MENGENALI SISTEM INFORMASI

Konsep Sistem Informasi – S1 Sistem Informasi

Metode Pengenalan Sistem Informasi Mengenali kehadiran sebagai elemen sistem

pengolahan data Melihat interaksi antar orang di dalam

organisasi Melihat aliran dokumen Melihat interaksi antara orang dengan media

pelaksana sistem pengolahan data. Menganalisis dokumen job description

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Kehadiran Sebagian Elemen Sistem Pengolahan Data Kehadiran sebagian elemen sistem

pengolahan data dapat dikenali dengan melihat sarana pengolahan data, maupun contoh dokumen pencatatan, pengolahan, arsip atau pelaporan.

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Mengenali Elemen Pengolahan Data melalui Sarananya Mengenali elemen pengolahan data melalui

sarananya, contohnya suatu organisasi usaha seperti supermarket, hotel atau apotik, orang akan menemukan sarana elemen pengolahan data, yaitu cash register. Sarana ini merupakan sarana pencatatan dan perhitungan proses pembayaran, untuk membantu tugas kasir.

Cash register umumnya sudah terhubung dengan jaringan komputer, rekapitulasi catatan dan hitungan hasil penjualan dapat langsung dikirim ke meja supervisor dan manajer melalui jaringan komputer.

Kehadiran elemen cash register dapat menjadi tanda awal adanya sistem informasi di supermarket tsb.

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Mengenali Elemen Pengolahan Data melalui Contoh Dokumen Masih contoh pada supermarket, kita dapat

menemukan contoh dokumen yang menunjukkan adanya elemen pengolahan data yaitu bukti pembayaran yang dicetak oleh cash register. Bukti pembayaran ini merupakan contoh dokumen pencatatan pembayaran terhadap barang yang dibeli konsumen.

Contoh lain akan ditemukan label harga yang menempel pada barang, label ini merupakan contoh dokumen hasil perhitungan atau pengolahan harga jual, yang berasal dari harga beli, margin keuntungan dan biaya lainnya.

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Interaksi Antar Manusia di dalam Organisasi Orang-orang yang menjadi anggota organisasi usaha,

masing-masing memiliki human data processor (manusia mempunyai subsistem pengolah data dalam dirinya). Disamping itu manusia atau orang yang menjadi karyawan dan pimpinan organisasi, masing-masing mempunyai keahlian yang sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya.

Sebagai orang yang berkeahlian, mereka mempunyai data, informasi, pengetahuan, jaringan semantik, bahkan kebijaksanaan.

Interaksi antar manusia terjadi ketika mereka saling berdiskusi, melakukan rapat, memberikan perintah melalui vokal, surat atau telepon dan menyampaikan laporan.

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Aliran Dokumen

Tidak setiap sistem informasi didukung oleh aliran dokumen.

Cara pengenalan ini merupakan cara klasik, biasanya aliran dokumen dapat diketahui oleh adanya model dokumen flow-map, yang sudah ada di suatu perusahaan atau berdasarkan ingatan salah satu karyawan.

Diagram dokumen flow-map terdiri dari beberapa kolom, yang menunjukkan ruang lingkup bagian-bagian organisasi, ataupun entitas luar dan organisasi. Bagian-bagian ini masing-masing disinggahi dokumen pendukung suatu fungsi aktivitas tertentu.

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Contoh : Diagram Alir Dokumen Pemesanan Barang

Penjual User Bagian Pengadaan Manajer Supermarket

Kebutuhan barang

Surat pesanan pembelian

Kebutuhanbarang

Buat pesananpembelian

Surat pesanan pembelian

Buat lap.pembelian

Surat pesanan pembelian

Laporanpembelian

Arsip

Laporanpembelian

Interaksi antara Orang dengan Media Pelaksana Sistem Pengolahan Data

Dilingkungan supermarket, dapat terlihat interaksi antara kasir dengan cash register, ataupun interaksi antara karyawan bagian keuangan dengan kalkulator.

Konsep interaksi ini dikembangkan dalam ranah human-computer interaction.

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Analisis Dokumen Job Description Analisis dokumen job description digunakan untuk

mengidentifikasi proses yang termasuk dalam kelompok fungsi pengolahan data.

Dokumen job description biasanya terdapat pada organisasi yang sudah mapan. Dokumen ini berisi lingkup tugas suatu posisi atau jabatan misalnya uraian tugas, kualifikasi orang yang dapat menjalankan tugas dll.

Didalam uraian tugas biasanya akan terdapat kegiatan yang termasuk didalam kelompok proses-proses pengolahan data. Contohnya, staf pengadaan barang melaporkan pembelian barang setiap hari. Laporan tsb dapat berbentuk laporan lisan, dokumen rekapitulasi tertulis atau laporan yang dapat dicetak setiap saat.

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Cara Awal Mengenali Sistem Informasi

Alat tulis, Perekam/arsip,Penghitung/kalkulator, Pencetak,Pencarian data, Contoh FormulirDokumen pelaporan

Dialog/diskusi/rapat, PemberianInstruksi/Order Pelaporan, Pemantauan, Koreksi

Pengesahan Dokumen, DokumenPelaporan, Surat Edaran, Memo,Surat menyurat, Formulir,Laporan Rekapitulasi

Menulis, Merekam/mengarsipkan,Menghitung dgn Kalkulator,Mencetak, Mencari dgn Katalog

Identifikasi Proses SPD,Dalam Uraian Job Description

Ada elemen SPD ?

Ada interaksi Antar orang ?

Ada aliran dokumen ?

Ada interaksi orangDengan SPD ?

Ada job description ?

Contoh Kasus:Sistem Informasi di Hotel Tugas resepsionis dan kasir di hotel yang berskala kecil,

adakalanya bisa rangkap. Hal tersebut tidak bisa dilakukan pada hotel dengan skala besar.

Dalam hal menerima pembayaran, kasir di hotel tidak berbeda dengan kasir disupermarket. Perbedaannya terletak pada manfaat yang dijual di hotel berbeda dengan disupermarket. Supermarket menjual barang-barang secara eceran, sedangkan hotel menjual manfaat rupa jasa fasilitas menginap dalam kamar-kamar hotel.

Peran informasi untuk mendukung aktivitas pelayanan di hotel sangat kuat. Apa yang terjadi jika seorang tamu datang ke suatu hotel, bertemu dengan resepsionis hotel, lalu menanyakan apakah ada kamar yang kosong? Apakah kemudian dengan sigap resepsionis berlari memeriksa seluruh kamar-kamar hotel yang mungkin kosong satu per satu?

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

Contoh Hasil Survey:Pengenalan Sistem Informasi di Hotel

Sasaran Survei Hasil Survei

Entitas : D – I – P 1.1 Data Daftar kamar hotel dan tarifnya

Pengelompokkan kamar hotelData tamu yang sedang menginap

1.2 Informasi Laporan hunian tamu bulananLaporan aktivitas bagian linen-laundryDaftar acara kesenian daerah bulan ini

1.3 Pengetahuan Tata tertib tamuDaerah kunjungan wisata

Aktivitas : E – I – A – I – J 2.1 Elemen SPD Cash register di kasir hotel dan kasir restoran

Buku pencatatan check-in dan check-out tamu hotelPapan penggantung kunci kamar hotelFormulir isian loundry

Contoh Hasil Survey:Pengenalan Sistem Informasi di Hotel

Sasaran Survei Hasil Survei

Aktivitas : E – I – A – I – J2.2 Interaksi antar Orang Tamu melakukan check-in ke resepsionis

Tamu melakukan check-out ke resepsionisTamu menelpon pesanan makanan dan minuman ke restoran

2.3 Aliran Dokumen Perjalanan formulir pesanan laundry, dari kamar tamu, melalui hause-keeping sampai ke meja resepsionis atau kasir hotel.

2.4 Interaksi Orang – SPD Penulisan catatan check-in dan check-out tamu ke dalam bukuKasir – cash registerPengisian formulir loundry oleh tamu atau petugas house-keepingPengisian laporan alokasi kamar tamu (status hunian) berdasarkan status kunci pada papan penggantungnya

2.5 Job Description / Struktur Organisasi

Dokumen / diagram prosedur check-inDokumen / diagram prosedur check-outStruktur Organisasi hotel

Tugas

Anda Mengenali Sistem Informasi pada Suatu Organisasi

Buat laporan dengan sistematika sebagai berikut : Latar Belakang (Menyangkut Permasalahan

yang coba diangkat) Mengenali Sistem Informasi dengan Metode

yang ada (Hasil Survei) Kesimpulan

Jurusan Teknik Informatika FT UNG M. Hidayat Koniyo

terimakasih