INNOVACIÓN EN COMUNICACIONES

Enterprise

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LA TECNOLOGÍA DEBE SER UTILIZADA EN BENEFICIO DE LAS ORGANIZACIONES Y MUY ESPECIALMENTE EN MEJORAR LAS COMUNICACIONES

LAS EMPRESAS QUE PROMUEVEN LA COLABORACIÓN SON UN 20% MAS PRODUCTIVAS QUE AQUELLAS QUE NO LA CONSIDERAN UNA PRIORIDAD (ESTUDIO DE GARNER)

LAS COMUNICACIONES ESCRITAS BASADAS EN E-MAIL, NO SATISFACEN LAS NECESIDADES DE PRECISIÓN Y CALIDAD QUE SE REQUIEREN PARA ASEGURAR EL PROGRESO DE UNA ORGANIZACIÓN

LA TEDIOSA E INTERMINABLE TAREA DE ORDENAR LOS E-MAILS, TÁCITAMENTE IMPUESTA A CADA PERSONA EN LAS ORGANIZACIONES, ES UN ERROR ESTRATÉGICO RELEVANTE

EL TIEMPO GASTADO EN CLASIFICAR Y ORDENAR LOS MENSAJES O BUSCAR INFORMACIÓN EN MILES DE CORREOS TIENE UN ALTO COSTO, NUNCA CUANTIFICADO, PARA LA ORGANIZACIÓN

VOLUMEN DE MENSAJES, DUPLICACIONES, CORREOS EXTEMPORÁNEOS, INFORMACIÓN INCOMPLETA, IMPIDEN UNA CORRECTA TOMA DE DECISIONES, INVALIDAN LAS BUENAS CONTRIBUCIONES Y GENERAN TRABAJO INNECESARIO

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AUMENTARÍA LA CALIDAD DE VIDA DE TODOS. PERO LO MÁS IMPORTANTE, LA ORGANIZACIÓN RECUPERARÍA TIEMPO VALIOSO!

¿Y SI LOS MENSAJES SE CLASIFICARAN, ORDENARAN Y CATALOGARAN ANTES SIQUIERA DE QUE SUS DESTINATARIOS LOS RECIBAN? LA TAREA DE CLASIFICAR LAS COMUNICACIONES SE REALIZA AL PRINCIPIO Y UNA SOLA VEZ. LOS RECEPTORES DEL MENSAJE SOLO DEBEN RESPONDEN SIN GASTAR TIEMPO EN CLASIFICAR U ORDENAR.

EL TRABAJO TEDIOSO CAUSA FRUSTRACIÓN, INDUCE A ERRORES. Y DISTRAE DE LO IMPORTANTE.

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Una lista finita, pre-determinada y estandarizada de Categorías hace posible una mejor administración de las interacciones con otros, reduce el tiempo de búsqueda de información y

agiliza el proceso cognitivo requerido para ofrecer aportes individuales de calidad

SEGÚN SU CONTENIDO, LAS COMUNICACIONES PUEDEN: • PROPONER NUEVAS IDEAS, CONCEPTOS O INICIATIVAS • REFERIRSE A PROYECTOS EN DESARROLLO • ENTREGAR NOTICIAS ACERCA DE TAREAS RECURRENTES • INFORMAR DE EVENTOS NEGATIVOS • CONTENER PETICIONES A OTROS • SATISFACER NECESIDADES DE INTERACCIÓN SOCIAL • ACTUAR COMO CONTENEDORES DE INFORMACIÓN DURABLE • INSTRUIR SOBRE PROCEDIMIENTOS Y DIFUNDIR MANUALES

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UNA SOLUCIÓN EN COMUNICACIONES QUE REDUCE SIGNIFICATIVAMENTE EL USO DEL CORREO

ELECTRÓNICO, PARA TRANSFORMARSE EN LA PLATAFORMA DE COLABORACIÓN POR EXCELENCIA EN

LAS ORGANIZACIONES QUE CONSIDERAN LA INNOVACIÓN COMO ELEMENTO DIFERENCIADOR DE LA

COMPETENCIA Y COMO FUENTE DE MEJORAMIENTO CONTINÚO EN CALIDAD Y SERVICIO.

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UTILIZA UNO DE LOS CONCEPTOS MAS EXITOSO DE LAS REDES SOCIALES –centralización de la información; RESCATA LA FACILIDAD DE USO DEL CORREO

ELECTRÓNICO Y AGREGA UN ELEMENTO INNOVADOR QUE HACE LA DIFERENCIA: PRE-CLASIFICAR LA INFORMACIÓN

DISEÑADO CON UNA MIRADA GERENCIAL, SE HACE ECO DE LAS NECESIDADES DE GESTIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN, PERO RESUELVE LA COMPLEJIDAD LABORAL QUE CADA INDIVIDUO ENFRENTA POR LA IMPOSICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DE USAR EL CORREO ELECTRÓNICO COMO MEDIO DE INTERACCIÓN Y COLABORACIÓN Y COMO SOPORTE DE ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN.

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CONSTRUIDA COMO UNA APLICACIÓN WEB PARA FACILITAR SU DISTRIBUCIÓN, SIMPLIFICAR EL ACCESO Y APROVECHAR LA EXPERIENCIA DE NAVEGACIÓN EN INTERNET YA ADQUIRIDA POR LAS PERSONAS.

PARA LOGRAR UNA ADECUADA SEGREGACIÓN DE LOS ASUNTOS SE USAN “CATEGORÍAS” PARA PRE-CLASIFICARLOS, TANTO EN IMPORTANCIA COMO EN PRIORIDAD.

CLARAMENTE UN EVENTO NEGATIVO QUE AFECTE LA ESTABILIDAD DE LA ORGANIZACIÓN TIENE UNA PRIORIDAD MAS ALTA QUE UN ASUNTO SOCIAL. SIN EMBARGO ES EL PROPIO USUARIO QUIEN DECIDE EL CURSO DE ACCIÓN MAS APROPIADO PARA CUMPLIR CON SUS OBLIGACIONES LABORALES.

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TRAS CADA CATEGORÍA OFRECIDA POR MEETMAIL SE ENCUENTRAN LAS “LISTAS DE ASUNTOS” QUE HAN SIDO PRE-CLASIFICADOS POR QUIENES LOS HAN INICIADO Y EN LOS CUALES EL USUARIO A SIDO “INVITADO” A PARTICIPAR.

EL CONCEPTO DE “INVITACIÓN” ES EL PILAR DE LA CONFIDENCIALIDAD DE LA HERRAMIENTA. NADIE PUEDE ACCEDER A UNA CONVERSACIÓN SI NO ES EXPRESAMENTE INVITADO.

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LLENO DE PEQUEÑAS PERO PODEROSAS HERRAMIENTAS PARA ENRIQUECER EL TRABAJO DE COLABORACIÓN, EL SISTEMA FACILITA LA TAREA DE CADA PERSONA. • LOS MENSAJES RÁPIDOS, QUE PUEDEN

CREARSE EN UN PAR DE SEGUNDOS, PERMITE, POR EJEMPLO, QUE TODOS QUIENES PARTICIPAN EN UN ASUNTO, VOTEN POR UN CURSO DE ACCIÓN OFRECIDO.

• AGREGAR NOTAS PERSONALES, SOLO VISIBLES POR SU CREADOR, RESPECTO DE CADA MENSAJE QUE SE DESEE, ES UN ELEMENTO RELEVANTE CUANDO POSTERIORMENTE SE DESEA “RESPONDER” AL GRUPO DE PARTICIPANTES.

• ENVIAR UN MENSAJE PRIVADO AL AUTOR DEL MENSAJE, ES OTRO ELEMENTO PODEROSO QUE ENRIQUECE LA COLABORACIÓN.

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UTILIZANDO EL MISMO CONCEPTO, LA GERENCIA PUEDE TRABAJAR CON SUS EQUIPOS PARA CUMPLIR OBJETIVOS ESPECÍFICOS

LA CAPACIDAD DE CREAR CONVERGENCIAS PERSONALES, EN LAS CUALES UN ÚNICO USUARIO TRABAJA EN UN ASUNTO, PERMITE DESARROLLAR INICIATIVAS RELATIVAS, POR EJEMPLO, AL DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL PERSONAL; EJECUTAR EVALUACIONES DE RENDIMIENTO Y PARA POTENCIAR HABILIDADES ESPECIALES.

CON EL SIMPLE EXPEDIENTE DE CREAR UNA CONVERGENCIA PERSONAL, REDACTAR UN MENSAJE CONTENIENDO UN PLAN DE ACCIÓN Y CREAR UNA O MÁS PETICIONES A CADA PERSONA, EL OBJETIVO RESULTA FÁCILMENTE ALCANZABLE, PUESTO QUE EL SISTEMA INCLUSO ALERTA SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS MISMAS.

EL SISTEMA INTRODUCE EL CONCEPTO DE “PETICIONES” PARA RESOLVER UN PROBLEMA COMPLEJO COMO LO ES LA NECESIDAD DE CONTAR CON INFORMACIÓN ADICIONAL O COMPLEMENTARIA A LO QUE SE DISCUTE DENTRO DE UN ASUNTO DETERMINADO.

UNA PETICIÓN ASIGNA UNA RESPONSABILIDAD DE CUMPLIR UNA TAREA A UNA O MAS PERSONAS Y SE DESARROLLA EN UNA LÍNEA PARALELA DE TRABAJO (CONVERGENCIA) QUE DEBE O PUEDE SER DISCUTIDA ANTES DE SER SATISFECHA.

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CREAR UN NUEVO ASUNTO DE INTERÉS COLECTIVO, ES EQUIVALENTE EN SIMPLEZA A CREAR UN NUEVO E-MAIL, CON ALGUNAS PEQUEÑAS VARIACIONES PARA ENRIQUECER LA INTERACCIÓN.

LA CATEGORÍA PERMITE PRE-CLASIFICAR. EL TITULO ES FUNDAMENTAL PARA ORGANIZAR. LA DESCRIPCIÓN ES VITAL PARA COMPRENDER.

LOS PARTICIPANTES, DIVIDIDOS EN “COLABORADORES” Y “OBSERVADORES”, EQUIVALEN A LOS DESTINATARIOS DEL E-MAIL

LOS ADJUNTOS, JUEGAN EL MISMO ROL QUE EN LOS CORREOS ELECTRÓNICOS, SOLO QUE EN MEETMAIL ESTÁN SIEMPRE UNIDOS AL ASUNTO PRINCIPAL. NO AL MENSAJE.

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REALIZAR APORTES O CONTRIBUIR A UN ESFUERZO DE COLABORACIÓN ENTREGANDO OPINIONES, SUGERENCIAS O NUEVOS PUNTOS DE VISTAS ES EXTREMADAMENTE FÁCIL, TANTO COMO RESPONDER A UN CORREO. PERO MEETMAIL OFRECE CAPACIDADES ESPECIALES QUE HACEN UNA DIFERENCIA POR SU EFICACIA.

EL CONTENIDO ES EL APORTE PRINCIPAL

LA LISTA DE MENSAJES PERMITE REVISAR LOS MENSAJES ANTERIORES, PERO SIN LA COMPLEJIDAD VISUAL DE LOS INTERMINABLES HILOS DE CORREOS.

LOS ADJUNTOS PERMITEN COMPARTIR DOCUMENTOS QUE COMPLEMENTAN O AVALAN LAS POSICIONES QUE SE MANIFIESTAN.

LA REVISIÓN DE LA LISTA DE PARTICIPANTES, PERMITE ADECUAR EL CONTENIDO A LA AUDIENCIA PARTICIPANTE EN EL ASUNTO.

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LA POSIBILIDAD DE INVITAR A UN NUEVO PARTICIPANTE PARA TRABAJAR CON EL EQUIPO ES MUY FRECUENTE.

TRANSFERIR TODO EL CONOCIMIENTO GENERADO RESPECTO DEL ASUNTO TRATADO, ES IMPOSIBLE SI EL CORREO ELECTRÓNICO HA SIDO LA HERRAMIENTA PARA DESARROLLAR EL ESFUERZO DE COLABORACIÓN. MEETMAIL OFRECE UN INVALUABLE CAPACIDAD PARA “PONER AL DÍA” A TODO NUEVO PARTICIPANTE DE UN ASUNTO:

EL ESPACIO DE TRABAJO AISLADO DONDE SE TRATA EL ASUNTO ASEGURA QUE TODA LA INFORMACIÓN SE REFIERE AL ASUNTO PRINCIPAL.

LA CAPACIDAD DE ORDENAR EN FORMA INVERSA LA SECUENCIA DE MENSAJES Y EVENTOS, PERMITEN UNA REVISIÓN CRONOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN FACILITANDO SU COMPRENSIÓN Y ENTENDIMIENTO.

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EL CONCEPTO DE CERRAR UN ASUNTO QUE HA SIDO SUFICIENTEMENTE DISCUTIDO, CLARIFICADO O PROMOVIDO A OTRA CATEGORÍA, SIMPLIFICA SIGNIFICATIVAMENTE LAS TAREAS DIARIAS. ES OTRO CONCEPTO INNOVADOR QUE MEETMAIL OFRECE COMO BUENA PRACTICA DE ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES, NO DISPONIBLE EN EL CORREO ELECTRÓNICO.

SIN EMBARGO, CERRAR UN ASUNTO NO SIGNIFICA QUE LO TRATADO SE PIERDA. EL SISTEMA MANTENDRÁ ALMACENADA TODA LA INFORMACIÓN RECOPILADA RESPECTO DE UN ASUNTO Y PUEDE SER «REACTIVADA» CON MUCHA FACILIDAD.

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CADA CATEGORÍA ES LIGERAMENTE DIFERENTE QUE LAS OTRAS EN CUANTO A NECESIDADES DE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE SE ACUMULA EN CADA ASUNTO.

MEETMAIL OFRECE SECCIONES ESPECIALES DONDE ALMACENAR DIFERENTES TIPO DE CONTENIDOS DENTRO DE UN ASUNTO ASOCIADO A UNA CATEGORÍA, FACILITANDO CON ELLO LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y CLARAMENTE SU CONSULTA. ENTRE LAS SECCIONES DESTACAN: • RESUMEN PERMITE OFRECER ACTUALIZACIONES SOBRE EL PROGRESO DEL TRABAJO

REALIZADO. CON ELLOS, EL SISTEMA PUEDE GENERAR REPORTES CONSOLIDADOS • DOCUMENTOS. TANTO LOS ADJUNTOS A LOS MENSAJES CREADOS, COMO AQUELLOS

ESPECÍFICAMENTE «SUBIDOS» SE ALMACENAN EN ESTA SECCIÓN. • ENLACES. REFERENCIAS A OTROS ASUNTOS Y A RECURSOS EN LA INTERNET • REUNIONES. LA GRAN INNOVACIÓN OFRECIDA ES QUE LAS ACTAS DE LAS REUNIONES,

ESTARÁN SIEMPRE DISPONIBLE PARA SU CONSULTA DENTRO DEL ASUNTO. • ANÁLISIS DE IMPACTO. LOS EVENTOS NEGATIVOS PUEDEN REQUERIR DE UN ANÁLISIS DE

IMPACTO AL NEGOCIO. ES ESTA SECCIÓN SE ALMACÉN DICHOS ESTUDIOS.

• EVENTOS NEGATIVOS • DISCUSIÓN • RESUMEN • DOCUMENTOS • PARTICIPANTES • ENLACES • REUNIONES • ANÁLISIS DE IMPACTO

• IDEAS, CONCEPTOS, INICIATIVAS • DISCUSIÓN • RESUMEN • DOCUMENTOS • PARTICIPANTES • ENLACES • REUNIONES

• MANUALES Y PROCEDIMIENTOS • DISCUSIÓN • RESUMEN • DOCUMENTOS • PARTICIPANTES • ENLACES • NOTICIAS

• PROYECTOS • DISCUSIÓN • RESUMEN • DOCUMENTOS • PARTICIPANTES • ENLACES • CALENDARIO • NOTICIAS • REUNIONES

• PROGRAMAS • DISCUSIÓN • DOCUMENTOS • PARTICIPANTES • ENLACES • CALENDARIO • NOTICIAS • REUNIONES

• SOCIAL • DISCUSIÓN • DOCUMENTOS • PARTICIPANTES • ENLACES

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PRINCIPALMENTE DISEÑADA PARA SATISFACER NECESIDADES DE COMUNICACIÓN INTERNA EN ORGANIZACIONES QUE UTILIZAN INTENSIVAMENTE EL CORREO ELECTRÓNICO PARA ELLO, MEETMAIL ES TAMBIÉN CAPAZ DE INTERACTUAR CON OTRAS ORGANIZACIONES Y ENTIDADES QUE UTILICEN LA MISMA HERRAMIENTA.

VALIÉNDOSE DE UNA COMBINACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO Y SERVICIOS WEB PROVISTOS POR MEETMAIL, LA HERRAMIENTA ES CAPAZ DE SINCRONIZAR UN ASUNTO EN EL CUAL PARTICIPAN VARIAS ORGANIZACIONES O

ENTIDADES. LA INFORMACIÓN VIAJA ENCRIPTADA Y EL TRANSPORTE ES TRANSPARENTE.

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Municipalidad de Ñuñoa Departamento de Obras

Permisos Edificación Atención Arquitectos Atención Constructoras

Recepción Final Solicitudes

Departamento de Tránsito Permisos Circulación

Atención Empresas Atención Personas

Departamento de …

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MEETMAIL UTILIZA UN CONCEPTO DENOMINADO CANALES QUE SON CREADOS POR CADA ENTIDAD. UNA O MAS PERSONAS SON DESIGNADOS PARA “ATENDERLOS”. AL MOMENTO DE RECIBIR UNA COMUNICACIÓN EN UN CANAL, MEETMAIL CREA UN NUEVO ASUNTO AUTOMÁTICAMENTE E INVITA A LOS DESIGNADOS A PARTICIPAR.

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MeetMail en Acción