Método Para Obteber DNC
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Método para la detección de necesidades
de capacitación para El Universal, Cía.
Periodística Nacional S.A. de C.V., con
base en el modelo puesto-ocupante. Marco contextual de su aplicación en el departamento de sistemas. Mayo 2008
Elaboró: Gerencia de Sistemas Página | 2
Contenido
Índice de tablas, gráficas e ilustraciones ............................................................................ 2
Introducción .......................................................................................................................3
Objetivo .............................................................................................................................3
Alcance ...............................................................................................................................3
Referencias normativas ......................................................................................................3
Metodología .......................................................................................................................3
Anexos............................................................................................................................... 6
1) Formato de levantamiento de descripción de puesto. ................................................ 6
2) Cuestionario de detección de necesidades de capacitación. ..................................... 11
Bibliografía .......................................................................................................................16
Índice de tablas, gráficas e ilustraciones Gráfica 1: Modelo puesto-ocupante................................................................................... 4
Elaboró: Gerencia de Sistemas Página | 3
Introducción
El presente documento explica la forma en que debe realizarse la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) de los empleados de El Universal, Cía. Periodística Nacional S.A. de C.V. (El Universal). El resultado de la DNC nos permitirá obtener información sobre las áreas de oportunidad en cuanto a conocimientos y habilidades, o bien en cuanto a capacidades de los empleados de El Universal, por lo que la información cualitativa y cuantitativa con la que podremos disponer será de suma importancia para la futura toma de decisiones en las líneas de acción encaminadas al diseño de nuestro programa anual de capacitación (PAC), el cual tiene como objetivo dotar al factor humano de El Universal de los conocimientos, habilidades y actitudes, para incidir en el mejoramiento del desempeño de sus funciones laborales y profesionales, además de orientar sus acciones al cumplimiento de los objetivos de ésta organización. La metodología que se presenta a continuación se denomina “modelo puesto / ocupante” y será aplicado a todos los empleados de El Universal y en todos los niveles organizacionales. Por lo que en cada apartado se desarrollan las etapas que se deben llevar a cabo para realizar la DNC. Objetivo
Conocer las necesidades de formación de los empleados de El Universal, a través de la identificación de las mismas para el desempeño de sus funciones en relación a los conceptos, conocimientos, habilidades y actitudes que requiere el puesto y la persona. Alcance
Se aplicará a todos los empleados de la organización. Referencias normativas
• Ley Federal del Trabajo. • Reglamento Interior de Trabajo de El Universal. Metodología
El método para realizar la DNC es el denominado “Modelo Puesto-Ocupante”, (Reza Trosino, 2006) , que permite comparar el puesto de trabajo y la persona que lo ocupa en función de su descripción de puesto (situación ideal) y las competencias de la persona que lo ocupa (situación real). Por cada situación idónea se tendrá un puesto y por cada situación real pueden tenerse dos o más personas que lo ocupan (puesto tipo). Éste método consistirá de cuatro etapas que se representan en la gráfica 1 y se describen a continuación:
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Gráfica 1: Modelo puesto-ocupante.
1: Definición de la situación idónea. Se establece una serie de estándares que son susceptibles de alcanzarse a través de algún esfuerzo. Para el caso de la capacitación será necesario establecer estándares de análisis:
a) Recursos materiales Son los útiles o utensilios de trabajo que el trabajador requiere para realizar sus labores de trabajo.
b) Resultados Son las evidencias de la producción de un bien y/o servicio expresadas en productos tangibles y concretos.
c) Índices de eficiencia Algunos quehaceres pueden ser cuantificados, sobre todo los operativos. Un índice de eficacia es la cuantificación de la actividad.
d) Requerimientos Se refieren a la escolaridad, experiencia, edad, sexo, aspectos físicos que se necesitan para desempeñar un trabajo.
e) Ambiente Laboral Físico Es todo aquello que envuelve al trabajado y a su puesto de trabajo, es el contexto físico que está en torno a una actividad cotidiana, incluye aspectos relacionados con ergonomía.
f) Medidas de seguridad Aspectos a considerar para evitar que se contraigan enfermedades profesionales o se provoquen accidentes de trabajo.
Se realizará a través de la aplicación del levantamiento de la descripción de puesto (anexo 1), que se anexará al cuestionario de DNC, con el objetivo de optimizar los tiempos de ejecución de este programa.
2: Determinación de la situación real. En esta nueva fase habrá que determinar lo que es y cómo se hace. Para obtener la información necesaria en esta fase o etapa se utilizaran algunas herramientas como:
a) Entrevista Interrogatorio cara a cara, que permite conocer por medio de un diálogo directo información relacionada con un aspecto específico.
Definición de la situación idónea
•Recursos materiales
•Resultados
•Índices de eficiencia
•Requerimientos
•Ambiente laboral físico
•Medidas de seguridad
Determinación de la situación real
•Entrevista
•Cuestionario
•Pruebas de desempeño
•Corrillos
Comparación entre ambas situaciones
•Se determinan las desviaciones entre la situación ideal y la real, entre el deber ser y lo que es.
Determinación de necesidades y toma de decisiones
•La toma de decisiones es con base en los mismos parámetros que la primera etapa.
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b) Cuestionario Modalidad de la entrevista, se ahorra tiempo en su aplicación porque no requiere que se realice de forma presencial, su alcance abarca mayor cantidad de personas, limita la capacidad de expresión del entrevistado.
c) Pruebas de desempeño Exámenes diseñados con base en las descripciones de puesto o profesiogramas. Miden el nivel de conocimientos que un trabajador tiene con relación a los requerimientos de su puesto de trabajo.
d) Corrillos Los integrantes por medio de algún ejercicio estructurado, proporcionan la información necesaria para satisfacer sus necesidades ejemplo: comisiones mixtas de capacitación, círculos de calidad, grupos de productividad.
Para obtener la información necesaria para esta etapa se aplicará el formato de cuestionario de DNC (anexo2).
3: Comparación entre ambas situaciones. Se determinan las desviaciones -problemas- entre la situación ideal y la real, entre el deber ser y lo que es.
4: Determinación de necesidades y toma de decisiones. La toma de decisiones es con base en los mismos parámetros que la primera etapa. Aunque para la aplicación de este modelo se necesita tiempo, recursos y capacidad, los resultados que se obtienen son de la más alta calidad. La información es precisa y completa, se facilita la toma de decisiones y la programación.
Una vez obtenidos los resultados del cuestionario de DNC, se elaborará una matriz de necesidades de capacitación para cada área o departamento de la estructura organizacional de El Universal, en la que se plantearán cuántos y cuáles son los cursos y/o talleres que más requiere el personal para el mejor desempeño de sus funciones, con el objetivo de revisar en cada caso, junto con el responsable de área o departamento y la Gerencia de Recursos Humanos los resultados obtenidos, a fin de programar los cursos durante el siguiente ejercicio presupuestal de la empresa y de acuerdo al programa anual de capacitación, tratándose siempre como una herramienta “flexible” en cuestiones de tiempos y costos. En dicha matriz quedarán concentradas las necesidades en cuestión de capacitación de todo el personal de El Universal, lo cual permitirá contar con un instrumento de monitoreo y evaluación. En esta etapa se lleva a cabo el procesamiento de los datos obtenidos en la detección de necesidades de capacitación, los cuales serán tanto de forma cuantitativa, a partir de las frecuencias de los cursos, y cualitativa en relación a las necesidades específicas de cada área o departamento.
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Anexos
1) Formato de levantamiento de descripción de puesto. Con base en (Varela Juárez, 2006, págs. 83-91).
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Formato utilizado para realizar la descripción genérica y específica de un puesto, se aplica a través de una entrevista con el titular del puesto. 1. Descripción genérica
¿En qué consiste el trabajo que realiza?
Describa brevemente:
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¿Qué función llena?
Describa brevemente:
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¿Cuál es el fin del puesto?
Describa brevemente:
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_____________________________________________________________________________
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2. Descripción específica
A) Actividades diarias y constantes (recordar qué, cómo, por qué, cuándo y con qué)
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B) Actividades periódicas (repetidas a intervalos regulares, aunque no diarias)
Aproximadamente cada: Horas aproximadas:
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C) Actividades eventuales (ocasionales o a intervalos muy irregulares)
Aproximadamente cada: Horas aproximadas:
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D) ¿Tiene el puesto otras obligaciones o responsabilidades?
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E) Observaciones generales
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3. Perfil del puesto
Generalidades
Edad: ________________________________________________
Sexo: ________________________________________________
Estado civil: ________________________________________________
Idiomas: ________________________________________________
Habilidades
Escolaridad, estudios de:
Requerido Deseable Mínimo
__Posgrado o Especialidad __Posgrado o Especialidad __Posgrado o Especialidad
__Titulado __Titulado __Titulado
__Pasante o Estudiante __Pasante o Estudiante __Pasante o Estudiante
__Media superior __Media superior __Media superior
__Secundaria __Secundaria __Secundaria
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Conocimientos generales: ________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Conocimientos específicos: ________________________________________________
_____________________________________________________________________________
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Experiencia previa en el puesto:
__No requerida __Requerida __Menos de 1 año __De 1 a 3 años
__De 4 a 6 años __Más de 7 años
Uso de paquetería de computadora:
__Windows__Word __Excel __PowerPoint __Outlook
__Otros, especificar: ________________________________________________
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Actitudes: ________________________________________________
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_____________________________________________________________________________
Aptitudes: ________________________________________________
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Relaciones internas: ________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Relaciones externas: ________________________________________________
_____________________________________________________________________________
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Responsabilidad:
El resultado esencial del puesto implica:
__Vender __Controlar __Producir __Custodiar __Asesorar
__Administrar
Por valores aproximados en cifras:
(M=miles de $, MM=millones de $ en moneda nacional)
__Menos de 10M __11M a 25M __26M a 50M __51M a 100M __101 M a 500M
__501M a 1MM __1MM a 10MM __11MM a 50MM __51MM a 100MM
__ 101MM a 500MM __Más de 500MM
Por recursos financieros a su cargo:
__Menos de 10M __11M a 25M __26M a 50M __51M a 100M __101 M a 500M
__501M a 1MM __1MM a 10MM __11MM a 50MM __51MM a 100MM
__ 101MM a 500MM __Más de 500MM
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Amplitud de la responsabilidad gerencial:
__No necesaria.
__Coordinación eventual de grupos pequeños o de actividades muy relacionadas.
__Coordinación frecuente de grupos pequeños o de actividades relacionadas.
__Coordinación de grupos o de actividades algo variadas.
__Integración de una sub-función (vg. contabilidad, tesorería, crédito y cobranzas, etc.).
__Integración de una función principal (vg. finanzas, manufactura, sistemas, etc.).
__Integración de varias funciones completas (vg. comercial + mercadotecnia).
__Integración de todas las funciones de la organización.
Análisis y solución de problemas:
__Variantes mínimas, hechos bien conocidos.
__Algunas variantes y modalidades controladas. Se compara, se eligen soluciones.
__Variantes amplias. Hechos repetitivos y/o bien conocidos.
__Variantes amplias. Hechos poco repetitivos. Analiza y propone nuevas soluciones.
__Variantes amplias. Debe generar propuestas creativas e innovadoras.
__La complejidad es alta y la creatividad exigida es amplia de alto contenido original.
__Parte de situaciones con vaga definición. Requiere de pensamiento abstracto y original.
__Desarrolla bases para nuevos paradigmas.
Características y/o capacidades deseadas:
__Innovación __Flexibilidad __Manejo de grupos
__Análisis y solución de problemas __Creación de equipos de trabajo
__Habilidad de comunicación __Desarrollo de colaboradores
__Administración del cambio __Habilidad asesora
__Orientación a resultados __Orientación al cliente
__Relaciones humanas __Trabajo en equipo
__Dominio del proceso administrativo __Liderazgo
__Resistencia a la presión en el trabajo __Capacidad de gestión
__Conocimientos técnicos en su materia __Conocimiento del negocio
__Persistencia en seguimiento de acciones
__Negociación __Pensamiento analítico
4. Datos de identificación
Nombre del puesto: ________________________________________________
Titular del puesto: ________________________________________________
Puesto al que se reporta: ________________________________________________
Puestos que le reportan: ________________________________________________
Departamento: ________________________________________________
No. de plazas: ________________________________________________
Nombre del analista: ________________________________________________
Fecha del análisis: ________________________________________________
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2) Cuestionario de detección de necesidades de capacitación.
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Cuestionario de Detección de Necesidades de Capacitación
Fecha de aplicación: _________
Datos Generales Nombre: _____________________________________________________________
RFC: ________________________ CURP (si la conoce): _______________________
Puesto: ______________________________________________________________
Fecha de ingreso: ______________________________________________________
Antigüedad en el cargo (años y meses): ____________________________________
Tipo de contratación: Nómina ___ Honorarios ___ Otro (especifique) ______________
Personal a su cargo: SI ___ NO ___ Puestos tipo: ______ trabajadores por puesto
Datos de Contacto Correo electrónico: _____________________________________________________
Teléfono (incluir extensión):_______________________________________________
Encuesta Educativa Nivel de estudios
__Primaria
__Secundaria
__Carrera Técnica
__Preparatoria
__Técnico Superior
__Universitario
__Técnico Superior Universitario
__Profesional
Posgrado
__Especialidad
__Maestría
__Doctorado
Titulado: SI___ NO___
Continúa estudiando: SI___ NO___
Especifique: Profesional___ Especialidad___ Posgrado___ Otro___________________
Lugar: _______________________________________________________________
Costo (especifique si es por materia, cuatrimestre, semestre o anual):_____________
_____________________________________________________________________
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Capacitación Previa
Capacitación Orientada a Funciones
Capacitación Orientada a Funciones Marque las áreas o temas de capacitación que podrían mejorar el logro de sus
funciones:
Administración y Operación
Administración (__)
Control Presupuestal (__)
Contabilidad (__)
Manejo de Sistemas GPS (__)
Administración de Proyectos (__)
Indicadores y Mapas Estratégicos (__)
Control Estadístico de Procesos (__)
Administración de Almacenes e Inventarios (__)
Administración de Procesos (__)
Administración de Recursos Materiales y Servicios Generales (__)
Interna Externa
Tipo de capacitaciónInstituciónDenominación de la actividad Duración en
horas
Describa los cursos o talleres de capacitación que ha recibido en los últimos dos años.
E B R D
E = Excelente B = Bueno R = Regular D = Deficiente
Marque con una "X" el nivel de dominio en
cada función.
Describa sus principales funciones o actividades que realiza, considerando las establecidas en
su descripcíon de puesto. Si no cuenta con su descripción de puesto describa sus funciones de
acuerdo a lo que actualmente desempeña.
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Maquinaria especializada
CTF (__)
Escáner (__)
CTP (__)
Otros
Inglés (Básico, Intermedio o Avanzado) (______________)
Mantenimiento y reparación equipo industrial “Rotativas” (__)
Ortografía y Redacción (__)
Organización de Archivo y Control de Documentos (__)
Computación
Básico, Intermedio y Avanzado en Word, Excel, PowerPoint (__)
Administración de Base de Datos con Access (__)
Técnicos Específicos __________________________________ (__)
__________________________________ (__)
__________________________________ (__)
__________________________________ (__)
Otra:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Capacitación Orientada a Desarrollo de Habilidades
Defina el curso con base al puesto que ocupa
Fortalecer el conocimiento y dominio de las actividades de mi puesto
Si (___) no (___) Quiero fortalecerme en:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Organizar mejor mi trabajo para el logro de objetivos.
Si (___) no (___) actividades que quiero organizar:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Mejorar mis relaciones con mis compañeros(as) y jefes inmediatos.
Si (___) no (___) Relaciones que quiero mejorar:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Conocer lineamientos, funciones designadas y prudencia en el manejo de la
confidencialidad de la información.
Si (___) no (___) Deseo capacitación para:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
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Mejorar la comunicación con mis compañeros(as) y jefes inmediatos
Si (___) no (___) Deseo mejorar mi comunicación con:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Desarrollar iniciativas para alcanzar objetivos en el cumplimiento de mis labores.
Si (___) no (___) Iniciativas que quiero desarrollar:
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Mejorar el grado de precisión y calidad en mi trabajo.
Si (___) no (___) Quiero mejorar en:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Desarrollar actitudes positivas hacia mis compañeros/as y mejorar la atención a
usuarios.
Si (___) no (___) Requiero capacitación en:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Capacitación para mejorar mi autoestima e incrementar conductas positivas.
Si (___) no (___) Requiero capacitación
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Integrar y desarrollar al personal que forma parte de mi trabajo en equipo.
Si (___) no (___) Requiero capacitación
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Observaciones y Comentarios Finales __________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
TU PARTICIPACIÓN ES IMPORTANTE. GRACIAS. Para cualquier duda o aclaración ponte en contacto con ________ a la extensión ____,
o a través de correo electrónico ______________:
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Bibliografía Reza Trosino, J. C. (2006). Nuevo diagnóstico de necesidades de capacitación y aprendizaje
en las organizaciones. México: Panorama. Varela Juárez, R. A. (2006). Administración de la compensación: Sueldos, salarios y
prestaciones. México: Pearson.