1

MKAKATI WA KUJENGA

MSINGI

WA HUDUMA YA YKM

2

YALIYOMO UTANGULIZI ....................................................................................................................................... 3

UWEZO WA NDANI (internal ability) ....................................................................................... 4

Uwezo wa ndani ....................................................................................................................................... 4

Vipao mbele vya huduma ........................................................................................................................ 5

Katiba, sera na ofisi zilizopo ndani ya YKM. ............................................................................................ 5

Usimamizi wa rasirimali na usuluhishi .................................................................................................... 6

Uanachama rasmi ..................................................................................................................................... 6

Matukio (events) ...................................................................................................................................... 6

Vyanzo vya fedha ..................................................................................................................................... 8

Matumizi ya teknolojia ............................................................................................................................ 8

Miundo Mbinu. ....................................................................................................................................... 10

Mpango wa muda mrefu ....................................................................................................................... 11

Utekelezaji wa mkakati .......................................................................................................................... 11

Hitimisho ................................................................................................................................................ 12

3

UTANGULIZI Huu ni mpango mkakati wa kujenga na kuimarisha msingi wa huduma ya YKM ndani ya mwaka

2015. Mpango mkakati huu umegusa kwa sehemu kubwa namna ya kujenga uwezo wa ndani wa

huduma katika kufanya kazi zake za kila siku, na hivyo basi kiini cha mkakati huu ni kujenga uwezo

wa ndani wa YKM. Ili kufanikisha kujengwa kwa uwezo wa ndani na kisha kuimarisha msingi wa

huduma, vipengele muhimu vimegusiwa,vipengele hivyo ni; Vipao mbele vya huduma, Katiba,

sera na ofisi zilizopo ndani ya YKM, usimamizi wa rasirimali na usuluhishi , uanachama rasmi,

matukio, vyanzo vya fedha, matumizi ya teknolojia, miundo Mbinu, mpango wa muda mrefu.

Mkakati huu unachambua namna ya utekelezaji wa shughuli za kimkakati kwa kila hatua. Ni imani

ya kwamba mkakati huu utatumika kama dira ya kufanikisha huduma kutimiza wajibu wake katika

maisha ya vijana na taifa la Tanzania.

4

UWEZO WA NDANI (internal ability) Uwezo wa ndani

Msingi mkuu wa taasisi yoyote kufanikiwa ni uwezo wake wa ndani wa kupanga na kutekeleza

shughuli zenye tija. Kwa kuwa taasisi ina wafanyakazi ambao ni watu, basi msingi mkuu wa

maendeleo ya taasisi ni watu wenye uweledi wa kupanga na kutekeleza shughuli zenye tija kwa

ajili ya maendeleo ya watu. Kwa kuwa wafanya kazi wa YKM ni vijana na wanafanya kazi na vijana

kwa ajili ya faida ya vijana katika kutimiza kusudi la uwepo wa huduma, YKM ita andaa mtaala

rasmi wa kuwajengea uwezo watenda kazi ambao ni viongozi.

Maeneo ambayo viongozi wata jengewa uwezo kwa mwaka 2015 ni:

ENEO SABABU

Uongozi wa

kimkakati(Strategic

leadership)

Viongozi wakiwa na mbinu za kuongoza kimkakati, itarahisisha

kufikia vitu tarajiwa ndani ya muda uliopangwa na kwa ufanisi.

Ushauri(Counseling) Utoaji wa ushauri ni jambo la msingi kwa kipindi tulichonacho haswa

ukizingata huduma ina kutana na vijana walio na historia tofauti za

kimaisha (background). Kwa kuwa utoaji wa ushauri siyo sawa na

mazungumzo ya kawaida ni vyema viongozi waka jengewa uwezo wa

kushauri vijana katika masuala tatanishi yanayo wasibu vijana katika

maisha.

Stadi msingi za

teknohama(Basics

skills of IT)

Kwa kuwa teknolojia inakuwa ni vyema viongozi wakapatiwa stadi

msingi za teknohama, ili waweze kufanya kazi kwa ufanisi na ndani

ya muda uliopangwa.

Kwa kuwa viongozi wa kitaifa wapo katika mikoa tofauti, ni vyema viongozi hawa wakawa

wanakutana mara moja kwa mwezi kwa ajili ya;

Kupata mafunzo ya kujengewa uwezo katika maeno tajwa hapo juu.

Kutathmini hali ya utendaji kazi wa masuala muhimu yaliyojadiliwa katika vikao

vilivyopita.

Kujadili, kufanya maamuzi na kutekeleza makubaliano. Makubaliano yote yatapaswa

kuandikwa katika karatasi (Tazama kiambatanisho cha kwanza).

5

Kwa kuwa katibu mkuu ndiyo mtendaji wa kazi za kila siku za huduma, ofisi hiyo itateua ofisi tatu

ndani ya YKM kuandaa mtaala wa mafunzo wa maeneo matatu yaliyotajwa katika jedwali hapo

juu.Uteuzi huo unapaswa kufanywa tarehe 12 Aprili 2015. Ofisi ya katibu itatoa muda usiozidi

wiki tatu kwa ajili ya kazi hiyo.

Mara baada ya kazi hiyo kukamilika, nakala itawasilishwa ofisi ya katibu mkuu na ofisi hiyo

itaitisha kikao cha kamati kuu tendaji ya huduma kwa lengo la kujadili na kuboresha maeneo ya

uwezeshaji kabla ya kuanzwa kwa utekelezaji.

Vikao vyote vya viongozi vitaratibiwa na ofisi ya katibu mkuu.

Kwa kuzingatia changamoto ya umbali kati ya kiongozi mmoja na mwingine, tarehe 20 Aprili 2015

ofisi ya katibu itatangaza rasmi ya kwamba mikutano mikubwa miwili ambayo ni;

Mkutano mkuu wa mwaka wa huduma.(Mwezi Julai, kila mwaka)

Mkutano wa mwezi februari. (Mwezi februari, Kila mwaka)

Itakuwa ni mikutano rasmi ya kuwajengea uwezo viongozi wa kitaifa. Hivyo basi mkakati

unapendekeza ya kwamba kuwepo na vipindi ambavyo washiriki wake watakuwa viongozi wa

kitaifa tu. Ofisi ya mipango, ofisi ya ukusanyaji rasirimali, ofisi ya mhazini mkuu zitakuwa ni ofisi

kuu katika kutengeneza mpango wa uendeshwaji wa mikutano hiyo. Mpango huo unapaswa uwe

umekamilika miezi mitatu kabla ya tarehe ya mkutano husika.

Vipao mbele vya huduma

Mkakati unapendekeza ofisi ya mkurugenzi mkuu iainishe vipao mbele vya huduma kwa miaka

miwili mfululizo (2015-2016). Ili kufanikisha suala hilo, ni vyema ofisi ya katibu mkuu ikaitisha

kikao cha kujadili vipao mbele vya huduma, iwapo kikao hakitafanikiwa kufanyika ofisi ya katibu

itapaswa kukasimu madaraka ya kuainisha vipao mbele kwa moja ya ofisi au ofisi zaidi ya moja.

Vipao mbele vinapaswa kuwa tayari kabla ya tarehe 20 Aprili 2015.

Katiba, sera na ofisi zilizopo ndani ya YKM.

Mkakati unapendekeza kabla ya tarehe 12 Aprili 2015, ofisi ya katibu mkuu itume katiba ya YKM

kwa kila ofisi ndani ya YKM. Ofisi zote zitapaswa kuandaa sera na taratibu za ufanyaji wa kazi kwa

kufuata msingi wa katiba ya YKM, kazi hiyo inapaswa kufanywa kabla ya tarehe 30 juni 2015.

6

Usimamizi wa rasirimali na usuluhishi

Kwa kuwa ofisi ya ukusanyaji rasilimali ndiyo chombo husika katika usimamizi wa rasirimali za

YKM.mkakati unapendekeza ofisi hiyo itengeneze sera rasmi ya kuratibu usimamizi wa mali zote

zilizomo mikononi wa viongozi wa YKM. Sera hiyo inapaswa kuwa tayari kabla ya tarehe 12 Aprili

2015, na iwasilishwe ofisi ya katibu mkuu, siku saba baada ya ofisi ya katibu kupokea, ofisi hiyo

itapaswa kutuma sera hiyo kwa walezi wa mikoa ya YKM, walezi wa mikoa watapaswa kusoma

sera na kuielewa na kisha kuwatumia wakurugenzi wa mikoa ya YKM.

Kuhusu usuluhishi; Iwapo kutatokea kutoelewana katika utendaji wa kazi, ufanyaji wa maamuzi

na ugawanywaji wa rasirimali (Resources allocation). Mkakati utashauri viongozi kuwa makini

katika utendaji wa kazi.

Wafilipi 2:3-4

“3 Msitende neno lo lote kwa kushindana wala kwa majivuno; bali kwa unyenyekevu, kila mtu na

amhesabu mwenziwe kuwa bora kuliko nafsi yake.

4 Kila mtu asiangalie mambo yake mwenyewe, bali kila mtu aangalie mambo ya wengine.”

Uanachama rasmi

Kwa kuwa huduma ina uanachama, basi mkakati unapendekeza wanachama wote wa andikishwe

upya kwa kujaza fomu ya maombi ya uanachama (Tazama kiambatanisho cha pili), pia mkakati

unapendekeza ofisi ya katibu na ofisi ya mipango zipitie katiba ya YKM na kuangalia kipengele

kinachohusiana na uanachama.

Matukio (events)

Ili kuongeza ufanisi wa uandwaaji na ufanyikaji wa matukio, YKM itakuwa na matukio kwa mkoa

wa Dodoma tu kwa kipindi cha mwaka 2015.

Matukio yatakayo fanyika Dodoma ni;

“Kingdom Transformer Leadership Gathering”-Tukio litakuwa likifanyika kila juma pili ya

mwisho wa mwezi.

Matukio ya huduma za YKM mfano “Kingdom inspiration”, “Kingdom ladies”

7

Kwa kuwa mkoa wa Dodoma utahusika katika matukio hayo, mkakati unapendekeza mlezi wa

mkoa aandae utaratibu maalumu wa kuwajengea uwezo viongozi wa mkoa husika ili waweze

kuandaa matukio katika ubora wa hali ya juu.

Mfumo utakao tumika kuwajengea uwezo viongozi wa Dodoma, utakuwa ni mfumo mfano

(Model system) katika kuwajengea uwezo viongozi wa mikao mingine ya YKM, hivyo basi mkakati

unashauri mlezi wa mkoa wa Dodoma afanye mawasiliano na ofisi ya mipango katika kufanikisha

suala hili. Ofisi ya mipango inapendekeza “event guidelines” zitumike. Kwa maelezo zaidi, tazama

kiambatanisho namba tatu(Event guidelines)

Mkakati unapendekeza ofisi ya ukusanyaji wa rasirimali, ofisi ya miradi na ofisi ya habari ifanye

tathmini ya mapungufu yaliyojitokeza katika matukio ya mwaka 2012 mpaka mwaka 2014, ofisi

ya ukusanyaji rasirimali,ofisi ya miradi na ofisi ya habari zinapaswa kuanza kazi hiyo tarehe 12

aprili 2015 mpaka tarehe 2 Mei 2015.Tathimini itapaswa kuzingatia maeneo yafuatayo;

Uandwa aji wa matukio

Uendeshwaji wa matukio

Changamoto ya uuzaji wa bidhaa katika matukio.

Yatokanayo na matukio(out comes)

Changamoto kuu za matukio

Mapendekezo juu ya suluhu (solutions) stahiki zinazopaswa kutekelezwa katika uanda aji

wa matukio.

Mapendekezo ya kupunguza au kuongeza matukio,kwa ajili ya kufanikisha kusudi la

huduma

Ripoti itapaswa kupigwa chapa (printing) na kufungwa (binding).

Tarehe 7 Mei 2015, tathmini itakabidhiwa kwa ofisi ya katibu mkuu na katibu mkuu ataiwasilisha

ofisi ya mkurugenzi mkuu wa taifa. Ofisi ya mkurugenzi mkuu itachukuwa hatua zinazopaswa

kuchukuliwa baada ya kuisoma ripoti, kwa lengo la kuboresha matukio yatakayo fuata.

8

Vyanzo vya fedha

Kwa muda mrefu huduma imekuwa ikitegemea kupata fedha kwa njia ya michango ya hiari

kutoka kwa wadau mbali mbali, hali hii imepelekea kuwepo changamoto katika utendaji. Mkakati

unashauri kuwepo upembuzi yakinifu (analysis) ni kwa jinsi gani huduma inaweza ikapata fedha

za kuendesha shughuli zake.

Mkakati unapendekeza ofisi ya ukusanyanyi rasilimali, ofisi ya miradi, ofisi ya hazina kuu ya

huduma na ofisi ya habari, zifanye kazi hiyo ya upembuzi yakinifu na kuja na mapendekezo

yatakayoweza kutekelezwa kwa ajili ya kuongeza upatikanaji wa fedha katika huduma. Kazi hiyo

inapaswa kufanyika kuanzia tarehe 12 April 2015 mpaka 10 July 2015. (Tazama kiambatanisho

cha nne, mkakati unashauri hatua zilizo ainishwa katika kiambatanisho hicho zifuatwe)

Kwa kuwa kuna ofisi za hazina katika mikoa ya YKM, mkakati unashauri ofisi ya hazina kuu na ofisi

ya miradi, ziandae utaratibu maalumu wa kusimamia fedha zilizopo katika mikoa husikana

uuzwaji wa bidhaa za YKM, utaratibu huo unapaswa uwe tayari kabla ya tarehe 4 Mei 2015 na

usambazwe kwa walezi wa mikoa ili walezi wausambaze utaratibu huo kwa viongozi wao wa

mikoa.

Matumizi ya teknolojia

Mkakati una pendekeza makundi yote ya “WhatsApp” yatumike kama nyenzo muhimu katika

kusuma mbele maendeleo ya YKM. Ni vyema maudhui (content) ya kila kundi yakafanyika msaada

kwa kila mtu aliyepo ndani ya kundi. Kwa kuwa wamiliki wa “WhatsApp” hawatengenezi content

bali “content” hutengenezwa na watu waliopo ndani ya kundi husika, hivyo basi ni busara kila

mwana kundi akatuma jumbe zilizo na maadili, kuelemisha na zenye kutoa msaada.

Msaada wa namna gani?

Kwa kuwa asilimia kubwa ya washiriki katika makundi ya “WhatsApp” ni vijana waliopo chuoni

na baadhi yao ni vijana waliopo nje ya chuo, mkakati unapendekeza “content” iwe katika maeneo

ambayo yana wagusa vijana kwa sehemu kubwa, maeneo hayo ni;

9

Ajira- Baada ya kumaliza chuo kijana atajiajiri au ata ajiriwa. Ni vyema waliopo kwenye

kundi waka wana pashana habari zinahohusu namna gani kijana anaweza akajiajiri au

vitu gani kijana anapaswa kuvifuata ili aweze kuajiriwa na kupata ajira yenye tija kwa

maisha yake binafsi. Matangazo ya kazi hayataruhusiwa kuwekwa, kwani matangazo

yaliyo mengi ni marefu, mkakati ushauri badala ya kuweka tangazo mtoa post aweke

“link” ya tangazo ili mtu atakaye penda kusoma zaidi kuhusu tangazo la ajira afuate “link”

husika.

Suala la kuwa na kipato ni suala la msingi sana katika kipindi hiki, mkakati unapendekeza

siku ya juma tatu iwe ni siku rasmi kwa majadiliano yanayohusu ni namna gani mtu binafsi

unaweza ukajiongezea kipato na masuala ya maendeleo ya mtu. Mjadala utafungwa saa

tano usiku na Mbeba maono wa huduma ya YKM, Raphael J. Lyela.

Mahusiano- Mahusiano ni moja kati ya mambo ambayo yanajadiliwa sana na vijana kila

mahali, kwani wengi wao huwa katika kipindi cha kutafuta wenzi wao wa maisha. Licha

ya mjadala kuwa mkubwa, bado vijana wanafanya makosa mengi ya kimahusiano na

hivyo kuathiri hatma ya maisha yao. Mkakati unapendekeza siku ya juma nne iwe siku

rasmi ya kujadili mahusiao, wanaojadili wanapaswa wawe wa angalifu sana na wenye

hekima, na hivyo basi mchangiaji atapaswa kuchangia ki uadilifu, kwa uangalifu, umakini

ili mchango wake uwe mchango wenye mantiki na si kwa ajili ya mzaha, katika

majadiliano hayo hairuhusiwi kutuma picha zisizo na maadili. Mkakati unashauri kila

kijana aliyepo kwenye kundi husika ajishibishe maarifa juu ya mahusiano pasipo kwenda

kinyume na Mungu.

“Spiritual growth”- Vijana katika kila kundi husika watapaswa kupata mafundisho juu ya

“personal spiritual growth” Kwa kuzingatia neno la Mungu. Aidha wachangiaji

wanashauriwa wawe na uelewa juu ya wanacho changia ili kuondoa upotoshaji,

wachangajia wasichangie kwa lengo la kushinda bali kwa lengo la kuelimishina. Mkakati

unapendekeza siku ya juma tano iwe siku ya mafundisho na majadilino.

10

Kwa kuwa siku ya jumatatu mpaka jumatano zitakuwa na shughuli zilizo ainishwa hapo

juu. Mkakati unapendekeza siku ya alhamisi, iwe siku maalumu ya kufundishwa somo

maalumu kutoka kwa Mbeba maono wa huduma. Raphael J. Lyela watu watapata muda

wa kuuliza maswali juu somo husika na kisha kujibiwa maswali. Siku ya ijumaa itakuwa

siku ya maombi, ofisi ya kuu ya maombi katika huduma itasimamia utaratibu rasmi wa

kuratibu maombi kwa kushikirikiana na ofisi nyingine ndani ya YKM. Siku ya juma mosi ni

siku ya mawasiliano baina ya mtu mmoja na mwingine ndani ya YKM. Siku ya juma pili ni

siku ya kushirikishana namna ya kukabiliana na kuzishinda changamoto za maisha.

Mkakati unapendekeza makundi ya “WhatsApp” yasiwe mahali pa kukutana, bali pawe

ni mahali pa kukuzana katika Nyanja muhimu za maisha, hivyo basi ni muhimu kwa mtu

kabla ya kutuma ujumbe wake afikiria kwa umakini na kufanya maamuzi sahihi, kwa

manufaa ya wengine

Ufanyaji kazi kupitia “WhatsApp”. Mkakati unapendekeza makundi ya viongozi yawe ni

mahali pa kupashana habari zinazohusu kazi na si mazungumzo binafsi.

Kwa kuwa kuna makundi kadhaa ya YKM, mkakati unapendekeza kila kundi liwe na

msimamizi maalumu wa kundi husika, na kila msimamizi atawajibika kwa ofisi kuu ya

habari. Ofisi kuu ya habari itafanya mabadiliko wakati wowote kuhusiana na uendeshwaji

wa makundi kwa lengo la kuongeza ufanisi katika uwajibikaji.

Miundo Mbinu. Ili kuweza kufanikisha kuwaleta vijana pamoja, YKM ita kuwa na mpango rasmi wa kujenga kituo

cha mafunzo ya uongozi kwa vijana, kituo kitaiwa “Leadership Garden”. Kituo kitatumika kama

nyenzo muhimu katika kutimiza kusudi la uwepo wa YKM. Mkakati unapendekeza ofisi ya

mkurugenzi mkuu ipitie pendekezo la kuanzishwa kwa kituo hicho na kulifanyia maamuzi kabla

ya tarehe 20 July 2015. Ili kupata taarifa zaidi juu ya “Leadership Garden” tazama kiambatanisho

namba tano.

11

Mpango wa muda mrefu

Kutakuwa na ujenzi wa chuo kitakacho itwa “Kingdom Transformer leadership Institute”.

Mkakati unashauri hatua za awali zifanyike kabla ya 30 disemba 2015. Hatua hizo ni pamoja na.

Uandikwaji wa andiko la uanzishwaji wa taasisi (Proposal)

Uandwa aji wa mtaala wa mafunzo yatayotolewa (Curriculum).Mkakati unapendekeza

chuo kianze na mitaala miwili, ambayo ni;-

i. Mtaala wa mafunzo ya teknolojia ya habari na mawasiliano (information and

communication technology), ngazi ya cheti

ii. Mtaala wa mafunzo ya usimamizi wa biashara(Business management),ngazi ya

cheti

Kufuata taratibu za kuanzishwa chuo chini ya VETA(Tazama kiambatanisho cha sita)

Kujua taratibu za kupata usajili wa NACTE(Tazama kiambatanisho cha saba)

Mkakati unashauri upembuzi yakinifu ufanyike katika eneo la kujua gharama halisi ya

kuendesha chuo kwa faida ya kipato na utoaji wa elimu bora. ofisi ya mkurugenzi mkuu wa taifa

inapaswa kukasimu kazi hii kwa ofisi zaidi ya mbili ndani ya YKM kabla ya tarehe 20 Aprili 2015,

kwa mantiki hiyo ofisi ya mkurugenzi wa taifa itakuwa msimamizi mkuu wa mradi huu.

Utekelezaji wa mkakati Kwa kuwa utekelezaji wa mikakati huathiriwa na sababu mbalimbali na changamoto

zinazowakumba watekelezaji wa mkakati, ili kuhakikisha utekelezwaji wa mkakati huu ofisi ya

mkurugenzi mkuu na ofisi ya katibu mkuu zita kuwa ofisi zinazosimamia na kufuatilia utekelezaji

wa mkakati mpaka 30 Disemba 2015.

Utekelezaji uta anza rasmi tarehe 12 Aprili 2015 na utakuwa una tathminiwa kila tarehe 12 ya kila

mwezi katika mwaka 2015, baada ya tamko kutoka ofisi ya mkurugenzi mkuu.

Hatua za kufuata kabla ya kutoa tamka la utekelezwaji wa mkakati huu.

Ofisi ya mkurugenzi itapaswa kuitisha kikao kupitia ofisi ya katibu mkuu.

Kazi ya kikao itakuwa ni kujadili mkakati huu, ku ufanyia marekebisho na kukubaliana

namna bora zaidi ya kuutekeleza.

12

Baada ya makubaliano, ofisi ya mkurugenzi mkuu itatoa rasmi tamko.

Mkakati utatekelezwa mpaka tarehe 30 Disemba 2015.

Hitimisho Tathmini kuu ya mkakati itafanyika tarehe 5 Januari 2016.