Lublin, 5 kwietnia 2007 r.

RIO – II – 60/103/2006

Pan Wacław MotylWójt Gminy Mełgiew

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 13 listopada do 22 grudnia 2006 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Agnieszka Pogoda, Magdalena Pyda, Tatiana Łabęcka-Jaroszuk, Paweł Bogusz, Marek Kwieciński, Ryszard Lato – przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Mełgiew. Protokół kontroli omówiono i podpisano 5 lutego 2007 r.

Kontrola ujawniła, że dotychczas nie kontrolowano realizacji procedur kontroli finansowej w gminnych jednostkach organizacyjnych. W trakcie kontroli rozrachunków stwierdzono, że nierzetelnie przeprowadzono ich inwentaryzację na 31 grudnia 2005 r., o czym świadczy występowanie na kontach rozrachunkowych nierealnych sald, mimo, że ze sporządzonych protokołów inwentaryzacyjnych wynika, że salda te zostały zweryfikowane.

Nierzetelne sporządzono sprawozdanie Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za 2005 r. W zakresie realizacji dochodów podatkowych stwierdzono m.in. dopuszczenie do przedawnienia należności w kwocie co najmniej 18.715,80 zł, przypadki niezachowania powszechności opodatkowania oraz niedokonywania bieżącej weryfikacji deklaracji podatkowych. Kontrola ujawniła również nieprawidłowości przy udzielaniu ulg i zwolnień w podatkach oraz w ich zapłacie.

W zakresie zamówień publicznych znaczne nieprawidłowości stwierdzono przy formułowaniu warunków udziału w postępowaniu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Należy także zwrócić uwagę na fakt nieprzekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenia o zamówieniu publicznym pn. „Budowa drogi gminnej nr 105533L w miejscowości Minkowice” oraz ogłoszenia o udzieleniu tego zamówienia.

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia są wynikiem niedostatecznej znajomości prawa, niewłaściwego ich stosowania, bądź błędnej interpretacji. Część z nich została usunięta w trakcie kontroli, po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu i w tym zakresie nie

2

formułowano wniosków pokontrolnych.Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do

sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych:

1.1. Pozostawienie na stanowisku skarbnika gminy osoby niespełniającej wymogów co do wykształcenia wynikających z przepisów art. 35 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2005 r., a od 1 stycznia 2006 r. w przepisach art. 45 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

Na stanowisku głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych zatrudniać osobę, która m.in. spełnia jeden z poniższych warunków:- ukończyła ekonomiczne jednolite studnia magisterskie, ekonomiczne wyższe studnia

zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej trzyletnią praktykę w księgowości,

- ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości,

- jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów,- posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg

rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów,stosownie do przepisów art. 45 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.).

Podjąć działania mające na celu doprowadzenie stanu faktycznego do zgodności z prawem, np. wyegzekwować od skarbnika uzupełnienie wykształcenia wymaganego na zajmowanym stanowisku – str. 3 protokołu.

1.2. Niedokonanie aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w związku ze zmianą kompetencji wójta gminy, wprowadzoną przepisami ustawy o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta.

Wprowadzić zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy, uwzględniając zadania wójta gminy, wynikające z przepisów ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta (Dz. U. z 2002 r. Nr 113 poz. 984 z późn. zm.). Dostosować organizację jednostki do postanowień tego Regulaminu lub wprowadzić do niego zmiany, mające na celu doprowadzenie do zgodności stanu faktycznego z przepisami wewnętrznymi. Zgodnie z przepisami art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.),

3

regulamin organizacyjny nadaje wójt w drodze zarządzenia, więc w tym trybie należy wprowadzić zmiany w Regulaminie – str. 4 protokołu.

1.3. Nieprzeprowadzanie przez wójta gminy kontroli realizacji procedur kontroli finansowej w gminnych jednostkach organizacyjnych.

Przeprowadzać – we wszystkich podległych i nadzorowanych gminnych jednostkach organizacyjnych – kontrolę realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, stosownie do przepisów art. 187 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Kontrolą obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek, w myśl przepisów art. 187 ust. 3 tej ustawy – str. 4, 5 protokołu kontroli.

1.4. Niezamieszczanie daty wpływu na dokumentach wpływających do Urzędu Gminy.Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji zamieszczać datę jej

wpływu do Urzędu Gminy, stosownie do przepisów § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), co m.in. umożliwi ustalenie, czy zachowane zostały terminy składania dokumentów – str. 24, 88, 93, 100, 103 protokołu.

2. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości:

2.1. Nieakutualizowanie opisu systemu przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego w związku ze zmianami stosowanych wersji oprogramowania oraz nieokreślenie w dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości wersji stosowanego oprogramowania komputerowego i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (sporządzony opis systemu przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego dotyczył oprogramowania w innej wersji niż stosowana w trakcie kontroli).

W dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości określić wersję stosowanego oprogramowania komputerowego oraz datę rozpoczęcia jego eksploatacji, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.).

Aktualizować dokumentację przyjętych zasad (politykę) rachunkowości, dostosowując ją do aktualnie stosowanych przez jednostkę rozwiązań, stosownie do przepisów art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości; zaktualizować opis systemu przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania – str. 5, 6 protokołu.

4

2.2. Niezachowanie systematyki zapisów w księgach rachunkowych jednostki Urząd Gminy przez ujmowanie operacji gospodarczych dotyczących:- zwrotu kosztów energii elektrycznej na kontach Wn 101 „Kasa” Ma 140

„Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,- dochodów realizowanych za pośrednictwem kasy (opłaty za wodę, opłata skarbowa, opłata

alkoholowa, czynsze, wpisy do ewidencji działalności gospodarczej) na kontach Wn 101 „Kasa” Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

- wypłat diet dla radnych i sołtysów na kontach Wn 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” Ma 101 „Kasa”.

Zapisów operacji gospodarczych dokonywać w porządku systematycznym, w związku z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:a) operacje gospodarcze dotyczące zwrotu poniesionych przez gminę kosztów energii

elektrycznej ujmować na kontach:Wn 101 „Kasa”,Ma 400 „Koszty wg rodzajów”,

- odprowadzenie gotówki z kasy na rachunek bankowy:Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,Ma 101 ”Kasa”,

- wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy (odrębny dla wydatków jednostki budżetowej Urząd Gminy):

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

b) operacje gospodarcze dotyczące należności budżetowych, np. z tytułu opłaty za wodę, opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, czynszów, ujmować w księdze głównej Urzędu Gminy, na kontach:- przypis należności:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- odpis należności:Wn 750 „Przychody i koszty finansowe”,Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- wpłata należności do kasy:Wn 101 „Kasa”,Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

- odprowadzenie gotówki z kasy na rachunek bankowy:Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,Ma 101 ”Kasa”,

- wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy (w zakresie realizowanych dochodów wspólny dla jednostki budżetowej i budżetu gminy):

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

5

oraz jednocześnie w księdze głównej budżetu gminy na kontach:Wn 133 „Rachunek budżetu”,Ma 901 „Dochody budżetu”,

c) operacje gospodarcze dotyczące należności nie podlegających przypisaniu na kontach zobowiązanych do dokonywania wpłat ujmować w ewidencji księgowej Urzędu Gminy na kontach:- wpływ dochodów do kasy:

Wn 101 „Kasa”,Ma 750 „Przychody i koszty finansowe”,

- odprowadzenie gotówki z kasy na rachunek bankowy:Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,Ma 101 ”Kasa”,

- wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy (w zakresie realizowanych dochodów wspólny dla jednostki budżetowej i budżetu gminy):

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,

oraz jednocześnie w księdze głównej budżetu gminy na kontach:Wn 133 „Rachunek budżetu”,Ma 901 „Dochody budżetu”,

d) operacje gospodarcze dotyczące wypłat diet radnych, sołtysów dokonywanych za pośrednictwem kasy ujmować na kontach:- naliczenie diet:

Wn 400 „Koszty wg rodzajów”,Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,

- wypłata diet dokonana w kasie Urzędu Gminy:Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,Ma 101 „Kasa”,

lub – jeżeli wypłata dokonywana jest w całości w tym samym okresie sprawozdawczym, w którym dokonano naliczenia – w sposób uproszczony na kontach:

Wn 400 „Koszty wg rodzajów”,Ma 101 „Kasa”,

zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont wynikającymi z zakładowego planu kont oraz określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020) – str. 7, 8 protokołu.

2.3. Niesporządzenie jednostkowego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Gminy za 2005 r. oraz niewykazanie w miesięcznych sprawozdaniach jednostkowych Urzędu Gminy Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do 30 września

6

2006 r. wszystkich wymaganych danych, skutkujące sporządzeniem sprawozdań zbiorczych, w zakresie danych dotyczących Urzędu Gminy (a niewykazanych w sprawozdaniach jednostkowych) na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych tej jednostki.Wykazanie w sprawozdaniu zbiorczym Rb-27S za 2005 r. zawyżonej o 2.442,93 zł kwoty zaległości z tytułu najmu (kwota ta na 31 grudnia 2005 r. stanowiła należność budżetową).Nieegzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych obowiązku sporządzania i przedkładania wójtowi gminy wszystkich jednostkowych sprawozdań budżetowych, w tym:- dyrektor Szkoły Podstawowej im. Marii Wójcik w Krępcu nie przedłożył jednostkowych

kwartalnych sprawozdań Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za I i II kwartał 2006 r. oraz jednostkowych miesięcznych sprawozdań Rb- 27S z wykonania planu dochodów budżetowych (za styczeń, luty, marzec, kwiecień i maj 2006 r.),

- dyrektor Szkoły Podstawowej im. Jaworzniaków w Krzesimowie nie przedłożył jednostkowego miesięcznego sprawozdania Rb- 27S za październik 2006 r.

W miesięcznych sprawozdaniach jednostkowych Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego” oraz Rb-28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych” Urzędu Gminy za miesiące kończące kwartały wykazywać wszystkie dane wymagane przepisami § 4 pkt 2 oraz § 8 ust. 2 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.); w myśl przepisów § 4 pkt 1 oraz § 8 ust. 5 tej Instrukcji uproszczone sprawozdania (z wypełnionymi rubrykami dotyczącymi wyłącznie planu i wykonania) winny być sporządzane jedynie za miesiące nie kończące kwartałów.

Przestrzegać przepisów § 9 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, w myśl których kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Sprawozdania zbiorcze sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Egzekwować od kierowników jednostek budżetowych gminy sporządzanie wszystkich sprawozdań wymienionych w przepisach § 4 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej i przekazywanie ich w terminach ustalonych w załączniku Nr 38 do rozporządzenia, w związku z przepisami § 18 ust. 1 i 2 tego rozporządzenia – str. 8 – 11, 66, 115 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Nieprawidłowości w gospodarce kasowej polegające na:

7

- niewpisywaniu w raportach kasowych opisu operacji gospodarczej oraz symbolu i numeru dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu oraz przypadki dokonywania zapisów niezgodnie z treścią rubryk stosowanego druku raportu kasowego,

- niesporządzaniu adnotacji o miejscu przechowywania wyłączanych dokumentów dotyczących wpłat z tytułu dochodów budżetowych,

- nieodprowadzaniu do banku gotówki przyjętej do kasy Urzędu w terminach ustalonych w przepisach wewnętrznych,

- niezamieszczaniu daty odbioru gotówki, w przypadku niektórych wypłat, np. diet dla radnych, ryczałtów samochodowych.

Raporty kasowe wypełniać zgodnie z treścią rubryk stosowanego formularza, dokonując w nich kompletnych zapisów zawierających elementy określone w przepisach art. 23 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości, tj. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji (z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów).

Dokonywać adnotacji na raporcie kasowym o miejscu przechowywania wyłączonych dokumentów dotyczących wpłat z tytułu dochodów budżetowych, zgodnie z przepisami § 4 pkt 11 Instrukcji gospodarki kasowej dla Urzędu Gminy, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy Mełgiew z 22 listopada 2004 r. z późn. zm., mając również na uwadze przepisy art. 24 ust. 4 pkt 1 i 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych oraz zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Gotówkę odprowadzać do banku w terminach ustalonych w zarządzeniu Nr 47/2004 Wójta Gminy Mełgiew z 22 listopada 2004 r., tj. w ostatnim dniu tygodnia pracy.

Na dowodach wypłat gotówki z kasy Urzędu umieszczać datę jej odbioru, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości oraz postanowień § 4 pkt 3 Instrukcji gospodarki kasowej – str. 14, 15, 16, 17 protokołu

3.2. Dokonywanie zapisów na koncie 130 JD “Rachunek bieżący dochodów” w ostatnim dniu danego miesiąca, kwotą zbiorczą – zapisem automatycznym TKF-016, a nie na podstawie poszczególnych wyciągów bankowych, co skutkowało niebieżącym prowadzeniem ksiąg rachunkowych w zakresie ujmowania w nich wpłat gotówki.

Zapisów na koncie 130 JD „Rachunek bieżący dochodów” dokonywać na podstawie poszczególnych wyciągów bankowych w celu zachowania pełnej zgodności zapisów między bankiem a jednostką, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta wynikającymi z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., mając przy tym na uwadze przepisy art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, gdy wpłaty gotówki ujmowane są w dniu, w

8

którym zostały one dokonane – str. 18, 19 protokołu.

3.3. Nieprowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania w sposób określony w przepisach wewnętrznych.

Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić w sposób określony postanowieniami § 6 zarządzenia Nr 46/2004 Wójta Gminy z dnia 22 listopada 2004 r., tj. odrębnie dla każdego rodzaju druku – str. 20 protokołu

3.4. Ujęcie - na koncie 226/J „Długoterminowe należności budżetowe” - zaległości dwóch osób prawnych, w stosunku do których toczy się postępowanie sądowe. Prowadzenie ewidencji analitycznej do tego konta w zakresie należności zabezpieczonych hipoteką przymusową w sposób uniemożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi podatnikami.Nieujęcie na koncie 226/J należności objętych hipoteką przymusową w kwocie 367.041,05 zł.Ujmowanie na koncie 226/J „Długoterminowe należności budżetowe” należności objętych hipoteką przymusową na podstawie „wykazów” niespełniających wymogów przewidzianych dla dowodu zbiorczego.

Na koncie 226/J „Długoterminowe należności budżetowe” ujmować należności z tytułu mienia likwidowanych, prywatyzowanych lub sprzedawanych przedsiębiorstw innych podległych jednostek, należności zahipotekowane oraz należności długoterminowe, których termin zapłaty ustalony w decyzji o ich powstaniu przypada na lata następujące po roku, w którym dokonywane są księgowania, a należności z tytułu podatku od nieruchomości, czynszu najmu oraz opłat za wodę ewidencjonować na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont ustalonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów 28 lipca 2006 r.

Ewidencję analityczną do konta 226 prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, stosownie do zasad funkcjonowania kont zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia” ustalonych w załączniku Nr 2 do tego rozporządzenia.

Zapisów księgowych dokonywać na podstawie dowodów źródłowych, zgodnie z przebiegiem operacji gospodarczej, zapewniając rzetelność i bezbłędność ksiąg rachunkowych, wprowadzając do nich zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do ujęcia w danym miesiącu dowody księgowe, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 w związku z art. 24 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości. W przypadku dokonywania zapisów łącznych na podstawie dowodów zbiorczych, w dowodach tych pojedynczo wymieniać dowody źródłowe, w myśl przepisów art. 20 ust. 3 pkt 1 tej ustawy – str. 21, 22 i 23 protokołu.

3.5. Nierzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji rozrachunków drogą weryfikacji na 31 grudnia 2005 r. – ze sporządzonych protokołów weryfikacji wynika, że salda kont rozrachunkowych są realne i wynikają z dokumentów źródłowych, podczas, gdy na kontach 221 i 226 wykazano na 31 grudnia 2005 r. nierzeczywisty stan rozrachunków, w tym:

9

- na koncie 226 nieujęto należności wynikających z odpisów z ksiąg wieczystych w kwocie 367.041,05 zł,

- na koncie 221:* ujęto należności w kwocie 31.044,09 zł z tytułu opłaty eksploatacyjnej, których przypisu

dokonano mimo niezłożenia przez przedsiębiorcę stosownej informacji,* wykazano przedawnione należności podatkowe w kwocie co najmniej 18.715,80 zł oraz

nienależnie przypisane należności podatkowe (mimo niedoręczenia nakazów płatnicze) co najmniej w kwocie 1.198,70 zł,

* wykazano przedawnione należności z tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych co najmniej w kwocie 1.608,46 zł.

Na koniec każdego roku obrotowego przeprowadzać rzetelnie inwentaryzację rozrachunków, w tym należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 3 tej ustawy.

Przypisów i odpisów z tytułu opłaty eksploatacyjnej dokonywać na podstawie dokumentów wymienionych w przepisach § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych w organach podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761).

Zweryfikować stan należności i zobowiązań ujętych na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” i 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” celem ujawnienia należności i zobowiązań nierzeczywistych, powstałych wskutek błędnego księgowania oraz ująć na nich dotychczas nieujęte należności i zobowiązania i wyksięgować nieistniejące, mając na uwadze – wynikający z przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – obowiązek odzwierciedlenia w księgach rachunkowych rzeczywistego stanu – str. 24, 25, 49 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. W zakresie dochodów z podatków i opłat:

4.1.1.Nieobjęcie ewidencją podatkową podatników korzystających ze zwolnień z opodatkowania, wskutek czego – w przypadku zwolnień wprowadzonych przez Radę Gminy – skutków zwolnienia nie ujęto w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za 2005 r.Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP za 2005 r., m.in. przez:- zawyżenie skutków obniżenia górnych stawek w podatku rolnym od osób fizycznych przez

10

przyjęcie do ich obliczenia powierzchni gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem rolnym, bez odliczenia powierzchni podlegających ulgom i zwolnieniom z tytułu nabycia gruntów,

- wykazanie skutków obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości według stanu na 1 stycznia 2005 r. (bez uwzględnienia zmian powstałych w trakcie roku, dotyczących m. in. zwiększenia: powierzchni budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej o 3.348,17 m2, powierzchni gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej o 2.098,70 m2 oraz zmniejszenia: powierzchni budynków mieszkalnych o 132,64 m2 i powierzchni garaży o 60 m2), w związku z czym skutki te zaniżono co najmniej o kwotę 7.626 zł,

- zawyżenie o 392 zł skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa w podatku od nieruchomości od osób fizycznych, w wyniku ujęcia w nich kwoty odsetek i opłaty prolongacyjnej oraz kwoty zaległości podatkowej, której zapłata została rozłożona na raty z terminem płatności przypadającym w okresie sprawozdawczym, tj. przed 31 grudnia 2005 r.,

- niewykazanie skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych w wysokości 62.902 zł,

- niewykazanie skutków zwolnienia od podatku od środków transportowych – uchwałą Rady Gminy – autobusów wykorzystywanych do przewożenia dzieci i młodzieży do szkół i przedszkoli w celu realizacji obowiązku szkolnego.

Dla podatników, którzy są zwolnieni z opodatkowania (uchwałą Rady Gminy lub ustawowo), zaprowadzić i prowadzić konta podatkowe; podstawą dokonania przypisów i odpisów na tych kontach – tak jak na kontach pozostałych podatników – są deklaracje podatkowe i decyzje, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

W sprawozdaniu Rb-PDP „Półroczne/roczne z wykonania dochodów podatkowych gminy” wykazywać kwoty stanowiące rzeczywiste skutki obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych przez gminę ulg i zwolnień, a także skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9, 10 i 11 w związku z przepisami § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

W kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” – wykazywać dane narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego – na podstawie danych księgowości podatkowej, przy czym przy obliczaniu skutków obniżenia stawki w podatku rolnym uwzględniać również fakt, że powierzchnię użytków rolnych stanowiących podstawę obliczenia tych skutków, należy pomniejszyć o powierzchnie gruntów zwolnionych z podatku z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego. Powierzchnie te jako zwolnione ustawowo nie mają wpływu na skutki obniżenia górnych stawek podatkowych.

11

W sprawozdaniu Rb-PDP wykazywać skutki finansowe zwolnień w podatku od nieruchomości, w podatku rolnym i w podatku od środków transportowych, wprowadzonych – na podstawie odpowiednich upoważnień ustawowych – przez Radę Gminy, a także kwoty stanowiące skutki udzielonych w okresie sprawozdawczym odroczeń, rozłożeń na raty zapłaty zaległości podatkowej, których odroczony (rozłożony na raty) termin zapłaty przypada po okresie sprawozdawczym (w przypadku sprawozdania rocznego po 31 grudnia roku, za który sporządzane jest sprawozdanie), jeżeli w tym czasie nie nastąpi wpłata tej zaległości.

Kwoty stanowiące skutki rozłożonych na raty odsetek za zwłokę – w związku z odroczeniem (rozłożeniem na raty) zapłaty zaległości podatkowych i ustalonej opłaty prolongacyjnej – wykazywać jedynie w sprawozdaniu Rb-27S odpowiednio: w § 0910 „Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat” i § 0690 „Wpływy z różnych opłat”, zgodnie z „Klasyfikacją paragrafów dochodów, przychodów i środków”, stanowiącą załącznik Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 729 z późn. zm.).

Sporządzić skorygowane sprawozdanie za 2005 r. (również w formie elektronicznej) oraz przekazać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta dokonana została w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO.

W sprawozdaniu skorygować również kwoty skutków obniżenia stawek i zwolnień w podatku od nieruchomości pomniejszając je o obliczone dla dotychczas nieprawidłowo opodatkowanych tym podatkiem użytków rolnych, będących w posiadaniu jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych, użytków rolnych stanowiących „zalewy Mełgiew I” o powierzchni 6,30 ha i użytków rolnych stanowiących „ośrodek wypoczynkowy Nowy Krępiec” o powierzchni 7,7522 ha oraz kwoty skutków zwolnień w podatku od środków transportowych, uwzględniając w nich kwotę zwolnienia posiadanych przez gminę Mełgiew autobusów o numerach rejestracyjnych LUF 5942 i LSW H580 – str. 26, 47, 53 - 55 protokołu.

4.1.2.Niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych deklaracji podatkowych, o czym świadczy:a) przyjęcie deklaracji na podatek rolny od podatnika, ujętego pod poz. 1 załącznika

Nr IV/A/3 do protokołu kontroli, w której wykazał grunty oznaczone w ewidencji gruntów symbolem „Tr” podlegające opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości,

b) przyjęcie deklaracji na podatek od nieruchomości od jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych, w których jednostki te wykazały użytki rolne niezajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, jako zwolnione z opodatkowania podatkiem od nieruchomości na podstawie uchwały Rady Gminy, natomiast jednostki OSP winny złożyć deklaracje na podatek rolny,

c) przyjęcie od podatnika - wskazanego pod poz. 12 załącznika Nr IV/A/1 do protokołu

12

kontroli - deklaracji na podatek rolny, w której wykazał on grunty o powierzchni 14,79 ha, z których opodatkowania jest zwolniony jako Polski Związek Działkowców z tytułu użytkowania i użytkowania wieczystego gruntu rodzinnych ogrodów działkowych (art. 12 ust. 2 pkt 6 ustawy o podatku rolnym), podczas, gdy z dokumentów posiadanych przez gminę nie wynika, aby podatnikowi oddano te grunty w użytkowanie lub użytkowanie wieczyste.

Dokonywać czynności sprawdzających przedkładane deklaracje podatkowe, stosownie do przepisów art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn zm.).

Zapewnić zgodność danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi ewidencji geodezyjnej gruntów, ponieważ zgodnie z przepisami art. 21 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2005 r. Nr 240 poz. 2027 z późn. zm.) dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków stanowią podstawę wymiaru podatków. Wystąpić do wskazanego pod poz. 1 załącznika Nr IV/A/3 do protokołu kontroli podatnika o przedłożenie deklaracji na podatek od nieruchomości i deklaracji korygujących na podatek rolny, a w przypadku niewywiązania się z tego obowiązku, określić decyzją - po przeprowadzeniu postępowania podatkowego - wysokość zobowiązania podatkowego, na podstawie art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych określonego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej.

Od jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych oraz podatników będących użytkownikami gruntów należących do gminy, sklasyfikowanych w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, egzekwować obowiązek składania w tym zakresie deklaracji na podatek rolny, mając na uwadze, że użytki rolne niezajęte na prowadzenie działalności gospodarczej – stosownie do przepisów art. 1 ustawy o podatku rolnym – podlegają opodatkowaniu tym podatkiem.

Uregulować stan prawny gruntów o powierzchni 14,7970 ha stanowiących własność gminy Mełgiew, położonych w obrębie Franciszków, przeznaczonych w planach zagospodarowania przestrzennego pod rodzinne ogrody działkowe przekazując je nieodpłatnie Polskiemu Związkowi Działkowców w użytkowanie lub użytkowanie wieczyste, stosownie do przepisów art. 10 ustawy z dnia 8 lipca 2005 r. o rodzinnych ogrodach działkowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1419 z późn. zm.) – str. 27, 33, 34, 37, 38, 107 protokołu.

4.1.3.Niewydawanie postanowień o dokonaniu potrącenia wzajemnej wierzytelności podatnika i gminy.

W przypadku potrącenia – z urzędu i na wniosek podatnika - wzajemnej wierzytelności podatnika i gminy, przestrzegać obowiązku wydawania przez organ podatkowy postanowienia o dokonaniu potrącenia, stosownie do przepisów art. 64 § 6a w związku z art. 65 § 2 Ordynacji podatkowej. Postanowienie to jest udokumentowaniem zapłaty podatku w formie niepieniężnej i jest podstawą dokonania odpisu zobowiązania podatkowego na koncie podatnika, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat

13

i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego - str. 28 protokołu.

4.1.4.Dopuszczenie do przedawnienia zobowiązań podatkowych w kwocie co najmniej 18.715,80 zł. Niepodjęcie czynności zmierzających do ustalenia następców prawnych zmarłego podatnika.

Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, stosownie do przepisów § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Po bezskutecznym upływie terminu płatności określonego w upomnieniu, wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do przepisów art. 15 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.) oraz § 3 ust. 1, § 5 ust. 1, § 6 ust. 1 i § 7 ust. 4 rozporządzenia, nie dopuszczając do przedawnienia należności.

Podjąć wskazane czynności wobec podatników posiadających zaległości podatkowe, zwłaszcza wobec posiadających zaległości, które mogą ulec przedawnieniu. Rozważyć dochodzenie od pracownika odpowiedzialnego za dopuszczenie do przedawnienia zobowiązań podatkowych w kwocie 18.715,80 zł, odszkodowania na zasadach określonych w dziale piątym ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.).

W przypadku śmierci podatnika i nieustalenia osoby, na której ciąży obowiązek podatkowy, zawieszać postępowanie, zgodnie z przepisami art. 201 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, a jeżeli spadkobiercy nie zgłoszą się lub nie zostaną ustaleni w ciągu roku od dnia zawieszenia postępowania – rozważać możliwość zwrócenia się do sądu o ustanowienie kuratora spadku, stosownie do przepisów art. 205a § 2 tej ustawy. Po zakończeniu przez właściwy sąd powszechny postępowania o stwierdzenie nabycia spadku (art. 1025 Kodeksu cywilnego) wydawać decyzje o zakresie odpowiedzialności spadkobierców, stosownie do przepisów art. 100 i 102 Ordynacji podatkowej – str. 29, 42, 48 protokołu.

4.1.5.Nieprawidłowości dotyczące udzielania ulg w zapłacie podatków w 2005 r., w tym:- przypadki nieprawidłowego sporządzania decyzji przez:

* wskazywanie w nich nieprawidłowej podstawy prawnej,* nieprawidłowe oznaczanie organu podatkowego,* brak pouczenia o trybie odwoławczym,* wskazanie Sejmiku Samorządowego jako organu odwoławczego,

- wydanie decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowej oraz rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej bez zebrania materiału dowodowego, wskazującego na przeprowadzenie wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie, czy zachodzą okoliczności uzasadniające udzielenie ulgi (przypadki).

W decyzjach o umorzeniu zaległości podatkowych jako podstawę prawną

14

wskazywać przepisy art. 67a § 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej, a w decyzjach o odroczeniu terminu płatności zaległości podatkowych – art 67a § 1 pkt 2 tej ustawy.

W decyzjach podatkowych zamieszczać wszystkie elementy wymienione w przepisach art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, w tym pouczenie o trybie odwoławczym (pkt 7), pamiętając, że – w przypadku podatków należnych gminie – organem podatkowym pierwszej instancji jest wójt gminy, a organem odwoławczym od decyzji wójta – samorządowe kolegium odwoławcze, w myśl przepisów art. 13 § 1 pkt 1 i 3 tej ustawy.

Decyzje w sprawie ulg w zapłacie podatków podejmować po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do uwzględnienia wniosku, określone w przepisach art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, tj. ważny interes podatnika lub interes publiczny. Mimo, że decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, ich wydanie powinno być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego (art. 187 § 1 ustawy) – str. 30, 31, 43, 44 protokołu.

4.1.6.Złożenie w 2005 r. deklaracji na podatek od nieruchomości Urzędu Gminy, w której:- nie wykazano – mimo posiadania w bezpośrednim zarządzie – nieruchomości

podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, które zostały zwolnione z tego podatku uchwałą Rady Gminy, tj. sieci wodociągowych oraz budynków lub ich części bezpośrednio związanych z procesem poboru i uzdatniania wody, stanowiących własność gminy (mimo niewykazania tych danych w deklaracji, skutki powyższych zwolnień wykazano w sprawozdaniu Rb-PDP),

- wykazano niepodlegające opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości użytki rolne o łącznej powierzchni 6,30 ha, stanowiące tzw. „zalewy Mełgiew I” oraz użytki rolne o łącznej powierzchni 7,7522 ha, stanowiące „Ośrodek wypoczynkowy Nowy Krępiec” jako zwolnione z opodatkowania podatkiem od nieruchomości przez Radę Gminy.

W deklaracjach składanych na podatek od nieruchomości wykazywać wszystkie przedmioty opodatkowania tym podatkiem, w tym nieruchomości, które zostały zwolnione z podatku uchwałą Rady Gminy, stosownie do przepisów art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121 poz. 844 z późn. zm.), natomiast nie wykazywać w nich użytków rolnych, gdyż – stosownie do przepisów art. 2 ust. 2 tej ustawy – grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości.

Grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako użytki rolne, niezajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, zgodnie z przepisami art. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.) podlegają podatkowi rolnemu. Jednak gmina nie jest zobowiązana do składania deklaracji na ten podatek, ponieważ w myśl przepisów art. 3a pkt 2 tej ustawy obowiązek podatkowy w podatku rolnym nie dotyczy gmin.

15

Mając na uwadze stanowisko wspólne Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii, Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Ministerstwa Finansów w sprawie zapewnienia aktualności operatów ewidencji gruntów i budynków oraz dostosowania ich do stanu prawnego wynikającego z rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454), w związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2003 r. przepisów ustaw: z dnia 30 października 2002 r. o zmianie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 200, poz. 1683), z dnia 10 października 2002 r. o zmianie ustawy o podatku rolnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1680) oraz ustawy o podatku leśnym - rozważyć wystąpienie do Starostwa Powiatowego o dokonanie zmiany w ewidencji gruntów, dla należących do gminy Mełgiew użytków rolnych o powierzchni:- 6,30 ha, stanowiących tzw. „zalewy Mełgiew I”,- 7,7522 ha, stanowiących tzw. „Ośrodek wypoczynkowy Nowy Krępiec”,przez nadanie prawidłowego symbolu (np. Wp „grunty pod wodami powierzchniowymi płynącymi” albo Ws „grunty pod wodami powierzchniowymi stojącymi” dla gruntów zajętych pod zalew czy „Bz” – tereny rekreacyjno-wypoczynkowe dla gruntów zajętych pod ośrodek wypoczynkowy), zgodnie z załącznikiem Nr 6 „Zaliczanie gruntów do poszczególnych użytków gruntowych” do rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków, tak aby dane w tej ewidencji były zgodne ze stanem faktycznym wykorzystania tych gruntów. W myśl przepisów art. 21 ust. 1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków - str. 34, 47, 53 - 55 protokołu.

4.1.7.Przypadki niezachowania zasady powszechności opodatkowania podatkiem rolnym należnym od osób prawnych. Nieopodatkowanie podatkiem od nieruchomości gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, polegającej na wydobyciu piachu przez przedsiębiorcę wskazanego w załączniku Nr IV/A/16 do protokołu kontroli oraz nieprzeprowadzenie kontroli podatkowej na tych gruntach.

Wyegzekwować od podatników, będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, wskazanych w protokole kontroli obowiązek przedkładania deklaracji na podatek rolny, stosownie do przepisów art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. Należne podatki wyegzekwować również za lata ubiegłe, z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, określonego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku odmowy złożenia deklaracji i opłacenia należnych podatków – uwzględniając okres przedawnienia – wydać decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej.

Dokonywać kontroli podatkowych, celem ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania, stosownie do przepisów art. 281 i następnych Ordynacji podatkowej, w tym u podatników, prowadzących działalność gospodarczą polegającą na wydobyciu kruszywa naturalnego, mając na uwadze, że tego rodzaju działalność wiąże się z ciągłą zmianą

16

powierzchni gruntów, zajętej pod wydobycie kopalin.Wznowić postępowania podatkowe w stosunku do właściciela gruntów, opisanych

na str. 50-51 protokołu kontroli, na których wydobywana jest kopalina, stosownie do przepisów art. 243 § 1 i art. 244 § 1, w związku z przepisami art. 240 § 1 Ordynacji podatkowej. Po udokumentowaniu istnienia przesłanki określonej w przepisach art. 240 § 1 pkt 5 tej ustawy, tzn. gdy w wyniku postępowania dowodowego zostaną potwierdzone istotne dla sprawy okoliczności faktyczne lub ujawnione nowe dowody istniejące w dniu wydawania decyzji wymiarowych w latach ubiegłych nieznane organowi podatkowemu w tej dacie, uchylić decyzje wymierzające podatnikowi podatek rolny i orzec co do istoty sprawy, wydając decyzje na podstawie przepisów art. 245 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, ustalające dla gruntów zajętych na wydobycie kopalin podatek od nieruchomości na poszczególne lata.

Przeprowadzając postępowanie co do przesłanek wznowienia oraz co do rozstrzygnięcia istoty sprawy wykorzystać wszystkie dowody, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, stosownie do przepisów art. 180 § 1 ustawy. Zgodnie z przepisami art. 181 Ordynacji podatkowej dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej – str. 36, 37, 51 protokołu.

4.1.8.Nieopodatkowanie podatkiem leśnym lasów stanowiących wspólnoty gruntowe.Opodatkować podatkiem leśnym lasy, stanowiące wspólnoty gruntowe. W tym celu

sporządzić i przekazać staroście projekt wykazu podmiotów uprawnionych do udziału we wspólnocie oraz wykazu obszarów gospodarstw przez nich posiadanych i wielkości przysługujących im udziałów we wspólnocie, stosownie do przepisów art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1963 r. o zagospodarowaniu wspólnot gruntowych (Dz. U. Nr 28 poz. 169 z późn. zm.). Jeżeli uprawnieni do udziału we wspólnocie, w terminie trzech miesięcy od dnia ustalenia wykazu, nie przedstawią do zatwierdzenia wójtowi statutu spółki do sprawowania zarządu nad wspólnotą – utworzyć spółkę przymusową, nadać jej statut oraz wyznaczyć organy spółki spośród osób uprawnionych do udziału we wspólnocie gruntowej, stosownie do przepisów art. 25 tej ustawy. W takiej sytuacji podatnikiem jest utworzona spółka. W przypadku braku możliwości ustalenia wykazów osób uprawnionych do udziału we wspólnocie – przeprowadzić postępowanie mające na celu ustalenie samoistnych posiadaczy nieruchomości stanowiących wspólnoty gruntowe, którzy są podatnikami, w myśl przepisów art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200 poz. 1682 z późn. zm.) – str. 39, 40 protokołu.

4.1.9.Przypadki niezgodności danych wynikających z ewidencji geodezyjnej z danymi wynikającymi z ewidencji podatkowej.

Doprowadzić do zgodności danych zawartych w ewidencji podatkowej z danymi

17

ewidencji geodezyjnej gruntów, w celu zapewnienia ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania. Zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków. Po wznowieniu - na podstawie przepisów art. 240 § 1 pkt 5 w związku z przepisami art. 243 § 1 i 244 § 1 Ordynacji podatkowej – postępowania podatkowego, uchylić decyzje ustalające podatnikom wymienionym w protokole kontroli (oraz w miarę konieczności wynikającej z dokonanej weryfikacji również w innych przypadkach) zobowiązanie podatkowe i orzec co do istoty sprawy, a także ustalić zobowiązanie podatkowe za poszczególne lata, wydając decyzje na podstawie przepisów art. 245 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej, uwzględniając okres przedawnienia prawa do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego – art. 68 § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej – str. 40 protokołu.

4.1.10. Dokonanie przypisu należności z tytułu podatków należnych od osób fizycznych za 2006 r. pod datą 1 stycznia 2006 r., zamiast pod datą doręczenia decyzji wymiarowych.

Przypisu należności z tytułu podatków od osób fizycznych dokonywać na podstawie doręczonych decyzji wymiarowych, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, mając na uwadze, że – stosownie do przepisów art. 21 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej – zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia tych decyzji – str. 41 protokołu.

4.1.11. Niezebranie kompletnego materiału dowodowego przed udzieleniem – decyzją Nr Fn 3113/I/2/2005 z 9 listopada 2005 r. – ulgi inwestycyjnej, w związku z czym nie można jednoznacznie stwierdzić, czy załączone do wniosku o udzielenie ulgi kserokopie rachunków, potwierdzające poniesienie nakładów inwestycyjnych, dotyczą tylko nakładów poniesionych na budowę budynków inwentarskich czy też całego zakresu robót, objętego pozwoleniem na budowę, w tym „utwardzenia placu manewrowego”, co skutkowałoby udzieleniem ulgi w nieprawidłowej wysokości.

Ulgi inwestycyjne stosować przez odliczenie od należnego podatku jedynie nakładów inwestycyjnych poniesionych na budowę lub modernizację budynków inwentarskich służących do chowu, hodowli i utrzymywania zwierząt gospodarskich oraz obiektów służących ochronie środowiska, w myśl przepisów art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym. Przy rozpatrywaniu spraw podatkowych, w tym przy udzielaniu ulg inwestycyjnych zbierać materiał dowodowy, uzasadniający udzielenie ulgi, stosownie do przepisów art. 122 w związku z art. 187 § 1 Ordynacji podatkowej. Wyjaśnić czy załączone do wniosku kserokopie rachunków, potwierdzające poniesienie nakładów inwestycyjnych, dotyczą całego zakresu robót objętego pozwoleniem na budowę, w tym „utwardzenia placu manewrowego” czy tylko nakładów poniesionych na budowę budynków inwentarskich i tym samym, czy decyzją Nr Fn 3113/I/2/2005 z 9 listopada 2005 r. udzielono ulgi inwestycyjnej w prawidłowej wysokości.

18

Jeżeli okaże się, że zawyżono wysokość ulgi inwestycyjnej – zawiadomić właściwe samorządowe kolegium odwoławcze o podjęciu decyzji przyznającej tę ulgę z rażącym naruszeniem prawa (w zawyżonej wysokości), celem wszczęcia z urzędu postępowania o stwierdzenie jej nieważności, stosownie do przepisów art. 247 § 1 pkt 3 i art. 248 §1 i § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej – str. 45, 46 protokołu.

4.1.12. Ustalanie w fakturach za dostarczoną wodę terminu płatności należności innego niż wynikający z umów zawartych z odbiorcami.Doręczanie faktur za dostarczanie wody bez potwierdzenia ich odbioru, co – w związku z ustalonym w umowach terminem płatności wynoszącym 14 dni od dnia otrzymania faktury – uniemożliwia kontrolę terminowości wpłat.

Termin płatności należności za dostarczoną wodę w wystawianych fakturach ustalać zgodnie z zawartymi umowami oraz zgodnie z przepisami § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127 poz. 886), mając na uwadze, że nie może być on krótszy niż 14 dni od daty wysłania faktury lub dostarczenia jej w inny sposób. W związku z ustaleniem w umowach terminu płatności obliczanego od daty otrzymania faktury – faktury dostarczać za zwrotnym potwierdzeniem ich odbioru lub w inny sposób, umożliwiający określenie terminu ich doręczenia, w celu zapewnienia kontroli terminowości wnoszenia opłat oraz poprawnego naliczania odsetek za zwłokę – str. 51, 52 protokołu.

4.2. W zakresie dochodów z majątku:

4.2.1.Niezamieszczanie - w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży - terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości. Niepodanie do publicznej wiadomości informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej.

W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zamieszczać informacje określone w przepisach art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261 poz. 2603 z późn. zm.), w tym termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 tej ustawy (art. 35 ust. 2 pkt 12). Informację o wywieszeniu wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, zgodnie z art. 35 ust. 1 cytowanej ustawy – str. 60 protokołu.

4.2.2.Niepodpisanie protokołu przeprowadzonego przetargu przez nabywcę nieruchomości.Przestrzegać przepisów § 10 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia

10 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2004 r. Nr 207 poz. 2108), zgodnie z którymi protokół przeprowadzonego przetargu podpisuje również osoba wyłoniona jako nabywca

19

nieruchomości – str. 63, 64 protokołu.

4.2.3.Nieterminowe wystawianie w 2005 r. faktur najemcy.Przestrzegać postanowień § 4 ust. 3 umowy najmu z 12 lipca 2004 r. i wystawiać

najemcy faktury w terminie do piątego dnia miesiąca następującego po tym, za który ma być dokonana płatność czynszu - str. 68, 69 protokołu.

4.2.4.Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowo wnoszonych wpłat z tytułu czynszu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych, czynszu najmu gruntów gminnych, czynszu dzierżawnego, użytkowania wieczystego oraz opłat za energię elektryczną i odprowadzenie ścieków, co w badanej próbie uszczupliło dochody gminy w kwocie co najmniej 14.304,26 zł (w tym roszczenie do dochodzenia kwoty 3.816,72 zł przedawniło się).

Od nieterminowo wnoszonych należności gminy ze stosunków cywilno prawnych naliczać i pobierać odsetki za zwłokę w wysokości określonej w umowie, a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 359 § 1 w związku z przepisami art. 481 § 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). W przypadku wniesienia przez dłużników wpłaty niepokrywającej zaległej należności wraz z odsetkami za zwłokę, rozważyć korzystanie z uprawnienia wynikającego z przepisów art. 451 § 1 Kodeksu cywilnego, w myśl których to, co przypada na poczet danego długu, wierzyciel może przede wszystkim zaliczyć na związane z tym długiem zaległe należności uboczne oraz na zalegające świadczenia główne, mając na uwadze przepisy art. 451 § 2 i 3 Kodeksu cywilnego.

Podejmować czynności zmierzające do wyegzekwowania należności gminy z tytułu odsetek, kierując wezwania do ich zapłaty, a po bezskutecznym upływie terminu w nich wyznaczonego rozważać skierowanie spraw na drogę postępowania sądowego, na podstawie przepisów części trzeciej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1996 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) – str. 68 – 73, 75 protokołu.

4.2.5.Doręczanie faktur z tytułu opłat za energię elektryczną oraz opłat za wywóz ścieków bez potwierdzenia ich odbioru, co – w związku z ustalonym terminem płatności wynoszącym 7 dni od doręczenia faktury – uniemożliwia kontrolę terminowości wpłat.

W przypadku ustalania terminów płatności należności budżetowych od określonej daty otrzymania faktury, faktury te przekazywać za poświadczeniem daty ich odbioru, w celu umożliwienia sprawowania kontroli nad terminowością dokonywanych wpłat oraz prawidłowego obliczania ewentualnych odsetek za zwłokę, w związku z przepisami art. 47 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych – str. 73-75 protokołu.

4.2.6.Niepodejmowanie skutecznych czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności za najem lokali mieszkalnych i użytkowych, co spowodowało przedawnienie roszczeń z tych tytułów w kwocie 5.128,24 zł.

20

W stosunku do zalegających z regulowaniem należności gminy podejmować konsekwentne czynności zmierzające do ich wyegzekwowania, na podstawie przepisów Części Trzeciej „Postępowanie egzekucyjne” Kodeksu postępowania cywilnego, nie dopuszczając do przedawnienia roszczeń; okres przedawnienia został określony w przepisach art. 118 Kodeksu cywilnego – str. 77 – 80 protokołu.

4.3. W zakresie wydatków budżetowych:

4.3.1.Zatrudnienie na stanowisku zastępcy wójta osoby niespełniającej wymagań kwalifikacyjnych przewidzianych w przepisach.

Przestrzegać przepisów art. 3 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm.), w myśl których pracownikiem samorządowym zatrudnionym na kierowniczym stanowisku urzędniczym może być osoba, która posiada wykształcenie wyższe.

Zgodnie z obowiązującą w dacie zatrudnienia zastępcy wójta „ I Tabelą stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników urzędów gmin, miast (miast na prawach powiatu)”, stanowiącą załącznik Nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 61, poz. 707 z późn. zm.) – pracownik ten winien posiadać wyższe wykształcenie. Podjąć działania mające na celu uregulowanie tej sprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami – str. 83 protokołu.

4.3.2.Niewypłacenie - w okresie od 1 stycznia do 31 marca 2005 r.- zastępcy wójta dodatku za wieloletnią pracę (zaniżono wynagrodzenie o kwotę 579 zł).

Wypłacać pracownikom dodatek za wieloletnią pracę, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, w wysokości 5 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego po 5 latach pracy i podwyższając jego wysokość o 1% za każdy dalszy rok pracy, aż do osiągnięcia 20 % miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, w związku z przepisami art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. Nr 86 poz. 953 z późn. zm.).

Dodatek za wieloletnią pracę wypłacać na zasadach określonych w przepisach § 11 ust. 4 i 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r., w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. z 2005 r. Nr 146 po. 1223 z późn. zm.). Wypłacić zastępcy wójta kwotę zaniżonego wynagrodzenia - str. 83 - 84 protokołu.

4.3.3.Nieprawidłowości przy udzieleniu w latach 2005 - 2006 dotacji z budżetu gminy dla podmiotu spoza sektora finansów publicznych na realizację zadań własnych gminy z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu, polegające na:

21

a) w 2005 r.:- niezawarciu - w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert - wszystkich wymaganych

informacji oraz niezamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej,

- zawarciu 15 stycznia 2005 r. umowy na realizację zadania pod nazwą „Aktywizacja sportowa młodzieży i dorosłych z obszaru gminy Mełgiew” i udzieleniu dotacji Klubowi Sportowemu LZS „Perła” Mełgiew mimo tego, że Klub nie złożył oferty realizacji zadania publicznego; klub złożył jedynie „preliminarz wydatków na sport w gminie Mełgiew LKS „Perła” Mełgiew”, który nie zawierał wszystkich wymaganych przepisami informacji,

- niedołączeniu do zawartej umowy harmonogramu realizacji zadania,- przyjęciu półrocznych rozliczeń dotacji, które nie spełniały wymogów wynikających

z obowiązującego wzoru sprawozdania z wykonania zadania publicznego, - nieprawidłowym rozliczeniu dotacji, w wyniku niezakwestionowania wydatków

poniesionych przez dotowanego przed zawarciem umowy (w kwocie 511,20 zł),b) w 2006 r.:

- niezawarciu w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert wszystkich wymaganych informacji oraz niezamieszczeniu ogłoszenia na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i w Biuletynie Informacji Publicznej,

- przyjęciu oferty bez wymaganego sprawozdania merytorycznego i finansowego za 2005 r.,

- niesporządzeniu uzasadnienia wyboru oferty, - zagubieniu w Urzędzie Gminy oryginału złożonej oferty,- przyjęciu rozliczenia dotacji za I półrocze 2006 r., które nie spełniało wymogów,

określonych w obowiązującym wzorze sprawozdania z wykonania zadania publicznego,- niedokonaniu kontroli prawidłowości wykorzystania środków publicznych przekazanych

z budżetu gminy na jego realizację za I półrocze 2006 r., mimo, że w sprawozdaniu częściowym dotowany podmiot wykazał wydatki poniesione przed zawarciem umowy (w kwocie 2.745,24 zł).

Przy udzielaniu dotacji dla jednostek spoza sektora finansów publicznych na realizację zadań publicznych, określonych w przepisach art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.), przestrzegać wynikających z tej ustawy zasad wspierania lub powierzania realizacji zadań, a w szczególności:- ogłoszenie otwartego konkursu ofert zamieszczać w siedzibie Urzędu Gminy oraz

w Biuletynie Informacji Publicznej, a także - w zależności od rodzaju zadania – w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym, stosownie do przepisów art. 13 ust. 3 ustawy,

22

- w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert zamieszczać wszystkie informacje wskazane w przepisach art. 13 ust. 2 ustawy,

- egzekwować od podmiotów ubiegających się o udzielenie dotacji obowiązek składania ofert zawierających informacje wskazane w przepisach art. 14 ustawy, sporządzonych według wzoru formularza oferty, stanowiącego załącznik Nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207) wraz ze wszystkimi wskazanymi załącznikami,

- sporządzać w każdym przypadku – również, gdy w wyniku ogłoszenia otwartego konkursu ofert została zgłoszona jedna oferta – uzasadnienie wyboru oferty, ustosunkowując się w nim do spełniania przez oferenta wymogów określonych w ustawie oraz w ogłoszeniu, stosownie do przepisów art. 15 ust. 2 i 3 ustawy,

- przechowywać dokumentację związaną z postępowaniem o udzielanie dotacji, w tym oferty złożone przez zainteresowane podmioty, mając na uwadze przepisy art. 6 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673z późn. zm.), zgodnie z którymi samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,

- egzekwować od podmiotów, którym udzielono dotacji, obowiązek składania sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 w związku z art. 19 pkt 3 ustawy, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku Nr 3 do cytowanego rozporządzenia oraz załączania do tego sprawozdania spisu wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji, w szczegółowości określonej w pouczeniu do załącznika,

- dokonywać kontroli i oceny realizacji zleconego zadania, stosownie do przepisów art. 17 ustawy, a w szczególności: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy (tj. czy - zgodnie z pouczeniem do załącznika Nr 3 do cytowanego wyżej rozporządzenia - każda z faktur (rachunków) opłaconych z otrzymanej dotacji została opatrzona na odwrocie pieczęcią podmiotu dotowanego oraz zawiera sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności oraz czy informacja ta została podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych podmiotu).

- w przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem lub niedokonania jej zwrotu w terminie - wydawać decyzję określająca kwotę zwrotu, określając w niej termin, od którego naliczane będą odsetki, zgodnie z przepisami art. 146 ust. 1 w związku z przepisami art. 190 ustawy o finansach publicznych. Sankcją

23

wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem jest wykluczenie prawa otrzymania dotacji przez kolejne 3 lata, licząc od dnia stwierdzenia nieprawidłowego wykorzystania dotacji w myśl przepisów art. 145 ust. 6 tej ustawy. We wskazanym trybie ustalić kwotę niewykorzystanej w 2005 r. (lub wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem) dotacji i wydać decyzję LZS „Perła” Mełgiew – str. 86 - 92 protokołu.

4.3.4.Nieopublikowanie oświadczeń majątkowych radnych gminy w Biuletynie Informacji Publicznej.

Jawne informacje zawarte w oświadczeniach majątkowych udostępniać w Biuletynie Informacji Publicznej, stosownie do przepisów art. 24i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – str. 92 protokołu.

4.3.5.Niewypłacanie diet członkom Komisji Rady Gminy za udział w posiedzeniu komisji, która odbyła się w dniu sesji Rady Gminy.

Diety za udział w posiedzeniach Komisji Rady Gminy wypłacać zgodnie z postanowieniami § 2 uchwały Rady Gminy Nr IV/23/2002 z dnia 30 grudnia 2002 r., stosownie do których dieta dla radnych przysługuje za udział w sesji Rady i posiedzeniu komisji. Rozważyć opracowanie i przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały ustalającej zasady wypłacania diet dla radnych gminy w sytuacji, gdy posiedzenia komisji Rady Gminy oraz sesje Rady odbywają się w tym samym dniu – str. 93-94 protokołu.

4.3.6.Niezawarcie we wszystkich pozycjach przedmiaru robót do kosztorysu inwestorskiego, sporządzonego w postępowaniu o udzielenie zamówienia na budowę drogi gminnej nr 105531L – ulicy Wierzchowieckiej w Krępcu, wyliczeń ilości jednostek miar robót podstawowych.

Przedmiar robót sporządzać w sposób kompletny, zawierając w nim – oprócz zestawienia ilości jednostek miar podstawowych – także wyliczenia ilości tych jednostek, stosownie do przepisów § 1 ust 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389) – str. 97 protokołu.

4.3.7.Niezawarcie w ogłoszeniach o zamówieniach publicznych na budowę drogi gminnej nr 105531L – ulicy Wierzchowieckiej w Krępcu oraz drogi nr 105533L w miejscowości Minkowice – zamieszczonych na tablicy ogłoszeń i na stronie internetowej zamawiającego – opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu, a w przypadku zamówienia na budowę drogi w Krępcu – także brak wskazania strony internetowej, na której zamieszczono specyfikację istotnych warunków zamówienia.

W ogłoszeniu o zamówieniu publicznym zamieszczać wszystkie informacje wymagane przepisami art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień

24

publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), w szczególności opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia – str. 97-98 i 101 protokołu.

4.3.8.Niewezwanie jedynego wykonawcy, który złożył ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia na budowę drogi gminnej nr 105531L – ulicy Wierzchowieckiej w Krępcu, do uzupełnienia dokumentu złożonego na potwierdzenie spełniania warunku znajdowania się wykonawcy w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie zamówienia – tj. opinii banku, która nie wskazywała wysokości posiadanych środków finansowych, ani zdolności kredytowej wykonawcy – w sytuacji, kiedy nieuzupełnienie tego dokumentu skutkować powinno unieważnieniem postępowania.

Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy (np. złożone dokumenty nie zawierają informacji potwierdzających spełnianie postawionych przez zamawiającego warunków), wzywać do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, stosownie do przepisów art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, chyba że mimo ich uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Wykonawców, którzy mimo wezwania nie uzupełnili wymaganych oświadczeń i dokumentów, wykluczać z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy, a ich oferty uznawać za odrzucone, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 w związku z art. 89 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego unieważniać, jeżeli nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, zgodnie z przepisem art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy – str. 98-99 protokołu.

4.3.9.Nieprzekazanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenia o zamówieniu pn. „Budowa drogi gminnej nr 105533L w miejscowości Minkowice” oraz ogłoszenia o udzieleniu tego zamówienia, mimo tego, że wartość szacunkowa tego zamówienia (471.251,51 zł netto) przekraczała równowartość 60.000 euro.

Przekazywać Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszenia o zamówieniach publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro, a jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, oraz ogłoszeń o udzieleniu takich zamówień, stosownie do przepisów art. 40 ust. 2 i art. 95 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych – str. 101, 104 protokołu.

4.3.10. Nieprawidłowości w zakresie formułowania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. „Budowa drogi gminnej nr 105533L w miejscowości Minkowice”, o wartości przekraczającej 60.000 euro, skutkujące prowadzeniem postępowania w sposób, który nie zapewniał zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, przez:

25

- ustalenie, jako jednego z warunków udziału w postępowaniu, posiadania polisy lub innego dokumentu ubezpieczenia potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, w sytuacji, kiedy zamawiający nie określił wysokości kwoty, do jakiej wykonawcy mieli być ubezpieczeni oraz nie zażądał żadnego oświadczenia ani dokumentu na potwierdzenie spełniania tego warunku,

- bezpodstawne wymaganie od wykonawców posiadania środków finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości 1.500.000 zł – trzykrotnie przewyższającej szacunkową wartość zamówienia (471.251,51 zł netto),

- bezpodstawne wymaganie od wykonawców udokumentowania, że roboty zostaną wykonane rozkładarką mas bitumicznych na podwoziu gąsienicowym o szerokości rozkładania masy minimum 5 m, w sytuacji, gdy w kosztorysie inwestorskim przyjęto i uznano za wystarczającą do realizacji przedmiotowego zamówienia, rozkładarkę o szerokości 3,5 m.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia każdorazowo zawierać – oprócz opisu warunków udziału w postępowaniu – także opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, wskazując przy tym oświadczenia i dokumenty, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Warunki udziału w postępowaniu określać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 i art. 22 ust. 2 ustawy, w tym:- określając wymóg posiadania przez wykonawców polisy lub innego dokumentu

potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, wskazywać wysokość ubezpieczenia, którą zamawiający uzna za spełnienie warunku znajdowania się wykonawcy w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Na potwierdzenie spełniania tego warunku, od wykonawców żądać oświadczenia o jego spełnianiu, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy – oryginału lub kopii tego dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, stosownie do przepisów § 1 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mają być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605);

- żądając od wykonawców opinii banku, o której mowa w § 1 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia - na potwierdzenie znajdowania się wykonawców w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia - wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy ustalać w wysokości odpowiadającej wartości zamówienia, mając na uwadze, że żądanie od wykonawców posiadania środków finansowych w wysokości trzykrotnie przekraczającej wartość zamówienia jest niczym nie uzasadnione i bezpodstawnie ogranicza krąg wykonawców będących w stanie wykonać zamówienie, jedynie do tzw. „dużych” wykonawców, co w rażący sposób narusza zasadę

26

równego traktowania wykonawców i utrudnia zachowanie uczciwej konkurencji,- żądając od wykonawców wykazu narzędzi i urządzeń, jakimi dysponuje wykonawca,

o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia, wymagane warunki w tym zakresie ustalać wyłącznie w odniesieniu do urządzeń niezbędnych do wykonania udzielanego zamówienia, mając na uwadze, że naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców i utrudnieniem uczciwej konkurencji będzie żądanie od wykonawców dysponowania urządzeniami zbędnymi przy wykonywaniu danego zamówienia – str. 101-103 protokołu.

4.3.11. Wyznaczenie - w specyfikacji istotnych warunków zamówienia pn. „Budowa drogi gminnej nr 105533L w miejscowości Minkowice” - terminu płatności wynagrodzenia wykonawcy „do września 2006r.”, tj. prawie roku od ustalonego w specyfikacji terminu wykonania tego zamówienia (31.10.2005 r.) oraz z zastrzeżeniem „braku możliwości przedpłat”.Takie postępowanie zamawiającego mogło spowodować odstąpienie od ubiegania się o udzielenie tego zamówienia tych wykonawców, którzy pobrali specyfikację istotnych warunków zamówienia (pobrało ją 5 innych wykonawców), ale uznali, że nie będą w stanie udźwignąć takiego wysiłku finansowego przez okres czasu wyznaczony przez zamawiającego, tj. sfinansować wykonanie zamówienia z własnych środków i prawie do roku czekać na zapłatę wynagrodzenia. Fakt, że zapłaty faktury jedynego wykonawcy, który złożył swoją ofertę, dokonano już w dniach: 30.11.2005 r. (20 dni po odbiorze zamówienia) i 18.04.2006 r., może wskazywać na świadome działania zamawiającego mające na celu ograniczanie konkurencji.

Terminy zapłaty w transakcjach handlowych ustalać na okres nie dłuższy niż 30 dni, tak aby nie narażać gminy na zapłatę odsetek ustawowych, mając na uwadze przepisy art. 5 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. Nr 139, poz. 1323 z późn. zm.), w myśl których, jeżeli strony w umowie przewidziały termin zapłaty dłuższy niż 30 dni, wierzyciel (w tym wypadku wykonawca) może żądać odsetek ustawowych za okres począwszy od 31 dnia po spełnieniu swojego świadczenia niepieniężnego i doręczeniu dłużnikowi faktury lub rachunku – do dnia zapłaty, ale nie dłuższy niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego, zaś zgodnie z art. 9 tej ustawy, czynność prawna wyłączająca lub ograniczająca to uprawnienie wierzyciela jest nieważna

Warunki udziału w postępowaniu określać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w sposób, który – nawet pośrednio –nie będzie eliminował z ubiegania się o zamówienie zainteresowanych wykonawców, mając na uwadze przepisy art. 7 ust. 1 i art. 22 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Wyznaczenie odległego – prawie o rok – terminu płatności wynagrodzenia za wykonanie zamówienia, mogło ograniczyć udział w postępowaniu wykonawców, których sytuacja finansowa nie pozwalała na takie wydłużenie terminu płatności – str. 102 – 103, 105 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego:

5.1. Nieuregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami zajętymi bezumownie na

27

potrzeby ochotniczych staży pożarnych.Uregulować formę władania nieruchomościami, stanowiącymi własność gminy,

zajętymi na potrzeby ochotniczych straży pożarnych, wybierając jedną z form określonych w przepisach art. 13 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 107 protokołu.

5.2. Przypadek ujęcia na koncie 011 „Środki trwałe” składnika majątkowego o wartości poniżej 3.500 zł. Nieprawidłowe (stopniowe) dokonywanie odpisów umorzeniowych dla tego składnika.Ujmowanie w ewidencji księgowej na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, przedmiotów o wartości jednostkowej niższej od wartości minimalnej określonej w przepisach wewnętrznych dla tej grupy rzeczowych składników majątkowych.

Na koncie 011 „Środki trwałe” ujmować wyłącznie urządzenia i przedmioty, których wartość początkowa w dniu nabycia przekracza kwotę, o której mowa w przepisie art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), tj. 3.500 zł.

W przypadku, gdy wartość poszczególnych składników majątkowych wynosi od 1.000 do 3.500 zł – ujmować je na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i umarzać w 100 % w momencie wydania do używania, zgodnie z przepisami § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. oraz stosownie do postanowień pkt 8 „Dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości w jednostce budżetowej”, stanowiącej załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 57/04 Wójta Gminy Mełgiew z 29 grudnia 2004 r. w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budżetu gminy, jednostki urzędu i gminnych funduszy celowych.

Składniki majątkowe o wartości niższej niż 1.000 zł ujmować bezpośrednio w koszty oraz ewidencjonować wyłącznie ilościowo w ewidencji pozabilansowej, w myśl postanowień cytowanych przepisów wewnętrznych.

Wyksięgować z konta 011 „Środki trwałe” wartość wskazanego w protokole kontroli składnika majątkowego i ująć ją na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” (dokonując jednocześnie stosownych przeksięgowań w zakresie naliczonego umorzenia), a z konta 013 składniki majątkowe o wartości początkowej poniżej 1.000 zł (ująć je w ewidencji pozabilansowej) – str. 109, 110 protokołu.

5.3. Niewskazywanie w ewidencji analitycznej środków trwałych numerów dowodów źródłowych, na podstawie których dokonano zapisów.

W księgach rachunkowych dokonywać kompletnych zapisów, w tym zawierających wskazanie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego ich podstawę, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości – str. 109 protokołu.

5.4. Przypadki niesporządzania dowodów OT służących ujęciu składników majątkowych w księgach rachunkowych.

28

Po zrealizowaniu dostawy środka trwałego lub po zakończeniu procesu inwestycyjnego udokumentowanego fakturami sporządzać dowód OT – przyjęcia środka trwałego w 2 egzemplarzach (w tym jeden celem jego ujęcia w księgach rachunkowych), w myśl postanowień lit. C pkt d2 części II Instrukcji obiegu i kontroli finansowej dokumentów, stanowiącej załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 5/2001 Wójta Gminy Mełgiew z 27 grudnia 2001 r. w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji– str. 109 protokołu.

5.5. Ujmowanie na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” odpisów umorzeniowych naliczonych od wartości niematerialnych i prawnych o wartości początkowej niższej niż 3.500 zł.Poprawianie błędnych zapisów w ewidencji analitycznej do konta 071 przez zamazywanie pierwotnej treści korektorem.

Zmniejszenia wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do użytkowania, ewidencjonować na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

Błędy stwierdzone w prowadzonych ręcznie księgach rachunkowych poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu umieszczając podpis osoby dokonującej poprawki i datę jej dokonania, w myśl przepisów art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 111 protokołu.

6. W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi

6.1. Niebieżące rozliczanie wydatków dokonanych przez jednostki budżetowe – kwoty zrealizowanych wydatków ujmowano w budżecie raz na kwartał na podstawie sprawozdań jednostkowych Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za miesiące kończące kwartały.

Kwoty zrealizowanych przez jednostki budżetowe wydatków ujmować w budżecie na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” na podstawie miesięcznych sprawozdań Rb-28S tych jednostek, stosownie do postanowień pkt 1a części II Dokumentacji opisującej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości w jednostce budżetowej, stanowiącej załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 57/04 Wójta Gminy Mełgiew z 29 grudnia 2004 r. oraz stosownie do zasad funkcjonowania konta 223, określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 116 protokołu.

29

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Jednocześnie informuję, że - stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych - jest Pan zobowiązany zawiadomić izbę o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania - w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Tekst Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.

Marek Poniatowski

Do wiadomości:Rada Gminy Mełgiew