki organisasi (Herbert G. Hicks,
1979), yaitu:
P
25
1. Social Reasons (alasan-alasan social)
Seseorang atau sekelompok orang yang bergabung dan membentuk organisasi
karena dalam organisasi akan dapat berhubungan dengan orang banyak.
2. Materill Reasoning (alasan-alasan materil)
Manusia yang berorganisasi untuk alasan-alasan materill, melalui organisasi
seseorang mampu melakukan tiga hal yaitu:
He can enlarge his abilities.
He can compress the time required to accomplish an objective throught
an organization.
He can take advantage of the accumulated knowledge of previous
generations.
Organisasi merupakan penggambaran jaringan hubungan kerja dan pekerjaan
yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang diperuntukkan untuk
setiap anggota organisasi. Organisasi juga dapat dikatakan sebuah susunan hierarki
yang secara jelas menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab. Selain itu,
organisasi juga dapat diartikan sebagai alat yang berstruktur, permanen, yang
fleksibel,sehingga apa yang terjadi dan yang akan terjadi dalam organisasi relative
tetap sifatnya dan karenanya dapat diperkirakan.
Menurut Amitai Etzioni pada umumnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri
sebagai berikut.
Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan dan tanggung
jawab komunikasi yang merupakan bentuk-bentuk pembagian kerja
yang tidak dipolakan begitu saja.
Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengerahkan
organisasi untuk mencapai tujuannya.
Penggantian tenaga, dalam hal ini tenaga yang dianggap tidak
bekerja sebagaimana tidak diharapkan, dapat diganti oleh tenaga
lain.
Dari beberapa penjelasan di atas, dapat dikemukakan beberapa
karakteristikuntuk disebut sebagai organisasi,yaitu :
Kolektifitas sekelompok orang yang bekerjasama, atas dasar
26
Proses interaksi hubungan kerja, berdasarkan
Pembagian kerja, yang ditentukan oleh
Otoritas yang tersusun secara hierarkis dalam
Strukturisasi fungsi dan peranan, untuk mencapai
Tujuan
Joseph P. Harris & John J. Corson (1963) mengemukakan unsure-unsur
dari setiap organisasi, baik didalam organisasi pemerintahan maupun
organisasi perusahaan. Unsure-unsur tersebut adalah :
1. Objectives (tujuan-tujuan), yaitu arah atau sasaran yang hendak
dicapai.w
2. Specialization (spesialisasi), yaitu pembagian atau pengelompokan
kerjaan dalam berbagai bidang berdasarkan kepentingan.
3. Hierarchy (tingkatan atau jenjang), yaitu berhubungan dengan
tingkat-tingkat wewenang yang membedakan antara peranan atasan dan
bawahan.
4. Coordination (koordinasi), yaitu penyelarasan dari pada kegiatan-
kegiatan antar bidang.
5. Authority (autoritas atau kewenangan), yaitu hak yang sah (legal) dan
resmi (official) dimiliki seseorang dalam bertindak untuk memerintah,
menggerakkan atau memaksa orang lain untuk melaksanakan suatu
kerjaan.
Sedangkan definisi kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk
perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa
suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering
dibagi menjadi 2 jenis, yaitu kantor terbesar dan terpenting, kantor ini biasanya
disebut sebagai kantor pusat, sedangkan kantor-kantor lainnya yang berukuran lebih
kecil di sebut dengan kantor cabang. Dari uraian di atas dapat kita ketahui organisasi
kantor adalah sebuah sistem atau sususan suatu kegiatan yang terdiri dari banyak
orang dengan peran yang saling berhubungan dan berada pada sebuah tempat yang
dinamakan kantor.
B. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor
27
Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting bagi sutu perusahaan atau
instansi. Prinsip organisasi akan menghasilkan suatu keefisienan dalam
menggunakan sumber daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan
keuangan. Menurut Robbons (2003), Gitlow (2001), dan Cortada (2001) ada 6
prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi. Yaitu :
1. Spesialisasi pekerjaan
Spesialisasi Pekerjaan adalah derajat dimana derajat dalam organisasi dibagi
menjadi beberapa pekerjaan. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan
berulang-ulang efisiensi dapat dicapai.
2. Departementalisasi
Departementalisasi sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan
berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. Katergori dalam
departementalisasi adalah kategori wilayah atau geografi. Untuk itu kategori
sangat diperlukan karena organisasi dilapangan sangat jarang menggunakan
1 kategori, minimal 2 kategori yang digunakan dalam pengorganisasian
operasi perusahaan.
3. Rantai Komando
Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan
dilaporkan.
4. Rentang Pengawasan
Unsure ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat dikelola
secara efisien dan efektif oleh seorang manajer.
5. Sentralisasi dan Desentralisasi
Unsure ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil suatu
keputusan dalam suatu organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan
oleh pemimpin atau kantor pusat dapat dikatakan bahwa organisasi yang
bersangkutan menggunakan sentralisasi. Sedangkan desentralisasi menurut
Gomez Mejia, Balkin dan Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan
tanggung jawab dan wewenang dalam pengambilan keputusan dari kantor
pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang
membutuhkan perhatian, dengan menggunakan desentralisasi tindakan dapat
28
dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, karena banyak orang
yang terlibat didalamnya.
6. Formalisasi
Unsure ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji (2004) sebagai suatu dokumen
tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan
pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah
pekerjaan.
C. Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor
Organisasi dapat dirumuskan sebagai bentuk suatu kerja sama berdasarkan suatu
pembagian kerja yang tetap. Hidup berkelompok pada umumnya membutuhkan
perkumpulan atau organisasi. Di dalam UUD 1945 pasal 28, berorganisasi
disebutkan dengan istilah berserikat, sedangkan apabila bentuk kerja samanya tidak
permanen disebut berkumpul.
Bentuk organisasi pada suatu kantor umumnya memiliki kecendrungan yang
sama yaitu organisasi berbentuk :
1. Organisasi Garis/lini (line Organization)
Organisasi ini adalah yang paling sering kita jumpai dan banyak digunakan,
terutama diperusahaan kecil. Bentuk organisasi ini menjelaskan bahwa wewenang
atasan kepada bawahannya terhubung langsung secara vertical. Dalam organisasi
garis/lini, pemimpin memiliki kekuasaan tunggal atas segala ketentuan.
line organizati
on
line staff oeganizati
on
functional organizati
on
divisional
matriks
29
Keputusan ada di satu orang yaitu pimpinan sehingga organisasi ini lebih bersifat
otoriter.
Ciri paling terlihat dari organisasi ini adalah jabatan yang ada dalam organisasi
ini terletak secara vertikal. Selain itu, organisasi ini memiliki ciri-ciri lain yang
membedakannya dengan organisasi lainnya yakni sebagai berikut:
Tujuan organisasi masih sederhana
Jumlah karyawan masih sedikit
Pemimpin dan bawahan hubungannya cukup dekat dan sering berkomunikasi
Organisasi/perusahaan kecil
Alat produksi belum terlalu canggih dan beraneka ragam
Spesialisasi belum banyak dibutuhkan secara khusus
Kelebihan Organisasi Garis/Lini
1. Atasan dan bawahan berada dalam satu garis komando
2. Rasa solidaritas seluruh anggota organisasi tinggi
3. Proses pengambilan keputusan lebih cepat
4. Disiplin tinggi
5. Anggota organisasi lebih menyadari tugas masing-masing
Kekurangan Organisasi Garis/Lini
1. Kepemimpinan otoriter
2. Karyawan kurang berkembang
3. Ketergantungan pada pimpinan organisasi sangat tinggi
4. Kurang fleksibel karena kontrol pimpinan ketat
5. Jarang memberi kesempatan pada bawahan yang ingin naik pada jenjang
pangkat berikutnya
2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
Pada bentuk organiasi ini, pucuk pimpinan mempunyai pejabat atau staf sebagai
pembantu, namun tidak memiliki wewenang memberi perintah atau tugas. Pelimpahan
30
wewenang dalalm organisasi ini berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari
pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya.
Ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staf diantaranya adalah:
Organisasi besar dan kompleks
Daerah kerja yang luas
Jumlah karyawan banyak
Pemimpin dengan karyawan tidak kenal terlalu dekat
Hubungan kerja tidak bersifat langsung
Spesialisasi beragam
Kelebihan Organisasi Garis/Lini dan Staf
1. Pembagian tugas lebih jelas
2. Kerja sama terkordinir dengan baik
3. Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin
4. Fleksibel untuk diterapkan
5. Pengambilan keputusan diambil dengan tepat karena diputuskan oleh orang yang
ahli di bidangnya
Kekurangan Organisasi Garis/Lini dan Staf
1. Tugas pokok sering dinomorduakan
2. Pengambilan keputusan melalui beberapa tahap
3. Dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol
4. Menimbulkan persaingan tidak sehat antar pejabat
5. Rasa solidaritas pegawai rendah karena tidak saling kenal akibat banyaknya
pekerjaan
3. Organisasi Fungsional (Funcional Organization)
31
Yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah organisasi yang disusun
berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harus dilaksanakan. Bentuk organisasi ini
mempunyai sistem pola kerja yang didasarkan kepada keahlian.
Organisasi ini jarang digunakan karena cukup banyak memiliki kekurangan,
terutama dalam hal pengawasan dan pertanggungjawaban kinerja karyawan kepada
pejabat-pejabat yang terkait. Salah satu contoh struktur organisasi fungsional adalah
bentuk kepanitiaan.
Organisasi funsional memiliki ciri sebagai berikut:
Organisasi kecil
Adanya kelompok kerja staf ahli
Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
Target organisasi jelas dan pasti
Pengawasan ketat
Kelebihan Organisasi Fungsional
1. Program terarah, jelas dan cepat
2. Diisi oleh para ahli dalam bidangnya
3. Kordinasi terjalin dengan baik
4. Anggaran, Pegawai, dan alat tepat dan sesuai
5. Kenaikan pangkat pejabat cepat
6. Pembagian kerja lebih profesional
Kekurangan Organisasi Fungsional
1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2. Banyak mengeluarkan biaya tambahan
3. Koordinasi dan inspeksi sulit dilaksanakan
4. Keputusan berada pada pimpinan pusat hingga pengambilan keputusan lambat
4. Organisasi Divisional
32
Organisasi divisional sering di terapkan pada perusahaan yang berkembang pesat.
Perusahaan tersebut semakin memajukan berbagai lini untuk mendesentralisasi
kewenangannya dalam pengambilan keputusan.
Dalam struktur organisasi divisional, seorang manager divisi dapat
mengembangkan strategi untuk devisinya. Strategi yang ditempuh mungkin saja
berbeda dengan devisi lainnya.
Kelebihan Organisasi Divisional
1. Divisi yang dibentuk merupakan tempat melatih manajer muda
2. Meningkatkan jumlah pusat insiatif perusahaan
3. Kebutuhan konsumen semakin diperhatikan
4. Memiliki fleksibilitas pada struktur perusahaan
5. Kesempatan berkarir lebih terbuka
Kekurangan Organisasi Divisional
1. Koordinasi yang buruk antar divisi
2. Terjadi duplikasi sumberrdaya lintas divisi
3. Kurang kendali sumber daya manajemen puncak
4. Memungkinkan persaingan antar divisi
5. Komunikasi antar spesialisasi menjadi turun
5. Organisasi Matriks
Struktur organisasi matriks merupakan gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua
gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat organisasi yang lebih
efisien. Namun organisasi matriks inilah yang paling kompleks.
Kebaikan Organisasi Matriks
1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efektif
2. Tujuan proyek menjadi lebih jelas
3. Banyak jalur untuk melakukan komunikasi
33
4. Pekerjaan dapat dipahami lebih jelas
5. Ketersediaan tenaga ahli untuk seluruh divisi
6. Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan
Kelemahan Organisasi Matriks
1. Mempunyai struktur yang rumit
2. Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan
3. Membutuhkan biaya yang relatif tinggi
4. Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda
5. Dapat menimbulkan konflik antara dua matriks.
D. Bagan atau Struktur Organisasi Kantor
Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian
dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan
sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana. Sebaliknya,
organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak
perusahaan tentunya dijalankan dengan sebuah struktur organisasi yang lebih rumit.
Struktur organisasi menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta
hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dapat memberikan stabilitas dan
kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel
atau anggotanya silih berganti. Beberapa hal penting dalam suatu struktur organisasi
yaitu :
Spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tanggung
jawabnya).
Standarisasi (perlu adanya suatu prosedur yang baku atau teratur untuk
aktivitas tertentu).
Koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama antara tiap bagian).
Mekanisme pengambilan keputusan (dengan pemusatan wewenang pada satu
pimpinan pusat (sentralisasi).
Unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan
tertentu).
Ada beberapa struktur organisasi, diantaranya adalah :
34
1. Organisasi lini (garis lurus)
Organisasi lini atau garis lurus merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana.
Ciri utama organisasi lini adalah jabatan-jabatan yang tercantum di dalam organisasi
terletak pada satu garis vertical. Prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi
berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi
tradisional atau klasik. Setiap struktur organisasi pasti mempunyai kelebihan dan
kekurangan masing-masing, kelebihan struktur garis adalah dengan diterapkannya
system ini maka karyawan akan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas
pekerjaan yang diembannya. Sedangkan kekurangannya adalah kurang fleksibelnya
dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih
luas dan lebih kompleks.
2. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana
orang-orang lini terdiri dari orng-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam
tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai
penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini. Kelebihan struktur garis (lini) dan staf
adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada
karyawan staf. Kekurangan struktur garis staf adalah konflik antara karyawan
posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Hal ini mengakibatkan beberapa
manajer mengurangi “ privilege” dari staf ahli,yang menghalangi perkembangan
hubungan kerja antara posisi garis dan staf.
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PT. THAS POWER
Contoh Bagan yang ada
dalam suatu organisasi:
35
36
E. Uraian Tugas
Personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa latin
apparatus yang berarti alat) atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.
Hal-hal yang berhubungan dengan personel kantor adalah :
a. Tugas dan tanggung jawab personel kantor
a. Kepala kantor
Tugas seorang kepala kantor adalah bertanggung jawab atas beresnya
penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain untuk
mengatur mekanisme kerja karyawan.
b. Petugas arsip
Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua
surat masuk dan surat keluar.
c. Pembuat surat
Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.
d. Penerima tamu
Penerima tamu bertanggung jawab atas pelayanan terhdap tamu dan menerima
telepon.
e. Petugas keuangan/kasir
Petugas keuangan atau kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan
pembukuan secara cermat.
b. Syarat-syarat personel kantor
a. Syarat pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan
criteria tertentu,contohnya tentang latar belakang pendidikannya.
b. Syarat keterampilan
Minimal seorang personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan
cukup baik, terampil dalam mengetik dan mampu menggunakan aplikasi
computer.
c. Syarat kepribadian
Idealnya kepribadian yang harus dimiliki oleh personel kantor adalah loyalitas
(kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan), dapat menyimpan rahasia
37
perusahaan karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-
informasi penting.
c. Peran penting Manajer dan pengawas kantor
Manajer kantor mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan
mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap
memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya.
Menurut the Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang
manajer kantor adalah :
kemampuan pejabat pimpinan
latar belakang praktek
latihan manajerial
kemampuan mengungkapkan diri
bersikap terbuka
keingin tahuan
kreatifitas
pertimbangan kesehatan
kemampuan menjual gagasan
kesabaran
pengendalian emosi
kemampuan kerja sama
38
Menurut Moekijat (1997:4) , seorang pengawas kantor adalah seseorang yang
mengawasi pekerjaan dari lain-lain orang yang mungkin menjadi bawahan dari seorang manajer
kantor. Macam-macam tugas pengawas antara lain :
1) Tugas pokok seorang pengawas
Memberi perintah untuk melaksanakan pekerjaan
Mengawasi pegawai dalam mengawasi pekerjaannya
Melatih pegawai untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik karena ujung tombak
organisasi adalah karyawan operasional
Memelihara hubungan baik antar pegawai dengan bijaksana
2) Tugas pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan
Merencanakan pekerjaan tiap seksi/unit.
Mengusahakan agar pekerjaan selesai tepat waktu sehingga dapat mengetahui tahapan
berikutnya yang harus dilaksanakan
Menjamin adanya ketelitian
Mengkoordinasikan pekerjaan dengan seksi lain
Membagi pekerjaan secara adil atau serata mungkin
Mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan
3) Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan
Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik
Mengembangkan latihan dengan system magang
Mendelegasikan tanggung jawab dengan memberi kesempatan pada bawahan yang
berbuat salah dengan catatan kesalahan tersebut masih ditolelir
Memelihara disiplin, member teguran, atau memberi pujian jika perlu
4) Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan
Meminta rekap daftar hadir karyawan pada tanggal sekian
Bekerja dengan pengawas lain yang selevel
Mengijinkan dan mendorong pertukaran pegawai
Melaksanakan kebijakan perusahaan
39
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PT. THAS POWER
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ORGANISASI
PT. THAS POWER
Komisaris (Pemilik Perusahaan)
Mengangkat dan memberhentikan Direksi;
Menyetujui atau menolak RJPP (Rencana Jangka Panjang
Perusahaan) dan RKAP (Rencana Kerja Dan Anggaran Perusahaan)
yang diusulkan oleh Direksi;
Menetapkan target kinerja masing-masing Direksi atas dasar RJPP
dan RKAP;
Melakukan penilaian kinerja Direksi;
Menetapkan auditor eksternal untuk melakukan audit atas laporan
keuangan;
Menetapkan remunerasi dan pembagian laba perusahaan (deviden);
Mendelegasikan kepada Direktur Utama tentang pembagian tugas,
tanggung jawab dan wewenang Direksi serta Manager.
Contoh uraian tugas
dalam PT THAS
POWER !
40
Memperoleh informasi kinerja perusahaan baik dari Direksi maupun
Manager mengenai keuangan atau hal-hal lain yang menyangkut
Perusahaan secara lengkap, tepat waktu, dan teratur.
Menyetujui atau menolak kerja-sama dengan perusahaan/pihak lain
yang diusulkan oleh Direksi.
Menyelenggarakan Rapat Pertanggungjawaban Direksi secara
semesteran/ tahunan atau sewaktu-waktu diperlukan
Direktur Utama
Memimpin para direksi, manager dan pelaku organisasi perusahaan
lainnya sehingga Perseroan dipastikan dapat berjalan sesuai RJPP
dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.
Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan.
Mewakili perseroan baik didalam maupun diluar pengadilan
Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk
kepentingan perseroan sesuai ketentuan yang berlaku
Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam
pelaksanaan tugasnya
Menyiapkan RJPP, RKAP, menandatanganinya bersama dengan
anggota Direksi lainnya dan mengusulkan pengesahannya kepada
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang
keadaan dan kinerja perusahaan kepada Komisaris/Pemilik
Perusahaan;
Menyusun dan mengimplementasikan sistem akuntansi yang sesuai
dengan standar akuntansi keuangan
Menyusun dan menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Menetapkan struktur organisasi dan uraian tugasnya
Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik
secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
Menetapkan kebijakan-kebijakan dan membuat aturan kepegawaian
Mengangkat dan memberhentikan pekerja
Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan
tertentu atas tanggungjawabnya
Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang
berlaku
41
Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili Perseroan
dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Direktur Operasi
Bersinergi dengan anggota direksi lainnya, memimpin dan mengelola
Perseroan khususnya dalam direktorat operasi yang meliputi bidang
perencanaan/pemasaran, pembangkitan dan konstruksi .
Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan dalam
direktoratnya.
Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk
kepentingan perseroan dalam direktoratnya sesuai ketentuan yang
berlaku
Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam
pelaksanaan tugasnya
Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyiapkan RJPP,
RKAP, menandatanganinya untuk kemudian diusulkan pengesahannya
kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan
Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang
keadaan dan kinerja Perusahaan khususnya direktorat operasi
kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan
Menyusun dan mengimplementasikan Standard Operation Procedure
(SOP) dalam direktoratnya sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan
Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyusun dan
menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh
Komisaris/Pemilik Perusahaan;
Menetapkan struktur organisasi pada direktoratnya dan uraian
tugasnya
Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik
secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan
tertentu atas tanggungjawabnya
Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang
berlaku
Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili perseroan
dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.
42
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Direktur Umum
Bersinergi dengan anggota direksi lainnya, memimpin dan mengelola
Perseroan khususnya dalam direktorat umum yang meliputi bidang
Keuangan/SDM, Administrasi Proyek dan Logistik.
Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan Perseroan dalam
direktoratnya.
Bertanggungjawab penuh dalam menjalankan tugas untuk
kepentingan perseroan dalam direktoratnya sesuai ketentuan yang
berlaku
Bertanggungjawab secara pribadi jika bersalah atau lalai dalam
pelaksanaan tugasnya
Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyiapkan RJPP,
RKAP, menandatanganinya untuk diusulkan pengesahannya kepada
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang
keadaan dan kinerja Perusahaan khususnya direktorat umum kepada
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Menyusun dan mengimplementasikan Standard Operation Procedure
(SOP) dalam direktoratnya sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan
Bersama-sama dengan anggota direksi lainnya menyusun dan
menyampaikan Laporan Tahunan untuk disyahkan oleh
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Menetapkan struktur organisasi pada direktoratnya dan uraian
tugasnya
Memberikan penjelasan kepada Komisaris/Pemilik Perusahaan baik
secara berkala maupun sewaktu-waktu diminta
Mengangkat seseorang/kuasanya untuk melakukan perbuatan
tertentu atas tanggungjawabnya
Menjalankan tindakan-tindakan lainnya sesuai ketentuan yang
berlaku
Bertindak untuk dan atas nama Perseroan, serta mewakili perseroan
dengan terlebih dulu mendapat persetujuan rapat Direksi.
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
43
Manager Perencanaan & Pemasaran
Mengkoordinasikan perencanaan perseroan mengacu pada RJPP dan
RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan.
Memasarkan/mempromosikan produk dan jasa perseroan kepada
pelanggan dan calon pelanggan untuk mendapatkan order pekerjaan.
Berkoordinasi dengan manager terkait untuk menindaklanjuti order
pekerjaan/info pelelangan yang memungkinkan perseroan dapat
melaksanakan/mengikuti pelelangan.
Memastikan perseroan mematuhi ketentuan tentang persyaratan
yang ditentukan (kepatuhan atas pelaksanaan GCG) dalam tata
laksana pekerjaan.
Mengkoordinasikan rapat direksi ataupun rapat gabungan direksi
dan komisaris secara berkala ataupun jika sewaktu-waktu
diperlukan
Membuat dan mendokumentasikan risalah rapat direksi dan risalah
rapat gabungan direksi dan komisaris
Menyiapkan bahan untuk pembuatan laporan kinerja perusahaan
Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dengan stakeholders
setelah mendapatkan ijin dari direksi
Menyeleksi informasi yang relevan untuk bisa dipublikasikan kepada
stakeholders
Bersama dengan manager terkait selalu berupaya memelihara
pelanggan dan calon pelanggan
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya
Manager Pembangkitan
Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan pengadaan batubara,
pengadaan sewa mobil / mesin pembangkit, pengadaan spare-part
mesin pembangkit berikut pemasangannya,
pemeliharaan/pengoperasian mesin pembangkit mengacu pada RJPP
dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik Perusahaan
ataupun atas dasar order dari pelanggan/memenangkan lelang
pekerjaan.
Berkoordinasi dengan manager terkait untuk membuat pelaporan
hasil pekerjaan dengan mengacu pada SOP yang telah ditetapkan.
44
Memastikan pelaksanaan pekerjaan mematuhi ketentuan tentang
persyaratan yang ditentukan (kepatuhan atas pelaksanaan GCG).
Membuat dan mendokumentasikan laporan pekerjaan tepat waktu
sesuai dengan kontrak perjanjian
Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang tugasnya
Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin kemitraan
dengan stakeholders dalam bidang tugasnya
Bersama dengan manager terkait selalu berupaya memelihara
stakeholders
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya
Manager Konstruksi
Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan pembangunan mesin
pembangkit ataupun sarana pendukungnya serta bangunan lainnya
mengacu pada RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh
Komisaris/Pemilik Perusahaan ataupun atas dasar order dari
pelanggan/memenangkan lelang pekerjaan.
Berkoordinasi dengan manager terkait untuk membuat pelaporan
hasil pekerjaan dengan mengacu pada SOP yang telah ditetapkan.
Memastikan pelaksanaan pekerjaan mematuhi ketentuan tentang
persyaratan yang ditentukan (kepatuhan atas pelaksanaan GCG).
Membuat dan mendokumentasikan laporan pekerjaan tepat waktu
sesuai dengan kontrak perjanjian
Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang tugasnya
Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin kemitraan
dengan stakeholders dalam bidang tugasnya
Bersama dengan manager terkait selalu berupaya memelihara
stakeholders
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya
Manager Keuangan Dan SDM
Mengkoordinasikan dan menyiapkan kebutuhan anggaran dan SDM
sebagai supporting pelaksanaan pekerjaan perseroan yang mengacu
45
pada RJPP dan RKAP yang telah disyahkan oleh Komisaris/Pemilik
Perusahaan.
Berkoordinasi dengan manager terkait untuk membuat pelaporan
hasil pekerjaan dengan mengacu pada SOP yang telah ditetapkan.
Memastikan pelaksanaan pekerjaan mematuhi ketentuan tentang
persyaratan yang ditentukan (kepatuhan atas pelaksanaan GCG).
Membuat dan mendokumentasikan laporan kinerja keuangan dan
SDM tepat waktu
Mengurus dan menyelesaikan pembayaran/penagihan kepada pihak-
pihak terkait yang menjadi kewajiban/hak perseroan
Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang tugasnya
Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin kemitraan
dengan stakeholders dalam bidang tugasnya
Bersama dengan manager terkait selalu berupaya memelihara
stakeholders
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya
Manager Administrasi Proyek
Mengkoordinasikan dan melakukan pengawasan serta
mendokumentasikan pelaksanaan pekerjaan suatu proyek mengacu
pada kontrak perjanjian
Melakukan evaluasi atas pelaksanaan pekerjaan suatu proyek dan
membuat rekomendasi untuk tindak lanjut
perbaikan/penyelesaiannya
Memastikan pelaksanaan pekerjaan suatu proyek mematuhi
ketentuan tentang persyaratan yang ditentukan dalam kontrak
perjanjian (kepatuhan atas pelaksanaan GCG).
Berkoordinasi dengan manager terkait dalam membuat laporan
pekerjaan suatu proyek sebagai bahan penagihan/pembayaran
mengacu pada kontrak perjanjian.
Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang tugasnya
Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin kemitraan
dengan stakeholders dalam bidang tugasnya
Bersama dengan manager terkait selalu berupaya memelihara
stakeholders
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
46
Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya
Manager Logistik
Mengkoordinasikan dan melaksanakan pengadaan material/barang
yang dibutuhkan dalam menunjang penyelesaian pekerjaan suatu
proyek mengacu pada kontrak perjanjian
Memastikan bahwa pengadaan material/barang yang diperlukan
dalam pelaksanaan pekerjaan suatu proyek mematuhi ketentuan
tentang persyaratan yang ditentukan dalam kontrak perjanjian
(kepatuhan atas pelaksanaan GCG).
Berkoordinasi dengan manager terkait dalam membuat laporan
pekerjaan suatu proyek sebagai bahan penagihan/pembayaran
mengacu pada kontrak perjanjian.
Menyiapkan bahan untuk laporan kinerja dalam bidang tugasnya
Mewakili perseroan untuk berkomunikasi dan menjalin kemitraan
dengan stakeholders dalam bidang tugasnya
Bersama dengan manager terkait selalu berupaya memelihara
stakeholders
Memperoleh gaji, tunjangan dan fasilitas lain sesuai penetapan dari
Komisaris/Pemilik Perusahaan
Membuat laporan berkala dalam bidang tugasnya
47
Ringkasan materi
Organisasi kantor adalah sebuah sistem atau sususan suatu kegiatan yang terdiri dari
banyak orang dengan peran yang saling berhubungan dan berada pada sebuah tempat
yang dinamakan kantor. Di dalam organisasi kantor terdapat beberapa prinsip antara
lain spesialisasi pekerjaan, departementalisasi, rantai komando, rentang pengawasan,
sentralisasi dan desentralisasi, dan formalisasi. Sedangkan untuk bentuk dari
organisasi kantor yaitu line staff organization, line organization, matriks, fuctional
organization, dan divisional. Sedangkan untuk struktur organisasi ada dua yaitu
organisasi lini (garis lurus) dan organisasi lini dan staf. Uraian tugas merupakan job
diskripsi dari masing-masing personil pekerja.
A. Pilihlah jawaban yang paling tepat untuk soal-soal di bawah ini!
1. Sebuah sistem atau sususan suatu kegiatan yang terdiri dari banyak orang
dengan peran yang saling berhubungan dan berada pada sebuah tempat yang
dinamakan kantor merupakan pengertian dari …………………………………
a. Organisasi kantor
b. Lembaga organisasi
c. Kantor
d. Organisasi
2. Beberapa alasan mengapa seseorang memasuki organisasi (Herbert G. Hicks,
1979), antara lain ………………………………………………………………...
a. Social Reasoning
b. Materill Reasoning
c. Social Study
d. A dan B benar
Tes Formatif
48
3. Menurut Amitai Etzioni pada umumnya organisasi ditandai oleh ciri-ciri
sebagai berikut, kecuali ………………………………………………………..
a. Adanya pembagian dalam pekerjaan, kekuasaan dan tanggung jawab
komunikasi yang merupakan bentuk-bentuk pembagian kerja yang tidak
dipolakan begitu saja.
b. Ada pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengerahkan organisasi
untuk mencapai tujuannya.
c. Penggantian tenaga, dalam hal ini tenaga yang tidak dianggap tidak bekerja
sebagaimana tidak diharapkan, dapat diganti oleh tenaga lain.
d. Adanya kebebasan dalam menentukan sesuatunya secara objektiv dalam
segala hal.
4. Berikut ini prinsip-prinsip organisasi kantor yang benar, kecuali ………………
a. Spesialisasi pekerjaan
b. Departementalisasi
c. Formalisasi
d. Sosialisasi
5. Line staff organization, line organization, dan matriks merupakan …………….
a. Bentuk-bentuk organisasi kantor
b. Prinsip-prinsip organisasi kantor
c. Jenis-jenis kantor
d. Struktur organisasi
6. Tugas pokok sering dinomorduakan, pengambilan keputusan melalui beberapa
tahap, dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol, menimbulkan
persaingan tidak sehat antar pejabat, dan rasa solidaritas pegawai rendah karena
tidak saling kenal akibat banyaknya pekerjaan merupakan …………………….
a. Kelemahan line organization
b. Kelemahan line staff organization
c. Kelemahan matriks
d. Kelemahan functional organization
7. Susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi.
Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat
dijalankan dalam struktur yang sederhana merupakan pengertian dari …………
49
a. Organisasi kantor
b. Struktur organisasi
c. Prinsip kantor
d. Uraian tugas kantor
8. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan yang benar adalah ……
a. Memberikan semua pekerjaan pimpinan kepada bawahan.
b. Memberikan beban pekerjaan sesuai keinginan.
c. Melatih bawahan agar mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik.
d. Mengabulkan segala permintaan bawahan.
9. Menurut the Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang
manajer kantor adalah …………………………………………………………
a. Kemampuan pejbat pimpinan
b. Latar belakang praktek
c. Latihan manajerial
d. Semua benar
10. Yang harus dimiliki oleh personel kantor adalah loyalitas (kesetiaan terhadap
organisasi dan pekerjaan), dapat menyimpan rahasia perusahaan karena
pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting merupakan
syarat ………… personel kantor.
a. Syarat pengetahuan
b. Syarat ketrampilan
c. Syarat kepribadian
d. Syarat wawasan
B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar !
1. Sebutkan beberapa karakteristik untuk dapat disebut sebagai suatu organisasi!
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan prinsip departementalisasi pada
organisasi kantor !
3. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk organisasi kantor !
4. Sebut dan jelaskan ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staff !
5. Gambarkan contoh bagan organisasi suatu kantor !
50
Petunjuk Penilaian :
2. Untuk setiap poin dari butir soal menggunakan skala berikut ini :
90-100 = Sangat Baik
80-89 = Memuaskan
70-79 = Menunjukkan kemajuan
<70 = Memerlukan perbaikan
NO Rincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan
Perbaikan
(D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat
Baik (A)
1. Pilihan Ganda
2. Uraian
2. Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter
siswa menggunakan skala berikut ini :
A = Sangat Baik
B = Memuaskan
C = Menunjukkan kemajuan
D = Memerlukan perbaikan
NO Rincian Tugas
Kinerja (RTK)
Memerlukan
Perbaikan
(D)
Menunjukkan
kemajuan (C)
Memuaskan
(B)
Sangat
Baik (A)
1. Disiplin
2. Sopan santun
3. Rendah hati
4. jujur
51
DAFTAR PUSTAKA
Anugerah, Dino.2014.Bentuk Bentuk Organisasi
Kantor.http://anugerahdino.blogspot.com/2014/09/bentuk-bentuk-organisasi-
kantor.html(onlone)
Aditya.2013.Struktur Organisasi dan
Bagan.http://siapaaditya.blogspot.com/2013/09/struktur-organisasi-dan-bagan-
organisasi.html(online)
Risdans.2013.Pengertian Fungsi Jenis dan
Ciri.http://risdans.blogspot.com/2013/11/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html(onlone)
Ridwan, Novia.2013.Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan
Kantor.http://ridwannovia.blogspot.com/2013/11/hasil-jasa-atau-produk-pekerjaan-
kantor.html(online)
Novan, Bayu. 2014.Jenis-jenis Pekerjaan Kantor.http://novanbayuap2.blogspot.com/(online)
Ikanovitas.2012.Bagan Struktur
Organisasi.http://ikanovitas.blogspot.com/2012/10/menjelaskan-bagan-struktur-
organisasi.htmlonline)
http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/iii-mengidentifikasi-
pekerjaan-kantor.html(online)
http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-pekerjaan-kantor-ciri-
peran.html(online)
http://jhonmiduk8.blogspot.com/2014/08/prinsip-organisasi-perkantoran.html(online)
http://dataarpus.blogspot.com/2010/04/uraian-tugas-kantor-data-kearsipan-dan.html(online)
52
PENERBIT EKAMILION