Journalism  370  

September  12,  2011  

Why  are  we  talking  about  business  wri=ng  in  media  rela=ons  class?  

•  Public  Rela=ons  is  about  telling  stories  that  preserve  or  improve  brands.  

•  The  beFer  a  brand,  the  more  likely  is  survives.  •  A  surviving  brand  means  you  s=ll  have  a  job.  

Good  business  wri-ng  helps  you  eliminate  clu7er,  workplace  drama  and    

other  annoyances  that  prevent  you    from  doing  the  PR  work  you  want  to  do.    

Wri=ng  Basics  Before  You  Ever  Start  Typing  

•  You  will  write  internal  copy  for  two  groups.  – Client  statement  of  work.  – Memo  to  bosses  and  coworkers.    

Wri=ng  Basics:    Before  You  Ever  Start  Typing    

•  Research  the  client  •  Research  the  client’s  compe=tors  •  Research  your  company  •  Research  your  company’s  compe=tors  •  Research  the  target  audience  •  Context  MaFers!!  

Wri=ng  Basics  Before  You  Ever  Start  Typing  

• Outline  the  purpose    – What  outcome  to  you  want?  • Inform  • Entertain  • Persuade    

 

Wri=ng  Basics  Before  You  Ever  Start  Typing  

•  Outline  The  Purpose    – Who  is  the  specific  target  audience?  – What  concerns  or  needs  does  the  audience  have?  – What  communica=on  channel  will  you  use?  – Who  is  the  best  source  of  this  informa=on?  

•  CEO  •  PR  Person  •  Human  Resources  

 

The  Main    Theme  of  Good  Wri=ng    (Yes,  remember  this  for  the  final)    

•  The  key  to  good  wri=ng  is  brevity.  •  Be  concise  and  thorough.    

Universal  Truths  to  Achieve    That  Theme  

•  Commitment  Statement  – How  can  you  explain  everything  you  are  talking  about  in  one  sentence?  

– That  sentence  should  have  emo=onal  impact.  – Everything  you  write  needs  to  revolve  around  that  commitment  statement.  

Universal  Truths  to  Achieve    That  Theme  

•  SVO  Wri=ng      – Subject  – Verb    – Object    

Universal  Truths  to  Achieve  That  Theme  

•  Avoid  passive  voice  at  all  costs  •  Passive  voice  is  confusing.  •  Passive  voice  is  cumbersome.  •  Passive  voice  is  not  conversa=onal.  

 Passive  voice  wri-ng  will  hurt  your  grade.    

Don’t  use  it.      

What  is  passive  voice?  

•  The  man  was  biFen  by  the  dog.  The  dog  bit  the  man  

SVO  wri=ng  shortens  your  sentences.  SVO  wri=ng  is  more  clear.  SVO  wri=ng  is  beFer.  

Universal  Truths  to  Achieve  That  Theme  

•  Every  word  should  have  a  purpose.  • Write  your  copy  •  Diet  Coke  break  •  Review  your  copy  •  Read  it  aloud  

Laundry  List  of  Wri=ng  Tips  I  Hope  You  Know  By  Now  

•  Do  use  ac=ve  voice  verbs  create  immediacy.  Use  them.  

•  Don’t  use  jargon.  It’s  confusing.  •  Do  vary  sentence  structure  and  length.  •  Don’t  overly  hype  something.  •  Do  think  about  tone.  

Ways  To  Clarify  Wri=ng  

•  Example    – We  all  played  show  and  tell  in  elementary  school.  

•  Defini=on    –  If  you  use  a  complex  term,  assume  people  don’t  know  what  it  means  

•  Comparison    – We  know  about  apples  to  apples  

   

Ways  To  Clarify  Wri=ng  

•  Restatement  – Tell  them  what  you’re  going  to  tell  them.  – Tell  them.  – Tell  them  what  you  told  them.    

   

Let’s  Talk  Wri=ng  

Statement  of  Work  

•  Defines  your  work  to  the  client.  •  Overview  •  Objec=ves  •  Audience  •  Tone  •  Deliverable  Product  •  How  many  copies  of  said  product?  •  Timeline  to  create  those  deliverables.      

Your  Statement  of  Work  

•  Offers  scope  and  scale  –  In  this  case,  your  client  can  use  the  work  as  they  see  fit.  

– Some  choose  to  use  the  releases.  – Others  never  touch  them.  – None  of  the  material  you  produce  this  quarter  will  be  published  without  the  client’s  wriFen  permission.  

 

Your  Statement  of  Work  

•  Offers  scope  and  scale  – What  are  the  campaign’s  objec=ves?  – How  will  you  translate  to  them  the  work  you’re  doing?  •  Chances  are,  many  people  you  work  with  have  never  heard  of  a  media  kit.  •  Chances  are,  many  people  you  work  with  are  terrified  of  social  media.  •  Help  clarify  what  you’re  doing  and  why  it  maFers  and  how  it  will  help.  

 

Memo  Format  

•  Bosses  gloss  over  stuff.  •  You  need  to  keep  them  updated  on  client  progress.  

•  Memos  make  that  happen.  •  They  also  cover  you  when  something  goes  wrong.    

Memo  Format  The  Beginning  

•  Why  are  you  wri=ng?  – Men=on  this  in  the  subject  line  – Men=on  this  in  the  first  or  second  sentence  – Be  nice  

 Tell  Them  What  You’re  Going  To  Tell  Them  

   

Memo  Format  The  Middle      

•  All  those  slides  I  just  went  over….use  them.  – Bullet  Points    – Outline  – Vary  Copy  – Visual  Aids  

 Tell  Them        

   

Memo  Format  The  End          

•  What  is  the  next  step?  •  When  will  that  step  be  delivered?  •  Be  nice.  

 Tell  Them  What  You  Told  Them    

   

What’s  Next?  

 •  September  19:    

Memo  to  me  about  your  client:  This  will  be  graded  as  an  in  class  assignment.    First  Reading  Memo  on  Wilcox  chapters:  This  is  a  graded  assignment.  

•  September  21:    Statement  of  Work:  This  is  a  graded  assignment.  

What’s  Now?  

 •  In  class  wri=ng  assignment.  •  You’re  the  PIO  for  the  local  police  department  that  is  handling  this  inves=ga=on.  Write  a  release  with  the  informa=on  you  have  on  the  piece  of  paper  I’m  handing  out.  

•  Feel  free  to  look  back  at  my  wri=ng  notes  from  today.