Modelowanie procesów biznesowych - BPM Trendsbpmtrends.pl/pdf2/Prezentacja1.pdf · Organizacja nie...
Transcript of Modelowanie procesów biznesowych - BPM Trendsbpmtrends.pl/pdf2/Prezentacja1.pdf · Organizacja nie...
BPMN – identyfikacja procesów, dlaczego i jak?
Piotr Biernacki – MGX Infoservice
• Wiele osób kwestionuje potrzebę identyfikacji i udokumentowania procesów biznesowych.
• Wykład ma przybliżyć podstawowe reguły modelowania za pomocą notacji BPMN, uzmysłowić jakie są konsekwencję braku identyfikacji procesów i pokazać dlaczego model BPMN lepiej nadaje się do analizy procesów niż ich opis słowny.
• Przedstawione również będą podstawowe konstrukcje BPMN, zakres ich wykorzystywania, znaczenie dobrych praktyk i metody weryfikacji umiejętności modelowania.
• Objęty normą ISO/IEC 19510:2013 BPMN jest jedynym powszechnym standardem modelowania procesów biznesowych.
2 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Nowoczesne systemy obiegu pracy nie
wymagają modelowania procesów
•Taki tekst spotykają Państwo często w ustach dostawców rozwiązań. – Nasze systemy dostarczają narzędzi do:
• Identyfikacji procesów
• Ręcznej ich realizacji
• Rejestracji najczęstszych ścieżek realizacji procesu
więc wcześniejsza analiza jest zbyteczna
– Nasze narzędzia mają wbudowane optymalne sposoby realizacji procesów
• Doświadczenie zdobywaliśmy podczas n wdrożeń i nasi klienci byli zadowoleni
więc jak je wdrożycie będziecie działać najsprawniej.
•Hola, czy aby na pewno?
3 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Organizacja nie ucząca się
• Przypadek z życia nie stosowania zasad analizy procesów biznesowych
– Duża organizacja zaimplementowała system obiegu pracy wspomagający jej działanie i
… uzyskała pogorszenie WSZYSTKICH parametrów pracy:
• zadania wykonywano dłużej,
• osobami o wyższych kompetencjach,
• nie uzyskano pożądanych parametrów procesów.
– Przyczyną tego był brak jasno sprecyzowanych wymagań dla zamawianego systemu wynikający ze szczątkowej analizy procesów w organizacji
– Niezadawalające wyniki wdrożenia spowodowały decyzję o zmianie systemu „na lepszy”. Nie przeprowadzono analizy procesów bo przecież analiza została po poprzednim nieudanym wdrożeniu.
• Czy to kolejne wdrożenie może się udać?
Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015 4
Kryteria sukcesu / porażki podczas wdrażania
systemów IT.
• Wdrożenie Systemu IT Sukces – tylko wszyscy niezadowoleni czy to częste zjawisko?
• Kiedy wdrożenie jest sukcesem a kiedy porażką – czy nastąpiła poprawa biznesu?
• Oczywiście termin i koszt wdrożenia są ważne ale najważniejsze są wymierne (finansowo) korzyści z wdrożenia.
– czy system zostało odebrany?
• Odebranie systemu IT jest sukcesem dostawcy ale nie zawsze – odbiorcy.
– czy dostawa jest dokładnie zgodna z zamówieniem?
• Otoczenie procesów się zmienia dlatego realizacja wdrożenia na stan z „przedwczoraj” może być zupełną porażką na „jutro”.
• Uwaga. Poprawę należy rozpatrywać w kontekście organizacji a nie pojedynczego zadania
5 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Kryteria sukcesu / porażki podczas wdrażania
systemów IT.
• Przyczyna porażki – brak analizy lub analiza nieprawidłowa
• Analiza fragmentu organizacji, gdzie najmniej „zmęczy” ludzi
• Brak analizy skali projektu – „na prototypie działało”
– brak nadzoru nad zmianami procesów
• Uporczywe trzymanie się stron zapisów z umowy
• Nie podążanie za zmieniającymi się wymaganiami procesów
– analiza systemowa zamiast biznesowej
• Wiem jak będzie realizowane ale nie wiem co potrzebuję
• Udowadnianie, że wybrany system jest „najlepszy”
– podejście typu – w aplikacji można zrobić wszystko ale kto to „wszystko” ma zrobić
• Klient nie ma kompetencji
• Producent – rozszerzenie zakresu umowy
– zewnętrzni analitycy biznesowi
• Kiepska analiza, ale firma nie ma kryteriów odbioru więc przyjmuje ją za dobrą monetę.
6 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Jak zwiększyć szansę na sukces
podczas wdrażania systemów IT?
• Budowanie kompetencji biznesowych w organizacji – Szkolenia, Uczelnie, Coaching
• Przekształcenie modelu procesów biznesowych w narzędzie pozyskiwania, utrzymywania i rozpowszechniania wiedzy o procesach nie tylko na potrzeby wdrożenia Workflow – Logika procesów
– Uwarunkowania procesów (skala, otoczenie)
– Kompetencje zawodowe (macierz odpowiedzialności RACIs)
– Inwentaryzacja wsparcia
– Wymagania procesów
• Automatyzacja procesów (w tym Workflow) przynosi kolosalne korzyści tylko wtedy, gdy są twarde kryteria oceny tego co chcemy uzyskać a to wymaga kadry, która wie jak się tego dowidzieć.
7 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Budowanie kompetencji biznesowych
w organizacji
• Identyfikacja procesów
– Dobór metod – w tym:
• Referencyjnej struktury procesów (np. APQC PCF)
• Notacji (BPMN)
• Sposobu prowadzenia projektów
• Zakresu identyfikacji
• Narzędzi wspierających
– Przeszkolenie zespołu analizującego procesy
• Szczegółowe dla osób dokumentujących procesy
• Ogólnego (szkolenie z czytania modeli) – dla pozostałych uczestników projektu
– Zamodelowanie procesów
– Weryfikacja poprawności (konsultanci wew./zewnętrzni)
• Zidentyfikowane procesy i ich otoczenie są podstawą do wyboru narzędzia wspierającego.
8 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Modelowanie w narzędziach Workflow
• Narzędzia Workflow posiadają własne narzędzia do modelowania są one jednak:
– Nakierowane na konfigurację obiegu a nie na analizę pracy
– Często poza standardami
– Często mało wydajne
– Wybór ich jako narzędzia do modelowania jest de facto wyborem narzędzia implementacji
• Dobre narzędzia Workflow potrafią komunikować się z narzędziami do modelowania poprzez standardy:
– XPDL (XML Process Description Language)
– BPMN DI
lub odczytywać natywne formaty narzędzi do modelowania (np. igxml)
9 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Dlaczego rozpoczynać od analizy
procesów? • Dlaczego automatyzujemy procesy?
– Obniżenie kosztów procesu
– Zmniejszenie obciążenia zasobów
• Bezpośrednie
• W innych procesach (np. raportowanie)
• Przeniesienie obciążenia na „tańsze zasoby”
– Skrócenie czasu operacji
– Zmniejszenie ryzyka usterki
– Skrócenie czasu pozyskiwania informacji o aktualnych wartościach mierników
• Planowanie zmian
• Wzmożenie nadzoru
– Sprostanie wymogom klientów
• Czyli te same korzyści ale po stronie klienta
• Automatyzacja to koszt – korzyści muszą być większe
• Zautomatyzowany bałagan pozostaje bałaganem
10 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Dlaczego rozpoczynać od analizy
procesów?
•Skąd wiemy, czy automatyzacja przyniesie korzyści? – „Wszyscy tak robią”
– Jeśli coś „robi się samo” to musi być taniej
– A może?
• Znamy koszt procesu
• Wiemy, jaki będzie koszt procesu /ów po zautomatyzowaniu
• Wiemy jaki będzie koszt automatyzacji
• Wiemy jakie zagrożenia występują w tym procesie
• Wiemy, jak zmieni się ryzyko w procesach
• Wiemy, jaki będzie koszt wdrożenia
• Wiemy, czy już warto automatyzować
•Automatyzacja nie zawsze przynosi korzyści – Ale tego nam dostawcy nie powiedzą.
11 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Dlaczego rozpoczynać od analizy
procesów?
•Tylko rozpoznanie procesów, ich uwarunkowań i wymagań PRZED rozpoczęciem ich automatyzacji / kolejnego etapu ich automatyzacji pozwala nam odpowiedzieć na pytania: – Czy już warto automatyzować procesy?
– Jaka powinna być kolejność wdrażania automatyzacji?
•Od dostawcy oczekujemy zaspokojenia naszych potrzeb, a nie dostawy „worka” często zbytecznych funkcjonalności.
•Tylko przeprowadzona analiza pozwala nam sformułować rzeczywiste wymagania w stosunku do narzędzi oferowanych nam przez dostawców
12 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Co powinna obejmować analiza?
•Identyfikację procesów w organizacji – Lub potwierdzenie poprzednich identyfikacji
•Wybór procesów potencjalnie do automatyzacji – Rozwojowe (strategia)
– Operujące na dużych ilościach transakcji
– Wymagające usprawnienia (analiza mierników i ryzyka)
– Wymagające współdziałania z innymi zautomatyzowanymi procesami
– Wymagające efektywniejszego nadzoru
•Analizę otoczenia procesów – Uwarunkowania
– Komunikacja z procesami innych organizacji
– Inwentaryzację systemów wspierających 13 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Co powinna obejmować analiza?
•Zamodelowanie procesów wg stanu aktualnego – Analiza przebiegu
• Potencjalne miejsca automatyzacji
• Istotne dane w procesie
• Powiązania pomiędzy procesami
• Komunikacja z innymi organizacjami
– Analiza wymagań
• Uzasadnienia biznesowe
•Proponowane modele procesów docelowych
•Analiza kosztów procesu przed i po automatyzacji – Pełna analiza wymaga symulacji
14 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Jak analizować?
•Kto powinien modelować i wykonywać analizy? – Zespół wewnętrzny
• Często brak doświadczenia
• Inne „ważne” zadania
– Konsultanci zewnętrzni
• Nastawienie na oddanie pracy
• Brak wewnętrznych (u odbiorcy) kompetencji na wyznaczenie im zadań i prawidłowego odbioru
– Firmy wdrażające oprogramowanie
• Tłumaczenie, że dostarczany produkt „jest właśnie waszą potrzebą”
• Analiza „po łebkach” bo za to im nie płacą
15 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Czym jest model procesu
a czym mapa procesów?
… i jakie są konsekwencje mylenia tych pojęć?
• Mapa procesu służy pokazaniu zależności pomiędzy elementami procesu / procesami
– Mapa nie opisuje jak potrzeba jest przekształcana w jej zaspokojenie,
– nie nadaje się do badania sprawności
• Model służy zobrazowaniu funkcjonowania procesu
– pełne, sparametryzowane modele procesów mogą służyć do ich symulacji / wykonania w narzędziach wspierających realizację procesów,
– nie nadaje się do analizy przestrzeni
• Mylenie pojęcia mapy i modelu powoduje:
– Błędy w zrozumieniu istoty procesów
– Niespójność modeli
– Braki w identyfikacji obszarów
16 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Jak modelować?
•Czego oczekujemy od notacji: – Będzie zrozumiała dla odbiorcy biznesowego
– Nie będzie limitować modelującego
– Pozwoli przekazać wystarczającą ilość informacji
– Pozwoli na precyzyjną definicję logiki przepływu
– Będzie zrozumiała dla dostawców
– Będzie zrozumiała dla partnerów z którymi musimy omawiać współpracę
•Innymi słowami notacja powinna być zgodna z jakimś standardem
17 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Jak modelować?
• BPMN
– Precyzyjny, powszechny standard dedykowany do modelowania procesów biznesowych nie związany z żadnym z producentów
• UML
– Standard „programistów”, dobry na etapie wdrożenia, gorszy – analizy. Narzędzia symulacyjne nie wykorzystują UML.
• EPC
– „Standard” jednego producenta, nieefektywny w dużych modelach
• Swimlane/Cross functional
– Powszechny, ale niedoprecyzowany
• „Własna” notacja
– Ryzyko nieporozumień z innymi organizacjami
• Zwykły diagram przepływu
– Bardzo niedoprecyzowany
18 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Jak modelować?
• Dlaczego BPMN?
– Stabilny standard – ISO/IEC 19510:2013
• Posiada niezależną polską certyfikację (IBS PAN)
– Silne wsparcie – ponad 75 producentów oprogramowania oficjalnie wspierających ten standard w tym:
• Mocno reprezentowany w : – Administracji Publicznej – Na uczelniach
– Wspierający inne powszechne standardy:
• WS-BPEL • XPDL
– Kompletny:
• Modelowanie przebiegu procesu w organizacji (orkiestracja)
• Modelowanie współpracy pomiędzy organizacjami (choreografia)
• Analiza komunikacji (konwersacja)
• Standard przeznaczony JEDYNIE do modelowania procesów biznesowych
19 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Czym jest BPMN?
• Business Process Model and Notation – BPMN, (Notacja i Model Procesu Biznesowego) jest:
– stabilną graficzną notacją
• opracowana w 2004 roku przez BPMI.(Obecnie BPI DTF komitet w OMG)
• aktualna wersja 2.0.2 – 01.2014
– służącą do opisu kroków, zdarzeń i logiki realizacji procesu biznesowego.
– zaprojektowaną tak, aby umożliwić odzwierciedlenie:
• przepływu procesu
• komunikacji pomiędzy różnymi procesami u różnych uczestników
• istotnych danych w procesie.
– Opisaną normą ISO/IEC 19510:2013 Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej.
– Jednoznaczność modeli BPMN umożliwia ich symulacje, jeśli narzędzie do modelowania potrafi ją wykonać.
Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015 20
Diagram procesu biznesowego
– podstawowe obiekty
• Elementy procesu – Okręgi – zdarzenia
– Zaokrąglone prostokąty – czynności
– Romby – bramki
• Elementy łączenia obiektów – Linia ciągła – przepływ procesu
– Linia przerywana – przepływ komunikatów
– Linia kropkowana – powiązania
– Linia podwójna – opcjonalnie konwersacje
• Miejsca realizacji procesu – Prostokąty izolowane – Baseny / Uczestnicy
– Prostokąty wewnętrzne – Tory / Role biznesowe
• Dane – Prostokąty z zgiętym rogiem – dane
– Cylindry – składnice danych
• Artefakty – Adnotacje
– Grupy
– Powiązania
– (Komunikaty)
Ba
se
n
To
r To
r
Adnotacja
Grupa
Komuikat
Zdarzenie
Czynność
Bramka
21 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Jakie są największe zagrożenia
w modelowaniu z BPMN?
• Niezrozumienie co jest procesem w kontekście BPMN
– Koncepcja żetonu
• Błędy w wybranych konstrukcjach uniemożliwiające:
– Prawidłową interpretację modelu
– Jego późniejszą automatyzację (jeśli konieczna)
• Źle dobrany sposób przedstawienia diagramu w stosunku do percepcji odbiorcy
• Niezrozumienie prawidłowych konstrukcji BPMN
– Najczęściej przy zaawansowanym modelowaniu
• Wiele tych zagrożeń związanych jest z niekompetencją:
– Modelujących
– Odbiorców
22 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Jakie są największe zagrożenia
w modelowaniu z BPMN?
•Brak ciągłości zmian – Akcyjność modelowania i pogłębionej weryfikacji
•„Przekomplikowanie” – Prezentacja rozwiązań musi dawać proste, jednoznaczne
odpowiedzi
•Niedomknięcie koła DMAIC – Definiuj
– Mierz
– Analizuj
– Implementuj
– Controluj
23 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Certyfikacja jako metoda na weryfikację
kompetencji
• OMG Certified Expert in BPM 2™
– Certyfikacja BPMN tylko z nazwy. Dwa poziomy:
• Fundamental
• Business Intermediate
– Tak naprawdę w Fundamental BPMN to tylko ok.40% pytań:
– W Intermediate jeszcze mniej – 35%
– Można zdać egzamin z BPMN 2.0 nie znając BPMN
• Polski certyfikaty BPMN – IBS PAN
– Dwa poziomy:
• Certyfikat podstawowych kompetencji BPMN
• Zaawansowany certyfikat BPMN
• Polski Certyfikat BPMN – ILiM
– Dwa poziomy: BPMN Junior i BPMN Senior
– Część Europejskiego Systemu Certyfikacji Logistyków
• W obu polskich 100% pytań dotyczy BPMN:
24 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Zamiast podsumowania
• Korzyści z zastosowania BPMN w identyfikacji procesów PRZED wdrożeniem systemów IT
– Powszechny standard
• Możliwość stosowania jeden notacji dla różnorodnych projektów
• Łatwość komunikacji modeli z innymi uczestnikami (partnerzy, dostawcy, analitycy)
– Kompletność standardu
• Nie ma ryzyka, że nie da się precyzyjnie odwzorować sytuacji biznesowej
– Dostępność narzędzi - różnorodne narzędzia wspierające
• Darmowe – dobre na rozpoczęcie „zabawy” z modelowaniem
• Komercyjne – wyższa efektywność i w rezultacie tańsze stosowanie (niższy koszt przygotowania modelu)
– Uniwersalność
• Nadaj się zarówno do prostych prezentacji jak i złożonych analiz.
25 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Zamiast podsumowania
• Korzyści ze szkoleń BPMN w celu przygotowania się do wdrożenia Workflow
– Skrócenie czasu (i kosztu) opanowania notacji
– Pozyskanie dobrych praktyk modelowania
– Poznanie notacji i przykładów użycia
– Poznanie technik służących:
• optymalizacji procesów
– Jakościowa – Ilościowa
• przygotowaniu dokumentacji na potrzeby wdrożeń systemów IT wspierających pracę przedsiębiorstw
• Korzyści z certyfikacji BPMN
– Wiarygodna weryfikacja kompetencji w zakresie modelowania
– Redukcja ryzyka związanego z analizą biznesową
26 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
I najważniejsze
Żeby wiedzieć
jak
najpierw trzeba wiedzieć
co
27 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015
Pytania i odpowiedzi
Piotr Biernacki
MGX Infoservice
Wilanowska 14a / 1ab
00-422 Warszawa
GSM +48 601 24 26 35
tel. +48 22 71 111 71
www.mgx.com.pl, www.igrafx.com, www.bpmn.org
28 Identyfikacja procesów - dlaczego i jak (C) MGX 2015