Hankinnat hallintaan – Tilhaa

hyödyntäen

Mia Räikkönen

19.5.2015

Esityksen sisältö

• Hankintatoimen organisointi Verohallinnossa

• Mihin hankintoihin Tilhaa hyödynnetään

• Tilhan tuomat hyödyt

• Miten tästä eteenpäin - Verohallinnon Hama – projekti

11.5.2015

2

Hankintatoimen organisointi

Verohallinnossa

Veronsaajien oikeudenvalvontayksikkö

Sisäisen tarkastuksen yksikkö

Esikunta- ja oikeusyksikkö

Harmaan talouden selvitysyksikkö

Viestintäyksikkö

PÄÄJOHTAJA

Hallintoyksikkö

Tietohallintoyksikkö

Keskus-

vero-

lautakunta

Verotuksen

oikaisu-

lautakunta

V E R O N M A K S A J A

VERONKANTO-

YKSIKKÖYRITYSVEROTUS-

YKSIKKÖ

VERONKANTO-

YKSIKKÖHENKILÖVEROTUS-

YKSIKKÖ

VERONKANTO-

YKSIKKÖVERONKANTO-

YKSIKKÖ

Hankintatoimen organisointi

• Verohallinnon hankintaryhmä

• Vuodesta 2012 alkaen kilpailutustehtävät (pl ICT) ja juridinen

tuki keskitetty Hallintoyksikön Talouspalvelut-yksikön

Hankintaryhmään

• Tehtävinä: kilpailutukset, sopimustuki ja -pohjat, sopimusar-

kiston ylläpito ja kehittäminen, Tilha-pääkäyttäjätehtävät ja

tilaajien tuki, hankinta- ja tilausohjeet, reklamaatioiden tuki,

tilaaminen osittain mm. asiantuntijapalvelut

• Tilaaminen tehdään tällä hetkellä osittain keskitetysti ja osittain

hajautetusti yksiköissä => Tilhassa aktiivisia käyttäjiä n. 100

• Sopimuksen aikainen toimittajayhteistyö yksiköiden vastuulla

11.5.2015

5

Tilhan toimintamalli ja vastuut

• Tilha ollut käytössä 1.3.2011 alkaen

• Käyttöä laajennettu vaiheittain tavarahankinnoista

palveluhankintoihin

• Käyttäjäroolit Tilhassa:

• Hankintaehdotuksen tekijä tekee hankintaehdotuksia oman

vastuutuotealueensa ja/tai oman toimintayksikkönsä tilausten

osalta. Tekee myös vastaanottokuittauksen Tilhaan, kun

tavara on toimitettu.

• Tehdään hajautetusti tai joidenkin hankintaluokkien osalta

keskitetty tilaaja

11.5.2015

6

Tilhan toimintamalli ja vastuut

• Käyttäjäroolit Tilhassa:

• Hankintavastaava tuoteryhmittäin vastaa tilauksien tiliöintien

tarkastamisesta ja tiliöintien oikeellisuudesta, täydentää tiliöintiä

tarvittaessa. Hän reitittää tilauksen hyväksyjälle sekä käsittelee

laskut, jotka eivät ole automaattisesti kohdistuneet

(vastaanottokuittaus puuttuu, on yhteydessä

hankintaehdotuksen tekijään).

• Kirjanpitoryhmän henkilö

• Hyväksyjä vastaa määrärahan riittävyydestä ja hyväksyttyjen

tilausten tarkoituksenmukaisuudesta.

• usein Hallintoyksikkö / Tietohallinto menojen keskitetyn

budjetoinnin vuoksi

11.5.2015

7

Tilhan toimintamalli ja vastuut

• Käyttäjäroolit Tilhassa:

• Sopimusvastaava vastaa kilpailutuksista sekä yhteistyöstä

tuotealueensa toimittajien ja Hanselin kanssa. Hän vastaa

tuoteluetteloiden ja nettikauppaliittymien perustamisesta ja

ylläpidosta yhteistyössä toimittajien ja Baswaren kanssa.

• Hankintaryhmän henkilö

• Pääkäyttäjä vastaa Tilhan teknisestä käytettävyydestä,

ongelmatilanteiden ratkaisemisesta, ohjeistuksesta, helpdesk

päivystyksestä, tilipuitteiston ja käyttäjätietojen oikeellisuudesta.

Hän myös vastaa Tilhan viestinnästä loppukäyttäjille.

• Hankintaryhmän henkilö

11.5.2015

8

Mihin hankintoihin Tilhaa

hyödennetään

”Palveluhankinnat haasteena”

Tilhan käyttö 2014

• Tilhaa käytetään tavaroiden ja palveluiden hankintaan

• 83 % tavarahankinnoista Tilhan kautta (euroista)

• 18 % palveluhankinnoista Tilhan kautta (euroista)

• 16,4 % laskuista oli Tilha – laskuja, joista 36 % kohdistui

automaattisesti

11.5.2015

10

Tilhan eri tilauskanavien hyödyntäminen

• Tuoteluettelotilauksia 28% tilausten kpl-määrästä /

5 % tilausten euromäärästä

• toimistotarvikkeet, kalusteet, ergonomia, painatuspalvelut,

liikelahjat

• Catman on tuonnut parannusta uusien tuoteluetteloiden

perustamiseen

• Vapaateksti – tilauksia 15% / 92 %

• asiantuntijapalvelut, koulutukset, ICT-palveluja

• Punch out – tilauksia 57% / 3 %

• kirjat, matkapuhelimet ja tarvikkeet, toimistotarvikkeet,

esitystekniikka

11.5.2015

11

Tilha-case: Veron ergonomiahankintojen

kehittäminen

• Valtakunnallisesti yhtenäinen ja kilpailutettu

tuoteluettelo ergonomiatuotteista

• Catmanilla luotu Tilha-ostoskori

• Keskitetty budjetti ja tilausten hyväksyntä

• Tilaaminen tehdään hajautetusti paikallisten

yhdyshenkilöiden toimesta

• Budjetin ja tilauskäytäntöjen seurannassa

hyödynnetään Tilhan datasta tehtyä Pivot-

ennusteraportointia

Palvelutilaukset Tilhassa

• Yksittäiset palveluhankinnat

• Hankintaehdotus (vapaatekstitilaus), joka vastaanotetaan tai

tarvittaessa osavastaanotetaan tehdyn työn /sovitun

laskutusaikataulun perusteella

• Tilaussuunnitelman hyödyntäminen toistuvissa palvelu-

hankinnoissa

• Tilaussuunnitelma tiliöinteineen ja hyväksyntöineen tehdään

Tilhaan etukäteen kerralla esim. vuodeksi kerrallaan, voi sisältää

useamman toimittajan

• Suunnitelma ei lähde kokonaisuutena toimittajalle

• Tilaaja tekee tilaussuunnitelmasta suoraan yksittäisiä tilauksia

ennakkoon määritellyille toimittajille (Tuoteluettelo tai

vapaatekstitilaus)

• Suunnitelmien käyttöä voidaan raportoida Tilhassa reaaliajassa

• Hyödynnetty mm käännöspalveluiden ja ICT- palveluiden ostoissa

11.5.2015

13

Analytics- suunnitelmaraportti

11.5.2015

14

Palvelutilaukset Tilhassa

11.5.2015

15

• Tuntiveloitteinen työ -> ns. käänteinen tilausprosessi

• Pilotoitu alkuvuodesta 2015 tuntiveloitteisten palvelusopimusten

laskutukseen

• Toimittaja tekee tehdyn työmäärän mukaan

”esihankintaehdotuksen” Tilhassa

• Kokemukset hyviä, mutta osattava huomioida vaatimuksena jo

kilpailutusvaiheessa

• Tarjoaa samalla työkalun esim. projektien johtamiseen

• Koontilaskujen sijaan konsultin tekemä hankintaehdotus tulee

tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi suoraan asiasta

vastaaville henkilöille

• Hankintaehdotuksen liitteenä voi olla mm. konsultin

työaikaraportti, joka siirtyy Rondoon

Käänteinen ostotilausprosessi (toimittaja käyttää

Tilhaa, palvelu/tuote toimitettu)

5/11/2015

16

7. Lähettää

laskun

(tilausnumer

o laskussa)

2. Luo

katalogitilaus

(+tiliöi)

1.

Toimitus

5. Hyväk-

syntä?

6. Tilaus

(+automaatti-

nen

vastaanotto)

OK

4. Tekee

muutokset

hankintaehdo

-tukseen

Ei

3. Asiatar-

kistus?

Asiantarkas-

taja/hankinta-

vastaava

11. Maksaa

laskun

10. Asiatarkastaa laskun

8. Vastaanottaa

laskun

9. Täsmäyttää

laskun

Ei täsmää

Talous

Toimittaja

Hyväksyjä

OK

Ei

Tilausnumero

Tilhan tuomat hyödyt

Tilha hankintojen johtamisen tukena

• Hankintojen johtamisen tueksi saadaan reaaliaikaista

tietoa hankinnoista

• Tiedetään mitä tilataan ja miltä toimittajilta tavaroita ja

palveluita hankitaan

• Hankinnat tehdään sopimustoimittajilta yhteisillä

pelisäännöillä

• Mahdollistaa hankintojen tavoitteellisen kehittämisen ja

seurannan

Tilha hankintojen johtamisen tukena

• Tilha toimii yhtenäisenä rajapintana toimittajaan päin

• Mahdollistaa laadun seurannan (vastaanottokuittauksen

yhteydessä tehdään laatuarviointi)

• Mahdollistaa toimitusaikoihin liittyvän seurannan

(sopimuksissa sovitun mukaiset)

• Tilauksilla on varmasti oikeat laskutustiedot & maksuehdot

• Tilha – tilaus = kirjallinen sopimus pienissä hankinnoissa,

arkistoituu automaattisesti Rondoon

• Vähentää myös toimittajan työmäärää => ollaan saatu

esim. poistettua toimituskustannuksia

Tilhan hyödyt talouden näkökulmasta

• Mahdollistanut prosessin sähköistämisen

• Laskun käsittelyä saatu automatisoitua

• Menojen käsittelyn kustannukset pienentyvät

• Tällä hetkellä n 60 – 70 % tilauksellisista laskuista kohdistuu

automaattisesti

• Vastaanottokuittaus on tehtävä heti kun tavara /palvelu

saatu; vasteajan muutos 4 päivään Palkeissa paransi aut.

täsmätymistä oleellisesti

• Kuukausittain seurataan syykoodin avulla miksi laskut eivät

ole automaattisesti täsmäytyneet, esim. helmikuun 2015

keskeisimmät täsmäytymättömyyden syyt olivat:

tekemätön vastaanottokuittaus 37 %

summaero 32 %

virheellinen kohdistusviite 16 % (tilausnro väärässä kentässä)

Tilhan hyödyt talouden näkökulmasta

• Ajantasaisempi budjetin seuranta ja ennusteet

• Tilhasta saadaan raportoitua muita taloushallinnon

järjestelmiä reaaliaikaisemmin esim. tilauksiin sidottua

pääomaa

• Raportointia voidaan tehdä monista eri näkökulmista mm

tilaussuunnitelmittain, jolloin taloushallinnon

seurantaulottuvuuksia voidaan muissa järjestelmissä

keventää

Miten tästä eteenpäin –

Verohallinnon Hama - projekti

Veron Hama-projekti

• Verohallinto oli mukana Valtiokonttorin Hama – hankkeessa

• Käynnistettiin syksyllä 2014 oma Hama – projekti, jotta

Taha2020 – strategian mukainen 30% tuottavuuden kasvu

voidaan saavuttaa

• Hankintojen osalta tehtiin aluksi Spendi – analyysi, jonka

avulla saatiin kokonaiskuva Tilha-järjestelmän nykykäytöstä

sekä suosituksia miten Tilha-käyttöä kannattaisi laajentaa

• Analysoitiin Kiekun laskudata ja Tilhan kautta tehdyt tilaukset

• 2014 laskuja n. 1 500 toimittajalta, 80 % ostojen euromäärästä

n. 20 toimittajalta

• Erityisesti esille nousi haasteena tuntiveloitteiset palveluhan-

kintoja koskevat laskut => käänteisen ostotilausprosessin

hyödyntäminen

Veron Hama-projektin tavoitteet

• Hankintojen ja menojen käsittelyn prosessin kehittäminen, jotta

prosessin tuottavuutta saadaan parannettua => merkittävä

kustannussäästö

• Hankintojen tekeminen kustannustehokkaasti varmistaen

samalla mm. Hanselin puitesopimusten hyödyntäminen

• Tilaamiskäytäntöjen määrittely hankintaryhmittäin

• Tarvittavilta osin hankintatoimen uudelleen organisointi –

tullaan tekemään nykyistä keskitetymmin

• Tilhan käyttöä on tarkoitus laajentaa edelleen; erityisesti

palveluhankintoihin

• Cloudia Kilpailutusjärjestelmän käyttöönotto Q1/ 2016, myös

sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto harkinnassa

(korvaisi nykyisen sopimusarkiston)

• Basware Analytics – raportointityökalun käyttöönotto

• Hankintasuunnitelman laadinta budjetoinnin yhteydessä

Veron Hama-projektin tavoitteet

• Laskujen käsittelytapojen määritteleminen laskutyypeittäin

niille parhaiten sopivalla tavalla, koko prosessi huomioiden

• Työ on tehtävä toimittaja toimittajalta

• Maksuaikakortin käyttö pienhankintojen osalta

• Sopimuskohdistus toistuviin maksuihin, tällä hetkellä n. 100

sopimusta, jotka ovat vuokra-, siivous- ja ICT-sopimuksia

• Tilhan kautta tilaaminen - parhaan tilauskanavan

hyödyntäminen

• Tiliöintikoodin hyödyntäminen -> on johtanut myös

budjetointitavan muutoksiin

• Manuaalinen kierto – mahdollisimman vähän, lähinnä

yksittäiset laskut

• Parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen hankinnasta maksuun

prosessin osalta

Veron Hama-projektin tavoitteet

• Ostolaskujen käsittelyn tuottavuuden nostaminen Taha 2020

–strategian mukaisesti – automaattisesti käsiteltyjen laskujen

määrän kasvattaminen vuoteen 2020 mennessä 50

prosenttiin

• Optimaalinen työnjako Palkeet – Veron taloushallinto –

Substanssiyksiköt

Vuosi 2014 Autom.

kohdistunut

kpl

Tilha –

laskuja

%

Autom.

kohdistunut

%

Manuaalisesti

käsitellyt

laskut %

Tilaukselliset laskut 3 841 1 375 16,4 % 35,8 % 64,2 %

Sopimukselliset laskut 119 83 0,5 % 69,7 % 30,3 %

Muut menotositteet 19 529 100 %

Yhteensä 23 489 1 458 6,2 % 93,8 %

Tammi – maaliskuu 2015 aikana 12,5 % autom. käsitelty

Kiitos!

Lisätietoja :

mia.raikkonen@vero.fi

mika.hanninen@vero.fi