Mise en place d’une chaîne de traitement des thèses...
Transcript of Mise en place d’une chaîne de traitement des thèses...
Co
nd
uit
e d
e p
roje
t -
Rap
po
rt f
inal –
ju
in 2
00
3
Diplôme de conservateur de bibliothèque
Mise en place d’une chaîne de traitement des thèses électroniques
Service Commun de Documentation de l’Université de la Méditerranée (Aix-Marseille 2)
Volume I : Documents des comités de pilotage
Christelle Bourguignat, Benjamin Gilles, Thierry Guslevic, Emmanuel Marine, Brigitte Maury.
Sous la direction de Liliane Miremont Responsable du Service des éditions de l'ENSSIB
Remerciements
Nous avons eu la chance de pouvoir conduire ce projet dans un environnement favorable, qui s'est
révélé riche en enseignements et en échanges professionnels. Nous tenons à en remercier Madame
Liliane Miremont, notre tutrice ENSSIB, pour son aide et son soutien constants, ainsi que Mesdames
Anne Zwick et Martine Sambucco, commanditaires du projet, qui nous ont accueillis au Service Commun
de Documentation de la Méditerranée avec une extrême bienveillance. Nous remercions aussi ceux qui
nous ont consacré de leur temps pour nous apporter leurs conseils, Mme Emilie Romand-Monnier et M.
Jean-Michel Salaün à l’ENSSIB, Mme Odile Artur et M. Jean-François Vincent au SCD de Marne-la Vallée,
Mme Liliane Boulétreau et M. Jean-Paul Ducasse pour le programme Cyberthèses, Mme Dalila Boudia à
l’INSA, et M. le Professeur Yves Baille, du Conservatoire du Patrimoine Médical de Marseille. Nous
sommes très reconnaissants aussi à tout le personnel du SCD qui nous a si bien accueillis et qui n’a pas
compté le temps qu’il nous accordait, tant lors des entretiens que lors des comités de pilotage : Mmes
Liliane Alazraki , Hélène Besnard, Anne Chauveinc, Marie-Christine Lantéri, Chantal Marie, et MM Jacques
Briand, François Lapèlerie, Pierre Ponsot et Thierry Spony, ainsi que Mme Marie-Christine Maurer, du
SCD de l’Université de Toulon-Var. Nous tenons enfin à remercier les personnels de l’Université que nous
avons rencontrés, ainsi que les doctorants et les étudiants qui ont bien voulu prêter leurs concours à nos
enquêtes, en particulier Mlle Diane Ré, présidente de l’association des doctorants “Hippothèses”
Toute reproduction sans accord express de l’auteur à des fins autres que
strictement personnelles est prohibée.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
2
Sommaire
INTRODUCTION ................................................................................................6
LA LETTRE DE MISSION .................................................................................8
PREMIER COMITÉ DE PILOTAGE : DÉFINITION DE LA PRESTATION 9
1. INTRODUCTION ............................................................................................9
2. HISTORIQUE ET ENVIRONNEMENT DU PROJET ..............................................11
2.1. Historique de la décision ...................................................................11
2.2. La livraison du produit Jouve ............................................................12
2.3. La prestation de rétroconversion .......................................................12
2.4. Les projets du SCD ............................................................................13
3. OBJECTIFS DE LA MISSION ENSSIB ............................................................14
3.1. Compléter la nouvelle chaîne de traitement .......................................14
3.2. Quantifier les besoins de formation du personnel et des doctorants ...15
3.3. Envisager le développement du système à d'autres documents ...........16
3.4. Étudier la faisabilité de fédération de ce projet au niveau inter
universitaire .................................................................................................16
4. CAHIER DES CHARGES ................................................................................17
4.1. Le produit livré par l'équipe ENSSIB .................................................17
4.2. Calendrier prévisionnel de l'intervention...........................................19
4.3. Budget prévisionnel de la prestation..................................................21
DEUXIÈME COMITÉ DE PILOTAGE : PROPOSITIONS POUR LA MISE
EN PLACE D'UNE CHAÎNE DE TRAITEMENT DES THÈSES
ÉLECTRONIQUES ...........................................................................................23
1. LA NUMÉRISATION DES THÈSES AU SERVICE COMMUN DE LA
DOCUMENTATION DE L'UNIVERSITÉ DE LA MÉDITERRANÉE : PROBLÉMATIQUE ET
ENJEUX .............................................................................................................23
2. SCÉNARIO I : VERS UN RÉSEAU NATIONAL DE THÈSES ÉLECTRONIQUES ........26
2.1. Présentation du scénario ...................................................................26
2.2. Réponse au cahier des charges ..........................................................27
2.3. Implications du scénario....................................................................29 Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
3
2.4. Les objectifs ......................................................................................31
3. SCÉNARIO II : VERS UNE BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE DE RECHERCHE ..........32
3.1. Présentation du scénario ...................................................................32
3.2. Réponse au cahier des charges ..........................................................33
3.3. Implications du scénario....................................................................36
3.4. Les objectifs ......................................................................................38
4. SCÉNARIO III : VERS UNE BIBLIOTHÈQUE NUMÉRIQUE PÉDAGOGIQUE ..........39
4.1. Présentation du scénario ...................................................................39
4.2. Réponse au cahier des charges ..........................................................40
4.3. Implications du scénario....................................................................43
4.4. Les objectifs ......................................................................................45
COMPTE-RENDU DÉCISIONNEL DU DEUXIÈME COMITÉ DE
PILOTAGE ........................................................................................................46
TROISIÈME COMITÉ DE PILOTAGE : ÉTUDE DE LA SOLUTION
RETENUE ..........................................................................................................50
1. CONTEXTE.................................................................................................50
1.1. Rappel du scénario entériné : vers un réseau national de thèses
électroniques ................................................................................................50
2. HARMONISATION DU DÉPÔT DE LA THÈSE....................................................54
2.1. Procédure actuelle.............................................................................54
2.2. Préconisations ...................................................................................55
2.3. L'information aux services de l'Université .........................................58
3. PRÉSENTATION DE LA CHAÎNE DE TRAITEMENT ...........................................62
3.1. Description de la chaîne de traitement ..............................................62
3.2. Le personnel chargé de la chaîne ......................................................65
3.3. Dispositif technique pour la conversion en XML................................69
4. FORMATION DU PERSONNEL ET DES DOCTORANTS .......................................71
4.1. Formation du personnel chargé de la numérisation ...........................71
4.2. Formation des doctorants ..................................................................72
4.3. Les formateurs des étudiants .............................................................76
5. EXTENSION DE LA NUMÉRISATION ..............................................................77
5.1. Intéresser les chercheurs à la numérisation : une stratégie
argumentative...............................................................................................77
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
4
5.2. L'extension de la numérisation aux mémoires ....................................79
6. BUDGET PRÉVISIONNEL ..............................................................................81
COMPTE-RENDU DU TROISIÈME COMITÉ DE PILOTAGE....................83
BUDGET RÉEL DU PROJET ENSSIB ............................................................87
CALENDRIER RÉEL DU PROJET ENSSIB...................................................89
TABLE DES ANNEXES ....................................................................................91
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
5
Introduction
Introduction
Le développement d'une offre numérique de ressources documentaires est porteur
de nombreux enjeux d'ordre économique, culturel, pédagogique et institutionnel. Il
suscite des initiatives nationales et internationales de la part des universités et
établissements d'enseignement supérieur, souvent encouragées par les pouvoirs
publics ou par des structures internationales, comme le Fonds francophone des
Inforoutes.
Dans cette perspective, la numérisation des thèses trouve sa légitimité au sein des
universités et du monde de la recherche. En effet, elle favorise le rayonnement et
l'attractivité des établissements d'enseignement supérieur, notamment au plan
européen ; dans le même temps, elle participe à la diffusion du savoir scientifique
et au renforcement des liens au sein de la communauté de chercheurs.
En septembre 2000, le Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enseignement
supérieur et de la Recherche a émis une circulaire relative à la diffusion
électronique des thèses, dans le souci de légitimer et de fédérer des initiatives
innovantes en la matière. Trois établissements sont particulièrement avancés dans
la numérisation des thèses : l'INSA de Lyon, Lyon II ( projet Cyberthèses) et
l'Université de Marne-la-Vallée (projet PELLEAS). Ils concourent à l'émergence
d'un réseau national des thèses.
Dans le cadre de leurs missions traditionnelles, les Services Communs de la
Documentation ont pour rôle la conservation et la diffusion des thèses. La
numérisation s'inscrit dans la continuité de leurs compétences ; elle favorise
également une meilleure intégration à l'Université, en positionnant le SCD comme
acteur essentiel de la chaîne de la diffusion de l'information scientifique.
C'est dans ce contexte que s'inscrit le projet de mise en place d'une chaîne de
traitement des thèses électroniques au SCD de l'Université d'Aix-Marseille II.
Composé de cinq bibliothèques universitaires, réparties sur quatre sites, le SCD
recueille chaque année cent cinquante thèses environ. Lors de son installation en
octobre 2002, la nouvelle direction a eu la volonté de démarrer la numérisation des
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
6
Introduction
thèses. Dans ce cadre-là, une plate-forme a été acquise auprès de la société Jouve
qui a été chargée de la rétroconversion d'une centaine de thèses. La mise en place
de ce projet n'était concevable qu'au prix de l'aménagement d'une architecture
permettant l'accueil et le fonctionnement de la chaîne de traitement des thèses. Dès
lors, le projet confié à l'ENSSIB prenait une autre dimension, obligeant à réfléchir
sur l'organisation du travail et sur l'extension de la numérisation, en dépassant les
seuls aspects techniques de conversion du document en format natif vers le XML.
Le groupe projet s'est ainsi vu confier la mission, entérinée par le premier comité
de pilotage, d'assurer la mise en place d'une nouvelle chaîne de traitement articulée
autour de quatre axes : harmonisation du dépôt de la thèse, implantation et
fonctionnement de la chaîne, formation du personnel et des doctorants, extension
de la numérisation.
Le scénario retenu au terme du second comité de pilotage procède de la volonté de
s'inscrire dans un réseau national de thèses en mutualisant les compétences et en
concourant à l'amélioration des outils existants. Il propose une chaîne de traitement
reposant sur un travail transversal entre les sections, coordonné par un chef de
projet assisté d'un technicien informatique. Au-delà de l'aspect technique, ce
scénario va dans le sens d'une plus grande intégration du SCD au sein de
l'Université en impliquant ses acteurs (services de scolarité, écoles doctorales,
laboratoires de recherche, équipes pédagogiques) au fonctionnement de la chaîne
dans ses différentes étapes. Ce scénario, relativement rapide à mettre en place,
permet d'étendre la numérisation aux productions scientifiques de l'Université
(mémoires et publications de chercheurs) en s'inscrivant dans le protocole
international de l'Open Archive Initiative.
La réalisation de ce projet s'est appuyée, sur le plan de la méthodologie, sur des
outils de gestion de projet. Des lectures professionnelles ont permis de se
documenter sur le sujet. Des entretiens semi-directifs ont été menés avec
l'ensemble des acteurs locaux (SCD et Université), ainsi qu'avec des personnes
ressources d'autres établissements. Deux enquêtes de besoins (étudiants et
doctorants) ont été réalisées et traitées grâce au logiciel Sphinx. Un travail de
présentation orale auprès du commanditaire a été réalisé grâce au logiciel
PowerPoint. Le groupe de travail a fonctionné selon les préconisations de l'Enssib
(attribution de rôles, réunions régulières, plannings et diagrammes de Gantt,
utilisation du logiciel de collaboration SharePoint).
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
7
La lettre de mission
La lettre de mission
Service commun de documentation
de l’Université de la Méditerranée (Aix-Marseille II)
Projet
Mise en place d’une chaîne de traitement des thèses électroniques.
Origine du projet
Le SCD a mis en place fin 2002, une opération de numérisation de ses thèses d’université (1997-2002). Ce projet complètement externalisé a été confié à la société Jouve, qui livrera fin janvier un système « clé en main » : une plate-forme d’indexation, de stockage et de diffusion des thèses. D’autre part, le SCD va mettre en œuvre le dépôt électronique des thèses et à d’ores et déjà posé sa candidature pour participer à la chaîne de traitement de Cyberthèses (Lyon II).
Objectif
- Quantifier les besoins de formation et élaborer un plan de formation, d’une part pour les doctorants (feuilles de styles, etc.…), d’autre part pour le personnel chargé de ce nouveau produit : élargissement et intégration de nouvelles compétences.
- Envisager les développements du système à d’autres types de documents (annales, ouvrages anciens).
- Étudier la faisabilité de ce projet au niveau de l’inter universitaire (3 universités d’Aix-Marseille).
Modalités
Le planning sera celui prévu par l’ENSSIB pour le projet de service. Les personnes ressources à la bibliothèque sont : Martine SAMBUCCO, responsable de la numérisation des thèses Anne Zwick, directrice du SCD Une ou deux personnes responsables du service des thèses
A Marseille, le 7 janvier 2003
Anne Zwick, directrice
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
8
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Premier comité de pilotage :
définition de la prestation
1. Introduction
Depuis le projet de l’Université américaine de Virginia Tech, en 1987, le dossier
de la mise en ligne des thèses universitaires a rallié l’adhésion de nombreux
établissements, fédérés en réseau ou non, à travers le monde entier.
Dans l’espace francophone, les projets en la matière, d’abord circonscrits à
quelques universités ou grandes écoles pionnières, comme l’INSA de Lyon, les
universités de Lyon 2 ou celle de Marne-la-Vallée, semblent vouloir franchir ce
stade expérimental pour gagner en légitimité. Les chaînes de traitement se mettent
en place, aidées en cela par des services de mutualisation comme Cyberthèses, qui
reposent sur le concept d'"intelligence partagée".1
Les pouvoirs publics français ont largement pris la mesure de cette dynamique qui
se déploie aux niveaux local, national et international.
Ainsi, le Ministère de la Culture a-t-il lancé au cours des années 90 d’ambitieux
programmes de numérisation des ressources au sein d’établissements dont il assure
la tutelle (BnF notamment), tout en apportant son soutien aux collectivités locales
désireuses de valoriser leur patrimoine.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
9
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Le Ministère de l’Éducation Nationale, quant à lui, s’attache à un rôle de
coordination, en assurant la cohésion des réseaux de thèses en ligne, en veillant à
la normalisation des structures de la thèse (métadonnées) ou des dispositifs qui lui
sont liés (signalement et repérage, protocole de dépôt électronique des thèses).2
Cette mise en perspective nous paraît ainsi de nature à éclairer le choix fait, en
2002, par le Service Commun de la Documentation de l’Université de la
Méditerranée (Aix-Marseille 2), d’opter pour la numérisation de documents
produits ou conservés en son sein, à commencer par les thèses universitaires.
La présentation des travaux du groupe de conservateurs stagiaires de l’ENSSIB
suivra trois axes : en premier lieu, l’historique et l’environnement du projet ;
ensuite, la définition des objectifs de la mission ; enfin, la projection du
« livrable » sous forme d'un cahier des charges.
1 Cybertheses.org, financé par le Fonds francophone des Inforoutes 2 Arrêté du 25 septembre 1985 relatif aux modalités de dépôt, signalement et reproduction des thèses et circulaire du 21 septembre 2000 relative à la diffusion électronique des thèses.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
10
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
2. Historique et environnement du projet
2.1. Historique de la décision
2.1.1 Le plan quadriennal 2000-2003
Dans le cadre du dernier plan quadriennal établi par l’Université de la
Méditerranée Aix-Marseille 2, une somme de 800.000 francs (environ 121 960
euros) avait été dégagée pour la mise en place par le Service Commun de la
Documentation d’un projet de numérisation d’ouvrages de 1er et 2ème cycles.
Impliquant un délicat travail de négociation auprès des éditeurs pour les droits de
reproduction, le projet a été amendé par le Conseil de documentation de
l’Université.
2.1.2 La nouvelle orientation
A la fin de l’année 2002, la direction du SCD a souhaité affecter cette ligne
budgétaire à la mise en place d’une opération de numérisation d’une sélection de
150 thèses d’université soutenues entre 1997 et 2002. L’objectif était de mettre en
ligne les thèses jusqu'alors disponibles sous format papier. Le SCD souhaitait que
le projet s’articulât en 2 phases :
- dématérialisation et structuration du document : conversion électronique
des thèses dans un format à la fois évolutif et pérenne, le XML ;
- mise à disposition d’outils "open source" de recherche et de présentation
des documents : recherche "plein texte", présentation des documents avec
des feuilles de style optimisées.
Le projet de mise en place d’une plate-forme d’indexation, de stockage et de
diffusion des thèses, a alors été confié à la société Jouve®.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
11
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
2.2. La livraison du produit Jouve
L’application BUMed développée par la société Jouve® consiste en la mise à
disposition d’un serveur Internet permettant d’intégrer des documents longs de
type thèse dans un format déterminé, de les indexer et d’opérer des recherches en
mode "plein texte" par navigateur Internet.
2.3. La prestation de rétroconversion
Une sélection d’une centaine de thèses a été pré-installée sur la plate-forme livrée
au SCD au début du mois de mars 2003. Les thèses ont été scannées, converties en
format PDF via une chaîne de saisie optique puis enregistrées en format XML,
permettant ainsi une structuration du contenu des thèses.
2.3.1 Le système de diffusion : un moteur de recherche documentaire
L’application BUMed intègre le moteur de recherche Lucene© ("open source")
pour offrir à l’utilisateur la possibilité de mener une recherche en texte intégral sur
l’ensemble des documents de la base et une recherche par mots-clés.
La requête s’effectue à l’aide d’un formulaire et la réponse s’affiche sous forme
d’une liste de documents mentionnant les méta-données. En cliquant sur un
élément de cette liste, l’utilisateur obtient le document souhaité au format HTML
dans une présentation propre à la feuille de style choisie par le commanditaire.
2.3.2 La feuille de style
L’application BUMed est conçue pour traiter des documents enregistrés en format
XML et permet leur mise en ligne grâce à :
- une pré-indexation et une indexation des données ;
- une génération du format HTML.
Le système développé autorise l’intégration de nouveaux documents pour qu’ils
deviennent accessibles à la recherche et à la documentation : une procédure
d’intégration a été fournie au SCD avec la version d’acceptation de l’application.
Mais cette plate-forme ne comprend pas la phase consistant en la conversion en
XML de la thèse (rédigée au format Word ou Latex) déposée par le doctorant.
Souhaitant confier cette opération à un tiers, le SCD est candidat auprès du
Ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
12
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Recherche pour participer à la chaîne de traitement Cyberthèses mise en place par
l’Université Lyon 2 – Louis Lumière
Dans sa proposition technique et financière, la société Jouve® préconisait
l’utilisation de la feuille de style TEI PELLEAS mise en place par l’Université de
Marne-la-Vallée.
2.4. Les projets du SCD
Dans le prochain plan quadriennal (2004-2007), le SCD souhaite installer un
serveur de "pré-print" pour favoriser une diffusion rapide en ligne des travaux des
chercheurs de l’Université de la Méditerranée.
La direction du SCD souhaite également mettre en place une opération de
numérisation des annales de concours, très demandées par les étudiants.
De plus, des crédits sont demandés pour l’achat d’un banc de numérisation. Il est
en effet envisagé de valoriser les collections patrimoniales de l’Université en
procédant notamment à la numérisation d'ouvrages anciens conservés à la section
Médecine.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
13
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
3. Objectifs de la mission ENSSIB
Le 20 janvier 2003, le Service Commun de la Documentation de l'Université de la
Méditerranée proposait à l’ENSSIB de constituer un groupe chargé de réfléchir à la
mise en place d'une chaîne de traitement électronique des thèses. La commande se
déclinait en trois objectifs, formulés ainsi dans la lettre de mission datée du 7
janvier 2003 :
• quantifier les besoins de formation, d'une part pour les doctorants et,
d'autre part, pour le personnel appelé à utiliser le produit Jouve® ;
• envisager les développements du système à d'autres types de documents.
• étudier la faisabilité de fédération de ce projet au niveau inter
universitaire.
Les observations et les rencontres, conduites aussi bien à Lyon pour le travail
préparatoire qu'à Marseille pour l'action sur le terrain, ont fait apparaître une
nouvelle nécessité, celle d’intégrer un objectif liminaire aux trois précédents. En
effet, pour assurer le fonctionnement intégral de la chaîne de traitement installée
par la société Jouve®, il convient, en amont, de mettre en place un dispositif
permettant de traiter et de convertir la thèse sous la forme d’un document
structuré.
Nous proposons donc de reconsidérer chacun de ces quatre points en les
confrontant aux contraintes du projet initial.
3.1. Compléter la nouvelle chaîne de traitement
L'actuelle chaîne de traitement livrée par la société Jouve® assure la conversion
des documents à partir du format XML indispensable à l'archivage et à la diffusion
électronique des travaux universitaires. Toutefois, dans le cadre de la commande
passée auprès de l’ENSSIB, le dispositif Jouve ne suffit pas à traiter intégralement
le circuit de la thèse. En effet, la version native du travail déposé par le doctorant,
document de type Word, doit être convertie en XML via l'utilisation d'une feuille
de style.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
14
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Dans cette perspective, il appartient au SCD :
1 d’élaborer, dès le stade de la rédaction de la thèse par le doctorant, des
prescriptions relatives à la production du document (feuille de style ou
modèle de saisie).
2 de mettre en place l’utilisation d’une plate-forme capable de traduire ce
document structuré en langage XML ;
3 de vérifier la structuration de la thèse.
→ C'est pourquoi, le groupe projet aura comme double objectif de :
- préconiser des options techniques permettant la conversion de la thèse dans
un format structurant et normalisé.
- quantifier le volume de travail et le personnel nécessaire à la conversion.
3.2. Quantifier les besoins de formation du personnel et des doctorants
3.2.1 Les doctorants
Le bon fonctionnement de la chaîne de traitement nécessite de former les
doctorants, dès le début de l'élaboration de leur thèse, à l'utilisation d'un modèle de
saisie normalisé et commun. Cet outil, qui peut a priori apparaître comme une
contrainte, constitue une aide précieuse à la rédaction et à la mise en forme du
document (par exemple l'actualisation automatique du plan).
→ La mission du groupe consiste à :
- recenser le nombre de doctorants et de thèses soutenues par an.
- définir, à partir des compétences informatiques, les besoins de formation.
- évaluer au sein du SCD les ressources humaines et matérielles nécessaires.
3.2.2 Le personnel
La mise en place de la chaîne de traitement des thèses électroniques requiert
l'acquisition de nouvelles compétences par le personnel, en tant qu'éditeur et
formateur auprès des doctorants. Le recours à ce nouvel outil entraîne deux
interrogations : la première concerne le besoin de formation des personnels ; la
seconde, l'organisation du circuit de la thèse.
→ Dans ce cadre-ci, le groupe ENSSIB devra :
- procéder à une évaluation des besoins en volume de personnel ;
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
15
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
- évaluer les besoins de formation des personnels et établir un plan de
formation adapté ;
- proposer une organisation du travail.
3.3. Envisager le développement du système à d'autres documents
Le nouveau serveur offre la perspective d'enrichir et de valoriser les ressources
documentaires du SCD au travers de la numérisation de documents. Il s'agit
conjointement de promouvoir le fonds patrimonial et de proposer aux étudiants de
nouvelles ressources en ligne telles que les annales destinées à faciliter la
préparation des examens et concours.
→ Cette finalité impose donc de procéder, dans chacune des sections, à une
évaluation :
- des besoins documentaires des usagers.
- des fonds pertinents à numériser.
Cette évaluation sera menée en liaison étroite avec les personnels impliqués dans
le projet, porteurs d'une réflexion et d'une expertise à la fois en termes de
connaissance des collections et des besoins des usagers.
3.4. Étudier la faisabilité de fédération de ce projet au niveau inter
universitaire
Le choix du SCD représente un investissement conséquent, riche en potentiel de
développement documentaire. Aussi, dans un contexte de renforcement de la
collaboration inter universitaire et, plus globalement, de travail en réseau, se fait
jour une réelle opportunité pour une mutualisation des ressources et une
valorisation du travail universitaire. Les contours de ce projet ayant évolué depuis
la commande, il convenait de le rediscuter lors du premier comité de pilotage.
Le commanditaire, ayant consulté les partenaires potentiels, a préféré ôter cet
objectif du programme de travail de l’équipe.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
16
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
4. Cahier des charges
4.1. Le produit livré par l'équipe ENSSIB
Le rapport remis par l'équipe le 26 juin 2003 présentera une solution globale à la
mise en place de la chaîne de traitement électronique des thèses et d'autres
documents au SCD de l'Université de la Méditerranée. Cette solution comportera
les points suivants :
4.1.1 La chaîne de numérisation
• Préconiser l'harmonisation du protocole du dépôt de la thèse.
• Évaluer les prestations offertes par les différentes plate-formes
existantes pour générer des documents au format XML.
• Présenter un scénario d’implantation de la chaîne en lien avec une
organisation du travail des personnels du SCD.
4.1.2 La formation
• Un programme de formation des personnels du SCD concernés par la
numérisation des documents selon l'organisation retenue dans le dernier
point.
• Un programme de formation des doctorants en fonction des besoins
identifiés par une enquête et le repérage de cours complémentaires
éventuels (bureautique…).
• Un programme de formation des personnels du SCD amenés à former les
doctorants à l'utilisation des feuilles de style.
4.1.3 L'extension de la numérisation à d'autres documents
• Mener une enquête sur les pratiques et les besoins documentaires des
étudiants.
• En fonction des résultats, faire des préconisations sur les types de
documents à numériser.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
17
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
4.1.4 L’évolution de la politique de numérisation
• Évaluer les possibilités de valorisation du fonds ancien et des richesses
patrimoniales de la section médecine.
• Proposer des évolutions ultérieures qui amèneront le SCD à développer un
véritable rôle éditorial.
L'ensemble de ce programme sera développé par l'équipe en fonction du calendrier
et du budget prévisionnels qui suivent.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
18
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
4.2. Calendrier prévisionnel de l'intervention
Date Activité 1 Activité 2 Événements
Semaine 4
20-24/01 Lettre de mission et historique du projet Visite 1
Semaine 6
3-7/02 Visite INSA
Semaine 7
10-14/02
Documentation
sur la numérisation
Étude des chaînes existant
en France Visite Cyberthèses
Semaine 8
17-21/02
Rédaction de la lettre
d'information
Étude du circuit des thèses
et de l'organigramme U2
Stage 1
Rencontres U2
Sem. 10
3-7/03 Étude du produit Jouve®
Visite 2 : mise en
place du produit
Sem. 12
17-21/03
Rédaction du
questionnaire destiné
aux doctorants Préparation du cahier des
charges
Sem. 13
24-28/03 Présentation du cahier des charges
Comité de
pilotage 1
Sem. 14
31/03-4/04
Sem. 15
7-11/04
Diffusion du
questionnaire
Recherches de solution
(objectif 1 et 2)
Visite : Pelléas
Sem. 16
14-18/04
Étude des besoins et
du catalogue (obj. 3)
Étude de faisabilité
(obj. 3 et 4)
Stage 2
Contacts U2
Sem. 18
28/04-2/05 Dépouillement du questionnaire
Sem. 19
5-9/05
Sem. 20
12-16/05
Élaboration des scénarios
Sem. 21
19-23/05 Proposition de scénarios ; choix
Comité de
pilotage 2
Sem. 22
26-30/05
Sem. 23
2-6/06
Sem. 24
9-13/°6
Approfondissement du scénario retenu
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
19
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Sem. 25
16-20/06 Présentation du produit final
Comité de
pilotage 3
Sem. 26
23-27/06 Rapport final
Remise du
rapport
Sem. 29
15-18/07 Présentation orale du rapport Soutenance
Voir aussi en annexe pour l’organisation des tâches de l’équipe (modèle de Gantt)
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
20
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
4.3. Budget prévisionnel de la prestation
4.3.1 Investissement en temps de travail (Titre I)
Décompte des heures par stagiaire :
Formation générale à la conduite de projet 22 heures Travaux dirigés 39 heures Visites et stages sur place 76 heures Comités de pilotage 05 heures Total 142 heures
Calcul du coût :
Stagiaires Heures de travail effectuées Moy. horaire Coût T.I.B. 5 142 heures 13,56 euros 9627,60 euros
T.I.B. stagiaires Indemnité rés.
(1% T.I.B.) Charges patronales
(46,25%) Coût total
9627,60 euros 96,28 euros 4497,29 euros 14221,17 euros
Répartition des frais par établissement :
ENSSIB 8476,07 eurosINET 5745,10euros
SCD U2 Méditerranée 0
4.3.2 Frais de déplacement (Titre II)
Billets de train SNCF :
Prix unitaire Nombre Total Plein tarif Lyon-Marseille (pointe) 45,50 euros 12 546,00 euros Plein tarif Lyon-Marseille (normal) 38,10 euros 20 762,00 euros
Réduc. 50 % Lyon-Marseille (pointe) 22,50 euros 9 202,50 euros Réduc 50 % Lyon-Marseille (normal) 19,00 euros 13 247,00 euros
Plein tarif Lyon-Paris (pointe) 69,50 euros 4 278,00 euros Total 54 2035,50 euros
Cartes et tickets RTM :
Prix unitaire Nombre Total Carte hebdomadaire 10,00 euros 10 100,00 euros Tickets aller/retour 2,70 euros 15 40,50 euros Total 140,50 euros
Indemnités de déplacement:
Motif Unité/jour Durée (jours) stagiaires concernés Nbre d'unités taux (euros) total (euros)Stages 4 10 5 80 8,82 705,60 Visites 1 1 5 5 8,82 44,10
Com.Pilot. 1 3 3 9 8,82 79,38 Total 94 8,82 829,08
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
21
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Coût total des frais de déplacement:
Frais de transport SNCF 2035,50 eurosFrais de transport RTM 140,50 euros
Indemnités de déplacement 829,08 euros Total 3005,08 euros
Répartition des frais par établissement:
ENSSIB 2682,88 eurosSCD U2 Méditerranée 322,20 euros
4.3.3 Reprographie, impressions et communication (Titre III)
Décompte :
Prix unitaire Total Carte 200 copies (ENSSIB) 0,10 euros 20,00 euros Carte 200 copies (SCD U2) 0,15 euros 30,00 euros 330 impressions (ENSSIB) 0,046 euros 15,24 euros 120 min. comm. téléph. tarif local (SCD U2) 0,033 euros 3,96 euros Total 69,20 euros
Répartition par établissement:
ENSSIB 35,24 eurosSCD U2 Méditerranée 33,96 euros
4.3.4 Bilan
Coût global prévisionnel : TITRE I 14221,17 eurosTITRE II 3005,08 euros TITRE III 69,20 euros Coût total du projet 17295,45 euros
Répartition par établissement :
ENSSIB 11194,19 eurosINET 5745,10 euros SCD U2 Méditerranée 346,16 euros
*
Signatures
Le commanditaire Le chef de projet
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
22
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Deuxième comité de pilotage :
propositions pour la mise en
place d'une chaîne de traitement
des thèses électroniques
1. La numérisation des thèses au Service Commun de la Documentation de l'Université de la Méditerranée : problématique et enjeux
Le SCD de l'Université de la Méditerranée dispose actuellement d'un serveur livré
par la société Jouve ® en mars dernier sur lequel ont été archivées 99 thèses
rétroconverties. Ce serveur héberge l'application BUMed destinée à traiter et à
diffuser les thèses futures.
La mise en place d'une nouvelle chaîne de traitement des thèses doit tenir compte
d'un contexte particulier.
Le SCD est composé de cinq bibliothèques (Médecine, Pharmacie, Sciences,
Sciences économiques) réparties sur quatre sites. Du fait de cet éclatement et d'une
organisation du travail propre à chaque section, les équipes ont peu l'habitude de
travailler ensemble, notamment en ce qui concerne le traitement des documents, et
donc des thèses.
Aujourd'hui le SCD est dans une phase de transition du fait du départ du précédent
directeur, qui était aussi l'initiateur du projet de numérisation des thèses. Ce projet
rompt avec un travail amorcé en 1999 par le responsable de la section Sciences,
portant sur la numérisation de manuels pour les premier et second cycles
universitaires.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
23
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Le projet actuel, engagé rapidement, au risque de souffrir de l'absence d'une
réflexion en amont et d'une ligne directrice forte, demeure ouvert et offre de larges
perspectives de développement.
Le deuxième comité de pilotage a pour objet de proposer au SCD de l'Université
de la Méditerranée des scénarios relatifs à la mise en place d'une chaîne de
traitement électronique des thèses. Ils répondent aux quatre points du cahier des
charges validés lors du premier comite de pilotage :
• L'harmonisation du dépôt de la thèse.
• L'implantation et l'organisation d'une chaîne de traitement des thèses.
• La formation des personnels et des doctorants.
• L'extension de la numérisation à d'autres types de documents.
Les scénarios proposés ci-dessous se fondent sur la même analyse déclinée en trois
points :
• Les besoins documentaires des étudiants.
• Le contexte de l’Université de la Méditerranée.
• Les évolutions en cours au plan national dans le domaine de la
documentation électronique.
L’architecture des scénarios retenus est la suivante :
• Scénario I : vers un réseau national de thèses électroniques.
• Scénario II : vers une bibliothèque numérique de recherche.
• Scénario III : vers une bibliothèque numérique pédagogique.
Pour appréhender le contexte dans lequel s'inscrit ce projet, le groupe ENSSIB a
procédé selon une démarche méthodologique déclinée en différentes étapes :
• Information sur le sujet : le cadre réglementaire, les contraintes
techniques, les expériences pilotes (INSA, Cyberthèses, Marne-la-
Vallée).
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
24
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
• Entretiens avec les directeurs de sections du SCD, les responsables du
traitement des thèses, les services de scolarité, les Écoles doctorales,
des doctorants et des chercheurs, le prestataire (Jouve®).
• Interviews de personnes ressources ou d'experts en matière de
numérisation.
• Enquêtes menées, l'une sur les besoins des étudiants en matière de
documentation (273 réponses), l'autre sur les compétences
informatiques des doctorants (30 réponses).
• Observations sur le terrain lors des deux semaines de stage.
Il est important de souligner que ces trois scénarios s'inscrivent chacun dans une
perspective propre, évolutive et complémentaire.
Il conviendra au commanditaire de choisir et d'amender l'une des trois propositions
lors du comité de pilotage du 22 mai 2003.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
25
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
2. Scénario I : Vers un réseau national de thèses électroniques
2.1. Présentation du scénario
L’ambition de ce scénario est de permettre au SCD de s’intégrer dans un réseau
d’universités autour de la diffusion électronique des thèses. La plate-forme servira
donc uniquement à la diffusion des thèses dans un premier temps.
La volonté du SCD d'Aix-Marseille II de mettre en place une chaîne de traitement
numérique des thèses répond à la circulaire ministérielle du 21 septembre 2000 sur
le dépôt et la diffusion électronique des thèses. La charte de dépôt et de diffusion
des thèses, validée par le service juridique de l’Université de la Méditerranée,
vient à l’appui de cette préoccupation.
D’autres universités telles Lyon II ou Marne-la-Vallée, ont commencé à s'engager
dans la voie de la numérisation. L'acquisition d'un serveur permet de rejoindre et
de participer à ce mouvement national.
Pour créer un véritable réseau dans ce domaine, il est nécessaire que le SCD de la
Méditerranée rattrape son retard par rapport aux universités déjà engagées dans le
processus. Pour ce faire, il peut dans un premier temps profiter des savoir-faire
acquis par ces universités, par le biais d’une collaboration et d’une mutualisation
des ressources.
D’où la nécessité de faire porter les efforts du SCD sur la diffusion des thèses dans
l’immédiat. S’il décidait en effet de privilégier la numérisation d’autres
documents, il risquerait de se placer en marge du réseau en cours de construction.
Cette option a l’avantage de répondre à la demande formulée par les doctorants
lors des contacts que nous avons eus avec eux, de pouvoir accéder rapidement aux
thèses en ligne.
Les deux universités les plus engagées dans la voie de la numérisation en langage
XML à l’heure actuelle sont celles de Lyon II Lumière et Marne-la-Vallée.
La première a déjà élaboré une plate-forme de conversion des documents vers le
langage XML (Cyberthèses version 1.0 puis 2.0). Cette plate-forme est accessible
en ligne et libre de droits. Dans le même souci de permettre la collaboration entre
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
26
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
les universités, la cellule Lyon II ERAD, responsable du programme Cyberthèses,
propose des formations pour le personnel chargé de la conversion. Elle met à
disposition un serveur de thèses hébergé à l’Université Lyon III – Jean Moulin.
L’Université de Marne-la-Vallée a, elle aussi, acquis un serveur, PELLEAS,
auprès du prestataire Jouve®, et procède, à partir de la plate-forme de conversion
Cyberthèses, à la numérisation de ses thèses. Cette université a donc opté pour la
même solution technique que le SCD de la Méditerranée, ce qui est un atout pour
la mutualisation. Cette université souhaite vivement s’associer au SCD de la
Méditerranée pour initier rapidement un travail en commun : échange de
compétences et réflexions sur les problèmes rencontrés, notamment en matière de
droit de la propriété intellectuelle.
Dans ces conditions, et vu l’indisponibilité momentanée du personnel de formation
de Lyon II ERAD, l’Université de Marne-la-Vallée représente un partenaire de
choix pour le SCD de la Méditerranée.
L’organisation du service de numérisation s’inspirera donc fortement de celle qui
est en place à Marne-la-Vallée : un service centralisé doté de fortes compétences
techniques.
2.2. Réponse au cahier des charges
2.2.1 Harmonisation du dépôt de la thèse
Le dépôt électronique de la thèse sera effectué, à l'instar du format papier, au sein
de chaque section. Puis, le service de numérisation se chargera de collecter le
document au format électronique et de le convertir en XML.
2.2.2 La chaîne de traitement
• Implantation : une chaîne centralisée
Dans ce scénario, nous préconisons de créer un service centralisé chargé du
traitement de la chaîne, implanté à la Division des Affaires Générales (DAG) du
SCD. La plate-forme de conversion en XML sera téléchargée sur 3 postes.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
27
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
• Organisation
Au regard du travail de reprise probable sur une thèse (entre un jour et une
semaine), et compte tenu de la production annuelle de l'Université (environ 150
thèses), la conversion en XML ne peut être effectuée par une seule personne. Nous
préconisons le recrutement ou le redéploiement de 2 emplois à temps plein pour
assister le chef de ce nouveau service.
Profil de poste requis pour les 2 emplois : être capable de manipuler des logiciels
de type Word, des interfaces web, et d'alimenter des bases de données.
La diffusion des thèses se fera dans un premier temps sur Intranet, comme le
prévoit le paramétrage actuel de la plate-forme. Il est cependant nécessaire
d'envisager par la suite une diffusion sur Internet pour les nouvelles thèses dont les
droits seront acquis ; cette solution implique une modification de la plate-forme
par Jouve ®.
2.2.3 Formation
• Formation du personnel
La formation concernera les 3 agents du service et n'excédera pas 2 jours. Afin de
mettre en place rapidement la chaîne, il sera souhaitable de faire appel au SCD de
Marne-la-Vallée pour initier le personnel à la conversion. Le chef de service
recevra une formation plus approfondie lui permettant d'assurer la veille
technologique du service.
• Formation des doctorants
Les doctorants seront initiés à l'utilisation des feuilles de style dans chaque
section, soit au sein de la bibliothèque, soit dans les salles informatiques de
l'Université. La session n'excédera pas une demi-journée. A terme, il est
envisageable de former les élèves dès le mastère.
Les formateurs seront issus des sections et seront formés par le chef de service.
Compte tenu des postes disponibles et de la durée des sessions envisagées, l’équipe
comprendra 4 personnes. Ce mode de formation permet d'une part d'établir une
collaboration entre les sections et d'autre part, d'envisager une mutualisation des
compétences.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
28
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
2.2.4 Extension de la numérisation : vers un serveur national des thèses
La collaboration amorcée pour la formation avec le SCD de Marne-la-Vallée
pourra être prolongée et élargie à d'autres universités pour créer le réseau des
thèses électroniques que la circulaire ministérielle de septembre 2000 invitait à
initier, et de ce fait, organiser une diffusion nationale des thèses. Des universités
comme Limoges I et Strasbourg I sont en effet candidates à l’intégration dans ce
réseau. Elles ont toutes deux fait les mêmes choix techniques que Marne-la-Vallée
et le SCD de la Méditerranée. Plusieurs autres universités et établissements
d’enseignement supérieur, notamment dans l’est de la France, commencent à
s’engager dans cette voie (achat de serveurs, chartes de dépôt, etc.…).
L’opportunité de constituer un réseau sur des bases solides implique pour le SCD
de la Méditerranée de faire porter l’essentiel de ses efforts (personnel, formation,
moyens financiers et matériels) sur la numérisation des thèses, et donc de remettre
momentanément l’extension de la numérisation à d’autres documents.
2.3. Implications du scénario
2.3.1 Avantages
2.3.1.1 Pour le SCD
• Rapidité de mise en œuvre de cette solution.
• Efficacité du service grâce à la centralisation de la chaîne.
• Mise en œuvre d'une collaboration des personnels du SCD en matière de
formation, dans la lignée du groupe CAFE (Collectif des Acteurs pour la
Formation des Étudiants, groupe de travail interne au SCD sur la formation
des usagers.).
2.3.1.2 Vis-à-vis des partenaires
• Éviter le gaspillage d’énergies et de moyens en bénéficiant du travail et de
l'expérience du SCD de Marne-la-Vallée.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
29
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
• Intégrer l’Université de la Méditerranée dans un réseau d’universités
partenaires.
• Amener de nombreux partenaires potentiels (autres universités locales) à
intégrer un réseau national de documentation numérique.
2.3.1.3 Pour le public
• Répondre à la demande des doctorants qui souhaitent vivement une
consultation des thèses plus large et plus facile.
• Offrir aux chercheurs la consultation à distance des travaux des docteurs de
l'Université.
2.3.2 Inconvénients
2.3.2.1 Pour le SCD
• Peu d'implication du personnel du SCD.
• Utilisation limitée du serveur par rapport à ses potentialités.
• Nécessité de créer une nouvelle équipe et de la doter des compétences
nécessaires.
2.3.2.2 Vis-à-vis des partenaires
• Peu de collaboration dans l'immédiat avec l'Université.
2.3.2.3 Pour le public
• Public visé restreint : chercheurs, doctorants, éventuellement futurs
mastères ; il n’est pas sûr, malgré la diffusion sur Internet des thèses, que
les étudiants de premier et deuxième cycles bénéficient d’un service
approprié à leurs besoins les plus urgents.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
30
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
2.3.3 coûts prévisibles
2.3.3.1 budget d’investissement
- Achat de 3 postes informatiques, mobilier et connexions : 5500 €
- Recrutement de l'équipe affectée à la
conversion en XML : 12500 €
- Prise en charge des déplacements d'une personne de
l'Université de Marne-la-Vallée pour la formation à la
conversion : 750 €
- Modification de la plate-forme pour permettre une
diffusion Internet : 4 jours ingénieurs x 120 €/h : 3840 €
COÛT TOTAL : 22 590 €
2.3.3.2 Budget de fonctionnement prévisionnel première année
Personnel du service pendant une année (hors chef de service) 50000 €
Contrat de maintenance annuelle (Jouve®) à préciser
2.4. Les objectifs
• Mettre en place rapidement la chaîne de traitement numérique des thèses.
• Mutualiser techniques et savoir-faire avec d'autres universités.
• Constituer un pôle régional en matière de numérisation s'intégrant dans le
réseau national.
• Possibilité d'évoluer à moyen ou à long terme vers les scénarios II et III.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
31
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
3. Scénario II : Vers une bibliothèque numérique de recherche
3.1. Présentation du scénario
Ce scénario a l’ambition de faire du SCD un interlocuteur privilégié des
laboratoires de recherche de l’Université de la Méditerranée.
La rétroconversion et la numérisation des thèses ouvre des perspectives à la
recherche scientifique et à la curiosité intellectuelle du public. En poursuivant dans
cette voie, le SCD pourra compléter l’offre de documents en ligne pour les
chercheurs, et en retour, diffuser en avant-première leurs productions scientifiques
(préprints).
Dans ce but, la plate-forme servira à la diffusion électronique des thèses, des
productions scientifiques des chercheurs et des documents patrimoniaux de la
section médecine.
En effet, ces derniers documents, qui sont parfois des pièces uniques, sont déjà
exploités par certains laboratoires de recherche (par exemple le laboratoire
d’anthropologie de la Faculté de Médecine). Ils constituent de précieux objets
d’étude dans le cadre des thématiques actuelles de la recherche scientifique
(histoire de la mort, du corps, des maladies en milieu méditerranéen). Ces
documents sont conservés actuellement dans des conditions qui ne permettent pas
une exploitation satisfaisante. La numérisation permettrait d’y remédier.
Par ailleurs, la diffusion avant publication des productions et articles des
chercheurs a déjà fait ses preuves dans d’autres établissements. Elle fait gagner un
temps estimable à la recherche, notamment dans le domaine médical. Le SCD
fournirait ainsi un service précieux aux chercheurs dont il deviendrait un partenaire
à part entière.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
32
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Comme pour le scénario précédent, la plate-forme dans sa configuration actuelle
répond à la circulaire ministérielle du 21 septembre 2000. Par la mise en valeur
d'un important fonds patrimonial susceptible d'intéresser les chercheurs en histoire
régionale – et au-delà, un public moins spécialisé - ce scénario tend à faire du SCD
un pôle d'excellence.
Cette option suppose la mise en place d'un service autonome et spécialisé au sein
de la DAG.
3.2. Réponse au cahier des charges
3.2.1 Harmonisation du dépôt de la thèse
Les thèses sous forme électronique seront remises directement par les doctorants
au service de numérisation. Cette collecte directe permet un contrôle du dépôt par
le service via le système du quitus déjà en place en section Pharmacie pour les
thèses papier. Ce système est d’ailleurs extensible à tous les scénarios, car il
s’avère un moyen efficace de recueillir tous les documents en question à la
bibliothèque.
3.2.2 La chaîne de traitement
• Implantation : une chaîne centralisée
Le service procèdera à la conversion au format XML, à l'indexation et au
catalogage (manuellement). La plate-forme de conversion sera téléchargée sur 3
postes.
• Organisation
Le choix étant fait d'implanter la chaîne au sein d'un service ad hoc, celui-ci doit
recevoir une forte définition, en se voyant affecter un matériel et un personnel
spécialisé.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
33
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Ce choix implique donc de repenser l'organisation du travail par le biais d'un
redéploiement au sein du SCD. Le personnel comprendra :
- de façon permanente, le chef de service, qui aura une bonne
connaissance du milieu de la recherche scientifique et des pratiques
et compétences documentaires des étudiants et des chercheurs. Il
sera à même d’animer le partenariat avec les laboratoires de
recherche.
- d’autres agents chargés de la conversion en XML des thèses. Ces
agents seront issus des sections et effectueront un temps partiel au
sein du service. L’équipe mobilisée sera redéployée sur la base du
volontariat. Au total, ce volume de travail représentera 2 équivalents
temps-plein. Un de ces agents pourrait être affecté plus
spécifiquement au traitement des préprints et recevra la formation
nécessaire (Définition de Type de Document) au près de Jouve®.
La diffusion des documents numérisés se fera sur Intranet ou Internet (par
l'acquisition d'un module livrable par Jouve®), selon le type de document. La
diffusion sur Internet rendra les préprints accessibles à l’ensemble de la
communauté des chercheurs.
3.2.3 Formation
• Formation du personnel
Dans ce scénario, les agents chargés de la conversion et le chef de service suivront
une formation d'environ 2 jours auprès d'un partenaire (SCD de Marne-la-Vallée)
qui viendra la dispenser sur site. L’agent chargé des préprints bénéficiera d’une
initiation à la DTD auprès de Jouve®.
• Formation des usagers
La formation des doctorants reposera sur une personne extérieure au service déjà
impliquée dans la formation des étudiants (un acteur du groupe CAFE). Elle aura
pour mission de former et d'animer un réseau étendu de formateurs, après avoir été
initiée elle-même pendant une journée par le chef de service.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
34
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Ce réseau des formateurs, issu soit des sections soit de l'Université (moniteurs,
écoles doctorales), dispensera la formation auprès des doctorants et des chercheurs.
Ces derniers seront en effet invités à utiliser des feuilles de styles spécifiques pour
la diffusion de leurs travaux sous forme de préprints. Ces formations n'excéderont
pas une demi-journée et pourront se dérouler dans les sections, ou, de préférence,
directement dans les laboratoires.
3.2.4 Extension de la numérisation
La collecte des préprints se fera sans intermédiaire pour une plus grande efficacité
du service. Le chef du service sera en contact permanent avec les laboratoires de
recherche pour organiser cette collecte et recueillir les souhaits des chercheurs en
matière de documents à numériser. La diffusion des préprints imposera de recourir
à un module d'extension livrable par Jouve®.
Quant à l'extension au fonds ancien, il convient de s’interroger sur l’opportunité,
pour le SCD, d’acquérir un banc de numérisation. Plusieurs choix se présentent en
effet :
- Soit le SCD acquiert un banc de numérisation et procède lui-même à
la conversion de son fonds ancien. Se pose alors le problème de
l’utilisation future du banc une fois le fonds ancien numérisé.
- Soit le SCD confie à un prestataire extérieur la numérisation de son
fonds ancien, par exemple Jouve®, dont la maîtrise en la matière est
reconnue. Cette solution a un coût qu’il faut rapporter au volume à
numériser.
- Soit le SCD décide de formaliser un partenariat avec le
Conservatoire du Patrimoine Médical3, qui dispose de son propre
système de numérisation.
Un second point, d’ordre technique, concerne le format de diffusion. Il semble en
effet opportun d’offrir ces documents sous deux formats :
- un format en mode texte, destiné aux chercheurs, pour permettre une
consultation des contenus plus aisée ;
3 association locale oeuvrant à la conservation et la valorisation du patrimoine médical marseillais.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
35
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
- un format en mode image, destiné à un public plus large, susceptible
par ailleurs de faciliter l’organisation d’expositions virtuelles. Cette
option impliquant un travail de numérisation très lourd, il paraît
difficile d’envisager que le SCD le prenne en charge.
Si le choix du partenariat avec le Conservatoire du Patrimoine Médical paraît
séduisant, dans la mesure où il enrichirait des relations déjà existantes, il souffre
néanmoins d’un handicap de taille : le scanner du CPM ne permet pas de traiter les
documents sous les deux formats.
En revanche, ce double traitement fait partie des prestations offertes par Jouve®.
La solution de sous-traiter la numérisation à Jouve® ou une société concurrente
semble donc plus pertinente.
3.3. Implications du scénario
3.3.1 Avantages
3.3.1.1 Pour le SCD
• Mise en place d'un service pilote où sont développées de nouvelles
compétences.
• Développement du travail collaboratif entre les sections dans le domaine de
la formation des usagers.
3.3.1.2 Vis-à-vis des partenaires
• Fédérer les acteurs locaux impliqués dans la mise en valeur du patrimoine
médical, à l'exemple du Conservatoire du Patrimoine médical basé à
l'Hôpital Salvatore de Marseille.
• Accroître la visibilité du SCD auprès des décideurs ou partenaires
institutionnels.
• Renforcer et formaliser les liens avec les chercheurs de l’Université.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
36
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
3.3.1.3 Pour le public
• Valorisation et diffusion du travail des doctorants.
• Mise à disposition de la communauté des chercheurs d'une offre
documentaire spécialisée.
• Élargissement des publics au-delà du SCD, grâce à la numérisation du fonds
patrimonial, à l'image d'une bibliothèque "hors les murs" (exposition
virtuelle, par exemple.).
3.3.2 Inconvénients
3.3.2.1 Pour le SCD
• Investissement financier lourd en termes de moyens matériels.
• Extension de la numérisation limitée au fonds spécialisé d'une seule section
(Médecine).
3.3.2.2 Vis-à-vis des partenaires
• Pas de collaboration avec les équipes pédagogiques de l'Université.
• Pas d'intégration dans des programmes existants de numérisation de fonds
patrimoniaux.
3.3.2.3 Pour le public
• Le public touché pourrait se circonscrire, au sein du paysage universitaire, à
la seule communauté des chercheurs et des doctorants : il n'est pas sûr que
les étudiants de 1er cycle y trouvent leur compte, en tout cas dans une
optique proprement scolaire.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
37
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
3.3.3 Coûts prévisibles
3.3.3.1 Budget d'investissement
- Affectation de 3 postes informatiques, mobilier et connexions 5500 €
- Formation du personnel 750 €
- Formation particulière DTD préprints 1000 €
- Modification de la plate-forme en vue d'une intégration
des préprints : mise en œuvre d’une DTD par le prestataire
10 jours ingénieur x 120 €/h 9600 €
- Numérisation du fonds ancien (coût max 0,6 €/page)
dans la limite de l'avoir chez Jouve® : 27000 pages 16400 €
• COÛT TOTAL : 33250 €
3.3.3.2 Budget de fonctionnement prévisionnel première année
- Contrat de maintenance annuelle à préciser
3.4. Les objectifs
• Positionner le SCD comme site pilote en associant des compétences de
numérisation et de conservation du patrimoine.
• Faire évoluer le SCD dans le sens des grandes mutations actuelles
(bibliothèques numériques).
• Donner au SCD les moyens de jouer un rôle de premier plan dans la vie
intellectuelle, culturelle et scientifique locale.
• Créer une dynamique susceptible d'avoir un effet d'entraînement sur
d'autres composantes du réseau universitaire d'Aix-Marseille (vers la
mutualisation).
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
38
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
4. Scénario III : Vers une bibliothèque numérique pédagogique
4.1. Présentation du scénario
Actuellement, la politique documentaire des SCD est marquée par un déséquilibre
de l’offre documentaire. En effet le développement des périodiques électroniques,
plutôt destinés aux chercheurs, pèse lourdement sur le budget d’acquisition des
bibliothèques au détriment de documents fondamentaux pour les étudiants de
premier et second cycles (type manuels). De plus, une enquête sur les besoins
étudiants en matière de documentation électronique (cf. 2.4), menée au SCD en
mars 2003 par le groupe ENSSIB, met en relief les attentes propres à chaque
discipline : demande de manuels, mémoires, annales ou thèses d’exercice. Elle
souligne aussi que les étudiants sont de grands utilisateurs d’Internet 4 et qu’ils
montrent un faible attachement au papier.
Dans ce cadre, la plate-forme constitue une réelle opportunité pour diversifier et
rééquilibrer l’offre documentaire du SCD en direction d’un large public. Elle
permet de poser les bases d’un projet novateur au niveau national. Ce dernier
s’inscrit dans le prolongement d’un travail sur la diffusion de manuels
électroniques, amorcé dès 1999 par le directeur de la section Sciences, dans la
perspective de créer un consortium universitaire pour les manuels électroniques.
En effet, l’Université d’Aix-Marseille II offre un cadre favorable au
développement de l’édition numérique, actuellement au cœur des innovations
technologiques : production de contenus, compétences en matière documentaire,
publics captifs.
4 ce qui corrobore l'évaluation faite par l'Institut Médiamétrie en 2001, établissant que 68% de étudiants français utilisent "fréquemment ou régulièrement" l'Internet, cf. projet Manum, rapport d'activité 2003.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
39
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
La future plate-forme pédagogique aurait pour vocation de favoriser
l’enseignement à distance et de mettre en ligne des ressources pédagogiques. Elle
permettrait au SCD de s’intégrer à l’Université et d’évoluer vers un service de
presses universitaires en ligne. Parallèlement, ce service conforterait le
bibliothécaire dans son rôle de médiateur entre enseignants-chercheurs, étudiants
et ressources documentaires.
Pour le SCD d’Aix-Marseille II, ce scénario présente de nombreux avantages :
- développer un travail en réseau entre les sections ;
- donner la possibilité à chaque section de répondre aux besoins
documentaires spécifiques des étudiants avec une « numérisation à la
carte » ;
- mettre en place un partenariat étroit avec l’Université : enseignants,
équipes de recherche ;
- faire du bibliothécaire un véritable acteur éditorial de productions
universitaires.
Ce scénario tend ainsi à la création d’une bibliothèque numérique pédagogique :
au-delà des thèses, la plate-forme servira à la diffusion électronique des travaux
universitaires et des supports d’enseignement.
4.2. Réponse au cahier des charges
4.2.1 Harmonisation du dépôt de la thèse
La thèse électronique sera déposée, à l'instar du format papier, au sein de chaque
section pour y être directement convertie en XML.
4.2.2 La chaîne de traitement
Ce scénario repose sur une organisation du travail en réseau : les documents sont
sélectionnés au niveau des sections (1 correspondant par section) en partenariat
avec les équipes pédagogiques. Un chef de projet sera chargé d’animer l’équipe de
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
40
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
correspondants et de veiller à la cohérence du projet de numérisation. En
collaboration avec eux, il procédera à la mise à jour des documents, à leur
désherbage ou à leur archivage.
• Implantation : une chaîne en réseau
Les documents seront convertis dans les différentes sections puis transmis au
coordinateur chargé d'alimenter le serveur et d'assurer l'indexation et le catalogage.
Chaque section devra posséder le matériel nécessaire (un poste informatique) et la
plate-forme de conversion.
• Organisation
S'agissant des documents autres que les manuels, il sera préférable d’assurer la
conversion dans chaque section, en raison du nombre et de la diversité des
documents produits par l'Université. Aussi, les trois correspondants (un par
campus) seront-ils chargés de ce travail, à temps plein. Le coordinateur, localisé à
la Division des Affaires Générales, se chargera de la diffusion électronique des
manuels et de la négociation avec les éditeurs.
Profil de poste pour les agents : être capable de manipuler des logiciels de type
Word, des interfaces Web et d’alimenter des bases de données.
Selon le type de documents, la diffusion se fera sur Intranet ou sur Internet. Cette
dernière possibilité implique l’acquisition d’un module complémentaire à la plate-
forme.
4.2.3 Formation
• Formation des personnels
Dans ce scénario, seul le coordinateur sera formé auprès d'un partenaire extérieur
(SCD de Marne-la-Vallée). A lui, ensuite, de restituer ces savoir-faire aux
correspondants des campus. Cette formation de 2 jours environ pourra être
dispensée soit sur site, soit directement à Marne-la-Vallée.
• Formation des doctorants
Chaque correspondant se chargera de la formation des doctorants relevant de son
campus (modules d'une demi-journée). Il serait souhaitable dans un second temps
d’associer les moniteurs de l’Université à cette formation.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
41
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
Ces formations auront lieu, soit dans les sections disposant de salles appropriées
(Médecine, Pharmacie, Sciences), soit dans des salles mises à disposition par
l'Université (Sciences économiques).
4.2.4 Extension de la numérisation
Les attentes en matière de documentation numérique ne sont pas identiques suivant
les disciplines. Aussi, au vu des besoins mis en lumière par l’enquête menée5 et de
critères de faisabilité, nous proposons une extension de la numérisation « à la
carte », en fonction des sections. Les résultats de l’enquête, réalisée auprès de 273
étudiants de toutes les sections, sont les suivants :
• Section Médecine
Priorité aux manuels. La faisabilité reprend celle des revues électroniques pour
ce qui est des manuels électroniques que peuvent fournir les éditeurs. La question
est différente pour les manuels que le SCD pourrait numériser lui-même ou dont il
demanderait exceptionnellement la numérisation.
• Section Pharmacie
Demande de manuels (cf. supra).
Demande assez forte de mise en ligne des thèses d’exercice. Le problème
juridique peut être réglé par une charte de diffusion électronique comparable à
celle en vigueur pour les thèses d’Université. La forme du document nécessite une
conversion en XML par la section. Toutefois, il peut être difficile d’obtenir
l’autorisation des directeurs de recherche.
• Section Sciences
Demande très forte de manuels (cf. supra).
Demande de mise en ligne des annales. Leur numérisation et diffusion imposent
de négocier les droits d’auteurs avec les enseignants et les maisons d’éditions pour
les articles dont une partie est reproduite dans le libellé des sujets. La solution peut
donc s’avérer coûteuse. Il convient de les dactylographier avant de les convertir, ce
qui implique de modifier les pratiques de certains enseignants.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
42
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
• Section Sciences économiques
Demande de manuels (cf. supra).
Forte demande concernant les annales (cf. supra).
Très forte demande de mise en ligne des mémoires de second et troisième cycle
(Maîtrise, DEA, parfois dossiers de Licence). Le problème juridique peut être
réglé par une charte de diffusion électronique comparable à celle qui régira la
diffusion des thèses d’Université. La forme du document nécessite une conversion
en XML par la section.
Par ailleurs, pour toutes les sections, la demande des étudiants insiste sur la mise
en ligne autant que possible des cours des professeurs.
Nous proposons d’approfondir ultérieurement la possibilité de rendre accessible en
ligne les mémoires et les annales des sections qui en font la demande. La
numérisation de ces documents constituerait une première étape dans
l’élargissement des documents offerts en ligne par le SCD et représente une charge
de travail déjà conséquente.
Quoi qu’il en soit, le choix et la collecte des titres ou fascicules à numériser
pourront être confiés aux correspondants de section, qui seront à même de mener
cette sélection en collaboration avec les équipes pédagogiques.
Le coordinateur devra piloter ce projet d'extension dans son ensemble et mener les
négociations avec les éditeurs et les professeurs.
4.3. Implications du scénario
4.3.1 Les avantages
4.3.1.1 Pour le SCD
• Initier un projet de numérisation novateur et pilote.
• Susciter une dynamique d’équipe en impliquant le personnel des sections.
• Réussir l’intégration du SCD au sein de l’Université.
5 Voir annexes, volume 2.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
43
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
4.3.1.2 Vis-à-vis des partenaires
• Mettre en valeur les ressources produites par l’Université.
• Associer les éditeurs à de nouvelles formes de diffusion du savoir.
• Proposer de nouvelles solutions pédagogiques (e-learning).
4.3.1.3 Pour le public
• Proposer de nouveaux outils pédagogiques.
• Concerner l'ensemble des publics du SCD.
4.3.2 Les inconvénients
4.3.2.1 Pour le SCD
• Peu d’expériences similaires en la matière.
• Difficultés techniques et juridiques liées à la multiplicité des documents à
numériser.
• Nouvelles compétences à acquérir par le personnel.
4.3.2.2 Vis-à-vis des partenaires
• Partenariat avec l'Université à construire.
4.3.2.3 Pour le public
• Nouvelles compétences à acquérir en matière de recherche documentaire.
• Problèmes d’accès aux postes.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
44
Deuxième comité de pilotage : propositions pour la mise en place d’une chaîne de
traitement des thèses électroniques
4.3.3 Coûts prévisibles
4.3.3.1 Budget d'investissement
Achat de 4 postes informatiques et connexions 6000 €
Prise en charge des déplacements d'une personne de
l'Université de Marne-la-Vallée ou du SCD pour la formation. 750 €
Modification de la plate-forme pour la diffusion sur
Intranet (cf. sc. 1) 3840 €
Acquisition ou affectation de 20 postes de consultation
pour les sections, avec connexions. 30000 €
COÛT TOTAL : 40590 €
NB : ce budget ne prend pas en compte les éventuels contrats passés avec les
éditeurs pour la consultation des manuels électroniques.
4.3.3.2 Budget de fonctionnement prévisionnel première année
Contrat de maintenance annuelle à préciser
Renouvellement éventuel des contrats avec éditeurs à préciser
4.4. Les objectifs
• Équilibrer l'offre documentaire en ligne entre les différents publics du SCD.
• Développer une bibliothèque virtuelle pédagogique dans la perspective de
la création de presses universitaires.
• Intégrer la section Sciences au projet.
• Préfigurer l'organisation d'un consortium pour l'achat de manuels
électroniques.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
45
Deuxième comité de pilotage : compte-rendu décisionnel
Compte-rendu décisionnel du
deuxième comité de pilotage
(22 mai 2003 – 14h-17h)
Étaient présents : Mme Anne Zwick, directrice du SCD, maître d'œuvre
Mme Martine Sambucco, maître d'œuvre
Mme Liliane Alazraki, section médecine
M. Jacques Briand, section sciences
Mme Marie-Christine Lantéri, section sciences économiques
M. Pierre Ponsot, section pharmacie
Mme Liliane Miremont, tuteur de l'équipe ENSSIB
M. Benjamin Gilles, équipe ENSSIB, chef de projet
M. Emmanuel Marine, équipe ENSSIB
Mme Brigitte Maury, équipe ENSSIB
La solution retenue par le comité de pilotage correspond au premier scénario
présenté par l'équipe ENSSIB, intitulé "vers un réseau national des thèses". Il a été
amendé comme suit:
L'harmonisation du dépôt de la thèse sous forme électronique suivra les
préconisations de l'équipe : dépôt au service de scolarité, circuit parallèle à la
forme papier jusque dans les sections, généralisation du système du quitus
actuellement en vigueur en section pharmacie. Mme Alazraki attire l'attention sur
le fait que les documents déposés doivent être propres et ne pas contenir de virus,
car la forme CD-R ne permet pas de les éliminer. Une procédure de contrôle lors
du dépôt est peut-être à prévoir.
La chaîne de traitement s'organisera en réseau autour d'un coordinateur central et de
correspondants dans les sections, qui se chargeront de la numérisation. Celle-ci
mobilisera trois équivalents temps plein, en plus du coordinateur, sur l’ensemble du
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
46
Deuxième comité de pilotage : compte-rendu décisionnel
SCD, à raison d’un équivalent temps plein par campus. Un correspondant permanent
par campus organisera le travail dans les sections. Ce service sera assuré par plusieurs
agents effectuant une rotation, de manière à ne pas monopoliser le personnel. La
circulation des fichiers, étant donné qu'il n'existe pas de réseau commun, pourra se faire
par FTP. Le chef de projet se chargera d'alimenter le serveur, de maintenir le matériel en
collaboration avec le service informatique de l'Université, et d'assurer la veille
technologique et la pérennité du service. Un débat a lieu sur la nécessité qu'impose ce
projet, d'une compétence informatique tant au niveau de la gestion des fichiers
(compatibilité, virus...) qu'au niveau maintenance du serveur. Madame Zwick fait part
de sa demande d'affectation d'un technicien informatique au SCD, confortée par ce
projet. Si cette affectation n'est pas possible dans un premier temps, une collaboration
avec le service informatique devra être envisagée.
La formation du personnel sera assurée par un agent du SCD de Marne-la-Vallée,
service avec lequel le SCD de la Méditerranée souhaite développer une collaboration
comme prévu dans le scénario 1. Cette formation concernera en priorité le chef de
projet.
Le commanditaire souhaiterait que la formation des étudiants ne soit prise en
charge par le SCD, mais par l'Université elle-même et inscrite, par conséquent,
dans les programmes de formation des étudiants. Cependant dans un premier
temps, il semble plus approprié de la confier aux référents de numérisation (ce qui
présente certains avantages lors du rodage de la chaîne) ou à un réseau de
formateurs coordonnés par une personne référente du SCD. Le SCD fera appel au
personnel et aux moyens de l'Université pour faire face aux besoins de formation
en cas d'extension de la numérisation. Il est prévu de commencer par les étudiants
en fin de thèse, de manière à recevoir le moins de documents possibles non stylés.
Mme Sambucco et Mme Lantéri préfèreraient que ces formations soient rendues
obligatoires, tout comme le dépôt des documents stylés (et non simplement le
dépôt en format électronique). Peu à peu les formations remonteront jusqu'au
niveau mastère.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
47
Deuxième comité de pilotage : compte-rendu décisionnel
Il est enfin prévu d'étendre la numérisation aux autres documents produits par
l'Université. : mémoires et production scientifique. Mme Zwick souhaite que l'on
cherche à offrir un service adapté aux étudiants de premier et deuxième cycles, et
non seulement aux étudiants de haut niveau. L'extension associera des éléments
des scénarios 2 et 3. Un certain nombre de documents sont à écarter
provisoirement : les manuels, car on s'attend à ce que les éditeurs prennent
l'initiative de proposer des manuels électroniques d'ici deux ou trois ans, et ce
secteur s'apparentera donc rapidement à une documentation du type des revues
électroniques ou bases de données, avec abonnement annuel, voire consortium. La
numérisation des annales se heurte pour l'instant à une opposition résolue de la
part du conseil scientifique et du conseil de la documentation de l'Université : elle
risquerait de concurrencer le serveur pédagogique actuellement en place et n'est
pas souhaitée par les professeurs ; de plus elle pose des problèmes techniques de
faisabilité. Il en va de même pour les cours proposés en ligne. La numérisation du
fonds patrimonial ne concernant que la section médecine et non toutes les
sections (reproche qui avait été fait au projet 1999-2001 de M. Lapèlerie), est
repoussée pour l'instant et n'entre pas dans les priorités.
La solution retenue concerne donc l'intégration progressive des mémoires de
maîtrise/DEA (futurs mastères) à la chaîne, ainsi que des productions scientifiques
des laboratoires de l'Université. Mme Zwick n'abandonne pas l'idée de proposer
d'autres documents à l'avenir, à condition de disposer face aux conseils, de
l'argument que constituerait un service de traitement des thèses/mémoires déjà
performant. Mme Lantéri demande que soient prévus des critères pour sélectionner
les mémoires à numériser (note, volume, sujet…) ; il faudra également que l'équipe
prenne en compte les procédures de validation en vigueur pour les pré-publications
scientifiques. L'équipe élaborera un programme de promotion de cette chaîne de
numérisation auprès des laboratoires, de manière à inciter les chercheurs à utiliser
ce service.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
48
Deuxième comité de pilotage : compte-rendu décisionnel
L'équipe proposera en outre un budget prévisionnel et un planning de mise en
œuvre. Il est inutile de compter dans le budget :
- les postes informatiques du personnel de numérisation (déjà équipés)
- la modification de la plate forme par la société Jouve® pour permettre une
diffusion sur Intranet des documents numérisés. Cette diffusion est d'ores et déjà
possible. La seule limite est actuellement le nombre d'accès simultanés, fixé à
cinq. Le commanditaire pense que cela devrait suffire pour l'instant.
L'équipe présentera en détail la solution retenue le 19 juin 2003.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
49
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Troisième comité de pilotage :
étude de la solution retenue
1. Contexte
1.1. Rappel du scénario entériné : vers un réseau national de thèses
électroniques
1.1.1 La commande
Au mois de janvier 2003, l’Université de la Méditerranée a demandé à l’ENSSIB
un projet d’étude sur la mise en place d’une chaîne de traitement électronique des
thèses. A l’issue du premier comité de pilotage, quatre axes ont été retenus :
1) Harmonisation du dépôt de la thèse
2) Formation du personnel
3) Formation des doctorants
4) Extension de la numérisation
1.1.2 Le scénario
Le second comité de pilotage a retenu parmi les trois scénarios proposés celui du
réseau national des thèses électroniques en lui apportant plusieurs amendements.
• Pour ce qui est de l’harmonisation du dépôt de la thèse, le processus est
conforme au dépôt du format papier.
• La formation du personnel (agents chargés de la conversion et formateurs
auprès des doctorants) sera dispensée par le SCD de Marne-la-Vallée.
• La formation des doctorants sera prise en charge par le SCD (groupe de
travail interne "CAFE", Collectif des Acteurs de la Formation des
Étudiants) puis, à terme, par l’Université.
• L’extension de la numérisation s’appliquera aux « parents proches » de la
thèse, c’est à dire les mémoires. Il est également prévu d’y inclure la
production scientifique des laboratoires.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
50
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Le troisième comité de pilotage propose le cahier des charges final pour la mise en
place de la nouvelle chaîne de traitement des thèses au SCD. En voici les
principales caractéristiques.
La chaîne de traitement repose sur un travail en réseau. La vérification des
documents et la conversion en XML sont effectuées par le personnel des sections.
Un référent par section assure le lien avec la Division des Affaires Générales. Au
sein de celle-ci, un chef de projet est chargé de définir et de conduire la politique
de numérisation et de procéder à la diffusion des documents.
La plate-forme de diffusion est destinée à traiter des documents en format XML, ce
qui suppose, au préalable, la conversion du format natif en XML. Cette opération
est effectuée par la seule plate-forme de conversion existante, Cyberthèses. Il
existe deux versions de la plate-forme :
• La Version 1 (V1), développée à partir de logiciels payants, commence à
être frappée d'obsolescence.
• La Version 2 (V2), développée à partir de logiciels en open source, est
disponible mais n'est pas totalement opérationnelle. Elle est amenée à
évoluer au gré des utilisations qui en seront faites.
1.1.3 Contraintes nouvelles liées à la plate-forme Cyberthèses V2 et à Marne-la-
Vallée
Depuis le dernier comité de pilotage, de nouvelles contraintes techniques sont
apparues, concernant notamment la plate-forme de conversion Cyberthèses.
La conversion sera effectuée à partir de la V2, ce qui ne va pas sans poser de
nombreuses difficultés :
• Son implantation est techniquement ardue : 2 heures de travail sont
nécessaires pour l'installer sur un poste ; il faut également régler des
problèmes de bugs et trouver l'intégralité des sources.
• En terme de formation du personnel, Marne-la-Vallée prévoit un décalage
du planning (début de la formation au mois de janvier 2004, dans le
meilleur des cas).
• Le calendrier de formation des doctorants se trouve donc également
modifié.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
51
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
• L'opération de stylage, dans un premier temps où les documents n'arriveront
pas stylés, sera longue (compter 10 heures de travail pour le personnel). Au
final, le temps de conversion d'une thèse en XML ne peut pas, à l'heure
actuelle, être évalué. Il est impossible d'obtenir des données fiables sur le
volume horaire (20 à 40 heures de travail selon les personnes consultées)
car le procédé est encore à l'état expérimental.
1.1.4 Les préconisations du groupe projet de l’ENSSIB
Compte tenu de ces contraintes, l'équipe ENSSIB propose des alternatives en terme
de calendrier :
1) pour une mise en place immédiate de la chaîne
• Le recrutement d'un technicien informatique à mi-temps, compétent en
documentation électronique (installation de la V2 et participation à son
amélioration).
• Le balisage opéré directement sur la thèse par le technicien. Cette solution
ne permet pas un gain de temps sur le travail de conversion par rapport à
l'utilisation de la V2, mais présente l'avantage de pouvoir être
opérationnelle rapidement. Cela passe par la création de macros
(programmes) permettant le balisage, et par l'utilisation d'un parser
(vérificateur), type “XML spy”, opérant la vérification de la DTD. Dès lors,
la formation des personnels et des doctorants pourrait commencer sitôt
l'ingénieur recruté.
2) pour une mise en place au plus tôt en février 2004 :
• Collaboration avec le service informatique de l'Université pour l'installation
de la V2 de Cyberthèses.
• Formation des personnels par Marne-la-Vallée.
• Le traitement des thèses soutenues pendant la période où la conversion ne
pourra pas être assurée par le SCD devra être effectué par le biais d'une
externalisation complète (300 pages/thèse x 1.36 euro page x 140 thèses de
l'année en cours = 57 120 euros).
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
52
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
D'où la solution préconisée :
• Par externalisation auprès du prestataire Jouve® en utilisant les 26 000
euros d'avoir, correspondant au traitement de 60 thèses, à quoi s'ajoute un
montant supplémentaire de 31 120 euros pour les 80 thèses restantes.
Nous n'avons pas retenu la solution de recourir à des personnels vacataires pour
assurer le traitement de tout ou partie des thèses, le coût estimé pour un traitement
partiel s'élevant à 44 768 euros (40 heures/thèse x 13,99 euro brut avec charges
patronales x 80 thèses) et 78 344 euros pour un traitement total.
• La réduction du volume de documents à traiter par une sélection des
mémoires sur la base de l'intérêt scientifique (avis du jury et note). Cela
impose de mettre en place une autorisation de diffusion et un avis de
soutenance.
Il est à noter que le choix de l'une ou l'autre des solutions n'a pas d'incidence sur la
mise en place de la chaîne et sa pérennisation.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
53
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
2. Harmonisation du dépôt de la thèse
A l’occasion de la mise en place d’une chaîne de traitement des thèses
électroniques au SCD, il est nécessaire au préalable d'harmoniser le dépôt de la
thèse à Aix-Marseille 2.
2.1. Procédure actuelle
Actuellement, les thèses papier suivent le même circuit quelle que soit la discipline
(cf. voir plus loin le schéma p. 13) :
- Dépôt de la thèse au service de la scolarité concerné ;
- Transmission, lors de chaque session de soutenance, de plusieurs
exemplaires papier (3 à 4) dans la section du SCD correspondante ;
- Inventaire et catalogage dans chaque section.
Se distingue cependant la procédure suivie en Pharmacie où a été mis en place un
quitus délivré au doctorant : ce quitus n’est donné que si le doctorant a bien déposé
à la section les 3 exemplaires papier de la thèse. Il ne peut pas soutenir sa thèse si
ce quitus n’a pas été délivré. La section Pharmacie est ainsi assurée de recueillir
les 3 exemplaires de toutes les thèses de pharmacie soutenues à Aix-Marseille 2.
Il s’agira de généraliser à l’ensemble des sections du SCD cette étape dans la
procédure de dépôt des thèses ou des mémoires électroniques et de compléter le
formulaire d'enregistrement de la thèse.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
54
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
2.2. Préconisations
2.2.1 Avant la soutenance
Les différents documents que doit rendre le doctorant seront remis au Service de la
Scolarité qui transmettra ensuite au SCD les exemplaires de la thèse et les
autorisations de diffusion. Les étapes à suivre seraient les suivantes:
• Remise des différents exemplaires au Service de la Scolarité :
- version papier (nombre à préciser)
- version électronique : disquette, CD-ROM, Zip, fichiers transmis par
messagerie.
• Signature par le doctorant d’un contrat de diffusion de la thèse, mis au
point par le service juridique de l'Université.
Selon la législation en vigueur sur la propriété intellectuelle, le pouvoir est laissé à
l’auteur d’accepter ou non la diffusion de ses travaux sur internet. La signature
d’un contrat relatif à la diffusion électronique de la thèse ou d’un autre travail
universitaire s’avère donc indispensable pour autoriser la mise en ligne par le SCD
du travail en question.
• Signature par le directeur de thèse d’un avis sur le délai de diffusion6
L’auteur de la thèse peut s’interroger sur la nécessité d’une clause de
confidentialité. Son interlocuteur privilégié reste alors le directeur de la thèse ou
du mémoire qui émettra un avis sur l’opportunité de différer une diffusion sur
internet. Cet avis sera consigné dans ce document complémentaire du contrat de
diffusion.
Cette disposition concerne les thèses en relation avec des brevets industriels qui ne
sont pas encore déposés, les thèses rédigées par des doctorants travaillant pour des
laboratoires privés.
• Les sections du SCD délivrent un quitus, indispensable au doctorant
pour soutenir. Ce quitus se décline en 2 documents :
- le formulaire d'enregistrement de la thèse au SCD ;
- l’accusé de réception de l'avis du directeur de thèse et du contrat
d'autorisation de diffusion.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
55
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
2.2.2 L'information aux doctorants
Les informations relatives au dépôt de la thèse seront diffusées dans les dossiers
d'inscription et de soutenance remis aux doctorants.
2.2.2.1 Dans le dossier d'inscription
• Circulaire du 28/09/00 du Ministère de l’Éducation nationale et de
l’Enseignement supérieur relative à la diffusion électronique des
thèses.
• 1 document de type La thèse en version électronique : instructions aux
auteurs et modalités de dépôt, rappelant la procédure de dépôt à
l’Université de la Méditerranée (Charte de dépôt des thèses).
• 1 document de type Définition des styles
Ce document fournira des détails techniques pour utiliser une feuille de style et
indiquera notamment les éléments de la thèse que le doctorant doit obligatoirement
« styler ». En effet, la version électronique de la thèse devra être structurée
conformément aux instructions validées par Aix-Marseille II sous la forme de la
feuille de style mise en place par l’Université de Marne-la-Vallée. Les
responsables du SCD de Marne-la-Vallée ont donné leur accord de principe pour
l’utilisation de cette feuille de style.
Il faut distinguer ici l’apparence typographique, de la structure même du
document. Cette apparence pourra être laissée à l’appréciation des auteurs.
Cependant un modèle typographique pourra leur être suggéré pour faciliter leur
travail. A l’instar de l’Université de Marne-la-Vallée7 et d’autres universités,
écoles ou instituts comme l’INSA de Lyon8, Aix-Marseille 2 pourrait ainsi
proposer sur son site Internet des modèles de document téléchargeables par les
étudiants.
• 1 note incitant les doctorants à consulter le Guide pour la rédaction et
la présentation des thèses à l’usage des doctorants (consultable sur le
site du Ministère de l’Éducation nationale9) qui donne notamment le
6 Voir proposition de modèle en Annexe 3 7 www.univ-mlv.fr/bibliotheque/page_theses.htm 8 http://csidoc.insa-lyon.fr/these/ 9 www.educ-gouv.fr
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
56
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
modèle à suivre obligatoirement pour composer la page de titre et les
références bibliographiques d’une thèse.
2.2.2.2 Dans le dossier de soutenance
• Circulaire du 28/09/00 du Ministère de l’Éducation Nationale et de
l’Enseignement supérieur relative à la diffusion électronique des
thèses.
• Contrat de diffusion d’un travail universitaire (à signer par le
doctorant).
• Avis du directeur de thèse sur le délai de diffusion du document, à
signer par le directeur de thèse et par le doctorant.
• Attestation de conformité de la version électronique avec la version
imprimée.
• Rappel des modalités de dépôt : Charte de dépôt des thèses d'Aix-
Marseille 2 (rappel de l'adresse URL).
Ces informations devront être également diffusées sur Internet ; en effet, la
création d'une page Web par le SCD, hébergée sur le site de l'université,
reprenant l'ensemble de ces documents, permettrait aux étudiants d'avoir une
information régulièrement mise à jour et accessible en permanence.
2.2.3 Après la soutenance
• Le jury transmet au service de scolarité son avis sur le délai de
diffusion de la thèse :
o délai de diffusion pour les thèses soumises à confidentialité ;
o demande de corrections à faire dans un délai donné.
• Le service de scolarité complète le formulaire d'enregistrement de la
thèse soutenue, sur lequel devra figurer une nouvelle mention relative
à l'avis du jury sur la diffusion électronique de la thèse.
• Les exemplaires sont ensuite transmis au SCD.
S’il n’y a pas de corrections à apporter au document, les sections délivrent une
attestation de dépôt de la thèse, indispensable au doctorant pour obtenir auprès du
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
57
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Service de la Scolarité l’attestation et le rapport de soutenance.
Dans le cas contraire, le doctorant dispose d’un délai de 3 mois pour corriger son
travail et le remettre au service de la Scolarité.
2.3. L'information aux services de l'Université
La mise en place de cette nouvelle procédure de dépôt de la thèse concerne de
nombreux acteurs au sein de l'université : services de scolarité, écoles doctorales,
équipes pédagogiques et doctorants. C'est pourquoi le SCD devra organiser auprès
de ces partenaires des réunions de travail et d'information (démonstration des
fonctionnalités du serveur, consignes pour harmoniser les procédures …) afin
d'expliciter les opportunités que représente la mise en ligne des travaux
universitaires et les implications de la nouvelle chaîne de traitement sur le rôle
respectif de chacun.
L'information sera également diffusée de façon plus ciblée :
• Note aux directeurs de thèses et de mémoires :
o Rappel des opportunités que représente la mise en ligne des travaux
universitaires ;
o Annonce de la mise en place du dépôt systématique d’une version
électronique de toutes les thèses soutenues et de leur diffusion sur
Internet, en accord avec les autorisations du jury ;
o Rappel du respect des clauses de confidentialité (sur tout ou partie
du travail remis) : le directeur de thèse ou de mémoire a la liberté de
différer la diffusion sur les réseaux du travail en question, la
confidentialité sera respectée selon ses vœux et ceux des éventuels
commanditaires des travaux (durée à préciser).
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
58
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
• Note aux écoles doctorales
o Rappel des opportunités que représente la mise en ligne des travaux
universitaires ;
o Annonce de la mise en place du dépôt systématique d’une version
électronique de toutes les thèses soutenues et de leur diffusion sur
Internet, en accord avec les autorisations du jury.
• Note aux services de la scolarité
o Annonce de la mise en place du dépôt systématique d’une version
électronique de toutes les thèses soutenues et de leur diffusion sur
l’internet.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
59
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Procédures de dépôt d’une thèse à l’Université de la Méditerranée
Cas n°1 Cas n°2 (avec corrections)
Avant
soutenance
Dépôt de la thèse aux services de la scolarité :
- version papier ;
- version électronique.
(avec attestation de conformité)
Transmission aux sections du SCD : délivrance d’un
quitus au doctorant
Soutenance
Procès-verbal et
rapport de soutenance
signés par les membres
Procès-verbal et rapport
de soutenance signés par
les membres : le jury
suggère des corrections
Correction du document
par l’auteur
Délai de
3 mois
max.
Après
soutenance
Sont remis au service
de la scolarité :
- le procès-verbal et
le rapport ;
- l’avis du jury sur le
délai de diffusion
transmis ensuite au
SCD.
Remise de la nouvelle
version au service de la
scolarité en 3
exemplaires papier et 1
exemplaire sur support
électronique,
définitivement corrigés et
revêtus de la signature
du directeur de thèse
attestant des
modifications apportées.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
60
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Avis du jury rempli et
signé par le président du
jury, transmis aux
sections du SCD par le
service de la scolarité
avec la nouvelle version
du document (attestation
de conformité).
Le SCD délivre au doctorant un document attestant du
dépôt de la thèse.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
61
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
3. Présentation de la chaîne de traitement
La nouvelle chaîne de traitement se décline en 4 grandes étapes :
• Réception des documents.
• Vérification.
• Stylage et Conversion.
• Stockage, archivage et diffusion.
La mise en place et le fonctionnement de cette chaîne repose sur une nouvelle
organisation du travail en réseau impliquant la constitution d'une équipe chargée
de la numérisation au sein du SCD. Elle se compose d'un chef de projet, d'un
technicien informatique, de trois référents par section (1 pour Luminy, 1 pour Aix,
1 pour La Timone regroupant les sections Médecine et Pharmacie) et d'agents de
numérisation issus des sections.
3.1. Description de la chaîne de traitement
3.1.1 1ère étape : réception des documents
Objet : collecte des documents électroniques auprès des services de scolarité.
Lieu : dans chaque section.
Personnel : les référents numérisation seront chargés de la récupération des
exemplaires numériques.
3.1.2 2ème étape : vérification
Objet : s'assurer de la lisibilité des supports, vérifier le niveau de sécurité du
document et son opérabilité.
Lieu : dans chaque section.
Personnel : les référents numérisation procéderont à des tests de fonctionnement.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
62
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
3.1.3 3ème étape : stylage et conversion
Objet : Vérification du stylage, conversion du document en XML et transmission
au coordinateur (via protocole FTP, par cd-rom, disquette ou lecteur ZIP).
Lieu : dans les sections, à l'exception des thèses du pôle santé : sections médecine
et pharmacie, qui pour des raisons de proximité géographique, pourront réaliser la
conversion dans un lieu unique.
Personnel : les agents de numérisation. Il serait souhaitable que la vérification du
stylage et la conversion du document soient opérées par le même agent, les deux
étapes faisant partie du même processus de transformation du document.
Chaque section pourra, en fonction de ses disponibilités, charger 1 à 3 agents à
temps partiel de la conversion sur la base d'un temps plein (possibilité de
spécialiser un agent ou d'affecter plusieurs agents à cette mission.)
3.1.4 Stockage, archivage et diffusion
Objet : Vérification de la conversion des documents, installation sur la plate-
forme, et diffusion sur internet.
Lieu : la Division des Affaires Générales
Personnel : le chef de projet et le technicien informatique
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
63
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
3.1.5 Circuit d'une thèse
Service de Scolarité
Récupération par le référent
Section Durée : 20 minutes
Section Durée de 20 à 40 h.
Transmission (FTP, cd-rom, ZIP)
Division des Affaires Durée : 20 minutes
Vérification
Personnel : le référent de
numérisation
Stylage et conversion
Personnel : les agents de
numérisation
Archivage et diffusion
Personnel : le chef de projet
Dépôt électronique de la thèse
Générales
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
64
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
3.2. Le personnel chargé de la chaîne
L'équipe chargée de la numérisation au sein du SCD se compose ainsi :
• 1 chef de projet numérisation à temps plein
• 1 technicien informatique à mi-temps
• 3 référents numérisation à temps partiel
• des agents de conversion à temps partiel (de 1 à 3 par section)
Pour chacune de ces fonctions, nous proposons un profil de poste (missions et
compétences particulières).
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
65
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Chef de projet numérisation
Cadre A (conservateur ou bibliothécaire)
Chef de projet numérisation
Cadre A (conservateur ou bibliothécaire à temps plein)
Missions principales :
• Gestion de la chaîne de traitement
- alimentation, stockage et archivage des données
- mise en ligne d'outils d'aide à la rédaction et au dépôt
des thèses (feuilles de style, documents d'aide,
procédures)
- assistance en ligne aux utilisateurs des feuilles de
style (chercheurs et étudiants)
- interface auprès de la Société Jouve : suivi technique
et améliorations de la plate-forme, numérisation des
thèses non converties, relations avec le fournisseur.
• Définition et coordination de la politique de numérisation
- Suivi et animation de l'équipe chargée de la
numérisation
- Personne ressource sur le SCD.
- Définition du plan de formation.
• Développement des partenariats et de la coopération inter-universitaire
- avec Marne-la-Vallée : améliorations de la plate-
forme, échange et mutualisation des savoir-faire
(document juridique, feuilles de style et DTD).
- avec Cyberthèses : utilisation et évolutions de la
plate-forme de conversion en XML.
- Avec Aix-Marseille 2 : valorisation de l'intérêt et des
enjeux de la numérisation pour les productions
scientifiques auprès des directeurs de laboratoire.
Compétences techniques particulières :
- Maîtrise des potentialités des serveurs : savoir gérer
une interface Web, indexation des données.
- Maîtrise des DTD et du XML.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
66
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Technicien informatique
Agent de catégorie B à mi-temps
Sous la responsabilité du chef de projet, il aura pour principales missions :
• Mise en place et développement de la plate-forme de conversion :
- Installation sur les postes dédiés à la conversion à
partir de la collecte des sources
- Développement de la Version 2 (Cyberthèses) par
l'amélioration de modules de conversion.
• Maintenance de la chaîne :
- maintenance logicielle : sécurité, évolutions du
serveur installé par Jouve.
- suivi du matériel informatique sur l'ensemble du SCD
(serveur, postes clients)
• Assistance technique auprès du personnel chargé de la conversion
• Relations avec le service informatique de l'université
Il s'agit d'une création de poste. Deux possibilités :
- soit le recrutement d'un technicien directement placé
sous la responsabilité du SCD.
- soit le détachement d'un technicien du service
informatique de l'université auprès du SCD, sur la
base d'un mi-temps.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
67
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Référent numérisation
Agent de catégorie B à temps partiel
Missions :
Au niveau du site, l’agent sera chargé de :
• Suivre le dépôt des thèses et des mémoires (quitus et collecte)
• Organiser la conversion des documents : nombre de documents
à traiter, priorités et plannings de travail
• Assurer des plages horaires de conversion
• Former les agents de numérisation à la conversion
• Aide et assistance technique à l’équipe d'agents de conversion.
Au niveau du SCD, l’agent, en tant que personne référente de la numérisation sur
son campus sera l’interlocuteur privilégié du chef de projet. Il participera à la
réflexion globale sur la numérisation et à l’amélioration d’un point de vue
technique.
Compétences requises :
• Maîtrise technique de la plate-forme Cyberthèses (V1 ou V2)
• Maîtrise des outils bureautiques utilisés par les étudiants
• Maîtrise d’1 PC (ouverture fichiers, stockage, gravure)
Agent de numérisation
Agent de catégorie B ou C à temps partiel
Missions :
• Assurer des plages horaires de stylage et de conversion de
documents stylés en langage XML.
Compétences requises :
Maîtrise technique de la plate-forme Cyberthèses (V2)
Maîtrise des outils bureautiques utilisés par les étudiants (Word,
PowerPoint, Excel)
Maîtrise d’1 PC (ouverture fichiers, stockage, gravure)
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
68
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
3.3. Dispositif technique pour la conversion en XML
3.3.1 Ambition de la plate-forme Cyberthèses V2
Le fonctionnement de la plate-forme de conversion de documents en XML
Cyberthèses 2 repose sur des logiciels et des programmes développés en "open
source". La Version 2 est donc amenée à évoluer. Pour permettre au SCD d'Aix-
Marseille II de rejoindre les chefs de file du mouvement national de numérisation,
il faut lui donner les moyens d'exploiter les potentialités de sa plate-forme et de
participer aux améliorations des traitements. Le recrutement d'un informaticien, à
temps partiel, est donc nécessaire.
3.3.2 Descriptif technique de la plate-forme Cyberthèses
La plate-forme est constituée de trois modules : des outils de conversions; une
application Web dynamique pour la publication des documents ; une interface Web
de gestion des conversions et de la publication. Ces modules sont indépendants.
Les outils de conversion produisent 4 types de documents :
- une version XML / TEI Lite du document.
- deux versions HTML statiques de la thèse : une pour la
consultation statique hors de tout contexte, et une autre pour
la fonction d'impression dans l'application Web dynamique.
- une version PDF du document.
- trois versions XML intermédiaires du document, produites
lors de l'exécution des outils de conversion.
Il est à noter que la feuille de style TEI PELLEAS, utilisée par le SCD, est
compatible avec la plate-forme Cyberthèses.
3.3.3 Procédure de téléchargement et de suivi
Le téléchargement des sources de la plate-forme peut être effectué à partir de
l'adresse suivante : http://www.ajlsm.com/projets/cybertheses/sources/.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
69
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Pour contribuer au développement de la plate-forme, il est nécessaire d'entrer en
contact auprès de la communauté des développeurs en s'abonnant à la liste de
discussions Cyberthèses (http://listes.cru.fr/wws/info/cybertheses-dev).
Le suivi technique est également assuré par Cyberthèses, à partir de l'inscription
sur la liste de diffusion précédemment mentionnée. Il est à noter qu'un espace
particulièrement susceptible d'intéresser le SCD d'Aix-Marseille II abrite les
questions et les solutions techniques liées à l'utilisation de fichiers en format
LATEX.
3.3.4 Matériel
La plate-forme peut s'installer sur tous les systèmes d'exploitation pour lequel un
environnement Java adéquat existe. Elle peut être installée sur une très large
gamme de matériel informatique.
L'espace disque requis sera d'environ 200 Mo pour une installation complète,
incluant Open Office, SDX et Java. Les outils Cyberthèses eux-mêmes prennent
relativement peu de place, environ 20 Mo.
L'espace disque pour stocker les documents convertis doit être au moins 10 fois
supérieur au document électronique natif. Ce chiffre tend à augmenter si le
document est composé d'images.
Nous préconisons que le poste informatique, placé en serveur, contienne un disque
dur de 60 Go minimum, possède un écran de 19 pouces pour le confort visuel et les
périphériques entrée/sortie suivants : 2 lecteurs de disquette (3 pouces et demi et
ZIP), 1 graveur de cd-rom, 1 carte réseau.
3.3.5 Lieu de l'installation et de la conversion
L'installation de la plate-forme et la conversion seront assurées dans chaque
section (à l'exception des sections Médecine et Pharmacie qui pourront convertir
dans un même lieu). La plate-forme sera donc chargée sur 3 postes et sur celui du
chef de projet.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
70
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
4. Formation du personnel et des doctorants
4.1. Formation du personnel chargé de la numérisation
Compte tenu des contraintes de Marne-la-Vallée, entre autres liées à l'installation
de la V2 de Cyberthèses, la formation ne pourra se dérouler qu'à partir de janvier
2004, au plut tôt.
Ce stage de formation sera organisé en collaboration avec le SCD de Marne-la-
Vallée. Il durera une semaine et se déroulera à Marseille, dans les locaux de la
bibliothèque, le formateur de Marne-la-Vallée ayant accepté de se déplacer. Les
modalités de transport et d'hébergement du formateur invité devront être prises en
charge par le SCD.
La rédaction du support de cours et l'organisation de la semaine seront définies en
commun entre le coordinateur du futur service de numérisation et le formateur
extérieur. Les points suivants seront abordés :
- Configuration Word et répertoires de fichiers 0,5 journée
- Utilisation des feuilles de styles 0,5 journée
- Introduction au SGML/XML 1 journée
- Exposé sur la chaîne de traitement Cyberthèses (principes de
fonctionnement) 0,5 journée
- Traitement du document (stylage, préparation, conversion, travaux
pratiques) 2 journées
- Signalement, archivage et diffusion des documents en ligne 0,5 journée
Soit un total de 5 jours de formation pour 5 agents du SCD.
Nous proposons que cinq agents participent à ce stage initial : le chef de projet, le
technicien informatique et les trois référents de numérisation. Le chef de projet
relayera cette formation auprès des agents affectés à la numérisation.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
71
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
4.2. Formation des doctorants
4.2.1 Objectif de la formation
La formation assurée par le SCD a pour but d'aider les doctorants à produire un
document structuré logiquement, destiné à une lecture et une exploitation en ligne.
Au-delà de cette finalité proprement technique et scolaire, une telle formation est
susceptible de donner au doctorant intégré dans un environnement professionnel
(entreprise ou laboratoire), des outils qui lui donneront une plus grande aisance
dans la rédaction de documents scientifiques ou administratifs.
Moyens en personnels et moyens matériels
Nombre de postes Personnel formateur
Nombre de doctorants
Nombre de sessions
Nombre d'heures
Santé 12 1 50/60 5 15 Sciences /
STAPS 10 1 70/80 7 21
Sciences éco.
Salle informatique Fac. d'Aix : 10
1 25/30 3 9
1 chef de projet TOTAL 32. 4 145/170 15 45
Soit un total de 45 heures de formation qui sera assuré par les trois référents de
numérisation.
4.2.2 Public concerné
L'ensemble des doctorants : au niveau de l'organisation matérielle, les premiers à
bénéficier de la formation devront être les étudiants entrés dans la phase de
rédaction (3° année). Cela représente entre 145 et 170 étudiants.
A terme, le plan de formation devra être étendu aux étudiants de mastère et donc
pris en charge par l'Université.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
72
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
4.2.3 Contenu de la formation
La formation des étudiants durera 3 heures. Au cours de celle-ci, seront abordés les
points suivants :
- Les enjeux de la diffusion électronique des thèses dans une perspective
de mise en valeur des opportunités scientifiques et de la numérisation.
Cet objectif répond à un souci de promotion de l'outil auprès des futurs
chercheurs.
- Le cadre réglementaire dans lequel s'inscrit la numérisation.
- L'utilisation des fonctionnalités expertes d'un traitement de texte, pour
faciliter la rédaction du document.
- La modélisation de la structure du travail de l'auteur par le traitement de
texte (styles hiérarchiques, mode plan…).
- La connaissance des notions de base de mise en page et de typographie.
L'accent sera mis sur la présentation du corpus bibliographique.
- L'appropriation des feuilles de style professionnelles, conçues pour les
mémoires et les thèses.
Au cours de la session de formation, un temps sera réservé aux questions et aux
problèmes techniques rencontrés par les étudiants (compatibilité des logiciels…).
4.2.4 Déroulement de la formation
La formation se fera en deux phases :
- Des sessions, par groupes de 10 personnes, d'une durée chacune de 3
heures : exposé du projet, démonstration par vidéo-projection, travaux
pratiques, distribution d'un guide, questionnements et réponses.
- Mise en place d'une assistance personnalisée en ligne ("hot-line"),
pouvant évoluer vers un forum hébergé sur le site du SCD (service
réponse à distance, de type "formation des doctorants") de façon à ce
que les questions récurrentes trouvent une réponse adressée à tous.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
73
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
En outre, tout au long de la phase de rédaction, les personnes-ressources
(formateurs et chef de projet) se tiendront à la disposition des doctorants dans les
locaux du SCD pour des conseils personnalisés en cas de problèmes qui n'auraient
pas reçu de solution en ligne.
4.2.5 Calendrier
Les sessions seront organisées une fois que les formateurs auront eux-mêmes reçu
leur formation, probablement à partir de mars 2004. Dans cette perspective, les
étudiants soutenant en juin 2004 ne pourront pas être formés à temps.
Nous proposons de répartir les formations par semestre, sur 3 ou 4 mois. Chaque
session de formation visera un public d’étudiants censés soutenir et déposer leur
thèse un an ou un an et demi plus tard.
Une formation parallèle des étudiants en Maîtrise/D.E.A./Mastère, que le SCD
souhaite confier au personnel de l’Université (moniteurs), permettra, d’ici 4 à 5
ans, d’amener en thèse des étudiants déjà formés à l’utilisation des feuilles de
styles. Le SCD pourra alors alléger les formations dispensées aux doctorants et les
transformer en session à la carte sur la base du volontariat, et non plus
obligatoires.
Les calendriers parallèles des formations, des travaux universitaires et des sessions
de conversion peuvent être résumés comme dans le planning suivant :
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
74
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
THESES
MEMOIRES
Calendrier Formation
CalendrierUniversité
Calendrier Conversion
Calendrier Conversion
Calendrier Université
Calendrier Formation
2003
/200
4
F 1 / F 2 mars-mai
2004
F 3 Oct.-déc.
2004
S 0
Thès
es n
on s
tylé
es
FM 1 Oct.-nov.
2004
2004
/200
5
F 4 Fév.-mai
2005
S 1 Janv.-juin
2005
C 0
R
étro
conv
ersi
on o
u st
ylag
e/co
nver
sion
SM 1 Juin-sept.
2005
F 5 Oct.-déc.
2005
S 2 Sept.-déc.
2005
C 1 Août-déc.
2005
FM 2 Oct.-nov.
2005
2005
/200
6
F 6 Fév.-mai
2006
S 3 Janv.-juin
2006
C 2 Janv.-juin
2006
CM 1
Oct.-juin 2005
/ 2006
SM 2 Juin-sept.
2006
F 7 Oct.-déc.
2006
S 4 Sept.-déc.
2006
C 3 Août-déc.
2006
FM 3 Oct.-nov.
2006
2006
/200
7
F 8 Fév.-mai
2007
S 5 Janv.-juin
2007
C 4 Janv.-juin
2007
CM 2
Oct.-juin 2006
/ 2007
SM 3 Juin-sept.
2007
S 6 Sept.-déc.
2007
C 5 Août-déc.
2007
FM 4 Oct.-nov.
2007
2007
/200
8
S 7 Janv.-juin
2008
C 6 Janv.-juin
2008
CM 3
Oct.-juin 2007
/ 2008
SM 4 Juin-sept.
2008 S 8
Sept.-déc. 2008
C 7 Août-déc.
2008
2008
/200
9
C 8 Janv.-juin
2009
CM 4
Oct.-juin 2008
/ 2009
Légende :
F : formation des doctorants FM : formation des étudiants de 2e cycle
S : soutenance et dépôt des thèses SM : soutenance et dépôt des mémoires
C : conversion XML des thèses CM : conversion XML des mémoires.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
75
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
4.2.6 Inscription aux sessions
Deux solutions s'offrent:
- si la formation est rendue obligatoire, l'inscription devra se faire par le
biais des services de la scolarité au moment du dépôt du sujet de la
thèse, qui se chargeront de diffuser auprès du référent de campus la liste
des doctorants
- si elle est facultative, le SCD se chargera de signaler sur son site
l'existence de la formation
4.3. Les formateurs des étudiants
4.3.1 Personnel impliqué
Afin d'impliquer l'ensemble du personnel du SCD, la formation pourra être
dispensée par les agents participant au groupe CAFE, en concertation avec les
référents de numérisation.
4.3.2 Contenu de la formation
La formation sera dispensée par le chef de projet. Le contenu portera sur :
- La valorisation de la numérisation, de son intérêt scientifique et des
expériences pilotes en la matière.
- Les aspects juridiques liés à la numérisation (droits d'auteur : droits
patrimoniaux et moraux ; droits de l'édition : contrats).
- Le fonctionnement et l'utilisation des logiciels de traitement de texte.
- L'utilisation des feuilles de style.
4.3.3 Durée
Les personnels impliqués seront formés pendant une journée.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
76
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
5. Extension de la numérisation
5.1. Intéresser les chercheurs à la numérisation : une stratégie
argumentative
L’enjeu qui s’offre au SCD est d’importance : il s’agit de s’appuyer sur son savoir-
faire en matière d’archivage pour impulser une pratique d’archives ouvertes.
Cette pratique, encore peu répandue dans le monde des bibliothèques, constitue, de
façon générale, une alternative à la dépendance, pour ne pas dire la subordination,
des bibliothécaires aux éditeurs numériques. Il s’agira donc de substituer une
logique d’archivage pérenne à une logique d’accès éphémère à la documentation.
Le problème qui se pose au SCD est le suivant : comment identifier les besoins de
l’Université, et les interlocuteurs les plus favorables ?
La situation de la publication scientifique des universités est un problème
complexe. On sait que les chercheurs possèdent leurs propres canaux de diffusion :
du directeur de laboratoire jusqu’aux sociétés éditrices de revues, le cheminement
menant à la notoriété scientifique est fortement balisé.
Pour ce qui concerne les écoles doctorales, nul n’ignore la difficulté d'associer les
chercheurs à des modes nouveaux de fonctionnement, face à des pratiques
éprouvées et des habitudes fortement ancrées.
5.1.1 S'adresser aux laboratoires
Il semblerait que le biais le plus favorable soit celui des laboratoires eux-mêmes.
Deux atouts pourraient aller dans ce sens : d’une part, les infrastructures
matérielles permettant de gérer les archives leur font cruellement défaut. D’autre
part, les directeurs de laboratoire semblent fortement demandeurs de logistique en
matière d’archives ouvertes ou fermées.
Le SCD devra adopter une stratégie partenariale : la meilleure solution ne serait
pas de proposer ses services en tant que tel, ce qui le confinerait dans un rôle de
technicien et alourdirait inutilement la nouvelle structure de numérisation. Il paraît
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
77
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
beaucoup plus pertinent, là aussi, de recourir à une logique d’externalisation. Le
SCD est à même de prendre appui sur des partenaires capables de lui apporter des
outils nouveaux, par exemple la création d’une DTD spécifique aux publications
scientifiques de l’Université de la Méditerranée par la Société Jouve. On pourrait
aussi imaginer que le serveur du SCD aura la possibilité d’accueillir un moteur de
recherche capable d’intégrer les bases de l’OAI (Open Archive Initiative),
permettant une plus grande interopérabilité des archives scientifiques en ligne.
Dans ce domaine, on pourrait parfaitement utiliser une structure existante, comme
celle du CCSD ( Centre pour la Communication Scientifique Directe), service du
CNRS qui développe des archives ouvertes en physique et dans les autres sciences
de la nature, sans s’interdire par ailleurs d’apporter une aide à des projets dans
d’autres champs disciplinaires. Notons que le développement du projet
Cyberthèses s’inscrit également dans le mouvement actuel de création d’archives
ouvertes.
On voit donc que l'environnement n’est pas défavorable à la mise en œuvre d’un
tel projet.
5.1.2 Adopter une voie institutionnelle
On peut également envisager, pour étendre la numérisation, des modalités plus
institutionnelles. Il existe un constat sur lequel tout le monde s’accorde : on ne
mesure qu’assez faiblement la portée des publications de l’Université, ce qui
risque de s’avérer un réel handicap dans un contexte scientifique et universitaire
concurrentiel. La mesure du « rendement » est une nécessité, si l’on veut pouvoir
argumenter une position scientifique et obtenir des lignes budgétaires. Le Conseil
scientifique de l’Université pourrait donc choisir d’imposer une procédure de
dépôt des articles sur le serveur, puis de les rendre publics ou non. On aurait donc
un outil capable de mesurer la production de l’Université. En outre, l’obligation du
dépôt électronique présenterait l’avantage de pouvoir contrôler les archives, et de
mieux gérer les coûts de la documentation électronique. Cette obligation de dépôt
des publications est déjà en place dans certains établissements de recherche,
comme l’INSERM.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
78
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
L’idée de la plate-forme comme outil permettant une valorisation de la recherche
et la défense d’un budget auprès du Conseil scientifique nous paraît donc
susceptible de constituer un argument fort dans le cadre d’une collaboration entre
le SCD et l’Université.
5.1.3 Procéder à des démonstrations
Sur le plan technique, le SCD devra se charger d’assurer des démonstrations du
potentiel de la plate-forme auprès des directeurs de laboratoire, à l’exemple de ce
qui se fait dans les établissements ayant opté pour ce mode de conservation
d’archives. Cela implique également, pour le SCD, de renforcer la veille
technologique en matière d’innovations et de secteurs en développement.
L’implémentation des outils, quant à elle, ne pose pas de problème : elle passe par
la création de DTD spécifiques, ce que maîtrise parfaitement la Société Jouve, par
exemple.
5.1.4 Associer les doctorants
Toutefois, cette stratégie argumentative ne serait pas complète si l’on oubliait d’y
associer les doctorants. Au moment de leur formation, en plus des avantages de la
feuille de style en terme de gain de temps, et d’ergonomie notamment, on leur
présenterait les potentialités du serveur et son évolutivité, ainsi que les projets
menés dans des universités ou centres de recherches similaires. S’adresser aux
doctorants peut s’avérer un bon moyen de renforcer les liens existant entre le SCD
et l’Université.
5.2. L'extension de la numérisation aux mémoires
5.2.1 Une durée de stylage et de conversion aléatoire
Les différentes informations prises auprès d’établissements réalisant la conversion
de documents (Marne-la-Vallée, Lyon II), concernant la durée de traitement d’une
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
79
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
thèse, nous poussent à formuler quelques réserves quant à la pertinence de
numérisation des mémoires. En effet, il est très difficile, pour ne pas dire
impossible, d’évaluer la durée de conversion d’une thèse ; les estimations allant de
20 heures à 40 heures par document ; cette fourchette paraît véritablement trop
large pour estimer de manière fiable le travail à réaliser (stylage et conversion). Il
convient d’ajouter que, dans un premier temps, les thèses arriveront peu stylées,
voire pas du tout, et qu’il faudra procéder au stylage d’un document de 300 ou 400
pages.
Nous pouvons donc noter que le temps de reprise et de conversion constitue une
forte contrainte technique dans l’immédiat. Devant l’inconnue de durée, nous
remettons en question, provisoirement, la numérisation des mémoires. En effet,
sachant que le volume des mémoires est beaucoup plus important à traiter que les
thèses (290 documents pour les seules sections Médecine et Sciences
économiques), les opérations à effectuer seraient trop lourdes pour le SCD.
Nous n’en conservons pas moins l’hypothèse de convertir ces mémoires
ultérieurement, lorsque la chaîne de traitement sera complètement au point. Pour
cela, nous proposons un calendrier ainsi qu’une procédure de sélection des
documents à numériser, la sélection ne concernant que les mémoires puisque le
SCD n’a pas le droit de sélectionner les thèses à diffuser.
5.2.2 Sélection des mémoires
La masse des mémoires de Maîtrise et de DEA est considérable, et il importe
d’autant plus de mettre en place une sélection sur des critères relativement élevés
que ce sont souvent des travaux d’apprentissage de la recherche. Le nombre de
mémoires diffusés sera proportionnel au temps laissé libre par la numérisation des
thèses.
L’avis du jury pourra être demandé mais il ne pourra suffire comme critère de
sélection. Il convient donc que la note obtenue par le mémoire soit transmise au
SCD qui pourra ainsi fixer une barre au-dessous de laquelle les mémoires ne seront
pas numérisés. Pour les DEA, le SCD pourra demander aux Ecoles Doctorales le
classement des étudiants qu’elles sont tenues de publier depuis 2000/2001.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
80
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
6. Budget prévisionnel
Budget d’investissement
Poste budgétaire Description Note Coût unit.
H.T. (euros)
Nombre Total H.T. (euros)
PC avec graveur CD et carte réseau
Capacité 120 Go 752,50 4 3010,00
Moniteur 19’ 344,45 4 1377,80 Matériel Lecteur disquettes 3’½
et lecteur ZIP 125,41 4 501,64
Total budget d’investissement (H.T.) 4889,44 Total budget d'investissement (T.T.C.) 5847,77
Budget de fonctionnement annuel (première année)
Poste budgétaire Description Note Coût unit. H.T. (euros) Nombre Total H.T.
(euros)
Personnel Recrutement d’un
technicien informatique
Indice de base 306 (TAB 16063 €)
23500,00 1 23500,00
Matériel Consommable informatique
CD-R capacité 650
Mo 1,32 300 396,00
Rétroconversion Rétroconversion des thèses papier 2002 à
2004
140 Thèses de 300 pages
min. 1,1371 42000 47759,20
Transports A/R. 2e cl. 140,30 1 140,30
Logement 4 nuits 54,75 4 219,00
Frais de la formation initiale
(agent MLV) Repas 9 repas 12,54 9 112,86
Prestations diverses Création des DTD
mémoires et articles scientifiques
Ingénieur Jouve : 120
€/h) 120,00 50 6000,00
Total budget de fonctionnement annuel (H.T.) 78127,36Total budget de fonctionnement annuel (T.T.C.) avant avoir 88834,32
Déduction avoir Jouve -26000,00
Total budget de fonctionnement annuel (T.T.C.) 62834,32
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
81
Troisième comité de pilotage : la solution retenue
Budget global Budget investissement H.T. 4889,44 Budget fonctionnement H.T. (avant avoir) 78127,36
Budget global H.T. (avant avoir) 83016,80 Budget investissement T.T.C. 5847,77 Budget fonctionnement T.T.C. (avant avoir) 88834,32
Budget global T.T.C. (avant avoir) 94682,09
Budget global T.T.C. (après avoir) 68682,09
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
82
Troisième comité de pilotage : compte-rendu
Compte-rendu du troisième
comité de pilotage
20 juin 2003 – 13h30 à 16h.
(La date du comité a été déplacée en raison des grèves des transports)
Étaient présents :
Mme Anne Zwick, directrice du SCD, directrice de la section médecine, maître d’ouvrage
Mme Martine Sambucco, responsable de la numérisation, maître d’ouvrage
Mme Marie-Christine Lantéri, responsable des thèses (section Sciences Économiques)
Mme Anne Chauveinc, correspondant de la formation des usagers
Mme Liliane Alazraki, responsable des thèses (section Médecine)
Mme Liliane Miremont, tuteur ENSSIB
M. Benjamin Gilles, équipe ENSSIB, chef de projet
M. Thierry Guslevic, équipe ENSSIB
M. Emmanuel Marine, équipe ENSSIB
Mme Zwick, après la présentation de la solution retenue, remercie l’équipe de lui
avoir fourni les arguments qui permettront de mener à terme le projet. Elle
remarque en particulier l’utilité d’avoir joint les profils de postes au document, et
le planning de mise en œuvre.
Dans l’ensemble, elle note l'existence de trois freins à l’accomplissement des
tâches :
Un poste d’informaticien, même à temps partiel, n’a jamais été accordé au
SCD. Cependant le projet et l’argumentation de l’équipe aideront
certainement à convaincre la tutelle d’affecter du personnel informatique. Il
ressort du document que la création de ce poste est bien la condition sine
qua non de la mise en place de la chaîne.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
83
Troisième comité de pilotage : compte-rendu
Le coût de la rétroconversion est lourd. Mais dans le cadre du prochain
contrat quadriennal, une ligne budgétaire peut être spécifiquement discutée.
Une bonne partie de cette rétroconversion peut être financée de cette
manière. Par ailleurs, le SCD préfère employer l’à valoir auprès de la
société Jouve® à l’amélioration de l’interface de recherche, très pauvre
dans la configuration actuelle de la plate-forme. Le prestataire a fait
parvenir un devis de 11000 euros pour ce faire. L’à valoir est donc diminué
d’autant.
La qualification actuelle des agents du SCD correspond rarement aux
besoins du projet. Il va donc falloir préalablement mener une opération de
formation et de requalification des agents, notamment en vue d’une
maîtrise minimale des outils bureautiques avant la formation dispensée par
l’agent de Marne-la-Vallée.
Mme Zwick précise que les services juridiques de l’Université ont demandé que le
document précisant l’avis du doctorant sur la diffusion de sa thèse soit nommé
« autorisation de diffusion » et non « contrat de diffusion », comme il était prévu.
Mme Chauveinc et Mme Lantéri demandent si l’organisation du personnel prévue
par le projet est bien possible, et si elle ne risque pas d’amener une surcharge de
travail, tant pour les agents chargés de la conversion que pour ceux chargés de la
formation. Mme Chauveinc craint que, si le SCD se charge de la formation des
doctorants, il ne se condamne à un travail très lourd pour lequel l’Université
apportera peu d’aide.
Mme Zwick reconnaît qu’une réflexion en commun est nécessaire sur ce point, au
sein même du SCD, mais elle précise que de nouveaux agents vont venir renforcer
l’équipe de la bibliothèque : deux personnels de catégorie A seront chargés, l’un à
mi-temps, l’autre à temps partiel, de la formation des usagers (on peut envisager de
leur confier une partie de la formation des doctorants) ; quatre assistants de
bibliothèque, qui pourront décharger le reste des agents d’une partie de leur charge
de travail pour qu’ils puissent se consacrer à la conversion XML. La formation des
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
84
Troisième comité de pilotage : compte-rendu
doctorants, qui sera de 45 heures par an, ne représente qu’une infime partie du
programme de formation prévu par le groupe de réflexion sur la formation des
usagers (CAFE). Par ailleurs il lui semble possible de dégager un temps complet
sur le volume global des emplois du temps, du moins en section médecine.
L’équipe précise que la formation des mastères, qui ne saurait être assurée par le
SCD, constituera un passage de relais naturel entre le SCD et l’Université. En
effet, les étudiants formés par l’Université dès le second cycle n’auront plus à
l'être en doctorat d’ici trois à quatre ans. Par ailleurs les trois temps pleins de
numérisation représentent un chiffre global pour le SCD : la section Sciences
économiques et Gestion, plus petite que les autres, n’aura certainement pas à
dégager l’équivalent d’un temps plein à elle seule sur l’emploi du temps de ses
agents. Il est par ailleurs possible d’argumenter auprès de l’Université pour obtenir
qu’un certain nombre d’heures de vacations soient allouées aux bibliothèques des
sections pour assurer la conversion en XML des thèses.
Mme Zwick pense que l'on peut même envisager une création de poste spécifique
si l’on avance l’argument d’une chaîne déjà en place et d’un service déjà
performant. Il faut au départ compter sur les seules capacités du SCD. La
coopération viendra d’elle-même lorsque le service sera fonctionnel.
Mme Chauveinc considère que le problème est assez épineux en section Sciences
économiques mais que l’enjeu est intéressant.
L’équipe suggère que le SCD garde au début le contrôle sur les formations, de
manière à pouvoir l’adapter aux besoins et aux difficultés qui se dévoileront au fur
et à mesure que la plate-forme de conversion sera testée. L’idéal serait en effet que
le SCD conserve la maîtrise des formations tout en disposant d’un personnel
vacataire – des doctorants par exemple – pour assurer les formations.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
85
Troisième comité de pilotage : compte-rendu
Suite à une question de Mme Alazraki concernant l’archivage des thèses par
Cyberthèses, Mme Sambucco répond que l’archivage est double : les thèses
numérisées sont déjà archivées au CINES et au SCD. L’opportunité d’un troisième
archivage n’apparaît pas dans l’immédiat. Par ailleurs, Cyberthèses projette la
création d’un portail fédérant les universités déjà engagées dans la diffusion
électronique des thèses, qui renverrait, par des liens, aux divers sites des SCD
partenaires. Il n’est donc pas utile de déposer les thèses de l’Université de la
Méditerranée sur le serveur de diffusion mis à disposition par Cyberthèses et situé
à Lyon III.
Mme Zwick et Mme Sambucco lèvent la séance en remerciant encore l’équipe
d’avoir adapté le projet au contexte de l’Université de la Méditerranée en général,
et du SCD en particulier.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
86
Budget réel du projet Enssib
Budget réel du projet ENSSIB
Affectation budgétaire Type de
dépense Description
Coût
unit. Nbr Total
ENSSIB INET AM2 Équipe
Temps
de travail
144 heures de travail
par stagiaire 20,03 720 14420,88 8652,53 5768,35
PT P 45,50 18 819,00 819,00
PT N 38,10 6 228,60 228,60
PT P' 47,30 1 47,30 47,30
PT N' 39,20 1 39,20
25 % P 34,10 1 34,10 34,10
25 % N 28,50 4 114,00 85,50 28,50
22,50 8 180,00 180,00
50 % N 19,00 4 76,00 76,00
50 % P' 23,40 2 46,80 46,80
50 % N' 19,50 2 39,00 39,00 25 %
Corail 17,00 3 51,00 51,00
Billets 2
classe Lyon-
Marseille
e
50 %
Corail 25,50 1 25,50 25,50
PT P 67,00 2 134,00 134,0 A/R Lyon-
Marne-la-
Vallée 25 % P 50,30 2 100,60 100,60
Cartes 10,00 100,00 100,00 Transports en
commun RTM A/R 2,70 15 40,50 40,50
Déplace
ment
39,20
50 % P
10
Indemnités 8,82 94 829,08 829,08
Impressions (330) 15,24 4 60,96 30,48 30,48
(cartes
300) 20,00 3 60,00 20,00 40,00 Repro
graphie Photocopies
à
l'unité0,08 200 16,00 16,00
Commu
nication Téléphone (min) 0,39 80 3,12 3,12
TOTAL 17465,64 11269,99 5768,35 206,32 220,98
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
87
Budget réel du projet Enssib
Notes : Pour le décompte du temps de travail le temps consacré au projet par le
tuteur n'est pas pris en compte. Il en va de même pour ses déplacements lors de
comités de pilotage.
Le taux horaire moyen est calculé en fonction des indices des 5 stagiaires.
Le décompte pour chaque stagiaire est le suivant : 23 séances de 3 heures (TD), 70
heures de stages et 5 heures de comité de pilotage.
Pour les transports SNCF, il a fallu tenir compte de la hausse des tarifs de 3% le 15
juin 2003 (notés P' et N'). PT = Plein tarif de période de pointe ; N = Plein tarif de
période normale.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
88
Calendrier réel du projet Enssib
Calendrier réel du projet ENSSIB
mois Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet
semaines 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Présentation des sujets 20 mme
es
d'h
ge
BN
de
pri
Répartition des sujets 22
1ère visite sur site 23
Travaux dirigés 6 13 6 20 26 3 10 30 7 15 21 27 5 12 18 25 3 12 16
Recherche documentaire
Visite INSA 11
Viste Cyberthèses 13
Stage projet (1)
Organigramme SCD 17
Circuit des thèses 21
Rédaction lettre d'introduction Projet 19
Entretiens
Rédaction questionnaire doctorants
Livraison du produit Jouve ® 7
Étude du produit Jouve ®
Préparation du cahier des charges
Rédaction DCP 1
Comité de pilotage 1 27
Correction du DCP 1
Élaboration du questionnaire pour les étudiants
Diffusion du questionnaire pour les étudiants
Stage projet (2)
Diffusion des questionnaires aux doctorants
Étude du fonds ancien de Médecine 14
Recherche de solutions
Étude de Pelléas (Marne-la-Vallée) 14
Dépouillement des questionnaires
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
89
Calendrier réel du projet Enssib
Élaboration des scénarii
mois Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet
semaines 4 5 6 7 8 9 10 # 12 13 14 15 16 # 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Comité de pilotage 2 22
Travail sur le scénario retenu
Rédaction du document CP 3
Comité de pilotage 3 20
Rédaction du rapport final
Remise du rapport 27
Rédaction de la Gazette
Préparation de la soutenance
Soutenance 16
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
90
Table des annexes
ANNEXES AU DOCUMENT DU PREMIER COMITÉ DE PILOTAGE ......... I
MEMBRES DU PREMIER COMITÉ DE PILOTAGE ....................................................... I
DIAGRAMME D’ORGANISATION DES TÂCHES DE L’ÉQUIPE. ................................... II
PREMIÈRE ÉVALUATION DES CONTRAINTES ........................................................III
ANNEXES AU DOCUMENT DU DEUXIÈME COMITÉ DE PILOTAGE ... IV
SCHÉMAS RÉCAPITULATIFS DES SCÉNARIOS ........................................................IV
TABLEAU COMPARATIF DES SCÉNARIOS........................................................... VIII
ANNEXES AU DOCUMENT DU TROISIÈME COMITÉ DE PILOTAGE ....X
MODÈLE POUR L’AVIS DU DIRECTEUR DE THÈSE SUR LE DÉLAI DE DIFFUSION DE LA
THÈSE ................................................................................................................X
PLANNING DE MISE EN ŒUVRE (MODÈLE DE GANTT) ........................................ XII
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
91
Annexes
Annexes au document du premier comité de pilotage
Membres du premier comité de pilotage
Représentants ENSSIB
Christelle Bourguignat, élève conservateur
Thierry Guslevic, élève conservateur
Emmanuel Marine, élève conservateur
Liliane Miremont, tuteur ENSSIB
Représentants du SCD
Mme L. Alazraki, section médecine
Mr J. Briand, section sciences
Mme A. Chauveinc, section sciences économiques et gestion
Responsable du pôle formation à l’Université.
Mme M.C. Lantéri, section sciences économiques et gestion
Mme M.C. Maurer, responsable de la documentation électronique au SCD de
l’Université de Toulon et du-Var
Mr Ponsot, section pharmacie
Mme Sambucco, service de la documentation électronique
Mme Zwick, directrice du SCD
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
I
Annexes
Diagramme d’organisation des tâches de l’équipe.
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29Présentation des sujets 20
Répartition des sujets 21
1ère visite sur site 23
Travaux dirigés 6 13 6 20 3 10 2 9 15 30 5 12
Recherche documentaireVisite INSA 11
Viste Cyberthèses 13
Stage projet (1)Organigramme SCDCircuit des thèsesRédaction lettre d'introduction ProjetEntretiensRédaction questionnaire doctorantsLivraison du produit Jouve ® 7
Etude du produit Jouve ®Préparation du cahier des chargesRédaction DCP 1Comité de pilotage 1 27
Diffusion des questionnaires aux doctorantsRecherche de solutionsEtude de Pelléas (Marne-la-Vallée)Stage projet (2)Etude des besoins (autres produits à numériser)Etude de faisabilitéDépouillement des questionnairesElaboration des scénariiComité de pilotage 2 22
Travail sur le scénario retenuRédaction du document finalComité de pilotage 3 19
Remise du rapport 26
Soutenance 16
Mai JuinJanvier Février Mars juillet
Stage d'i
mmersion
Stage BNF
Vacances d'hiver
Vacances de printemps
Avril
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
II
Annexes
Première évaluation des contraintes
Nombre d’étudiants inscrits en doctorat à l’université de la Méditerranée
Sciences400
Pharmacie35
Médecine 200
Sciences-économiques et gestion
150
Nombre de thèses soutenues par an à l'Université de la Méditerranée
Sciences80
Médecine50
Sciences économiques et gestion
30
Pharmacie10
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
III
Annexes
Annexes au document du deuxième comité de pilotage
Schémas récapitulatifs des scénarios
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
IV
Annexes : Schéma Scénario I
MEDECINE PHARMACIE SCIENCES SCIENCES ECO
Étapes DOCTORANTS DOCTORANTS DOCTORANTS DOCTORANTS
1) Dépôt sous 2 formes
SCOLARITE SCOLARITE SCOLARITE SCOLARITE
2) Transmission du CD-R
+ quitus
Formations
3) Conversion XML SERVICE DES THESES LYON 2 ERAD
FORMATEURS ELECTRONIQUES
1 chef de service collaboration : plate-forme, formation
Formation 2 agents
MARNE-LA- VALLEE
4) Diffusion DIFFUSION SUR INTERNET
AUTRES UNIVERSITES
DOCTORANTS ECHANGE DE SERVICES
5) Publics CHERCHEURS
RESEAU NATIONAL DES
6) Évolution ultérieure THESES ELECTRONIQUES
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
V
Annexes : Schéma Scénario II
COMMUNAUTE DES CHERCHEURS DE L'UNIVERSITE
THESES PRODUCTION
SCIENTIFIQUE FONDS ANCIEN
(PREPRINTS) (MEDECINE)
1) dépôt direct
EQUIPE DE Numérisation par
FORMATEURS un prestataire
RESPONSABLE DE
FORMATION
2) Conversion XML CHEF DE SERVICE EQUIPE CHARGEE DE LA gère serveur et diffusion CONVERSION en XML collaboration
MARNE-LA-VALLEE formation initiale CONSERVATOIRE
et JOUVE® DU PATRIMOINE MEDICAL DIFFUSION SUR INTERNET
4) Diffusion 5) Publics COMMUNAUTE DES CHERCHEURS, "GRAND PUBLIC" REGIONAL
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
VI
Annexes : schéma scénario III
SCIENCES MEDECINE PHARMACIE SCIENCES ECO
Besoins
THESES ANNALES MANUELS MANUELS THESES THESES TH. D'EX. ANNALES MEMOIRES THES 1) SCOL. SCOL. SCOL. SCOL. 2)
form. EQUIPES form. PEDAGOGIQUES CORRESPONDANT CORRESPONDANT CORRESPONDANT 3) DE NUMERISATION DE NUMERISATION DE NUMERISATION SCIENCES TIMONE SCIENCES ECO formation formation formation EDITEURS
MARNE-LA-VALLEE COORDINATEUR DE NUMERISATION interface formation initiale 4) diffusion DIFFUSION ALTERNATIVE 5) publics (selon postes informatiques disponibles) ETUDIANTS TOUS CYCLES, CHERCHEURS
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
VII
Annexes : schéma scénario III
Tableau comparatif des scénarios
Scénarios Avantages Inconvénients
Pour le SCD :
• Rapidité de mise en œuvre
• Efficacité due à la centralisation de la chaîne
• Collaboration du personnel en matière de formation
Pour le SCD :
• Peu d'implication des personnels
• Utilisation limitée du serveur
• Création d'une nouvelle équipe
Vis-à-vis des partenaires :
• Bénéficier de l'expérience de Marne-la-Vallée
• Initier un réseau national de documentation numérique
Vis-à-vis des partenaires :
• Peu de collaboration avec l'Université
Scénario 1 Vers un réseau national
de thèses électroniques
Pour le public :
• Répondre à la demande des doctorants de thèses en ligne
• Consultation à distance des thèses pour les chercheurs
Pour le public :
• Public probablement limité aux chercheurs et aux doctorants
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
VIII
Annexes : schéma scénario III
Pour le SCD :
• Efficacité due à la centralisation de la chaîne
• Service pilote
• Collaboration du personnel en matière de formation
Pour le SCD :
• Investissement financier lourd
• Numérisation restreinte à un fonds spécialisé (médecine)
Vis-à-vis des partenaires :
• Fédérer des acteurs locaux autour de la valorisation du
patrimoine médical
• Visibilité du SCD à l’extérieur
Vis-à-vis des partenaires :
• Peu de collaboration avec les équipes pédagogiques
• Pas d'intégration du projet dans les programmes existants de
numérisation de fonds patrimoniaux
Scénario 2
Vers une bibliothèque
numérique de recherche
Pour le public :
• Valorisation de la recherche pour les doctorants
• Outil moderne et performant pour les chercheurs
• Élargissement du public grâce à la bibliothèque virtuelle
Pour le public :
• Restriction des publics à la communauté des chercheurs
• Touche peu les étudiants des 1ers cycles
Pour le SCD :
• Implication du personnel et dynamique d’équipe
• Projet pilote
• Intégration au sein de l’Université
Pour le SCD :
• Peu d’expériences similaires
• Difficultés techniques et juridiques
• Investissement lourd (formation et matériel)
Vis-à-vis des partenaires :
• Mise en valeur des productions universitaires
• E-Learning
• Collaboration avec les éditeurs
Vis-à-vis des partenaires :
• Partenariat avec l’Université à construire
Scénario 3
Vers une bibliothèque
numérique pédagogique
Pour le public :
• Élargissement des publics du SCD
Pour le public :
• Problème d’accès aux postes informatiques
• Nouvelles compétences en recherche documentaire
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
IX
Annexes
Annexes au document du troisième comité de pilotage
Modèle pour l’Avis du directeur de thèse sur le délai de diffusion de la thèse
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
X
Annexes
Diffusion électronique des thèses
Avis du (des) directeur(s) de thèse sur le délai de diffusion de la thèse
Docteur :
Titre de la thèse :
N° ISAL :
- Diffusion électronique immédiate
- Diffusion électronique pendant 3 mois
- Diffusion électronique pendant X mois
- Diffusion électronique pendant Y mois
Date :
Cachet et signature du (des) directeur(s) de thèse
M., Mme, Melle (Docteur) :
déclare avoir pris connaissance de l’avis de mon directeur de thèse.
Signature du docteur :
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
XI
Annexes
Planning de mise en œuvre (Modèle de Gantt)
1. Listes des tâches
A – Constitution des équipes
A 1 – recrutement d’un technicien informatique à ½ temps
A 2 – distribution des rôles au sein du personnel permanent
A 3 – aménagement des emplois du temps
B – Installation de la chaîne
B 1 – mise en place du matériel informatique (1 h / poste) informaticien
B 2 – téléchargement de Cyberthèses 2.0 (2 h / poste) informaticien
B 3 – réorganisation du site web
B 4 – mise à disposition des feuilles de style
B 5 – test technique de la chaîne
B 6 – test de circulation des fichiers
B 7 – exercices pratiques pour rodage de la chaîne
C – Information et promotion
C 1 – information auprès des laboratoires
C 2 – information auprès des Écoles et des Formations Doctorales
D - Formation
D 1 – formation du personnel permanent (1 semaine)/formateur extérieur
D 2 – formation des formateurs (2 jours)/ chef de projet
D 3 – rédaction du support de cours pour les formations d’étudiant
D 4 – formation des étudiants en doctorat (3 h)
D 5 – formation des formateurs supplémentaires (1 jour)
D 6 – formation des étudiants en mastère (3 h)
D 7 – formation du personnel supplémentaire chargé de la conversion (3 jours)
D 8 – rédaction du guide d’utilisation des feuilles de style
D 9 – formations ouvertes aux chercheurs
E – Dépôt des documents
E 1 – réception des thèses
E 2 – réception des mémoires
E 3 – réception des articles scientifiques
E 4 – vérification des documents électroniques
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
XII
Annexes
E 5 – vérification de conformité avec la feuille de style
E 6 – remise du quitus à l’étudiant
F – Conversion des documents
F 1 – conversion du document par Cyberthèses 2.0
F 2 – vérification du document XML et reprises
F 3 – transmission des fichiers
G – Gestion du serveur
G 1 – indexation
G 2 – vérification des conditions de la mise en ligne (confidentialité, accord,
Intranet/Internet)
G 3 – signalement dans le catalogue
G 4 – signalement dans le SUDOC
G 5 – mise en ligne
G 6 – archivage
2. Durée et succession des tâches A – Constitution des équipes
Description des opérations Durée Personnel Étapes antérieures
A 1 – recrutement d’un technicien informatique Directeur SCD A 2 – distribution des rôles au sein du personnel permanent
3 h Réunion équipe et direction
A 1
A 3 – aménagement des emplois du temps 2 jours Réunion équipe et direction
A 2
B – Installation de la chaîne Description des opérations Durée Personnel Étapes
antérieures B 1 – mise en place du matériel informatique 1 h / poste informaticien A 1 B 2 – téléchargement de Cyberthèses 2.0 2 h / poste informaticien A 1 B 3 – réorganisation du site web 2 semaines informaticien A 1 B 4 – mise à disposition des feuilles de style sur le site
1 jour informaticien A 1 ; B 3
B 5 – test technique de la chaîne 3 jours informaticien A 1 B 6 – test de circulation des fichiers 1 jour informaticien A 1 B 7 – exercices pratiques pour rodage de la chaîne
4 semaines équipe de numérisation
A 2 ; C 1
C – Information et promotion Description des opérations durée Personnel Étapes
antérieures C 1 – information auprès des laboratoires (réunions) chef de projet C 2 – information auprès des Écoles et des Formations Doctorales
(réunions) chef de projet
D – Formation Description des opérations Durée Personnel Étapes
antérieures D 1 – formation du personnel permanent 1 semaine formateur extérieur A 2 D 2 – formation des formateurs 2 jours chef de projet C 1 ; A 2 D 3 – rédaction du support de cours 1 semaine chef de projet D 4 – formation des doctorants 3 h / groupe formateurs C 3
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
XIII
Annexes
D 5 – formation des formateurs supplémentaires
2 jours chef de projet C 10
D 6 – formation des étudiants en mastère 3 h / groupe Formateurs supplémentaires
C 5
D 7 – formation du personnel supplémentaire 3 jours chef de projet D 8 – rédaction du guide d’utilisation des feuilles de style
1 mois chef de projet, informaticien
D 9 – Formations libres 3 heures formateurs C 10 E – Dépôt des documents
Description des opérations durée Personnel Étapes antérieures
E 1 – réception des thèses Agent de num. E 2 – réception des mémoires Agent de num. E 3 – réception des articles scientifiques Agent de num. E 4 – vérification de propreté du document électronique
30 min/ doc. Agent de num.
E 5 – vérification de conformité avec la feuille de style
30 min / doc. Agent de num.
E 6 – remise du quitus à l’étudiant Agent de num. F – Conversion des documents
Description des opérations durée Personnel Étapes antérieures
F 1 – conversion du document par Cyberthèses 2.0
20 à 30 h / doc. Agent de num. E 1
F 2 – vérification du document XML et reprises
1 à 3 h. / doc. Agent de num.
F 3 – transmission des fichiers Agent de num. G – Gestion du serveur
Description des opérations durée Personnel Étapes antérieures
G 1 – indexation Agent de num. G 2 – vérification des conditions de mise en ligne
chef de projet
G 3 – signalement dans le catalogue 30 min. / doc. Agent de num. F 2 G 4 – signalement dans le SUDOC 30 min. / doc. Agent de num. F 2 G 5 – mise en ligne 15 min. / doc. chef de projet G 6 – archivage 30 min. / doc. chef de projet
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
XIV
Annexes
Diagramme de Gantt (pour la première série de documents)
2003 2004 2005
9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A1
A2
A3
B1
B2
B3
B4
B5
B6
B7
C1 2
C2 2 3
D1
D2
D3
D4 1 1 1 2 2 2 3 3 3 4 4 4
D5
D6 1 1 1 2 2 2
D7
D8
D9 1 2
E1 1
E2
E3
E4
E5
E6
F1 1 1 1 1
F2 1 1 1
F3
G1
G2
G3
G4
G5 1
G6
Les zones hachurées et portant un numéro sont la répétition des opérations notées
dans la zone en noir portant le numéro 1.
Groupe 16 : Aix-Marseille 2| DCB 12 | Conduite de projet| Rapport final : volume 1 | 2003
Droits d’auteur réservés.
XV