Menuju Good Buku 3 : Lampiran Governance · Kartu kendali putih 1 Hari Surat tersortir 6. Menerima,...
Transcript of Menuju Good Buku 3 : Lampiran Governance · Kartu kendali putih 1 Hari Surat tersortir 6. Menerima,...
1
Menuju Good
Governance
SOP KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA
Kementeraian Agama Sumbawa
Buku 3 : Lampiran
2
Lampiran – Lampiran
SOP KEGIATAN
3
SOP ( Standar Operasional Procedure)
PENGELOLAAN BMN
4
SOP ( Standar Operasional Procedure) PENGELOLAAN BMN
5
SOP ( Standar Operasional Procedure) PELAPORAN KEUANGAN
6
SOP ( Standar Operasional Procedure) PENGELOLAAN BARANG PERSEDIAAN
7
8
9
SOP ( Standar Operasional Procedure) PENGELOLAAN BELANJA BARANG/MODAL
10
11
12
SOP Perencanaan Anggaran
No Uraian Prosedur
PELAKSANA MUTU BAKU
Keterangan SEKRETARIS STAF TIM
PERENCANAAN
Kelengkapan Waktu Output
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Melakukan Rapat dalam
rangka sinkronisasi dan
kemantapan penyusunan
RKA-KL dengan masing-
masing bagian.
Rencana
Stratejik &
Program Kerja
3 Hari Usulan
Rencana
Anggaran
Dilaksanakan
pada Bulan
Januari
2. Pengiriman Hasil Usulan
Kegiatan Rencana
Anggaran
Usulan
Rencana
Kegiatan
1 Hari RKA-KL SATKER
3. Penyusunan Rencana
Kerja dan Anggaran
Kementerian
Negara/Lembaga (RKA-
KL) Pagu Sementara
SATKER 3 Hari RKA-KL Pagu
Sementara
Dilaksanakan
pada bulan Maret
4. Pembahasan dan
Penelahaan RKA-KL
berdasarkan Pagu
Sementara
RKA-KL Pagu
Sementara
2 Hari Persetujuan
SATKER atas
RKA-KL Pagu
Sementara
Keterangan : Tim Perencanaan terdiri atas : Kasi/ staf pengelola
13
1. SOP Penyusunan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)
No Uraian Prosedur
PELAKSANA MUTU BAKU
Keterangan SEKRETARIS
STAF
TIM
PERENCANAAN
KUASA
PENGGUNA
ANGGARAN
KETUA Kelengkapan Waktu Output
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Penyusunan kembali
RKA-KL untuk
disesuaikan dengan
pagu definitif
Pagu Definitif
dari SATKER
3 Hari RKA-KL
Pagu
Definitif
Dilaksanakan
pada Bulan Juli
2. Pembahasan dan
penelahaan RKA-KL
berdasarkan pagu
definitif
RKA-KL Pagu
Definitif
2 Hari Persetujua
n Dirjen
Anggaran
Kementeria
n
Keuangan
atas RKA-
KL Pagu
Sementara
3. Penyusunan data
pendukung RKA-KL
RKA-KL yang
telah
disetujui oleh
SATKER
1 Bulan Data
Pendukung
RKA-KL
Dilaksanakan
pada bulan
Oktober
14
4. Pengiriman dan
Pengecekan data
pendukung
RKA-KL yang
telah
disetujui oleh
SATKER
1 Hari RKA-KL
disetujui
untuk
dijadikan
DIPA
Keterangan : Tim Perencanaan terdiri atas : Kasi/ staf pengelola
No Uraian Prosedur
PELAKSANA MUTU BAKU
Keterangan /
SEKRETARIS STAF
TIM
PERENCANAAN
KUASA
PENGGUNA
ANGGARAN
KETUA Kelengkapan Waktu Output
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
5. Pengumpulan data
RKA-KL kedalam
aplikasi DIPA
BackUp
(software)
aplikasi RKA-
KL
2 Hari Aplikasi
DIPA
6. Melakukan
pembahasan dan
penelahaan konsep
DIPA dengan Kantor
Wilayah
Perbendaharaan
Konsep DIPA 3 Hari Konsep
DIPA
yang
telah
disetujui
7. Penandatanganan Konsep DIPA 1 Hari DIPA
15
dan penertiban
DIPA
yang telah
disetujui
8. Penyerahan DIPA
secara simbolis
DIPA 1 Hari DIPA Diserahkan
oleh Gubernur
Prov.
Keterangan : Tim Perencanaan terdiri atas : Kasi/ staf pengelola
2. SOP Pengajuan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)
No Uraian Prosedur
PELAKSANA MUTU BAKU Keterangan
KUASA BIRO
PERENCANAAN
DIRJEN
PERBENDAHARAAN KUASA
PENGGUNA
KPP
N
Kelengkapan Waktu Output
16
PENGGUNA
ANGGARAN
MARI ANGGARAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Konsep revisi
DIPA dan Arsip
Data Komputer
(ADK)
Konsep revisi
DIPA
1 Hari Konsep
revisi
DIPA
2. Persetujuan
revisi DIPA
Persetujuan revisi
DIPA
3 Hari Persetuj
uan
revisi
DIPA
3. Pengesahan
revisi DIPA
Revisi DIPA 1 Hari Revisi
DIPA
yang
telah
disetujui
4. Penyampaian
Revisi DIPA
( Hard Copy dan
ADK)
Kelengkapan
revisi DIPA yang
telah disetujui
dan ADK
1 Hari Revisi
DIPA
5. Tembusan Revisi DIPA yang
telah disetujui
dan ADK
1 Hari Revisi
DIPA
Tembusan juga di
serahkan kepada :
1. Ketua BPK 2. Menteri/Ketua
Lembaga 3. Gubernur Provinsi
17
4. DJA 5. Dir. PA, Beserta
ADK 6. Dir APK
SOP Pelaporan Keuangan Unit Akuntansi Pengguna Anggaran (UAKPA)
18
PENGUMPULAN
DOKUMEN
(30 MENIT)
REKONSILIASI KPPN
(1-2 HARI)
MELAPORKAN KE
UAKPA-W
(1 JAM)
PEMBUATAN
LAPORAN
PENDUKUNG
(1 HARI)
DATA SIMAK
BMN
INPUT DATA DI
APLIKASI SAKPA
(1 HARI
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
SOP PERSURATAN DINAS
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana
1. Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama
1. Jenis Surat 2. Distribusi Surat 3. Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat 4. Dokumen yang digunakan
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. Bagian Tata Usaha 2. Arsiparis 3. Unit yang terlibat
Panduan tata persuratan, komputer, mesin ketik, kertas
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola dengan baik
Definisi: Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistribusiannya pada orang/unit yang berkepentingan
No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Kepala TU pelaksa
na Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
A.
1. Meneriman surat masuk
10 Menit Diterimanya surat
2. Menyerahkan surat kepada Tata Usaha
10 Menit Kaur TU menerima surat
3. Menyerahkan surat untuk dipilih dan diberi kode surat (penting dan biasa) dilampiri blangko disposisi
10 Menit Kodefikasi surat
4. Mencatat Hal surat dalam lembar disposisi dan meneruskannya kepada Kepala
10 Menit Terlaksananya pencatatan hal surat
5.
Menyortir, memilah, dan mencatat surat sesuai kode dari disposisi
Kartu kendali putih
1 Hari Surat tersortir
6. Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu
10 Menit Paraf pada
31
kendali
kartu kendali
7. Menyimpan kartu kendali putih
10 Menit Tersimpannya kartu kendali
8. Mengantar surat kepada Kepala
10 Menit Kamad menerima surat
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Kepala TU pelaksa
na
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu Output
9. Membaca dan memahami maksud isi surat
1 Hari Terbacanya surat
10. Merespon/mengambil keputusan/tindak lanjut
1 Hari Kamad memberi respon
11. Membuat disposisi langsung kepada yang berkepentingan
1 Hari Disposisi kamad
12. Mendistribusikan surat sesuai lembar disposisi
1 Hari Surat terdistribusi
13. Mengarsipkan surat dan menyimpan kartu kendali kuning
10 Menit Terarsipnya surat dan kartu kendali
14. Mengembalikan surat yang tidak jelas/salah alamat
Kondisional Surat salah/ alamat tidak jelas terkirim kembali
B.
1. Menerima dan menindaklanjuti memo/nota/disposisi
Disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan
10 Menit Diterimanya disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan
2. Meneruskan kepada Kaur TU/pelaksana untuk
1 Hari Konsep surat
32
mengkonsep surat keluar
keluar
3. Memproses Penerbitan Surat sesuai petunjuk Kepala
1 Hari Surat
4. Memberi paraf
10 Menit Paraf
5. Memeriksa dan menandatangani surat
1 Hari Surat ditanda-tangani
6. Mencatat dan melakukan penomoran surat
Buku agenda keluar atau kartu kendali
10 Menit Pencatatan dan penomoran surat
7. Memasukan surat ke amplop
Amplop surat
5 Menit Surat siap dikirim
8. Mengirim surat ke alamat tujuan surat langsung / via pos
Perangko
Kondisional Surat terkirim
9. Menyimpan copy surat sebagai arsip
10 Menit Tersimpannya arsip surat surat keluar
33
FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS A. SURAT MASUK
MULAI
SELESAI
MENERIMA DAN MENYERAHKAN SURAT KEPADA TU
MEMILAH DAN MEMBERI KODE SURAT DAN MELAMPIRI BLANGKO DISPOSISI
MENCATAT DALAM LEMBAR DISPOSISI DAN MENERUSKAN KEPADA KEPALA
MERESPON/MENGAMBIL KEPUTUSAN/ TINDAK LANJUT/DISPOSISI
MENYORTIR, MEMILAH, DAN MENCATAT SESUAI KODE DAN DISPOSISI KEPALA
MENGARSIPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT DAN MENYIMPAN KARTU KENDALI
MENGEMBALIKAN SURAT YANG TIDAK JELAS/SALAH ALAMAT
34
A. SURAT KELUAR
MULAI
SELESAI
MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA DISPOSISI
KONSEP SURAT KELUAR
MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR
MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT
MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT
MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP
MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT TUJUAN SURAT LANGSUNG/VIA POS
MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP
35
KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PEMBUATAN SURAT DINAS
Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana
1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan
2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama;
3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
4. PMA Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Persuratan Dinas;
5. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama.
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang Tata Persuratan;
2. Memiliki kemampuan mengoperasikan Komputer
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
SOP Penomoran Surat Meja, Kursi, Pensil, Pena, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Surat Keluar
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Konsep surat diteliti kemudian diparaf oleh pejabat terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang guna pertanggungjawaban surat
2. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlaSeksin surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama
3. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah 1 rangkap untuk arsip Administrasi Umum (Adm. Surat Menyurat)
Buku Surat Keluar
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/
Perlengkapan Output Waktu
1. Pembuatan konsep surat biasa Pelaksana
Adm. Surat-
Menyurat
Dasar Konsep Surat,
Surat dinas masuk yang
hendak ditanggapi
Terkonsepnya surat 30 menit
2. Penelitian dan pemberian paraf
pada konsep surat
Pejabat
terkait
(beru-rutan
secara
hirarkis)
Konsep Surat Terciptanya konsep
surat yang dapat
dipertanggung
jawabkan
15 menit
3. Penandatangan Surat Pejabat yang
berwe-nang
Konsep surat yang telah
diparaf
Tersedianya surat
keluar yang telah
ditandatanga-ni
10 menit
36
pejabat
Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana
1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan
2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama;
3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
4. PMA Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Persuratan Dinas;
5. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
6. Keputusan Menteri Agama Nomor 517 Tahun 2001 tentang Penataan Organisasi Kantor Urusan Agama Kecamatan
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang Tata Persuratan;
2. Memiliki kemampuan mengoperasikan Komputer
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Penerimaan Surat 3. SOP Pengiriman Surat Khusus dan Biasa (umum)
1. Komputer, Printer, dan ATK 2. Tata Persuratan Dinas 3. Buku Pencatatan Surat
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlaSeksin surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama
2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah 1 (satu) rangkap untuk arsip.
1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Pengajuan penomoran surat Pelaksana Adm. Surat-Menyurat
Surat Keluar yang telah ditandatangani oleh pimpinan
Tersusunnya secara sistematis surat-surat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali
10 menit
2. Pemilahan surat atas jenis penomoran surat (Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas
Pelaksana Adm. Surat-Menyurat
Surat Keluar yang telah ditandatangani oleh pimpinan
Terklasifikasi-kannya surat hingga penomoran.
10 menit
3. Penomoran Surat Pelaksana Adm. Surat-Menyurat
Buku Kendali Surat keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas
Terciptanya surat keluar yang ditandata-ngani dan memiliki tanggal dan nomor surat
5 menit
4. Penggandaan surat guna pengarsipan
Pelaksana Adm. Surat-Menyurat
Pelak-sana Doktik
Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan
Tersedianya arsip surat menyurat
10 menit
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PENOMORAN SURAT
37
nomor surat
KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
SOP PERSURATAN DINAS
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana
2. Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama
5. Jenis Surat 6. Distribusi Surat 7. Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat 8. Dokumen yang digunakan
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
4. Bagian Tata Usaha 5. Arsiparis 6. Unit yang terlibat
Panduan tata persuratan, komputer, mesin ketik, kertas
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola dengan baik
Definisi: Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistribusiannya pada orang/unit yang berkepentingan
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket Kepala TU
pelaksana
Persyaratan/
Perlengkapan
Waktu Output
A. Surat Masuk
1. Meneriman surat masuk
10 Menit
Diterimanya surat
2. Menyerahkan surat kepada Tata Usaha
10 Menit
Kaur TU menerima surat
3. Menyerahkan surat untuk dipilih dan diberi kode surat (penting dan biasa) dilampiri blangko disposisi
10 Menit
Kodefikasi surat
4. Mencatat Hal surat dalam lembar disposisi dan meneruskannya kepada Kepala
10 Menit
Terlaksananya pencatatan hal surat
38
5.
Menyortir, memilah, dan mencatat surat sesuai kode dari disposisi
Kartu kendali putih
1 Hari Surat tersortir
6. Menerima, memaraf dan mengembalikan kartu kendali
10 Menit
Paraf pada kartu kendali
7. Menyimpan kartu kendali putih
10 Menit
Tersimpannya kartu kendali
8. Mengantar surat kepada Kepala
10 Menit
Kamad menerima surat
9. Membaca dan memahami
maksud isi surat
1 Hari Terbacanya surat
10. Merespon/mengambil keputusan/tindak lanjut
1 Hari Kamad memberi respon
11. Membuat disposisi langsung kepada yang berkepentingan
1 Hari Disposisi kamad
12. Mendistribusikan surat sesuai lembar disposisi
1 Hari Surat terdistribusi
13. Mengarsipkan surat dan menyimpan kartu kendali kuning
10 Menit
Terarsipnya surat dan kartu kendali
14. Mengembalikan surat yang tidak jelas/salah alamat
Kondisional
Surat salah/ alamat tidak jelas terkirim kembali
B. Surat Keluar
1. Menerima dan menindaklanjuti memo/nota/disposisi
Disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan
10 Menit
Diterimanya disposisi pada surat masuk, memo/nota atasan
2. Meneruskan kepada Kaur TU/pelaksana untuk mengkonsep surat keluar
1 Hari Konsep surat keluar
3. Memproses Penerbitan Surat sesuai petunjuk
1 Hari Surat
39
Kepala Madrasah
4. Memberi paraf
10 Menit
Paraf
5. Memeriksa dan menandatangani surat
1 Hari Surat ditanda-tangani
6. Mencatat dan melakukan penomoran surat
Buku agenda keluar atau kartu kendali
10 Menit
Pencatatan dan penomoran surat
7. Memasukan surat ke amplop
Amplop surat
5 Menit Surat siap dikirim
8. Mengirim surat ke alamat tujuan surat langsung / via pos
Perangko Kondisional
Surat terkirim
9. Menyimpan copy surat sebagai arsip
10 Menit
Tersimpannya arsip surat surat keluar
40
FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS A. SURAT MASUK
MULAI
SELESAI
MENERIMA DAN MENYERAHKAN SURAT KEPADA TU
MEMILAH DAN MEMBERI KODE SURAT DAN MELAMPIRI BLANGKO DISPOSISI
MENCATAT DALAM LEMBAR DISPOSISI DAN MENERUSKAN KEPADA KEPALA
MERESPON/MENGAMBIL KEPUTUSAN/ TINDAK LANJUT/DISPOSISI
MENYORTIR, MEMILAH, DAN MENCATAT SESUAI KODE DAN DISPOSISI KEPALA
MENGARSIPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN SURAT DAN MENYIMPAN KARTU KENDALI
MENGEMBALIKAN SURAT YANG TIDAK JELAS/SALAH ALAMAT
41
A. SURAT KELUAR
MULAI
SELESAI
MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA DISPOSISI
KONSEP SURAT KELUAR
MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR
MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT
MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT
MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP
MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT TUJUAN SURAT LANGSUNG/VIA POS
MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP
42
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PENERIMAAN SURAT DISPOSISI
Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana
1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan
2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama;
3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
4. PMA Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Persuratan Dinas;
5. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama.
1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang Tata Persuratan;
2. Memiliki kemampuan mengoperasikan Komputer
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Penomoran Surat 3. SOP Pengiriman Surat Khusus dan Biasa (umum)
Buku Kendali Surat Masuk, Meja, Kursi, Pensil, Agenda Surat, Komputer, ATK, Lembar Disposisi Surat
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Keterlambatan surat atau paket oleh pihak pos atau ekspedisi mengakibatkan keterlambatan pengolahan surat
2. Surat Pribadi cukup dicatat asal surat, tujuan surat, tanpa pemberian nomor surat masuk
3. Seluruh surat dinas selain surat dinas yang bersifat rahasia diperkenankan dibuka dan ditelaah isinya oleh pimpinan.
1. Pengagendaan Surat Masuk 2. Arsip Surat Masuk
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Menerima Surat Disposisi Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Daftar Surat Masuk Adanya penanggung-jawab pene-rima surat masuk
10 menit
2. Mengarahkan Surat disposisi Kepada Kepala Seksi
Staf Penamas
3. Pemilahan surat dan pengagendaan surat disposisi
Staf Penamas
Surat Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk
- Surat Masuk terklarifikasi atas Surat Dinas
15 menit
4. Memenuhi perihal Surat disposisi
Kasi Penamas
5. PengarsipanSurat Disposisi Staf Penamas
Surat Dinas Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk
1. Terdatanya
surat dinas dalam Agenda Surat Dinas
10 menit
43
Masuk
4. Pemilahan Surat Dinas Masuk berdasarkan tujuan surat
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Surat Dinas Masuk, Daftar Klasifikasi Surat
Surat Dinas Masuk terklasifikasi atas surat khusus dari Kantor Kemenag dan surat biasa dari instansi diluar instansi Kemenag.
5 menit Surat-surat khusus dimasukkan dalam bundel surat khusus
5. Pemilahan Surat Dinas Masuk berdasarkan urgensi surat
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Surat Dinas Masuk yang telah terklasi-fikasi, Buku Agenda Surat Dinas Masuk
Terklasifikasi-nya surat sesuai urgensi surat
5 menit Urgensi su-rat:
- Rahasia - Penting - Biasa
Pelak-sana Doktik
Surat Dinas Masuk Penting, scanner, mesin fotocopy
Adanya arsip/ copy arsip atas surat masuk penting/khu-sus.
10 menit Untuk surat penting dan mendesak segera dikonsultasikan kepada pimpinan
6. Serahterima Surat ke unit tujuan surat
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Surat masuk, buku kendali surat masuk
Surat masuk telah terserah terimakan ke unit tujuan surat
10 menit
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Buku kendali surat masuk
Surat masuk terserahkan terimakan kepada pejabat tujuan surat dengan melampirkan lembar dispo-sisi
5 menit Surat dinas yang tidak didisposisi-kan lebih lanjut oleh pimpinan selanjutnya disimpan sebagai arsip
7. Serah terima disposisi surat ke unit pengolah surat
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Surat Masuk dan Buku Kendali Surat Masuk
Surat masuk telah terserah terimakanke unit (staf) pengolah surat
10 menit
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Buku kendali surat masuk
Surat masuk terserah terimakan dari pejabat tujuan surat ke pengolah surat untuk ditindak lanjuti
10 menit
44
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA
Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana
1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan
2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama;
3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
4. PMA Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Persuratan Dinas; 5. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja
Instansi Vertikal Kementerian Agama.
1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan
2. Caraka / Kurir
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 2. SOP Penomoran Surat 3. SOP Penerimaan Surat
Sarana transportasi, faksimili, agenda surat keluar, buku kendali surat keluar
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Keterlambatan atau penundaan pengiriman surat akan berakibat pada keterlambatan penyampaian surat;
2. Surat khusus dalam lingkungan Kantor Kementerian Agama dibawa oleh petugas yang ditunjuk untuk menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut, apabila : Surat tersebut sangat rahasia, Dikehendaki tanggapan segera, Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat.
1. Agenda Surat Keluar 2. Buku Kendali Surat Keluar
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Mencatat surat keluar siap kirim dalam buku agenda surat keluar dan mengarsipkannya
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Daftar Surat Keluar Terdatanya surat keluar dengan Tujuan surat, Hal surat, Tanggal dan Nomor surat keluar
10 menit
Pelak-sana Doktik
Daftar Arsip Surat Keluar
Adanya arsip surat keluar
10 menit
2. Pengiriman Surat Khusus di dalam kota (lingkup Kabupaten Dompu)
Caraka/Kurir
Surat Keluar, Agenda Surat Keluar
Terkirimnya Surat
80 menit
Benda-hara Kantor
Kuitansi Terbayarkan biaya pengiriman Surat
10 menit
3. Pengiriman surat khusus dan biasa di luar kota/Kab. Dompu
Caraka/Kurir/ Staf
Surat Keluar, Agenda Surat Keluar, Bukti Pengiriman Surat
30 menit
Surat luar kota di-kirim dengan
45
Benda-hara Kantor
Kuitansi, Bukti pengiriman melalui jasa pos
Terbayarkannya biaya pos dan pengiriman surat
15 menit
jasa pos/te-legram/faks./
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOKOPI/RISOGRAPH)
Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan
Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 4. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 Tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip
Dinamis.
1. Mampu mengoperasikan mesin fotocopy;
2. Mampu mengoperasikan Risograph
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pengadaan Barang 2. SOP Permintaan Barang Persediaan
Mesin fotocopy, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, Formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen
1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Mengajukan penggandaan dokumen
Pemo-hon
Pelak-sana Doktik
Formulir penggandaan dokumen yang ditandatangani oleh Kepala SEKSI
Adanya tanda bukti permohonan penggandaan dokumen
10 menit
2. Memverifikasi permohonan penggandaan dokumen
Kepala SEKSI
Formulir permohonan penggandaan ditandatangi oleh Kepala SEKSI
Tertandata-ngani formulir pengandaan dokumen
5 menit
3. Mencatat permohonan penggandaan dokumen
Pelak-sana Doktik
Formulir penggandaan dokumen, Agenda penggandaan dokumen
Terdatanya informasi pemohon penggandaan dokumen
10 menit
4. Menggandakan dokumen Pelak-sana Doktik
Dokumen yang akan digandakan
Terlaksananya permohonan penggandaan dokumen
20 menit
5. Menghitung jumlah dokumen yang digandakan
Pelak-sana Doktik
Dokumen yang akan digandakan
Pastinya jumlah dokumen yang akan digandakan
10 menit
Benda- Kuitansi Terbayarnya biaya 30 Fasilitas
46
hara fasilitas penggandaan dokumen
menit pengganda-an belum tersedia pada SEKSI Kec. Pajo
6. Mencatat Jumlah dokumen yang digandakan
Pelak-sana Doktik
Terkendalinya biaya penggandaan dokumen
5 menit
7. Menyerahkan dokumen yang telah digandakan kepada pemohon
Pelak-sana Doktik
Terlaksananya permohonan penggandaan dokumen
2 menit
47
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PENATAAN BERKAS ARSIP
Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan
Arsip Statis; 3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan
Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah;
4. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam;
5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan;
6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 Tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip;
7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis.
Memiliki pengetahuan tentang arsiparis
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan SOP Retensi Arsip Daftar Klasifikasi Arsip, Agenda Arsip, Rak Arsip,
Folder, Kartu Kendali Arsip, Doos/Boks Arsip
Peringatan Pencatatan dan Pendataan Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan
1. Daftar Arsip 2. Daftar klasifikasi arsip
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Wakt
u
1. Penerimaan arsip masuk Pelak-sana Doktik
Arsip, Daftar klasifikasi arsip
Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolahan surat ke unit arsiparis
15 menit
2. Mengklasifikasi arsip Pelak-sana Doktik
Arsip, Daftar klasifikasi arsip
Terklasifikasi-nya arsip ber-dasarkan klasifikasi arsip fasilitatif
10 menit
3. Mengindeks arsip Pelak-sana Doktik
Arsip, Lembar indeks arsip
Terbedakan-nya arsip/surat dengan yang lainnya dalam satu berkas
10 menit
4. Menentukan Indeks Berkas n(titel)
Pelak-sana Doktik
Berkas arsip, Daftar Indeks Arsip
Adanya tanda pengenal berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rub-rik, atau seri
15 menit
5. Penataan arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunannya pada rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip
Pelak-sana Doktik
Berkas arsip, Boks arsip, Rak Arsip
Tersusunnya penataan arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip
30 menit
6. Penyusunan kartu kendali Pelak- Daftar arsip, kode Terwujudnya kartu 15
48
arsip sana Doktik
klasifikasi arsip kendali arsip guna mempermu-dah pencarian arsip
menit
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP KALENDER KEGIATAN
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana
1. UU Nomor 25 Tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional;
2. PP Nomor 20 Tahun 2004 Tentang Rencana Kerja Pemerintah;
3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama
1. Memiliki kemampuan menyusun kalender kegiatan.
2. Mempunyai Kopetensi dalam mengoperasikan Komputer
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. Alat Tulis Kantor (ATK), Komputer, laptop, printer, dan kertas
2. Buku Rencana Kerja 3. Naskah Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Operasional
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Jika tidak disusun, maka akan terjadi benturan penjadwalan kegiatan dalam waktu 1 tahun
No.
Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket
.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Menganalisa hasil pembahasan Rapat Kerja Tahunan (RKT)
- Buku Rencana Kerja - Naskah RAB
Tersusunnya analisa program kegiatan
1 hari
2. Merekap program hasil pembahasan RKT sesuai bagian
- Buku Rencana Kerja - Naskah RAB
Tersusunnya rekap program kegiatan
1 hari
3. Menyusun draft kalender kegiatan
- Buku Rencana Kerja - Naskah RAB
Tersusunnya draft jadwal
1 hari
4. Mengoreksi draft kalender kegiatan
- Buku Rencana Kerja - Naskah RAB
Terkoreksinya draft kalender kegiatan
40 menit
5. Mengajukan kepada pimpinan - Draft Kalender yang terkoreksi
Draft disetujui 2,5 jam
6. Mencetak kalender kegiatan Tercetaknya kalender kegiatan
1 jam
49
KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP NOTULEN RAPAT
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana
1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan
Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengawasan
3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata
Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama.
1. Memiliki kemampuan mengoperasikan
komputer dengan baik.
2. Mampu mengetik dengan cepat
3. Mampu menyimpulkan pendapat dan usulan
dengan baik
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
SOP Pelaksanaan Rapat Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Tidak terlaksananya notulen rapat
1. Usulan dan masukan dari para peserta
2. Hasil akhir rapat
3. Pendokumentasian hasil rapat
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU
K
et
.
1 2 3 Persyaratan/
Perlengkapan Output Waktu
1. Meminta agenda rapat dari
pimpinan rapat
Notulen Diterimanya agenda
yang akan dibahas
dalam rapat
5 menit
2. Mencatat semua usulan dari
peserta rapat
Notulen Komputer atau
Laptop
Tercatat semua
usulan dan
pendapat dari para
peserta
Selama
rapat
berlang-
sung
3. Mencatat hasil-hasil akhir
keputusan rapat
Notulen Komputer atau
Laptop
Tercatatnya hasil
keputusan rapat
Selama
rapat
berlang-
sung
4. Menyerahkan hasil akhir
keputusan rapat kepada
pimpinan rapat untuk
dibacakan sebelum rapat
ditutup
Notulen Komputer atau
Laptop
Dibacakan hasil
akhir keputusan
rapat
5 menit
5. Menggandakan hasil akhir
keputusan rapat
Notulen Mesin Fotocopy Tergandakan nya
hasil rapat
10 menit
6. Mendistribusikan hasil
keputusan rapat
Notulen Hasil keputusan
Rapat yang sudah
digandakan
Terdistribusikannya
hasil keputusan
kepada peserta
rapat
10 menit
50
7. Mengarsipkan hasil
keputusan rapat
Notulen Diarsipkan-nya hasil
keputusan rapat
2 menit
KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PELAKSANAAN RAPAT
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat
Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengawasan
3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja
Instansi Vertikal Kementerian Agama.
1. Memiliki kewenangan dalam menetapkan
peraturan dan kebijakan.
2. Memiliki kemampuan memahami masalah yang
akan dibahas dalam rapat
3. Mampu mengoperasikan laptop dan LCD
4. Mampu mencatat hasil-hasil rapat dengan cepat
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan SOP Notulen Rapat Kursi, Meja, Komputer, Printer, ATK, LCD, layar, Sound
System
Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Tidak tersedianya konsumsi rapat
2. Tidak tersedianya ruang untuk rapat
3. Tidak tersedianya sarana untuk rapat
4. Tidak tercatatnya hasil rapat
1. Daftar Hadir (Absensi)
2. Bahan Rapat
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/
Perlengkapan Output
Wakt
u
1. Menyiapkan surat
undangan dan absen
Pelaksana Laptop, Printer,
Kertas, Mesin
Fotocopy, Stempel
Undangan siap
untuk
didistribusikan
30
menit
2. Mendistribusikan surat
undangan
Pelaksana Surat undangan
yang sudah
digandakan
Surat undangan
diterima seluruh
peserta
20
menit
3. Menyiapkan tempat rapat Pelaksana Komputer atau
Laptop, LCD, Layar,
Sound System,
Daftar Absen
Tempat rapat siap
untuk digunakan
30
menit
4. Membuka rapat Pimpinan
Rapat
Para peserta telah
hadir
Dimulainya rapat 5
menit
5. Pelaksanaan Rapat Pimpinan
Rapat
Peser-ta
Rapat
Notu-
len
Diikuti para peserta
rapat
Terlaksananya
rapat
Kondi
sio-
nal
tergan
-tung
agend
a
rapat
6. Pembacaan hasil-hasil
rapat
Pimpinan
Rapat
Notulen Rapat Kesimpulan rapat
dapat diketahui
10
menit
51
selu-ruh peserta
7. Menutup rapat Pimpinan
rapat
Agenda rapat telah
selesai dibicarakan
Rapat selesai 5
menit
KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
SOP PENYUSUNAN ANGGARAN (APBN)
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana
3. Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan kementerian agama
9. Jenis anggaran 10. Waktu penyusunan anggaran 11. Proses penyusunan anggaran 12. Unit yang terlibat 13. Reancana Anggaran Madrasah
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
7. Kepala Seksi 8. Bendahara Rutin 9. Staf Pembantu Bendahara
Media, alat dan sumber dokumen
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Formulir usulan program dan pendanaan 2. Dokumen tahun lalu
Definisi: Penyusunan anggaran non APBN adalah rangkaian kegiatan perencanaan pembiayaan kegiatan dalam kaitan yang dikuantifikasikan dalam bentuk rupiah yang bersumber dari APBN
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket PPK
Benda-hara
Staf Bend-ahara
Persyaratan/
Perlengkapan
Waktu
Output
1. Menyusun usulan program beserta rencana anggaran sesuai dengan formulir yang telah ditetapkan.
Formulir usulan program dan rencana anggara.
7 Hari Tersusunnya usulan program dan rencana anggaran
2. Mengajukan pembahasan program dan rencana anggaran
Daftar kegiatan dan rencana Program
1 Hari Terlaksananya pembahasan
3. Mengkompilasi seluruh rencana anggaran menjadi anggaran
Hasil Pembahasan
3 hari Terkumpulnya seluruh usulan program rencana anggaran
4. Memperbaiki program Hasil 3 Hari Terlaksanany
52
dan rencana anggaran sesuai dengan hasil usulan review
pembahasan
a pengembalian draft program dan rencana anggaran
5. Mengajukan draft perbaikan anggaran ke Kamad melalui Bendahara
Daftar revisi kegiatan dan anggaran
1 Hari Terlaksananya pengajuan program dan rencana anggaran
6. Menyempurnakan RAB
1 Hari Terlaksananya penyempurnaan RAB
7. Mengajukan usulan atau
RAB kepada Pejabat yang berwenang
Daftar usulan RAB
1 Hari Terlaksananya pengajuan
53
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN ANGGARAN (APBN)
MULAI
SELESAI
MENYUSUN USULAN PROGRAM DAN RENCANA ANGGARAN
PEMBAHASAN PROGRAM DAN RENCANA ANGGARAN
MENGKOMPILASI USULAN ANGGARAN DAN MEREVIEW KELAYAKAN NILAI ANGGARAN
MENGEMBALIKAN HASIL KOMPILASI DRAFT ANGGARAN LENGKAP
MEMPERBAIKI PROGRAM DAN RENCANA ANGGARAN SESUAI REVIEW
MENGAJUKAN DRAFT PERBAIKAN ANGGARAN
MENYEMPURNAKAN RAB
MENGAJUKAN USULAN ATAU Rab KEPADA PEJABAT YANG BERWENANG
54
KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
SOP ANALISIS REALISASI ANGGARAN
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana
Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian Agama.
14. Definisi dan Jenis Analisis Anggaran 15. Waktu dan Proses Analisis Anggaran 16. Proses Penyusunan Anggaran 17. Bagian/fungsi yang terlibat 18. Analisis Realisasi Anggaran Seksi
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. Kepala Seksi 2. Kepala Urusan Tata Usaha 3. Komite Seksi
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Ketidaksesuaian pengeluaran dengan bukti atau sebaliknya merupakan suatu bentuk penyimpangan
Definisi : Analisis Realisasi Anggaran Komite adalah kegiatan menelaah anggran komite dengan cara membandingkan antara realisasi dengan perencanaan yang dilakukan secara periodik
No Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Ket Staf Pengelola
Persyaratan/
Perlengkapan
Waktu Output
1. Menerima bukti pengluaran anggaran
Kuitansi, nota dll
1 Hari Terkumpulnya bukti pengeluaran
2. Memilah-milah bukti pengeluaran anggaran tersebut berdasarkan unit kegiatan
1 Hari Terpilahnya bukti penge-luaran sesu-ai unit kegiatan
3. Mencocokkan kegiatan, bagian/fungsi, jumlah rupiah dari penerimaan atau pengeluaran dengan daftar
Buku Petunjuk operasio
3 Hari Kesesuaian antara kegiatan bagian/
55
anggaran tahunan
nal kegiatan / RAPBM
fungsi dan pengeluaran
4. Memberi catatan atas selisih anggaran
1 Hari Catatan atas selisih anggaran
5. Melaporkan selisih tersebut kepada Kepala madrasah dan bagian/fungsi yang terlibat
1 Hari Laporan selisih anggaran
6. Meminta klarifikasi dari bagian/fungsi yang melaksanakan anggaran Terkait.
Form berita acara klarifikasi
2 Hari Berita acara klarifikasi
7. Laporan yang telah
diklarifikasi dijadikan laporan analisis bulanan
3 Hari Tersusunnya laporan bulanan
8. Menggabungkan laporan analisis bulanan menjadi laporan analisis triwulan
2 Hari Tersusunnya laporan triwulan
9. Laporan analisis triwulan digabungkan menjadi laporan analisis semester
2 Hari Tersusunnya laporan semester
10. Mengelola keuangan dan menyiapkan laporan analisis akhir tahun yang merupakan gabungan laporan analisis tengah tahun perbagian
5 hari Tersusunnya laporan tahunan
56
FLOWCHART SOP ANALISIS REALISASI ANGGARAN
MULAI
MENERIMA BUKTI PENGELUARAN ANGGARAN
MEMILAH-MILAH BUKTI PENGELUARAN ANGGARAN
MENCOCOKKAN PENERIMAAN/PENGELUARAN DENGAN DAFTAR ANGGARAN
TAHUNAN
MEMBERI CATATAN ATAS SELISIH ANGGARAN
MELAPORKAN SELISIH KEPADA KEPALA MADRASAH DAN BAGIAN/FUNGSI TERLIBAT
KLARIFIKASI DARI BAGIAN/FUNGSI YANG MELAKSANAKAN ANGGARAN TERKAIT
MEMBUAT LAPORAN BULANAN
MENYUSUN LAPORAN TRIWULANAN
MENYUSUN LAPORAN SEMESTERAN
TIDAK COCOK
COCOK
SELISIH
TIDAK ADA SELISIH
57
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1. KMA 373 Tahun 2002 2. PMA Nomor 13 Tahun 2012
Memiliki kemampuan Ilmu & Manajemen
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Tentang Peraturan Menteri Agama
Komputer, Meja Kursi, Buku PMA dll
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Apabila PMA ini tidak dilakukan sosialisasi maka perubahan pedoman dan kebijakan tidak akan berjalan
Buku Notulen rapat dan Absensi dll
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Kankemenag
Kasubbag TU
Kasi2,Ka.KUA,Ka.Madrasah
Staf Pelaksana
Kepeg
Kelengkapan Waktu Output
1
Kankemenag memerintahkan Kasubbag TU untuk menyiapkan bahan Rapat
2 Kasubbag mengeluarkan undangan rapat kepada Kasi,penyelenggara,Ka.Kua dan Ka.Madrasah
Undangan 1 hari Terkirimnya seluruh undangan
3 Kasi,Penyelenggara,Ka.KUA,Ka.Madrasah menerima undangan dan menghadiri rapat tsb
Buku notulen & Absensi
1 hari Terlaksananya sosialisasi
4 Kepala Kemenag menyerahkan seluruh hasil rapat pd Kasubbag utk diperiksa dan dilaksanakan
tdk ya Buku notulen & Absensi serta PMA
5 menit Terlaksannya sosialisasi
5
Kasubbag TU Menyerahkan ke Urs.Kepeg untuk dilaksanakan
notulen & Absensi serta PMA
1 Jam Terpenuhinya penggandaan
KEMENTERIAN AGAMA
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP SOSIALISASI TENTANG PMA NO.13 THN 2012
SELESAI
MENYUSUN LAPORAN TAHUNAN
58
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Kankemenag
Kasubbag TU
Kasi2,Ka.KUA,Ka.Madrasah
Staf Pelaksana
Kepeg
Kelengkapan Waktu Output
penggandaan PMA
PMA
6 Membagikan kepada seluruh Satker
Foto Copy PMA
1 Jam Terbaginya PMA
KEMENTERIAN AGAMA SUMBAWA
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PEMBUATAN SK GAJI BERKALA
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 2. PMA Nomor 13 Tahun 2012 tentang
Memiliki keahlian dibidang kepegawaian Memiliki Pengetahuan Tentang KGB
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Tentang Penyelesaian Kenaikan Gaji
Berkala
Komputer, Meja Kursi, Printer, Daftar/Tabel Gaji Baru, SK P Terakhir DP. 3 2 Tahun Terakhir SK Berkala Terakhir
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Apabila Pembuatan SK KGB Tidak dilakukan, maka kenaikan Gaji Berkala Pegawai pada Bulan bersangkutan tertunda
Buku Kendali KGB Pengarsipan pada Arsip Kepegawaian
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Pemohon Kasubbag
TU STAF UP
Kepala Kantor
Kelengkapan Waktu Output
1
Mengusulkan KGB
2 memerintahkan Staf Kepegawaian untuk Verifikasi Berkas KGB
Komputer,meja,kursi,printer,tabel gaji,SK,DP3 & Berkala
1 Hari Lembar Pengumuman
3
Kepegawaian melakukan verifikasi Berkas KGB
SK P Terakhir SK KGB DP.3 Terakhir
20 Menit per orang
Terpenuhinya administrasi
4
Membuat Form SK KGB dan menyampaikan kepada Kasubbag untuk di teliti dan di paraf
Berkas /
bahan 20 Menit per orang
Format SK KGB
5 Memerikasa Format SK KGB
tdk ya Berkas & Form SK KGB
20 Menit Perorang
SK KGB
6
Menandatngani SK KGB dan mengembalikan kembali kepada Kasubbag TU Untuk di Dokumentasikan dan di berikan kepada yang bersangkutan
SK KGB & Berkas
20 Menit Perorang
SK KGB
59
KEMENTERIAN AGAMA SUMBAWA
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PEMBUATAN PERENCANAAN PROGRAM
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1. PMA Nomor 13 Tahun 2012 2. KMA Nomor 373 Tahun 2002
3. PMA Nomor 10 Thn 2010
Memiliki keahlian dibidang Perencanaan Program Memiliki Pengetahuan Tentang perencanaan program
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1.SOP Tentang Penyelesaian kegiatan perencanaan
program
Komputer, Meja Kursi, Printer, Data,peserta rapat dll
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Apabila Penyelesaian kegiaatan perencanaan Program Tidak dilakukan, maka seluruh kegiatan yang berkaitan perencanaan program akan tertunda
Buku Agenda kegiatan perencanaan program
7 Menyerahkan kepada Staf Kepegawaian Untuk di dokumentasikan dan diberikan kepada yang bersangkutan
SK KGB & Berkas
20 Menit Telah selesainya SK KGB
8 Menyerahkan pada yang bersangkutan
SK KGB 5 Menit Menyerahkan pada yang ybs
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Kasubbag TU
Staf Perencanaan/Umum
Kankemenag
Staf peksana umum
Kelengkapan Waktu Output
1
Melakukan kegiatan perencanaan program
2 memerintahkan Staf Perencanaan/Umum untuk persiapan perencanaan program
Perintah Lisan & undangan
1 Hari Lembar undangan
3
melakukan verifikasi Berkas persiapan perencanaan
tdk ya Berkas persiapan Perencanaan
20 Menit Terpenuhinya persiapan
4
Menyampaikan laporan tentang persiapan kegiatan perencanaan kepada Kankemenag
Berkas telah
siap 15 Menit Terpen
uhinya persiapan
5 Melaksanakan perintah Kankemenag utk melaksanakan keg.Perencanaan
Persiapan berkas
20 Menit Perorang
Telah siap utk dilaksanakan
60
KEMENTERIAN AGAMA SUMBAWA
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PELAYANAN SURAT MASUK
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1.PMA Nomor 13 Tahun 2012 2.KMA Nomor 373 Tahun 2002 3.Undang-Undang Nomor 20 Thn 2003
Memiliki keahlian Administrasi surat masuk Bidang Kependidikan (Madrasah)
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Tentang surat masuk
Buku Agenda tanda terima,Bolpoin dll
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Apabila Penyelesaian surat masuk Tidak dilakukan, maka pelayanan surat akan tertunda
Buku Agenda surat masuk
6 Menyerahkan kepada Staf perencanaan Untuk di selesaikan
Berkas data persipan perencanaan program
20 Menit Perorang
Terpenuhinya seluruh ekegiatan
7 Laporan akhir kegiatan kepada Staf Urs.Umum
Berkas lap.perencanaan program
30 Menit Terpenuhinya laporan kegiatan
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Penerima Kep.TU Staf
pelak.TU Kepala
Sekolah Kelengkapan Waktu Output
1
Mengagenda Surat masuk
2 Mengajukan kepada Kep.TU utk memeriksa dan memohon Disposi
Buku Agenda,Bopoin dll
15 menit Sesuai prosedur
3
Kepala Sekolah melakukan pemeriksaan & menyerahkan hasil Pertimbangan kepada Kep.TU utk dilaksanakan
tdk ya Surat masuk 10 menit Telah jelas untuk diproses
4
Melaksanakan dan menyerahkan surat masuk pada staf pelaksana TU
Surat masuk 5 Menit Untuk diselesaikan
5 Menyimpan & Mengelompokan arsip surat masuk
Surat masuk 10 Menit Telah dikelompokan dgn benar
61
KEMENTERIAN AGAMA SUMBAWA
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PENGADMINISTRASI PERENCANAAN
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1.PMA Nomor 13 Tahun 2012 2.KMA Nomor 373 Tahun 2002 3.PMA No.10 Thn 2010
Memiliki keahlian dlm pengadministrasi perencanaan
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Tentang pengadministrasi perencanaan
Komputer,Printer,Buku pedoman,bahan dll
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Apabila pendaministarasi perencanaan Tidak dilakukan, maka seluruh kegiatan yang berkaitan dengan adm.perencanaan akan tertunda
Peralatan dan pedoman,bahan dll
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Pelaksana Umum
Kasubbag TU
Kankemenag
Kakanwil
Kelengkapan Waktu Output
1
Menghimpun,menelaah,mempelajari bahan data utk RKA-KL
Surat usulan
3 menit Diterimanya surat usulan
2 Merekam data perencanaan dari masing2 Satker
Formulir,Renja,Buku kendali ATK
5 Menit Tercatatnya usulan dlm buku kendali
3 Menyampaikan dan memeriksa konsep RKA-KL pd Subbag TU
tdk ya ATK 180 menit
Tersusunnya usulan perencanaan
4
Menyampaikan usulan ke Kemenag untuk disahkan
Usulan ATK 60 menit
Terlk.usulan perencanaan
5 Mengirim dan menyampaikan RKA-KL ke Kanwil
Penyampaian seluruh berkas RKA-KL
60 menit
Telah terkirimnya surat usulan RKA-KL
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PEMBUKAAN KEGIATAN PEMBINAAN GURU NGAJI TPQ/TPA
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas
Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
4. Keputusan Menteri Agama Nomor 517 Tahun 2001 tentang Penataan Organisasi Kantor Urusan Agama Kecamatan
1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
2. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 3. Mampu menjadi MC
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pelaksanaan Kegiatan Komputer, Printer, dan ATK
Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 2. Kegiatan tidak optimal
1. Jadwal Acara 2. Absensi Peserta
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket
.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Pembacaan Susunan Acara Pembukaan
Panitia Susunan Acara dan Sound System
Informasi susunan Acara Pembukaan
5 menit
2. Pembacaan Ayat Suci Panitia Al-Qur’an dan sound system
Lantunan ayat suci sesuai kegiatan
5 menit
3. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
Panitia Sound system lantunan lagu Indonesia Raya
5 menit
4. Laporan Panitia Ketua Panitia Naskah laporan dan sound system
Informasi tentang kegiatan
10 Menit
5. Arahan Pimpinan Pimpinan Naskah Arahan, Sound System
30 Menit Arahan Pimpinan Terhadap Kegiatan
6. Do’a Panitia 5 menit Do’a
KEMENTERIAN AGAMA Nomor SOP
82
KABUPATEN SUMBAWA BESAR Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBINAAN GURU NGAJI TPQ/TPA
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan
Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
2. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan 3. Memehami tugas dan fungsinya
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 2. SOP Pembukaan Kegiatan 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman kendaraan
Komputer, Printer, mesin tik, ATK, mesin fotocopy, LCD, layar, tabel tag, white board, sound system, spanduk, kendaraan roda empat.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui
2. Kegiatan tidak optimal
3. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan
4. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan
5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan
1. Daftar Hadir (Absensi Peserta) 2. Rincian keuangan
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Wakt
u
1. Penyiapan tempat acara Panitia Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Sound System, dan Tabe Tag
Tempat acara siap digunakan
1 jam
2. Acara pembukaan Panitia/MC Pim-pinan
Pembacaan ayat suci al-Qur’an, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Do’a
Terseleng-garanya acara pembuka-an
1 jam
3. Pelaksanaan Acara Narasum-ber Mode-rator
Paparan dari Narasumber
Terseleng-garanya acara kegiatan
2 hari
4. Acara Penutupan Panitia Pelaksana Kegiatan
Pim-pinan
Laporan panitia dan arahan, penutup
Terseleng-garanya a-cara penu-tupan
1 jam
83
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PEMBUKAAN KEGIATAN PEMBINAAN GURU NGAJI TPQ/TPA
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas
Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
4. Keputusan Menteri Agama Nomor 517 Tahun 2001 tentang Penataan Organisasi Kantor Urusan Agama Kecamatan
1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
2. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 3. Mampu menjadi MC
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pelaksanaan Kegiatan Komputer, Printer, dan ATK
Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 2. Kegiatan tidak optimal
3. Jadwal Acara 4. Absensi Peserta
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Pembacaan Susunan Acara Pembukaan
Panitia Susunan Acara dan Sound System
Informasi susunan Acara Pembukaan
5 menit
2. Pembacaan Ayat Suci Panitia Al-Qur’an dan sound system
Lantunan ayat suci sesuai kegiatan
5 menit
3. Laporan Panitia Ketua Panitia Naskah laporan dan sound system
Informasi tentang kegiatan
10 Menit
4. Arahan Pimpinan Pimpinan Naskah Arahan, Sound System
30 Menit Arahan Pimpinan Terhadap Kegiatan
5. Do’a Panitia 5 menit Do’a
84
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBINAAN GURU NGAJI TPQ/TPA
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas
Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
4. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer. 5. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan 6. Memehami tugas dan fungsinya
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 2. SOP Pembukaan Kegiatan 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman kendaraan
Komputer, Printer, mesin tik, ATK, mesin fotocopy, LCD, layar, tabel tag, white board, sound system, spanduk, kendaraan roda empat.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
6. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui
7. Kegiatan tidak optimal
8. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan
9. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan
10. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan
1. Daftar Hadir (Absensi Peserta) 2. Rincian keuangan
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Penyiapan tempat acara Panitia Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Sound System, dan Tabe Tag
Tempat acara siap digunakan
1 jam
2. Acara pembukaan Panitia/MC Pim-pinan
Pembacaan ayat suci al-Qur’an, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Do’a
Terseleng-garanya acara pembuka-an
1 jam
3. Pelaksanaan Acara Narasum-ber Mode-rator
Paparan dari Narasumber
Terseleng-garanya acara kegiatan
2 hari
4. Acara Penutupan Panitia Pelaksana Kegiatan
Pim-pinan
Laporan panitia dan arahan, penutup
Terseleng-garanya a-cara penu-tupan
1 jam
85
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PEMBUKAAN KEGIATAN PEMBINAAN PENYULUH AGAMA APBN
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan
Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
3. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
2. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 3. Mampu menjadi MC
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP Pelaksanaan Kegiatan Komputer, Printer, dan ATK
Peringatan Pencatatan dan Pendataan 3. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 4. Kegiatan tidak optimal
1.Jadwal Acara 2.Absensi Peserta
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Pembacaan Susunan Acara Pembukaan
Panitia Susunan Acara dan Sound System
Informasi susunan Acara Pembukaan
5 menit
2. Pembacaan Ayat Suci Panitia Al-Qur’an dan sound system
Lantunan ayat suci sesuai kegiatan
5 menit
3. Laporan Panitia Ketua Panitia Naskah laporan dan sound system
Informasi tentang kegiatan
10 Menit
4. Arahan Pimpinan Pimpinan Naskah Arahan, Sound System
30 Menit Arahan Pimpinan Terhadap Kegiatan
5. Do’a Panitia 5 menit Do’a
86
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PELAKSANAAN KEGIATAN PEMBINAAN PENYULUH AGAMA APBN
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 4. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas
Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
6. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
7. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
8. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan 9. Memehami tugas dan fungsinya
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 5. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 6. SOP Pembukaan Kegiatan 7. SOP Pencairan Anggaran 8. SOP Permintaan Barang 9. SOP Peminjaman kendaraan
Komputer, Printer, mesin tik, ATK, mesin fotocopy, LCD, layar, tabel tag, white board, sound system, spanduk, kendaraan roda empat.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 2. Kegiatan tidak optimal 3. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan 4. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan 5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan
1. Daftar Hadir (Absensi Peserta) 2. Rincian keuangan
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Penyiapan tempat acara Panitia Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Sound System, dan Tabe Tag
Tempat acara siap digunakan
1 jam
2. Acara pembukaan Panitia/MC Pim-pinan
Pembacaan ayat suci al-Qur’an, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Do’a
Terseleng-garanya acara pembuka-an
1 jam
3. Pelaksanaan Acara Narasum-ber Mode-rator
Paparan dari Narasumber
Terseleng-garanya acara kegiatan
2 hari
4. Acara Penutupan Panitia Pelaksana Kegiatan
Pim-pinan
Laporan panitia dan arahan, penutup
Terseleng-garanya a-cara penu-tupan
1 jam
87
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PENARIMAAN LAPORAN TPQ
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana 1. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata
Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
2. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan 3. Memehami tugas dan fungsinya
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan 1. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 2. SOP Pembukaan Kegiatan 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman kendaraan
Komputer, Printer, mesin tik, ATK, mesin fotocopy, LCD, layar, tabel tag, white board, sound system, spanduk, kendaraan roda empat.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan 1. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 2. Kegiatan tidak optimal 3. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan 4. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan 5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan
1. Daftar Hadir (Absensi Peserta) 2. Rincian keuangan
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket
.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Menerima Laporan TPQ Staf Penamas Ustaz / Ustadzah Tempat Pembelajaran
2. Penelitia dan Mengoreksi Laporan TPQ
Kasi Penamas
Santri
3. Mengagendakan Laporan TPQ
Staf Penamas
4. Mengarsipkan Laporan TPQ Staf Penamas
88
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PENARIMAAN LAPORAN PENYULUH ABPBN
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana
1. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan
Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
1. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan
2. Memehami tugas dan fungsinya
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 2. SOP Pembukaan Kegiatan 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman kendaraan
Komputer, Printer, mesin tik, ATK, mesin fotocopy, LCD, layar, tabel tag, white board, sound system, spanduk, kendaraan roda empat.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui Kegiatan tidak optimal Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan
1. Daftar Hadir (Absensi Peserta) 2. Rincian keuangan
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Menerima Laporan Penyuluh APBN
Staf Penamas
Mubalik / Mubaligoh
Wilayah Penyuluhan
5 menit
2. Penelitia dan Mengoreksi Laporan Penyuluh APBN
Kasi Penamas
Jama’ah / MT Tempat Kegiatan
5 menit
3. Mengagendakan Laporan Penyuluh APBN
Staf Penamas
5 menit
4. Mengarsipkan Laporan Penyuluh APBN
Staf Penamas
5 menit
89
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
PENYELENGGARA ZAKAT WAKAF
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PENERIMAAN SURAT DISPOSISI
Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana
2. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan
6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama;
7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis;
8. PMA Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Cara Persuratan Dinas;
9. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama.
3. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang Tata Persuratan;
4. Memiliki kemampuan mengoperasikan Komputer
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
2. SOP Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar 4. SOP Penomoran Surat 5. SOP Pengiriman Surat Khusus dan Biasa (umum)
Buku Kendali Surat Masuk, Meja, Kursi, Pensil, Agenda Surat, Komputer, ATK, Lembar Disposisi Surat
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
4. Keterlambatan surat atau paket oleh pihak pos atau ekspedisi mengakibatkan keterlambatan pengolahan surat
5. Surat Pribadi cukup dicatat asal surat, tujuan surat, tanpa pemberian nomor surat masuk
6. Seluruh surat dinas selain surat dinas yang bersifat rahasia diperkenankan dibuka dan ditelaah isinya oleh pimpinan.
3. Pengagendaan Surat Masuk 4. Arsip Surat Masuk
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Menerima Surat Disposisi
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyu-rat
Daftar Surat Masuk
Adanya penanggung-jawab pene-rima surat masuk
10 menit
2. Mengarahkan Surat disposisi Kepada Kepala PZW
Staf Penamas
3. Pemilahan surat dan pengagendaan surat disposisi
Staf Penamas
Surat Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk
- Surat Masuk terklarifikasi atas Surat Dinas
15 menit
90
4. Memenuhi perihal Surat disposisi
Kasi Penamas
5. PengarsipanSurat Disposisi
Staf Penamas
Surat Dinas Masuk, Daftar Klasifikasi Surat Masuk
2. Terdatanya
surat dinas dalam Agenda Surat Dinas Masuk
10 menit
91
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
PENYELENGGARA ZAKAT WAKAF
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PEMBUKAAN KEGIATAN SOSIALISASI UU No 23 THN 2011 TENTANG ZAKAT
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana
5. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
6. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
7. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
8. Keputusan Menteri Agama Nomor 517 Tahun 2001 tentang Penataan Organisasi Kantor Urusan Agama Kecamatan
3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
4. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 4. Mampu menjadi MC
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
2. SOP Pelaksanaan Kegiatan Komputer, Printer, dan ATK
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
5. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 6. Kegiatan tidak optimal
10. Jadwal Acara 11. Absensi Peserta
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket
.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Pembacaan Susunan Acara Pembukaan
Panitia Susunan Acara dan Sound System
Informasi susunan Acara Pembukaan
5 menit
2. Pembacaan Ayat Suci Panitia Al-Qur’an dan sound system
Lantunan ayat suci sesuai kegiatan
5 menit
3. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
Panitia Sound system lantunan lagu Indonesia Raya
5 menit
4. Laporan Panitia Ketua Panitia
Naskah laporan dan sound system
Informasi tentang kegiatan
10 Menit
5. Arahan Pimpinan Pimpinan Naskah Arahan, Sound System
30 Menit Arahan Pimpinan Terhadap Kegiatan
6. Do’a Panitia 5 menit Do’a
92
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
PENYELENGGARA ZAKAT WAKAF
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PELAKSANAAN KEGIATAN SOSIALISASI UU NO 23 THN 2011 TENTANG ZAKAT
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana
7. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
8. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
10. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
11. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan
12. Memehami tugas dan fungsinya
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
6. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 7. SOP Pembukaan Kegiatan 8. SOP Pencairan Anggaran 9. SOP Permintaan Barang 10. SOP Peminjaman kendaraan
Komputer, Printer, mesin tik, ATK, mesin fotocopy, LCD, layar, tabel tag, white board, sound system, spanduk, kendaraan roda empat.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
11. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 12. Kegiatan tidak optimal 13. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan 14. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan 15. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan
3. Daftar Hadir (Absensi Peserta) 4. Rincian keuangan
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket
.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Waktu
1. Penyiapan tempat acara
Panitia Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Sound System, dan Tabe Tag
Tempat acara siap digunakan
1 jam
2. Acara pembukaan Panitia/MC Pim-pinan
Pembacaan ayat suci al-Qur’an, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Do’a
Terseleng-garanya acara pembuka-an
1 jam
3. Pelaksanaan Acara Narasum-ber
Mode-rator
Paparan dari Narasumber
Terseleng-garanya acara kegiatan
2 hari
4. Acara Penutupan Panitia Pelaksana Kegiatan
Pim-pinan
Laporan panitia dan arahan, penutup
Terseleng-garanya a-cara penu-tupan
1 jam
93
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
PENYELENGGARA ZAKAT WAKAF
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR
Dasar Hukum Seksilifikasi Pelaksana
1. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
1. Memiliki kemampuan mengadministrasi-kan surat;
2. Memiliki kecermatan dan ketelitian
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Penomoran Surat 3. SOP Penerimaan Surat 4. SOP Pengiriman Surat Khusus dan Biasa (umum)
1. Komputer, Printer, dan ATK 2. Tata Persuratan Dinas 3. Buku Pencatatan Surat
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Jika tidak disusun, maka akan kesulitan melacak surat yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pimpinan.
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Wakt
u
1. Menerima surat masuk yang didisposisikan pimpinan
Kepala SEKSI
Pelaksana Adm. Surat-Menyurat
Tata Persuratan Dinas
Tertatanya administrasi surat
5 menit
2. Mencatat surat masuk dan surat keluar
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyurat
Buku Pencatatan Surat
Tercatat-nya surat masuk dan surat keluar
10 menit
3. Mengarsipkan surat masuk dan membuat surat keluar sesuai isi disposisi pimpinan
Kepala SEKSI
Pelaksana Adm. Surat-Menyurat
Tata Persuratan Dinas
Tersusun-nya surat keluar dan terarsipnya surat masuk
30 menit
4. Memberi nomor surat masuk dan surat keluar
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyurat
Tata persuratan dinas
Adanya nomor surat masuk dan surat keluar
10 menit
5. Merekapitulasi surat masuk dan surat keluar
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyurat
Tata persuratan dinas
Tersusun rekapitulasi surat masuk dan surat keluar
1 jam
6. Membuat laporan surat masuk dan keluar dalam kurun waktu 1 tahun
Pelaksa-na Adm. Surat-Menyurat
Tersusunnya laporan surat masuk dan surat keluar
1 minggu
94
95
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
PENYELENGGARA ZAKAT WAKAF
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PEMBUKAAN KEGIATAN SOSIALISASI UU WAKAF
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana
9. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
10. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan
11. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
12. Keputusan Menteri Agama Nomor 517 Tahun 2001 tentang Penataan Organisasi Kantor Urusan Agama Kecamatan
5. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
6. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 5. Mampu menjadi MC
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
5. SOP Pelaksanaan Kegiatan Komputer, Printer, dan ATK
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
7. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 8. Kegiatan tidak optimal
12. Jadwal Acara 13. Absensi Peserta
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket.
1 2 3
Persyaratan/
Perlengkapan
Output Wakt
u
1. Pembacaan Susunan Acara Pembukaan
Panitia Susunan Acara dan Sound System
Informasi susunan Acara Pembukaan
5 menit
2. Pembacaan Ayat Suci Panitia Al-Qur’an dan sound system
Lantunan ayat suci sesuai kegiatan
5 menit
3. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
Panitia Sound system lantunan lagu Indonesia Raya
5 menit
4. Laporan Panitia Ketua Panitia
Naskah laporan dan sound system
Informasi tentang kegiatan
10 Menit
5. Arahan Pimpinan Pimpinan Naskah Arahan, Sound System
30 Menit
6. Do’a Panitia 5 menit Do’a
96
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
PENYELENGGARA ZAKAT WAKAF
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disusun Oleh
Disahkan Oleh
SOP PELAKSANAAN KEGIATAN SOSIALISASI UU WAKAF
Dasar Hukum lifikasi Pelaksana
9. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 Tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia;
10. PMA Nomor 13 Tahun 2012 Tentang Oganisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Kementerian Agama;
13. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
14. Mampu menganasilis materi-materi kegiatan
15. Memehami tugas dan fungsinya
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan
11. SOP TOR kegiatan dalam kalender kegiatan 12. SOP Pembukaan Kegiatan 13. SOP Pencairan Anggaran 14. SOP Permintaan Barang 15. SOP Peminjaman kendaraan
Komputer, Printer, mesin tik, ATK, mesin fotocopy, LCD, layar, tabel tag, white board, sound system, spanduk, kendaraan roda empat.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
16. Maksud dan Tujuan Kegiatan Tidak dapat diketahui 17. Kegiatan tidak optimal 18. Anggaran Kegiatan Tidak Dapat Dicairkan 19. Tidak tersedianya perlengkapan yang dibutuhkan 20. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan
5. Daftar Hadir (Absensi Peserta) 6. Rincian keuangan
No. Aktifitas
PELAKSANA MUTU BAKU Ket
.
1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Output Wak
tu
1. Penyiapan tempat acara
Panitia Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Sound System, dan Tabe Tag
Tempat acara siap digunakan
1 jam
2. Acara pembukaan Panitia/MC Pim-pinan
Pembacaan ayat suci al-Qur’an, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Do’a
Terseleng-garanya acara pembuka-an
1 jam
3. Pelaksanaan Acara Narasum-ber
Mode-rator
Paparan dari Narasumber
Terseleng-garanya acara kegiatan
2 hari
4. Acara Penutupan Panitia Pelaksana Kegiatan
Pim-pinan
Laporan panitia dan arahan, penutup
Terseleng-garanya a-cara penu-tupan
1 jam
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
SEKSI DINIYAH DAN PONDOKPEANTREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP IJIN OPERASIONAL PPS
Dasar Hukum: Kualifikasi: ( mengarah kepada pelaksana)
1.Undang- undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional
2.Peraturan Pemerintah RI Nomor 73 tahun 1991 tentang pendidikan Luar Sekolah
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer,proposal
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Dicatan dalam esxspedi ijin
No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Ket 1 2 3 4 Kelengkapan Waktu Output
1
Terima proposal dari dari staf TU umum dan Mengajukan ke Kasi untuk memberikan disposisi
Staf seksi pekapontren
Akte Notaris, profil pondok,
30 menit /bahan
2 Kasii memberikan disposisi
Kepala seksi Akte Notaris, profil pondok
5 menit /bahan
Disposisi
3
Menerima proposal setelah disposisi dan memeriksa kelengkapannya
Staf seksi pekapontren
Akte Notaris, profil pondok
4 Melakukan survey lokasi ponpes
Staf seksi
pekapontren Kepala seksi Pengawas
Akte Notaris, profil pondok
1 Hari /bahan
Disesuaikan jarak lokasi ponpes
5 Membuat BA Pemeriksaan lokasi ponpes
Staf seksi
pekapontren Kepala seksi Pengawas
Akte Notaris, profil pondok dan
hasil survey
5 menit /bahan
BA Pemeriksaan
6 Penandatangan BAP Lokasi Ponpes
Staf seksi pekapontren
Kepala seksi Pengawas
Akte Notaris, profil pondok dan
hasil survey
30 menit /bahan
BA Pemeriksaan
7 Membuat draf SK Ijin Ponpes
Staf seksi pekapontren
Akte Notaris, profil pondok dan
hasil survey
40 menit /bahan
SK Ijin Ponpes
8 Menyampaikan draf SK Ijin pada Kasi dan Kasubag TU Untuk Diparaf
Kepala seksi Kasubag TU
Akte Notaris, profil pondok dan
hasil survey
20 menit /bahan
SK Ijin Ponpes
9 Penandatangan SK Ijin Ponpes oleh Kakan
Kakan Kemenag
Akte Notaris, profil pondok dan
hasil survey
10 menit /bahan
SK Ijin Ponpes
10 Registrasi SK Ijin Ponpes di Tata Usaha dan penyampaian SK
Staf seksi pekapontren
Akte Notaris, profil pondok dan
hasil survey
20 menit /bahan
SK Ijin Ponpes
108
SEKSI DINIYAH DAN PONDOKPESANTREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PENDATAAN PPS
Dasar Hukum: Kualifikasi: ( mengarah kepada pelaksana)
1.Undang- undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional
2.Peraturan Pemerintah RI Nomor 73 tahun 1991 tentang pendidikan Luar Sekolah
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, prinr\ter,profil pondok pesantren
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Dicatan dalam buku kendali surat keluar pondok pesantren
No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Ket 1 2 3 4 Kelengkapan Waktu Output
1 Menyiapkan form yang di isi masing –masing PPS
Staf
2
Membuat SPPD dan Mengajukan SPPD pada Kasi dan Kasubag TU untuk diparaf
Staf Kepala seksi
Kasubag TU
20 menit /bahan
SPPD
3 Penanda tangan SPPD Oleh Kakan
Kakan Kemenag
5 menit /bahan
SPPD
4
Turun Lokasi PPS
Staf Kepala seksi
Buku, Point, data awal pps
1 Hari /bahan
Data PPS Disesuaikan jarak lokasi ponpes
5 Menyusun Laporan SPPD dan penanda tangan laporan
Staf Kepala seksi
30 menit /bahan
Laporan
SPPD
6 Rekapitulasi Data PPS dari hasil pendataan dan surat pengantar
Staf Data PPS dari hasil
PENDATAAN dan surat pengantar
5 menit /bahan
Rekapitulas
i Data PPS
dan surat
pengantar
7 Menyampaikan Rekapiituasi Data PPS untuk Paraf oleh Kasi dan Kasubag TU
Kepala seksi
Kasubag TU
Data PPS dari hasil
PENDATAAN dan surat pengantar
20 menit /bahan
Rekapitulas
i Data PPS
dan surat
pengantar
8 Penanda tangan Rekapitusi Data PPS oleh Kakankemenag
Staf Kakankemenag
Data PPS dari hasil
PENDATAAN dan surat pengantar
20 menit /bahan
Rekapitulas
i Data PPS
dan surat
pengantar
9 Meregisterasi di Tata Usaha umum dan Menyimpan Dokumentasi Data
Staf Data PPS dari hasil
PENDATAAN dan surat pengantar
20 menit /bahan
Rekapitulas
i Data PPS
dan surat
pengantar
109
SEKSI PENMAD DAN DINIAYAH PONDOKPEATREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP REKOMENDASI
Dasar Hukum: Kualifikasi: ( mengarah kepada pelaksana)
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Dicatan dalam buku Rekomendasi Dana Bos
No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Ket 1 2 3 4 Kelengkapan Waktu Output
1
Terima proposal dari dari staf TU umum dan Mengajukan ke Kasi untuk memberikan disposisi
Staf Rek. Bansos : Akte Notaris, profil pondok dan Rek. Dana Bos : SPJ, RPU,
30 menit /bahan
2 Kasi memberikan disposisi
Kepala seksi
Rek. Bansos : Akte
Notaris, profil
pondok dan Rek.
Dana Bos : SPJ, RPU,
5 menit /bahan
Disposisi
3
Menerima proposal setelah disposisi dan memeriksa kelengkapannya
Staf Rek. Bansos : Akte
Notaris, profil
pondok dan Rek.
Dana Bos : SPJ, RPU,
15 menit/bahan
4 Membuat draf Rekomendasi
Staf Rek. Bansos : Akte
Notaris, profil
pondok dan Rek.
Dana Bos : SPJ, RPU,
30 menit /bahan
Rekomen
dasi
5 Menyampaikan draf Rekomendasi pada Kasi dan Kasubag TU Untuk Diparaf
Kepala seksi
Kasubag TU
Rek. Bansos : Akte
Notaris, profil
pondok dan Rek.
Dana Bos : SPJ, RPU,
5 menit /bahan
Rekomen
dasi
6 Penandatangan an Rekomendasi oleh Kakan
Kakan Kemenag
Rek. Bansos : Akte
Notaris, profil
pondok dan Rek.
Dana Bos : SPJ, RPU,
10 menit /bahan
Rekomen
dasi
7 Registrasi Rekomendasi di Tata Usaha dan penyampaian Rekomendasi
Staf Rek. Bansos : Akte
Notaris, profil
pondok dan Rek.
Dana Bos : SPJ, RPU,
20 menit /bahan
Rekomen
dasi
110
SEKSI DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN
SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PENDATAAN PESRTA UNPK PAKET A,B DAN C
Dasar Hukum: Kualifikasi:
Keputusan bersama antara Direktur Jendral Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda Departemen Pendidikan Nasional RI dan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI Nomor 19 / MS / 2004 dan Nomor DT. II / 166 / 2004 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan pada Pondok Pesantren.
Memiliki keahlian dibidang Pekapontren
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
SOP Pendataan Peserta UNPK Paket A,B,dan C Komputer, printer,dan Form pendataan
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda mengikuti ujian
No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Ket 1 2 3
Kepala Kantor
Kelengkapan
Waktu Output
1 Menyiapkan form yang di isi masing –masing PPS yang menyelenggarakan
Staf 30 menit
2
Melaksanakan sosialisasi unpk pakert A,B dan C pada semua PPS yang menyelanggarakan
Staf Kepala Seksi
Ijasah, Niilai Rapor lima semester ,pas foto
1 jam Surat ket pengganti Izajah
1 PPS
3 Menerima pengembalian Form/ bahan usul UNPK Paket A,B dan C dari PPS
Staf
5 menit /bahan
4 Memeriksa kelengkapan Bahan Usulan calon UNPK Paket A,B dan C
Staf
20 menit/bhn
5 Rekapitulasii Data perserta UNPK Paket A,B dan C dari hasil pendataan
Staf 3o Menit/
1 PPS
6 Menyampaikan Rekapiituasi Data UNPK Paket dan surat pengantar untuk diperiksa oleh Kasi
Staf Kepala Seksi
20 menit /bahan
7 Menyampaikan Rekapiituasi Data UNPK Paket untuk Paraf oleh Kasi dan Kasubag TU
Kepala Seksi
Kasubag Pengantar
15 menit /bahan
8 Menyerahkan Rekapitulasi Data dan surat pengantar Kepada Kakan kemenag untuk di tanda tangan
Kakankemenag
30 menit/bahan
9 Meregistersi Data UNPK di Tata usaha umum dan mengirim kepada Kanwil Kemenag dan Dinas Dikpora
Staf 15 Menit
111
SEKSI DINIYAH DAN PONDOKPESANTREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PENDATAAN PESRTA UN PSS ULA DAN WUSTHA
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1.Undang- undang Nomor 20 tahun 2003 tentang
Sistim Pendidikan Nasional 2.Peraturan Pemerintah RI Nomor 73 tahun 1991 tentang
pendidikan Luar Sekolah
Memiliki keahlian dibidang Pekapontren
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
SOP Pendataan Peserta UNPK PPS Ula dan Wustha
Komputer, printer,dan Form pendataan PPS ula dan Wustha
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda mengikuti ujian
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku Ket 1 2 3
Kepala Kantor
Staf Umum
Kelengkapan
Waktu Output
1 Menyiapkan Form Pendataan yang di isi oleh masing –masing PPS yang ikut ujian
Staf
Ijasah, Niilai Rapor lima semester, pas foto
30 Menit/ bahan
Surat ket pengganti ijazah
2
Melaksanakan sosialisas unpk pada semua PPS Ula dan Wustha Staf
Kepala Seksi
Ijasah, Niilai Rapor lima semester, pas foto
1 jam Surat ket pengganti Izajah
1 PPS
3 Menerima pengembalian Form/ bahan usulan UNPK dari PPS
Staf
30 menit /bahan
4 Memeriksa kelengkapan Bahan Usulan calon UNPK PPS
Staf
5 Rekapitulasi Data perserta IUNPK PPS Ula dan wustha dari hasil pendataan
Staf
20 menit/ bhn
6 Menyampaikan Rekapiituasi Data UNPK PPS Ula dan Wustha dan surat pengantar untuk diperiksa oleh kasi
Staf
Kepala Seksi
3o Menit/
1 PPS
7 Menyampaikan Rekapiituasi Data UNPK PPS Ula dan Wustha untuk Paraf oleh Kasi dan Kasubag TU
Kepala Seksi
Kasubag 20 menit /bahan
8 Menyerahkan surat pengantar dan rekapitulasi Data UNPK PPS Ula dan Wustha Kepada Kakan kemenag untuk di tanda tangan
Kakankemenag
25 menit/bahan
9 Meregistrasi Data UNPK PPS ula dan Wustha di Tata usaha umum dan mengirim berkas
Adminitrasi umum
112
SEKSI DINIYAH DAN PONDOKPESANTREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PENDATAAN MADRASYAH DIINIYAH AWALIYAH
Dasar Hukum: Kualifikasi: ( mengarah kepada pelaksana)
Keputusan Presiden RI No 44 thn 1974 Tentang Pokok-pokok Organisasi Departemen
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer. Data
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Dicatan dalam buku kendali Madrasyah Diniyah
No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Ket 1 2 3 4
Kelengkapan
Waktu Output
1 Menyiapkan form yang di isi masing –masing Madin
Staf 30 menit
2
Membuat SPPD dan Mengajukan SPPD pada Kasi dan Kasubag TU untuk diparaf
Staf Kepala seksi
Kasubag TU
30 menit /bahan
SPPD
3 Penanda tangan SPPD Oleh Kakankemmenag
Kakan Kemenag
15 menit /bahan
SPPD
4
Turun Lokasi Madin
Staf Kepala seksi
Buku, Point, data awal
Madin
1 Hari /bahan
Data Madin
Disesuaikan jarak lokasi Madin
5 Menyusun Laporan SPPD dan penanda tangan laporan
Staf Kepala seksi
30 menit /bahan
Laporan
SPPD
6 Rekapitulasi Data Madin dari hasil pendataan dan surat pengantar
Staf Data Madin hasil
pendataan dan surat pengantar
30 menit /bahan
Rekapitul
asi Data
Madin
dan surat
pengantar
7 Menyampaikan Rekapiituasi Data Madin untuk Paraf oleh Kasi dan Kasubag TU
Kepala seksi
Kasubag TU
Data Madin dari hasil
PENDATAAN dan surat pengantar
20 menit /bahan
Rekapitul
asi Data
Madin
dan surat
pengantar
8 Penanda tanganan Rekapitusi Data Madin oleh Kakankemenag
Staf Kakan kemenag
Data PPS dari hasil
PENDATAAN dan surat pengantar
20 menit /bahan
Rekapitul
asi Data
Madin
dan surat
pengantar
9 Meregisterasi di Tata Usaha umum dan Menyimpan Dokumentasi Data Madin
Staf Data Madin dari hasil
Pendataan dan surat pengantar
20 menit /bahan
Rekapitul
asi Data
Madin
dan surat
pengantar
113
SEKSI DINIYAH DAN PONDOK PESANTREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PELAKSANAAN UAN PONDOK PESANTREN SALAFIYAH
Dasar Hukum: Kualifikasi:
1 .Undang- undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistim Pendidikan Nasional
2 .Peraturan Pemerintah RI Nomor 73 tahun 1991 tentang pendidikan Luar Sekolah
Mengarah kepada panitia ujian
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer,data
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda ujian
Dicatan dalam buku kendali PPS
No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Ket 1 2 3 4 Kelengkapan Waktu Output
1 Panitia menanda tanganani berita Acara serah terima soal ujian,ljk,dan tanda pengenal peserta
Staf Kepala Seksi
Kartu pengenal,pensil 2b, penggaris dll
30 menit
2
Panitia mendistribusikan soal ujian,LJK dan tanda pengenal peserta pada masing-masing PPS
Staf Kartu pengenal,pensil 2b, penggaris dll
30 menit /bahan
1 PPS
3 Panitia turun lokasi untuk monitoring keadaan peserta dan pengawas Ujian
Staf Kepala Seksi
Kakan Kemenag
1 Jam 1PPS
4
Pengawas menyerahkan kembali LJK kepada panitia ujian untuk dikirim kembali
Staf Kepala seksi
20 menit /bahan
5 Panitia menyusun dan merapikan LJK dan membuat surat pengantar untuk diparaf oleh Kasi
Staf Kepala seksi
30 menit /bahan
6 Ketua Panitia menanda tangani surat pengantar dan meregisrtasi di TU umum
Staf Kakankemenag
30 menit /bahan
7 Panitia Kabupaten mengirim kemabali LJK tersebut kepanitia propinsiuntuk diperiksa
Staf 20 menit /bahan
114
SEKSI DINIYAH DAN PONDOKPESANTREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP PELAKSANAAN UNPK A,B,DAN C
Dasar Hukum: Kualifikasi:
Keputusan bersama antara Direktur Jendral Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda Departemen Pendidikan Nasional RI dan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Departemen Agama RI Nomor 19 / MS / 2004 dan Nomor DT. II / 166 / 2004 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan pada Pondok Pesantren.
Mengarah kepada panitia ujian
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer,data
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda ujian
Dicatan dalam buku kendali Paket A,B,dan C
No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Ket 1 2 3 Kelengkapan Waktu Output
1 Panitia menanda tanganani berita Acara serah terima soal ujian,ljk,dan tanda pengenal peserta
Staf Kepala Seksi
Kartu pengenal,pensil 2b, penggaris dll
30 menit
2
Panitia mendistribusikan soal ujian,LJK dan tanda pengenal peserta pada masing-masing PPS penyelenggara paket
Staf Kartu pengenal,pensil 2b, penggaris dll
30 menit /bahan
1 PPS penyelenggara Paket
3 Panitia turun lokasi untuk monitoring keadaan peserta dan pengawas Ujian
Staf Kepala Seksi
Kakan Kemenag
1 Jam 1PPS penyelenggara Paket
4
Pengawas menyerahkan kembali LJK kepada panitia ujian untuk dikirim
Staf Kepala seksi
20 menit /bahan
5 Panitia menyusun dan merapikan LJK dan membuat surat pengantar untuk diparaf oleh Kasi
Staf Kepala seksi
30 menit /bahan
6 Ketua Panitia menanda tangani surat pengantar dan meregisrtasi di TU umum
Staf Kakankemenag
30 menit /bahan
7 Panitia Kabupaten mengirim kemabali LJK tersebut kepanitia propinsiuntuk diperiksa
Staf 20 menit /bahan
115
SEKSI DINIYAH DAN PONDOKPESANTREN
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA
KABUPATEN SUMBAWA BESAR
Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
SOP REKOMENDASI PENCAIRAN DAN BOS PPS ULA DAN WUSTHA
Dasar Hukum: Kualifikasi:
Mengarah kepada PPS penerima Dana BOS
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
Komputer, printer,
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan
Jika ini tidak dilengkapi maka akan terhambat/tertunda pencairan uang di bank.
Dicatan dalam buku kendali Rekomendasi
No. Aktivitas Pelaksana Mutu Baku
Ket 1 2 3 4 Kelengkapan Waktu
Output
1 Memeriksa kelengkapan,SPJ,RPU Dana BOS PPS
Staf Kepala Seksi
SPJ, RPU 30 menit
2 Menyuruh pimpinan PPS untuk mengambil rekening koran dibank
Staf 30 menit /bahan
1 PPS
3 Menyusun draf untuk membuat rekomendasi
Staf Kepala Seksi
Kakan Kemenag
30 Menit/bahan
1PPS
4 Rekomendasi dilampirkan dengan rekening Koran lalu diparaf oleh kasi dan Kasubag
Staf Kepala seksi
Kasubag 20 menit /bahan
5 Rekomendasi ditanda tangani oleh Kakankemenag
Staf Kepala seksi
30 menit /bahan
6 Diregistrasi di buku kendali Dana BOS dan diberikan kepada pimpinan PPS untuk mengambil uang di Bank
Staf Kakan kemenag
30 menit /bahan
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
Lampiran – Lampiran
FLOW CHART KEGIATAN
141
142
143
144
145
146
147
DENGAN keu
148