Mémo de l’administrateurMémo de l’administrateur - 2 / 16 Sommaire Congés & Absences 3...
Transcript of Mémo de l’administrateurMémo de l’administrateur - 2 / 16 Sommaire Congés & Absences 3...
Eurécia- SAS au capital social de 37 000 € - RCS Toulouse 487 820 268 - n° de TVA intracommunautaire FR88487820268 - Siège : 2, rue du Stade - 31320 Castanet-Tolosan – France
Mémo de l’administrateur
Ce mémorandum guide les responsables RH, comptables, responsables
financiers, chefs de projets et administrateurs dans leur utilisation d’Eurécia.
Mémo de l’administrateur - 2 / 16
Sommaire
Congés & Absences 3
Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 3
Valider des éléments 4
Gérer des absences particulières 4
Préparer la paye 5
En fin de période de congés 6
Au besoin 6
Le circuit de validation d’une demande de congés 7
Temps & Activités 8
Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise 8
Préparer la paye 9
Initialiser les projets 10
Planifier les activités 10
Suivre les projets 10
Le circuit de validation d’une feuille de temps et d’activités 11
Suivi RH 12
Au fur et à mesure des arrivées, départs, et autres mouvements de personnel 12
Chaque mois, après la paye 12
Occasionnellement 12
Notes de Frais 13
Chaque mois 13
De temps en temps 14
Le circuit de validation d’une note de frais 15
Tous modules 16
Quand l’organisation change 16
Mémo de l’administrateur - 3 / 16
Congés & Absences
Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise
Un nouveau salarié arrive
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Nouveau salarié utilisateur
Renseigner a minima le nom, le prénom, l’email, la date d’embauche, le profil
congés, le circuit de validation, les modules souscrits
http://www.eurecia.com/guide/10530
notes
Un salarié évolue
Changer l’horaire de travail d’un salarié
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Emploi
http://www.eurecia.com/guide/10581
Modifier le profil congé d’un salarié
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Emploi
http://www.eurecia.com/guide/8745
Changer le profil utilisateur d’un salarié
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général
notes
Un salarié est sur le départ
http://www.eurecia.com/guide/10554
Mettre à jour la date de départ
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général
Traiter les demandes d’absences encore en cours
Module Congés & Absences > Vue Manager > Validation des demandes
Vérifier les soldes de congés
Module Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs Equipe
Archiver le salarié (une fois parti)
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général
notes
Mémo de l’administrateur - 4 / 16
Congés & Absences
Valider des éléments
Valider des absences à la place d’un manager
Si le manager a oublié de mettre en place la délégation avant de partir en congés.
Module Congés & Absences > Vue Manager > Validation des demandes
Valider des demandes de transferts de droits
vers un autre compteur de congés
Lorsque le salarié souhaite envoyer des reliquats de congés vers un compteur de
type Compte Epargne Temps (CET).
Module Congés & Absences > Vue Manager > Transferts de droits
http://www.eurecia.com/guide/10564
notes
Congés & Absences
Gérer des absences particulières
Créer une demande d’absence collective
Lorsque la société impose les mêmes congés à un ensemble de salariés
(semaine de fermeture de l’entreprise, dates des RTT patronaux, …).
Module Congés & Absences > Planning Congés > Nouvelle demande d’absence>
Option Demande d’absence collective
http://www.eurecia.com/guide/10560
notes
Modifier exceptionnellement le jour de repos d’un salarié
Lorsqu’un salarié, à temps partiel par exemple, souhaite échanger un jour de
repos contre un autre.
Module Congés & Absences > Planning Congés> Clic droit sur le jour du planning
http://www.eurecia.com/guide/10561
notes
Mémo de l’administrateur - 5 / 16
Fermer une demi-journée exceptionnelle
(24 décembre après-midi par exemple)
Module Congés & Absences > Planning Congés > Nouvelle
demande d’absence > Absence collective
notes
Congés & Absences
Préparer la paye
Commander les titres restaurant (option)
Module Congés & Absences > Export Paye > Titres restaurant
http://www.eurecia.com/guide/10572
notes
Générer le fichier des congés et des absences
Module Congés & Absences > Export Paye > Export Paye Standard
http://www.eurecia.com/guide/1011
notes
Finaliser la saisie des éléments variables de paye et les exporter (option)
Module Congés & Absences > Export Paye > Saisie éléments variables de paye
http://www.eurecia.com/guide/10536
notes
Mémo de l’administrateur - 6 / 16
Congés & Absences
En fin de période de congés
Arrondir les droits acquis des compteurs de congés
En fin de période de cumul de droits, il est recommandé d’arrondir au nombre
entier supérieur les congés acquis afin de permettre au permet au salarié de
poser l’intégralité de ses congés.
Module Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs Equipe
http://www.eurecia.com/guide/8538
notes
Basculer les reliquats de l’année N-2 vers un autre compteur
Quand il reste des congés à prendre sur l’année N-2, ceux-ci ne sont plus
accessibles pour le salarié. S’ils ne sont pas perdus, il faut alors les basculer vers
un compteur dont l’accès reste possible (N-1 par exemple).
Module Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs Equipe
http://www.eurecia.com/guide/10547
notes
Congés & Absences
Au besoin
Extraire des données pour le bilan social
Module Congés & Absences > Rapports
Mettre à jour la liste des jours fériés
Espace Admin > Jours fériés > Ouvrir le calendrier
Créer un horaire de travail
Espace Admin > Horaires > Nouvel horaire de travail
notes
Mémo de l’administrateur - 7 / 16
Congés & Absences
Le circuit de validation d’une demande de congés
notes
Mémo de l’administrateur - 8 / 16
Temps & Activités
Accompagner la vie du salarié dans l’entreprise
Un nouveau salarié arrive
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Nouveau salarié utilisateur >
Renseigner a minima le nom, le prénom, l’email, l’horaire de travail, les modules
souscrits, le circuit de validation et, lors de l’enregistrement, la fréquence des
feuilles de temps et la date de début
S’il devra remplir les feuilles de temps
http://www.eurecia.com/guide/10531
S’il devra remplir les feuilles d’activités
http://www.eurecia.com/guide/10532
notes
Un salarié évolue
Changer l’horaire de travail d’un salarié
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Emploi
http://www.eurecia.com/guide/10581
Changer le profil utilisateur d’un salarié
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général
notes
Un salarié est sur le départ
Mettre à jour la date de départ
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général
Archiver le salarié (une fois parti)
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général
notes
Mémo de l’administrateur - 9 / 16
Temps & Act i v i tés
Préparer la paye
Valider les feuilles (à la place d’un manager)
Modules Temps & Activités > Vue Manager
http://www.eurecia.com/guide/2102
notes
Valider les heures supplémentaires
Module Temps & Activités >Transfert des Heures supp.
http://www.eurecia.com/guide/4947
notes
Exporter les heures supplémentaires vers la paye
Module Temps & Activités > Export des heures pour paye
http://www.eurecia.com/guide/4947-1
notes
Mémo de l’administrateur - 10 / 16
Temps & Act i v i tés – P l anni ng Ressources
Initialiser les projets
Créer de nouveaux projets
Module Temps & Activités > Administration > Axes analytiques > Ouvrir l’axe >
Onglet Comptes > Insérer une nouvelle ligne
http://www.eurecia.com/guide/2409
notes
Définir les budgets et coûts prévisionnels des projets
Module Temps & Activités > Administration > Axes analytiques > Définition des
charges et budgets > Insérer un compte
http://www.eurecia.com/guide/4700
notes
Temps & Act i v i tés – P l anni ng Ressources
Planifier les activités
Préparer le planning
Module Planning Ressources > Planning Equipe > Nouvel événement
http://www.eurecia.com/guide/4505
notes
Temps & Act i v i tés – P l anni ng Ressources
Suivre les projets
Valider les activités déclarées projet par projet
Module Temps & Activités > Analyse des temps et activités > Valider la ligne
Contrôler l’avancement des projets et les budgets
Module Temps & Activités > Analyse des temps et activités
notes
Mémo de l’administrateur - 11 / 16
Temps & Act i v i tés – P l anni ng Ressources
Le circuit de validation d’une feuille de temps et
d’activités
notes
Mémo de l’administrateur - 12 / 16
Suivi RH
Au fur et à mesure des arrivées, départs, et autres
mouvements de personnel
Intégrer les données RH (salaire, primes…) et les historiser
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Général /
Emploi
http://www.eurecia.com/guide/8775
notes
Programmer des rappels sur les événements importants
(fin de contrat, visite médicale…)
Module Suivi RH > Dossier salarié
http://www.eurecia.com/guide/8792
notes
Su i v i RH
Chaque mois, après la paye
Importer les bulletins de salaire (option)
Espace Admin> Importer un nouveau fichier > Bulletins de salaire
Analyser les données RH
Module Suivi RH > Tableaux de bord > RH
notes
Su i v i RH
Occasionnellement
Mettre à jour les documents RH visibles du personnel
Module Suivi RH > Documents partagés
notes
Mémo de l’administrateur - 13 / 16
Notes de Frais
Chaque mois
Exporter les dépenses vers la comptabilité
Module Notes de Frais > Analyse des dépenses > Export comptable ou Export
Excel
http://www.eurecia.com/guide/10584
notes
Informer que les notes de frais sont remboursées
Module Notes de Frais > Vue Manager > Mettre le statut à Remboursé
notes
Générer les ordres de virement bancaire pour remboursement (option)
Pour générer les ordres de virement directement depuis Eurécia et rembourser les
salariés rapidement
Module Notes de Frais > Analyse des dépenses > Export SEPA
notes
Intégrer les dépenses de cartes affaires (option)
Quand les salariés sont des cartes professionnelles, importer les dépenses depuis
la banque directement dans Eurécia.
Espace Admin > Importer un nouveau fichier > Cartes Affaires
http://www.eurecia.com/guide/10636
notes
Mémo de l’administrateur - 14 / 16
Notes de Fra i s
De temps en temps
Valider les notes de frais
Module Notes de Frais > Vue Manager
http://www.eurecia.com/guide/1814
notes
Etablir des statistiques sur les frais
Module Notes de Frais > Rapports
http://www.eurecia.com/guide/6614
notes
Mettre à jour les plafonds du barème de remboursement
Module Notes de Frais > Administration > Barème de remboursement > Ouvrir le
barème > Onglet Plafonds / Budgets / Règles
http://www.eurecia.com/guide/2212
notes
Mémo de l’administrateur - 15 / 16
Notes de Fra i s
Le circuit de validation d’une note de frais
notes
Mémo de l’administrateur - 16 / 16
Tous modules
Quand l’organisation change
Mettre à jour le circuit de validation
De la société
Espace Admin > Sociétés > Ouvrir la fiche > Onglet Circuit de validation
http://www.eurecia.com/guide/6858
D’un salarié
Espace admin > Salariés et Utilisateurs > Ouvrir la fiche > Onglet Circuit de
validation
notes
Créer des listes personnalisées
Espace Admin > Listes personnalisées > Nouvelle liste
http://www.eurecia.com/guide/6866
notes
Créer des départements / structures
Espace Admin > Sociétés > Ouvrir la fiche > Onglet Départements ou Structures
http://www.eurecia.com/guide/372
http://www.eurecia.com/guide/2832
notes
Créer un nouveau profil utilisateur
Contacter le support Eurécia à [email protected]
notes