Minivejledning til overblik og oprydning af manuelle sager ... til... · 1 KOMBIT A/S Halfdansgade...
Transcript of Minivejledning til overblik og oprydning af manuelle sager ... til... · 1 KOMBIT A/S Halfdansgade...
1 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Minivejledning til overblik og oprydning af
manuelle sager i KMD Sag Vejledning er skrevet til den KMD Sag ansvarlige. Det forudsættes at personen har de rigtige
autorisationer, de rigtige systemer installeret og et vist kendskab til KMD Sag basis og KMD sag
Abonnement.
Der er 2 vigtige grunde til oprydning af sager i KMD Sag.
Kommunen betaler for de aktive sager, en oprydning kan udgøre store besparelser. Én sag koster
27,65 øre pr. sag pr. md.
Kommuner der kan undvære brugen af manuelle sager, kan spare 10% af den årlige udgift på KMD
Sag.
Uanset hvilken exit-strategi din kommune har valgt, er det en god ide af rydde op NU.
2 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Indhold
1. Hvad er en manuel sag?
2. Hvilke overvejelser er vigtige at få afklaret i kommunerne, inden manuelle sager opsiges?
3. Hvordan finder jeg de manuelle sager?
4. Hvad skal der ske med de manuelle sager?
5. Hvordan ved jeg om kommunen er klar til at opsige brugen af manuelle sager?
Bilag 1 – 7
3 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
1.
Hvad er en manuel sag?
En manuel sag er en sag som er oprette af en bruger og ikke af et system. Sagen kan være
oprettet at flere årsager:
For at sagen kan ses i KMD Sag PersonOverblik inden den bliver til en fagsystemsag
For at andre kan se der er en sag
Hvis der ikke findes et fagsystem til at registrere sagen i
For at modtage advisering på sagen
For at kunne afgive advisering til andre sager
For at kunne skrive journalnotater på sagen
For at tilknytte et dokument på sagen
Sager der er oprettet for at kunne sende manuelle tværgående adviser til UDK, kan sendes som
digital post eller som mail via sikker post og du undgår dermed at oprettet en manuel sag.
2.
Hvilke overvejelser er vigtige at få afklaret i kommunerne, inden manuelle sager opsiges?
I skal tage stilling til hvordan I vil håndtere:
1. Advisering – både til og fra manuelle sager
2. Sager der oprettes manuelt, inden de overtages af et fagsystem
3. Sager der genoptages efter de er afsluttet i et fagsystem
Uddybning af de tre punkter samt vejledning til at se om der er opsat advisering, er vedlagt som
bilag 1
3.
Hvordan finder jeg de manuelle sager?
Et godt redskab til at få et overblik over kommunens sagsbestand i KMD Sag er
sagstypestatistikken. Det er en oversigt over antallet af aktive, passive og ikke tilgængelige sager i
KMD sag.
Sagstypestatistikken dannes primo hver måned og er tilgængelig i Doc2Archive i mappen KMD Sag.
Det kræver ikke yderligere autorisation, hvis du i dag kan se KMD Sag lister i Doc2Archive.
Har du i dag ikke adgang, skal du autoriseres med rolleprofilerne: D2A-KLIENTog ON-KMDSAGE.
Sagstypestatistikken danner grundlag for faktureringen af KMD Sag.
Eksempel på en sagstypestatistik vedlagt som bilag 2.
For at konstatere om KLE-sagstypen bliver brugt manuelt, kan du foretage en udsøgning i KMD Sag
Sager. Vejledning og skærmdump af forskellige søgninger vedlagt som bilag 3.
4 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
4.
Hvad skal der ske med de manuelle sager?
De sager som ikke skal bruges i fremtiden, kan med fordel passiveres/afsluttes. Ændring af status
på sagen, f.eks. fra aktiv til afsluttet, kan gøres på hver enkel sag eller ved at massebehandle 100
sager af gangen. Husk at færdiggøre ubehandlede adviser/erindringer og godkende/fast tilknytte
dokumenter, inden sagen afsluttes.
Det er en god ide at tilvælge kolonnerne ”journalnotat” og ”dokument” i oversigten over sagerne,
det giver et hurtigt overblik over om der generelt er journalnotater og dokumenter på sagerne.
Vejledning og skærmdump af hvordan du passiveres/afsluttes sagerne, ser de ubehandlede
adviser, godkend/fast tilknytte dokumenter og tilvælger kolonner, vedlagt som bilag 4
Sager der er oprettet med henblik på, at skulle lægges sammen med en sag der kommer fra et
fagsystem kan gennemgås. Sammenlæg sager hvor det giver mening.
Vejledning og skærmdump af hvordan sager lægges sammen, vedlagt som bilag 5
Nogle kommuner har oprettet manuelle sager til registrering af f.eks. anke og klage sager. Det er
vigtigt at disse sager er registeret med korrekt KLE-nummer og handlingsfacet, da det styrer
arkivering og bevaringsregler. Vurder om sagerne kan registreres i et andet system.
Vejledning vedlagt som bilag 6
De sager som skal anvendes fremover, skal flyttes over i et andet system, enten manuelt eller ved
konvertering. Et andet system kan være et eksisterende system, et nuværende eller nyindkøbt
fagsystem, eller et ESDH-system.
5.
Hvordan ved jeg om kommunen systemmæssigt er klar til, at opsige brugen af manuelle sager?
Alle aktive sager, som kan udsøges via feltet ”Styret af” som ”Bruger (genoptaget)” og ”Bruger”,
skal afsluttes (gælder dog ikke sager der oprettes via OIO-snitflade).
Vejledning vedlagt som bilag 7
Har du spørgsmål er du velkommen til at ringe eller maile. Rigtig god arbejdslyst.
5 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Bilag 1
1.
I KMD Sag er det muligt at få mange forskellige typer af advisering, det kan dreje sig om
indkomster, folkeregisterændringer eller advisering om sager der oprettes eller afsluttes.
Eksempelvis:
• Meddelelse om at personen er flyttet
• Information om at personen er startet i arbejde
• Meddelelse om at der er oprettet en anden sag på personen som er relevant for
sagsbehandlingen, f.eks. en stofmisbrugssag
2.
Nogle fagsystemer giver ikke mulighed for, at den første del af sagsbehandlingen kan ske i
fagsystemet (ansøgningsfasen).
I KMD Sag er det muligt at oprette en manuel sag til styring og dokumentation af forløbet, f.eks.
noterer i journalnotater og gemme dokumenter som modtages eller sendes.
Når sagen er klar til indberetning i fagsystemet vil sagen fra fagsystemet automatisk blive koblet
sammen med den manuelle sag i KMD Sag, så hele ansøgningsfasens dokumentation er samlet
med den sag der nu styres af fagsystemet og bruges i den videre sagsbehandling.
3.
På nogle sager er der behov for sagsbehandling efter at ydelsen er stoppet i fagsystemet og sagen
derved er gjort passiv.
I KMD Sag er det muligt, manuelt at genoptage en fagsystemsag som er afsluttet. Dette bruges
eksempel vis på sager hvor personen er død og der sker sagsbehandling i forbindelse med
skifteretten.
6 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
For at se hvilken advisering der er opsat på en sagstype, skal du kigge i KMD Sag Administration
under Advis.
Klik på søg
7 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Søg på sagstypen i ”Modt. Sagstyper” og bagefter i ”Afg. Sagstyper”
Så vises de abonnemter hvor sagstypen indgår.
8 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Bilag 2
Sagstypestatistikken er en optælling af sager inddelt i følgende afsnit:
Personnummer
Virksomhedsnummer
Frit
Ejendomsnummer
Produktionsenhedsnummer
Statistikken indeholder disse underpunkter, forudsat der er oprettet sager:
Totaloptælling pr. KLE-nummer
Optælling af sager der ikke faktureres
Totaloptælling pr. KLE-nummer af sager fra UDK
Optælling af sager der ikke faktureres fra UDK
Du finder den under Kmdsag lister i doc2archive
9 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Vælg søg i højre hjørne
Så får du listen frem over de sidste års sagstypestatistikker.
10 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
11 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
12 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Bilag 3
Der er flere forskellige søgemuligheder.
Denne søgning er på alle aktive sager på personnummer i kommunen.
Nu flere felter du udfylder, nu mere specifik bliver den søgning.
13 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Denne søgning er på alle aktive sager på personnummer på en bestemt sagstype.
Der er også mulighed for at søge på f.eks. en sagsbehandler eller en afdeling
14 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Denne søgning er god i forbindelse med oprydningen i manuelle sager
Søgningen viser de manuelle aktive sager på personnummer incl. de sager der kommer fra en 3.
parts leverandør.
Afgrænsning på periode, kan feks. hjælpe til at finde de sager der ikke redigeret i en længere
periode, hvor der ikke er oprette nye sager det sidste år, eller andre søgninger hvor datoen har en
betydning.
Søgning på Bruger (genoptaget) er søgning på fagsystem sager ,som har været passiveret og
derefter genoptaget af en bruger, og dermed blevet til en manuel sag.
15 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Bilag 4
Sådan afsluttes/passiveres én sag. Du kan ændre status på 100 sager på én gang, ved at markere
dem på listen over udsøgte sager
På fanen ”Advis” ser du om der er ubehandlede adviser
16 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
På fanen ”Dokumenter” ser du om dokumenter er godkendt og fast tilknyttet
Dagsordenpunkter er en særlig dokumenttype. Hvis punktet har været sat på møde, men der
aldrig er kommet et godkendt referat, måske fordi mødet aldrig er afholdt, blokerer det for at
passivere sagen. Punktet skal tages af dagsordenen og desuden skal dokumentet lægges i
papirkurven for at løse knuden.
17 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Du kan til og fravælge kolonner i din oversigt over sager. Det gøres ved at højreklikke imens du
står med musen i oversigten, vælg her tabelindstillinger.
Kolonnen ”Styret af” viser om sagen er manuel (bruger) eller maskinel (fagmodul) og kolonnen
”Leverandør” viser hvilket system sagen kommer fra.
18 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Bilag 5
Sådan kan to sager lægges sammen.
Regler for at sammenlægge sager
19 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
I brugerindstillinger er det muligt at angive, hvorvidt man, når en sag oprettes af fagmodul, ønsker
en automatisk sammenlægning af sager og evt. også med en default leverandør.
20 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Bilag 6
Ved gennemgangen og oprydningen af de manuelle sager, er det vigtigt at sætte
de korrekte sagstyper og facetter på sagerne.
Sagtype og handlingsfacet kan ændres direkte på sagen.
21 KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk [email protected] CVR 19 43 50 75
Bilag 7
Inden du opsiger brugen at manuelle sager hos KMD, skal du sikre dig at der ikke er flere aktive
sager som kan udsøges via feltet ”Styret af” som ”Bruger (genoptaget)” og ”Bruger” (gælder dog
ikke sager der oprettes via OIO-snitflade)
Bemærk at fagsystemsager, som ikke har kunnet lukkes i KMD Sag ved afslutning i fagsystemet,
også er manuelle sager. De står som Styret af: ”Bruger (genoptaget)”.
Der findes 3 årsager til, at fagsystemsager ikke kan afsluttes i KMD sag:
Der findes journalnotater på sagen, som ikke er godkendte
Der findes dokumenter på sagen, som ikke er godkendte
Der findes dokumenter på sagen, som ikke er fasttilknyttet
Alle 3 situationer udløser et advis til sagens sagsbehandler, som anmoder brugeren om at
godkende eller fasttilknytte journalnotat/dokument og herefter afslutte sagen. Adviset sættes
automatisk til færdig, når brugeren har udført opgaven.
Det er hurtigt at skabe sig et overblik over disse adviser, som kan udsøges i KMD Sag Advis på
hændelsestyperne:
500.030.005
500.030.010
500.030.021
Det er muligt at hoppe direkte fra de udsøgte adviser til de pågældende sager og derved få
foretaget oprydningen.
Når opsigelsesdatoen træder i kraft, vil det ikke længere være muligt at oprette sager eller
manuelt at genoptage sager i KMD Sag.