Microsoft Word

Microsoft Word โปรแกรมประมวลผลคา (Word Processing) ระบบภาษาไทย – ภาษาองกฤษ ททางานบนระบบปฏบตการวนโดว (Microsoft Windows) มความสามารถตางๆ เกยวกบการพมพและประมวลผลคา ตงแตการพมพบนทกอยางงาย จนถงสอสงพมพประเภทแผนพบ โปสเตอร หรอหนงสอพมพขนาดเลก หากลองเปดคอมพวเตอรเกอบ 100% กจะพบวามการตดตงโปรแกรมลกษณะนทงสน การทางานของโปรแกรม เปนไปในลกษณะทเหนผลทนทขณะทพมพงาน (WYSIWYG: What you see is what you get)

การเรยกใชงานโปรแกรม

คลกปม Start เลอก Program คลกรายการ Microsoft Word

นอกจากนยงสามารถใชคาสง Start, New Office Document เพอเปดจอภาพควบคม การทางานกบชดโปรแกรม Microsoft Office และเลอกรปแบบการสรางงานทงเอกสารใหม (New Document) หรอการสรางจากแมแบบ (Template)

บญเลศ อรณพบลย 2

จอภาพโปรแกรม

Menu Bar Title Bar

Toolbar

Ruler

Mouse Pointer (I-Beam)

Cursor

Scroll Bar

Drawing ToolbarStatus Bar

Title Bar

แถบชอเรอง เปนสวนแรกของหนาตางโปรแกรม แสดงชอไฟลเอกสารทกาลงสราง หรอแกไข

Menu Bar

แถบเมนคาสง สวนแสดงรายการคาสงๆ ในการใชงานโปรแกรม

คาสงทยงเลอกไมได

คาสงทมตวเลอกยอย

คลกเพอแสดงคาสงทงหมด

ปกตเมนของ Word จะแสดงเฉพาะคาสงทใชงานบอยๆ ซงสามารถยกเลกการซอนคาสง และให

แสดงแบบเตมโดยเลอกจากเมนคาสง Tools, Customized… คลกบตรรายการ Options

ตวเลอกของ Word XP

3

ตวเลอกของ Word 2000

Toolbar

แถบเครองมอ สวนควบคมการทางานทแบงเปนหมวดหม โดยใชปมเครองมอตางๆ

การเปดใชงาน หรอปดแถบเครองมอ ใชคาสง View, Toolbars โดยแถบเครองมอทมเครองหมาย นาหนา แสดงวากาหนดใหแสดงผลบนจอภาพ

แถบเครองมออาจจะเรยงตอกนในแนวเดยวทาใหไมสามารถแสดงปมเครองมอไดครบทกปมสามารถ

แกไขไดโดยนาเมาสชทสญลกษณ ของแถบเครองมอทตองการยายตาแหนง แลวลากไปปลอย ณ ตาแหนงทตองการ

ลากแลวนาไปปลอย

การยายตาแหนงปมเครองมอ หรอลบปมเครองมอออกจากแถบเครองมอ ใชการกด <Alt> คางไว แลวลากเมาสสลบตาแหนง หรอดงปมออก และคนสภาพกลบ หรอปรบแตงปมเครองมอดวยคาสง Tools, Customized… จากบตรรายการ Toolbar และบตรรายการ Command

บญเลศ อรณพบลย 4

กด <Alt> แลวลากปมท ไมตองการออกจากแถบ

เลอกคาสงทตองการ แลวลากไปวางในแถบเครองมอ จะปรากฏเปนปมเครองมอของคาสงนนๆ เพมขนมา

การปรบแตงแถบเครองมอ • ปม New… เพอสราง

แถบเครองมอชดใหม • ปม Rename… เพอ

เปลยนชอแถบเครองมอ • ปม Delete เพอลบแถบ

เครองมอ • ปม Reset เพอคนสภาพ

แถบเครองมอกลบสคาตดตง

Ruler

แถบไมบรรทด แสดงขอบเขตสาหรบการพมพ การจดระยะกน (Tab) มทงแถบไมบรรทดในแนวนอน และแนวตง เรยกใชงานไดจากคาสง View, Ruler

แถบไมบรรทด

5

Scroll Bar

แถบเลอนใชเลอนดเนอหา ซงไมสามารถแสดงไดพอบนจอภาพ มทงแถบเลอนแนวตง และแนวนอน

Status Bar

แถบสถานะ แสดงรายละเอยดตางๆ ขณะทางาน เชน เลขหนา, เลขบรรทด, จานวนหนาเอกสาร, โหมดการทางาน และโหมดการใชปมตางๆ

ควบคมการสราง Selection

การปดโปรแกรม

วธท 1

• คลกปมปด (Close Button) ของหนาตางโปรแกรม

Close Button

วธท 2

• เลอกเมน File, Exit

วธท 3

• กดปมฟงกชน A$

รปแบบการแสดงผลจอภาพ

การทางานดานเอกสารบนจอภาพของ Word มโหมดการทางานหลายลกษณะ โดยควบคมจากเมนคาสง View ดงน

• Normal สภาวะการพมพปกต มขนาดพนทพมพงานกวาง แตไมแสดงภาพจากการวาดดวยเครองมอวาดภาพ (Drawing Tools)

• Web Layout หมดการพมพในการออกแบบหนาเวบ

• Print Layout โหมดการทางานเสมอนจรง แสดงขอบกระดาษทงสดาน รปภาพ รปวาด แนะนาใหเลอกโหมดนในการสรางเอกสาร

• Outline สภาวะการพมพแบบโครงราง เหมาะตอการปรบแตงรปแบบเอกสารอยางรวดเรว

เทคนคการเลอนดเนอหาดวยแปนพมพ • <HOME> ตนบรรทด • <END> ทายบรรทด • <Ctrl><Home> ไปตนเอกสาร • <Ctrl><End> ไปทายเอกสาร • <Ctrl><ลกศรขวา/ซาย> เลอนตามทศทางครงละ 1 คา • <Ctrl><ลกศรขน/ลง> เลอนขนลงทละ 1 ยอหนา • <Shift><F5> เลอนไปตาแหนงการแกไขครงลาสด • <F5> ระบตาแหนง

บญเลศ อรณพบลย 6

เลอกรายการ Page พมพเลขหนาแลวกดปม <Enter>

สราง Bookmark หรอ Comment เพอควบคมการเลอนดขอมล ดวยคาสง Insert, Bookmark… หรอ Insert, Comment…

เทคนคการเลอกขอมล • ดบเบลคลกทตวอกษร เลอกเปนคา • Triple Click เลอกทง Paragraph • คลกหนาบรรทด เลอกทงบรรทด • <Alt><Drag & Drag> เลอกแบบคอลมน • ชวงท 1 + <Shift><Click> ยอ/ขยายชวง • ชวงท 1 + <Ctrl><Drag & Drop> เลอกเปนชวงๆ • <Shift><Ctrl><Home/End> เลอก ณ ตาแหนง Cursor จนสดขอมลดานบน/ลาง

7

มาตรฐานของงานพมพ

การสรางเอกสารงานพมพดวยโปรแกรมประมวลผลคา (Word Processor) และซอฟตแวรอนๆ ในลกษณะเดยวกน เปนหวใจของการทางานในยคสงคมเทคโนโลยสารสนเทศไปเสยแลว แตทวาปญหาทตามมาของการสรางเอกสารเหลาน กคอ “มาตรฐาน” และ “คณภาพ” ของงานพมพ หลายๆ งานพมพทสรางแลว เมอนามาปรบแกไข จะพบวารปแบบการจดหนากระดาษถกเปลยนแปลง จนบางครงอยในสภาพ “เละ” บางเอกสารกจาเปนตองทาสารบญ แตเมอปรบปรงเพมเตมแกไข กจะตองมาปรบปรงแกไขสารบญ หรอดชนคา อนเปนภาระมาก แมกระทงบางครงผพมพหรอผสรางเอกสาร กจาไมไดวากอนหนานใชฟอนตอะไร ตวอกษรขนาดเทาใด ในการทาหวขอ หรอหวเรอง ปญหาดงกลาว เกดจากการทผใชงานโปรแกรมประมวลผลคา ยงไมทราบฟงกชนการทางานในการสรางเอกสารทเปนคณภาพ และไมไดสราง “มาตรฐาน” การสรางงานพมพในสานกงาน

โปรแกรมประมวลผลคาตางๆ ไมวาจะเปน Microsoft Word, OfficeTLE, Pladao Office ตางกมฟงกชนชวยในการสรางเอกสาร งานพมพทกรปแบบใหมคณภาพ ซงเปนเรองทไมนาเชอวาผใชจานวนมาก ไมทราบฟงกชนดงกลาว ทาใหเอกสารงานพมพออกมาในสภาพทเรยกวา “เละ” และทาใหเกดความยงยากในการปรบปรงแกไขเปนอยางยง ดงนนเอกสารเลมนจงไมไดมงเนนการสอน “ใชงานโปรแกรมประมวลผลคา” แตจะมงไปทปญหาทผใชมกจะพบ และวธการแกไขใหตรงผลมากทสด ทงนผเขยนขอยกตวอยางการใชงานจากโปรแกรม Microsoft Word 2000/XP มาประกอบการนาเสนอ

ตวอยางปญหาของงานพมพทพบกนบอยๆ

รปแสดงปญหาเกยวกบแบบอกษรภาษาองกฤษ และภาษาไทย ไมเปนไปในระบบเดยวกน

รปแสดงปญหาเกดจากการใชเครองหมายวรรคตอนผด (คาทมเสนใตสเขยว)

รปแสดงการพมพแบบยอหนาลอย จะสญเสยการจดรปแบบทนท ทมการเปลยนขนาดกระดาษ หรอขอบกระดาษ

บญเลศ อรณพบลย 8

การตงชอแฟมเอกสารทตองแลกเปลยนกนและมการปรบปรงรวมกน จากปญหาเรองการแลกเปลยนไฟลเอกสาร ควรจะมระบบการเรยกชอไฟลทเขาใจงาย สามารถ

มองเหนความแตกตางของชอไฟล และสามารถแยกรนของไฟลอยางชดเจน ทงน โดยใชหลกการตงชอดงน

• ใหใชตวอกษรภาษาองกฤษ และตวเลข โดยไมมเครองหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวนแต . และ - เทานน (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมอเปนสวนหนงของ URL)

• ระบวนทไวขางหนา ดวยรปแบบ yyyymmdd

• สมมตวาชองานคอ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครงแรก ชอไฟลกจะเปน 20031216-voip-proposal.doc ในกรณทในวนนน มการแกไขและทบทวนออกมาอก 2-version ใหตงชอใหมดงน 20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc และหากวาอกสองวนตอมา มการแกไขและปรบปรงกนตอ กอาจตงชอใหมเปนไฟลตงตนวา 20031218-voip-proposal.doc

• ในบางครง มการแจกไฟลใหไปแกไขพรอมกนหลายๆคน และอาจจะตองนาไฟลทแกไขนนมารวมกนใหมกรณน ขอใหผทอยในทมงานใสชอยอของตวเองตอทาย version ถดไป ทงนทกคนอาจจะใชเลข version ใหมทเปนเลขเดยวกนได ตวอยางเชน ในการประชม ไดแจกแฟมขอมล 20031218-voip-proposal-3.doc ใหผเกยวของไปแกไข เวลาสงไฟลทแกไขแลวกลบมาใหผประสานงาน อาจจะเปนไฟลทมชอดงตอไปนสงกลบมาใหทมเลขานการ

20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรบปรงโดย boonlert)

+ 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรบปรงโดย somchai) + 20031218-voip-proposal-4-pranee.doc (ปรบปรงโดย pranee)

ขอกาหนดการสงเอกสารอเลกทรอนกสผานเครอขายอนเทอรเนต

• เอกสารทกชนจะตองสรางเปนเอกสารอเลกทรอนกสทมมาตรฐานและรปแบบทถกตอง

• เอกสารอเลกทรอนกสในชด Microsoft Office กอนสงเขาสเครอขายอนเทอรเนตผานบรการไปรษณยอเลกทรอนกส (E-Mail) จะตองบบอดไฟลในรปแบบ Zip File ดวยโปรแกรม Winzip หรอแปลงเปน PDF Format กอนเสมอ

• ชอไฟลจะตองกาหนดตามหลกเกณฑการกาหนดชอไฟล

การกาหนดคณสมบตของเอกสาร คณสมบตของเอกสาร (Document Properties) นบเปนหวใจหลกของการระบบสบคน และระบบ

อางองเอกสาร ทงนหลายๆ หนวยงาน หลายองคกรใหความสาคญกบการกาหนดคณสมบตเอกสารเปนอยางสง คณสมบตของเอกสาร จะมขอมลคลายๆ กบระบบสบคนดวยบตรรายการในหองสมดนนเอง โดยมชอเฉพาะในวงการ ICT วา Meta Data เชน ชอผสรางเอกสาร (Author) หนวยงาน (Company, Organization, Publisher) หรอวนท/เวลาสราง และแกไขเอกสาร เปนตน

เอกสารทสรางดวยซอฟตแวรชด Microsoft Office กาหนดคณสมบตของเอกสารไดจากเมนคาสง

File, Properties… หรอ แฟม, คณสมบต… โดยผสรางเอกสารสามารถกาหนดรายละเอยดตางๆ ของเอกสารไดตามรายการทปรากฏ เพอใหโปรแกรมรจกเมอมการใชคาสงคนหา

หมายเหต คณสมบตเกยวกบวนทสรางเอกสาร โดยปกตโปรแกรมทกโปรแกรมจะมการบนทกโดยอตโนมต จาก

ระบบวนทของระบบ ดงนนคอมพวเตอรทกเครองในหนวยงาน จะตองตรวจสอบและปรบแกไขวนทระบบใหตรงกบความเปนจรงดวยเสมอ โดยเลอกจากคาสง Start, Settings, Control Panel, Date/Time

9

คณสมบตของเอกสาร แบงเปนหมวดไดดงน

• Automatically updated properties ขอมลทถกสรางและปรบปรงโดยอตโนมต เชน วนทสราง/ปรบปรงแกไขเอกสาร, จานวนหนา จานวนบรรทด จานวนคา เปนตน คณสมบตนจะบนทกโดยอตโนมตเมอมการบนทกไฟล (Save) และแสดงผลจากบตรรายการ General, Statistics, Contents

• Preset properties ขอมลมาตรฐานทโปรแกรมเตรยมไวให เชน ชอผสราง, หนวยงาน, หมวด, คาสาคญ ซงผใชสามารถปรบแกไขได จากบตรรายการ Summary

• Custom properties ขอมลคณสมบตของไฟลทผสราง หรอผใชงาน กาหนดไดอสระ รวมทงสามารถระบประเภทของขอมล เชน ตวอกษร (Text), วนท (Date), ตวเลข (Number) และคาใชหรอไมใช (Yes/No) กาหนดจากบตรรายการ Custom

• Document library properties คณสมบตทกาหนดจากไฟลแมแบบ หรอไฟลตนแบบ (Template) ปรากฏในบตรรายการ

Custom เฉพาะเมอมการสรางไฟลจากแมแบบ

การคนคนเอกสาร การคนคนเอกสาร สามารถกระทาไดโดยเลอกคาสง File, Search… ซงจะปรากฏหนาตางควบคมการคนคน ดงน

เลอกรายการทตองการคนจาก Property ระบรปแบบการคนคน โดย Includes หมายถง รายการทระบเปนสวนหนงของขอมล หรอ is (exactly) หมายถง รายการทระบ จะตองตรงกบขอมล จากนนปอนรายการทตองการคน ในบรรทด Value: คลกปม Add เพมเงอนไขการคนลงในคาสงคนคน สามารถกาหนดเงอนไขไดมากกวา 1 เงอนไข และใชตวเชอม And หรอ Or เพอเพมประสทธภาพการคนคน แลวคลกปม Search และรอผลการคนคน

บญเลศ อรณพบลย 10

หนวยวด (Measurement Units)

การทางานเอกสารยอมเกยวของกบหนวยวด เชน ระยะกนหนานบจากขอบกระดาษเขามากหนวย ซงหลายๆ ทานคงจะคนเคยกบหนวยวดในมาตรา “นว” แตโดยคาตดตงโปรแกรม Word จะแสดงหนวยวดในมาตรา “เซนตเมตร” อยางไรกตามผใชสามารถปรบเปลยนแกไขหนวยวดไดเอง ดงน

• คลกเลอกเมนคาสง Tools, Options…

• คลกเลอกบตรรายการ General ปรากฏผลดงน

• เปลยนหนวยวดจากรายการ Measurement units:

เครองพมพ (Printer)

งานพมพตางๆ เมอนาไปเปดกบคอมพวเตอรอนๆ จะพบวารปแบบพารากราฟจะเปลยนไป เชน การตดคา การขนบรรทดใหม สาเหตหลกกมาจากคากาหนดเกยวกระดาษของเครองพมพ (Printer) แตละเครองมคาแตกตางกน เชน ระยะขอบของเครองพมพแบบหวเขม กจะมคาไมตรงกบคากาหนดจากเครองพมพเลเซอร เปนตน ดงนนหากสามารถทราบวาเครองพมพทใชจรง เปนยหอใด รนใด กควรตดตงไดรฟเวอรของเครองพมพนนๆ ในระบบดวย (โดยไมตองมเครองพมพนนๆ เชอมตออยจรง) พรอมทงกาหนดใหเครองพมพนนเปนคาตดตงเรมตน (Default Printer)

หลกการพมพงาน

• การพมพเนอหา ใหพมพไปเรอยๆ ไมตองกดปม <Enter> เมอถงจดสนสดบรรทด เพราะโปรแกรมจะตดคาขนบรรทดใหมใหอตโนมต

• กดปม <Enter> เมอจบหวเรอง, พารากราฟ หรอขนบรรทดใหม (บรรทดวาง)

• การขนบรรทดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดม ใหกดปม <Shift><Enter>

• การยอหนา ใชปม <Tab> (หรอคาสง TAB หรอคาสงจดยอหนา) และระยะกระโดดของ TAB สามารถปรบเปลยนได

• การยอหนาในตาราง หรอโหมดพเศษ ใหใชปม <Ctrl><Tab>

• ไมควรเคาะชองวางระหวางคามากกวา 1 ชอง

• งานพมพบน Word จะมสญลกษณบางอยางทไมแสดงผลในสภาพปกต เรยกวา “Nonprinting Character” เชน เครองหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครองหมายขนบรรทดใหม (Line-Break Character) ซงสามารถควบคมใหแสดงหรอไมตองแสดงโดยใชปม Show/Hide

สญลกษณการกดปม <Enter> สญลกษณการกดปม <Tab> สญลกษณการกดปม <Shift><Enter>

• กาหนดฟอนตมาตรฐานของสานกงาน เชน ใชฟอนต Tahoma ขนาด 10 point ดวยคาสง Format, Font… แลวกาหนดคาฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ใหตรงกน จากนนคลกปม Default เพอกาหนดใหเปนคาตดตงตลอดไป

11

• การเวนบรรทดใหมากกวาปกตเพอใหเกดความสบายตา เชนรายงานการประชมตางๆ สามารถใช

คาสง คอ Format, Paragraph, Line spacing

พมพสญลกษณพเศษ (Symbol)

สญลกษณทางคณตศาสตร วทยาศาสตร และเครองหมายตาง ๆ สามารถพมพไดในเอกสารของ Word โดยใช Font ท MS-Windows สรางเตรยมไวให

• เลอนตวชตาแหนงใหอย ณ ตาแหนงทตองการพมพสญลกษณ

• เลอกคาสง Insert, Symbol... ปรากฏ Dialog Box ดงน

• เลอกแบบตวอกษร (Font) ไดแก Font ชอ Wingdings หรอ Symbol

• คลกเมาสในชองสญลกษณทตองการ แลวเลอกปม Insert หรอเลอกบตรรายการ Special Character สาหรบใสเครองหมาย/ตวอกษรพเศษบางตว เชน © ® §

บญเลศ อรณพบลย 12

การยกเลกรปแบบทมการจดไวกอนแลว • เลอกขอมลแลวเลอกคาสง Edit, Clear, Format

หมายเหต การคดลอกขอความจากเวบไซต หรอแหลงอนๆ แลวนามาวางแบบไมเอารปแบบ ใหเลอกคาสง Edit, Paste Special จากนนเลอกตวเลอก Unformatted Text

AutoText AutoText คอการบนทกคาหรอกลมคา หรอกลมเนอหาทชวยบอย เปนคาสนๆ เชน กาหนดใหคาวา NECTEC แทนคาวา National Electronics and Computer Technology Center โดยพมพคาดงกลาวในเอกสาร จากนนเลอกคา แลวเลอกเมนคาสง Insert, AutoText, New ปรากฏกรอบทางานดงน

ปอนคาทตองการ ควรเปนคาสนๆ แลวคลกปม OK ตอไปเมอตองการใชงานคาวา National Electronics and Computer Technology Center กทาไดโดยพมพคาวา NECTEC แลวกดปมฟงกชน <F3> กรณทสราง AutoText ไวหลายคา อาจจะสงพมพไดโดยเลอกคาสง File, Print แลวเลอกรายการ Print What: เปน AutoText Entries

AutoCorrect & AutoFormat ความสามารถตรวจสอบแกไขขอมล และจดแตงขอมลอตโนมต ควบคมไดจากเมนคาสง Tools, AutoCorrect Options…

13

o AutoCorrect ควบคมแกไขการพมพ o AutoFormat as you type, AutoFormat ควบคมการจดรปแบบอตโนมต o AutoText สรางคาชวยพมพ และใช <F3> ใน

การควบคม เชน แทนคาวา “Microsoft Word” ดวยตวอกษร M ตามดวย <F3> o Smart Tags ตวชวยในการวเคราะหขอมล

ตรวจคาสะกด และไวยากรณ

โปรแกรม Word มฟงกชนตรวจ สอบคาสะกดและไวยากรณขณะทพมพขอมลใหโดยอตโนมต หรอเลอกจากคาสง Tools, Spelling and Grammar… โดยจะแสดงผลเปนเสนใตสแดงและสเขยว เมอขอมลนนพมพผด หรอไมปรากฏในพจนานกรมของระบบ ดงน

แสดงภาพการตรวจสอบคาสะกด ตรงคาทมเสนใตสแดง

แสดงภาพการตรวจสอบไวยากรณ ตาแหนงทมเสนใตสเขยว

การแกไขคาสะกด สามารถกระทาไดโดยนาเมาสไปชทคาทโปรแกรมขดเสนใตสแดง แลวคลกปมขวาของเมาส โปรแกรมจะแสดงเมนคาทถกตอง ดงน

• ถาปรากฏคาทถกตองในรายการ ใหนาเมาสมาชทคาทถกตอง แลวคลก โปรแกรมจะแกไขคาให

อตโนมต

• ถาคาทโปรแกรมตรวจสอบเปนคาทถกตอง แสดงวาคานนไมมในพจนานกรม สามารถเลอกปฏบตไดดงน

o เลอกคาสง Ignore All เพอละเวนการตรวจสอบ

o เลอกคาสง Add เพอเพมคานนลงในพจนานกรม

• สาหรบการแกไขคาทผดไวยากรณ ซงมกจะเปนคาทมชองวางหรอใชเครองหมายวรรคตอน ผดพลาด กสามารถปฏบตไดโดย

o นาเมาสมาช ณ ตาแหนงทตองการแกไข

o กดปมขวาของเมาส แลวเลอกคาสงทถกตอง หรอแกไขดวยตนเอง

บญเลศ อรณพบลย 14

แปลศพท การแปลศพท ใชคาสง Tools, Language, Translate…

Thesaurus การหาคาทมความหมายพองกน จะใชการเลอกคาแลวเลอกคาสง Tools, Language, Thesaurus…

รปแบบการแสดงผลขอความภาษาองกฤษ

งานพมพภาษาองกฤษ มกจะเกดขอผดพลาด หรอความเปลยนแปลงภายหลงไดโดยเฉพาะในเรองตวอกษรแบบตวพมพใหญ และตวพมพเลก Word ไดเตรยมคาสงจดการขอความภาษาองกฤษ ทเรยกวา Change Case มาให ดงน

• ระบายแถบสใหกบขอมล เลอกคาสง Format, Change Case ปรากฏ Dialog Box ดงน

คยลดคอ <Shift><F3>

• เลอกรายการทตองการ o Sentence Case

จดขอความตามรปแบบทพมพ o Lowercase

เปลยนขอความใหเปนตวพมพเลก o Uppercase

เปลยนขอความใหเปนตวพมพใหญ

15

o Title Case เปลยนตวอกษรตวแรกของคา ใหเปนตวพมพใหญ

o Toggle Case สลบตวพมพเลก เปนตวพมพใหญ และตวพมพใหญ เปน ตวพมพเลก

ระบบตรวจทานการแกไข (Review) การแกไขเอกสารหลายๆ ครง ควรทาระบบตรวจทานการแกไข โดย

• บนทกไฟลทตองการแกไขเปนไฟลใหม เชน มไฟลตนฉบบชอ word1.doc ควรบนทกเปนไฟลใหม ชอ word1-v1.doc สาหรบการแกไขครงท 1

• เปดไฟล word1-v1.doc แลวเขาสระบบการแกไขดวยคาสง Tools, Track Changes…

• ปรากฏแถบเครองมอ ดงน

• แกไขเอกสาร ซงจะพบวาสวนทมการแกไข จะแสดงดวยสแดง มการขดเสนใต หรอมการหมาย

เหตดวย Comment

รปแสดงตวอยางการตรวจสอบดวย Office XP

• กาหนดรปแบบการแสดงผลการแกไขโดยคลกปม Show จากแถบเครองมอ แลวเลอกคาสง Options

• บนทกไฟล

บญเลศ อรณพบลย 16

การตรวจสอบเอกสาร เมอมการแกไขเอกสาร และตองการเปรยบเทยบกบเอกสารตนฉบบ สามารถกระทาไดโดย

• เปดไฟลเอกสารทมการแกไข

• เลอกคาสง Tools, Compare and Merge Document…

• เลอกไฟลเอกสารตนฉบบ

• โปรแกรมจะตรวจสอบ และแสดงผลการตรวจสอบ

• คลกปมยอมรบ หรอไมยอมรบการแกไข จากแถบเครองมอ

ขอแนะนาเกยวกบใชเครองหมายวรรคตอนในการพมพเอกสาร การพมพงาน ไมวาจะเปนโปรแกรมใดกตาม มกจะสรางปญหาใหกบผพมพไดประการหนงกคอ การ

ตดคา เนองจากโปรแกรมไมมความสามารถในการจาแนก และแยกแยะคาไดอยางสมบรณ โดยเฉพาะเมอมการใชเครองหมายวรรคตอนผสมกบขอความ ดงนนเพอชวยใหโปรแกรมแสดงผล และตดคาไดอยางสมบรณ ควรทราบหลกการใชเครองหมายวรรคตอน ซงมรายละเอยดดงน

• เครองหมายวรรคตอนในหนงสอโบราณของไทย o ฟองมน ๏ ใชเมอขนตนบทยอย o โคมตร ๛ ใชเมอเตมทายเมอจบเรอง

• ชองวาง – ควรเคาะชองวางเพยง 1 ชองเทานน

• นขลขตหรอวงเลบ ( ) o ใชครอมคา หรอขอความทขยายใจความ หรออธบายความของคา หรอขอความขางหนา –

ควรเวนวรรค 1 ครงกอนเปดวงเลบ และเวนวรรค 1 ครงหลงปดวงเลบ ขอความภายในวงเลบควรตดกบเครองหมายวงเลบเปด และเครองหมายวงเลบปด เชน มาตรฐานสงพมพของ ISO (International Organization for Standardization)

• อญประกาศหรอเครองหมายคาพด (“ก”) o ใชกากบขอความทยกมาจากทอน หรอกากบคาพด – ควรเวนวรรค 1 ครง กอนเปด

เครองหมายคาพดและเวนวรรค 1 ครง หลงปดเครองหมายคาพด ขอความภายในเครองหมายคาพด ควรตดกบเครองหมายคาพดเปด และเครองหมายคาพดปด เชน ขอความในเวนสวานชทวา “อนวาความกรณาปราณ จะมใครบงคบกหาไม”

• อญประกาศใน หรออญประกาศเดยว (‘d’) o ใชกรณทมเครองหมายอญประกาศอยแลว หรอเปนขอความทซอนขอความ – ควรเวนวรรค

1 ครง กอนเปดเครองหมายดและเวนวรรค 1 ครง หลงปดเครองหมาย ขอความภายในเครองหมาย ควรตดกบเครองหมายเปด และเครองหมายปด เชน “ฉนไดยนเขารองวา ‘ชวยดวย’ หลายครง”

• ยตตภงค หรอเครองหมายขด (-) o ใชแยกคาใหหางกน แตแสดงถงความเปนคาเดยวกน หรอเนอหาเดยวกน – ควรเวนวรรค

หนาและหลง เชน 12.00 – 14.00 น.

• ไมยมก (ๆ) o ใชเขยนแทนคาซา – ควรอยตดกบขอความ หลงเครองหมายไมยมก เวนวรรค 1 ครง เชน

เมอจบการแขงขน ตางกรองวามาดาชนะๆ เสยงกระหมมาก

• จลภาคหรอจดลกนา (,) o ใชคนคา ขอความ บอกเวนวรรคตอนในประโยคเดยวกน – ตดกบขอความขางหนา และเวน

วรรค 1 ชองหลงเครองหมาย เชน เทคนคการพมพงาน, การจดหนากระดาษ, การใชวรรคตอน และอนๆ เปนหวขอทควรศกษา

o ใชกบจานวนเลข เพอคนหลกทละ 3 หลก – ตดกบตวเลขหนา และไมตองเวนวรรคหลงเครองหมาย เชน 10,000 200,000 15,000,000

17

• อฒภาคหรอจดครง (;) o ใชแยกประโยคเปรยบเทยบ คนระหวางประโยคเพอแสดงความตอเนองของประโยค แบงคา

ขอความ หรอกลมตวเลขทมเครองหมายจลภาคออกเปนสวนเปนตอนใหเหนชดเจนขน หรอใชคนคาในรายการทมจานวนมากๆ เพอแยกเปนกลมๆ – ตดกบขอความขางหนา และเวนวรรค 1 ชองหลงเครองหมาย เชน

กรมวชาการ, กรมอาชวศกษา ในกระทรวงศกษาธการ; กรมวชาการเกษตร ในกระทรวงเกษตรและสหกรณ

• ทวภาค หรอจดค (:) o ใชบอกความหมายแทนคา – ควรอยตดกบขอความ หลงเครองหมายควรเวนวรรค 1 ครง

เชน กฤษณา: กฤษณาสอนนอง แบบเรยนกวนพนธ

o ใชแสดงมาตราสวน อตราสวน สดสวน – ควรอยตดกบขอความ ไมตองเวนวรรคหลงเครองหมาย เชน มาตราสวน 1:1000 อตราสวน 1:2

• ไปยาลนอย (ฯ) o ใชละคาทรจกกนดแลว หรอคายาว – อยตดกบขอความ หลงเครองหมายเวนวรรค เชน

โปรดเกลาฯ อานวา โปรดเกลาโปรดกระหมอม ยกเวนใช ฯพณฯ ไมตองเวนวรรคหลงเครองหมายตวแรก

• ไปยาลใหญ (ฯลฯ) o ใชละคา หรอขอความสวนใหญทนามาอธบายรวมกน – เวนวรรคหนาและหลง การใชงาน

เชน ในนามปลาชอน ปลาดก ปลาหมอ ฯลฯ และในสวนกมทเรยน มงคด ฯลฯ

• มหพภาค หรอจด (.) o ใชบอกการจบประโยค หรอจบความ กากบหวขอ กากบอกษรยอ – อยตดกบขอความ หลง

เครองหมายเวนวรรค เชน ขอ 1. ภาษาไทยคอภาษาทมลกษณะอยางไร ก. ภาษาคาโดด ข. ภาษาทมเสยงควบกลา

• วสชภาค (:-) o ใชกากบหลงคา “ดงน” , “ดงตอไปน” โดยรายการทตอทายใหขนบรรทดใหม – ใหพมพ

ตดตอกบขอความขางหนา เชน คณะกรรมการประกอบดวยผแทนหนวยงานดงตอไปน:- กรมวชาการ กรมสามญศกษา กรมอาชวศกษา

บญเลศ อรณพบลย 18

การจดยอหนาดวยแถบไมบรรทด ถาคณตองพมพงานโดยยอหนาบรรทดแรกของแตละพารากราฟ ดวยการกดปม <Tab> ทกครง ถา

คณจบการพมพระยะกนหลงดวยการกดปม <Enter> แสดงวาคณยงใชความสามารถในการพมพของ Microsoft Word ไมเตมประสทธภาพ และกอปญหาในการจดแตง หรอการตดคา ปญหาเหลานแกไขไดงายดวยแถบไมบรรทด (Ruler Line)

แถบไมบรรทดของโปรแกรมตางๆ จะมปมควบคมการตงยอหนา ระยะกนซาย และระยะกนหลง ซงชวยอานวยความสะดวกในการหนาเอกสาร หากโปรแกรมใดไมมแถบไมบรรทด สามารถเปดใชงานไดจากคาสง View, Show Ruler

ปมควบคมกนหนาบรรทดแรก

ปมควบคมกนหนาบรรทดท 2 เปนตนไป

ปมควบคมระยะกนหลง

การพมพเอกสารทมการยอหนาบรรทดแรกของแตละพารากราฟ กระทาไดโดยนาเมาสไปชทปมควบคมกนหนาบรรทดแรก แลวกดปมเมาสคางไว ลากเมาส เพอเลอนปมควบคมกนหนาบรรทดแรกไปปลอย ณ ระยะทตองการ เชน 0.5 นว หมายเหต หนวยของไมบรรทด สามารถปรบเปลยนไดโดยเลอกคาสง Tools, Options จากนนคลกทบตรรายการ General เปลยนคาหนวยไมบรรทดจากรายการ Measurement units:

ตวอยางงานพมพแบบยอหนาบรรทดแรก

หมายเหต

การกาหนดยอหนาแบบบรรทดแรก สามารถใชคาสง Format, Paragraph… และ

กาหนดคาจากรายการ

19

ตวอยางงานพมพแบบยอหนาบรรทดแรก และกนหลง

หมายเหต การกาหนดระยะกนหลงสามารถใชคาสง Format, Paragraph… และกาหนดคาจาก

รายการ

ตวอยางงานพมพแบบกาหนดระยะกนหนา

หมายเหต

การกาหนดระยะกนหนาสามารถใชคาสง Format, Paragraph… และกาหนดคาจากรายการ

ตวอยางงานพมพแบบยอหนาลอย (Hanging)

หมายเหต การกาหนดยอหนาลอยสามารถใชคาสง Format, Paragraph… และกาหนดคาจากรายการ

บญเลศ อรณพบลย 20

หนากระดาษ

กระดาษทใชพมพงานมหลายขนาด และการสรางเอกสารงานพมพกมรปแบบ ขอกาหนดหลากหลายแบบ แตละแบบกมลกษณะการวางเนอความ ขอกาหนดเกยวกบระยะขอบกระดาษ แนวการพมพ ทแตกตางกนออกไป ดงนนกอนเรมพมพงานใด ๆ ควรกาหนดคาตดตงเกยวกบกระดาษดวยคาสง File, Page Setup…

รปแสดงรายการกาหนดคาตดตงกระดาษ

เทคนคการจดหนากระดาษ

• การสรางเอกสารแบบพมพหนา, หลงในแผนเดยวกน จะตองกาหนดคา Mirror margins จากบตรรายการ Margins ของคาสง File, Page Setup…

• กาหนดหวกระดาษ, ทายกระดาษ และเลขหนาแตกตางกนระหวางหนาแรก, หนาค และหนาค

ใหเลอกรายการ Difference odd and even และ Difference first page จากบตรรายการ Layout ของคาสง File, Page Setup…

การจดทาเอกสารตารา สานกพมพตางๆ จะใชคากาหนดดงตาราง

ประเภทสงพมพ ชอเรยก ขนาดหนงสอ (กวาง x ยาว :ซม.)

พนทพมพ (กวาง x ยาว :ซม.)

เอกสารประกอบการสมมนา ตาราออกแบบ ตาราวาดภาพ

ISO A4 20.5 x 29 16 x 23.5

ตาราทวไป วารสารวชาการ แปดหนายก 19 x 26 14.5 x 21 คมอคอมพวเตอร แปดหนายกพเศษ 19 x 24 13.5 x 19 หนงสออานทวไป ตาราตางประเทศ

ISO A5 14.5 x 21 11 x 17

เรองสน หนงสออานประกอบ สบหกหนายก 13 x 18.5 10 x 14

หมายเหต แปดหนายก หมายถง การพมพทใชกระดาษขนาด 31 x 43 นว พมพดานละ 4 หนา 2 ดานรวม 8 หนา หนา 1, 4, 5, 8 อยดานหนง หนา 2, 3, 6, 7 อยอกดานหนง

21

การจดแนวกระดาษ โดยปกตเมอกาหนดหนากระดาษเปนแนวตง หรอแนวนอน เอกสารทกหนากจะมแนวกระดาษแบบ

เดยวกนทงหมด แตในการทางานจรงจะพบวาเอกสารแตละหนาจะมการจดแนวกระดาษแตกตาง หรอผสมผสานกนไป เชน หนาท 1 – 5 อาจจะจดแนวเปนแนวตง แตพอขนหนาท 6 - 8 เนอหาทนาเสนอเปนรายการหลายคอลมน จาเปนตองนาเสนอในแนวนอน และกลบมาเปนแนวตงอกครงในหนาท 9 เปนตนไป ถาเปนการสรางเอกสารแบบเดม มกจะใชวธการแยกไฟลเปน 2 ไฟล ซงไมสะดวกตอการใชงานและแกไข Microsoft Word ไดเตรยมความสามารถทเรยกวา “ตอน” หรอ Section เพอควบคมการจดแนวหนากระดาษ รวมถงลกษณะของหวกระดาษ ทายกระดาษ เลขหนาใหแตกตางออกไปได

รปแสดงสญลกษณ “ตอน” หรอ Section บน Status Bar ดวยคาวา Sec

• การจดแนวหนากระดาษ ขณะสรางเอกสารใหม ใหขนตอนใหม ดวยคาสง แทรก, ตวแบง, หนาถดไป หรอ Insert, Break, Next Page ทงนจะตองระวงไมใหขนหนาใหมโดยการพมพ หรอการกดปม <Enter>

ตอนท 1 ตอนท 2

• กาหนดลกษณะของหนากระดาษดวยคาสง File, Page Setup…

บญเลศ อรณพบลย 22

เตรยมเอกสารเพอสงพมพ

เมอจดเตรยม ตกแตง เอกสารเสรจแลว ขนตอนตอไปกคอ การพมพเอกสารทไดจดเตรยม ออกทางเครองพมพ เพอลงในกระดาษ แผนใส โดยวธในการสงพมพเอกสาร มดวยกน 3 วธ ไดแก

วธท 1 เหมาะกบการสงพมพเอกสารครงแรก หรอตองการตรวจสอบลกษณะเอกสารกอนสงพมพจรง

เลอกคาสง File, Print Preview หรอคลกเมาสทไอคอน

• ตรวจสอบลกษณะการวางหนากระดาษ ลกษณะขอความ และความถกตองของเอกสาร

• คลกเมาสทไอคอนตอไปน เพอทางานตามตองการ

สงพมพเอกสารทงหมด กรณทเอกสารเกนหนาไปไมกบรรทดสามารถคลกทไอคอนน เพอชวยจดใหเอกสารทงหมดมาอยรวมกนในหนาเดยวกน โดยโปรแกรมจะปรบขนาดตวอกษร ระยะระหวาง บรรทดใหโดยอตโนมต

ปดหนาตาง Preview

วธท 2 เหมาะสาหรบงานเอกสารทเคยผานคาสง File, Print Preview เพอตรวจสอบเอกสารมาแลว หรอใชกบการสงพมพเอกสารแบบเรงดวน เพราะผลจากการสงพมพวธน จะไดเอกสารทงหมดออกมา ไม

สามารถกาหนดหนาทตองการได การสงพมพแบบน ใหคลกเมาสทไอคอน

23

วธท 3 เปนการสงพมพแบบกาหนดรายละเอยดเพมเตม ไดแก จานวนชด, หนาทจะพมพ, สงทตองการพมพ รวมถงความเขม หรอความคมชดของเอกสาร โดยเลอกคาสง File, Print จะปรากฏ Dialog Box ดงน

รายละเอยดของขอกาหนดเพมเตมเกยวกบการพมพ

Print What : เลอกสงทตองการสงพมพ รายการจะเปลยนไปตามลกษณะการใชงานเอกสาร เชน อาจจะม Comment, Reviews เปนตน

Copies : จานวนชดทตองการสงพมพ

Page Range : ชวงในการสงพมพ ไดแก

- All สงพมพทกหนาของเอกสาร

- Current Page สงพมพเฉพาะหนาท Cursor อย

- Pages สงพมพหนาทระบ โดยสามารถระบไดดงน

หนาท 1 - 5 ใหระบ 1 - 5

หนา 1, 3 และ 8 ใหระบ 1,3, 8 หนา 1, 3 และ 8 - 10 ใหระบ 1,3, 8-10

บญเลศ อรณพบลย 24

ตกแตงเอกสารดวยกราฟก

เอกสารใดๆ กตามถามรปภาพประกอบดวย จะดงดดความสนใจผอาน ผพบเหนไดมากกวาเอกสารทมแตขอความลวนๆ Word ไดเตรยมรปภาพ และคาสงนาเขารปภาพจากโปรแกรมอน เพอนามาใชประกอบเอกสาร

การนาเขารปภาพ

• นาตวชตาแหนงไปวางไว ณ ตาแหนงทตองการวางรปภาพ

• เลอกคาสง Insert, Picture

• เลอกลกษณะของภาพทนามาใชงาน

• Clip Art… ภาพสาเรจของ Microsoft Office

• From File… ไฟลภาพจากแหลงอนๆ

การเลอกภาพจาก Clip Art

• นาตวชตาแหนงไปวางไว ณ ตาแหนงทตองการวางรปภาพ

• เลอกคาสง Insert, Picture, Clip Art…

• เมอเลอกรายการ Clip Art จะปรากฏกรอบทางาน ดงน

• พมพคาคน (Keyword) เพอคนหาภาพ ในรายการ Search text: แลวกดปม E

• โปรแกรมจะคนภาพ และแสดงผล ดงน

• คลกเลอกภาพทตองการ แลวลากมาปลอยบนหนาเอกสาร

25

การนาภาพจากแหลงอนๆ มาใชงาน

• นาตวชตาแหนงไปวางไว ณ ตาแหนงทตองการวางรปภาพ

• เลอกคาสง Insert, Picture, From File… ปรากฏกรอบโตตอบ ดงน

• เลอกไดรฟ และโฟลเดอรภาพจากรายการ Look in :

• เลอกรปภาพทตองการ

• กดปม Insert เมอตองการภาพทเลอกไว

จดการเกยวกบรปภาพ

เลอกรปภาพ

• ชเมาสไปยงรปทตองการ แลวคลกเมาส 1 ครง จะปรากฏจดรอบรปภาพ เรยกวา Handle

• การยกเลกการเลอกรป ใหคลกเมาส นอกรปภาพ

HANDLE

รปภาพปกต รปภาพทถกเลอก

ลบรปภาพ

• เลอกรปภาพ

• กดปม =

ยอ - ขยายรปภาพ

• เลอกรปภาพ

• ชเมาสไปทจด Handle ใด ๆ

• Drag เมาสใหไดรปตามขนาดทตองการ

บญเลศ อรณพบลย 26

เลอนตาแหนง

• เลอกรปภาพ

• ชเมาสไปบนภาพ

• Drag เมาสใหไดตาแหนงทตองการ

ปมเครองมอจดการรปภาพ ถานาเมาสไปคลกทภาพใดๆ จะพบวามแถบเครองมอ1 ชด คอ แถบเครองมอ Picture

โดยมปมสาคญ คอ

Insert Picture นาภาพอนมาใสเพมในเอกสาร

Image Control ควบคมลกษณะของภาพ ไดแก สตามภาพ (Automatic), สโทนขาวดา, สขาวดา และสออนแบบลายนา

ชดควบคมเกยวกบความเขม ความสวาง ความคมชดของภาพ

Crop Picture ใชในการตดภาพ วธการใชไดแก o คลกทภาพทตองการตด o คลกปมเครองมอ Crop Picture

o เมาสจะเปลยนรปรางเปนสญลกษณ o นาเมาสไปชท Handle ณ ตาแหนงทตองการตดภาพ เชน หากตองการตดภาพ

ดานขวา กนาเมาสไปชท Handle ดานขวาของภาพดวย

o กดเมาสคางไว แลวลากเมาสเขาไปในภาพ จะพบวาภาพสวนนนจะหายไป o การคนสภาพของภาพ ใหลากเมาสกลบออกมา

Rotate Left หมนภาพ

Line Style ใสเสนลกษณะตางๆ รอบภาพ

Compress Picture ปรบคณภาพของภาพ เมอคลกจะปรากฏตวเลอกดงน

27

Text Wrapping การจดวางภาพกบขอความ

Format Picture/Object เปดบตรสงงาน

Set transparent color กาหนดพนภาพโปรงใส

Reset Picture คนสภาพของภาพกลบสคาเดม

สรางภาพกราฟก

นอกจากนาภาพมาตกแตงเอกสารแลว ยงสามารถสรางงานกราฟกแบบงายๆ ไดดวยตนเอง โดยโปรแกรมไดเตรยมปมเครองมอเกยวกบภาพกราฟกพนฐานไวในแถบเครองมอ Drawing ซงมกจะแสดงไวดานลางของหนาตางโปรแกรม

เทคนค • ดบเบลคลกเครองมอ เพอวาดหลายๆ ครง

ตอเนอง หยดดวยการกดปม <Esc> • กด <Shfit> ขณะวาด เพอกาหนดใหเปนเสน

เรยบ, สเหลยมจตรส หรอวงกลม • กด <Ctrl> ขณะวาด เพอกาหนดใหจดเรมตน

ของภาพ เปนจดศนยกลาง • เลอกวตถหลายๆ ชนไดดวยปม <Shift> หรอ

<Ctrl> • คาสงควบคมตางๆ อยในปม Draw • แตละปมมคาสงยอยภายใน

บญเลศ อรณพบลย 28

อกษรศลป

• คลกปม ปรากฏตวเลอกอกษรศลป

• พมพขอความ

• ปรบแตงแกไขใหคลกเลอกปรากฏตวเลอกดงน

กราฟ การสรางกราฟมไดหลายวธ เชน การคดลอกกราฟจาก Microsoft Excel, การสรางกราฟจากคาสง Insert, Picture, Chart… ซงจะปรากฏจอภาพปอนขอมลกราฟ และตวอยางกราฟ รวมทงเมนคาสง Chart บนแถบคาสง

Datasheet สาหรบปอนขอมลเพอสรางกราฟ

คลกขวาทแถว หรอคอลมน เพอปอนคาสงควบคมตารางขอมล

29

ตาราง (Table) ตารางจะเปนสวนประกอบทสาคญอกสวนหนงของเอกสาร Word ไดเตรยมคาสงสรางตารางไวพรอม

สาหรบผใช โดยมวธการสรางตาราง ดงน • คลกทไอคอนสรางตาราง (Insert Table) หรอเรยกใชคาสง Table, Insert Table…

ปรากฏ Dialog Box กาหนดขนาดตาราง • กาหนดขนาดตารางทตองการ • ปรากฏตารางจอภาพ

สวนประกอบของตาราง • แถวในแนวตง เรยกวา Column • แถวในแนวนอน เรยกวา Row • ชองในตาราง เรยกวา Cell • Cursor ใน Cell เรยกวา Cell Pointer

การพมพขอมลในตาราง • การพมพขอมลใน Cell โดยใชตาแหนงแทป ใหกดปม <Ctrl><Tab> • การกดปม <Enter> ใน Cell ใด จะเปนการเพมจานวนบรรทดใหกบ Cell

การเลอกแถว • Mouse Pointer อยหนาแถวทตองการ (สงเกตเปนรปลกศรเฉยงขวา)

• คลกเมาส หรอ Drag เมาส เพอเลอกแถวตามทตองการ

การเลอกคอลมน • Mouse Pointer อยเหนอคอลมนทตองการ (สงเกตเปนรปลกศรชลงสดา)

• คลกเมาส หรอ Drag เมาส เพอเลอกคอลมนตามทตองการ

การเลอก Cell • Mouse Pointer ชใน Cell ทตองการ (ชดขอบซายของ Cell สงเกตไดวา Mouse Pointer

เปลยนรปรางเปนลกศรเฉยงขวาสดา)

• คลกหรอ Drag เมาส เพอเลอก Cell ตามทตองการ

การลบแถว, คอลมน, ตาราง • เลอกแถว (หรอคอลมน) ทตองการลบ • เลอกคาสง Table, Delete…

การแทรกแถว, คอลมน, ตาราง • Cell Pointer อยในแถวทตองการแทรก • เลอกคาสง Table, Insert…

บญเลศ อรณพบลย 30

ตวเลขลาดบอตโนมต ลาดบท ชอ นามสกล กณพ ทองด วใจ ยนด

เตมลาดบดวยการเลอกเซลล แลวคลก

การจดเรยงขอมลในตาราง เลอกคอลมนทตองการจดเรยง แลวเลอกคาสง Table, Sort…

คานวณในตาราง ขอมล 1 ขอมล 2 รวม หนวยงาน 1 50000 800000 หนวยงาน 2 65000 344342 รวม

คลกในเซลล เลอกคาสง Formula… ปอนสตรคานวณ หรอเลอกฟงกชนคานวณและรปแบบการแสดงผล

ฟงกชนคานวณ • ABS(x) หาคาสมบรณ • AVERAGE( ) หาคาเฉลย • COUNT( ) นบจานวนขอมล • INT(x) หาคาจานวนเตม • MIN( ) หาคานอยทสด • MAX( ) หาคามากทสด • MOD(x,y) หาเศษจากผลหาร • PRODUCT( ) หาคาผลคณ • ROUND(x,y) การปดเศษ • SUM( ) หาผลรวม

31

ไฟลตนแบบเอกสารงานพมพ (Template File) ตนแบบเอกสาร หรอ Document Template เปนไฟลเอกสารลกษณะพเศษ ใชเกบคาเรมตน

ตลอดจนรปแบบทกาหนดเฉพาะ เพอใหสามารถเรยกใชงานในครงตอไปไดสะดวก และรวดเรว มกนามาใชกบงานทตองทาเปนประจา เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบนทก โดยผใชไม จาเปนตองมากาหนดคาเกยวกบหนากระดาษ แบบอกษร ลกษณะตวอกษร ซาทกๆ ครงเมอตองการใชงาน

การสรางตนแบบเอกสารมสวนเพมเตมทสาคญคอ Style หรอลกษณะทใชในการพมพ ดงนนหลกการสรางตนแบบเอกสารจงอยทการวเคราะหความตองการออกมากอน ดงน

• ลกษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ)

• ลกษณะของหวกระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอนๆ ทจาเปน

• ลกษณะของการจดพารากราฟ

• ลกษณะของขอความรปแบบตาง เชน หวเรองใหญ, หวเรองยอย, คาอธบายตาราง, คาอธบายรปภาพ, ขอความปกต

เพอใหมองเหนภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชดเจน จงขอแนะนาแบบฝกปฏบตดงน ตนแบบเอกสารของ NECTEC ใชกระดาษ A4 แนวตง ขอบซายเทากบ 1.5 นว ขอบขอบขวา, บน และขอบลางเทากบ 1 นว มหวกระดาษเปนชอศนยฯ อยดานซาย เลขหนาอยดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชอไฟลพรอมไดเรกทรอร ลกษณะของขอความและการจดพารากราฟ กาหนดไวดงน

• ขอความสวนหวเรองลาดบท 1 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สดาตวหนา จดกงกลางหนากระดาษ

• ขอความสวนหวเรองลาดบท 2 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 12pt. สดาตวหนา จดชดซาย

• ขอความสวนหวเรองลาดบท 3 เปนฟอนต Tahama ขนาด 11pt. สดาตวหนาและเอยง จดชดซาย ยอหนาเขามา 0.5 นว

• ขอความปกต เปนฟอนต Tahama ขนาด 10pt. สดา จดชดขอบซาย ยอหนาบรรทดแรกเขามา 0.5 นว

1. เปดโปรแกรม Microsoft Word (ยกตวอยางโปรแกรม Microsoft Office 2000/XP) แลวสรางเอกสารวาง 2. จดเกบไฟล (Save) ตงชอวา “template-v1” 3. กาหนดลกษณะของหนากระดาษตามขอกาหนด คอกระดาษ A4 แนวตง ขอบซายเทากบ 1.5 นว ขอบ

ขอบขวา, บน และขอบลางเทากบ 1 นว ดวยคาสง File, Page Setup…

บญเลศ อรณพบลย 32

4. เปดการทางานสวนหวกระดาษ และทายกระดาษ โดยเลอกรายการ View, Header and Footer พมพชอหนวยงานทขอบซายของสวนหวกระดาษ กดปม <Tab> เลอนเคอรเซอรไปชดขอบขวา แลวเลอกคาสง Insert, Page Number… เพอใสเลขหนาไวทขอบบนขวาของหนากระดาษ

5. เลอนจอภาพลงมาคลกในสวนทายกระดาษ เพอใสชอไฟลพรอมไดเรกทรอรของไฟลดวยคาสง Insert,

Field… แลวเลอกรายการ Categories เปน Document Information เลอกรายการ Field names: เปน FileName จากนนคลกเลอกรายการ Add path to filename ดงตวอยาง คลกปม Ok เพอยนยนการใสชอไฟลและพาธ

6. กลบสการทางานโหมดปกต โดยคลกเลอกคาสง View, Header and Footer ซาอกครง 7. สรางลกษณะของขอความรปแบบตางๆ โดยเลอกเมนคาสง Format, Styles and Formatting…

ปรากฏกรอบทางานดงน

8. คลกเลอกรปแบบทชอ Heading 1 คลกปมขวาของเมาส แลวเลอก Modify 9. ปรากฏกรอบทางาน ดงน

33

10. คลกปม Format แลวเลอกรายการ Font ตงคาแบบอกษร ดงน ฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สดาตวหนา แลวคลกปม Ok เพอยนยนการจดรปแบบอกษร

11. คลกปม Format แลวเลอกรายการ Paragraph เพอจดกงกลางหนากระดาษ โดยเลอกจากรายการ

Alignment เปน Centered คลกปม Ok เพอยนยนการจดรปแบบหนากระดาษ

12. ทาซากบรายการชอ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดงน

• Heading 2 Tahoma ขนาด 12pt. สดาตวหนา จดชดซาย

• Heading 3 Tahama ขนาด 11pt. สดาตวหนาและเอยง จดชดซาย ยอหนาเขามา 0.5 นว

• Normal Tahama ขนาด 10pt. สดา จดชดขอบซาย ยอหนาบรรทดแรกเขามา 0.5 นว

11. บนทกไฟลในชอเดมดวยคาสง File, Save 19. สรางตนแบบเอกสารดวยคาสง File, Save as… 20. กาหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)” โดยไฟลทไดจะถกเกบไวท

C:\Program Files\Microsoft Office\Templates สาหรบ Windows 98 หรอ C:\Documents and Settings\Boonlert1\Application Data\Microsoft\Templates สาหรบ Windows 2000

หมายเหต: ชอ Boonlert1 เปนชอบญชผใช จะเปลยนตามระบบคอมพวเตอรนนๆ

บญเลศ อรณพบลย 34

การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร ไฟลตนแบบเอกสารกมลกษณะคลายกบไฟลเอกสาร เพยงแตมสวนขยายเปน .dot และโดยปกตจะเกบไวทโฟลเดอร C:\Program Files\Microsoft Office\Templates หรอ C:\Documents and Settings\Boonlert1\Application Data\Microsoft\Templates ดงนนเมอตองการแกไขหรอปรบเปลยนกใชคาสง File, Open… แลวเลอกไฟลจากโฟลเดอรดงกลาวมาแกไขตามปกต โดยในหนาตางเปดไฟลจะตองเปลยน รายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)”

หรอเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบบซงบนทกดวยสวนขยาย .doc แลวบนทกเปนแมแบบซาอกครงกได

การใชงานตนแบบเอกสาร การเรยกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร กระทาไดโดยเรยกเมนคาสง File, New… ซงจะปรากฏหนาตางทางานใหเลอกใชแมแบบตามทตองการ

โปรแกรมจะแสดงหนาตางทางานดงภาพบน คลกเลอกรายการ General Templates… จากหมวด New from Template ปรากฏหนาตางเลอกแมแบบเอกสาร เพอใหเลอกใชงานดงน

35

การพมพขอความดวยตนแบบเอกสาร เมอสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมการเรยกใชงาน โปรแกรมจะกาหนดหนากระดาษ, หวกระดาษ และทายกระดาษ ใหโดยอตโนมต แตการพมพขอความจะใชปม Style มาควบคม ดงน

กรณทมขอความเดมอยแลว

• คลกในบรรทดทตองการปรบแตง

• เลอกลกษณะขอความทตองการจาก ตวเลอก Style

กรณพมพขอความใหม

• เลอกลกษณะขอความทตองการจาก ตวเลอก Style

• พมพขอความทตองการ

บญเลศ อรณพบลย 36

การโอนยาย Style การปรบแตงเอกสารเดม จะมปญหาคอนขางมาก วธการทงายและสะดวก รวดเรวคอ การโอนยาย Style จากเอกสารตนแบบไปใสในเอกสารเดม แลวจดแตงดวย Style อกครง

• เปดไฟลเอกสารทตองการจดแตง

• เลอกคาสง Tools, Template and Add-Ins…

• คลกปม Organizer…

• ปรากฏจอภาพควบคมสไตล โดยสวนดานซายมอ แสดงสไตลของเอกสารปจจบน ดานขวามอ

แสดงสไตลของเอกสารเรมตน (Normal Template) คลกปม Close File ดานขวามอ

37

• คลกปม Open File… แลวเลอกไฟลทมการสรางสไตลไวแลว อาจจะเปนไฟลเอกสาร (.Doc) หรอไฟลแมแบบ (.Dot) กได

• ปรากฏสไตลของเอกสารทเลอกในกรอบดานขวามอ คลกเลอกสไตลทตองการโอน แลวคลกปม

Copy เพอสงสไตลทเลอกไปยงเอกสารดานซายมอ

• คลกปม Yes to All เพอยนยนการคดลอกสไตลใหม ไปแทนทสไตลเดม

• ปดหนาตาง Organizer แลวกลบไปตกแตงเอกสารดวยปม Style ตอไป

การสรางสารบญจาก Style จดเดนของการทางานดวยแมแบบ และสไตล กคอการทาสารบญ, ดชน และเชงอรรภ ซงมวธการดงน

• พมพเอกสารดวยสไตล

• เลอนเคอรเซอรไปบรรทดสดทายของหนาสดทาย หรอหนาแรกของเอกสาร

• ขนหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพอทาสารบญ ดวยคาสง Insert, Break, Next Page…

• เลอกคาสง Insert, Reference, Index and Tables… คลกเลอกบตรรายการ Table of Contents

• คลกปม Options…

บญเลศ อรณพบลย 38

• จากกรอบทางานขางตน ใหปอนเลข 1, 2 หรอ 3 กากบสไตลทตองการนามาใชประกอบการทา

สารบญ แลวคลกปม OK เพอยนยนการสรางสารบญ จะปรากฏสารบญโดยอตโนมต

การปรบปรงสารบญ

• คลกขวาในพนทสารบญเดม แลวเลอกคาสง Updated Fields…

การทาคาอธบายภาพ หรอตาราง การทาคาอธบายภาพ หรอตาราง กเปนสวนหนงทประสบปญหามากสาหรบการสรางเอกสาร เนองจากภาพ หรอตาราง อาจจะมการปรบเปลยน แกไข เพมเตม ลบทงอยตลอด มผลใหตวเลขกากบภาพ หรอตารางเปลยนแปลง การแกไขปญหาน กระทาไดโดยใชคาสง Insert, Reference, Caption… ในการเตมคาอธบายภาพ หรอตาราง แทนการพมพลงไปตามปกต ซงจะปรากฏหนาตางควบคมดงน

สามารถกาหนดคาอธบายไดเอง โดยคลกปม New Label… แลวปอนคาอธบายทตองการลงไป

เมอคลกปม Ok โปรแกรมจะเตมคาอธบายภาพ หรอตารางใหโดยอตโนมต

39

Cross Reference ระบบลงกไปเนอหาทเกยวของ เลอกคาทตองการกาหนดเปน Cross Reference เลอกคาสง Insert, Reference, Cross-reference… เลอกจดทตองการอางอง

การทาสารบญภาพ หรอสารบญตาราง เมอสรางคาอธบายภาพ หรอตารางดวยความสามารถ Caption แลวกสามารถนารายการดงกลาว มาทาเปนสารบญไดโดยเลอกคาสง Insert, Reference, Index and Tables… เลอกบตรรายการ Table of Figures

• เลอกรปแบบ Caption จากรายการ Caption label:

• แลวคลกปม OK เพอสรางสารบญ

• การปรบปรงสารบญกทาไดโดยคลกขวาในบญชสารบญ แลวเลอกคาสง Update Fields

การทาดชน (Index) เอกสารสงพมพวชาการ มกจะมการสรางดชนคาไวทายเอกสาร เพอสะดวกตอการสบคน การสรางดชนมหลกการดงน

1. เปดไฟลเอกสารใหม พมพคาดชนทตองการ 1 รายการตอ 1 บรรทด แลวบนทกไวในไฟล เชน index-word.doc

2. เปดไฟลเอกสารทตองการสรางดชน เลอน Cursor ไปบรรทดสดทาย หนาสดทาย การจดแนวกระดาษ

3. พมพหวเนอหา เชน “สารบญคา” หรอ “ดชน” 4. เลอกคาสง Insert, Reference, Index and Tables

บญเลศ อรณพบลย 40

5. เลอกบตรรายการ Index

6. คลกปม AutoMark เพอผนวกคาดชนจากไฟลคาดชนรวมกบไฟลเอกสาร

7. เลอกไฟลคาดชน ตวอยางคอ index-word.doc แลวคลกปม Open 8. เลอกเมนคาสง เลอกคาสง Insert, Reference, Index and Tables 9. เลอกบตรรายการ Index 10. คลกปม OK เพอสรางสารบญดชน

41

จดหมายเวยน & มาโคร

จดหมายเวยน

ไฟลขอมล • Text File • ตารางขอมล

จดหมาย

สงขอมล

Text File • สรางไฟลดวย NotePad หรอแปลงขอมลจากซอฟตแวรฐานขอมล • รปแบบไฟล

ชอฟลด1,ชอฟลด2,ชอฟลด3,… ชอฟลด ขอมล1,ขอมล2,ขอมล3,... ขอมลรายการท 1 ขอมล1,ขอมล2,ขอมล3,... ขอมลรายการท 2 ขอมล1,ขอมล2,ขอมล3,... ขอมลรายการท 3 … … ขอมล1,ขอมล2,ขอมล3,... ขอมลรายการท n

ตารางขอมล สราง Word Document แลวนาเขาขอมลในรปแบบตาราง จานวนคอลมนเทากบจานวนขอมลในแตละรายการ แถวแรกของตารางเปนชอฟลด

ไฟลจดหมาย • สราง Word Document แลวพมพเนอหาจดหมาย เฉพาะสวนทตองการนาเขาจากไฟลขอมลให

เวนไว บนทกไฟล • เลอกคาสง Tools, Letters and Mailings, Mail Merge Wizard… เลอกรปแบบเอกสารท

ตองการสราง

เลอกรปแบบ เลอกไฟลเอกสารทตองการสรางชนงาน

บญเลศ อรณพบลย 42

เลอกแหลงขอมลผรบ เลอกแหลงขอมล

จอภาพควบคมการนาเขาขอมล

• เปด Mail Merge Tools Bar

• คลกเมาส ตาแหนงทตองการวางขอมล คลกปม Insert Merge Field • ควบคมการแสดงผล การสงพมพจากแถบเครองมอ

มาโคร มาโคร (Macro) เปนชดคาสงในลกษณะโปรแกรมขนาดเลก ชวยบนทกคาสงหลายๆ คาสงใหเปนคาสงเดยว เพอสะดวกในการใชงาน เชน ถาตองการวาดกรอบขอมลทมสพนเปนสเทา เสนขอบเสนประหนาสแดง จะตองใชคาสงหลายครง และถาตองวาดกรอบอกกตองทาซา ขนตอนในการสรางกรอบดงกลาว สามารถบนทกเกบแลวสรางเปนปมเพมบนแถบเครองมอ เรยกวาการสรางมาโคร ขนตอนการสรางมาโคร

• กาหนดขนตอนการบนทก • เลอกคาสง Tools, Macro, Records New Macro…

• ทางานตามขนตอนทกาหนด • ปดมาโคร • สรางปมควบคมมาโครดวยคาสง Tools, Customized…