Media relations vu anhminh_20 thang 5

Vũ Anh Minh, CED

Hà Nội, 20/5/2016

Quan hệ báo chí

The Centre for Education and Development

Tại sao phải quan hệ báo chí ?

• Tăng hiệu dự án

• Quảng bá hình ảnh tổ chức

• Kết nối nhà tài trợ

• Nâng cao nhận thức cộng đồng thông qua nâng cao nhận thức phóng viên

• ...


Trước hội thảo/sự kiện

• - Chuẩn bị giấy mời phóng viên (hoặc mời tham dự hội thảo) nên chuẩn bị trước ít nhất là 1 tuần

• - Chuẩn bị thông cáo báo chí để phát ở hội nghị (bản cứng/mềm), nếu cần lấy quote thì chuẩn bị sẵn nội dung quote, gửi quote cho người cần lấy quote duyệt trước 2 tuần (dài hay ngắn tùy thuộc mối quan hệ, chủ đề cần quote và bản thân người được quote, quote nên chuẩn bị trước 2 tuần, tcbc có thể còn sửa đến trước ngày xảy ra sự kiện, nên lên phương án in ấn vào last minute, khi lấy quote nên nhấn mạnh nếu đến giờ này, ngày này chưa duyệt xong tôi sẽ dùng quote này làm quote chính thức cho tcbc và phát cho báo chí)

• - Lên sẵn một danh sách những yếu nhân có thể trả lời phỏng vấn để tránh bị động khi pv có yêu cầu pv



• - Chuẩn bị tóm tắt dự án (Anh, Việt) (bản cứng/mềm)

• - Chuẩn bị tài liệu, ấn phẩm gửi cho hội thảo (bản cứng/mềm)

• - Upload các file trên lên SliceShare với tiêu đề, từ khóa liên hệ với hội thảo, trong từ khóa phải có từ ced, và (ví dụ drm, flegt, …) ced.edu.vn

• - Lập tiêu chí chọn phóng viên (mảng, độ nhiệt tình, kênh truyền thông,...)

• - Gửi email giấy mời kèm chương trình hội thảo (ghi rõ đơn vị tổ chức, thời gian địa điểm, thành phần tham dự đặc biệt là sự có mặt của các yếu nhân) (có thể gửi kèm cả tóm tắt dự án) cho pv theo danh sách vào trước thứ 2 đầu tuần xảy ra sự kiện (nội dung email theo mẫu XXX có thể tùy biến tùy theo mối quan hệ cá nhân, lưu ý thư phải cá nhân hóa, không gửi cc cả loạt), cuối thư đề nghị xác nhận sự tham gia của pv vào sự kiện và contact liên lạc khi có nhu cầu thông tin thêm, có thể đề nghị gửi trước câu hỏi hoặc yêu cầu đề nghị phỏng vấn nếu pv có nhu cầu



• - Liên hệ email hoặc điện thoại xác nhận trước 1 ngày xảy ra sự kiện (ví dụ thứ 4 hội thảo, thứ 6 gửi thư, thứ 3 confirm)

• - update các thông tin ngày giờ gửi, ngày giờ phản hồi vào trường tương ứng trong file contact phóng viên (cần để tính tốc độ phản hồi của pv, đánh giá độ nhiệt tình, chuyên nghiệp,...)

• - Trước một ngày xảy ra sự kiện, post thông tin liên quan sự kiện, link giấy mời lên FB group báo chí liên quan


Trong hội thảo/ sự kiện

• - Có mặt sớm đón phóng viên, phát tcbc và tài liệu hội thảo, lấy contact pv tham dự (kể cả pv đã có trong danh sách để update thông tin mới nhất của họ)

• - Quan sát, chủ động tiếp xúc, giới thiệu và lấy contact của những phóng viên không đăng ký (đến sau, tự đến,...)

• - Chủ động tiếp xúc, đề nghị hỗ trợ phóng viên trong việc cung cấp thông tin, liên hệ yếu nhân để phỏng vấn, cung cấp thông tin dự án sau hội thảo,...

• - Liên hệ người cần phỏng vấn và bố trí phóng viên phỏng vấn trong coffee break hoặc thời điểm phù hợp

• - Có thể tự chụp ảnh để làm tin vắn dự án hoặc hướng dẫn người có trách nhiệm chụp ảnh chụp những cảnh cần thiết


Liên hệ phỏng vấn cho phóng viên


Sau hội thảo/sự kiện

• Sau sự kiện

• - Xuất bản thông cáo báo chí trực tuyến (web hoặc mạng xã hội,...)

• - Gửi email cá nhân hóa theo mẫu XXX cho pv trong danh sách pv đã tham gia sự kiện cám ơn pv đã tham gia và đề nghị cung cấp link đến bài báo hoặc thời điểm phát sóng (xin copy file âm thanh hoặc clip về sự kiện nếu được)

• - Cài đặt Google Alert theo từ khóa của sự kiện để được thông báo khi có bài viết liên quan

• - Sau 1 đến 2 ngày xảy ra sự kiện tìm kiếm theo thời gian để copy link bài báo về

• - Nhập link các bài báo về sự kiện vào sheet Workshop quản lý hội thảo, đặt mã hội thảo theo qui tắc [thời gian][ngày][viết tắt dự án][viết tắt tên hội thảo] , phân loại bài gốc hay bài copy và các trường liên quan


Sau hội thảo/sự kiện

• - Nhập công thức thống kê theo dõi hội thảo vào sheet … (đánh giá số lượng phóng viên mời (email, đt,...), số lượng đến dự (danh sách ký tên), số bài báo, phóng sự truyền thanh, truyền hình,...

• - Lưu trữ các bài báo, clip hình, tiếng vào máy chủ theo qui định của tổ chức

• - Sau khi lấy được clip hình, xử lý cho phù hợp web, thêm logo dự án và tổ chức, up lên youtube channel, đặt tiêu đề, từ khóa phù hợp, phần miêu tả cần đặt link đến website tổ chức và website dự án ngày trước dòng đầu tiên của mô tả.

• - Xuất bản Youtube video dùng kênh cedchannel , nếu người khác up thì cần subscribe vào kênh cedchannel

• - Chia sẻ link video lên FB cedchannel và share trên các timeline của group phù hợp ví dụ (ứng phó thiên tai, học bổng nữ sinh,...)


Thông cáo báo chí

• + Thông tin chính thức về sự kiện được phát hành cho báo chí vào thời điểm xảy ra sự kiện

• + Cơ sở để phóng viên quyết định việc đưa tin và chất liệu cho bài viết của phóng viên

• + Thông điệp từ dự án gửi tới cộng đồng qua báo chí

• Cấu trúc kim tự tháp ngược và nguyên tắc 5W + 1H:

• Who: Ai

• What: Cái gì

• Where: Ở đâu

• Why: Vì Sao

• When: Khi nào

• How: Như thế nào

•Nên chuẩn bị trước 2 tuần tổ chức hội thảo, có thể update cho đến trước khi xảy ra hội thảo


Cấu trúc của TCBC

• Phần đầu quan trọng nhất chứa đủ 5W+1H, thông tin cần thu hút, thuyết phục để phóng viên quyết định đưa tin về sự kiện

• Phải ghi rõ là Thông cáo Báo chí

• Nên có số liệu, dẫn chứng, quote của những người uy tín trong lĩnh vực để báo chí tiện trích dẫn (quote cần chuẩn bị trước khoảng 2 tuần)

• Các số liệu, bằng chứng phải có nguồn tin cậy và dẫn nguồn

• Định dạng A4, giãn dòng 1,5

• Ngôn ngữ rõ ràng, không quá một trang giấy

• Nên phân tích và sử dụng từ khóa trong thông cáo báo chí

• Tuyệt đối tránh lỗi chính tả hoặc chuyên môn

• Cuối phải ghi rõ thông tin liên hệ, địa chỉ website (ngắn) đến tài liệu tham khảo nếu có

• Lưu ý logô hình ảnh theo yêu cầu tổ chức và dự án


Bố cục của TCBC

• Đề tựa :Phải gây chú ý, ngắn nêu được nội dung chính của câu chuyện. Nếu cần có thể thêm tiêu đề phụ cho các đoạn để bài viết rõ ràng hơn.

• Đoạn văn đầu tiên:Cần khái quát và ngắn gọn, nêu được 5 mục chính: ai, việc gì, ở đâu, khi nào, tại sao. Nó có thể đứng độc lập như một mẩu thông tin đầy đủ và súc tích.

• Đoạn văn thứ hai: Có chức năng cung cấp thêm chi tiết, thông tin mới sau khi đã nêu khái quát ở đoạn đầu.

• Đoạn văn thứ ba: Có thể trích dẫn lời nói của một người liên quan nổi tiếng bên ngoài hoặc lời phát ngôn viên của công ty. Lời trích phải mở ra hướng mới, như một khía cạnh cá nhân của câu chuyện.

• Chi tiết liên lạc:

• +Tên, chức danh, số điện thoại được ghi rõ ràng và in đậm ở cuối bài viết

• + Đôi khi phần này rất quan trọng, để phóng viên có thể liên lạc ngay chúng ta khi cần

• Thông tin bổ sung:

• + Số lượng từ của bài viết;

• + Mô tả ngắn gọn về tổ chức;

• + Thông tin và số liệu cơ bản;

• + Nêu trang web, nếu có (URL ngắn)


TCBC tốt

• Nên: Sử dụng tiêu đề sinh động thu hút sự chú ý của phóng viên

• Hãy đưa các thông tin quan trọng lên đầu

• Tránh những lời công bố cường điệu và không có bằng chứng

• Hãy năng động và đi thẳng vào vấn đề

• Sử dụng ngôn ngữ làm người đọc phấn khích như khi bạn đọc thông tin của bạn. Nếu ấn phẩm của bạn tẻ nhạt hay vòng vo, họ có thể cho rằng bạn sẽ không thể có một bài phỏng vấn tốt.

• Có địa chỉ liên lạc

• Nên hạn chế sử dụng biệt ngữ

• Tập trung vào lợi ích

• Rõ ràng và chi tiết

• Rà soát lại

• Câu chuyện đáng được đưa tin

• Thể hiện theo cách nghĩ của một biên tập viên

• Phù hợp với thực trạng của tổ chức

• Kiên trì đeo bám

• Hình thức trình bày

• Giấy A4, cách dòng 1,5

• Chỉ nên dài 1-2 mặt giấy

• Ghi ngày, tháng, năm

• Ghi "THÔNG CÁO BÁO CHÍ" ngay giữa

• Ghi tên và chức danh người nhận

• Viết theo phong cách báo chí, bắt mắt


TCBC tốt

Học hỏi từ chính các thông cáo báo chí tốt của các tổ chức quốc tế như EU, UN,...!


Một TCBC

Qua nhiều lần học hỏi và hoàn thiện chúng ta sẽ có thông cáo báo chí tốt! quy trình tổ chức sự kiện tốt! quan hệ báo chí và làm truyền thông tốt!


TCBC tốt ?

Nhận xét từ chính các thông cáo báo chí chưa tốt của chính tổ chức mình hay các đối tác,...


TCBC không tốt?

• Tự nêu các lý do làm một TCBC không tốt

• Tự nêu những hậu quả của 1 TCBC không tốt


Thay đổi! đối lập đến đối tác ?Before 21/8/2012http://goo.gl/zUudGN

After 16/5/012http://goo.gl/1E5C4W

4 năm ... nhìn nhận từ :Lý luận -> Kinh tếĐối lập -> Đối tác

http://goo.gl/zUudGN

http://goo.gl/1E5C4W


Từ khóa -> thông điệp -> TCBC -> lan tỏa trên FB Group báo chí

TCBC Published on May 13, 2016http://goo.gl/edmXGH

Giấy mời và TTBC Published on May 13, 2016https://goo.gl/deZDvH

http://goo.gl/edmXGH

https://goo.gl/deZDvH


Thư cảm ơn đại biểu, đối tác, báo chí

Thư cảm ơn đại biểu Thư cảm ơn và update đối tác


Theo dõi, liên lạc báo chí, đánh giá


Đây không phải là hợp tác 1 lần, 1 lĩnh vực,...

Các tin mẫu về thiên tai, FLEGTvà từ thiện DNvới VITV

Với các đài, báo khác cũng vậy,...!

2 bên cùng có lợi!Win - Win


Mẫu danh sách tin bài sau sự kiện, đánh giá lại so với thông cáo báo chí

•+ http://dangcongsan.vn/kinh-te/hoat-dong-tu-thien-cua-doanh-nghiep-viet-nam-thuc-tien-va-nhu-cau-chinh-sach-388805.html

• + http://congluan.vn/hoat-dong-tu-thien-cua-dn-viet-nam-thuc-tien-va-nhu-cau-chinh-sach/

• + http://thoibaonganhang.vn/thuc-day-gan-ket-de-hoat-dong-tu-thien-ben-vung-48698.html

• + http://daubao.com/khuyen-khich-doanh-nghiep-lam-tu-thien/xa-hoi/93699.html

• + http://newsvina.com/m/doanh-nghiep-van-thieu-niem-tin-voi-cac-to-chuc-tu-thien_newsdetail-4-0-2016051612360672.html

• + http://www.doisongphapluat.com/kinh-doanh/doanh-nghiep-van-thieu-niem-tin-voi-cac-to-chuc-tu-thien-a145583.html

• + http://bizlive.vn/kinh-te-dau-tu/thue-phi-cao-lay-tien-dau-lam-tu-thien-1722834.html

• VITV có đưa tin ngắn vào 18h - 18h30 mục Hộp tin Việt Nam ngày hôm nay-trên Kênh Truyền hình VITV - SCTV8 phát lại 22h - 22h30 dự kiến sẽ có thêm 1 phóng sự, phát sóng trong tuần này,

• + https://youtu.be/i9vCv_vo3_A

• Truyền hình quốc hội ?• TV quốc phòng ?

http://dangcongsan.vn/kinh-te/hoat-dong-tu-thien-cua-doanh-nghiep-viet-nam-thuc-tien-va-nhu-cau-chinh-sach-388805.html

http://congluan.vn/hoat-dong-tu-thien-cua-dn-viet-nam-thuc-tien-va-nhu-cau-chinh-sach/

http://thoibaonganhang.vn/thuc-day-gan-ket-de-hoat-dong-tu-thien-ben-vung-48698.html

http://daubao.com/khuyen-khich-doanh-nghiep-lam-tu-thien/xa-hoi/93699.html

http://newsvina.com/m/doanh-nghiep-van-thieu-niem-tin-voi-cac-to-chuc-tu-thien_newsdetail-4-0-2016051612360672.html

http://www.doisongphapluat.com/kinh-doanh/doanh-nghiep-van-thieu-niem-tin-voi-cac-to-chuc-tu-thien-a145583.html

http://bizlive.vn/kinh-te-dau-tu/thue-phi-cao-lay-tien-dau-lam-tu-thien-1722834.html

https://youtu.be/i9vCv_vo3_A


Câu truyện điển hình

• Công cụ truyền thông hiệu quả để thay đổi hành vi

• Công cụ mạnh để thu hút sự quan tâm của báo chí

• Công cụ gián tiếp để quảng bá hình ảnh của dự án

• ...


Cấu trúc của một câu chuyện tốt

• Hướng tới con người

• Biểu cảm

• Thắt, mở

• Hình ảnh, âm thanh

• Hiệu ứng

• Định dạng số ...


Quá trình tạo ra một câu chuyện tốt

• Định dạng số

• Tiến hành 8 bước

• Chỉnh sửa hậu kỳ

• ...

Xin chân thành cả[email protected]

mailto:[email protected]


PHỤ LỤC

• LÀM VIỆC VỚI BÁO CHÍ

• Quan hệ báo chí (10)

• Viết thông cáo báo chí (11)

• Viết câu chuyện điển hình (12)

• Xây dựng và duy trì quan hệ báo chí bền vững và hiệu quả/ quy trình tổ chức sự kiện/theo dõi đánh giá sau sự kiện

•Theo Anh/Chị thì quan hệ báo chí là gì? Quan hệ báo chí có những lợi ích gì đối với hoạt động truyền thông? Cần được tiến hành như thế nào? Những khó khăn và thuận lợi gì đối với việc quan hệ báo chí hiện nay?

•Theo Anh/Chị thì thông cáo báo chí là tài liệu gì? Được sử dụng khi nào? Có những lợi ích gì? Có những đặc điểm gì? Thế nào là một thông cáo báo chí tôt?

•Theo Anh/Chị thì câu chuyện điển hình là gì? Có những lợi ích gì? Thế nào là một câu chuyện điển hình tốt? Làm thế nào để viết một câu chuyện điển hình?

•Theo Anh/Chị thì quan hệ báo chí là như thế nào? Có những lợi ích gì? Có những thách thức gì? Quan hệ như thế nào thì được xem là quan hệ báo chí tốt ?

•

Media relations vu anhminh_20 thang 5

Government & Nonprofit

Transcript of Media relations vu anhminh_20 thang 5