Metodología de Administración de Riesgos en la Universidad Tecnológica de Pereira.
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Metodología de Administración de Riesgos en la Universidad Tecnológica de Pereira ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
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Metodología de Administración de Riesgos en la Universidad Tecnológica de Pereira
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
OBJETIVOS
Cumplir con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno.
Facilitar la actualización del plan de manejo de riesgos de cada proceso, que permita:
Fortalecer la metodología de administración de riesgos de la Universidad.
Realizar seguimiento a las observaciones generadas en la auditoria externa al SGC.
Contribuir a la planeación, gestión y control de los procesos.
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
ACUERDOS
Todas las intervenciones son válidas e importantes.
Daremos buen manejo al uso de la palabra.
Respetaremos las opiniones de nuestros compañeros así no las compartamos.
Nuestra actitud será siempre propositiva y proactiva.
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Metodología:La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten
mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de
acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Identificación de los riesgos Análisis de los riesgos Valoración de los riesgos Manejo de riesgos
Administración de Riesgos
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
La Administración de Riesgos Está Compuesta Por:
Administración de riesgos de procesos administrativos:
a. Plan de manejo de riesgos en cada proceso. El responsable es cada Jefe de Proceso con su equipo de trabajo.
b.La priorización de aquellos riesgos que previamente han sido identificados, analizados, valorados y manejados en los procesos y que tienen mayor impacto en los objetivos institucionales.
El responsable es el Vicerrector Administrativo.
Administración de riesgos de contexto estratégico:
El responsable es el Jefe de Planeación.
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Fase 1: Identificación de Riesgos
• Descripción: Características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.
• Riesgo: Posibilidad de que ocurra un acontecimiento que impacte el alcance de los objetivos de los procesos y por consiguiente los objetivos institucionales..
• Posibles consecuencias: Posibles efectos ocasionados por el riesgo, los cuales se pueden traducir en daños de tipo económico, social, administrativo, entre otros.
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Factores de Riesgo
INTERNOS:• Personas• Sistemas de Información• Recursos Económicos• Naturaleza de las actividades
de la entidad
EXTERNOS:• Económicos• Sociales• Orden Público• Legales• Cambios Tecnológicos
TallerIdentifiquemos
nuestros riesgos
INT
ER
NO
EX
TE
RN
O RIESGO DESCRIPCIÓNPOSIBLES
CONSECUENCIAS
FACTOR DE
RIESGO
TIPO
EXTERNOS:• Económicos• Sociales• Orden Público• Legales• Cambios Tecnológicos
INTERNOS:• Personas• Sistemas de Información• Recursos Económicos• Naturaleza de las
actividades de la entidad
Taller
Competencia x
Exista demasiadas empresas que ofrezcan el mismo producto e incluso con mejores características a precios accesibles.
Este riesgo ocurre en la gran mayoría de negocios y en muchas ocasiones es incontrolable
Disminución de ventas, personal, utilidad y por ende el cierre de la empresa.
Personal insatisfecho x
Existen muchos trabajadores que no se sienten a gusto con el trato que reciben de sus superiores en las empresas.
Este riesgo ocurre en las empresas debido a que los empleadores no les dan un buen trato a sus trabajadores económica y moralmente.
Baja productividad, que los trabajadores se vayan a la competencia por ende disminución de ventas, utilidades y posible cierre.
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Fase 2: Análisis de Riesgos
El riesgo se mide de acuerdo al impacto y la probabilidad y se debe ubicar en la
Matriz de Priorización
Probabilidad: Frecuencia que podría presentar el riesgo.
ALTA: Es muy factible que el riesgo se presenteMEDIA: Es factible que el riesgo se presenteBAJA: Es muy poco factible que el riesgo se presente
Impacto: Forma en la cual el riesgo podría afectar los resultados del proceso.
ALTO: afecta en alto grado al procesoMEDIO: afecta en grado medio al procesoBAJO: afecta en grado bajo al proceso
IMPACTO
ALTAMEDIABAJO
BBCBAJA
ABBMEDIA
AABALTA
PROBABILIDAD
IMPACTO
ALTAMEDIABAJO
BBCBAJA
ABBMEDIA
AABALTA
PROBABILIDAD
IMPACTO
ALTAMEDIABAJO
BBCBAJA
ABBMEDIA
AABALTA
PROBABILIDAD
IMPACTO
ALTAMEDIABAJO
BBCBAJA
ABBMEDIA
AABALTA
PROBABILIDAD
TallerAnalicemos
nuestros riesgos
IMPACTO
ALTAMEDIABAJO
BBCBAJA
ABBMEDIA
AABALTA
PROBABILIDAD
IMPACTO
ALTAMEDIABAJO
BBCBAJA
ABBMEDIA
AABALTA
PROBABILIDAD
IMPACTO
ALTAMEDIABAJO
BBCBAJA
ABBMEDIA
AABALTA
PROBABILIDAD
IMPACTO
ALTAMEDIABAJO
BBCBAJA
ABBMEDIA
AABALTA
PROBABILIDAD
Taller
x x A
x x A
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Fase 3: Valoración de RiesgosUna vez priorizados los riesgos, se identifica si
existen controles asociados y si éstos son efectivos, con el fin de determinar el nivel de Riesgo:
1• Riesgos con priorización
alta (A) y media (B) sin controles, requieren acciones de preventivas inmediatas.
2• Riesgos con priorización
alta (A), media (B) controles no efectivos, requieren acciones de preventivas.
3• Riesgos con priorización
alta (A) y media (B) con controles efectivos pero no documentados, requieren acciones de preventivas.
4• Riesgos con priorización
baja (C) o alta (A) y media (B) que tienen controles documentados y efectivos, requieren seguimiento.
Control: Toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de los procesos, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de acciones preventivas.
TallerValoremos
nuestros riesgos
1
• Riesgos con priorización alta (A) y media (B) sin controles, requieren acciones de preventivas inmediatas.
2
• Riesgos con priorización alta (A), media (B) controles no efectivos, requieren acciones de preventivas.
3
• Riesgos con priorización alta (A) y media (B) con controles efectivos pero no documentados, requieren acciones de preventivas.
4
• Riesgos con priorización baja (C) o alta (A) y media (B) que tienen controles documentados y efectivos, requieren seguimiento.
PRIORIDAD
(A, B o C)
NO
EX
IST
E
DESCRIPCIÓN CONTROLES EXISTENTES
EX
IST
E Y
NO
ES
E
FE
CT
IVO
EX
IST
E Y
NO
D
OC
UM
EN
TA
DO
DO
CE
MT
AD
O Y
E
FE
CT
IVO
1 2 3 4
ANÁLISIS DE CONTROLES NIVELTaller
A
A
Se realiza productos de alta calidad con valor agregado.
x x
El departamento de RRHH es el encargado de las remuneraciones e incentivos al personal de acuerdo al manual de políticas y funciones de la empresa.
x x
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Fase 4: Manejo de Riesgos
Al tomar las acciones preventivas se debe considerar:
Nivel del riesgo.
Balance entre el costo de la implementación contra el beneficio de cada acción.
Responsable
Cronograma de implementación.
Indicadores de cumplimiento de la acción.
Tratamiento del Riesgo
• Evitar el riesgo, generar controles• Reducir el riesgo, disminuir la
probabilidad y el impacto• Compartir o transferir el riesgo • Asumir el riesgo
TallerTomemos Acciones!
FECHA INICIO
FECHA FINALIZA
TRATAMIENTO
CRONOGRAMA
INDICADORESACCIONESRESPONSABLE (S) EN EL PROCESO
Tratamiento del Riesgo
• Evitar el riesgo, generar controles
• Reducir el riesgo, disminuir la probabilidad y el impacto
• Compartir o transferir el riesgo • Asumir el riesgo
Taller
Ser competitivo logrando un buen posicionamiento en el mercado
Optimizar materia prima
Precios acorde al mercado dirigido
Calidad de productos Publicidad y
promociones
• Gerente• Jefes
departamentales
• Trabajadores
ENERO JUNIO LIDERAZGO EN VENTAS
Recurso humano satisfecho por una buena administración
Incentivos al personal Escala de
remuneración adecuada.
Motivación Capacitación Buen ambiente laboral
• Gerente• Jefe de
RRHH• Trabajadores
DEBE SER CONSTANTE
BUEN DESEMPEÑO LABORAL AUMENTO DE PRODUCTIVIDAD
EN EL PROCESO:Cada Jefe de proceso con su equipo
de trabajo deberá:
Realizar seguimiento a las acciones preventivas tomadas en su proceso.
Revisar y actualizar el plan de manejo de riesgo de su proceso
anualmente.
EN EL PROCESO:Cada Jefe de proceso con su equipo
de trabajo deberá:
Realizar seguimiento a las acciones preventivas tomadas en su proceso.
Revisar y actualizar el plan de manejo de riesgo de su proceso
anualmente.
EN EL SGC:
Las auditores internos de calidad evaluarán en cada ciclode auditoría que los procesosde acuerdo a la metodología
establecida tengan identificados los riesgos y les den tratamiento.
El Comité de Calidad del áreaadministrativa realizará revisiónanual de la administración de
riesgos en los procesosadministrativos.
EN EL SGC:
Las auditores internos de calidad evaluarán en cada ciclode auditoría que los procesosde acuerdo a la metodología
establecida tengan identificados los riesgos y les den tratamiento.
El Comité de Calidad del áreaadministrativa realizará revisiónanual de la administración de
riesgos en los procesosadministrativos.
EN EL MECI:
El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
realizará revisión anual de la administración de riesgos
institucional: Plan de manejo deContexto estratégico y Plan deManejo de riesgos de procesos
administrativos
EN EL MECI:
El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
realizará revisión anual de la administración de riesgos
institucional: Plan de manejo deContexto estratégico y Plan deManejo de riesgos de procesos
administrativos
Seguimiento, actualización y revisión
EN EL PLAN DE MANEJO DE RIEGOS
INSTITUCIONAL:
La Oficina de Planeación realizará semestralmente una revisión del
plan de manejo de riesgosde contexto estratégico; el cual
formará parte integral del plan deManejo de riesgo institucional.
EN EL PLAN DE MANEJO DE RIEGOS
INSTITUCIONAL:
La Oficina de Planeación realizará semestralmente una revisión del
plan de manejo de riesgosde contexto estratégico; el cual
formará parte integral del plan deManejo de riesgo institucional.
EN EL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS
INSTITUCIONAL:
La Vicerrectoría Administrativa anualmente revisará y actualizará
el plan de manejo de riesgos de los procesos administrativos;
el cual formará parte integral del plan de manejo de riesgos
institucional.
EN EL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS
INSTITUCIONAL:
La Vicerrectoría Administrativa anualmente revisará y actualizará
el plan de manejo de riesgos de los procesos administrativos;
el cual formará parte integral del plan de manejo de riesgos
institucional.EN LA EVALUACIÓNINDEPENDIENTE:
La Oficina de Control Internorealizará evaluaciones periódicasde la administración de riesgos
en todos sus componente
EN LA EVALUACIÓNINDEPENDIENTE:
La Oficina de Control Internorealizará evaluaciones periódicasde la administración de riesgos
en todos sus componente
Seguimiento, actualización y
revisión
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Para Recordar…
• La responsabilidad en el seguimiento y tratamiento a los riesgos de cada proceso es del Jefe de Proceso y de los riesgos de contexto estratégico es de Jefe de Planeación.
• Un plan de manejo de riesgos es igual que un Mapa de riesgos.
• El plan de manejo de riesgos institucional en la Universidad comprende:
Plan de manejo de riesgos de contexto estratégico
Plan de manejo de riesgos de procesos administrativos, el cual contiene únicamente los riesgos priorizados de los procesos que impactan directamente los objetivos institucionales.
La Administración de riesgos es una herramienta de gestión que nos permiten mejorar la gestión de la Universidad a través de la implementación de acciones preventivas que nos conlleven evitar o minimizar los efectos negativos que puedan afectar los objetivos institucionales.
La metodología establecida cuenta con 4 fases:
Para Recordar…
• No todos los riesgos de los procesos están registrados en el Plan de Manejo de Riesgos Institucional, pues éste sólo contiene aquellos riesgos priorizados en los procesos y que tengan mayor impacto en los objetivos institucionales.
• La Vicerrectoría Administrativa y la Oficina de Control Interno brindarán acompañamiento a los procesos durante la construcción o actualización de los planes de manejo de riesgo.
• Cada Proceso deberá entregar su mapa de riesgos a la Oficina de Calidad, 10 días después de la realización de este taller.
• El mapa de riesgos institucional puede ser consultado en: www.utp.edu.co/meci
ContáctenosMagda Lorena Zapata
[email protected] Sandra Yamile Calvo [email protected]
Diana Milena Aristizábal [email protected]
Gracias
