47

BAB IV

MANAJEMEN SUMBER DAYA DATA

4.1 Manajemen Data

Aplikasi TI tidak dapat dilakukan tanpa menggunakan data. Data

harus memiliki kualitas tinggi, yang berarti data harus akurat, lengkap,

tepat waktu, konsisten, mudah diakses, relevan dan ringkas. Oleh karena

data diproses dalam beberapa tahap dan tempat, maka masalah dan

kesulitan mungkin dapat terjadi dengan beberapa alasan:

• Jumlah data meningkat secara eksponensial sepanjang waktu. Banyak

data yang lama masih harus disimpan dalam waktu yang lama, dan

data yang baru terus bertambah dengan cepat

• Data tersebar diseluruh organisasi dan dikumpulkan oleh banyak

indivisu dengan menngunakan beberapa metode dan alat.

• Jumlah data eksternal yang terus bertambah perlu dipertimbangkan

dalam membuat keputusan organisasi

• Keamanan, kualitas, dan integrasi data adalah hal yang sangat

penting, namun mudah dikacaukan.

Organisasi semakin memandang manajemen data sebagai faktor

kunci keberhasilan. Manajemen data merupakan bagian dari manajemen

sumber daya informasi serta memastikan bahwa sumber daya data

perusahaan mencerminkan secara akurat sistem fisik yang diwakilinya.

Manajemen sumber daya data adalah aktivitas manajerial yang

mengaplikasikan teknologi sistem informasi, seperti manajemen basis

data, gudang data, dan alat manajemen data lainnya dalam tugas untuk

mengelola sumber daya data organisasi agar dapat memenuhi kebutuhan

informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka.

Kegiatan manajemen data mencakup:

• Pengumpulan data

• Integritas dan pengujian

• Penyimpanan

48

• Pemeliharaan

• Keamanan

• Organisasi

• Pengambilan

Tujuan pengaturan data

• Menyediakan penyimpanan data utnuk dapat digunakan oleh

organisasi saat ini dan masa datang

• Sebagai cara pemasukan data sehingga memudahkan tugas operator

dan menyangkut waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk

mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang

ditangani

• Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up to date dan

dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem

• Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, modifikasi,

pencurian dan gangguan-gangguan lain.

4.2 Dasar-Dasar Konsep Data

Secara logis data dapat diatur dalam karakter, field, catatan, file

dan basis data.

Karakter Elemen logis data yang paling dasar adalah karakter,

yang terdiri dari sebuah huruf, angka, atau simbol

lainnya, dan dapat diamati serta dimanipulasi

Field Field atau bagian data terdiri dari sekelompok karakter

yang saling berhubungan. Secara khusus, field data

mewakili sebuah atribut (sebuah karakteristik atau

kualitas) dari beberapa entitas (objek, orang, tempat atau

kegiatan).

Catatan Field-field dari data yang saling berhubungan dikelom-

pokkan untuk membentuk catatan (record). Jadi, sebuah

49

catatan mewakili kumpulan atribut yang mendeskripsikan

sebuah entitas.

File Sekelompok catatan yang saling berhubungan disebut

sebagai file data atau tabel.

Basis

Data

Basis data atau database adalah kumpulan tertintegrasi

dari elemen data yang secara logika saling

berhubungan. Basis data mengonsolidasikan berbagai

catatan yang dahulu disimpan dalam file-file terpisah ke

dalam satu gabungan umum elemen data yang

menyediakan data untuk banyak aplikasi. Jadi, basis

data berisi berbagai elemen data yang mendeskripsikan

berbagai entitas dan hubungan antarentitas.

4.3 Era sebelum Basis Data

Sebelum kemunculan basis data, pemrosesan data menggunakan

pendekatan yang berbasis berkas dimana ada kemungkinan bahwa

perancangan sistem masih didasarkan pada kebutuhan individual si

pemakai, bukan berdasarkan kebutuhan sejumlah pemakai sehingga

ditandai dengan pengulangan data (data redundancy), ketergantungan

data (data dependency) dan kepemilikan data yang tersebar (diffused data

ownership). Berbagai kelemahan pada sistem berbasis berkas:

• Duplikasi data, dimana data yang sama terletak pada berbagai berkas.

• Pemisahan data, mengingat data tersebar dibeberapa berkas.

• Ketidakkonsistenan, yakni ketika suatu data pada suatu berkas diubah,

tetapi tidak dilakukan perubahan pada berkas lain untuk data yang

sama.

• Dependensi data-program, di mana perubahan dalam data membuat

program juga harus diubah.

• Ketidakkompatibelan format berkas

50

4.4 Konsep Basis Data

Basis data adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,

diorganisasikan dan sisimpan dalam suatu cara yang memudahkan

pengambilan kembali.

Dua tujuan utama dari konsep basis data adalah meminimumkan

pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah

kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa

membuat perubahan pada program yang memproses data.

Proses menciptakan basis data mencakup tiga langkah utama.

Pertama, menentukan data yang dibutuhkan. Kedua, menjelaskan data

tersebut. Ketiga, memasukkan data ke dalam basis data.

Kriteria basis data

• Berorientasi data dan bukan berorientasi program

• Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu

mengubah basis datanya

• Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya

• Dapat memenuhi kebutuhan system-sistem baru secara mudah

• Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda

Manfaat basis data

• Mengatasai redundancy data

• Menghindari terjadinya inkonsistensi data

• Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

• Menyusun format yang standar dari sebuah data

• Penggunaan oleh banyak pemakai

• Melakukan perlindungan dan pengamanan data

• Menyusun integritas dan independensi data

51

4.5 Sistem Manajemen Basis Data

Sistem manajemen basis data (database management system -

DBMS) adalah perangkat lunak system yang memungkinkan para

pemakai membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis data

dengan cara yang praktis dan efisien.

DBMS memiliki tiga fungsi dasar, yaitu:

1. membuat basis data baru dan aplikasi basis data

2. memelihara kualitas data dalam basis data organisasi

3. menggunakan basis data organisasi untuk memberikan informasi yang

dibutuhkan oleh pemakai akhir

Pada umumnya DBMS menyediakan fitur-fitur sebagai berikut:

• Independensi data –program, dengan kata lain program tidak akan

terpengaruh sekiranya bentuk fisik data berubah.

• Keamanan, yang dimaksudkan untuk mencegah pengaksesan data

oleh orang yang tidak berwenang.

• Integritas, ditujukan agar data selalu dalam keadaan yang valid dan

konsisten.

• Konkurensi, memungkinkan data dapat diakses oleh banyak pemakai

tanpa menimbulkan masalah.

• Pemulihan (recovery), untuk mengembalikan basis data ke keadaan

semula.

• Katalog sistem, yaitu deskripsi tentang data yang terkandung dalam

basis data yang dapat diakses oleh pemakai.

• Perangkat produktivitas, seperti query dan pembangkit laporan.

Saat perusahaan atau pemakai individu memutuskan apakah akan

menggunakan DBMS, keuntungan dan kerugiannya harus

dipertimbangkan. DBMS memiliki keunggulan:

• Mengendalikan/mengurangi duplikasi data

• Menjaga konsistensi dan integritas data

• Memudahkan pemerolehan informasi yang lebih banyak dari data yang

sama

52

• Meningkatkan keamanan data

• Memaksakan penerapan standar

• Dapat menghemat biaya

• Menanggulangi konflik kebutuhan antarpemakai

• Meningkatkan tingklat respon dan kemudahan akses bagi pemakai

akhir

• Meningkatkan pemeliharaan melalui independensi data

• Meningkatkan konkurensi tanpa menimbulkan masalah kehilangan

informasi atau integritas

• Meningkatkan layanan backup dan recovery

Selain keunggulan tersebut DBMS juga memiliki beberapa

kelemahan, yaitu:

• Kompleksitas yang tinggi.

• Ukuran penyimpanan sangat besar dan memerlukan memori yang

besar agar bisa bekerja secara efisien

• Rata-rata harga DBMS yang handal sangat mahal

• Terkadang DBMS meminta kebutuhan perangkat keras dengan

spesifiksi tertentu sehingga diperlukan biaya tambahan

• Biaya konversi sistem lama ke sistem baru terkadang sangat mahal

• Kinerjanya terkadang kalah dengan sistem yang berbasis berkas

karena DBMS dibuat untuk menangani hal-hal yang bersifat umum

• Dampak kegagalan menjadi lebih tinggi

• Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA (database

administrator)

Komponen DBMS

Komponen-komponen yang menyusun lingkungan DBMS terdiri

atas:

53

1. Perangkat keras, yang digunakan untuk menjalanan DBMS beserta

aplikasi-aplikasinya. Perangkat keras berupa komputer dan periferal

pendukungnya.

2. Perangkat lunak, komponen perangkat lunak mencakup DBMS itu

sendiri, program aplikasi, serta perangkat lunak pendukung untuk

komputer dan jaringan.

3. Data, merupakan komponen etrpenting dalam DBMS karena dari data

inilah pemakai dapat memperoleh informasi yang sesuai dengan

kebutuhan masing-masing.

4. Prosedur. Prosedur adalah petunjuk tertulis yang berisi cara

merancang hingga menggunakan basis data.

5. Orang/pengguna, yang dpat dibagi emnjadi tiga kelompok, yaitu

pemakai akhir (end-user), pemrogram aplikasi dan administrator basis

data.

4.6 Struktur Basis Data

Hubungan antara berbagai elemen data terpisah yang disimpan

dalam basis data didasarkan pada salah satu dari beberapa struktur atau

model logis data. Software DBMS didesain untuk menggunakan struktur

data tertentu agar dapat memberi akses yang cepat dan mudah ke

informasi yang disimpan dalam basis data. Lima struktur dasar basis data

meliputi model hierarkis, jaringan, relasional, berorientasi pada objek, dan

multidimensional.

Struktur

Hierarkis

Model hierarkis menggambarkan kumpulan

catatan/record yang dihubungkan satu sama lain

melalui hubungan berdasarkan pointer yang

membentuk struktur pohon.

Semua catatan merupakan dependen dan diatur

dalam struktur multi tingkat, terdiri dari catatan akar

(root) dan sejumlah tingkat subordinat. Jadi semua

hubungan antarcatatan adalah satu-ke-banyak,

54

karena setiap elemen data dihubungkan he hanya

satu elemen di atasnya.

Model ini memiliki kelemahan, karena memungkinkan

terjadinya redundansi yang banyak pada record

derajat berikutnya. Disamping itu, fleksibilitas model

ini dalam menambah dan menyisipkan record baru

sangat rendah dan komplkes. Pemrogramana pun

menjadi sangat kompleks, meskipun sebenarnya

proses pengorganisasian data pada model ini efisien.

Gambar 4.1 Ilustrasi struktur hierarkis

Struktur

Jaringan

Struktur jaringan dapat mewakili hubungan logis yang

lebih rumit. Struktur jaringan merupakan basis data

yang terdiri atas sekumpulan record yang

dihubungkan melalui pointer membentuk relasi antar

record dalam bentuk ring. Struktur ini memungkinkan

hubungan banyak-ke-banyak antarcatatan; dengan

kata lain, model jaringan dapat mengakses elemen

data dengan mengikuti salah satu dari beberapa jalur,

karena elemen data atau catatan apa pun dapat

dihubungkan ke banyak elemen data lainnya.

Pada model ini fleksibilitas dalam menambah atau

KRS

04022006 Nadine 18102002 Raihan

KU-210 Anatomi Manusia KU-210 Anatomi Manusia

KU- 625 Bedah Dasar

55

menyisipkan record sangat rendah dan kompleks.

Pemrogramannya menjadi sangat kompleks

meskipun model ini menjanjikan efisiensi dalam

proses pengorganisasian data dan menjamin tidak

terjadinya redundansi.

Gambar 4.2 Ilustrasi struktur jaringan

Struktur

Relasional

Di dalam model relasional, semua elemen data dalam

basis data dipandang disimpan dalam bentuk tabel-

tabel sederhana. Dalam setiap tabel, masing-masing

record data diorganisasikan dalam struktur yang

sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi

penghubung antar tabel yang ada dan berkait satu

sama lain.

Model ini memberikan kelebihan tersendiri

dibandingkan dengan dua model sebelumnya, antara

lain:

1. Kemudahan dalam pembentukan struktur data

masing-masing file

2. Kompleksitas untuk mengaitkan antar tabel tidak

terjadi karena hubungan antar tabel ditentukan

oleh field kunci yang telah ditetapan sebagai

penghubung antar file

3. Pemrograman menjadi sederhana, sedangkan

04022006 Nadine

18102002 Raihan

KU-210 Anatomi Manusia

KU- 625 Bedah Dasar

56

tingkat fleksibilitas dalam mengorganisasikan data

sangat tinggi.

File KRS No_KRS Tgl_KRS NIM Kd_Matkul

05020801 05/02/08 02042006 KU-210

06020801 06/02/08 18102002 KU-210

06020801 06/02/08 18102002 KU-625

File Mahasiwa NIM Nama Tgl_lhr

02042006 Nadine …….

18102002 Raihan ……….

File Matakuliah Kd_Matkul Nama_Matkul SKS

KU-210 Anatomi Manusia 3

KU-625 Bedah Dasar 3

Gambar 4.3 Ilustrasi struktur relasional

Srtuktur

Multidimensional

Struktur ini adalah variasi dari model relasional yang

menggunakan struktur multidimensional untuk

mengatur data dan menyajikan hubungan antardata.

Struktur ini daoat divisualisasikan sebagai kotak-kotak

data dan kotak dalam kotak data. Setiap sisi dari

kotak dianggap sebagai sebuah dimensi dari daat

tersebut. Setiap sel dalam struktur multidimensional

berisi data terintegrasi yang berhubungan dengan

berbagai elemen bersama dengan setiap dimensinya.

Manfaat utama dari basis data multidimensional

adalah cara yang praktis dan mudah dipahami untuk

menvisualisasikan dan memanipulasi berbagai

elemen data yang memiliki banyak hubungan yang

57

saling berkaitan, sehingga basis data ini telah menjadi

struktur basis data yang paling terkenal, yang

mendukung aplikasi online analytical processing

(OLAP). Gambar 4.4 memberikan contoh dari

berbagai dimensi berbeda dalam basis data

multidimensional.

Struktur

Berorientasi

Objek

Model ini memiliki kemampuan untuk melakukan

pemangkasan (encapsulation) yang memungkinkan

menangani dengan lebih baik jenis-jenis data yang

lebih rumit (grafik, gambar, suara, teks) daripada

struktur basis data lainnya. Selian itu model ini juga

mendukung pewarisan (inheritance) dimana objek-

objek baru dapat secara otomatis dibuat dengan

mereplikasi beebrapa atau semua karakter dari satu

atau lebih objek asal.

Gambar 4.3 Ilustrasi struktur yang berorientasi pada objek

Objek Rekening Bank Atribut

• Pelanggan • Saldo • Bunga

Operasi • Simpanan (jumlah) • Penarikan (jumlah) • Cari pemilik

Objek Rekening Giro Atribut

• Pemberitahuan batas kredit • Laporan bulanan

Operasi • Hitung bunga terutang • Cetak laporan bulanan

Objek Rekening Tabungan Atribut

• Jumlah penarikan • Laporan triwulan

Operasi • Hitung bunga yang telah dibayar • Cetak laporan Triwulan

pewarisan pewarisan

58

Timur Februari Maret

Aktual Anggaran Aktual Anggaran

Penjualan Kamera

TV

VCR

Audio

Margin Kamera

TV

VCR

Audio

Penjualan Timur Barat

Aktual Anggaran Aktual Anggaran

TV Januari

Februari

Maret

Triwulan 1

VCR Januari

Februari

Maret

Triwulan 1

Gambar 4.4 Ilustrasi berbagai dimensi basis data multidimensional.

Evaluasi Struktur Basis Data

Struktur data hierarkis adalah model natural untuk berbagai basis

data yang digunakan untuk pemrosesan transaksi yang jenisnya rutin dan

Barat

San Fransisko

Los Angeles

Denver

HPP

Margin

Total Beban

Laba

59

terstruktur, yang merupakan karakteristik dari banyak operasi bsinis. Data

untuk operasi-operasi ini dapat dengan mudah diwakili oleh sekelompok

catatan dalam hubungan yang hierarkis. Akan tetapi, terdapat banyak

kasus yang membutuhkan informasi mengenai berbagai catatan tetapi

tidak memiliki hubungan hierarkis. Struktur data jaringan dapat dengan

mudah menangani hubungan banyak-ke-banyak ini. Oleh karenanya

struktur ini menjadi lebih fleksibel daripada struktur hierarkis dalam

mendukung basis data untuk berbagai jenis operasi bisnis. Akan tetapi,

seperti juga struktur hierarkis, oleh karena hubungan harus ditentukan

terlebih dahulu, model jaringan tidak dapat dengan mudah menangani

permintaan khusus atau informasi.

Di pihak lain, basis data relasional memungkinkan pemakai akhir

untuk dengan mudah menarik informasi sebagai respons dari permintaan

khusus. Hal itu disebabkan karena tidak semua hubungan antarelemen

data dalam basis data yang dikelola secara relasional harus ditentukan

ketika basis data tersebut dibuat. Software DBMS membuat tabel-tabel

hubungan data baru dengan menggunakan berbagai bagian dari data

yang berasal dari berbagai tabel. Hasilnya, basis data relasional lebih

mudah digunakan untuk bekerja dan lebih mudah dipelihara oleh para

pemrogram daripada model hierarkis maupun jaringan.

Keterbatasan utama dari model relasional adalah DBMS relasional

tidak dapat memproses jumlah besar transaksi bisnis secepat dan

seefektif informasi yang dikelola dengan model hierarkis serta jaringan,

atau untuk aplikasi rumit bervolume besar, seperti yang dilakukan oleh

model yang berorientasi pada objek.

4.7 Data Warehouse dan Data Mart

Data warehouse atau gudang data adalah tempat penyimpanan

data historis yang berorientasi subjek, yang diatur seemikian rupa

sehingga dapat diakses dalam aktivitas pemrosesan analitis. Karakteristik

gudang data adalah sebagai berikut:

60

• Organisasi. Data disusun menurut subjek dan berisi informasi yang

relevan untuk pendukung keputusan.

• Konsistensi. Data dikodekan secara konsisten.

• Variasi waktu. Data disimpan selamabertahun-tahun agar dapat

digunakan untuk melihat kecenderungan, prakiraan dan perbandingan

sepanjang waktu.

• Nonvolatil/stabil. Data tidak diperbarui lagi setelah dimasukkan ke

dalam gudang data.

• Multidimensi.

• Berbasis web.

Beberapa manfaat dari pembuatan gudang data, mencakup:

• Pengguna akhir dapat mengakses data yang dibutuhkan dengan cepat

dan mudah melalui penjelajah Web karena semua data terletak di satu

tempat

• Pengguna akhir dapat melakukan analisis secara intensif terhadap

data.

• Pengguna akhir dapat memiliki pandangan yang terkonsolidasi

mengenai data organisasional.

Data mart adalah bagian dari data warehouse yang mendukung

kebutuhan pada tingkat departemen atau fungsi bisnis tertentu dalam

perusahaan. Karakteristik yang membedakan data mart dengan data

warehouse adalah:

• Data mart memfokuskan hanya pada ekbutuhan-kebutuhan pemakai

yang terkait dalam sebuah departemen atau fungsi bisnis

• Data mart biasanya tidak mengandung data operasional yang rinci

seperti pada data warehouse

• Data mart hanya sedikit mengandung informasi dibandingkan dengan

data warehouse dan lebih mudah dipahami dan dinavigasi

61

4.8 OLAP (Online Analytical Processing)

Istilah pemrosesan analitis online (Online Analytical Processing)

menggambarkan jenis pemrosesan analitis dari data segera setelah

transaksi terjadi. Peranti OLAP dapat menganalisis data utuk

mencerminkan kebutuhan bisnis aktual.

Kemampuan OLAP adalah kemampuannya untuk menciptakan

struktur bisnis dan menggabungkannya dengan cara tertentu sehingga

pengguna dapat dengan cepat menjawab berbagai pertanyaan bisnis.

Penggina dapat mengiris data secara interaktif dan menggali perincian

yang mereka inginkan. Selain menjawab permintaan data, OLAP dapat

menganalisis hubungan antarkategori data dan mencari pola,

kecenderungan dan pengecualian.

OLAP dapat digunakan untuk melakukan konsolidasi (melibatkan

pengelompokkan data), drill-down (meringkas data) dan slicing and dicing

(menjabarkan pada kemampuan utnuk meihat data dari berbagai sudut

pandang).

4.9 Data Mining

Data mining atau penggalian data adalah perangkat lunak yang

digunakan untuk menemukan pola-pola tersembunyi maupun hubungan-

hubungan yang terdapat dalam basis data yang besar dan menghasilkan

aturan-aturan yang digunakan untuk memperkirakan perilaku di masa

mendatang. Teknologi penggalian data ini memiliki kemampuan berikut:

• prediksi otomatis dari kecenderungan dan perilaku

• penemuan otomatis dari pola yang sebelumnya tidak diketahui

62

4.10 Latihan

1. Kunjungilah situs Web dari sebuah vendor besar manajemen data dan

lacak kemampuan produk terbaru mereka, termasuk koneksi Web

2. Berikan contoh penggunaan strategis gudang data untuk sebuah

industri (misalnya industri jaringan ritel).

3. Peran apa yang diperankan oleh manajemen basis data dalam

mengelola data sebagai sumber daya data?