Modul Kearsipan
-
Upload
iwing-dwi-purwandi -
Category
Documents
-
view
302 -
download
43
Transcript of Modul Kearsipan
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI KALIMANTAN BARAT
TAHUN 2011
M O D U LDIKLAT MANAJEMEN KEARSIPAN
Disusun Oleh :
Dr. M. TAJUDIN NUR, M.Si - Drs. JA'FAR HUTAGAOL, M.Si
Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN - ROPINA, S.Pd
Drs. SUTIMAN - Drs. HAMKA, M.Si
MEIZI FAHRIZAL, SE, M.Si - CHUSNUL KHOTIMAH, S.Pd
HERU PURNAMA, S.Kom, MAP - ZAINURI, S.Pd, M.Si
KEBIJAKAN
Disusun Oleh :
Dr. M. TAJUDIN NUR, MSi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………. 1
A. Latar Belakang……………………………………………………………. 1
B. Deskripsi Singkat…………………………………………………………. 2
C. Indikator Hasil Belajar…………………………………………………… 2
D. Pokok Bahasan……………………………………………………………. 2
BAB II KEBIJAKAN KEARSIPAN……………………………………………… 3
1. Pengertian…………………………………………………………………. 3
2. Jenis-jenis Arsip…………………………………………………………... 4
3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan…………………………………….. 5
4. Azas Penyelenggaraan Kearsipan……………………………………….. 7
5. Kewajiban dan Kewenangan…………………………………………….. 10
BAB III PENUTUP………………………………………………………………… 15
A. Rangkuman……..…..…………………………………………………...... 15
B. Latihan..…………………………………………………………………... 16
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………... 17
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan
penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa alasan
tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut.
Pertama, bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik
Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan
Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas
dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan
oleh negara;
Kedua, bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai
dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;
Ketiga, bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung
terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih,
serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;
Keempat, bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan
perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-
undang tersendiri;
Kelima, bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum
bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari
pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh
berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;
B. Deskripsi Singkat
Modul kebijakan kearsipan memaparkan pengertian dan jenis arsip, tujuan dan asas
penyelenggaraan kearsipan, serta kewenangan dan kewajiban pemerintah daerah
provinsi dan kabupaten/kota dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan.
C. Indikator Hasil Belajar
1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan
2. Mengidentifikasikan jenis-jenis arsip
3. Menjelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik
4. Mengimplementasikan asas-asas penyelenggaraan kearsipan
5. Mengidentifikasikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam
pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan
D. Pokok Bahasan
1. Pengertian arsip dan kearsipan
2. Jenis-jenis Arsip
3. Tujuan penyelenggaraan kearsipan
4. Asas-asas penyelenggaraan kearsipan
5. Kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam pengelolaan dan
penyelenggaraan kearsipan
BAB II
KEBIJAKAN KEARSIPAN
1. Pengertian
Dari sudut pandang kebahasaan, arsip termasuk kategori “kata benda”. Secara
harfiah, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan
dipelihara di tempat khusus untuk referensi. (KBBI, 2008).
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan
bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(pasal 1 ayat 2).
Sementara itu, dalam Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata
Kearsipan di Daerah dikatakan bahwa arsip adalah naskah dinas yang dibuat dan diterima
pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan (pasal 1 ayat 1).
Berdasaarkan beberapa pengertian di atas, secara garis besar arsip dapat
didefinisikan secara luas, seperti dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, tetapi juga dapat didefinisikan secara sempit, seperti diatur dengan Permendagri
Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. Dalam kaitan dengan
fungsi keasripan di daerah, maka paling tidak, berarti bahwa prioritas utama yang harus
dilakukan adalah mengelola naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja,
sedangkan prioritas berikutnya adalah mengelola setiap rekaman kegiatan atau persitiwa
yyang terjadi di lingkungan pemerintahan maupun organisasi dan lembaga lainnya.
Kearsipan adalah kata jadian yang berasal dari awalan ke dan kata dasar arsip.
Dari segi kebahasaan, maka kearsipan diartikan sebagai segala sesuatu mengenai arsip:
dokumentasi yg lengkap bergantung pada arsip yang baik (KBBI, 2008. Dalam Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Keasripan dikatakan bahwa kearsipan adalah hal-
hal yang berkenaan dengan arsip.(Pasal 1 ayat 1).
2. Jenis-jenis Arsip
Secara garis besar, berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan antara arsip
statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis ini
tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Dalam kaitan ini, penyelenggara kearsipan wajib melakukan kegiatan
pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan..Sementara itu, arsip
dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
(a) arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung, serta diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. (b) arsip yang senantiasa
masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya, dan (c) pada dasarnya arsip dinamis
bersitat tertutup, sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan
tentang kerahasiaan surat-surat.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif,
dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sementara itu, arsip inaktif adalah arsip
yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Di samping klasifikasi di atas, berdasarkan nilai, dikenal juga jenis arsip lainnya,
yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan
dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Sementara itu, arsip umum adalah arsip yang
tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
Menurut Hasugian (2003), berdasarkan sifatnya, arsip dibedakan menjadi arsip
tertutup dan arsip terbuka. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan
perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. Arsip terbuka yakni
arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan. Berdasarkan subyeknya atau isinya, arsip dapat dibedakan atas
berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan,
Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya,
arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal
ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang
berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak,
akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai,
tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa
pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
Di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), khasanah arsip sangat kaya, yang
meliputi arsp konvensional maupun arsip media baru (kontemporer). Arsip konvesional
terdiri dari arsip tekstual sebanyak 16.897 ML, arsip kartografik sebanyak 31.916 lembar/84
pack. Arsip media kontemporer, antara lain terdiri dari film sebanyak 69.969 real, video
28.593 kaset, rekaman suara sebanyak 26.850 kaset, foto sebanyak 1.561.000 lembar negatif
dan positif, microfilm 9.200 real, dan microfische sebanyak 7.200 fische (Marjohan, t.t.).
3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan
Penyelenggaraan kearsipan secara umum bertujuan untuk menghasilkan berbagai
kondisi sebagai berikut:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan
nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang
sah. Tujuan kedua ini harus dipahami bahwa :
1) Pernyataan “menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai
alat bukti yang sah” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat
menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan
atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi
sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam
pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.
2) Pernyataan “arsip yang autentik” memiliki makna sebagai arsip yang memiliki
struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali
arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki
otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
3) Makna “arsip terpercaya” berarti arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan
akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan
atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Hal ini berarti bahwa “pengelolaan
arsip yang andal” adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem
yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem
pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap
(capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata
arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip
dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak
berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang
terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta
metadatanya
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; Pemahaman
tentang hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak
politik dan lain-lain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah,
surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan
surat izin usaha.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu; Tujuan ini dimaksudkan bahwa dengan “mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional” akan menghasilkan sistem yang komprehensif
dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; Maksud dari pernyataan
“menjamin keselamatan dan keamanan arsip” adalah bahwa arsip baik secara fisik
maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak
mengalami kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari
pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; Maksud dari
pernyataan “aset nasional” adalah bahwa kekayaan negara dan masyarakat baik
secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam
dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang
harus dilindungi dan dijaga keselamatannya.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya. Maksud dari pernyataan “meningkatkan kualitas
pelayanan publik” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan
terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana
dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh,
sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan
4. Asas Penyelenggaraan Kearsipan
Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah
dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para
pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu:
a. Asas kepastian hukum;
Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan
kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan
perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara
negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan
bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang
berlaku.
b. Asas keautentikan dan keterpercayaan;
Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah
penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan
keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan
akuntabilitas
c. Asas keutuhan;
Yang dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan
pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan
keterpercayaan arsip
d. Asas asal usul (principle of provenance);
Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk
menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance),
tidak dicampur
dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat
pada konteks penciptaannya
e. Asas aturan asli (principle of original order);
Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk
menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau
sesuai dengan
pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta
arsip
f. Asas keamanan dan keselamatan;
Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan
penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Sementara itu, yang
dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang
disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia
g. Asas keprofesionalan;
Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki
kompetensi di bidang kearsipan
h. Asas keresponsifan;
Yang dimaksud dengan asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan
harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait
dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau
hilangnya arsip
i. Asas keantisipatifan;
Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan
kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan
bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan
antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
j. Asas kepartisipatifan;
Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang
kearsipan
k. Asas akuntabilitas;
Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa
merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam
l. Asas kemanfaatan;
Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan
bernegara.
m. Asas aksesibilitas;
Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan
harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi
masyarakat untuk memanfaatkan arsip
n. Asas kepentingan umum.
Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan
kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa
diskriminasi
5. Kewajiban dan Kewenangan
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan
Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan daerah provinsi, dan pemerintahan
kabupaten/kota, disebutkan bahwa urusan kearsipan merupakan salah satu dari 31 urusan
yang dibagi bersama antara pemerintah, pemerintahan daerah provinsi, dan
kabupetan/kota. Distribusi pembagian urusan kearsipan ini dapat dipaparkan sebagai
berikut.
Pertama, pemerintah (pusat) bertugas pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a)
kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi
dan sertifikasi, dan (e) pengawasan/supervisi. Rinciannya:
a. Kebijakan:
Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan kearsipan secara
nasional, meliputi :
1) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan
kearsipan dinamis secara nasional.
2) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan
kearsipan secara statis.
3) Penetapan kebijakan dan pengembangan sistem kearsipan secara nasional.
4) Penetapan kebijakan dan pengembangan jaringan kearsipan secara nasional.
5) Penetapan kebijakan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan secara
nasional.
6) Penetapan kebijakan pembentukan dan pengembangan organisasi kearsipan secara
nasional.
7) Penetapan kebijakan di bidang sarana dan prasarana kearsipan secara nasional.
b. Pembinaan
Pembinaan kearsipan terhadap lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat,
lembaga vertikal, provinsi dan kabupaten/ kota.
c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan
d. Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip.
e. Pemberian persetujuan pemusnahan arsip.
f. Pengelolaan arsip statis lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, badan
usaha milik negara, perusahaan swasta dan perorangan berskala nasional.
g. Akreditasi dan Sertifikasi
Pemberian akreditasi dan sertifikasi kearsipan.
h. Pengawasan/Supervisi
1) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan lembaga negara dan
badan pemerintahan tingkat pusat, lembaga vertikal serta provinsi.
2) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan kearsipan oleh
lembaga kearsipan provinsi.
Sementara itu, dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 7)
disebutkan bahwa penetapan kebijakan kearsipan nasional meliputi :
1. Pembinaan;
2. Pengelolaan arsip;
3. Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN;
4. Organisasi;
5. Pengembangan sumber daya manusia;
6. Prasarana dan sarana;
7. Pelindungan dan penyelamatan arsip;
8. Sosialisasi kearsipan;
9. Kerja sama; dan
10. Pendanaan.
Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada 4 (empat)
ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan
pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya :
a. Kebijakan:
Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
provinsi berdasarkan kebijakan kearsipan nasional meliputi :
1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan
provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan
provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di
lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di
lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan
di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
6) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan di
lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
7) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di
lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.
b. Pembinaan :
Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah provinsi, badan usaha milik daerah
provinsi dan kabupaten/kota.
c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan
1) Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang
telah memiliki pedoman retensi.
2) Pemberian persetujuan pemusnahan arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah
memiliki pedoman retensi.
3) Pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota,
badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi.
d. Pengawasan/Supervisi
1) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah
provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota.
2) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan oleh lembaga
kearsipan kabupaten/kota.
Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal
22 ayat 4 dan pasal 23), disebutkan bahwa Arsip Daerah Provinsi wajib melaksanakan
pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat daerah provinsi
dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; (b) lembaga negara di daerah provinsi
dan kabupaten/kota; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi
kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah
melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan
penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan melaksanakan pembinaan kearsipan
terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah
kabupaten/kota.
Ketiga, pemerintahan daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4
(empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian,
dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya:
a. Kebijakan:
Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan
kabupaten/kota berdasarkan kebijakan kearsipan nasional, meliputi :
1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis di
lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.
2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan
kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.
3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di
lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.
4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di
lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.
5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan
di lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional.
6) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di
lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional.
b. Pembinaan:
Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik
daerah kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan.
c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan
Pengelolaan arsip statis perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah
kabupaten/kota, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten/kota.
d. Pengawasan/Supervisi:
Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah
kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan.
Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal
24 ayat 4 dan pasal 25), disebutkan bahwa Arsip Daerah kabupaten/kota wajib
melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat
daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; (b) desa
atau yang disebut dengan nama lain; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi
kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah
melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan melaksanakan pembinaan
kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
BAB III
PENUTUP
A. RANGKUMAN
Secara umum, arsip dapat didefinisikan secara sempit maupun secara luas. Dalam
pengertian sempit, yang dimaksud dengan arsip adal naskah dinas yang dibuat dan
diterima pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Sementara
itu, dalam makna yang luas, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Di samping itu,
yang dimaksud kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Arsip terdiri dari arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis meliputi arsip vital,
arsip aktif, dan arsip inaktif. Sementara itu, dikenal juga arsip terjaga dan arsip umum
(arsip selain arsip terjaga), arsip tertutup dan arsi terbuka, arsip asli, arsip tembusan,
arsip salinan, arsip petikan, arsip keuangan, arsip Kepegawaian, arsip pendidikan, Arsip
pemasaran, arsip Penjualan, surat (arsip korespondensi), pita rekaman, piringan hitam,
mikrofilm, CD, arsip konvensional, serta arsip media baru (komntemprer).
Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari
kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; (b) menjamin
ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. (c)
menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; (d) menjamin pelindungan
kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; (e) mendinamiskan penyelenggaraan
kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; (f) menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam
bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas
dan jati diri bangsa; (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah
dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para
pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu: (a) asas kepastian hukum; (b) asas
keautentikan dan keterpercayaan; (c) ssas keutuhan; (d) asas asal usul (principle of
provenance); (e) asas aturan asli (principle of original order); (f) asas keamanan dan
keselamatan; (g) asas keprofesionalan; (h) asas keresponsifan; (i) asas keantisipatifan; (j)
assas kepartisipatifan; (k) asas akuntabilitas; (l) asas kemanfaatan; (m) asas aksesibilitas;
(n) asas kepentingan umum.
Adapun kewenanagan dan kewajiban pemerintah dalam pengelolaan dan
penyelenggaraan kearsipan diatur sebagai berikut. Pertama, pemerintah (pusat) bertugas
pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan,
pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi dan sertifikasi, dan (e)
pengawasan/supervisi. Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada
4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan,
pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Ketiga, pemerintahan
daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a)
kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d)
pengawasan/supervisi.
B. LATIHAN
1. Apakah yang dimaksud dengan arsip ?
2. Kemukakan jenis-jenis arsip beserta penjelasan singkat masing-masing jenis
arsip tersebut !
3. Jelaskan perbedaan konsep tentang arsip menurut Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 dan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 !
4. Jelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik !
5. Kemukakan asas-asas penyelenggaraan kearsipan yang harus dipedomani oleh
para pengelola dan penyelengara kearsipan !
6. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah pusat dalam pengelolaan dan
penyelenggaraan kearsipan !
7. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah provinsi dalam pengelolaan
dan penyelenggaraan kearsipan !
8. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah kabupaten/kota dalam
pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan !
DAFTAR PUSTAKA
Hasugian, J. (2003). Pengantar Kearsipan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Sastra USU (USU digital library)
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Kepmenpan Nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004 tentang Perubahan atas Ketentuan Pasal 21
Kepmenpana Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional
Arsiparis dan Angka Kreditnya.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan
Arsip Statis.
Marjohan, (t.t.). Eksistensi Arsip di Era Globalisasi. Yogyakarta: Kantor Arsip Pasaman
dan UII.
Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan
Pemerimntahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan
Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata
Kearsipan di Daerah
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
TATA NASKAH DINAS
Disusun Oleh :
Drs. JA’FAR HUTAGAOL, MSi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………….. 1
A. Latar Belakang…………………………………………………………... 1
B. Deskripsi Singkat………………………………………………………… 2
C. Indikator Hasil Belajar…………………………………………………. 2
D. Pokok Bahasan…………………………………………………………... 2
BAB II PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS……...………………………... 3
A. Azas…….…………………………………………………………………. 4
B. Pengertian.………………………………………………………….......... 5
C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip……..……… 6
BAB III JENIS TATA NASKAH DINAS………………………………………… 8
A. Jenis Naskah Dinas…...………………………………………………….. 8
B. Surat Dinas……………………………………...………………………… 8
C. Naskah Dinas Arahan……………………………………………………. 9
D. Naskah Dinas Khusus……………………..…………………………….. 9
E. Laporan………………………………..…………………………………. 9
F. Formulir…………………………..………………………………………. 9
G. Naskah Dinas Elektronik……......……………………………………….. 9
H. Bentuk Surat………………………………………………………………. 10
I. Format Naskah Dinas...…………………………………………………… 16
BAB IV PENUTUP………………………………………………………………… 21
A. Rangkuman……......……………………………………………………... 21
B. Latihan….…..…..………………………………………………………… 22
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Tata naskah dinas sebagai kebutuhan yang sangat penting bagi setiap organisasi,
baik pemerintah maupun swasta.Pembaharuan di bidang teknologi informasi memberi
pengaruh besar terhadap kegiatan perkantoran.
Setiap organisasi pada saat ini dapat melakukan komunikasi dengan sarana dan prasarana
yang lebih cepat, bahkan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi telah menembus
batas – batas negara sehingga memudahkan terjadinya transaksi lintas negara sesuai
undang – undang informasi transaksi elektronik nomor 11 tahun 2010 dimana setiap
organisasi diwajibkan untuk menginformasikan melalui sarana elektronik disamping
media cetak.
Meskipun pada beberapa hal dengan korespondensi masih lebih menguntungkan
Daripada menggunakan sarana komunikasi yang tidak tertulis seperti telepon.
Keuntungan menggunakan korespondensi biaya lebih murah, informasi tercatat, dapat
disimpan relatif lebih lama, serta dapat disampaikan dengan biaya relatif murah keseluruh
pelosok tanah air. Itu sababnya kegiatan korespondensi pada setiap organisasi merupakan
kegiatan yang dominan.
Surat merupakan sarana penyampaian informasi yang sangat penting bagi
organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Kegiatan komunikasi menciptakan hubungan
antara satu pihak dengan pihak lainnya melalui kegiatan surat – menyurat. Komunikasi
dilakukan melalui proses baik yang secarainternal maupun eksternal.
Komunikasi yang internal maupun eksternal berjalan efektif, jika adanya
pemahaman, kesepakatan antara kedua belah pihak baik pengirim maupun penerima.
Oleh karena itu komunikasi efektif, jika dilakukan secara dua arah yaitu pengirim
mengirim suatu pesan dan penerima memahami dan memberikan umpan balik terhadap
pesan yang dikirim. Melihat gambaran diatas, nampak bahwa kenyataan kegiatan surat
menyurat yang terkait dengan tata naskah merupakan kegiatan yang vital dan dilakukan
secara integrasi dari seluruh kegiatan organisasi.
2
Penulisan surat pada organisasi merupakan bagian dari tata naskah dinas di
lingkungan organisasi swasta merupakan kegiatan korespondensi, banyak ditemukan
kejanggalan antara lain dari segi bentuk format surat tidak mengacu pada standar yang
ada dan kemungkinan tidak adanya keseragaman dalam pembuatannya. Kurang tepatnya
penulisan surat yang bersifat kedinasan antara lain penggunaan huruf dan tanda baca
yang menyalahi kaidah penulisan surat, pemakaian kalimat yang tidak sistematis, bentuk
rincian yang tidak sesuai dengan informasinya. Terjadi kesalahan dalam penulisan surat,
karen belum adanya pemahaman terhadap ketentuan – ketentuan yang berlaku dalam
pembuatan surat dinas pada organisasi. Karena itu materi ini perlu diketahui oelh pejabat
Arsiparis untuk menunjang pelaksanaan tugasnya.
B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat ini membahas tentang pengertian tata naskah dinas, jenis naskah
dinas, nomenklatur, mekanisme dan prosedur tatat naskah dinas.
C. Indikator Hasil Belajar :
Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran mata diklat ini, peserta mampu :
1. Memahami pengertian arsip aktif
2. Memahami asas-asas dan tujuan pengurusan surat
3. Mengidentifikasi pertimbangan pemilihan asas dalam pengurusan surat
4. Mengemukakan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
5. Menginventarisasikan sarana dan prasarana pengurusan surat
6. Menjelaskan dan mempraktekkan cara penemuan arsip dengan cepat dan tepat
D. Pokok Bahasan
Tata Naskah Dinas, yang meliputi:
1. Pengertian tata naskah dinas
2. Jenis tata naskah dinas
3. Nomenklatur tata naskah dinas
3
BAB II
PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS
Apabila dikaitkan dengan daur hidup arsip (life cycle), tata naskah dinas
merupakan sub sistem paling awal dalam tata kearsipan yang mempunyai dampak
langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya, sehingga perlu diatur
sejak awal agar lebih terarah dalam penggunaan dan pengelolaannya. Pada waktu proses
penciptaan yang berupa surat, data dan informasi yang direkam harus dirancang
sedemikian rupa, agar membentuk susunan dan format surat sesuai ketentuan yang ada.
Tata naskah dinas di kalangan perusahaan swasta lebih dikenal dengan
penyebutan surat menyurat atau korespondensi. Kegiatan tata naskah dinas atau
korespondensi dimulai sejak pengkonsepan, pengetikan, penandatanganan, stempel,
penyiapan sampul surat sampai dengan pengiriman surat. Tata naskah dinas dapat
dilaksanakan secara efektif, karena itu harus dapat merancang dan mengatur bentuk dan
susuna surat, ukuran, kualitas kertas surat. Jika pengaturan dan perancangan dipersiapkan
sejak tahap awal dari hidup arsip, maka dapat mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali arsip dan penetapan saran atau peralatan untuk penyimpananya.
Tujuan Tata Naskah Dinas Adalah:
a. Menciptakan adanya keseragaman baik yang menyangkut teknis maupun
prosedural penyelenggaraan tata naskah;
b. Mewujudkan keterpaduan tata naskah dinas dengan tata naskah kearsipan yang
semakin berdaya guna dan berhasil guna;
c. Menunjang kelancaran komuniksi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian
pelaksanaannya;
d. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam
penyelenggaraan tugas – tugas umum pemerintahan dan pembangunan;
e. Mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpang siuran, tumpang tindih, salah
tafsir dan pemborosan dalam komunimksdi kedinasan.
4
Oleh karena itu surat sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi,
harus dikelola dengan baik dan tepat agar terciptanya efektifitas dan efisiensi sesuai
dengan tujuan organisasi.
A. Azas
Penerapan tata naskah dinas di lingkungan organisasi baik pemerintah maupun
swasta, sebaiknya memperhatikan beberapa asas yang meliputi:
1. Azas Daya Guna dan Hasil Guna
Pada pelaksanaan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan hasil
guna dalam memperhatikan penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah,
spesifikasi informasi maupun penggunaan bahasa secara baik dan benar.
2. Azas Pembakuan
Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk – bentuk yang
telah ditetapkan. Di dalam petunjuk teknis yang diterbitkan oelh masing – masing
instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang bersangkutan, dengan
memperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus yang khas bagi instansi yang
bersangkutan , agar diperoleh efesiensi dan efektifitas.
3. Azas Pertanggungjawaban
Secara administrasi semua naskah dinas, harus dapat dipertanggungjawabkan,
baik dari segi isi, format, maupun dari prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran
perlu sesuai dengan kaidah format tata persuratan dinas, terkait dengan fungsi dan
kewenangan pejabat yang menandatangani surat berdasar ketentuan yang berlaku di
instansi yang bersangkutan bobot informasi surat dinas.
4. Azas Keterkaitan
Pada umumnya tta naskah dinas mempunyai keterkaitan dengan administrasi
perkantoran dan khusunya administrasi kearsipan. Oleh karena itu seluruh
kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksanan perkantoran dan tata laksana
kearsipan instansi yang bersangkutan.
5. Azas Kecepatan dan Ketepatan
Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan
organisasi, semua kegiatan tata naskah dinas harus dapat diselesaikan dengan tepat
waktu dan tepat sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatan pemrosesan naskah dinas
5
dinyatakan dalam kejelasan redaksional, kekuatan prosedural dan kecepatan
pendistribusian.
6. Azas kemanan
Pada dasarnya semua naskah dinas harus aman baik fisik maupun informasinya
mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan,
kearsipan dan distribusi.
B. Pengertian
Lingkup tata naskah dinas yang diaplikasikan pada kegiatan pengelolaan naskah,
menimbulkan adanya beberapa pengertian yang diuraikan sebagai berikut:
1. Naskah Dinas
Adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi pemerintah dalam
rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
2. Surat Dinas
Adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak apapun
dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.
3. Tata Naskah Dinas
Adalah pengelolaan naskah pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.
4. Naskah Dinas Arahan
Adalah sejenis naskah yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana
melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan
penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah
melaksanakan tugas. Seperti surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan,
surat edaran, pengumuman, prosedur tetap, pedoman, petunjuk dan surat tugas
atau perintah.
6
5. Naskah Dinas Khusus
Adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang untuk kepentingan khusus (dengan format dan keabsahan yang
diatur secara khusus.
6. Memorandum/Nota Dinas
Adalah jenis surat dimas yang digunakan sebagai sarana komunikasi tertulis yang
memiliki ruang lingkup intern yang isinya melaporkan dan atau menyarakan,
mngusulkan, mengingatkan, memberitahukan, menyampaikan, memberikan
tanggapan terhadap suatu masalah kedinasan.
7. Surat Elektronik
Adalah jenis surat yang berupa rekaman informasi dalam bentuk media magnetic
digital/optik dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin
komputer.
8. Surat Format Khusus
Adalah jenis surat baik yang konvensional maupun elektronik yang disusun
dengan ketentuan teknis tertentu untuk memenuhi standar perangkat mesin
produksi/distribusi, seperti telegram, teleks, faksimili.
9. Kewenangan Penandatanganan
Adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas yang
melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.
C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip
Manajemen arsip dinamis merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang didasarkan
pada daur hidup arsip. Menurut Rebek et.al(1987:5), manajemen arsip dinamis
merupakan penerapan (aplikatif) pengendalian secara sistematis dan ilmiah terhadap
informasi yang terekam yang dibutuhkan suatu organisasi. Pada proses kegiatan daur
hidup arsip terdapat beberapa tahapan, seperti yang dikemukakan Rick et.al. (1991),
membagi daur hidup arsip kedalam beberapa tahapan, yaitu:
1. Tahap penciptaan atau penerimaan (creation and receipt)
2. Pendistribusian (distribution)
3. Penggunaan (use)
7
4. Pemeliharaan (maintenance); dan
5. Penyusutan arsip (dispotition)
Sedangkan Wallace (1992), membagi proses daur hidup arsip kedalam
beberapa tahap yaitu :
1. Penciptaan arsip (records creation)
2. Pendistribusian (records distribution)
3. Penggunaan (records utilitation)
4. Penyimpanan arsip aktif (storage active recods)
5. Pemusnahan arsip (recods disposal); dan
6. Penyimpanan arsip permanen (permanent storage)
Setiap tahapan dari daur hidup merupakan subsistem yang berkaitan antara
subsistem dengan yang lainnya. Dari beberapa pemdapat tentang konsep daur hidup
arsip seperti yang sudah disebutkan diatas, dapat disederhanakan kedalam tiga tahap
yaitu:
1. Tahap penciptaan arsip
2. Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip
3. Tahap penyusutan arsip.
Tahap penyusutan arsip merupakan masa istirahat arsip. Dari beberapa tahap
tersebut, tahap penciptaan arsip yang menentukan ”perjalanan hidup arsip”
selanjutnya. Tahap penciptaan merupakan tahap awal atau cikal bakal suatu
informasi terekam, tergolong sebagai arsip atau bukan.
Pada tahap awal ini, suatu organisasi akan menciptakan sarana penyampaian
informasi tertulis yang merupakan hasil fungsi kegiatannya, berupa surat,
memorandum atau nota dinas, formulir, laporan, surat elektronik, faksimili dan
sebagainnya.
8
BAB III
JENIS TATA NASKAH DINAS
A. Jenis Naskah Dinas
Naskah dinas dibedakan menjadi beberapa jenis bergantung dari cara
melihatnya, sehingga terdapat berbagai penggolongan yang berbeda baik untuk
lingkup organisasi pemerintah maupun swasta. Sebagai contoh penggolongan jenis
surat yang disebutkan dalam Surat Bisnis Modern (Bratawidjaya, 199) adalah
sebagai berikut:
1. Penggolongan surat atas dasar isi dan asal surat:
2. Surat resmi atau surat dinas Pemerintah, Surat Pribadi, Surat Niaga.
3. Penggolongan menurut maksud dan Tujuan
4. Surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat peringatan, surat
penawaran.
5. Penggolongan menurut jaminan & keamanan
6. Surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa, surat konfindensial.
7. Penggolongan menurut urgensi penyelesainnya
8. Surat kilat khusus, surat amat segera, surat segera, surat biasa.
Sedangkan dalam tata naskah dinas pada instansi pemerintah baik instansi
pusat maupun daerah hendaknya berpedoman pada Surat Keputusan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Pemerintah Nomor 72 tahun 2003 tentang Pedoman
Umum Tata Naskah Dinas yang terbagi dalam beberapa jenis sebagai berikut :
B. Surat Dinas
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan
atau penyampaian naskah dinas kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang
bersangkutan.
Surat dinas dalam lingkup instansi ada dua jenis yaitu surat dinas ekstern yaitu
surat dinas yang ditujukan kepada instansi luar, dan surat intern yaitu surat yang
9
digunakan dala intern organisasi yaitu berupa nota dinas/memorandum, surat
pengantar serta surat undangan.
C. Naskah Dinas Arahan
Naskah Dinas adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan
bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat
pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan serta naskah yang
bersifat melaksanakan tugas.
Naskah Dinas Arahan terdiri dari:
1. Naskah Dinas Pengaturan, meliputi : Keputusan, Instruksi, Petunjuk, Pelaksanaan,
Surat Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap.
2. Naskah Dinas Bimbingan, meliputi : Pedoman dan Petunjuk
3. Naskah Dinas Penugasan / Perintah.
D. Naskah Dinas Khusus
Naskah Dinas Khusus adalah naskah dinas sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus. Naskah dinas khusus terdiri
dari Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa dan Berita Acara.
E. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan
suatu kegiatan/kejadian. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada
pejabat yang diserahi tugas.
F. Formulir
Formulir adalah naskah dinas yang berbentuk pengaturan alokasi ruang, atau lembar
naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir biasanya dibuat dalam
bentuk lembaran atrau kartu tercetak, dengan judul tertentu yang berisi keterangan
yang diperlukan. Misalnya : Kartu kendali, lembar disposisi, lembar pengantar dan
sebagainya.
G. Naskah Dinas Elektronik
Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi
yang dilakukan secara elektronik atau terekam dalam media elektronik. Naskah
dinas elektronik menyangkut surat elektronik, arsip dan dokumentasi elektronik,
transaksi elektronik lainnya. Ketentuan tentang tata naskah dinas elektronik diatur
10
dala Keputusan Menpan Nomor 13/KEP/M.PAN/5/200, tahun 2003 dan Instruksi
Presiden Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan E-government.
H. Bentuk Surat
Untuk efisiensi dan efektivitas kegiatan tata naskah dinas seharusnya
ditetapkan asas pembakuan pada setiap organisasi. Pembakuan sebagai dasar untuk
menstandarisasikan bentuk surat, yang diwujudkan dalam pedoman teknis tata
naskah atau tata persuratan dinas. Standarisasi menyangkut penggunaan kertas,
bentuk, format, dan wewenang penandatanganan dan sebagainya.
Surat dinas yang ditujukan baik untuk intern maupun ekstern organisasi
pencipta surat, dapat berbentuk surat berperihal maupun surat berjudul. Yang
dimaksud dengan surat berperihal adalah surat yang memakai notasi perihal dan
tidak mempunyai judul, sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul
dan tidak mempunyai perihal, sehingga perbedaan antara surat yang berperihal
dengan berjudul terletak pada sistem penulisannya. Setiap surat akan mempunyai
bentuk yang berbeda seperti surat dinas antar oeganisasi, dan surat penawaran, akan
menggunakan surat bentuk berperihal, sedangkan surat keputusan dalam bentuk
berjudul. Bahkan untuk format surat berjudul, pada tubuh surat antara satu surat
dengan lainnya belum ada keseragaman. Bentuk surat adalah penyusunan letak pada
bagian – bagian surat (lay – out) pada setiap jenis surat. Bagian – bagian tersebut
akan membentuk model tertentu. Mengenai bentuk – bentuk surat sudah ada standar
tertentu yang telah digunakan secara internasional. Untuk surat berperihal ada tiga
bentuk utama , yaitu
1. Bentuk resmi Indonesia (official style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk bertekuk (indented style)
Ketiga bentuk utama tersebut masing-masing mempunyai variasi, sehingga
surat berperihal secara lengkap adalah bentuk resmi Indonesia, dan bentuk resmi
Indonesia baru ( new official style) adalah varian dari bentuk resmi Indonesia.
Bentuk lurus penuh (full block style), bentuk setengah lurus (semi block style)
11
adalah varian dari bentuk lurus, dan bentuk bertekuk. Bentuk alinea menggantung
(hanging paragraph style) merupakan varian bertekuk.
Bentuk naskah dinas / surat berperihal yang digunakan dalam kegiatan tata
naskah adalah bentuk resmi indonesia dan bentuk lurus dengan variasinya. Bentuk
resmi Indonesia dipakai oleh instansi pemerintah, sedangkan bentuk lurus dipakai
oleh instansi swasta. Bentuk naskah dinas / surat berjudul berbeda – beda, meskipun
sama-sama memakai judul. Surat keputusan misalnya, tidak akan sama surat
perjanjian, pengumuman, atau surat edaran, sehingga dalam penerapannya sebaiknya
mengacu kepada Surat Keputusan Menpan Nomor 72 tahun 2003. Dibawah ini akan
diberikan beberapa bentuk surat berperihal.
Contoh : Bentuk Resmi Indonesia
c
d
e
h
a
b
f
g
12
Keterangan :
a. Kepala Surat
b. Tanggal Surat
c. Nomor, perihal, lampiran
d. Alamat tujuan
e. Salam pembuka
f. Isi surat
g. Salam penutup, jabatan & nama penandatangan surat
h. Tembusan surat
13
Contoh : Bentuk Lurus
Keterangan :
a. Kepala surat
b. Tanggal surat
c. Nomor surat
d. Alamat tujuan
e. Perihal
f. Salam pembuka
g. Isi surat
h. Salam penutup
i. Nama dan jabatan
penandatngan surat
j. Lampiran
k. tembusan
c
d
e
f
j
k
a
b
g
h
i
14
Contoh : Bentuk Setengah Lurus
Keterangan :
a. Kepala surat
b. Tanggal surat
c. Nomor surat
d. Alamat tujuan
e. Perihal
f. Salam pembuka
g. Isi surat
h. Salam penutup
i. Jabatan dan nama
penandatangan surat
j. Lampiran
c
d
e
f
j
a
b
g
h
i
15
Contoh : Bentuk Bertekuk
Keterangan :
a. Kepala surat
b. Tanggal surat
c. Nomor surat
d. Alamat tujuan
e. Perihal
f. Salam pembuka
g. Isi surat
h. Jabatan dan nama
penandatangan surat
i. Lampiran
j. tembusan
c
d
e
f
i
j
a
b
g
h
16
I. Format Naskah Dinas
Format naskah dinas berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat dinas, naskah
arahan yang terdiri dari surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, surat
edaran, pengumuman, prosedur tetap, surat keterangan, surat pernyataan, surat
perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat perintah, laporan. Beberapa jenis surat
tersebut mempunyai format yang berbeda saru sama lain, seperti diuraikan berikut ini.
1. Surat Dinas
Surat dinas memiliki ruang lingkup yang terdiri dari tiga bagian , yaitu:
a. Kepala Surat, meliputi Lambang Negara/Logo, Nama dan Alamat Instansi
pengirim, Keterangan Waktu, Nomor Surat, Sifat surat (berdasarkan
keamanan informasi), Lampiran (bila diperlukan), perihal, Alamat yang
ditujukan kepada pejabat yang berkaitan dengan informasi surat;
b. Batang Tubuh/Isi Surat, Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan
tujuan surat secara singkat dan jelas, isi pokok atau uraian inti permasalahan
surat;
c. Kaki, Jabatan penandatangan surat, tanda tangan, dan nama penandatangan di
sebelah kanan bawah, stempel dan tembusan (jika diperlukan) pada sebelah
kiri surat.
2. Nota Dinas / Memorandum
Nota dinas memiliki ruang lingkup terdiri dari tiga bagian, yaitu :
a. Kepala, meliputi Kop Surat, kata ”Nota Dinas” ditulis ditengah, Nomor,
Kepada, Dari, hal, Tempat, tanggal, bulan, tahun;
b. Batang Tubuh, pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat dan jelas;
c. Kaki, Nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat dan tembusan.
3. Naskah Dinas Arahan ( Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Surat
Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap)
Dasar hukum pembuatan surat yang berupa produk hukum yaitu Keppres No.
44/1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk
Rancangan Undang-undang. Produk hukum dibedakan menjadi dua. Pertama
yang bersifat mengatur, berisi pasal-pasal, dan kedua produk hukum yang bersifat
menetapkan yang tidak berisi pasal-pasal, tetapi dengan kata-kata
17
’’Pertama’’,’’Kedua’’ dan seterusnya. Produk hukum seperti ini dalam tata
naskah dinas termasuk naskah arahan, karena isi informasinya berisi kebijakan.
a. Surat Keputusan dan Instruksi
Adapun susunannya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi Kop naskah dinas yang terdiri atas Lambang Negara dan
Logo, Kata Keputusan (atau yang lain), Nomor dan Tahun, Judul
keputusan (atau yang lain), nama jabatan pejabat yang menetapkan,
Konsiderans, Diktum.
2) Batang tubuh, memuat substansi kebijakan yang diatur dalam keputusan
atau instruksi
3) Kaki, meliputi Nama tempat, tanggal, jabatan pejabat, Tanda tangan
pejabat, Nama lengkap pejabat, dan Cap/stempel.
b. Petunjuk Pelaksanaan
Adapun susunanya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi lampiran, nomor, tanggal keputusan
2) Batang, Tubuh, meliputi pendahuluan memuat tentang penjelasan umum,
maksud dan tujuan, materi petunjuk pelaksanaan yang menunjukkan
tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian.
3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggak penetapan, jabatan pejabat yang
menetapkan, tanda tangan, nama lengkap pejabat yang menandatangani.
c. Surat Edaran
Adapun susunannya terdiri dari:
1) Kepala, meliputi : Kop naskah dinas yang terdiri atas lambang
garuda/logo instansi dan nama jabatan ditulis huruf kapital, tulisan surat
edaran, judul surat edaran.
2) Batang Tubuh, memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran,
peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran, memuat hal
tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggal, jabatan pejabat yang menetapkan,
tanda tangan, nama lengkap yang menandatangani, dan cap/stempel.
18
4. Naskah Dinas Bimbingan ( Pedoman, Petunjuk )
Susunan memiliki ruang lingkup terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai
berikut:
a. Kepala, meliputi lampiran, nomor dan tanggal keputusan pedoman
dicantumkan disebelah kanan atas. Tulisan pedoman dicantumkan di tengah
atas ditulis dengan huruf kapital, dan rumusan judul pedoman ditulis simetris
dengan huruf kapital.
b. Batang Tubuh, meliputi Pendahuluan yang berisi latar belakang / dasar
pemikiran / maksud, tujuan / ruang lingkup / tata urut, dan pengertian, materi
pedoman dan penutup.
c. Kaki, Nama jabatan pejabat, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf
kapital.
5. Naskah Dinas Penugasan / Surat Perintah.
Susunannya terdiri dari beberapa bagian yaitu :
a. Kepala, meliputi Nama instansi dengan atau tanpa logo, kata surat tugas /
perintah, nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah
b. Batang Tubuh, meliputi konsiderans, diktum
c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal surat perintah, jabatan pejabat yang
menandatangani, tanda tangan pejabat, nama lengkap pejabat, cap dinas.
6. Naskah Dinas Khusus ( Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa,
Berita Acara )
a. Surat Perjanjian
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/ tanggal/ tahun tempat pelaksanaan
penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan
perjanjian.
2) Batang Tubuh, memuat materi perjanjian
3) Kaki, meliputi nama, tanda tangan pihak yang mengadakan perjanjian dan
saksi.
19
b. Surat Kuasa
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1) Kepala, memuat nama dan alamat instansi, judul dan nomor
2) Batang Tubuh, memuat materi yang dikuasakan
3) Kaki, memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan,
nama dan tanda tangan para pihak, dibubuhi materai.
c. Berita Acara
Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/tanggal/tahun, tempat pelaksanaan
penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara
2) Batang Tubuh, memuat berita acara
3) Kaki, memuat nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan saksi
7. Formulir
Formulir meliputi :
a. Kepala, yang berisi nama dan alamat instansi, judul, kode formulir, dan
informasi lain sesuai dengan spesifikasinya.
b. Batang Tubuh, terdiri dari kolom lajur yang berisi informasi mengenai data
yang diperlukan sesuai kebutuhan.
c. Kaki, yang memuat nama dan tanda tangan pengisi, nama pejabat yang
mengetahui atau yang mengesahkan ( jika diperlukan ), tempat, tanggal,
bulan, dan tahun dan informasi lain yang dibutuhkan.
8. Laporan
Susunannya memiliki ruang lingkup sebagai berikut:
a. Kepala, meliputi : judul laporan, seluruhnya ditulis dalam hurup kapital,
diletakkan di tengah.
b. Batang tubuh, meliputi Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan
tujuan, ruang lingkup serta sistematika laporan. Materi Laporan terdiri atas
kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan
kegiatan, hambatan yang di hadapi, kesimpulan dan saran sebagai bahan
pertimbangan. Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan
ucapan terima kasih.
20
c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal pembuatan laporan, nama jabatan/pejabat
pembuat laporan, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf awal
kapital.
21
BAB IV
PENUTUP
A. Rangkuman
Tata naskah dinas merupakan bagian dari kegiatan yang mempunyai fungsi
yang sangat penting bagi organisasi .Fungsi tata persuratan jika diterapkan pada
organisasi secara benar dapat sebagai alat penyampaian suatu berita informasi kepada
pihak lainnya secara efektif dan efesien.
Diperoleh rangkuman yang dijadikan pedoman dalam penyusunan maupun
pelaksanaan pekerjaan tata naskah dinas atau surat menyurat baik dari mulai
pemahaman, bentuk surat, isi surat serta format dapat disimpulkan gambaran sebagai
berikut :
1. Surat dinas adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak
apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.dalam
penerapan tata naskah dinas harus memperhatikan beberapa asas yaitu efisiensi ,
pembakuan , pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan asas ketepatan
dan keamanan.
2. Surat naskah dinas sebagai sarana komunikasi tertulis yg digunakan untuk
penyampaian informasi ,berfungsi sebagai bukti akuntansi, sebagai alat bukti
tertuliS, sebagai alat pengingat, sebagai wakil dan atau data organisasi, sebagai
pedoman melakukan kegiatan dan sebagai bukti sejarah
3. Persyaratan yg harus diketahui dalam membuat surat yang baik adalah kertas
surat harus memenuhi standar, bentuk surat mengacu pada standar yang ada,
tinta harus memenuhi standar , penggunaan bahasa indonesia yang baku,
penggunaan gaya bahasa yang ditulis harus lugas.
4. Informasi yang disajikan harus merupakan fakta dan atau peristiwa kegiatan yang
benar – benar akurat.
5. Bentuk dan format surat merupakan suatu pola yang ditentukan dari bagian –
bagian surat dan penempatan bagian – bagian surat pada posisi tertentu
dipengaruhi oleh bentuk surat asing yang ada di indonesia sebelumnya dimana
22
kebiasaan dalam suatu instansi yang pada akhirnya akan membentuk model dan
format tertentu.
6. Format naskah dinas mengacu pada S.K Menpan no.72 tahun 2003.
7. Dalam penulisan suatu surat harus memperhatikan penyiapan dan pengamanan
surat, pengonsep harus mengetahui permasalahan yang akan ditulis, bahasa surat,
kertas dan bentuk surat.
8. Penyiapan meliputi penyusunan naskah , pengklasifikasian surat yang terdiri dari
tingkat keaslian, bobot informasi, kecepatan penyampaian surat.
B. Latihan.
I. Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang benar
1. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut :
a. Manajemen formulir
b. Produk hukum
c. Manajemen kearsipan
d. Koresponden.
2. Yang bukan dikategorikan sebagai surat dinas dalam tata naskah dinas adalah :
a. Formulir
b. Surat
c. Produk hukum
d. SMS
3. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan.......
a. Tata naskah
b. Tata kearsipan
c. Korespondensi
d. Tata usaha
4. Surat dinas dan formulir jika dikaitkan dengan daur hidup arsip termasuk tahap :
a. Pendistribusian
b. Penciptaan
c. Pemeliharaan
d. Penyusutan
23
5. Pengelolaan naskah atau surat yang mencakup pengeturan jenis dan ketentuan
umum,format,penyiapan dan pengamanan ,keabsahan dan media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan adalah :
a. Komunikasi
b. Tata naskah dinas
c. Surat dinas
d. Formulir
6. Surat yang informasinya dianggap vital, dicptakan sebagai bukti kegiatan
pertanggungjawaban organisasi, merupakan fungsi surat sebagai :
a. Bukti sejarah
b. Wakil / duta
c. Bukti akuntabilitas
d. Alat pengingat
7. Surat berfungsi antara lain , kecuali :
a. Bukti akuntabilitas
b. Sarana pengingat
c. Bukti sejarah
d. Komunikasi lisan
8. Tujuan tata naskah dinas antara lain untuk :
a. Keseragaman
b. Tata kearsipan semakin berdaya guna dan berhasil guna
c. Kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian
d. Betul semua
9. Salah satu persyaratan pembuatan surat yaitu harus menggunakan Bahasa
Indonesia yang baku, berarti :
a. Bahasanya berbelit – belit
b. Bahasa gaul
c. Bahasa sesuai dengan EYD
d. Bahasa melayu
24
10. Persyaratan yang harus dipenuhi dalam membuat surat yang baik ádalah :
a. Menggunakan bahasa indonesia yang baku
b. Kertas harus memenuhi estándar
c. Informasi yang disampaikan merupakan falta
d. Semua benar.
11. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut :
a. Manajemen formular
b. Manajemen kearsipan
c. Korespondensi
d. Naskah dinas
12. Bentuk surat yang banyak digunakan oleh instansi pemerintah hádala :
a. Semi block style
b. Indented style
c. New oficial style
d. Full block style
13. Salah satu jenis naskah dinas arahan adalah :
a. Surat keputusan
b. Nota dinas
c. Memorandum
d. Surat tugas
14. Susunan format yang terdapat pada suatu laporan meliputi :
a. Pendahuluan,isi dan penutup
b. Pembukaan ,isi dan kaki surat
c. Pendahuluan,penutup dan kaki surat
d. Pendahuluan,batang tubuh dan kaki surat.
15. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan :
a. Tata naskah
b. Tata kearsipan
c. Tata usaha
d. Ketatausahaan
25
16. Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi dan berhubungan
dengan tugas kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat berwenang atau
yang ditunjung disebut :
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat terbatas
d. Surat biasa
17. Nama istilah lain dari tingkat keaslian surat berupa tembusan adalah :
a. Petikan
b. Kutipan
c. Copy carbon
d. Tindasan
18. Surat yang harus disampaikan secepat mungkin setelah ditanda tangani dalam
tingkat sifat surat termasuk dalam kelompok :
a. Tingkat keaslian surat
b. Tingkat pengamanan surat
c. Tingkat penyampaian surat
d. Tingkat kerahasiaan
19. Surat yang informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus dalam tingkat
penyampaian surat disebut :
a. Surat terbata
b. Surat dinas
c. Surat rahasia
d. Surat biasa
20. Surat penting apabila :
a. Informasi mengandung hal rutin
b. Informasi mengandung kebijakan dan operasional
c. Informasi mengandung hal rutin maupun operasional
d. Salah semua.
26
21. Bentuk pelimpahan wewenang dimana penerima kuasa memberi kuasa lagi
kepada pejabat satu tingkat dibawahnya disebut :
a. Atas nama (a.n)
b. Atas perintah beliau (a.p.b)
c. Untuk beliau (u.b)
d. Tertanda.
22. Maksud tujuan dari pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah :
a. Mempermudah pekerjaan atasan
b. Memberi tanggungjawab terhadap bawahan
c. Mempercepat pemrosesan kerja
d. Merampingkan birokrasi
23. Pembatalan dan pencabutan nazca dinas dapat dilakukan, asaltan :
a. Sudah ada penetapan nazca dinas baru
b. Tidak perlu ada nazca dinas pengganti
c. Tidak dapat dilakukan pembatalan dan pencabutan naskah dinas
d. Naskah dinas yang lama tidak berlaku.
PENGURUSAN SURAT AKTIF
Disusun Oleh :
Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………. 1
A. Latar Belakang……………………………………………………………. 1
B. Deskripsi Singkat…………………………………………………………. 2
C. Indikator ……………..…………………………………………………… 3
D. Pokok Bahasan……………………………………………………………. 3
BAB II PENGURUSAN SURAT…………………...……...……………………… 4
A. Pengertian…………………………………………………………………. 4
B. Tujuan Pengurusan Pengendalian Surat………………………………... 4
C. Macam-macam Surat……………………………………………….…….. 5
D. Unit Kerja yang Terlihat dalam Pengurusan Surat……………………. 5
E. Pengorganisasian Pengurusan Surat…………………………………….. 6
F. Sarana dan Prosedur Pengurusan Surat………………………………… 9
BAB III PEMBERKASAN ARSIP AKTIF……………….……………………… 29
A. Pengertian………………………………………………………………….. 29
B. Langkah-langkah Pemberkasan………………..………………………… 29
C. Peralatan Pemberkasan…...………………………………………………. 29
D. Sistem Pemberkasan……………...……………………………………….. 33
E. Penemuan Kembali Arsip (RETRIEVAL)………………………………. 39
BAB IV PENUTUP………………………………………………………...………. 41
A. Rangkuman……………………………………………………………….... 41
B. Latihan….………………………………………………………………….. 42
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………... 43
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Peranan arsip bagi organisasi sangat penting karena arsip merupakan sumber
informasi, alat utama ingatan, bukti otentik atau alat pembuktian juga sebagai
dasar perencanaan dan penggambilan keputusan serta barometer kegiatan
Sehingga di setiap organisasi/ instansi ada bagian kearsipan yang tugasnya adalah
menerima, mencatat, mendistribuskan serta menyimpan, menata dan menemukan
kembali arsip sesuai dengan system tertentu. Selain itu juga memberikan
pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
Surat merupakan pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang
digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan
kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan demikian surat
meliputi surat dinas antar organisasi, memorandum, nota dinas, telegram,
faksimail. Surat-surat yang tercipta dalam rangka komunikasi organisasi
merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan operasional manajemen.
Karena itu lalu lintas surat pada suatu organisasi harus diatur dalam sistem
pengaturan surat yang baik agar pencapaian misi organisasi dapat dilakukan
secara optimal.
Di dalam organisasi / instansi arsip tercipta berdasarkan daur hidupnya
yaitu: Penciptaan, Pengurusan dan pengendalian, referensi, penyusutan,
pemusnahan, penyimpanan dan penyerahan. Tahap penciptaan arsip merupakan
tahap awal dari proses kehidupan arsip yang bentuknya berupa konsep, daftar,
formulir dan sebagainya. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu dimana surat
masuk dan surat keluar tersebut di arahkan atau dikendalikan guna pemrosesan
lebih lanjut. Tahap referensi surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan
adminstrasi sehari-hari. Setelah itu surat di klasifikasikan dan di indeks kemudian
di himpun berdasarkan system tertentu. Untuk tahap penyusutan adalah kegiatan
pengurangan arsip, sedangkan pemusnahan adalah arsip yang tidak mempunyai
nilai guna lagi dan dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga Negara atau Swasta.
Tahap penyimpanan di unit kearsipan adalah arsip yang sudah menurun
nilaigunanya (arsip Inaktif) dan untuk tahap terakhir adalah tahap penyerahan ke
ANRI, ke Badan Kearsipan Provinsi/Kabupaten dan Kota. Pengurusan surat
2
merupakan daur hidup tahap yang kedua yaitu tahap pengurusan dan pengendalian
surat masuk dan surat keluar.
PENGGUNAAN PENGGUNAAN
&&
PEMELIHARAANPEMELIHARAAN
PENYUSUTANPENYUSUTAN
PENCIPTAAN PENCIPTAAN
* Disain Formulir & Manajemen
* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah
* Manajemen Laporan
* Manajemen Produk Hukum
* Pengurusan Surat
* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik
* Manajemen Arsip aktif
* Manajemen Arsip Inaktif
* Program arsip Vital
* Disaster prevention & recovery plan
* Program Perawatan
*Survei/Inventarisasi arsip
* Penilaian arsip
* Jadwal retensi
* Pemindahan arsip inaktif
* Pemusnahan
* Penyerahan arsip Statis ke ANRI
Pengaturan surat ( mail handling) adalah kegiatan mengirim dan menerima
informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu kegiatan pengurusan
surat bukan hanya menerima dan mengirim surat keluar saja, tetapi juga meliputi
ditemukan dalam waktu yang singkat. Dengan tujuan inilah maka surat harus
diurus dan diatur sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang ada.
B. Deskripsi Singkat
Modul ini memaparkan pengertian: arsip aktip, surat, pengurusan surat,
macam-macam surat, unit kerja yang terlibat dalam pengurusan surat,
pengorganisasian surat, prosedur dan tata kerja pengurusan surat masuk dan
keluar menggunakan kartu kendali ( sistem pola baru), sarana pengurusan surat
serta membahas mengenai sistem penataan arsip aktif yang ada di instansi
pemerintah.
3
C. Indikator
Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran mata diklat ini, peserta mampu :
1. Memahami pengertian arsip aktif
2. Memahami asas-asas dan tujuan pengurusan surat
3. Mengidentifikasi pertimbangan pemilihan asas dalam pengurusan surat
4. Mengemukakan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
5. Menginventarisasikan sarana dan prasarana pengurusan surat
6. Menjelaskan dan mempraktekkan cara penemuan arsip dengan cepat dan tepat
E. Pokok Bahasan
1. Pengurusan Surat
2. Pemberkasan Arsip Aktif
4
BAB II
PENGURUSAN SURAT
A. Pengertian
Arsip berdasarkan konsep asalnya dibedakan menjadi Records (arsip
Dinamis) dan Archives (arsip Statis), selanjutnya arsip dinamis di bedakan
menjadi arsip dinamis aktif ( Betty Ricks, menyebutkan jumlah arsip ini sekitar
(25%) dan arsip dinamis inaktif, pembedaan ini menurut frekuensi kegunaan.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan tinggi sedangkan arsip inaktif
adalah arsip yang frekuensinya menurun, beberapa ahli menyebutkan 6 sampai 10
kali dalam setahun. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 arsip
aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan
pekerjaan di lingkungan unit pengolah oleh suatu organisasi sedangkan arsip
inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dalam
penyelenggaraan administrasi.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan arsip
adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan,
Perusahaan Organisasi Politik, Organisasi Masyarakat dan perseoranagan dalam
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan dan bernegara.
Surat adalah komunikasi tertulis yang dibuat dan atau diterima oleh suatu
instansi dalam menyampaikan berita/informasi, penjelasan atau pernyataan yang
berasal dari siapapun yang ditujukan kepada instansi yang berssangkutan dalam
pelaksanaan tugas pokok instansinya sedangkan pengurusan surat adalah kegiatan
yang dilakukan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar, meliputi
penerimaan, penggolongan/penggelompokkan, pengarahan, pencatatan,
pendistribusian dan pengiriman surat keluar.
B. Tujuan Pengurusan dan Pengendalian Surat
Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penaganan surat masuk
dan surat keluar meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut dan mengirim surat keluar. Tujuannya agar surat sampai
kepada yang berkepentingan dengan cepat, tepat dan aman serta pengendalian
5
surat secara tertip melalui sarana dan prosedur yang efektif dan untuk kelancaran
penyelesaian surat melalui prosedur yang tertib.
C. Macam-macam Surat
1. Menurut Jenisnya :
Surat Terbuka Surat yang isinya tidak khusus dituju kan kepada seseorang
pejabat atau unit kerja tertentu
Surat Tertutup Surat yang isinya khusus dituju kan kepada seseorang atau
pejabat tertentu dan tidak boleh diketahui/dibuka oleh orang lain selain, selain
oleh alamat yang tertera pada sampul surat.
*) Biasanya pada sampul surat ditulis RHS
2. Menurut Isinya, dibedakan
Surat Penting Surat yang mengandung informasi penting yang memerlukan
tindak lanjut.
Surat Biasa Surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, informasi didalamnya
berupa pemberitahuan yang sifatnya umum.
3. Menurut Tingkat Kerahasiannya, dibedakan : Sangat rahasia, Rahasia dan
Konfidensial
4. Menurut Alamat Asalnya, dibedakan : Surat Masuk dan Surat Keluar
5. Menurut Tingkat Kecepatannya, dikelompokkan Kilat, Sangat Segera, Segera
dan Biasa
D. Unit Kerja yang Terlibat Dalam Pengurusan Surat
Secara khusus unit pengolah yang terlibat langsung dalam pengurusan surat
adalah
1. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas pokoknya
meliputi : kegiatan pengendalian dan pengarahan arsip dinamis aktif, serta
menyimpan dan mengelola arsip dinamis inaktif yang berasal dari unit-unit
kerja.
2. Unit Pengolah adalah satuan kerja yang melaksanakan Tupoksi Organisasi/
Instansi.
3. Pimpinan Pengolah adalah Kepala atau Pimpinan yang bertanggung jawab
atas penyelesaian suatu urusan/kegiatan.
6
4. TU Pengolah adalah unsur unit pengolah yang bertugas membantu kelancaran
penyelesaian pekerjaan tugas ketata usahaan (penerimaan, pengendalian,
penyampaian, penyimpanan) serta melayani permintaan berkas arsip dinamis
aktif dan menyelenggarakan pemindahan arsip dinamis inaktif yang berada di
bawah tanggungjawabnya kepada Unit Kearsipan.
5. Pelaksana Pengolah adalah satuan/pejabat pelaksana yang oleh pimpinan
pengolah diserahi tugas menangani dan menyelesaikan suatu kegiatan
urusan.
E. Pengorganisasian Pengurusan Surat
1. Asas Pengorganisasian Surat
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu
adanya asas pengurusan surat atau penentuan kebijaksanaan pengorganisasian
pengurusan surat secara baku. Dalam pengorganisasian surat ada beberapa
asas pengurusan surat yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan pada
setiap organisasi, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, asas gabungan.
Penerapan asas-asas tersebut sebaiknya mempertimbangkan: ruang lingkup
dan fungsi organisasi yang bersangkutan, beban kerja serta volume surat,
jumlah pegawai serta bangunan fisik ( satu atap/terpencar)
a. Asas Sentralisasi : seluruh kegiatan pengurusan surat mulai dari
penerimaan, pengiriman sampai dengan distribusi dan pengendaliannya
dibebankan kepada satu unit kerja tertentu (satu pintu/terpusat)
1. Asas Sentralisasi umumnya digunakan pada :
(a) Organisasi kecil
(b) Lokasi Kerja/Unit Kerja dalam satu atap
(c) Jumlah Pegawai Sedikit
(d) Volume surat sedikit
2. Keuntungan Penerapan Asas Sentralisasi :
(a) Keseragaman sistem dan prosedur
(b) Keseragaman Peralatan
(c) Memudahkan dalam pengendalian pelaksanaan pengurusan surat
b. Asas Desentralisasi : seluruh kegiatan pengurusan surat mulai dari
penerimaan, pencatatan sampai pengurusan surat keluar dilaksanakan
sendiri oleh masing-masing unit kerja dalam organisasi.
7
1. Keuntungan Asas Desentralisasi :
(a) Kecepatan dalam penyampaian surat
(b) Kecepatan dalam pemerosesan surat
2. Kerugiannya :
(a) Tidak ada keseragaman sistem dan prosedur serta peralatan yang
digunakan
(b) Kesulitan dalam pengendalian dan pembinaan sistem serta prosedur
untuk seluruh lingkup organisasi.
Adanya kelebihan dan kelemahan kedua asas di atas, maka sebelum
menentukan penerapan asas pengorganisasian surat pada suatu organisasi
sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
- Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan
- Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi
- lokasi gedung kanot, satu atap atau terpencar;
- jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi
- jumlah surat yang di kelola
Karena kedua asas memiliki kelebihan dan kelemahan, maka
pertimbangan seperti di atas dilakukan secara baik sehingga efektifitas dan
efisiensi pengelolaan surat dapat tercapai.ng perlu diketahui dari struktur
organisasinya.
c. Asas Gabungan atau kombinasi antara asas sentralisasi dan desentralisasi,
sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat dihindari. Asas
kombinasi adalah desentralisasi terhadap pengurusan surat pada atau oleh
masing-masing unit kerja, tetapi sentralisasi terhadap prosedur, sistem,
peralatan dan sumber daya manusianya pada/oleh satu unit kerja ( unit
kearsipan). Keuntungan dari sistem ini adalah keseragaman dalam sistem
penyimpanan dan penemuan kembali, meminimalkan kesalahan
penyimpanan dan kehilangan arsip serta meminimalkan adanya duplikasi
arsip. Selain itu terwujudnya pengadaan peralatan yang terpusat dan
hasilnya lebih efisien masalah biaya, memudahkan pemindahan arsip
sesuai jadwal penyusutan. Tetapi kerugiannya adalah penyimpanan arsip
secara bersama-sama, namun tidak berkaitan, kurang fleksibilitas sebagai
akibat dari adanya penyeragaman.
8
2. Prosedur dan Tata Kerja
Sesuai dengan tujuan pengurusan surat maka harus dibuat suatu rencana
prosedur kerja yang baku sehingga apabila terjadi penggantian pimpinan atau
staf, tidak terjadi perubahan prosedur pelaksanaan pengurusan surat, maka
harus ada prosedur dan tata kerja yang baku. Untuk hal tersebut maka perlu
dipertimbangan : perencanaan pengurusan surat, asas yang akan dianut, jenis
surat yang harus dikendalikan dan sarana pengendalinya serta bagaimana cara
untuk mengurangi resiko kehilangan surat. Selain itu untuk penyusunan
prosedur kerja yang baik perlu dipertimbangkan :
a. Pengelompokkan surat adalah kegiatan menyeleksi surat untuk
memperoleh surat yang penting dicatat dan dikendalikan, surat biasa yang
bersifat rutin yang tidak perlu dicacat
b. Pencatatan surat, maksud dilakukan pencatatan surat adalah untuk
pengendalian informasi surat, sehingga surat-surat penting yang harus
segera ditindaklanjuti dapat dikendalikan secara baik. Dengan demikian
efektivitas dan efisiensi kerja, serta keamanan fisik ataupun informasi surat
dapat dilakukan ecara optimal.
c. Penanganan surat keluar, yang terpenting adalah penyiapan kelengkapan
surat, seperti penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang
penandatangan surat. Untuk menghindari kesalahan administrasi sebaiknya
hal ini dilakukan sesuai dengan standard tata persuratan. Hal lain yang
perlu diperhatikan dalam pengurusan surat keluar adalah teknik
penyampaian surat kepada alamat tujuan harus disesuaikan dengan sifat
surat itu sendiri
d. Pendisposisian, adakalanya surat harus disampaikan kepada lebih dari satu
unit kerja. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan prosedur
pendisposisian yang akan digunakan. Pertimbangan yang perlu dilakukan
antara lain ukuran formulir disposisi, pengkopian disposisi kadangkala
lebih dari satu atau dua jenjang unit kerja dibawahnya sehingga perlu
ukuran formulir disposisi yang ideal untuk menampung pesan informasi
dari yang memberi disposisi. Sedangkan penggandaan atau pengkopian
disposisi akan banyak menciptakan duplikasi serta kurang terjaminnya
keamanan informasi surat.
9
3. Pedoman Kerja
Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, sebaiknya suatu organisasi
harus melengkapi kegiatan pengurusan suratnya dengan pembuatan suatu
pedoman kerja yang memuat penjelasan mengenai prosedur dan tata kerja
dalam pengurusan surat yang diterapkan pada organisasi yang bersangkutan.
Pedoman kerja memuat hal-hal sebagai berikut : Kebijaksanaan pengurusan
surat yang perlu bagi organisasi, penjelasan lengkap dan rinci mengenaiasas
pengorganisasi, prosedur dan tata kerja, serta tugas dan tanggung jawab
pengorganisasian surat.
Sesuai dengan asas yang telah diterapkan untuk dipergunakan pada organisasi
yang bersangkutan, maka tanggung jawab dan tugas unit kerja harus jelas.
Selain itu teknik prosedur pengurusan surat harus memberikan keterangan
yang rinci mengenai prosedur pengurusan surat, termasuk didalamnya
pencatatan, pengarahan dan sebagainya.
4. Sumber Daya Manusia
Peningkatan kualitas sumber daya manusia dalam upaya peningkatan
kemampuan kerja dapat dilakukan dengan mengikutsertakan
karyawan/pegawai yang bertugas pada tata persuratan dalam diklat kearsipan,
khususnya diklat kearsipan dinamis. Hal ini perlu dilakukan untuk mendukung
efisiensi dan efektivitas pekerjaan.
F. Sarana dan Prosedur Pengurusan Surat
1. Sarana Pencatatan dan Pengendalian Surat
Dalam proses pencatatan dan pengendalian naskah dinas agar tetap berjalan
lancar, tentunya perlu didukung dengan sarana yang lengkap yaitu :
a) Kode Klasifikasi
Melvil Dewey, seorang ahli perpustakaan dari Amerika Serikat pada tahun
1876 menciptakan pola klasifikasi yang di sebut D.D.C ( Deweny Decimal
Classification) atau U.D.C (Universal Decimal Classification), yang
menggelompokkkan sebuah ilmu pengetahuan menjadi 10 kelompok yaitu:
1. 000 - General Works ( Karya Umum)
2. 100 - ( Philosophy (ilmu Filsafat)
3. 200 - ( Sosial Sciences ( ilmu Sosal)
4. 400 - Linguistic (pengetahuan Bahasa)
10
5. 500 - Pure Sciences ( Ilmu Pasti Alam/Exakta)
6. 600 - aplplied Sciences ( Teknologi)
7. 700 - Arts (Kesenian)
8. 800 - culture & Literature ( Kebudayaan dan Sastra)
9. 900 - History & Geography (sejarah dan ilmu pengetahuan)
Menurut Melvil Dewey, setiap bidang ilmu pengetahuan tersebut diberi
kode angka berupa angka ratusan, dan terkenal juga dengan sebutan sistem
desimal ( sistem persepuluhan). Perkembangan berikutnya menyebabkan
sistem tersebut dapat dimanfaatkan di perpustakaan.
Pengelompokkan berdasarkan ilmu penetahuan yang seduai
digunakan untuk perpustakaan diseluruh dunia dapat sama pembagiannya,
sedangkan untuk penataan arsip pola klasifikasi kearsipan yangn
digunakan oleh sutau organisasi tidak sama dengan organisasi lainnya. Hal
tersebut karena kegiatan substantif (tugas Pokok) tiap kantor atau
organisasi belum tentu sama.
Pokok-pokok permasalahan pola klasifikasi sistem Dewey yang
semula digunakan untuk mengurus perpustakaan, akhirnya dipergunakan
untuk menata arsip berdasarkan sistem nomor. Jadi Melvil Dewey telah
membuat dasar klasifikasi yang dapat dimanfaatkan bukan saja untuk
kepentingan perpustakaan, tetapi dimanfaatkan juga dalam sistem penataan
arsip khusus sistem nomor. Oleh karena itu perlu diketahui tata cara
pembuatan pola klasifikasi arsip sebagai sarana penataan arsip yang
terbagi dalam 10 pokok masalah yaitu :
1. 000 – Umum
2. 100 – Pemerintahan
3. 200 – Politik
4. 300- Ketertiban
5. 400- Kesejateraan
6. 500- Perekonomian
7. 700 – Pengawasan
8. 800 – Kepegawaian
9. 900 - Keuangan.
Dengan terbaginya dalam 10 pokok masalah pola klasifikasi arsip disusun
berjenjang yaitu pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah yang
11
digunakan dalam pemberian kode permasalahan pada saat menciptakan arsip
atau pengurusan surat. Contoh :
000 Umum ( Pokok Masalah)
003 Hari Raya / Besar
003.1 Hari Raya 17 Agustus
003.3 Hari Ulang Tahun ( sub-sub masalah
100 Pemerintahan (Ppokok masalah)
100 Pemerintahan Pusat
110 Presiden ( sub masalah )
Meliputi: Pencalonan, Pengangkatan, Pelantikan, sumpah dan Serah
Terima Jabatan
111.1 Pertanggung Jawaban Presiden kepada MPR dan sebagainya
Intinya klasifikasi arsip dalam pengurusan surat adalah
penggelompokkan urusan atau masalah secara logis dan sistematis
berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau
menghimpunnya dan berguna untuk :
- Mengelompokkan arsip yang urusan/masalahya sama ke dalam satu
berkas
- Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
- Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, sehingga
dapat dicapai efesiensi kerja
b) Kartu Kendali Surat Dinas Masuk dan Keluar
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem
Kearsipan pola Baru. Kartu kendali adalah sehelai kertas tipis berukuran
10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat
keluar serta sarana pengendali surat dan berfungsi sebagi pengganti buku
agenda, yang mana penggunaannya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3,
atau rangkap di sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Kantor.
Sistem kartu kendali dibuat oleh ANRI bekerjasama dengan LAN pada
tahun 1972 dan mulai dikenalkan ke lembaga-lembaga pemerintah maupun
swasta pada tahun 1976, sistem ini dimaksudkan untuk menggantikan
sistem agenda yang di anggap tidak relevan dengan perkembangan jaman
12
Contoh Kendali Surat Masuk :
N Indek : Kode : Nomor Urut :
A
M Isi Ringkas :
A
Dari :
I
N
S Tgl. Surat: Nomor Surat : Lampiran :
T
A
N Pengolah : Tgl. diteruskan : Tanda Terima :
S
I
Catatan : Lembar I
Catatan : Lembar II
Catatan : Lembar III
Catatan : Lembar IV
Cara Pengisian:
Kolom indeks : Diisikan indeks masalah-masalah dinas atau diisikan
kata tangkap sebagai petunuk utama surat.
Kolom Kode : Diisikan kode klasifikasi arsip
Kolom Nomor Urut : Diisikan nomor urut surat berdasarkan daftar pengendali
pada surat masuk
Kolom Isi Ringkas : Diisikan ringkasan dari isi surat
Kolom Dari : Diisikan dari siapa surat itu diterima
Kolom Tanggal Surat : Diisikan tanggal surat yang diterima
Kolom Nomor Surat : Diisikan nomor surat yang diterima sesuai yang tertera
pada surat
Kolom Lampiran : Diisikan jumlah lampiran surat ( jika ada )
Kolom Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat tersebut
Kolom Tanggal diteruskan:Diisikan tanggal berapa surat diteruskan kepada unit
pengolah
Kolom Tanda Terima : Berisikan tanda tangan/paraf oleh penerima surat (unit
pengolah) khusus lembar III (warna kuning
Kolom Catatan : Diisikan keterangan-keterangan yang perlu dicatat
sebagai pengingat
13
Contoh Kendali Surat Keluar :
N
A Indek : Kode : Nomor Urut :
M Isi Ringkas :
A
I Kepada :
N
S
T Pengolah : Tgl.surat : Lampiran :
A
N
S Catatan : Lembar I
I
Catatan : Lembar II
Catatan : Lembar III
Cara Pengisian :
Kolom indeks : Diisikan indeks masalah surat
Kolom Kode : Diisikan kode klasifikasi surat
Kolom Nomor Urut : Diisikan nomor urut surat keluar berdasarkan
daftar pengendali surat keluar
Kolom Isi Ringkas : Diisikan ringkasan dari isi surat
Kolom Kepada : Diisikan kepada siapa surat itu ditujukan
Kolom Pengolah : Diisikan unit pengolah yang memproses surat
Kolom Tgl.& Nomor Surat : Diisikan tanggal dan nomor dibuat
Kolom Lampiran : Diisikan jumlah lampiran surat ( jika ada )
Kolom Catatan : Mencatat hal-hal yang dianggap perlu
c) Daftar Pengendali Surat Masuk / Keluar
Daftar pengendali surat keluar adalah daftar yang dipergunakan untuk
menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar yang sudah
dicacat dalam kartu kendali sekaligus sebagai alat kontrol. Pencatatan surat
dimulai dari nomor 01 dan terakhir 00, halaman mulai dari halaman 0 Demikian
halnya untuk daftar pengendali surat keluar. Kalau Pengendali keluar coret
Pengengadali Masuk.
14
Contoh Daftar Pengendali Surat Masuk/ Keluar Halaman ......
Tgl.
No. Urut
Klasifikasi
Unit Pengolah
Tgl.
No. Urut
Klasifikasi
Unit Pengolah
00 50 01 51 02 52 03 53 04 54 05 55 06 56 07 57 08 58 09 59 10 60 11 61 12 62 13 63 14 64 15 65 16 66 17 67 18 68 19 69 20 70 21 71 22 72 23 73 24 74 25 75 26 76 27 77 28 78 29 79 30 80 31 81 32 82 33 83 34 84 35 84 36 86 37 87 38 88 39 89 40 90 41 91 42 92 43 93 44 94 45 95 46 96 47 97 48 98 49 99
15
Cara Pengisian Daftar Pengendali Masuk / Keluar :
Kolom Tanggal : Diisikan tanggal surat masuk diterima/ atau dikirim
dicatat
Kolom Nomor Urut : Nomor urut 00 s.d 99 yang dipergunakan untuk
mencatat
Cara Mencatat nomor surat masuk / Keluar
Kolom Klasifikasi : Diisikan kode klasifikasi
Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat Dinas
tersebut tersebut
Halaman (sebelah kanan atas) diisikan nomor halaman daftar pengendali yang
telah dipergunakan
d) Lembar Kartu Tunjuk Silang
Lembar kartu tunjuk silang adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat untuk
memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah
dinas dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan antara berkas yang
satu dengan yang lainnya.
Indek :
Kode :
Tgl. :
No. :
Perihal / :
Isi Ringkas :
Dari :
Kepada :
LIHAT BERKAS
Indek :
Kode
Tgl. :
No. :
Cara Pengisian Kartu Tunjuk Silang :
Kolom indek : Diisikan indek masalah kedua
Kolom kode : Diisikan kode klasifikasi masalah kedua
Kolom tanggal & nomor: Diisikan tanggal penyampaian surat dan nomor urut
Surat masuk pada daftar pengendali
16
Kolom Perihal : Diisikan isi ringka / perihal surat
Kolom Dari : Diisikan dari mana / siapa surat diterima
Kolom Kepada : Diisikan kepada siapa surat itu ditujukan
Lihat Berkas
Indek : Diisikan indek masalah pertama
Kode : Diisikan kode klasifikasi masalah pertama
Tanggal, Nomor : Diisikan tanggal dan nomor surat diterima
e) Lembar Pengantar
Lembar Pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian
untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia/tertutup
1. Lembar Pengantar Surat Biasa
Contoh :
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
UNIT PENGOLAH :
DISAMPAIKAN TGL. :
NO.
ASAL SURAT
TANGGAL
NO.SURAT
PERIHAL
KET
Diterima Tanggal : Pukul :
Paraf Penerima :
Nama Terang :
Cara Pengisian Lembar Pengantar Surat Biasa :
Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat
Kolom Disampaikan Tanggal: Diisikan tanggal penyampaian surat
Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dicatat
Kolom Asal Surat : Diisikan asal surat tersebut/pengirim surat
17
Kolom Tanggal/No.Surat : Diisikan tanggal dan nomor surat
Kolom Perihal : Diisikan perihal surat
Kolom Diterima Tanggal : Diisikan tanggal terima surat oleh unit pengolah
Kolom Paraf Penerima : Paraf penerima surat
Kolom Nama Terang : Diisikan nama terang penerima surat
Pukul : Diisikan pukul berapa surat diterima
2. Lembar Pengantar Surat Rahasia / Tertutup
Contoh :
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA / TERTUTUP
UNIT PENGOLAH :
DISAMPAIKAN TGL.:
N0.
ASAL SURAT
TANGGAL
NO.SURAT
KET
l Diterima Tanggal : Pukul :
Paraf Penerima :
Nama Terang :
Cara Pengisian Lembar Pengantar Surat Rahasia / Tertutup :
Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat
Kolom Disampaikan Tanggal : Diisikan tanggal penyampaian surat
18
Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dicatat
Kolom Asal Surat : Diisikan asal surat tersebut/pengirim surat
Kolom Tanggal/No.Surat : Diisikan tanggal dan nomor surat
Kolom Diterima Tanggal : Diisikan tanggal terima surat oleh Penerima
Kolom Paraf Penerima : Paraf penerima surat
Kolom Nama Terang : Diisikan nama terang penerima surat
Pukul : Diisikan pukul berapa surat diterima
f). Lembar Pengantar Ekspedisi Lepas
Lembar pengantar ekspedisi lepas adalah formulir yang dipergunakan sebagai
sarana penyampaian surat dinas pada instansi dan peorangan yang di tuju.
Contoh : Lembar Ekspedisi Lepas
Dari : ………………………………………. TANGGAL PENGIRIMAN :
No.
Nomor dan
Tanggal. Surat
Perihal
Alamat Dituju
Ket
TANDA TERIMA :
Cara Pengisian :
Kolom Dari : Diisikan nama instansi yang mengirim surat
Kolom Tanggal Pengiriman : Diisikan Tanggal surat dikirim
19
Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dikirim
Kolom Nomor/Tanggal Surat : Diisikan nomor surat dan tanggal surat dibuat/
diterima
Kolom Alamat yang dituju : Diisikan alamt instansi yang dituju
Kolom Keterangan : Diisikan keterangan yang dianggap perlu
Kolom Tanda Terima : Diisikan nama dan tanda tangan penerima
g). Lembar Pengantar Naskah/Lembar Disposisi
Lembar pengantar naskah atau disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan
intruksi dari atasan kepada bawahan atau informasi dari bawahan kepada atasan
dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas.
Contoh : LEMBAR PENGANTAR NASKAH
Kode : Indek :
Perihal :
Sifat :
Tgl. / Nomor
Asal Surat :
Dari Unit Kerja :
Dikemukakan Kepada :
(1) Mohon Koreksi
(2) Mohon Paraf
(3) Mohon Tanda
Tangan
(4) MohonPengarahan /Petunjuk/
Putusan
(5) Untuk diketahui / sebagai
laporan
DISPOSISI / NOTA *)
*) Coret yang tidak perlu
Pengisian Lembar Pengantar Naskah
Kolom kode : Diisikan kode klasufikasi surat
Kolom Indek : Diisikan indek surat / kata tangkap surat
Kolom Perihal : diisikan isi ringkas / perihal surat
Kolom Sifat : diisikan sifat surat ( penting,segera, rahasia)
Kolom Tanggal & Nomor : Diisikan tanggal dan nomor surat yang diterima;
20
Kolom asal surat : Diisikan asal instansi pencipta surat;
Kolom unit Kerja : Diisikan unit kerja yang membuat surat/menyiapkan
Lembar disposisi;
Kolom dikemukankan : Diisikan kepada siapa (pimpinan,kepala bidang, dsb)
Surat tersebut dikemukakan
Kolom mohon koreksi, mohon maaf, mohon tanda tangan, mohon
pengarahan/petunjuk/putusan, untuk ketahui sebagai laporan, cukup memberi
tanda ceklist (V) pada kotak yang ada sesuai dengan permintaan.
Kolom Disposisi : Memuat catatan, perintah dan sebagainya dari Pimpinan
Contoh Lembar Pengantar Naskah ( Lembar Disposisi )
LEMBAR DISPOSISI
Surat dari :
Tanggal surat :
No. Surat :
Diterima tanggal :
No. Urut / kode :
Diteruskan kepada :
Isi Disposisi
h). Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang berisi daftar yang berfungi sebagai pencatatan
surat masuk dan surat keluar berdasarkan nomor urut datangnya surat. Pencatatan
surat masuk dan keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat
masuk dan buku agenda surat keluar, yang biasanya dibedakan tahunnya.
Pengurusan surat dengan buku agenda mempunyai kelemahan antara lain
pencatatan yang berulang-ulang, sulit untuk di tata berdasarkan klasifikasi surat,
buku agenda tidak dapat digunakan untuk penelusuran arsip dan hanya cocok
untuk organisasi yang volumenya kecil.
21
Contoh buku agenda Surat masuk
Diteruskan No.
Urut
Tgl.
terima
Pengirim/Asal
surat
Tgl. &
No.Surat
Perihak/
Isi surat Tgl Tanda
terima
Ket
1. Perbedaan antara buku agenda dengan sistem pola baru (kartu kendali) sebagai
berikut :
Sistem Lama (Buku Agenda) Sistem Baru ( Kartu Kendali )
a. Sulit untuk penyusunan lebih lanjut
b. Sarana penemuan kembali, nomor/
Kode surat, sukar
c. Pengaturan arsip dengan peralatan
d. Sukar diterapkan
e. Kurang fleksibel, tunjuk silang tidak
Dapat diterapkan
a. Mudah untuk penyusunan lebih lanjut
b. Sarana penemuan kembali indeks
Mudah diingat
c. Karena persyaratannya baik vertikal
File dapat terwujud, dan dapat
Disesuaikan dengan calon pengguna
d. Fleksibel, tunjuk silang dapat
diterapkan
2. Satuan kerja yang terlibat langsung dalam proses pengurusan dan
pengendalian
a. Unit Kearsipan, meliputi :
1. Penerima surat
2. Pengarah surat
3. Pencatat surat
4. Pengendali surat
5. Penyimpan Surat
6. Pengirim surat
22
b. Tata Usaha Pimpinan
c. Unit Pengolah, meliputi :
1. Tata Usaha Unit Pengolah
2. Pimpinan Unit Pengolah
3. Unit / Unsur Pelaksana
3. Prosedur Pengurusan Surat
a. Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk
Unit kerja atau petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian
surat masuk adalah :
1). Unit Kearsipan ( Bagian Umum/Bagian Tata Usaha)
a). Penerima, mempunyai tugas
- Menerima surat baik yang disampaikan petugas pos, caraka,
kurir dan sebagainya.
- Meneliti kebenaran alamat instansi yang dituju
- Membubuhkan paraf pada buku penerimaan dari petugas
pengantar surat;
- Mencortir surat masuk
- Mengeluarkan surat dalam amplop;
- Meneliti kelengkapan lampiran suyrat masuk ( jika ada)
- Melampirkan amplop / sampul surat bilamana alamat pengirim
tidak dicantumkan dalam surat
- Menyampaikan surat/naskah dinas kepada pengarah untuk
diarahkan
- Bilamana surat yang diterima bersifat rahasia tidak perlu dibuka,
disampaikan secara tertutup kepada pencatat dan disampaikan
kepada alamat yang dituju dengan menggunakan lembar
pengantar surat tertutup.
b). Pengarah, mempunyai tugas :
- Membaca surat masuk dan menentukan surat penting dan biasa
- Menentukan arah surat kepada unit pengolah mana surat itu
disampaikan
23
- Menentukan kode klasifikasi, indek dan unit pengolah yang
menangani dengan menuliskan di bagian Kanan bawah surat
memakai pensil tidak boleh menggunakan pulpen
- Menyampaikan surat kepada pencatat
c). Pencatat mempunyai tugas :
- Mencatat surat masuk pada lembar daftar pengendali;
- Mencantumkan nomor urut surat masuk sesuai dengan daftar
pengendali;
- Mencatat surat dinas penting pada kartu kendali surat masuk;
- Mencatat surat biasa dan surat tertutup pada lembat pengantar
surat;
- Menyampaikan surat penting beserta empat (4) lembar kartu
kendali kepada pengendali;
- Menyampaikan surat biasa dan surat tertutup berikut lembar
pengantar surat kepada pengendali.
4). Pengendali, mempunyai tugas :
- Menerima surat penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali
dan surat biasa atau tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar
pengantar surat dari pencatat.
- Meneliti kebenaran kode,indek dan pengisian kartu kendali serta
meneliti kelengkapan lainnya atau lampiran.
- Menyampaikan surat penting beserta kartu kendali lembar III
(kuning) dan lembar IV ( merah ) kepada TU Pengolah;
- Menyampaikan surat biasa atau tertutup beserta 2 (dua) rangkap
lembar pengantar surat kepada TU Pengolah;
- Menyimpan / menata kartu kendali lembar 1 (putih) berdasarkan
kode klasifikasi dan lembar II (hijau) berdasarkan instansi dalam
lemari katalog.
5). Penyimpan, mempunyai tugas :
- Menerima kartu kendali surat masuk lembar III (kuning) yang
sidah diparaf oleh TU pengolah;
- Menyimpan / menata kartu kendali surat masuk lembar III
(kuning) berdasarkan kode sebagai pengganti arsip selama surat
tersebut masih berada di unit pengolah;
24
- Menyimpan 1 (satu) lembar pengantar surat biasa / rahasia
berdasarkan unit pengolah dan kurun waktu;
- Menyimpan 1 (satu) lembar ekspedisi lepas berdasarkan masalah
dan kurun waktu.
6). Tata Usaha Unit Pengolah
Dalam melaksanakan tugasnya tata usaha unit pengolah melakukan
kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
- Menerima surat penting beserta kartu kendali lembar III (kuning)
dan IV (merah) dari pengendali;
- Meneliti kebenaran pengarahan dan kelengkapan surat;
- Membubuhkan paraf, nama jelas tanggal penerimaan pada kartu
kendali lembar III (kuning) sebagi tanda bukti bahwa surat sudah
diterima;
- Mengembalikan kartu kendali lembar III (kuning) kepada
pengendali;
- Menyimpan kartu kendali lembar IV (merah) dalam lemari
katalog berdasarkan kode;
- Menyiapkan dan mengisi lenbar disposisi dalam rangkap 2;
- Menyampaikan surat beserta lembar disposisi kepada pimpinan
untuk disposisi atau kepada pengolah untuk diselesaikan;
- Menyimpan 1 (satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip
yang ada pada pimpinan atau pengolah/pelaksana;
- Menerima surat beserta 2 lembar disposisi dari pimpinan unit
pengolah;
- Menyampaikan surat dan lembar disposisi lembar pertama yang
telah di disposisi oleh pimpinan kepada pengolah/unit pelaksana.
7). Unit Pelaksana (Unit Pengolah)
Dalam melakukan tugasnya unit pelaksana melakukan kegiatan
sebagai berikut :
- Menerima surat beserta 2 lembar disposisi dari TU unit
pengolah untuk penyelesaian lebih lanjut;
- Meneliti surat yang disampaikan oleh TU unit pengolah, apakah
permasalahan surat tersebut sesuai dengan arahan yang ditujukan
pada unit pelaksana;
25
- Memaraf kedua lembar disposisi sebagai tanda terima;
- Mengembalikan lembar disposisi lembar ke 2 kepada TU unit
pengolah;
- Memproses penyelesaian surat sesuai petunjuk pimpinan.
2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Unit kerja dan petugas yang terlibat, serta kegiatan yang dilakukan dalam
pengurusan surat keluar adalah :
a. Unit Pengolah
Dibagian unit pengolah pengurusan dan pengendalian surat keluar
dilaksanakan oleh :
1). Pengolah / Pelaksana
- Menyiapkan / menyampaikan konsep surat keluar ;
- Menyampaikan surat keluar yang telah diketik net untuk ditanda
tangani pimpinan.
2) TU Pengolah
- Menerima surat yang telah ditanda tangani pimpinan dari pengolah
/ pelaksana;
- Mencatat surat keluar dalam kartu kendali rangka 3 (tiga) putih,
kuning dan merah;
- Menyampaikan konsep dan net surat keluar beserta kartu kendali
kepada pengendali pada unit kearsipan;
- Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor
kode;
- Mengendalikan surat yang belum selesai pengolahannya dan
menyampaikan surat yang sudah selesai pengolahannya kepada
pimpinan.
b) Unit Kearsipan
Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan
pengiriman :
1). Pengendali
- Menerima surat yang telah ditandatangani dari TU unit
pengolah, serta meneliti kelengkapannya;
- Memberikan nomor urut pada kartu kendali / surat
26
- Menyimpan kartu kendali lembar 1 (putih) warna putih dalam
lemari katalog berdasarkan kode;
- Menyampaikan kartu kendali lembar II (kuning) lkepada
penyimpan;
- Menyampaikan kartu kendali lembar III ( warna merah )
kepada TU pengolah;
- Mengembalikan konsep surat kepada TU pengolah.
2). Penyimpanan
- Menyimpan kartu kendali lembar II (warna kuning) menurut
urutan nomor kode sebagi pengganti arsip selama surat tersebut
masih berada di unit pengolah;
- Menyimpan lembar ekspedisi lepas berdasarkan masalah/sesuai
dengan nomor kode berikut 1 (satu) lembar surat keluar.
3) Pengirim
- Mengirim surat kepada alamat yang dituju;
- Menyampaikan konsep kepada pengendali.
3. Prosedur Pengurusan surat Biasa (Rutin) Masuk
Menangani surat biasa (rutin) masuk, prosesnya sangat sederhana. Sarana
pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa
a. Pencatat bertugas
1).Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatat
dalam pengantar rangkap dua
2).Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit
pengolah
3).Menyimpan lembar pengantar 1 setelah diparaf unit pengolah
b. Unit Pengolah
1. Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua
2. Menyimpan lembar pengantar II
3. Menyerahkan lembar pengantar 1 kepada pencatat di unit kearsipan
4. Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan
surat kepada pengolah/pelaksana
27
4. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Keluar
1. Unit Pengolah bertugas :
a. Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar pengantar
b. Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencacat di unit
kearsipan
2. Pencatat bertugas
a. Memasukkan surat asli dalam sampul setelah di stempel dan
meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b. Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan di kembalikan ke
unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II
c. Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai bukti
penyampaian
5. Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk
Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap
dua) dan disampaikan pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.
28
29
BAB III
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
A. Pengertian
Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam
suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis. Pemberkasan arsip yang baik dan teratur,
mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan
lebih besar pengaruhnya terhadap pengembangan dimasa mendatang. Tujuan
penataan arsip (berkas) adalah agar arsip dapat disimpan dan diktemukan kembali
dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan
berdaya guna dan berhasil guna.
B. Langkah-Langkah Pemberkasan
Arsip yang akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah
dan mempercepat pelaksanaan.Adapun kegiatan yang dilaksanakan dalam
penataan arsip maka :
1. Memisah-misahkan ( segregating ) yaitu merupakan kegiatan sortir
pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.
2. Meneliti disposisi yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan
disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada
disposisinya perlu mendapat persetujuan oleh pejabat yang berwewenang.
3. Memadukan ( assembling) yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang
merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling berkaitan.
4. Mengklasifikasi yaitu menentukkan klasifikasi arsip.
5. Mengindeks yaitu menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya.
6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross refence) yaitu menggunakan formulir
tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu).
7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan
system yang digunakan.
8. Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing.
C. Peralatan Pemberkasan
Peralatan Keras
1. Folder adalah alat untuk menyimpan arsip, yang sama dengan map tetapi
mempunyai tab yang fungsinya untuk tempat penulisan kode dan indeks.
30
2. Map Gantung (hangmap)
3. Guide atau sekat adalah alat yang digunakan untuk pengelompokkan atau
sebagai pembatas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rincian
sub masalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tertier) atau untuk
mengelompokkan antara subyek yang satu dengan yang lainnya.
4. Filing Cabinet
Peralatan Lunak
1. Kode adalah sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan lokasi
penyimpanan arsip. Fungsi kode untuk membedakan antara urusan/subyek
yang satu dengan yang lainnya dalam berbagai jenjang klasifikasi. Kode yang
umum digunakan dalam penyimpanan arsip adalah kode angka murni ( 1, 2, 3,
…… dst). Kode angka dibedakan menjadi beberapa yaitu Kode angka urut,
misalnya :
1 – Pendidikan dan Pelatihan
2 – Personalia
3 – Keuangan
Kode angka Blok, biasanya terdiri dari beberapa angka yang ditulis sampai
dengan batasan tertentu untuk satu subyek,
misalnya : 000-099 untuk personalia
100-199 untuk administrasi
850.cuti
31
Kode Abjad, kode yang berupa abjad dari A sampai dengan Z, kode ini dapat
menggunakan abjad tunggal atau lebih misalnya :
Abjad Tunggal : A = keuangan
B = perlengkapan
C = perlengkapan
Abjad ganda AA = hukum
BB = keuangan
BB = diklat, dst
Kode abjad ini biasanya digunakan untuk penyimpanan arsip nama nasabah,
pegawai klien dan sebagainya.
2. Klasifikasi adalah suatu pengelompokkan arsip berdasarkann subyek, yang
disusun secara sistematis dan logis dari pelaksanaan fungsi dan kegiatan
organisasi. Klasifikasi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya
berbeda, karena fungsi dan kegiatannya juga berbeda. Fungsi dan kegiatan
organisasi dikelompokkan menjadi :
a. Fasilitatif, yaitu pengelompokkan arsip yang menyangkut kegiatan
penunjang bagi organisasi, yaitu subyek personalia, keuangan, kehumasan
dan lain-lain. Semua subyek tersebut di atas dimiliki setiap organisasi,
hanya kebijakannya berbeda-beda. Contoh :
Personalia
Perencanaan Pegawai
Pengadaan Pegawai
Tenaga teknis
Tenaga Administrasi
Tenaga Honor
Pengangkatan Pegawai
b. Subtantif, yaitu pengelompokkan arsip yang menyangkut kegiatan pokok
bagi organisasi, oleh karena itu antara organisasi yang satu dengan lainnya
mempunyai klasifikasi subtantif yang berlainnya, misalnya Kantor
pengacara mempunyai klasifikasi yang berbeda antara di suatu Bank.
Misalnya pada kantor pengacara klasifikasi subtantif :
- Bantuan Hukum
Kasus Pidana
Kasus Perdata
32
3. Indeks, adalah sebagai tanda pengenal berkas disebut juga judul berkas, yang
fungsinya untuk mempermudah penemuan kembali arsip, Indeks dapat dibagi
menjadi beberapa jenis yaitu :
a. indeks nama orang, b. indeks nama organisasi. c. indeks nama wilayah, d.
indeks angka, indeks masalah
Dari jenis indeks harus mempelajari tatacara peraturan mengindeks.
Kenyataan yang banyak diterapkan di lingkungan kegiatan organisasi dan
yang paling sulit adalah indeks masalah. Indeks masalah biasanya untuk
menentukan arsip yang tercipta dari hasil korespondensi, misalnya surat
penawaran mobil, surat penuntutan terhadap pengiriman barang. Tata cara
menentukan indeks masalah adalah :
- membaca keseluruhan informasi surat;
- menentukan isi ringkas surat, dari isi ringkas surat ditentukan indeks
masalahnya yang memungkinkan dapat mewakili seluruh informasi pada
file dan dapat dijadikan sebagai judul file agar mempermudahkan
penemuan kembali.
Persyaratan dalam indeks masalah :
- Harus singkat, jelas dan padat.
- Bersifat kebendaan
- Tidak boleh sama dengan judul klasifikasi
Contoh menentukan indeks masalah :
- Permintaan nama peserta Bimtek Kearsipan
- Permintaan Nama Pengajar
- Jadwal Kegiatan Materi
- SK Panitia Kegiatan Bimtek Kearsipan
- Pengiriman nama Peserta
- Sertifikat Peserta Bimtek Kearsipan
- Laporan Pelaksanaan Bimtek Kearsipan
- Materi Bimtek Kearsipan
Surat-surat tersebut diatas (baik surat masuk maupun keluar) dalam
penyimpanannya dijadikan satu berkas ( file) dengan judul berkas atau
indeks ----� Bimtek Kearsipan
4. Tunjuk Silang (cross reference) adalah suatu formulir yang digunakan untuk
mengetahui lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi
33
penyimpanan yang berlainan. Tidak semua penyimpanan arsip selalu
menggunakan tunjuk silang.imbulnya tunjuk silang karena :
a. Jika terdapat surat yang mempunyai lebih dari satu subyek
b.Adanya penggantian nama
c. Adanya lampiran pada surat yang penyimpanannya tidak memungkinkan
dijadikan satu dengan suratnya.
Contoh formulir tunjuk silang
Indeks: Kode : Tgl.
No.
Isi ringkas :
Dari : Kepad :
LIHAT BERKAS :
Indeks : Kode Tgl.
D. Sistem Pemberkasan
Menurut Bennick (1989:1) mengemukkan bahwa system pemberkasan arsip aktif
(filing system) adalah suatu proses kegiatan mendisain, mendokumentasikan dan
mengimplementasikan standar prosedur untuk pengklasifikasian, penyortiran,
penyimpanan informasi yang bertujuan menjamin efektivitas kegiatan
administrasi dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
Dari pengertian di atas, maka filing atau pemberkasan arsip adalah suatu proses
kegiatan menyusun arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan system
tertentu yang disesuaikan dengan jenis arsip dan fungsi unit kerja yang mengelola
arsip. Dalam pemberkasan arsip harus mengetahui tugas dan fungsi organisasi
khususnya masing-masing unit kerja. Dari tugas dan fungsi tersebut
mencerminkan kegiatan yang dilaksanakan.
Tujuan pemberkasan arsip menurut Bennick (1989:2) adalah untuk mempermudah
dalam penemuan kembali informasi, jika diperlukan. Arsip yang disimpan pada
prinsipnya harus menggambarkan informasi secara utuh dan lengkap mengenai
fungsi dan kegiatan yang ada pada organisasi. Arsip yang terhimpun secara utuh
dan lengkap membentuk dalam berkas atau file.
34
Dari gambaran di atas tujuan pemberkasan arsip untuk mewujudkan : a. adanya
kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip
b. mengantisipasi adanya dokumen yang hilang
c. mempermudah dalam mengidentifikasi arsip
d. efisiensi dan efektif bagi pelaksana
e. efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan
f. adanya standar dalam pemberkasan arsip
Seorang sekretaris atau petugas kearsipan harus mengetahui tahapan / prosedur
kegiatan filing atau pemberkasan arsip yaitu :
1. Pemberkasan arsip sebaiknya dilakukan secara rutin bagi seorang sekretaris
atau petugas kearsipan yaitu pada waktu siang hari sebelum meninggalkan
pekerjaan.
2. Arsip yang sudah selesai diproses sebaiknya segera diberkaskan
3. Membaca keseluruhan arsip untuk menentukan system filing yang tepat
4. Menentukan kode klasifikasi arsip untuk arsip yang disimpan berdasarkan
subyek
5. Menentukan indeks sesuai dengan isi informasi arsip, sehingga berupa suatu
cerminan keseluruhan informasi arsip dalam satu berkas/filr
6. Memberkaskan arsip pada folder
7. Meletakkan folder dan menyusunnya dalam filing cabinet.
Dalam filing atau pemberkasan prinsip dasar yang harus diperhatikan adalah
Kegiatan yang ada pada organisasi khususnya unit kerja dan Jenis Arsip yang
tercipta. Berdasarkan prinsip tersebut maka pemberkasan dibedakan menjadi :
1. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Abjad ( Alphabetical filing System)
Perangkat lunak yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah indeks. Indeks
yang digunakan biasanya indeks nama orang, dan nama Badan serta Wilayah.
Oleh karena itu pemberkasan ini digunakan untuk arsip yang mempunyai sifat
khusus dan ditata berdasarkan urutan abjad dimulai A sampai dengan Z,
seperti untuk menyimpan :
a. Data Pegawai (personal file) yang didalamnya berisi arsip sejarah orang mulai
pertama kali masuk kerja, pelaksanaan kegiatan yang dilakukan sampai
dengan pensiun atau berhenti bekerja, harus disimpan dalam satu file
berdasarkan nama pegawai tersebut dan disusun secara abjad. Dalam
35
pelaksanaannya sering digabungkan dengan system angka yaitu digabung
dengan NIP Pegawai tersebut.
b. Data mahasiswa, yang didalam berkasnya berisi arsip mulai dari mahasiswa
masuk sampai menyelesaikan kuliah. Penataan berkasnya berdasarkan urutan
nama-nama mahasiswa dari A sampai dengan Z. Dan biasanya digabungkan
dengan nomor induk mahasiswa (NIM).
c. Arsip Rekam Medis (medical records) arsip sejarah seorang pasien dari awal
pemeriksaan sampai dengan akhir pemeriksaan, arsip disimpan berdasarkan
nama pasien dari A sampai dengan Z.
d. Arsip klien pada seorang pengacara, yang didalamnya berisi arsip-arsip
mulai klien minta bantuan hukum sampai selesai proses pengadilan.
Penataan arsipnya berdasarkan nama-nama klien mulai dari A sampai
dengan Z.
2. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Angka (Numerical Filing System)
Perangkat lunak yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah indeks angka.
Oleh karena itu pemberkasan untuk menyimpan arsip yang mempunyai identitas
berupa angka-angka yaitu untuk rekening Koran, voucher ( tanda bukti
pembayaran) ditata berdasarkan nomor voucher, rekening dan arsip data pegawai
yang ditata berdasarkan NIP dan biasanya digabungkan dengan nama pegawai,
dan ditata berurutan berdasarkan NIP, demikian juga data mahasiswa, yang biasa
digabungkan dengan NIM dan ditata berdasarkan urutan NIM mahasiswa.
A-B A
B
C-D
C
D
E-F
E
F
A-F
36
3. Sistem Pembekasan Berdasarkan Kronologis ( Chronological Filing System)
Sistem pemberkasan ini merupakan pengembangan dari pemberkasan yang
berdasarkan angka yang berurutan/kronologis dari tahun, bulan, dan tanggal.
Arsip yang ditata berdasarkan system ini adalah arsip tentang pengiriman
barang, agenda kepala dinas dan sebagainya.
Contoh : Tahun 2009 ( sekat pertama), bulan Januari (Sekat kedua) dan
tanggal ( sekat ke tiga)
000 1
2
10
11
12
21
20
100
101
000 – 101
37
4. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem wilayah adalah salah satu system penataan berkas berdasarkan tempat
(lokasi) daerah atau wilayah tertentu. Sistem ini merupakan pengembangan
dari system pemberkasan berdasarkan abjad. Pemberkasan pada system ini
penataannya atas dasar wilayah dan penyusunannya secara hirarki wilayah.
Contoh sekat pertama untuk penulisan Tingkat Provinsi, sekat kedua untuk
Kabupaten/Kota dan jika diperlukan sekat ke tiga untuk tingkat kecamatan
yang disusun secara abjad, dan dapat dikembangkan lebih lanjut misalnya
nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing
wilayah.
Contoh : Provinsi : Kalimantan Barat (sekat pertama)
Kota/Kab : Pontianak (sekat kedua)
Kecamatan : Pontianak Kota (sekat ke tiga)
Nama : Amat ( nama nasabah )
Januari
1 2
4 3
5 6
8
7
9
11 12
10
13
14 15
16 17
18 19 20
38
5. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Subyek ( Subject Filing Systems).
Sistem ini paling sulit jika dibandingkan dengan system yang lainnya, karena
dalam pemberkasannya harus mengetahui permasalahan yang ada. Akan tetapi
kenyataannya system ini paling banyak diterapkan untuk pemberkasan arsip
dilingkungan kerja. Perangkat lunak yang digunakan selain indeks masalah,
juga kode klasifikasi. Biasanya arsip yang digunakan untuk pemberkasan ini
adalah arsip hasil korespondensi. Seperti surat permintaan peserta diklat,
undangan pembukaan diklat, permintaan tenaga pengajar dan sebagainya.
Oleh karena itu menggunakan kode klasifikasi sebagai sarana
penyimpanannya, maka penyimpanannya dikelompokan berdasarkan
subyeknya.
400 ( Kesejahteraan Sosial )----� sekat pertama
411 (Pembangunan Desa/Pembangunan Masyarakat Desa ----� sekat kedua
411.2 Lembaga sosial ---� sekat ketiga
KALIMANTAN
BARAT
Kalimantan
Barat
Kalimantan
Barat
PTK
KEC.PTK SELATAN
KEL.KOTA BARU
KAB.KKR
KEC.RASAU JAYA
KAB.PTK
KALIMANTAN
BARAT
KEC. SEI KUNYIT
39
E. Penemuan Kembali Arsip (Retrieval)
Penemuan kembali arsip dilakukan biasanya adanya permintaan. Permintaan biasa
dilakukan melalui telepon, langsung di tempat penyimpanan atau melalui memo,
jika ada permintaan arsip agar mempermudah untuk pengendalian, maka harus
dicatat pada lembat peminjaman. Jumlah lembar peminjaman sebagiknya tiga
lembar, lembar pertama disimpan oleh pelaksana berdasarkan tanggal
pengembalian arsip, satu lembar (lembar kedua) diberikan kepada peminjam dan
lembar ketiga disimpan difolder. Adapun tahapan dalam penemuan kembali, tidak
melalui sarana apapun antara lain nomor surat, buku agenda, akan tetapi langsung
ke berkasnya, yang diuraikan berikut ini.
a. mengetahui informasi / subyek arsip yang diminta
b. menentukan klasifikasi arsip sesuai permintaan
c. menetapkan indeksnya
d mengambil arsip dari file/berkas jika yang diminta sebagian saja
e. mengambil satu file, jika arsip yang diminta semua yang ada dalam file dan
menggantikannya dengan folder pengganti
f. Mencatat arsip yang dipinjam pada lembar peminjaman arsip rangkap tiga yaitu
lembar pertama setelah ditandatangani peminjam disimpan pelaksana pada
811 LAMARAN 810
PENGADAAN
811.1 TESTING
811.3 panggilan
820. Mutasi
822.Kenaikan GB
823.Kenaikan PGKT
824.5 Lolos Butuh
830.Kedudukan
800
KEPEGAWAIAN
40
kotak pengendalian berdasarkan tanggal pengembalian, lembar kedua
diberikan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan dalam folder.
g. Menyampaikan arsip yang dipinjam beserta lembar peminjaman kedua kepada
peminjam.
Contoh Kartu Peminjaman Arsip
Subjek/Kode : Tanggal Kembali :
Indeks / Titel : Tanggal Arsip :
Nama Peminjam : Tanggal Peminjaman:
Tanda Tangan : Nama / Unit Kerja :
Out Indikator yang berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam
No. Series arsip Tgl. Peminjaman Tgl. Kembali Keterangan
Keluar
41
BAB IV
PENUTUP
A. RANGKUMAN
Surat adalah pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang digunakan
sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada
pihak lain dengan demikin surat-surat yang diciptakan organisasi dalam rangka
pelaksanaan operasional manajemen harus diatur dengan sistem pengurusan surat
yang baik, mencakup kegiatan penerimaan, pengiriman, pengarahan,
pendistribusian surat ke unit-unit kerja.
Asas sentralisasi pengurusan surat adalah kegiatan pengendalian surat
masuk dan keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat oleh satu unit kerja. Asas
ini cocok digunakan untuk organisasi yang volume suratnya kecil dan atau unit-
unit kerja berada dalam satu atap.
Asas desentralisasi adalah kegiatan pengendalian surat masuk dan surat
keluar sepenuhnya di lakukan oleh masing-masing unit kerja. Asas ini cocok
digunakan untuk organisasi yang volume suratnya besar dan/ atau unit-unit kerja
yang terpencar ( tidak satu atap )
Prosedur pengurusan surat masuk dilakukan sebagai berikut : Penerimaan,
penggolongan, pengarahan dan pengendian sedangkan prosedur pengurusan surat
keluar : penyiapan konsep, pengetikan, pemberian nomor, tanda tangan,
penggolongan, pengendalian dan pengiriman.
Sarana pengurusan surat adalah Kode Klasifikasi, Kartu Kendali Surat
Masuk/Keluar, Daftar Pengendali surat masuk/keluar, Lembar Pengantar surat
biasa dan tertutup, lembar pengantar ekspedisi lepas, lembar Kartu Tunjuk, serta
lembar pengantar naskah / lembar disposisi
Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam
suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis. Langkah-langkah pemberkasan adalah
memisah-misahkan, meneliti disposisi, memadukan, mengklasifikasi, mengindeks,
mempersiapkan tunjuk silang, menyusun arsip dan menyimpan
Sarana pemberkaan ada perangkat lunak dan perangkat keras, perangkat
lunak : kode, klasifikasi, indeks, tunjuk silang, sedangkan perangkat keras adalah
filing cabinet, map / folder, map gantung dan guide.
42
Sistem utnuk menata arsip aktif dapat menggunakan beberapa sistem
yaitu sistem abjad/ alphabetical filing system, sistem masalah/perihal/subject
filing system, sistem nomor/numerical filing system, sistem tanggal/urutan
waktu/chronological filing system dan sistem wilayah/daerah /regional/
geographical filing system.
B. LATIHAN
1. Jelaskan tujuan dari pengurusan surat
2. Sebutkan pengorganisasian pengurusan surat
3. Coba saudara jelaskan langkah-langkah pemberkasan.
4. Jelaskan sarana pengurusan surat yang saudara ketahui
5. Apa perbedaan arsip aktif dan inktaf
6. Coba saudara sebutkan perangkat lunak dan perangkat keras pentaan arsip aktif.
7. Apa guna indeks dalam pemberkasan arsip aktif
8. Apa yang dimaksud dengan klasifikasi
9. Salah satu perangkat keras pemberkasan arsip adalah guide, coba saudara
jelaskan apa kegunaan dari guide
10. Apa definisi arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
43
DAFTAR PUSTAKA
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. Peraturan Pemerin tah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
3. Peraturan Gubernur Nomor 453 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan Pemerintah
Provinsi Kalimantan Barat
4. ANRI, Modul Manajemen Arsip Dinamis, 2005
5. Sudarmayanti, Manajemen Kearsipan Modern, Mandar Maju, Bandung 2003
44
Di dalam organisasi / instansi arsip tercipta berdasarkan daur hidupnya yaitu:
Penciptaan, Pengurusan dan pengendalian, referensi, penyusutan, pemusnahan,
penyimpanan dan penyerahan. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari
proses kehidupan arsip yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan
sebagainya. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu dimana surat masuk dan
surat keluar tersebut di arahkan atau dikendalikasn guna pemrosesan lebih lanjut.
Tahap referensi surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan adminstrasi
sehari-hari. Setelah itu surat di klasifikasikan dan di indeks kemudian di himpun
berdasarkan system tertentu. Untuk tahap penyusutan adalah kegiatan
pengurangan arsip, sedangkan pemusnahan adalah arsip yang tidak mempunyai
nilai guna lagi dan dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga Negara atau Swasta.
Tahap penyimpanan di unit kearsipan adalah arsip yang sudah menurun
nilaigunanya (arsip Inaktif) dan untuk tahap terakhir adalah tahap penyerahan ke
ANRI, ke Badan Kearsipan Provinsi/Kabupaten dan Kota. Pengurusan surat
merupakan daur hidup tahap yang kedua yaitu tahap pengurusan dan pengendalian
surat masuk dan surat.
KEBIJAKAN
Disusun Oleh :
Dr. M. TAJUDIN NUR, MSi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………. 1
A. Latar Belakang……………………………………………………………. 1
B. Deskripsi Singkat…………………………………………………………. 1
C. Kompetensi yang Diharapkan ……………..…….……………………… 1
D. Indikator…….……………………………………………………………. 2
E. Pokok Bahasan……………………………………………………………. 2
BAB II PENDATAAN ARSIP……………………...……...……………………… 3
A. Pengertian…………………………………………………………………. 3
B. Penyususnan Rencana Penataan Arsip...………………………………... 6
C. Proposal Penataan Arsip…………………..……………………….…….. 8
BAB III PENATAAN ARSIP INAKTIF……………….………………………… 10
A. Pengertian Arsip, Arsip Inaktif dan Penataan Arsip…..……………….. 10
B. Tujuannya………………………………………..………………………… 10
C. Langkah-langkah Penataan Arsip Aktif…...……………………………. 10
BAB IV PENUTUP………………………………………………………...………. 21
A. Rangkuman……………………………………………………………….... 21
B. Latihan……………………………………………………………………... 21
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 22
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Hubungan arsip dengan administrasi pada hakekatnya merupakan dua sisi
sebuah mata uang yang sulit dipisahkan meskipun tampak adanya garis pemisah
yang jelas. Arsip sebagai bagian dari suatu proses administrasi hanya ada apabila
organisasi itu berjalan sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi. Kita yakin tidak
mungkin ada organisasi bila tiada kegiatan administrasi yang bermuara pada
keberadaan arsip karena keberadaan arsip di satu instansi / organisasi bukanlah hal
yang diciptakan secara khusus, tetapi lahir secara otomatis sebagai bukti berjalannya
suatu fungsi instansi/organisasi tersebut dan merupakan informasi yang terekam
dalam berbagai media seperti kertas, film, foto,slide, gambar, foster, kaset, dan
sebagainya. Selain itu arsip bukanlah hasil samping dari kegiatan administrasi,
melainkan endapan rekaman informasi pelaksanaan kegiatan administrasi itu sendiri.
Untuk itu arsip harus dikelola sesuai dengan aturan yang ada, dengan tujuan bila
diperlukan mudah di temukan dengan cepat dan tepat serta terselamatkannya arsip-
arsip yang memiliki nilai guna permanen atau sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional dan warisan budaya bangsa
B. Deskripsi Singkat
Modul ini memaparkan tentang proses pengelolaan arsif inaktif yang meliputi
pendataan, langkah-langkah pendataan, penyusunan rencana penataan, membuat
proposal, langkah-langkah penataan dan penyusunan daftar arsip serta penyimpanan
arsip pada bok dan rak arsip
C. Kompetensi yang diharapkan
Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata diklat ini diharapkan peserta diklat
memiliki kemampuan dalam membuat perencanaan serta keterampilan dalam
mengelola arsip inaktif.
2
D. Indikator
Indikator-indikator hasil belajar adalah :
1. Peserta mampu memahami pengetian pendataan, langkah-langkah pendataan.
2. Peserta mampu menyusun rencanaan penataan
3. Peserta mampu mampu pengertian penataan, langkah-langkah penataan.
4. Peserta mampu melaksanakan pengelolaan arsip inaktif
5. Peserta mampu membuat daftar arsip dan menata arsip pada bok arsip serta pada
rak arsip atau pada sarana penyimpanan arsip
E. Pokok Bahasan
1. Pendataan
2. Penataan Arsip Inaktif
3
BAB II
PENDATAAN ARSIP
A. Pengertian
Pendataan arsip merupakan suatu proses kegiatan untuk mengumpulkan,
mengidentifikasi dan mengolah keseluruhan data dan informasi tentang arsip-arsip
yang tercipta pada unit-unit organisasi. Proses pendataan pada dasarnya adalah upaya
menginventarisasi mengenai jumlah, kurun waktu, subtansi informasi kondisi arsip
serta hal lain yang diperlukan sebagai dasar perencanaan pengelolaannya. Arsip aktif
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus sedang
arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Fungsi pendataan arsip untuk mengetahui data tentang arsip yang dimiliki oleh
suatu organisasi. Diharapkan dengan adanya pendataan arsip akan dapat dipahami
dan disusun suatu perencanaan penataan/pembenahan arsipLangkah-langkah
Pendataan
Pendataan arsip pada dasarnya merupakan proses kegiatan untuk mengumpulkan
data-data yang perpedoman pada kaidah-kaidah metode penelitian. Setiap tahapan
dalam penelitian sebenarnya dapat diterapkan dalam kegiatan pendataan. Akan tetapi
karena arsip memiliki kekhasan bentuk, focus perhatian yang perlu dipertimbagkan
dalam kegiatan pendataan arsip adalah substansi didalam mengumpulkan data.
Kegiatan pengumpulan data ini dibutuhkan suatu teknik pengumpulan data dalam
bentuk daftar pertanyaan atau formulir. Daftar atau formulir ini menjadi sangat
penting karena akan mempengaruhi data apa saja yang akan dikumpulkan. Kesalahan
dan kekurangan informasi dalam daftar pertanyaan atau formulir akan mengakibatkan
arsip-arsip tidak akan teridentifikasi secara menyeluruh sesuai dengan yang
dibutuhkan.
1. Pendataan Struktur dan Fungsi Organisasi
Pelaksanaan fungsi-fungsi instansi/organisasi tercermin dalam arsip-arsip yang
terbagi dan tertata di unit-unit kerja. Oleh karena itu untuk mengetahui
keberadaan arsip perlu dilakukan pendataan unit-unit kerja dan fungsi unit
4
organisasi yang tercermin dalam struktur organisasi. Memahami struktur
organisasi perlu dilakukan, selain untuk mendata unit-unit kerja dan fungsi unit
organisasi dalam struktur organisasi yang masih berlaku, juga untuk mengetahui
perkembangan organisasi
2. Pendataan Arsip
Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi mengenai :
a. Kondisi fisik arsip yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsipnya seperti
robek, rusak, rapuh, buram, dan sebagainya
b. Kondisi tempat penyimpanan,misalnya:suhu,cahaya,kelembaban,ventilasi, dll
c. Media rekan arsip, misalnya kertas, kaset, video, film, optical disc dan lain-lain
d. Jumlah arsip yang ada di unit kerja berapa meter linier (1 meter linier = 100
cm linier)
e. Kurun waktu adalah waktu dari arsip yang tertua sampai termuda di tempat
pendataan
f. Sistem penataan adalah tata cara penyimpanan arsip pada waktu aktifnya
seperti system penataan berdasarkan abjad, subyek,nomor, tanggal, geografi
dan lain-lain
g. Alat temu balik (access) adalah suatu sarana yang digunakan untuk penemuan
kembali arsip yang dapat berupa buku agenda,daftar pertelaan,inventarisasi
dan lain-lain.
h. Asal arsip adalah unit kerja pencipta arsip
i. Lokasi arsip adalah tempat penyimpanan arsip
j. Unit kerja adalah tempat dilakukannya pendataan arsip, misalnya Tata usaha,
Kepegawaian, Keuangan
5
Contoh :
Formulir Pendataan Arsip
Nama Instansi : Dinas Pendidikan Nasional Kota Pontianak
Alamat :
Unit Kerja : Tata Usaha
Lokasi Arsip : di Gudang Arsip
Asal Arsip : Bagian Umum
Kondisi Ruangan : Baik
Kondisi Arsip : Baik
Media Rekam : Kertas
Jumlah : 20 Meter linier (2.000 cm linier)
Kurun Waktu : 1999 – 2008
Sistem Penataan : Sistem Subyek
Alat Temu Balik : Agenda
Pelaksana Survei : Rudi
Tanggal : 22 April 2009
3. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip
Kegiatan pendaftaran arsip berupa pendataan melalui suatu survey terhadap arsip-
arsip yang berada di unit-unit kerja dan unit kearsipan merupakan langkah awal
dari proses kegiatan penyusutan. Dari hasil survey pendataan berkas arsip ini
dibuat Daftar Ikhtisar Arsip. Daftar Ikhtisar ini merupakan kompilasi dari seluruh
data berkas arsip dari seluruh unit kerja yang terkumpul sebagai hasil pendataan.
Dalam daftar ikhtisar arsip berisi beberapa informasi yaitu :
a. Nama Instansi
b. Alamat Instansi
c. Nomor Urut
d. Asal arsip
e. Kurun waktu
6
f. Jumlah
g. Media rekam
h. Sistem pendataan
i. Lokasi
j. Keterangan
Daftar ikhtisar arsip ini digunakan sebagai dasar untuk menyusun perencanaan
pembenahan arsip. Ketepatan data sangat menentukan dalam menghitung
kebutuhan pembenahan arsip.
DAFTAR IKHTISAR ARSIP
Nama Instansi : Dinas Pendidikan Nasional Kota Pontianak
Alamat : -
No Asal Arsip Kurun Waktu Jumlah Media
Rekam
Sistem
Penataan
1.
2
3
4.
Bagian tata Usaha
Bidang Pendidikan SD
Bidang Pendidikan
SLTP/SMU
Bidang Pendidikan
Kejuruan
1989 -2001
1990-2006
1998-2007
1999-2008
20 ml
10 ml
25 ml
15 ml
Kertas
Kertas
Kertas
Kertas
Subyek
Subyek
Subyek
Subyek
B. Penyusunan Rencana Penataan Arsip
Akhir kegiatan pendataan arsip adalah penyusunan rencana penataan arsip.
Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan-
kebutuhan apa yang diperlukan untuk penatan arsip. Kebutuhan-kebutuhan ini terdiri
dari: peralatan dan perlengkapan, biaya, tenaga dan waktu penataannya.
1. Peralatan dan Perlengkapan
a. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penataan arsip antara lain
ATK terdiri dari kertas HVS, ballpoint, spidol, cutter, staples, klip (jepit
kertas), pensil, penghapus pensil, white board (jika perlu).
7
b. Rak Arsip
c. Bok Arsip
d. Folder
e. Label Bok
f. Kartu deskripsi
g. Masker, tali rafia dan sebagainya.
Jumlah kebutuhan peralatan dan perlengkapan penataan arsip yang diperlukan,
ditentukan berdasarkan jumlah seluruh arsip yang terdata.
Contoh:
Jumlah arsip hasil pendataan adalah 300 meter linier, setelah dikurangi duplikasi
dan non arsip lebih kurang 25 % dari jumlah seluruh arsip tersebut adalah 240
meter linier, maka jumlah arsip yang akan ditata.
a. Kebutuhan folder
JF (jumlah folder ) = JA (jumlah arsip) x 100 ( 100 cm linier)
TA (tebal Arsip)
= 240 x 100 = 24.000 = 8.000 folder
3 3
b. Kebutuhan Bok Arsip
Jika diperlukan bok arsip dengan ukuran lebar 20 cm, maka :
JB (jumlah bok) = JA (Jumlah Arsip x 100
LB (lebar Arsip)
= 240 x 100 = 24.000 = 1.200 bok
20 20
c. Kebutuhan Rak Arsip
Jika diperlukan rak arsip dengan ukuran panjang 3 meter dan terdiri dari 5
trap/shelf. Setiap shelf berisi 5 bok arsip ukuran lebar 20 cm, maka :
JR (Jumlah Arsip) = JA (Jumlah Arsip)
PR (Panjang Rak x JS (Jumlah Shelf)
= 240 = 16 rak arsip
3 x 5
Jika rak arsip terdiri dari 2 muka, maka jumlah rak yang dibutuhkan adalah 16
: 2 = 8 rak arsip
8
2. Tenaga dan Waktu
Kebutuhan tenaga dan waktu dapat ditentukan dari perkiraan tentang beban kerja
seseorang dalam melakukan penataan arsip. Kecepatan dalam melakukan
pembenahan arsip tergantung pada beberapa factor, diantaranya kemampuan
SDM dan kompleksitas arsip yang dibenahi. Semakin terampil seseorang
mengerjakan arsip maka memiliki produktivitas semakin besar dan waktu
penyelesaiannya relatif lebih cepat. Semakin komplek arsip yang dibenahi maka
membutuhkan waktu yang semakin lama. Misalnya : satu orang dalam satu hari (8
Jam) mampu mengerjakan 1 meter linier (m l) maka apabila arsip tersebut
dikerjakan satu orang akan memerlukan waktu :
W (Waktu) = JA (jumlah arsip)/1 x 1 hari
= 240 /1 x 1 hari = 240 hari
Dengan demikian bila ingin mempercepat waktu sesuai yang dikehendaki
perlu menambah jumlah orang.
3. Biaya
Biaya diperhitungkan dari jumlah peralatan dan perlengkapan serta biaya
gaji/upah, termasuk juga biaya untuk penataan dan penyusutan disesuaikan
dengan standar dari instansi masing-masing.
C. Proposal Penataan Arsip
Proposal penataan arsip dibuat sebagai tindak lanjut penghitungan perkiraan
kebutuhan yang diperlukan dalam penataan arsip. Proposal diperlukan sebagai dasar
pelaksanaan kegiatan pembenahan arsip
Sistematika proposal penataan arsip dapat berisi sebagai berikut :
1. Latar Belakang
a. Berisikan penjelasan tentang pentingnya arsip
b. Ketentuan dalam peraturan perundang-undangan kearsipan
c. Kebijakan pemerintah dalam menangani masalah kearsipan
d. Hal-hal lain yang menyebabkan perlunya penanganan arsip pada suatu
Instansi
9
2. Tujuan Kegiatan
a. Untuk menertibkan/menata arsip yang tidak teratur agar mudah dalam
penemuan kembali
b. Untuk memudahkan dalam penyusutan arsip
3. Hasil Kegiatan
Hasil-hasil yang akan didapatkan dengan dilaksanakannya kegiatan penataan
antara lain :
a. Tertatanya arsip di instansi dengan baik sebanyak ….. dst
b. Terdapatnya daftar pertelaan arsip (DPA) instansi
c. Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung kegiatan penataan arsip
4. Kegiatan
Kegiatan yang diuraikan adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan yaitu
identifikasi arsip, rekonstruksi arsip, pendekripsian arsip, penomoran definitif dan
penataan fisik arsip sampai penyusunan Daftar Arsip .
5. Pelaksanaan Kegiatan
Menyebutkan susunan tim Pelaksana
6. Jadwal kegiatan
Berisi tentang tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaannya
7. Biaya
Berisi uraian tentang biaya keseluruhan dari proses kegiatan baik tenaga, perlatan
dan perlengkapan yang diperlukan
8. Lampiran
Berisi tentang lampiran-lampiran yang mendukung kegiatan penataan
(kalau ada)
10
BAB III
PENATAAN ARSIP INAKTIF
A. Pengertian Arsip, Arsip Inaktif dan Penataan Arsip
Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah
rekaman semua kegiatan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga
Negara, Badan-Badan Pemerintah/Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan,
Arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun, berkisar kurang dari 5 kali dalam
setahun.
Penataan adalah : adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk
kepentingan temu balik arsip.
B. Tujuannya :
Untuk menyatukan informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip serta
memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip.
C. Langkah-Langkah Penataan Arsip Inaktif
1. Persiapan
Mempersiapkan peralatan dan sarana yang akan digunakan dalam rangka
kegiatan penataan : Seperti Sapu bulu ayam, pembuka hacter, isi hacter, hacter,
spidol, isolasi bening, kertas kebat, kartu deskripsi atau pisis, label bok, bok arsip,
blanko Daftar Arsip (DA), alat tulis, kertas.
2. Identifikasi
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem penataannya.
Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi.
Fungsi-Fungsi dan kegiatan unit-unit kerja tercermin dalam struktur organisasi dan
tata laksana suatu lembaga atau institusi. Hal ini dapat dipahami bahwa setiap
lembaga atau institusi pasti memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan itu dicapai
11
melalui penjabaran tugas dan fungsi yang jelas dan dibagi habis ke dalam unit-unit
kerja yang ada dalam suatu organisasi.
Arsip sebagai rekaman informasi merupakan cermin dari tugas dan fungsi
organisasi yang bersangkutan. Arsip tercipta karena pelaksanaan tugas dan fungsi
organisasi, maka setiap kegiatan organisasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan
fungsinya akan tercermin dalam arsip yang dihasilkannya. Oleh karena itu
pemahaman dan keberhasilan penataan arsip sangat tergantung kepada kemampuan
memahami dan mendalami organisasi dan tata laksananya. Penataan arsip dapat
dilakukan apabila dapat memahami fungsi dan kegunaan arsip dalam kaitannya
dengan fungsi dan kegiatan organisasi. Selain itu sejarah perkembangan organisasi
perlu juga dipahami karena setiap perubahan system administrasi dan manajemen
suatu organisasi dan ini akan mempermudah penerapan asal usul (prinsip
provenance) dalam penataan arsip. Terakhir yang perlu juga dipahami adalah
seluruh system penataan arsip yang pernah digunakan, karena penataan arsip
senantiasa harus dilakukan sesuai dengan system-sistem yang pernah ada sesuai
dengan tahun arsip itu tercipta. Hal ini perlu dilaksanakan karena adanya tuntutan
prinsip original order (aturan asli)
3. Rekonstruksi
Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataan
aslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip dalam
setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu
dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum hirarkhi
pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari
file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran
a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu
organisasi/individu pencipta arsip (creating agency) yang dihasilkan karena
pelaksanaan tugas dan fungsinya.
b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit
informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk
12
redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau
diterima.
c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk
aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk
pembentukan series arsip
d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi.
Misalnya: surat, nota dinas.
Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh series-
series arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya :
a. Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip
antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan
berkas arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan
menggantinya dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip.
b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan
berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang
bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan.
c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system
pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order).
d. Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis
4. Pendeskripsian Arsip
a. Unsur-Unsur Deskripsi
Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series
arsip. Kegiatan perekaman informasi arsip minimal memuat 6 unsur yaitu:
b. Informasi Series
c. Kurun Waktu / Tahun penciptaan arsip
d. Bentuk redaksi
e. Tingkat keaslian
f. Kondisi arsip, jumlah arsip.
13
Informasi series arsip atau isi berkas : isi ringkas yang terkandung dalam
series arsip. Unsur ini harus dituangkan dalam uraian yang jelas dan dapat
menggambarkan informasi arsip secara lengkap dan singkat. Contoh:
a. Kumpulan surat tugas
b. Kumpulan surat cuti tahunan.
c. Pembinaan Pegawai
d. Kesejahteraan
e. Pensiun
Setelah isi informasi perlu dituangkan kurun waktu arsip tersebut diciptakan.
Kurun waktu dapat dalam bentuk waktu seperti tahun, bulan dan tanggal.
Kurun Waktu : tahun arsip tersebut diciptakan, dapat dalam bentuk tanggal,
bulan dan tahun . Contoh : 2001-2006, 21 April 2007, 1975, 1980-1988.
Bentuk redaksi adalah berkaitan dengan bentuk atau format informasi dan
fisik arsip bersangkutan. Contoh: Laporan, Surat-surat, Risalah rapat, dll.
Tingkat Keaslian berkaitan dengan otentisitas (dari organisasi yang
berwewenang) keabsahan (sah secara hukum, ke aslian (data /informasi
terpecaya suatu arsip yang bersangkutan. Contoh: asli, salinan, tembusan,
copi. Kondisi arsip berkaitan dengan karakteristik fisik maupun kondisi arsip,
diperlukan untuk memberitahukan keadaan arsip. Contoh: kertas rapuh,
berlubang, arsip rusak, arsip sobek dan sebagainya.
Jumlah arsip yaitu menjelaskan jumlah arsip yang dideskripsikan. Contoh : 1
bungkus, 1 folder, 2 bungkus
f. Format Deskripsi Arsip
Mendeskripsikan arsip dapat dilakukan dengan kartu atau daftar.
g. Kartu Deskripsi
Pendeskripsian arsip dapat dituangkan dalam kartu deskripsi. Kartu ini dapat
dibuat dari kertas HVS folio dilipat dan dipotong menjadi 4 kartu deskripsi.
Penuangan deskripsi arsip dalam kartu deskripsi disamping memperhatikan
unsur-unsur deskripsi sebagimana yang disebutkan diatas perlu ditambahkan
lagi keterangan tentang kode pembuat deskripsi dan unit kerja asal arsip. Hal
14
ini diperlukan karena kegiatan deskripsi diperlukan dengan pertimbangan
karena kegiatan deskripsi dilakukan untuk penataan yang volume arsipnya
relative banyak dan dikerjakan lebih dari dua orang. Deskripsi arsip dalam
bentuk kartu memudahkan pengecekan kesalahan atau ketidakjelasan
penuangan unsur-unsur deskripsi yang dilakukan oleh orang per orang atau
setiap petugas arsip.
Contoh pendeskripsian arsip kertas
Kode Klasifikasi :822 * 1/D/2009 **
Unit Kerja : Kepegawaian ***
Isi berkas : Kumpulan SK Kenaikan Gaji Berkala Pegawai Lurah ****
Akcaya. Tahun 2000 *****
Tembusan ******
Baik ******* 2 folder/bungkus********
Keterangan :
* Kode Klasifikasi
** Kode yang melakukan pendeskripsian (Sri) dan nomor pendeskrisian
*** Unit Kerja
**** Isi berkas
***** Kurun Waktu arsip
***** *Tingkat Keaslian
****** *Kondisi Arsip
******* *Jumlah Arsip
15
Contoh Pendeskripsian Arsip Bentuk Khusus
Kode Klasifikasi :893.5 1/A/2009
Unit Kerja : Kepegawaian
Isi berkas : Film Pembukaan Diklat Manajemen Keuangan
7 April 2009
Ukuran 35 mm, 12 feet, 15 menit
Kondisi /Ket :
Baik Released
1 reel
Daftar Deskripsi
Pendeskripsian arsip dapat dituangkan pula dalam bentuk daftar yang berisi
kolom-kolom keterangan yang memuat unsur-unsur deskripsi. Contoh
pendeksripsian dalam bentuk daftar.
DAFTAR ARSIP
No. Series Arsip Kurun
Waktu
Jumlah Tingkat
Keaslian
Ket.
1.
2.
Kumpulan surat cuti
tahunan pegawai Lurah
Kota Baru
Kumpulan SK Kenaikan
Gaji Berkala pegawai
Lurah Kota Baru
2000-2008
2000-2007
2 bks
1 bks
tembusan
tembusan
baik
baik
16
Selain bentuk di atas ada juga bentuk lain, di mana bentuk deskripsinya langsung
sampai ke penilaian. Kolom penilaian ini bertujuan untuk melakukan penilaian arsip
berdasarkan Jadwal retensi Arsip, dimana yang melakukan penilaian adalah para
arsiparis.
Unit Kerja : Umum
Hasil yang melaksanakan Nomor Difinitif
Kode : 005 01/R/2009 Bok:1 /Bks : 1
Isi Berkas : Kumpulan Undangan
Januari s/d Desember 2006
Unit Kerja : Bagian Umum Sekda Prov.kalbar
Bulan/Tahun : Januari s/d Desember 2006
Media : Kertas
Kelengkapan: -
Tingkat Perkembangan
Asli / Tembusan / Foto copy / pertinggal
Penilaian
Masalah :
Nilai Guna :
Aktif : Tahun
In Aktif : Tahun
Jlh.Retensi : Tahun
Retensi : M/DK/P
Tahun :
Korektor : Ani
17
5. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip.
Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi, selanjutnya
dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi :
penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta
penomoran definitif dan penataan fisik arsip.
a. Penentuan Skema Arsip
Skema arsip mmerupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan
subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah
memiliki system penataan arsipnya.
Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll
b. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi
Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah
ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu
deskripsi dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut
merupakan series tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari
series arsip yang lain. Apabila merupakan sub series dari series arsip lain
maka perluk dilakukan pengelompokan pada series tersebut
Setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi telah dilakukan secara
keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip tersendiri
maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh
series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai sususnan
pada skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series
arsip selesai.
c. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah
dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu
deskripsi dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan
fisik arsip sesuai kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan
penomoran definitive pada sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series
arsip pada nomor kartu deskripsi.
18
d. Memasukkan arsip dalam bok dan Penulisan Label Bok
Setelah diberi nomor pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam
bok dengan posisi baring dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya,
sampai bok penuh atau isinya maksimal 18 cm. Bok sudah penuh maka
tulislah label bok yang memuat : Nomor Bok, Isi bok, unit kerja, tahun. Label
bok berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi Bok tidak boleh ditulis masalah
berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat / Nip. 5200001001. Tetapi
cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk keamanan arsip.
Cara Mengisi label Bok :
d. Bok : di isi nomor bok yang dikerjakan
e. Isi Bok : nomor berkas/sampul arsip yang dimasukkan dalam bok
f. Unit Kerja : Arsip unit mana yang dimasukkan dalam bok
g. Tahun : tahun penciptaan arsip
Contoh : label bok
Bok : 1
Isi Bok :
1 s.d 10
Unit Kerja : Kepegawaian
Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Barat
Tahun : 2002
Selesai penulisan label bok maka arsip disusun secara berurutan sesuai dengan
nomor bok sampai penuh dan pindah ke rak lain. Setelah disusun dalam rak
maka deskripsi arsip yang sudah diberi nomor bungkus dan nomor bok,
pekerjaan terakhir adalah pembuatan daftar arsip.
19
6. Penyusunan Daftar Arsip
Daftar Arsip adalah daftar yang berisi uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil
pendeskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Daftar ini dapat
digunakan untuk melakukan penilaian arsip baik untuk menentukan nilaiguna
arsip, retensi arsip dan kegiatan penyusutannya, tetapi apabila arsipnya sudah di
nilai pada kartu deskripsi maka daftar yang di buat daftar arsip usul musnah,
daftar arsip di nilai kembali dan daftar arsip statis atau permanen. Daftar Arsip
terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan-keterangan meliputi nomor,
series/uraian arsip, kurun waktu, jumlah dan keterangan.
Contoh :
DAFTAR ARSIP
Nama Instansi : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Pontianak
Alamat : Jln. Alianyang No.
Telpon :
Nomor
Bok Bks
SERIES/URAIAN ARSIP
TAHUN
JUMLAH
KET.
1
1
2
3
Peringatan hari Kemerde-
kaan RI ke 63
Pengadaan Alat Tulis Kantor
Kumpulan Surat Tugas
2008
2008
2008
1 bks
1 bks
1 bks
Baik
Baik
Baik
7. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack
Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka di
simpan atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip
20
atau rool opck. Penataannya mulai dari boks nomor bok pertama dari sebelah kiri
ke kanan dan seterusnya.
RAK ARS IP
PENATAAN
ARSIP
21
BAB IV
PENUTUP
A. Rangkuman
Penataan arsip pada dasarnya merupakan proses pengumpulan data arsip di
Instansi tempat bekerja. Pendataan arsip dilakukan untuk memperoleh data mengenai
jumlah, kurun waktu, substansi informasi, kondisi arsip serta hal lain yang diperlukan
sebagai dasar pengelolaannya. Keseluruhan data arsip dari unit kerja di tuangkan
dalam bentuk daftar ikhtisar arsip yang dijadikan sebagai dasar untuk penyusunan
rencana pengelolaan arsip ( proposal ).
Penataan arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk
memudahkan penemuan kembali. Kegiatan ini meliputi identifikasi, rekonstruksi
arsip, pendeskripsian arsip, pengelompokan kartu deskripsi, penomoran definitive,
penataan fisik arsip dalam bok dan rak arsip serta penyusunan daftar arsip.
B. Latihan
1. Apakah yang di maksud dengan rekonstruksi arsip ?
2. Sebutkan langkah-langkah pendataan
3. Coba anda sebutkan unsur-unsur deskripsi ?
4. Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi, sebutkan
5. Apakah yang dimaksud dengan Daftar Arsip
6. Coba saudara buat proposal penataan arsip di Instansi saudara tempat bekerja
7. Coba saudara sebutkan langkah-langkah penataan arsip inaktif
8. Apakah tujuan dari penataan arsip ?
9. Sebutkan salah satu sarana temu balik arsip.
10. Apakah fungsi dari pendataan.
22
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip
2. Surat edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang
Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan
Pemerintah Tentang Penyusutan
3. ANRI, Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru, Jakarta 2000
PENYUSUTAN ARSIP
Disusun Oleh :
MEIZI FAHRIZAL, SE, MSi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………. 1
A. Latar Belakang……………………………………………………………. 1
B. Deskripsi Singkat…………………………………………………………. 2
C. Hasil Pembelajaran …………..……………..…….……………………… 2
D. Indikator…….……………………………………………………………. 2
E. Pokok Bahasan……………………………………………………………. 2
BAB II KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP……...……………………… 3
A. Pengertian Penyusutan Arsip……………………………………………. 3
B. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip...……..………………………... 3
BAB III NILAI GUNA ARSIP………………………….………………………… 5
A. Nilai Guna Sementara dan Permanen…..……………………………….. 5
B. Metode Penentuan Nilai Guna Arsip 5
BAB IV PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP……………………………..……. 7
A. Penataan Arsip…………………………………………………………….. 7
B. Penyusutan Arsip dari Aktif ke Inaktif………………………………….. 7
C. Pemusnahan Arsip………………………………………………………… 10
D. Penyusutan Arsip Instansi ke Arsip Nasional…………………………… 12
BAB V PENUTUP…………………………………………………………………. 13
A. Rangkuman………………………………………………………………… 13
B. Latihan……………………………………………………………………... 13
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 14
LAMPIRAN…………………………………………………………………………. 15
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam menjalankan aktivitas administrasi perkantoran, tentu tidak akan terlepas
dari kegiatan tata persuratan, perdokumenan dan lain-lain. Surat-surat, laporan, gambar,
foto, dan lain sebagainya harus disimpan dengan baik dalam suatu aturan tertentu. Hal
ini dimaksudkan agar jika suatu saat diperlukan dapat diketemukan dengan mudah.
Kegiatan mengelola arsip dikenal dengan istilah manajemen kearsipan.
Pada prinsipnya manajemen kearsipan adalah pengelolaan arsip mulai dari arsip
tersebut diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan, atau dilindungi secara permanen
karena memiliki nilai guna yang permanen. Pengertian ini menggambarkan bahwa
dengan terciptanya surat atau dokumen, maka sejak saat itu manajemen kearsipan harus
dijalankan. Manajemen kearsipan akan terus berjalan seiring dengan aktivitas
perkantoran yang selalu tidak terlepas dari kegiatan tata persuratan dan perdokumenan.
Untuk itu semua kantor atau instansi sudah selayaknya memberikan perhatian yang
cukup di dalam pelaksanaan manajemen kearsipannya.
Permasalahan yang selalu dihadapi pada setiap instansi pemerintah maupun
swasta adalah bertambahnya volume arsip yang tidak diimbangi dengan tersedianya
tempat penyimpanan arsip yang memadai. Dapat dibayangkan jika hal ini terus
berlangsung, tentunya akan berdampak pada ketidakefisienan kegiatan administrasi
perkantoran secara keseluruhan. Selain itu tidak semua arsip memiliki nilai guna yang
abadi, untuk itu tidak semua arsip harus disimpan secara terus menerus. Sebagian arsip
harus ada yang dipindahkan, bahkan ada yang harus dimusnahkan atau diserahkan
sebagai arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional.
Salah satu upaya untuk mengatasi hal ini adalah dengan cara melakukan
penilaian, untuk kegiatan penyusutan arsip secara berkala. Penyusutan arsip dimaksudkan
agar terjadi pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, dan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (pasal 1 UU No. 43 tahun 2009).
2
B. Deskripsi Sungkat
Modul ini membahas tentang pengertian dan konsep dasar tentang penilaian
dan penyusutan arsip, nilai guna arsip, dan prosedur penyusutan arsip.
C. Hasil Pembelajaran
Setelah mempelajari modul ini, peserta pelatihan dapat melakukan penilaian dan
penyusutan arsip sesuai dengan tata cara penyusutan arsip yang baik dan benar, sesuai
dengan peraturan/perundangan yang ada.
D. Indikator
1. Peserta dapat memahami tentang penilaian dan penyusutan arsip
2. Peserta dapat memahami tentang nilai guna arsip sebagai salah satu dasar
pertimbangan untuk melaksanakan penyusutan arsip
3. Peserta dapat melaksanakan penyusutan arsip sesuai dengan unsur-unsur penilaian
arsip dan prosedur penyusutan arsip
E. Pokok Bahasan
Adapun pokok bahasan di dalam modul ini meliputi ;
1. Konsep Dasar Penyusutan Arsip
2. Nilai Guna Arsip
3. Prosedur Penyusutan Arsip
3
BAB II
KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP
A. Pengertian Penyusutan Arsip
Bertambahnya volume arsip merupakan bagian dari dinamika kegiatan
adminsitrasi perkantoran. Hampir setiap hari instansi dihadapkan pada penciptaan arsip.
Jika pertambahan volume arsip ini tidak didukung dengan pelaksanaan manajemen
kearsipan secara profesional, maka pada suatu saat instansi akan berhadapan dengan
permasalahan kepengelolaan arsip itu sendiri.
Salah satu bagian terpenting dari pelaksanaan manajemen kearsipan adalah
kegiatan penyusutan arsip. Arsip yang tidak secara langsung dipergunakan lagi di dalam
kegiatan operasional organisasi sehari-hari maka sudah seharusnya dipisahkan dengan
arsip yang masih memiliki nilai kegunaan yang tinggi (arsip aktif) dengan arsip in-aktif.
Sehingga pada saat arsip tersebut habis masa berlakunya atau tidak berguna sama sekali
harus segera dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Secara umum penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip
yang berdasarkan pada nilai kegunaan arsip itu sendiri dan retensinya. Pengurangan
volume arsip dapat dilakukan dengan cara memindahkan, memusnahkan ataupun
menyerahkan arsip tersebut.
Berkaitan dengan pengertian penyusutan arsip, menurut pasal 2 Peraturan
Pemerintah No. 34 Tahun 1979 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada lembaga kearsipan
B. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2001:202) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi
2. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
4
3. Mempercepat penemuan kembali arsip
Lebih lanjut menurut Dipobharoto dalam Wijaya (1993:180) penyusutan arsip
bertujuan untuk :
a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh
adanya records yang kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam
filing dan findingnya.
c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record
baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan records yang
selalu diperlukan.
d. Menghemat tempat, biaya alat, karena records yang kurang berguna
ditempatkan dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah dan
tidak mengganggu ruang tempat kerja
e. Agar segera bisa ditentukan nasib records selanjutnya; disimpan sebagai arsip,
diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional atau bahkan
dimusnahkan.
Berdasarkan tujuan dari penyusutan arsip yang telah dikemukakan di atas, kita
dapat menyimpulkan bahwa tujuan penyusutan arsip tiada lain adalah agar tercapainya
efisiensi menyelenggarakaan kegiatan layanan informasi yang juga merupakan bagian
dari kegiatan administrasi perkantoran secara keseluruhan. Adapun manfaat yang dapat
diperoleh dari kegiatan penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
1. Pelaksanaan penyusutan arsip akan menghindarkan tercampurnya arsip aktif dan arsip
inaktif dalam satu tempat menyimpanan
2. Memungkinkan arsip baru untuk menempati tempat penyimpanan arsip yang masih
aktif
3. Proses pencarian tidak akan memakan waktu sehingga akan menghemat tenaga
4. Terselamatkannya arsip-arsip yang bernilai guna permanen.
5
BAB III
NILAI GUNA ARSIP
A. Nilai Guna Sementara dan Permanen
Arsip ada yang bernilai guna sementara, dan ada yang bernilai guna permanen
(abadi). Nilai kegunaan arsip yang paling rendah adalah nilai guna sementara, sedangkan
nilai kegunaan arsip yang tertinggi adalah nilai guna permanen. Biasanya nilai guna
sementara diberi nilai 1 dan yang permanen diberi nilai 10. Jadi rentang antara 1 s.d. 10
ini dapat dijadikan patokan dalam proses penyusutan arsip. Rentang ini dapat saja diubah
dari 1 s.d. 5 dan sebagainya tergantung pada masing-masing organisasi.
Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk
menentukan jangka waktu penyimpanannya yang didasarkan pada metode penilaian
tertentu. Penentuan nilai guna arsip ini merupakan salah satu pertimbangan untuk
melaksanakan proses penyusutan arsip.
Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor:
SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip, maka perlu
diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk memisahkan arsip
ke dalam dua katagori, yaitu:
1. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan
2. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau
dikemudian hari.
Keberhasilan penilaian tersebut, tergantung kepada:
1. kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan
instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya.
2. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaannya serta
kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban nasional.
B. Metode Penentuan Nilai Guna Arsip
Penilaian yang paling esensial dari sebuah arsip adalah penilaian atas dasar
informasi yang terkandung di dalam arsip itu sendiri. Jika penilaian atas dasar informasi
6
yang ada dalam sebuah arsip telah dapat ditentukan, maka akan dapat ditentukan pula
masa simpan dari arsip tersebut.
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2009:24) untuk melakukan
penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip yang meliputi:
1. Analisis Fungsional
Adalah pengujian terhadap siapa yang menciptakan arsip dan apa fungsinya. Analisis
ini didasarkan pada anggapan bahwa arsiparis harus memahami hubungan keterkaitan
antara arsip dan fungsi lembaga/instansi pencipta, apabila dikehendaki untuk
memahami kegunaan arsip.
2. Analisis Isi
Analisis ini untuk mengevaluasi pentingnya perihal/topik yang terkandung dalam
arsip dan kemudian untuk menentukan seberapa jauh informasi dalam arsip
mengandung perihal atau topik tersebut.
3. Analisis Konteks
Dalam era lingkungan informasi yang kompleks perlu menilai arsip dalam konteks
yang lebih luas, menguji hubungan komparatif antara informasi dalam arsip dengan
informasi lain yang ada atau berkaitan.
4. Analisis Kegunaan
Analisis mempertimbangkan kegunaan arsip bagi penggunanya, baik secara fisik,
intelektual, dan permasalahan hukum untuk mengakses serta mengurangi nilai
kegunaannya. Evaluasi kegunaan didasarkan kegunaan arsip pada waktu lalu,
sekarang dan yang akan datang.
5. Analisis Biaya-Manfaat
Analisis biaya-manfaat mengevaluasi perbandingan antara biaya dan manfaat
informasi yang terkandung dalam arsip bagi kepentingan organisasi. Biaya-biaya
yang perlu dipertimbangkan meliputi biaya proses pengolahan, pengaturan,
pemeliharaan dan penyimpanan.
7
BAB IV
PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP
A. Penataan Arsip
Hampir di semua instansi pemerintah maupun swasta kondisi arsip yang ada
umumnya terbagi menjadi dua kelompok arsip, yakni arsip yang sudah tertata dengan
baik dengan menggunakan sistem tertentu dan arsip yang belum tertata dengan baik atau
arsip yang belum diatur dengan sistem tertentu. Baik arsip dengan kondisi yang sudah
tertata maupun yang belum tertata perlu untuk dilakukan proses penyusutan arsipnya.
Apakah dipisahkan antara aktif dan in-aktif kemudian dipindahkan ke tempat lain, atau
dimusnahkan karena nilai gunanya telah habis atau diserahkan oleh suatu instansi ke arsip
nasional. Untuk arsip yang telah tertata dengan baik tentu proses penyusutannya agak
lebih mudah jika dibandingkan dengan arsip yang belum tertata, sepanjang telah
ditentukan retensinya berdasarkan nilai kegunaan arsip tersebut. Untuk arsip yang belum
tertata dengan sistem tertentu harus dilakukan penataan terlebih dahulu yang dimulai dari
proses penyiangan arsip, pengelompokkan berdasarkan sistem tertentu, dan menentukan
bagaimana tempat penyimpanannya.
Menurut Sedarmayanti (1990:90) penyusutan arsip dapat dibagi menjadi 3,
yaitu:
1. Penyusutan arsip dari aktif ke in-aktif
2. Pemusnahan Arsip
3. Penyusutan arsip instansi ke arsip nasional.
B. Penyusutan Arsip dari Aktif ke In-Aktif
Prosedur penyusutan arsip aktif ke in-aktif dapat dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan
Pemeriksaan diperlukan agar dapat dipastikan apakah arsip-arsip yang akan
dipisahkan dari aktif ke in-aktif memang benar-benar siap untuk dilakukan
pemindahan. Adapun dasar pemeriksaan arsip aktif maupun in-aktif dilakukan
dengan berdasarkan pada jadwal retensi arsip. Jadual retensi arsip adalah suatu
8
daftar yang menunjukkan (1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file
aktif (disatuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip. (2)
Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum
dimusnahkan atau dipindahkan ke arsip Nasional RI. Penyusunan jadual retensi
arsip tidak lepas dari tindakan untuk menilai suatu arsip, baik atas dasar jenisnya,
fisiknya, maupun informasinya.
Misalkan saja arsip kenaikan pangkat seorang pegawai beretensi aktif selama 5
tahun dan dikeluarkan pada tahun 2004, maka setelah tahun 2009 arsip tersebut
dapat dikatagorikan menjadi in-aktif. Untuk menentukan retensi arsip dapat
berpedoman pada metode penentuan nilai guna arsip yang telah dijelaskan pada
bab III di atas. Contoh Jadwal Retensi Arsip adalah sebagai berikut:
Instansi : ....................... Masalah Utama : KEPEGAWAIAN
Retensi Keterangan
Masalah
Sub Masalah
Judul
Berkas Aktif In-Aktif Musnah Permanen
Kenaikan
Pangkat
Surat
Keputusan
Kenaikan
Pangkat
Surat
Keputusan
Kenaikan
Pangkat Gol
III
5 tahun
setelah
dikeluarkan
1 tahun
setelah tidak
dipergunakan
lagi
Musnah
2. Mempersiapkan tempat dan peralatan untuk menampung arsip in-aktif yang akan
disusutkan. Untuk menentukan tempat (ruang) penyimpanan dapat dilakukan
dalam satu ruang kerja yang sama sepanjang masih memungkinkan dan hanya
membedakan kelompok tempat penyimpanan antara arsip aktif dan in-aktif. Jika
tidak memungkinkan instansi dapat saja menyiapkan ruang atau bangunan khusus
yang terpisah dari bangunan sebelumnya ataupu pada lokasi yang berbeda.
3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan
Catatan atau daftar ini akan sangat berguna bagi petugas agar dapat diketahui
bagaimana kondisi arsip yang akan dipindahkan, berapa banyaknya, kapan tahun
pemindahan dan sistem apa yang dipergunakan dalam penataannya. Sebaiknya
penataan arsip aktif maupun in-aktif dilakukan dengan sistem yang berkelanjutan.
9
Artinya pada masa retensi arsip tersebut aktif menggunakan penataan Numerik,
maka pada saat arsip tersebut menjadi inaktif juga harus menggunakan penataan
numerik. Contoh Daftar arsip yang dipindahkan adalah sebagai berikut :
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
No. Jenis Arsip Tahun Volume Kondisi Penataan Ket
1. Kenaikan Pangkat Golongan III 2004 1 bok Baik Subjek -
2. Dan Seterusnya
4. Penataan Arsip
Setelah langkah pemeriksaan dan pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan
dilaksanakan, maka arsip yang siap untuk dipindahkan (arsip in-aktif) harus ditata
sesuai dengan penataan sebelumnya. Tidak dibenarkan memindahkan arsip
dengan cara mengikat arsip atau memasukkan ke dalam kotak tanpa adanya
penataan. Hal ini dikarenakan arsip tersebut memang belum untuk dimusnahkan,
sehingga suatu saat diperlukan akan mudah ditemukan.
5. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip
Pelaksanaan pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit arsip akan
berdampak adanya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab pengelolaan arsip.
Untuk menjamin tertib administrasi dan kejelasan serah terima tanggungjawab
tersebut maka perlu dibuat berita acara pemindahan arsip. Sebelum
menandatangani berita acara pemindahan arsip ada baiknya kedua belah pihak
memeriksa kembali arsip yang diserah terimakan, baik mengenai kondisinya,
jumlahnya dan lain sebagainya.
6. Pelaksanaan Pemindahan
Apabila semua langkah telah dilaksanakan dan ruang dan peralatan penyimpanan
arsip inaktif telah tersedia, maka pemindahan arsip inaktif dapat segera
dilaksanakan. Perlu diperhatikan faktor keamanan pada saat arsip dipindahkan.
Apalagi jika lokasi pemindahan arsip yang cukup jauh jangan sampai arsip
tercecer, rusak akibat kelalaian atau bahkan hilang pada saat pemindahan.
10
C. Pemusnahan Arsip
Arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi harus segera dilakukan pemusnahan.
Jika tidak akan berdampak pada tinggi biaya operasional organisasi. Pasal 51 UU No. 43
Tahun 2009 menyatakan:
1. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:
a. Tidak memiliki nilai guna;
b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
2. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai
dengan prosedur yang benar.
3. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta
arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.
Menurut Wijaya (1993:184) pemusnahan arsip adalah aktivitas
menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara
dibakar, dihancurkan dengan mesin pencacah kertas atau dihancurkan dengan
menggunakan bahan kimia. Penghancuran dilakukan secara total, sehingga hilang sama
sekali identitas dan informasi yang terkandung di dalam arsip yang bersangkutan.
Adapun prosedur pemusnahan arsip tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pemeriksaan
Prosedur pemeriksaan dilakukan untuk memastikan apakah arsip yang akan
dimusnahkan memang tidak memiliki nilai guna lagi dan habis masa simpannya.
Selain itu meskipun telah habis masa simpannya perlu juga dilakukan pemeriksaan
untuk memastikan apakah arsip tersebut memang tidak memiliki keterkaitan dengan
informasi lainnya.
2. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
Setelah prosedur pemeriksaan dilakukan semua arsip yang akan dimusnahkan
dibuatkan daftar. Daftar ini memuat informasi arsip yang akan dimusnahkan yang
meliputi Jenis arsipnya, tahun diterbitkannya arsip tersebut beserta jumlahnya.
Contohnya sebagai berikut:
11
DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN
No. Jenis Arsip Tahun Volume Ket
1. Kenaikan Pangkat Golongan III 2004 1 bok -
2. Dan Seterusnya
3. Membentuk Panitia Pemusnahan Arsip
Pembentukan panitia pemusnahan arsip dilakukan apabila arsip yang akan
dimusnahkan memiliki retensi diatas 10 tahun atau lebih. Sedangkan untuk arsip
dengan retensi di bawah 10 tahun belum diperlukan pembentukan kepanitiannya.
Akan lebih baik jika kepantiaan tersebut adalah mereka yang berkaitan secara
langsung di dalam pengelolaan arsip, Unit Satuan Pengawasan Internal ataupun
Unit layanan hukum jika memang ada.
4. Pengesahan dan Persetujuan
Meskipun panitia telah melakukan pemeriksaan terkait dengan arsip apa saja yang
akan dimusnahkan, pemusnahan arsip perlu mendapatkan pengesahan dan
persetujuan dari pihak yang berwenang pada institusi tersebut.Selain itu untuk
arsip yang memiliki keterkaitan informasi pada bidang-bidang tertentu perlu pula
panitia meminta pertimbangan kepada pihak yang benar-benar memahami fungsi
dan nilai guna arsip tersebut. Misalkan saja untuk arsip keuangan dengan retensi
di atas 10 tahun perlu dikonsultasikan dengan Badan Pemeriksa Keuangan, arsip
kepegawaian perlu dikonsultasikan dengan Badan kepegawaian Negara (BKN)
maupun BKD setempat.
5. Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip
Berita acara pemusnahan arsip ditandatangani oleh pejabat pengelola arsip dan
disaksikan oleh minimal dua orang pejabat yang berwenang di dalam isntitusi
tersebut. Akan lebih baik apabila juga disaksikan oleh pejabat bidang hukum.
6. Pelaksanaan Pemusnahan
Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara yang tepat sehingga informasi
arsip benar-benar tidak ada lagi. Arsip yang telah habis masa berlakunya dan telah
diputuskan untuk dimusnahkan, tidak dibenarkan untuk dimanfaatkan dengan cara
lain, misalnya dibuat amplop atau dijual sebagai kertas pembungkus makanan
12
D. Penyusutan arsip instansi ke arsip nasional.
Pada prinsipnya penyusutan arsip instansi ke arsip nasional dilaksanakan
dengan cara menyerahkan arsip instansi tersebut kepada arsip nasional. Prosedur yang
dilakukan juga dimulai dari pemeriksaan, membuat daftar arsip yang akan diserahkan,
membuat berita acara penyerahan kewenangan dan tanggungjawab pengurusan arsip
tersebut kepada arsip nasional. Bukti penyerahan berupa berita acara penyerahan yang
telah ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan (instansi) dan pihak yang menerima
(arsip nasional).
13
BAB V
PENUTUP
A. Rangkuman
Kegiatan penyusutan arsip merupakan salah satu bagian dari pelaksanaan
manajemen kearsipan. Sudah selayaknya setiap institusi berkewajiban untuk
melaksanakan kegiatan penyusutan arsip secara berkala dan berdasarkan pada prosedur
dan ketentuan yang berlaku. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara memindahkan
arsip inaktif ke unit kearsipan, menghapus arsip yang sudah tidak berguna lagi dan
menyerahkan kepada arsip nasional jika ada arsip yang memiliki kegunaan statis.
Melalui kegiatan penyusutan arsip diharapkan akan tercapainya efisiensi kerja
layanan administrasi perkantoran. Hal ini dikarenakan pertambahan volume arsip tidak
dapat dihindari seiring dengan perkembangan sebuah organisasi. Sementara pertambahan
volume arsip juga memerlukan pertambahan biaya operasional organisasi untuk
mengelola arsip tersebut.
B. Latihan
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan penyusutan arsip!
2. Jelaskan perbedaan antara arsip yang bernilai guna sementara dengan arsip yang
bernilai guna permanen!
3. Jelaskan metode analisis penilaian arsip sebagai dasar pertimbangan untuk menyusun
jadwal retensi arsip tersebut!
4. mengapa untuk arsip yang memiliki retensi di atas 10 tahun pada saat akan
dimusnahkah harus diminta pertimbangan institusi yang terkait dan memahami arti
penting arsip tersebut?
5. Kasus :
Lakukan analisis penilaian arsip yang ada pada bagian tempat anda bekerja, kemudian
buatlah jadwal retensinya. Selain itu lakukan pula prosedur pemindahan arsip
inaktifnya.
14
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional RI, 2009, Seri Bahan Pengajaran Diklat Pengangkatan Arsiparis, Modul
Penyusutan Arsip, ANRI
Abubakar, Hadi, 1992, Pola Kearsipan Modern, PT Cahaya Aksara Agung, Jakarta.
Amsyah, Zulkifli, 1995, Manajemen Kearsipan, PT Gramedia Pusaka Utama, Jakarta.
Barthos, Basir,1989, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi , Bumi Aksara, Jakarta.
Mulyono, Sularso, dkk,1984, Dasar-Dasar Kearsipan, Liberty, Yogyakarta.
Sedarmayanti, 2001, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, CV
Mandar Maju, Bandung
The , Liang, Gie,1993, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.
Widjaja, A, W, 1993, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, PT Raja Grafindo
Persada, Jakarta.
Wursanto, Ig, 1991, Kearsipan 1, Kanisius, Yogyakarta.
15
LAMPIRAN:
BERITA ACARA
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pada hari ini ..........................tanggal ............................bulan..................tahun..............
Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ...................... ke Pusat Arsip yang
dilakukan oleh:
Nama :
Jabatan :
N I P :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak dan atas nama unit kerja .............. yang selanjutnya disebut sebagai pihak
I,
Nama :
Jabatan :
N I P :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak dan atas nama Pusat Arsip .............. yang selanjutnya disebut sebagai
pihak II.
Pihak I menyerahkan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip sebagaimana daftar arsip
yang dipindahkan (terlampir). Pihak II menerima dan akan memberikan layanan arsip kepada
Pihak I apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Pihak II, Pihak I,
(…………………………) (………………………..)
16
BERITA ACARA
PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini ..........................tanggal ............................bulan..................tahun..............
Berdasarkan hasil penilaian dan pertimbangan telah dilaksanakan pemusnahan arsip ……………
sejumlah …………….. sebagaimana tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir.
Pemusnahan dilakukan dengan cara ………………………………..
Demikian berita acara pemusnahan arsip ini dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
pengelola arsip dan disaksikan oleh Kepala Bagian Pengawasan dan Kepala Bagian
Hukum. .
Pejabat Pengelola Arsip,
(………………………..)
Saksi-Saksi:
Bagian Pengawasan,
(……………………….)
Bagian Hukum
(……………………….)
17
BERITA ACARA
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini ..........................tanggal ............................bulan..................tahun..............
Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ...................... ke Pusat Arsip yang
dilakukan oleh:
Nama :
Jabatan :
N I P :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak dan atas nama ...................... (instansi yang menyerahkan arsip) yang
selanjutnya disebut sebagai pihak I,
Nama :
Jabatan :
N I P :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak dan atas nama Arsip Nasional Repiblik Indonesia yang selanjutnya
disebut sebagai pihak II.
Pihak I menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis sebagaimana tercantum dalam
Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip terlampir kepada Pihak II untuk disimpan di Arsip Nasional
Republik Indonesia.
Yang menerima Yang menyerahkan
Pihak II, Pihak I,
(…………………………) (………………………..)
ANRI Instansi ………………..
PEMELIHARAAN ARSIP
Disusun Oleh :
CHUSNUL KHOTIMAH, S.Pd
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN…….……………………………………………………. 1
A. Latar Belakang……..……………………………………………………. 1
B. Deskripsi Singkat…………………………………………..……………. 1
C. Hasil Pembelajaran …………..……………..…….……..……………… 2
D. Indikator…….…………...………………………………………………. 2
E. Pokok Bahasan..…………………………………………………………. 2
BAB II PENGERTIAN DAN FUNGSI PEMELIHARAAN DAN
PENGAMANAN ARSIP…………………….……………………………. 3
A. Pengertian Pemeliharaan Arsip………….……………………………. 3
B. Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip.………………………... 4
BAB III PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP………….………………………… 6
A. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip…………………..……………….. 6
BAB IV TEHNIK PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN…………...……. 8
A. Tehnik Pemeliharaan………………………………………………….. 8
B. Tehnik Pengamanan…………………………………………………. 9
C. Pencegahan Kerusakan Arsip………………………………………….. 9
BAB V PENUTUP…………………………………………………………………. 11
A. Rangkuman……………………………………………………………… 11
B. Latihan…………………………………………………………………... 11
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 12
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen kearsipan memegang peranan yang sangat penting dalam
menjalankan kegiatan administrasi perkantoran. Surat-surat, baik surat keluar maupun
surat masuk, laporan, risalah rapat, dan lain-lain tentunya pada saat pertama kali dibuat
akan menciptakan arsip yang senantiasa harus dikelola sampai batas waktunya untuk
dimusnahkan karena tidak memiliki nilai guna lagi.
Meskipun manajemen kearsipan memiliki peranan yang sangat penting dalam
administrasi kantor, hingga saat ini masih banyak instansi pemerintah maupun swasta
yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip ditumpuk begitu saja di atas
meja, disimpan di dalam kotak, di atas lemari dan lain sebagainya.
Terdapat banyak faktor yang menyebabkan belum terlaksananya manajemen
kearsipan dengan baik pada suatu kantor. Faktor utama dan berperan sangat penting
adalah belum adanya kesadaran para pegawai di dalam melakukan pemeliharaan dan
pengamanan arsip (kertas). Sering ditemui para pegawai akan kebingungan pada saat
memerlukan arsip, ternyata arsip tersebut tidak ditemukan. Kalaupun ditemukan, mereka
mencari dengan waktu yang cukup lama. Untuk itu sudah saatnya setiap kantor memiliki
tenaga fungsional arsiparis yang diharapkan dapat bertanggungjawab dalam pemeliharaan
dan pengamaan arsip.
Selain faktor petugas (arsiparis), faktor peralatan tempat penyimpanan arsip
juga memiliki peranan yang sangat penting. Keamanan suatu arsip akan sangat ditentukan
oleh tempat penyimpanan arsip itu sendiri, baik keamanan dari ulah manusia, lingkungan
atau faktor kerusakan dari arsip itu sendiri.
B. Deskripsi Sungkat
Modul ini membahas tentang pengertian dan fungsi pemeliharaan arsip,
penyebab kerusakan arsip, teknik pemeliharaan dan pengamanan
2
C. Hasil Pembelajaran
Setelah mempelajari modul ini, peserta pelatihan diharapkan dapat melakukan
pemeliharaan dan pengamanan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku.
D. Indikator
1. Peserta dapat memahami tentang fungsi pemeliharaan dan pengamanan arsip (kertas)
2. Peserta dapat memahami berbagai faktor penyebab kerusakan arsip (kertas).
3. Peserta dapat melaksanakan teknik pemeliharaan dan pengamanan arsip (kertas).
E. Pokok bahasan
Adapun pokok bahasan di dalam modul ini meliputi ;
1. Pengertian dan Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
2. Penyebab Kerusakan Arsip
3. Teknik Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
3
BAB II
PENGERTIAN DAN FUNGSI PEMELIHARAAN
DAN PENGAMANAN ARSIP
A. Pengertian Pemeliharaan Arsip
Pengelolaan arsip pada setiap instansi pemerintah maupun swasta tidak hanya
sekedar menyimpan atau melayani peminjaman arsip bagi setiap unit yang ada pada
instansi yang bersangkutan. Arsip yang disimpan sampai habis masa pakainya harus
dilakukan pemeliharaan dan pengamanan. Kenyataan selalu kita temui arsip khususnya
arsip inaktif hanya disimpan di dalam kardus, diikat dengan tali rafia, berdebu dan
berserakan di sembarang tempat. Meskipun memiliki tempat penyimpanan arsip akan
tetapi arsip disimpan dengan kondisi yang berhimpitan. Hal ini akan berakibat pada
kerusakan arsip seperti terlipat dan bahkan ada yang sobek. Bandingkan gambar kedua
ruang penyimpanan arsip berikut:
Gambar 1. Kondisi ruang arsip yang tidak terpelihara
4
Gambar 2. Kondisi ruang arsip yang terpelihara dengan baik
Agar fungsi dan peranan arsip sebagai sumber informasi dapat dimanfaatkan
secara maksimal, maka diperlukan tindakan untuk melakukan pemeliharaan dan
pengamanan terhadap semua arsip yang dikelola oleh suatu organisasi.Pemeliharaan dan
pengamanan arsip yang baik dan profesional akan menjamin tersedianya informasi secara
cepat dan akurat baik bagi instansi secara internal maupun dengan pihak luar.
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip yang dikelola oleh
setiap organisasi secara rutin dengan tujuan untuk mencegah kerusakan arsip. Sedangkan
pengamanan arsip adalah kegiatan untuk menjaga agar arsip terhindar dari kehilangan
maupun kerusakan. Hingga saat ini wujud arsip sudah bermacam-macam seperti film,
rekaman (pita, CD), gambar, foto dan lain sebagainya sehingga memerlukan
pemeliharaan dan pengamanan sesuai dengan wujudnya.
B. Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Salah satu tujuan dari penyelenggaraan kearsipan menurut UU No 43 tahun
2009 pasal 3 huruf (f) adalah menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Hal ini
menunjukkan bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip tidak hanya sekedar melaksanakan
5
proses penyimpanan arsip tersebut, akan tetapi juga menyangkut jaminan terhadap
keselamatan dan keamanan arsip. Adapun fungsi pemeliharaan dan pengamanan arsip
adalah sebagai berikut:
1. Menjaga agar kondisi fisik arsip sesuai dengan pada saat kelahiran arsip tersebut baik
dari segi informasi yang terkandung di dalamnya maupun keasliannya.
2. Menjaga agar tidak terjadi kehilangan arsip sebagai akibat pengelolaan arsip yang
tidak tertib.
3. Menjamin tersedianya arsip setiap saat apabila diperlukan sebagai bukti dan
pertanggungjawaban kegiatan administrasi.
6
BAB III
PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP
A. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Secara fisik semua arsip harus dapat diamankan dari kerusakan. Sebab
kerusakan arsip akan berdampak kepada hilangnya informasi yang terkandung di dalam
arsip. Agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih memiliki nilai guna perlu kita
ketahui faktor-faktor penyebab kerusakan arsip. Secara umum penyebab kerusakan arsip
terbagi menjadi dua, yakni faktor internal dari arsip itu sendiri (faktor intrinsik) dan
faktor eksternal (faktor ekstrinsik).
1. Faktor Internal
Faktor internal (intrinsik) penyebab kerusakan arsip adalah penyebab kerusakan
yang berasal dari benda arsip itu sendiri, khususnya arsip kertas. Penyebabnya antara
lain:
a. Kualitas Kertas
Adalah kerusakan arsip yang disebabkan oleh kualitas kertas sebagai media dari arsip.
Kualitas kertas yang baik biasanya akan memperlambat rusaknya arsip jika
dibandingkan dengan kualitas yang kurang baik. Perlu diketahui bahwa media kertas
terbuat dari bahan kimiawi yang tentunya akan mengalami proses kimiawi pada saat
disimpan, secara perlahan media kertas tersebut dapat saja hancur.
b. Tinta
Sering kita temui arsip yang informasinya sudah tidak dapat terbaca dan dikenali lagi.
Hal ini disebabkan oleh kualitas tinta yang dipergunakan untuk penulisan maupun
pencetakan arsip. Kualitas tinta yang baik akan tidak mudah pudar sehingga dapat
menjaga informasi arsip tetap terbaca dan dikenali.
c. Bahan Perekat
Selain kualitas kertas maupun tinta yang dipergunakan dapat menyebabkan kerusakan
arsip, bahan perekat yang dipergunakan juga dapat mempengaruhi fisik dari sebuah
arsip. Arsip yang menggunakan bahan perekat (Lem) juga akan mengalami proses
kimiawi yang secara perlahan juga akan menyebabkan kerusakan arsip.
7
2. Faktor Eksternal
Faktor eksternal adalah faktor penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar
benda arsip. Kerusakan itu antara lain disebabkan oleh lingkungan fisik, organisme
perusak, dan kelalaian manusia.
a. Lingkungan Fisik
Faktor lingkungan fisik adalah faktor penyebab kerusakan arsip yang disebabkan oleh
temperatur, kelembaban udara,sinar matahari polusi udara, dan debu dimana arsip
tersebut disimpan.
b. Organisme Perusak
Adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari organisme perusak seperti
jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus.
c. Kelalaian Manusia
Hal yang sering dilakukan baik secara sengaja maupun tidak di dalam pengelolaan
arsip adalah sikap lalai dari pelaksana. Kelalaian tersebut juga dapat menyebabkan
terjadinya kerusakan arsip. Misalnya kebiasaan merokok dapat menimbulkan bara
rokok, tumpahan minuman, dsb.
8
BAB IV
TEKNIK PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN
Arsip pada setiap instansi pemerintah maupun swasta harus dijaga selama masih
memiliki nilai guna. Penjagaan ini meliputi sisi kuantitas ( tidak ada arsip yang hilang)
maupun dari sisi kualitas (tidak ada arsip yang mengalami kerusakan). Agar
pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat dilaksanakan secara efektif, maka setiap
petugas kearsipan perlu diberikan pengetahuan terkait dengan teknik pemeliharaan,
pengamanan dan pencegahan rusaknya arsip.
A. Teknik Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip harus dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan
teknik pemeliharaan tertentu. Adapun teknik yang dapat dilakukan untuk pemeliharaan
arsip adalah sebagai berikut:
1. Pengaturan Ruangan
Kadangkala kita kurang memperhatikan pengaturan ruang tempat penyimpanan arsip.
Agar arsip terpelihara dengan baik ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap
kering (tidak terlalu lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai
terkena sinar secara langsung). Ruangan harus juga mempunyai fentilasi yang
memadai untuk pengaturan sirkulasi udara.
2. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan
Arsip harus disimpan di tempat-tempat yang terbuka, dengan menggunakan rak-rak
arsip. Kalaupun harus disimpan di tempat tertutup ( di lemari), maka lemari tempat
penyimpanan itu harus sering dibuka agar tingkat kelembabannya terjaga. Penataan
arsip di lemari tersebut juga diatur secara renggang agar ada sirkulasi udara diantara
berkas-berkas yang disimpan. Kelembaban yang terlalu tinggi akan mengakibatkan
tumbuhnya jamur dan sejenisnya yang dapat merusak arsip yang disimpan.
3. Kebersihan
Salah satu hal penting untuk melaksanakan pemeliharaan arsip adalah dengan selalu
memperhatikan kebersihan ruangan dan tempat penyimpanan arsip dari segala macam
debu. Untuk membersihkan arsip sebaiknya menggunakan penyedot debu (Vacuum
Cleaner). Selain itu penggunaan clip atau penjepit kertas yang menggunakan bahan
9
logam akan berakibat timbulnya karat pada arsip. Untuk itu sebaiknya menggunakan
clip dari bahan plastik.
Selain ketiga teknik di atas pada ruangan arsip perlu juga dibuatkan peraturan
dan larangan yang harus dipatuhi oleh setiap orang dalam lingkungan instansi yang
bersangkutan. Misalnya dilarang untuk makan dan minum di ruangan arsip, dilarang
merokok.
B. Teknik Pengamanan
Pengamanan arsip bertujuan agar jangan sampai arsip yang dikelola berkurang
jumlahnya sebagai akibat kehilangan baik secara sengaja maupun tidak. Terdapat
beberapa teknik untuk melaksanakan pengamanan arsip, yakni:
1. Pengaman Tempat Penyimpanan Arsip
Pastikan bahwa tempat penyimpanan (ruang) arsip terhindar dari ruangan atau bagian
yang menjadi sumber kerusakan arsip, misalnya upayakan ruangan jauh dari sumber
api. Pada beberapa instansi ruangan arsip berada bersebelahan dengan ruang dapur
kantor. Hal ini sangat berbahaya sekali jika terjadi kebakaran. Selain itu ruangan juga
harus terhindar dari bahaya air seperti atap yang bocor, banjir air pasang dan
sebagainya. Ada baiknya instansi membuat ruang penyimpanan arsip yang terpisah
dari ruang unit kerja lainnya.
2. Melaksanakan pengendalian arsip
Pengendalian arsip dimaksudkan agar arsip terhindar dari kehilangan. Salah satunya
adalah melakukan prosedur peminjaman sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
seperti peminjaman harus melalui petugas yang ditunjuk, mengisi bon peminjaman
dan pengaturan lamanya sebuah arsip dipinjamkan. Jika hal ini tertib dilakukan maka
kehilangan arsip mestinya tidak akan terjadi.
C. Pencegahan Kerusakan Arsip
Pepatah mengatakan “mencegah lebih baik daripada memperbaiki“, demikian
pula apabila kita memberlakukan arsip. Ada baiknya setiap instansi melakukan
pencegahan dari kerusakan arsip. Beberapa upaya pencegahan yang dapat dilakukan
adalah dengan cara sebagai berikut:
10
1. Pengaturan Suhu Ruangan
Kelembaban dan suhu ruangan dapat dilakukan dengan memasang Air Condition
(AC). Suhu ruangan yang baik untuk menyimpan kertas berkisar antara 22o – 25o
Celcius. Penggunaan AC juga mencegah debu yang dapat melekat pada arsip.
2. Melakukan Fumigasi
Untuk mencegah kerusakan arsip sebagai akibat dari organisme perusak dapat
dilakukan dengan Fumigasi. Fumigasi dilakukan dengan cara penyemprotan bahan
kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri.
3. Melakukan restorasi arsip
Beberapa arsip yang sudah mulai rusak dapat dicegah dengan cara melakukan
laminating, yakni dengan cara menutup kertas dengan dua lembar plastik dan dipress
dengan suhu tertentu.
11
BAB V
PENUTUP
A. Rangkuman
Untuk menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku maka
pemeliharan dan pengamanan arsip sangat diperlukan. Pemeliharaan arsip bertujuan
untuk menjaga agar kondisi fisik arsip sesuai dengan pada saat kelahiran arsip tersebut
baik dari segi informasi yang terkandung di dalamnya maupun keasliannya. Sedangkan
pengamanan arsip bertujuan untuk menjaga agar tidak terjadi kehilangan arsip sebagai
akibat pengelolaan arsip yang tidak tertib.
Untuk melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan arsip perlu diketahui
faktor-faktor yang menjadi penyebab kerusakan arsip. Selain pemeliharaan dan
pengamanan perlu juga dilakukan upaya pencegahan terhadap kerusakan arsip.
B. Latihan
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip!
2. Jelaskan faktor-faktor penyebab kerusakan arsip!
3. Mengapa kebersihan dan pengaturan ruangan sangat diperlukan di dalam memelihara
arsip?
Jelaskan upaya-upaya pencegahan kerusakan arsip!
12
DAFTAR PUSTAKA
Arsip Nasional RI, 2009, Seri Bahan Pengajaran Diklat Pengangkatan Arsiparis, Modul
Penyusutan Arsip, ANRI
Abubakar, Hadi, 1992, Pola Kearsipan Modern, PT Cahaya Aksara Agung, Jakarta.
Amsyah, Zulkifli, 1995, Manajemen Kearsipan, PT Gramedia Pusaka Utama, Jakarta.
Barthos, Basir,1989, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi , Bumi Aksara, Jakarta.
Mulyono, Sularso, dkk,1984, Dasar-Dasar Kearsipan, Liberty, Yogyakarta.
Sedarmayanti, 2001, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, CV
Mandar Maju, Bandung
The , Liang, Gie,1993, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.
Widjaja, A, W, 1993, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, PT Raja Grafindo
Persada, Jakarta.
Wursanto, Ig, 1991, Kearsipan 1, Kanisius, Yogyakarta.
JABATAN FUNGSIONAL
Disusun Oleh :
Drs. SUTIMAN
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN…….……………………………………………………. 1
A. Latar Belakang……..……………………………………………………. 1
B. Deskripsi Singkat…………………………………………..……………. 2
C. Kompetensi yang Diharapkan.……………..…….……..……………… 2
D. Indikator Hasil Belajar…………………………………………………. 2
BAB II PROFESI KEARSIPAN…………………………………………………… 3
A. Pengertian……………………….………….……………………………. 3
B. Perbedaan Kegiatan Fungsional dengan Kegiatan Menejerial.…….... 4
C. Pengertian dan Kedudukan Arsiparis…………………………………. 5
D. Peraturan Bidang Jabatan Arsiparis…………………………………... 6
E. Keuntungan terselenggaranya Jabatan Fungsional…………………… 7
F. Jenjang Jabatan dan Pangkat Fungsional Arsiparis………………….. 8
G. Unit Kerja Struktural Pembina Profesi Arsiparis……………………. 9
H. Tempat Kerja Arsiparis………………………………………………… 9
BAB III TATA CARA PENGUMPULAN ANGKA KREDIT…………………… 10
A. Beberapa Pengertian……………………………………………………. 10
B. Penghitungan Angka Kredit……………………………………………. 11
C. Buku Kerja Arsiparis…………………………………………………… 11
D. Surat-surat Pernyataan dan Pejabat Pembuat Pernyataan…………... 12
E. Pengajuan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit…………………….. 12
F. Pejabat Pengusul………………………………………………………… 13
G. Pejabat Penetap…………………………………………………………. 14
BAB IV TIM PENILAI……………………………………………………………... 15
A. Tim Penilai……………………………………………………………….. 15
B. Persyaratan Pembentukan Tim Penilai………………………………... 16
C. Keanggotaan Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Instansi/Tim Penilai
Daerah……………………………………………………………………. 17
D. Masa Kerja Tim Penilai………………………………………………… 18
E. Tugas dan Fungsi Penilai……………………………………………….. 18
F. Sekretaris Tim Penilai…………………………………………………… 19
BAB V PENGANGKATAN DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS 20
A. Pejabat yang Berwenang Mengangkat dalam Jabatan Arsiparis……. 20
B. Kenaikan Pangkat/ Jabatan…………………………………………….. 22
C. Pembebasan Sementara dari Jabatan Arsiparis………………………. 22
D. Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis………………………………… 23
BAB VI ETIKA PROFESI ARSIPARIS…………………………………………. 25
A. Pengertian Etika Profesi……………………………………………….... 26
B. Pengertian Profesi……………………………………………………….. 27
C. Arsiparis Sebagai Profesi……………………………………………….. 29
D. Kode Etik Arsiparis……………………………………………………... 32
E. Rancangan Kode Etik Arsiparis Versi Arsiparis PNS………………… 34
BAB VII PENUTUP….……………………………………………………………. 35
A. Rangkuman……………………………………………………………… 35
B. Latihan…………………………………………………………………... 35
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 37
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi dewasa ini berlangsung sangat pesat
sehingga menimbulkan tantangan dan sekaligus memberikan peluang bagi dunia
kearsipan. Dampak dari perubahan tersebut terjadinya pergeseran tata kehidupan dunia
yang memasuki abad informasi dengan penemuan dan pengembangan teknologi
informasi.
Sebagaimana kita ketahui, bahwa arsip adalah rekaman informasi yang dibuat
atau diterima dan dipelihara sebagai bukti dari aktivitas suatu organisasi. Dalam
kaitannya dengan kegiatan pemerintah, arsip merupakan sumber bukti dan informasi
yang outentik dalam menunjang penyelenggaraan pemerintah. Oleh karena itu, maka
informasi yang terekam dalam arsip diberbagai media perlu dikelola dengan baik sesuai
prosedur dan ketentuan yang berlaku. Pengelolaan arsip yang baik akan dapat
meningkatkan produktivitas dan kualitas pelayanan, memperlancar program kerja ,
mengurangi biaya administrasi juga mendukung pelaksanaan misi organisasi sesuai
peraturan perundang- undangan yang berlaku. Agar arsip dapat dikelola dengan baik,
maka diperlukan sumber daya manusia yang secara khusus mengelola kearsipan.
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi serta peningkatan
pengelolaan arsip sebagai sumber informasi, maka pemerintah melalui Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang
Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya telah menetapkan pekerjaan di
bidang kearsipan sebagai profesi dan tenaga pelaksanaannya disahkan sebagai pejabat
Fungsional Arsiparis.
Arsiparis sebagai tenaga profesional semakin dituntut untuk meningkatkan
pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip, tanggap terhadap segala
perkembangan yang terjadi terutama berkaitan dengan perkembangan teknologi
informasi. Disisi lain, pembinaan arsiparis harus terus ditingkatkan sehingga terciptanya
peningkatan kinerja bagi Arsiparis yang pada akhirnya betul- betul tercipta Arsiparis
profesional.
2
B. Deskripsi Singkat
Modul ini menyampaikan materi tentang jabatan fungsional Arsiparis terutama
tugas pokok, fungsi, dan ketentuan menjadi Arsiparis serta Penetapan Angka
Kredit.
C. Kompetensi yang Diharapkan
Setelah mengikuti pembelajaran Modul ini peserta diharapkan memahami tugas
pokok, fungsi, persyaratan dan ketentuan jabatan fungsional arsiparis.
D. Indikator Hasil Belajar
Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran Modul ini peserta mampu :
1. Memahami Pengertian Fungsional Arsiparis rumpun jabatan, kedudukan dan
tugas pokok Fungsional Arsiparis
2. Memahami Unsur dan sub unsur kegiatan Fungsional Arsiparis
3. Memahami Jenjang jabatan dan Pangkat Fungsional Arsiparis
4. Memahami Rincian kegiatan dan unsur yang dinilai dalam memberikan angka
kredit.
5. Memahami Pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis
3
BAB II
PROFESI KEARSIPAN
A. Pengertian
Kegiatan kearsipan di Indonesia telah dilakukan sejak zaman dahulu, profesi
Arsiparis dikenal pada sekitar tahun 1892 dengan diangkatnya Van Der Chijs sebagaai
Arsiparis pertama di Indonesia yang mengelola arsip Sekretrariat Negara pada masa
Hindia Belanda. Pemberian nama Arsiparis berasal dari bahasa Belanda, archivaris yang
dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebagai archivist yakni orang yang bekerja dalam
bidang kearsipan . Kata Arsiparis sendiri tidak ditemukan dalam kamus Umum Bahasa
Indonesia yang disusun oleh W.J.S Poerwadarminta yang diolah kembali oleh pusat
pembinaan dan pengembangan bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1999)
maupun dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh Prof.Dr.J.S. Badudu
dan Prof. Sutan Mohammad Zein (1996).
Arsiparis adalah Jabatan Fungsionil dibidang kearsipan, Jabatan Fungsional adalah
kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak seseorang PNS
dalam satu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian
dan/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.
Penyebutan kata Arsiparis muncul pertama kali pada surat Keputusan Menteri
Pendayagunaan Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka kredit bagi jabatan
Arsiparis, ketika pemerintah mulai mengakui adanya profesi fungsional tersebut.
Arsiparis dikatakan adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab,
wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan
kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak termasuk dalam kegiatan mengurus,
memberkaskan dan mengelola arsip aktif. Pengertian ini kemudian disempurnakan
kepada keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/
KEP/M.PAN/2/2002 tentang jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya bahwa
Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan
hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.
Penyempurnaan ini dilakukan sejalan dengan perubahan pengertian tentang
kegiatan kearsipan pada surat edaran bersama kepala ANRI dan kepala BAKN Nomor
4
01/SEB/1990 dan Nomor 46/SE/1990 tentang angka kredit bagi jabatan arsiparis
disebutkan bahwa kegiatan kearsipan adalah kegiatan dalam bidang pembinaan,
pengelolaan dan pelayanan kearsipan, penilaiaan dan penyeleksian arsip, serta
pemasyarakatan kearsipan. Keputusan Menpan yang baru memberikan pengertian
mengenai kegiatan kearsipan secara lebih luas yaitu proses kegiatan yang
berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk media rekam
dimulai dari proses penciptaan, pengelolaan informasi dan penggunaan, pengaturan, dan
penyusutan sampai dengan proses pelestariaannya dan kegiatan pembinaannya.
Seperti halnya pejabat struktural dalam suatu lembaga/ instansi pemerintah,
Pejabat Fungsional Arsiparis memperoleh tunjangan jabatan yang disesuaikan dengan
tingkat atau jenjang jabatan yang ada tunjangan jabatan ini dikeluarkan pertama kali
melalui Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1995 tentang
tunjangan Arsiparis.
B. Perbedaan Kegiatan Fungsional Dengan Kegiatan Manajerial
Dalam pelaksanaan tugas-tugas penyelenggaraan pemerintahan terdapat dua
macam kegiatan, yakni kegiatan manajerial dan kegiatan teknis. Kegiatan manajerial
adalah kegiatan yang sifatnya mengatur dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok
suatu unit. Pengendalian kegiatan ini dilaksanakan dalam suatu pembagian pelaksanaan
tugas, sesuai dengan tingkatan tanggungjawab eselonisasi. Oleh karenanya kegiatan
kegiatn manajerial ini disebut dengan kegiatan structural dan pelaksana kegiatan-kegiatan
manajerial dinamakan pejabat structural.
Kegiatan teknis adalah kegiatan pokok suatu unit yang penyelesaiannya
membutuhkan ketrampilan dan atau keahlian tertentu serta bersifat mandiri.Kegiatan
teknis juga merupakan fungsi dari suatu unit atau satuan organisasi.Oleh karenanya
kegiatan teknis ini disebut sebagai kegiatan fungsional dan pelaksana kegiatan-kegiatan
teknis ini dinamakan pejabat fungsional. Berdasarkan pembedaan diatas, posisi jabatan
fungsional adalah sebagai pelaksana teknis suatu kegiatan .
5
C. Pengertian dan Kedudukan Arsiparis
Salah satu kegiatan teknis dari penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan
adalah kegiatan kearsipan. Terbitnya Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara No. Per/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional dan Angka
Kreditnya merupakan pengakuan resmi bahwa kegiatan teknis kearsipan pada instansi
pemerintah adalah kegiatan fungsional dan sekaligus merupakan pengakuan bahwa
kegiatan kearsipan adalah suatu profesi.
Dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.
Per/3/M.PAN/3/2009 menyebutkan bahwa :
1. Arsiparis adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab dan
wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan
yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan
secara penuh oleh Pejabat yang berwenang.
2. Jabatan fungsional arsiparis termasuk dalam rumpun Arsiparis Pustakawan dan yang
berkaitan.
3. Arsiparis berkedudukan sebagai pelaksanaan teknis fungsional dibidang pengelolaan
arsip dan pembinaan kearsipan.
4. Arsiparis adalah jabatan karier yang hanya dapat diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil.
Kegiatan-Kegiatan teknis Fungsional kearsipan yang tercantum dalam
PER/3/M.PAN/3/2009 yang dapat dinilai angka kreditnya adalah :
1. Pendidikan terdiri dari:
a) Pendidikan sekolah dan memperoleh ijazah/ gelar.
b) Pendidikan dan pelatihan fungsional dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan
kearsipan dan memperoleh surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan (STTPP)
atau sertefikat.
c) Pendidikan dan pelatihan prajabatan dan memperoleh Surat Tanda Tamat
Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) atau sertefikat.
2. Pengelolaan arsip terdiri dari:
a) Ketatalaksanaan kearsipan
b) Pengolahan arsip
c) Perawatan dan pemeliharaan arsip
6
d) Pelayanan kearsipan
e) Publikasi kearsipan
3. Pembinaan kearsipan
a) Bimbingan dan supervisi kearsipan
b) Akreditasi dan sertifikasi kearsipan
4. Pengembangan profesi Arsiparis terdiri atas:
a) Membuat karya tulis/ karya ilmiah dibidang kearsipan
b) Menyusun standar/ pedoman kearsipan
c) Menemukan teknologi tepat guna dibidang kearsipan
d) Uji kompetensi
e) Penerjemahan/ penyaduran buku dan bahan lainnya dibidang kearsipan
5. Penunjang tugas Arsiparis terdiri atas:
a) Pengajar/ pelatih dibidang kearsipan
b) Mengikuti bimbingan dibidang kearsipan
c) Peran serta dalam seminar/ lokakarya dibidang kearsipan
d) Keanggotaan dalam organisasi profesi arsiparis
e) Keanggotaan dalam tim Penilai Jabatan fingsional Arsiparis
f) Perolehan penghargaan/ tanda jasa
g) Perolehan gelar kesarjanaan lainnya
D. Peraturan Bidang Jabatan Arsiparis
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994, tentang Jabatan Fungsional
Pegawai Negeri Sipil.
3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2007 tentang Tunjangan
Jabatan Fungsional Arsiparis.
4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang Rumpun
Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil.
5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka
Kreditnya.
7
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Th. 2010 tentang
Rincian Bukti Kerja Arsiparis.
7. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor.KP 30.6/069/36/191 tanggal 2
September 1991 tentang Petunjuk dan Prosedur Pengangkatan bagi Pelaksanaan
Penyesuaian dalam jabatan dan angka kredit Arsiparis.
8. Keputusan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 1992 tanggal 25 Juni 1991, tentang
Prosedur dan Petunjuk Pelaksanaan Pembinaan bagi Jabatan Arsiparis.
9. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 Tahun 2004 tentang Tata Kerja
Tim Penilai dan Tata Cara _Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis.
10. Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI dan Kepala Badan Administrasi
Kepegawaian Negara Nomor 03 Tahun 2002 dan Nomor 15 Tahun 2002 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
11. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor.KP.30.6/174/1992 tanggal 17 Februari 1992,
Perihal Tim Penilai Instansi.
12. Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor.SE.77/PB/2007 Tentang Tunjangan
Jabatan Fungsional Arsiparis.
E. Keuntungan Terselenggaranya Jabtan Fungsional
Keuntungan terselenggaranya Jabatan Fungsional bagi Pegawai Negeri Sipil adalah :
1. Sebagai alternative atau jalan keluar bagi PNS yang tidak mendapatkan
kesempatan untuk menduduki jabatan structural
2. Untuk mengatasi kenaikan pangkat yang berhenti(mentok) karena latar belakang
pendidikan(ijazah) karena tingkatan jabatan (eselon) atau karena tidak boleh
mendahului pangkat atasan/pimpinan.
3. Adanya kesempatan untuk menempuh kenaikan pangkat pilihan(percepatan
kenaikan pangkat) yaitu satu kali dalam dua tahun.
4. Adanya jaminan jenjang karir yang jelas. Selama seorang pejabat fungsional
mampu bekerja dan dapat mengumpulkan angka kredit yang dipersaratkan maka
karirnya, baik pangkat maupun jabatannya akan terus naik sesuai dengan tingkat
jabatannya.
5. Dibebaskan dari keharusan mengikuti ujian dinas tingkat III.
8
6. Adanya pemerataan kesejahteraan berupa tunjangan jabatan.
7. Kemungkinan adanya penambahan batas usia pensiun karena profesionalitasnya.
8. Menjadi jaminan adanya peluang untuk berkreasi secara mandiri dan bersaing
untuk berprestasi secara sehat.
F. Jenjang Jabtan dan Pangkat Fungsional Arsiparis
Jabatan fungsional Arsiparis terdiri dari jabatan tingkat terampil dan jabatan
tingkat ahli. Jenjang jabatan Fungsional Arsiparis disusun berdasarkan suatu jenjang
jabatan sesuai dengan jumlah angka kredit yang dipersaratkan untuk dikumpulkan
pada jenjang itu.
Jabatan Arsiparis Tingkat Ketrampilan dibagi/dibedakan dalam 3 (tiga) jenjang yaitu :
Pangkat Gol /
Ruang Jabatan
Angka
Kredit
Angka
Kumulatif
Pengatur
Pengatur tingkat I
II/c
II/d
Arsiparis
pelaksana
20
20
60
80
Penata Muda
Penata Muda Tk I
III/a
III/b
Arsiparis
pelaksana
lanjutan
20
50
100
150
Penata
Penata Tingkat I
III/c
III/d
Arsiparis
penyelia
50
100
200
300
Sedangkan jabatan Arsiparis tingkat Keahlian dibagi/dibedakan dalam 4 (empat)
jenjang yaitu :
Pangkat Gol /
Ruang
Jabatan Angka
Kredit
Angka
Kumulatif
Penata Muda
Penata Muda Tk I
III/a
III/b
Arsiparis Pertama
50
50
100
150
Penata
Penata Tk I
III/c
III/d
Arsiparis Muda 100
100
200
300
Pembina
Pembina Tk I
Pembina Utama Muda
IV/a
IV/b
IV/c
Arsiparis Madya 150
150
150
400
550
700
Pembina Utama Madya
Pembina Utama
IV/d
IV/e
Arsiparis Utama 200
200
850
1050
9
G. Unit Kerja Struktural Pembina Profesi Arsiparis
Pembinaan Profesi Arsiparis pada suatu instansi yang memiliki Unit Kearsipan
menjadi beban dan tanggung jawab Unit Kearsipan tersebut. Yang dimaksud dengan Unit
Kearsipan disini adalah Unit Kerja pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan di Pusat dan di Daerah baik secara structural maupun Fungsional
melakukan kegitan kearsipan.Unit Kerja setingkat eselon II yang biasanya berfungsi
sebagai Unit Kearsipan adalah Biro Umum. Di Daerah Propinsi adalah Badan Arsip
Daerah dan di Daerah kabupaten/Kota adalah Kantor Arsip Kabupaten/Kota atau nama
lain untuk itu.
H. Tempat Kerja Arsiparis.
Pada dasarnya, Arsiparis sebagai Pelaksana tugas-tugas teknis operasional di
bidang kearsipan harus ditempatkan pada Unit Kerja Teknis Kearsipan, yaitu unit kerja
yang secara fungsional melaksanakan kegiatan kearsipan.
Lahan kerja Arsiparis secara sederhana adalah mengelola rekaman kegiatan
organisasi, administrasi dan penyusunan peraturan pengelolaannya yang tersebar di
hampir seluruh unit kerja suatu instansi.Oleh karenanya secara logika seorang Arsiparis
tidak terikat oleh struktur arganisasi dan dapat bekerja pada suatu unit kerja yang
melaksanakan kegiatan kearsipan, bahkan seorang Arsiparis dapat bekerja diluar
instansinya sebagaimana jabatan dokter dapat bekerja diluar Puskesmasnya.
10
BAB III
TATA CARA PENGUMPULAN ANGKA KREDIT
A. Beberapa Pengertian
1. Buku kerja Arsiparis adalah jurnal dan atau catatan harian Arsiparis mengenai
kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, pengembanngan profesi
kearsipan, dan penunjang kegiatan yang dilakukannya, keikutsertaannya dan
kegiatan kearsipan atau bimbingan yang diterimanya.
2. Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan, adalah sejenis teks
yang berisi daftar rincian kegiatan diklat diikuti dan satuan hasilnya yang diikuti
Arsiparis pada periode tertentu.
3. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip adalah sejenis teks yang
berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari kegiatan pengelolaan arsip
yang telah dilakukan atau selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode
tertentu.
4. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan adalah sejenis teks
yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil kegiatan pembinaan kearsipan
yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu.
5. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan adalah
sejenis tek yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari kegiatan
pengembangan profesi kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh
Arsiparis pada periode tertentu.
6. Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan adalah sejenis teks
yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari pelaksanaan penunjang
kegiatan kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada
periode tertentu.
7. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Menteri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara,
Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil
Presiden,Kepala Kepolisian Negara, Pimpinal Lembaga Pemerintah Non
Departemen, Pimpinan Kesekretariatan di Daerah Provinsi dan Bupati/Walikota
di daerah Kabupaten/Kota.
11
8. Pejabat Pembuat Pernyataan adalah pejabat struktural yang secara langsung
memberikan tugas-tugas kearsipan atau mengetahui pelaksanaan kegiatan
kearsipan yang dlakukan Arsiparis. Pejabat dimaksud ada kalanya memiliki
berkedudukan sebagai atasan langsung Arsiparis atau pejabat tempat Arsiparis
bersangkutan bekerja atau ditugaskan.
9. Pejabat Pengusul adalah pejabat yang berwenang mengusulkan Usul Penetapan
Angka Kredit kepada Pejabat Pembina Kepegawaian.
10. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) adalah sejenis teks yang memuat
uraian seluruh kegiatan kearsipan yang dilakukan Arsiparis dan diusulkan angka
kreditnya sesuai dengan jumlah/volume kegiatannya secara kuantitatif untuk
diperiksa, dinilai, dan diberikan angka kredit oleh Tim Penilai.
B. Perhitungan Angka Kredit
Perhitungan Angka kredit diperlukan untuk mengetahui seberapa banyak seorang
Arsiparis dapat mengumpulkan angka kredit dari kegiatan yang dilakukannya dalam
periode tertentu. untuk perhitungan tersebut secara teknis dapat diajukan pertanyaan awal
umpamanya kegiatan apa saja yang telah dilakukan seorang Arsiparis dan berapa jumlah
atau volume kegiatannya apa satuan hasilnya. Jika telah terdapat jawabnya, maka tinggal
mengkalikan jumlah kegiatan tersebut dalam nominal angka kredit standar yang dimuat
pada lampiran II keputusan Menpan Nomor PER/3/M.PAN/3/2009
C. Buku Kerja Arsiparis
Buku Kerja Arsiparis adalah jurnal atau catatan harian Arsiparis mengenai
kegiatan pengelolaan arsip, kegiatan pembinaan kersipan, kegiatan pengembangan
profesi kearsipan dan penunjang yang dilakukan Arsiparis, keikutsertaannya dalam
kegiatan dan atau bimbingan yang diterimanya.
Buku kerja ini pada saat pengumpulan angka kredit menjadi bahan dasar dan
rujukan dalam pengisian formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan
Arsip, Pembinaan Kearsipan, Pengembangan Profesi Kearsipan, dan Penunjang Profesi
Kearsipan. Bahkan dalam beberapa kasus, Tim Penilai mendasarkan penilaian yang
dilakukannya kepada buku kerja, atau mencocokan kegiatan yang diusulkan
12
penilaiannya dengan buku kerja yang harus dilampirkan dalam pengumpulan angka
kredit.
D. Surat-Surat Pernyataan dan Pejabat Pembuat Pernyataan
Dari kegiatan-kegiatan kearsipan dan kegiatan yang dianggap berkaitan dengan
kearsipan yang dicatat dalam buku kerja, Arsiparis sendiri harus memilah kegiatan
tersebut menjadi 5 (lima) kelompok kegiatan.
1. Kelompok kegiatan pendidikan dituangkan dalam Surat Pernyataan Telah Mengikuti
Pendidikan dan Pelatihan Fungsional.
2. Kelompok Kegiatan pengelolaan arsip, dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan
Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip.
3. Kelompok kegiatan pembinaan kearsipan , dituangkan dalam formulir Surat
Pernyataan Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan.
4. Kelompok kegiatan pengembangan profesi Arsiparis dituangkan dalam formulir Surat
Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan.
5. Kelompok kegiatan penunjang Tugas Arsiparis dituangkan dalam formulir Surat
Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan.
Kelima macam surat pernyataan tersebut ditandatangani oleh pejabat struktural
tempat Arsiparis bekerja atau tempat Arsiparis ditugaskan, yang tentunya setelah pejabat
tersebut memeriksa terlebih dahulu kebenaran isi kelima macam surat pernyataan
dimaksud.
E. Pengajuan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit
Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK), diisi oleh Arsiparis bersangkutan
berdasarkan surat-surat pernyataan yang telah ditandatangani oleh pejabat struktural
tempat Arsiparis bekerja atau ditugaskan. DUPAK yang telah diisi kemudian
ditandatangani oleh pejabat pengusul untuk diusulkan kepada Pejabat Pembinaan
Kepegawaian sebagai Pejabat Penetap.
Besaran dan jumlah angka kredit merupakan nilai dan cerminan dari prestasi kerja
Arsiparis. Nilai tersebut dihitung sendiri oleh Arsiparis berdasarkan jumlah/kegiatan yang
secara kuantitatif dilakukan oleh Arsiparis dalam periode tertentu. Nominal nilai yang
13
dihasilkan dari perhitungan yang dilakukan oleh Arsiparis kemudian dicantumkan dalam
kolom-kolom pada DUPAK sesuai lajur dan nama kegiatannya. Jumlah atau volume
kegiatannya sendiri tidak disebutkan dalam DUPAK akan tetapi hanya disebutkan dalam
surat-surat pernyataan.
DUPAK yang diajukan kepada pejabat penetap tersebut dilampiri dengan:
1. Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan
2. Surat Pernyataan Telah Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip;
3. Surat Pernyataan Telah Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan;
4. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan;
5. Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan;
6. Salinan atau rekap dari buku kerja (bila tim penilai memintanya);
7. Bukti-bukti lain yang diminta oleh tim penilai, seperti copy dari satuan hasil kegiatan
atau yang lainnya.
F. Pejabat Pengusul
Prestasi kerja seorang Arsiparis yang tertuang dalam DUPAK diusulkan oleh
pimpinan unit kerja pengusul kepada pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit.
Pimpinan unit kerja pengusul dimaksud disebut dengan istilah Pejabat Pengusul. Pada
instansi yang memiliki Unit Kearsipan, maka yang bertindak sebagai pejabat pengusul
adalah Kepala Unit Kearsipannya. Demikian Pula bagi Pemerintah Provinsi yang
memiliki Kantor Arsip Daerah (KAD) atau Badan Arsip Daerah (BAD) yang bertindak
sebagai pejabat pengusul adalah Kepala KAD/BAD. Dalam hal sebuah instansi atau
Pemerintah Provinsi tidak memiliki Unit Kearsipan atau KAD, atau karena sesuatu dan
hal lain Unit Kearsipan KAD/BAD yang ada jauh dari tempat Arsiparis bertugas atau
tidak dapat diakses maka Pejabat Struktural setingkat III yang berada pada tempat
Arsiparis bertugas dapat bertindak sebagai Pejabat Pengusul. Pejabat eselon III dimaksud
umpamanya Kepala Bidang pada Kantor Wilayah, Kepala Kantor pada Pemerintah
Kabupaten/Kota, dan eselon III pada Direktorat Jenderal, Sekretaris Jenderal, Inspektorat
Jenderal, Kedeoutian, dan sebagainya.
Pejabat pengusul sebaiknya memberikan penjelasan dalam bentuk catatan-catatan
dalam kolom yang tersedia pada angka Romawi IV formulir DUPAK. Catatan tersebut
14
umpamanya berupa penjelasan kapasitas Arsiparis bersangkutan, dan lahan kerja yang
tersedia.
G. Pejabat Penetap
Penetapan angka kredit disiapkan oleh Tim penilai dalam sebuah formulir
penetapan angka kredit yang lazim disebut PAK. Dalam PAK tersebut dituangkan jumlah
angka kredit yang pernah dimiliki Arsiparis, jumlah angka kredit baru hasil perhitungan
periode berjalan dan jumlah angka kredit keseluruhan. Penetapan angka kredit juga
merekomendasikan mengenai dapat atau tidaknya seorang Arsiparis diusulkan kenaikan
pangkat/jabatannya setingkat lebih tinggi dari pangkat/jabatan yang dimilikinya sesuai
dengan jumlah angka kredit kumulatif yang dapat dikumpulkannya. PAK ini
ditandatangani oleh pejabat penetap yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian.
Yang dimaksud dengan pejabat penetap adalah pejabat yang berwenang
menetapkan angka kredit yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Menteri, Jaksa
Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden,
Sekretaris Wakil Presiden,Kepala Kepolisian Negara, Pimpinal Lembaga Pemerintah
Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/tinggi Negara, Gubernur,
Bupati/Walikota atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya untuk menetapkan angka kredit
bagi Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda di lingkungan instansi masing-masing.
Pejabat penetap dan pejabat lain yang ditunjuk pejabat penetap sebagaimana
tersebut diatas adalah sama dengan pejabat-pejabat pembina kepegawaian, atau pejabat
yang berwenang mengangkat dalam jabatan Arsiparis dan memberhentikan dari jabatan
Arsiparis.
15
BAB IV
TIM PENILAI
A. Tim Penilai
Produktivitas Arsiparis diukur dengan angka kredit. Angka Kredit ini dihitung
oleh Arsiparis untuk diusulkan kepada Pejabat Penetap dan dihitung kembali oleh sebuah
Tim Penilai yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab oleh pimpinan instansi
untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja Arsiparis yang diusulkan. Hasil
penilaian ini merupakan sebuah pertimbangan dari Tim Penilai bagi pejabat yang
berwenang menetapkan angka kredit untuk memberikan keputusan mengenai mutasi
Arsiparis.
Tim Penilai bagi Arsiparis terdiri dari 2 Tim :
1. Tim Penilai Pusat.
Tim ini dibentuk oleh pimpinan instansi Pembina jabatan Arsiparis, yaitu pimpinan
Arsip Nasional RI. Tim Penilai Pusat memiliki kewenangan untuk melakukan penilaian
terhadap prestasi kerja Arsiparis golongan IV a s.d Arsiparis gol. IV/e. atau Arsiparis
yang menduduki jabatan Arsiparis Madya s.d Arsiparis Utama.Tim Penilai Pusat
berdomisili di Arsip Nasional Republik Indonesia.
2. Tim Penilai Instansi.
Tim ini dibentuk oleh pimpinan instansi pengguna jabatan Arsiparis. Tim Penilai
Instansi memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja
Arsiparis yang menduduki jabatan Arsiparis Pelaksana s.d Arsiparis Penyelia dan
Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda di lingkungan instansi masing-masing (gol. II/b s.d
gol.III/d).Tim Penilai Instansi ini berdomisili pada instansi pengguna jabatan Arsiparis.
Tim Penilai Instansi di daerah dapat disebut dengan nama Tim Penilai Daerah. Pada
Pemerintah Propinsi dapat disebut dengan sebutan Tim Penilai Jabatan Arsiparis Propinsi
dan Tim Penilai Daerah di Pemerintah Kabupaten /Kota dapat disebut dengan sebutan
Tim Penilai Jabatan Arsiparis Kabupaten/Kota.
16
B. Persyaratan Pembentukan Tim Penilai
Tim penilai Instansi dan Tim penilai Daerah dapat dibentuk apabila :
1. Pada suatu instansi pengguna Arsiparis terdapat sekurang – kurangnya 15 orang
pejabat Arsiparis
2. Tersedia 3 orang Arsiparis yang diangggap memenuhi syarat untuk dapat duduk
dalam Tim penilai sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 Bab 3 surat keputusan
bersama Kepala ANRI dan Kepala BKL yaitu :
a. Memiliki Jabatan/Pangkat serendah-rendahnya sama dengan jabatan/Pangkat
Arsiparis yang dinilai.
b. Memiliki kompetensi untuk menilai prestasi kerja Arsiparis.
c. Dapat aktif melakukan penilaian.
Oleh karenanya dalam membentuk Tim Penilai Instansi atau Tim Penilai Daerah
factor keahlian dalam profesi Kearsipan menjadi syarat dan pertimbangan utama. Apabila
pada Instansi pengguna tidak terdapat PNS yang dianggap ahli di bidang kearsipan maka
dapat ditempuh 2 cara :
Pertama, Instansi yang bersangkutan dapat meminta tenaga Arsip Nasional RI
untuk duduk sebagai Anggota Tim Penilai Instansi. Bahkan Instansi bersangkutan dapat
meminta Tim penilai Instansi Arsip Nasional RI bertindak sebagai Tim penilai Instansi
dimaksud sampai Instansi bersangkutan memiliki tenaga Tim Penilai yang memenuhi
persyaratan. Permintaan dan penunjukan tenaga Arsip Nasional RI untuk menjadi Tim
Penilai pada sebuah Instansi Pemda diajukan secara tertulis kepada ANRI dan ditetapkan
oleh Kepala Arsip Nasional RI.
Kedua, dalam hal Instansi belum dapat memenuhi persyaratan terbentuknya Tim
Penilai Instansi, maka Penilaian untuk menetapakan angka kredit dan menentukan
tunjang Jabatan bagi seorang Arsiparis dilakukan oleh :
(a) Pejabat yang menangani Bidang Kepegawaian.
(b) Pejabat selain Arsiapris yang mempunyai kompetensi dalam Bidang Kearsipan.
Pendek kata, untuk lebih menjamin terbentuknya Tim Penilai yang diangggap mampu
melakukan Penilaian, maka dianjurkan dalam pembentukannya dapat mengakomodir :
17
1. Unsur unit Kepegawaian sebagai unsur yang paling mengerti mengenai pembinaan
Kepegawaian.
2. Unsur unit Kearsipan yang paling mengetahui pembinaan kearsipan dan propesi
Kearsipan.
3. Mengakomodir sekurang – kurangnya 3 orang Arsiparis dengan Jabatan / Pangkat
setingkat dengan Jabatan / Pangkat yang dinilai.
C. Keanggotaan Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Daerah
Personalia Tim Penilai Instansi / Tim Penilai Daerah sekurang – kurangnya terdiri
dari 7 orang yaitu :
1. Seorang Ketua merangkap Anggota.
2. Seorang Wakil Ketua merangkap Anggota.
3. Seorang Sekretaris merangkap Anggota.
4. Sekurang – kurangnya 4 orang Anggota.
Pembentukan Tim Penilai ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian
masing – masing Instansi pengguna Arsiparis, yaitu Mentri, Jaksa Agung, Sekretaris
Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil
Presiden, Kepala Kepolisian Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah non Departemen,
Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/ Tinggi Negara, Gubernur dan Bupati /
Walikota. Namun demikian Pimpinan Instansi dapat mendelegasikan wewenangnya
kepada Pejabat lain yang ditunjuknya dengan sebuah penetapan.
Walaupun Tim penilai Instansi/Tim penilai Daerah ditetapkan oleh Pimpinan
Instansi, akan tetapi Ketua Tim Penilai Instansi/Daerah terpilih dapat menonaktifkan
sementara anggota Tim Penilai Instansi/Daerah apabila anggota Tim dimaksud sedang
dinilai atau erhalangan melaksanakan tugas atau mendapatkan tugas lain yang melebihai
batas waktu 6 (enam ) bulan.Dalam hal terjadi penonaktifan anggota Tim Penilai, Ketua
Tim Penilai dapat mengangkat anggota Tim Penilai Pengganti.Selanjutnya Ketua Tim
Penilai dapat mengaktifkan kembali anggota Tim Penilai yang dinonaktifkan apabila alas
an-alasan penonaktifan pulih kembali dan apabila tidak digantikan oleh anggota
pengganti.
18
Apabila penonaktifan terjadi pada Ketua Tim Penilai Instansi/Daerah maka tugas
sebagai Ketua dilaksanakan oleh Wakil Ketua. Demikian pula apabila penonaktifan
menimpa Sekretaris Tim Penilai, maka tugas sebagai Sekretaris dilaksanakan oleh Wakil
Ketua.
Bagi Instansi yang memiliki sejumlah Arsiparis yang penilaiannya mustahil
dilakukan oleh Tim Penilai yang hanya terdiri dari 7 orang, pejabat yang berwenang pada
instansi bersangkutan dapat membentuk Tim Teknis Penilai Instansi yang berfungsi
untuk membantu Tim Penilai Instansi. Umpamanya membentuk Tim Teknis Penilai
Instansi pada tiap unit kerja setingkat eselon I yang mendayagunakan lebih dari 15 orang
tenaga Arsiparis.
D. Masa Kerja Tim Penilai.
Masa kerja Tim Penilai ditetapkan 3 (tiga) tahun. Namun pejabat yang berwenang
dapat memberhentikan atau mengganti anggota Tim Penilai sebelum masa jabatannya 3
(tiga) tahun selesai. Oleh karenanya Surat Keputusan pembentukan Tim Penilai dapat
dibuat pada setiap tahun sesuai dengan tahun anggaran.
E. Tugas dan Fungsi Penilai
1. Memberikan pertimbangan dalam pembinaan profesi kearsipan di instansinya.
2. Mengkoordinasikan antara kegiatan struktural di bidang kearsipan dengan kegiatan
arsiparis.
3. Melakukan penelitian dari sisi adminstrasi terhadap Daftar Usul Penetapan Angka
Kredit dan bukti – bukti kerja yang diajukan Arsiparis.
4. Meberikan penilaian terhadap hasil kerjadan prestasi kerja Arsiparis.
5. Melakukan penilaian dan penghitungan / penetapan Angka Kredit bagi Arsiparis
Pelaksana s.d Arsiparis Penyelia dan Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda
dilingkungan Instansinya.
6. Mengajukan usul penetapan Angka Kredit Kepada Pejabat Berwenang menetapkan
Angka Kredit.
19
F. Sekretaris Tim Penilai
1. Pengertian.
Sekretaris Tim Penilai adalah sekelompok Personalia yang menjadi pendukung
Fasilitatif bagi tertselenggaranya Penilaian prestasi kerja Arsiparis.
2. Fungsi
Sekretariat Tim Penilai berfungsi sebagai :
a. Unsur bantu Administratif bagi Tim Penilai.
b. Unsur Bantu Teknis Pelaksanaan Penilaian.
c. Pengelola Administrasi Tim Penilai.
d. Koordinator bagi Tim Penilai Instansi Gabungan.
e. Pembina Hubungan dengan Sekretariat Tim Penilai Pusat ( ANRI ) danb Tim
Penilai Jabatan Arsiparis pada Instansi Lain.
3. Tugas
a. Memfasilitasi Tim Penilai dalam melaksanakn Tugas Penilaian, baik sabelum
maupun sesudah Penilaian.
b. Memfasilitasi Tim Penilai dalam monitoring Arsiparis.
c. Mengkoordinasikan Penilaian bagi Arsiparis yang Penilaian prestasi kerjanya
digabungkan/ di titipkan.
20
BAB V
PENGANGKATAN DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS
A. Pejabat yang berwenang mengangkat dalam jabatan Arsiparis
Adalah pejabat yang berwenang sesuai dengan peraturan perundang- undangan.
1. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan Arsiparis
tingkat terampil harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Berijazah diploma III bidang kearsipan, atau
b. Berijazah diploma III bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang ditentukan untuk
jabatan Arsiparis
c. Pangkat paling rendah pengatur ,golongan ruang II/c; dan
d. Setiap unsur penilaiaan prestasi pekerjaan dalam daftar penilaiaan pelaksanaan
pekerjaan (DP 3) paling kurang bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir..
2. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan Arsiparis
tingkat ahli harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Berijazah sarjana (S1)/ diploma IV bidang kearsipan ; atau
b. Berijazah sarjana (S1)/ diploma IV bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang
ditentukan untuk jabatan Arsiparis
c. Pangkat paling rendah penata muda golongna ruang III/a ; dan
d. Setiap unsur penilaiaan prestasi pekerjaan dalam daftar penilaiaan pelaksanaan
pekerjaan (DP3) paling kurang bernilai baik dalam 1(satu )tahun terakhir.
3. Pengangkatan Arsiparis sebagaimana pengangkatan yang dilakukan untuk mengisi
lowongan formasi jabatan Arsiparis melalui pengangkatan Calon Pegawai Negeri
Sipil (CPNS)
4. Kualifikasi pendidikan untuk jabatan fungsional ditentapkan lebih lanjut oleh Kepala
Arsip Nasional RI selaku pimpinan Instansi Pembina Jabatan Funfsional Arsiparis.
5. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagaiamana sebelum diangkat harus mengikuti
dan lulus diklat pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis.
21
Disamping syarat diatas pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan
Arsiparis dilaksanakan sesuai formasi jabatan Fungsional Arsiparis dengan ketentuan
sebagai berikut:
a. Pengangkatan PNS pusat dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai dengan formasi
jabatan fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab
dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara setelah mendapat pertimbangan teknis
kepala Badan Kepegawaian Negara.
b. Pengangkatan PNS daerah dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai dengan
formasi jabatan Fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh kepala daerah masing-
masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab
dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara setelah mendapat pertimbangan teknis
Kepala Badan Kepegawaian Negara.
Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dari jabatan lain ke dalam jabatan Arsiparis
dapat dipertimbangkan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Memenuhi syarat sebagaimana ketentuan tersebut di atas
b. Mengalami pengalaman dibidang Kearsipan paling kurang dua tahun.
c. Usia paling tinggi 50 (lima puluh) tahun
d. Telah mengikuti dan lulus diklat pengangkatan dalam jabatan Fungsional Arsiparis
yang dipersyaratkan ; dan
e. Setiap unsur penilaian prestasi pekerjaan dalam Daftar Penilaiaan Pelaksanaan
Pekerjaan (DP3) paling kurang bernilai baik dalam satu tahun terakhir
Pangkat yang ditetapkan bagi PNS adalah sama dengan pangkat yang dimilikinya
dan jenjang jabatan ditetapkan sesuai dengan jumlah angka kredit yang ditetapkan oleh
pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit dan Jumlah angka kredit ditetapkan dari
unsur utama dan unsur penunjang. Arsiparis tingkat terampil yang memperoleh ijazah
sarjana (S1)/ diploma IV dapat diangkat dalam jabatan Arsiparis Tingkat Ahli, apabila
memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Tersedia formasi untuk jabatan Arsiparis tingkat ahli
b. Telah mengikuti dan lulus diklat fungsional Arsiparis Tingkat Ahli; dan
c. Memenuhi jumlah angka kredit kumulatif yang ditentukan.
22
Arsiparis tingkat terampil yang akan beralih menjadi Arsiparis Tingkat Ahli diberikan
angka kredit sebesar 65% angka kredit kumulatif yang berasal dari unsur utama ditambah
angka kredit ijazah (S1)/ Diploma IV yang sesuai kompetensi dengan tidak
memperhitungkan angka kredit dari kegiatan penunjang.
B. Kenaikan Pangkat/Jabatan.
Arsiparis yang dapat mengumpulkan angka kredit kumulatif yang dipersaratkan
untuk kenaikan pangkat dan telah mendapatkan PAK yang ditandatangani oleh pejabat
penetap dapat diajukan oelh bagian kepegawaian untuk dinaikkan dalam pangkat/jabatan
setingkat lebih tinggi dari pangkat/jabatan yang dipangkunya..
Keputusan dapat dinaikkan atau tidaknya seorang Arsiparis dalam Pangkat setingkat
lebih tinggi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian(pimpinan instansi) setelah
mendapat persetujuan kenaikan pangkat dari Kepala BKN, Apabila Arsiparis tersebut
berada pada golongan antara III/a s.d IV/a
Sedangkan bagi Arsiparis yang telah menduduki golongan ruang IV/b,IV/c dan
IV/d ditetapkan dengan Keputusan Presiden setelah mendapat pertimbangan teknis dari
Kepala BKN atau oleh Pejabat Pembina Kepegaweaian Daerah setelah mendapat
pertimbangan teknis dari Kepala kantor Regional BKN yang bersangkutan.
Adapun keputusan dapat diangkat atau tidaknya seorang Arsiparis dalam jabatan
setingkat lebih tingggi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian setelah terbitnya
Keputusan pengangkatan dalam pangkatnya yang baru.Dengan kata lain jabatan seorang
Arsiparis dapat dinaikkan ke jenjang lebih tinggi setelah Pangkat Arsiparis tersebut naik.
C. Pembebasan Sementara dari Jabatan Arsiparis
Pembebasan sementara dari jabatan Arsiparis dilakukan apabila :
a. Dalam jangka waktu 5 (lima) tahun sejak diangkat dalam pangkat terakhir tidak
dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan untuk kenaikan pangkat
setingkat lebih tinggi dari :
1) Arsiparis Pelaksana, pangkat Pengatur Muda Tingkat I, golongan ruang II/c
sampai dengan Arsiparis Penyelia, pangkat Penata golongan III/c; dan
23
2) Arsiparis Pertama, pangkat Penata Muda, golongan ruang III/a sampai dengan
Arsiparis Utama, pangkat Pembina Utama Madya golongan ruangan IV/d.
a. Setiap 1 (satu) tahun sejak diangkat dalam pangkat/jabatan terakhir tidak
dapat mengumpulkan angka kredit sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) point
bagi Arsiparis Penyelia pangkat Penata tingkat I, golongan ruang III/d;
b. Arsiparis Utama, Pangkat Pembina Utama Golongan ruang IV/e,
dibebaskan sementara dari jabatan apabila dalam waktu satu tahun sejak
menduduki jabatan/pangkat tidak dapat mengumpulkanangka kredit paling
rendah 25(dua puluh lima) dari kegiatan tugas pokok.
c. Sedang ditugaskan di luar jabatan Arsiparis; atau
d. Sedang menjalankan tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan; atau
e. Dijatuhi hukuman Disiplin PNS berdasarkan PP Nomor 30/1980 dengan
tingkat hukuman disiplin sedang atau tingkat hukuman disiplin berat; atau
f. Diberhentikan sementara sebagai PNS berdasarkan PP No. 4/1966; atau
g. Sedang menjalani cuti diluar tanggungan negara, kecuali cuti di luar
tanggungan sementara untuk persalinan keempat dan seterusnya.
D. Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis
1. Arsiparis diberhentikan dari jabatannya, apabila :
a. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan dalam
waktu 1 (satu) tahun sejak pembebasan sementara karena tidak dapat
mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan dalam tempo 5
(lima) tahun.
b. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit 10 point dalam waktu satu tahun
setelah pembebasan sementara bagi Arsiparis Penyelia, pangkat Penata Tingkat
I golongan ruang III/d.
c. Dijatuhi hukuman disiplin PNS berdasrkan PP Nomor 30 tahun 1980 dengan
tingkat hukuman disiplin berat dan telah mempunyai kekuatan hukum yang
tetap.
24
2. Pemberhentian dari jabatan Arsiparis, ditetapkan dengan keputusan pejabat yang
berwenang, dengan langkah sebagai berikut:
a. Tim penilai membuat deskripsi mengenai posisi Arsiparis. Posisi Arsiparis
dimaksud adalah keadaan Arsiparis yang menjadi sebab (alasan) adanya
pemberhentian dari jabatan.
b. Langkah kedua, deskripsi tersebut dituangkan kedalam sebuah catatan
(memo) yang diajukan kepada pimpinan serta dilampiri konsep Surat
Keputusan Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis.
c. Langkah ketiga, pimpinan Instansi mengeluarkan Surat keputusan
Pemberhentian dari jabatan Arsiparis
d. Keputusan tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan, sedangkan
tembusannya disampaikan kepada Kepala BKN Up. Deputi Bidang Informasi
Kepegawaian, KPKN setempat, Ketua Tim Penilai dan pejabat yang
menetapkan angka kredit.
e. Arsiparis yang diberhentikan dari jabatannya, tidak dapat diangkat kembali
dalam jabatan Arsiparis.
25
BAB VI
ETIKA PROFESI ARSIPARIS
Arsip adalah rekaman informasi yang dibuat atau diterima dan dipelihara oleh
suatu organisasi/individu sebagai bukti dari aktivitas organisasi yang bersangkutan.
Dalam kaitannya dengan bidang pemerintahan, arsip merupakan sumber bukti dan
informasi yang sangat penting dalam menunjang pelaksanaan Administrasi
Pemerintahan. Oleh karena Arsip sebagai sumber informasi yang sangat penting, maka
harus dikelola dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya dapat menigkatkan
produktifitas dan kualitas pelayanan, memperlancar program kerja, serta mengurangi
biaya administrsi saja, melainkan juga agar lembaga tersebut dapat menjalankan misinya
sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Agar arsip lembaga dapat dikelola
dengan baik, maka diperlukan sumber daya manusia yang yang bertugas secara khusus
mengelola kearsipan. Sepanjang sejarah pemerintahan di Indonesia, sumber daya
manusia kearsipan hampir diidentikkan dengan petugas gudang atau pekerja buangan
yang bergelut dengan kertas-kertas dan debu, sehingga keberadaannya tidak
diperhitungkan. Keberadaan sumber daya manusia dibidang kearsipan mengalami
perubahan sejak diterbitkannya Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara nomor 36 tahun 1990, tentang angka kredit bagi Jabatan Arsiparis.
Dengan Keputusan tersebut, pekerjaan kearsipan diakui sebagai profesi, dan tenaga
pelaksanaannya disahkan sebagai Pejabat Fungsional Arsiparis.
Pengakuan pemerintah terhadap Profesi Arsiparis merupakan sebuah
penghormatan. Namun demikian pengakuan tersebut sekaligus menjadikan suatu
tantangan tersendiri, sebab predikat profesi dalam pelaksanaan tugasnya tidak hanya
sekedar melakukan pekerjaan kearsipan saja, melainkan harus berdasarkan persyaratan
atau kriteria sebuah profesi. Salah satu persyaratan sebagai suatu profesi tersebut adalah
memiliki Etika Profesi/Kode Etik Profesi.
26
A. Pengertian Etika Profesi
Ilmu pengetahuan, teknologi, maupun informasi merupakan benda mati yang bisa
digunakan oleh manusia untuk berbagai kepentingan. Manusia yang menentukan apakah
ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi tersebut untuk tujuan baik atau tidak. Oleh
karena itu diperlukan standar/norma untuk menentukan suatu hal tersebut baik, tidak
baik, terpuji atau tercela. Dalam ilmu filsafat hal tersebut dikatakan sebagai etika. Jadi
etika merupakan ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia,
mana yang dapat dinilai baik dan mana yang buruk. Etika sebagai suatu ilmu yang
normatif dengan sendirinya berisi norma dan nilai-nilai yang dapat digunakan oleh
manusia dalam kehidupan sehari-hari. Sedangkan etika profesi adalah sistem norma,
nilai, aturan yang secara tegas menyatakan apa yang benar atau baik, dan apa yang tidak
benar dan tidak baik bagi kalangan profesional. Dalam konteks pemerintahan,
sebagaimana ditegaskan dalam Perauturan Pemerintah RI nomor 16 tahun 1994 tentang
Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil dijelaskan, bahwa etika profesi adalah norma-
norma atau kaidah-kaidah yang ditetapkan oleh disiplin ilmu dan organisasi profesi yang
harus dipatuhi oleh pejabat fungsional di dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya.
Etika sifatnya praktis, normatif, dan fungsional sehingga dengan demikian bagi
suatu ilmu yang langsung berguna didalam kehidupan sehari-hari. Etika dapat menjadi
asas dan menjiwai norma-norma dalam kehidupan bermasyarakat, disamping
memberikan penilaian terhadap corak perbuatan seseorang sebagai manusia. Etika
menyangkut penilaian baik buruknya perbuatan/tingkah laku seseorang. Etika dapat
dipelajari seseorang. Akan tetapi belajar etika tidak sama dengan belajar ilmu yang
lainnya. Sebagai contoh seseorang yang mempelajari bahasa sampai bergelar doktor
dalam bidang bahasa, maka dengan sendirinya dapat disebut dengan ahli bahasa.
Keahliannya itu identik dengan pribadinya. Hal ini berbeda dengan ilmu etika. Seseorang
yang telah ahli dalam ilmu etika bahkan sampai bergelar doktor dibidang etika belum
merupakan jaminan bahwa gelarnya sudah indentik dengan perilakunya dan keagungan
budi pekerti yang dimilikinya. Dengan kata lain seorang profesor etika belumlah dapat
manjamin bahwa akhlak dan perbuatannya sudah beretika. Etika profesi ditetapkan dan
disusun oleh organisasi profesi sehingga setiap organisasi profesi mempunyai etika
profesi yang berbeda-beda. Etika profesi kedokteran ditetapkan oleh Ikatan Dokter
27
Indonesia (IDI), etika profesi akuntansi ditetapkan oleh Asosiasi Akuntansi Indonesia.
Begitu pula etika profesi kearsipan harus ditetapkan oleh organisasi pengelola arsip
Indonesia.
Etika profesi bagi seorang profesional adalah unsur mutlak yang harus ditegakkan
sebelum seseorang menjalankan profesi tertentu layak menyandang predikat profesional.
Ketentuan tersebut telah diterima sebagai keniscayaan yang harus dipenuhi. Namun
demikian, dalam prakteknya keniscayaan tersebut sering kali belum dijalankan atau
bahkan dilanggar. Oleh karenanya pelanggaran terhadap etika profesi ini harus secara
tegas diputuskan oleh organisasi profesi, karena pelanggar etika profesi tidak diadili oleh
pengadilan, melainkan oleh Mejelis Kode Etik Profesi. Etika profesi sifatnya tidak kaku,
karena dapat berubah sesuai dengan perkembangan jaman. Ketaatan tenaga profesioanl
terhadap etika profesi merupakan ketaatan naluriah yang telah bersatu dengan pikiran,
jiwa, dan perilaku tenaga profesional. Jadi, ketaatan itu terbentuk dari masing-masing
orang bukan karena paksaan. Dengan demikian tenaga profesional merasa bila ia
melanggar etika profesinya sendiri, maka profesinya akan rusak dan yang rugi adalah
dirinya sendiri.
B. Pengertian Profesi
Istilah pekerjaan dengan profesi hampir mirip namun sesungguhnya istilah
tersebut sangat berlainan. Istilah pekerjaan merupakan setiap kegiatan yang menghasilkan
ataupun tidak menghasilkan upah. Profesi merupakan suatu pekerjaan yang memenuhi
syarat tertentu serta pengertian khusus. Profesi berasal dari kata profess yang artinya saya
mengakui, pengakuan. Istilah ini sudah ada dalam kosa kata inggris sejak abad ke 12
sebagai bagian dari ibadah agama katolik.pada awalnya istilah profess berarti mengakui
atau pengakuan dosa yang dilakukan oleh umat kepada pastor dan biarawan. Pastor/
biarawan menerima pengakuan dosa karena profesinya mereka memperoleh pendidikan
khusus, pengetahuan khusus mempunya kode etik serta melakukan tugasnya secara
sungguh- sungguh. Istilah profesi kemudian lebih berkembang lagi sejak munculnya
revolusi industri membutuhkan banyak tenaga manusia yang memerlukan keahlian
khusus yang disebut profesi. Pada waktu itu pengertian profesi mengacu kepada orang
yang memiliki keterampilan, keahlian khusus dengan imbalan (gaji), memiliki asosiasi
28
profesional serta kode etik.Flexner mengemukakan 6 (enam) syarat untuk dapat disebut
sebagai profesi yaitu :
1. Profesi merupakan pekerjaan intelektual artinya menggunakan intelegensinya secara
bebas yang diterapkan dalam masalah yang dihadapi dengan tujuan untuk memahami
masalah, menguasainya serta memecahkannya.
2. Profesi merupakan pekerjaan yang berasal dari ilmu pengetahuan dalam arti luas
sehingga hasilnnya dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah.
3. Profesi merupakan pekerjaan praktis artinya tidak selalu merupakan kajian teori
akademis melainkan harus juga dapat diterapkan.
4. Profesi memiliki standar pelaksanaan serta tolak ukur keberhasilannya.
5. Profesi merupakan pekerjaan yang berorientasi pada jasa artinya memberikan jasa
untuk orang lain.
6. Profesi merupakan pekerjaan yang memiliki kode etik yang berlaku untuk kalangan
sendiri.
Keppres 87/1990 menyebutkan ciri- ciri SDM profesional sebagai berikut :
a. Ahli/ terampil dalam bidangnya;
b. Menguasa teori (teknik, konsep, metode, prosedur dan sebagainya)
c. Mampu mengembangkan fungsinya yang m ungkin dapat dikembangkan sehingga
berdampak pada penyelesaiaan tugas / kegiatan secara efektif, efisien dan makin
sempurna.
d. Mandiri dalam pelaksanaan tugas;
e. Terikat dengan etika profesi.
Keppres 87/1999 menyebutkan pula beberapa persyaratan bagi suatu kegiatan untuk
dapat diakui sebagai kegiatan profesi antara lain:
a. Memiliki disiplin ilmu tersendiri dan spesifik;
b. Tersedianya lembaga pendidikan profesi; atau
c. Tersedianya lembaga magang/ lembaga ahli keterampilan;
d. SDM nya menampilkan kinerja profesional
e. Tergabung dalam organisasi profesi
f. Memiliki kode etik
29
Berdasarkan kriteria profesi yang dikemukan diatas. Apakah arsiparis sudah memenuhi
syarat sebagai sebuah profesi?
C. Arsiparis Sebagai Profesi
Terlepas dari pemenuhan kriteria atau prasyaratan suatu profesi bahwa secara
historis dan yuridis formal profesi arsiparis di Indonesia telah diakui
keberadaannya.secara historis profesi kearsipan di Indonesia telah ada sejak tahun 1892
saat pemerintah kolonial Hindia Belanda menetapkan Mr.J.Van der Chijs sebagai
Landsarchivaris. Dalam sebuah lembaga yang disebut Landsarchief. Perjalanan profesi
kearsipan dalam urusan- urusan arsip statis terus berlanjut sampai priode pasca
kemerdekaan RI tahun 1945. Perluasan kerja profesi kearsipan dari yang semula hanya
mengurusi masalah pengelolaan arsip statis merambah ke pengelolaan Arsip Dinamis.
Hal ini sebagaimana telah diamanatkan dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden nomor
19 tanggal 26 Desember 1961 tentang pokok- pokok Kearsipan Nasional. Peraturan ini
sepuluh tahun kemudian disempurnakan dalam bentuk Undang- Undang Nomor 7 tahun
1971 tentang ketentuan pokok kearsipan.
Profesi kearsipan secara yuridis formal diakui setelah dikeluarkannya Keputusan
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka
kredit Jabatan Arsiparis. Dalam Surat Keputusan tersebut disebutkan bahwa Arsiparis
adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab dan wewenang hak
secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada
instansi pemerintah. Sedangkan dalam Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI
dan Kepala Badan Kepegawaiaan Negara Nomor: 01/SEB/1990 dan nomor 46/SE/1990
disebutkan bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung
jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan
kearsipan pada instansi pemerintah.
Pengertian profesi kearsipan di Indonesia tersebut berbeda dengan pengertian
profesi kearsipan diluar negeri, diluar negeri profesi kearsipan dinamis disebut sebagai
records manager, sedangkan profesi kearsipan statis disebut Archivist. Dalam ARMA
Standarts disebutkan records manager adalah seseorang dalam suatu organisasi yang
diberi tanggung jawab dalam mengontrol rekaman informasi yang diciptakan dan
30
diterima oleh organisasi. Jadi records manager adalah pengelola arsip dinamis baik
diinstansi pemerintah maupun swasta. Sedangkan Archivist adalah seseorang yang
bertanggung jawab beberapa aktivitas dalam lembaga kearsipan seperti penilaiaan,
pemeliharaan dan pelestarian, pendeskripsian, pelayanan refrensi, pameran dan lain- lain.
Pengakuan referensi pemerintah terhadap Profesi Arsiparis sebagai jabatan
fungsional sebagaimana telah diterbitnya Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara tersebut merupakan sebuah penghormatan, namun demikian pengakuan
tersebut sekaligus menjadikan suatu tantangan tersendiri bagi seorang Arsiparis .
Arsiparis merupakan suatu profesi maka pekerjaan Arsiparis bukan hanya pekerjaan
kearsipan saja melainkan merupakan pekerjaan profesional yang harus memenuhi
persyaratan tertentu.
Dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 tahun 1992 ditegaskan
bahwa syarat profesionalisme Arsiparis ditentukan oleh 4 faktor yaitu:
1. Kemampuan teknis dan ke Ilmuan yang menjamin efisiensi dan efektifitas perawatan,
pengamanan dan pelayanan informasi pada instansi dan pelestarian budaya bangsa
se selektif dan se lengkap mungkin
2. Memahami suatu sistem administrasi secara baik dan memiliki kemampuan untuk
mengembangkan suatu system kearsipan dan mengolah informasi arsip untuk
berbagai kepentingan dalam rangka pelayanan administrasi, praktisi, ilmuwan dan
umum tanpa mengorbankan kepentingan lain yang karena ketentuan perundangan
atau etika harus memperoleh perlindungan.
3. Memahami dengan baik prinsipnya kearsipan dan mampu menjabarkan konsep dan
teori kearsipandan menterjemahkan dalam praktek kearsipan.
4. Memiliki kemampuan untuk melakukan pengkajian terhadap teori/ konsep kearsipan,
melaksanakan pelaksanaan penelitian dan merumuskan alternatif baru dibidang
kearsipan.
Selain persyaratan profesional yang telah tertuang dalam keputusan tersebut
Arsiparis harus memenuhi persyaratan lain sebagaimana persyaratan sebuah profesi
yakni :
1. Karena pekerjaan Arsiparis adalah pekerjaan intelektual seorang Arsiparis harus
mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsiparis
31
2. Karena seorang profesional berorientasi pada jasa orang lain maka Arsiparis
disamping harus menguasai teori juga harus bisa menerapkannya.
3. Arsiparis harus bisa mandiri artinya Arsiparis harus dapat mengambil keputusan
tanpa campur tangan orang lain.
4. Arsiparis memiliki organisasi profesi
5. Arsiparis harus mempunyai kode etik
6. Arsiparis mempunyai perilaku profesional yakni lebih mengutamakan kepentingan
pengguna arsip dari pada kepentingan sendiri.
7. Arsiparis hendaknya mempunyai terbitan yang profesional yang dapat digunakan
sebagai ajang untuk belajar dan mengembangkan wawasan atau pengetahuan
arsiparis.
Keppres 87/1999 yang mendasari terbitnya keputusan Menpan nomor
09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya
menyiratkan suatu persyaratan fungsional ke dalam dua tingkatan:
1. Pertama Arsiparis dengan kualifikasi profesional yaitu:
a. Kegiatan bersifat keahlian
b. Pelaksanaan tugas didasarkan pada ilmu pengetahuan yang didapatkan dari
pendidikan formal berkelanjutan secara otomatis
c. Pelaksanaan tugasnya meliputi penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan,
pengembangan dan penerapan konsep, teori,ilmu dan seni untuk pemecahan
masalah.
d. Memberikan pengajaran
e. Terikat pada etika profesi
2. Kedua Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional:
a. Bersifat keterampilan
b. Pelaksanaan tugas didasarkan pada ilmu pengetahuan yang didapat dari
pendidikan kejujuran dan pelatihan teknis
c. Pelaksanaan tugasnnya meliputi kegaiatan teknis operasional berdsarkan prosedur
standar
d. Memberikan pelatihan
e. Terikat pada etika profesi
32
D. Kode Etik Arsiparis
Jabatan Arsiparis telah diakui sebagai jabatan fungsioanal namun demikian
sehingga saat ini Indonesia belum ada Kode Etik Arsiparis yang merupakan rambu-
rambu bagi Arsiparis dalam menjalankan tugas. Dibeberapa negara sebagian besar
Arsiparis mempunyai Kode Etik Profesi. Di Amerika Serikat ada the Society of
American Archivist (SAA) dan the The Association of Records manager administrators
(ARMA), di kanada ada The Association of Canadian Archivist (ACA). Oleh karena
Arsiparis Indonesi belum memiliki Kode Etik sebagai pedoman dalam pelaksanaan
profesinnya maka kita mengacu pada Kode Etik Arsiparis yang telah disepakati oleh
Majelis Umum Internasional Council Of Archive (ICA) dalam sidang abad ke 13 di
Beijing, Cina pada tanggal 6 September 1996. Kode etik Arsiparis yang telah disepakati
oleh Majelis Umum ICA tersebut lantaran lain berbunyi:
1. Arsiparis adalah melindungi integritas arsip dan menjamin bahwa arsip tetap akan
dipercaya sebagai bukti masa lampau
2. Arsiparis harus menilai, menyeleksi, dan memelihara arsip berdasarkan standart dan
mempertahan kan prinsip kearsipan
3. Arsiparis harus menjamin autensitas arsip selama dalam proses pekerjaan
pengolahan, pelestarian dan penggunaan arsip
4. Arsiparis harus menjaga aksesabilitas arsip secara terus menerus
5. Arsiparis harus mencatat/ merekam dan mampu menjustifikasi tindakan/
pelaksanaan pekerjaan terhadap bahan kearsipan
6. Arsiparis harus meningkatkan akses terhadap bahan kearsipan seluas mungkin dan
menyediakan suatu layanan yang adil kepada semua pengguna
7. Arsiparis harus menghormati baik hak pribadi, dan bertindak dalam batas peraturan
yang berlaku
8. Arsiparis harus menggunakan kepercayaan yang diberikan kepadannya untuk
kepentingan umum untuk menghindari pengguna jabatan mereka untuk kepentingan
sendiri atau pihak tertentu secara tidak adil
9. Arsiparis harus meningkatkan mutu profesionalnya secara terus menerus
meningkatkan ilmu pengetahuan dibidang kearsipan
33
10. Arsiparis harus memajukan pelestarian dan penggunaan warisan budaya melalui
kerja sama dengan para anggota sendiri maupum profesi lainnya.
Mengingat, bahwa Kode Etik Arsiparis yang telah diputuskan oleh majelis umum
ICA tersebut merupakan Kode Etik untuk profesi kearsipan statis, maka Kode Etik
Arsiparis Indonesia perlu acuan Kode Etik profesi kearsipan dinamis di Negara lain
sudah menjadi standar mereka seperti ARMA (The Association Of Records Managers
and Administrators) di Amerika Serikat. Kode etik pengelolaam arsip dinamis (Records
Manager) dalam ARMA tersebut diputuskan sbb:
1. Pengelola arsip dinamis harus mendukung adanya kebebasan dalam masyarakat
dalam memperoleh informasi.
2. Pengelola arsip dinamis harus mendukung penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan
arsip yang akurat serta senantiasa berusaha untuk mengembangkan sistem manajemen
arsip.
3. Pengelola arsip dinamis harus melindungi informasi yang berkaitan dengan individu
seperti hak privasi seseorang.
4. Pengelola arsip dinamis senantiasa mentaati pada peraturan Per Undang - Undangan
yang berlaku khususnya yang berkaitan dengan informasi.
5. Pengelola arsip dinamis senantiasa mengejar target persyaratan profesional termasuk
program pendidikan.
6. Pengelola arsip dinamis bisa menunjukkan kemampuannya kepada atasan maupun
klien.
7. Pengelola arsip dinamis harus bisa memberikan pelayanan kepada pengguna arsip
secara cepat dan tepat .
8. Pengelola arsip dinamis senantiasa menghindari kepentingan / keuntungan pribadi
dengan mengorbankan kepentingan pengguna.
9. Pengelola arsip dinamis selalu menjaga kerahasiaan informasi yang harus
dirahasiakan.
10. Pengelola arsip dinamis berusaha meningkatkan keprofesionalan dengan menambah
pengetahuan dan melaksanakan diskusi atau seminar.
34
E. Rancangan Kode Etik Arsiparis Versi Arsiparis Versi Arsiparis PNS
1. Arsiparis melaksanakan segala kebijakan pemerintah dalam bidang kearsipan;
2. Jujur dalam melaksanakan kegiatan;
3. Melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangan yang diberikan kepadannya;
4. Melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab.
5. Tidak mengakui suatu hasil kegiatan yang dilakukan bukan oleh dirinya.
6. Selalu menambah pengetahuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
7. Arsiparis menciptakan suasana kerja yang menunjang terselenggaranya sistem
kearsipan.
8. Menjaga kerahasiaan suatu arsip yang menurut sifatnya harus dirahasiakan menurut
ketentuan umum dan ketentuan perundang- undangan.
9. Arsiparis hanya memberikan informasi kearsipan kepada yang berhak.
10. Saling mengingatkan akan sanksi yang harus ditanggung apabila membocorkan
rahasia suatu yang menurut sifatnya harus dirahasiakan.
11. Tidak memberikan layanan informasi atau suatu imbalan jasa yang dijanjikan yang
diduga atau patut dapat mengira berkaitan dengan suatu yang harus dirahasiakan.
12. Arsiparis melakukan bimbingan, penyuluhan dan permasyarakatan arsip sesuai
dengan kewengan nya.
13. Arsiparis secara sendiri- sendiri dan secara bersama- sama memelihara dan
meningkatkan mutuorganisasi profesi sebagai sarana perjuangan dan pengabdian.
14. Arsiparis meningkatkan dan mengembangkan mutu dan martabat profesi.
15. Arsiparis memelihara hubungan seprofesi, semangat kekeluargaan dan
kesetiakawanan arsiparis..
35
BAB VII
PENUTUP
A. Rangkuman
Arsiparis adalah sebuah jabatan fungsional dibidang kearsipan.oleh karena itu
Arsiparis merupakan suatu profesi maka pekerjaan Arsiparis bukan hanya sekedar
melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan kearsipan, tetapi dia terikat oleh
suatu aturan yang ditentukan, yakni etika profesi. Etika profesi merupakan suatu
pegangan atau pedoman bagi seorang Profesional (Arsiparis) dalam menjalankan
profesinya. Arsiparis sebagai suatu profesi pekerjaan yang ditetapkan secara hokum oleh
pemerintah Indonesia terbilang masih muda dibandingkan dengan profesi yang sama di
banyak Negara maju. Ruang lingkupnyapun masih terbatas pada lingkungan
pemerintahan (Pegawai Negeri Sipil).
Meski demikian, peraturan yang ada telah dibuat untuk membantu berkembangnya
profesi ini, baik dari sisi keterampilan maupun keahlian. Penghargaan terhadap profesi
Arsiparis juga diberikan oleh Pemerintah melalui pemberian tunjangan jabatan sesuai
dengan jenjang / hierarki jabatan yang telah diatur dalam peraturan yang berlaku.
B. Latihan
1. Sebutkan persyaratan ijazah dan persyaratan diklat untuk dapat diangkat dalam
jabatan Arsiparis Tk. Keahlian?
2. Arsiparis dibebaskan sementara dari jabatannya apabila dalam waktu 5 tahun
sejak diangkat dalam pangkat/jabatannya yang terakhir tidak dapat
mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan (Betul / Salah).
3. Jelaskan jenjang jabatan dan pangkat fungsional Arsiparis?
4. Uraikan perbedaan antara jabatan Struktural dengan jabatan fungsional ?
5. Sebutkan empat ciri seseorang dianggap ahli/professional
6. Sebutkan definisi Jabatan Arsiparis
7. Apa yang dimaksud dengan istilah buku kerja dalam jabatan Arsiparis ?
8. Siapakah Pejabat yang dapat menandatangani Surat Pernyataan melakukan
kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan kerja saudara ?
36
9. Siapakah yang berhak menandatangani DUPAK dan mengusulkan DUPAK
saudara
10. Siapakah yang harus mengisi DUPAK yang akan diajukan dan siapa yang berhak
menilai DUPAK ?
11. Sebutkanlah hal-hal yang perlu dilampirkan dalam DUPAK
12. Sebutkanlah persyaratan ijasah dan persyaratan Diklat untuk diangkat dalam
jabatan Arsiparis Tingkat Keahlian
13. Bagaimana proses kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi yang harus
dilalui Arsiparis ?
14. Kelebihan angka kredit dari angka kredit kumulatif yang dipersaratkan untuk
kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi tidak dapat diperhitungkan untuk
kenaikan pangkat selanjutnya (betul/salah)
15. Loncat jabatan dimungkinkan dalam jabatan Arsiparis (betu/salah)
16. Penyesuaian ijazah karena mendapat ijazah lebih tinggi dimungkinkan apabila
kredit seorang Arsiparis terpenuhi untuk pangkat/Jabatan yang baru.(betul/salah)
37
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.PER/3/M.PAN/3/2009
Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.
2. Pengantar Kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia, 2005
3. Petunjuk Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Bagi Tim Penilai Arsiparis, Arsip Nasional
Republik Indonesia, 2002
BUILDING LEARNING
COMMITMEN
Disusun Oleh :
Drs. HAMKA, MSi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN…….……………………………………………………. 1
A. Latar Belakang……..……………………………………………………. 1
B. Deskripsi Singkat…………………………………………..……………. 2
C. Manfaat Bagi Peserta………………………..…….……..……………… 2
D. Tujuan Pembelajaran Umum……………..……………………………. 2
E. Tujuan Pembelajaran Khusus……………...…….……..……………… 3
F. Materi Pokok dan Sub Materi.…………………………………………. 3
BAB II PENGERTIAN DAN PROSES MEMBANGUN KOMITMEN
BELAJAR (BUILDING LEARNING COMMITMENT)………………... 4
A. Pengertian Membangun Komitmen Belajar (Building Learning
Comitment)………………………………………………………………. 4
B. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning
Commitment/BLC)………………………………..……………………... 5
C. Rangkuman………………………………………….…………………… 5
D. Evaluasi…………………………………………………………………... 6
BAB III PROSES PENGENALAN DAN MEMBANGUN KERJASAMA……… 7
A. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas………………………………… 7
B. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri…………………………………. 10
C. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain………………………... 11
D. Rangkuman………………………………………………………………. 14
E. Evaluasi…………………………………………………………………... 14
BAB IV GAYA BELAJAR DAN KETIDAK MAMPUAN BELAJAR………….. 15
A. Gaya Belajar……………………………………………...……………… 15
B. Memahami Ketidak Mampuan Belajar (Learning Disabilities)……… 17
C. Rangkuman………………………………………………………………. 19
D. Evaluasi…………………………………………………………………... 19
BAB V MEMBANGUN TIM BELAJAR DAN MENGATASI KONFLIK……... 20
A. Pengertian dan Manfaat Tim…………………………………………… 20
B. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim……………………………….. 22
C. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik…………………… 23
D. Enggan untuk Bekerja Sama…………………………………………… 25
E. Langkah-langkah Penyelesaian Konflik……………………………….. 27
C. Rangkuman………………………………………………………………. 28
D. Evaluasi…………………………………………………………………... 29
BAB VI NILAI-NILAI, NORMA DAN KOMITMEN BELAJAR………………. 30
A. NIlai-nilai dan Norma (Values and Norms)………………………….… 30
B. Komitmen Belajar (Learning Comitment)…………………………….. 30
C. Rangkuman………………………………………………………………. 30
D. Evaluasi…………………………………………………………………... 31
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 32
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah pekerja pada instansi pemerintah yang
terdiri dari berbagai unsur dan jenis sesuai dengan tugas dan fungsinya di dalam
bekerja akan membutuhkan kerjasama dengan pihak-pihak terkait, atau mereka butuh
jaringan/jejaring kerja, yang pada umumnya disebut tim kerja. Mereka butuh bekerja
dengan nyaman, butuh informasi, kerjasama, pelanggan, prestasi, penghasilan,
pengakuan, alat, tempat, dan sebagainya. Sebagian cara untuk mencapai hal-hal
tersebut adalah dengan membangun kerjasama tim, sebab dengan melakukan
kerjasama akan dapat memberikan berbagai kemudahan dalam bekerja.
Dalam dunia kediklatan, peserta diklat pasti membutuhkan bantuan,
informasi, pelanggan, kerjasama, pesanan, dan sebagainya dalam rangka mendukung
pencapaian tujuan. Proses untuk mendapatkan semua itu hanya kan dapat dilakukan
dengan berinteraksi dengan orang lain. Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah
dengan melakukan kerjasama. Kerjasama tersebut tidak akan berjalan dengan baik
jika tidak dirintis melalui niat yang kuat dan proses yang benar. Peserta diklat agar
bekerja efektif membutuhkan lingkungan yang nyaman, menggunakan alat
(teknologi) yang memadai dengan berbagai metode yang tepat. Lingkungan yang
nyaman dapat terwujud jika komitmen kerjasama menjadi modal dasar pribadi
anggotanya, dan merupakan hal selalu diingat. Membangun komitmen kerjasama
dalam hal ini, merupakan suatu pekerjaan yang tidak boleh ditinggalkan, karena
apabila terjadi pergeseran komitmen kerjasama akan berakibat yang sangat
merugikan.
Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah unsur aparatur negara dan abdi
masyarakat yang berperan melayani masyarakat. Dalam rangka mengemban
perannya tersebut PNS perlu memiliki kompetensi yang sesuai dengan persyaratan
yang ditentukan.
2
B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat Membangun Komitmen Belajar (Building Learning
Commitmen / BLC) ini menguraikan tentang cara mengenal diri sendiri dan mengenal
orang lain, mengenal modalitas belajar dan gaya belajar, membangun kerjasama tim,
membangun komitmen diri dan komitmen kelas, dengan mata diklat ini diharapkan
peserta dapat mengenali potensi dirinya untuk membangun komitmen belajar secara
mandiri maupun belajar bersama dalam tim kerja untuk itu peserta juga harus
mengenal orang lain. Setelah mengikuti proses pembelajaran mata diklat ini peserta
dapat menjelaskan dan menerapkan berbagai cara untuk mengikuti pembelajaran
dengan baik sehingga dapat meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap
perilakunya.
C. Manfaat Bagi Peserta
Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu
memahami tentang pentingnya membangun komitmen dalam proses pembelajaran
dalam tim. Selanjutnya peserta diklat dapat mengerti bahwa bekerjasama dalam tim
adalah merupakan ilmu pengetahuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang PNS,
yang pada akhirnya akan merupakan modal dasar untuk melaksanakan pekerjaan di
instansinya. Oleh karena itu peserta harus dapat memahami peran penting yang
diembannya pada instansi masing-masing. Dalam lingkup kediklatan mereka harus
mampu membantu dalam proses pembelajaran dengan cara menentukan
pengetahuan, keterampilan dan sikap apa yang akan didapat dalam diklat tersebut.
Proses pembelajaran yang dilakukan hendaknya dapat efektif dan dapat dilakukan
evaluasi apakah pelajaran dapat diterima oleh peserta diklat.
D. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan mampu
menjelaskan konsep Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen
/ BLC) dan mengaplikasikannya dalam membangun komitmen belajar secara efektif
dan efisien.
3
E. Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mempelajari mata diklat ini peserta diharapkan dapat :
1. Menjelaskan pengertian dan proses Membangun Komitmen Belajar (Building
Learning Commitmen / BLC).
2. Mengenal diri sendiri dan orang lain serta membangun kerjasama dalam
kelompok.
3. Mengidentifikasi gaya belajar dan ketidakmampuan belajar.
4. Membangun Tim Belajar dan Mengatasi Konflik
5. Menyusun nilai-nilai, norma dan komitmen belajar.
F. Materi Pokok dan Sub Materi
1. Pengertian dan Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning
Commitmen) :
a. Pengertian Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen)
b. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen)
2. Proses Pengenalan dan Membangun Kerjasama :
a. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas
b. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri
c. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain
3. Gaya Belajar dan Ketidakmampuan belajar :
a. Gaya Belajar
b. Memahami Ketidakmampuan Belajar
4. Membangun Tim Belajar dan Mengatasi Konflik
a. Pengertian dan Manfaat Tim
b. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim
c. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik
d. Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik
5. Nilai-nilai, Norma dan Komitmen Belajar :
a. Nilai – Nilai dan Norma (Values and Norms)
b. Komitmen Belajar (Learning Commitmen)
4
BAB II
PENGERTIAN DAN PROSES
MEMBANGUN KOMITMEN BELAJAR
(BUILDING LEARNING COMMITMENT)
A. Pengertian Membangun Komitmen Belajar (Building Learning
Commitment)
Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC)
dalam program diklat merupakan suatu proses membangun komitmen peserta
diklat untuk mengikuti proses belajar secara individual, kelompok maupun
bersama secara menyeluruh dalam upaya mengembangkan wawasan,
intelektual maupun emosional.
Dalam upaya pengembangan diri, diperlukan komitmen untuk terus
menerus belajar dalam kondisi apapun, mengingat proses belajar tidak mengenal
batas waktu (Lifelong learning). Prahalad menyatakan “If you don’t learn, you
don’t change, you will die”.
Komitmen mengembangkan kualitas diri dengan komitmen belajar dapat
dilakukan melalui :
1. Mengalami langsung (direct experience), artinya pembelajaran tidak harus
dialami dalam secara nyata, namun dapat dilakukan melalui simulasi yang
serupa dengan realita, sehingga simulasi itu dapat diterapkan pada permanen
sistem;
2. Melakukan Observasi (eflective observation), artinya pembelajaran dapat
dilakukan dengan cara melakukan perbandingan belajar observasi yang
serupa, sehingga dapat merefleksikan, memproyeksikan hasil studi
perbandingan dengan organisasi permanen.
3. Melakukan Konseptualisasi Abstrak (abstract conceptualization), artinya
pembelajaran dilakukan denan cara melakukan internalisasi, konseptualisasi,
pemenuhan, pemaknaan dan abstaksi pribadi terhadap pengalaman belajar
yang pernah dilalui.
5
4. Melakukan percobaan secara aktif (active experiment), yaitu pembelajaran
dilakukan dengan cara mempraktikan sendiri secara aktif dalam rangka
menemukan makna belajar secara pribadi.
B. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment /
BLC)
Membangun Komitmen Belajar dilakukan melalui :
1. Pengenalan Sesama Peserta (Ice Breaking), yaitu dilakukan dengan cara
memperkenalkan diri masing-masing, bidang tugasnya dan pengalaman yang
pernah dimiliki, sehingga di antara mereka saling berkomunikasi dan saling
berdiskusi, sehingga bisa saling mengenal lebih dekat.
2. Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment); yaitu berusaha
mengetahui gaya belajar diri sendiri dan juga gaya belajar orang lain, dan
memahami Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment
Ketidakmampuan Belajar (Learning Disabilities); yaitu bahwa dalam proses
pembelajaran terdapat masalah yang dihadapi oleh pembelajar dalam
memahami suatu permasalahan yaitu ketidakmampuan belajar (learning
disabilities).
3. Pembentukan Nilai – Nilai dan Norma (Values and Norms) serta Komitmen
Belajar (Learning Commitment):
C. Rangkuman
1. Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC)
merupakan suatu proses membangun komitmen peserta diklat untuk
mengikuti proses belajar secara individual, kelompok maupun bersama
secara menyeluruh dalam upaya mengembangkan wawasan, intelektual
maupun emosional.
2. Proses Membangun Komitmen Belajar dapat dilakukan melalui langkah-
langkah :
a. Pengenalan Sesama Peserta (Ice Breaking)
b. Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment) dan Pemahaman
Gaya Belajar (Learning Style Assessment).
6
c. Pembentukan Nilai – Nilai dan Norma (Values and Norms) serta
Komitmen Belajar (Learning Commitment)
D. Evaluasi
Petunjuk : jawablah pertanyaan berikut ini dengan singkat, tepat dan jelas.
1. Jelaskan secara singkat makna Membangun Komitmen Belajar (Building
Learning Commitment / BLC).
2. Jelaskan secara singkat langkah-langkah Membangun Komitmen Belajar
(Building Learning Commitment / BLC).
7
BAB III
PROSES PENGENALAN DAN MEMBANGUN KERJASAMA
A. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas
1. Judul : “Peleburan Diri”
a. Tujuan : Mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta
merasa rileks dan tidak kaku.
b. Waktu : 15 – 20 menit
c. Sarana/Prasarana Ruangan yang cukup luas untuk bergerak sejumlah peserta
d. Proses Kegiatan :
1) Mulailah kegiatan ini dengan meminta peserta untuk berdiri melingkar,
kemudian berjalanlah pelan-pelan.
2) Berpencarlah dan lihatlah ke lantai dengan penuh konsentrasi.
3) Coba bayangkan bahwa sekarang Saudara adalah orang lanjut usia (kira-
kira 70 tahun). Saudara boleh memandang ke segala arah dan jika
Saudara bertemu dengan orang tua yang lain, Saudara boleh memberi
salam dengan menganggukkan kepala saja. Setelah beberapa lama (± 1
menit) peserta diminta berhenti dan memandang ke lantai.
4) Sekarang lambat laun kalian menjadi lebih muda, berumur 60 tahun dan
lebih segar dari yang tadi. Berkelilinglah dan bila bertemu dengan orang
lain, berilah salam dengan berjabatan tangan. Berilah waktu lebih kurang
satu menit. Kemudian berhenti dan memandang ke lantai.
5) Sekarang Saudara menjadi lebih muda lagi, kira-kira berumur 50 tahun.
Saudara bertemu dengan orang lain dan berilah salam kepada yang lain
dengan melambaikan kedua tangan. Berilah waktu lebih kurang satu
menit. Kemudian berhenti dan memandang ke lantai.
6) Sekarang Saudara menjadi lebih muda, berumur 40 tahun yang penuh
semangat dan segar bugar. Bila bertemu dengan teman-teman saudara,
tepuk-tepuklah pundaknya. Bergeraklah selama lebih kurang satu menit.
Setelah itu berhentilah dan menghadap ke lantai.
7) Sekarang Saudara menjadi lebih muda, gesit dan segar, berumur sekitar
25 tahun. Berjalanlah dengan cepat ke segala arah, sentuhlah teman
8
Saudara sekilas dan usahakan jangan sampai disentuh orang lain.
Lakukan hal ini sekitar satu menit. Kemudian tiba-tiba Saudara menjadi
belasan tahun, sehat dan kuat. Larilah semau kalian dengan cepat, ...
cepat... dan semakin cepat. Hindari tabrakan dengan teman lain dan
usahakan pegang pundaknya tapi kalian jangan sampai kepegang. Berilah
aba-aba berhenti pada saat kecepatan lari sampai pada puncaknya.
8) Selanjutnya proses simulasi tersebut ke arah tujuan pembelajaran.
Tanyakan bagaimana perasaan mereka sekarang, dan pada usia berapa
perasaannya paling senang.
2. Judul “Nama Panggilan”
a. Tujuan : Memecah kebekuan antara peserta dan widyaiswara dan sesama
peserta.
b. Waktu : 15 – 20 menit
c. Sarana/Prasarana : Ruangan yang cukup luas untuk membuat barisan
berbanjar.
d. Proses Kegiatan :
1) Bagi peserta menjadi beberapa kelompok yang terdiri dari 8 – 10 orang
setiap kelompok, dengan cara berhitung (sesuai jumlah kelompok yang
akan dibentuk)
2) Minta peserta berdiri sesuai urutan abjad awal nama panggilannya
(misalnya Ali, Dedi, Endang, Ratih dstnya sampai dengan Zainuddin).
3) Widyaiswara akan menyebut satu kata, misalnya bunga, binatang atau
benda-benda alam, maka orang-orang yang huruf awal nama
panggilannya ada dalam kata tersebut harus mengucapkan kata bermakna
dimulai dengan huruf awal nama panggilannya. Contoh: Kalau
Widyaiswara menyebutkan Mawar, maka orang-orang yang nama
awalnya adalah A (Anti, Anto, Ali, Abidin, Ana dstnya) harus
meneriakkan satu kata bermakna di belakang namanya, misalnya Anti-
Angka, Anto-Anak, Ali-Alasan, dan seterusnya. Begitu juga dengan M
(Mansur, Maman, Maria atau Maulana) harus meneriakkan satu kata
bermakna misalnya Mansur-Mandat, Maman-malang, Maria-mawar,
Maulana-mahkamah dan seterusnya.
9
4) Widyaiswara bebas menunjuk kelompok mana yang dikehendaki terlebih
dahulu untuk menyebutkan nama panggilannya. Penyebutan harus
dilakukan dengan cepat. Bila kelompok tersebut menyebut nama tidak
berurutan abjad, maka bagi kelompok yang salah mendapat tugas untuk
menghibur temannya dengan bernyanyi, berjoget atau tugas lain yang
disepakati. Begitu seterusnya sampai setiap orang mempunyai nama
panggilan tambahan.
5) Proses (refleksi) ke arah tujuan pembelajaran.
3. Judul “Lempar Bola”
a. Tujuan : Memecah kebekuan antar peserta dan antara peserta dengan
widyaiswara.
b. Waktu 15-20 menit
c. Sarana/Prasarana : Ruang yang cukup luas untuk membuat lingkaran dan
bola plastik.
d. Proses Kegiatan:
1) Buka acara dengan salam. Jelaskan pada peserta bahwa keberhasilan
diklat sangat ditentukan oleh persamaan, peran serta dan spontanitas.
Persamaan adalah arti bahwa semua orang (peserta, widyaiswara dan
panitia penyelenggara) selama diklat memiliki kedudukan yang sama.
Artinya tidak ada perbedaan status, usia, sosial, pendidikan dan latar
belakang keluarga. Sebagai konsekuensinya adalah setiap orang harus
mau memperlakukan dan diperlakukan sama sederajat. Peran serta, setiap
peserta harus mau berperan aktif dalam proses pembelajaran.
Keterlibatan bukan hanya dari aspek fisik tetapi juga dari aspek pikiran
dan perasaan. Spontanitas adalah sikap dan perilaku yang menampilkan
keberadaan diri sendiri menurut apa adanya (tidak dibuat-buat), tanggap,
sigap, teliti, kritis dan terbuka (siap dan sedia memberi dan menerima
umpan balik).
2) Tanyakan pada peserta tentang kesediaannya dan adakan uji coba.
3) Ajak peserta berdiri melingkar bergandengan tangan satu sama lain.
Widyaiswara melempar bola ke atas dan pada waktu bola diatas peserta
mengayunkan gandengan tangannya sambil bergumam heeeem...
10
4) Pada waktu bola sudah ditangkap kembali oleh widyaiswara peserta
mengatakan “enak teenan”.
5) Setelah beberapa kali hal tersebut di atas dilakukan, tanyakan pada
peserta apakah mereka sudah saling mengenal? Bila sudah, cek sejauh
mana mereka mengenal temannya, misalnya tanyakan apakah mereka
sudah mengetahui tanggal lahir atau hobby salah seorang di antara
mereka. Bila belum saling mengenal, maka kegiatan selanjutnya
tawarkan pada mereka untuk saling mengenal lebih baik satu dengan
lainnya. Untuk itu, silahkan memilih salah satu instrumen atau simulasi
perkenalan.
6) Akhirnya tanyakan perasaan mereka setelah melakukan kegiatan simulasi
tadi.
B. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri
1. Judul “Menggambar Wajah”
a. Tujuan : Mengenal diri dengan lebih baik
b. Waktu : 25 – 30 menit
c. Sarana/Prasarana : Kertas ukuran folio/kuarto sejumlah peserta.
d. Proses Kegiatan :
1) Bagikan kepada peserta selembar kertas (ukuran kuarto/folio). Lipat
menjadi 2 (dua) bagian berdasarkan panjangnya.
2) Pada salah satu bagian (atas) kertas diminta peserta menggambar
wajahnya masing-masing. Pada lipatan bagian bawah buat garis tengah
memanjang ke bawah. Pada masing-masing bagian tulislah perilaku-
perilaku positif dan negatif dari diri Saudara.
Perilaku Positif (+) Perilaku Negatif (-)
1. Bertanggung jawab 1. Suka menunda nunda kerja
2. Pandai 2. Keras kepala
3. Terbuka 3. Cerewet
4. Mudah bergaul 4. Boros
5. Pekerja keras 5. Malas Olahraga
11
3) Setelah itu proses ke arah tujuan pembelajaran. Kaitkan juga dengan
manfaat mengenal diri, mengenal kelebihan-kelebihan diri agar dapat
dioptimalkan dan mengenal kelemahan-kelemahan diri agar dapat
diminimalisir.
2. Judul “Bintang”
a. Tujuan : Mengenal diri secara lebih baik.
b. Waktu : 30-45 menit
c. Sarana/Prasarana : Lembar kerja-1 (bintang) sebanyak peserta dan krayon
d. Proses Kegiatan :
1) Bagikan masing-masing peserta lembar kerja-1 (bintang). Tulislah nama
panggilan saudara pada kotak yang ada di tengah-tengah bintang.
2) Berikutnya pada masing-masing sudut bintang tersebut, tulislah secara
berturut mulai sudut pertama sampai dengan sudut ke lima: 2 tokoh idola
saya (boleh tokoh nasional, internasional atau keluarga terdekat kita
seperti ayah atau ibu), dua keberhasilan saya belum lama ini, dua
kegagalan saya belum lama ini, tiga kata yang menggambarkan diri saya
dan dua cita-cita saya.
3) Setelah selesai, beri kesempatan peserta memberi warna pada bintang
mereka masing-masing (gunakan crayon).
4) Proses ke arah tujuan pembelajaran. Tanyakan apakah mudah bagi
mereka untuk mengisi lembar kerja-1 tersebut. Kalau sulit itu merupakan
indikator bahwa mereka belum mengenal diri mereka secara lebih baik.
5) Peserta dikelompokkan 3 s.d 4 kelompok dengan anggota maksimal 10
orang (mempertimbangkan waktu yang tersedia).
6) Selanjutnya gambar tersebut ditempelkan dan diungkapkan maknanya
pada peserta lain. Peserta lain menyimak dan tidak boleh membantah,
hanya boleh minta klarifikasi.
C. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain
1. Judul “Menyusun Peribahasa/Couplet”
a. Tujuan : Peserta saling mengenal dengan lebih baik, sehingga terjadi
interaksi yang intensif, komunikasi dan kerjasama yang efektif.
12
b. Waktu 45-60 menit
c. Sarana Kartu-kartu berisi potongan peribahasa. Ukuran kartu 5x6 cm dari
kertas manila.
d. Proses Kegiatan :
1) Mulailah kegiatan ini dengan menjelaskan apa yang akan dilakukan
peserta. Peserta dibagikan masing-masing selembar kartu yang berisi
sepotong peribahasa (bisa peribahasa dalam bahasa Indonesia atau
bahasa Inggris).
2) Peserta diminta mencari potongan lain dari peribahasa tersebut sehingga
membentuk satu peribahasa yang lengkap dan bermakna.
3) Selanjutnya masing-masing pasangan saling berkenalan. Setelah
pasangan tersebut berkenalan secara lebih intensif, pasangan tersebut
diminta melanjutkan perkenalan secara berkelompok dengan pasangan-
pasangan lain yang terdiri dari 3 atau 4 pasangan. Dalam perkenalan
tersebut dapat dikemukakan mengenai nama, latar belakang pendidikan,
status, hobby dan lain-lain yang dianggap perlu. Dari perkenalan dalam
kelompok tersebut, mereka diminta untuk menunjuk salah seorang
perwakilan yang akan memperkenalkan mereka dikelompok besar
(pleno). Kalau pesertanya tidak terlalu banyak, masing-masing pasangan
langsung saja memperkenalkan pasangannya di kelas besar (pleno).
4) Setelah kegiatan tersebut selesai dapat dilanjutkan dengan simulasi “Zip-
Zap” agar lebih mengingat nama-nama orang yang telah
memperkenalkan diri atau dapat saja setiap peserta diminta menyebut 3
atau 4 orang nama teman disebelah kiri atau sebelah kanannya.
5) Proses atau refleksi kegiatan tersebut dengan menggunakan ELC.
2. Judul “Bulan Kelahiran”
a. Tujuan : Mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta
rileks.
b. Waktu 45-60 menit
c. Sarana Ruangan yang cukup lebar untuk dapat berpindah atau bergerak.
d. Proses Kegiatan :
13
1) Minta kepada peserta untuk berkeliling menemukan orang yang bulan
kelahirannya sama. Setelah itu buatlah kelompok bulan Januari, Pebruari
s/d bulan Desember.
2) Dalam kelompok minta peserta untuk saling mengenal nama, latar
belakang pendidikan, hobby, kelebihan dan kekurangan masing-masing.
3) Setelah kegiatan tersebut selesai, salah seorang anggota mewakili
kelompok menyampaikan hasilnya pada kelompok besar (pleno).
4) Untuk lebih mengingat nama-nama peserta yang lain, boleh dilanjutkan
dengan melakukan simulasi “Zip-Zap” atau menyebut nama 3-4 orang
teman di sebelahnya.
5) Proses atau refleksi kegiatan ini ke arah tujuan pembelajaran.
3. Judul Siapa Dia
a. Tujuan : mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta
rileks, terbuka dalam berkomunikasi.
b. Waktu 45-60 menit
c. Sarana/Prasarana Ruang kelas yang cukup besar
d. Proses Kegiatan :
1) Mulailah kegiatan ini dengan meminta peserta untuk berdiri dan mencari
peserta lain untuk diajak ngobrol. Berusahalah mendapatkan informasi
tentang orang yang diajak ngobrol tersebut dan juga membuka diri
tentang siapa dirinya sebenarnya terhadap peserta lain yang menanyakah
hal tersebut. Setiap peserta diberi waktu 5 menit untuk menyampaikan
atau menanyakan mengenai peserta lain.
2) Setelah 5 menit berlalu, widyaiswara memberi aba-aba tanda waktu
ngobrol dengan orang tersebut habis dan segera cari orang lain. Setelah
30 menit berlalu, Widyaiswara meminta masing-masing orang
menyebutkan secara sekilas nama teman yang berhasil dikenalnya dan
sampaikan kepada pleno. Kalau dapat diungkapkan juga mengenai hal-
hal menonjol (kelebihan atau kekurangan) yang dimiliki orang
bersangkutan.
3) Akhiri sesi ini dengan merefleksi ke arah tujuan pembelajaran.
14
4) Variasi : Pada saat peserta mencari peserta lain, bisa menggunakan
potongan gambar hewan atau tanaman. (potongan sesuai dengan jumlah
peserta yang ditemukan oleh setiap peserta.
D. Rangkuman
Proses Pengenalan dan Membangun Kerjasama dapat dilakukan dengan
langkah-langkah :
1. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas
2. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri
3. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain
E. Evaluasi
Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas.
1. Sebutkan langkah-langkah proses pengenalan dan membangun kerjasama
disertai contohnya masing-masing.
15
BAB IV
GAYA BELAJAR DAN KETIDAKMAMPUAN BELAJAR
A. Gaya Belajar
Memahami Gaya Belajar (Learning Style Assessment), yaitu berusaha
mengetahui gaya belajar diri sendiri dan juga gaya belajar orang lain. Gaya belajar
seseorang mempengaruhi efektivitas belajar bersama. Para ahli di bidang
pendidikan mencoba mengembangkan teori mengenai gaya belajar sebagai cara
untuk mencari jalan agar belajar menjadi hal yang mudah dan menyenangkan.
Sebagaimana kita ketahui, belajar membutuhkan konsentrasi. Situasi dan kondisi
untuk berkonsentrasi sangat berhubungan dengan gaya belajar Anda. Jika Anda
mengenali gaya belajar Anda, maka Anda dapat mengelola pada kondisi apa,
dimana, kapan dan bagaimana Anda dapat memaksimalkan belajar Anda.
Apa gaya belajar itu? Gaya belajar adalah (www.ut.ac.id/strategi-
bjj/gaya1.htm) cara yang cenderung dipilih seseorang untuk menerima
informasi dari lingkungan dan memproses informasi tersebut. Gaya belajar
setiap orang dipengaruhi oleh faktor alamiah (pembawaan) dan faktor lingkungan
(hasil belajar). Jadi ada hal-hal tertentu yang tidak dapat diubah dalam diri
seseorang bahkan dengan latihan sekalipun. Tetapi ada juga hal-hal yang dapat
dilatihkan dan disesuaikan dengan lingkungan yang terkadang justru tidak dapat
diubah. Mengenali gaya belajar sendiri, belum tentu membuat Anda menjadi lebih
pandai. Tapi dengan mengenali gaya belajar, Anda akan dapat menentukan cara
belajar yang lebih efektif. Anda tahu bagaimana memanfaatkan kemampuan
belajar secara maksimal, sehingga hasil belajar Anda dapat optimal.
Kemampuan seseorang untuk memahami suatu materi yang sedang
dipelajarinya dapat dipengaruhi oleh hubungannya dengan orang lain. Alasan
kebutuhan belajar berkelompok ini bisa bermacam-macam, seperti:
1. Agar termotivasi untuk belajar, karena kelompok yang kuat biasanya akan
saling memotivasi untuk belajar;
2. Lebih mudah memahami suatu informasi/pengetahuan, karena anggota dalam
kelompok saling mengisi dalam belajar;
16
3. Adanya mata diklat tertentu yang menuntut belajar dalam kelompok sebagai
bagian dari kegiatan atau tugas belajar.
Jika Anda tidak suka belajar dalam kelompok, Anda mungkin dapat
memilih belajar sendiri. Di samping itu, ada yang memiliki kecenderungan untuk
belajar dengan bimbingan dari orang yang dianggap lebih tahu, seperti
widyaiswara, instruktur, guru, dosen, tutor, atau bahkan alumni. Coba kenali
kebutuhan sosialisasi Anda. Kemandirian Anda ditentukan oleh kemampuan Anda
mengenali kebutuhan sosialisasi Anda. Baik belajar sendiri, dengan bantuan tutor
maupun belajar berkelompok; Anda tetap mandiri jika Anda dapat memutuskan
kebutuhan sosialisasi ini. Ini berarti Anda mengenali kebutuhan sosialisasi Anda.
Ada empat macam metode belajar :
1. Concrete Experience (CE)
Metode ini menggambarkan seseorang cepat mengerti didasarkan karena
pengalaman yang dimiliki dan apa yang diyakininya.
2. Reflective Observation (RO)
Menggambarkan pendekatan pembelajaran yang bersifat tentatif, adil, dan
reflektif. Seseorang yang menggunakan metode ini cenderung menjadi
pengamat yang obyektif.
3. Abstract Concentualization (AC)
Pembelajaran dengan mendasarkan pada analisis konseptual. Seseoang yang
termasuk menggunakan metode ini cenderung memilih situasi belajar yang
impersonal yang menekankan pada teori dan analisis yang sistematis.
4. Active Experience (AE)
Pembelajaran dengan berorientasi pada pelaksanaan yang aktif, meyakini hasil
eksperimen.
Gabungan metode belajar tersebut di atas menghasilkan Gaya Belajar
(Learning Style) yaitu :
1. Accomodator Style :
Gaya belajar ini merupakan gabungan dari CE dan AE. Seseorang dengan gaya
ini lebih menyukai pelaksanaan suatu rencana dan melibatkan diri dan
bertindak lebih berdasarkan perasaan daripada hasil analisis logika. Dalam
17
memecahkan masalah mengandalkan informasi dari orang lain dari pada
analisis teknis dari dirinya sendiri. Gaya belajar ini penting untuk efektivitas
seseorang sebagai tenaga marketing / sales.
2. Converger Style :
Gaya belajar ini merupakan gabungan cara belajar AC dan AE. Gaya belajar
ini baik sekali dalam menemukan cara-cara praktis untuk menggunakan ide-ide
dan teori. Gaya ini menunjukkan kemampuan memecahkan masalah dan
membuat keputusan berdasarkan temuan/jawaban atas pertanyaan atau
masalah. Gaya ini lebih suka berhadapan dengan tugas-tugas teknis daripada
berhadapan dengan isu-isu sosial dan interpersonal. Gaya ini baik untuk
efektivitas dalam karier seorang tenlog atau spesialis.
3. Diverger Style :
Gaya ini merupakan gabungan metode belajar CE dan RO. Orang dengan gaya
ini baik dalam melihat situasi konkret dari berbagai sudut pandang.
Pendekatannya terhadap situasi adalah lebih untuk mengamati daripada untuk
ikut bertindak. Seseorang dengan gaya ini cenderung menyukai situasi yang
membutuhkan tumbuhnya berbagai ide, seperti dalam curah pendapat. Ada
ketertarikan pada budaya dan suka mengumpukan informasi. Kemampuan
imaginasi dan sensitivitas terhadap perasaan ini dibutuhkan untuk efektivitas
dalam karier seni, hiburan dan jasa pelayanan.
4. Assimilator Style :
Gaya belajar ini merupakan gabungan metode belajar AC dan RO. Seseorang
dengan gaya ini sangat baik dan dapat memahami sejumlah besar informasi
dan mengartikannya ke dalam bentuk yang sangat dan logis. Gaya ini
cenderung lebih tertarik pada konsep dan ide-ide abstrak. Biasanya seseorang
dengan gaya ini berpendapat bahwa teori lebih penting, mempunyai kekuatan
logik. Gaya ini cocok dalam karier scientist.
B. Memahami Ketidakmampuan Belajar (Learning Disabilities) :
Dalam proses pembelajaran terdapat masalah yang dihadapi oleh
pembelajar dalam memahami suatu permasalahan, yaitu gangguan belajar atau
ketidakmampuan belajar (learning disabilities). Ketidakmampuan belajar adalah
18
ketidakmampuan untuk menerima, menyimpan dan menggunakan secara luas
kemampuan ataupun informasi khusus, yang terjadi akibat kurangnya pemusatan
perhatian, memori atau pemikiran dan hal ini mempengaruhi prestasi akademik.
(http://developmentbehaviourclinic.wordpress.com/gangguan-belajar).
Terdapat berbagai jenis ketidakmampuan belajar dan masing-masing tidak
memiliki penyebab yang pasti. Tetapi dasar dari semua jenis ketidakmampuan
belajar ini diyakini merupakan suatu kelainan pada fungsi otak.
Ketidakmampuan belajar lima kali lebih sering ditemukan pada pembelajar pria.
Seorang pembelajar yang mengalami ketidakmampuan belajar seringkali
mengalami kesulitan dalam mengkoordinasikan penglihatan dan gerakannya
serta menunjukkan kecanggungan ketika melaksanakan kegiatan fisik, seperti
memotong, mewarnai, mengancingkan baju, mengikat tali sepatu dan berlari.
Pembelajar juga mungkin mengalami masalah dengan persepsi penglihatan atau
pengolahan fonologis (misalnya dalam mengenali bagian-bagian atau pola dan
membedakan berbagai jenis suara) atau masalah dengan ingatan, percakapan,
pemikiran serta pendengaran.
Gejala lainnya adalah pemusatan perhatian yang pendek dan perhatiannya
mudah terganggu, percakapannya terputus serta ingatannya pendek. Pembelajar
juga mungkin mengalami kesulitan dalam berkomunikasi dan mengendalikan
dorongan serta memiliki masalah dalam kedisiplinan artinya gangguan belajar
secara sosial dan emosional. Mereka mungkin menunjukkan sikap hiperaktif,
menarik diri, pemalu atau agresif. Kadang-kadang pembelajar mengalami
kesulitan dalam mengekspresikan perasaan mereka, menenangkan diri, dan
membaca isyarat-isyarat non verbal yang dapat menyebabkan kesulitan di dalam
kelas dan dengan rekan-rekan mereka.
Ada tujuh macam ketidakmampuan belajar :
1. Hanya mengenal peran dan posisi masing-masing (I’m my position);
2. Musuh (penyebab masalah) ada di luar sana (the enemy is out there);
3. Ilusi mengambil tanggungjawab (the illusion of taking charge);
4. Terpaku pada peristiwa-peristiwa (the fixation on events);
5. Perumpamaan Kodok Rebus (the parable of boiled frog);
19
6. Kesalahpahaman dalam mengambil pelajaran dari pengalaman (the delusion
of learning from experience);
7. Mitos Tim Manajemen (the myth of the management team).
Hal-hal ini dapat diatasi dengan menciptakan sistem dukungan yang kuat
bagi pembelajar dan membantu mereka belajar untuk mengekspresikan diri,
menghadapi frustrasi dan bekerja melalui tantangan. Fokus pada pertumbuhan
mereka sebagai pribadi, dan bukan hanya pada prestasi akademis akan
membantu mereka mempelajari kebiasaan emosional yang baik dan alat yang
tepat untuk kesuksesan seumur hidup.
C. Rangkuman
1. Gaya belajar adalah cara yang cenderung dipilih seseorang untuk menerima
informasi dari lingkungan dan memproses informasi tersebut. Gaya belajar
setiap orang dipengaruhi oleh faktor alamiah (pembawaan) dan faktor
lingkungan (hasil belajar).
2. Berdasarkan empat metode belajar, ada empat kelompok gaya belajar yaitu :
Accomodator Style, Converger Style, Diverger Style, dan Assimilator Style
dengan karakteristiknya masing-masing.
3. Ketidakmampuan belajar adalah ketidakmampuan untuk menerima,
menyimpan dan menggunakan secara luas kemampuan ataupun informasi
khusus, yang terjadi akibat kurangnya pemusatan perhatian, memori atau
pemikiran dan hal ini mempengaruhi prestasi akademik.
4. Ketidakmampuan belajar dapat disebabkan faktor fisik, psikologis, sosial
maupun emosional.
D. Evaluasi
Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas.
1. Jelaskan pengertian gaya belajar.
2. Jelaskan empat gaya belajar disertai kecocokannya masing-masing dengan
profesi.
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ketidakmampuan belajar
4. Jelaskan penyebab terjadinya ketidakmampuan belajar.
20
BAB V
MEMBANGUN TIM BELAJAR DAN MENGATASI KONFLIK
A. Pengertian dan Manfaat Tim
Kata “Tim” berasal dari bahasa Inggris : team : regu / sekelompok orang
yang melakukan kegiatan (Kamus Inggris Indonesia Peter Salim). Sebenarnya
pengertian tim hampir sama dengan pengertian kelompok, hanya saja pengertian
tim mengarah kepada kebutuhan tertentu. Tim adalah suatu kelompok yang
berinteraksi secara positif dengan hubungan secara timbal balik sesuai fungsi dan
tugas masing-masing individu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi
dapat diartikan bahwa kelompok belum tentu tim sedang tim pasti merupakan
suatu kelompok. (Pranoto, 2003: 8).
Tim pada dasarnya dapat diklasifikasikan berdasarkan sasaran yang
meliputi:
1. Tim Pemecah masalah, yakni tim pada suatu departemen yang bertemu secara
teratur untuk membahas cara-cara memperbaiki kualitas, efisiensi, dan
lingkungan kerja.
2. Tim pengelola diri, adalah tim yang bertanggung jawab dari mantan penyelia
mereka.
3. Tim fungsional-silang, adalah tim dari tingkat herarkis dengan bidang kerja
yang berlainan yang bertugas menyelesaikan suatu tugas, atau tugas serupa
dengan komite.
Manfaat membangun tim yang efektif adalah sebagai berikut (Maddux,
2001 : 10) :
1. Dengan adanya tim, maka sasaran yang realistis ditentukan, dan dapat dicapai
secara optimal;
2. Anggota tim dan Pemimpin Tim memiliki komitmen untuk saling mendukung
satu sama lain agar tim berhasil;
3. Anggota tim memahami prioritas anggota lainnya, dan dapat saling membantu
satu sama lain;
21
4. Komunikasi bersifat terbuka, diskusi cara kerja baru atau memperbaiki kinerja
lebih berjalan secara baik, karena anggota tim terdorong untuk lebih
memikirkan permasalahannya;
5. Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan tim lebih memadai;
6. Umpan balik kinerja lebih memadai karena anggota tim mengetahui apa yang
diharapkan dan dapat membandingkan kinerja mereka terhadap sasaran tim;
7. Konflik diterima sebagai hal yang wajar, dan dianggap sebagai kesempatan
untuk menyelesaikan masalah. Melalui diskusi tersebut konflik bisa
diselesaikan secara maksimal;
8. Keseimbangan tercapainya produktivitas tim dengan pemenuhan kebutuhan
pribadi;
9. Tim dihargai atas hasil yang sangat baik, dan setiap anggota dipuji atas
kontribusi pribadinya;
10. Anggota kelompok termotivasi untuk mengeluarkan ide-idenya dan
mengujinya serta menularkan dan mengembangkan potensi dirinya secara
maksimal;
11. Anggota kelompok menyadari pentingnya disiplin sebagai kebiasaan kerja dan
menyesuaikan perilakunya untuk mencapai standar kelompok;
12. Anggota kelompok lebih berprestasi dalam bekerja sama dengan tim dan tim
lainnya.
Perlu dipahami pula ciri-ciri ketidakberhasilan tim yang menurut Belbin
(1991 : ) disebabkan :
1. Desain visi, misi dan strategi tidak jelas,
2. Moral atau semangat tim rendah,
3. Konflik antar personal merebak,
4. Kemampuan mental (inteligensi, kreativitas) rendah,
5. Seleksi yang kurang berhasil,
6. Kepribadian yang dominan egois,
7. Komposisi susunan tim tidak efektif,
8. Peran anggota tidak jelas,
9. Tertutup untuk evaluasi,
10. Pemberdayaan kurang efektif.
22
B. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim
Unsur-unsur tim yang dinamis menurut Richard Y Chang (1999 : 8) adalah
sebagai berikut :
1. Menyatakan secara jelas misi dan tujuan tim
2. Beroperasi secara kreatif
3. Memfokuskan pada hasil
4. Memperjelas peran dan tanggung jawab
5. Diorganisasikan dengan baik
6. Dibangun atas kekuatan individu
7. Saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain
8. Mengembangkan iklim tim
9. Menyelesaikan ketidaksepakatan
10. Berkomunikasi secara terbuka
11. Membuat keputusan secara obyektif
12. Mengevaluasi efektifitasnya sendiri.
Tahapan pertumbuhan tim yang yang baik dalam suatu organisasi tidak akan
terjadi dengan sendirinya dalam waktu yang pendek, melainkan perlu upaya yang
sungguh-sungguh, kebijakan dan program yang konsisten, berkesinambungan dan
sistematis atau dapat dikatakan perlu proses dan waktu yang diusahakan dengan
sungguh-sungguh. Adapun tahapan pertumbuhan tim sebagai berikut :
1. Tingkat forming, yakni tingkat pengumpulan informasi yang dibutuhkan
sebagai penentuan dasar tim.
2. Tingkat storming, yakni tingkat keraguan atas kepercayaan terhadap tugas
dan metodologinya, sehingga pesimis dengan program yang ada.
3. Tingkat norming, yaitu tingkat di mana anggota mulai mau menerima
perbedaan-perbedaan dan mengadakan rekonsiliasi tentang hal-hal yang tidak
disetujuinya.
4. Tingkat performing, pada tingkat ini anggota mulai matang, mengerti tentang
apa yang diharapkan dirinya. Mereka mulai membicarakan gagasan-gagasan
penyempurnaan, mencari data, mendiagnosis, mengembangkan solusi dan
mencoba melakukan perubahan-perubahan.
23
C. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik
Dalam suatu tim yang berinteraksi satu sama lain dalam mencapai tujuannya
selalu mengalami perbedaan pendapat. Perbedaan Pendapat yang berlarut-larut
akan menyebabkan konflik. Anggota tim perlu memahami bahwa konflik atau
ketidaksepakatan adalah sesuatu yang tidak bisa dihindarkan dan tidak memiliki
sifat baik atau buruk (konflik bersifat netral). Konflik akan menghancurkan
kemajuan tim jika dibiarkan tidak terkelola, tetapi juga dapat mengarah pada
pengambilan keputusan yang mantap jika dikelola secara efektif. Hasil dari suatu
konflik sangat tergantung pada bagaimana tim mengelolanya. Lalu apa
sebenarnya yang dimaksud dengan konflik? Isyarat apakah yang merupakan
gejala konflik dalam suatu tim? Bagaimana konflik merebak dan bagaimanakah
respon terhadap konflik? Dalam Pokok bahasan inilah akan dibahas hal tersebut.
Sebelum Saudara membaca pokok bahasan ini silahkan Saudara merenungkan
terlebih dahulu hakekat tentang konflik menurut pikiran saudara.
Dari jawaban saudara tersebut silahkan diidentifikasi mana perasaan yang
cenderung positif dan mana yang cenderung negatif. Kecenderungan dari kita
adalah konflik berkonotasi negatif. Kata konflik menimbulkan kesan tidak
menyenangkan. Reaksi kita pada umumnya adalah negatif. Pada umumnya
merupakan bahaya dan menyakiti perasaan orang lain. Kita cenderung
menghubungkan konflik dengan kekerasan, krisis, perkelahian, perang, kalah,
menang, kehilangan kendali dan lain sebagainya.
Kebanyakan dari kata-kata ini memberikan gambaran adanya kerusakan
besar, merasa disakiti, dan hubungan menjadi rusak. Haruskah demikian? Lalu
apa sebenarnya konflik tersebut? Konflik selalu melibatkan dua orang atau lebih
(perseorangan atau kelompok) yang terjadi apabila salah satu pihak merasa
kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi (Lembaga
Administrasi Negara, 2000:23).
Apabila Saudara mendengar kata konflik apa yang terfikirkan
dalam benak Saudara dan bagaimanakah perasaan Saudara?
24
Selanjutnya Hanmer dan Hogan (Suprapti, 2006:32) mengatakan bahwa
yang dimaksud dengan konflik adalah segala macam bentuk pertikaian yang
terjadi dalam organisasi, baik antara individu dengan individu, individu dengan
kelompok maupun kelompok yang bersifat antagonis.
Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa (Suprapti,
2006:ibid): konflik terkait dengan persepsi pihak yang bersangkutan yang
merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi, terlepas
dari ada atau tidak ada halangan tersebut. Apabila konflik ini dibiarkan maka
akan menghancurkan kemajuan tim, sebaliknya juga dapat mengarah pada
pengambilan keputusan yang mantap bila dikelola dengan baik.
Hasil dari suatu konflik tergantung pada bagaimana mengelolanya. Untuk
itu perlu mengenali konflik secara dini. Isyarat adanya konflik (Chang, 1999:32)
antara lain:
1. Anggota kelompok memberikan komentar dan saran dengan penuh emosi;
2. Anggota tim menyerang gagasan orang lain sebelum gagasan tersebut
diselesaikan;
3. Anggota tim saling menuduh bahwa mereka tidak memahami masalah yang
sebenarnya,
4. Anggota Tim selalu beroperasi dan menolak untuk berkompromi dan anggota
tim saling menyerang secara langsung pada pribadinya
Menurut Bolton (Suprapti, 2006:34) sumber-sumber konflik adalah :
1. Menghalangi pencapaian sasaran perorangan;
2. Kehilangan status;
3. Kehilangan otonomi atau kekuasaan;
4. Kehilangan Sumber-sumber;
5. Merasa diperlakukan tidak adil;
6. Mengancam nilai dan norma;
7. Perbedaan persepsi dan lain sebagainya.
Sedangkan Robert B. Maddux (2001:22), penyebab konflik sebagai berikut :
1. Perbedaan kebutuhan, tujuan,dan nilai-nilai
2. Perbedaan cara pandang terhadap motif, ajaran, tindakan, dan situasi
3. Perbedaan harapan terhadap hasil suka >< tidak suka
25
D. Enggan untuk bekerjasama
Adanya konflik akan berdampak terjadinya perubahan-perubahan dalam
suatu kelompok, organisasi atau tim kerja. Perubahan tersebut meliputi perubahan
di dalam kelompok itu sendiri maupun perubahan antar kelompok. Adapun
perubahan di dalam kelompok, yakni :
1. Meningkatnya kepaduan kelompok untuk menghadapi konflik eksternal
dengan mengesampingkan perbedaan individu.
2. Munculnya kepemimpinan yang otokratis, yakni dalam menghadapi kondisi
yang kurang kondusif perlu adanya pemimpin yang kuat / otokratis.
3. Munculnya perhatian atas kegiatan, toleransi membuang-buang waktu
menurun, kepuasan secara individu sementara terkesampingkan, semua
perhatian tertuju pada konflik yang dihadapi.
4. Penekanan pada kesetiaan, dalam situasi konflik; interaksi dengan anggota
diperkuat dan interaksi anggota dengan kelompok lain merupakan pelanggaran.
Sedangkan perubahan di antara kelompok antara lain sebagai berikut :
1. Persepsi yang terganggu, merasa dirinya/kelompoknya lebih penting dari yang
lain.
2. Stereotip negatif lebih menonjol, hal-hal negatif yang sudah terpendam dapat
timbul kembali.
3. Menurunnya komunikasi. Akibat terjadinya konflik biasanya komunikasi antar
kelompok menurun dratis atau justru malah hilang sama sekali, pengambilan
keputusan sulit dilakukan (terganggu), para pelanggan atau fihak-fihak yang
dilayani terganggu.
Konflik akan tambah merebak apabila :
1. Tindakan bermusuhan;
a. Anggota Tim memasuki permainan menang kalah;
b. Mereka lebih senang memenangkan kemenangan pribadi daripada
memecahkan masalah.
2. Memegang posisinya dengan kuat; Anggota tim tidak melihat perlunya
mencapai tujuan yang menguntungkan, mereka memegang teguh posisinya,
mempersempit komunikasi dan membatasi keterlibatannya satu sama lain.
26
3. Keterlibatan emosional; Anggota tim mempertahankan posisinya secara
emosional.
Tidak setiap orang merespon konflik dengan cara yang sama, respon
tersebut (Suprapti, 2006:ibid) antara lain :
1. Konfrontasi agresif,
2. Melakukan manuver negatif,
3. Penundaan terus menerus, serta
4. Bertempur secara pasif.
Sebagian besar manusia menganggap bahwa konflik itu suatu hal yang
merugikan dan harus dihindari, tetapi sebagian yang lain menyadari bahwa dalam
berinteraksi dengan orang lain mungkin pada suatu saat akan terjadi konflik, dan
itu dianggap sebagai hal yang wajar. Faham yang terakhir ini menganggap bahwa
dengan adanya konflik justru dapat menambah wawasan dan informasi untuk
kemajuan. Oleh karenanya konflik perlu diantisipasi dan dikelola dengan baik dan
sistematis artinya tim merespon dari segi positif. Apabila hal ini yang terjadi
maka pemecahan konflik mengarah ke hal yang positif. sadar untuk Respon
tersebut adalah Mengarahkan energi secara sehat dan langsung untuk
memecahkan masalah atau tidak ada reaksi secara emosional, melakukan upaya
yang menanggapinya dengan cara rasional. Respon yang tepat ini akan
memperkuat tim kerja dan melancarkan jalan untuk mengatasi konflik, Huruf
Tionghoa krisis berarti kesempatan yang mengandung resiko. Untuk itu maka
perlu melihat konflik tidak selalu mengandung resiko, tetapi juga merupakan
kesempatan-kesempatan yang bersifat petualangan, tantangan, kegembiraan dan
kesempatan-kesempatan.
Gaya tanggapan setiap anggota tim dalam menghadapi suatu konflik
menurut Robert B. Maddux (2001:57) dapat diklasifikasikan ke dalam 5 (lima)
pola seperti yang tertuang dalam Tabel Gaya Tanggapan Terhadap Konflik
berikut.
27
TABEL 1
GAYA TANGGAPAN TERHADAP KONFLIK
No Gaya Ciri Perilaku Alasan Penyesuaian
1 Menghindar Tidak mau
berkonfrontasi.
Mengabaikan atau
melewatkan pokok
permasalahan.
Menyangkal bahwa hal
tersebut merupakan
masalah.
Perbedaan yang ada terlalu
kecil atau terlalu besar
untuk diselesaikan. Usaha
penyelesaian mungkin
mengakibatkan rusaknya
hubungan atau menciptakan
masalah yang lebih
kompleks.
2 Mengakomodasi Bersikap menyetujui,
tidak agresif. Kooperatif
bahkan dengan
mengorbankan
keinginan pribadi.
Tidak sepadan jika
mengambil resiko yang
akan merusak hubungan &
menimbulkan
ketidakselarasan secara
keseluruhan.
3 Menang/Kalah Konfrontatif, menuntut
dan agresif. Harus
menang dengan cara
apapun.
Yang kuat menang. Harus
membuktikan superioritas.
Paling benar secara etis dan
profesi.
4 Kompromi Mementingkan
pencapaian sasaran
utama semua pihak serta
memelihara hubungan
baik. Agresif namun
kooperatif.
Tidak ada ide individu yang
sempurna. Seharusnya ada
lebih satu cara yang baik
dalai melakukan sesuatu.
Anda harus berkorban
untuk dapat menerima.
5 Penyelesaian
masalah
Kebutuhan kedua belah
pihak adalah sah dan
penting. Penghargaan
yang tinggi terhadap
sikap saling mendukung.
Tegas dan kooperatif.
Ketika pihak-pihak yang
terlibat mau membicarakan
secara terbuka pokok
permasalahan, solusi yg
saling menguntungkan
dapat ditemukan tanpa satu
pihakpun dirugikan
E. Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik
Gejala konflik dalam tim dinamis tidak dibiarkan berlarut-larut tetapi
diselesaikan secara terbuka. Adapun beberapa langkah dalam penyelesaian
konflik tersebut secara skematis menurut Richard Y. Chang (1999:35) adalah
sebagai berikut :
28
Bagan 1
Alur Penyelesaian Konflik
E. Rangkuman
1. Tim adalah suatu kelompok yang berinteraksi secara positif dengan hubungan
secara timbal balik sesuai fungsi dan tugas masing-masing individu untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Unsur-unsur tim yang dinamis antara lain : menyatakan secara jelas misi dan
tujuan tim, beroperasi secara kreatif, memfokuskan pada hasil, memperjelas
peran dan tanggung jawab, diorganisasikan dengan baik, dibangun atas
kekuatan individu, saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain,
mengembangkan iklim tim, menyelesaikan ketidaksepakatan, berkomunikasi
secara terbuka, membuat keputusan secara obyektif, dan mengevaluasi
efektifitasnya sendiri. Tahapan pembentukan tim meliputi : forming, norming,
storming, dan performing.
3. Konflik terkait dengan persepsi pihak yang bersangkutan yang merasa
kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi, terlepas dari
ada atau tidak ada halangan tersebut. Apabila konflik ini dibiarkan maka akan
29
menghancurkan kemajuan tim, sebaliknya juga dapat mengarah pada
pengambilan keputusan yang mantap bila dikelola dengan baik. Ada lima
gaya merespon konflik yaitu menghindar, mengakomodasi, menang/kalah,
kompromi, dan penyelesaian masalah.
4. Teknik pemecahan konflik terdiri dari enam langkah sebagai berikut : (1)
Langkah 1: mengakui adanya konflik., (2) Langkah 2: identifikasi masalah,
(3) Langkah 3: dengarkan semua sudut pandang dan kumpulkan fakta, akibat,
dan opini, (4) Langkah 4: lakukan pengkajian penyelesaian masalah, (5)
Langkah 5: dapatkan kesepakatan untuk menemukan solusi, dan (6) Langkah
6: jadwalkan sesi tindak lanjut untuk mengkaji.
F. Evaluasi
Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas
1. Jelaskan pengertian tim.
2. Jelaskan unsur-unsur tim dan tahapan pembentukan tim.
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan konflik dan respon apa saja yang
mungkin timbul terhadap konflik.
4. Jelaskan teknik penyelesaian konflik.
30
BAB VI
NILAI-NILAI, NORMA DAN KOMITMEN BELAJAR
A. Nilai – Nilai dan Norma (Values and Norms) :
Guna menemukan nilai yang mempunyai kesesuaian dengan pribadi
seseorang (peserta diklat) dalam belajar bersama, diberikan tugas perseorangan
dan tugas kelompok yaitu :
1. Memilih sejumlah nilai pada lembar himpunan nilai yang diberikan yang
sangat terpaut dengan kesesuaian pribadi peserta dalam belajar bersama;
2. Pilihan nilai pribadi didiskusikan dalam kelompok dan selanjutnya disarikan
untuk dipilih sejumlah nilai tertentu untuk dijadikan “Norma Belajar
Bersama”.
B. Komitmen Belajar (Learning Commitment):
Komitmen menerapkan nilai belajar bersama yaitu norma belajar bersama
yang telah dibangun merupakan perwujudan komitmen belajar. Tindakan lebih
lanjut dalam upaya membangun komitmen belajar, maka peserta ditugaskan
untuk membuat “Jurnal Harian” atas proses pembelajaran yang telah diberikan
setiap hari, yaitu peserta diminta memberikan catatan, ungkapan dan kesimpulan
dengan membuat rangkuman atas pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
1. Kejadian apa saja yang dialami dan diamati selama proses pembelajaran;
2. Apa saja yang dirasakan atau bagaimana perasaan peserta selama mengikuti
pembelajaran;
3. Pengalaman baru yang mempunyai kesan mendalam;
4. Kesan manfaat belajar apa yang dapat diperoleh yang berpengaruh bagi karier
anda ke depan;
5. Manfaat apa yang mungkin dapat diterapkan dalam pertumbuhan atau
perkembangan organisasi peserta.
C. Rangkuman
1. Nilai-nilai pribadi peserta diklat selanjutnya diformulasi menjadi norma kelas
yang disepakati. Langkahnya yaitu peserta memilih nilai pribadi yang tersaji
31
dan dianggap paling sesuai, selanjutnya didiskusikan dalam kelompok untuk
disarikan menjadi norma kelas dalam pembelajaran.
2. Norma belajar bersama yang telah dibangun merupakan perwujudan
komitmen belajar yang ditindaklanjuti dengan berbagai kegiatan.
D. Evaluasi
Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan norma kelas dan langkah
pembentukannya.
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komitmen belajar dan apa saja kegiatan
yang merupakan tindak lanjutnya.
32
DAFTAR PUSTAKA
Chang, Richard Y. 1999. Membangun Tim yang Dinamis. Jakarta : PT. Gramedia.
--------------, 1999. Sukses melalui Kerja Sama TIM. Jakarta : PT. Gramedia.
Maddux, Robert B. 2001. Team Building, Terampil Membangun Tim Handal, Edisi
ke-dua, penterjemah Kristiyabudi P. Hananto, Surabaya : PT. Erlangga.
Pranoto, Juni dan Wahyu Suprapti, 2000. Pengembangan Potensi Diri. Modul
SPAMA, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
--------------, 2000. Leadership Laboratory. Bahan Ajar Diklat SPAMA, Jakarta :
Lembaga Administrasi Negara.
Suprapti, Wahyu, 2006. Membangun Kerjasama Tim. Modul Prajabatan Golongan
III. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.
OBSERVASI LAPANGAN
Disusun Oleh :
HERU PURNAMA, S.Kom, MAP
ZAINURI, S.Pd, MSi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i
DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii
BAB I PENDAHULUAN…….……………………………………………………. 1
A. Latar Belakang……..……………………………………………………. 1
B. Deskripsi Singkat…………………………………………..……………. 2
C. Hasil Belajar……………………………..…..…….……..……………… 2
D. Indikator Hasil Belajar…………………………………………………. 2
E. Materi Pokok…………………………………………………………….. 2
F. Manfaat…………………………………………………………………… 2
BAB II PENJELASAN UMUM MEKANISME OBSERVASI LAPANGAN…... 3
A. Obyek dan Materi……………………………………………………….. 3
B. Organisasi………………………………………………………………… 3
C. Jadwal Kegiatan…………..……………………………………………... 4
BAB III PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA……………………….…… 5
A. Metode Pengumpulan Data…………………………...………………… 5
B. Latihan………………………………………………...…………………. 6
C. Rangkuman………………………………………………………………. 6
BAB IV PENCATATAN INFORMASI……………………………………………. 7
A. Pengumpulan Data………………………………………………………. 7
B. Jenis-jenis Data………………………………………………………….. 7
C. Latihan…………………………………………………………………… 8
D. Rangkuman……………………………………………………………… 8
BAB V PELAPORAN DAN PRESENTASI……………………………………….. 9
A. Penyusunan Laporan……………………………………………………. 9
B. Presentasi……………………..………………………………………….. 0
C. Latihan…………………………………………………………………… 11
D. Rangkuman……………………………………………………………… 11
BAB VI PENUTUP…………………………………………………………………. 12
A. Kesimpulan.……………………………………………………………… 12
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 13
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Observasi Lapangan (OL) merupakan bagian integral dari program Diklat
Kearsipan, yang merupakan penerapannya melalui upaya mencocokkan antara teori yang
di peroleh di kelas, pengalaman peserta di tempat tugas masing masing dan kenyataan
yang diamati di tempat observasi lapangan (praktek kerja lapangan). Melalui observasi
lapangan peserta akan dapat melihat sejauh mana pengetahuan yang diperoleh di kelas
dapat diterapkan/diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan dan
pembangunan serta pelayanan publik baik di lokus maupun di unit kerja asal peserta.
Dengan demikian peserta akan menjadi terlatih untuk mengamati lingkungan dan
mengasah ketajaman serta kemampuan melakukan identifikasi, analisis dan mampu
menemukan pokok masalah dan kemudian menetapkan/merumuskan solusi
penanggulangannya.
Adapun kompetensi yang dipersyaratkan bagi pengelola kearsipan yaitu antara
lain memiliki kemampuan menyusun strategi perencanaan program di bidang
administrasi sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan. Sehingga kegiatan observasi
lapangan akan menjadi suatu sarana latihan mengembangkan dan meningkatkan
wawasan.
Peserta sebagai unsur aparatur negara dan abdi masyarakat senantiasa dituntut
untuk memiliki kemampuan yang professional jujur, adil, beretika dan bertanggungjawab
dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Hal ini sangat ditentukan oleh tingkat
intelegensia, pengetahuan, kemampuan kerjasama serta pemahaman terhadap tugas dan
fungsi unit organisasinya.
Oleh karena itu hasil laporan observasi lapangan dari peserta perlu dituangkan
dalam suatu laporan. Penyusunan laporan ini dilakukan baik secara perorangan maupun
bersama dalam kelompok melalui kegiatan “Group Decision Making”.
2
B. Deskripsi Singkat
Dalam modul ini dibahas tentang metode dan instrument pengumpulan data, pelaksanaan
pengumpulan data, analisis data dan penyusunan laporan observasi lapanagan
C. Hasil Belajar
Setelah mengikuti proses pembelajaran Observasi Lapangan ini, peserta mampu
memahami, menjelaskan dan menerapkan data/informasi dan masalah pelayanan public
di bidang kearsipan untuk dianalisis dan dicari cara pemecahannya di instansi yang
dikunjungi.
D. Indikator Hasil Belajar :
1. Peserta diklat mampu mengeksplorasi pengelolaan arsip;
2. Peserta diklat mampu menerapkan pengelolaan arsip di instansi masing-masing;
E. Materi Pokok :
1. Penjelasan Umum Mekanisme Observasi Lapangan.
2. Pelaksanaan Pengumpulan Data (Kunjungan Lapangan).
3. Pencatatan Informasi.
4. Pelaporan dan Presentasi .
F. Manfaat
Berbekal hasil belajar Observasi Lapangan ini, peserta diklat kearsipan diharapkan
memperoleh pengalaman dan gambaran nyata tentang :
1. Pengelolaan arsip ;
2. Pelaksanaan dan penataan arsip;
3. Penerapan Hasil Pengamatan guna peningkatan administrasi kearsipan dengan baik
dan benar di instansinya.
3
BAB II
PENJELASAN UMUM MEKANISME OBSERVASI LAPANGAN
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami
mekanisme observasi lapangan.
A. Obyek dan Materi
1. Obyek
Obyek observasi lapangan adalah unit kerja ( instansi, Pemerintah, BUMD,
Perusahaan , Swasta maupun organisasi lain) yang di dalam gerak opersionalnya
dapat dijadikan obyek pengamatan, obyek pembanding dan bermanfaat bagi seluruh
maupun sebagian peserta dan penyelenggara dalam upaya meningkatkan kinerja
pengelolaan arsip di tempat utgas masing-masing. Unit kerja seperti diatas dapat
dijadikan obyek observasi lapangan dan dapat disesuaikan dengan jumlah kelompok
peserta ang dibentuk dan atas dasar kesepakatan antara penyelenggara dengan
pimpinan unit kerja yang di kunjungi.
2. Materi
Observasi lapangan pada dasarnya dilakukan untuk memberikan
pemahaman pengelolaan arsip yang nyata dilaksanakan oleh Instansi, termasuk di
dalamnya adalah komitmen dan prosedur kerja yang ada di lokus. Materidigali dari
ceramah, pengamatan, dan diskusi serta literature.
Dalam pelaksanaan observasi lapangan perlu ditetapkan focus masalah dari
aspek perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan, sarana dan prasarana, pengawasan dll
yang dianggap aspek mempengeruhi manajemen kearsipan.
B. Organisasi
1. Peserta
Observasi lapangan peserta dibagi ke dalam kelompok kecil dengan jumlah
5 - 6 orang tergantung keperluan penyelenggaraan diklat, dengan keperluan
4
kelompok minimal terdiri dari : Ketua, Sekretaris, Penyaji. Kepengurusan ini dapat
disesuaikan dengan keperluan nyata pada waktu penentuan masalah yang ingin
diamati pada lokus.
2. Penyelenggaraan.
Penyelenggaraan diklat kearsipan dimaksud untuk menambah kompetensi
bidang pada peserta, di dalam pelaksanaan observasi lapangan pimpinan rombongan
oleh instansi penyelenggara dengan dibantu oleh staf administrasi dan teknis yang
berfungsi untuk memfasilitasi pelaksanaan observasi lapangan
C. Jadual Kegiatan
Untuk kelancaran pelaksanaan observasi lapangan, perlu dilakukan
persiapan yang terkoordinasi antara penyelenggara, widyaiswara/ pembimbing dan
peserta serta unit kerja yang akan dijadikan lokus pembelajaran observasi lapangan.
Kegiatan observasi lapangan suapaya mendapat hasil yang maksimal maka
dilakukan beberapa kegiatan persiapan yaitu :
1. Pembahasan rencana observasi lapangan dengan penyelenggara diklat,
pembimbing dan peserta :
2. Penyelesaian administrasi keperluan observasi lapangan
3. Penjajakan lokus oleh penyelenggara diklat ;
4. Pembagian kelompok ;
5. Penyiapan dan penyusunan daftar pertanyaan.
Kegiatan observasi lapangan yang dilakukan satu hari diharapkan dapat
memberikan gambaran manfaat yang besar dan dapat disajikan untuk menyusunan
laporan dan presentasi.
5
BAB III
PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA
( KUNJUNGAN LAPANGAN )
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami metode
dan instrumen pengumpulan data, guna penyusunan laporan observasi lapangan.
A. Metode Pengumpulan Data
Metode atau cara adalah pengetahuan tentang cara-cara (Science of methods). Dalam
konteks observasi lapangan ini “metode” adalah “totalitas cara” untuk melakukan
pengamatan guna menemukan kebenaran sesuai teori (science). Kegiatan observasi
lapangan dimaksudkan adalah untuk melakukan pengamatan secara langsung yang
didasari oleh kebenaran ilmiah. Adapun kegiatan pengamatan dilakukan guna menggali
dan mengumpulkan data yang menjadi kebutuhan dan relevan sesuai dengan topik kajian
pengembangan kearsipan. Instrumen adalah alat untuk mengumpulkan data. Instrumen
mudah dibayangkan bila apa yang diukur jelas (tangible).
1. Mempelajari dan mengkaji dokumen-dokumen yang relevan dengan topik bahasan;
2. Mengikuti ceramah yang berisikan keberhasilan atau kebijakan dari pejabat yang
bertanggungjawab terhadap keberhasilan pengelolaan administrasi kearsipan di
tempat obyek observasi lapangan;
3. Melakukan diskusi hasil pengumpulan data.
Adapun instrument yang umum di persiapkan adalah sebagai berikut :
1. Kuesioner.
2. Pedoman wawancara.
3. Pedoman observasi lapangan.
Langkah-langkah yang harus dicermati adalah :
1. Ceramah Pejabat di Lokus OL berkaitan dengan kebijakan pengelolaan Kearsipan;
2. Program kearsipan dapat dilihat dari beberapa aspek kelembagaan, ketatalaksanaan
maupun sumber daya manusia.
6
3. Menyusun instrumen berkaitan dengan indikator keberhasilan;
4. Melakukan wawancara untuk mendapatkan data/informasi dan memperdalam
instrumen yang telah disampaikan;
5. Melakukan pengolahan data/informasi sebagai bahan diskusi/kompilasi hasil
penjajakan;
6. Menyusun laporan hasil observasi lapangan.
C. Latihan
1. Dalam membuat instrumen OL, apa yang sebaiknya harus dicermati sebagai langkah
awal? Jelaskan!
2. Ceramah adalah salah satu metode dalam kegiatan OL, apa saja yang harus dicermati
pada saat pimpinan Instansi/Daerah berbicara?
3. Dalam penyusunan kuesioner, bentuk-bentuk apa saja yang Saudara ketahui?
D. Rangkuman
Metode sebagai bentuk atau cara yang dapat digunakan dalam kegiatan pembelajaran
adalah dengan melakukan pengamatan guna menemukan kebenaran sesuai teori. Suatu
metode dapat diterapkan berkaitan dengan kegiatan pengumpulan data/informasi yang
menjadi kebutuhan dan relevan sesuai dengan topik kajian dengan persiapan. Selanjutnya
dengan menggunakan instrumen dalam bentuk kuesioner, pedoman wawancara, dan
pedoman observasi lapangan.
7
BAB IV.
PENCATATAN INFORMASI
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu melakukan pengumpulan
data/informasi, guna penyusunan laporan observasi lapangan
A. Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah kegiatan yang paling penting dalam melakukan
observasi lapangan. Semua kegiatan observasi lapangan yang dilakukan dengan
pengamatan dimaksudkan pengumpulan data, sehingga tanpa data observasi lapangan
tidak berguna dan tidak akan memberi hasil kajian.
Dengan mempersiapkan instrument pengumpulan data maka peserta dapat
dengan cepat dan terarah dalam pengambilan data dalam waktu singkat. Kegiatan
observasi lapangan satu hari harus dibuat sedemikian rupa sehingga hasil maksimal.
Observasi lapangan yang telah mempersiapkan instrument seperti diatas akan
menguji instrument sehingga dapat digunakan untuk mencari data dari kegiatan
mendengarkan dan pengemetan di lokus . Data yang dimaksud adalah segala sesuatu
yang ditemukan dilapangan yang ada relevansinya dengan topik pembahasan yang sudah
dicatat (record). Segala sesuatu itu bisa dokumen, sarana dan prasarana, SDM, kebijakan,
system dan prosedur (sisdur) dan lain-lain.
B. Jenis-jenis Data
Agar dapat lebih memahami apa itu data, maka berikut ini disampaikan jenis-jenis data
sebagai berikut :
1. Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka-angka;
2. Data kualitatif adalah data yang berbentuk non angka seperti kondisi baik, jelek;
3. Data primer adalah data yang diambil dengan kuesioner yaitu langsung dari
sumbernya;
4. Data sekunder adalah data yang telah tersedia biasanya diambil dari dokumen
atau informasi;
8
C. Latihan
1. Apakah kualitas data dapat menunjukkan keberhasilan penyusunan Observasi
Lapangan? Jelaskan!
2. Apa saja yang harus dicari dalam sebuah dokumen?
D. Rangkuman
Keberhasilan kegiatan observasi lapangan sangat tergantung dari kualitas data
yang dihasilkan, apakah menjadi kebutuhan dan relevan dengan topik kajian, mudah
untuk melakukan identifikasi masalah, maupun analisis masalah dan jelas untuk
menetapkan sebuah solusi dari pembahasan. Ada sembilan jenis data dan mempunyai
karakteristik masing-masing.
9
BAB V
PELAPORAN DAN PRESENTASI
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu melakukan analisis sesuai
data lapangan yang dihasilkan, guna penyusunan laporan dan membuat presentasi
sesuai kegiatan observasi lapangan
A. Penyusunan Laporan
Diakhir kegiatan observasi lapangan adalah menyusun laporan observasi
disini hasil pembelajaran pada unit kerja secara nyata melaksanakan manajemen
kearsipan. Dalam penulisan laporan hasil Observasi Lapangan atau lazim disebut
“Identifikasi dan Analisis Masalah” dan/atau “Analisis dan alternative pemecahan
masalah”. Di bagian ini peserta dituntut untuk mengerahkan segala kemampuan
analisisnya dengan menggunakan dasar pemikiran teori yang relevan untuk menganalisis
penyebab dari suatu permasalahan dan menghidangkan alternatif-alternatif pemecahan
yang tepat.
Beberapa pertanyaan perlu dipertimbangkan agar hasil analisis dapat dilakukan secara
obyektif, efektif dan efisien antara lain:
a. Data dan informasi apa saja yang perlu dilaporkan ?
b. Bagaimana dan dengan teknik apa analisis dilakukan ?
c. Bagaimana dan dalam bentuk apa data dan informasi yang ada disajikan ?
d. Bagaimana kaitan temuan dengan permasalahan dalam topik kajian dan kerangka
berpikir observasi lapangan ?
Bentuk laporan sistematika adalah :
1. Pendahuluan
2. Isi
3. Penutup
10
Secara utuh sistematika laporan adalah sebagai berikut :
Judul
Kata pengantar
Daftra isi
Bab I Pendahuluan
a. Latar belakang
b. Perumusan masalah
Bab II Gambaran Umum
a. Visi dan Misi serta Tupoksi
b. Prosedur kerja dalam melaksanakan manajemen arsip
c. Penangan arsip di unit kerja yang bersangkutan.
Bab III. Analisa dan Pemecahan Masalah
a. Identifikasi data dan informasi.
b. Analisa data dan hasil temuan.
Bab IV Penutup
a. Kesimpulan
b. Rekomendasi
Daftar pustaka
Lampiran.
B. Presentasi
Setelah membuat laporan yang di susun secara kelompok oleh peserta maka
kelompok tersebut menyusun bahan presentasi yaitu memberikan penyajian yang lengkap
dimulai dengan menyusun bahan dan kemudahan dalam memaparkan hasil observasi
lapangan.
Bahan yang dapat dijadikan untuk memaparkan dan penyusunan bahan adalah
laporan observasi lapangan yang telah selesai dibuat. Dengan dukungan komputer maka
akan mempermudah membuat laporan seperti program power point yang menyediakan
fasilitas presentasi.
11
C. Latihan
1. Bagaimanakah cara untuk menyusun laporan data lapangan ? Jelaskan!
2. Setujukah Saudara bahwa instrumen/alat analisis mempunyai kekhususan dan
kegunaan masing-masing? Jelaskan!
D. Rangkuman
Analisis data lapangan bertujuan untuk mendapatkan ketepatan dan kebenaran dari
ata/informasi yang diperoleh. Melakukan analisis berarti melakukan identifikasi
permasalahan untuk menyusun laporan yang dapat di buat bahan presentasi
12
BAB VI
P E N U T U P
A. Kesimpulan
Setelah menguraikan bahan dari modul ini maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu :
1. Dalam melakukan pengamatan pada kegiatan OL, metode yang digunakan dapat
menemukan kebenaran sesuai teori;
2. Keberhasilan kegiatan OL sangat tergantung dari kualitas data yang dihasilkan;
3. Penyusunan sebuah laporan OL harus memperhatikan ketepatan dan kebenaran dari
data/informasi yang diperoleh melalui hasil analisis;
4. Dalam penyusunan laporan OL harus memperhatikan komposisi tulisan dan
obyektivitas sesuai dengan fakta yang didapat sebagai data/informasi.
13
DAFTAR PUSTAKA
H.M. Mansyur dan Titiek Rostiah , Observasi lapangan , Bahan Ajar diklatpim IV,
LANRI- Jakarta 2001
Irawan, Prasetya, Dr, M.Sc, Logika dan Prosedur Penelitian,Lembaga Administrasi
Negara RI. STIA-LAN Press.
Soedjadi, Drs, F.X, MPA. (1995). Organisasi dan Metode, Jakarta: PT. Gunung Agung;
Soeparman, Atwi, Prof, DR, M.Sc. Model-Model Pembelajaran Interaktif, Jakarta