Modelli di testo per i materiali dei dipendenti

RISORSE DEL DATORE DI LAVORO

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I datori di lavoro sono tenuti a informare i propri dipendenti in merito ai loro diritti in relazione al congedo familiare retribuito mettendo a disposizione una guida per i dipendenti o altri materiali informativi.

Nelle seguenti pagine troverai alcuni modelli di testo da utilizzare e personalizzare in base alle tue politiche e procedure per il congedo familiare retribuito.

Nei materiali per i dipendenti dovrai indicare: Il nome della compagnia di assicurazione per il congedo familiare retribuito o un’annotazione per attestare che sei dotato di copertura assicurativa autonoma.

L’eventuale possibilità per i dipendenti di utilizzare il tempo maturato per integrare i sussidi del congedo familiare retribuito.

L’eventuale necessità di usufruire del congedo familiare retribuito insieme ad altre forme di congedo (ad esempio, congedo di maternità).

La responsabilità a carico dei dipendenti per la copertura dei premi dell’assicurazione sanitaria durante il periodo di congedo.

Le istruzioni su come richiedere il congedo familiare retribuito.

L’eventualità che tu, in qualità di datore di lavoro, decida di contribuire in tutto o in parte al versamento dell’importo dei premi per il congedo familiare retribuito dei dipendenti.

Per altri modelli di testo relativi a quanto sopra, puoi fare riferimento all’appendice riportata alla fine del presente documento.

Nota: i presenti materiali informativi non rappresentano una forma di consulenza legale né possono essere interpretati come tali. Ti consigliamo di sottoporre la bozza al rappresentante legale della tua azienda prima di preparare la versione definitiva.

Istruzioni per il datore di lavoro

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Il congedo familiare retribuito di New York offre un periodo di aspettativa tutelato per dare modo a un dipendente di:

Prendersi cura di un figlio appena nato, adottato o preso in affidamento, Prestare assistenza a un familiare che sia affetto da gravi problemi di salute, oppure Occuparsi di questioni familiari se un familiare è in servizio militare attivo all’estero.

Durante il congedo, la tua assicurazione sanitaria sarà sempre valida e potrai riprendere il tuo lavoro o uno simile al termine del congedo. Se contribuisci al costo dell’assicurazione sanitaria, dovrai continuare a versare la tua parte di premio durante il congedo familiare retribuito.

Sussidi -- TempoI sussidi per il congedo familiare retribuito verranno introdotti progressivamente nell’arco di quattro anni. I dipendenti idonei potranno usufruire del congedo familiare retribuito per un massimo di otto settimane nel 2018, fino a 10 settimane nel 2019 e nel 2020 e fino a 12 settimane nel 2021. Il congedo può essere richiesto in un’unica soluzione o frazionato a incrementi di giornate intere. Puoi usufruire del massimo sussidio per aspettativa in qualsiasi periodo di 52 settimane.

Sussidi -- RetribuzioneAnche i sussidi retributivi per il congedo familiare retribuito verranno introdotti progressivamente nell’arco di quattro anni. I sussidi sono una percentuale della tua retribuzione media settimanale, con un tetto massimo pari alla stessa percentuale del salario settimanale medio dello Stato di New York calcolato annualmente dal Dipartimento del lavoro dello Stato di New York. Tali sussidi corrispondono al 50% della tua retribuzione media settimanale per il 2018, al 55% per il 2019, al 60% per il 2020 e al 67% per il 2021.

ESEMPIO 1: Un dipendente che guadagna 1.000 $ alla settimana nel 2018 riceverà un sussidio di 500 $ alla settimana (50% di 1.000 $). Nel 2019, lo stesso dipendente riceverà un sussidio di 550 $ alla settimana (55% di 1.000 $).

ESEMPIO 2: Un dipendente che guadagna 2.000 $ alla settimana nel 2018 riceverà un sussidio di 652,96 $. Il sussidio di questo dipendente presenta un tetto massimo del 50% del salario settimanale medio dello Stato di New York, attualmente pari a 1.305,92 $. La metà di tale importo è 652,96 $.

IdoneitàTutti i dipendenti idonei hanno diritto a partecipare al congedo familiare retribuito.

Dipendenti a tempo pieno: i dipendenti con un orario di lavoro regolare di almeno 20 ore settimanali hanno diritto a ricevere i sussidi se risultano assunti da almeno 26 settimane consecutive.

Dipendenti part-time: i dipendenti con un orario di lavoro regolare inferiore alle 20 ore settimanali possono usufruirne dopo 175 giorni lavorati, anche non consecutivi.

L’idoneità può essere rilasciata indipendentemente dalla cittadinanza o dallo status di immigrazione.

Panoramica sul congedo familiare retribuito

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FinanziamentiIl congedo familiare retribuito viene finanziato tramite contributi nella busta paga dei dipendenti definiti annualmente in modo da corrispondere al costo della copertura. La percentuale di contributi dei dipendenti è sottoposta a una valutazione annuale ed è passibile di modifiche da parte del Dipartimento dei servizi finanziari dello Stato di New York.

Puoi utilizzare l’apposito strumento di calcolo sul sito ny.gov/PFLcalculator per ottenere una stima della tua ritenuta settimanale.

Eventi significativiNUOVO FIGLIO: puoi richiedere il congedo familiare retribuito durante i primi 12 mesi dalla nascita, l’adozione o l’affido di un bambino. Le madri in gravidanza non hanno diritto a ricevere il congedo familiare retribuito per la maternità. Il congedo familiare retribuito per la nascita di un bambino ha inizio dopo il parto. Non è disponibile nel periodo precedente.

MALATTIA GRAVE: puoi richiedere il congedo familiare retribuito per assistere un parente affetto da gravi problemi di salute. Questi parenti possono anche vivere al di fuori dello Stato di New York o all’estero. Non puoi richiedere il congedo familiare retribuito per problemi di salute personali.

Sono considerati gravi problemi di salute tutte le malattie, lesioni, disturbi o disturbi fisici o mentali che comportano:

Ricovero in ospedale, struttura per malati terminali o struttura sanitaria residenziale, oppure

Cura o supervisione continuativa da parte di un operatore sanitario.

Tra i parenti rientrano le seguenti figure:

Coniuge

Convivente

Figlio e figlio acquisito

Genitore e genitore acquisito

Suocero/a

Nonno/a

Nipote (di nonno/a)

CHIAMATA IN SERVIZIO MILITARE ATTIVO: puoi richiedere il congedo familiare retribuito nel caso in cui il tuo coniuge, convivente, figlio o genitore sia stato richiamato in servizio militare attivo all’estero o gli sia stato comunicato che verrà richiamato in servizio militare attivo all’estero. Non puoi utilizzare il congedo familiare retribuito per un evento significativo relativo a una chiamata militare che ti riguarda in prima persona.

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Diritti e tutele previsti La tutela del posto di lavoro garantisce che potrai riprendere il tuo lavoro (o uno simile) al ritorno dal congedo familiare retribuito.

Puoi mantenere la tua assicurazione sanitaria durante il congedo. Se contribuisci al costo dell’assicurazione sanitaria, dovrai continuare a versare la tua parte di premio durante il congedo.

Al datore di lavoro è fatto divieto di operare discriminazioni o ritorsioni nei tuoi confronti, se richiedi o usufruisci di un congedo familiare retribuito.

Non è necessario aver usufruito di tutti i giorni di malattia e/o ferie per poter richiedere il congedo familiare retribuito.

Ricevere il congedo familiare retribuito1. Informa il datore di lavoro. Se vuoi richiedere il congedo familiare retribuito, devi informare il datore di lavoro almeno

30 giorni prima dell’inizio del congedo, se prevedibile. In ogni caso, comunica le tue intenzioni al datore di lavoro il prima possibile.

2. Richiedi i moduli necessari. Contatta il datore di lavoro, la compagnia di assicurazione del datore di lavoro o visita il sito ny.gov/PaidFamilyLeave per richiedere i moduli necessari.

3. Completa e invia i moduli. Compila la Richiesta di congedo familiare retribuito (Modulo PFL-1) (Request For Paid Family Leave [Form PFL-1]) seguendo le istruzioni sulla copertina e inviala al tuo datore di lavoro. Il datore di lavoro dovrà quindi compilare la propria sezione del modulo e riconsegnarti il modulo entro tre giorni lavorativi. In caso di mancata risposta del datore di lavoro, puoi procedere alla fase successiva indicata qui sotto e inviare tutti i materiali direttamente alla compagnia di assicurazione del datore di lavoro per il congedo familiare retribuito.

4. Ottieni e allega la documentazione di supporto. La documentazione specifica o i moduli supplementari necessari per le varie forme di congedo sono indicati nella domanda di congedo familiare retribuito e nella pagina ny.gov/PaidFamilyLeaveApply.

5. Invia i moduli di domanda e la documentazione di supporto. Invia tutto alla compagnia di assicurazione del datore di lavoro per il congedo familiare retribuito. Puoi inviare la domanda prima dell’inizio del congedo oppure entro 30 giorni dall’inizio del congedo. La compagnia di assicurazione deve saldare o rifiutare la richiesta entro 18 giorni di calendario dal ricevimento dei moduli compilati.

Procedura e recapiti per il congedo familiare retribuito

Per ____________________________________________________, le richieste dei moduli e i moduli per il congedo

familiare retribuito devono essere indirizzati a: ________________________________________________________.

La nostra compagnia di assicurazione per il congedo familiare retribuito è: ___________________________________

____________________________________________________________________________________________.

Controversie Se la tua domanda di congedo familiare retribuito viene respinta, la compagnia di assicurazione o il datore di lavoro, se provvisto di assicurazione autonoma, ti darà tutte le informazioni necessarie per procedere con la richiesta di arbitrato. La composizione delle controversie relative alle domande è affidata a un arbitro imparziale.

NOME DEL DATORE DI LAVORO

NOME E/O INDIRIZZO E-MAIL DEL DIPARTIMENTO

NOME E RECAPITO DELLA COMPAGNIA DI ASSICURAZIONE

Contatta:Compagnia di assicurazione: __________________________________________________________________ o,

Per datori di lavoro dotati di assicurazione autonoma: _______________________________________________

INFORMAZIONI DI CONTATTO, SE PRESENTI

NOME E/O INDIRIZZO E-MAIL DEL DIPARTIMENTO, SE PRESENTI

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Reclami per discriminazioneI dipendenti sono tutelati da discriminazioni o ritorsioni a seguito della richiesta di un congedo familiare retribuito.

Se il tuo datore di lavoro interrompe il rapporto di lavoro con te, riduce l’importo del tuo salario e/o dei sussidi o commina una sanzione nei tuoi confronti a seguito della richiesta di un congedo familiare retribuito, invia al responsabile del congedo familiare retribuito per il tuo datore di lavoro una richiesta formale di reintegro compilando il modulo Richiesta formale di tutela del posto di lavoro per congedo familiare retribuito (Modulo PFL-DC-119) (Formal Request For Reinstatement Regarding Paid Family Leave [Form PFL-DC-119]), disponibile nella sezione dei moduli del sito ny.gov/PaidFamilyLeave. Presenta il modulo compilato al tuo datore di lavoro e invia una copia a:

Paid Family Leave, P. O. Box 9030, Endicott, NY 13761-9030

Se il datore di lavoro non provvede al tuo reintegro entro 30 giorni, puoi inviare un reclamo per discriminazioni in relazione al congedo familiare retribuito al Comitato infortuni sul lavoro compilando il modulo Reclamo per discriminazioni in relazione al congedo familiare retribuito (Modulo PFL-DC-120) (Family Leave Discrimination Complaint [Form PFL-DC-120]), disponibile anche nel sito web del congedo familiare retribuito. Dopo aver ricevuto il tuo reclamo, il Comitato infortuni sul lavoro raccoglierà i documenti e indicherà una data per l’udienza preliminare dinanzi a un giudice competente in materia di infortuni sul lavoro.

Per ulteriori informazioni sul congedo familiare retribuito, visita il sito ny.gov/PaidFamilyLeave o contatta l’Ufficio risorse umane.

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Appendice: Modello di testo per argomentoCome indicato nelle istruzioni per il datore di lavoro, alcuni aspetti del congedo familiare retribuito potrebbero richiedere una spiegazione più dettagliata o potrebbe essere opportuno fornire informazioni specifiche relative alle politiche della tua azienda. Di seguito vengono presentate alcune di queste considerazioni e vengono riportati i modelli di testo indicati in base alle circostanze.

1. Relazione con altre forme di congedo: la tua azienda potrebbe avere la necessità di affrontare la relazione che intercorre tra Congedo familiare retribuito dello Stato di New York (NYS Paid Family Leave [PFL]), legge federale sul Congedo familiare per motivi di salute (Family and Medical Leave Act [FMLA]), sussidio di invalidità a breve termine e indennità per infortunio sul lavoro.

Modello di testo:

Il congedo familiare retribuito può essere richiesto dai dipendenti che hanno diritto a un periodo di aspettativa ai sensi delle disposizioni FMLA. Il congedo familiare retribuito viene concesso insieme al congedo FMLA nei casi in cui il motivo del congedo è valido sia per il congedo familiare retribuito che per il congedo FMLA. I dipendenti idonei devono presentare domanda sia per il congedo familiare retribuito che per il congedo FMLA.

Non puoi percepire contemporaneamente sussidi di invalidità a breve termine e congedo familiare retribuito. Puoi ottenere più di 26 settimane non consecutive di invalidità a breve termine e un congedo familiare retribuito in un periodo di 52 settimane.

Se non sei in grado di lavorare e sei in possesso dei requisiti necessari per ricevere un’indennità per infortunio sul lavoro, non puoi percepire contemporaneamente i sussidi per il congedo familiare retribuito e l’indennità per infortunio sul lavoro. Se ricevi una retribuzione ridotta, puoi avere diritto al congedo familiare retribuito. Chiedi informazioni all’Ufficio risorse umane.

2. Tempo maturato ai fini dell’idoneità al congedo familiare retribuito: può essere opportuno chiarire che il periodo di aspettativa retribuito viene conteggiato come giornata lavorativa ai fini dell’idoneità al congedo familiare retribuito. Un datore di lavoro che opera trattenute salariali per il congedo familiare retribuito deve continuare a raccogliere i contributi dei dipendenti durante i periodi di aspettativa retribuiti.

Modello di testo: il periodo di tempo retribuito trascorso per ferie, giorni di malattia o di assenza per motivi personali può essere conteggiato per determinare l’idoneità di un dipendente.

3. Integrazione del congedo familiare retribuito con tempo maturato: può essere opportuno specificare se la tua azienda prevede per i dipendenti la possibilità di integrare il congedo familiare retribuito con il tempo maturato per il congedo in modo da ricevere l’intero salario.

Modello di testo: i dipendenti possono decidere se integrare o meno il congedo familiare retribuito con il periodo di congedo maturato in modo da ricevere l’intero salario durante la loro assenza.

4. Integrazione del tempo maturato con il congedo familiare retribuito: può essere opportuno specificare se la tua azienda prevede per i dipendenti la possibilità di utilizzare il periodo di congedo maturato in modo da ricevere l’intero salario. Se la tua azienda prevede questa possibilità, puoi richiedere il rimborso alla tua compagnia di assicurazione.

Modello di testo: i dipendenti possono decidere se utilizzare o meno il periodo di tempo maturato con i sussidi del congedo familiare retribuito in modo da ricevere l’intero salario durante la loro assenza.

5. Tempo di congedo maturato durante un congedo familiare retribuito: può essere opportuno chiarire se la tua azienda consente o meno ai dipendenti di continuare a maturare tempo di congedo durante un congedo familiare retribuito.

Modello di testo: durante un congedo familiare retribuito, i dipendenti continueranno/non continueranno a maturare giorni di malattia o ferie.

6. Politica per i coniugi che usufruiscono di un congedo familiare retribuito: se nella tua azienda lavora una coppia di coniugi, può essere opportuno illustrare la politica aziendale relativa alla possibilità per i coniugi di usufruire o meno contemporaneamente di un congedo familiare retribuito per lo stesso evento significativo (ad esempio, per prendersi cura di un nuovo figlio) o se invece possono usufruirne solo a turno.

Modello di testo: la politica aziendale consente solo a un dipendente per volta di usufruire di un congedo familiare retribuito per prendersi cura dello stesso bambino o per assistere lo stesso familiare.

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