Modul Pelatihan Ms Office
description
Transcript of Modul Pelatihan Ms Office
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 1
POKOK BAHASAN
Ms. Excel 2007
Pengertian Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika).
Ms. Word adalah perangkat lunak Pengolah kata / pembuat dokumen dalam bentuk text
tertulis (word processor)
Cara memulai Ms. Excel 1. Klik menu start pada bagian paling bawah pojok kiri layar/monitor 2. Pilih Allprogram>Microsoft Office>Microsoft Excel 2007
KOLOM
BARIS
SHEET
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 2 Langsung menuju praktek
1. Operator dasar excel + => tambah - => kurang * => kali / => bagi Bekerja dengan Excel 2007 Buka Ms. Excel 2007 sesuai dengan cara diatas, kemudian akan ada tampilan seperti di bawah ini
Ini adalah tampilan utama dari Ms. Excel 2007 1. Merubah nama Sheet dengan cara kelik kanan pada sheet yang akan dig anti kemudian pilih rename lalu
masukan nama sheet yang baru, contoh
Maka nama sheet akan berubah menjadi hitam selanjut nya tinggal diketik nama sheet tersebut
Nama sheet yang sedang aktif
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 3
Kemudian ganti dengan nama DATA SATU, maka tampilan nama sheet akan berubah seperti gambar di bawah
Membuat dan menyimpan dokumen
Masih bekerja dengan sheet yang bernama data satu tadi sekarang kita akan melakukan penginputan data dan menjumlahkan serta memformat data tersebut
Nama sheet berubah menjadi hitam menandakan sheet tersebut siap untuk
dirubah nama
Nama sheet telah berubah
Menandakan bahwa kita masih bekerja di sheet yang bernama DATA SATU
Berada dikolom B Dibaris yang kedua
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 4 Langkah selanjutnya supaya cepat dalam pengerjaan
Untuk mengisi kolom jabatan dan jika jabatan masing masing karyawan adalah admin dengan cara mengcopy data tersebut
Caranya adalah
Klik kanan kolom jabatan pada nama admin kemudian klik kanan dan pilih copy
Selanjutnya blok dari D4:D5 (D4 sampai dengan D8) kemudian klik paste
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 5 Maka hasilnya akan seperti
Kemudian Isi gaji pokok sesuai gambar dibawah
Hasil Copy data
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 6 Kemudian gulung layar ke arah kanan dengan cara klik segitiga hitam di bawah
Selanjutnya kita akan menggunakan operator matematika / operator untuk penjumlahan
Masih menggunakan sheet DATA SATU selanjutnya insert kolom diantara kolom Jabatan dengan Gaji Pokok
Dengan cara : klik kanan pada kolom E tepat di huruf E kemudian pilih insert
Segitiga hitam untuk menggulung layar ke atas
Menggulung layar ke bawah
Menggulung layar ke Kanan
Memperkecil tampilan layar
Menggulung layar ke kiri
Memperbesar tampilan layar
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 7 Maka kolom baru disisipkan atau di insert antara kolom jabatan dengan kolom gaji pokok seperti gambar di bawah
Kemudian kolom E yang masih kosong isi data disejajar dengan JABATAN dengan data MASUK KERJA (hari)
Sehingga menjadi seperti gambar dibawah
Kolom hasil sisipan
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 8 Kita simpan dulu hasil kerja kita dengan cara : lihat gambar
Yang pertama klik tombol OFFICE BOTTON kemudian Pilih TOMBOL SIMPAN maka akan ada tampilan seperti gambar di bawah .
Office Botton
Tombol Simpan (save)
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 9 Secara DEFAULT ketika kita membuat suatu dokumen akan tersimpan ke dalam MYDOCUMNETS tapi kita akan merubah Loakasi penyimpanan Docment Kita dengan cara :
1 klik MyComputer kemudian double klik (klik dua kali) pada partisi D (DATA (D : ))
2. Buat Folder Baru dengan cara Klik New Folder Masukan Nama Folder Latihan1 klik OK
3. Masukan Nama File nya GAJI KARYAWAN Klik SAVE
Maka data kita sudah tersimpan pada alamat D:\Latihan1\GAJI KARYAWAN.xls
Klik MyComputer
Double Klik Partisi D
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 10 Untuk membuka file yang baru kita simpan dengan cara :
1. Klik tombol OFFICE klik tombol open
Maka akan tampil seperti gambar berikut
1. Klik My Computer yang ada di sebelah kiri 2. Klik 2 kali cepat pada drive D atau DATA(D :) 3. Pilih Folder tempat kita menyimpan document yaitu LATIHAN 1 4. Lihat gambar dibawah kemudian klik dua kali dengan cepat
Office Botton
Tombol OPEN
Klik MyComputer
Klik dua kali Drive D
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 11
Maka akan tampil seperti berikut
Selanjutnya klik document atau file yang akan kita buka kemudian klik open maka file kita akan terbuka.
Selanjutnya kita teruskan latihan penggajian karyawan masih menggunakan File GAJI KARYAWAN dan di sheet DATA SATU
Folder tempat menyimpan Dokument
Pilih file yang akan di buka
Lik open untuk membuka file
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 12 Masih melanjutkan file awal.
Selanjutnya disamping kolom GAJI POKO tambahkan data sejajar dengan Gaji POKOK dengan nama TOTAL GAJI
Sehingga menjadi seperti gambar di bawah:
Kemudian kita akan menghitung TOTAL GAJI menggunakan rumus:
TOTAL GAJI (G3)=MASUK KERJA (E3) *GAJI POKO(F) atau total gaji (=E3*F3)
INGAT..!!!!! bahwa setiap rumus selalu di awali dengan tanda SAMA DENGAN (=)
Caranya adalah klik dikolom G3 masukan tanda (=) klik dikolom E3 masukan tanda * klik dikolo F3 kemudian tekan Enter. Begitupun juga data yang ada dibawahnya pengerjaannya sama. Jika sudah kemudian dikolom GAJIPOKO paling bawah tambahkan tulisan TOTAL , RATA-RATA, GAJI TERKECIL, GAJI TERBESAR hingga seperti gambar dibawah
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 13
Jika sudah selesai sisipkan satu baris antara baris 5 dan baris 6 dengan cara insert caranya klik tepat di baris angka 6 kemudian klik kanan dan pilih insert maka baris baru ditambahkan
Hasilnya akan seperti gambar di bawah
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 14
Maka akan ada baris kosong hasil insert atau hasil sisipan tadi. kemudian masukan kembali data Karyawan
nama karyawan= yudi, departemen= peleburan, jabatan =admin, masuk kerja =19 gaji pokok =1500000 kemudian hitung total gaji menggunakan rumus sehingga menjadi seperti gambar di bawah
Baris kosong hasil insert/ sisipan baris
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 15 Kemudian data tersebut kita urut kan berdasarkan nama karyawan dengan cara:
Blok dari cell B3:G9 atau lihat gambar di bawah
Setelah di Blok PilihHome Sort & Filter Custom Sort
Maka aka nada tampillan seperti gambar berikut
Pilih Sort berdasakan Nama Karyawan dan Klik OK
Pilih Home Pilih sort&filter
Pilih custom Sort
Pilih Nama Karyawan
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 16 Maka data nama karyawan akan berurut dari A ke Z seperti gambar berikut
Selanjutnya kita akan menghitung kembali Total gaji, Rata rata gaji, gaji terkecil dan gaji terbesar degan rumus.
1. Hitung total : Total gaji di peroleh dari keseluruhan gaji karyawan Total gaji : =sum(G3:G9) kemudian Enter, klik di cell G10 kemudian beritanda (=) kemudian ketik Sum beritanda buka kurung kemudian Blok dari cell G3 samapai dengan G9 kemudian tutup kurung dan ENTER
2. Hitung rata rata gaji menggunakan (AVERAGE) cara nya sama dengan TOTAL GAJI Yaitu =AVERAGE(G3:G9)
3. Hitung Gaji terkecil dengan menggunakan rumus (MIN) caranya sama dengan menghitung TOTAL GAJI Yaitu =MIN(G3:G9)
4. Gaji Terbesar menggunakan fungsi (MAX) Yaitu =MAX(G3:G9) Maka akan di peroleh data seperti gambar berikut
Data Terurut dari huruf A-Z
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 17
RUMUS DASAR EXCEL
Beberapa operasi dasar dari formula di antaranya penjumlahan (SUM), rata-rata (AVERAGE), menentukan nilai terbesar (MAX), dan menentukan nilai terkecil (MIN).
a. Fungsi SUM Excel 2007
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekelompok nilai, dalam hal ini adalah kumpulan sel-sel yang membentuk range. Dalam Excel, range digambarkan dengan bentuk sebagai berikut. SelAwal:SelAkhir, contohnya B4:C4. Secara formula, penggunaannya seperti berikut.
=SUM(SelAwal:SelAkhir)
b. Fungsi AVERAGE Excel 2007
Fungsi AVERAGE digunakan untuk menghitung rata-rata dari sekelompok nilai. Secara formula, penggunaannya seperti berikut.
=AVERAGE(SelAwal:SelAkhir)
c. Fungsi MAX Excel 2007
Fungsi MAX digunakan untuk mencari nilai terbesar dari sekelompok data. Secara formula, penggunaannya seperti berikut.
=MAX(SelAwal:SelAkhir)
d. Fungsi MIN Excel
Fungsi MIN digunakan untuk mencari nilai terkecil dari sekelompok data. Secara formula, penggunaannya seperti berikut.
=MIN(SelAwal:SelAkhir)
Design / Format
Setelah selesai mengerjakan semuanya selanjutnya kita akan mendesign hasil kerja kita
1. Membuat table
Blok semua data yang akan kita beri garis
Klik kanan, Pilih Format Cell
Pilih Tab Border
Klik Inside Kemudian Outline
Lebih Jelas Lihat Gambar
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 18
Maka tampilan setelah diberikan border outline akan terbentuk garis garis jelas sebagai pembatas
Kemudian setelah kita buat garis selanjutnya
Merapihkan baris Total gaji, rata – rata , gaji terkecil, gaji terbesar dengan cara menggunakan perintah Merger Cell
Borderr
Outline
Outline
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 19 Blok Baris untuk total
Klik Kanan, Pilih Tab Aligment
kemudian centang Merger Cell dan Klik OK, seperti gambar di bawah
Atau Bisa langsung dengan memilih icon merger cell di menu bar
Maka hasilnya akan seperti gambar berikut
Kemudian buat rata kanan supaya tulisan total berada tepat sebelah kanan samping kolom total gaji
Dengan cara
Klik pada baris total, Klik Menu Home, kemudian klik Align Text Right Seperti gambar di bawah dan
Icon Merger Cell
Tab Alignment
Merger Cell
Hasil Merger Cell
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 20
Lakukan cara yang sama pada baris Rata – Rata , Gaji Terbesar, dan Gaji terkecil
Sehingga menjadi seperti berikut
Maka pembuatan table dasar gaji karyawan selesai
Align Text Right Home
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 21 Cara Print Documen / Lembar kerja yang telah di buat
Masih di lebar kerja gaji karyawan
Pilih Office Botton Pilih Print Print Preview
Tujuannya supaya document yang kita print benar benar sesuai dengan keinginan kita tidak asal print
Maka aka nada tampilan seperti berikut, centang Show margin
Show Margin
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 22 Sehingga tampilan akan berubah seperti gambar
Perhatikan:
Apakah kolom hasil kerja kita tidak ada yang terpotong?
Tata letak sudah sesuai?
Jika kurang sesuai bisa merubah dengan cara menarik garis garis yang berada di sebelah kanan – kiri atas – bawah atau dengan cara :
Klik Tombol PAGE SETUP
Maka aka nada tampilan untuk mengatur lembar kerja yang akan kita print seperti gambar di bawah
Page Setup
Potrait Lanscape
Adjust To
Paper Size
AAP-Modul Pelatihan Ms. Excel 2007 Author : Usep S 23 Fungsi masing – masing fungsi
1. Potrait : Print document secara Vertical atau Tegak Keatas 2. Landscap :Untuk Print document secara horizontal atau tertidur 3. Adjust To : Untuk Memperbeas atau memperkecil tampilan document 4. Paper Size : Untk Meilih ukuran kertas dari lembar kerja kita
Jika lembar kerja yang akan di print sudah benar benar sesuai dengan yang kita harap kan selanjutnya klik tombol Print , maka akan tampil option kembali seperti berikut
Keterangan Gambar
1. Untuk memlilih Nama Printer yang akan digunakan 2. - All : untuk mencetak semua document yang terdapat pada document tersebut
- Page(s): untuk mencetak dokumen berdasarkan halaman
Contoh From 1 To 1 mencetak halaman satu sampai halaman satu
3. Number Of copies : menentukan berapa banyak document akan dicopy atau berapa banya print document yang sama Jika semua pengaturan sudah selesai dilakukan selantnya KLIK OK
1
3
2