PENULISAN MINIT MESYUARAT &

SURAT RASMI

Team ten generations

PENSYARAH ; PN NOR FADHILAH BT MOHD

PENGERTIAN MINIT MESYUARAT

Satu rekod atau penyataan bertulis secara formal mengenai catatan keatas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan,tindakan susulan dan pelaporan semula untuk perbincangan akan datang.

JENIS MESYUARAT

MENSYUARAT AGUNG

MENSYUARAT AJK

MENSYUARAT KHAS

4C

CORRECT (BETUL)

CLEAR(JELAS)

COMPREHENSIVE (LENGKAP)

CONCISE(RINGKAS)

Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan :

• Perkara-perkara penting yang dibincangkan.

•Keputusan-keputusan yang dibuat.

•Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil perhatian.

PENGHANTARAN / EDARAN MINIT MESYUARAT

Minit yang telah disemak oleh pengurusi hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu daripada mesyuarat tersebut diadakan

1 .Perutusan pengerusi -semasa Ruang ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara yang dibangkitkan oleh pengerusi

Perkara-perkara penting tidak semestinya dibangkitkan oleh pengerusi pada awal mesyuarat,

semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau kertas-kertas kerja.

2.Minit Mesyuarat yang lepas

Catatkan keputusan MM yang lepas ,takhluk atas pindaan

Jika ada pindaan ,nyatakan pindaan tersebut.

Pencadang dan penyokong.

Bersetuju sebulat suara.

3. Perkara-perkara berbangkit j ika berkaitan

Ia mengandungi catatan tentang perkara yang dibangkitkan di dalam mesyurat yang lepas.

Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.

Rujukan dibuat,muka surat dan perenggan MM lepas Dibincangkan hendaklah dicatatkan.

4. Perbincangan – Agenda / Isu yang dibincangkan

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat.

Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan

5. Perbincangan kertas-kertas kerja (Jika Berkaitan)Bagi mesyuarat tertentu beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.Perkara-perkara yang perlu direkodkan adalah :

a.Tajuk kertas kerja berkenaan b.Agensi yang menyediakan kertas kerja.c.Tujuan utama kertas kerja disediakand.Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja tersebut.e.Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu yang dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan.f.Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang dibangkitkan serta t indakan isu-isu yang perlu diambil perhatian.

6. Hal-hal lain (Jika ada)Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang di bincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat

7. Penutup Minit MesyuaratRuangan ini merekodkan perkara seperti yang berikut :

a.Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan.b.Ucapan terima kasih pengerusi.c.Catatan tarikh mesyuarat yang akan datang j ika tarikh telah ditetapkan

Bersifat formal dan ditulis untuk kepentingan umum.

Mempunyai format yang berbeza dengan surat kiriman tidak rasmi.

SURAT KIRIMAN RASMI

JENIS-JENIS SURAT KIRIMAN RASMI

Surat AduanSurat Permohonan Surat Bantahan Surat Pesanan Surat Rayuan

JENIS PERMOHONAN

(jawatan jawatan pekerjaan,biasiswa,kebenaran pekerjaan,biasiswa,kebenaran membuat lawatan dan lain-lainmembuat lawatan dan lain-lain ))

*Merujuk kepada perkara diatas Merujuk kepada perkara diatas (apa yang ditulis di (apa yang ditulis di bahagian PER)bahagian PER)saya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan saya berminat untuk mengisi kekosongan jawatan sebagai…sebagai…•saya berhajat untuk mendapatkan biasiswa untuk saya berhajat untuk mendapatkan biasiswa untuk melanjutkan pelajaran ke….melanjutkan pelajaran ke….Saya mengharapkan kebenaran daripada pihak tuan Saya mengharapkan kebenaran daripada pihak tuan untuk mengadakan lawatan ke…untuk mengadakan lawatan ke…

Jenis Pandangan/Pendapat/Penghargaan/

Teguran/Aduan(berkenaan satu keadaan,kejadian,aktiviti dan lain-lain)

•Merujuk kepada perkara di atas,saya/saya sebagai wakil…

•dengan rasa kesal ,saya ingin membuat teguran/aduan melahirkan ketidaksenangan saya berhubung dengan…•Ingin mengemukakan pendapat/pandangan saya mengenai…•Ingin melahirkan penghargaan saya/kami kepada…

Saya berharap agar permohonan saya diberikan pertimbangan yang sewajarnya.Akhir sekali,saya memohon pertimbangan dan kerjasama daripada pihak tuan.Saya bersedia untuk menghadiri temuduga pada bila-bila masa.Sekiranya,tuan tidak bersetuju dengan tarikh dan masa yang kami cadangkan,tuan boleh memindanya dengan memberitahu kami segera.Kerjasama daripada pihak tuan didahului dengan jutaan terima kasih.

Jika surat dikirimkan kepada mana-mana badan media cetak ,contohnya surat khabar ,di

akhir surat boleh ditulis:

Saya harap tuan penyunting/editor akan memberikan pertimbangan yang sewajarnya berkenaan dengan isu yang saya ketengahkan ini.Harapan saya agar pihak-pihak tertentu akan mengambil langkah-langkah yang sebaiknya untuk mengatasi masalah ini.

Jika pengirim memberikan saranan mengenai satu perkara di akhir surat boleh

ditulis begini:

Semoga tuan akan mempertimbangkan saranan-saranan yang saya berikan .

Sepanjang surat pengirim mesti membahasakan dirinya sebagai saya dan kata nama ganti dir i bagi penerima ialah tuan atau puan.