Medarbetarsamtal och

lönesamtal

Ett case inom projektet ”Ledarskapsutveckling över gränserna”

Av: Susanna Dahlskog & Eva Ekdahl Jillbratt Caseansvarig: Viktor Dahl

MetodVi har kontaktat Eksjö, Nässjö, Sävsjö, Vetlanda, Aneby, Hultsfred

Vimmerby och Högsbys kommuner i vårt arbete med att jämföra ovanstående kommuners underlag för medarbetar- och lönesamtal.

Utifrån fyra grundfrågeställningar har vi fått svar, via mail och telefonledes, av respektive kommuns representant på personal/HR avdelningen. Vi har även pratat med andra chefer inom kommunen.

Vi har sammanställt svaren och gått igenom de underlag vi har fått och gjort en översiktlig jämförelse mellan våra höglandskommuner när det gäller arbetet med detta.

I slutet av vår presentation har vi valt att lyfta fram några relevanta forskningsresultat inom området samt våra egna tankar kring utformning och genomförande av löne- och medarbetarsamtal.

Hur arbetar kommunerna med medarbetarsamtal och lönesamtal?

VetlandaMedarbetarsamtalet är framåtsyftande och

beskriver vad medarbetaren ska bidra med det närmaste året. Lönesamtalet är utvärderande och

visar på hur man har uppfyllt överenskommelserna i medarbetarsamtalet.

Vetlanda har tagit fram två mallar, en för lönesamtal och en för medarbetarsamtal.

Medarbetarsamtalet och lönesamtalet sker en gång per år.

NässjöVarje medarbetare ska ha möjligheter och förutsättningar att

påverka utformningen av sitt eget arbete och den egna arbetssituationen utifrån verksamhetens krav. Medarbetaren ska ges förutsättningar att medverka i förändringsarbete och

verka för en god hälsa och arbetsmiljö.

Nässjö kommun har checklistor för medarbetarsamtal men det är frivilligt om man vill använda sig av dem. Samtliga

medarbetarsamtal ska resultera i ett medarbetarkontrakt utifrån en obligatorisk mall. Medarbetarsamtalet följs upp i en medarbetarenkät vartannat år. Vissa förvaltningar har mall för

lönesamtalet.

Medarbetar- och lönesamtalet sker en gång per år.

SävsjöMedarbetarsamtalet är en form av direkt samverkan som

ska ske i dialog mellan medarbetare och chef. Medarbetarsamtalet ska vara väl planlagt och förberett,

systematiskt, tillbakablickande och framför allt framåtsyftande.

Sävsjö kommun har en mall som ska användas vid medarbetarsamtal. Någon mall för lönesamtal finns inte i

dagsläget.

Sävsjö kommun har ett medarbetarsamtal och ett lönesamtal om året.

EksjöMedarbetarsamtalet är en strukturerad dialog

mellan chef och medarbetare kring medarbetarens resultat, utveckling, arbetssituation och potential i

organisationen.

Eksjö kommun har en generell mall för medarbetarsamtal men de olika verksamheterna har själva möjlighet att utforma den utifrån sina behov.

Medarbetarsamtalet och lönesamtalet sker en gång per år.

Vimmerby Målet är att det ska bli ett tydligt samband mellan

lönerevison och RU-samtalen.

I Vimmerby kommun har man RU-samtal, resultat och utvecklingssamtal. Det finns mallar som används. I samtalet talas pratas inte lön i form av kronor, men arbetsprestationen ska motiveras. Lönen ska sedan

motiveras och grundas på RU-samtalet.

I Vimmerby har man medarbetarsamtal och lönesamtal en gång per år.

HögsbyLön- och medarbetarsamtalet är en viktig länk mellan verksamhetens mål och medarbetarens aktiviteter, med syftet att skapa både ett bra

arbetsresultat och ett gott arbetsklimat.

Högsby kommun har tagit fram en mall för lön- och medarbetarsamtal men de olika verksamheterna

har utformat dem utifrån sina behov.

I Högsby kommun hålls medarbetarsamtal och lönesamtal en gång per år.

AnebyMedarbetarsamtalet syftar till att skapa förståelse mellan

arbetsgivare och arbetstagare av det gemensamma uppdrag och de gemensamma mål som alla inom verksamheten skall sträva

mot och arbeta med för att uppnå goda resultat.

I Aneby kommun hålls ett utvecklingssamtal som innehåller en uppföljning av den enskilde medarbetarens

måluppfyllelse/resultat.

Man använder sig av olika mallar beroende på verksamhet.

Aneby kommun har ett medarbetar- och lönesamtal per år.

HultsfredSyftet med ett resultat- och utvecklingssamtal är att man systematiskt går igenom det som är av

betydelse för arbete, utveckling och trivsel för den enskilde individen.

Hultsfreds kommun har en checklista för medarbetarsamtal samt en mall för lönepåverkande

kriterier.

I Hultsfreds kommun har man ett årligt resultat- och utvecklingssamtal.

Överblick av jämförelse mellan höglandskommunerna

Har man medarbetar- och lönesamtal gemensamt?

Vetlanda Nässjö Sävsjö Eksjö

Nej Nej Nej, det ska vara två samtal men ibland finns det anledningar att slå samman dem.

Nej, det ska vara två samtal men när lönerevision drar ut på tiden har vi ibland slagit ihop dem.

Vimmerby Högsby Aneby Hultsfred

Ja, vi har ett gemensamt samtal.RUS-samtal

Det är valfritt, man kan ha ett kombinerat samtal men rekommendationen är två samtal.

Ja, i de flesta verksamheter men BUA- Barn och utbildningsavdelningen har utformat en mall för två samtal.

Ja, vi har ett gemensamt samtal. RUS-samtal

Har man färdiga mallar?

Vetlanda Nässjö Sävsjö Eksjö

Ja, en för lönesamtal och en för medarbetarsamtal.

Ja, en checklista för medarbetarsamtalet men det är frivilligt att använda sig av dem. Några förvaltningar har mall för lönesamtal.

Ja, en för lönesamtal och en för medarbetarsamtal.

Ja, en för lönesamtal och en för medarbetarsamtal.

Vimmerby Högsby Aneby Hultsfred

Ja, men det är frivilligt att använda sig av dem.

Ja, en gemensam mall för lön- och medarbetarsamtal. De olika verksamheterna utformar dem utifrån sina behov.

Ja, en gemensam mall för lön- och medarbetarsamtal. De olika verksamheterna utformar dem utifrån sina behov.

Ja

Reflektioner från de intervjuade ” I dagsläget har jag inga tankar på förändring av dessa samtal, tycker att de

fungerar bra. Det man möjligen skulle kunna tänka är att göra tydligare koppling läroplansuppdrag.”

Anne-Cathrine Ingström, Verksamhetschef förskola/fritidshem, Vimmerby  ”Jag tycker det är bra att det finns kommungemensamma kriterier och man

håller kvar i samma under några år.”Lena Nimhed, Verksamhetschef gymnasium/vuxenutbildning, Vimmerby

  ”Jag kommer att ta fram mer individuellt underlag som stöd till samtalet. Det

är inte för att jaga ögontjänare utan för att hjälpa alla individer att utvecklas och belysa områden där vi har en klar förbättringspotential. Vi håller också på att skaffa oss fler metoder att mäta hur vår verksamhet uppfattas av omgivningen.”

Anders Helgée, Förvaltningschef, Vimmerby   ”Jag tror att det för oerfarna medarbetare och oerfarna ledare är till stor hjälp

att ha ett grundläggande häfte. Efter ett par vändor med häftet tror jag att man kommer att bara ta vissa delar, och sedan komplettera med ”eget” material.”

Birgitta Sahlin, Barn- och ungdomschef, Vimmerby

”Vetlanda har en helt ny modell där lönesamtalsmallen användes första gången inför 2013 års löneöversyn. Det är första gången mallen för medarbetarsamtal används i kommande samtal. Samtalet har ändrat innehåll och har betydligt större fokus på vad medarbetaren ska bidra till i verksamheten och verksamhetens utveckling. Vårt mål är nu att få detta att fungera i hela kommunen.”

Annika Edvardsson, HR-konsult, Vetlanda

”Ständiga förbättringar är honnörsordet så det pågår ständigt en dialog kring att utveckla verktygen. Hur framtiden ser ut är svårt att sia om, men jag tror att det kräver mer utbildning för cheferna för att vi ska kunna öka kvalitén i dessa samtal”

Åke Blomqvist, Personalchef, Sävsjö   ”Det är viktigt att chef-medarbetare hittar en modell som fungerar i just

deras samtal.”Gunilla Strömqvist, Personalchef, Nässjö

”Vi testar lite olika modeller typ gruppsamtal, sammanslagning av de två samtalen (detta har skett då lönerevisionen har dragit ut på tiden). Hårdare koppling till medarbetarundersökningen etc. Men i grunden så är det detta system som vi tror på”.

Anders Nermo, Personalchef, Eksjö

”Min syn på utvecklingen av medarbetar och lönesamtal ligger främst på tydligheten om målet för verksamheten. Att vi har ett tydligt definierat mål i organisationen som chefen på ett tydligt sätt kan beskriva för medarbetaren. Väldigt mycket i dialogen chef-medarbetare bygger på att förtydliga uppdraget och vad vi ska uppnå.En annan mer organisatorisk aspekt är att mer se hela dialogen chef-medarbetare som en ständigt pågående process. Chefen ska i så stor utsträckning som det är nödvändigt föra en dialog med medarbetarna om vilka krav som ställs och hur chefen bedömer att medarbetarna uppfyller kraven. Att se ett samtal per år som en lägsta nivå.”

Anders Johansson, Verksamhetschef Mjuk sektor, Högsby

”Det pågår ett test av utveckling av mallen/arbetssättet inom handikappomsorgen där diskussionerna kring detta är väldigt färska. Framförallt handlar det om att få ihop den röda tråden från styrkort till verksamhetsplaner och utvecklingssamtal och att göra det hela till en positiv/stärkande upplevelse för medarbetaren.”

Torbjörn Sundbrandt, HR-Konsult / PA-Ekonomienheten Aneby 

Forskning

”Vår studie visar emellertid att frågor kring arbetsrelaterad stress eller balans mellan

arbetsliv och övrigt liv kolliderar med andra mål och normer i medarbetarsamtalet, vilket

försvårar för medarbetareatt lyfta upplevda problem och för samtalen att

fungera som forum för att hitta konstruktiva lösningar.”

Artikel ”Medarbetarsamtal som arenaför att befästa normer kring

Medarbetarskap” av Jakobsen, Nahnfeldt, mfl.

http://www.personalis.nl/file_uploads/image/flexibel.jpg

”Det är viktigt att vara flexibel med vad som ska tas upp i medarbetarsamtalet och ge

konkret feedback.”

Om utvecklingssamtal, medarbetarsamtal och andra viktiga samtal av K. Ljungström

I vår undersökning har vi märkt att några kommuner har mer fokus på resultatet än på

individen. Vissa kommuner satsar mer på detta 2013 än tidigare år. Vi tror att individen bör vara i

fokus. Har vi välmående medarbetare som blir ”sedda” är det enklare att sträva mot ett bättre

resultat gemensamt. Det bör således vara en bra balans mellan resultat- och individfokus. Det tror vi att man uppnår genom att dela upp samtalen i ett

medarbetarsamtal och ett lönesamtal. Det är annars lätt att fokus hamnar på prestation istället

för på person under medarbetarsamtalet. I de kommuner där man har separata mallar och en

genomförandeplan upplever vi att fokus på samtalen hamnar ”rätt”.

Vi tror att det är viktigt att vara medveten om att ett samtal om arbetssituationen kan vara

svårt, för att medarbetaren både ska marknadsföra sig som en god medarbetare

samtidigt som man ska belysa sina problem/utvecklingsområden. Medarbetaren kan känna sig orolig för att vara ärlig då man upplever att detta kan påverka lönesättning

och andra karriärmöjligheter. Vi tror att det är viktigt att använda sig av öppna frågor där

medarbetaren själv får uttrycka sig. Forskning som vi studerat styrker vår slutsats.

Många chefer väljer idag att testa gruppsamtal som ett alternativ samt har anonyma

frågeställningar inför samtal för att få fram saker som kanske sitter i väggarna eller saker som

annars inte kommer fram. Detta kan vara ett bra alternativ eller komplement till de individuella

samtalen.

http://www.svenskakyrkan.se/Sve/Bilder

Stort tack till medverkande kommuner.