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MICROSOFT EXCEL
TEMA: CONCEPTOS BASICOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
Texto Valores numéricos Fórmulas Funciones Gráficos
Como ingresar Excel
Primera forma Segunda forma
1. Botón de Inicio 2. Todos los programas 3. Microsoft office 4. Microsoft Excel 2010
Pantalla inicial de Excel
COMPONENTE DESCRIPCION
Libro de trabajo Conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión
*xlsx con todas las hojas que tuviese el libro.
Hoja
Es el área de trabajo donde están contenidas las filas y columnas. Las
Hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2…etc., sin
embargo se pueden cambiar el nombre con botón derecho del mouse
o haciendo doble clic.
Columna
Su denominación se hace con letras la A a la Z y están dispuestas en
vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con la columna
AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB..
Y así hasta la última columna que es la XFD en la versión 2010
Fila
Están organizadas de forma horizontal, su denominación es con
números, se numeran desde la 1 hasta la 1´048.576 que es la última
en la versión 2010
Celda
Las celdas son la unidad básica de almacenamiento de información
en ella se pueden almacenar datos, formulas y ecuaciones. Su
designación básica es una letra y un número por ejemplo C45, que
quiere decir C la columna y 45 la fila donde está la celda.
Rango
Grupo de celdas que están unidas. Un rango de celdas por ejemplo
que va desde la A1 hasta la A15 se reflejaría con el siguiente
nombre A1:A15. El nombre de un rango siempre hará referencia a
la primera y a la última celda seleccionadas.
MANEJO DE HOJAS
Un libro consta de una o varias hojas y se guarda en un archivo.
Añadir una hoja
Eliminar una hoja
Duplicar hoja
cambiarla de posición
TEMA: INGRESAR Y EDITAR DATOS
Cuando se desea ingresar datos, usted debe considerar las siguientes alternativas:
Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos en una celda y presione la tecla TAB para moverse a la siguiente
columna. Al final de la fila, presione entrar para moverse hasta la fila siguiente
INGRESO DE
TEXTOS
INGRESO DE NÚMEROS INGRESO DE FECHAS
Digite el texto que desee introducir, usando el teclado. Ejemplo: Pérez Juan
Pueden o no ingresarse con el separador de miles (.), el separador de decimales si debe incluirse si se desea incluir decimales (,). Ejemplo: 540 689,58 1230 1.230
Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha. En los días y meses, puede usar un solo dígito, en el año puede introducir los 2 último dígitos: Ejemplo: 05-09-2012 5/9/12 Para introducir la fecha del día, presione CTRL +, (coma).
MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA
Para corregir un dato erróneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y
luego pasar al modo Modificar simplemente pulsando la tecla F2. Entonces verás que ocurren
dos cosas:
El punto de inserción aparece dentro de la celda activa, justo detrás del último carácter que
haya en la misma; y la palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado
de Excel.
Una vez que has hecho esto, sólo te queda corregir el dato y, cuando termines, pulsar Enter
para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras estás modificando los datos y
quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc.
Puedes también Modificar el contenido de la celda en la barra de fórmulas.
BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA
Para eliminar el contenido de una o varias celdas, secciona las celdas cuyo contenido deseas eliminar y presiona la tecla SUPR.
MANEJO DE COLUMNAS Y FILAS
Seleccionar filas y columnas
Para seleccionar una fila, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la fila.
Para seleccionar una columna, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la columna.
INSERTAR Y ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
1. Insertar / Eliminar fila
Para insertar una fila, de clic derecho en la letra de la fila donde desea ubicar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 3, haga clic derecho en la letra de la fila 3.
Aparece un menú, dar clic en la opción Insertar para agregar una nueva columna o Eliminar para eliminar la columna 2. Insertar / Eliminar columna
Para insertar una columna, de clic derecho en la columna situada en la columna existente a la derecha de aquella en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna C, haga clic derecho en la letra de la columna C.
En el menú que se despliega dar clic en insertar, para insertar la columna o clic en Eliminar para
eliminarla.
3. Modificar el tamaño de filas y columnas
Establecer un ancho y alto específico Columnas Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.
En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.
OTRA FORMA
clic derecho en la letra de la columna En el cuadro de dialogo: clic en opción Ancho de columna
Filas
Seleccione la fila o filas que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.
En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.
Otra Forma
clic derecho en el número de la columna En el cuadro de dialogo: clic en opción alto de fila
FORMATO DE CELDAS
Aplicar formatos básicos a las celdas
1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.
2. Pestaña Inicio
En el grupo Fuente elegir el tipo de formato:
Tipo de letra y tamaño de letra
Negrilla, cursiva y subrayado
Color de letra
Colore el fondo de las celdas seleccionadas
Aplica líneas de borde a las celdas seleccionadas
En el grupo alineaciónelegir
Alineación horizontal
Izquierda, centro y derecha
Alineación Vertical
Superior, medio, inferior
Une celdas seleccionadas en una celda
de mayor tamaño
Aplicar formato a números
a. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.
b. ficha Inicio,
c. En el grupo Número
d. de la haga clic en el Selector de cuadro de diálogo situado junto a Número (o solo
presione CTRL+1).
Cambiar el símbolo de Euro, indicar la
cantidad de posiciones decimales y dar
aceptar.
SERIES NUMERICAS Y AUTOLLENADO
Se usa Rellenar para:
Copiar datos hacia otras celdas en la fila o columna Continuar un patrón para los datos
Para series numéricas se deben ingresar los dos primeros valores de la serie.
Las series se pueden crear de forma horizontal o vertical
Actividad práctica 1:
completar las siguientes series
Actividad práctica 2:
Una empresa requiere llevar en Excel el registro de los datos de sus empleados, para ello nos
dan las siguientes especificaciones:
a) Cambiarle nombre a las hojas de la siguiente manera:
o hoja1 = datos personales
o hoja2 = datos laborales
o hoja3 = planilla de pagos
b) son 5 empleados
c) Datos personales: documento, apellidos, nombres, dirección, teléfono, rh, fecha
nacimiento, edad
d) Datos laborales: documento, apellidos, nombres, cargo, salario mes, fecha ingreso
e) planilla pagos: documento, apellidos, nombres, salario mes, dias trabajados, salario
liquidado, bonificaciones, total devengado, deducciones, total pago.
FORMULAS
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código
realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen miles de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se
adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a
crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las
fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).
Ejemplo 1
A) para la celda A1 ingresada en la barra
de fórmulas:
B) Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el
resultado calculado por Excel y el cual será
mostrado en la celda A1:
Ejemplo 2
Ejemplo 3
Actividad práctica 3
Crear las fórmulas que corresponden a los cuadros coloreados.
ESCRIBIR LA FORMULA DE CADA CASO
1
2
3
4
TALLER EXTRA-CLASE
Crear el formato y complementarlo con los siguientes requerimientos:
Crear los meses con autollenado
Aplicarle formato moneda a los valores
Crear la fórmula para el SALDO (INGRESOS – GASTOS)
Crear fórmula para TOTALIZAR los INGRESOS, los GASTOS y los SALDOS
SEMANA 8
FUNCIONES
(SUMA Y PROMEDIO)
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos por medio de valores
específicos, denominados argumentos, y que, en general, devuelven un resultado.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumento N)
Siguen las siguientes reglas:
Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por elsigno
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.
No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por ";".
FUNCION SUMA: totaliza un grupo de valores contenidos en un grupo de celdas.
Ejemplo función
FUNCION PROMEDIO: calcula la media aritmética, que consiste en dividir la suma de una
serie de valores entre el número de valores que componen dicha serie.
Ejemplo función
FILTRO AUTOMATICO
(AUTOFILTRO)
Puede utilizar filtros en un listado para controlar qué datos específicos desea ver para
centrarse en ellos y hacerles un posible análisis o verificación.
Pasos para activar AUTOFILTRO
1. Crear el listado
2. Dar clic en cualquier celda de la lista
3. Menú: Datos
4. Clic en filtro
5. Aparecen los filtros en los títulos de la tabla
Actividad practica 1 (Aplicar los pasos para autofiltro)
1. Crear el listado
2. Dar clic en cualquier celda de la lista
3. Menú: Datos
4. Clic en filtro
5. Aparecen los filtros en los títulos de la tabla
COMO USAR LOS FILTROS
Caso: Mostrar las asistencias de la semana1
Primer Paso:
Activar el autofiltro a la lista y clic en el filtro de el dato o campo SEMANA
Segundo Paso
Dejar activa solo la casilla de semana 1y clic en aceptar
Tercer Paso:
Resultados obetenidos
Cuarto Paso:
Analisis de los datos
Se puede observar que excel oculta los datos de las otras semanas, permitiendonos observar solo los registros de la semana seleccionada.
Esos datos se pueden copiar y llevar a otra hoja.
Para desactivar los Filtros aplicamos: Clic en en alguna celda de los resultados
Luego menu Datos y filtro
Actividad practica 2
Ejercicios propuestos con la orientación del docente:
Basados en la tabla de ASISTENCIA MES aplicar filtros para los siguientes casos, analizando
sus resultados con sus compañeros de clase:
1. Mostrar las asistencias de JOSE solamente
2. Mostrar las asistencias de LORENA y de LUIS.
3. Mostrar solo los que no han asistido a clase teniendo en cuenta que (1) es asistió y (0) no
asistió.
4. Mostrar los estudiantes que asistieron en la SEMANA1 Y SEMANA2
5. Mostrar los estudiantes que NO asistieron en la SEMANA4
Actividad practica 3
CONTROL DE INGRESOS Y GASTOS
Elaborar el siguiente cuadro, digitar los valores para cada mes, totalizar los ingresos y gastos de cada
mes, y calcular el saldo de cada mes.
Actividad 4 (extra-clase)
Elaborar el siguiente formato con las siguientes indicaciones:
Ingresar el número factura, el cliente, fecha, dirección, teléfono, las cantidades, los
artículos y los valores unidad.
Realizar las fórmulas para:
o Total __________________________________
o Sub Total ______________________________
o Iva 16% _______________________________
o Descuento _____________________________
o Neto a pagar ____________________________