Menyelenggarakan rapat baru
-
Upload
muhamad-fierza-hazmi -
Category
Business
-
view
123 -
download
0
Transcript of Menyelenggarakan rapat baru
![Page 1: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/1.jpg)
MENYELENGGARAKAN RAPAT
![Page 2: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/2.jpg)
MENYELENGGARAKAN RAPAT• MENYELENGGARAKAN DAN MEMIMPIN RAPAT
MERUPAKAN FUNGSI PENTING DARI SEORANG PEMIMPIN ATAU MANAGER,
• BANYAK WAKTU PIMPINAN DIMANFAATKAN MENGIKUTI RAPAT DARI SATU TEMPAT KELAIN TEMPAT.
• PRESIDEN MEMIMPIN RAPAT KABINET, MENTERI MEMIMPIN RAPAT ESELON SATU, IDI MENYELENGGARAKAN KONFERENSI, DPR MENYELENGGARAKAN RAKER, DIRUT PT TAMBANG TIMAH MENYELENGGARAKAN RAPAT TENTANG EVALUASI EKSPOR TIMAH KE EROPA.
![Page 3: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/3.jpg)
DIFINISI RAPAT
• RAPAT ADALAH PERTEMUAN TATAP MUKA ANTARA TIGA ORANG ATAU LEBIH YANG BERKUMPUL UNTUK MENYATUKAN INFORMASI, MENCARI UMPAN BALIK, MEMPERJELAS KEBIJAKAN, MENCARI KESEPAKATAN DAN MENYELESAIKAN MASALAH.
![Page 4: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/4.jpg)
FUNGSI RAPAT
• 1. MENYATUKAN INFORMASI.• 2. MENCARI UMPAN BALIK.• 3. MEMPERJELAS KEBIJAKAN.• 4. MENCARI KESEPAKATAN.• 5. MENYELESAIKAN/MEMECAHKAN MASALAH.• 6. MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN PIMPINAN
DAN STAFF.• 7. MEMBANGUN SUASANA KERJA SAMA DAN
PARTISIPASI PENUH ANGGOTA TEAM.
![Page 5: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/5.jpg)
ARTI RAPAT BAGI PEMIMPIN
• RAPAT MERUPAKAN KESEMPATAN EMAS UNTUK :
• 1. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN MEMIMPIN.• 2. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN
BERKOMUNIKASI.• 3. MENUNJUKKAN KEMAMPUAN
MEMECAHKAN MASALAH.
![Page 6: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/6.jpg)
Manfaat menyelenggarakan rapat
• 1. pengambilan keputusan yang lebih bermutu.
• 2. kerelaan menerima keputusan yang diambil organisasi.
• 3. keterikatan terhadap keputusan yang diambil.
• 4. peningkatan status peserta rapat.
![Page 7: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/7.jpg)
RAPAT HARUS EFEKTIF
• BANYAK RAPAT YANG TIDAK EFEKTIF, MEMBUANG WAKTU PESERTA DAN BIAYA YANG MAHAL.
• SIAPKAN RAPAT DENGAN BAIK AGAR BERJALAN DENGAN EFISIEN, MEMUASKAN DAN PRODUKTIF.
![Page 8: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/8.jpg)
KAPAN RAPAT PERLU DIADAKAN ?
• SUATU RAPAT SEGERA PERLU DIADAKAN APABILA :
• 1. TOPIKNYA PENTING.• 2. TIDAK DAPAT DITUNDA ( MENDESAK ).• 3. MEMERLUKAN PERTUKARAN IDE/DISKUSI.
![Page 9: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/9.jpg)
Rencana penyelenggaraan rapat
• 1. menentukan tujuan rapat.• 2. menentukan peserta yang diundang.• 3. menentukan tempat dan waktu.• 4. menyusun agenda rapat.
![Page 10: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/10.jpg)
Menetukan tujuan rapat
• Tujuan rapat harus jelas dan bermanfaat bagi perusahaan.
• Contoh :• 1. upaya meningkatkan penjualan produk kuartal
yang akan datang sebesar 20 % hasil penjualan kuartal yang lalu.
• 2. melaporkan hasil pelaksanaan tugas para eksekutif perusahaan selama empat minggu terakhir dan kendala yang mereka hadapi.
![Page 11: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/11.jpg)
MEMILIH PESERTA RAPAT
• YANG DIUNDANG MENGIKUTI RAPAT ADALAH • 1. ORANG ORANG YANG AKAN MEMBUAT
KEPUTUSAN.• 2. ORANG ORANG YANG MEMILIKI INFORMASI YANG
DIPERLUKAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN.• 3. ORANG ORANG YANG AKAN BERTANGGUNG
JAWAB MELAKSANAKAN KEPUTUSAN.• 4. PERWAKILAN ORANG ORANG YANG MENDAPAT
MANFAAT DARI KEPUTUSAN YANG DIAMBIL.
![Page 12: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/12.jpg)
Menentukan peserta rapat
• 1. calon peserta mempunyai bahan masukan yang berarti.
• 2. mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang ada kaitannya dengan tujuan rapat dan subyek yang akan dibahas.
• 3. mempunyai sikap positif terhadap tujuan rapat dan subyek yang akan dibahas.
• 4. mempunyai peranan yang berarti untuk mendukung pelaksanaan keputusan rapat.
![Page 13: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/13.jpg)
UNDANGAN RAPAT
• UNDANGAN RAPAT SUDAH DITERIMA PESERTA RAPAT SELAMBAT LAMBATNYA DUA HARI SEBELUM RAPAT DILAKSANAKAN.
• UNDANGAN RAPAT MENCANTUMKAN : • 1. HARI DAN TANGGAL RAPAT.• 2. TEMPAT RAPAT.• 3. WAKTU MULAI DAN SELESAINYA RAPAT.• 4. ACARA/TOPIK BAHASAN RAPAT.
![Page 14: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/14.jpg)
AGENDA RAPAT
• AGENDA RAPAT MEMUAT :• 1. SIAPA PIMPINAN RAPAT.• 2. TOPIK TOPIK YANG DIBAHAS DAN SIAPA
PEMBICARA TIAP TOPIK SERTA WAKTU YANG DISEDIAKAN UNTUK SETIAP TOPIK.
• 3. DAFTAR UNDANGAN.• AGENDA RAPAT DILAMPIRKAN DALAM
UNDANGAN.
![Page 15: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/15.jpg)
MEMULAI RAPAT
• PIMPINAN RAPAT MENUNJUK NOTULIS RAPAT YANG TUGASNYA MENCATAT HAL HAL YANG DIKEMUKAKAN PESERTA RAPAT.
• PIMPINAN RAPAT MEMULAI RAPAT TEPAT WAKTU, WALAUPUN BELUM SEMUA PESARTA HADIR.
• PIMPINAN RAPAT MEMBUKA RAPAT DAN KEMUDIAN MENJELASKAN :
![Page 16: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/16.jpg)
MEMULAI RAPAT....
• JELASKAN :• 1. TUJUAN DAN LAMANYA RAPAT.• 2. LATAR BELAKANG TOPIK ATAU MASALAH.• 3. HAL HAL YANG DIHARAPKAN DARI PESERTA.• 4. AGENDA SEMENTARA.• 5. ATURAN DASAR UNTUK DIPATUHI.
![Page 17: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/17.jpg)
ATURAN DASAR UNTUK DIPATUHI PESERTA RAPAT
• DATANG TEPAT WAKTU.• BERKOMUNIKASI SECARA TERBUKA.• BERSIKAP SUPPORTIF.• MENDENGAR DENGAN CERMAT.• MENGHADAPI KONFLIK DENGAN JUJUR.• MENGIKUTI AGENDA SAMPAI SELESAI.
![Page 18: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/18.jpg)
Kewajiban peserta rapat
• 1. datang tepat pada waktunya.• 2. mengikuti agenda rapat.• 3. menyumbangkan informasi , pendapat dan
saran.• 4. mengevaluasi informasi yang masuk.• 5. mendengarkan dengan baik.• 6 . Mengajukan pertanyaan.• 7. mengutamakan pemikiran kelompok.
![Page 19: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/19.jpg)
PELAKSANAAN RAPAT
• SETELAH MENJELASKAN TUJUAN DAN LATAR BELAKANG DIADAKANNYA RAPAT MAKA PIMPINAN RAPAT MEMBUKA TERMIN DISKUSI.
• PIMPINAN RAPAT MEMINTA PENDAPAT ATAU KOMENTAR DARI TIAP PESERTA RAPAT TENTANG TOPIK DAN MASALAH YANG DIBAHAS.
• UPAYAKAN SEMUA PESERTA RAPAT BERKESEMPATAN BERBICARA.
![Page 20: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/20.jpg)
PELAKSANAAN RAPAT...
• CEGAH PESERTA RAPAT YANG INGIN MEMONOPOLI RAPAT.
• PESERTA YANG DIAM, MINTA UNTUK BERBICARA.• APABILA TERJADI KONFLIK PENDAPAT DIANTARA
PESERTA ATASI DENGAN BIJAKSANA DAN RASIONIL.
• TANGKAP DAN INGAT HAL HAL PENTING YANG DIUNGKAPKAN PESERTA RAPAT.
![Page 21: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/21.jpg)
MENGAKHIRI RAPAT
• MINTA NOTULIS MEMBUAT KESIMPULAN RAPAT.• PERIKSA KESIMPULAN RAPAT/KALAU PERLU PERBAIKI.• SAMPAIKAN KESIMPULAN RAPAT KEPADA PESERTA
RAPAT.• JADWALKAN RAPAT BERIKUTNYA.• BERI TUGAS KEPADA PESERTA RAPAT UNTUK MENINDAK
LANJUTI SESUAI DENGAN BIDANG TUGASNYA.• TUTUP RAPAT TEPAT WAKTU DENGAN UCAPAN TERIMA
KASIH KEPADA PESERTA RAPAT.• KIRIM NOTULEN RAPAT KEPADA PESERTA RAPAT.
![Page 22: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/22.jpg)
FUNGSI PIMPINAN RAPAT
• MENGARAHKAN RAPAT AGAR TUJUAN RAPAT DAPAT TERCAPAI.
• MENGENDALIKAN RAPAT AGAR TIDAK TERJADI KEKACAUAN.
• MEMBUAT KESIMPULAN RAPAT.• MENETAPKAN LANGKAH LANGKAH TINDAK
LANJUT.• MENETAPKAN KAPAN RAPAT LANJUTAN.• MENYUSUN LAPORAN RAPAT.
![Page 23: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/23.jpg)
LAIN LAIN
• GUNAKAN RUANG RAPAT YANG BAIK SESUAI DENGAN KAPASITAS PESERTA, PENERANGAN LAMPUNYA BAIK, PENGERAS SUARANYA BAIK DAN PAKAI AC.
• SEDIAKAN SNACK.• KALAU RAPAT MELEBIHI JAM 12 SIANG
SEDIAKAN MAKAN SIANG.
![Page 24: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/24.jpg)
PERILAKU PESERTA RAPAT
• 1. INISIATOR : mengusulkan gagasan gagasan baru atau pendekatan endekatan baru dalam pemecahan masalah.
• 2. PENCARI INFORMASI : meminta penjelasan, saran dan fakta informasi yang membantu pemecahan masalah.
• 3. PENCARI GAGASAN : meminta penjelasan tentang nilai dan gagasan yang diungkapkan peserta rapat.
![Page 25: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/25.jpg)
PERILAKU PESERTA RAPAT
• 4.PEMBERI INFORMASI : memberi fakta, contoh, statistik dan bukti lain yang membantu peserta rapat.
• 5. PEMBERI SARAN : menawarkan saran atas gagasan yang berkembang dalam diskusi.
• 6. PENGANALISIS : memberikan contoh contoh untuk menunjukkan bagaimana melaksanakan saran atau gagasan yang muncul.
![Page 26: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/26.jpg)
PERILAKU PESERTA RAPAT
• 7. EVALUATOR : memberi penilaian atas bukti dan kesimpulan yang muncul.
• 8. PEMBERI ENERGI : memberikan semangat pada peserta rapat agar lebih produktif.
![Page 27: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/27.jpg)
PERILAKU DISFUNGSIONAL PESERTA RAPAT
• 1. PENGHALANG : TERUS MENERUS MEMENTAHKAN IDE DAN SARAN ORANG LAIN.
• 2. PENYERANG : MENGHINA, MENGKRITIK DAN MENYERANG ANGGOTA LAIN.
• 3. PENCARI PUJIAN : MENGHABISKAN WAKTU MENGEMUKAKAN PRESTASI DAN KEHEBATANNYA YANG TIDAK RELEVAN.
![Page 28: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/28.jpg)
PERILAKU DISFUNGSIONAL PESERTA RAPAT....
• 4. PELAWAK : MENGGANGGU RAPAT DENGAN CERITA LUCU YANG BERLEBIHAN, KOMENTAR YANG TIDAK TEPAT, DAN KELAKAR YANG MEMECAH BELAH.
• 5. PENDIAM : SANGAT SEDIKIT ATAU TIDAK BERPARTISIPASI SAMA SEKALI. MENOLAK UNTUK BEREMBUK ATAU MEMBERI PENDAPAT.
![Page 29: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/29.jpg)
MENCAPAI KEPUTUSAN DALAM RAPAT
• KEPUTUSAN ATAS DASAR PERTIMBANGAN PIMPINAN RAPAT YAITU KEPUTUSAN YANGDIBUAT OLEH PIMPINAN RAPAT, SETELAH MENDENGAR SARAN PESERTA RAPAT.
• KEPUTUSAN ATAS DASAR MAYORITAS.• KEPUTUSAN ATAS DASAR KONSENSUS.• KEPUTUSAN ATAS DASAR KESEIMBANGAN.
![Page 30: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/30.jpg)
KONFLIK DALAM RAPAT
• KONFLIK MAKSUDNYA ADALAH TERJADINYA PERTENTANGAN PENDAPAT DALAM SUATU RAPAT.
• KONFLIK DALAM RAPAT TERBAGI ATAS :• 1. KONFLIK AFEKTIF.• 2. KONFLIK KOGNITIF.
![Page 31: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/31.jpg)
KONFLIK AFEKTIF
• KONFLIK AFEKTIF ADALAH KONFLIK YANG BERPUSAT TIDAK KEPADA PERSOALAN, TETAPI PADA PERASAAN DAN KEPERIBADIAN.
• KONFLIK AFEKTIF CENDERUNG EMOSIONAL, BERFOKUS PADA ORANG, BUKAN PADA HAL HAL YANG SUBSTANTIF.
• KONFLIK SEMACAM INI MUNGKIN MELEDAK MENJADI SALING EJEK DAN MENGKRITIK.
![Page 32: Menyelenggarakan rapat baru](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022021423/5882c3411a28abb2478b6671/html5/thumbnails/32.jpg)
KONFLIK KOGNITIF
• KONFLIK KOGNITIF BERPUSAT PADA PERSOALAN, SERTA DIANGGAP SEHAT DAN BERMANFAAT.
• KONFLIK KOGNITIF MEMUNCULKAN DISKUSIDAN MERANGSANG PEMIKIRAN KRITIS.
• KONFLIK KOGNITIF MENDORONG PENERIMAAN KEPUTUSAN OLEH PESERTA RAPAT.