Keqmanaxhimini i kohës suajsëmundje e kohëve moderne dhe vrasëse e ambicjeve tuaja

24 Shtator 2008, Nr 38 (345)Dr. Ilirjan Lipi, Universiteti “Ismail Qemali” i Vlorës

M.Sc Rudina Lipi, Universiteti Kristal, Fier

Nuk ka rëndësi nëse jeni POLITIKANE, DREJTUES INSTITUCIONI, MANAXHER KOMPANIE… të gjithë keni nevojë për manaxhim të kohës dhe “mos veproni si bujku”.

Performancë maksimale nënkupton kur zhvillon në maksimum aftesitë e duhura të manaxhimit dhe maksimizon përdorimin e kohës në mënyren e duhur.

Delegoni një instrument për një përdorim më efikas të kohës dhe të burimeve disponibël, por kujdes kur delegon .

Manaxhimi i kohës nuk konsiston në: “ të bësh sa më shumë të mundesh, por të bësh gjëra që të lejojnë arritjen e objektivit.

Kenneth Patton:

Duke punuar ne mund të gjejmë ushqim dhe ujë, por të gjithë orët e punës nuk do të mjaftonin për të siguruar një orë shtesë.

Brian Tracy:

Nuk gjendet asnjëherë mjaft kohë për të bërë çdo gjë, por gjendet mjaftë kohë për të bërë gjërat më të rëndësishme.

Mohandas Gandhi:

Njëherë e njëkohë lidershipi nënkuptonte “muskuj”, por sot ai nënkupton të merresh me njerëzit dhe ti kuptosh ata.

Peter Drucker:

Liderat të cilët punojnë më shumë me efektivitet , thonë ata shohin tek mua dhe asnjëherë nuk thotë “unë”. Dhe jo sepse ata kanë trajnuar vetveten të thone “unë”. Ata nuk mendojnë “unë”, ata mendojnë “ne” , ata mendojnë “grup”. Ata e nënkuptojnë punën e tyre duke kryer funksionet e grupit. Ata pranojnë përgjegjësitë dhe nuk e shmangin atë, por “ne” fitojnë besim.

Arie de Gues: Vlera juaj e të mësuarit më shpejt sesa konkurentët është avantazhi juaj konkurues ndaj tyre.

Pse duhet të planifikosh aktivitetet e duhura?Një histori e shkurtër:“ ..... Një ditë një bujk i thotë të shoqes : “Nesër do të plugoj fushën ”.Të nesërmen që në mëngjes doli për të lubrifikuar traktorin, por i mungonte vaji dhe shkoi në dyqan ta blejë. Rrugës u kujtua se nuk u kishte dhënë për të ngrënë derrave, u kthye drejt hambarit për të marrë misrin. Duke parë thasët u kujtua se duhet të mbillte patatet. Duke shkuar për ti mbjellë u kujtua se duhet të conte disa dru në shtëpi. Por më parë duhet ti priste dhe e kishte lënë sëpatën në kotec. Duke shkuar për të marë sëpatën takoi gruan që po ushqente zogjtë e cila e habitur i thotë “Mbarove se pluguari?”“Mbarova ?” bërtiti bujku “Unë as që kam filluar”

Kur zhvillon në maksimum aftësitë e duhura të manaxhimit dhe optimizon përdorimin e kohës në mënyrën e duhur kemi të bëjmë me rastin e pikut ose performancës maksimale.

Ja cfarë rekomandohet për ta arritur një performancë maksimale: Identifikoni ciklin tuaj të energjive Përdorni maksimumin tuaj për tu përqendruar në aktivitet prioritare Përdorni momentet pa humor për të zhvilluar aktivitetet e thjeshta dhe rutinë. Për shumë

persona, momenti i maksimumit të performancës është në mëngjes, për shumë të tjerë koha pas drekës është një moment i keq.

Menaxhimi i kohës nuk konsiston në: “të bësh sa më shumë të mundesh, por të bësh gjëra që të lejojnë arritjen e objektivit”.Objektivat duhet të jenë: Specifike. Progresi drejt objektivit duhet ti atribuohet projektit dhe jo shkaqeve të tjera Të matshëm. Në mënyrë që të mund të vlerësojë në mënyrë sasiore performancen e projektit Të saktë. Përkufizim i qartë dhe i saktë i rezultatit që duhet të arrihet Real. Të arritshëm me burimet finanziare dhe njerëzore të vëna në dispozicion, dhe në kohë të

arritshme Të shprehur në kohë. Përcaktimi i intervalit kohor brenda të cilit objektivat duhet të realizohen 

Si të identifikosh prioritetetPrioritetet përcaktohen si në lidhje me objektivat e identifikuar dhe në lidhje me subjektet e tjerë me të cilët punohet. Përcaktimi fillestar i prioriteteve konsiston:

Çfarë të bësh? Çfarë të bësh të parën? Çfarë mund të shtyhet për më vonë? Çfarë mund të delegohet?

Çfarë të bësh. Rezultatet arrihen duke bërë gjërat e drejta dhe jo gjërat drejtë. (Peter Drucker). Nëse manaxheret e dinë këtë atëhere bravo, nëse jo kjo do të thotë që keni nevojë për të mësuar dhe Long Live Learning është teoria e cila duhet të ngacmojë vëmendjen tuaj.Çfarë të bësh të parën. Manaxheret në jo pak raste ndodhen nën dilemën se kush duhet të bëhet e para. Është e rëndësishme përcaktimi i asaj se çfarë është prioritare dhe asaj çfarë mund të presi për më vonë për tu kryer ose edhe mund të delegohet.

Çfarë mund të shtyhet për më vonë. Disa veprime mund të shtyhen për më vonë, pasi jo çdo gjë është e rëndësishme dhe duhet kryher e para. Veprimet të cilat mund të kërkojnë më shumë kohë për tu gjykuar, veprime të cilat nga moskryerja adekuate nuk ndikojnë negativisht...mund të presin për një moment më të përshtatshëm më vonë duke krijuar hapsirën për të realizuar veprimet më të rëndësishme.Delegimi. Manaxherët mund të kenë frike nga delegimi, por fakti që ju jeni në krye të asaj kompanie nuk do të thotë që ju duhet të kryeni çdo gjë. Delegimi ka përfitimet e tij ashtu siç duhet të mbahen në konsideratë edhe elementët të cilët duhet të mbahen në konsideratë gjatë delegimit.

a)Përfitimet e delegimitDelegimi një instrument për një përdorim më efikas të kohës dhe të burimeve disponibëlNjë delegim efikas të mundëson:

• Pakësimin e aktiviteteve rutine• Të lë më shumë kohë për të programuar• Rrit kapacitetin për të manaxhuar kohën siç duhet• Motivon dhe përmirëson kënaqësinë profesionale të atyre që iu adresohet• Nxit frymën e grupit ose të skuadrës• Largon mërzinë• Rrit produktivitetin

b) Kujdes kur kryhen Delegim, pasi duhet të mbash në konsideratë:• Çfarë të delegosh, duke pasur parasysh përkatësinë e detyrave. Mos haroni që duhet të mbani në

konsideratë të delegoni plotësisht apo një pjesë. Kujdes duhet të delegoni si aktivitetet e këndshme dhe ato që nuk janë të tilla.

• Kujt ti delegosh. Personit që vendos ti delegosh një pune, duhet të ketë disa cilësi: të jetë i aftë, të ketë njohuri, motivimin ose potencialin për ta çuar punën deri në fund.

Sapo të vendosesh kujt dhe çfarë të delegosh, nevojitet të mos harrohet:• Të instruktosh personin. I dedikoni kohën e nevojshme për ti shpjeguar punën personit të cilit

do ti delegoni punë. Jini të qartë, precize dhe sigurohuni që personi të ketë kuptuar se cfarë duhet të bëjë. I specifikoni rezultatet që prisni të merrni prej tij.

• Ndiqni punën Sigurohuni që të keni një komunikim të dyfishtë, duke e inkurajuar dhe ofruar një përgatitje të mirë personit të deleguar.

• Të monitorosh progresin Kontrolloni që hapat e fillimit të përmbushen saktësisht dhe të përshtaten si ndaj afateve tëe ndërmjetme dhe një sistemi feedback. Mësohuni të pranoni edhe gabime të mundshme, pasi janë pjesë e punës

• Rishikoni procesin. Është e rëndësishme që personit të cilit i delegoni ta informoni për feedback positiv, ta vlerësoni dhe ti bëni kritika konstruktive.

Kontrolli i Kohës:Faktorët qëe influencojnë kontrollin e kohës janë subjektiv dhe objektiv. Ata janë të rëndësishem pasi ndikojmë në mirëmanaxhimin ose jo të saj.Natyra e Punës. Qëndrimi i shumë punonjësve është qëndrim “reaktiv” ose në pritje. Do të konsiderohej hap pozitiv kalimi nga kjo situatë në “proaktiv” duke menduar dhe organizuar një programim më të madh për veprimet të cilat do të kryhen.Kultura e organizatës. Faktor i rëndësishëm në fazën e të gjitha inisiativave personale në organizatë. Një kulturë e papërshtatshme do të ndikonte negativisht në të gjitha inisiativat personale të ndërmarra.Ambjenti i punës. Kushtet në të cilat njerëzit punojnë në organizatë duhet të jenë në funksion të punës si në aspektin sasior ashtu edhe cilësor psh në një ambjent ku qëndrojnë vetëm 5 punonjes nuk mund të

zhvillohet një mbledhje dhe të marrin pjesë dyfishi i punonjësve, në një punë e cila kërkon përqëndrim nuk mund të zhvillohet në një zyrë ku të gjithë flasin me zë të lartë, hyjnë dhe dalin njerëz pa asnjë kufizim dhe dera e zyrës troket çdo sekonde.Emergjencat. Kanë ekzistuar në të gjitha kohërat dhe me to përballen të gjithë. E rëndësisshme është a mund ti manaxhoni ato.Programimi ditor. Hartoni një program ditor dhe parashikoni në të një kohë edhe për të papriturat që mund të dalin. Gabimet. Në punë gabimet është normale të ndodhin, por më e rëndësishme është të mësosh nga to. Për ata që nuk bëjnë gabime ndoshta mund të themi që edhe mund të mos kenë punuar fare atë ditë.

Shpërdorimi i Kohës.Përpiquni të gjeni se ku jeni ju në grupin e mëposhtëm. Nëse nuk bëni pjesë bravo, nëse jeni pjesë e ndonjërit prej grupeve më poshtë me keqardhje por “mjerë ju…”. Kush e harxhon kohës e vet mund të klasifikohet në këto kategori:• Dyshuesit, që nuk besojnë tek aftësitë e veta në punë• Perfektët, që vendosin standarte shumë të larta për vetveten dhe si rrjedhojë nuk arrijnë ti

përmbushin.• Rebelet, që duan të tregojnë se kanë kontrollin e situatës, të vetes dhe të të tjerëve , duke punuar

gjithmonë me emergjencë dhe në minutën e fundit (duke zgjatur gjithmonë orët e dedikuara procesit të punës)

• Socialët, që përfshihen në llafe, duke zgjatur pushimin e drekës, bëjnë vazhdimisht pushime kafeje... etj.