med.swu.ac.thmed.swu.ac.th/administration/images/Manual.docx · Web...

คมอการปฏบตงานงานบรหารและธรการ

สำานกงานคณบด คณะแพทยศาสตรมหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ

มนาคม 2555

งานบรหารและธรการ ฉบบเดอนเมษายน 2555

คำานำางานบรหารและธรการ เปนงานหนงในจำานวน 12 งาน ของ

สำานกงานคณบด คณะแพทยศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ เปนสายงานทใหการสนบสนนวชาการแกคณาจารย เจาหนาท นสตแพทย และนสตสาขาดานวทยาศาสตรสขภาพ ทมาขอใชบรการในเรองทเกยวกบ สารบรรณ งานประชม อาคารสถานท ยานพาหนะ เลขานการผบรหารของคณะแพทยศาสตร โดยแบงงานออกเปน 4 หนวยงาน ไดแก หนวยงานสารบรรณ หนวยงานประชม หนวยอาคารสถานท และหนวยยานพาหนะ หนวยบรหารทวไป ในการปฏบตงานของหนวยงานตางๆ มการแบงภาระหนาทปฏบตงานเพอใหภารกจของคณะแพทยศาสตรไดบรรลตามเปาหมาย

ในการปรบปรงคมอการปฏบตงานไดปรบปรงเปนครงท 8 ทงน เพอใหเปนปจจบนและถกตองตามรปแบบและการเปลยนแปลงบางอยางในงานตางๆ ดงนน คมอฉบบนจงเปนแนวทางและขอปฏบตของผทปฏบตงานจะไดทราบถงขนตอนและวธการตลอดจนภาระหนาทของแตละตำาแหนง อนจะเปนประโยชนในการปฏบตงานตอไป

อนง ผปฏบตงานทกทานควรศกษาเพมเตมในเรองระเบยบ กฎเกณฑตางๆ เพมเตม เพราะมความจำาเปนอยางยงในการปฏบตงานใหถกตองตามระเบยบของทางราชการ ทงน เรมใชตงแตเดอนเมษายน 2555 เปนตนไป

นางสาวศภวรรณ พนธภกด

หวหนางานบรหารและธรการ

เมษายน 2555


สารบญ

หวขอ หนา

คำานำาสารบญบทท 1 บทนำา : วตถประสงคของการจดทำาคมอ

1 บทท 2 โครงสราง/หนาทความรบผดชอบของงานบรหารและธรการ 2 บทท 3 ขนตอนระบบงาน (System Procedure)

42 บทท 4 ขนตอนการปฏบตงาน (work Instruction)

81 บทท 5 ขอตกลงการใชบรการ

126

ภาคผนวก- เอกสารสนบสนน- แบบฟอรมการขอใชบรการ- ขอมลการแกไขเอกสาร ครงท 8


บทท 1บทนำา : วตถประสงคของการจดทำาคมอ

การจดทำาคมอปฏบตงาน (Manual Book) เปนการนำาเอาขอปฏบต กจกรรม และรายละเอยดตางๆ มาจดทำาเปนกระบวนการ หรอขนตอนการปฏบตงานแตละกจกรรมอยางเปนระเบยบถกตองตามวธการ เพอใหผปฏบตสามารถศกษาและดำาเนนการไดในการปฏบตงาน งานบรหารและธรการ จงไดรวบรวมกจกรรมในการปฏบตงานของงานตางๆ มาแสดงในคมอปฏบตงาน

วตถประสงคของการจดทำาคมอการปฏบตงาน1. เพอใหการปฏบตงานในปจจบนเปนมาตรฐานเดยวกน2. ผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรทำาอะไรกอนและหลง3. ผปฏบตงานทราบวาควรปฏบตงานอยางไร เมอใด กบใคร4. เพอใหการปฏบตงานสอดคลองกบนโยบาย วสยทศน ภารกจ

และเปาหมายขององคกร5. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอน


1.

6. เปนเครองมอในการฝกอบรม7. ใชเปนเอกสารอางองในการปฏบตงาน8. ใชเปนสอในการประสานงาน9. ใหบคลากรทปฏบตงานใหมไดมแนวทางปฏบต

บทท 2โครงสราง/หนาทความรบผดชอบของงาน

บรหารและธรการสำานกงานคณบด คณะแพทยศาสตร ไดแบงงานออกเปน 12 งาน ไดแก

1. งานบรหารและธรการ2. งานคลง3. งานพสด4. งานนโยบายและแผน5. งานทรพยากรบคคล6. งานโสตทศนศกษา7. งานบรการการศกษา8. งานพฒนาศกยภาพนสต


2.

9. งานวจย10. งานวเทศสมพนธ11. งานบรหารระบบคณภาพ12. งานหองสมด

โครงสรางขององคกรสำานกงานคณบด คณะแพทยศาสตร ไดจดแบงโครงสรางของ

องคกรไวดงน1. โครงสรางของงาน (Organization Chart)2. โครงสรางการบรหารหนวยงาน (Administration Chart)3. โครงสรางการปฏบตงาน (Activity Chart)

งานบรหารและธรการ ฉบบเดอนเมษายน 2555 โครงสรางองคกร

โครงสรางการบรหาร (Administrative Chart)

คณะแพทยศาสตร

-----------------------------------คณะกรรมการอำานวยการศนยการแพทยฯ


อธการบด

คณบด คณะกรรมการประจำา

คณะกรรมการบรหาร

คณะกรรมการสงเสรมวจย

องคกรแพทย

คณะกรรมการแพทย

คณะกรรมการประกน

คณะกรรมการดำาเนนการศนย

รองคณบดฝายบรหาร

รองคณบดฝายบรหารทรพยากรบคคล

รองคณบดฝายบรหารและวชาการพรคลนก

รองคณบดฝายการศกษา

รองคณบดฝายอาคารสถานทและสงแวดลอม

รองคณบดฝายกจการพเศษ

รองคณบดฝายบรหารเทคโนโลยสารสนเทศและประชาสมพนธ

รองคณบดฝายวจยและวเทศสมพนธ

3.

โครงสรางองคกร (Organization Chart)

คณะแพทยศาสตร มศว

-งานคลง - ภาควชากายวภาคศาสตร - ฝายการแพทยและวชาการ -มศว.

คลนก-งานพสด -ภาควชากมารเวชศาสตร -ฝายการพยาบาล -ศนยผวหนง-งานทรพยากรบคคล -ภาควชาจกษ-โสต-ศอ-นาสกฯ -ฝายบรหาร-งานนโยบายและแผน -ภาควชาจตเวชศาสตร -ฝายสนบสนนการแพทย-งานบรการการศกษา -ภาควชาจลชววทยา -ฝายกจการพเศษ-งานบรหารและธรการ -ภาควชาชวเคม -ฝายพฒนาคณภาพโรงพยาบาล-งานบรหารระบบคณภาพ -ภาควชานตเวชศาสตร -

ฝายเทคโนโลยสารสนเทศ-งานพฒนาศกยภาพนสต -ภาควชาพยาธวทยา -ฝายวจยและพฒนา-งานวจย -ภาควชาเภสชวทยา-งานวเทศสมพนธ -ภาควชารงสวทยา


เลขานการสำานกงาน หวหนาภาค หวหนา/ประธานกลม


สำานกงานคณบด ภาควชา ศนยการแพทย ฯ กลมกจกรรม

4.

-งานหองสมด -ภาควชาวสญญวทยา-งานโสตทศนศกษา -ภาควชาเวชศาสตรปองกนและสงคม

-ภาควชาศลยศาสตร-ภาควชาสรรวทยา-ภาควชาสตศาสตร-นรเวชวทยา-ภาควชาอายรศาสตร-ภาควชาออรโธปดกส-สาขาวชาเวชศาสตรฟ นฟ-สาขาวชาเวชศาสตรฉกเฉน-สาขาวชาจกษวทยา

งานบรหารและธรการ

งานบรหารและธรการ สำานกงานคณบด คณะแพทยศาสตร มหนวยงานยอยในสงกด 5 หนวยงาน ดงน

1. หนวยสารบรรณ2. หนวยงานประชม3. หนวยอาคารสถานท4. หนวยยานพาหนะ5. หนวยบรหารทวไป

วสยทศนบรการตรงตามตองการ บรหารงานใหไดคณภาพ

พนธกจงานบรหารและธรการ เปนหนวยงานสนบสนน ดำาเนนงานดานงาน

สารบรรณ ตดตอประสานงานทงหนวยงานภายในและภายนอก จดทำาเอกสารการเรยนการสอน งานประชม งานดานอาคารสถานท ยานพาหนะ งานบรหาร


7.

ทวไป ตลอดจนงานบรการดานอนๆ เพอใหภารกจของคณะแพทยศาสตรไดบรรลตามเปาหมาย


ภาระหนาทงานบรหารและ

ธรการ

หนาทความรบผดชอบของงานบรหารและธรการ

งานบรหารและธรการ คณะแพทยศาสตร มศว มหนวยงานยอยในความรบผดชอบหนาทรบผดชอบ จำานวน 5 หนวยงาน ไดแก

1. หนวยสารบญ2. หนวยงานประชม3. หนวยอาคารสถานท4. หนวยยานพาหนะ5. หนวยบรหารทวไปโดยหนวยงานยอยมหนาทรบผดชอบ ดงน


8.

หนาทความรบผดชอบของงานบรหารและธรการ

1. หนวยสารบรรณ 1. การรบ - สงหนงสอ , เอกสาร

- ภายในคณะฯ ไดแก ภาควชา หนวยงาน และบคลากร- ภายนอกคณะฯ ไดแก มหาวทยาลย คณะตางๆ องคกรราชการ

เอกชน บคคลทวไป- การดำาเนนการจดสงหนงสอ, เอกสาร

ภายใน จดสงโดยมผนำาสง วนละ 2 รอบ, ทางโทรสาร, E-mailภายนอก สงทางไปรษณย, โทรสาร, E-mail และจดรถไปสงวนละ 2 รอบ สำาหรบหนวยงานทเกยวของจะสงเมอมเอกสารสง

2. จดทำาหนงสอประเภทตางๆ ไดแก หนงสอราชการ ทง 6 ประเภท ไดแก หนงสอภายใน หนงสอภายนอก หนงสอโตตอบ หนงสอ สงการ (คำาสง ระเบยบ ขอบงคบ) หนงสอประชาสมพนธ (ประกาศ แถลงการณ ขาว) และ หนงสออนๆ (หนงสอรบรอง บนทก รายงาน) 3. การจดการเอกสาร 3.1 การจดเกบเอกสาร

- เอกสารทอยระหวางปฏบตงาน, ปฏบตเสรจสนแลว - การยมคน - เอกสารทโตตอบ


9.

- เอกสารทมความสำาคญเกบไวเพอตรวจสอบหรอเปนหลกฐาน เชน เอกสารการเงน กฎระเบยบ ขอบงคบ - เอกสารทตองทำาลาย - ระบบมาตรฐานในการจดเกบเอกสาร จดเกบเปนแฟมเอกสารแยกเปนหมวดหม

3.2 การใหบรการสบคน ตดตาม สอบถาม เอกสารรบเขา - สง ออก

- สบคนเอกสารรบเขา และสงออก ตดตามเรอง สบคนคำาสง 4. การประชาสมพนธ เผยแพรเอกสาร และประสานงานกบหนวยงานตางๆ

- จดทำาเอกสารประชาสมพนธ เผยแพร ขอมลตางๆ ใหทกหนวยงาน โดยการเวยนแจง และปดประกาศ และประสานงานกบหนวยงานตางๆ ตอบคำาถาม ตดตามงาน

5. รายงานขอมลตางๆ - จดทำารายงานขอมลประจำาป สถตของหนงสอประเภทตางๆ จำานวนการผลตเอกสาร

7. งานบรการตางๆ ไดแกการจดงานสวนกลาง งานตอนรบแขกของคณะฯ การจดดอกไมแสดงความยนดกบหนวยงาน ตางๆ การแสดงความเสยใจแกบคคลหรอหนวยงานตางๆ ในและนอกมหาวทยาลย8. งานอนๆ ตามทผบงคบบญชามอบหมาย9 .หนวยผลตเอกสาร

ทตงอยทอาคาร คณะแพทยศาสตร องครกษ และ มศว ประสานมตร

ภาระงานทรบผดชอบ มดงน


1

- ถายเอกสาร/ดจตอล บรการผลตเอกสารการเรยนการสอน สำาหรบนสตแพทย แพทย ใหกบหนวยงานภาควชาตางๆ ทขอใชบรการ

- บรการผลตขอสอบ

- บรการผลตแบบฟอรม ใหหนวยตางๆ

- จดชดเอกสารดวยเครองเรยง

- เยบและตดรปเลมดวยเครอง

- รบฝากและจดทำาสตอกกระดาษและหมกของภาควชา

2. หนวยงานการประชม1. งานประชม

- งานประชม ไดแก ประชมประจำาคณะฯ ประชมบรหารคณะฯ ประชมสำานกงานคณบด และประชมอนๆ ตามทผบงคบบญชามอบหมาย


1

- ดำาเนนการออกหนงสอเชญ จองหอง ประสานงานขอใชเครองมอประชม จดหองประชม จดทำารายงานการประชม วาระการประชม สรปมตแจงหนวยงาน/ภาควชา/ผทเกยวของ

- สรปเลมรายงานประชมประจำาป สงขอมลการเขาประชมของกรรมการคณะฯประกอบ SAR ของ คณะฯ

- ดแลระบบ E-meeting2. การจดประชมและจดเลยงรบรอง

- จดประชมคณะกรรมการเฉพาะกจตางๆ ตามทไดรบมอบหมาย

- จดเลยงอาหารวางและอาหารกลางวน โดยจดเตรยมอาหารวางและอาหารกลางวนแก กรรมการผเขาประชมชดตางๆ ทไดรบมอบหมาย

- จดเลยงประชมแกแขกเชญของผบรหาร และของคณะแพทยศาสตร

- ทำาเรองเบกจายเงนในการจดเลยงรบรอง


3.หนวยอาคารสถานทสำานกงาน คณะแพทยศาสตร มศว1. อาคารเรยนรวมพรคลนกและวทยาศาสตร มศว ( อาคาร 15)

- เปนอาคาร 10 ชน แบงเปน 2 ดาน คอ คณะแพทยศาสตร และคณะวทยาศาสตร

- เปนสำานกงาน หองเรยน หองปฏบตการ หองประชม และหองพกอาจารย

1.1 การใหบรการบำารงรกษาและซอมแซม อาคาร 15 - ใหบรการใชหองประชม ชน 4 และชน 10- หองเรยน PBL ชน 1 จำานวน 12 หอง และ ชน 3

จำานวน..........หอง ชน 4 จำานวนหอง........... รวมทงสน......หอง ชน 5 จำานวน 12 หอง

- หองนำา ชน 1-10 หองนำาอาจารย จำานวน 18 หอง หองนำานสตชาย/หญง จำานวน 60 หอง

- ดแลภมสถาปตยโดยรอบอาคารและบนอาคารสวนกลาง ไดแก ตนไมและทนงพกผอน

1.2 ดแลบำารงรกษาตควบคมไฟของอาคาร- ประสานงานทำาเรองจางบำารงรกษา พรอมตงงบประมาณประจำาป- ดแลตรวจรบการดแลบำารงรกษาของบรษท- จดระเบยบความเรยบรอย และพจารณาอนมต เมอตองการใช

งาน 1.3 ดแลไฟสำารองอาคาร บำารงรกษา และเตมนำ5ามนเช5อเพลง

- ดแลความสะอาดโดยรอบเครอง- ประสานงานทำาเรองจางบำารงรกษา พรอมตงงบประมาณประจำาป- ดแลตรวจรบการดแลบำารงรกษาของบรษท


1

- มอบใหเจาหนาทผรบผดชอบเตมนำามนเชอเพลง และตรวจสอบความผดปกต

1.4 ดแลหองควบคมไฟฟาแตละช5น ( จำานวน 10 ช5น ) - ดแลการทำาความสะอาด- ประสานงานทำาเรองจางบำารงรกษา พรอมตงงบประมาณประจำาป- ดแลและตรวจรบการดแลบำารงรกษาของบรษท- ประสานงาน/พจารณาอนมตการใชเพมใหสอดคลองกบจำานวน

ไฟทจำากดของแตละชน 1.5 ดแลซองบำารงและดแลแมบานทำาความสะอาด

- ประสานงานทำาเรองจางเหมาะทำาความสะอาด พรอมตงงบประมาณประจำาป

- ดแลและตรวจสอบแมบานแตละชน 1.6 ดแลระบบนำ5าประปาของอาคาร

- ดแลการทำาความสะอาด และของบอพกนำาประปา- เปลยนอปกรณและซอมบำารง เพอใหมความพรอมใชงาน

1.7 ดแลระบบโทรศพทตสาขาของอาคาร- ดแลบำารงรกษาตควบคมและแจงประสานงานกบชาง เพอซอม

และรบแจงเสยขดของ- แจงดำาเนนการเปลยนสายใหมกบบรษท

1.8 การรกษาความปลอดภย- ดแลและบำารงรกษาจดซอกลองวงจรปดในบรเวณอาคาร 15

เพอเปนขอมลในการสอบหาขอเทจจรง กรณเกดเหต

- ดแลบำารงรกษาเครองดบเพลงและไฟฉกเฉน ประสานงานกบบรษทตรวจสอบเคมและอปกรณ และตรวจรบตามรอบระยะเวลา

1.9 การกำาจดปลวก ดแลประสานงานการกำาจดปลวกของอาคาร กำากบดแลตรวจสอบ และตรวจรบ การบรการฉดปลวกประจำาเดอน


1

1.10 การใชอาคารนอกเวลาราชการ ดแลประสานงานการใชอาคารนอกเวลาราชการ 1.11 การทำาบตรจอดรถชวคราว ดแลประสานงานการทำาบตรจอดรถชวคราว ประทบตราใหอาจารย พเศษและผมาตดตอ และเสนอมหาวทยาลยเพอขอบตรจอดรถ 1.12 การใชกญแจหองตางๆ สวนกลาง กำากบดแลการใชกญแจหองตางๆ ของอาคาร2. อาคารกายวภาคศาสตร 2.1 หองประชมช5น 7 และหองเรยน ช5น 6

- ดแลหองควบคมไฟอาคาร/ไฟสำารอง หองประชม ชน 7 และหองเรยน ชน 6

- ซองบำารงแอร/ไฟ ทำาความสะอาดมาน ซอมหลงคา ฯลฯ- ดแลจดมเตอรไฟฟา ประปา ของอาคารทง 2 หลง- จดคำานวณคาไฟฟา ประปา ทำาใบแจงหนใหผใชทราบประสานงาน

สงขอมลให- งานการเงน ศนยการแพทยฯ และกองคลงมหาวทยาลย เพอ

เรยกเกบเงนทกเดอน- ดทำาการความสะอาดของแมบาน- ดแลการรกษาความปลอดภยของยามรกษาการณ- จดทำารายงานขอมลเกยวกบสาธารณปโภค แจงผบงคบบญชา- เบกพสดและดแลสตอคอปกรณทใชซอมบำารงและทำาความ

สะอาด- ดแลความเรยบรอยโดยทวไปของอาคาร- ทำาหนงสอและประสานงานกบหนวยงานตางๆ- ทำาเรองเสนอขอจดซอจดจางวสดครภณฑ- ดแลการเซนชอของแมบาน และทำาเรองเบกจายคาจางประจำา

เดอน- จดทำากจกรรม 5 ส


- เขารวมประชมรบฟงขอรองเรยนของกรรมการหอพก- ดแลกญแจหอพก- ซอมบำารงตางๆ ภายในอาคารทไมยากเกนไป- ตรวจเชคความเรยบรอยเมอผใชหองคนหองและลงนามรบรอง

เบองตน- งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย

คณะแพทยศาสตร องครกษ1.อาคารเรยนและปฏบตการ คณะแพทยศาสตร องครกษ

อาคาร 10 ชน (เปดใช 4 ชน) ประกอบดวย- ชนใตดน หองควบคมไฟฟา ประปา กลองวงจรปด หนวยตางๆ- ชน 1 พนทสวนกลาง โดยรอบ ไดแก หองโถง โรงอาหาร หอง

เกบของ อาคารจอดรถ และทจอดรถโดยรอบอาคาร หองนำา- ชน 2 สำานกงานคณบด หองผบรหาร (คณบด รองคณบด เลขา

นการคณะฯ งานตางๆ) หองประชม พนทสวนกลาง หองนำา- ชน 3 หองเรยน หองประชม Convention และหองประชม

Theatre หองนำา- หองผบรหาร งานตางๆ สวนท 2 หองประชม Theatre หองนำา

ดแลงาน ดงน1. การใหบรการหองประชมตาง ๆ2. ดแลบำารงรกษาอาคาร

2.1 ดแลความเรยบรอยและแจงซอมใหอยในสภาพพรอมใชงาน

2.2 ดแลใหชางปฏบตตามระบบการตรวจสอบ เรอง การซอมบำารง ไฟฟา ประปา อปกรณปองกนอคคภย กลองวงจรปด ใหใชงานไดและซอมบำารงตามกำาหนด

2.3 ดแลการปฏบตงานของแมบานทำาความสะอาด2.4 ดแลระบบการรกษาความปลอดภย2.5 ดแลการกำาจดปลวก


1

2.6 ดแลการใชเวลานอกราชการ2.7 การใชกญแจหองตางๆ2.8 งานสวนบรเวณรอบอาคาร

3. หนวยหอพกดแลหอพกบคลากรจำานวน 4 หลง1. หอพกบคลากร A2. หอพกบคลากร B3. หอพกบคลากร C4. หอพกอาจารย

4. หนวยยานพาหนะ

หนวยยานพาหนะ มหนาทใหบรการดานยานพาหนะ มรายละเอยดความรบผดชอบ ดงน

1. จำานวนรถยนตทรบผดชอบ จำานวน 5 คน ดงน51. รถต 3 ฝ 0850 2. รถต ฮค 38843. รถเกง 4 ษ 29414. รถบรรทก 93-91205. รถจกรยานยนต 8 ฉ 6519หนาท ใหบรการยานพาหนะของคณะฯ และเสนอขออนมตใชงาน

2. บคลากรทรบผดชอบ ดงน5 สำานกงานคณบด มศว มรถยนตทอยในความดแล จำานวนท5งหมด 4 คน และรถจกรยานยนต 1 คน ดงน5

1. น.ส.อญญารตน ธนาวรรณ กำากบดแลภาระหนาทและความรบผดชอบ ดงน5

- ดำาเนนการขอบตรจอดรถใหกบขาราชการ อาจารยพเศษ และบตรผานชวคราว


15

- จดและบรการดานยานพาหนะแกหนวยงานภายในคณะฯ- ประสานงานกบกองอาคารขอตอทะเบยนรถยนตประจำาป- ดแลแจงซอมบำารงรกษารถและดำาเนนการขอจดจางซอมรถทก

คนของคณะฯ- สำารองจายคาผานทางพเศษ คาตอบแทนพนกงานขบรถ และทำา

เรองเบกจาย- ตดตอประสานงานกบฝายยานพาหนะขอใชรถสวนกลาง (กรณ

รถคณะฯไมเพยงพอ)- จดทำาสถตการใชรถยนต- การจดตารางคนใชรถพรอมเสนอผมอำานาจอนมต- จดการใหพนกงานขบรถไปปฏบตงานตามทผมอำานาจอนมต- การขออนมตในหลกการคาผานทาง คาตอบแทน ของพนกงาน

ขบรถ และขออนมตเบกประสานงานกบฝายยานพาหนะเรองการทำาบตรจอดรถของบคลากรภายใน มศว

- ดำาเนนการขอจดจางเชารถจากบรษทภายนอก (กรณรถคณะฯ และรถมหาวทยาลยมไม

เพยงพอ) ประสานงานกบอซอมรถเพอสงรถเขาซอม- ดำาเนนการเรองการทำาการประกนอบตเหตของรถ- ตรวจสอบแบบการใชรถยนตตางๆ เพอสงใหตรวจสอบภายใน

ประจำาป- สงจายนำามนสำาหรบรถยนตทกคนและสรปการใชนำามนสงงาน

พสดทกสนเดอน- ขออนมตใหพนกงานขบรถยนตปฏบตงานนอกเวลาราชการและ

ตรวจเชคการปฏบตงาน พรอมสงเบก- ขออนมตตดชดใหพนกงานขบรถยนตและคนงาน

หนาทรบผดชอบของพนกงานขบรถ ตองปฏบต1. ปฏบตงานตามใบสงงานของสำานกงาน มศว2. ดแลทำาความสะอาด บำารงรกษารถ


1

3. รบสงเอกสาร มศว โรงพยาบาลตำารวจ และหนวยตางๆ ทผบงคบบญชาสง

4. สงใบสงงานทกวนเมอปฏบตงานเสรจและสงบนทกการใชรถทกเดอน

5. ปฏบตงานนอกเวลาราชการ หรอวนหยดราชการตามทผบงคบบญชามอบหมาย

6. ตรวจดใบสงงานในวนถดไปทกวนกอนกลบบาน7. ใหขอมลประกอบรายงานการใชรถยนต ใชนำามนเชอเพลง8. ดแลกจกรรม 5 ส ของรถในความรบผดชอบ9. ปฏบตงานอน ๆทผบงคบบญชามอบหมาย

5. หนวยบรหารงานทวไป5.1 งานเลขานการ

ดำาเนนการจดเสนอแฟมงาน เสนอลงนาม จดหาเลขานการผบรหาร ไดแก คณบด รองคณบด และเลขานการคณะฯ ประสานงานตางๆ ใหผบรหาร ตอนรบแขก และงานทไดรบมอบหมายอน ๆ


1

5.2 ควบคมงบประมาณสวนกลางควบคมงบประมาณสวนกลางของคณะเพอจดซอจดจาง ซอมแซม

บำารงรกษา การใชในการบรหารสวนกลาง ทงงานดานอาคารสถานท ยานพาหนะ การประชม และอนๆ เพอใหงานการเรยนการสอน ไดดำาเนนการไปได การคบคมการใชเงนสวนกลาง จะตองเปนไปตามตวชวด ของคณะแพทยศาสตรในแตละป ตามไตรมาศทกำาหนดไว

การตดตามการใชเงนของงานบรหารและธรการ ซงในแตละปสำานกงานคณบด จะจดการงบประมาณเพอเปนคาใชจายในการบรหารจดการและการพฒนาบคลากรของแตละงาน เพอสนบสนนใหภารกจของงานตางๆ เปนไปอยางมประสทธภาพการใชงบประมาณกจะเปนไปตามตวชวดสวนกลางทไดกำาหนดไว

5.3 การจดซ5อ/จดจางวสดงานบรหารและธรการ จะตองเปนผดำาเนนการของรายละเอยด

วสดและครภณฑ สงใหงานพสดเปนผจดซอจดจาง ตลอดจนกำาหนดรายละเอยด ลกษณะเฉพาะ เพอเปดซองราคา ของงานสวนกลาง รวมทงเปนกรรมการตรวจรบ นอกจากนจะตองเปนตนเรองการจางซอมตางๆ ทงสาธารณปโภค อาคารสถานท และพสดสวนกลางของงานบรหารและธรการ การจางพนกงานรกษาความปลอดภยนอกจากนจะตองรวบรวมขอมลและนำาไปขอตงงบประมาณเปนงบประจำาทตองดำาเนนการทกป

5.4 จดโครงการจดงานตางๆ และงานอนๆเปนเจาภาพจดโครงการ และงานเลยงตางๆ เชน โครงการ

สถาปนา ประชมผบรหาร จดเลยงตอนรบแขก งานทำานบำารงศลปวฒนธรรม ตามตวชวด แสดงความยนด งานวนสถาปนาคณะตางๆ งานทบคคลไดรบรางวล งานสมมนาในโครงการตางๆ หรอตามทผบรหารมอบหมาย


บคลากรงานบรหารและธรการ1. นางสาวศภวรรณ พนธภกด เจาหนาทบรหารงานทวไปชำานาญการ หวหนางาน


ภาระหนาทความรบผดชอบ

ของบคลากร

1

ขาราชการ / ลกจางประจำา 2. นางสาวเสาวนย จนทรนอย เจาหนาทบรหารงานทวไป

3. นางสาวสวรรณา จนทศร ผปฏบตงานบรหาร 5. นายเตมเวชสมพงษ อนทรผลสข พนกงานบรการเอกสารทวไป6. นายชรนทร อนนต พนกงานบรการเอกสารทวไป7. นายกตตพงษ ใจกลา พนกงานขบรถยนตพนกงานมหาวทยาลย8. นางวลยลกษ พวงด เจาหนาทบรหารงานทวไป9. นางสาวอญญารตน ธราวรรณ เจาหนาทบรหารงานทวไป10. น.ส.ลดดาพร ละออโชตสมบต ผปฏบตงานบรหาร 11. นางสาวสมตรา พมศาล ผปฏบตงานบรหาร12. นายภาน สจจวโส ชางเทคนค13. นางสาวสวรรณา แชมชอย พนกงานวชาชพ14. นางสาวสนยพร ป นเจรญ พนกงานวชาชพ15. นางรภา แกวปา พนกงานวชาชพ16. นายชนะชย ชนบาน พนกงานบรการอดสำาเนา17. นายบรรพต เพชรโต พนกงานบรการอดสำาเนา18. นายบญเจต เอยมคง พนกงานขบรถพยาบาลฉกเฉน19. นายสมชาย ศรป นเปา พนกงานขบรถยนตพนกงานรายวน20 นางสมทรง ภารพงษ เจาหนาทบรหารงานทวไป(part time)21.นางสาวคทรญา หมมา ผปฏบตงานบรหาร (part time)22.นายสำารช จวคย ผปฏบตงานบรหาร (part time)23.นายสงวน ศรป นเปา พนกงานขบรถยนต (จางเงนกองทน)24.นายบญฉว จนทรล ผชวยชาง (part time)


25.นายสรยา กาช ผชวยชาง (part time)


หนาทความรบผดชอบของบคลากร (Job Description)

ชอ / ตำาแหนง นางสาวศภวรรณ พนธภกด เจาหนาทบรหารงานทวไปชำานาญการ

หวหนางานบรหารและธรการ

หนาทความรบผดชอบดำารงตำาแหนงหนาทเปนหวหนางาน มหนาทในดานบรหารงาน

ทวไป ควบคมดแลตรวจสอบ การดำาเนนงานตาง ๆ ของหนวยงานรวม 5 หนวยงาน ไดแก หนวยสารบรรณ หนวยงานการประชม หนวยอาคารสถานท หนวยยานพาหนะและงานบรหารทวไป หนวยงานทควบคมดแลรบผดชอบมดงน

1. หนวยสารบรรณ

ควบคม กำากบ ดแลงานสารบรรณ ไดแก การรบ สง –การจดทำาหนงสอประเภทตาง ๆ โตตอบ ออกคำาสง ประกาศ ขอบงคบตางๆ การควบคมเอกสาร เกบ ยม จนถงทำาลายเอกสาร รวมทงการผลตเอกสารตาง ๆ แจงเวยนหนงสอ การประชาสมพนธ เผยแพรเอกสาร รายงาน ขอมล จดซอ จดจางของงานและสวนกลาง

2. หนวยงานการประชม

ดแลการประชมคณะกรรมการประจำาคณะฯ ประชมบรหารคณะฯ ประชมสำานกงานคณบด ประชมตางๆ ทมอบหมาย จดทำารายงาน/วาระ /สรปการประชม ดแลระบบ E-meeting งานบรการจดเลยงประชมตางๆ


1

1

3. หนวยอาคารสถานท

ควบคม กำากบ ดแล การใชอาคารสถานท หองประชม เพอใหการบรการดานอาคารสถานทหอพกในความรบผดชอบของคณะฯ ในเวลาราชการ ท มศว และองครกษ และขออนญาตใชอาคารสถานทนอกเวลาราชการ การบำารงรกษา ซอมแซมและควบคมดแลทำาความสะอาด ตลอดจน

การจดหองประชม เตรยมสถานทใหหนวยงานตางๆ ทจดงานและโครงการตางๆ

4. หนวยยานพาหนะ

ควบคม กำากบ ดแล เพอใหการบรการดานยานพาหนะของคณะฯ แกหนวยงานทง ภายในและภายนอก บำารงรกษาซอมแซมใหอยในสภาพด ตลอดจนการทำาเรองจางเหมารถรบจางจากภายนอก

5.หนวยบรหารทวไป5.1 งานเลขานการ

ดำาเนนการจดเสนอแฟมงาน เสนอลงนาม จดหาเลขานการผบรหาร ไดแก คณบด รอคณบด และเลขานการคณะฯ ประสานงานตางๆ ใหผบรหาร ตอนรบแขก และงานทไดรบมอบหมายอน ๆ

5.2 ควบคมงบประมาณสวนกลางควบคมงบประมาณสวนกลางของคณะเพอจดซอจดจาง ซอมแซมบำารงรกษา การใชในการบรหารสวนกลาง ทงงานดานอาคารสถานท ยานพาหนะ การประชม และอนๆ เพอใหงานการเรยนการสอน ไดดำาเนนการไปได การคบคมการใชเงนสวนกลาง จะตองเปนไปตามตวชวด ของคณะแพทยศาสตรในแตละป ตามไตรมาสทกำาหนดไวการตดตามการใชเงนของงานบรหารและธรการ ซงในแตละปสำานกงานคณบด จะจดการงบประมาณเพอเปนคาใชจายในการบรหารจดการและการพฒนาบคลากรของแตละ


2

งาน เพอสนบสนนใหภารกจของงานตางๆ เปนไปอยางมประสทธภาพการใชงบประมาณกจะเปนไปตามตวชวดสวนกลางทไดกำาหนดไว

5.3 การจดซ5อ/จดจางวสดงานบรหารและธรการ จะตองเปนผดำาเนนการของรายละเอยด วสดและครภณฑ สงใหงานพสดเปนผจดซอจดจาง ตลอดจนกำาหนดรายละเอยด ลกษณะเฉพาะ เพอเปดซองราคา ของงานสวนกลาง รวมทงเปนกรรมการตรวจรบ นอกจากนจะตองเปนตนเรองการจางซอมตางๆ ทงสาธารณปโภค อาคารสถานท และพสดสวนกลางของงานบรหารและธรการ การจางพนกงานรกษาความปลอดภยนอกจากนจะตองรวบรวมขอมลและนำาไปขอตงงบประมาณเปนงบประจำาทตองดำาเนนการทกป

5.4 จดโครงการจดงานตางๆ และงานอนๆ เปนเจาภาพจดโครงการ และงานเลยงตางๆ เชน โครงการสถาปนา ประชมผบรหาร จดเลยงตอนรบแขก งานทำานบำารงศลปวฒนธรรม ตามตวชวด แสดงความยนด งานวนสถาปนาคณะตางๆ งานทบคคลไดรบรางวล งานสมมนาในโครงการตางๆ หรอตามทผบรหารมอบหมาย และการทำาการประกนคณภาพหนวยงาน ได แก 5 ส ความเสยง และอนๆ

5.5 การใหคำาปรกษา เปนการใหคำาปรกษา แกอาจารย บคลากร และผใตบงคบ

บญชา เรองระเบยบ กฏเกณฑ ในการปฏบตราชการ ขอมลเกยวกบคณะแพทยศาสตร และแกไขปญหาทเกดอนเนองจากการปฏบตงานและการบรหารงาน

ชอ/ตำาแหนง นางสาวเสาวนย จนทรนอย เจาหนาทบรหารงานทวไป


2

2

หนาทความรบผดชอบ กำากบดแลและควบคมและดำาเนนการใน 3 หนวยงานหนวยงานสารบรรณ

1. เปนหวหนาหนวยสารบรรณ 2. ควบคมการลงทะเบยนรบ-สงหนงสอ และจดสงหนงสอใน

หนวยงานทเกยวของของ เจาหนาทธรการ ในหนวยสารบรรณและรางหนงสอโตตอบ

ทวไป หรอตามผบงคบบญชามอบหมาย

3. ควบคมดแลบอรดขออนมตตดประกาศตางๆ ของคณะฯ

4. จดเกบเอกสารทางราชการใหเปนหมวดหม คนหาเอกสารและรวบรวมขอมล

ปรมาณงานเมอสนปงบประมาณ

5. ดแลความสะอาดภายในหองทำางานและบรเวณโดยรอบ

6. จดทำาหนงสอโตตอบ ทงภายนอกและภายใน 7. เวยนหนงสอแจงทกหนวยงาน และภาควชา 8 อนมตการขอดจตอล ถายเอกสาร เยบเลม หากมปรมาณ

มากผดปกตใหขออนมต หวหนางาน9. เกบเอกสาร ยม ทำาลาย เมอครบตามกำาหนด

10.ออกเลขคำาสง ประกาศ ขอบงคบ คณะแพทยศาสตร ดวยระบบ.................

หนวยยานพาหนะ1. เปนหวหนาหนวยยานพาหนะ2. กำากบดแลการจดตารางการใชรถ พรอมเสนอผมอำานาจ

อนมต


ผานเรองการแจงซอมรถยนต สำารองจายคาทางดวน และทำาเรองขออนมตเบกจาย/สงจายนำามน/ประกนอบตเหตรถ/ตอทะเบยนรถ

3. เบกจายคาลวงเวลา หนวยอาคารสถานท

1. เปนหวหนาหนวยอาคารสถานท2. กำากบดแลการใชหองในความรบผดชอบ และประสานงาน

แจงซอมไฟฟา ประปา ลฟท แกมหาวทยาลยและหนวยงานภายนอก3. การทำาความสะอาดของอาคาร ในชนทตนเองรบผดชอบ4. แจงซอม บำารงรกษา และการขอใชหอง

งานบรหารทวไป- จดทำาคำาขอทำาแผนและควบคมการใชงบประมาณ- ควบคมการใชเงนสวนกลาง และสวนงาน- ทำาเรองเบกคาลวงเวลา คาทางดวน ประสานงานสงงานใน

หนาทกบนกการภารโรง และ คนงานในงานทเกยวของและประสานงานอนๆ ตามทผบงคบ

บญชามอบหมาย- ดแลการทำากจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบงานบรหารและ

ธรการ โซน B . ตดตอประสานงานกบหนวยงานทงภายในและภายนอก

มหาวทยาลยทเกยวของ และ อำานวยความสะดวกแกผมาตดตอกบหนวยงานในคณะฯ. แจงซอมครภณฑตางๆ ทชำารดในความรบผดชอบ- ตรวจสตอกวสดสำานกงานของงานบรหารและธรการ- ขออนมตการทำางานนอกเวลาราชการใหขาราชการและลกจาง

งานบรหารและธรการ- ตดตามงานตางๆ ทมกำาหนดเวลาจะตองสงขอมลใหหนวย

งานภายนอกจากงาน


22.

ตางๆ โดยสมำาเสมอ- ดำาเนนการเกยวกบงานพธตางๆ เชน งานพระราชทาน

ปรญญาบตร งานวนสมเดจ พระเทพฯ งานสถาปนาคณะฯ- ดำาเนนงานตามโครงการประหยดพลงงานของคณะฯ

- งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย

ชอ/ตำาแหนง นางสาวสวรรณา จนทศร ผปฏบตงานบรหาร

หนาทความรบผดชอบ เปนเลขารองคณบด และงานอนๆ

1. การรบ สงแฟมเสนอเซนของรองคณบด และสงแฟมคน–งานตางๆ

2. รางหนงสอทรองคณบดมอบหมา พมพเอกสาร 3. ดแลงานเลขาของรองคณบดฝายอาคารสถานทฯ รอง

คณบดฝายบรหารทรพยากรบคคลและรองคณบดฝายวเทศสมพนธฯ 4. ทำาเรองจดซอจดจางของงานบรหารและงานสวนกลาง

5. ทำาเรองเบกคาจดเลยงประชม


3

23

6. งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย

ชอ/ตำาแหนง นางวลยลกษ พวงด เจาหนาทบรหารงานทวไป

หนาทความรบผดชอบ งานทรบผดชอบงานการประชม และอนๆ1. งานการประชม

- คณะกรรมการประจำาคณะฯ - คณะกรรมการบรหารคณะฯ - คณะกรรมการประจำาสำานกงานคณบด

ไดแก ทำาหนงสอเชญ ทำารายงาน/วาระการประชมควบคมระบบ E-meeting บนทกเทป สรปมตการประชม และการประชมอนๆ


4

24

2 ขออนมตเบกจายเงนการจดเลยงรบรองการประชมของคณะฯ (สวนกลาง)

3. ดแลกจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบของงานบรหารและธรการ โซน B

4. งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย

ชอ/ตำาแหนง นางสาวอญญรตน ธนาวรรณ เจาหนาทบรหารงานทวไป

(ปฏบตงานท สำานกงานคณบด มศว)

หนาทความรบผดชอบ 1. งานเลขานการ

1.1 เรองการนดหมาย/ งานรองคณบดฝายบรหารและวชาการพรคลนก


5

25

- บนทกการนดหมาย เตอนเรองการประชม นดหมาย และงานตาง ๆ ของรองคณบด

1.2 ตรวจเชคเรองเสนองานเอกสาร - เสนอแฟมเอกสารใหรองคณบดไดครบถวนทกแฟม - ตรวจเชคการลงนามและป มตรายางครบถวนทก

เรองทกแฟม 1.3 ดแลอำานวยความสะดวกในเรองตางๆ ของรองคณบด

รบแขกของผบรหาร 1.4 ประสานงานเรองตางๆ ทเกยวของ

2. หนวยงานสารบรรณ 2.1 กำากบดแลหนงสอทสงจากองครกษ และมศว และแกไขปญหาเบองตนใหเปนไป ดวยความเรยบรอย 3. หนวยอาคารสถานท 3.1 กำากบดแลการบำารงรกษา ระบบตางๆ ใหเปนไปตามระบบทไดกำาหนดไวและแกไข ปญหาทเกดขนใหเรยบรอย 4. หนวยยานพาหนะ 4.1 กำากบดแลการใหบรการใชรถยนตของคณะฯ การบำารงรกษา และแกไขปญหา เบองตน ใหเปนไปดวยความเรยบรอย

5. งานอนๆ ซงไดรบมอบหมาย 5.1 เบกจายเงนในการจดเลยงรบรองประชมตางๆ 5.2 งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย


ชอ/ตำาแหนง น.ส.ลดดาพร ละออโชตสมบต ผปฏบตงานบรหาร

หนาทความรบผดชอบ1. งานหนวยยานพาหนะ รบผดชอบการจดการประสานงานเกยวกบ

การขอใชรถ และจดทำารายงานการใชรถ การใชนำามนและระยะทาง และเสนอขออนมตใชรถ

2. งานสารบรรณ รบผดชอบหนงสอสงทงภายในและภายนอกมหาวทยาลย และสงเอกสารจาก องครกษไป มศว

3. ทำาหนงสอสงไปรษณย และสรปรายการใชเพอจายเงนรายเดอน

4. ดแลทำาประกนและตอทะเบยนรถยนตทกคนของคณะฯ

5. รบเรองการซอมบำารงรถและดำาเนนการขอจดจางซอม

6. ตดตอประสานงานเรองการขอจางรถจากภายนอกตามขนตอนจนแลวเสรจ

7. ทำารายงานตางๆ ในงานทรบผดชอบหนงสอเอกสารทงภายนอกและภายใน

8. ทำาบตรจอดรถของคณะฯ9. ดแลกจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบของงานบรหารและธรการ

โซน A10. งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย


6

26

ชอ/ตำาแหนง นางสาวสมตรา พมศาล ผปฏบตงานบรหาร

หนาทความรบผดชอบ งานทรบผดชอบ ดานสารบรรณและอนๆ1. การรบ- สงเอกสาร - ลงทะเบยนรบ-สง เอกสารภายใน และภายนอก

2. งานตดตามงาน - หนงสอเรองตางๆ ทงภายนอกและภายใน

- ตดตามงานตางๆ 3. คำานวณคาสาธารณปโภค และคาสวนกลาง หอพก A B C และหอพกอาจารย ออกใบเรยกเกบรายหอง และรานคาประจำาตก 4. จดทำาหนงสอแจงใหหกเงนเดอน แก กองคลง การเงนศนยการแพทยฯ

และทำารายงานเสนอผบรหาร 5. ทำาเรองเบกเงนเดอนและคาลวงเวลาสำาหรบพนกงาน Parttime

6. ลงทะเบยนผเขาพกและตรวจสอบทรพยสนผออกจากหอพก 7. งานอนๆ

- จดทำารายงานขอมลของงานสารบรรณเสนอผบรหาร - ประสานงานเกยวกบงานสารบรรณกบธรการภาควชา

ตาง ๆ - ถายเอกสารพมพงานตาง ๆ ทไดรบมอบหมาย


7

2

- ดแลกจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบของงานบรหารและธรการ โซน B

\

ชอ/ตำาแนง นายภาน สจจวโส ชางเทคนค

หนาทความรบผดชอบ1. ดแลอาคารหอพกของคณะแพทยศาสตร องครกษ จำานวน 4

หลง ณ ศนยการแพทยฯ2. ดานการจดการทวไป - จดมเตอรคานำาคาไฟ

- ตดประกาศประชาสมพนธตางๆ ของคณะฯ ใหบคลากรทหอทราบ

- ดแลความเรยบรอยโดยทวไปของอาคาร- ทำาหนงสอโตตอบ- ทำาเรองจดซอจดจางตางๆ - เบกพสดของคณะฯ- ตดตอบรษทและหนวยงาน/ตรวจการจางตางๆ ของหอพก

3. การทำาความสะอาด - ดแลการทำางานของแมบาน/รายงานผบงคบบญชา - จดใบลงเวลาของแมบาน


8

28

- ควบคมการดแลทำาความสะอาดตามมาตรฐาน - ประเมนผลการทำางานแมบาน/รายงาน4. การซอมบำารง - รบแจงการซอมไฟฟา ประปา อปกรณชางไม/เหลก อปกรณ

ตางๆ ของหอพกชำารด - ซอวสดเชคสตอก วสดทเตรยมซอมบำารง - รายงานขอมลการซอม5. ยามรกษาการณ - ดแลการทำางานของยามใหเปนไปตามมาตรฐาน - การดแลบคคลเขาออก

- สงสมดรายงาน รปภ. ทกวน6. งานอนทผบงคบบญชามอบหมาย - ทำาหนงสอตดตอหนวยงาน

- เขยนแบบการกอสราง - คำานวณราคากลางใหพสด - ดแลกจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบของสำานกงานหอพก โซน

B (หอพก)

ชอ/ตำาแหนง นางสาวสวรรณา แชมชอย พนกงานวชาชพ

หนาทความรบผดชอบ1. เวยนแจงหนงสอใหภาควชาทางพรคลนกและหนวยงานตางๆ

/ ตรวจเชคเอกสารทรบมา จากศนยการแพทยฯ สงตอ

2. ถายเอกสารทออกจากแฟม แจงใหหนวยงานตางๆ ทราบคำาสง


9

2

3. จดเลยงอาหาร อาหารวาง เครองดม สำาหรบผเขาประชมตางๆ ทสำานกงานรบผดชอบ

4. ถายเอกสารของงานตางๆ ตามคำาขอ พรอมจดชด เรยงหนาใหเรยบรอย

5. รบโทรศพท และรบ-สงโทรสาร, ใหการตอนรบแขกผมาเยยมเยยนคณะแพทยศาสตร

6. ดแลกจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบของงานบรหารและธรการ โซน A

7. งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมายจากผบงคบบญชา

ชอ/ตำาแหนง นางสาวสนยพร ปนเจรญ พนกงานวชาชพ


1

3

หนาทความรบผดชอบ1. ดแลหนงสอเขา/ออก ทมากบรถยนตของคณะฯ แยกประเภท

เอกสารใหหนวยงานตางๆ 2. ดแลเอกสารของศนยการแพทยและประสานงานกบ มศว

3. แจงเวยนหนงสอใหภาควชาทางคลนกและหนวยงานตางๆ

4. จดเลยงอาหาร อาหารวาง เครองดม สำาหรบผเขาประชมตางๆ ทสำานกงานรบผดชอบ

5. รบโทรศพท รบ-สง โทรสาร6. ตดตามการทำาความสะอาด อาคาร 15 และสงใหแกไขพรอม

รวมเอกสารสงเบก7. ดแลกจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบของงานบรหารและ

ธรการ โซน A8. ควบคมการขอใชยานพาหนะ เขยนใบสง ประสานงานกบ

พนกงานขบรถยนต8. งานอนๆ ตามทผบงคบบญชามอบหมาย


ชอ/ตำาแหนง นางรภา แกวปา พนกงานวชาชพ

หนาทความรบผดชอบ1. จดเลยงการประชม อบรมสมมนา ของภาควชา หนวยงาน

และโครงการตางๆ2. เวยนหนงสอราชการภาควชาและหนวยงานตางๆ3. รบเอกสารจากหนวยงานตางๆ สงตอ4. จดสงจดหมายและพสดทางไปรษณย ของบคลากร/นสต5. ตรวจสอบตจดสงเอกสารของภาควชาและหนวยงานรายวน 6. ดแลอปกรณ จดเลยงใหสะอาด พรอมใชงาน ทำาบญชสงของ7. อนๆ ทไดรบมอบหมาย 8. เชคเอกสารสง มศว

9. ดแลกจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบของงานบรหารและธรการ โซน B

10. ประสานงานทางโทรศพท


1

3

ชอ/ตำาแหนง นายเตมเวชสมพงษ อนทรผลสข พนกงานบรการเอกสารทวไป

หนาทความรบผดชอบอาคารสถานท1. ดแลความเรยบรอยและเปดปดอาคารภาคเชา เยน หองเรยน PBL ชน 1,3,5 หองเรยน 15- 403 หองประชม 15-402 หองประชม ชน 10 และบรเวณระเบยงโดยรอบ ชน 1–4 กอนกลบตองดใหเรยบรอย

2. ตรวจเชคและเปลยนหลอดไฟภายในหองเรยน หองประชม ระเบยงทางเดน ชน 1–4 และหนาตก ตรวจเชคแอรหองเรยน หองประชม เดอนละ 1 ครง หากมการชำารดรบแจง

3. เปด ปดอาคารนอกเวลาราชการ หรอวนหยดราชการ–4. ดแลเครองป มนำาประปา และนำาทป มขนอาคาร และประสานงานชางไฟฟา ประปาของมหาวทยาลยเมอมาดำาเนนการ5. ซอมแซมอปกรณและวสดทวไปของหองตาง ๆ เชน ลกบดประต กลอนประต ท ดำาเนนการไมยาก

6. ตรวจเชคเครองสำารองไฟของอาคาร เกยวกบนำามน นำา แบตเตอร ตามแบบฟอรมและ บรษทภายนอกกำาหนด

7. ดแลหองควบคมไฟ ชน 1-10 8. ดแลความสะอาดในหองทำางาน แจงพนกงานทำาความสะอาดหองและเครองมอ9. ดแลความสวยงามตนไมหนาอาคารผลตเอกสาร


1

3

1. ทำาดจตอล โรเนยวเอกสารการเรยนการสอน เขาเลม ตดรปเลม และถายเอกสารตาม

คำาขอของงานตาง ๆ และประสานงานกบภาควชาพรคลนก เพอแจงใหมารบเอกสารท

ทำาเสรจแลว สำาหรบงานตาง ๆ ในสำานกงานใหนำาไปสง2. ตรวจเชคอปกรณเครองถายเอกสาร เครองอดโรเนยว

เครองดจตอลเสย แจงซอม ตามแบบฟอรมทกำาหนด และตรวจสตอกวสดทใชในการจดทำา

เอกสาร 3. ดแลเครองมอกอนกลบ โดยถอดปลกและคลมเครองให

เรยบรอยทกวนงานอนๆ

1. สงเอกสารภายในมหาวทยาลย เวลา 9.00 และ 15.00 น. กรณนายบรรพตไมอย

และงานเรงดวน

ชอ/ตำาแหนง นายบรรพต เพชรโต พนกงานบรการอดสำาเนา

หนาทความรบผดชอบอาคารสถานท1. ดแลความเรยบรอยและเปดปด อาคาร หองเรยน PBL ชน 1,3,5 หองเรยน 403 หองประชม 15-402 ชน 10 และบรเวณระเบยงโดยรอบ ชน 1–4 กอนกลบตองดใหเรยบรอย

2. ตรวจเชคและเปลยนหลอดไฟภายในหองเรยน หองประชม ระเบยงทางเดน ชน 1–4 และหนาตก ตรวจเชคแอรหองเรยน หองประชม เดอนละ 1 ครง หากมการชำารดรบแจง

3. เปด ปดอาคารนอกเวลาราชการ หรอวนหยดราชการ–งานบรหารและธรการ ฉบบเดอนเมษายน 2555

1

33

4. ดแลเครองป มนำาประปา และนำาทป มขนอาคาร และประสานงานชางไฟฟา ประปาของมหาวทยาลยเมอมาดำาเนนการ5. ซอมแซมอปกรณและวสดทวไปของหองตาง ๆ เชน ลกบดประต กลอนประต ท

ดำาเนนการไมยาก

6. ตรวจเชคไฟฉกเฉน ปลวก 7. ดแลความสะอาดในหองทำางาน แจงพนกงานทำาความสะอาดหองและเครองมอ8. ดแลความสวยงามตนไมหนาอาคารผลตเอกสาร

1. ทำาดจตอล โรเนยวเอกสารการเรยนการสอน เขาเลม ตดรปเลม และถายเอกสารตามคำาขอของงาน ตาง ๆ และประสานงานกบภาควชาพรคลนก เพอแจงใหมารบเอกสารททำาเสรจแลว สำาหรบงานตาง ๆ ในสำานกงานใหนำาไปสง2. ตรวจเชคอปกรณเครองถายเอกสาร เครองอดโรเนยว เครองดจตอลเสย แจงซอมตามแบบฟอรมทกำาหนด และตรวจสตอกวสดทใชในการจดทำาเอกสาร 3. ดแลเครองมอกอนกลบ โดยถอดปลกและคลมเครองใหเรยบรอยทกวนงานอนๆ 1 ดแลรถจกรยานยนตทใชสงเอกสารของคณะ 2. สงเอกสารภายในมหาวทยาลย เวลา 9.00 และ 15.00 น. และงานเรงดวน3. ดแลหองเกบครภณฑรอจำาหนายใหอยในสภาพเรยบรอยเปนระบบ3. งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย


3

ชอ/ตำาแนง นายชรนทร อนนต พนกงานบรการเอกสารทวไป

หนาทความรบผดชอบ ดแลงานหนวยผลตเอกสารท สำานกงาน องครกษ1. เปด ปด สำานกงานคณบด และหอง คณบด รองคณบด –งานผลตเอกสาร1. ผลตเอกสารการเรยนการสอนทองครกษ ทำาดจตอล โรเนยวเอกสารการเรยน การสอน ขอสอบ ทกภาควชาทางคลนก และถายเอกสารตาง ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

2. ตรวจเชคเครองมอผลตเอกสาร ใหอยในสภาพพรอมใชงานหากเสยแจงซอม

3. ตรวจเชคและเปลยนหลอดไฟภายในสำานกงาน หองประชม หากมการชำารดรบแจงดวน ซอมแซมอปกรณ และวสดทวไปของหองตางๆ ทดำาเนนการไมยากงานอนๆ 1. ขนพสด เอกสารทมาจากมศว เวลา 9.00 น. มาทสำานกงานงานชน 2

เพอรอแจกจายและขนกลบเวลา 15.00 น.นำากลบ มศว2. งานอน ๆ ตามทไดรบมอบหมายจากผบงคบบญชา3. สงเอกสารภายในมหาวทยาลย


1

ชอ/ตำาแนง นายชนะชย ชนบาน พนกงานบรการอดสำาเนา

หนาทความรบผดชอบ ดแลงานผลตเอกสารทสำานกงานองครกษงานผลตเอกสาร

1. ผลตเอกสารการเรยนการสอนทศนยการแพทยฯ ทำาดจตอล โรเนยวเอกสารการเรยน การสอน ขอสอบ ทกภาควชา ทางคลนก และถายเอกสารตาง ๆ ตามทไดรบมอบหมาย

ดแลบำารงรกษาเครองมอ

1. ตรวจเชคและเปลยนหลอดไฟภายในสำานกงาน หองประชม หากมการชำารดรบแจงดวน

ซอมแซมอปกรณ และวสดทวไปของหองตางๆ ทดำาเนนการไมยากงานอนๆ

1. ขนพสด เอกสารทมาจากมศว สงหองคณบดเพอลงนาม และนำากลบ

2. งานอน ๆ ตามทไดรบมอบหมายจากผบงคบบญชา3. สงเอกสารภายในมหาวทยาลย


1

35

ชอ/ตำาแหนง นางสาวจราลกษณ ผปฏบตงานบรหาร

หนาทความรบผดชอบ 1. งานเลขานการ

1.1 เรองการนดหมายของคณบด - บนทกการนดหมาย เตอนเรองการประชม นดหมาย

และงานตาง ๆ ของคณบด

1.2 ตรวจเชคเรองเสนองานเอกสาร - เสนอแฟมเอกสารใหคณบดไดครบถวนทกแฟม - ตรวจเชคการลงนามและป มตรายางครบถวนทก

เรองทกแฟม 1.3 ดแลอำานวยความสะดวกในเรองตางๆ ของคณบด

รบแขกของผบรหาร 1.4 ประสานงานเรองตางๆ ทเกยวของ

2. งานอนๆ ซงไดรบมอบหมาย 2.1 ทำาเรองขออนมตเดนทางไปประชมของคณบด เสนอ

อธการบด 2.2 ทำาเรองเบกจายคาใชจายในการเดนทางไปราชการของ

คณบด


1

36

2.3 งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย

ชอ/ตำาแหนง

นายบญเจต เอยมคง พนกงานขบรถพยาบาลฉกเฉน

นายสมชาย ศรป นเปา พนกงานขบรถยนต

นายกตตพงษ ใจกลา พนกงานขบรถยนต

นายสงวน ศรป นเปา พนกงานขบรถยนต (จางรายเดอน)

หนาทรบผดชอบ 1. ปฏบตงานตามใบสงงานทไดรบมอบหมาย 2. ดแลบำารงรกษา แจงซอม เมอรถยนต ชำารด 3. บนทกการใชรถยนต ประจำาวน


17-

37

4. สงใบเสรจคานำามนตามกำาหนด 5. ใหบรการตรงเวลา มความรบผดชอบ ประสานงานกอนวนงาน 6. งานอนๆ ทผบงคบบญชามอบหมาย

ชอ/ตำาแนง นางสาวคทรยา หมมา ผปฏบตงานบรหาร (Part time)

หนาทความรบผดชอบ1. เปนผชวย นายภาน สจจวโส ดแลหอพก จำานวน 4 หลง ณ

ศนยการแพทยฯ2. ดานการจดการทวไป - คำานวณคานำาประปา ไฟฟา /ออกใบเสรจรายคนและรายหอง - แจงรายชอผใชและคาใชจายไฟฟา ประปา ให

มหาวทยาลย/งานการเงน ศนยการแพทยฯ เพอหกเงน


2

3

- แจกใบเสรจแตละหองใหผพกอาศยทราบทกหองทกเดอน

- ตดประกาศประชาสมพนธของคณะฯ ใหบคลากรทหอทราบ - ประสานงาน/ทำาหนงสอโตตอบ3. การทำาความสะอาด - ดแลการทำางานของแมบาน/จดใหลงเวลาปฏบตงาน - ควบคมการทำาความสะอาดตามมาตรฐาน - ประเมนแมบาน/รายงานผบงคบบญชา4. งานอนทไดรบมอบหมาย - ทำาหนงสอราชการ โตตอบ - ดแลกจกรรม 5 ส ในพนทรบผดชอบของสำานกงานหอพก โซน

B

ชอ/ตำาแหนง นางสมทรง ภาระพงษ เจาหนาทบรหารงานทวไป(parttime)

หนาทความรบผดชอบ 1. เวยนแจงหนงสอทลงนามแลวถายเอกสารและสงทาง e-

mail ใหหนวยงานและ


2

39

ภาควชาทราบ 2. นำาแฟมเสนอเลขานการคณะแพทยศาสตร ลงนาม

3. จดบอรดขาวคณะแพทยศาสตร 4. งานอนๆ ซงไดรบมอบหมาย

ชอ/ตำาแหนง นายบญฉว จนทรล ผชวยชาง (parttime) นายสรยา กาช ผชวยชาง (parttime)

หนาทความรบผดชอบ


22-

40.

1. ชวยงานซอมบำารง ไฟฟา ประปา หอพก A ,B,C อาคารหอพกแพทย

2. จดมเตอร ไฟฟา ประปา 3. บำารงรกษาระบบตางๆ 3. งานอนๆ

ชอ/ตำาแหนง นายสรยา................................ คนสวน (parttime) นาย................................ คนสวน (parttime)

หนาทความรบผดชอบ


24-

41.

1. ดแลบำารงรกษาตนไมโดยรอบอาคารคณะแพทยศาสตร 2. ถางหญา และวชพช

3. ดและสระนำา ทำาความสะอาด 4. กวาดใบไม รดนำาตนไม 5. ดและตนไมภายในอาคาร

6. ชวยขนของเวลามงาน7. ดแลตดหนาหอพก8. งานอนๆ


บทท 3ข5นตอนระบบงาน (System

Procedure)ขนตอนระบบงาน เปนการอธบายขนตอนการทำางานวาใครทำาอะไร

ทไหน อยางไร เมอใด โดยจดทำาในรปของ Flow Chart โดยอธบายใหรขอบเขตอยางกวางๆ เพอใหผปฏบตงานไดทราบถงขอบเขตการเรมตนและสนสด และมผใดเกยวของบาง ซงจะไดแสดงไวในเอกสารตอไป

ขนตอนระบบงานทแสดงไว มดงน1. ขนตอนระบบงาน เรอง การปฏบตงานของงานบรหารและธรการ2. ขนตอนระบบงาน เรอง การปฏบตงานของงานสารบรรณ3. ขนตอนระบบงาน เรอง การปฏบตงานของงานประชม4. ขนตอนระบบงาน เรอง การปฏบตงานของงานอาคารสถานท5. ขนตอนระบบงาน เรอง การปฏบตงานของงานยานพาหนะ6. ขนตอนระบบงานบรหารทวไป


42.


ข5นตอนระบบงาน

(System

สำานกงานคณบด

ข5นตอนระบบงาน (System Procedure)

การแกไขคร5งท 08


เรอง การปฏบตงานของงานบรหารและธรการ

เรมใช : 1 เม.ย.55หนาท 1 จาก 7

หมายเลขเอกสาร P-ADM-001-08

จดทำาโดย งานบรหารและธรการ



สำานกงานคณบดคณะแพทยศาสตร

มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ

ผทบทวน

(นางสาวศภวรรณ พนธภกด)ตำาแหนงหวหนางานบรหารและ

ธรการวนท 1 มนาคม 2555

ผอนมต

(……………………………….)ตำาแหนง…………………………………….วน


4

ท…………………………………………

สำาเนาฉบบท……………………….…เอกสารฉบบ ( ) ควบคม ( ) ไมควบคม






เรมใช : 1 เม.ย.55หนาท 2 จาก 7



Flow Chart เรอง การปฏบตงานของบรหารและธรการ


ลงทะเบยนทหนวยรบแลว

แตละหนวยงานรบเรองไป

หนวยสารบรรณ

หนวยงานการประชม

หนวยยานพาหนะ

ผรบผดชอบดำาเนนการ

ตาม

ผรบผดชอบ

ดำาเนนการ





หนวยอาคารสถานท

รบเอกสาร/คำารองขอจากผใชบรการทง

หนวยบรหารทวไป



4






เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 3 จาก 7



1. วตถประสงค1. เพอใหบรการดานสารบรรณ การประชมตางๆ อาคารสถานท ยาน

พาหนะ และงานบรหารทวไป แกบคลากรของคณะฯ2. ใหการสนบสนนกจกรรมตางๆ ของคณะฯ3. ใหคำาปรกษาตางๆ เกยวกบงานบรหารและธรการแกบคลากรของ

คณะฯ4. การพฒนาบคลากรใหบคลากรไปศกษา ฝกอบรม ดงาน และ

เพมพนความรทางวชาการ

2. ขอบเขตใหการบรการและใหคำาปรกษาดานตาง ๆ เกยวกบงานในความรบผด

ชอบของงานบรหารและ ธรการ แกบคลากรภายในคณะ ฯ และหนวยงานในสาขาวทยาศาสตรสขภาพในบางโอกาสทขอความ ชวยเหลอ


ผมอำานาจไม

อนม

เสนอมหาวทยาลย

พจารณา

ไม

อนม

เสรจสน

คณะฯ ดำาเนนการแจงกลบ 4

3. คำาจำากดความงานบรหารและธรการ เปนงานททำาหนาทบรหารและการบรการแกบ

คลากรภายใ คณะแพทยศาสตร 4. ผรบผดชอบ

4.1 หวหนางานบรหารและธรการ4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 ผปฏบตงานบรหาร4.4 พนกงานวชาชพ4.5 พนกงานขบรถยนต4.6 พนกงานบรการเอกสารทวไป4.7 พนกงานบรการอดสำาเนา









5. ข5นตอนการปฏบตงาน 5.1 การปฏบตงานของหนวยสารบรรณ


46

รบผดชอบงานดานธรการทวไป ไดแก การรบ สงหนงสอ–ราชการ รางโตตอบ จดพมพ สำาเนาเอกสาร ตรวจทานสำาเนาเวยนใหงานและภาควชาตางๆ ทราบ ปฏบตงานจดเสนอหนงสอและบนทกขอความ เพอใหผบงคบบญชาทราบและสงการ ตลอดจนแจงระเบยบ ขอบงคบ ประกาศ โฆษณาตางๆ นอกจากนหนวยสารบรรณยงเปนหนวยงานทประสานงานระหวางงาน ภาควชาตางๆ ของคณะฯ ใหมความสมพนธในการดำาเนนงานใหเปนไปตามระเบยบ ขอบงคบของทางราชการ ประสานงานทงภายในและภายนอกมหาวทยาลย โดยดำาเนนการตางๆ ดงน

5.1.1 การรบ - สงเอกสาร5.1.1.1 รบเรองเขาจากภายนอกและภายในหนวยงาน5.1.1.2 ลงทะเบยนรบ - สงเอกสาร5.1.1.3 จำาแนกเรองใหหนวยงานตางๆและเสนอเรองทเปนของงานสารบรรณตอ

ผบงคบบญชา5.1.1.4 ดำาเนนการตามทผบงคบบญชาเสนอ5.1.1.5 รบเรองจากหนวยงานภายในเพอสงออกภายนอก5.1.1.6 ลงทะเบยนสงออก และเกบสำาเนาเขาแฟม

5.1.2 การราง - โตตอบ5.1.2.1 เมอเสนอผบงคบบญชาแลวนำามาเสนอรางโตตอบ

ทงภายในและภายนอก5.1.2.2 เวยนเรองตางๆ ใหหนวยงานในสงกดทราบหรอถอ

ปฏบต5.1.2.3 รางและจดทำาคำาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบ

ของคณะฯ5.1.2.4 จดทำาหนงสอขอบคณ ผบรจาคหนงสอ เอกสาร

หรอสงของใหคณะฯ5.1.2.5 ตดตอสอบถาม ตดตามเอกสารเรองตางๆ5.1.2.6 จดทำาคำาขออนมตเบกจายคาไปรษณยโทรเลข


5.1.2.7 เสนอเรอง จดพมพ และใหผบงคบบญชาลงนาม









5.1.3 การจดเกบ คนหา และทำาลายเอกสาร5.1.3.1 จดทำาทะเบยนเกบรกษาเอกสารของคณะฯ ทอย

ระหวางดำาเนนการและเรองทดำาเนนการเสรจสนแลว โดยแยกเกบเปนหมวดหม ตามระเบยบงานสารบรรณ

5.1.3.2 จดเกบเอกสารตามระบบจดเกบโดยแยกเปนหมวดหมเพอการคนหา

5.1.3.3 จดทำาบญชสำารวจเอกสารทไมมความจำาเปนตองใชในราชการตอไป หรอหนงสอทมอาย 10 ป พรอมทงประสานงานกบหนวยงานทจะทำาลายดวยกน เพอเสนอขอทำาลาย

5.1.3.4 ทำาคำาสงแตงตงกรรมการทำาลายเอกสาร5.1.3.5 เมอตรวจเชคจากกรรมการแลว จงดำาเนนการทำาลาย

และรายงานคณะกรรมการทราบ5.1.4 การปฏบตงานการผลตเอกสาร

หนวยสารบรรณไดใหบรการผลตเอกสารตางๆ ไดแก การทำาดจตอล การอดสำาเนา


4

ถายเอกสาร และเขารปเลมของเอกสารประกอบการสอน ขอสอบ แบบฟอรมตางๆ ขาวสารของคณะแพทยศาสตร ประกาศสอบราคา ประกวดราคาและเอกสารอนๆ ดงนน ผขอใชบรการสามารถใชบรการตามแบบฟอรมกำาหนดไว

5.2 การปฏบตงานการประชมหนวยงานการประชมจะตองดำาเนนการจดประชมตางๆ ของ

คณะฯ เรมตงแตการทำาจดหมายเชญประชม จดระเบยบวาระการประชม ทำารายงานการประชม ตดตอประสานงานผเขาประชม การจองหองประชม การจดเลยงประชม และอนๆ ทเกยวของกบการประชม การประชมในความรบผดชอบ ไดแก ประชมคณะกรรมการประจำาคณะ ประชมคณะกรรมการบรหารคณะ ประชมสำานกงานคณบด ซงเปนการประชมหลก นอกจากน ยงมการประชมคณะกรรมการเฉพาะกจชดตางๆ ตามคำาสงของคณะแพทยศาสตร เพอปฏบตงานอกเปนจำานวนมาก

5.3 การปฏบตงานของหนวยอาคารสถานทหนวยอาคารสถานท รบผดชอบดแลพนทอาคาร 15 คณะ

แพทยศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทร วโรฒ สำานกงานคณบด ชน 2 อาคารคณะแพทยศาสตร องครกษ และอาคารหอพก โดยดแลและควบคมในเรองตางๆ คอ ใหบรการใชหองเรยนและหองประชม อาคาร 15 ขออนมตใชสถานททงในและนอกเวลาราชการ นอกจากนยงดแลซอมแซม ควบคมการทำาความสะอาดของอาคาร ใหอยในสภาพทพรอมใหบรการ








48



5.4 การปฏบตของหนวยยานพาหนะหนวยยานพาหนะ รบผดชอบดแลยานพาหนะทงหมดของคณะ

แพทยศาสตร โดยดแลและควบคมในเรองตางๆ คอ จดและบรการดานยานพาหนะแกหนวยงานและบคลากรในคณะฯ ขออนมตบตรจอดรถใหกบขาราชการ ขออนมตใชรถยนตตอผมอำานาจอนมต ประทบตราบตรจอดรถใหกบผมาตดตอกบคณะฯ นอกจากนยงดแล บำารงรกษา ซอมบำารง จายนำามนและควบคม

5.6 การปฏบตงานของหนวยบรหารทวไป5.6.1 งานเลขานการ

ดำาเนนการจดเสนอแฟมงานเสนอลงนาม จดหาเลขานการผบรหาร ไดแก คณบด รองคณบด และเลขานการคณะ ประสานงานตางๆ ใหผบรหาร ตอนรบแขก และตามทไดรบมอบหมายอน ๆ

5.6.2 ควบคมงบประมาณสวนกลางและของงานบรหารธรการควบคมการใชงบประมาณสวนกลางทไดรบ 412,000 บาท เพอ

จดซอจดจาง ซอมแซม บำารงรกษา การใชในการบรหารสวนกลาง ทงงานดานอาคารสถานท ยานพาหนะ การประชม และอนๆ เพอใชใหงานการเรยนการสอน ไดดำาเนนการไปได การควบคมการใชเงนสวนกลางจะตองเปนไปตามตวชวดของคณะแพทยศาสตร ในแตละป ตามไตรมาสทกำาหนด

การควบคมการใชเงนของงานบรหารและธรการ ซงในแตละปสำานกงานคณบด จะจดสรรงบประมาณ เพอเปนคาใชจายในการบรหารจดการและการพฒนาบคลากรของแตละงาน เพอสนบสนนใหภารกจของงานตางๆ เปนไปอยางมประสทธภาพ การใชงบประมาณกจะเปนไปตามตวชวดสวนกลางทไดกำาหนดไว

5.6.3 การจดซอจดจางวสดงานบรหารและธรการ จะตองเปนผดำาเนนการขอรายละเอยด วสด

และครภณฑ สงใหงานพสดเปนผจดซอจดจาง ตลอดจนกำาหนดราย


ละเอยดลกษณะเฉพาะ เพอเปดซองราคา ของงานสวนกลาง พรอมทงเปนกรรมการตรวจรบ นอกจากนจะเปนตนเรองการจางซอมตางๆ ทงสาธรณปโภค อาคารสถานท และสวนกลางของงานบรหาร รวมทงการจางเหมาทำาความสะอาด บำารงรกษาระบบ การจางพนกงานรกษาความปลอดภย

นอกจากน จะตองรวบรวมขอมลและนำาไปขอตงงบประมาณเปฯงบประจำา ทตองดำาเนนการทกป

5.6.4 จดโครงการและงานอนๆ สำานกงานคณบด





เรมใช : 1 เมษายน 55 หนาท 7 จาก 7



เปนเจาภาพจดโครงการและงานจดเลยงตางๆ เชน โครงการวนสถาปนา ประชมผบรหาร จดเลยงตอนรบแขก งานทำานบำารงศลปวฒนธรรม ตามตวช แสดงความยนด งานวนสถาปนาคณะตางๆ หรอตามทผบรหารมอบหมาย 6. เอกสารอางอง

6.1 ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแกไขเพมเตม

6.2 พระราชบญญตระเบยบขาราชการพลเรอนในสถาบนอดมศกษา พ.ศ.2547

6.3 กฎกระทรวงวาดวยการบรหารงานบคคลของขาราชการพลเรอนในมหาวทยาลย พ.ศ. 2547


49.

6.4 พระราชบญญตมหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ พ.ศ. 2517 และขอบงคบตางๆ

6.5 มตทประชมคณะกรรมการบรหารพนกงานมหาวทยาลย6.6 ระเบยบการจดซอจดจางวาดวยงานพสด 2538 และแกไขเพม

เตม6.7 มตทประชมคณะกรรมการประจำาคณะแพทยศาสตร

มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ6.8 ระเบยบพนกงานมหาวทยาลย 6.9 หนงสอเวยนทเกยวของกบงาน

7. แฟมคณภาพ

ลำาดบ

ชอแฟม ผเกบรกษา สถานทเกบรกษา

ระยะเวลาทเกบรกษา

1 ทะเบยนหนงสอสงออก/รบเขา

ผปฏบตงานบรหาร ตเกบเอกสาร

2-5 ป

2 ทะเบยนคำาสง-ประกาศ

เจาหนาทบรหารงานทวไป


2-5 ป





เรอง การปฏบตงานของงานสารบรรณ

เรมใช : 1 เมษายน 55


50

หนาท 1 จาก 3




เรอง การปฏบตงานสารบรรณ



ผทบทวน

(นางสาวศภวรรณ พนธภกด)

ผอนมต

(……………………………….)

ตำาแหนงหวหนางานบรหารและธรการวนท 1 มนาคม 2555

ตำาแหนงประธานคณะกรรมการประกนคณภาพสำานกงานคณบด

วนท…………………………………………

สำาเนาฉบบท……………………….…


เอกสารฉบบ ( ) ควบคม ( ) ไมควบคม





เรอง การปฏบตงานสารบรรณ เรมใช : 1 เมษายน 55

(การรบเอกสารเขา) หนาท 2 จาก 3



Flow Chart เรอง การปฏบตงานสารบรรณ (การรบเอกสารเขา)


ลงรบท มศว หนวยสงเขา มศว แจก

ลงรบทสำานกงานองค

สงตอหนวยงาน/

ภาควชา

เตรยมหนงสอ

แจกใหภาควชา/หนวยงานทอยองครกษเปนผ

สำาเนาสงตองาน

ผบรหารสงการ/เสนอแนะ

ผบรหารสงการ/เสนอแนะ

เหน เหน

รบเรองจากมหาวทยาลย/

รบเรองจาก มศว องครกษ

1-2 วนทำาการ

1 วน


1 วนทำาการ

51.






(การรบเอกสารเขา) หนาท 3 จาก 3



1. วตถประสงค1.1 เพอรบเอกสารใหถงผรบโดยดำาเนนการใหถกตองตามระเบยบ

งานสารบรรณ2. ขอบเขต

2.1 รบเอกสารใหหนวยงานทงภายในและภายนอกหนวยงานของคณะแพทยศาสตร3. คำาจำากดความ

3.1 การรบเอกสาร หมายถง การรบจากภายใน ไดแก หนวยงานภายในมหาวทยาลย ภายในคณะฯ ภายนอกไดแก หนวยงานภายนอกมหาวทยาลย4. ผรบผดชอบ

4.1 หวหนางานบรหารและธรการ


หนวยสารบรรณ มศว ลงทะเบยน

สง/สมดสงใหหนวย

สำาเนาแจงหนวยงานภายในลงสมดสง/คน

เกบสำาเนา

1-2 วน

1-2 วน

52.

4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 ผปฏบตงานบรหาร

5. ข5นตอนการปฏบตตามระบบงาน5.1 การรบเอกสาร

5.1.1 หนวยสารบรรณรบเรองทงภายในและภายนอก แยกประเภทของเรอง

5.1.2 ลงทะเบยนรบ/วเคราะหเอกสาร5.1.3 สงใหหนวยงานทเกยวของไปดำาเนนการ5.1.4 เรองทงานบรหารตองดำาเนนการจะเสนอผานผบงคบ

บญชาตามการกระจายอำานาจ5.1.5 นำาเรองเสนอแลวมาดำาเนนการตามสงการ5.1.6 ดำาเนนการโตตอบ/ถายแจง/เวยนสแกนเอกสารสงทาง

E-mail ตามทสงการ5.1.7 เกบเรองทดำาเนนการเรยบรอยแลวเขาแฟมเอกสาร/คน

ตนเรองใหเจาของเรอง6. เอกสารอางอง

6.1 ทะเบยนรบ6.2 ระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

และแกไขเพมเตม 7. แฟมเอกสาร

7.1 แฟมทะเบยนรบ






(การสงเอกสารออก) หนาท 1 จาก 2


53



Flow Chart เรอง การปฏบตงานสารบรรณ (การสงเอกสารออก)







เสนอผบรหาร

ลงทะเบยนสง

ตนฉบบมอบเจาของเรอง

ดำาเนนการสงออกภายในและสงออกภายนอกโดยสงไปรษณย

เกบสำาเนาไวสวน

ไม

ผานการ

หนงสอทสรางขนจากหนวยงานภายในทงท

---1-2 วน

---1 วนทำาการ



54.

(การสงเอกสารออก) หนาท 2 จาก 2



1. วตถประสงค1.1 เพอสงเอกสารใหถงผรบโดยดำาเนนการใหถกตองตามระเบยบ

งานสารบรรณ2. ขอบเขต

2.1 สงเอกสารใหหนวยงานทงภายในและภายนอกหนวยงานของคณะแพทยศาสตร3. คำาจำากดความ

3.1 การสงเอกสาร หมายถง สงเอกสารภายใน ไดแก หนวยงานตาง ๆ ภายในคณะฯ และหนวยงานตาง ๆ ภายในมหาวทยาลย ภายนอก ไดแก ภายนอกคณะฯ และภายนอกมหาวทยาลย4. ผรบผดชอบ

4.1 หวหนางานบรหารและธรการ4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 ผปฏบตงานบรหาร

5. ข5นตอนการปฏบตตามระบบงาน5.1 การสงเอกสาร

5.1.1 หนวยสารบรรณรบหนงสอทหนวยงานตาง ๆ สรางขนใหสงออกแลวจำาแนก ประเภท

5.1.2 เรองทจะตองออกเลขจะตองตรวจเชคความสมบรณของเรอง ตรวจสอบลายเซน คำาผด รปแบบ สงทจะสงพรอมหนงสอ มเอกสารใดบาง แลวจงใหหมายเลขสงออก

5.1.3 จดผดซองตามรปแบบตรวจสอบทอยใหถกตองกอนสง


5.1.3 เรองทไมตองออกเลขจะตองตรวจเชคดวาสงไปหนวยงานใด นำาลงสมดสงเพอ

มใหเรองหาย5.1.4 สำาหรบเอกสารสงไปรษณยจะตองลงในแบบฟอรม ขอ

สงรายละเอยด ตามเกณฑทกำาหนด เรองทสงภายในจะตองลงสมดสงและใหมใบเซนรบและนำาสงตามขนตอน

6. เอกสารอางอง6.1 ทะเบยนสง

7. แฟมเอกสาร7.1 แฟมทะเบยนสง






(การผลตเอกสาร) หนาท 1 จาก 2



ขอมลไมครบถวนสอบถาม/ ขอเพม


ผขอใชบรการ

กรอกแบบฟอรมการขอผลตเอกสาร

เจาหนาทตรวจสอบจำานวนและความครบถวน

ของตนฉบบกบผขอใช

55

--- 1-2 วน

อนมต

--- 1-2 วนทำาการ






(การผลตเอกสาร) หนาท 2 จาก 2



1.วตถประสงค1.1 เพอใหบรการผลตเอกสาร การเรยนการสอนและเอกสารอนๆ

ในการเรยนการสอนและการบรการ2.ขอบเขต

2.1 ใหบรการเอกสารการเรยนการสอน เอกสารการบรหารของภาควชาและหนวยงานตางๆ โดยการจดทำาดจตอล ถายเอกสาร จดชด เขาเลม

3.คำาจำากดความ


เสนอหวหนาอนมต

เจาหนาทดำาเนนการจำานวน

เกบเอกสารอนมตบนทกทำารายงาน

56.

3.1 ใหบรการผลตเอกสารของคณะแพทยศาสตร4. ผรบผดชอบ

4.1 หวหนางานบรหารและธรการ4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 ผปฏบตงานบรหาร4.4 พนกงานอดสำาเนา

5. ข5นตอนการปฏบตงานตามระบบงาน5.1 ผขอเขยนแบบแจงความจำานงเขยนใบขอใชบรการ5.2 เสนอตามขนตอน5.3 สงมอบงานผใชบรการตรวจสอบความถกตอง5.4 เกบงานบนทกสถตการใชกระดาษ หมก จำานวน 5.5 จดทำารายงานประจำาเดอน เสนอหวหนางาน

6.เอกสารอางอง6.1 แบบฟอรมขออนมตใชบรการ6.2 รายงานการใชบรการ

7.แฟมเอกสาร7.1 แบบฟอรมขออนมต





เรอง การปฏบตงานการประชม เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 1 จาก 3




57


เรอง การปฏบตงานการประชม



ผทบทวน


ผอนมต

(……………………………….)


ตำาแหนงประธานกรรมการประกนคณภาพสำานกงานคณบดวนท…………………………………………






58.





Flow Chart เรอง การปฏบตงานการประชม





ผจดการ

กำาหนดวนประชม

ขออนมตจดประชม

และจดเลยง

จองหองประชม/จองจดเลยง/ออกหนงสอเชญ

รบเรองเขาวาระเสนอเลขาท

จดทำาวาระการ

สงวาระการประชมใหกรรมการ (กอนการ

หลงประชมสรปมตแจงหนวย

จดทำารายงานการประชม

ไม

รวบรวม

อนม

--- 7 วน

--- 7 วน--- 3 วน

เบกจายเงน --- 5 วน

---1-3 วน

---กอนประชม 20

5





1. วตถประสงค1.1 เพอจดประชมหลกทสำาคญของคณะแพทยศาสตร และปฏบต

งานเลขาผบรหาร เปนไปดวยความเรยบรอย2. ขอบเขต

2.1 จดประชมสำาคญของคณะ ไดแก การประชมคณะกรรมการประจำาคณะฯ การประชมคณะกรรมการบรหารคณะฯ การประชมคณะกรรมการประจำาสำานกงานคณบด และประชมทสำาคญอนๆ 3. คำาจำากดความ

3.1 ใหบรการดานการจดประชมสำาคญของคณะแพทยศาสตร 4. ผรบผดชอบ

4.1 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.2 ผปฏบตงานบรหาร4.3 พนกงานวชาชพ

5. ข5นตอนการปฏบตงาน5.1 จดทำาหนงสอเชญ ทำาวาระการประชม ทำารายงานการประชม จอง

หองประชม และ เครองมอสอสารตาง ๆ

5.2 ดำาเนนการระบบ E-meeting 5.3 ประสานงานผบรหาร ผเขาประชม และผเขารวมประชม5.4 ขออนมตจดเลยงและเบกจาย5.5 สรปผลการประชมแจงหนวยงาน

6. เอกสารอางอง


6.1 รายงานการประชม สรปผลการประชม7. แฟมเอกสาร

7.1 สรปรายงานการประชม7.2 การเบกจาย





เรอง การปฏบตงานอาคารสถานท









60.

ผทบทวน


ผอนมต

(……………………………….)













61

Flow Chart เรอง การปฏบตงานอาคารสถานท









เจาหนาทตรวจสอบความพรอม/ความ

ถกตอง

เสนอผานหวหนางาน/

ขอมลไมครบโทร

ผมอำานาจพจารณา

เกบเอกสารขออนมต

อนมต

แจงเจาหนาทดำาเนนการ

อนมต

กรอกแบบฟอรมเรองการใชอาคารสถานท

---1 วน

---1 วน

----1 วน

62



1. วตถประสงค 1.1 เพอใหผใชบรการไดใชหองไดตามความตองการ2. ขอบเขต

2.1 ใชกบบคลากร นสตคณะแพทยศาสตร และบคคลภายนอก/ภายใน

2.2 สถานท อาคาร 15, อาคารกายวภาคศาสตร, ชน 2 องครกษ3. คำาจำากดความ

3.1 ใหบรการทงภายในคณะแพทยศาสตร และภายนอกคณะแพทยศาสตร

3.2 อาคารในการดแลของคณะแพทยศาสตร4. ผรบผดชอบ

4.1 หวหนางานบรหารและธรการ4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 ผปฏบตงานบรหาร4.4 พนกงานบรการเอกสารทวไป/พนกงานวชาชพ/พนกงานบรการ

อดสำาเนา 5. ข5นตอนการปฏบตตามระบบงาน

5.1 ผขอใชหองสอบถามเจาหนาท มหองวางหรอไม“ ”5.2 ผขอใชหองกรอกแบบฟอรมการขอใชหอง 5.3 เสนอผบงคบบญชาตามขนตอน5.4 แจงผขอใชบรการ และเจาหนาทผเปด ปด หองทราบ–5.5 เกบใบขอใชหองเขาแฟม

6. เอกสารอางอง6.1 เอกสารคำาขอ/ทะเบยนคมการใชหอง

7. แฟมเอกสาร7.1 แฟมเอกสารขออนมตแลว






เรอง การปฏบตงานยานพาหนะ เรมใช : 1 ม.ค. 54หนาท 1 จาก 3




เรอง การปฏบตงานยานพาหนะ



ผทบทวน


ผอนมต

(……………………………….)


63.

ตำาแหนงหวหนางานบรหารและธรการวนท 1 เมษายน 2555







เรอง การปฏบตงานยานพาหนะ เรมใช : 1 ม.ค. 54





64.

Flow Chart เรอง การปฏบตงานยานพาหนะ





เรอง การปฏบตงานยานพาหนะ เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 3 จาก 3


- การประสานเบองตน- กรอกแบบฟอรมขอใช

เจาหนาทตรวจสอบตารางการใชขอมลไมตรงโทร

เสนอผานหวหนางาน/ผมอำานาจ

อนม

เขยนใบสง/พรอมทางดวน/ใบสงนำามน/แจง

พนกงานขบรถสงใบสงคนพรอมเบกคาทางดวน/คา

เจาหนาทตรวจสอบเอกสาร/ทำาเรองเบก

สงเรองใหการเงน/เกบเขาแฟมเอกสาร/จดทำา

ไม


----1 วน

----1 วน

65.



1. วตถประสงค 1.1 เพอใหความสะดวกแกผขอใชบรการ2. ขอบเขต 2.1 ใชกบบคลากรภายในคณะฯ และภายนอกคณะฯ3. คำาจำากดความ

3.1 ใหบรการรถยนตของคณะแพทยศาสตร 4. ผรบผดชอบ

4.1 หวหนางานบรหารและธรการ4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 ผปฏบตงานบรหาร4.4 พนกงานขบรถยนต

5. ข5นตอนการปฏบตตามระบบงาน5.1 ผขอใชหองสอบถามเจาหนาท มรถวางหรอไม“ ”5.2 ผขอใชรถกรอกแบบฟอรมการขอใชรถ 5.3 เสนอผบงคบบญชาตามขนตอน5.4 แจงผขอใชบรการ และพนกงานขบรถทราบ5.5 เกบใบขอใชหองเขาแฟม

6. เอกสารอางอง6.1 เอกสารขออนมตใชรถ6.2 ทะเบยนคม

7. แฟมเอกสาร7.1 แฟมเอกสารขออนมต






เรอง การปฏบตงานยานพาหนะ เรมใช : 1 เมษายน 55

ข5นตอนการขออนมตจางรถ หนาท 1 จาก 2



ข5นตอนข5นตอนการขออนมตจางรถ ของงานบรหารและธรการ คณะแพทยศาสตร


ผใชบรการโทรตดตอขอใชรถคณะและศนยฯ และรถไมมและตองการ

ใหดำาเนนการจางรถ

ผใชบรการตกลงจางรถกบเจาหนาทและนดสถานทรบสงอยาง

เจาหนาทดำาเนนการจดจางและตดตอบรษทโดยใชวธการตกลง

เจาหนาทโทรแจงทะเบยนและชอคนขบกบผใชบรการและแจง

ชอผทใหไปรบกบบรษทจางรถ

เสนอผบงคบบญชาตามลำาดบขนและสง

เบกกบพสด

66.





เรอง การปฏบตงานยานพาหนะ เรมใช : 1 เมษายน 55

ข5นตอนการขออนมตจางรถ หนาท 2 จาก 2



1.วตถประสงค1.1 เพอใหความสะดวกแกผใชบรการ

2. ขอบเขต2.1 ใหบรการบคลากรคณะแพทยศาสตรและบคลากรศนยการ

แพทย ฯ3. คำาจำากดความ

3.1 ใหบรการจางรถ เพอการเรยน การสอน ประชม ตดตอประสานงาน กรณทรถคณะและศนยไม เพยงพอตอการใหบรการ

4. ผรบผดชอบ4.1 หวหนางานบรหารและธรการ4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 ผปฏบตงานบรหาร4.4 บรษทจางรถ

5. ขนตอนการปฏบตตามระบบงาน5.1 ผขอใชตดตอขอใชรถคณะและศนยฯ และรถไมมและตองการให

ดำาเนนการจางรถ5.2 ผขอใชรถกรอกใบขอใชรถและนดสถานทรบสงอยางชดเจน5.3 ดำาเนนการจดจางและตดตอบรษทโดยใชวธการตกลงราคา


67.

5.4 ประสานงานกบผใชบรการและบรษทจางรถ5.5 เสนอผบงคบบญชาตามลำาดบขนและสงเบกกบพสด5.6 เกบเอกสารเขาแฟมจดจาง

6.เอกสารอางอง6.1 เอกสารการขออนมตใชรถ6.2 เอกสารขออนมตเบกจายคาจางรถ6.3 เอกสารประกอบการสงเบก ใบขบข ประกนภย ของบรษทจาง

7. แฟมเอกสาร7.1 แฟมเอกสารจดจางหมายเลข 13





เรอง การปฏบตงานบรหารทวไป เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 1 จาก 2




ผขอใชงบประมาณ/งาน

บรหาร

68.





เรอง การปฏบตงานบรหารทวไป เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 2 จาก 2




สงเรองคำาขอเพอใหดำาเนน

ขดของ/ไมครบ

พจารณาเจาหนาทตรวจสอบงบประมาณ/บนทกการใช หมวดเงน

งบประมาณ

บนทก/เกบสำาเนา สงงานคลงและพสดดำาเนนการ

อนมต

69.

1. วตถประสงค 1.1 เพอดแลการใชงบประมาณสวนกลางและของงานเปนไปตามตวชวด2. ขอบเขต 2.1 ควบคมงบประมาณสวนกลางของคณะแพทยศาสตรและงานบรหารและธรการ3. คำาจำากดความ

3.1 ดำาเนนการ ควบคมงบประมาณสวนกลางของคณะแพทยศาสตรและงานบรหารและธรการ4. ผรบผดชอบ

4.1 เจาหนาทบรหารงานทวไป5. ข5นตอนการปฏบตตามระบบงาน

5.1 นำาตนเรองทขอใชพจารณาตามความเหมาะสม5.2 กนเงนในหมวดตางๆ 5.3 สงเรองใหกบหนวยงานเกยวของ5.4 บนทกขอมลกนเงน

6. เอกสารอางอง6.1 รายงานการใชงบประมาณสวนตางๆ

7. แฟมเอกสาร7.1 แฟมเอกสารรายงานการใชงบประมาณ






เรอง การปฏบตงานบรหารทวไป(งานเลขานการผบรหาร)





ผขอใชบรการ- เจาของแฟม

เลขานการปฏบตงานตามทไดรบ

ขดของ/แจงกลบ

เสนอแฟมพจารณาลงนามอนมต/ไมอนมต

บนทก/เกบสำาเนา

สงงานคลงและพสดดำาเนนการ

อนมต

ไมลง

70.





เรอง การปฏบตงานบรหารทวไป(งานเลขานการผบรหาร)




1. วตถประสงค 1.1 เพอใหบรการดานงานเลขานการแกผบรหารและงานทเกยวของ2. ขอบเขต 2.1 ใหบรการแกผบรหาร และงานทเกยวของ ของคณะแพทยศาสตร 2.2 ประสานงาน จดทำาเอกสาร นดหมาย เสนอแฟม ลงนามใหผบรหาร3. คำาจำากดความ

3.1 ใหบรการงานเลขานการผบรหาร ของคณะแพทยศาสตร4. ผรบผดชอบ

4.1 เจาหนาทบรหารงานทวไป 4.2 ผปฏบตงานบรหาร5. ข5นตอนการปฏบตตามระบบงาน

5.1 ผบรหารสงมอบหมายงานใหเลขานการแตละฝาย5.2 เลขานการปฏบตงานในหนาท 5.3 ตรวจสอบนำาเสนอแฟมงาน5.4 ตรวจสอบความครบถวน ลายเซน

5.5 สงคนเจาของงานและบนทกขอมล6. เอกสารอางอง


71

6.1 การบนทก/ตารางนดแฟม/ขอมลเสนอแฟม7. แฟมเอกสาร

7.1 บนทกขอมล





เรอง การปฏบตงานบรหารทวไป(งานจดซ5อจดจางพสด)





รบเรองผขอใชบรการ

72





เรอง การปฏบตงานบรหารทวไป เรมใช : 1 เมษายน 55

(จดซ5อจดจาง พสด) หนาท 2 จาก 2




- ตรวจสอบขอมล- ขอใบเสนอราคา- จดทำารายละเอยด- เปนกรรมการเสนอ

ไมเหนชอบพจารณาอนมต

กนเงน/ลงนามเปนตนเรอง

บนทก/เกบสำาเนา สงงานคลงและพสดดำาเนนการ

อนมต

73.

1. วตถประสงค 1.1 เพอใหงานของสวนกลางในดานการจดซอจดจางซอมงานสวน

กลางไดมผรบผดชอบเปนผเสนอขอใหดำาเนนการ เสนอชอกรรมการตรวจรบ กำาหนดคณสมบตเฉพาะในการเปดซองราคากลาง

2. ขอบเขต 2.1 เปนผบรหารจดการงานสวนกลางของคณะแพทยศาสตร3. คำาจำากดความ

3.1 ดำาเนนการเฉพาะงานสวนกลางซงไมมใครเปนผรบผดชอบ และของงานบรหารและธรการ4. ผรบผดชอบ

4.1 หวหนางานบรหารและธรการ4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 ผปฏบตงานบรหาร

5. ข5นตอนการปฏบตตามระบบงาน5.1 รบเรองพจารณาขอมล5.2 นำาใบเสนอราคาและตอรองราคา 5.3 เสนอรายชอคณะกรรมการ/คณสมบตเฉพาะ5.4 ตรวจรบ/บนทกขอมล

6. เอกสารอางอง6.1 สำาเนาเรองทไดดำาเนนการ

7. แฟมเอกสาร7.1 แฟมเอกสารรายงาน






เรอง การจดซ5อหรอจางซอม เรมใช : เมษายน 55หนาท 1 จาก 2



ข5นตอนระบบงานเรอง การดำาเนนการจดซ5อหรอจางซอม


ไม

ใบเสนอราคาจาก

ทำาบนทกขอใหดำาเนนการจดซอหรอจางแนบเอกสารใบ

บนทกคาใชจายตามใบเสนอราคา ลงในระบบทะเบยนคมงบประมาณ (ใน

หวหนาลงนามในบนทกขอใหดำาเนนการจดซอ

หรอจาง อนม

ตนฉบบลงทะเบยนรบ สงงานพสด

สำาเนาเอกสาร

74





เรอง การจดซ5อหรอจางซอม เรมใช : เมษายน 55หนาท 2 จาก 2



1. วตถประสงค1.1 เพอใหปฏบตถกตองระเบยบพสด

2. ขอบเขต ใชกบงานพสด งานการเงน3. คำาจำากดความ

4. ผรบผดชอบ

4.1 งานคลงและพสด4.2 หวหนางานบรหารและธรการ

4.3 เจาหนาทบรหารงานทวไป 5. ขนตอนการปฏบตงานตามระบบงาน 5.1 ขอใบเสนอราคา จากบรษท 5.2 ทำาบนทก ขอใหดำาเนนการจดซอหรอจาง แนบเอกสารใบเสนอราคาจากบรษท 5.3 บนทกคาใชจายตามใบเสนอราคา ลงในระบบทะเบยนคมงบประมาณ(คอมพวเตอร) 5.4 สงเรองผานหวหนางานลงนาม 5.5 สำาเนาเอกสารเกบ 1 ชด


7

5.6 ตนฉบบลงทะเบยนรบ สงงานพสด

6. เอกสารอางอง 6.1 สำาเนาหนงสอการดำาเนนการการจดซอหรอจางซอม

7. แฟมเอกสาร 7.1 ระบบทะเบยนคมงบประมาณ (ในคอมพวเตอร)





เรอง การควบคมการใชงบประมาณ

เรมใช : เมษายน 55หนาท 1 จาก 3




งบประมาณ

76.








จดสรรงบประมานตาม

บนทกคาใชจายตาง ๆ ตามรายการทขอตงงบประมาณ ในระบบทะเบยน

สงงานนโยบายและแผน

อนมจดทำาสรปการใชงบ

ประมาณ ตามไตรมาส (ใชขอมลจากระบบ

77.



1. วตถประสงค1.1 เพอใหทราบงบประมาณทไดรบจดสรร

1.2 เพอใหทราบจำานวนการเบกจายงบประมาณ1.3 เพอใหการใชงบประมาณเปนไปตามแผน

2. ขอบเขตใชกบงานนโยบายและแผน งานคลงและพสด

3. คำาจำากดความ ควบคมการใชงบประมาณไดทงของสวนกลางทรบผดชอบ และของ

งานบรหารและธรการ ใหเปนไปตามแผน4. ผรบผดชอบ

4.1 งานนโยบายและแผน 4.2 หวหนางานบรหารและธรการ

4.3 เจาหนาทบรหารงานทวไป5. ขนตอนการปฏบตงานตามระบบงาน 5.1 ไดรบจดสรรงบประมาณ 5.2 จดสรรงบประมาณตามไตรมาส 5.3 สงงานนโยบายและแผน 5.4 บนทกคาใชจายตาง ๆ ตามรายการทขอตงงบประมาณ ในระบบทะเบยนคมงบประมาณ (ในคอมพวเตอร) 5.5 จดทำาสรปรายการใชงบประมาณ เปนไตรมาส (ใชขอมลจากระบบทะเบยนคมงบประมาณ)6. เอกสารอางอง 6.1 สำาเนาหนงสอการขอตงงบประมาณ










7. แฟมเอกสาร 7.1 ระบบทะเบยนคมงบประมาณ (ในคอมพวเตอร) 7.2 สรปรายการใชงบประมาณ เปนไตรมาส (ในคอมพวเตอร)


78.





เรอง การปฏบตงานบรหารทวไปการจดโครงการ





ไดรบคำาสง/โครงการทได

79.





เรอง การปฏบตงานบรหารทวไป(การจดโครงการ)





จดทำารายละเอยด

โครงการและประชมเตรยม

แจง

เสนออนมต

เกบเอกสาร สงเบกเงน

ประสานงานทกฝายและจดเตรยมงานท

เกยวของ

8

1. วตถประสงค 1.1 ดำาเนนการจดทำาโครงการของสวนกลางหรอการตอนรบแขกรบ

เชญของผบรหารหรอการประชมระดบบรหารใหบรรลเปาหมาย2. ขอบเขต 2.1 ดำาเนนการตอนรบตามทผบรหารสงการและดำาเนนการเฉพาะโครงการสวนกลางดำาเนนการ3. คำาจำากดความ

3.1 ดำาเนนการตามทผบรหารสงการและดำาเนนการโครงการสวนกลาง4. ผรบผดชอบ

4.1 หวหนางานบรหารและธรการ4.2 เจาหนาทบรหารงานทวไป4.3 บคลากรทกคนในงานบรหารและธรการ

5. ข5นตอนการปฏบตตามระบบงาน5.1 ไดรบคำาสง/และไดรบงบประมาณตามทเสนอขอ5.2 ขออนมตจดเลยง /จดโครงการ 5.3 ดำาเนนการประสานงานผเกยวของ5.4 เบกจายเงน/จดทำารายงาน

6. เอกสารอางอง6.1 โครงการทไดรบ/ขอมลการมอบหมาย

7. แฟมเอกสาร7.1 โครงการมอบหมาย

บทท 4


81.

ข5นตอนการปฏบตงาน (Work Instruction)

ขนตอนการปฏบตงาน เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการทำางานทมจดเรมตนและสนสดของกระบวนการ โดยระบถงขนตอนอยางละเอยดของกระบวนการตางๆ ขององคกรและวธควบคมกระบวนการนน ตลอดจนมเวลาในการปฏบตงาน ดงจะไดอธบายในแตละกจกรรมของงานบรหารและธรการทจะไดนำาเสนอตอไป

ขนตอนการปฏบตงานทแสดงไว มดงน1.งานสารบรรณ

1.1 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การรบเอกสารเขา1.2 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การสงเอกสารออก1.3 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การสงจดหมายทางไปรษณย1.4 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การเบกคาสงไปรษณยเปนรายเดอน1.5 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การจดเกบเอกสาร1.6 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การทำาลายเอกสาร1.7 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การผลตเอกสาร1.8 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การเวยนแจงเอกสารหลงผบรหารสงการ

2.งานประชม2.1 ขนตอนการจดทำาระบบ E-Meeting2.2 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การประชม2.3 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การขออนมตเบกคาใชจายใน

การประชม3. งานอาคารสถานท


3.1 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การใชหองเรยน หองประชม (ในเวลาราชการ)

3.2 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การดแลและตรวจการทำาความสะอาดในอาคาร

3.3 ขนตอนการเกบคาสาธารณปโภคและคาใชจายสวนกลางหอพก

3.4 การลงทะเบยนผเขาหอพก3.5 การตรวจเชคหลงออกจากหอพก

4. งานยานพาหนะ 4.1 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การขอใชรถยนตของคณะ

แพทยศาสตร4.2 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การขออนมตเบกคาผานทาง

พเศษ4.3 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การขอมบตรจอดรถใน

มหาวทยาลย4.4 ขนตอนการขออนมตจางรถ4.5 ขนตอนการขออนมตเบกจายคานำามนรถยนต

5. งานบรหารทวไป 5.1 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง เลขานการผบรหาร5.2 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การจดงานวนมทตาจตแกผ

เกษยณอายราชการ5.3 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การจดงานวนสถาปนาคณะ

แพทยศาสตร5.4 ขนตอนการปฏบตงาน เรอง การจดงานโครงการประหยด

พลงงาน กจกรรม 5 ส พฒนาจตสำานกพนทสเขยว คณะแพทยศาสตร5.5 ขนตอนการควบคมงบประมาณของสวนกลาง5.6 ขนตอนการดำาเนนการจดซอจดจางของงานและสวนกลาง


82.


ข5นตอนการปฏบตงาน



รหส : W-ADM-001-

08เรอง การรบเอกสารเขา เรมใช : 1

เมษายน 55หนาท 1 จาก 2

Flow Chart เรอง การรบเอกสารเขา


หนวยสารบรรณแยกประเภทเรอง/ผรบ

หนงสอสงถงบคคล/หนวยงานใน

หนงสอถงคณะ นำาลง

เรองสวนกลาง หนวยงานสารบรรณนำาเสนอผ

สงตอหนวยงานทสงกดหรอบคคลรบ

นำาหนงสอทลงรบแยกนำาสงเจาของเรองท

เรองทมเจาของใหเจาของเรองเสนอ

ผานหวหนางาน และเลขานการ

รบเรองจากมหาวทยาลย/หนวยงานภายนอก/ภายใน

--1 วน

1 วนทำาการ----

83.




08เรอง การรบเอกสารเขา เรมใช : 1


1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร 2. วตถประสงค : เพอรบเอกสารใหถงผรบโดยดำาเนนการใหถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ 3. ขอบขาย : รบเอกสารใหหนวยงานทงภายในและภายนอกหนวยงานของคณะแพทยศาสตร 4. สงทเกยวของ :

4.1 เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายในและภายนอก 4.2 ขนตอนรบตามระเบยบงานสารบรรณ 4.3 เจาหนาทผดำาเนนการ

5. นยาม : ไมม6. รายละเอยด :

6.1 การรบเอกสาร


เสนอคณบด

สงเปนเอกสาร/สแกน


เหนชอบ/

ไมเหนชอบ/---- 1-2 วน

---- 1-2 วน 84.

6.1.1 หนวยงานสารบรรณรบเรองทงภายในและภายนอกเขา แลวแยกประเภทของเรอง

6.1.2 ลงทะเบยนรบ 6.1.3 สงใหหนวยงานทเกยวของไปดำาเนนการ6.1.4 เรองทงานบรหารฯ ตองดำาเนนการจะเสนอผาน

เลขานการ/รองคณบด/คณบด ตามการกระจายอำานาจ6.1.5 นำาเรองทเสนอแลวมาดำาเนนการตามสงการ6.1.6 ดำาเนนการโตตอบ/ถายแจง/เวยนตามทสงการ6.1.7 หลงดำาเนนการเสรจสนเกบเขาแฟมเอกสารคนตนเรองให

กบเจาของเรอง6.2 เอกสารทงานบรหารฯ ตองดำาเนนการเอง

6.2.1 จำาแนกเรองแยกเสนอผบงคบบญชาตามความรบผดชอบ6.2.2 เมอผบงคบบญชาพจารณาสงการแลวนำามาดำาเนน

การ/เวยนแจง/โตตอบ โดยการสงเปนเอกสารและสแกนสง Mail6.2.3 บนทกการดำาเนนการลงในตนเรองกอนเกบ6.2.4 เกบเรองเขาแฟมเอกสาร

6.3 บนทกสถตเปนขอมลทกเดอน




08เรอง การสงเอกสารออก เรมใช : 1


Flow Chart เรอง การสงเอกสารออก


85.





เมษายน 55


เสนอผบรหารพจารณา

เสนอผานหวหนางาน

ลงทะเบยนจดชดสงออก- ใหใหเจาหนาทสง

ตนเรอง+สำาเนา / สำาเนาเกบสวนกลางสงคนเจาของเรอง

ไมลงนาม/ไมเหน

เหนชอบ

เหนชอบ

นำาหนงสอทสรางขน นำาหนงสอทรบจากหนวยงานภายใน

---- 1 วน

1-2 วน

---- 1 วน

86.


1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร 2. วตถประสงค : เพอสงเอกสารใหถงผรบโดยดำาเนนการใหถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ 3. ขอบขาย : สงเอกสารใหหนวยงานทงภายในและภายนอกหนวยงานของคณะแพทยศาสตร 4. สงทเกยวของ :

4.1 เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายในและภายนอก 4.2 ขนตอนสงตามระเบยบงานสารบรรณ 4.3 เจาหนาทผดำาเนนการ

5. นยาม : ไมม6. รายละเอยด : 6.1 การสงเอกสาร

6.1.1 หนวยสารบรรณรบหนงสอทหนวยงานตาง ๆ สรางขนใหสงออกแลวจำาแนกประเภท เปนเรองตองออกเลขสง และเรองทไมตองออกเลขสง และแยกตามความเรงดวน

6.1.2 สำาหรบเรองทจะตองออกเลขกจะตองตรวจเชคความสมบรณของเรอง สงทจะสงพรอมหนงสอมเอกสารใดบาง แลวออกเลขสง

6.1.3 เรองทไมตองออกเลขจะตองตรวจเชคดวาสงไปหนวยงานใด นำาลงสมดสง เพอมให

เรองหาย6.1.4 สำาหรบเรองทออกเลขสงออกจะตองนำาสำาเนาใบท 2 คน

เจาของเรอง และสำาเนาใบท 3 เกบไวทสารบรรณกลาง เพอสามารถตรวจเชคหากเรอง

หาย (สำาเนาใบท 3 อาจใช ถายเอกสารกได)


6.1.5 นำาเรองทสงออกไปมหาวทยาลย นำาไปใสชองสงเอกสาร จะมเจาหนาทนำาไปสงตามเวลา 9.00 น. และ 15.00 น. ของทกวน สำาหรบทสำานกงานสำาหรบเรองของภาควชา พรคลนกหรอ องครกษจะรวบรวมสงไปกบรถ เวลา 15.00 น.นำาไปสงวนถด

หนวยงาน โรงพยาบาลตำารวจ สถานบรการทางการแพทย ศนยผวหนง ศนยการแพทยฯ

ใหนำาไปใสชองสงเอกสาร จะมเจาหนาทธรการของหนวยงาน นนๆ มารบไปสำาหรบเรองทจะตองสงไปใหภาควชาคลนกอยทศนยการแพทยฯ จะมกระเปาบรรจ

เอกสารจดไวพรอมบนทกรายละเอยดการสง โดยแยกออกเปนสงไปทสำานกงานคณบด

ชน 2 และสำานกงานอำานวยการศนยการแพทยฯ ชน 6 และรถจะนำาไป เวลา 06.45 น.

ของทกวนและเอกสารทจะจากสำานกงานองครกษ เวลา 15.00 น. มา มศว จะนำา

6.2 เอกสารทงานบรหารฯ ตองดำาเนนการเอง

6.2.1 จำาแนกเรองแยกเสนอผบงคบบญชาตามความรบผดชอบ6.2.2 เมอผบงคบบญชาพจารณาสงการแลวนำามาดำาเนน

การ/เวยนแจง/โตตอบ


87






6.2.3 บนทกการดำาเนนการลงในตนเรองกอนเกบ6.2.4 จดทำาสมดสงของทกหนวยงาน6.2.5 เกบเรองเขาแฟมเอกสาร

6.3 บนทกสถตเปนขอมลทกเดอน



08 หนวยสารบรรณ

เรอง การสงจดหมายทางไปรษณย



Flow Chart เรอง การสงจดหมายทางไปรษณย


88.




เรอง การสงจดหมายทางไปรษณย




- กรอกรายละเอยดจากหนาซองลง ในแบบสงจดหมาย (มสำาเนา 1 ใบ)

- จาหนาซอง - ประทบตรา สงจดหมาย“เปนรายเดอน ทมมบนขวาของซอง และทอยของคณะฯ ทมมบนซายของซอง ใต

เกบสำาเนาแบบสงจดหมายไวสวนกลาง

นำาสง

เสนอผมอำานาจพจารณาลง

เหน

ไมเหนชอบ/

รบจดหมายจากเจาของเรอง

1 วน

---- 1 วน

89.

1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร2. วตถประสงค : เพอสะดวกตอการสงจดหมายราชการ และปองกนจดหมายสญหาย3. ขอบขาย : ใชกบจดหมายตดตอราชการตาง ๆ 4. สงทเกยวของ :

4.1 เจาหนาทผปฏบต 4.2 จดหมาย 4.3 ผมอำานาจอนมต 4.4 ททำาการไปรษณย

4.5 เจาหนาทการเงน 4.6 หนวยงานทใชบรการ

4.7 แบบสงจดหมาย 4.8 สมดบนทกการสงจดหมาย


6.1 นำาจดหมายมาใหเจาหนาทผปฏบต 6.2 จดหมายและพจารณาวาเปนจดหมายราชการหรอจดหมายสวนตว ถาเปนจดหมายสวนตว จะสงคนเจาของใหดำาเนนการสงเอง

6.3 ผปฏบตจาหนาซอง ประทบตรา สงจดหมายเปนราย“เดอน บนทกรายละเอยด ”

ของจดหมายลงสมดสง กรอบแบบฟอรมการสง และใหเจาหนาทผมหนาทลงนามสงจดหมาย

6.4 ถาเปนจดหมายดวน (EMS) ผปฏบตกรอกแบบสง EMS ปดหลงซองจดหมาย พรอมบนทก





เรอง การเบกคาสงจดหมายทางไปรษณย


เปนรายเดอน หนาท 1 จาก 2

Flow Chart เรอง การเบกคาสงจดหมายทางไปรษณยเปนรายเดอน


สงเบกตรวจสอบไมผาน/

จายเงนให

เจาหนาทผ

รบใบแจงหนจากไปรษณย

รวบรวมสำาเนาแบบสงจดหมาย

ถ

รบเงนจาก

ตรวจสอบผาน

ไมถกตอง


---- 1 สปดาห

90.




เรอง การเบกคาสงจดหมายทางไปรษณย


เปนรายเดอน หนาท 2 จาก 2

1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร2. วตถประสงค : เพอเบกจายคาสงจดหมายทางไปรษณย3. ขอบขาย : ใชกบการเบกจายไปรษณยท มศว4. สงทเกยวของ :

4.1 เจาหนาทผปฏบต 4.2 จดหมาย 4.3 ผมอำานาจอนมต 4.4 ททำาการไปรษณย

4.5 เจาหนาทการเงน 4.6 หนวยงานทใชบรการ

4.7 แบบสงจดหมาย 4.8 สมดบนทกการสงจดหมาย


6.1 ทกสนเดอนจะตองไปรบใบแจงหนคาสงไปรษณยพรอมสำาเนาแบบการสงทไปรษณย


เกบสำาเนาขอเบกเงน, เกบเงนสำาหรบจาย

91.

6.2 ตรวจเชครายละเอยดใบแจงหนกบแบบการสงจดหมายวาถกตองหรอไม

6.3 นำาเงนไปจายใหกบไปรษณย พรอมกบรบใบเสรจรบเงนจากไปรษณย 6.4 ทำาหนงสอขอเบกจายโดยผานเจาหนาทการเงน 6.5 เมอผมอำานาจอนมตไดอนมตเงนแลวรบเงนทเจาหนาท

การเงนไวสำาหรบทดรองจาย คาสงจดหมายตอไป




เรอง การจดเกบเอกสาร เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 1 จาก 2

Flow Chart เรอง การจดเกบเอกสาร


หนวยสารบรรณรวบรวมรายการเอกสารทจดเกบ

แยกประเภทตามหมวดหมและจดทำาหวแฟม

ตดปายแฟม/ทำาคมอคนหา

---- 1-2 วน

92.




เรอง การจดเกบเอกสาร เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 2 จาก 2

1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร 2. วตถประสงค : เพอเกบรกษาเอกสารของทางราชการใหเปนหมวด

หม งายแกการคนหาเอกสาร และเปนขอมลเพอการตดสนใจบรหารจดการ

3. ขอบขาย : เกบเอกสารทเขามาจากภายนอกและเอกสารทคณะจดทำาขน4. สงทเกยวของ :


จดเกบตามหลกการจดเกบใหบรการแกหนวยงานทมายม/คนเอกสาร

---- 1-2 วน

93.

4.1 เอกสารทไดรบและเอกสารทจดทำาขน 4.2 ขนตอนการเกบเอกสาร 4.3 เจาหนาทผดำาเนนการ


6.1 แยกเรองทดำาเนนการแลว 6.2 แยกประเภทเขาตเกบตามหมวดหมทกำาหนด 6.3 จดทำาปายตดแฟมและคมอคนหาตามหลกการจดเกบ

เอกสาร 6.4 ใหบรการแกหนวยงานอนทมาหาขอมล


รหส : W-ADM-006-08


เรอง การทำาลายเอกสาร เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 1 จาก 3


94.

Flow Chart เรอง การทำาลายเอกสาร


รหส : W-ADM-006-08


จดทำาคำาสงผบรหาร

เสนอผบรหารขออนมตทำาลายหนงสอ โดยคณะกรรมการ

ขออนมตทำาลายหนงสอถงอธการบด

พรอมแนบหนงสอให

ผบรหารพจารณา

รวบรวมรายชอเอกสารทขอทำาลายสงให

1

หนวยสารบรรณ ทำาหนงสอ ถงหนวยงานตาง ๆ สำารวจ

ไ

ให

---- 1-2 วน

---- 1 เดอน

---- 1 วน

---- 1 วน

---- 1-2 วน

---- 1-2 เดอน

95.



Flow Chart เรอง การทำาลายเอกสาร


ดำาเนนการทำาลาย พรอมรายงานผลการทำาลายตอคณบด และอธการบด

ขออนมตผบรหารทำาลายหลงไดรบอนมตให

ทำาลาย(ยอยหรอจำาหนาย)

เกบสำาเนาเอกสารเรองการทำาลายเขาแฟม

2

---- 1-2 วน

---- 1-2 วน


รหส : W-ADM-006-08



1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร/เจาหนาทบรหารงานทวไป2. วตถประสงค : - เพอลดปรมาณเอกสารทไมมความจำาเปนตองใชงาน

- ทำาใหมพนทเกบเอกสารเพมขน ลดปรมาณการซอครภณฑตเกบเอกสาร

- ไดทำากจกรรม 5 ส3. ขอบขาย : ทำาลายเอกสารของงานตาง ๆ ในสำานกงานคณบด4. สงทเกยวของ :

4.1 เอกสารของสำานกงานคณบด4.2 ขนตอนการทำาลายเอกสารตามระเบยบสารบรรณ4.3 เจาหนาทผดำาเนนการ คณะกรรมการทำาลายเอกสาร


6.1 ทำาหนงสอถงหนวยงานตาง ๆ สำารวจเอกสารแจงความประสงคจะทำาลายมายงคณะ

6.2 จดทำาบญชเอกสารทขอทำาลายตามแบบระเบยบงานสารบรรณ

6.3 จดทำาคำาสงแตงตงกรรมการทำาลายหนงสอ 6.4 สงบญชเอกสารทจะทำาลายใหกรรมการตรวจสอบ 6.5 จดทำาหนงสอขออนมตคณบด และขออนมต

อธการบด พรอมทำาหนงสอให


96

อธการลงนามสงเอกสารทำาลาย ถงกองจดหมายเหตแหงชาตพจารณาอนมต

6.6 ขออนมตคณบดทำาลายหลงจากไดรบอนมตจากกองจดหมายเหต

6.7 ดำาเนนการทำาลาย พรอมรายงานผลการทำาลายตอคณบด และอธการบด




เรอง การผลตเอกสาร เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 1 จาก 2

Flow Chart เรอง การผลตเอกสาร



หนวยงานสารบรรณรบคำาขอ

เสนอผมอำานาจพจารณา

ไม

---- 1 วน

97.




เรอง การผลตเอกสาร เรมใช : 1 เมษายน 55หนาท 2 จาก 2

1. ผปฏบตงาน : เจาหนาท, คนงาน 2. วตถประสงค : เพอผลตเอกสารการเรยนการสอน และเอกสารทใช

ในการปฏบตงานของงานตาง ๆ ใหมเพยงพอและมคณภาพ

3. ขอบขาย : ผลตเอกสารใหกบภาควชา/งานตาง ๆ ภายในคณะ4. สงทเกยวของ : 4.1 คำาขอใชบรการจากหนวยงานตาง ๆ


ผลตเอกสาร

แจงคำาขอแกพนกงานบรการ

เกบคำาขอใช เพอบนทกสถต

สงเอกสารทเสรจแลวใหเจาของงาน

อนมต

---- 1 วน



98.

4.2 ขนตอนการดำาเนนการ 4.3 เจาหนาทผดำาเนนการ 4.4 วสด กระดาษ หมก ฯลฯ


6.1 รบคำาขอใชบรการถายเอกสาร/อดสำาเนา6.2 เสนอขออนมตผมอำานาจ 6.3 เมอไดรบอนมตแลวสงใหเจาหนาทดำาเนนการผลตตาม

ประเภทของเอกสาร6.4 ตรวจเชคความเรยบรอยถกตอง 6.5 แจงผขอใชบรการมารบเอกสาร6.6 บนทกเปนขอมลทกเดอน




เรอง การเวยนแจงเอกสารหลงผบรหารสงการ


Flow Chart เรอง การเวยนแจงเอกสารหลงผบรหารสงการ


99.




เรอง การเวยนแจงเอกสารหลงผบรหารสงการ


1. ผปฏบตงาน : พนกงานวชาชพ


หนวยงานตางๆ รบเรองทผบรหารสงการจากแฟมเสนอลงนาม

เขยนในนำาสงเอกสารเวยน/แจงใหภาควชา/หนวยงาน/บคคลตางๆ ภายในคณะฯ ใหดำาเนนการเวยนแจงเจาหนาทผรบผดชอบ ดำาเนนการถายเอกสาร และลงรบใหหนวยงานและบคลากรเซนรบสำาเนา

เจาหนาทผรบผดชอบ สงคนตนฉบบใหเจาของเรอง

เจาหนาท เกบสำาเนาใบเซนรบ เพอการสบคน

---- 1 วน

---- 24 ชวโมง

---- 1 วน

100.

2. วตถประสงค : เพอเวยนแจงเอกสารใหหนวยงาน บคลากร ภาควชา ทราบและสงตนฉบบใหกบเจาของ เรองเพอดำาเนนการตอไป ปองกนสญหายและลาชา

3. ขอบขาย : เวยนแจงใหกบหนวยงาน ภาควชา บคลากร ภายในคณะแพทยศาสตร4. สงทเกยวของ :

4.1 เจาหนาททเกยวของ 4.2 ผใชบรการ 4.3 เวลาในการดำาเนนการ


6.1 ผขอเขยนแบบฟอรมสงใหผดำาเนนการ6.2 ผดำาเนนการตรวจสอบชอเรอง จำานวนเรองการลงนามสง

การ 6.3 ผดำาเนนการถายเอกสาร เวยนแจง โดยมผรบโดยการสงเปน

เอกสารและ E-mail6.4 ผดำาเนนการสงคนตนฉบบแกเจาของเรองลงนามรบ 6.5 ผดำาเนนการเกบสำาเนา



หนวยการประชม



08หนวยงานการ

ประชมเรอง การประชม เรมใช : 1


Flow Chart เรอง การประชม


กำาหนดการประชมตามปฏทน- ประชมกรรมการคณะฯ (วนพธสปดาหท 4)- ประชมกรรมการบรหาร (วนองคารสปดาหท 2)- ประชมสำานกงาน (วนศกรสปดาหท 1)

-ขออนมตเบยประชม/จดเลยง- ออกหนงสอเชญประชม- จองหอง จองอปกรณนำาเสนอ- จองรถยนต (ถาม)- จองการจดเลยง

ภาควชา/หนวยงาน สงเรองเขาวาระกอน

เลขาทประชมรบเรองพจารณา นำา

- รบวาระจากหนวยงานนำาเขาวาระ- จดทำาวาระและรายงานการประชม

1

ร

(ตอ

ไมรบ

----- กอนประชม 7

---- 1 วน

---- 1-2 วนทำาการ

---- 1 วน

---- 1 วน

10






Flow Chart เรอง การประชม


- ทำาเรองขออนมตจดเลยง/เบยประชม - ทำาสญญายมเงนหรอเตรยมเงนสำารองจาย

- จดทำาเลมเอกสารสำาหรบคณบด รองคณบดฝายบรหาร เลขา และผชวยเลขา- เตรยมเครองบนทกเสยง,คอมพวเตอร

ระหวางการประชม- จดรายงานการประชม/บนทกเสยง

หลงการประชมสรปมต แจงหนวยงาน

จดทำารายงานการประชม

เกบรวบรวมเอกสารเขาแฟม

2

ไมรบ

(ตอ

เบกจายเงน

---- 1-2 วน

---- 1 วน

---- 1 วน

---- 3 วน

---- 7 วน

---- 5 วน

1






1. ผปฏบตงาน : เจาหนาทบรหารงานทวไป2. วตถประสงค : เพอจดประชมหลกทสำาคญของคณะ

แพทยศาสตร3. ขอบขาย : จดประชมหลกสำาคญของคณะฯ ไดแก ประชม

คณะกรรมการประจำาคณะฯ ประชมคณะกรรมการบรหารคณะฯ ประชมสำานกงาน

คณบด และประชม ทสำาคญอนๆ

4. สงทเกยวของ : 1. จดหมายเชญ 2. การประสานงาน จองหอง จองรถ เครองมออดเสยง

คอมพวเตอร ระบบสอสาร 3. สญญายมหรอเงนสำารองจาย บนทกอนมตจด

ประชม 4. การจดเลยงอาหาร 5. วาระ และรายงานการประชม 6. ใบเซนชอกรรมการ

5. นยาม ไมม6. รายละเอยด : 1. กำาหนดวนประชมตามปฏทน

2. จองหอง กรณเดนทางตองจองรถ เตรยมเครองมออดเสยง เตรยมระบบสอสาร

จองจดเลยง 3. ออกหนงสอเชญประชม


10

4. ทำาหนงสอขออนมตจดเลยงและจดประชม ทำาสญญายมเงนหรอเตรยมเงนสำารองจาย

5. เตรยมเบยประชมใสซองและใบเซนชอ 6. ประสานงาน ผเขาประชม และผเกยวของ 7. รบเรองเขาวาระเสนอเลขาทประชมพจารณาบรรจ

เขาวาระและจดทำาวาระ โดยระบบ E-meeting 8. จดทำารปเลมสำาหรบคณบด รองคณบดฝายบรหาร

เลขา และผชวย เพอบนทก ประชม

9. เมอถงเวลาประชมบนทกเสยง เตรยมอปกรณ เอกสารแจก

10. หลงประชม สรปมตแจงหนวยงาน และทำารายงานการประชม

11. เบกจายเงน 12. รวบรวมเอกสารเกบ



08 หนวยงานการประชม

เรอง การขออนมตเบกคาใชจายในการประชม


Flow Chart เรอง การขออนมตเบกคาใชจายในการประชม


รวบรวมเอกสารขออนมตจดใบเซนชอ หลกฐาน

การจาย และหนงสอเชญประชม

104.




เรอง การขออนมตเบกคาใชจายในการประชม


1. ผปฏบตงาน : เจาหนาทบรหารงานทวไป


อนมต

ผบรหารพจารณาอนมต

เสนอขออนมต (ผานการ

รบเงนคาจด

ทำาเรองขออนมตเบก

คนผสำารองจาย

อนม

ไมอนมต

---- 5 วน

---- 1 วน

---- 1-2 วน

1

2. วตถประสงค : เพอใชจายในการจดเลยงการประชม 3. ขอบขาย : ใชในการจดเลยงการประชมตาง ๆ ของคณะแพทยศาสตร 4. สงทเกยวของ :

4.1 เจาหนาทผปฏบต 4.2 เจาหนาทการเงน 4.3 ผมอำานาจอนมต 4.4 เอกสารหลกฐานการขอเบก


6.1 ขออนมตจดประชมและจดเลยงรบรอง 6.2 เสนอผมอำานาจอนมตโดยผานเจาหนาทการเงน 6.3 หลงจากทมการประชมเสรจแลว ยนเบกคาจดเลยง โดย

แนบเอกสาร ใบเซนชอผเขา ประชมคำาสงผเขาประชม ใบเสรจรบเงนคาอาหาร

หรอใบแทนใบเสรจรบเงนคาอาหาร รายการอาหาร หนงสอเชญประชม และหนงสอขอ

อนมตจดประชม 6.4 เสนอผมอำานาจอนมตโดยผานเจาหนาทการเงน

6.5 หลงจากผมอำานาจอนมตแลว รบเงนคาจดเลยงไดจากเจาหนาทการเงน และเกบเงนไว

สำาหรบจดเลยงในครงตอไป





เรอง การสงเรองวาระเขาระบบ E-Meeting


Flow Chart เรอง การสงเรองวาระเขาระบบ E-Meeting


อนมต

เสนอเลขานการพจารณาอนมต

รวบรวมเอกสารเพอนำาเขาวาระการประชม ผานระบบ E-Meeting

จดทำาวาระเขาระบบและ Upload เอกสารประกอบในรปแบบ PDFสนสดการจดวาระ Upload วาระการประชมจากระบบ E-

สนสดการประชม สรปมตและรายละเอยดในการประชม ผานระบบ E-Meeting

ไมอนมต

---- 5 วน

---- 1-2 วน

---- 7 วนทำาการ

---- 4 วน

---- 1-2 วนเสนอเลขานการพจารณาอนมต

ไมอนมต

106.

---




เรอง การสงเรองวาระเขาระบบ E-Meeting


1. ผปฏบตงาน : เจาหนาทบรหารงานทวไป2. วตถประสงค : เพอใชในการจดทำาวาระประชม 3. ขอบขาย : ใชในการจดทำาการวาระประชมและรายงานการประชมตาง ๆ ของคณะแพทยศาสตร 4. สงทเกยวของ : เจาหนาทผปฏบต 5. นยาม : ไมม6. รายละเอยด :

6.1 รวบรวมเอกสารเพอนำาเขาวาระการประชม ผานระบบ E-Meeting 6.2 เสนอเลขานการพจารณาอนมต 6.3 จดทำาวาระเขาระบบและ Upload เอกสารประกอบในรปแบบ PDF

สนสดการจดวาระ Upload วาระการประชมจากระบบ E-Meeting ใหเปนไฟล Word

Upload สงวาระการประชมใหคณะกรรมการผานระบบ E-Meeting


Upload สงรายงานการประชมใหคณะกรรมการ

---- 1 วน107.

6.4 สนสดการประชม สรปมตและรายละเอยดในการประชม ผานระบบ E-Meeting Upload วาระการประชมจากระบบ E-Meeting ใหเปนไฟล Word

6.5 เสนอเลขานการพจารณาอนมต 6.6 Upload สงรายงานการประชมใหคณะกรรมการผาน

ระบบ E-Meeting





08 หนวยอาคารสถานท

เรอง การใชหองเรยน หองประชม


(ในเวลาราชการ)


Flow Chart เรอง การขอใชหอง


ผใชบรการกรอกแบบฟอรมการขอใชอาคารสถานท

เสนอผานหวหนางาน/เลขานการคณะ

พจารณาอนมตอนมต/ไมอนมต/

เจาหนาทตรวจสอบครบถวน/

ถกตองประสานงาน

---- 1 วน

---- 1 วน

---- 1-2 วน

1




เรอง การใชหองเรยน หองประชม


(ในเวลาราชการ)


1. ผปฏบต : ผปฏบตงานบรหาร2. วตถประสงค : เพอใหผใชบรการไดใชหองไดตามความตองการ3. ขอบขาย : ใชกบบคลากร นสตคณะแพทยศาสตรและบคคลภายนอก4. สงทเกยวของ :

4.1 ผใชบรการ/เจาหนาทรบเรอง4.2 แบบฟอรมการขอใชหอง และใบสงเปด-ปดหอง4.3 ผอนมต 4.4 ผรบผดชอบเปด-ปดหอง

5. นยาม : ไมม6. รายละเอยด : 6.1 ผขอใชหองสอบถามเจาหนาท มหองวางหรอไม “ ”


จดเกบ

อนมตแจงผควบคมเปด-ปด

หอง---- 7 วน

109.

6.2 ตรวจสอบการขอใช และสอบถามผขอใชหองเรอง ขอใชทำาอะไร วน เวลา 6.3 กรณมหองวาง ผขอใชบรการเขยนแบบฟอรมขอใชหอง 6.4 ตรวจสอบความถกตองของแบบฟอรมการขอใชอก 1 ครง 6.5 เสนอผบงคบบญชาตามขนตอน 6.6 หลงจากผบงคบบญชาอนมต แลวแจงใหผขอใชทราบ 6.7 แจงใหผรบผดชอบเปด-ปดหองทราบ 6.8 สำาเนาแบบขอใชหองหรอใบสงใหผรบผดชอบเปด-ปดหอง 6.9 เกบใบขอใชหองเขาแฟม

6.10 บนทกสถตขอมลการใชเพอรายงานทกเดอน




เรอง การดแลและตรวจการทำาความสะอาดอาคาร


Flow Chart เรอง การดแลและตรวจการทำาความสะอาดอาคาร


- เจาหนาทผปฏบตงาน- ศกษาเงอนไขสญญาจาง

- ตรวจเชคตามแบบสำารวจอาคาร- รวบรวมแบบสำารวจ/ขอแกไข

- ทำารายงานการตรวจรบทกสนเดอน ไมเหนชอบสง

---- 3-5 วน

1




เรอง การดแลและตรวจการทำาความสะอาดอาคาร

เรมใช : 1 ม.ค. 54หนาท 2 จาก 2

1. ปฏบต : เจาหนาทบรหารงานทวไป2. วตถประสงค - เพอตรวจสอบใหเปนไปตามสญญา

- เพอใหมมารตราฐานและสะอาด3. ขอบขาย : ดแลอาคาร 15 ดานคณะแพทยศาสตร มศว อาคารคณะแพทยศาสตร องครกษ4. สงทเกยวของ

4.1 เงอนไขสญญาจางเหมาทำาความสะอาด4.2 กรรมการดแลแตละชน


กรรมการตรวจรบ พจารณา


สงรายงานใหงานพสด

เหน

---- 1 วน

-- 1-2 วน

1

4.3 เอกสารการตรวจเชค4.4 เจาหนาทผดำาเนนการ

5. นยาม : ไมม6. รายละเอยด 6.1 ศกษาเงอนไขในสญญาจางเหมา ทำาความสะอาด

6.2 ตรวจเชคตามใบรายการและแบบฟอรม6.3 รวบรวมใบเชคทำาความสะอาดแตละชนมาสรป6.4 เสนอประธานกรรมการตรวจรบทกเดอน6.5 หากมขอปรบปรงแกไขแจงหวหนาผดแลทำาความสะอาด6.6 รวบรวมขอบกพรองแจงประธานกรรมการ

งานบรหารและธรการ ฉบบเดอนเมษายน 2555หนวยยาน



08 หนวยยานพาหนะ

เรอง การขอใชรถยนตของคณะแพทยศาสตร



Flow Chart เรอง การขอใชรถยนตของคณะแพทยศาสตร


หนวยยาน

ผขอใชรถ- ตดตอประสานงาน- กรอกแบบฟอรมขอใชรถ- ผานผบงคบบญชา

เจาหนาทตรวจสอบตารางการใชรถ/ความครบถวน

เสนอผานหวหนางาน/เลขานการคณะฯ/คณบด

อนมต/ไม

อนมต

ขอมลไมตรง/ขอ

---- 1 วน

-----1-2 นาทนาท

---- 1-2 วน

1




เรอง การขอใชรถยนตของคณะแพทยศาสตร



1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร2. วตถประสงค : เพอใหความสะดวกแกผขอใชบรการ 3. ขอบขาย : ใชกบบคลากรภายในคณะฯ และภายนอกคณะฯ4. สงทเกยวของ :

4.1 ผใชบรการและเจาหนาทผใหบรการ4.2 แบบฟอรมการขอใชรถและใบสงรถ 4.3 ผมอำานาจอนมต4.4 พนกงานขบรถ


6.1 ผขอใชรถสอบถามเจาหนาท มรถวางหรอไม “ ”


- เจาหนาทเขยนใบสงใหพนกงานขบรถยนต

พนกงานขบรถสงใบสงคนพรอมเบกคาทางดวน/

เจาหนาทตรวจสอบเอกสาร/ทำา

สงเรองใหการ

จดเกบ/จดทำาสถต

---- 1 วน

---- 1-2 วน

---- 1-3 วน

---- 1 วน11

6.2 ตรวจสอบการขอใชและสอบถามผขอใชเรอง วน เวลา สถานทไป 6.3 กรณมรถวางผขอใชกรอกแบบฟอรมการขอใช 6.4 ตรวจสอบความถกตองของแบบฟอรมการขอใชอก 1 ครง 6.5 เสนอผบงคบบญชาตามขนตอน 6.6 หลงจากผบงคบบญชาอนมตแลวแจงใหผขอใชทราบ 6.7 แจงใหพนกงานขบรถทราบวาตองขบรถไปไหนกบใคร

6.8 เขยนใบสงงานใหพนกงานขบรถ 6.9 ใหพนกงานขบรถเซนรบใบสงงาน, การดนำามน 6.10 เกบใบขอใชรถเขาแฟม 6.11 เกบใบสงงานเขาแฟมหลงจากทพนกงานขบรถกลบจากการปฏบตงาน (ตอนเยน)

6.12 รายงานการใชรถยนตทกเดอน




เรอง การขออนมตเบกคาผานทางพเศษ



Flow Chart เรอง การขออนมตเบกคาผานทางพเศษ


- รวบรวมเอกสารใบเสรจคาผานทาง/คำานวณ- จดทำาหนงสอขอเบก

---- 1-2 วน

114.




เรอง การขออนมตเบกคาผานทางพเศษ



1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร2. วตถประสงค : เพอใชในการเดนทางในกรณเรงดวน 3. ขอบขาย : ใชกบรถรบ-สงผใชบรการทตองการเดนทางไดทนตามเวลาทกำาหนด4. สงทเกยวของ :

4.1 ใบเสรจคาผานทาง


เสนอหวหนางาน/เลขานการคณะ/คณบด (ผานเจา

รบเงน/เกบเงน ไวทดรองจาย

จดเกบขอมลการเบก/ทำารายงารายงาน

อนมต

---- 1 วน

---- 1-2 วน

11

4.2 เจาหนาทผปฏบต 4.3 เจาหนาทการเงน4.4 พนกงานขบรถ 4.5 รถยนต4.6 ผมอำานาจอนมต


6.1 เจาหนาทผปฏบตทำาหนงสอขออนมตในหลกการเพอเบกคาผานทาง

6.2 เสนอผมอำานาจอนมตโดยผานเจาหนาทการเงน 6.3 พนกงานขบรถนำาใบเสรจคาผานทางมาใหเจาหนาทดำาเนนการ 6.4 ผดำาเนนงานคำานวณทำาหนงสอขอเบกคาผานทางตาม

จำานวนเงนในใบเสรจ โดยแนบใบเสรจ คาผานทาง สำาเนาใบสงขบรถ สำาเนาใบขอใชรถ หนงสอขออนมตเบกคาผานทาง ในหลกการ

6.5 เสนอผมอำานาจอนมตโดยผานเจาหนาทการเงน 6.6 เมอผมอำานาจอนมตแลวรบเงนกบเจาหนาทการเงน และ

เกบเงนไวทดรองจาย สำาหรบ พนกงานขบรถใชในกรณเรงดวนตอไป 6.7 บนทกขอมลเปนสถต





เรอง การขอมทำาบตรจอดรถในมหาวทยาลย



Flow Chart เรอง การขอทำาบตรจอดรถในมหาวทยาลย


ผขอทำาบตรจอดรถ

- กรอกขอมลในแบบ

ผขอใชบรการบตรจอดรถ

บตร

เจาหนาทผปฏบตงาน- รวบรวมแบบขอม

สงฝายยานพาหนะ

สงบตร

อาจารยพเศษ/ผตดตอราชการ/ภาค

วชา/หนวยงาน (ชวค

บตร

เจาหนาทผปฏบต

เลขานการ

เกบสำาเนามหาวทยาลยทำาบตร

คณะฯรบบตร

สงบตร

อนมต

อนมตอนมต

อนญา

เกบสำาเนาคำาขอเขาแฟม

-- 1 วน

-- 1-2 วน

-- 1 วน

-- 1 สปดาห

-- 1 วน

-- 1 วน

1




เรอง การขอทำาบตรจอดรถในมหาวทยาลย



1. ผปฏบต : ผปฏบตงานบรหาร2. วตถประสงค : เพอใหบคลากรในคณะแพทยศาสตรจอดรถไดสะดวก3. ขอบขาย : ใชกบรถของบคลากรภายในคณะแพทยศาสตร 4. สงทเกยวของ :

4.1 เจาหนาทผปฏบต4.2 เจาของรถ/รถ 4.3 ฝายยานพาหนะมหาวทยาลย4.4 แบบฟอรมขอทำาบตรจอดรถ 4.5 เอกสารเกยวกบรถ


6.1 เจาของรถกรอกแบบฟอรมขอทำาบตรจอดรถ พรอมกบแนบเอกสารทเกยวของ

(สำาเนาทะเบยนรถสำาเนาบตรขาราชการ สำาเนาใบขบขรถ)

6.2 รบเรองจากเจาของรถ 6.3 รวบรวมแบบขอทำาบตรจอดรถพรอมเอกสารแนบ สงฝายยานพาหนะมหาวทยาลย 6.4 ฝายยานพาหนะฯ รบแบบขอทำาบตรจอดรถ และสงบตรรบบตรจอดรถใหคณะฯ

6.5 นำาใบรบบตรจอดรถใหกบเจาของรถ/ผขอมบตรฯ เพอไปรบบตรจอดรถกบฝาย


11

ยานพาหนะของมหาวทยาลย หรอ (กรณเจาของรถไปรบบตรจอดรถดวยตนเอง)

6.6 เจาหนาทรวบรวมใบรบบตรจอดรถไปรบบตรจอดรถกบฝายยานพาหนะในคราว

เดยวกน และจดสงบตรจอดรถใหกบเจาของรถตอไป

6.7 สำาหรบอาจารยพเศษหรอผทมาตดตอราชการชวคราวหนวยงานทเกยวของจะตองเขยน

แบบฟอรมแลวเสนอเลขานการคณะลงนาม แลวสงคนใหหนวยงานทขอ


งานบรหารทวไป



08

งานบรหารทวไปเรอง งานเลขานการผบรหาร เรมใช : 1


Flow Chart เรอง งานเลขานการผบรหาร


คำาสงการจากผบรหารรบเรอง/ประชม/ประสานงาน/จาก

ภายใน-ภายนอก

รบคำาสงการจากผบรหาร

ดำาเนนการกบผเกยวของ

งานตดตามประสานงาน

เรองทเกยวของกบหนาท

- รบโทรศพทบนทกขอมลการนดหมายจากภายใน/ภาย

การเสนองานใหผ

- บนทกขอมลเขาแฟม เพอการตรวจสอบเรอง- ตรวจเชค

--- 1-2 วนทำาการ

118.



08

งานบรหารทวไปเรอง งานเลขานการผบรหาร เรมใช : 1


1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร2. วตถประสงค : อำานวยความสะดวกแกผบรหารในการปฏบตงาน

ตดตามงาน ประสานงาน3. ขอบขาย : ปฏบตงานเปนเลขานการของคณบด และเลขาน

การคณะฯ4. สงทเกยวของ : 1. แฟมเสนอลงนามตางๆ

2. ตารางกำาหนดการประชมผบรหาร 3. โทรศพท/โทรสาร 4. คอมพวเตอร พมพจดหมาย/เอกสารตางๆ 5. เบอรโทรศพท บคคลและสถานทเกยวของ

5. นยาม ไมม


- บนทกขอมลเขาแฟม เพอการตรวจสอบเรอง- ตรวจเชค

เกบสำาเนา/ขอมลทสำาคญเขาแฟมเพอการตรวจสอบ/ตดตาม 1

1

6. รายละเอยด : 1. ดแลบนทกเรองเขาเสนอลงนามในแฟมของงานตางๆ

2. บนทกกำาหนดการนดหมายของผบรหาร 3. ทำาเรอง ขออนมต เบกจาย การเดนทางไปราชการ 4. ทำาเรองรกษาราชการแทน และแจงหนวยงานท

เกยวของทราบ 5. ประสานงาน ตดตาม ตามทผบงคบบญชามอบ

หมาย



08งานบรหาร

ทวไปเรอง การจดงานวนมทตาจตแก เรมใช 1

เมษายน 55ผเกษยณอายราชการ หนาท 1 จาก

2

Flow Chat เรอง การจดงานวนมทตาจตแกผเกษยณอายราชการ


ผดำาเนนการทำาหนงสอขออนมตโครงการ/งบประมาณ

---- 1 วน

1



08งานบรหาร

ทวไปเรอง การจดงานวนมทตาจตแก เรมใช : 1

เมษายน 55ผเกษยณอายราชการ หนาท 2 จาก

2

1. ผปฏบตงาน : บคลากรงานบรหารและงานทเกยวของ


ทำาหนงสอเชญผมารวม

ประสานงาน/เตรยมสถานท,สงอาหาร,จดหาดอกไม,

ดำาเนนรายการ

สรปโครงการ/สงเบกคาใชจาย

เสนอขอผมอำานาจ

จด

ไมอนมต

อนมต

---- 1 วน

---- 1-2 วน


---- 1 วน

---- 7 วน

121.

2. วตถประสงค : เพอเปนการแสดงมทตาจตแดผเกษยณอายในการระลกถงคณงามความดทม ตอคณะในแตละป3. ขอบขาย : จดงานใหกบอาจารย ขาราชการ ลกจางประจำา ตลอดจนอาจารยพเศษของ คณะแพทยศาสตร4. สงทเกยวของ :

4.1 เจาหนาทงานตาง ๆ ทเกยวของ4.2 จดทำาเรองขออนมตและของบประมาณ4.3 ขอใชสถานท4.4 รานอาหาร/เครองดม4.5 จดหาดอกไม/และวสด อปกรณทใช4.6 ทำาโลหรอจดทำาของทระลก4.7 VDO ประวตของผเกษยณ

4.8 หนงสอเชญผมารวมงาน 4.9 ผจดรายการ/ดำาเนนรายการ

5. นยาม : ไมม6. รายละเอยด : 6.1 ทำาเรองขออนมตของบประมาณจากเงนกองทนพฒนาคณะฯ

6.2 ทำาหนงสอเชญผมารวมงาน6.3 ขอใชสถานท6.4 สงอาหาร/เครองดม6.5 จดหาดอกไมและวสดอปกรณทใช6.6 จดสถานท/เตรยมงาน 6.7 ทำาโลและของทระลก

6.8 แจงงานเวชนทศนทำาประวตผเกษยณ6.9 จดรายการ/ดำาเนนรายการ6.10 รวบรวมเอกสารสงเบก




08 งานบรหารทวไป

เรอง การจดงานวนสถาปนา เรมใช : 1 เมษายน 55



Flow Chart เรอง การจดงานวนสถาปนาคณะแพทยศาสตร


-ขอใชสถานท/ขอใชอปกรณโสตฯ -ตดตอรานอาหาร-ประสานงานหนวยเจา

- นมนตพระ พรอมเตรยม อปกรณสำาหรบพระสงฆ

-จดทำาคำาสงแตงตงกรรมการ-ทำาหนงสอเชญผเขารวมงาน

ประชมความพรอมกบ

รวบรวมเอกสารทางการเงนเพอเบกจาย

อนมต

ดำาเนนงาน และอำานวย

สงเอกสารเบกทงาน

เสนอคณบด

จดทำาโครงการพรอมขออนมตโครงการ

ไม


---- 1-2 วน

---- 1 วน

---- 1 วน

---- 7 วน

---- 1 วน

1




เรอง การจดงานวนสถาปนา เรมใช : 1 เมษายน 55



1 ผปฏบตงาน : เจาหนาทบรหารงานทวไป, ผปฏบตงานบรหาร2. วตถประสงค : - เพอระลกถงวนคลายวนสถาปนาคณะแพทยศาสตร - เพอใหมกจกรรมรวมกนระหวางอาจารย ขาราชการ และนสตแพทย

- มโอกาสพบปะ แลกเปลยนความคดเหนระหวางศษยเกาและอาจารย3. ขอบขาย : เปนการจดงานภายในคณะ มการทำาบญ บรรยายพเศษ มอบของทระลกแก บคลากรดเดน และผทำางานครบ 10 ป และ 20 ป4. สงทเกยวของ : 4.1 พธสงฆ (วสดอปกรณเลยงพระและ

นมนตพระ) 4.2 วทยากรบรรยายพเศษ

4.3 รางวล/ของทระลกมอบแดขาราชการลกจางดเดน

4.4 หนงสอเชญหนวยงานภายใน/ภายนอก


เกบ 123.

5. นยาม : ไมม6. รายละเอยด : 6.1 ดำาเนนการจดทำาโครงการ/ขออนมตโครงการ 6.2 เสนอคณบดลงนาม เสนอมหาวทยาลยและจดตงกรรมการชดตางๆ 6.3 ขออนมตใชเงนตามโครงการตอคณบด 6.4 ทำาหนงสอเชญวทยากร (กรณมการประชมวชาการ)

6.5 ขออนมตใชหองประชม 6.6 จดประชมคณะทำางานและตดตามผล 6.7 ประสานงานทกฝาย6.8 ประสานหนวยเจาหนาทเพอสำารวจขาราชการทำางานครบ

10 ป เพอมอบเขมทระลก6.9 จดทำาเขม/ประกาศนยบตร6.10 จดเตรยมอาหารของวาง6.11 จดเตรยมสถานท, ยานพาหนะ6.12 รวบรวมใบสำาคญ และวางเรองเบกเงน6.13 รายงานผลการจดโครงการ




เรอง การจดโครงการประหยดพลงงาน กจกรรม


5 ส พฒนาจตสำานกพ5นทสเขยว คณะแพทยศาสตร



1

Flow Chart เรอง การจดโครงการประหยดพลงงานกจกรรม 5 ส

พฒนาจตสำานกพ5นทสเขยว คณะแพทยศาสตร

1 ;yo


- ทำาหนงสอขออนมต บคลากรผเขารวมโครงการ - ทำาหนงสอขออนมต

ดำาเนนงานตามโครงการ

เสรจงานรวบรวมเอกสารทางการเงน ขอเบกเงนท

ประชมความพรอมกบคณะทำางาน

เสนอขอ

- ขออนมตจดซอของสำาหรบงาน- ขอใชสถานท/อปกรณงานโสตฯ

เกบสำาเนาไวสวน

หนวยงานผดำาเนนการทำาหนงสอขออนมต

---- 1 วน

---- 1 วน

---- 1 วน

---- 15 วน

ไม

อนมต




เรอง การจดโครงการประหยดพลงงาน กจกรรม


5 ส พฒนาจตสำานกพ5นทสเขยว คณะแพทยศาสตร


1. ผปฏบตงาน : ผปฏบตงานบรหาร/เจาหนาทบรหารงานทวไป2. วตถประสงค : เพอใหบคลากรไดมสวนรวมในการสรางสภาพแวดลอมในองคกร

เพอใหบคลากรในองคกรไดมแนวความคดและเสรมสรางจตสำานกในการใช

พลงงาน ใหเกดประโยชนสงสด และไดมโอกาสรวมทำากจกรรมทเกดขนอยาง

ตอเนองสมำาเสมอ3. ขอบขาย : ผบรหาร บคลากร คณะแพทยศาสตร และศนยการแพทยฯ4. สงทเกยวของ :

4.1 เจาหนาทงานตาง ๆ ทเกยวของ4.2 จดทำาเรองขออนมตและของบประมาณ 4.3 สถานท 4.4 รานอาหาร/เครองดม4.5 วสดอปกรณ ทใช4.6 หนงสอเชญผรวมโครงการ4.7 ผจดรายการ/ดำาเนนรายการ


6.1 ทำาหนงสอขออนมตโครงการ/งบประมาณ จากคณะฯ


125.

6.2 ทำาหนงสอขออนมตบคลากรเขารวมโครงการ 6.3 ทำาหนงสขออนมตยมเงน 6.4 ทำาหนงสอเชญผเขารวมโครงการ 6.5 ทำาหนงสอขออนมตคณบดจดซอของสำาหรบจด

โครงการ 6.6 ขอใชสถานท/อปกรณสอสำาหรบ 6.7 ตดตอรานอาหาร/สงอาหาร 6.8 ประชมความพรอมกบคณะทำางาน 6.9 จดทำาตกแตงสถานท

6.10 ดำาเนนรายการ 6.11 รวบรวมเอกสารสงเบก

บทท 5ขอตกลงการใชบรการของงานบรหารและธรการ

งานบรหารและธรการ เปนงานหนงในจำานวน 12 งาน ของ

สำานกงานคณบด คณะแพทยศาสตร มหาวทยาลยศรนครนทรวโรฒ เปนสายงานทใหการสนบสนนทางการวชาการแกคณาจารย เจาหนาท นสตแพทยและนสตสาขาดานวทยาศาสตรสขภาพทมาขอใชบรการในเรองทเกยวกบงานสารบรรณตางๆ งานดานบคลากร งานเกยวกบดานอาคารสถานท และดานยานพาหนะ โดยแบงงานออกเปน 5 หนวย ไดแก หนวยสารบรรณ หนวยงานการประชม หนวยอาคารสถานท หนวยยานพาหนะ และหนวยบรหารงานทวไปในการปฏบตงานของหนวยงานตางๆ มการแบงภาระหนาทความรบผดชอบในการปฏบตงานและเพอใหภารกจของงานไดบรรลตามเปาหมาย จงไดจดทำาขอตกลงสำาหรบงานเพอลดปญหาและอปสรรคในการทำางาน และใหการปฏบตงานรวดเรวตามความประสงคของหนวยงานและผขอใชบรการ


12


ขอตกลงการใชบรการ

ขอตกลงการใชบรการของงานบรหารและธรการ

องคประกอบ ขอตกลงมาตรฐานการให

บรการหนวยสารบรรณ1. เวลาทำาการ วนจนทร วนศกร –

เวลา 08.00 น. – เวลา 12.00 น. และ เวลา 13.00 น. – เวลา 16.00 น.

ใหบรการตรงเวลาตามกำาหนด

2. การสงเอกสารถงมหาวทยาลย

สำานกงานมศวเชา เวลา 09.00 น.บาย เวลา 15.00 น.สำานกงานองครกษสงภายในมศว องครกษ 10.30 น.

ผทจะสงเอกสารใหนำามาสงเชา เวลา 08.30 น.บาย เวลา 14.00 น.หากมเรองเรงดวนแจงเจาหนาทไปสงกรณพเศษตามความจำาเปนนนๆ

3. การรบเอกสาร สำานกงานมศว ขอใหผทจะสงบรรจงานบรหารและธรการ ฉบบเดอนเมษายน 2555

1

ระหวาง มศว/ศนยการแพทยฯ

- รบเอกสารตงแต 08.00 น.– 15.00 น.

บรรจกระเปา 15.30 น. สงถงศนยฯ ประมาณ 09.00 น. ของวนถดไป

- รบเอกสารทสำานกงาน ชน 2 องครกษ จนถงเวลา 14.30 น. (บรรจกระเปา 15.00 น.)

- สงเอกสารถงสำานกงาน ชน 2 มศว ภายใน เวลา 17.30-18.00 น.

เอกสารหรอสงของใหเรยบรอยพรอมจาหนาซองถงตวผรบระบชอหนวยงานใหชดเจน หากจะปองกนการ สญหายขอใหลงสมดสงทจดไวดวย

4. การรบเอกสาร เชา รบเอกสารจากภายใน/ภายนอก

เชา เจาหนาทจะลงรบใหเสรจภายในเวลา 11.00 น. และแจกภายในเวลา 14.00 น. ในวนนนบาย เจาหนาทจะลงรบใหเสรจและแจกภายในเวลา 16.30 น.และแจกทเหลอใหหมดภายในเวลา 09.00 น. ของวนตอไปถาเรองดวน ลงรบและแจกทนท


บรการ5. การสงจดหมาย นำาเอกสารสงภายในเวลา สำานกงานมศว


1

ทางไปรษณย(จดหมายลงทะเบยน

หรอ EMS)

09.00 น.(ถาเปนหนวยงานทยงไมเคยสงใหแนบทอยมาดวย)

เจาหนาทจะรบดำาเนนการสงใหเสรจภายในเวลา 11.00 น.ของทกวนสำานกงานองครกษสงไดถง 12.00 น.เพอนำาสงมศว ตอไป

6. การจดเลยงประชม (สำาหรบสำานกงานคณบด)

- ผจดประชมเปนผขออนมตจดเลยง

และจดประชม - เมอไดรบอนมตแลวแจง ลวงหนา อยางนอย 3 วนทำาการพรอมงบประมาณคาใชจายแจง วน เวลาสถานทและจำานวนผเขาประชม หากมการเลยงอาหารกลางวนจะตองแจงลวงหนา อยางนอย 1 วน เพอสงอาหาร

- เปนการประชมทเกยวกบงานบรการสวนกลาง หรองานประชมของกรรมการชดตางๆ ทเปนภารกจสวนกลางของการบรหารคณะเทานน (ไมรบจดเลยงทวไป)

เลยงทนตามเวลาทกำาหนดสะอาด/เรยบรอย อปกรณครบ


7. การผลตเอกสารดจตอล - ถายเอกสารใหงานตางๆ - ตด / เขาเลม / เยบสน

ภาควชานำากระดาษ / หมก / มาสเตอร มาเอง และสงตนฉบบลวงหนา อยางนอย 1 สปดาห

- ไดจำานวนตามตองการ- เอกสารคมชด สวยงาม- ทนเวลา

- ถายใหงานตาง ๆ ในสำานกงานยกเวนภาควชา เพราะมเครองถายเอกสาร ทกภาควชาแลว

- ถาถายจำานวนมากจะตองสงตนฉบบ

กอนไมนอยกวา 3 วนทำาการ - ถาถายจำานวนนอย สงตนฉบบกอน 1 วน- ถางานเรงดวนใหแจงเจาหนาทรบทราบ

- ภาควชา / หนวยงานแจงความประสงคสงลวงหนา 1 สปดาห

- เอกสารไมมากสงตนฉบบ ภายใน 2-3 วน

- จะตองกรอกแบบฟอรมให


12

เรยบรอย8. การสงเรองเขาประชม - คณะกรรมการประจำาคณะฯ - คณะกรรมการบรหารคณะฯ - คณะกรรมการประจำาสำานกงานคณบด

- ใหสงเรองลวงหนาอยางนอย 2 สปดาห ผานระบบ E-meeting พรอมเอกสารแนบ (ถาม) หรอแบบเสนอเรองเขาวาระประชม พรอมแนบตนฉบบหรอสำาเนา สรปประเดนทตองการเสนอ พรอมระบชอผนำาเสนอตามแบบฟอรม

นำาเสนอทประชมและสรปผล การประชมกลบ


1. การขอใชหองเรยนในเวลา ราชการ

- ผขอใชกรอกแบบฟอรมขอใช

- ผานผบงคบบญชาชนตน ถาเปนนสตจะตองผานอาจารยทรบผดชอบ

- ประสานงานฝายวชาการและขออนมตใชภายใน 1 วนทำาการ และแจงกลบหลงจากอนมตแลวภายใน 1 วนทำาการ

2. การขอใชหองประชมในเวลา


- เสนอขออนมตภายใน 1 วน ทำาการ และ


13

ราชการ - ผานผบงคบบญชาชนตน แจงกลบหลงจากอนมตแลวภายใน 1 วนทำาการ

3. การขอใชอาคารสถานทนอก เวลาราชการ


- ผานผบงคบบญชาชนตน ถาเปนนสตจะตองผานอาจารยทรบผดชอบ

- ทำาเรองเสนอกอน 1 สปดาห

- เสนอเรองไปมหาวทยาลยเพอขออนมตภายใน 2 วนทำาการและแจงกลบหลงจากอนมตแลวภายใน 1 วนทำาการ

หนวยยานพาหนะ1. ขอปฏบตในการใชรถราชการ

- ตองใชเพอราชการเทานน ไมควรขอเพอไปประชม/อบรม/สมมนา สวนตว

- ควรตรงตอเวลาเพราะบางวนจะมผใชรถตดตองานหลายแหง

- กรณเปลยนแปลงยกเลกการใชรถผขอจะตองรบแจงใหผควบคมรถทราบโดยดวน เพอมใหเสยเวลาและสนเปลอง

ผใชรถไมควรสงรถออกนอกเสนทาง

โดยพลการนอกเหนอจากคำาขออนญาต

เพราะหากมอบตเหตเกดขนผใชรถ จะตองเปนผรบผด


ชอบคาเสยหายทงหมด และหากมคาใชจาย เชน คาตอบแทน คาทางดวน จะเบกไมได

2. การขอใชรถภายในกรงเทพฯ

- อาจารย/ผขอใชกรอกแบบฟอรมขอใช ดวยตนเองหรอผแทนทสามารถรบ ผดชอบได (ผขอใชเปนหวหนาหรออาจารย)

- เสนอขออนมตภายใน 1 วนทำาการ และจะแจงกลบ หลงจากอนมตแลวภายใน 1 วนทำาการ

- ผานผบงคบบญชาชนตนรบทราบ

- เสนอลวงหนาไมนอยกวา 1 สปดาห

3. การขอใชรถรบ-สง อาจารย

- อาจารย/ผขอใชกรอกแบบฟอรมขอใชดวยตนเองหรอผแทนทสามารถรบผดชอบได (ผขอใชเปนหวหนาหรออาจารย)

- ผานผบงคบบญชาชนตน/งาน

- การขอใชควรสงลวงหนากอน

- เสนอขออนมตภายใน 1 วนทำาการ และแจงกลบหลงจากอนมตแลวภายใน 2 วนทำาการ


1

เปดเทอม 1 เดอน (เพอจอง)

- หากตองการเชญเปนพเศษ ขอใหแจงลวงหนา 1 สปดาห

-ในกรณภาควชา (ผขอใชรถ) ขอรบ

อาจารยพเศษ ในระยะทางไมไกลมาก

แตรถคณะฯไมวาง ผขอใชตอง ดำาเนนการทำาเรองขออนมตคาใชจายเปนคาพาหนะจางรถ (แทกซ) ใชเงนของภาควชา


บรการ4. การขอรถไปตางจงหวด/ งานโครงการตางๆ

- ผขอใชทำาบนทกขอความและกรอกแบบฟอรม ขอใชดวยตนเอง (ผขอใชเปนหวหนาหรออาจารย)

- ผานผบงคบบญชาชนตน

เสนอขออนมตภายใน 1 วน

ทำาการ และแจงกลบหลงจากอนมตแลวภายใน 2 วนทำาการ


132

- การขอใชควรสงลวงหนา 1 เดอน

- คานำามนเชอเพลง รวมทงคาใชจายตางๆ ของพนกงานขบรถ

- ขอใชรถภายในกรงเทพฯ คณะฯ จาย คาใชจายทงหมด

- ถารถคณะฯมให คณะฯจะจายคาใชจายใหทงหมด,ถารถคณะไมมใหภาควชา/ ผขอ จะตองเปนผจายคานำามนเชอเพลง สวนคาตอบแทน คาทางดวน คณะฯ เปนผจาย

- ขอใชรถไปตางจงหวด คณะฯเปนผ

จายทงหมด ถาเปนงานเกยวของ

อยในโครงการผขอใชรถเปนผรบ

ผดชอบคาใชจายทงหมด

5. การขอจางรถจากภายนอก

- แจงลวงหนา 1 สปดาห จะตองเสนอมหาวทยาลยปฏเสธกอน

- ทำาเรองขออนมตจาง- ตดตอบรษทขอใบเสนอ หลงเสรจงานขอใบเสรจรบ


เงน- ประสานงานงานวนรถออก


ภาคผนวก


เอกสารสนบสนน

(Support

แบบฟอรมการขอใชบรการงานบรหารและธรการ

ลำาดบ

ชอแบบฟอรม

1 แบบขอออกเลขหนงสอ/คำาสง และแจงเวยนหนงสอ/เอกสาร

2 แบบขออดสำาเนาระบบดจตอล/ถายเอกสาร

3 แบบขอสงเรองเขาวาระการประชม

4 แบบขอจดเลยงรบรองการประชม

5 แบบขอใชอาคารของคณะแพทยศาสตร

6 ใบแจงซอมภายในอาคารคณะแพทยศาสตร

7

8

9

ใบขออนญาตใชรถยนตสวนกลาง คณะแพทยศาสตร

แบบขอใชฝายจดสถานท

แบบขอยมวสดอปกรณ


med.swu.ac.thmed.swu.ac.th/administration/images/Manual.docx · Web...

Documents

Transcript of med.swu.ac.thmed.swu.ac.th/administration/images/Manual.docx · Web...