Faktor-Faktor yang mempengaruhi efektifnya

sebuah Organisasi Virtual

(Metode dan Perbandingan)

Literature Review

Vebri Naldo Madawara (912014051)

Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

April 2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Organisasi Virtual adalah suatu jaringan organisasi yang independen yang

dihubungkan melalui tehnologi informasi dengan tujuan untuk mengekploitasi

peluang pasar dengan berbagai keterampilan, biaya, dan akses pasar. Organisasi

seperti ini biasa beroprasi berdasarakan proyek, namun ada juga yang beroprasi

secara permanen. Umumnya organisasi seperti ini memiliki sedikit sekali pegawai

tetap dan fasilitas administrasi secukupnya saja. Ketika mendapat proyek baru,

organisasi akan menghimpun berbagai daya dari organisasi-organisasi mitra

kerjanya. Organisasi virtual juga dapat diartikan sebagai sekelompok grup, orang,

atau institusi dengan beberapa tujuan yang sama, mereka melakukan sharing

sumber daya untuk memenuhi kebutuhan bersama. Karakteristik dari organisasi

virtual adalah melintas batas, berbagi sumber daya, wilayah tersebar dan memiliki

anggota yang tidak tetap.

Keberadaan E-businnes telah mendorong organisasi tradisional menjadi

organisasi virtual. Banyak pertanyaan yang akan timbul ketika membahas sebuah

organisasi virtual yaitu mengenai teknologi, efisiensi, gaya kepemimpinan serta

budaya organisasi yang diterapkan pada organisasi virtual tersebut sehingga

menjadi pertimbangan dalam membangun organisasi virtual (organisasi maya).

Dengan adanya sistem yang sudah diterapkan maupun yang belum

diterapkan pada penelitian yang menjadi perbandingan, bagaimana penulis ingin

memberikan tanggapan mengenai organisasi virtual yang akan dibentuk, telah

dibentuk dan telah dijalankan sehingga menjadi infromasi yang dapat menjadi

kekuatan dalam membangun organisasi virual.

1.2. Permasalahan

Kurang memperhatikan dan menilai respon organisasi lain ketika

menjalankan proses bisnis. Disisi lain, kompleksitas dan pengunaan akan

teknologi tidak dibahas secara terperinci sehingga teknologi yang digunakan dapat

mempengaruhi kinerja dari organisasi virtual.

1.3. Tujuan

Adapun tujuan dari penyusunan laporan ini adalah :

1. Mempelajari serta memberi ulasan terhadap paper yang ditulis oleh

para peneliti, khususnya dalam topik Organisasi Vitual.

2. Menganalisis paper-paper tersebut, ditinjau dari segi isi / materi

maupun penulisan paper itu sendiri.

3. Melakukan perbandingan terhadap paper-paper tersebut, terkait dengan

persamaan dan perbedaannya terutama dari segi isi / materi dan

penerapan metode maupun teknik-teknik yang digunakan / dilakukan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Paper Review

Paper I : Artificial Intelligence (AI) dan Organisasi Virtual

Kehadiran pasar global atau perusahaan yang berada pada kancah

internasional sebagian besar memiliki tim kerja yang berada pada tempat atau

negara yang berbeda dalam mempromosikan suatu produk, sehingga tim virtual

harus diciptakan dalam memudahkan kerjasama tim pada tempat yang berbeda

sehingga perlu diperhatikan bahwa pada biaya produktivitas tidak terbuang akibat

perjalanan atau relokasi. Pada lingkungan yang dinamis pengalokasian karyawan

dalam suatu proyek dinilai berdasarkan keahlian sehingga organisasi dapat

berjalan secara efektif.

Meskipun ide organisasi virtual bukan hal baru, pengembangan

kemampuan teknologi informasi masa kini, seperti World Wide Web (WWW) dan

artificial intelligence (AI), memungkinkan pengembangan implementasi baru dari

organisasi virtual yang menggali kemampuan dari teknologi-teknologi baru

tersebut. Teknologi informasi dapat digunakan secara agresif, untuk

menggantikan atau mendukung kerja manusia. Infrastruktur informasi, seperti

WWW, memfasilitasi komunikasi antara dan dengan organisasi virtual,

memungkinkan pengembangan organisasi virtual yang terdispersi luas.

Dalam pembahasan paper ini, pertama adalah membahas tentang survei

dan analisis WWW dan AI serta hubungannya dengan organisasi virtual. WWW

merupakan kumpulan layanan web dari seluruh dunia yang mempunyai kegunaan

untuk menyediakan data dan informasi untuk dapat digunakan bersama. WWW

adalah bagian yang paling menarik dari Internet. Melalui web, para pengguna

dapat mengakses informasi-informasi yang tidak hanya berupa teks tetapi bisa

juga berupa gambar, suara, video dan animasi serta hubungan AI atau kecerdasan

buatan dengan organisasi virtual telah terjadi dalam sejumlah bagian yang

termasuk didalamnya yaitu terjadi pada :

1. Laboratorium virtual

Laboratorium virtual atau bisa disebut dengan istilah Virtual Labs adalah

serangkaian alat-alat laboratorium yang berbentuk perangkat lunak (software)

komputer berbasis multimedia interaktif, yang dioperasikan dengan komputer dan

dapat mensimulasikan kegiatan di laboratorium seakan-akan pengguna berada

pada laboratorium sebenarnya. Laboratorium virtual potensial untuk memberikan

peningkatan secara signifikan dan pengalaman belajar yang lebih efektif.

Pengembangan laboratorium virtual ini diharapkan dapat menyelesaikan

permasalahan belajar yang dialami oleh peserta didik dan mengatasi permasalahan

biaya dalam pengadaan alat dan bahan yang digunakan untuk melakukan kegiatan

praktikum bagi sekolah-sekolah yang kurang mampu. Contoh virtual lab adalah

National Virtual Laboratory (NVL) dan Virtual Lab Notebook (VILAN).

2. Sistem kantor virtual

Dalam dunia Virtual ini juga ada kantornya atau lokasinya. Kantor maya

merupakan suatu bangunan kantor yang menawarkan beberapa layanan seperti

layanan telepon, layanan faks, dan layanan web hosting. Kantor virtual juga

merupakan istilah umum untuk suatu lingkungan yang memungkinkan jaringan rekan

kerja untuk menjalankan usaha secara efisien dengan menggunakan teknologi

komunikasi online. Pengguna dapat mengakses data dari perangkat apapun (PC,

Laptop, PDA, smartphone, dll) yang dilengkapi web dan internet.

3. Kelas virtual dan pembelajaran individu

ARPA’s Computer Assisted Education and Training Initiative (CAETI)

memberi perhatian pada ekspansi dan kustomisasi akses inteligen dan integrasi

sumber-sumber digital. Hal tersebut mendukung individualized learning dengan

menghiraukan ketersediaan sumber lokal, sebaik yang dicapai oleh grup pelatihan

dan pendidikan melalui lingkungan dan simulasi yang multipengguna.

4. Virtual Environments for Training (Vets)

adalah satu jenis lain dari aktivitas organisasi virtual. Virtual environment

mengintegrasi realita virtual dan tutorial inteligen. Siswa dapat melihat atau

berpartisipasi dalam simulasi. VETs telah digunakan dalam domain sebagai

orbital mechanics dan fighter pilot training. Sebagai inti dalam VETs adalah

intelligent agent otonomi. Secara khusus, agen digunakan untuk merepresentasi

atau mensimulasi aktor atau pilot lainnya.

5. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan diatas terdapat kesimpulan yaitu kecerdasan buatan

atau Artificial Intelligence (AI) merupakan sebuah studi tentang bagaimana

membuat komputer melakukan hal-hal yang pada saat ini dapat dilakukan lebih

baik oleh manusia. Sebagaimana yang telah disebutkan diatas, bahwa penelitian

ini memberikan fungsi dari AI dalam menjalankan tugas sebagai intelligent

aggent dalam membantu pekerjaan manusia untuk memfasilitasi organisasi

virtual.

Paper II : Knowledge Management Strategy for Virtual Organizations to

Gain Competitive Advantage

E-business dilakukan menggunakan jasa internet. Internet juga dapat

membuat produk (barang dan jasa) dalam organisasi virtual menjadi lebih besar

untuk dipasarkan oleh penjual. Pembeli dan penjual berkomunikasi melalui

internet dan membicarakan produk yang akan dibeli dan dijual melalui jaringan

komputer. Faktor yang mendorong bangkitnya Internet adalah mengurangi biaya

panggilan telepon, penyebaran komputer PC, penjualan secara nyata atau bertemu

langsung serta pengembangan layanan online. Organisasi harus memikirkan

pemahaman pembuatan dan utilitas knowledge serta mempertimbangkan kedua

faktor yang tak dapat dipisahkan tersebut sebagai infrastruktur organisasi untuk

memaksimalkan unjuk kerja organisasi. Knowledge management adalah sebuah

cara untuk meningkatkan kapabilitas organisasi dalam mendayagunakan informasi

untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Agar dapat memahami dan

mengeksplorasi lebih jauh cara knowledge management membantu organisasi

virtual.

1. Implementasi knowledge managemnet

Dalam sebuah organisai, suatu pemanfaatan dan penciptaan pengetahuan

harus selalu diperhatikan sebagai infrastruktur organisasi dalam memaksimalkan

kinerja organisasi. Untuk memperoleh pengetahuan, organisasi harus siap dalam

membuat keseimbangan unsur-unsur manajemen seperti melihat pada orang

(budaya), proses, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut harus diperhitungkan

dan telah membentuk filosofi dari knowledge manajemen.

2. Keuunggulan knowledge management

Peran knowledge manajemen menawarkan sejumlah manfaat bagi organisasi

di negara-negara maju atau berkembang. mengidentifikasi banyak manfaat besar

yang menawarkan knowledge manajemen, termasuk pencegahan hilangnya

pengetahuan, pengambilan keputusan yang kuat, adaptasi dan fleksibilitas,

keunggulan kompetitif, pengembangan aset, pengembangan produk, orientasi

pelanggan dan memanfaatkan investasi pada sumber daya manusia / modal.

3. Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

Perkembangan TIK telah menghasilkan peluang dan tantangan. Pengunaan

TIK memungkinkan kerja virtual hampir mirip dengan organisasi yang bekerja

seperti nyata, akan tetapi memfasilitasi kerja secara virtual perlu hati-hati dalam

memimpin yang akan berdampak pada terhambatnya suatu pekerjaan dan

kepercayaan dalam tim. Hal ini membutuhkan keterampilan pola pikir yang baru

dan lebih fokus dalam melihat hambatan. Integrasi teknologi informasi dan

komunikasi memperkenalkan peluang untuk beroperasi dalam pasar yang baru,

mengubah cara kerja, menampilkan produk yang berbeda dan lebih

menghubungkan bisnis dengan berbagai pemasok lainnya.

4. Orang, Proses dan Teknologi

Tiga elemen yang tak terpisahkan dari knowledge manajemen yaitu orang,

proses dan teknologi yang memainkan peran penting bagi keberhasilan organisasi

virtual. Pertama, pengetahuan teknologi harus dapat menghasilkan banyak

manfaat bagi pengguna (kemudahan, kepraktisan dan fungsi) sehingga dapat

dibedakan dengan produk lain saat ini yang kompetitif. Kedua, pengetahuan

orang, orang-orang dalam suatu organisasi dianggap sebagai aset yang paling

berharga karena orang bertindak sebagai motivator dalam menciptakan ide

inovatif dan menghasilkan proses kerja. Ketiga, pengetahuan dalam proses dapat

digambarkan sebagai struktur vertikal atau horizontal organisasi, cara karyawan

bekerja sama dalam situasi yang kompleks, dan jika organisasi memiliki

manajemen yang fleksibel maka dapat disesuaikan dengan perubahan yang

dinamis sehingga tidak peduli terhadap perubahan apa yang akan terjadi.

5. Sukses dalam Organisasi Virtual

Lingkungan bisnis saat ini menuntut sebuah filosofi baru untuk mencapai

tugas yang diberikan. Keberhasilan organisasi virtual terutama berada pada staf

(tim) yang menjalankan pekerjaan. Manajer harus selalu memotivasi tim dalam

menghasilkan ide-ide atau proses baru dalam mempercepat pekerjaan. Tim virtual

yang sukses melibatkan kombinasi yang kuat dari orang-orang, proses, dan

teknologi. Bagi orang-orang yang bekerja secara efektif dalam melintasi batas-

batas seperti jarak, waktu dan peralatan maka, layanan harus dikolaborasikan

dalam produktivitas teknologi yang tersedia. Eksekutif TI harus mengevaluasi alat

yang digunakan sehingga menghasilkan audio dan video dalam teknologi

streaming yang dapat mendukung kegiatan tim virtual.

6. Tantangan dan Solusi dalam Knowledge Manajemen

Meskipun knowledge manajemen dapat menjadi strategi yang baik dalam

banyak organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam bersaing dengan

kompetitor, hal tersebut juga menyajikan tantangan yang signifikan terhadap

organisasi terutama untuk manajer dan profesional TI. Kompleksitas dalam

mendefinisikan model manajemen pengetahuan yang sesuai, penyajian informasi,

memilih teknologi yang paling tepat adalah contoh masalah yang dihadapi oleh

organisasi. Namun meskipun masalah yang banyak, bukan berarti semua

organisasi menghadapi masalah yang sama. Masalah ini akan tergantung pada

organisasi itu sendiri, apa saja yang merupakan bisnis inti dan bagaimana

organisasi menjalankan kegiatan tersebut.

7. Mendistribusikan Informasi

Mendistribusikan informasi adalah cara dimana agar organisasi dapat

berkembang dan saling melengkapi dalam berbagi pengetahuan pada lingkungan

antara karyawan dan organisasi. Sebelum mempertimbangkan cara bagaimana

mendistribusikan informasi, organisasi harus memahami dengan jelas informasi

yang ada pada organisasi tersebut. Dalam organisasi terdapat tiga jenis informasi

yaitu :

- Explicit Knowledge : pengetahuan yang dapat diambil dari buku,

dokumen dan database yang tersedia atau didapat dari individu lainnya.

- Embedded Knowledge : pengetahuan yang didapat dari sebuah

pengalaman sebelumnya dalam tugas berorganisasi.

- Tacit Knowledge : pengetahuan yang dimiliki seseorang atau kebiasaan

yang ada atas pengalaman atau mempunyai pengetahuan yang luas yang

didapat secara pribadi.

Ada dua ruang lingkup dalam penyebaran informasi yaitu informasi yang

didistribusikan melalui para pekerja dalam sebuah organisasi nyata yang berfokus

pada setiap individu atau perorangan dan yang kedua adalah informasi yang

didistribusikan dalam organisasi virtual yang berfokus pada teknologi yang

digunakan dimana teknologi yang digunakan tersebut dapat berbagi informasi di

dunia maya bahkan mencangkup dunia.

8. Kesimpulan

E-Business adalah suatu cara yang menarik dalam bisnis untuk mendapatkan

keuntungan lebih dan efisien. Meskipun ada banyak manfaat yang dapat diperoleh

dari E-Business akan tetapi hambatan juga pasti akan banyak ditemui sehingga

bagaimana organisasi atau perusahaan berperan dalam menyikapi hal-hal tersebut

dengan positif dan cara menghadapinya.

Knowledge management adalah metode yang digunakan dalam organisasi

sehingga dapat membuat strategi dalam menghadapi konsumen, pasar, produk

(barang dan jasa) dan proses internal. metode Knowledge management juga dapat

membantu sesorang, organisasi atau perusahaan untuk mencapai keunggulan yang

kompetitif dalam bersaing dengan kompetitor. Penerapan knowledge management

berhasil mendorong banyak organisasi dalam mencapai tujuan. Ciri-ciri organisasi

yang sukses yang menerapkan knowledge management adalah melihat pada

pembiayaan, kepekaan terhadap lingkungan, rasa kohesi dan identitas organisasi

atau perusahaan yaitu antara karyawan, menghargai ide-ide baru dan melihat

situasi dan perubahan yang terjadi.

Meskipun knowledge manajemen membawa banyak manfaat, pada waktu

yang sama juga dapat membawa masalah. Masalah tergantung pada setiap

organisasi, inti dari setiap bisnis yang dijalankan seperti apa dan cara organisasi

menjalankannya. Pada dasarnya masalah yang terjadi dalam menggunakan metode

knowledge management yaitu bagaimana organisasi mendistribusikan informasi

dan bagaimana mengklasifikasikan informasi dalam menggunakan metode

knowledge management.

2.2. Paper Analisis

Paper I : Artificial Intelligence (AI) dan Organisasi Virtual

Dalam paper yang ditulis oleh Fakhruddin Rizal Batubara terdapat

beberapa hal yang belum dibahas secara jelas. Hal tersebut antara lain sebagai

berikut :

1. Didakatakan dalam paper ini bahwa World Wide Web (WWW) dan

artificial intelligence (AI), memungkinkan pengembangan implementasi

baru dari organisasi virtual, akan tetapi WWW dan AI itu seperti apa dan

tidak adanya penjelasan proses dari WWW dan AI itu seperti apa sehingga

berhubungan dengan virtual organisasi.

2. Kurang dijelaskan secara rinci mengenai organisasi virtual yang ada

didalam bagian-bagian atau point-point yang dijelaskan seperti pada

laboratorium virtual, yang dijelaskan adalah VILAN akan tetapi proses

cara kerja yang kurang jelas dan alat apa yang digunakan dalam VILAN

tersebut.

3. Siapakah yang mengendalikan dan memimpin setiap bagian dalam contoh

organisasi yang disebutkan dalam paper dan apakah organisasi-organisasi

tersebut bekerja secara manual atau dikerjakan secara otomatis oleh sistem

komputer, mengingat paper tersebut menjelaskan hubungan antara

teknologi dalam organisasi virtual.

Paper II : Knowledge Management Strategy for Virtual Organizations to

Gain Competitive Advantage

Dalam paper yang ditulis oleh Yefta dan Gamayanto terdapat beberapa hal

yang belum dibahas secara jelas. Hal tersebut antara lain sebagai berikut :

1. Dalam paper dijelaskan bahwa memfasilitasi kerja secara virtual perlu

hati-hati dalam memimpin yang akan berdampak pada terhambatnya suatu

pekerjaan dan kepercayaan dalam tim sehingga bisa lebih dijelaskan lagi

kepemimpinan seperti apa yang baik dalam memimpin tim atau organisasi

virtual.

BAB III

PENUTUP

3.1.Kesimpulan

Virtual Organization atau organisasi maya adalah sekelompok grup, orang,

atau institusi dengan beberapa tujuan yang sama mereka melakukan sharing

sumber daya (komputer) untuk memenuhi kebutuhan mereka. Organisasi virtual

yaitu organisasi yang menyebar secara geografis dan proses kerja dari organisasi

virtual adalah menggunakan komunikasi secara elektronik, keuntungan secara

spesifik dari organisasi virtual ini adalah memberikan akses kepada sumber

informasi yang tidak terjangkau dengan kata lain dalam menghemat biaya dan

waktu dan kemudahan dalam membentuk kembali perubahan struktur organisasi

yang berdasarkan pada usulan atau tuntutan sebuah tugas atau proyek.

Sehubungan dengan faktor-faktor pendukung dan teknologi yang digunakan

dalam membangun organisasi virtual, banyak penelitian yang belum jelas dalam

menyampaikan teori-teori terhadap teknologi yang digunakan dan seperti apa

contoh teknologi tersebut serta bagaimana pengunaannya, sehingga dapat

diketahui proses tersebut merupakan proses kerja manual atau otomatis. Untuk itu,

pada tahap awal, sangat penting untuk membahas terlebih dahulu secara jelas

mengenai teori pada teknologi yang digunakan dan dampaknya pada organisasi

virtual.

Dengan demikian diharapkan penjelasan secara jelas mengenai faktor-faktor

yang mempengaruhi efektifnya sebuah organisasi virtual dengan berfokus pada

apa yang telah dijelaskan maka sebuah organisasi atau perusahaan yang sedang

membangun virtual organisasi dalam lingkungan yang kompetitif dapat mengacu

pada sumber dari penelitian yang telah dilakukan secara jelas.

3.2.Saran

1. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektifnya sebuah organisasi virtual

harus lebih terperinci lagi dalam menjelaskan teori-teorinya.

2. Penjelasan mengenai teknologi dapat berupa gambar dan keterangan yang

jelas.

3. Proses hubungan antara teknologi, orang dan organisasi virtual dapat

digambarkan serta dijelaskan secara jelas.

DAFTAR PUSTAKA

Fakhruddin, Rizal, B, Tanpa Tahun, Artificial Intelligence dan Organisasi Virtual,

Medan : Universitas Sumatra Utara.

Yefta, Saron, K., Gamayanto, Indra, Tanpa Tahun, Knowledge Management Strategy for Virtual Organizations to Gain Competitive Advantage, Univeritas Kristen Marantha, Institut Teknologi Harapan Bangsa.